ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI

Transkrypt

1 ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI WPROWADZENIE C.D. IDENTYFIKACJA POMYSŁU NA PROJEKT 1

2 POMYSŁEM NA PROJEKT MOŻE BYĆ WYMAGAJĄCA ROZWIĄZANIA potrzeba, problem, uciążliwość, widoczna szansa lub okazja którą trzeba wykorzystać, widoczne zagrożenie któremu należy się / trzeba się przeciwstawić. PRZYKŁADY TEMATÓW PROJEKTÓW Organizacja spływu kajakowego Organizacja obozu naukowego Organizacja juwenaliów Organizacja ślubu i przyjęcia weselnego Organizacja festiwalu rockowego Organizacja wyprawy wspinaczkowej Organizacja zawodów sportowych Remont kapitalny mieszkania Budowa własnego domu Organizacja turnieju piłkarskiego 2

3 ANALIZA SWOT Mocne strony wszystko to co robicie lub co posiadacie i co umożliwi Wam osiągnięcie sukcesu Szanse zewnętrzne czynniki mogące przyczynić się do sukcesu Słabe strony czego nie posiadacie lub nie robicie i co stoi na przeszkodzie do osiągnięcia sukcesu Zagrożenia zewnętrzne czynniki mogące przyczynić się do porażki ANALIZA SWOT Cecha 1 = 0,3 Cecha 2 = 0,3 Cecha 3 = 0,2 Cecha 4 = 0,1 Cecha 5 = 0,1 1,00 Mocne strony Szanse Słabe strony Cecha 1 = Cecha 2 = Cecha 3 = Cecha 4 = Cecha 5 = Zagrożenia Cecha 1 = Cecha 2 = Cecha 3 = Cecha 4 = Cecha 5 = Cecha 1 = Cecha 2 = Cecha 3 = Cecha 4 = Cecha 5 = 3

4 DEFINIOWANIE CELÓW METODĄ SMART KRYTERIA SMART S (Specific, Simple) - prosty, jednoznaczny, zawierający konkretny przekaz; M (Measurable) - mierzalny, tak by można było wyrazić stopień realizacji celu; A (Attainable) - osiągalny, realistyczny, atrakcyjny; R (Results-focused) - istotny, stanowiący istotną wartość, zorientowany na osiągnięcie konkretnego rezultatu; T (Time-related) - określony w czasie, wyznaczony czas osiągnięcia celu mobilizuje. 4

5 METODY WSPOMAGAJĄCE PLANOWANIE PRZEDSIĘWZIĘĆ STRUKTURA PODZIAŁU PRAC W przypadku dużych projektów, zawierających wiele zadań (np. projekty inwestycyjno-budowlane) należy dokonać strukturyzacji projektu polegającej na jego podziale na: grupy zadań, pakiety robocze, zadania główne, zadania cząstkowe, czynności. 5

6 UTWORZENIE STRUKTURY PODZIAŁU PRAC Utworzenie pakietu roboczego jest możliwe jeśli: posiada on jasno zdefiniowany wynik posiada ograniczoną fazę realizacji jest ograniczony czasowo można wytypować konkretną osobę odpowiedzialną za jego realizację i przydzielić jej odpowiednie zasoby WBS - WORK BREAKDOWN STRUCTURE Struktura podziału pracy / struktura hierarchiczna zadań Jest hierarchiczną strukturą działań prowadzących do uzyskania określonych produktów. Po wyróżnieniu najważniejszych grup zadań (zadania 1. poziomu) dekomponuje się je na zadania bardziej szczegółowe (niższego rzędu), aż do uzyskania potrzebnego poziomu szczegółowości. 6

7 WBS PRZYKŁADOW WBS W FORMIE KONSPEKTU NUMEROWANEGO 1. Zarządzanie projektem 1.1 Opracowanie dokumentacji projektu 1.2 Opracowanie i złożenie wniosku o przyznanie środków finansowych/kredytu 1.3 Pozyskanie środków finansowych 1.4 Pozyskanie partnerów projektu 1.5 Rekrutacja uczestników projektu Promocja projektu w mediach, zamieszczenie ogłoszeń Rekrutacja chętnych zgodnie z kryteriami rekrutacji 1.6 Zatrudnienie personelu projektu 1.7 Nadzór i koordynacja prac związanych z realizacją zadań merytorycznych 1.8 Obsługa finansowo księgowa, kadrowa 2. Organizacja i przeprowadzenie szkolenia X 2.1 Zatrudnienie trenera wykładowcy Zamieszczenie głoszenia w mediach Wybór najlepszego kandydata Podpisanie umowy z trenerem wykładowcą 2.2 Wynajęcie / rezerwacja pomieszczeń na szkolenie 2.3 Przygotowanie i druk materiałów szkoleniowych 2.4 Odbycie szkolenia (120 h). 2.5 Rozliczenie szkolenia i wykładowcy 3. Organizacja i przeprowadzenie wyjazdu integracyjnego Y 3.1 Ustalenie miejsca, planu i programu wyjazdu, 3.2 Rezerwacja ośrodka / noclegów i posiłków, 3.3 Organizacja transportu Złożenie zapytania ofertowego do firm transportowych, Wybór najkorzystniejszej oferty i podpisanie umowy 3.4 Zatrudnienie opiekuna / koordynatora wyjazdu 4. Organizacja kursu komputerowego 4.1 Złożenie zapytania ofertowego do firm prowadzących szkolenia komputerowe 4.2 Wybór najkorzystniejszej oferty i podpisanie umowy. 4.3 Odbycie szkolenia (45 godz.) 4.4 Rozliczenie szkolenia i firmy prowadzącej 7

8 WBS Pokazuje na jakie części można podzielić projekt; Jaki zestaw części niższego poziomu tworzy daną część wyższego poziomu; Definiuje projekt jako pewną hierarchię elementów związanych z produktami wytworzonymi i w trakcie realizacji projektu. ZASADY TWORZENIA WBS Podział prac może następować: ze względu na produkty; ze względu na typy prac, fazy projektu; ze względu na ponoszoną odpowiedzialność; ze względu na pewność wystąpienia; ze względu na zależność od innych projektów. Diagram powinien koniecznie uwzględniać wszystkie czynności ryzykowne, niosące zagrożenia projektu, jak też związane z wykonawcami zewnętrznymi (np. poddostawcami, użytkownikiem). Poziom szczegółowości czynności: nie za duży, nie za mały - zwykle 2 lub 3 poziomy (przy większej szczegółowości diagram staje się nieczytelny), ewentualnie z dekompozycją na WBS niższego poziomu. 8

9 9