Rozdział 1 NARZĘDZIA PROGRAMU MS EXCEL WYKORZYSTANE DO WYKONANIA ELEKTRONICZNEGO PUNKTOWEGO SYSTEMU OCENIANIA

Transkrypt

1 Rozdział 1 NARZĘDZIA PROGRAMU MS EXCEL WYKORZYSTANE DO WYKONANIA ELEKTRONICZNEGO PUNKTOWEGO SYSTEMU OCENIANIA MS Excel to program z grupy arkuszy kalkulacyjnych, czyli elektronicznych arkuszy obliczeniowych łączących w sobie zalety programów obliczeniowych i baz danych. Jego możliwości w tym zakresie sprawiają, że stał się bodaj najpopularniejszym programem tego typu wykorzystywanym w polskich biurach. Także dlatego, że wraz z MS Word, MS PowerPoint, MS Access, MS FrontPage i jeszcze kilkoma innymi, tworzy jeden doskonale współpracujący pakiet biurowy MS Office, działający w najbardziej w Polsce rozpowszechnionym środowisku MS Windows. Na temat możliwości MS Excel napisano i napisze się jeszcze niejeden podręcznik, więc w mojej pracy nie sposób opisać wszystkich jego możliwości. Przedstawię tylko te, które posłużyły do stworzenia elektronicznego punktowego systemu oceniania. Zaprezentowany przeze mnie w pracy elektroniczny system oceniania został wykonany za pomocą wersji MS Excel 2003, ale można go stworzyć oczywiście w wersjach zarówno wcześniejszych, jak i oczywiście późniejszych. Choć pewnie niektóre z opisanych elementów będą się nieznacznie różniły. Można go także zapewne stworzyć za pomocą innych arkuszy kalkulacyjnych, ale wtedy różnice zapewne będą bardziej widoczne, a niektóre zadania wręcz niewykonalne. 11 ARKUSZ - KOMÓRKI, KOLUMNY I WIERSZE Wygląd okna MS Excel jest typowym dla MS Windows, a arkusz ma oczywiście charakterystyczną budowę arkusza kalkulacyjnego, czyli układ tabelaryczny, składający się z ogromnej liczby komórek posiadających swój własny adres będący numerem kolejno: kolumny i wiersza (np. C8), z których zawsze jedna jest aktywna i aktualnie zaznaczona (Rys. 1). Do komórki wpisujemy dane różnego rodzaju. Może to być zwykły tekst bądź liczby, ale mogą to być też różnorakie funkcje i to nie tylko matematyczne. O tym, jak takie dane będą wyglądać, decyduje użytkownik, odpowiednio formatując komórki. Kolumny i wiersze to całe rzędy - odpowiednio: pionowe i poziome - takich komórek, które można dowolnie zwiększać i zmniejszać, ukrywać i odkrywać, wstawiać i usuwać. Jednej komórki nie można jednak podzielić, za to wiele można połączyć w jedną. Otrzyma ona wtedy adres komórki z lewego górnego narożnika takiego bloku. Całość tworzy

2 pojedynczy arkusz programu. Jeden plik może zawierać zależną od użytkownika liczbę arkuszy, którym dla łatwiejszego korzystania nadaje nazwę i odpowiednio je porządkuje. Rys. 1 Okno MS Excel aktywny arkusz 1.2 FORMATOWANIE KOMÓREK W formatowaniu komórek w arkuszu kalkulacyjnym chodzi nie tylko o wygląd i poprawę czytelności poprzez dobranie odpowiednio czcionki i obramowania, wyrównania czy kolorowych deseni, ale przede wszystkim o formaty, w jakich będą przedstawiane liczby. Do wykonania omawianego systemu oceniania wystarczy użyć formatu liczb ogólnych i liczbowych. Pełna gama możliwości formatowania jest dostępna z polecenia formatowanie komórek (Rys. 2). Rys. 2 Formatowanie komórek 6

3 Ciekawą właściwością jest także, wykorzystane w elektronicznym systemie oceniania, formatowanie warunkowe. Wygląd komórki zmienia się w zależności od jej zawartości. 1.3 KOMENTARZE Wygodną opcją jest możliwość wprowadzania komentarzy dla określonych komórek, ukazujących się dopiero po wskazaniu wskaźnikiem myszy, a więc tylko wtedy, kiedy chcemy się z takim komentarzem zapoznać (Rys. 3). Opcję tę wywołuje się z menu wstaw/komentarz. Rys. 3 Wstawianie komentarza Po czym taki komentarz należy napisać i odpowiednio sformatować. W przedstawianym systemie oceniania ta właściwość jest wykorzystana w nagłówkach, natomiast później można ją stosować dowolnie, na przykład do skomentowania ocen. Ja polecam komentować oceny, które uczeń poprawił, by widzieć postęp w wynikach ucznia. 1.4 BLOKOWANIE OKIENEK Bardzo wygodne jest użycie opcji blokowania okienek, dostępnej z polecenia okno/zablokuj okienka, zwłaszcza przy rozbudowanych arkuszach zawierających tabele, których rozmiary nie mieszczą się w obrazie ekranu, a wiersz lub kolumny z nagłówkami są ciągle widoczne (Rys. 4). Wcześniej jednak należy zaznaczyć tę komórkę, względem której blokowanie nastąpi. Zawsze nad i na lewo od niej. 7

4 Rys. 4 Blokowanie okienek względem komórki C3 1.5 FUNKCJE W MS EXCEL Istotą arkusza kalkulacyjnego jest jednak umiejętność liczenia. Od najprostszych działań matematycznych po bardzo skomplikowane funkcje różnego rodzaju. W przedstawianym elektronicznym systemie oceniania wykorzystane zostały matematyczne funkcje sumy i średniej, logiczna funkcja jeżeli oraz statystyczna licz.jeżeli. Funkcje te, podobnie jak cały szereg innych, dostępne są w kreatorze funkcji (Rys. 5) wywoływanym z polecenia wstaw/funkcja. Pamiętać jednak należy, by funkcję poprzedzał znak =. Rys. 5 Kreator funkcji Kreator funkcji umożliwia tworzenia niezliczonej liczby zastosowań dla różnego rodzaju funkcji. Samo ich poznanie zajmie użytkownikom MS Excel naprawdę sporo czasu. Ale jedno jest pewne, każdy znajdzie w tym programie funkcję, która znacznie ułatwi jego pracę. 8

5 Ta różnorodność i mnogość dostępnych funkcji jest niepodważalnym atutem tego programu, po który tak chętnie sięgają wszyscy, od początkujących użytkowników, po wysokiej klasy specjalistów. 1.6 KOPIOWANIE Z możliwością kopiowania danych mamy do czynienia praktycznie w każdym programie, ale kopiowanie w arkuszu kalkulacyjnym jest o tyle szczególne, że następuje podczas tej operacji równocześnie automatyczne przeadresowanie, a także formatowanie odpowiednich komórek w kopiowanych formułach. Na dodatek to sam użytkownik może zadecydować, które komórki mają, a które nie - być przeadresowane. Dzięki temu nie trzeba ich więc po skopiowaniu korygować. Jest to opcja bardzo użyteczna i nagminnie stosowana, także do wykonania omawianego systemu oceniania. A najszybciej wykonuje się tę operację, przeciągając zawartość komórki klawiszem myszy. Inną wygodną cechą podczas kopiowania w arkuszu kalkulacyjnym jest możliwość kopiowania całego arkusza wraz z jego wszystkimi ustawieniami i formatami. Także skwapliwie wykorzystanym przy powstawaniu elektronicznego systemu oceniania. Tym razem wystarczy zaznaczyć cały arkusz kliknięcie w górnym styku numerów kolumn i wierszy, wywołać polecenie kopiuj, zaznaczyć komórkę A1 w nowym arkuszu i wkleić zawartość do dowolnej liczby nowych arkuszy. I wreszcie wklejenie łącza, które powoduje automatyczne aktualizowanie danych. Gdyby nie ta możliwość, nie byłoby systemu, a tylko zbiór osobnych plików. W tym przypadku po skopiowaniu i wybraniu miejsca wklejenia wywołujemy opcję edycja/wklej specjalnie/wklej łącze (Rys.6). Rys. 6 Wklejanie łącza 9

6 W omawianej wersji MS Excel 2003 można zacząć niejako od końca. Wybrać komórkę docelową, wpisać znak = i poszukać komórki, z której chce się czerpać dane, po czym ją wybrać kliknięciem myszy. Efekt jest taki sam. W omawianym systemie takie łącza stworzone są zarówno między arkuszami plików klas, jak i między plikami nauczycieli, klas i bazy uczniów. 1.7 KREATOR WYKRESÓW Graficzne przedstawienie danych w arkuszu kalkulacyjnym MS Excel w postaci wykresu jest jego kolejną doskonałą cechą. Właściwie użytkownik musi się skupić tylko na właściwym zaznaczeniu odpowiedniego bloku komórek z danymi. Po zaznaczeniu komórek należy wywołać kreatora wykresu poleceniem wstaw/wykres (Rys. 7). Reszta staje się czynnością omalże automatyczną, przyjemną zabawą nad jak najczytelniejszym sformatowaniem Rys. 7 Okno kreatora wykresów wykresu. Wszystko wykonuje się w czterech krokach, by wykres stworzyć. A jest z czego wybierać. Opcji wszelakich typów wykresów MS Excel posiada naprawdę wiele. Potem po zaznaczeniu odpowiedniej części wykresu i wywołując podręczne menu, można je dowolnie sformatować wybierając polecenie formatuj... Wykres będzie taki, jaką inwencją twórczą popisze się użytkownik programu. W elektronicznym systemie oceniania tworzenie wykresów nie jest konieczne, ale przy analizach postępów uczniów w nauce wysoce wskazane. Przykład takiego wykorzystania MS Excel został przedstawiony w pliku ucznia, pozostawiając nauczycielom pełne pole dowolności. 10

7 1.8 REGUŁY POPRAWNOŚCI WPISÓW Kolejną ciekawą własnością arkusza kalkulacyjnego MS Excel jest możliwość kontrolowania poprawności wpisywanych danych (Rys. 8). Różne opcje ustawień dają spore Rys. 8 Sprawdzanie poprawności danych możliwości ostrzegania, a nawet zabezpieczania przed wpisaniem niewłaściwych danych. Opcję tę wywołuje się, po uprzednim zaznaczeniu zakresu komórek, które takiej kontroli mają podlegać, z polecenia dane/sprawdzanie poprawności. W elektronicznym systemie oceniania opcje te wykorzystuje się w plikach nauczycieli, chroniąc pola przeznaczone na oceny przed wpisaniem za dużej liczby i przypominając o właściwym wpisie. 1.9 OCHRONA DANYCH Dalszą konsekwencją kierunku poprawności danych jest możliwość ich ochrony. Excel pozwala na opcjonalne zabezpieczenie danych przed ich zmianą. Trzeba jednak wcześniej zaznaczyć cały arkusz, potem z polecenia formatowania komórek/ochrona odhaczyć blokowanie komórek (Rys.9). Dopiero wtedy należy zaznaczyć interesujący nas zakres komórek i ponowić 11

8 Rys. 9 Blokowanie komórek poprzednią czynność, ale tym razem włączając blokowanie. Teraz należy wywołać polecenie narzędzia/ochrona (Rys. 10) wybrać odpowiednią opcję i wpisać hasła zabezpieczające. Rys. 10 Ochrona danych Tej możliwości zaprezentowany przeze mnie system oceniania nie wykorzystuje, ograniczam się w nim do powszechnie stosowanego zabezpieczenia całego pliku przed otwarciem przez osoby nieuprawnione. Po wywołaniu polecenia plik/zapisz jako 12

9 /narzędzia/opcje ogólne (Rys. 11) wpisane są hasła zabezpieczające bądź przed dokonaniem zmian, bądź przed otwarciem pliku. Rys. 11 Zabezpieczenie przed otwarciem pliku Przedstawione, tylko na podstawie omawianego elektronicznego punktowego systemu oceniania, elementy arkusza kalkulacyjnego MS Excel, pokazują jedynie namiastkę jego możliwości. A mimo wszystko już ta namiastka umożliwia tworzenie naprawdę ciekawych rozwiązań. 13