Prezentacja projektu realizowanego w ramach VII grupy problemowej

Transkrypt

1 Projekt Akademia Przesiębiorczości Klastra NTHills jest współfinansowany Przez Unię Europejska w ramach Prezentacja projektu realizowanego w ramach VII grupy problemowej Tematyka: Zarządzanie projektami informatycznymi, wdrażanie oprogramowania dla biznesu Problem: Opracowanie metod postępowania przy realizacji wdrożeń rozwiązań informatycznych w oparciu o standard PRINCE2. Określenie wymagań dotyczących definiowania funkcji i zadań wdrażanego oprogramowania Dr Joanna Kołodziej Katedra Matematyki I informatyki ATH Mgr inż. Tomasz Kasperek Aviomechanika Sp. z o.o.

2 Charakterystyka przedsięwzięcia W ramach realizowanego projektu dokonano szczegółowej analizy wymagao ze strony firm produkcyjnych o różnej strukturze i wielkości - potencjalnych użytkowników systemów IT wspomagających zarządzanie procesem planowania i realizacji produkcji. Omówiono standard Prince2 ustrukturyzowanego zarządzania projektami w różnych przedsiębiorstwach. Określone zostały te etapy planowania zadao produkcyjnych, w których wykorzystanie narzędzi IT jest najbardziej potrzebne i uzasadnione oraz sprecyzowano zakresy funkcjonalności aplikacji w przypadku wdrożenia w średnich i dużych firmach (na przykładzie firm Aviomechanika sp. z o.o. i Cooper Standard Automotive Polska Sp. z.o.o.). W celu rozwiązania problemu zaproponowano metody planowania sieciowego oraz zdefiniowano ogólne ramy kompozycji poszczególnych komponentów uniwersalnej aplikacji IT. Dokonano analizy funkcjonalności dostępnych produktów komercyjnych i shareware/freeware według sprecyzowanych kryteriów, w wyniku czego zainicjowany został portal informacyjny Prototyp aplikacji w oparciu o wypracowane metody i założenia zrealizowany zostanie w ramach dwóch prac inżynierskich na kierunku Informatyka w ATH, przetestowany i w wersji rozszerzonej ew. wdrożony w dziale technologii IT w firmie Aviomechanika

3 Założenia ogólne Opracowania i wdrożenia narzędzi informatycznych w zarządzaniu i planowaniu zadao produkcyjnych należą do klasy skomplikowanych problemów wieloparametrycznego harmonogramowania w środowiskach rozproszonych. Zadania w przedsiębiorstwie produkcyjnym realizowane są przez pracowników należących do różnych działów w hierarchicznej strukturze firmy oraz przez pracowników firm zewnętrznych. Aplikacja IT musi umożliwiad sprawną komunikację pomiędzy wykonawcami poszczególnych etapów zadania, nadzór nad realizacją tych etapów, rekalkulację budżetu i ocenę ryzyka przedsięwzięcia oraz kompatybilnośd z innymi aplikacjami używanymi w przedsiębiorstwie. Ważnym elementem oprogramowania jest zdefiniowanie opcji wyboru metodologii ustrukturyzowanego zarządzania zadaniami produkcyjnymi (Prince2, CMMI, PMBoK) jako dodatkowego modułu oferowanego klientom, którzy nie stosują w swojej firmie żadnego z nich.

4 Podstawowe moduły aplikacji IT wspomagającej zarządzanie projektami w przedsiębiorstwach a) Moduł obsługi kompleksowej specyfikacji etapów zadania i podstawowych ich parametrów b) Moduł specyfikacji budżetu i przydzielania zasobów niezbędnych do realizacji zdania c) Moduł komunikacji pomiędzy wykonawcami i koordynatorami etapów zadania. d) Interaktywny wykres Gantta dla realizowanego zadania e) Moduł oceny ryzyka przedsięwzięcia f) Moduł analizy powykonawczej g) Moduł symulacji przedwdrożeniowej całego procesu zarządzania realizacją zadania. W ramach projektu zdefiniowano szczegółowo ramy projektowe dla modułów a)-d)

5 Charakterystyka ogólna projektu Projekt w przedsiębiorstwie w sensie ogólnym rozumiany jest jako działanie ograniczone w czasie, podejmowane w celu wykonania określonej usługi lub produktu. Jest on najczęściej charakteryzowany jako uporządkowany i logicznie ustrukturyzowany ciąg czynności, które: wykonywane są przez ludzi wspomaganych narzędziami o różnym stopniu zaawansowania technologicznego, realizowane są przy ograniczonych zasobach, są planowane, realizowane i kontrolowane.

6 Główne etapy planowania i realizacji projektu

7 Kluczowe parametry projektu

8 Elementy realizacji poszczególnych etapów przedsięwzięcia Proces Zarządzanie integracją Zarządzanie zakresem Zarządzanie czasem Charakterystyka koordynacja złożonych elementów planowania prac, wykonawstwa oraz aktualizacji projektu w trakcie realizacji inicjacja i planowanie zakresu projektu, definicja, weryfikacja i nadzorowanie zmian zakresu w celu osiągnięcia gwarancji sukcesu projektu zgodnie z określonymi wymaganiami definiowanie zadań do wykonania, szeregowanie zadań w czasie, szacowanie czasu wykonania poszczególnych prac, harmonogramowanie oraz kontrola opracowanego harmonogramu Zarządzanie kosztami planowanie wymaganych do realizacji zasobów, szacowanie kosztów realizacji, kontrola realizacji budżetu Zarządzanie jakością Planowanie, realizacja i kontrola cech jakościowych wykonanych prac projektowych Zarządzanie zasobami ludzkimi planowanie organizacji zespołu, pozyskiwanie pracowników, tworzenie zespołu wykonawców projektu Zarządzanie komunikacją planowanie komunikacji, dystrybucji informacji wśród uczestników projektu, raportowanie oraz administracja finalizacji projektu Zarządzanie ryzykiem identyfikacja zagrożeń, analiza i ocena ryzyka, planowanie działań prewencyjnych nadzór nad ich realizacją Zarządzanie dostawami zorganizowanie współpracy z dostawcami zewnętrznymi towarów i usług wykorzystywanych w procesie realizacji projektu, planowanie akwizycji i dostaw, akwizycji, wybór źródła dostaw, administrowanie kontraktem.

9 Metoda PRINCE2 Metoda PRINCE2 powstała w Wielkiej Brytanii i stała się podstawowym standardem zarządzania przedsięwzięciami wspomaganymi narzędziami IT, zatwierdzonym przez Rząd Wielkiej Brytanii rząd za pośrednictwem Central Computer and Telecommunication Agency. W Polsce metodę tę stosowały do tej pory duże firmy, m.in. BZ WBK i Prokom Software, jednakże ostatnio zainteresowały się niektórymi jej założeniami także małe i średnie przedsiębiorstwa. Kategorie dokumentów w PRINCE2: a. rejestry; b. pozostałe dokumenty

10 Katalog rejestrów w PRINCE2 Rejestry Rejestr problemów (ang. Issue Log) Rejestr czynników ryzyka (ang. Risk Log) Rejestr jakości (ang. Quality Log Rejestr produktów (ang. Product Checklist) Rejestr doświadczenia (ang. Lessons Learned Report)

11 Struktura zarządzania projektem wg. PRINCE2

12 Planowanie Sieciowe Planowanie sieciowe jest związane z planowaniem przedsięwzięć, na które składa się wielowymiarowy łańcuch czynności, a czas przeznaczony na realizację danego projektu jest minimalizowany. Potrzebna jest wówczas dokładna analiza przedsięwzięcia, polegająca na określeniu listy czynności, jakie należy wykonać w procesie realizacji projektu; konieczne jest określenie czasu trwania tych czynności, ustalenie, które z nich mogą być wykonywane równolegle, a które mogą rozpocząć się dopiero po zakończeniu innych. Zależności pomiędzy czynnościami składającymi się na łańcuch przedsięwzięcia przedstawiane są za pomocą grafu, zwanego siecią czynności. Podstawowe metody analizy sieciowej : CPM ( ang. Critical Path Method), metoda analizy ścieżki krytycznej dotyczy analizy czasu trwania przedsięwzięcia i zaliczana jest do analizy czasowej, LESS (ang. Least Cost Estimating and Scheduling ), metoda oceny najmniejszych kosztów w harmonogramie nazywana metodą kosztowo-czasową.

13 Metoda Analizy Ścieżki Krytycznej (CPM - Critical Path Method) Jest to metoda deterministyczna, czyli taka, w której zakłada się, że czasy wykonania poszczególnych czynności określone są z góry. Mając dane czasy trwania każdej czynności oraz sieć powiązań między nimi wyznacza się optymalny (najkrótszy) czas realizacji całego przedsięwzięcia nazywany czasem krytycznym, łańcuch następujących po sobie czynności wyznaczających czas krytyczny (czynności krytycznych) nazywany jest ścieżką krytyczną. Harmonogramem projektu nazywamy plan, w którym wyznaczone są terminy zaistnienia zdarzeń oraz rozpoczęcia i zakończenia czynności, których realizacja składa się na realizację całego projektu. Ustalenie harmonogramu pozwala na wyznaczenie ścieżki krytycznej Ilustracją graficzną harmonogramu projektu jest wykres Gantta.

14 Metoda LESS analiza kosztowo-czasowa Ma na celu znalezienie takiego czasu realizacji projektu, który zagwarantuje minimalny koszt całkowity realizacji przedsięwzięcia. Może być przeprowadzana przy następujących założeniach: Proces skracania czasu trwania czynności rozpoczyna się od czynności krytycznej, dla której koszt akceleracji jest najmniejszy. Skracane są czasy tylko czynności krytycznych. Skracany jest czas trwania czynności o największą liczbę jednostek, jednak tylko do czasu granicznego lub do momentu pojawienia się nowej czynności krytycznej. Jeżeli w sieci istnieją równoległe czynności krytyczne (tzn. istnieje więcej niż jedna ścieżka krytyczna), to należy skracać czas o tę samą (najczęściej jedną) jednostkę każdej z równoległych ścieżek

15 Podstawowe funkcje i ramy projektowe modułów aplikacji IT wspomagających zarządzanie projektami Opracowaniu rozwiązania postawionego problemu opracowano ramy projektowe aplikacji wspomagających zarządzanie projektami w przedsiębiorstwach pracujących w standardzie PRINCE2 na przykładzie firmy Aviomechanika. Wykonano szczegółową analizę poszczególnych etapów tworzenia i realizacji projektów. Opracowano wytyczne do zaprojektowania i wykonania następujących komponentów oprogramowania: Modułu obsługi kompleksowej specyfikacji etapów zadania i podstawowych ich parametrów Modułu specyfikacji budżetu i przydzielania zasobów niezbędnych do realizacji zdania Modułu komunikacji pomiędzy wykonawcami i koordynatorami etapów zadania. Interaktywnego wykresu Gantta dla realizowanego zadania

16 Porównywane aplikacje ProjectShelf firmy DBS Systems ZOHO Project firmy ZOHO Corp. MS Project Manager 2007 Standard firmy Microsoft

17 Panel Główny z wykresem Gantta w MS Project Manager 2007 Standard

18 Panel Główny projektu w ProjectShelf

19 Moduł finansowy zakładka Finanse w ProjectShelf

20 Moduł finansowy szczegółowy raport finansowy w ProjectShelf

21 Moduł komunikacji w ProjectShelf - chat

22 Moduł komunikacji w ZOHO Project Panel Dyskusyjny

23 Wnioski końcowe Przeprowadzona analiza wykazała, że tak naprawdę żadna z badanych aplikacji nie nadaje się bezpośrednio do wdrożenia w przedsiębiorstwie Aviomechanika, jako przykładzie przedsiębiorstwa z wprowadzonym standardem PRINCE2. W żadnej z aplikacji nie jest przeprowadzona optymalizacja procesu z zastosowaniem analizy kosztowo-czasowej. Brakuje tez modułu symulacji procesu planowania i realizacji projektu z zastosowaniem proponowanego harmonogramu. Żadna aplikacja nie umożliwia zapisywania korzystania z prostego chociażby repozytorium, które umożliwiałoby lepsza koordynację działań i nadzór nad realizacją poszczególnych etapów projektu. Uwagi te stały się wytycznymi do wdrożenia w nowym projekcie aplikacji, planowanym w wersjo prototypowej jako dwa projekty inżynierskie przeznaczone do realizacji w roku ak. 2011/2012 i pierwszym semestrze 2012/2013 roku. W lutym 2011 roku uruchomiony zostanie portal z charakterystyką dostępnych na runku aplikacji IT wspomagających zarządzanie projektami w przedsiębiorstwach różnych branż.