Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 7/2011 z dnia 01 kwietnia 2011 roku INSTRUKCJA KASOWA

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 7/2011 z dnia 01 kwietnia 2011 roku INSTRUKCJA KASOWA SĘDZISZÓW

2 I. PODSTAWY PRAWNE 1. Niniejszą instrukcję opracowano na podstawie ogólnie obowiązujących przepisów a w szczególności: Ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j. t. z 2009 roku Dz. U. Nr 152, poz z późn. zm.), Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.), Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 128, poz. 861), Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 roku w sprawie szczególnych zasad wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców inne jednostki organizacyjne (Dz. U. Nr 166, poz z późn. zm). 1. Instrukcja ustala zasady funkcjonowania kasy w Ośrodku Sportu i Rekreacji w Sędziszowie. 2. Ilekroć w zakładowej instrukcji kasowej jest mowa o: a) jednostce należy przez to rozumieć Ośrodek Sportu i Rekreacji w Sędziszowie, b) dyrektorze jednostki należy przez to rozumieć osobę kierującą jednostką, c) kasjerze rozumie się przez to pracownika, który przyjął obowiązki kasjera i złożył w formie pisemnej zobowiązanie do odpowiedzialności materialnej, d) wartości pieniężnych należy przez to rozumieć krajowe znaki pieniężne, czeki oraz inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę, e) transport wartości pieniężnych należy przez to rozumieć przewożenie lub 2

3 przenoszenie wartości pieniężnych poza obrębem jednostki, f) jednostce obliczeniowej należy przez to rozumieć jednostkę określającą dopuszczalny limit stale lub jednorazowo przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych, wynoszącą 120-krotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ubiegły kwartał, ogłoszonego przez Prezesa GUS w Dzienniku Urzędowym Rzeczpospolitej Monitor Polski. II. ZABEZPIECZENIE MIENIA I WARTOŚCI PIENIĘŻNYCH Środki pieniężne przechowuje się w pomieszczeniu wydzielonym i zabezpieczonym. 2. Pomieszczenie spełnia co najmniej następujące warunki bezpieczeństwa: a) okienko, poprzez które kasjerka dokonuje wypłat i wpłat jest zamykane, b) drzwi wejściowe zaopatrzone są w jeden zamek z atestem, c) budynek w którym znajduje się pomieszczenie kasowe podlega całodobowemu monitoringowi. 3. Obsługa w kasie odbywa się przez specjalnie zainstalowane okienko uniemożliwiające wejście jakiejkolwiek osobie obcej do wnętrza pomieszczenia, przez które kasjer przyjmuje i wypłaca gotówkę. 4. Obok okienka kasy znajduje się informacja o godzinach pracy kasy Środki pieniężne przechowuje się w sejfie przymocowanym trwale do podłoża w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. 2. Drzwi kasy w czasie pracy kasjera są zamknięte na zamek. 3

4 3. Do pomieszczenia kasy są dwa komplety kluczy. Jeden komplet posiada kasjer, drugi przechowuje się w kasetce metalowej, przymocowanej trwale do podłoża. III. TRANSPORT WARTOŚCI PIENIĘŻNYCH. 4. Nie przewiduje się przenoszenia wartości pieniężnych w kwocie przekraczającej 1 jednostkę obliczeniową. IV. KASJER Kasjerem jest osoba, która: a) posiada wykształcenie średnie, b) nie jest karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu, c) ma nienaganną opinię, d) posiada pełną zdolność do czynności prawnych. 2. Kasjer odpowiada za: a) stan gotówki w kasie, b) funkcjonowanie kasy, c) powierzone mu mienie. 3. Przyjmując obowiązki, kasjer składa pisemną deklarację odpowiedzialności o treści: W związku z powierzeniem mi obowiązków kasjera, przyjmuje do wiadomości, że ponoszę materialną odpowiedzialność za stan gotówki w kasie, funkcjonowanie kasy, oraz powierzone mienie. Zobowiązuje się do przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych, transportu gotówki i ponoszę odpowiedzialność za ich naruszenie data i podpis 4

5 4. Przyjęcie lub przekazanie kasy następuje przy obecności drugiego kasjera, po sporządzeniu druku pobrania. 5. Dyrektor zapoznaje kasjera z zasadami gospodarki kasowej w jednostce, zawartymi w niniejszej instrukcji. Fakt ten kasjer potwierdza wpisując adnotację o treści: Oświadczam, że zapoznałem się z niniejszą instrukcją oraz zobowiązuję się do jej stosowania data i własnoręczny podpis 6. Kasjer otrzymuje kopie: a) wykazu osób upoważnionych do dysponowania gotówką i zatwierdzania dowodów kasowych oraz wzory ich podpisów stanowiącego załącznik, b) obowiązującą w jednostce instrukcję kasową. 6. Kasjer zobowiązany jest do zachowania tajemnicy o terminach i wysokościach przechowywanych i transportowanych wartości pieniężnych. V. GOSPODARKA KASOWA W kasie znajdują się następujące środki pieniężne i papiery wartościowe: a) niezbędny zapas gotówki na bieżące wydatki (tzw. pogotowie kasowe), b) gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków, c) gotówka pochodząca z bieżących wpłat do kasy jednostki. 2. Wysokość niezbędnego zapasu gotówki w kasie jest ustalana przez dyrektora OSiR. Pogotowie kasowe ustala się na 3 500,00 zł. 3. Znajdującą się w kasie na koniec dnia nadwyżkę gotówki ponad ustaloną wysokość jej niezbędnego zapasu, kasjer odprowadza w dniu powstania nadwyżki, na rachunek bankowy jednostki. 5

6 4. Gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków jednostka przeznacza na cel określony przy jej podjęciu. VI. DOWODY KASOWE Wpłaty gotówki są dokonywane na podstawie ujednoliconych dla wpłat z wszelkich tytułów przychodowych dowodów kasowych, podpisanych przynajmniej przez kasjera, na podstawie którego wystawia się w każdym dniu dowody kasowe KP Kasa przyjmie, oraz paragonów fiskalnych. 2. Dowód KP zawiera co najmniej: podpis kasjera przyjmującego gotówkę, numer dowodu, datę wpłaty, tytuł dokonywanej wpłaty, kwotę wpłaty wypisaną cyframi i słownie. 3. Kwotę wpłaty kasjer wpisuje do właściwego raportu kasowego, a zainkasowaną gotówkę odprowadza na rachunek bankowy. Terminowość i prawidłowość odprowadzenia do banku przyjętych do kasy wpłat jest sprawdzana przez głównego księgowego lub upoważnioną przez niego osobę. Dokonanie sprawdzenia jest potwierdzane na sporządzonych raportach kasowych lub na poszczególnych stronach kwitariusza przez podpisanie klauzuli: data... sprawdził... podpis głównego księgowego Wypłata gotówki z kasy może być realizowana na podstawie dowodów źródłowych uzasadniających wypłatę. 2. Odbiorca gotówki kwituje odbiór w sposób trwały swoim podpisem oraz datą otrzymania gotówki na dowodzie wypłaty. 3. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia wystawionego przez 6

7 osobę wymienioną na dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy zaznaczyć, że wypłaty dokonano osobie upoważnionej. Upoważnienie dołącza się do dowodu kasowego. 4. Upoważnienie do odbioru gotówki zawiera potwierdzenie tożsamości własnoręcznego podpisu osoby wystawiającej upoważnienie Źródłowe dowody kasowe są przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Pracownicy zobowiązani do wykonywania tych czynności zamieszczają na dowodach kasowych swój podpis i datę. Sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty kierownik jednostki. 2. Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer sprawdza czy odpowiednie dowody kasowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecenia wypłaty lub wpłat. Dowody kasowe nie podpisane przez osoby do tego upoważnione nie są przez kasjera przyjęte do realizacji. Nie dotyczy to przychodowych dowodów kasowych wystawianych przez kasjera. 3. Na dowodach kasowych nie można dokonywać poprawek kwot wypłat lub wpłat gotówki wyrażonych cyframi i słownie. Błędy popełnione w tym zakresie poprawia się przez anulowanie błędnych przychodowych lub rozchodowych dowodów kasowych lub zastępczych dowodów w celu udokumentowania wpłat i wypłat gotówki poprzez wystawienie nowych prawidłowych dowodów w celu udokumentowania wpłat i wypłat gotówki. 4. Błędy popełnione w źródłowych dowodach kasowych własnych poprawia się poprzez czytelne skreślenie błędnego zapisu i wpisanie właściwych danych Wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłat i wpłat gotówki, dokonywanych w danym dniu są w tym dniu wpisane do raportu kasowego sporządzonego 7

8 przez kasjera. 2. Wypełnienie raportu rozpoczyna się od części nagłówkowej, czyli od naniesienia pieczęci jednostki oraz od oznaczenia okresu, którego raport ma dotyczyć. 3. Raporty kasowe podlegają ewidencji z zachowaniem dziennej chronologii. Są one rejestrowane w ciągu dnia, w którym dokonano wpłaty lub wypłaty. Wymóg ten zostaje spełniony w ten sposób, że kasjer prowadzi raport obrotów kasowych, wpisując doń wszystkie dokonane w danym dniu operacje kasowe. Okres, który obejmuje raport kasowy jest różny: obejmujący jeden miesiąc dotyczy ZFŚS; obejmujący dekadę dotyczy budżetu i dochodów własnych. Raporty te zamykają się poprzez sumowanie wpłat i wypłat gotówkowych oraz obliczanie stanu końcowego. 4. Błędy w raporcie kasowym poprawia się przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb i wpisanie treści poprawionej Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe są oznaczone przez podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nimi wypłaty zostały zaewidencjonowane. 2. Dowody kasowe wpłat i wypłat są ujmowane w raporcie kasowym zbiorczo na podstawie odpowiednich zestawień wpłat i wypłat gotówkowych jednorodnych operacji gospodarczych. Po wpisaniu do raportu kasowego wpłat i wypłat za dany dzień lub za dany okres i ustaleniu pozostałości gotówki w kasie na dzień (okres) następny kasjer podpisuje raport i przekazuje jego oryginał wraz z dowodami kasowymi głównemu księgowemu lub osobie przez niego upoważnionej. 8

9 3. Rozchodu gotówki z kasy nie udokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi nie uwzględnia się przy ustaleniu gotówki w kasie. Rozchód taki stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera. Gotówka w kasie nie udokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową. Nadwyżka kasowa podlega przekazaniu w dniu wpłaty na dochody budżetowe. 4. Obrót kasowy ewidencjonowany jest na koncie 101 KASA odrębnie dla każdej formy organizacyjnej: 1) działalność budżetowa, 2) dochody, 3) zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS). 5. Szczegółowe zasady prowadzenia ewidencji obrotu gotówkowego zapisane są w Instrukcji kontroli wewnętrznej, obiegu dokumentacji dowodów finansowo-księgowych oraz zakładowego planu kont dla Ośrodka Sportu i Rekreacji w Sędziszowie. 6. Kasjer może przechowywać w kasie programy komputerowe i inne wartościowe dokumenty i przedmioty. VII. DOKUMENTACJA KASOWA 13. Dokumentację kasy stanowią: 1) dokumenty operacyjne kasy: raport kasowy RK, dowód wpłaty KP, dowód wypłaty KW, bankowy dowód wypłaty, bankowy dowód wpłaty, 9

10 raport zmianowy RZ, 2) dokumenty źródłowe dyspozycyjne: dowody zakupu faktury, rachunki, dowody sprzedaży, rozliczenie delegacji służbowej, listy płac, listy wypłat świadczeń socjalnych, rachunki za prace wykonane na podstawie umów zleceń lub umów o dzieło, 3) dokumenty organizacyjne kasy: instrukcja w sprawie gospodarki kasowej, oświadczenie o odpowiedzialności materialnej, zakres czynności kasjera, wykaz osób upoważnionych do dysponowania pieniężnymi składnikami majątkowymi ze wzorami podpisów, protokoły przyjęcia przekazania kasy, protokoły kontroli kasy, protokoły inwentaryzacyjne, 4) dokumenty sporządzane przez kasjera: rejestr druków ścisłego zarachowania, inne rejestry. VIII. POBIERANIE GOTÓWKI 14. Osobą upoważnioną do pobierania gotówki z banku do kasy jest główny księgowy lub dyrektor. Podstawą pobrania gotówki do kasy jest bankowy dowód wypłaty. 10

11 IX. INWENTARYZACJA KASY Inwentaryzację kasy przeprowadza się: a) w dniach ustalonych przez kierownika jednostki, b) na dzień przekazania obowiązków kasjera, c) w ostatnim dniu roboczym roku budżetowego, d) w sytuacjach losowych. 2) Z wyników inwentaryzacji sporządza się protokół w trzech egzemplarzach, podpisany przez członków zespołu i kasjera, a w razie przekazywania kasy przez osobę przyjmującą i przekazującą. 3) Jeżeli inwentaryzację przeprowadza się pod nieobecność kasjera, fakt ten powinien zostać wyraźnie opisany w protokole, ze wskazaniem przyczyny nieobecności kasjera. 4) Protokół inwentaryzacyjny otrzymują: a) oryginał główny księgowy, b) pierwszą kopię osoba zdająca kasę, c) drugą kopię osoba przyjmująca kasę. 5) Zasady przeprowadzenia inwentaryzacji w kasie reguluje Instrukcja w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i jej rozliczania oraz odpowiedzialności za powierzone mienie. 16. W gospodarce kasowej w zakresie nieuregulowanym niniejszą instrukcją mają zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy prawa oraz ustalenia kierownika jednostki. 11

12 X. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Od kasjera zostało pobrane i złożone do akt osobowych oświadczenie o odpowiedzialności za powierzone pieniądze i inne wartości (wzór oświadczenia załącznik Nr 2 do instrukcji kasowej). 2. Akta osobowe kasjera zawierają zapytanie o karalność kasjera. Instrukcja kasowa obowiązuje od dnia 1 kwietnia 2011 r. Zatwierdził: 12

13 Załącznik Nr 1 Do instrukcji kasowej WYKAZ OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO DYSPONOWANIA GOTÓWKĄ I ZATWIERDZANIA DOWODÓW KASOWYCH ORAZ WZORY ICH PODPISÓW Osobami upoważnionymi do dysponowania gotówką są: 1. Krzysztof Chmaruk dyrektor w pełnym zakresie, 2. Anna Bugajska główna księgowa Dyrektor zleca kasjerowi dokonywanie wpłat i wypłat gotówki z kasy oraz podpisuje się na dowodach kasowych w rubryce zatwierdził. Główna księgowa dysponuje gotówką poprzez poinformowanie dyrektora o konieczności wpłaty i wypłaty gotówki z kasy. Główna księgowa podpisuje się na dowodach kasowych w rubryce sprawdził i zatwierdził jako osoba odpowiedzialna za prawidłowość wystawianych dowodów księgowych i czuwająca nad wykonaniem planu finansowego jednostki. 13

14 Załącznik Nr 2 Do instrukcji kasowej Oświadczenie Niniejszym oświadczam, że przyjąłem(am) do wiadomości i ścisłego przestrzegania treść informacji oraz zobowiązuję się w zakresie Instrukcji kasowej postępować zgodnie z określonymi w niej przepisami i zasadami. 14

15 Załącznik Nr 3 Do instrukcji kasowej Wykaz osób w których posiadaniu znajdują się poszczególne egzemplarze Instrukcji kasowej. Lp. Imię i nazwisko Stanowisko Data Wzór podpisu 1. Anna Bugajska Główna księgowa 2. Sylwia Kulasek Referent ds. administracyjnosocjalnych 3. Justyna Frankiewicz Kasjer 4. Beata Bielecka Kasjer 5. Elżbieta Kowalkowska Kasjer 15