ZARZĄDZENIE NR OA WÓJTA GMINY JABŁONKA z dnia 26 marca 2013 roku

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR OA WÓJTA GMINY JABŁONKA z dnia 26 marca 2013 roku w sprawie: wprowadzenia zakładowej instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Gminy Jabłonka. Działając na podstawie: art. 10 ust. 1 i 2 w związku z art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2009 roku Nr 152 poz z późn. zm), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości praz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128 poz. 861), rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz.U. Nr 242, poz. 1622), ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz.U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm), zarządzam co następuje: 1 Wprowadza się do stosowania w Urzędzie Gminy Jabłonka instrukcję w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie jak w załączniku Nr 1 do niniejszego zarządzenia. Wykonanie zarządzenia powierza się Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej. 2 3 Traci moc zarządzenie Nr OA Wójta Gminy Jabłonka z dnia 05 maja 2011 roku w sprawie: wprowadzenia zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2013 roku. 4

2 Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr OA Wójta Gminy Jabłonka z dnia 26 marca 2013roku INSTRUKCJA w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Gminy Jabłonka. Część I Zasady ogólne 1 Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o : jednostce oznacza to, Urząd Gminy Jabłonka, kierowniku jednostki oznacza to Wójta Gminy Jabłonka, księgowym oznacza to skarbnika Gminy Jabłonka. 1. Majątek jednostki stanowią: środki trwałe, 2 pozostałe środki trwałe (wyposażenie), wartości niematerialne i prawne. 2. Wyceny środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się wg zasad określonych w ustawie o rachunkowości, z uwzględnieniem przepisów szczególnych wynikających z ustawy o finansach publicznych. 3. Za środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne uważa się te składniki majątku, których wartość początkową określa ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych. 4. Bez względu na wartość na koncie środków trwałych ewidencjonuje się grunty oraz dobra kultury. Wartość środka trwałego może być zwiększona lub zmniejszona w wyniku zarządzonej aktualizacji wyceny. Zwiększenie wartości środków trwałych może nastąpić o równowartość kosztów inwestycji związanych z ich ulepszeniem. 5. Zwiększenie stanu środków trwałych następuje pod datą przyjęcia do używania z inwestycji, datą zakupu lub datą decyzji. Ujawnione nadwyżki ewidencjonuje się pod dat ich zinwentaryzowania. 6. Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie ze stawkami amortyzacyjnymi, określonymi w ustawie z dnia 20 listopada 1999r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych zapisywane jest w księdze głównej na koniec roku budżetowego w oparciu o tabelę amortyzacyjną na podstawie 2

3 polecenia księgowania. 7. Grunty nie podlegają umorzeniu. 8. Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest komputerowo. 9. Pozostałe środki trwałe w używaniu oraz wartości niematerialne i prawne (wyposażenie przedmioty), wycenia się wg cen zakupu brutto, tj. łącznie z podatkiem VAT. 10. Pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości nie przekraczającej wielkości stanowiącej dolną granicę środka trwałego, umarza się w pełnej wartości poprzez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania. 11. Ustala się dolną granicę wartości pozostałych środków trwałych podlegających ewidencji ilościowo wartościowej na poziomie kwoty powyżej 500 zł. 12. Ewidencją ilościowo wartościową należy objąć, bez względu na ich wartość, składniki majątkowe zaliczane do pozostałych środków trwałych obejmujące wyposażenie biur, jak: - meble biurowe i dywany ( w tym krzesła) - maszyny do liczenia (wszelkiego rodzaju kalkulatory), - sprzęt audiowizualny, - aparaty fotograficzne, - elektronarzędzia, - lodówki, odkurzacze, - drukarki, - komputery i monitory, - ups, - wartości niematerialne i prawne, Pozostały sprzęt wyżej nie wymieniony do kwoty 500 zł spisuje się w koszty pod datą zakupu. 13. Ewidencją ilościową obejmuje się zakupione fachowe wydania książkowe na potrzeby poszczególnych referatów Urzędu Gminy Jabłonka, których wartość przekracza kwotę 100 zł. Ewidencja ilościowa prowadzona jest w sekretariacie Urzędu Gminy z podziałem na poszczególne stanowiska pracy. Cześć II Odpowiedzialność za składniki mienia 3 1. Odpowiedzialność za należyte zabezpieczenie majątku Urzędu Gminy ponosi pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki, na którym również ciąży obowiązek nadzoru nad właściwą eksploatacją majątku i zabezpieczeniem go przed kradzieżą i zniszczeniem. 2. Odpowiedzialność za właściwą eksploatację i ochronę składników majątkowych w czasie godzin pracy ponoszą pracownicy, których pieczy składniki te powierzono w związku z 3

4 zajmowanym stanowiskiem. 3. Odpowiedzialność za majątek jednostki używany przez inne jednostki organizacyjne ponoszą kierownicy poszczególnych jednostek Środki trwałe i pozostałe środki trwałe objęte ewidencją ilościowo wartościową, stanowiące wyposażenie biurowe, winny być przypisane do każdego pomieszczenia i ujęte w spisie inwentarzowym. 2. Spis inwentarzowy, oprócz numeru pomieszczenia, powinien określać rodzaj, ilość składników wyposażenia, ich numer inwentarzowy oraz nazwiska i imiona pracowników, których pieczy składniki te powierzono. Spis taki opatrzony pieczęcią jednostki i podpisami osób materialnie odpowiedzialnych umieszcza się w widocznym miejscu w każdym pomieszczeniu (wzór spisu inwentarza stanowi załącznik Nr 2 do niniejszej instrukcji). 3. Wszelkie zmiany w stanie wyposażenia danego pomieszczenia biurowego lub innego mogą nastąpić za wiedzą kierownika jednostki lub wyznaczonego pracownika i pracowników odpowiedzialnych za jego eksploatację i ochronę. Zmiany te każdorazowo powinny być odnotowane w spisie inwentarzowym. W przypadku zmian w środkach trwałych lub środkach trwałych pozostałych w używaniu, podlegających ewidencji ilościowo wartościowej zmiany winny być zgłoszone do referatu organizacyjno - administracyjnego. Obowiązek dopilnowania zgłoszenia zmian ciąży na osobie materialnie odpowiedzialnej. 4. Pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki zobowiązany jest dopilnować aktualizacji w spisie inwentarzowym podpisów pracowników w razie zmian personalnych na stanowiskach pracy usytuowanych w danym pomieszczeniu Pracownikom jednostki może być powierzony, na podstawie odpowiedniego dowodu OT lub PT sprzęt biurowy do użytku indywidualnego. Przyjmując taki sprzęt pracownik winien podpisać oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzone mu mienie i zobowiązać się do jego zwrotu, gdy ustanie potrzeba jego użytkowania (wzór oświadczenia zawiera załącznik Nr 1 do niniejszej instrukcji). Oświadczenie powyższe przechowuje się w aktach osobowych i u wyznaczonego pracownika. 2. Obowiązkiem pracowników, z którymi rozwiązano stosunek pracy jest rozliczenie się z powierzonego mu mienia. 3. Przedmioty (wyposażenie) nie podlegające ewidencji ilościowo -wartościowej przydzielone do indywidualnego użytku pracownika nie wymagają wykazania w spisie inwentarzowym, przy czym obowiązek okazania tych przedmiotów (wyposażenia) komisji inwentaryzacyjnej spoczywa na pracowniku, pod rygorem odpowiedzialności za stwierdzony brak Pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki zobowiązany jest zorganizować taką formę nadzoru, która skutecznie służy należytej ochronie składników majątkowych przed zniszczeniem lub kradzieżą. 2. W przypadku stwierdzenia nieodpowiednich warunków zabezpieczenia składników majątkowych, osoby wymienione w ust. 1 występują z wnioskiem do kierownika jednostki o spowodowanie wykonania koniecznych prac w celu usunięcia zagrożenia. 3. W przypadku stwierdzenia braku właściwych warunków dla zabezpieczenia składników majątkowych, powierzonych pracownikowi do indywidualnego użytku, zainteresowany pracownik obowiązany jest zgłosić ten fakt kierownikowi jednostki. 7 4

5 1. Obowiązek należytej troski o ochronę składników mienia, przeznaczonego do użytku indywidualnego przez utratą lub zniszczeniem, spoczywa na pracowniku, któremu sprzęt taki powierzono. 2. W przypadku stwierdzenia utraty lub zniszczenia składnika majątkowego będącego na wyposażeniu jednostki lub powierzonego pracownikowi do użytku indywidualnego, pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki zobowiązany jest ustalić okoliczności tego faktu, przeprowadzić postępowanie wyjaśniające celem ustalenia przyczyny lub osoby winnej utraty lub zniszczenia mienia i przedstawić kierownikowi jednostki wnioski w przedmiocie wyegzekwowania odpowiedzialności materialnej w myśl przepisów kodeksu pracy Odpowiedzialność za należyte i terminowe wystawianie obowiązujących dokumentów, dotyczących zmian w stanie posiadania ponosi każdy pracownik odpowiedzialny za powierzone mienie. 2. Dokonywanie przeniesień majątkowych składników wyposażenia między pomieszczeniami z pominięciem wymaganej procedury formalnej jest niedopuszczalne. Skutki prawne związane z utratą lub zniszczeniem w wyniku przesunięć obciążają pracowników, którzy przeniesień dokonali Pracownik ponosi odpowiedzialność za zniszczenie mienia jednostki, powstałego wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków. 2. Odpowiedzialność pracownika z tego tytułu wiąże się z obowiązkiem wyrównania powstałej szkody, przy czym regres zakładu ogranicza się do trzykrotnych poborów zgodnie z kodeksem pracy. 3. Pracownik zobowiązany jest pokryć szkodę w pełnej wysokości, jeżeli przekracza ona wartości trzykrotnych poborów w sytuacji, gdy: - dopuścił się zagarnięcia mienia albo w inny sposób umyślnie wyrządził szkodę zakładowi, - nie dopełnił obowiązku zwrotu albo rozliczenia się z powierzonych mu pieniędzy, papierów wartościowych, kosztowności, narzędzi, instrumentów lub innego wyposażenia, a także odzieży ochronnej i roboczej, - spowodował szkodę w mieniu innym niż wymienione wyżej, jeżeli było ono mu powierzone z obowiązkiem zwrotu. Część III Inwentaryzacja W celu zapewnienia realności i wiarygodności informacji w księgach rachunkowych konieczna jest systematyczna kontrola zgodności danych za pomocą inwentaryzacji. Inwentaryzacja w znaczeniu rachunkowości jest to ogół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów (majątku rzeczowego i pieniężnego) danej jednostki na określony moment (dzień) i porównania tego stanu ze stanem księgowym, ustalenia i wyjaśnienia podczas tego porównania różnic, rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych z powierzonego im mienia oraz oceny przydatności inwentaryzowanych składników majątku. 5

6 2. Stosownie do powołanych przepisów odpowiedzialność za zarządzenie inwentaryzacji, terminowe i prawidłowe jej przeprowadzenie ponosi kierownik jednostki. 11 W zakres inwentaryzacji wchodzą następujące czynności: ustalenie stanu faktycznego aktywów i pasywów za pomocą odpowiednich metod inwentaryzacji, udokumentowanie inwentaryzacji i jej wyników oraz wycena składników jeżeli mają wyraz ilościowy, ustalenie i wyjaśnienie różnic stwierdzonych między stanem rzeczywistym, a stanem księgowym, wyjaśnienie różnic z podaniem ich przyczyn, rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych z powierzonego im mienia, dostosowanie danych wynikających z ewidencji księgowej do danych rzeczywistych, ocena przydatności inwentaryzowanych składników oraz realność ich stanu księgowego, podjęcie decyzji w sprawie stwierdzonych różnic pomiędzy stanem księgowym, a stanem rzeczywistym i wyeliminowanie jeżeli jest to możliwe przyczyn je powodujących, rozliczenie różnic w księgach rachunkowych danego roku obrotowego w celu doprowadzenia do zgodności zapisów księgowych ze stanem rzeczywistym Inwentaryzację aktywów i pasywów jednostki przeprowadza się stosując w zależności od rodzaju aktywów lub pasywów jedną z trzech niżej wymienionych metod: a) metodę spisu z natury rzeczywistego stanu aktywów co do ilości, wyceny tych aktywów, porównania ilości i wartości z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, b) metodę uzyskania od banków i kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów lub pasywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, c) metodę porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości aktywów i pasywów Metodą spisu z natury dokonuje się inwentaryzacji : środków pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), akcji, obligacji, bonów i innych papierów wartościowych, rzeczowych składników majątku obrotowego, środków trwałych ( z wyjątkiem gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych) i druków ścisłego zarachowania. 2. Metodą uzyskania potwierdzeń sald dokonuje się inwentaryzacji: środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych, należności, pożyczek (z wyjątkiem wymienionych w pkt. 3), w tym także zobowiązań z tytułu zaciągniętych przez jednostkę kredytów bankowych oraz powierzone obcym jednostkom własne składniki majątkowe. 3. Metodą porównania i weryfikacji dokonuje się inwentaryzacji gruntów i trudno dostępnych 6

7 oglądowi środków trwałych, należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wynikających z rozrachunków z pracownikami, rozrachunków publicznoprawnych, inwestycji rozpoczętych, a także niewymienionych wyżej (pkt 1 i 2) składników aktywów i pasywów. 14 Terminy i metody inwentaryzacji aktywów i pasywów określa się następująco: 1. Na ostatni dzień każdego roku obrotowego dokonuje się inwentaryzacji: 1) poprzez spis z natury: a) środków pieniężnych w gotówce znajdujących się w jednostce (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych) b) papierów wartościowych (weksle, czeki obce, akcje, obligacje, bony itp.), c) druków ścisłego zarachowania, d) materiałów i towarów w magazynie 2) w drodze uzyskania potwierdzenia salda: a) środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych, b) należności (za wyjątkiem tytułów publiczno prawnych, do których stosuje się przepisy ustawy o zobowiązaniach podatkowych oraz należności wątpliwych, spornych oraz należności od pracowników), c) pożyczki i kredyty, d) własne składniki majątkowe powierzone kontrahentom (np. w przerobie, komisie, na obcym składzie itp.) 3) w drodze weryfikacji poprzez porównanie danych znajdujących się w księgach rachunkowych z danymi wynikającymi z innych dokumentów: a) grunty, b) wartości niematerialne i prawne, c) środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, d) udziały w spółkach kapitałowych, e) materiały w drodze i dostawy niefakturowane, f) środki pieniężne w drodze, g) rozrachunki publiczno prawne, h) należności sporne i wątpliwe, i) rozrachunki z pracownikami i osobami nie prowadzącymi ksiąg rachunkowych, j) rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne, k) fundusze własne i specjalne, l) rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów, ł) inwestycje nie zakończone, m) wszystkie inne nie wymienione powyżej składniki aktywów i pasywów. 2. Raz w ciągu czterech lat dokonuje się inwentaryzacji: 7

8 - poprzez spis z natury: - znajdujących się na terenie strzeżonym środków trwałych, pozostałych środków trwałych w używaniu oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie znajdujących się na terenie strzeżonym. 3. Inwentaryzacją należy objąć również znajdujące się w jednostce składniki majątkowe ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej. 4. Terminy i częstotliwość inwentaryzacji określone w ust. 1,2,3 uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację: - składników aktywów z wyłączeniem środków pieniężnych, papierów wartościowych, materiałów rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończono do 15 dnia następnego roku (styczeń), ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu lub potwierdzenia, a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym. 5. Konkretne terminy i częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji w jednostce określa Harmonogram inwentaryzacji stanowiący załącznik Nr 3 do niniejszej instrukcji. Czynności przed inwentaryzacyjne. 1. Przed przystąpieniem do inwentaryzacji należy przeprowadzić oględziny środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu pod względem oznakowania, umożliwiającego identyfikację oraz przydatność. Należy dokonać likwidacji środków zniszczonych, nieprzydatnych itp. 2. Likwidacji dokonuje komisja powołana przez kierownika jednostki sporządzając protokół (wzór załącznik Nr 4 do niniejszej instrukcji), w którym podaje przyczyny i sposób fizycznej likwidacji. 3. Protokół likwidacji winien zawierać : nazwę środka, numer inwentarzowy, ilość, cenę i wartość, podpisy komisji i osób materialnie odpowiedzialnych, zatwierdzenie przez kierownika jednostki. 4. Protokół zatwierdzony przez kierownika jednostki komisja przekazuje niezwłocznie głównemu księgowemu celem naniesienia zmian w ewidencji księgowej. Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji: Spisu z natury dokonują osoby (zespoły, komisje) powołane w tym celu przez Wójta Gminy. 2. Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej powołuje Wójt Gminy na wniosek Skarbnika. Powinien nim być pracownik na stanowisku kierowniczym, nie może nim być jednak Skarbnik ani inny pracownik podległy Skarbnikowi. 3. Komisję Inwentaryzacyjną powołuje Wójt Gminy w składzie co najmniej trzech osób. Winni to być pracownicy o wysokich kwalifikacjach. Do uprawnień Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej należy: 1. stawianie wniosków w sprawie zmian lub uzupełnień w Komisji Inwentaryzacyjnej, 2. ustalenie zakresu czynności dla członków komisji, 3. przeprowadzenie szkolenia członków Komisji Inwentaryzacyjnej, 4. organizowanie prac przygotowawczych do inwentaryzacji składników oraz dopilnowanie ich wykonania we właściwym terminie: do prac tych należy w szczególności sprawdzenie czy środki trwałe i inne składniki majątkowe w użytkowaniu są oznakowane, a w 8

9 pomieszczeniach, w których się znajdują zostały wywieszone aktualne ich spisy, 5. pobranie arkuszy spisu z natury stanowiących druki ścisłego zarachowania i ich rozliczenie, 6. stawianie w uzasadnionych przypadkach wniosków w sprawie zmiany terminu inwentaryzacji lub przeprowadzenia uzupełniającego spisu z natury, 7. kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym wypełnionych przez zespoły spisowe arkuszy spisów z natury i innych dokumentów z inwentaryzacji, 8. dopilnowanie terminowego złożenia wyjaśnień ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie, 9. ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i postawienie wniosków w sprawie ich rozliczenia, 10. przygotowanie wniosków o wszczęcie dochodzenia w przypadku niedoborów i szkód zawinionych, 11. stawianie wniosków w sprawie usprawnienia gospodarki rzeczowymi składnikami majątkowymi Spis z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych polega na ustaleniu ich rzeczywistej ilości i wpisaniu do arkusza spisu z natury lub protokołu. 2. Przed rozpoczęciem spisu z natury osoba odpowiedzialna za całość i stan składników majątkowych objętych spisem składa Komisji pisemne oświadczenie (załącznik Nr 5 do instrukcji) stwierdzające, że wszystkie inwentaryzowane składniki majątkowe zostały ujęte w ewidencji ilościowej oraz przekazane zostały do Skarbnika w celu właściwego prowadzenia ewidencji ilościowo-wartościowej. 3. Komisja dokonująca rozliczenia, pomiarów, oraz innych obliczeń nie może być informowana o wielkości zapasów lub stanów wynikających z ewidencji. 4. Wpis do arkusza spisu powinien nastąpić bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistego stanu składników majątkowych w sposób umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości wpisu. Po zakończeniu każdej strony arkusza spisu, zespół spisowy i osoby materialnie odpowiedzialne składają podpisy, następnie zespół spisowy sporządza zestawienie arkuszy spisowych i składa przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej wraz ze sprawozdaniem z przebiegu spisu z natury - załącznik Nr 7 do niniejszej instrukcji 5. Podlegające wpisowi składniki majątkowe nie mogą być do czasu zakończenia spisu na polu spisowym wydawane lub przyjmowane Wyniki spisu z natury rzeczowych składników majątku należy umieścić na arkuszach spisu z natury. Spisujący wypełniają wszystkie wiersze i rubryki z wyjątkiem rubryk cena i wartość oraz podpisują arkusze i przedkładają do podpisania osobom materialnie odpowiedzialnym. 2. Arkusze spisu z natury są dowodami księgowymi i muszą być wypełnione w sposób przewidziany dla dowodów księgowych. Niedopuszczalne jest więc przerabianie cyfr lub 9

10 treści, wymazywanie, wyskrobywanie itp. Niewłaściwe zapisy należy poprawić przez skreślenie liczby lub treści nieprawidłowej i umieszczenie obok zapisu poprawionego podpisu członka komisji i osoby materialnie odpowiedzialnej. Bezpośrednio pod ostatnią pozycją naniesioną na arkusz spisowy należy podać ostatnie numery dowodów przyjęcia i wydania materiałów oraz umieścić kaluzule następującej treści: spis zakończono na pozycji.. Pozostałe wolne miejsca arkusza spisu z natury należy skasować. 3. Arkusze spisu z natury sporządza się w dwóch egzemplarzach, a przy inwentaryzacjach zdawczo odbiorczych w trzech egzemplarzach. Oryginał otrzymuje księgowość za pośrednictwem Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej, a kopie osoba materialnie odpowiedzialna. 4. Na oddzielnych arkuszach dokonuje się spisu: a) środków trwałych, b) pozostałych przedmiotów będących w użytkowaniu pracowników Urzędu, c) materiałów i niepełnowartościowych składników majątkowych. Nie wolno spisywać na jednym arkuszu składników majątkowych powierzonych różnym osobom materialnie odpowiedzialnym. 5. Do dokonania spisu z natury środków pieniężnych używa się specjalnego protokołu, wg wzoru stanowiącego załącznik Nr 6 do instrukcji. 6. W razie stwierdzenia w toku kontroli, że spis z natury w całości lub części przeprowadzony został nieprawidłowo osoba, która stwierdziła nieprawidłowości zawiadamia na piśmie Wójta Gminy, który następnie zobowiązany jest zarządzić ponowne przeprowadzenie całego lub odpowiedniej części spisu z natury Po zakończeniu spisów osoba upoważniona przez Skarbnika Gminy przeprowadza przy współudziale członków komisji: a) Wycenę składników majątkowych ujętych na arkuszach spisowych, b) Sporządza zbiorcze zestawienie spisów z natury i ustala łączną wartość majątku. 2. Porównanie na arkuszach zbiorczych stanu rzeczywistego składników ze stanem ewidencyjnym umożliwia ustalenie różnic inwentaryzacyjnych ilościowych i wartościowych. 3 Różnice ilościowe i wartościowe ujmuje się na arkuszach Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych. Arkusz ten stanowi podstawę do sporządzenia noty księgowej i księgowego ujęcia różnic poprzez rozliczenie niedoborów i szkód oraz rozliczenie nadwyżek Komisja inwentaryzacyjna ustala przyczyny powstania różnic i stawia wniosek co do sposobu ich rozliczenia, sporządza protokół rozliczeń wyników inwentaryzacji (załącznik Nr 8 do niniejszej instrukcji) i dołącza do protokołu Oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych po inwentaryzacji załącznik Nr 9 do niniejszej instrukcji. 10

11 2. Różnice mogą mieć charakter niedoborów i nadwyżek. 3. Różnice mogą mieć charakter różnic pozornych (nie ujęte w spisie lub podwójne ujęcie), albo różnic rzeczywistych. 4. Różnice rzeczywiste mogą być: - zawinione, - niezawinione (wypadki losowe, naturalne normy ubytków itp.). 5. W przypadku różnic inwentaryzacyjnych komisja żąda od osób odpowiedzialnych wyjaśnień pisemnych i ustosunkowania się do nich w specjalnym protokole przy współudziale radcy prawnego Urzędu Gminy. W oparciu o ww. protokół wyznaczony pracownik przygotowuje decyzję kierownika jednostki w sprawie różnic inwentaryzacyjnych (załącznik Nr 10 do instrukcji), decyzję podpisuje kierownik jednostki. Decyzja taka ma zostać niezwłocznie przekazana do referatu finansów celem prawidłowej ewidencji w księgach rachunkowych i inwentarzowych. 6. Osoby, którym udowodniono powstanie niedoboru zawinionego obciąża się wartością przedmiotu stanowiącego niedobór liczoną po aktualnej cenie detalicznej pomniejszonej i stopień zużycia przedmiotu. 7. Ujawnione niedobory i nadwyżki mogą być kompensowane jeżeli spełnione będą następujące warunki: a) różnice stwierdzone są w ramach tego samego spisu, b) dotyczą jednej osoby materialnie odpowiedzialnej, c) zostały stwierdzone w podobnych asortymentach. 8. Kompensatę przeprowadza się przyjmując za podstawę mniejszą ilość niedoboru lub nadwyżki oraz niższą cenę składników. Kompensaty nie mają zastosowania do środków trwałych i przedmiotów w użytkowaniu. 9. Po zakończeniu inwentaryzacji należy sporządzić rozliczenie końcowe (ilościowo wartościowe) inwentaryzacji jak w załączniku Nr 12 do niniejszego zarządzenia Różnice inwentaryzacyjne Skarbnik Gminy ujmuje w ewidencji do końca miesiąca następującego po zakończeniu inwentaryzacji. Jeżeli termin inwentaryzacji przypada na miesiąc grudzień, różnice inwentaryzacyjne ujmuje się w księgowości pod datą 31 grudnia. Inwentaryzacja winna być tak zakończona by salda w bilansie rocznym mogły być uzgodnione. 2. Podstawą wyksięgowania z kont rozliczonych różnic jest decyzja Wójta Gminy podjęta na wniosek przewodniczącego komisji zaopiniowany przez Skarbnika Gminy. 3. Jeżeli w Urzędzie Gminy znajdą się obce składniki rzeczowe należy je objąć spisem i powiadomić ich właścicieli o wynikach inwentaryzacji. 4. Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej opracowuje pisemne sprawozdania o przebiegu i wynikach inwentaryzacji i przedkłada to sprawozdanie Wójtowi Gminy do zatwierdzenia. 5. Materiały z przeprowadzonej inwentaryzacji winny być trwale zgrupowane i przechowywane przez 5 lat. 11

12 Część IV Inwentaryzacja należności oraz innych aktywów i pasywów drogą uzyskiwania potwierdzeń sald. 21 Inwentaryzacja w drodze uzgodnienia i potwierdzenia stanu księgowego wymagana przepisami art. 26 ust. 1 pkt. 2 ustawy o rachunkowości ma zastosowanie: 1. do środków pieniężnych zgromadzonych n rachunkach bankowych, 2. należności wynikających z rozrachunków z kontrahentami z tytułu dostaw i usług, 3. kredytów i pożyczek, 4. oraz powierzonych innym jednostkom organizacyjnym własnych składników majątkowych. 22 Inwentaryzację poprzez uzyskiwanie pisemnego potwierdzenia stanów przeprowadzają pracownicy Wydziału Finansowego. 23 Inwentaryzacja w drodze uzgodnienia i potwierdzenia stanu księgowego środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych polega na potwierdzeniu przez bank stanu środków ulokowanych przez jednostkę na otwartych w tym banku rachunkach bankowych. Stan ten zostaje potwierdzony przez bank wyciągiem bankowym. Dotyczy to również stanu kredytów i pożyczek bankowych Inwentaryzacja należności wynikających z rozrachunków z kontrahentami z tytułu dostaw i usług oraz innych rozliczeń polega na wzajemnym uzgodnieniu i potwierdzeniu stanu księgowego tych aktywów i pasywów. Jednostka wysyła w tym celu na piśmie potwierdzenie figurującego w jej księgach stanu należności od kontrahenta, który potwierdza go lub zgłasza zastrzeżenia na piśmie, albo potwierdza również na piśmie wynikający z jego ksiąg rachunkowych stan należności. 2. Nie stosuje się tzw. milczącego potwierdzenia salda tzn. nie wystarczy wysłanie potwierdzenia do kontrahenta, konieczne jest otrzymanie od niego na piśmie potwierdzenia. Ewentualne rozbieżności powinny być wyjaśnione w drodze konfrontacji zapisów księgowych na koncie kontrahenta z zapisami dokonanymi przez kontrahenta w jego księgach rachunkowych

13 Uzgodnienie sald rozrachunków może się odbywać w różnych formach, a mianowicie: 1. pisemnej na drukach ogólnodostępnych w praktyce stosowane są gotowe druki samokopiujące w trzech egzemplarzach, przy czym dwa egzemplarze (A i B) wysyłane są do kontrahenta, a ostatni (c) zostaje w jednostce w aktach księgowości. Jeden egzemplarz powinien wrócić do jednostki z potwierdzeniem lub wyjaśnieniem niezgodności, 2. poprzez potwierdzenie na wydruku komputerowym w praktyce jest to dość często stosowana forma, tym bardziej, że wydruk zawiera wykaz dowodów źródłowych składających się na saldo, co eliminuje prace związane z ich wpisaniem lub wyjaśnieniem niezgodności, 3. poprzez potwierdzenie teleksem lub telefaksem, 4. saldo może być również potwierdzone telefonicznie, z tym że w takim przypadku należy sporządzić z przeprowadzonej rozmowy krótką notatkę. 26 Stosując wyżej podane formy należy uwzględnić w informacji przesyłanej do kontrahenta: 1. kwotę salda konta, 2. wskazanie strony Wn lub Ma, 3. wyszczególnienie pozycji składających się na saldo z podaniem dowodów źródłowych (nr faktury lub rachunku, datę, kwotę), 4. numer konta bankowego Potwierdzenie salda przez osoby upoważnione można traktować jako spełnienie wymogu uznania roszczenia przerywającego bieg przedawnienia art. 123 Kodeksu Cywilnego. 2. Na potwierdzeniu winna być pieczątka firmy oraz podpisy (także głównego księgowego) i imienne pieczątki osób upoważnionych do reprezentowania jednostki. 3. Saldo winno być potwierdzone poprzez umieszczenie na kopii wyrażenia potwierdzamy saldo lub saldo niezgodne z powodu.. 4. Jeżeli w wyniku inwentaryzacji rozrachunków powstaną różnice w saldach należy je wyjaśnić z kontrahentem. 5. Jeżeli wystąpi sytuacja, że na przesłane potwierdzenie salda kontrahent nie odpowiedział saldo można uzgodnić telefonicznie sporządzając na tę okoliczność notatkę. Jeżeli nie udało się uzgodnić salda telefonicznie, wówczas saldo takie podlega weryfikacji. 6. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji należności metodą potwierdzenia sald sporządza się protokół zbiorczy z potwierdzenia sald. 28 Obowiązek uzgodnienia z kontrahentami stanu należności nie dotyczy: a) Sald zerowych, 13

14 b) Sald należności uregulowanych do dnia sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego, c) Należności skierowanych do dnia sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego na drogę postępowania sądowego, d) Sald należności z osobami fizycznymi oraz jednostkami gospodarczymi nie prowadzącymi ksiąg rachunkowych, e) Sald których kwota jest nieistotna dla wyniku finansowego jednostki i nie przekracza 10 % dolnej granicy wartości środka trwałego, wówczas salda te inwentaryzowane są drogą weryfikacji W przypadku składników powierzonych innym jednostkom organizacyjnym należy uzyskać od jednostki, której przekazano składniki majątkowe potwierdzenie ich stanu. 2. Inwentaryzacja metodą uzgadniania sald (potwierdzenia stanów księgowych) może być rozpoczęta trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 stycznia roku następnego. Część V Inwentaryzacja pozostałych aktywów i pasywów metodą weryfikacji. 30 Inwentaryzacja aktywów i pasywów metodą weryfikacji przez porównanie stanu wynikającego z zapisów w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz ocenę ich realności obejmuje wszystkie aktywa i pasywa, które nie mogą być inwentaryzowane w drodze spisu z natury lub przez wzajemne uzgodnienie i potwierdzenie na piśmie ich stanu księgowego. Poszczególne aktywa i pasywa inwentaryzuje się następująco: 1. wartości niematerialne i prawne - poprzez sprawdzenie wysokości i terminowości odpisów oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami, 2. środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości (wieczyste użytkowanie ) poprzez porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami będącymi w posiadaniu wydziałów merytorycznych i weryfikacji tych składników, 3. udziału w spółkach kapitałowych poprzez zweryfikowanie ich stanu księgowego przez sprawdzenie prawidłowości udokumentowania poszczególnych tytułów praw majątkowych, 4. należności sporne, wątpliwe przez sprawdzenie wszystkich tytułów należności i roszczeń dochodzonych z powództwa cywilnego oraz tych co do których kontrahenci zgłosili odmowę zapłaty, 5. rozrachunku z tytułu wynagrodzeń przez sprawdzenie czy saldo wynika z niewypłaconych list płac z ostatniego miesiąca i wynagrodzeń nie podjętych w terminie wypłaty oraz stwierdzenie czy nie zawiera kwot przedawnionych, 6. rozrachunki publiczno prawne przez uzgodnienie wysokości dokonanych wpłat lub 14

15 otrzymanych środków oraz szczegółowe wykazanie realności istniejących sald, 7. pozostałe rozrachunki przez pisemne uzgodnienie wysokości sald, a w przypadkach potrąconych pracownikom i nie odprowadzonych kwot przez szczegółowe sprawdzenie prawidłowości wykazanych sald, 8. roszczenie z tytułu niedoborów i szkód, rozliczenia nadwyżek i roszczenia sporne przez sprawdzenie zasadności ich wykazania i prawidłowości wyceny, 9. inwestycje rozpoczęte i dokumentacje dla przyszłych inwestycji przez szczegółowe sprawdzenie zapisów na kontach analitycznych i uzgodnień wysokości nakładów oraz realności z wydziałem merytorycznym Wyniki inwentaryzacji potwierdzone muszą być na piśmie w formie protokołów weryfikacji sporządzonych przez osoby dokonujące tej inwentaryzacji. Protokół winien być zaakceptowany przez Wójta Gminy. 2. Weryfikację stanów ewidencyjnych przeprowadzają Główny księgowy wraz z pracownikami wydziału finansowego prowadzącymi zgodnie z zakresem czynności podlegające weryfikacji konta analityczne i syntetyczne oraz pracownikami wydziałów merytorycznych. 3. Termin weryfikacji zapisów na kontach analitycznych to termin na ostatni dzień roku obrotowego, przy czym czynności inwentaryzacyjne można rozpocząć w ciągu IV kwartału, a skończyć w terminie 15 dni roboczych po dniu inwentaryzacji. Część VI Likwidacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych 32 Likwidacja rzeczowych składników majątkowych nie nadających się do dalszej eksploatacji, znajdujących się na wyposażeniu jednostki może nastąpić na zasadach niżej określonych. 1. Likwidacji podlegają wycofane z eksploatacji rzeczowe składniki majątkowe, które utraciły swą wartość użytkową ze względu na: - całkowite lub w znacznym stopniu zużycie, - zniszczenie na skutek zdarzeń losowych, - nieopłacalność ich generacji z punktu widzenia ekonomicznego, - nieprzydatność do eksploatacji ze względu na przestarzałość techniczną. 2. Dla przeprowadzenia czynności likwidacyjnych Wójt Gminy Jabłonka w drodze zarządzenia powołuje stałą Komisję Likwidacyjną w składzie co najmniej 3 osób. W skład komisji nie może wchodzić osoba odpowiedzialna za gospodarkę składnikami majątkowymi (i ewidencjonowanie majątku), powinna ona natomiast brać udział w pracach komisji. 3. Komisja po zapoznaniu się z przyczynami, dla których dany składnik majątkowy nie może być wykorzystywany do działalności dotychczasowego użytkownika (mając na względzie postanowienia ust. 1), sporządza protokół według wzoru z załącznika Nr 11, w którym wskazuje proponowany sposób zagospodarowania. Propozycje komisji są zatwierdzane przez Wójta Gminy Jabłonka, do którego należy ostateczna decyzja w sprawie zagospodarowania zbędnych rzeczowych składników majątkowych oraz likwidacja rzeczowych składników majątkowych nie nadających się do dalszej eksploatacji. 15

16 4. Likwidację rzeczowych składników majątkowych przeprowadza się poprzez: - rozbiórkę zleconą wyspecjalizowanym firmom (budynki, budowle), - oddanie do skupu surowców wtórnych (złom), - oddanie do wyspecjalizowanych punktów utylizacji (odpady elektryczne i elektroniczne, pojazdy, sprzęt AGD itp.), - fizyczne zniszczenie i wywiezienie na składowisko odpadów komunalnych. 5. W przypadku konieczności dokonania fizycznej likwidacji składników majątkowych bezpośrednio przez Komisję Likwidacyjną, po przeprowadzeniu czynności likwidacji komisja sporządza dodatkowy protokół zawierających informację o terminie zniszczenia i oddania na składowisko zlikwidowanych składników. 6. W drugim półroczu każdego roku komisja winna zakończyć prace najpóźniej do końca października, pozostawiając czas na czynności związane z rozchodowaniem z urządzeń księgowych składników majątkowych objętych kasacją oraz na uwzględnienie stanu środków trwałych i pozostałych środków trwałych (wyposażenia) występujących w księgach inwentarzowych ze stanami w ewidencji przez zamknięciem roku obrachunkowego. 7. Protokół likwidacji sporządza się w 2 egzemplarzach oryginał protokołu otrzymuje referat finansów, kopia pozostaje u przewodniczącego komisji likwidacyjnej. 8. Protokół stanowi podstawę do wyksięgowania (rozchodowania) z ewidencji syntetyczno analitycznej zlikwidowanych rzeczowych składników majątkowych oraz uwzględnienia zmian w księgach rachunkowych. 9. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy ocena przydatności lub wartości składników majątkowych nie jest możliwa przez członków Komisji Likwidacyjnej, likwidacja środków trwałych winna być udokumentowana odpowiednimi protokołami i innymi niezbędnymi dokumentami (ekspertyzy, umowa o rozbiórkę, protokoły wykonania zadania itp.). 10. Odzyskane części z likwidacji rzeczowych składników majątkowych uznane jako przydatne użytkowo winny być zagospodarowane w trybie wskazanym przez kierownika jednostki. 11. Wniosek o likwidację środków trwałych i pozostałych środków trwałych składać mogą na piśmie do kierownika referatu administracyjnego, kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki. Wnioski rozpatruje Komisja Likwidacyjna na zasadach określonych powyżej, komisja podejmuje czynności z urzędu przez rozpoczęciem pełnej inwentaryzacji okresowej środków trwałych. Cześć VII Przekazanie i darowizna zbędnych składników majątku trwałego i pozostałych środków trwałych Jednostka może nieodpłatnie przekazać innej jednostce na czas oznaczony, nieoznaczony albo bez zastrzeżeń obowiązku zwrotu zbędnych składników majątku z przeznaczeniem na realizację zadań publicznych. 2. Nieodpłatne przekazanie następuje na pisemny wniosek zainteresowanego złożony do kierownika jednostki. 16

17 3. Wniosek powinien zawierać: Nazwę, siedzibę i adres jednostki występującej o nieodpłatne przekazanie składników majątku, Informację o zadaniach publicznych realizowanych przez jednostkę, Wskazanie składnika majątku, o który występuje jednostka, Uzasadnienie potrzeb i sposób wykorzystania składnika majątku, Oświadczenie, że przekazany składnik majątku zostanie odebrany w terminie i miejscu wskazanym w protokole zdawczo odbiorczym. 4. Przekazania dokonuje się na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego, zawierającego: Oznaczenie stron, Nazwę, rodzaj i cechy identyfikujące składnik majątku, Ilość i wartość każdego składnika, Niezbędne informacje o stanie techniczno użytkowym składnika majątku, Miejsce i termin odbioru składnika, Podpisy z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska osób upoważnionych do podpisania protokołu. 5. Wartość składnika majątku przekazanego lub darowanego określa się według wartości księgowej. 6. Do darowizny stosuje się odpowiednio postanowienia niniejszego przepisu. Część VIII Ustalenia końcowe. 34 Obieg dokumentów dotyczących inwentaryzacji i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych przebiega następująco: 1. przekazywanie arkuszy spisów z natury i innych materiałów z inwentaryzacji Przewodniczącemu Komisji Inwentaryzacyjnej ( o ile nie bierze on udziału w spisie), 2. przekazywanie Skarbnikowi przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej skontrolowanych pod względem formalnym i rachunkowym materiałów z inwentaryzacji, 3. wycena spisów, ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i przekazanie komisji inwentaryzacyjnej zestawienia różnic inwentaryzacyjnych, 4. powiadomienie o stwierdzonych różnicach osób materialnie odpowiedzialnych i złożenie pisemnych wyjaśnień przez te osoby, 5. opracowanie protokołu weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych przez komisje i przedłożenie Wójtowi wniosków do akceptacji. Jeżeli termin inwentaryzacji przypada na 31 grudnia opracowanie wniosków i ich przedłożenie do akceptacji Wójtowi winno nastąpić nie później niż w ciągu 25 dni roboczych, 17

18 6. wysłanie kontrahentom zawiadomień o wysokości salda oraz udzielenie odpowiedzi na zawiadomienie lub pismo kontrahenta, 7. przeprowadzenie weryfikacji sald aktywów i pasywów nie podlegających inwentaryzacji w drodze spisu z natury lub potwierdzenia sald, 8. ujęcie w księgach rachunkowych wyników rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych pod datą terminu inwentaryzacji, 9. przekazanie Radcy Prawnemu spraw spornych w celu skierowania ich do sądu (30 dni od daty zatwierdzenia wniosków komisji przez Wójta), 10. skierowanie spraw wskazujących na nadużycia do organów śledczych ( w dniu następnym po wydaniu decyzji przez Wójta), Przy rozliczeniu różnic inwentaryzacyjnych oraz rozpatrywaniu niedoborów i szkód, a także nadwyżek obowiązują przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz z późn. zm). 2. Dokumenty inwentaryzacyjne zaliczane są do akt kategorii B i zgodnie z przepisami winny być przechowywane przez okres 5 lat od przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji. 36 W sprawach nie unormowanych w niniejszej instrukcji mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz z późn. zm) oraz przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153 poz. 1752). 37 Wzory pism, protokołów, oświadczeń oraz sprawozdań stosowanych w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji zawierają załączniki do niniejszej instrukcji. Wykaz załączników do instrukcji: 1. zał. Nr 1 oświadczenie o odpowiedzialności materialnej, 2. zał. Nr 2 spis inwentarza, 3. zał. Nr 3 harmonogram inwentaryzacji, 4. zał. Nr 4 protokół likwidacji środków trwałych, 5. zał. Nr 5 oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej przed inwentaryzacją, 6. zał. Nr 6 protokół z przeprowadzenia kontroli kasy, 7. zał. Nr 7 sprawozdanie z przebiegu spisu z natury, 8. zał. Nr 8 protokół rozliczenia wyników inwentaryzacji, 9. zał. Nr 9 oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej po inwentaryzacji, 18

19 10. zał. Nr 10 decyzja kierownika jednostki w sprawie różnic inwentaryzacyjnych, 11. zał. Nr 11 protokół likwidacji rzeczowych składników majątkowych, 12. zał. Nr 12 rozliczenie końcowe (ilościowo wartościowe) Zał ącznik Nr 1 do instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwał ym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie imię i nazwisko dnia.... Stanowisko OŚWIADCZENIE Oświadczam niniejszym, że znane mi są obowiązki oraz świadomy (a) jestem odpowiedzialności materialnej na podstawie art. 114 kodeksu pracy z tytułu zajmowanego stanowiska pracy w.. 19

20 Równocześnie oświadczam, iż przyjmuję odpowiedzialność materialną za mienie powierzone mi bezpośrednio, tj: 1., 2., 3., 4., 5., 6.. jak również za mienie, nad którym powierzono mi nadzór w związku z pełnioną funkcją, stosowanie do treści przepisów art. 124 kodeksu pracy. Zobowiązuje się jednocześnie do zwrotu w.w mienia lub wyliczenia się w wypadku.. Podpis osoby przyjmującej oświadczenie data i podpis pracownika Zał ącznik Nr 2 do instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwał ym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie.. (Nazwa jednostki pieczęć) SPIS INWENTARZA (wywieszka) ( Komórka organizacyjna) w pomieszczeniu Nr. Lp. Nazwa przedmiotu ilość Nr inwentarzowy 20

21 .. dnia Miejscowość. podpis osoby materialnie odpowiedzialnej Zał ącznik Nr 3 do instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwał ym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie.. ( nazwa jednostki pieczęć) HARMONOGRAM INWENTARYZACJI NA ROK.. Lp. Przedmiot inwentaryzacji Obiekt do zinwentaryzowania Termin przeprowadzenia inwentaryzacji Rodzaj, forma, metoda, technika inwentaryzacji Nr zespołu spisowego przeprowadzają cego inwentaryzację 1 grunty dane ewidencji księgowej i ewidencji operacyjnej Od.. do Weryfikacja sald na dzień r. 21

22 referatu. 2 Wartości niematerialne i prawne dane ewidencji księgowej i ewidencji operacyjnej referatu. Od Do.. Weryfikacja sald na dzień r. 3 Środki trwałe i środki trwałe w używaniu Dane ewidencji księgowej Od. Do.. Spis z natury wg stanu a dzień r. 4 Środki trwałe w budowie Dane ewidencji księgowej Od Do.. Weryfikacja sald na dzień r. 5 Rozrachunki z pracownikami Dane ewidencji księgowej Od.. Do.. Weryfikacja sald na dzień r 6 Należności i zobowiązania Wszystkie z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań pracowników i publiczno prawnych Od. do. Pisemne uzgodnienie sald z kontrahentami na dzień r. 7 Rozrachunki publiczno - prawne Dane ewidencji księgowej Od.. Do.. Weryfikacja sald na dzień r 8 Druki ścisłego zarachowania, czeki obce, weksle i inne papiery wartościowe r. Roczna, spis z natury według stanu na dzień r. 9 Pożyczki i kredyty Według ewidencji księgowej Od.. Do. Pisemne uzgodnienie sald według stanu na dzień r. 10 Środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych Wszystkie rachunki bankowe r. Pisemne uzgodnienie sald według stanu na dzień r. 11 Fundusze własne Według stanu ewidencji księgowej 12 Fundusze specjalne Według stanu ewidencji księgowej Od. Do. Od. Do. Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja ich wartości na dzień r. Porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja ich wartości na dzień r. 13 Materiały o niskiej wartości w ewidencji pozaksięgowej. Od. Do. Roczna, spis z natury według stanu na dzień r. 14 Własne składniki majątkowe powierzone kontrahentom Według ewidencji księgowej Od Do Pisemne potwierdzenie sald z kontrahentami na dzień r. 22

23 (data). (kierownik jednostki) Zał ącznik Nr 4.. ( nazwa jednostki pieczęć) do instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwał ym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie PROTOKÓŁ LIKWIDACJI ŚRODKÓW TRWAŁYCH (środków trwałych w używaniu) (UWAGA! sporządzony oddzielnie dla środków trwałych, środków trwałych w używaniu, wyposażenia nie podlegającego ewidencji ilościowo wartościowej). Komisja likwidacyjna w składzie: 1... przewodniczący 2..- członek 3... członek 23

24 W obecności osób materialnie odpowiedzialnych : Dokonała w dniu.. oględzin niżej wymienionych środków trwałych i stwierdziła, że z uwagi na zużycie.. nadają się one jedynie do likwidacji przez W związku z powyższym dokonano likwidacji.. (środków trwałych/ środków trwałych w używaniu/wyposażenia) zniszczonych/ nieprzydatnych jak niżej: Lp. Nazwa środka Nr inwentaryzacyjny ilość cena wartość Sposób fizycznej likwidacji Razem Słownie złotych: (podać wartość). Podpisy członków komisji: podpis osoby materialnie odpowiedzialnej... Zatwierdzam likwidację. (pieczęć i podpis kierownika jednostki).. data. (miejscowość).. ( nazwa jednostki pieczęć) O Ś W I A D C Z E N I E Zał ącznik Nr 5 do instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwał ym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie osoby materialnie odpowiedzialnej przed inwentaryzacją Ja, niżej podpisany (a) jako osoba materialnie odpowiedzialna za powierzone składniki majątkowe w.. (nazwa i adres placówki, nr pokoju) należące do Oświadczam co następuje: (wymienić właściciela) 1. Wszystkie dowody rachunkowe przychodowe i rozchodowe, dotyczące prowadzonej placówki, zostały wystawione i przekazane do księgowości jednostki oraz są ujęte w dokumentacji ewidencyjnej (księgach rachunkowych) według stanu na dzień, 24

25 natomiast dowody bieżące do czasu rozpoczęcia spisu, tj. do dnia.., przekazałem (łam) Przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. 2. Żadnych innych dowodów przychodowych i rozchodowych oraz innych, mogących mieć wpływ na wyliczenia i wynik inwentaryzacji nie posiadam. 3. Wszystkie składniki majątkowe w tej jednostce należą do jednostki Urząd Gminy Jabłonka z wyjątkiem:. które są własnością. 4. Stan zabezpieczenia powierzonego majątku jest (dokonać oceny) Mam zastrzeżenia do.. (wymienić zastrzeżenia) 5. W okresie między inwentaryzacyjnym wystąpiły (nie wystąpiły) zdarzenia i okoliczności mające wpływ na wynik obecnej inwentaryzacji i wyliczenia. Należą do nich w szczególności:.. (miejscowość, data). Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej Wypełnić w 2 egz. 1)oryginał komórka księgowości, 2) kopia jednostka inwentaryzacyjna Zał ącznik Nr 7 do instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwał ym,.. inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie ( nazwa jednostki pieczęć) Sprawozdanie z przebiegu spisu z natury Zespół spisowy działający na podstawie zarządzenia kierownika jednostki Nr.z dnia,. w następującym składzie osobowym: 1. Przewodniczący 2. Członek.. 3. Członek.. Wykonał w dniu opisane w niniejszym sprawozdaniu czynności przy 25

26 sporządzaniu spisu z natury w : a) nazwa obiektu i oznaczenie inwentarzowych pomieszczeń... b) rodzaj inwentaryzowanych składników majątkowych.. c)osoba materialnie odpowiedzialna.. W wyniku szczegółowego sprawdzenia pomieszczeń Stwierdzono, że wszystkie składniki majątkowe podlegające inwentaryzacji zostały ujęte w arkuszach spisu z natury, a stan pomieszczeń jest następujący: a)liczba zamykanych otworów drzwi i okien rodzaj. liczba.. oraz sposób ich zabezpieczenia zamki, kraty, sygnalizacja. b) sposób przechowywania i zabezpieczenia kluczy do pomieszczeń c) środki zabezpieczenia przeciwpożarowego i ich stanu Stwierdzono w czasie dokonania spisu z natury następujące usterki i nieprawidłowości w zakresie przechowywanego mienia oraz w zakresie magazynowania i konserwacji W celu pełnego zabezpieczenia przechowywanego mienia potrzebne są następujące środki zabezpieczające:... Trudności na jakie napotkał zespół spisowy w czasie dokonywania spisu z natury... Uwagi i spostrzeżenia osoby materialnie odpowiedzialnej za objęte spisem składniki majątku Jabłonka, dnia Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej. Podpisy członków zespołu spisowego 26