Raport końcowy z badania ewaluacyjnego mid-term projektu Więcej szans w powiecie ropczycko-sędziszowskim za lata , Poddziałanie 6.1.

Transkrypt

1 Raport końcowy z badania ewaluacyjnego mid-term projektu Więcej szans w powiecie ropczycko-sędziszowskim za lata , Poddziałanie PO KL Badanie ewaluacyjne współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Badanie przeprowadził Wektor Consulting s.c

2 Spis treści 1. Streszczenie Wnioski...3 Tabela wdrażania rekomendacji do projektu systemowego Więcej szans w powiecie ropczyckosędziszowskim Wprowadzenie Zastosowana metodologia Wyniki badania Obszar Projekt i jego otoczenie Poziom realizacji celów i wskaźników Projekt systemowy analiza działań projektu Analiza realizacji wskaźników Zarządzanie projektem Problemy w trakcie realizacji projektu Sposoby radzenia sobie z problemami Zarządzanie projektem w ocenie beneficjentów ostatecznych Otoczenie projektu Podsumowanie obszaru badań Projekt i jego otoczenie Obszar Działania projektu Skuteczność obranych instrumentów z punktu widzenia kadry projektu i wyników monitoringu wewnętrznego Ocena poszczególnych typów wsparcia przez beneficjentów ostatecznych Podsumowanie obszaru badań Działania projektu Obszar Uczestnik Ogólna charakterystyka uczestnika projektu systemowego Obecna sytuacja uczestników projektu Zdiagnozowane potrzeby i oczekiwania uczestników projektu Rezultaty projektu na poziomie uczestników projektu Ocena rezultatów indywidualnych z perspektywy uczestników projektu Trwałość efektów projektu Podsumowanie obszaru badań Uczestnik Podsumowanie badania Aneksy Badanie ewaluacyjne współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 2

3 1. Streszczenie Badanie ewaluacyjne wykazało, iż projekt systemowy Więcej szans w powiecie ropczycko-sędziszowskim realizowany w ramach Poddziałania PO KL przez PUP w Ropczycach jest projektem wdrażanym zgodnie z założeniami sformułowanymi w dokumentach programowych PO KL jak również lokalnych programach promocji zatrudnienia. Działania prowadzone w ramach projektu przyczyniają się w wysokim stopniu do realizacji założeń wynikających z ww. dokumentów, wypełniając zdefiniowane wskaźniki w ok. 100%. W wysokim stopniu przyczynia się do tego kultura organizacyjna zarządzania realizacją projektu, rozumiana zarówno jako potencjał instytucjonalno-prawny Beneficjenta, jak również zasoby ludzkie uczestniczące w procesach zarządzania. Realizowany projekt nie należy do projektów łatwych ze względu na skalę prowadzonych w jego ramach działań oraz wielkości rozdysponowywanych środków. Przykładowo każdorazowe wycofywanie się uczestnika z danej formy wsparcia czy też z udziału w projekcie skutkuje koniecznością natychmiastowej realokacji środków finansowych. Kolejną trudnością, wynikającą ze specyfiki obszaru w ramach, którego projekt jest prowadzony, to konieczność poruszania się na gruncie trudnych do interpretacji i często zmieniających się przepisów. Pomimo wskazanych trudności projekt jest realizowany zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie i przyjętym harmonogramem. Środki w ramach budżetu projektu są wykorzystywane w niemalże 100%. 2. Wnioski Obszar "Projekt i jego otoczenie" Badanie wskazuje, iż działania realizowane w ramach projektu w bardzo wysokim stopniu przyczyniają się do realizacji celów i wskaźników PO KL, są również zgodne z lokalnymi programami promocji zatrudnienia. Projekt wypełnia założone wskaźniki w ok. 100%. Efektywne zarządzanie jest czynnikiem, który w decydującym stopniu przyczynia się do wypełnienia przez projekt wskaźników. W trakcie realizacji projektu systemowego Beneficjent napotyka na szereg problemów generowanych głównie przez jego otoczenie. Do najważniejszych czynników należą zmiany prawne powodujące zatory pracy i konieczność podejmowania pewnych działań "wstecz". Pomimo to realizacja projektu przebywa sprawnie i terminowo. Obszar "Działania" Wyniki przeprowadzonego badania wskazują na wysoką jakość realizowanych działań w ramach projektu na podstawie kryteriów użyteczności i skuteczności. Wśród podstawowych działań realizowanych w ramach projektu największą skutecznością charakteryzują się takie formy wsparcia jak: dofinansowanie rozpoczęcia działalności gospodarczej oraz staże/przygotowanie zawodowe. Stosunkowo najniższą skutecznością mierzoną wskaźnikiem zatrudnienia charakteryzują się szkolenia. Obszar "Uczestnik" Badanie wykazało, iż projekt spełnia w bardzo wysokim stopniu oczekiwania uczestników projektu (spełnia kryteria skuteczności, użyteczności i trwałości w tym zakresie). 3/4 uczestników deklaruje poprawę własnej sytuacji po zakończeniu udziału w projekcie, co jest najbardziej miarodajnym wskaźnikiem sukcesu projektu. W wyniku przeprowadzonego badania zespół ewaluacyjny sformułował następujące rekomendacje: 3

4 Tabela wdrażania rekomendacji do projektu systemowego Więcej szans w powiecie ropczycko-sędziszowskim Część A - rekomendacje operacyjne Lp. Tytuł raportu Wniosek (strona w raporcie) 1. Zgłaszane przez uczestników stażu problemy związane z brakiem zatrudnienia po zakończeniu udziału w tej formie wsparcia sugerują, iż zaangażowanie pracodawców w tym zakresie w projekcie, nierzadko jest sposobem ograniczenia wysokich kosztów płac. (str. 20). Rekomendacja (strona w raporcie) Rekomenduje się większy nadzór nad organizacją staży, w szczególności dbałość o to, by stażysta wykonywał pracę zgodną z zaoferowanym przez pracodawcę programem stażu, która jest wartościowa z punktu widzenia jego rozwoju zawodowego. (str. 24). Adresat rekomendacji Beneficjent Sposób wdrożenia Sugeruje się monitorowanie sytuacji w celu eliminowania ze współpracy niesolidnych pracodawców oraz umożliwienie stażystom lepszego kontaktu z Urzędem w zakresie zgłaszania ewentualnych nieprawidłowości mających miejsce w trakcie odbywania stażu. W tym celu należy kontynuować kontrole pracowników urzędu, zbierać informacje od uczestników oraz informować pracodawców o celach projektu. Status: Stan wdrożenia Rekomendacja częściowo wdrożona Termin realizacji I kwartał

5 2 Zgłaszane przez odbiorców wsparcia sygnały o niewystarczającym poziomie przekazywanych informacji nt. projektu. (str. 20). 3 Dla osób z wykształceniem ogólnokształcącym, nie posiadającym doświadczenia zawodowego udział w pojedynczym szkoleniu może nie być wystarczające by w sposób skuteczny wejść na rynek pracy. (str. 34) 4 Stosunkowo niewielki odsetek osób młodych korzystających z jednorazowych środków na podjęcie działalności gospodarczej w ramach projektu (str. 34) Ponieważ jakość i forma przekazanych informacji przez pracowników urzędu może decydować o udziale w projekcie jako zalecenie ewaluacyjne proponuje się by, Beneficjent opracował i wdrożył procedury mające zapewnić udzielanie przez pracowników pierwszego kontaktu odpowiednich informacji o uczestnictwie w projekcie. (str. 24). W celu zwiększenia skuteczności szkoleń, zwłaszcza w odniesieniu do osób z niższym wykształceniem, należy rozważyć zastosowanie kompleksowości wsparcia, poprzez umożliwienie uczestnikom skorzystania z kilku form wsparcia w ramach jednego projektu (np. szkolenie zawodowe + staż/przygotowanie zawodowe w zakresie merytorycznym tożsamym ze szkoleniem). (str. 34). Proponuje się rozważenie większej skali promocji środków na rozpoczęcie działalności gospodarczej wśród najmłodszych uczestników projektu a to ze względu na zmieniające się realia rynku pracy i coraz większą konieczność elastycznego podejścia do zatrudnienia. (str. 34) Beneficjent Beneficjent Beneficjent Opracowanie i wdrożenie procedur informowania potencjalnych BO o korzyściach z udziału w projekcie (zastosowanie dodatkowych materiałów informacyjnych). Umożliwienie uczestnikom udziału w komplementarnych formach wsparcia (np. szkolenie zawodowe + staż/przygotowanie zawodowe w zakresie merytorycznym tożsamym ze szkoleniem). Dodatkowa promocja i zachęta do korzystania z formy wsparcia jednorazowe środki na podjęcie działalności gospodarczej wśród najmłodszych uczestników projektu. Rekomendacja częściowo wdrożona Rekomendacja nie wdrożona Rekomendacja nie wdrożona I kwartał 2011 I kwartał 2011 I kwartał 2011 Badanie ewaluacyjne współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 5

6 5 Zdecydowanie niższa niż mężczyzn liczba kobiet korzystających z jednorazowych środków na podjęcie działalności gospodarczej w ramach projektu (str. 34) Część B - rekomendacje kluczowe Lp. Tytuł raportu Wniosek (strona w raporcie) Rekomendacja (strona w raporcie) Należy podjąć większe starania o dodatkową promocję środków na rozpoczęcie działalności gospodarczej wśród uczestniczek projektu. Forma samozatrudnienia wydaje się znacznie bardziej korzystna dla kobiet. Panie w tej formie aktywności mogą znaleźć większe możliwości rozwoju zawodowego. (str. 34). Adresat rekomendacji Sposób wdrożenia Dodatkowa promocja i zachęta do korzystania z formy wsparcia jednorazowe środki na podjęcie działalności gospodarczej wśród uczestniczek projektu. Status: Stan wdrożenia Termin realizacji Część C - rekomendacje horyzontalne Lp. Tytuł raportu Wniosek (strona w raporcie) Rekomendacja (strona w raporcie) Adresat rekomendacji Sposób wdrożenia Status: Stan wdrożenia Termin realizacji Badanie ewaluacyjne współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 6

7 3. Wprowadzenie Przedmiotem badania ewaluacyjnego mid term jest ocena trwałości i skuteczności działań przewidzianych w projekcie systemowym Więcej szans w powiecie ropczycko sędziszowskim realizowanym przez Powiatowy Urząd Pracy w Ropczycach (zwanego dalej Beneficjentem) w ramach Poddziałania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz pozyskanie kompleksowej wiedzy na temat sposobu zarządzania i wdrażania projektu (problemów, oczekiwań i potrzeb Beneficjenta), a także użyteczności i trwałości zaproponowanych działań z punktu widzenia uczestników projektu. W ramach badania przeprowadzono analizę ilościową i jakościową działań skierowanych do uczestników projektu Więcej szans w powiecie ropczycko sędziszowskim tj. osób bezrobotnych wymienionych w art. 49 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. Nr 69, poz. 415, z późn. zm.), w tym w szczególności do osób poniżej 25 roku życia, osób niepełnosprawnych, osób długotrwale bezrobotnych, osób powyżej 50 roku życia oraz osób bez kwalifikacji zawodowych, bez doświadczenia zawodowego lub bez wykształcenia średniego. Celem głównym badania jest: ocena jakości projektu oraz wpływu działań podejmowanych w ramach tego projektu na podniesienie poziomu aktywności zawodowej oraz zdolności do zatrudnienia jego uczestników. Celem szczegółowym badania jest: ocena stopnia, w jakim cele projektu odpowiadają problemom lokalnego rynku pracy, ocena stopnia realizacji zamierzonych celów projektu, ocena sposobu zarządzania projektem oraz jego wdrażania, stopnia jakości współpracy z lokalnymi instytucjami, zaangażowanymi w realizację Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , identyfikacja barier i problemów związanych z realizacją projektu systemowego (w tym tych związanych z zarządzaniem projektem i jego wdrażaniem), ocena sposobu doboru instrumentów i usług rynku pracy pod kątem ich adekwatności do celów projektu, ocena użyteczności oferowanego wsparcia z punktu widzenia uczestników projektu, ocena trwałości działań podejmowanych w projekcie w okresie co najmniej 6 miesięcy od zakończenia przez uczestników udziału w projekcie. 4. Zastosowana metodologia W celu zwiększenia przejrzystości badania, jak również zapewnienia odpowiedniej czytelności raportu ewaluacyjnego, badanie przeprowadzono w ramach 3 obszarów kluczowych ze względu na realizację celów projektu. Obszar "Projekt i jego otoczenie" Przedmiotem zainteresowania badania w ramach obszaru była organizacja procesu zarządzania projektem, struktura zarządzania, proces wdrażania projektu, otoczenie instytucjonalne i programowe projektu, reagowanie na sytuacje problemowe. Założeniem badania było tu zidentyfikowanie barier i wskazanie propozycji ich usunięcia. Obszar "Działania projektu" Przedmiotem zainteresowania w ramach obszaru była ocena jakości instrumentów zastosowanych przez Beneficjenta w projekcie systemowym (stażu, szkoleń, przygotowania zawodowego w miejscu pracy, jednorazowych środków na podjęcie działalności gospodarczej na rozpoczęcie działalności gospodarczej etc.) w zakresie, w jakim przyczyniają się do wypełnienia rezultatów projektu. Obszar "Uczestnik" Przedmiotem zainteresowania badania ewaluacyjnego w ramach obszaru była ocena stopnia, w jakim badany projekt przyczynił się do zmiany sytuacji społeczno-zawodowej jego uczestników oraz działania, jakie można podjąć, aby utrwalić te zmiany w dłuższej perspektywie. 7

8 Celem badania ewaluacyjnego było udzielenie odpowiedzi na wskazane w zapytaniu ofertowym pytania kluczowe w odniesieniu do zdefiniowanych powyżej obszarów, w ramach których prowadzono badanie ewaluacyjne. Odpowiedzi na pytania kluczowe były podstawą analizy każdego z obszarów badawczych oraz pozwoliły na sformułowanie wniosków i rekomendacji do wykorzystania przez Beneficjenta. W podsumowaniu każdego z obszarów zebrano najważniejsze - zdaniem zespołu ewaluacyjnego kwestie, na które Beneficjent powinien zwrócić szczególną uwagę. Poszczególne pytania ewaluacyjne poddano analizie zgodnie z kryteriami wskazanymi w ofercie z uwzględnieniem wymaganych przez Beneficjenta metod i technik badawczych, tj. analizy danych zastanych, wywiadów telefonicznych CATI oraz wywiadu pogłębionego IDI. Analiza danych zastanych została przeprowadzona na podstawie dokumentacji przekazanej przez beneficjenta, a więc: danych ze sprawozdawczości dotyczących postępu rzeczowego i finansowego projektu (wnioski o płatność, Bilans realizacji projektu systemowego) dokumentacji projektu Więcej szans w powiecie ropczycko sędziszowskim wnioski o dofinansowanie projektu w latach 2008 i 2009, i informacji nt. modyfikacji tych wniosków, oraz następujących dokumentów: "Program Operacyjny Kapitał Ludzki", "Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki ", Projekty systemowe Powiatowych Urzędów Pracy w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , Strategia rozwoju województwa podkarpackiego na lata , Strategia Rozwoju Społeczno-Gospodarczego Powiatu Ropczycko Sędziszowskiego do 2009 r. Wywiady telefoniczne CATI zostały przeprowadzone zgodnie z wymaganiami Beneficjenta. Badanie CATI zostało przeprowadzone na grupie 278 osób wylosowanych spośród dostarczonej populacji 481 osób które zakończyły udział w projekcie w 2009 roku. Analizę statystyczną wyników badania CATI przeprowadzono przy pomocy programu SPSS zaokrąglając wyniki do pełnych liczb. Wywiad pogłębiony IDI przeprowadzono z Panią Edytą Tobiasz-Filipek osobą koordynującą projekt systemowy. 5. Wyniki badania 5.1. Obszar Projekt i jego otoczenie Przedmiotem zainteresowania badania w ramach tego obszaru będzie: poziom realizacji wskaźników projektu, organizacja procesu zarządzania projektem, struktura zarządzania, proces wdrażania projektu, otoczenie instytucjonalne i programowe projektu oraz reagowanie na sytuacje problemowe. Założeniem badania było tu zidentyfikowanie barier i wskazanie propozycji ich usunięcia Poziom realizacji celów i wskaźników Pytania kluczowe nr 1: W jakim stopniu działania realizowane w projekcie systemowym Więcej szans w powiecie ropczyckosędziszowskim przyczyniają się do realizacji celów i wskaźników Poddziałania 6.1.3, Działania 6.1 i Priorytetu VI PO KL? Czy są zgodne z programami promocji zatrudnienia i aktywizacji lokalnego rynku pracy (zgodnie z art. 9, ust 1. pkt 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy)? Odpowiedź na pytanie kluczowe w niniejszym punkcie przeprowadzono w oparciu o analizę celów i wskaźników zapisanych w dokumentach programowych: "Program Operacyjny Kapitał Ludzki" (Warszawa, 7 września 2007 r.) oraz "Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki ". Stopień realizacji założonych celów i wskaźników zbadano na podstawie analizy Bilansu realizacji projektu systemowego za lata 2008 i 2009, stanowiącego narzędzie monitorowania projektu zgodnie z dokumentem Projekty systemowe Powiatowych Urzędów Pracy w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Warszawa, 10 września 2007 r.). Badanie ewaluacyjne współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 8

9 W ramach odpowiedzi na niniejsze pytanie kluczowe zdecydujemy również, czy działania w ramach projektu są zgodne z dokumentami strategicznymi z zakresu aktywizacji lokalnego rynku pracy. Rysunek 1. Zgodność z dokumentami i programami promocji zatrudnienia 1 Dokumenty programowe PO KL Programy promocji zatrudnienia Projekt systemowy Celem głównym Priorytetu VI Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) "Rynek pracy otwarty dla wszystkich" jest aktywizacja zawodowa osób bezrobotnych i biernych zawodowo w sytuacji przemian społecznych, gospodarczych i demograficznych, wpływających na sytuację na rynku pracy. Ze względu na duże zróżnicowanie skali jak i specyfiki zjawiska działania podejmowane w ramach Priorytetu VI prowadzone będą przez właściwe instytucje na poziomie regionalnym i lokalnym. Na poziomie Działania 6.1 PO KL "Poprawa dostępu do zatrudnienia oraz wspieranie aktywności zawodowej w regionie" cel ten doprecyzowano i zdefiniowano w następujący sposób: podniesienie poziomu aktywności zawodowej oraz zdolności do zatrudnienia osób pozostających bez zatrudnienia oraz stworzenie warunków dla rozwoju aktywności zawodowej w regionie. Cel Działania 6.1 znajduje odzwierciedlenie we wniosku o dofinansowanie dla projektu Więcej szans w powiecie ropczycko-sędziszowskim. Zgodnie z pkt 3.1 wniosku o dofinansowanie celem głównym projektu jest aktywizacja zawodowa osób pozostających bez zatrudnienia i w swojej treści jest on zbieżny z treścią celu Działania. We wniosku o dofinansowanie projektu zapisano, iż cel główny zrealizowany będzie poprzez realizację celów szczegółowych, do których należą: 1. Podniesienie kwalifikacji zawodowych osób bezrobotnych w szczególności osób do 25 roku życia, osób długotrwale bezrobotnych, osób nie posiadających kwalifikacji zawodowych; 2. Nabycie i doskonalenie kwalifikacji zawodowych oraz zdobycie doświadczenia zawodowego przez te osoby; 3. Zwiększenie motywacji i samooceny; 4. Nabycie umiejętności aktywnego poszukiwania pracy; 5. Wsparcie osób w zakładaniu działalności gospodarczej. W celu zapewnienia monitorowania realizacji założeń Priorytetu, w dokumentacji PO KL już na poziomie Priorytetu VI zdefiniowano mierzalne wskaźniki produktu oraz rezultatu i uszczegółowiono je na poziomie Działania 6.1. Konstrukcję wskaźników projektu systemowego najlepiej prześledzić na podstawie Tabeli nr 5 Bilansu postępu rzeczowego, za pomocą której mierzone są rezultaty osiągnięte w ramach zaplanowanych na dany rok zadań. Zgodnie z założeniami do badania ewaluacyjnego, wzięto tutaj pod uwagę zagregowane dane z lat Jako programy promocji i zatrudnienia rozumiemy dokumenty opracowane na szczeblu regionalnym i lokalnym. Poszczególne dokumenty do których się odniesiono wymienione zostały w dalszej części raportu. Badanie ewaluacyjne współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 9

10 W Tabeli 5. zdefiniowano kategorie wskaźników, jakie mają wypełniać projekty systemowe PUP realizowane w ramach Poddziałania Wzór bilansu rzeczowego został opracowany z uwzględnieniem specyfiki systemu wskaźników przewidzianych dla projektów realizowanych w ramach Poddziałania. Wskaźniki w dokumencie podzielono na następujące grupy: Wskaźniki produktu: 1. Liczba osób, która zakończyła udział w projekcie; 2. Liczba osób, które uzyskały środki na podjęcie działalności gospodarczej; 3. Liczba osób bezrobotnych w wieku 15-24, które otrzymały wsparcie w ramach Priorytetu w okresie pierwszych 100 dni od dnia zarejestrowania jako bezrobotne. W badanym projekcie nie określono wartości docelowej dla wskaźnika nr 3 niemniej jednak był on monitorowany. Beneficjent nie zdefiniował we wniosku o dofinansowanie innych wskaźników produktu (nie obligatoryjne). Wskaźniki rezultatu: Liczba utworzonych miejsc pracy w ramach udzielonych z EFS środków na podjęcie działalności gospodarczej. Ponieważ nie było to konieczne w badanym projekcie nie określono wartości docelowej dla tego wskaźnika, niemniej jednak był on monitorowany. Dodatkowo we wniosku o dofinansowanie Beneficjent określił następujące wskaźniki rezultatu: 1. Liczba osób, które zostały zatrudnione na stanowiskach pracy utworzonych w ramach wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy; 2. Liczba osób, które otrzymały zaświadczenia potwierdzające odbycie stażu; 3. Liczba osób, które otrzymały zaświadczenia po odbyciu przygotowania zawodowego; 4. Liczba osób, które otrzymały zaświadczenia po odbyciu szkolenia; 5. Liczba osób, które podjęły zatrudnienie po zakończeniu udziału w projekcie. Analizując projekt pod kątem jego zgodności z programami promocji zatrudnienia można stwierdzić, że cele projektu zgodne są ze Strategią rozwoju województwa podkarpackiego na lata (wydane przez Zarząd Województwa Podkarpackiego, Rzeszów, październik 2006 r.). W rozdziale 7. Strategii poświęconemu kapitałowi społecznemu, Priorytet 2. Wzmocnienie jakościowego rozwoju zasobów pracy regionu, zgodnie z kierunkiem działania 1. Wzrost zatrudnialności osób bezrobotnych i biernych zawodowo zapisano Celem realizowanych działań powinno być umożliwienie wejścia i powrotu na rynek pracy osobom znajdującym sie w szczególnie trudnej sytuacji, zapobieganie długotrwałemu bezrobociu, marginalizacji oraz wykluczeniu społecznemu. Wskazany kierunek realizowany będzie przy wykorzystaniu m.in. takich działań jak: wsparcie grup szczególnego ryzyka dla zwiększenia ich szans na zatrudnienie (osób młodych, długotrwale bezrobotnych, bezrobotnych bez kwalifikacji, bezrobotnych po 50 roku życia, osób niepełnosprawnych) oraz wspieranie rozwoju przedsiębiorczości 2. Zarówno zakres podmiotowy jak i przedmiotowy projektu w pełni wpisuje się w założenia powyższej strategii. Cele i działania projektu wpisują się również w Strategię Rozwoju Społeczno-Gospodarczego Powiatu Ropczycko Sędziszowskiego do 2009 r. wydaną przez Starostwo powiatowe w Ropczycach w 2004 r. a w szczególności w Cel szczegółowy nr 1.3. Wspieranie i inicjowanie rozwoju małych i średnich przedsiębiorstw, który realizowany ma być m.in. poprzez promocję szerszego udziału małych i średnich przedsiębiorstw w programach UE, oraz Cel szczegółowy 1.5 Kształtowanie postaw przedsiębiorczych wśród mieszkańców powiatu. 2 str. 126 Strategii Badanie ewaluacyjne współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 10

11 Działania projektu w pełni wpisują się w zadania i zakres przewidzianych do realizacji prac wymienionych w uchwale Rady Powiatu Kierunki Rozwoju Społeczno Gospodarczego Powiatu Ropczycko Sędziszowskiego na lata (nr VIII/53/2007 z dnia 29 czerwca 2007 r.) w ramach Programu społecznego w zakresie Powiatowego Urzędu Pracy Projekt systemowy analiza działań projektu Zasadniczy problem powiatu ropczycko-sędziszowskiego jest słaba podaż ofert pracy. Powiat posiada przemysłowo-rolniczy charakter a jego gospodarka charakteryzuje się największym udziałem małych i średnich przedsiębiorstw o silnym skupieniu w okolicach miast Ropczyce i Sędziszów Małopolski. Lokalny rynek pracy jest od lat ubogi w oferty zatrudnienia, co dodatkowo skomplikowała zła koniunktura wywołana ogólnoświatowym kryzysem. To w połączeniu z brakiem doświadczenia zawodowego i umiejętności poruszania się po rynku pracy, stanowi dla osób bezrobotnych z powiatu poważną barierę w znalezieniu pracy i jej późniejszym utrzymaniu. Dlatego w realizowanym w latach 2008 i 2009 przez PUP w Ropczycach projekcie systemowym podjęto działania mające na celu zminimalizowanie tych trudności i zwiększenie szans na znalezienie zatrudnienia, szczególnie przez osoby długotrwale bezrobotne znajdujące się w szczególnej sytuacji na rynku pracy. Katalog działań realizowanych w ramach projektów systemowych zdefiniowano w opisie Poddziałania PO KL. Katalog ten pochodzi z ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415, z późn. zm.). Do działań tych należą: szkolenia, staże, przygotowanie zawodowe w miejscu pracy, prace interwencyjne, refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy, przyznanie jednorazowych środków na rozpoczęcie działalności gospodarczej. Działania jakie zaoferowano w projekcie były wynikiem przeprowadzonych przez Beneficjenta analiz zapotrzebowania na poszczególne formy wsparcia w powiecie. W badanym okresie Beneficjent zastosował wszystkie formy wsparcia, przy czym, w roku 2009 w ramach projektu nie realizowano już form wsparcia w postaci: refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy oraz przygotowania zawodowego, natomiast prace interwencyjne były jedynie kontynuowane w stosunku do osób, które rozpoczęły tę formę wsparcia w roku poprzednim. Ponadto w ramach środków przeznaczonych na realizację ww. form wsparcia przewidziane zostały następujące działania wspierające : zwrot kosztów dojazdu, wypłata stypendiów stażowych, dodatków szkoleniowych, refundacja kosztów badań lekarskich Analiza realizacji wskaźników Wskaźniki produktu Weryfikację wskaźników produktu w projekcie w okresie przeprowadzono na podstawie Bilansu realizacji projektu systemowego. We wnioskach o dofinansowanie projektu określono wartość docelową wskaźnika produktu Liczba osób, które zakończyły udział w projekcie na poziomie 1108 osób. W toku realizacji projektu w badanym okresie osiągnęła ona kumulatywnie wartość 1034, zatem stopień realizacji tego wskaźnika wynosi 93,32%. Wskaźnik liczby osób, które uzyskały środki na podjęcie działalności gospodarczej zrealizowano zgodnie z założeniami projektu a więc w 100%. Dla trzeciego z wymienionych na wykresie wskaźników nie określono we wnioskach o dofinansowanie projektu wartości docelowej. Realizację wskaźników produktu pokazuje poniższy wykres. Badanie ewaluacyjne współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 11

12 Wykres 1. Realizacja wskaźników produktu za lata Liczba osób, która zakończyła udział w projekcie wartość docelowa wskaźnika Liczba osób, które uzyskały środki na podjęcie działalności gospodarczej Liczba osób bezrobotnych w wieku 15-24, które otrzymały wsparcie w ramach Priorytetu w okresie pierwszych 100 dni od dnia zarejestrowania jako bezrobotne wartość wskaźnika osiągnięta kumulatywnie a w tym: mężczyźni kobiety Należy zauważyć, że wśród osób które zakończyły udział w projekcie, blisko połowę bo 47,9% stanowiły osoby młode z grupy wiekowej lata. Dane te po części znajdują uzasadnienie w statystyce osób zarejestrowanych w PUP. Zgodnie z danymi pochodzącymi z wniosku o dofinansowanie na rok 2009 (pkt 3.2 "Grupy docelowe") wg stanu na dzień r. osoby zarejestrowane w PUP jako bezrobotne do 25 roku życia stanowiły 25,4% ogółu zarejestrowanych. Zatem osoby młode stanowią dużą populację potencjalnych uczestników projektu. Analizując realizację wskaźników produktu pod kątem płci Beneficjentów Ostatecznych stwierdzić można, że projekt jest realizowany zgodnie z polityką równości szans. Kobiety stanowiły 56,47% osób, które zakończyły udział w projekcie (584 z 1034 osób). Spośród osób, które zakończyły udział w projekcie zdecydowaną większość stanowiły osoby znajdujące się w szczególnie trudnej sytuacji na rynku pracy (75%). Ponadto osoby te stanowiły aż 85,7% wszystkich osób, które uzyskały w ramach projektu środki na rozpoczęcie działalności gospodarczej. Z powyższego wynika, że osoby te znalazły się w szczególnym zainteresowaniu Beneficjenta realizującego projekt. Realizacja wskaźników projektu, dotyczących osób znajdujących się w szczególnie trudnej sytuacji na rynku pracy obrazuje poniższy wykres: Wykres 2. Realizacja wskaźników produktu - osoby w szczególnie trudnej sytuacji na rynku pracy. kumulatywnie a w tym: Liczba osób w szczególnie trudnej sytuacji na rynku pracy, które uzyskały środki na podjęcie działalności gospodarczej osoby z terenów wiejskich osoby długotrwale bezrobotne Liczba osób w szczególnie trudnej sytuacji na rynku pracy, która zakończyła udział w projekcie Badanie ewaluacyjne współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 12

13 Należy nadmienić, iż wartość wskaźnika liczby osób, które uzyskały środki na podjęcie działalności gospodarczej w kategorii osób znajdujących się szczególnej sytuacji na rynku pracy, z założonej na poziomie 177 os. osiągnął na koniec 2009 r. wartość 193 os. co stanowi stopień realizacji na poziomie 109%. Analiza wskaźników produktu wskazuje na dysproporcję pomiędzy liczbą kobiet i mężczyzn, którym przyznano środki na podjęcie działalności gospodarczej. Wśród 225 osób, którym przyznano środki, 80 to kobiety co stanowi 35,5% ogółu przyznanych środków na rozpoczęcie działalności gospodarczej. Taki stan rzeczy wynika jednak z ogólnie mniejszego zainteresowania kobiet zakładaniem własnej działalności gospodarczej. Potwierdzają to przedstawione przez Beneficjenta ogólne statystyki z badanego okresu. Z ogólnej liczby składanych do Urzędu wniosków o dotacje w roku 2008, 32% tych wniosków zostało złożonych przez Panie. W roku 2009 wynik ten wyniósł 36%. Liczba nie udzielonych dotacji w roku 2008 jest w stosunku do obu płci podobna (7K i 9M) a w 2009 relacja ta wypada na korzyść dla kobiet (10 odrzuconych w stosunku do 27. odrzuconych mężczyznom). Najczęstsze powody nie udzielenia dotacji to przede wszystkim rezygnacja, czy to z powodu wyjazdu, szkolenia, braku wynajętego lokalu, braku odpowiedniego zabezpieczenia czy zmiany zdania). Rzadko zdarzał się też brak odpowiedniego statusu bezrobotnego (tzn. wnioskujący był poszukującym pracy, lub został wyrejestrowany za niezgłoszenie). Po dogłębnej analizie stwierdzić należy, iż wspomniana dysproporcja nie jest wynikiem świadomego działania bądź zaniechania ze strony Beneficjenta. Należało by w tym przypadku, w miarę możliwości, rozważyć położenie większego nacisku na promocję samozatrudnienia wśród kobiet, w ramach realizowanego projektu. W zakresie sytuacji kobiet w projekcie odniesiemy się szerzej w ramach analizy obszaru badawczego "Działania projektu (patrz podsumowanie dla tego obszaru). Wskaźniki rezultatu Dla wskaźnika rezultatu Liczba utworzonych miejsc pracy w ramach udzielonych z EFS środków na podjęcie działalności gospodarczej Beneficjent nie określił we wniosku o dofinansowanie wartości docelowej. Niemniej jednak w niemal 100% pokrywa się on z kolei z realizacją wskaźnika produktu Liczba osób, które uzyskały środki na podjęcie działalności gospodarczej 3. Wobec powyższego należy uznać, iż wskaźnik rezultatu stanowi rozwinięcie i logiczne uzupełnienie wskaźnika produktu w tym zakresie, przez co w całości wypełnia przewidziane w projekcie wartości docelowe (wskaźnik ten w badanym okresie wyniósł 222, natomiast odpowiednio: 98 w roku 2008 i 124 w roku 2009). We wnioskach o dofinansowanie projektu w latach 2008 i 2009 Beneficjent określił dodatkowe wskaźniki rezultatu, monitorowane za pomocą tabeli nr 5 Bilansu. Analizując realizację dodatkowych wskaźników rezultatu stwierdzić można, że wszystkie są zrealizowane na poziomie bliskim 100%. Na szczególną uwagę zasługuje wskaźnik liczba osób, które podjęły zatrudnienie po zakończeniu udziału w projekcie. Nie tylko przekroczył on zakładaną wartość docelową (realizacja na poziomie 107%) ale i decyduje o wysokiej skuteczności działań podejmowanych w projekcie, gdyż mówi nam o tym, że pracę znalazło 28% osób, które zakończyły udział w projekcie w okresie r. (w roku 2008 r. wskaźnik ten wyniósł 31,75% natomiast w 2009 r. 22,45%). Jeśli uwzględnimy tu jeszcze podstawowy wskaźnik rezultatu jakim jest Liczba utworzonych miejsc pracy w ramach udzielonych z EFS środków na podjęcie działalności gospodarczej to efektywność projektu w badanym okresie wyniesie ostatecznie 49,5% (i odpowiednio 49% w 2008 oraz 48% w 2009 r) co jest bardzo dobrym wynikiem. Stopień realizacji tych wskaźników przedstawia poniższy wykres. 3 Różnica wynika jedynie z faktu, iż 3 osoby rozpoczęły udział pod koniec 2009 i kontynuowały udział w I kwartale roku Badanie ewaluacyjne współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 13

14 Wykres 3. Realizacja dodatkowych wskaźników rezultatu za okres 2008 i 2009: Liczba osób, które otzrymały zaświadczenia po odbyciu szkolenia Liczba osób, które otrzymały zaświadczenia po odbyciu przygotowania zawodowego Liczba osób, które uzyskały zaświadczenia potwierdzające odbycie stażu Liczba osób, które zostały zatrudnione na stanowiskach pracy utworzonych w ramach wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy Wartośc osiągnieta kumulatywnie Wartośc docelowa wskaźnika Liczba osób, które podjęły zatrudnienie po zakończeniu udziału w projekcie Podsumowanie Projektodawca zdefiniował cele projektu systemowego w zgodności z hierarchią celów wskazanych w dokumentach programowych PO KL (Poddziałanie 6.1.3, Działanie 6.1 i Priorytet VI). Wskaźniki realizacji projektu zostały oparte na systemie wskaźników opracowanych dla projektów systemowych, realizowanych przez Powiatowe Urzędy Pracy w ramach Poddziałania Dodatkowo działania, jakie zastosowano w projekcie, pochodzą z katalogu działań określonych dla projektów realizowanych w ramach Poddziałania oraz przewidzianych w ustawie. W zakresie zgodności z programami promocji zatrudnienia i aktywizacji lokalnego rynku pracy należy stwierdzić, iż cele, działania, wskaźniki i grupy docelowe określone w projekcie pt. Więcej szans w powiecie ropczycko-sędziszowskim są tożsame z tymi, identyfikowanymi w regionalnych strategiach/programach przeciwdziałania problemom właściwym dla tutejszego rynku pracy. Analiza pytania kluczowego nr 1 w zakresie trafności (adekwatności) wskazuje jednoznacznie, iż działania realizowane w ramach projektu systemowego w bardzo wysokim stopniu przyczyniają się do realizacji celów i wskaźników określonych w dokumentach programowych. Wyniki realizacji wskaźników produktu i rezultatu projektu świadczą o tym, że wdrażany projekt w bardzo wysokim stopniu odpowiada na faktyczne zapotrzebowanie ze strony jego uczestników. Katalog instrumentów zastosowanych w projekcie stanowi odpowiedź na istniejące problemy społecznogospodarcze w regionie. Dzięki temu udział w projekcie jest dla uczestniczących w nim osób wartością dającą wiarę na zmianę ich sytuacji życiowej. Beneficjent realizując projekt systemowy zwrócił szczególną uwagę na osoby znajdujące się w szczególnie trudnej sytuacji na rynku pracy te osoby stanowiły najliczniejszą grupę odbiorców wsparcia. Badanie ewaluacyjne współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 14

15 Ponadto projekt realizowany był z zachowaniem zasady równości szans, kobiety stanowiły większą liczbę uczestników projektu niż mężczyźni. Jedynym polem wymagającym od Beneficjenta uwagi w zakresie niniejszego pytania kluczowego jest pewna dysproporcja w liczbie dotacji na rozpoczęcie działalności gospodarczej udzielanych mężczyznom i kobietom. Jak już stwierdzono nie wynika to ze świadomego działania bądź zaniechania Beneficjenta, jednakże należy zwrócić uwagę na ten problem w kolejnych latach realizacji projektu systemowego (patrz: analiza obszaru badawczego "Działania projektu", w tym również podsumowania dla tego obszaru) Zarządzanie projektem Pytanie kluczowe nr 6: W jakim stopniu projekt systemowy Więcej szans w powiecie ropczycko-sędziszowskim w Poddziałaniu PO KL jest skutecznie zarządzany? Odpowiedź na pytanie kluczowe w niniejszym punkcie przeprowadzono w oparciu o analizę informacji zebranych w ramach wywiadu IDI oraz analizę danych zastanych. W zakresie analizy danych zastanych badaniu poddano Postęp finansowy i rzeczowy realizacji projektu za lata 2008 i 2009, dane finansowe pochodzące z wniosków o płatność, jak również informacje dotyczące przeprowadzonych modyfikacji wniosku o dofinansowanie. Jak już stwierdziliśmy w ramach analizy pytania kluczowego nr 1, projekt wypełnia wszystkie wskaźniki na poziomie ok. 100%. Niejednokrotnie założony poziom wskaźników jest przekroczony w toku realizacji projektu. Wymaga to od Beneficjenta dużego wysiłku organizacyjnego, posiadania odpowiedniej kadry oraz zastosowania dobrych procedur wewnętrznych, umożliwiających sprawne pokonywanie napotykanych problemów. Przykłady dobrych praktyk pojawiają się na różnych poziomach i etapach wdrażania projektu. Przed opracowaniem wniosku o dofinansowanie Beneficjent wyselekcjonował optymalne formy wsparcia opierając się na dostępnej wiedzy oraz dokonanych analizach zapotrzebowania obserwowanego na lokalnym rynku pracy. Analizy wykazały, iż ze strony potencjalnych beneficjentów istnieje szczególnie duże zapotrzebowanie na środki na rozpoczęcie działalności gospodarczej oraz na udział w stażach, a ponieważ duże zainteresowanie stażami zgłosili również pracodawcy, ta forma wsparcia stała się główną, prowadzoną w ramach realizowanego projektu. Osoby zajmujące się merytoryczną realizacją projektu u Beneficjenta są szczegółowo informowane przez koordynatora projektu nt. specyfiki realizacji projektu w danym roku, tak aby projekt był realizowany zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie. Informacje te są przekazywane na spotkaniach na bieżąco organizowanych w trakcie realizacji projektu. W zakresie zapewnienia odpowiedniego poziomu informacji i promocji projektu, Beneficjent w głównej mierze wykorzystuje własną stronę internetową. Na stronie zamieszczane są informacje o dostępnych formach wsparcia oraz możliwościach korzystania z nich. Informacje o projekcie przekazywane są również za pośrednictwem tablicy informacyjnej urzędu, prasy oraz poprzez dystrybucję ulotek. Zdaniem Beneficjenta wszystkie niezbędne informacje docierają do zainteresowanych, co potwierdzają pracownicy merytoryczni kontaktujący się na bieżąco z potencjalnymi uczestnikami. Zainteresowani udziałem mają możliwość uzyskania niezbędnych informacji za pośrednictwem pracowników merytorycznych, którzy są na bieżąco instruowani przez koordynatora projektu o wszelkich zmianach zachodzących w ramach projektu. Funkcjonuje również sprawny system przepływu informacji od uczestników do osób koordynujących projekt. Uczestnicy projektu mogą w trakcie realizacji wsparcia zgłaszać problemy telefonicznie lub osobiście pracownikom merytorycznym, zajmującym się obsługą danej formy wsparcia, po czym informacje te są następnie przekazywane do koordynatora projektu, gdzie zostają zweryfikowane. Beneficjent realizuje obowiązki wynikające z informowania i promowania projektu na zewnątrz. Biuro projektu jest oznaczone odpowiednią tablicą informacyjną. Badanie ewaluacyjne współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 15

16 Rysunek 2. Struktura wdrażania projektu systemowego w PUP w Ropczycach Zarządzanie, koordynacja, wdrażanie Koordynator projektu Kwestie merytoryczne związane z realizacją projektu, kontakt z uczestnikami Pracownik merytoryczny PUP Pracownik merytoryczny PUP Uczestnicy projektu Uczestnik Uczestnik Uczestnik Uczestnik Zgodnie z powyższym, zarządzanie projektem leży w gestii koordynatora. Przepływ informacji na linii koordynator pracownicy merytoryczni funkcjonuje w ocenie beneficjenta bez zakłóceń. Merytoryczną stroną projektu zajmują się osoby zatrudnione w poszczególnych działach urzędu i każda z nich odpowiada za jedną konkretną formę wsparcia. Osoby te wykonują pracę w ramach projektu w ramach swoich obowiązków służbowych. W ocenie Beneficjenta pozostające w jego dyspozycji zasoby lokalowe niezbędne do realizacji projektu są wystarczające. Jak wynika z wywiadu IDI, zasoby kadrowe do realizacji procesu nadzoru i zarządzania projektem również są wystarczające. Przydałaby się jednak pomoc na stanowisku pracownika merytorycznego w zakresie organizacji staży. W chwili obecnej obsługą tej formy wsparcia zajmuje się tylko jedna osoba. Zajmuje się ona nie tylko organizacją staży w ramach projektu, ale przede wszystkim w ramach działalności statutowej Urzędu. Zgodnie z tabelą Bilans Postępu Finansowego wydatki poniesione na realizację projektu w roku 2008 wyniosły ,48 i zostały rozliczone w 99,90 % w stosunku do założonej na ten rok kwoty. Dla porównania w roku 2009 wyniosły one ,42 zł i zostały rozliczone w 99,86% w stosunku do założonej kwoty. Taki stopień wykorzystania środków należy uznać za bardzo wysoki, biorąc pod uwagę dodatkowo fakt, iż Beneficjent musi bardzo uważnie monitorować przebieg realizacji poszczególnych form wsparcia i szybko reagować na zachodzące podczas realizacji w projekcie zmiany. W projekcie, w którym uczestniczy w każdym roku po kilkaset osób zmiany te są rzeczą naturalną. W roku 2008 istotnych zmian dokonano dwukrotnie, miały one charakter zbiorczy i wiązały się one ze zmniejszeniem lub zmianą liczby osób biorących udział w poszczególnych formach wsparcia co skutkowało zmniejszeniem ogólnej sumy dofinansowania. Dla porównania z kolei w roku 2009 wprowadzono zmiany dotyczące zwiększenia liczby beneficjentów ostatecznych projektu a co za tym idzie zwiększenia sumy dofinansowania projektu. Oznacza to, iż poza bardzo dobrym zarządzaniem merytoryczną stroną realizacji projektu, Beneficjent w sposób równie dobry wywiązuje się z zarządzania finansowego powierzonymi mu środkami publicznymi. Jak potwierdza wywiad z osobą koordynującą projekt, zadania są realizowane na bieżąco i bez opóźnień. Podsumowanie Analiza pytania kluczowego nr 2 w zakresie kryterium skuteczności wskazuje, iż sprawny sposób zarządzania projektem w decydującym stopniu przyczynił się do realizacji celów projektu systemowego, a co za tym idzie celów Poddziałania PO KL Problemy w trakcie realizacji projektu Pytanie kluczowe nr 3: Badanie ewaluacyjne współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 16

17 Jakiego rodzaju problemów doświadcza Beneficjent systemowy w trakcie realizacji projektu systemowego Więcej szans w powiecie ropczycko-sędziszowskim w ramach Poddziałania PO KL? Odpowiedź na pytanie kluczowe w niniejszym punkcie przeprowadzono w oparciu o analizę informacji zebranych w ramach wywiadu IDI (analiza skuteczności projektu). Podstawowe kwestie problemowe pojawiające się w projekcie znajdują swe źródło w dwóch obszarach: z jednej strony w otoczeniu zewnętrznym projektu, z drugiej zaś wynikają ze skali tego przedsięwzięcia oraz jego społecznego charakteru, gdzie przede wszystkim oddziaływuje czynnik ludzki. W pierwszym obszarze zasygnalizowane przez Beneficjenta problemy to zbyt częste zmiany przepisów, regulujących kwestie realizacji projektów systemowych. Wśród wymienionych jako przykłady podać można zmiany zasad sprawozdawczości czy zasad finansowania. Przykładowo w jednym roku beneficjentem formy wsparcia doposażenie miejsc pracy wymienianym w systemie sprawozdawczości merytorycznej była osoba bezrobotna a już w kolejnym był nim pracodawca. Taka sytuacja stanowi pewne utrudnienie i w sposób negatywny wpływa na realizację projektu, ponieważ wynika z niej konieczność korygowania sprawozdań (załącznik nr 2 do wniosku o płatność). Jest to szczególnie uciążliwe w przypadku takich form wsparcia w których beneficjenci rozpoczynają udział w danym roku i kontynuują w roku następnym. Niekiedy Beneficjent jest zmuszony prowadzić w tym zakresie działania wstecz, co z kolei powoduje spiętrzenie pracy dla zespołu zajmującego się projektem. W sytuacjach nagromadzenia zadań, pracownicy zaangażowani przy projekcie są zmuszeni poświęcać swój dodatkowy czas, i to jedynie zapewnia, że pomimo tych problemów projekt jest realizowany zgodnie z harmonogramem. W ocenie Beneficjenta, zbyt częste zmiany przepisów niekorzystnie wpływają na realizację projektu, który w gruncie rzeczy jest projektem wieloletnim. Utrudnieniem w realizacji projektu może też okazać się zmiana osoby na stanowisku opiekuna projektu ze strony Instytucji Pośredniczącej. W badanym przypadku zmiana ta miała miejsce raz i spowodowała odmienne niż uprzednio wymagania od Beneficjenta co do sposobu opisywania sprawozdań. Nasuwa to wniosek, iż osoby przygotowywane do objęcia stanowisk opiekunów projektów w IP powinny być do tego przygotowywane w oparciu o jednolity system standardów i wymogów sprawozdawczości stawianych Beneficjentom. Z obszaru otoczenie negatywny wpływ na projekt w ocenie Beneficjenta miały także takie zjawiska jak powódź i kryzys gospodarczy. Są to zjawiska na które Beneficjent nie ma wpływu a które niekorzystnie wpłynęły na efektywność projektu (dla przypomnienia w roku 2008 r. pracę znalazło 31,75% uczestników, natomiast w 2009 r. już tylko 22,45%). W drugim z wymienionych powyżej obszarów, jak już wspomniano źródłem pojawiających się w projekcie problemów jest skala całego przedsięwzięcia. Zgodnie z danymi z bilansu z ogólnej liczby 1085 osób, które rozpoczęły udział w projekcie w badanym okresie , udział przerwało 48 osób, z czego najczęściej bo 35 osób przerwało udział w stażu, w pracach interwencyjnych 8, w trakcie przygotowania zawodowego zrezygnowały 4 osoby, natomiast ze szkolenia 1 osoba. Jest to istotne z punktu widzenia pojawiających się trudności, gdyż udział tak wielu osób w poszczególnych formach wsparcie nakłada na Beneficjenta obowiązek dystrybucji świadczeń pieniężnych w formie stypendiów, zwrotów kosztów dojazdów itp. Jakakolwiek zmiana w gronie uczestników, np. rezygnacja z udziału, zmiana formy udzielanego wsparcia, oznacza niewykorzystane środki i pociąga za sobą konieczność ich realokacji. Przykładowo do najczęstszych przyczyn przerwania udziału w stażach należą: rozpoczęcie roku akademickiego (w tej formie wsparcia w większości udział biorą ludzie młodzi, często starający się dostać na studia) i wyjazdy za granicę. Zdarzają się i takie, spowodowane niewłaściwym traktowaniem stażysty przez pracodawcę. Przerwanie udziału uczestnika nie tylko w tej, ale i w innych formach wsparcia wymaga od Beneficjenta dużej elastyczności i gotowości do szybkiego podejmowania decyzji nt. dalszego procedowania z niewykorzystanymi środkami. Procedura ponownego zagospodarowania powstałych oszczędności wymaga przeprowadzenia modyfikacji wniosku w porozumieniu z WUP. Podsumowanie Analiza pytania kluczowego w zakresie kryterium skuteczności wskazuje, iż Beneficjent nie napotyka wielu problemów związanych z prowadzeniem projektu systemowego. Do istotnych zjawisk powodujących powstawanie problemów należą: zmiany wytycznych, zwłaszcza w zakresie sposobu prowadzenia sprawozdawczości co powoduje konieczność wykonywania dwu lub wielokrotnie tej samej pracy, oraz Badanie ewaluacyjne współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 17

18 problemy z płynnym udziałem uczestników w ramach poszczególnych form wsparcia wymagających stałego i bardzo dokładnego monitorowania idącego w ślad za tym przepływu wykorzystanych środków Sposoby radzenia sobie z problemami Pytanie kluczowe nr 4: Jakie działania podejmuje PUP w Ropczycach w celu rozwiązania pojawiających się problemów? Z kim się kontaktuje? Jakie metody i sposoby wykorzystują w celu rozwiązania problemów? Gdzie poszukuje informacji? Od kogo uzyskuje ewentualną pomoc? Odpowiedź na pytanie kluczowe w niniejszym punkcie przeprowadzono w oparciu o analizę informacji zebranych w ramach wywiadu IDI (analiza skuteczności). W przypadku potencjalnych problemów mogących wynikać ze specyfiki projektu a więc np. zmian zachodzących wśród uczestników (przerwania udziału w formach wsparcia, rezygnacje), Beneficjent nie odnotował wielu tego typu przypadków. Nie jest to zatem czynnik ryzyka rzutujący na realizację projektu. Jak już stwierdzono, budżet projektu jest wykorzystany w 100%. Nawet w sytuacji gdy pojawiają się dodatkowe środki do wykorzystania, są one skutecznie realokowane. Świadczy to o dużej skuteczności prowadzonego przez osoby kierujące projektem monitoringu rzeczowej i finansowej realizacji projektu. Ponadto zapewniono sprawny przepływ informacji o ewentualnych sytuacjach problemowych zgłaszanych przez samych beneficjentów ostatecznych. Zgłoszenia te są weryfikowane i w razie konieczności podejmowane są działania wyjaśniające. Przykładowo, koordynator projektu angażuje się w rozwiązywanie problemów w ramach organizowanych w razie potrzeby trójstronnych spotkań wyjaśniających (tj. z uczestnikiem, który zgłasza problem i z pracodawcą). Z kolei w rozwiązywaniu problemów, związanych ze zmieniającymi się przepisami i interpretacjami, Beneficjent jest w dużej mierze zdany na własne siły. Są to problemy, na które Beneficjent reaguje na bieżąco, w zależności od skali ich skomplikowania. Funkcjonuje jednak w tym zakresie nieformalna współpraca i wymiana informacji i doświadczeń pomiędzy osobami prowadzącymi projekty systemowe w poszczególnych Urzędach Pracy. W przypadku pojawiających się problemów bądź niejasności w jednym z powiatów, o sytuacji informowane są również inne powiaty. Podsumowanie Analiza pytania kluczowego nr 4 w zakresie kryterium skuteczności wskazuje, iż Beneficjent napotyka w trakcie realizacji projektu na problemy, z którymi jednak bardzo dobrze sobie radzi. System monitoringu rzeczowego i finansowego u Beneficjenta działa sprawnie i wydajnie, zastosowano w projekcie rozwiązania zapewniające dobry przepływ informacji pomiędzy osobą koordynującą projekt a pracownikami merytorycznymi i uczestnikami i odwrotnie, Beneficjent w procesie zarządzania korzysta z doświadczeń innych PUP realizujących projekty systemowe. Napotykane problemy i wątpliwości są rozwiązywane na bieżąco przez pracowników PUP, którzy korzystają z własnej nieformalnej sieci kontaktów. Generalnie kluczową rolę w rozwiązywaniu pojawiających się problemów odgrywa duże doświadczenie i zaangażowanie ze strony kadry obsługującej projekt Zarządzanie projektem w ocenie beneficjentów ostatecznych Pytanie kluczowe dodatkowe w ramach wywiadu CATI: Czy sposób organizacji wsparcia był zgodny z oczekiwaniami jego uczestników (przepływ informacji, organizacja zajęć, przygotowanie merytoryczne, przekazywanie wiedzy, atmosfera na zajęciach, etc.)? W tej części badania celem była ocena, na ile sposób realizacji projektu był zgodny z oczekiwaniami uczestników. Tym samym ocenialiśmy skuteczność realizacji celów projektu z punktu widzenia ostatecznych odbiorców wsparcia. Badanie ewaluacyjne współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 18

19 Wykres 4. Odpowiedzi na pytanie P14: Czy sposób realizacji wsparcia był zgodny z Pana/i oczekiwaniami? 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 79% 79% 79% mężczyźni kobiety razem 16% 20% 18% 6% 2% 3% tak nie trudno powiedziec Dane uzyskane za pomocą CATI w dużej mierze potwierdzają wnioski płynące z analizy danych zastanych oraz wywiadu IDI. Wyniki anonimowej ankiety potwierdziły, że prawie 80% uczestników projektu jest zadowolonych ze sposobu realizacji wsparcia. Tylko 3% oświadczyło, że sposób realizacji nie był zgodny z oczekiwaniami. 20% kobiet i 16% mężczyzn nie miało jasnego zdania w tej sprawie. Kolejne pytanie CATI zostało zadane tym spośród respondentów (łącznie 59 osób), którzy w pytaniu P14 ocenili sposób realizacji wsparcia negatywnie bądź niejednoznacznie. Pytanie miało na celu określenie, czy negatywne elementy realizacji były związane z działaniami Urzędu czy działaniami realizowanymi poza Urzędem. Respondenci w tym samym stopniu zgłaszali uwagi do działań Urzędu i organizacji wsparcia poza Urzędem (po 26% - tj. 16 badanych) najwięcej respondentów wskazało jednak na Inne (48% - 29 osób). Wykres 5. Odpowiedzi na pytanie P15: Które z poniższych elementów nie spełniły Pana/i oczekiwań? 48% 26% 26% sposób organizacji wsparcia przez Urzad Pracy ( przepływ informacji, materiały, atmosfera itp.) Co szczególnie nie podobalo się Panu/i w tym zakresie? jakość organizacji wsparcia poza Urzedem Pracy (trenerów, opiekunow itp.) Co szczegółnie nie podobało się Panu/i w tym zakresie? inne (jakie?) Badanie ewaluacyjne współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 19

20 Przed szczegółową analizą uwag warto podkreślić, że 38% (23 odpowiedzi) proszonych o konkretne uwagi poprzestawała na stwierdzeniach typu: trudno powiedzieć ; nie mam zdania. Odpowiedzi tego typu najczęściej notowano w kategorii Inne. Badani w obszarze organizacji wsparcia po stronie PUP zgłaszali: 1. niewystarczający poziom pomocy w znalezieniu pracy po projekcie, 2. problemy z dostępem do informacji o projekcie. Ad 1) Najczęściej wskazywano na brak pracy po projekcie na ich podstawie można wnioskować, że negatywne podejście do projektu ma swoje źródło często w tym, że osoba nie znalazła po nim pracy. Ad 2) W odniesieniu do uwag krytycznych nt. poziomu informowania o projekcie, zgodnie z opinią Beneficjenta zapewnił on odpowiedni dostęp do informacji o projekcie. Analiza danych zebranych w trakcie wywiadu IDI, jak również informacji zebranych w trakcie CATI dla obszaru badawczego "Uczestnik", nie wskazuje jednoznacznie na deficyt informacji o projekcie. Mając jednak na uwadze fakt, że jak największa liczba potencjalnych uczestników powinna mieć równe szanse udziału w projekcie oraz, że jakość i forma przekazanych informacji przez pracowników urzędu może decydować o udziale w projekcie, należy położyć nacisk na przekazywanie informacji za pośrednictwem najbardziej efektywnych instrumentów, tzn. lokalnych mediów, strony www oraz spotkań grupowych z potencjalnymi uczestnikami projektu. Jako zalecenie ewaluacyjne proponuje się by, Beneficjent opracował i wdrożył procedury mające zapewnić udzielanie przez pracowników pierwszego kontaktu odpowiednich informacji o uczestnictwie w projekcie. W tym zakresie należy położyć szczególny nacisk na to, aby mieli oni świadomość istotności roli, jaką odgrywają w procesie informowania potencjalnych uczestników o projekcie. W aspekcie jakości organizacji wsparcia poza PUP respondenci wskazywali na problemy ze współpracą z przedsiębiorcami u których odbywano staże, głównie problemy te przejawiały się w braku zatrudnienia po stażu. Jak się można domyślać dla części pracodawców staż z założenia jest jedynie szansą zmniejszenia kosztów pracy. Uwagi dotyczące staży należy jednak analizować w kontekście ogólnej stosunkowo wysokiej oceny tej formy wsparcia, którą przedstawimy w późniejszych rozdziałach (kwestia oceny poszczególnych form wsparcia zostanie w sposób bardziej szczegółowy zaprezentowana w ramach analizy obszaru badawczego "Działania projektu"). Podsumowując należy stwierdzić, iż rozkład analizowanych odpowiedzi świadczy o tym, że negatywna bądź niejednoznaczna ocena projektu wynika w głównej mierze z przyczyn pozamerytorycznych w większości przypadków nie zależnych od organizatora wsparcia, na które nie ma on bezpośredniego wpływu (np. na sytuacje na otwartym rynku pracy). Natomiast w przyszłości należy rozważyć możliwość podejmowania bardziej restrykcyjnych działań w stosunku do przedsiębiorców będących organizatorami staży dla osób bezrobotnych w ramach projektu, by zwiększyć odsetek zatrudnień uczestników po odbyciu stażu. Celem pogłębienia wiedzy na temat oceny sposobu realizacji projektu zapytaliśmy uczestników, czy w ich ocenie zaoferowana pomoc była wystarczająca. Rozkład odpowiedzi na pytanie P16 wśród kobiet i mężczyzn wykazał niewielkie dysproporcje podczas gdy 80% kobiet uznała pomoc za wystarczającą wśród mężczyzn odsetek ten wyniósł 69%. Tak ujawniona dysproporcja może świadczyć o większych wymaganiach i oczekiwaniach tych ostatnich. Ogółem 76% respondentów zadeklarowało, że pomoc była wystarczająca. Wykres 6. Odpowiedzi na pytanie P16: Czy pomoc zaoferowana w tym projekcie była dla Pana/i wystarczająca? Badanie ewaluacyjne współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 20