INSTRUKCJA KASOWA. I. Informacje ogólne

Transkrypt

1 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Miasta Piastowa Nr 62/2015 z r. INSTRUKCJA KASOWA Instrukcja kasowa określa zasady i warunki, jakie powinny być spełnione przy prowadzeniu gospodarki kasowej w Urzędzie Miejskim w Piastowie, oraz warunki zabezpieczenia i przechowywania wartości pieniężnych. I. Informacje ogólne Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: 1) jednostce oznacza to Urząd Miejski w Piastowie, 2) kierowniku jednostki oznacza to Burmistrza Miasta Piastowa, 3) wartościach pieniężnych oznacza to krajowe i zagraniczne znaki pieniężne, czeki, inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę, 4) kasjerze oznacza to pracownika, który przyjął obowiązki kasjera i złożył w formie pisemnej zobowiązanie o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie, 5) kasie oznacza to wyodrębniony punkt kasowy, prowadzony przez osobę, której powierzono funkcję kasjera, odpowiedzialną za gotówkę w kasie i dokonywanie operacji kasowych, odrębnie rozliczaną. II. Zasady gospodarki kasowej. 1. Podstawową zasadą gospodarki kasowej i obrotu pieniężnego jest ograniczenie obrotu gotówkowego. Obrót gotówkowy dotyczy wydatków bieżących i inwestycyjnych do kwoty zł. Powyżej tej kwoty do wydatków budżetowych stosuje się obrót bezgotówkowy za pośrednictwem rachunku bankowego. 2. Pogotowie kasowe, czyli zapas gotówki niezbędny do utrzymania płynności i wypłacalności kasy ustalany jest co rocznie przez Kierownika jednostki. 3. Gotówka przechowywana jest w kasie pancernej Urzędu, którą po zakończeniu pracy, kasjer zamyka na klucze. Czeki oraz druki ścisłego zarachowania są przechowywane w kasie pancernej, do której klucze posiada upoważniony pracownik. Klucze do kasy przechowuje kasjer. Klucze zapasowe przechowywane są w depozycie. Dodatkowo po zakończeniu pracy kasy, włączony jest system monitoringu całodobowego tylko dla kasy. 4. Kierownik jednostki zabezpiecza ochronę kasy przez całodobowy monitoring kasy oraz transport gotówki z Urzędu Miejskiego do Banku i z Banku do Urzędu Miejskiego - firma ochroniarska. Dodatkowo ubezpieczony jest transport gotówki z kasy. 1

2 5. Kasa to wyodrębniony punkt kasowy w pokoju nr 7a prowadzony przez kasjera. 6. Kasa jest pomieszczeniem z okienkiem kasowym oraz wejściem z pokoju nr 7 utrudniającym do niej dostęp interesantom, wyposażonym w urządzenia zabezpieczające tj. kraty, zamki, system alarmowy, sejf, kasę pancerną, kasetkę a także komputer. 7. Obsługa kasowa umiejscowiona jest w pionie finansowym Referat Podatków i Budżetu i podporządkowana Kierownikowi Referatu Podatków i Budżetu. Nadzór pełni Skarbnik Miasta. Kasjer posiada zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności materialnej. 8. Wszystkie wpłaty i wypłaty kasjer ujmuje w raportach kasowych w programie komputerowym KASA firmy SYGNITY Competence on Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie Al. Jerozolimskie 180 oraz w raporcie kasowym prowadzonym w systemie komputerowym DOC.pl (opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi). 10. Prawidłowość sporządzania raportu kasowego sprawdza Kierownik Referatu Podatków i Budżetu lub Skarbnik Miasta. III. Zasady przeprowadzania inwentaryzacji kasy. 1. Obowiązujące przepisy ustawy o rachunkowości stanowią co najmniej o jednorazowym w ciągu roku przeprowadzaniu pełnej inwentaryzacji kontrolnej kasy i w wyniku tej inwentaryzacji rozliczania kasjera. 2. Dniem takiej inwentaryzacji jest ostatni dzień roku obrotowego i podatkowego tj. 31 grudnia. 3. Inwentaryzacja kasy prowadzona jest także w dniu przejęcia kasy przez osobę zastępującą kasjera np. w związku z urlopem bądź z dniem zdarzenia losowego. 4. Inwentaryzacja kasy jest przeprowadzana okresowo na polecenie Kierownika Referatu Podatków i Budżetu. Fakt dokonania kontroli powinien być udokumentowany protokołem. 5. Kontroli dokonuje powołany zespół spisowy, Kierownik Referatu Podatków i Budżetu a także Skarbnik Miasta. IV. Gotówkowa forma rozliczeń pieniężnych. 1. Gotówkową formę rozliczeń pieniężnych stosuje się wyłącznie w rozliczeniu z osobami fizycznymi. 2

3 2. W kasie wpłacane są podatki i opłaty lokalne stanowiące dochody budżetowe miasta w godzinach pracy Urzędu. 3. Gotówkę z tytułu dochodów budżetowych pobraną w kasie przekazuje się do banku w dniu bieżącym a także w dniu następnym lecz nie później niż w ciągu trzech dni. 4. Zasady tej nie stosuje się w przypadku zastępstw w kasie w sytuacji choroby kasjera lub innej. V. Dokumentacja operacji kasowych. 1. Dokumentami operacyjnymi kasy sporządzanymi przy zastosowaniu komputera są: 1) dowód wpłaty KP, 2) dokument przychodowy pokwitowanie, 3) raport kasowy RK, który stanowi zestawienie wszystkich dowodów wpłat, wypłat i wykazuje stan gotówki w kasie na określony moment. 2. Dokumentem operacyjnym kasy sporządzonym metodą tradycyjną jest: dowód wpłaty KP. 3. Do dokumentów operacyjnych kasy zalicza się również: 1) czek gotówkowy stosowany przy podjęciu gotówki z banku, 2) bankowy dowód wpłaty, stosowany przy przekazywaniu gotówki do banku. VI. Dokumenty źródłowe. 1. Do dokumentów przyjmowanych przez kasjera jako dokumentów dyspozycyjnych zwanych też dokumentami źródłowymi zalicza się: 1) dowody zakupu, sprzedaży (faktury VAT, faktury korygujące, rachunki), 2) wnioski i zaliczki, 3) rozliczenia z zaliczek, 4) polecenia wyjazdu służbowego 5) rachunki za wykonane prace na podstawie umów cywilnoprawnych tj. na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, tylko gdy nie ma wskazanego rachunku bankowego, 6) inne dokumenty (noty księgowe, podania itp.), 2. W sytuacji gdy jest dowód źródłowy, uprawniający do wypłaty gotówki, kasjer dokonuje wypłaty na podstawie dowodu źródłowego. 3

4 VII Dokumenty pomocnicze. 1. Dokumenty sporządzane przez kasjera jako dokumenty pomocnicze to: 1) książka depozytów, 2) rejestr biletów opłaty targowej, 3) inne. VIII Wystawianie i zatwierdzanie dowodów kasowych. 1. Przed podjęciem lub wypłatą kasjer powinien sprawdzić czy przedkładane dowody są podpisane przez osoby upoważnione do zlecenia wypłaty lub wpłaty. 2. Wypłaconą przez kasjera gotówkę odbiorca kwituje w sposób trwały własnoręcznie na dowodzie stanowiącym podstawę wypłaty wpisując otrzymaną kwotę cyframi i zamieszczając datę odbioru gotówki i składając swój podpis. 3. Wypłacając gotówkę nieznanym osobom kasjer winien żądać okazania przez daną osobę dowodu osobistego lub innego dowodu tożsamości. 4. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy zaznaczyć, że wypłaty dokonano osobie upoważnionej na podstawie potwierdzonego urzędowo pisemnego upoważnienia. 5. Upoważnienie winno być dołączone do rozchodowego dowodu kasowego. 6. Dowody kasowe własne nie mogą być poprawiane. 7. Błędnie wpisana kwota wypłaty lub wpłaty może być poprawiana poprzez anulowanie (unieważnienie) błędnego dowodu przychodowego (dowód KP) lub błędnego dowodu kasowego rozchodowego (dowód KW) a następnie wystawienie nowego prawidłowego dowodu. 8. Dowód kasowy wystawiony błędnie anuluje się poprzez umieszczenie na nim adnotacji anulowano oraz wpisanie daty i złożenie podpisu przez osobę upoważnioną. Anulowaną asygnatę kasową pozostawia się w zbiorze kopii dowodów kasowych albo załącza do raportu kasowego. 9. Dowody które dokumentują wypłatę gotówki z kasy zarówno źródłowe jak i asygnaty sprawdzone są pod względem merytorycznym, formalnorachunkowym przez osoby upoważnione do tych czynności przez Kierownika Jednostki a następnie zaakceptowane przez Kierownika Jednostki i Skarbnika Miasta. 4

5 10. Kontrolę rachunkową sprawują upoważnieni pracownicy Referatu Podatków i Budżetu, kontrolę formalną sprawuje Kierownik Referatu Podatków i Budżetu. Kontrola wstępna prowadzona jest przez Głównego Księgowego. IX Sporządzanie raportu kasowego. 1. Dowody dokumentujące operacje kasowe tzn. wpłaty dochodów kasjer dokonuje w tym samym dniu i ujmuje w raporcie kasowym sporządzanym osobiście w trakcie przyjmowania wpłat jak i wypłat. 2. Wpłaty dochodów z następujących tytułów: 1) podatek od nieruchomości od osób fizycznych, 2) podatek od środków transportowych, 3) dzierżawa gruntu, 4) wieczyste użytkowanie gruntu, 5) opłata adiacencka, 6) opłata skarbowa, 7) opłata planistyczna, 8) opłaty z tytułu przekształcenia wieczystego użytkowania w prawo własności, 9) opłata targowa, 10) dochody z majątku miasta, 11) inne opłaty. 3. Raport kasowy sporządzany jest komputerowo za każdy dzień. Dowody wpłaty drukowane (kwitariusz przychodowy) są w dwóch egzemplarzach z których oryginał otrzymuje wpłacający. Drugi egzemplarz stanowi załącznik do raportu kasowego. 3a. W Urzędzie Miejskim prowadzi się następujące raporty kasowe: Dochody: Kasa nr 1 Kasa podatkowa Kasa nr 2 Kasa dochodów Kasa nr 8 Kasa Niepodatkowa Raport Kasowy RK/AC opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi Wydatki Kasa nr 3 Kasa wydatków Kasa nr 4 Kasa ZFŚS Kasa nr 5 Kasa GFOŚ Kasa nr 7 Kasa pogotowia kasowego 4. Raport kasowy jest kontrolowany przez złożenie obok podpisu kasjera, podpisu Kierownika Referatu Podatków i Budżetu lub Skarbnika Miasta. 5

6 5. Dowód wpłaty do banku dochodów podatkowych i opłat stanowi załącznik do raportu kasowego. 6. Raport kasowy pogotowia kasowego winien odzwierciedlać każdy wydatek do momentu pobrania czekiem celem uzupełnienia pogotowia. Pogotowie kasowe winno być uzupełniane w miarę potrzeb oraz rozliczone na koniec każdego miesiąca kalendarzowego. X Ewidencja operacji kasowych. 1. Czek gotówkowy podjęcie gotówki z rachunku bankowego Wn 101 Ma Wpłaty dochodów budżetowych, Wn 101 Ma Wypłaty rachunków z kasy (wydatki), Wn 201 Ma Przekazanie gotówki z kasy na rachunek bankowy, na podstawie dowodu wpłaty odprowadzenie wpływów z tytułu dochodów, Wn 141 Ma Niedobór gotówki w kasie stwierdzony w wyniku inwentaryzacji, Wn 240 Ma Ujawnienie nadwyżki gotówki w kasie wymagającej wyjaśnienia i rozliczenia Wn 101 Ma Protokół stwierdzenia przyjęcia fałszywego znaku pieniężnego sprawa wymagająca postępowania wyjaśniającego Wn 240 Ma Wyciąg bankowy potwierdzający wpływ środków pieniężnych na rachunek bankowy Wn 130 Ma 141 6

7 XI. Depozyty 1. Kasjer przechowuje w kasie w formie depozytu klucz do skrytki bankowej w Pekao SA oraz zabezpieczenia dla kaucji gwarancyjnych i wadiów. 2. Ewidencja depozytów, którą prowadzi kasjer, powinna zawierać: 1) kolejny numer depozytu, 2) określenie podmiotu, którego stanowi depozyt, 3) nazwa, data i nr gwarancji, 4) określenie zdeponowanego przedmiotu, 5) datę przyjęcia depozytu, 6) datę zwrotu depozytu, 7) podpis osoby odbierającej depozyt. 3. Przechowywanej gotówki w formie depozytu kasjer nie może łączyć z gotówką Urzędu. XII Przechowywanie dokumentów kasowych. 1. Dowody kasowe przechowuje się w należyty sposób i chroni przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem i zniszczeniem. 2. Dowody kasowe stanowiące podstawę zapisów w księgach jednostki przechowuje się w siedzibie jednostki, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na miesiące, w sposób pozwalający ich łatwe odszukanie. 3. Dowody kasowe przechowuje się przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty kasowe dotyczą. XIII Odpowiedzialność materialna kasjera. 1. Kasjer jest osobą odpowiedzialną za stan gotówki w kasie oraz za prawidłowość operacji kasowych. 2. Kasjer składa pisemne oświadczenie o ponoszeniu odpowiedzialności materialnej. 3. Kasjer nie prowadzi konta księgowego 101 kasa, ani nie decyduje o wypłatach. 4. Kasjer ponosi odpowiedzialność w zakresie znajomości i stosowania obowiązujących przepisów dotyczących dokonywania operacji kasowych, zabezpieczenia i przechowywania gotówki oraz jej transportu. 7

8 5. Kasjer posiada wykaz osób oraz wzory podpisów osób upoważnionych do dysponowania gotówką i zatwierdzania kasowych dowodów wypłaty. 6. Przejęcie stanu kasy z powodu urlopu kasjera, następuje na podstawie protokołu, w którym podaje się wyniki przeliczania wartości pieniężnych, jakie są przekazywane zastępcy kasjera. 7. Funkcjonowanie kasy podlega okresowym kontrolom prowadzonym przez osoby upoważnione przez Kierownika Jednostki. Z dokonanej kontroli sporządza się protokół. XIV. Postanowienia końcowe W sprawach nieuregulowanych niniejszą instrukcją, wiążące decyzje podejmuje Kierownik jednostki oraz osoba przez niego upoważniona. XV. Karta obiegu dokumentów kasowych Dowody wystawione w kasie KP - Kasa przyjmie - Dowód wpłaty Komputerowe dowody KW - Kasa wypłaci - Dowód wypłaty RK - Raport kasowy Dowody źródłowe będące podstawą wpłaty lub wypłaty Faktura VAT, rachunek, faktura VAT korygująca, rachunek z umowy zlecenie, umowy o dzieło lub innej umowy cywilnoprawnej, wniosek o zaliczkę, rozliczenie zaliczki, rozliczenie delegacji, dyspozycja wypłaty lub inne dowody akceptowane przez Kierownika jednostki. Zasady wystawiania KP i komputerowych KW oraz wypłaty gotówki Dowody KP wystawia kasjer w 2 egzemplarzach na wszystkie operacje kasowe w oparciu o dowody źródłowe. Natomiast dowody KW wystawia się na zwroty nadpłat podatków i innych opłat. Wypłaty gotówki mogą być dokumentowane tylko i wyłącznie na podstawie dokumentów zatwierdzonych przez Kierownika jednostki lub jego zastępców i sprawdzonych przez Kierownika Referatu Podatków i Budżetu lub Skarbnika Miasta. Zasady dotyczące raportu kasowego Raport kasowy RK sporządza kasjer wpisując na bieżąco każdy dowód wpłaty lub wypłaty, Komputerowy dowód KW oraz dowód KP. Do raportu dołącza się dowody źródłowe wraz z właściwym dowodem kasowym. Raport prowadzi się codziennie. 8

9 Raport kasowy w każdym miesiącu zamyka się w dniu kończącym dany miesiąc. Okres przechowywania dokumentów Zakończony i podpisany raport kasowy RK wraz z kompletem dowodów dokonywanych operacji pieniężnych kasjer wpina do segregatora, który pozostaje w kasie do dyspozycji księgowości przez okres 5 lat po zakończeniu roku obrotowego w uporządkowaniu chronologicznym przez kasjera. Po 5 latach po zakończeniu roku obrotowego dokumenty przekazywane są przez kasjera do archiwum mieszczącego się w budynku Urzędu. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej instrukcji znajdują zastosowanie przepisy powszechnie obowiązującego prawa. 9