ZARZĄDZENIE NR 119/2013/K BURMISTRZA GMINY KĘTY. z dnia 13 maja 2013 r. w sprawie zmiany w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów Urzędu Gminy Kęty

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 119/2013/K BURMISTRZA GMINY KĘTY z dnia 13 maja 2013 r. w sprawie zmiany w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów Urzędu Gminy Kęty Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz z późn. zm.), art. 4 i art.10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. Nr 152 z 2009 r. poz.1223 z późn. zm.) zarządzam, co następuje : 1. W załączniku do Zarządzenia Nr 93/2011 z dnia 24 czerwca 2011 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów w Urzędzie Gminy Kęty, zmienionym Zarządzeniem Nr 150/2011 z dnia 3 października 2011 r., Nr 111/2012/K z dnia 2 maja 2012 r., Nr 166/2012/K z dnia 26 czerwca 2012 r. oraz Nr 76/K/2013 z dnia 22 marca 2013 r. wprowadza się następujące zmiany: 1) 14 otrzymuje brzmienie jak w załączniku do niniejszego zarządzenia. 2) 15 ust. 4 otrzymuje brzmienie: 4. 1) dowody OT : a) stanowią udokumentowanie zakończonych inwestycji polegających na zakupach składników majątkowych przekazanych bezpośrednio do użytkowania oraz, łącznie z protokołem odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji, są udokumentowaniem zakończonych robót budowlano-montażowych, b) sporządza się w 3 egzemplarzach z przeznaczeniem: - oryginał - otrzymuje Wydział FB, - pierwsza kopia - wydział rozliczający inwestycję, - druga kopia - wydział GN; 2) dowody PT : a) stanowią udokumentowanie przekazania lub otrzymania majątku trwałego, b) sporządza się w 4 egzemplarzach z przeznaczeniem: - oryginał - otrzymuje Wydział FB, - pierwsza kopia - jednostka otrzymująca majątek trwały, - druga kopia - wydział przekazujący majątek trwały, - trzecia kopia - wydział GN; 3) dowody OT i PT muszą spełniać wszystkie wymogi prawidłowego dowodu księgowego ; 3) 15 ust. 7 otrzymuje brzmienie: 7. Likwidacja rzeczowych składników majątku trwałego musi być udokumentowana pisemną zgodą kierownika jednostki na likwidację środka trwałego oraz protokołem likwidacji. 1) protokół likwidacji oraz dowód LT podpisują członkowie komisji kasacyjnej oraz zatwierdza Burmistrz; 2) dowody LT stanowią udokumentowanie likwidacji majątku trwałego i muszą spełniać wszystkie wymogi prawidłowego dowodu księgowego; 3) protokół likwidacji i dowód LT sporządza się w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem: a) oryginał - otrzymuje Wydział FB b) kopia - otrzymuje wydział likwidujący majątek, Id: AE-0DDB-4EB E042CE498AD. Przyjety Strona 1

2 4) Protokół i dowód LT stanowi podstawę do rozchodowania z ewidencji analitycznej i syntetycznej zlikwidowanych składników majątkowych. 2. Zobowiązuje się dyrektorów wydziałów do zapoznania treścią zmian Instrukcji podległych pracowników i przestrzegania jej postanowień. 3. Nadzór nad przestrzeganiem Instrukcji powierzam Skarbnikowi Gminy. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia i obowiązuje od r. 4. Burmistrz Gminy Kęty mgr Tomasz Bąk Id: AE-0DDB-4EB E042CE498AD. Przyjety Strona 2

3 Załącznik do Zarządzenia Nr 119/2013/K Burmistrza Gminy Kęty z dnia Dowodami bankowymi są ujęte na wyciągu bankowym zrealizowane czeki, kopie bankowych dowodów wpłaty i przelewów bankowych. 1) Bankowy dowód wpłaty Wszystkie wpłaty gotówki do banku na rachunek własny lub obcy dokonywane są na specjalnych drukach Polecenie przelewu / bankowy dowód wpłaty. Dowód wpłaty wypełnia kasjer w 2 -ech egzemplarzach przy wpłatach na rachunek prowadzony w oddziale banku gdzie dokonuje się wpłaty oraz przy wpłatach na konto prowadzone w innym oddziale banku. Dowód wpłaty ujmowany jest w raporcie kasowym w dniu dokonania wpłaty; 2) Czeki a) Czeki gotówkowe wystawiane są przez kasjera lub osobę upoważnioną w przypadku jego nieobecności. Czeki podpisują osoby upoważnione zgodnie z odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku. Osoba otrzymująca czek gotówkowy kwituje odbiór na grzbiecie książeczki czekowej. Po otrzymaniu wyciągu bankowego realizacja czeku gotówkowego winna być sprawdzona z kwotą ujętą w raporcie kasowym. b) Czeki rozrachunkowe służą do regulowania zobowiązań wobec dostawców. Czeki te wystawia kasjer, a podpisują osoby upoważnione, zgodnie z odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku. Odbiór czeków przez instytucję otrzymującą czek jest kwitowany w książeczce czekowej. Po dokonaniu transakcji należy oddać książeczkę czekową w Wydziale FB wraz z oryginałem faktury, której zapłatę uregulowano czekiem. 3) Elektroniczna dyspozycja podjęcia gotówki Dyspozycja podjęcia gotówki za pośrednictwem systemu bankowego INGBusinesOnLine dokonywana jest przez pracowników Urzędu upoważnionych do obsługi bankowości elektronicznej dla Gminy Kęty złożone w banku. Po wprowadzeniu przez pracownika i zatwierdzeniu dyspozycji podjęcia gotówki, przez Burmistrza i Skarbnika lub osoby upoważnionej, generowany jest dokument na podstawie którego możliwy jest odbiór gotówki w oddziale ING Bank Śląski. Po otrzymaniu wyciągu bankowego realizacja podjęcia gotówki winna być sprawdzona z kwotą ujętą w raporcie kasowym; 4) Polecenie przelewu Realizacja przez Urząd Gminy poleceń przelewów odbywa się za pomocą systemu Bankowość internetowa PekaoBIZNES24, oraz ING BusinesOnLine. Zrealizowane przelewy oraz wyciągi bankowe w ramach systemów są drukowane w Wydziale Finansowo- Budżetowym. Podstawą wystawienia polecenia przelewu jest oryginał dokumentu podlegającego zapłacie, wniosek do Wydziału FB o przekazanie środków lub inny dowód wewnętrzny określony przez kierownika jednostki. Dokumenty stanowiące podstawę przelewu muszą być sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez Burmistrza i Skarbnika lub przez osoby przez nich upoważnione; Id: AE-0DDB-4EB E042CE498AD. Przyjety Strona 3

4 5) Wyciągi z rachunków bankowych Otrzymane z banku wyciągi rachunków bankowych oraz wydrukowane przez Wydział Finansowo-Budżetowy winny być sprawdzone przez pracownika Wydziału FB z załączonymi do nich dokumentami. Brak dokumentów należy natychmiast zgłosić w banku, a niezgodności niezwłocznie pisemnie uzgodnić z bankiem. Do otrzymanych wyciągów bankowych dołącza się potwierdzenia przelewów z systemu Bankowość internetowa PekaoBIZNES24 oraz ING BusinesOnLine; 6) Płatności masowe - SIMP Dowodami księgowymi do zbiorczego przelewu SIMP wpływającego na rachunek podstawowy gminy za płatności masowe dotyczące: podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego, od środków transportowych od osób fizycznych i prawnych, dzierżaw, wieczystego użytkowania, opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, są zestawienia - wyciągi transakcji dokonanych przez wpłacających na indywidualne konta wskazane w wydanych decyzjach. Lista plików SIMP generowana jest w systemie Bankowość internetowa INGBusinesOnLine przez pracownika Wydziału Finansowego. Dowody te dostarczane są przez bank najpóźniej następnego dnia roboczego. Następnie lista plików wysyłana jest do Wydziału Dochodów, celem zaksięgowania na właściwe konta podatników i kontrahentów. Po zaimportowaniu i zaksięgowaniu wszystkich transakcji w systemach księgowych: POSESJA, FIRMY, POJAZD, WIECZYSTE UŻYTKOWANIE, DZIERŻAWY, REJESTR OPŁAT, oraz wygenerowaniu i wydrukowaniu dzienników obrotów, drukowane są w poszczególnych systemach podatkowych i niepodatkowych zestawienia o nazwie wyciągi, celem potwierdzenia zgodności elektronicznych zapisów z wyciągu bankowego SIMP z zapisami na kartach kontowych podatników i kontrahentów, zapisanego w formacie PDF i przechowywanego na informatycznym nośniku danych. Zestawienie to pozwala na pełną identyfikację każdego dowodu wpłaty, w związku z tym nie zachodzi potrzeba drukowania każdego dowodu z osobna, który nie wymaga dekretacji. Szczegółowe zasady zarządzania płatnościami masowymi zawiera Umowa stosowania systemu identyfikacji masowych płatności (SIMP); 7) Zarządzanie kaucjami SIMP Deposit Środki pieniężne wpłacane na poczet poprawnego zabezpieczenia wykonania umowy (zwane kaucjami ), przechowywane są na rachunku rozliczeniowym prowadzonym dla usługi SIMP Deposit przez system Bankowości internetowej INGBusinesOnLine, z którego kierowane są na poszczególne konta kontrahentów. Środki te są oprocentowane a odsetki od nich kapitalizowane w okresie kwartalnym. Zasady prowadzenia i rozliczania poszczególnych rachunków związanych z zarządzaniem kaucjami określa zawarta umowa stosowania usługi Zarządzania Kaucjami SIMP Deposit z ING Bank Śląski S.A; 8) Obsługa wpłat gotówkowych w formie zamkniętej Wpłaty gotówkowe przyjęte w kasie urzędu odprowadzane są do banku każdego dnia roboczego w formie wpłat otwartych do kasy Oddziału ING Banku lub w formie zamkniętej do wrzutni elektronicznego skarbca nocnego. Wpłaty gotówkowe w formie zamkniętej zdeponowane we wrzutni skarbca nocnego elektronicznego w zamkniętych kopertach dostarczonych przez ING Bank Śląski SA, księgowane są na rachunku gminy następnego dnia roboczego zgodnie z kwotami umieszczonymi na bankowych dowodach wpłaty. Szczegółowe zasady obsługi wpłat gotówkowych określa Umowa w sprawie obsługi wpłat gotówkowych w formie zamkniętej ; Id: AE-0DDB-4EB E042CE498AD. Przyjety Strona 4

5 9) Obsługa wpłat gotówkowych przy użyciu kart płatniczych a) wpłaty przy użyciu kart płatniczych w kasie urzędu obsługiwane są zgodnie z zawartą umową z Centrum Elektronicznych Usług Płatniczych eservice Spółka Akcyjna, b) uznanie rachunku podstawowego wpłat o których mowa w pkt a następuje najwcześniej w następnym dniu roboczym po dokonaniu wpłaty; Burmistrz Gminy Kęty mgr Tomasz Bąk Id: AE-0DDB-4EB E042CE498AD. Przyjety Strona 5