enova365 Handel Oprogramowanie ERP do zarządzania. Wzmacnia firmę i rośnie wraz z nią.

Transkrypt

1 enova365 Handel Oprogramowanie ERP do zarządzania. Wzmacnia firmę i rośnie wraz z nią.

2 Moduł Handel System enova należy do nowej generacji programów służących zarządzaniu przedsiębiorstwem. Przy jego tworzeniu zastosowano nowoczesną technologię Microsoft.NET. Funkcjonalnie system obejmuje dziedziny: Handel, Produkcję, Ewidencję Środków Pieniężnych, Księgowość, Księgę Inwentarzową, CRM, Windykację, Kadry Płace, Zarządzanie Zasobami Ludzkimi. Opis ogólny Moduł Handel zapewnia obsługę firmy w zakresie wystawiania dokumentów sprzedaży, zakupu, obsługi wielu magazynów. Podstawowe funkcje modułu to: tworzenie kart towarowych i usługowych, definiowanie cen i tworzenie cenników, przechowywanie informacji o kontrahentach, bankach i urzędach, wystawianie dokumentów handlowych i magazynowych. Moduł jest zintegrowany z Ewidencją Środków Pieniężnych, uzupełniającą funkcjonalność Faktur w zakresie rozliczeń z kontrahentami oraz z Ewidencją Dokumentów i rejestrem VAT. Towary i usługi Lista Towary i usługi jest zbiorem towarów i usług. Karta towaru, oprócz danych podstawowych, jak kod, nazwa, stawka VAT, jednostka miary itp. zawiera również listę kodów kreskowych, listę alternatywnych jednostek miary z przelicznikami na jednostkę podstawową, listę zamienników oraz listę stron www z opisem towaru. Z poziomu karty towaru można wyświetlić listę pozycji dokumentów handlowych dotyczących tego towaru. System umożliwia definiowanie wielu rodzajów cen sprzedaży i ustalanie metod ich wyliczania w oparciu o inny rodzaj ceny. Standardowo zdefiniowane w systemie ceny są z sobą powiązane podstawowymi parametrami określanymi indywidualnie dla każdego towaru: marża detaliczna, narzut hurtowy. Zdefiniowany rodzaj ceny może być przypisany do kontrahenta, co skutkuje wybraniem odpowiedniej ceny początkowej podczas wystawiania dokumentu sprzedaży. Dla danego towaru można określać ceny indywidualne dla określonych kontrahentów. Kontrahenci, urzędy i banki Karta kontrahenta zawiera podstawowe dane teleadresowe, warunki handlowe (forma i termin płatności, rabat ogólny, limit kredytowy) oraz szereg innych informacji, w szczególności listę rachunków bankowych oraz osób kontaktowych. Z poziomu karty kontrahenta użytkownik może przeglądać listę dokumentów dla tego kontrahenta, ewidencję rozliczeń oraz indywidualny cennik. Sprzedaż Standardowo użytkownik może wystawiać następujące dokumenty: faktury, paragony, faktury do paragonu, faktury korygujące (ilościowe i wartościowe), faktury proforma oraz zaliczkowe, zamówienia, oferty. Istnieje możliwość dodawania własnych definicji dokumentów. Dokumenty mogą być wystawiane w różnych walutach, przy wykorzystaniu definiowalnych tabel kursowych. System umożliwia pobieranie online tabeli kursów średnich NBP. Dostępny jest podział płatności dokumentu ze zróżnicowaniem form i terminów, a nawet płatników. Sposób numeracji dokumentów jest definiowany przez użytkownika i może być inny dla każdego typu dokumentu. System może kontrolować limit kredytowy kontrahenta i umożliwia blokowanie sprzedaży w przypadku jego przekroczenia. Podczas wystawiania dokumentu sprzedaży można od razu rejestrować zapłatę. Zakup Strona 2 z 221

3 Standardowo użytkownik może wystawiać następujące dokumenty: faktury zakupu, faktury korygujące (ilościowe i wartościowe), faktury zaliczkowe, zamówienia, oferty. Rejestrując nabycie wewnątrzwspólnotowe można wystawić dokument wewnętrzny naliczający VAT należny. Magazyn System obsługuje wiele magazynów. Użytkownik standardowo może wystawiać następujące dokumenty: WZ, PZ, MM, korekty tych dokumentów, PW, RW. Dokumenty magazynowe mogą być wystawiane ręcznie, a następnie przekształcane do faktur, mogą też powstawać automatycznie podczas wystawiania dokumentów handlowych. System prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową magazynu według wybranej metody rozliczania (standardowo: FIFO). Magazyn można inwentaryzować. Wynikiem inwentaryzacji są dokumenty rejestrujące rozchód niedoborów i przyjęcie nadwyżek. Relacje pomiędzy dokumentami Dokumenty mogą być wystawiane według standardowych, zdefiniowanych w systemie sekwencji, można również dodawać własne relacje. Standardowo dostępne jest generowanie zamówień z ofert, faktur z zamówień, dokumentów magazynowych z handlowych. Generowanie zamówień do dostawcy Użytkownik może przygotować zamówienie do dostawcy na podstawie danych dostępnych w systemie, takich jak stan towaru, ilość minimalna, ilości zamówione, ilość sprzedana w wybranym okresie itp. Elementy zarządzania łańcuchem dostaw Zamówienia od odbiorcy mogą być ściśle powiązane z zamówieniami do dostawcy. Przy takim powiązaniu zamówienie od odbiorcy może być zrealizowane tylko przez sprzedaż towaru przyjętego na podstawie powiązanego zamówienia do dostawcy. Umowy i faktury cykliczne System umożliwia zarejestrowanie umowy na stałą dostawę lub wykonywanie usługi z okresowym fakturowaniem. Na podstawie takiej umowy można wystawiać dokumenty sprzedaży zgodnie z ustalonym harmonogramem. Kaucje System umożliwia wystawianie dokumentów kaucji, najczęściej stosowanych do ewidencjonowania obrotu opakowaniami zwrotnymi. Do każdego towaru można przypisać schemat wyliczania ilości opakowań w zależności od ilości towaru. Dokument kaucji jest wtedy wystawiany automatycznie podczas tworzenia dokumentu sprzedaży/zakupu. Dokumenty wydania i przyjęcia opakowań rozliczają się automatycznie ilościowo z odpowiednimi dokumentami zwrotu. Deklaracja Intrastat Na podstawie wystawionych w systemie dokumentów transakcji wewnątrzwspólnotowych można wygenerować deklarację Intrastat, a następnie zapisać ją w postaci pliku zgodnego ze specyfikacją systemu zgłoszeń elektronicznych. Definiowanie dokumentów i ich relacji Strona 3 z 221

4 Użytkownik może definiować własne dokumenty handlowe i magazynowe w oparciu o standardowe definicje systemowe. Sposób działania dokumentów może być w znacznym stopniu modyfikowany w drodze zmiany licznych parametrów ustawianych indywidualnie dla każdego typu dokumentu. Cechy System pozwala na rozszerzanie zakresu przechowywanych informacji o towarach, kontrahentach, dokumentach itp. poprzez rozbudowany mechanizm definiowania cech. Cechy mogą również być użyte do grupowania towarów i kontrahentów. Można tworzyć wielopoziomowe, niezależne od siebie podziały. Urządzenia zewnętrzne System współpracuje z drukarkami fiskalnymi, czytnikami kodów kreskowych, kolektorami danych (Denso), sprawdzarkami cen oraz drukarkami etykiet z kodami kreskowymi. Raporty i wydruki Moduł Handel oferuje szereg raportów oraz zestawień analitycznych. Kilka przykładowych: sprzedaż wg kontrahentów, sprzedaży wg towarów i usług, rozliczenie dokumentów sprzedaży, dokumenty wg terminów płatności, struktura wiekowa należności. Dokumenty mogą być drukowane w trybie graficznym lub tekstowym (na drukarkach igłowych). Ewidencja VAT, Ewidencja Dokumentów Wystawiane dokumenty trafiają automatycznie do rejestru VAT i do Ewidencji Dokumentów, które są źródłem danych dla księgowości i zostały opisane szczegółowo w osobnym rozdziale. Strona 4 z 221

5 Różnice między wersją srebrną a złotą modułu Handel Wersja złota wyposażona jest w stosunku do wersji srebrnej w dodatkowe mechanizmy i funkcje: Definiowanie nowych dokumentów Definiowanie nowych relacji między dokumentami Obsługa wielu magazynów Wybór metody obrotu towarowego w magazynie Powiązanie towarów z magazynami poprzez filtry Fakturowanie umów Opiekun kontrahenta Generowanie korekt rabatowych z wyliczeniem wartości Zmiana parametrów zasobów (deprecjacja, zmiana ilości bez zmiany wartości) Pełna obsługa partii towaru Mechanizm cech pól definiowanych przez użytkownika Uwaga! Podręcznik opisuje przede wszystkim wersję złotą i platynową systemu. Przed zakupem należy skonsultować z integratorem lub producentem aby ustalić, czy pożądana funkcjonalność występuje w systemie i zamawianej wersji. Strona 5 z 221

6 Moduły dodatkowe Funkcjonalność modułu Handel może być rozszerzona poprzez zainstalowanie następujących modułów dodatkowych, podlegających osobnemu licencjonowaniu: enova EDI wymiana dokumentów w postaci komunikatów EDI pomiędzy firmami enova efaktura invooclip generowanie, podpisywanie i wysyłanie efaktury wykorzystaniem usługi KIR invooclip enova efaktura GreenMail24 generowanie, podpisywanie i wysyłanie efaktury i innych dokumentów wykorzystaniem serwisu GreenMail24 enova DYMOPrinter drukowanie etykiet na drukarkach DYMO enova BrotherPrinter drukowanie etykiet na drukarkach Brother enova ZebraPrinter drukowanie etykiet na drukarkach Zebra (obsługujących standard EPL) Funkcjonalność modułu Handel Strona 6 z 221

7 Menu główne modułu Rozpoczynamy pracę z modułem enova Handel. Po otwarciu programu i wyborze bazy danych przy pomocy klawiszy strzałek i klawisza <Enter> lub myszki wybieramy pozycję Handel. Główne menu modułu Handel Po wybraniu tej pozycji menu otworzy się główne menu handlu, w którym znajdują się następujące pozycje: Towary i usługi lista towarów, usług i produktów (kart towarowych), którymi się w firmie handluje. Sprzedaż dokumenty sprzedaży, cenniki, oferty od odbiorców, zapytania ofertowe odbiorców oraz ceny i rabaty. Zakup dokumenty zakupu: faktury zakupu, zamówienia do dostawców, oferty od dostawców, zapytania ofertowe do dostawców oraz dokumenty wewnętrzne. Magazyn dokumenty magazynowe, analiza obrotów i stanów magazynowych. Dokumenty razem wszystkie dokumenty magazynowe Dokumenty wg kategorii: Przyjęcia magazynowe, Wydania magazynowe, Przyjęcia opakowań, Wydania opakowań, Inwentaryzacja, Kompletacja, Wewnętrzne Stany magazynowe Zasoby Rozchód zasobów Schematy opakowań Okresy magazynowe Dokumenty razem i pozostałe wszystkie dokumenty wystawiane w module Handel prezentowane na wspólnej liście Deklaracje listy deklaracji wywozowych i przywozowych INTRASTAT Zestawienia zawiera obroty wg towarów, kontrahentów, opiekunów, dokumentów, informacje o sprzedaży wg towarów, zamówienia wg towarów oraz oferty wg towarów. Strona 7 z 221

8 Wprowadzanie kontrahentów Wprowadzanie kontrahentów odbywa się z poziomu listy kontrahentów, którą otwieramy z głównego menu programu wybierając kolejne pozycje Kontrahenci i urzędy Kontrahenci. Wyboru dokonujemy przy pomocy myszki lub za pomocą klawiatury klawiszami strzałek akceptując klawiszem <Enter>. Po otwarciu listy ekran będzie wyglądał w następujący sposób: Lista kontrahentów Uwaga! Nie należy modyfikować ani usuwać karty!incydentalny. Dodawanie nowego kontrahenta rozpoczynamy naciskając klawisz lub przy pomocy myszy, wybierając z belki narzędziowej w górnej części okna funkcję Nowy (Kontrahent). Otwarte zostanie okno formularza, w którym rozpoczynamy wprowadzanie danych. Wprowadzanie danych rozpoczynamy od pola Kod, w którym wprowadzamy skrócony kod identyfikujący kontrahenta. Najczęściej jest to zasadniczy człon nazwy firmy bez jakichkolwiek znaków dodatkowych i spacji. Możemy również skorzystać z funkcji automatycznej numeracji kodu. Wtedy pozostawiamy zaproponowany przez program znak pytajnika, a kod zostanie nadany automatycznie podczas zapisywania formularza. Uwaga! Kod kontrahenta musi być unikalny w całym programie. Nie jest możliwe wprowadzenie nowemu kontrahentowi kodu, jeżeli taki sam kod jest przypisany do innego kontrahenta. Przechodząc do kolejnych pól klawiszem <Enter> uzupełniamy odpowiednie informacje wprowadzając odpowiednio numer NIP, nazwę, status podmiotu oraz adres. Strona 8 z 221

9 Karta kontrahenta Uwaga! Numer NIP kontrahenta może się powtarzać. W takim przypadku program poinformuje o takiej sytuacji wyświetlając odpowiedni komunikat w linii statusu zaraz po wprowadzeniu numeru oraz wyświetlając okno ostrzegające podczas zapisywania danych lub zablokuje możliwość dodania kontrahenta o takim samym NIP (w zależności od ustawienia parametru Weryfikacja powtórzenia NIP w konfiguracji). Kontrahentom z UE należy wpisać nr EU VAT/NIP bez spacji pomiędzy częścią literową i cyfrową, a także parametr Rodzaj(VAT) ustawić na unijny. Po uzupełnieniu danych podstawowych można uzupełnić również dane dodatkowe znajdujące się na pozostałych zakładkach formularza. Przejście na następne zakładki umożliwia kombinacja klawiszy <Ctrl+2>, <Ctrl+3> lub <Ctrl+ PgDn>. Po wprowadzeniu wszystkich danych formularz akceptujemy klawiszami <Ctrl+Enter> lub klikając myszą na przycisk Zapisz i Zamknij. Po zapisaniu danych na ekranie pojawi się ponownie lista kontrahentów, na której będzie znajdować się nowo dodany kontrahent. Można rozpocząć dodawanie kolejnego kontrahenta. Strona 9 z 221

10 Uwaga! Będąc na liście kontrahentów można poprawić wcześniej wprowadzone dane. W tym celu należy ustawić aktualną linię na zapisie, który chcemy zmodyfikować, a następnie klawiszem <Enter> lub za pomocą myszy klikając na funkcję Otwórz otworzyć formularz z danymi wcześniej wprowadzonego kontrahenta. Strona 10 z 221

11 Karta kontrahenta Poniżej opisano niektóre zagadnienia związane z zapisem danych na karcie kontrahenta. Warunki płatności - zakładka karty kontrahenta Zakładka Warunki płatności w karcie kontrahenta Sekcja Warunki płatności: Definicja płatności domyślna forma płatności na dokumentach wystawianych dla kontrahenta Termin (dni) domyślny termin płatności na dokumentach dla kontrahenta Waluta domyślna waluta płatności w dokumentach ustawienie działa wspólnie z parametrami definicji dokumentów i relacji określającymi sposób ustalania waluty w dokumentach Domyślny płatnik kontrahent, który będzie podmiotem płatności w dokumentach, jeśli pole nie jest wypełnione płatnikiem będzie sam kontrahent. Sekcja Warunki handlowe: Limit kredytu kwota kredytu kupieckiego. Jest sprawdzany podczas wystawiania dokumentów pod warunkiem aktywacji takiej kontroli w konfiguracji (Patrz: Opcje Handel Limit kredytowy) Dopuszczalna kwota zadłużenia przeterminowanego. Działanie jw. Umożliwia blokowania transakcji w przypadku przekroczenia dozwolone kwoty. Funkcja musi być włączona w konfiguracji (Patrz: Opcje Handel Limit kredytowy) - parametr Podczas zatwierdzania dokumentów kontroluj wartość należności przeterminowanych. zwłoka (dni) ilość dni po terminie płatności, w czasie których nie następuje blokada sprzedaży Blokada sprzedaży blokada rejestracji dokumentów handlowych związanych ze sprzedażą lub wydaniami towarów, włącznie z zamówieniami. Kontrahent nadal jest widoczny na listach. Strona 11 z 221

12 Schemat przedstawia zasadę blokowania (w konfiguracji można określić kwotę, która nie podlega weryfikacji terminowej parametr: Zawsze dopuszczaj sprzedaż ). Podane na rysunku wartości są przykładowe. Schemat działania mechanizmów kontroli należności przeterminowanych Rabat i cena zakładka karty kontrahenta Rabat i cena - na tej zakładce określa się rabaty i ceny przypisane kontrahentowi. Pierwszy rabat przenoszony jest zawsze na dokument handlowy. Rabat wszystkich towarów i Cenę wszystkich towarów można wykorzystać podczas definiowania algorytmu wyliczania ceny, który można określić na formularzu definicji ceny, zakładka Grupy. Drugi rabat i Cena wszystkich towarów będą dostępne pod warunkiem odpowiedniego ustawienia definicji ceny (zakładka Grupy). Cennik indywidualny - zakładka karty kontrahenta Cennik indywidualny w tym miejscu można definiować indywidualne ceny, jednostki, nazwy i kody towaru dla kontrahenta. Aby indywidualna nazwa, czy kod były drukowane należy wybrać odpowiednie ustawienie na formularzu definicji dokumentu handlowego, zakładka Wydruki, parametr Nazwa towaru... Cena indywidualna będzie działać pod warunkiem odpowiedniego ustawienia definicji ceny, zakładka Grupy, parametr Rodzaj ceny. Przeceny indywidualne zakładka karty kontrahenta Przeceny indywidualne służy do przeglądania i edycji indywidualnych Przecen okresowych. W tym miejscu można dodawać i usuwać nowe indywidualne przeceny okresowe. Strona 12 z 221

13 Wprowadzanie towarów Listę towarów (kart towarowych) otwieramy wchodząc przy wykorzystaniu opcji Towary i usługi menu głównego modułu Handel. Lista towarów i usług Po otwarciu listy na ekranie zobaczymy podstawowe informacje o kartach towarów, takie jak kod, nazwa, kod kreskowy, również trzy standardowe ceny towaru: Cena podstawowa Cena hurtowa Cena detaliczna Znajduje się tam również informacja o stanie towarów w wybranym magazynie. Rozpoczęcie wprowadzania nowego towaru wykonujemy za pomocą klawisza lub klikając na przycisk znajdujący się nad listą w belce narzędziowej Nowy (Towar). Otworzy się następujący formularz: Strona 13 z 221

14 Formularz karty towaru Wprowadzanie nowej karty towaru rozpoczynamy od wprowadzenia kodu towaru. W przypadku, gdy nie ma ustalonego systemu kodowania towarów można skorzystać z automatycznego kodowania programu, pozostawiając pytajnik w polu kod. Klawiszem <Enter> przechodzimy do następnego pola Typ, w którym możemy wybrać sposób traktowania towaru przez program. Kolejne naciśnięcie klawisza <Enter> przeniesie kursor do następnego pola Nazwa, określającego nazwę towaru. Kolejne pole, to Kod kreskowy. Kod możemy nadać automatycznie wybierając w menu okna Czynności funkcję Nowy EAN, która nada numer z odpowiednią sumą kontrolną. Kolejne pole Numer katalogowy dodatkowe oznaczenie towaru. W polu Jednostka wybieramy jednostkę, według której program będzie raportował stany i obroty magazynowe. Przechodzimy do pola Stawka VAT pozwalającego określić stawkę naliczanego dla towaru podatku VAT. SWW/PKWiU jest wymagane w przypadku, gdy obrót towarem jest zwolniony z podatku. Po wprowadzeniu tych informacji możemy przejść do przypisania cen towaru. Przed wprowadzeniem pierwszej ceny kursor przechodzi przez pola Narzut (hurtowy) oraz Marża (detaliczna), w których możemy określić procenty tych wskaźników, wykorzystywanych podczas przeliczania cen. Kolejne naciśnięcie klawisza <Enter> przeniesie kursor do listy cen towarów, do linii Cena Podstawowa w kolumnie Netto. Wprowadzona tutaj cena jest podstawą wyliczeń kolejnych cen towaru. Wprowadzenie tej ceny spowoduje przeliczenie wszystkich pozostałych cen. Cena hurtowa zostanie wyliczana przez dodanie do podstawowej ceny netto procentowego narzutu hurtowego. Natomiast Cena detaliczna wyliczana jest automatycznie z ceny hurtowej poprzez dodanie marży detalicznej. Strona 14 z 221

15 Ceny w kolumnie brutto wykorzystywane są na dokumentach liczonych od wartości brutto np.: paragonu. Powstają na podstawie cen z kolumny netto poprzez dodanie kwoty podatku VAT. Po wprowadzeniu tych wszystkich informacji można zamknąć formularz przy pomocy przycisku znajdującego się w belce narzędziowej lub kombinacją klawiszy <Ctrl+Enter>. Analogicznie postępujemy przy wprowadzaniu kolejnych kart towaru. Strona 15 z 221

16 Karta towaru (opakowania, usługi, produktu, receptury) Podstawowe miejsca dostępu do karty towarowej to lista Towary i usługi (Handel Towary i usługi) i lista Stany magazynowe (Handel Magazyn Stany magazynowe). Z obu tych list można także dodać nowe karty towarowe. Karta towaru podzielona została na zakładki opisane poniżej. Ogólne - zakładka karty towaru Sekcja Ogólne: Zakładka Ogólne karty towaru Kod 40. znakowe pole alfanumeryczne. Zapis w tym polu nie może powtarzać się dla jakiejkolwiek innej karty. Istnieje także mechanizm automatycznego nadawania kodów dla towarów. Autonumeracja wykonywana jest zawsze, jeżeli wpisany kod kończy się znakiem "?". Jeżeli przed znakiem "?" znajduje się napis, to jest on traktowany jako prefiks do autonumeracji (AX? --> AX0012). Autonumeracja może być dokonywana albo podczas zapisu (ustawienie domyślne) albo od razu po wpisaniu kodu. Zachowanie to można zmienić przy pomocy flagi 'Kod nadawany dopiero podczas zapisu' na zakładce Handel/Towary w konfiguracji. Drugie ustawienie może jednak skutkować nadaniem dwóm jednocześnie dodawanym towarom tego samego kodu, dlatego zalecamy pozostawić domyślne ustawienie. Typ określa rodzaj karty (usługa, towar, produkt, receptura, opakowanie). Usługa nie podlega obrotowi magazynowemu. Karta produktu i receptury posiada dodatkową zakładkę Kompletacja, na której ustala się procedurę kompletacyjną (skład produktu), Nazwa 80 znakowe pole alfanumeryczne. Nazwa nie musi być unikalna. Strona 16 z 221

17 Kod kreskowy pole alfanumeryczne. Opakowanie włączenie parametru, definiuje wprowadzony towar, jako opakowanie Numer katalogowy dodatkowe pole alfanumeryczne. Uwaga! Podczas wprowadzania pozycji dokumentu poprzez wpisanie ciągu znaków w Towar listy pozycji system wyszukuje towary, bez konieczności wywoływania listy pomocniczej towarów wg następujących parametrów: Kod, Nazwa, Kod kreskowy, Nr katalogowy i Numer CN (nr scalonej nomenklatury towarowej). Jednostka podstawowa jednostka karty, wg której rejestrowane są obroty w magazynie. Jednostka wybierana jest z listy zdefiniowanych w systemie jednostek. Jeżeli towar podlegał obrotowi, w przypadku konieczności zmiany jednostki, zaleca się wyprowadzenie towaru z magazynów, zablokowanie starej karty, założenie nowej z nową jednostka podstawową i wprowadzenie odpowiednich ilości do magazynów (w tej sytuacji problem mogą stanowić korekty ilościowe zakupu z powodu całkowitego rozchodowania towaru) lub użycie funkcji narzędziowej Ustaw jednostkę (patrz: Zmiana jednostki na karcie towarowej), VAT sprzedaży stawka wg której liczony jest VAT na dokumentach sprzedaży (istnieją wyjątki np. faktura FD - sprzedaży do krajów UE), VAT kaucji stawka wg której liczony jest VAT w dokumentach wydania/przyjęcia opakowań. Parametr historyczny zależny od daty dokumentu, na którym jest stosowana kaucja i widoczny na kartotece towarowej jako parametr tylko do odczytu. Domyślnie stawką VAT kaucji jest NP. Przyjęcie kaucji za opakowania zwrotne nie jest czynnością podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT. Obowiązek podatkowy w VAT powstaje dopiero, jeżeli kontrahent nie zwróci opakowań w ustalonym w umowie terminie. VAT zakupu stawka wg której liczony jest VAT na dokumentach zakupu (istnieją wyjątki np. faktura FIUE zakupu w kraju UE), SWW/PKWiU pole wymagane przy innej stawce VAT niż 23% Sekcja Ceny: Narzut w standardowej konfiguracji wartość procentowa, o którą powiększana jest Cena hurtowa w stosunku do podstawowej (liczone od stu ) Marża w standardowej konfiguracji wartość procentowa, o którą powiększana jest Cena detaliczna w stosunku do hurtowej (liczone w stu ) Ostatnia zakupu/n parametr niepodlegający edycji, przedstawia ostatnią cenę zakupu netto Tabela cen Tabela przedstawia standardowo zdefiniowane w systemie ceny, powiązane z kartą towaru: Podstawowa wartość ceny nadawana z ręki. W standardowej konfiguracji systemu stanowi podstawę wyliczenia ceny Hurtowej w oparciu o wartość narzutu i Detalicznej w oparciu o wartość marży, Hurtowa wyliczana automatycznie w oparciu o wartość narzutu po wprowadzeniu wartości ceny Podstawowej, liczona od stu, czyli jako narzut. Wykorzystywana na dokumentach sprzedaży typu FV, Detaliczna wyliczana automatycznie w oparciu o wartość marży na bazie wartości ceny Hurtowej, liczona w stu, czyli jako marża. Wykorzystywana na dokumentach sprzedaży typu PAR. Strona 17 z 221

18 Uwaga! Istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej liczby cen związanych z kartą towarową. Kolumny tabeli cen: Definicja nazwa ceny pobrana z definicji ceny. Priorytet parametr pobrany z definicji ceny. Korygowana włączony (zaznaczony) parametr pozwala wprowadzić na kartę cenę z ręki lub ustawić inną niż podstawowa jednostkę. Włączenie parametru spowoduje brak automatycznego wyliczenia ceny w przypadku zmiany ceny Podstawowej. Netto wartość ceny netto. Brutto wartość ceny brutto. Jednostka parametr związany z ceną, podpowiada jednostkę na dokumencie. Jeśli włączymy parametr Korygowana i zmienimy jednostkę (przy zastosowaniu odpowiedniego przelicznika) przy cenie Hurtowej np. z szt. na para, to na dokumencie FV domyślną jednostką sprzedaży będzie para. Połącz parametr standardowo włączony. Powoduje, że cena netto od brutto różni się VAT-em sprzedaży. Przy wyłączonym parametrze możemy dowolnie ustanowić cenę netto i brutto. W takiej sytuacji VAT będzie liczony od ceny wykorzystanej na dokumencie (np. na PAR od ceny detalicznej brutto). Standardowa ilość ilość podpowiadana na dokumencie. Pole w standardzie wypełnione wartością 1. Narzut % - wartość wyliczona w oparciu o procent narzutu dodawany do ostatniej ceny zakupu. Tylko do odczytu. Marża kwotowa wartość wyliczona w stosunku do ostatniej ceny zakupu. Tylko do odczytu. Marża wartość wyliczona w stosunku do ostatniej ceny zakupu. Tylko do odczytu. Dodatkowe zakładka karty towaru Strona 18 z 221

19 Sekcja Dodatkowe: Zakładka Dodatkowe karty towaru Do wyprzedaży transakcje przychodu są zablokowane, można jedynie rozchodować towar do wyczerpania zapasów. Blokada towar z włączonym parametrem nie podlega wyświetlaniu na listach w standardowych ustawieniach, w przyszłości nie będzie mógł być wykorzystywany na dokumentach. Precyzja ceny ceny zaokrąglane do wskazanej liczby cyfr po przecinku Aktualizacja cen przychodem jeden z parametrów decydujący czy ceny na karcie mają być zmieniane wraz ze zmianą cen zakupu. Dopuszczalne wartości: Zawsze zawsze następuje lub jest proponowana zmiana, Nigdy zmiany cen zakupu nie wpływają na zmiany cen na karcie towaru, Tylko wzwyż oznacza, że zmiana ma miejsce, jeśli ostatnia cena zakupu jest większa od poprzedniej. Usługa podnosząca wartość magazynową towarów parametr jest przenoszony na pozycję dokumentu. Skutkuje powiększeniem wartości magazynowej pozostałych pozycji dokumentu proporcjonalnie do ich wartości, łącznie o wartość tak oznaczonej pozycji. Stosowany głównie w nabyciu wewnątrzwspólnotowym. VAT liczony od marży parametr dla biur turystycznych. Nie zaleca się włączania bez konsultacji. Kartoteka pozycji, od której na dokumencie liczony jest VAT od marży powinna posiadać ustawienia parametru typ na wartość Towar i włączony parametr VAT liczony od marży. Stawka NP ustawiana jest automatycznie dla pozycji na dokumencie, natomiast kartoteka tej pozycji/towaru powinna posiadać właściwą stawkę VAT sprzedaży. Wyliczenie VAT marża następuje na poziomie księgowości dla dokumentu Wprowadzonego, poprzez uruchomienie z menu Czynności funkcji Naliczanie/VAT od marży. Def powstania obowiązku VAT (sprzedaż) wybór algorytmu ustalania daty powstania obowiązku podatkowego wynikającego ze sprzedaży tego towaru, parametr przenoszony na pozycję dokumentu, istotny dla deklaracji VAT. Podatnik nabywca (odwrotne obciążenie) oznaczenie towarów, dla których podatnikiem podatku VAT jest nabywca (a nie standardowo sprzedawca), np. w przypadku handlu złomem. Strona 19 z 221

20 Sekcja Intrastat: Kod CN kod ośmioznakowy, niezbędny na towarach wykorzystywanych w obrocie z krajami UE, wykorzystywany w deklaracji Intrastat. Jednostka uzupełniająca dla niektórych rodzajów towarów (objętych pewnymi kodami CN) w deklaracji Intrastat wymagane jest podanie ilości w określonej jednostce uzupełniającej. Dla takich towarów należy wypełnić to pole. Jeśli jest inna niż podstawowa należy wprowadzić przelicznik miedzy jednostkami. Definicja jednostki musi mieć włączony odpowiedni parametr by mogła być wykorzystywana na deklaracji Intrastat. Nazwa przenoszona na deklarację Intrastat - nazwa wymagana na deklaracji Intrastat. Jeśli jest zgodna z nazwą ogólną, to pole nie musi być wypełniane. Kraj pochodzenia domyślny kraj pochodzenia przenoszony na pozycję dokumentu przychodu uwzględnianego w deklaracji Intrastat. Sekcja Opis na dokumencie: Dozwolona edycja - włączony parametr umożliwia edycję nazwy i opisu na pozycji dokumentu Pole opis pole do wprowadzenia dowolnej treści opisującej towar. Parametr powyżej pozwala na edycję tego opisu. Odpowiedni parametr na definicji dokumentu decyduje o tym czy opis jest drukowany na dokumencie (patrz: Ogólne zakładka formularza definicji dokumentu ). Jednostki i opakowania zakładka karty towaru Sekcja Jednostki: Zakładka Jednostki i opakowania karty towaru Podstawowa jednostka towaru parametr tożsamy z parametrem z zakładki Ogólne. Jednostka, w której prowadzone są stany magazynowe. Masa netto jednostki towarowej parametr standardowo wykorzystywany w deklaracji Intrastat. Na jego podstawie obliczana jest masa netto dla pozycji deklaracji. Strona 20 z 221

21 Alternatywna jednostka towaru druga jednostka, która może być wykorzystywana do określania ilości na dokumentach magazynowych/handlowych (poza jednostką podstawową. Wymaga to konfiguracji wyglądu okna). Jednostka alternatywna musi mieć przeliczenie do jednostki podstawowej ogólne (Handel Jednostki) lub indywidualne (patrz rys. powyżej) na karcie towarowej oraz definicja dokumentu wymaga włączenia parametru Używaj alternatywnej jednostki ilości. Niezbędne jest zarejestrowanie przelicznika (jak na rys.). Uwaga: Na pozycji dokumentu dodajemy pole Ilość alternatywna (patrz rozdział: Konfiguracja list będących pozycjami formularza). Wykorzystanie pola Ilość alternatywna na odpowiednio skonfigurowanym formularzu faktury Jednostka reszty towaru parametr pomocniczy, który wraz z jednostką alternatywną może być wykorzystany na wydrukach dokumentów handlowo-magazynowych. Przykład: sprzedajemy 15 butelek płynu pakowanych po 6 szt. w paczce. Na formularzu zapisujemy 15 szt., na wydruku możemy uzyskać zapis 2 paczki i 3 szt. (jednostka reszty). Wydruki takie realizowane są na zamówienie. Sekcja Indywidualne przeliczniki jednostek towaru: Sekcja zawiera tabelę, w której rejestrujemy indywidualny (tylko dla danego towaru) przelicznik. Zapis aktywujemy poprzez kliknięcie myszą w pierwsze pole w pierwszej kolumnie tabeli (Nagłówek Bazowa). Z rozwiniętej listy wybieramy jednostkę, która będzie przeliczana na jednostkę wybraną analogicznie w drugiej kolumnie (Nagłówek Wyliczana). Współczynnik rejestrujemy w postaci ułamka zwykłego z wykorzystaniem znaku / (ukośnik). Wzór obrazuje przeliczenie. Uwaga! Na kartotece towarowej przelicznik rejestrujemy w jedną stronę, a system dokonuje obustronnych przeliczeń miedzy dwiema jednostkami. Strona 21 z 221

22 Fragment karty z tabelą przeliczników jednostek Sekcja Schematy opakowań Sekcja zawiera listę schematów opakowań przypisanych do towaru. Można je wybierać z listy zdefiniowanych wcześniej schematów. Jeden ze schematów przypisanych do towaru może być oznaczony jako domyślny dla przychodu, podobnie jeden z nich może być oznaczony jako domyślny dla rozchodu. Schematy oznaczone jako domyślne są wyświetlane nad listą: Schemat przyjęć opakowań domyślny schemat, który będzie zastosowany do automatycznego wyliczania ilości opakowań podczas przyjmowania towaru. Z poziomu tego pola dostępny jest podgląd schematu. Schemat wydań opakowań domyślny schemat, który będzie zastosowany do automatycznego wyliczania ilości opakowań podczas wydawania towaru. Z poziomu tego pola dostępny jest podgląd schematu. Schematy opakowań są definiowane z poziomu listy Schematy opakowań, w folderze Magazyn. Sposób budowania schematu opakowań został szczegółowo omówiony w rozdziale Schematy opakowań. Schemat opakowań można przypisać do towaru wskazując go na liście otwieranej po rozwinięciu pola Schemat opakowań lub wybierając opcję Nowy (schemat opakowań towaru) i edytując dane w oknie, które zostanie wyświetlone. Okno schematu opakowania Strona 22 z 221

23 Kody zakładka karty towaru Zakładka zawiera listy własnych oraz obcych kodów towaru. Każdy kod obcy może być powiązany z listą kontrahentów, którzy się nim posługują. Wszystkie kody mogą być wykorzystywane do wyszukiwania towarów na ich liście lub podczas dodawania pozycji dokumentu, jeśli lokator listy towarów zostanie odpowiednio skonfigurowany. Zakładka Kody karty towaru Dla każdego kodu można wybrać jeden z 3 jego rodzajów: EAN13 Prefiks EAN 13 (prefiks kodu wagowego) Inny Jeśli wybrano rodzaj kodu EAN13, system będzie kontrolował jego poprawność i wyświetli ostrzeżenie w przypadku, gdy wpisany kod jest niepoprawny. Aby przypisać kontrahenta do danego kodu obcego należy zaznaczyć kod na liście, a następnie dodać kontrahenta do na sąsiedniej liście wpisując jego kod/nazwę w wierszu lub wybierając go z listy rozwijanej. Kody obce stosowane przez kontrahenta można również edytować z poziomu cennika indywidualnego. Zamówienia i zamienniki - zakładka karty towaru Strona 23 z 221

24 Sekcja Aktualny stan zamówień prezentuje informacje na temat aktualnych stanów zamówień na towar z wyszczególnieniem zamówień dostawców i odbiorców. Sekcja Generowanie zamówień: Dostawca kontrahent, na którego wystawiane będą automatycznie generowane zamówienia przy wyborze wartości Karty towaru dla parametru Dostawca według na formularzu Generatora zamówień. Zaokrąglenie i jednostka zamawianych towarów w parametrze podajemy ilość i jednostkę. Zamówienia tworzone generatorem będą w tej jednostce i w wielokrotności podanej ilości. Przykład: jeśli wpiszemy 20 szt., a system wyliczy, że należy zamówić 35, to zaokrągli zamówienie do 40 szt. Jeśli parametr pozostaje pusty to generowane są zamówienia na odpowiednie ilości w jednostce podstawowej. Ustawienia indywidualne dla magazynów wyświetla informacje na temat magazynu, na jakim znajduje się towar, ostatniej ceny Netto, po jakiej towar był zakupiony Stan minimalny parametr dla generatora zamówień, odrębny dla każdego magazynu Stan maksymalny parametr dla generatora zamówień, odrębny dla każdego magazynu Sekcja Ustawienia indywidualne dla magazynów prezentuje ostatnie ceny przyjęcia do poszczególnych magazynów oraz umożliwia określenie minimalnego i maksymalnego stanu towaru dla każdego magazynu. Mogą one być wykorzystywane podczas generowania zamówień do dostawców. Sekcja Dostawcy zawiera listę dostawców towaru oraz czasy dostaw od nich. Jeden z dostawców może być oznaczony jako domyślny. Parametry te mogą być wykorzystane podczas generowania zamówień do dostawców. Strona 24 z 221

25 Sekcja Zamienniki umożliwia określenie towarów będących zamiennikami towaru podstawowego. Towary mające pełnić role zamiennika należy wybrać z ogólnodostępnej listy towarów. Zamiennik ma następujące parametry: Współczynnik - dla każdego zamiennika można określić współczynnik przeliczeniowy, czyli wskazać, jaka ilość zamiennika będzie pobierana. Dwustronny oznacza, że towar A jest zamiennikiem dla towaru B, a towar B staje się równocześnie zamiennikiem dla towaru A. Jeżeli podczas dodawania pozycji na formularzu dokumentu rozchodowego (np. faktura sprzedaży, kompletacja) zostanie wybrany towar, którego brak w magazynie, a będzie on miał zdefiniowane zamienniki, to w momencie określania ilości towaru automatycznie pojawi się okno z dostępnymi zamiennikami, za pomocą którego będzie można wybrać odpowiednie zamienniki (czytaj: Zamienniki towaru). Można również otworzyć formularz z listą zamienników do danego towaru na liście Cennika (Towary i usługi), w tym celu należy dla zaznaczonego towaru wybrać z menu Czynności polecenie Zamiennik towaru lub użyć klawisza. Na formularzu z zamiennikami dostępne są między innymi pola: Ilość potrzebna - ilość z pozycji dokumentu lub jeśli lista jest otwierana bez kontekstu pozycji, np. z poziomu Cennika, to będzie wyświetlana ilość 1. Ilość dostępna - obliczona bez uwzględniania ilości pobranej przez pozycję dokumentu, czyli ilość wyliczona standardowo Ilość z zamiennikami - ilość dostępna + suma z kolumny Ilość zastępowana. Ilość zastępowana ilość faktycznie wykorzystanego zamiennika. Ilość pobierana - zmienia się w stosunku do ilości zastępowanej w zależności od współczynnika. Przykładowo, jeśli dla towaru A jest ustawiony zamiennik B z ustawionym współczynnikiem 2:1, wówczas w przypadku wprowadzenia 10 szt. towaru A ilość pobierana towaru B wyniesie 5 szt. Lista zamienników towaru uwzględnia także relacje zamienników do ich zamienników, czyli jeśli towar A ma zamiennik B, a towar B ma zamiennik C, to na liście zamienników towaru A będą widoczne towary B i C. Kompletacja zakładka karty produktu Występuje tylko dla kart o typie Produkt. Wygląd sekcji Składniki kompletu na karcie produktowej różni się od tego na karcie recepturowej. Strona 25 z 221

26 Na zakładce definiujemy parametry, według których przebiega kompletacja dokonywana dokumentem KPL. Proces kompletacji wymaga posiadania składników. W składzie produktu można uwzględnić usługę lub recepturę. Uwaga! Receptura zapisana na karcie produktu jest traktowana jak usługa tzn. jej wartość zostanie uwzględniona w wartości produktu. Składniki wydane dokumentem KPLW będą pochodzić z karty produktu, a nie karty receptury. Wartość usługi lub receptury dla danego produktu określamy w kolumnie Wartość tabeli składników na zakładce Kompletacja karty produktu. Sekcja Towar jako produkt: Produkowana ilość podajemy ilość i jednostkę. Ilość może być różna od 1, może również zawierać miejsca po przecinku. Uwaga parametr nie weryfikuje, czy dla danej jednostki są dopuszczone miejsca po przecinku. Operator musi zweryfikować poprawność wartości, a także to, czy użyto w tym polu jednostki podstawowej. Tylko pełne komplety ustawienie NIE oznacza możliwość produkcji dowolnej ilości (przy pokryciu magazynowym w surowcach). Ustawienie TAK oznacza produkcję tylko wielokrotności poprzedniego parametru. Magazyn produktów gotowych magazyn, do którego trafia wyprodukowana ilość. Pole nie musi być uzupełniane, jeśli jest to magazyn główny (w systemie enova) firmy. Sekcja Składniki kompletu: Karta przechowuje w tabeli jedną listę składników kompletacji. Można ją na bieżąco modyfikować przed procesem kompletacji. Kolumny tabeli: Towar surowiec w procesie kompletacji, można wprowadzić usługę lub recepturę. Strona 26 z 221

27 Ilość ilość surowca w dowolnej jednostce potrzebna do wyprodukowania ilości produktu określonej w polu Produkowana ilość. (Należy pamiętać o przelicznikach jednostek, jeżeli w tym polu nie użyje się standardowej jednostki składnika). Magazyn magazyn, z którego pobierane są surowce. Jeśli nie jest wypełniony, to surowce pobrane będą z magazynu głównego (w systemie enova) firmy. Wartość Pole pozwala określić wartość usługi lub receptury dla ilości produktu określonej w polu Produkowana ilość. Kompletacja zakładka karty receptury Występuje tylko dla kart o typie Receptura. Wygląd sekcji Składniki i produkty receptury na karcie recepturowej różni się od tego na karcie produktowej. Na zakładce definiujemy parametry, według których przebiega proces dekompletacji rejestrowany dokumentem KPL. Proces kompletacji wymaga posiadania składników do produkcji. Receptura musi zawierać przynajmniej jeden składnik towarowy i jeden produkt. Na karcie receptury produktem może być towar (nie koniecznie produkt). W składzie procedury można uwzględnić usługę lub recepturę. Uwaga! Receptura zapisana na karcie receptury jest traktowana jak usługa tzn. jej wartość zostanie uwzględniona w wartości produktu. Pobierając na dokument kompletacji KPL recepturę (zamiast produktu), dokonujemy kompletacji wg receptury karty recepturowej, a produktami są produkty z karty recepturowej. Wartość usługi lub receptury dla danej karty recepturowej określamy w kolumnie Wartość tabeli składników i produktów. Sekcja Składniki i produkty receptury: Karta przechowuje w tabeli procedurę kompletacji i dekompletacji. Można ją na bieżąco modyfikować przed procesem kompletacji. Kolumny tabeli: Strona 27 z 221

28 Typ pole wyboru: składnik/produkt. Wybór składnika oznacza, że receptura pobrana na dokument kompletacji KPL spowoduje wydanie tego składnika z magazynu dokumentem KPLW. Jeśli składnikiem jest usługa lub receptura, to będzie ona zapisana na dokumencie KPLW jako usługa powiększająca wartość produktu. Wybór produktu oznacza, że receptura pobrana na dokument kompletacji KPL spowoduje zarejestrowanie tego produktu/towaru na dokumencie KPLP i przyjęcie go na stan magazynu. Towar wskazuje, która konkretna karta będzie traktowana jako składnik lub usługa w procesie kompletacji lub dekompletacji. Można stosować karty usługowe lub recepturowe jako składniki. Nie należy stosować karty usługowej lub recepturowej jako produktu, gdyż wartość dokumentu magazynowego przyjęcia KPLP będzie powiększona o wartość usługi. Uwaga! Zastosowanie usługi lub receptury jako produktu doprowadzi do niezgodności wartości magazynu z wartością dokumentów przyjęć. Ilość dla składnika: ilość pobierana z magazynu w trakcie kompletacji dla ilości produktów zarejestrowanych na karcie tej receptury. Ilość może być podana w dowolnej jednostce (Należy pamiętać o przelicznikach jednostek, jeżeli w tym polu nie użyje się standardowej jednostki składnika). Dla produktu: ilość wprowadzana do magazynu w trakcie kompletacji, gdy na dokumencie kompletacji KPL określimy ilość receptury =1. Ilość może być podana w dowolnej jednostce (Należy pamiętać o przelicznikach jednostek, jeżeli w tym polu nie użyje się standardowej jednostki składnika). Wartość Pole aktywne dla usług, receptur oraz produktów (nie aktywne dla 1-go produktu). Pole pozwala określić wartość usługi lub receptury dla ilości produktów określonych w danej recepturze. Wartość będzie rozrzucona na poszczególne produkty wg proporcji między nimi. Wartość proporcji miedzy produktami (wyrażona w PLN) określamy w tym samym polu, jeśli są przynajmniej dwa produkty na recepturze. Domyślną wartością jest 1 PLN, ale może ona być edytowana. Jeśli proporcja wynosi 1:1, to znaczy, że każdy z produktów zostanie wprowadzony do magazynu w tej samej wartości (o ile posłużono się jednostką podstawową do produktów); proporcja 2:1 oznacza że produkt A będzie miał 2x większą wartość od produktu B. Uwaga! Ustawienie w konfiguracji systemu wykonywania kompletacji wg cen ewidencyjnych jest nadrzędne i w takiej sytuacji proporcje z karty recepturowej są pomijane. Proporcja parametr warunkowy TAK/NIE. Standardowe ustawienie TAK oznacza, że obowiązuje proporcja wartości między produktami. Ustawienie NIE oznacza, że dany produkt nie podlega proporcji. Tzn., że proces kompletacji wprowadzi do magazynu ten produkt w cenie/wartości określonej w polu Wartość, a dla reszty produktów (podlegających proporcji) przydzielona zostanie proporcjonalnie reszta kosztu własnego produkcji (system nie dopuszcza wartości ujemnych). Magazyn magazyn, z którego pobierane są składniki lub magazyn, do którego wprowadzane są produkty. Jeśli nie jest wypełniony, to operacja dokonywana jest w magazynie głównym (w systemie enova) firmy. Różnice na zakładce Kompletacja między kartą produktu i receptury Strona 28 z 221

29 Zakładka Kompletacja występuje tylko dla kartotek typu Produkt i Receptura. Ze względu na zupełnie różny sposób działania tych kartotek zostaną wyjaśnione różnice pomiędzy nimi. Kartoteka produktu Kartoteka produktu jest bardzo podobna do zwykłej kartoteki towarowej. Produkt posiada stan magazynowy, może być przyjmowany i wydawany dokumentami innymi niż kompletacja. Produkt można zarówno wyprodukować w procesie kompletacji, jak i kupić u zewnętrznego dostawcy, produkt można sprzedać, przesunąć do innego magazynu itp. Zasadniczą różnicą pomiędzy kartoteką produktu i towaru jest to, że produkt posiada zakładkę Kompletacja, na której określamy składniki, z jakich może zostać złożony. Karty typu Produkt mogą być użyte w dokumencie kompletacji. Dla produktu można określić tylko jedną listę składników. Jeżeli dany produkt (komplet) może być składany wg różnych przepisów, wówczas możemy posłużyć się: Kartoteką recepturową jeżeli jest to powtarzalny przepis, wg którego będziemy kompletować dany produkt wielokrotnie Edycją listy składników podczas kompletacji jeżeli jest to jednorazowe odejście od standardowej listy składników, np. dla składanego zestawu komputerowego została zastosowana inna karta graficzna (o edycji składników będzie w dalszych rozdziałach) Kartoteka receptury W odróżnieniu od kartoteki produktowej receptura jest bytem nieco wirtualnym. Nie posiada ona stanu magazynowego, nie może zostać kupiona czy sprzedana. Natomiast podobnie jak produkt posiada zakładkę Kompletacja. Przy czym dla receptury na zakładce Kompletacja określa się zarówno składniki jak i produkty. Jest to więc przepis jak z określonej listy składników stworzyć określoną listę produktów. Możemy mieć więc kilka przypadków: Wiele składników i wiele produktów w takim przypadku w wyniku poskładania z wielu elementów składowych powstaje nam kilka różnych produktów, może to być np. odzwierciedlenie przypadku powstania produktu głównego i produktów ubocznych czy produktu głównego i odpadów. Jeden składnik i wiele produktów jest to typowy przypadek dekompletacji przykładowo w wyniku poddania procesowi demontażu z silnika (składnik) powstaje rotor i stojan (produkty) Wiele składników i jeden produkt jest to przypadek bardzo podobny do kartoteki produktowej. Z tym, że dla produktu możemy podać tylko jedną listę składników (jeden przepis ). Natomiast w przypadku kart typu receptura możemy stworzyć wiele receptur, posiadających różne listy składników i ten sam produkt (alternatywne receptury dla jednego produktu). Oczywiście można również zdefiniować recepturę posiadającą jeden składnik i jeden produkt. W przypadku kartoteki recepturowej, jako produkty mogą być wybrane dowolne kartoteki towarowe ( produkt wybrany na recepturze nie musi być kartoteką typu produkt może być kartoteką typu towar) Z drugiej strony składnikami mogą być zarówno towary jak i produkty czyli coś, co powstaje jako produkt w wyniku jednej kompletacji, może być składnikiem dla innej receptury. Strona 29 z 221

30 Dokumenty Metody tworzenia nowych dokumentów Podstawową funkcją systemu jest rejestracja dokumentów. W zależności od okoliczności i potrzeb można je tworzyć różnymi metodami. Zasadniczo operator może utworzyć dokument ręcznie i kolejno wypełnić jego pola oraz dodać pozycje, albo wybrać metodę, która inicjuje dokument wraz z pozycjami i zazwyczaj tworzy relacje do innego dokumentu. Dodanie dokumentu z ręki Przycisk dodawania na liście dokumentów Nad listą dokumentów znajduje się przycisk dodawania nowego dokumentu, domyślnego dla danej listy (powinien być to najczęściej generowany dokument na liście). Jego kliknięcie otwiera pusty formularz do wypełnienia. Operator kolejno wypełnia pola i dodaje pozycje dokumentu, kończąc operację jego zatwierdzeniem. Przykładem takiego ręcznego dodania dokumentu jest utworzenie dokumentu zamówienia odbiorcy (ZO). Dokument ZO, dodany tą metodą, powstaje bez relacji do innych dokumentów. Podobnie można utworzyć fakturę FV, jednakże ona automatycznie utworzy dokument WZ pozostający z nią w relacji. Kliknięcie w przycisk może być zastąpione skrótem klawiaturowym (zapisany na definicji dokumentu np. dla faktury FV jest to <Ctrl>+Shift+S>) lub wciśnięciem klawisza (o ile na liście dodawany jest tylko jeden typ dokumentu). Przycisk dodawania dokumentu Wybór rodzaju nowego dokumentu z menu Obok przycisku dodawania nowego dokumentu na listach, na których można dodać więcej typów dokumentów niż jeden, znajduje się mała czarna strzałka skierowana w dół. Jej kliknięcie rozwija menu dostępnych dokumentów. Wybór dokumentu z menu inicjuje jego formularz. Reszta czynności jest typowa dla ręcznego uzupełniania formularza. Kliknięcie w przycisk może być zastąpione wciśnięciem klawisza. Strona 30 z 221

31 Menu dodawanych dokumentów na liście faktur sprzedaży Skrót na liście Ulubionych Ta metoda jest bardzo przydatna, gdy często wystawiamy dany typ dokumentu. Skrót umieszcza się na pasku nawigacji. Klikając w niego otwieramy nowy formularz danego dokumentu, niezależnie od tego, w którym miejscu systemu się znajdujemy (np. lista kontrahentów). Skrót dodajemy poprzez rozwinięcie menu dostępnych dokumentów na liście, wciśnięcia klawisza <Shift> i kliknięcie wskaźnikiem myszki na żądany dokument (gdy nie ma menu klikamy w przycisk nowego dokumentu). Pasek nawigacji powinien być ustawiony na zakładce Ulubione. Skrót do tworzenia nowej FV Tworzenie dokumentu w relacji do innego dokumentu/dokumentów Samoczynne tworzenie dokumentów Z samoczynnym powstawaniem dokumentów mamy do czynienia, gdy relacja między dokumentami zdefiniowana jest w taki sposób, że dokument podrzędny powstaje automatycznie wraz z nadrzędnym. (Czytaj rozdział: Parametry relacji między dokumentami). Przykładem takiego działania jest powiązanie dokumentu handlowego faktury FV z dokumentem magazynowym WZ. WZ powstaje automatycznie wraz z FV (gdy dodawane są pozycje towarowe do dokumentu), wraz z nim jest zatwierdzany i synchronicznie przesuwany do bufora. Menu Relacje Metoda wymaga skonfigurowania w Opcjach relacji między dokumentami (Czytaj rozdział: Parametry relacji między dokumentami). W takiej sytuacji na liście dokumentów, po zaznaczeniu dokumentu (lub kilku), w menu Relacje odnajdziemy zestaw propozycji dotyczących utworzenia nowego dokumentu. Na rysunku zostanie zaprezentowany przykład inicjacji zbiorczej faktury FV do kilku dokumentów zamówienia od odbiorcy ZO. Zaznaczamy na liście właściwe dokumenty ZO np. za pomocą myszki i klawisza i w menu Relacje wybieramy nazwę relacji (w przykładzie ta nazwa to Faktura), a po rozwinięciu menu wybieramy oczekiwany wariant (np. zbiorczy nowy) utworzenia dokumentu podrzędnego. Ta opcja docelowo inicjuje dokument, który teoretycznie (zależy od szczegółów definicji relacji, dostępności towarów) powinien zawierać pozycje wszystkich zaznaczonych dokumentów nadrzędnych ZO. Strona 31 z 221

32 Tworzenie zbiorczego dokumentu faktury FV z wielu zamówień ZO Przyłączanie dokumentu nadrzędnego do podrzędnego Metoda wychodzi poza samą inicjację dokumentu, ponieważ dodanie samego dokumentu docelowego albo jest ręczne (opisy powyżej), albo np. w relacji z jednego dokumentu nadrzędnego. Zasadniczo metoda służy do utworzenia relacji między dokumentami i ściągnięcia pozycji dokumentu nadrzędnego na podrzędny. W tym celu z otwartego formularza dokumentu docelowego (ale z uzupełnionym polem Kontrahent), z menu Relacje, wybieramy funkcję przyłączenia istniejącego dokumentu (jak na rysunku poniżej). Przyłączanie dokumentu zamówienia ZO do faktury FV Po powyższej operacji pojawi się okno wyboru dokumentów nadrzędnych, które chcemy połączyć relacją z dokumentem docelowym, i których pozycje zostaną skopiowane na dokument faktury. Dokumenty zaznaczamy np. za pomocą myszki i klawisza <Ctrl> i zamykamy okno przyciskiem OK lub klawiszami <Ctrl+Enter>, przechodząc znowu do formularza dokumentu podrzędnego faktury FV. Strona 32 z 221

33 Wybór dokumentów nadrzędnych ZO na oknie pośrednim Kopiowanie dokumentu Metoda tworzy dokument doraźnie w oparciu o inny zaznaczony na liście dokument. Nie bazuje na ściśle określonej w konfiguracji relacji, lecz na formularzu z parametrami, który operator wypełnia przed zainicjowaniem formularza dokumentu docelowego. Funkcja dostępna jest w menu Czynności pod nazwą Kopiuj dokument. Zasadniczo jej celem jest stworzenie dokumentu z pozycjami, jak na dokumencie kopiowanym, ale bez relacji między dokumentami. Funkcja Kopiuj dokument Przykład: Cała zakupiona dostawa ma trafić do innego magazynu, dlatego operator używa funkcji kopiowania dokumentu ZK do dokumentu przesunięcia MM. Poniżej okno z ustawieniami dla takiej operacji. Strona 33 z 221

34 Formularz parametrów kopiowania dokumentu Funkcja Utwórz dokument w menu Czynności Funkcja dostępna jest z list: Towary i usługi oraz Stany magazynowe. Działa dla zaznaczonych pozycji na liście, tzn. utworzony dokument będzie zawierał pozycje zaznaczone uprzednio na liście. Funkcja Utwórz dokument Zanim utworzony zostanie dokument, operator musi wypełnić prosty formularz z parametrami, w którym przede wszystkim musi zdefiniować, w którym magazynie powstanie dokument i jaki to będzie dokument. Strona 34 z 221

35 Okno pośrednie dla funkcji Utwórz dokument Tworzenie zamówienia do dostawcy za pomocą Generatora zamówień Czytaj rozdział Generator zamówień. Import z pliku XML Jeżeli operator otrzyma dokument w formacie XML, o wewnętrznej strukturze enova, to może go zaimportować z menu Plik Import Danych Z pliku XML. Dokument w formacie XML musi mieć określony symbol dokumentu, występujący w bazie, do której jest importowany (i jako taki zostanie zaimportowany). Należy go szukać na liście, na której występują takie dokumenty. Funkcja importu dokumentu w formacie XML Strona 35 z 221

36 Dokument w formacie XML może być przykładowo uzyskany z innej bazy enova poprzez funkcję w menu Czynności Narzędziowe Eksport dokumentów Do pliku. Import z arkusza typu Microsoft Excel / pliku formatu CSV Jeżeli operator otrzyma dokument w formacie CSV lub w postaci arkusza kalkulacyjnego (np. MS Excel) z właściwymi nagłówkami kolumn do importu, to może go zaimportować z poziomu listy dokumentów (na której dany dokument ma prawo wystąpić). Operację wykonuje się poprzez skopiowanie zawartości pliku i wklejenie go na liście dokumentów (przy pomocy standardowych funkcji kopiuj i wklej). Arkusz z fakturą do wklejenia na liście dokumentów Okno pośrednie relacji między dokumentami Relację można określić jako łącznik między dokumentami. Przykładem tego łącznika może być relacja między dokumentem faktury FV (nadrzędnym) a wydaniem magazynowym WZ (podrzędnym). Jest to przykład relacji, w której przy standardowej konfiguracji nie występuje okno pośrednie. Dokument WZ powstaje automatycznie wraz z FV. Relacja jest zdefiniowana w konfiguracji dokumentu nadrzędnego (w podanym przykładzie FV). Jej formularz jest rozbudowany i szczegółowo określa wiele zależności między łączonymi dokumentami (Czytaj rozdział: Parametry relacji między dokumentami). Relacja może być zdefiniowana w taki sposób, że zanim powstanie dokument podrzędny, operator musi dokonać wyboru pozycji i uzupełnić pola na oknie pośrednim między dokumentami. Poniżej przedstawiono rodzaje okien pośrednich: Wybór magazynu Okno pośrednie z wyborem magazynu dla dokumentu podrzędnego (docelowego) Wybór magazynu następuje poprzez zaznaczenie kursorem odpowiedniego wiersza. Dokument docelowy powstanie we wskazanym magazynie. Okno zamykane jest przyciskiem OK albo klawiszami <Ctrl+Enter>. Po tej czynności system otwiera formularz dokumentu docelowego. Wybór pozycji (do zaznaczenia) Strona 36 z 221

37 Okno pośrednie do zaznaczania pozycji Na oknie wyboru pozycji operator określa ilości towarów, jakie mają być zapisane na dokumencie podrzędnym (tworzonym), zapisując je w kolumnie Ilość. Kolejne kolumny tego formularza dostarczają informacji o dostępności danego towaru. Szybką metodą zaznaczenia wszystkich pozycji jest użycie klawisza Zaznacz wszystkie znajdującego się pod tabelą pozycji. Do wyboru również jest magazyn, do którego dokument docelowy ma być przypisany. Domyślnie pole jest wypełnione zgodnie z magazynem, z którego pochodzi dokument nadrzędny (gdy podrzędny tworzony z wielu dokumentów, pole wypełnione jest zgodnie z magazynem pierwszego dokumentu). Uwaga! W konfiguracji, w której jako dokument podrzędny powstaje przesunięcie międzymagazynowe MM, tylko okno wyboru pozycji umożliwia wskazanie magazynu docelowego dla przesunięcia międzymagazynowego (jak na rysunku parametr Magazyn docelowy przesunięcia). Wybór pozycji (pozycje zaznaczone) Formularz z zaznaczonymi pozycjami jest identyczny z formularzem z pozycjami do zaznaczenia. Różni go wypełnienie kolumny ilość. Jeśli operator nie dokonuje żadnych zmian, zamyka okno przyciskiem OK., albo klawiszami <Ctrl+Enter>. Po tej czynności system otwiera formularz dokumentu docelowego. Wpływ dokumentów na stan magazynu Poniżej opisano standardowe zachowanie i oddziaływanie na stan magazynu dokumentów i korekt do nich. Jednocześnie zwracamy uwagę, że jest to standard, co nie oznacza, że ich działanie nie może być zdefiniowane inaczej. Dokumenty wydań (sprzedaż/rozchód magazynowy) wpływają na stan magazynu już w momencie powstawania (czyli: moment powstawania, stan bufor i zatwierdzony). Dokumenty przyjęć (zakup/przychód magazynowy) wpływają na stan magazynu w momencie zatwierdzania (stan zatwierdzony). Strona 37 z 221

38 Korekty, tak do wydań, jak i do przyjęć, wpływają na stan magazynu w chwili zatwierdzania (stan zatwierdzony). Dokument korekty odzwierciedla końcowy stan transakcji. Czyli na korektach sprzedaży/wydań magazynowych w polu ilość wpisujemy ostatecznie sprzedaną lub wydaną ilość, na korektach zakupu/przyjęć w polu ilość wpisujemy ostatecznie zakupioną lub przyjętą ilość. Stan dokumentu Stan dokumentu widoczny jest po otwarciu formularza dokumentu w jego prawym górnym rogu. Pole to może być także dodane do listy dokumentów, co zaprezentuje stan dokumentu bez otwierania formularza. Dodanie pola dokonujemy za pomocą Organizatora (menu Widok Organizuj widok) Pole Stan może przyjmować cztery wartości: Bufor dokument podlega edycji, ograniczenia w poszczególnych polach mogą wynikać z dodatkowych ustawień i zakazów, czy sposobu funkcjonowania systemu. Edycja przede wszystkim dotyczy kontrahenta, płatności i pozycji dokumentu, w tym ilości i cen. Przesunięcie dokumentu do bufora możliwe jest ze stanu Zatwierdzony i Anulowany. Zatwierdzony dokument nie podlega edycji w szczególności w zakresie danych kontrahenta, edycji pozycji dokumentu i płatności. Mogą być edytowane niektóre pola np. cechy zgodnie z ich definicją lub zmian można dokonywać funkcjami specjalnymi udostępnionymi prawami (menu Czynności np. zmiana kontrahenta). Dokument przy odpowiednich uprawnieniach może być przesunięty do stanu bufor, o ile nie koliduje to z wyliczeniami obrotów i zasobów (np. mając uprawnienia nie można cofnąć do bufora dokumentu, który był korygowany. Anulowany możliwość anulowania zależy od parametru na definicji dokumentu. Dokument nie podlega edycji. Skutki anulowania są różne w zależności od typu dokumentu. W standardowych ustawienia dla dokumentu zamówienia odbiorcy ZO anulowanie oznacza przejście w stan anulowany i skasowanie zasobów zamówionych, dokument traci możliwość przekształcenia do faktury. Dla dokumentu faktury FV anulowanie oznacza poza zmianą stanu skasowanie płatności, a także anulowanie dokumentu podrzędnego WZ (ponieważ są zsynchronizowane), co pociąga skasowanie obrotów, a więc powrót towaru do magazynu. Zablokowany Dokument nie podlega edycji. Stan uzyskiwany jest po zmianie stanu dokumentu w Ewidencji dokumentów na inny niż bufor. Dokument w takim stanie nie podlega funkcji przesunięcia do bufora. Dokumenty, które nie trafiają do Ewidencji dokumentów, mogą przyjmować tylko trzy pierwsze stany. Przesunięcie dokumentu do bufora (zmiana stanu) Uwaga! Producent zdecydowanie odradza przesunięcia dokumentów do bufora. Zalecamy odbieranie uprawnień do takiej funkcjonalności, jednocześnie informujemy, że rola Sprzedaż-fakturzysta nie posiada uprawnień do przesuwania dokumentów do bufora. Jeśli operacje przesunięć dokumentów do bufora ze stanu zatwierdzonego są wykonywane, to po ponownym zatwierdzeniu, dokument rozchodu powinien być przez operatora weryfikowany pod kątem obrotów (zakładka Marża dokumentu) ilościowo i wartościowo. Jeśli takie operacje muszą być wykonane, powinny być wykonywane z poziomu listy, z zapisem do bazy przesunięcia do bufora. Strona 38 z 221

39 Zdecydowanie odradza się przesuwanie dokumentu do bufora z poziomu otwartego formularza dokumentu, jak również przydzielanie uprawnień do tej funkcji. Ta forma przesunięcia do bufora nie jest rejestrowana w bazie. W systemie występują dwie metody przesuwania dokumentów do bufora: Z poziomu listy dokumentów Z poziomu formularza danego dokumentu Producent nie uważa za niezbędne posiadanie dostępu do takiej funkcji przez operatorów, ale jeśli jest to konieczne, sugerujemy korzystanie z przesunięcia z poziomu listy dokumentów. Jest to bezpieczniejsze np. ze względu na współużytkowanie dokumentów. W takiej sytuacji informacja o przesunięciu do bufora z poziomu listy jest natychmiast zapisywana do bazy danych. Przesunięcia z poziomu listy w początkowej fazie (przed potwierdzeniem) są dokonywane tylko na poziomie interfejsu użytkownika. Strona 39 z 221

40 Zakup Dotyczy tylko modułu Handel W systemie enova są dwa obiegi dokumentów zakupowych. Standardowy obieg dokumentów handlowych umożliwia wystawienie dokumentu handlowego (faktury zakupu - ZK), który w tle automatycznie generuje dokument magazynowy (PZ) przyjmujący towar do magazynu. Domyślnie na dokument magazynowy z dokumentu handlowego nie są przenoszą usługi. Korekty dokumentów magazynowych generowane są automatycznie poprzez korekty dokumentów handlowych. Odwrócony obieg dokumentów, który umożliwienia wprowadzania najpierw dokumentów magazynowych (przyjęcie magazynowe - PZ2) przyjmujących towar do magazynu, a w kolejnym kroku, wygenerowanie w relacji z dokumentów magazynowych odpowiednich dokumentów handlowych (faktur zakupowych - ZK2). Do momentu wygenerowania dokumentu handlowego do dokumentu magazynowego istnieje możliwość skorygowania dokumentów magazynowych. Po wygenerowaniu dokumentu handlowego korekty dokumentów magazynowych można wykonać już tylko poprzez korygowanie dokumentów handlowych. W celu włączenia odwróconego obiegu dokumentów zakupowych trzeba przejść do konfiguracji programu (kombinacja klawiszy <Ctrl+F9> lub menu Narzędzia Opcje ), następnie do zakładki Handel Definicje dokumentów Zakupy. Faktury zakupu generujące PZ Dotyczy tylko modułu Handel Jednym ze sposobów rejestrowania zakupu jest wystawienie faktury zakupu (ZK), do której automatycznie powstanie dokument magazynowy (PZ) przyjmujący towar do magazynu. Faktury wprowadzane są na liście faktur zakupowych, którą znajdziemy w menu Handel Zakupy Faktury zakupu. Lista faktur zakupu Następnie za pomocą klawisza Insert lub myszką klikając przycisk Nowy (ZK Zakup) otwieramy formularz nowej faktury zakupowej. Przechodząc k awiszem Enter przez kolejne pola wypełniamy je danymi. Strona 40 z 221

41 Formularz faktury zakupu Uwaga! Naciśnięcie na liście faktur klawisza <Enter> spowoduje otwarcie formularza zawierającego zaznaczony na liście dokument faktury. Edycję dokumentu rozpoczyna się w polu Data wystawienia, w którym domyślnie podpowiada się data bieżąca. Następnie przy pomocy klawisza <Enter> przechodzimy do kolejnego pola Kontrahent, gdzie wprowadzamy kod, nazwę lub NIP kontrahenta, od którego towar kupujemy. Możliwy jest również wybór z listy podpowiedzi wszystkich kontrahentów zarejestrowanych w systemie, którą to listę otwieramy za pomocą klawisza. Uwaga! Na liście podpowiedzi również możemy używać szybkiego wyszukiwania danych (tzw. lokatora) wpisując nazwę, kod lub NIP kontrahenta. Wpisywanie kolejnych znaków spowoduje przesuwanie kursora na kolejne zapisy najbardziej odpowiadające wprowadzonemu ciągowi znaków. Do kolejnych pól na formularzu zakupu przechodzimy przy użyciu klawisza <Enter>, gdzie możemy wprowadzać kolejno datę otrzymania oraz numer obcy będący oryginalnym numerem faktury od dostawcy. Uwaga! Jeżeli dla danego kontrahenta został już wprowadzony dokument o takim samym numerze obcym, program w linii statusu wyświetli stosowne ostrzeżenie. Zostanie również wyświetlone okienko ostrzeżenia podczas zapisywania faktury. Strona 41 z 221

42 Kolejne dwukrotne naciśnięcie klawisza <Enter> powoduje przeniesienie kursora na listę pozycji, na której możemy wprowadzić pierwszą pozycję faktury. Wprowadzanie pozycji faktury rozpoczynamy od wybrania towaru. Jeżeli do towaru, który jest przyjmowany, nie została jeszcze utworzona karta towarowa, to kombinacja klawiszy <Shift+F4>, naciśnięta, gdy kursor jest w kolumnie Towar pozwala otworzyć pusty formularz towaru. Wprowadzamy dane do formularza (patrz rozdział: Wprowadzanie towarów) i po zaakceptowaniu klawiszami <Ctrl+Enter> towar zostaje umieszczony jako pierwsza pozycja faktury. Jeżeli karta towaru została wcześniej wprowadzona do bazy danych, to w polu kolumny Towar wprowadzamy nazwę, kod, numer katalogowy lub kod kreskowy towaru, który przyjmujemy. Można się również posłużyć listą podpowiedzi, którą otwieramy przy pomocy klawisza. Lista zawiera wszystkie karty towarowe wprowadzone do programu. Wybór towaru z listy podpowiedzi Na liście tej funkcjonuje tzw. lokator, którego działanie polega na szybkim wyszukiwaniu towaru w trakcie wpisywania nazwy, kodu, numeru katalogowego lub kodu kreskowego. Wpisywanie kolejnych znaków powoduje ustawienie kursora na towarach najlepiej odpowiadających wprowadzonemu ciągowi znaków. Wybrany towar akceptujemy klawiszem <Enter> lub klikając za pomocą myszy przycisk OK. Po wybraniu towaru będąc na liście pozycji naciskamy klawisz <Enter> przenoszący nas do kolumny Ilość, gdzie wpisujemy ilość wprowadzanego towaru do magazynu. Podczas wprowadzania ilości nie jest konieczne wprowadzanie nazwy jednostki, gdyż w takim przypadku inicjowana jest ona z karty towaru. Kolejne naciśnięcie klawisza <Enter> przenosi kursor do kolumny Cena. W kolumnie tej wprowadzamy cenę zakupu netto, po jakiej towar będzie przyjmowany do magazynu. Nie jest konieczne wpisywanie waluty PLN ceny, ponieważ program użyje w takim przypadku standardowej waluty. Po wprowadzeniu towaru, ilości, oraz ceny przy pomocy klawisza możemy przejść do dodawania kolejnych pozycji faktury zakupu. Wprowadzamy je analogicznie jak w przypadku pierwszej pozycji. Uwaga! Po wprowadzeniu pozycji, a przed zatwierdzeniem formularza, można w każdej chwili poprawić wpisane uprzednio dane. W tym celu należy wskazać pozycję dokumentu i zmodyfikować błędne dane. Po wprowadzeniu wszystkich pozycji na fakturę formularz zatwierdzamy za pomocą klawiszy <Ctrl+Enter> lub klikając myszą na belce narzędziowej przycisk. Wówczas wyświetlone zostanie okno zatwierdzania dokumentu handlowego. Strona 42 z 221

43 Okno zatwierdzania faktury zakupu Klawiszami <Ctrl+Enter> potwierdzamy również to okno. Powoduje to zakończenie wprowadzania dokumentu zakupu oraz wprowadzenie towarów do magazynu. Będąc na liście faktur zakupu możemy nacisnąć klawisz, który wyświetli formularz odpowiedniego dokumentu przyjęcia magazynowego PZ. Wystawianie dokumentu PZ i generowanie faktur zakupowych Dotyczy tylko modułu Handel Możliwe jest skorzystanie ze standardowych definicji w tzw. odwróconym obiegu dokumentów, czyli tworzenia najpierw dokumentu magazynowego, a dopiero później z tego dokumentu generowania w relacji dokumentu handlowego. Ten model pracy możliwy jest po włączeniu w konfiguracji (Narzędzia Opcje Handel Definicje dokumentów Zakupy) tzw. odwróconego obiegu dokumentów zakupowych. Strona 43 z 221

44 Lista dokumentów magazynowych Wprowadzanie dokumentów przychodowych za pomocą dokumentów magazynowych PZ2 (w odwróconym obiegu dokumentów, dla rozróżnienia symbol dokumentu przyjęcia magazynowego to PZ2) rozpoczynamy od wejścia na listę dokumentów magazynowych. Z menu wybieramy kolejno pozycje Handel Magazyn Dokumenty wg kategorii Przyjęcia magazynowe. Następnie klawiszem dodawania Insert lub klikając myszką w przycisk Nowy (PZ Przyjęcie zewnętrzne) otwieramy okno pustego dokumentu. Formularz przyjęcia zewnętrznego PZ2 Uwaga! Naciśnięcie na liście klawisza <Enter> spowoduje otwarcie formularza zawierającego zaznaczony na liście dokument magazynowy. Wprowadzanie danych rozpoczyna się w polu Data wystawienia, w którym wprowadzamy datę wystawienia dokumentu PZ2. Następnie przy pomocy klawisza <Enter> przechodzimy do kolejnego pola Kontrahent, gdzie wprowadzamy kontrahenta, od którego towar przyjmujemy. Do wyszukania kontrahenta można użyć kodu lub nazwy, bądź NIP-u kontrahenta, możliwy jest również wybór z listy podpowiedzi wszystkich kontrahentów zarejestrowanych w systemie, którą to listę otwieramy za pomocą klawisza lub na pustym polu naciskając klawisz <Enter>, listę można wywołać również klikając myszą w strzałkę przy polu Kontrahent. Uwaga! Na liście podpowiedzi również możemy używać szybkiego wyszukiwania danych (tzw. lokator) wpisując nazwę, kod lub NIP kontrahenta. Wpisywanie kolejnych znaków spowoduje przesuwanie kursora na kolejne zapisy najbardziej spełniające kryteria wyszukiwania. Strona 44 z 221

45 Kolejne dwukrotne naciśnięcie klawisza <Enter> powoduje przeniesienie kursora na listę pozycji, na której możemy wprowadzić pierwszą pozycję dokumentu. Wprowadzanie pozycji rozpoczynamy od wybrania towaru. Jeżeli do towaru, który przyjmujesz nie została jeszcze utworzona karta towarowa, to kombinacja klawiszy <Shift+F4> naciśnięta w kolumnie Towar pozwala otworzyć pusty formularz towaru. Wprowadzamy dane do formularza (patrz rozdział: Wprowadzanie towarów) i po zaakceptowaniu klawiszami <Ctrl+ Enter> towar zostanie umieszczony jako pierwsza pozycja dokumentu PZ2. Jeżeli karta towaru została wcześniej wprowadzona do bazy danych, to w polu kolumny Towar wpisujemy nazwę, kod, numer katalogowy oraz Kod kreskowy towaru, który przyjmujemy. Można się również posłużyć listą podpowiedzi, którą otwieramy przy pomocy klawisza <F4> lub na pustym polu naciskając klawisz <Enter>, listę można wywołać również klikając myszą w strzałkę przy polu. Lista zawiera wszystkie karty towarowe wprowadzone do programu. Wybór towaru z listy podpowiedzi przy użyciu lokatora Na liście tej funkcjonuje tzw. lokator, którego działanie polega na szybkim wyszukiwaniu towaru w trakcie wpisywania nazwy, kodu, numeru katalogowego lub kodu kreskowego. Wpisywanie kolejnych znaków powoduje ustawienia kursora na towarach najlepiej spełniających kryteria wyszukiwania. Wybrany towar akceptujemy klawiszem <Enter> lub za pomocą myszy przyciskiem OK. Po wybraniu towaru będąc na liście pozycji, naciskamy klawisz <Enter> przenoszący nas do kolumny Ilość, gdzie wpisujemy ilość wprowadzanego do magazynu towaru. Podczas wprowadzania ilości nie jest konieczne wprowadzanie nazwy jednostki, gdyż w takim przypadku inicjowana jest ona z karty towaru. Kolejne naciśnięcie klawisza <Enter> przenosi kursor do kolumny Cena. W kolumnie tej wprowadzamy cenę zakupu netto, po jakiej towar będzie przyjmowany na stan magazynowy. Nie jest konieczne wpisywanie waluty PLN ceny, ponieważ program użyje w takim przypadku standardowej waluty. Po wprowadzeniu towaru, ilości oraz ceny przy pomocy klawisza lub <Enter>, będąc na ostatniej kolumnie, możemy przejść do dodawania kolejnych pozycji. Wprowadzamy je analogicznie jak w przypadku pierwszej pozycji. Uwaga! Po wprowadzeniu pozycji, a przed zatwierdzeniem dokumentu, można w każdej chwili poprawić wpisane uprzednio dane. W tym celu należy wskazać pozycję dokumentu i zmodyfikować błędne dane. Po wprowadzeniu wszystkich pozycji zatwierdzamy dokument za pomocą klawiszy <Ctrl+Enter> lub klikając myszą na belce narzędziowej przycisk. Powoduje to zakończenie wprowadzania dokumentu oraz wprowadzenie towarów do magazynu. Strona 45 z 221

46 Z tak wprowadzonego dokumentu przyjęcia magazynowego możemy wygenerować fakturę zakupu. Na liście dokumentów magazynowych zaznaczamy interesujący nas PZ2 i naciskamy klawisz lub w menu wybieramy kolejno Relacje Handlowy nowy (ZK2 Zakup 2). Menu tworzenia faktury zakupu z PZ2 Spowoduje to wyświetlenie formularza faktury zakupu, który będzie automatycznie wypełniony danymi pochodzącymi z zaznaczonego wcześniej dokumentu PZ2. W polu numer obcy wystarczy umieścić tylko numer faktury dostawcy i zatwierdzić cały dokument klawiszami <Ctrl+Enter>. Uwaga! Na fakturze zakupu nie należy wprowadzać zmian względem dokumentu magazynowego. Jeśli zachodzi potrzeba modyfikacji danych z dokumentu magazynowego należy wygenerować korektę do dokumentu magazynowego KPZ2, następnie w Relacji z korekty wygenerować fakturę. Po wygenerowaniu dokumentu handlowego do dokumentu magazynowego nie można już zrobić osobnej korekty dokumentu magazynowego, wówczas korekta będzie możliwa wyłącznie poprzez korygowanie dokumentu handlowego, który automatycznie wygeneruje korektę dokumentu magazynowego. Innym rozwiązaniem jest skorzystanie z funkcji Zmień pozycje zatwierdzonego dokumentu. Istnieje możliwość modyfikacji pozycji zatwierdzonego dokumentu magazynowego PZ2 (odwrócony obieg dokumentów) za pomocą Czynności Zmień pozycje zatwierdzonego dokumentu, dostępnej z poziomu listy dokumentów (nie działa z poziomu otwartego formularza). Dzięki tej funkcji można zmienić ilość, cenę oraz wartość pozycji dokumentu, pod warunkiem, że: dokument jest zatwierdzony na liście zaznaczony jest nie więcej niż jeden dokument przychodowy typ partii ustawiony w definicji dokumentu to Magazynowy dokument nie został przekształcony do dokumentu handlowego dokument nie jest korygowany w ewidencji dokumentów ma stan Bufor Podobna funkcjonalność dostępna jest również dla dokumentów Zamówień. Opisano ją bardziej szczegółowo w rozdziale Zmiana pozycji zatwierdzonego dokumentu. Uwaga! Kolejne naciskanie klawisza F7 na dokumencie magazynowym PZ2, do którego została już wygenerowana faktura zakupu spowoduje otwarcie formularza tej powiązanej faktury. Faktury zakupu z UE (transakcje WNT) Strona 46 z 221

47 Do rejestracji zakupu z UE (nabycia wewnątrzwspólnotowego) przeznaczony jest dokument FIUE. Wprowadzenie dokumentu przebiega jak wprowadzenie krajowej faktury zakupu. W rozdziale zostaną omówione funkcje typowe dla dokumentu unijnego. Cena w walucie obcej Pierwszą różnicą może być konieczność wprowadzenia ceny w walucie obcej. Możliwości wprowadzenia takiej ceny są następujące: Wprowadzamy cenę z ręki dopisując po kwocie symbol waluty zarejestrowany w systemie Wybieramy cenę z listy podpowiedzi (klawisz F6), o ile została taka zdefiniowana w walucie obcej Jeśli podpowiadana jest właściwa cena w PLN, zaznaczamy cały zapis w kolumnie ceny i nadpisujemy go jednostką pożądanej waluty. Efektem, po naciśnięciu <Enter>, będzie przeliczenie ceny w PLN na tę walutę. Płatność w walucie obcej Po wprowadzeniu pozycji dokumentu klawiszem <Tab> możemy przejść do pola Wartość dokumentu. Pole to wyraża kwotę płatności w zdefiniowanej dla dokumentu walucie. Jeżeli chcemy zmienić walutę płatności i dokonać przeliczenia, należy w tym polu nadpisać wartość oraz domyślną walutę symbolem nowej pożądanej waluty. Po naciśnięciu <Enter> nastąpi przeliczenie na nową walutę, która stanie się walutą płatności. Zakładka UE dokumentu W celu zatwierdzenia dokumentu niezbędne jest wypełnienie danych na zakładce UE. Niezbędnymi danymi są: warunki dostawy (tylko dla pełnej wersji Intrastat), rodzaj transakcji, rodzaj transportu (tylko dla pełnej wersji Intrastat). Pozostałe dane są uzupełniane automatycznie, o ile poprawnie wypełnione są: karta kontrahenta, karta towaru lub pozycje dokumentu. Podpowiedziane dane podlegają edycji. Ponadto na dokumencie FIUE znajdują się 3 pola: Koszt fakturowy rejestruje w PLN wartość usługi wg kursu dokumentu, która podnosi koszt towarów i podnosi wartość fakturową. Wartość z pola kosztu fakturowego jest kopiowana do pól: koszt statystyczny i magazynowy. Wartość kosztu podlega także ręcznej edycji. Wartość fakturowa wykorzystywana jest w deklaracji Intrastat i na dokumencie DWNnz. Koszt statystyczny jest kopiowany z kosztu fakturowego, podlega ręcznej edycji. Wartość statystyczna jest wykorzystywana do pełnej wersji Intrastat. Koszt magazynowy - jest kopiowany z kosztu fakturowego, podlega ręcznej edycji. Umożliwia rejestrację także dodatkowych kosztów krajowych związanych z transakcją. Wartość magazynowa kopiowana jest do dokumentu PZN. Powyższe dane zapisane na FIUE są przenoszone do dokumentu FN powstałego w wyniku przekształcenia (przekształcenia można dokonać z menu Relacje). Pełny obieg dokumentów dla transakcji WNT został opisany w rozdziale: Obieg dokumentów w transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Transakcje zakupu spoza UE (import) W celu realizacji zapisu takiej transakcji należy uzupełnić konfigurację systemu o odpowiednie definicje dokumentów. Obieg dokumentów dla takich transakcji jest podobny do wykorzystywanego w nabyciu wewnątrzwspólnotowym. Dodatkowo można wykorzystać dokument SAD zdefiniowany w Ewidencji dokumentów. Strona 47 z 221

48 Faktury zakupu z odwrotnym obciążeniem Do zarejestrowania zakupu towarów w procedurze odwrotnego obciążenia (np. wyrobów stalowych) należy użyć dedykowanego dokumentu ZKOO. W pozycji tego dokumentu zastanie zawsze ustalona stawka VAT (kreska), właściwa dla tej procedury, niezależnie od stawki VAT dla zakupu w kartotece towaru. W pozycji dokumentu może wystąpić tylko towar, w którego karcie zaznaczono parametr Nabywca podatnik (odwrotne obciążenie). Parametr ten jest kopiowany do pozycji dokumentu. W karcie towaru należy wpisać stawki VAT obowiązujące w obrocie tym towarem, (stawkę podstawową, a nie kreskę). Będą one mieć zastosowanie w innych dokumentach. Parametr Nabywca podatnik karty towaru Faktura zakupu w procedurze odwrotnego obciążenia Wystawienie dokumentu ZKOO skutkuje automatycznym utworzeniem dokumentu magazynowego (PZ) oraz dokumentów wewnętrznych DWNnz (VAT należny) i DWNnc (VAT naliczony). Strona 48 z 221

49 Sprzedaż Rejestracja dokumentów sprzedaży odbywa się na listach Handel Sprzedaż Faktury sprzedaży oraz Handel Dokumenty razem i pozostałe Wszystkie dokumenty. Faktury sprzedaży generujące WZ Standardowo wystawianie dokumentów sprzedaży powoduje automatyczne generowanie dokumentów WZ rejestrujących wydanie towaru z magazynu. Po wystawieniu faktury można przejść do dokumentu magazynowego WZ. Faktury wprowadzane są na liście faktur sprzedaży, którą znajdziemy w menu Handel Sprzedaż Faktury sprzedaży. Lista faktur sprzedaży Wystawianie nowej faktury rozpoczynamy na liście faktur sprzedaży. Listę tę wyświetlamy wybierając w menu głównym programu kolejno pozycje Handel Sprzedaż Faktury sprzedaży. Po wybraniu tych pozycji na ekranie zostanie wyświetlona lista dokumentów. Formularz faktury sprzedaży Strona 49 z 221

50 Praca z fakturami sprzedaży przypomina pracę z fakturami zakupu lub dokumentami przyjęć magazynowych. Wystawianie nowej faktury sprzedaży rozpoczynamy od naciśnięcia klawisza <Insert> lub przy pomocy myszy, klikając na przycisk Nowy (FV Faktura sprzedaży). Zostanie otwarte nowe puste okno formularza gotowe do wystawiania dokumentu. Otwarcie formularza umieszcza kursor na dacie wystawienia. Po potwierdzeniu daty klawiszem <Enter> przechodzimy do kolejnego pola Kontrahent. Uwaga! Dotyczy tylko modułu Handel Wyświetlone pole Magazyn aktywne jest w przypadku pracy z wieloma magazynami oraz gdy operator ma prawa do więcej niż jednego magazynu. Szybkie wprowadzenie danego kontrahenta możliwe jest dzięki wpisaniu kodu, nazwy lub numeru NIP. Możemy również posłużyć się klawiszem, który wyświetli listę podpowiedzi wszystkich kontrahentów. Lista wyboru kontrahenta Na liście kontrahentów funkcjonuje lokator, dzięki któremu możemy szybko wyszukać interesującego nas kontrahenta według jednego z pól kod, nazwa, NIP. Podobnie jak w przypadku wprowadzania towaru lokator zaznacza kontrahenta na liście najlepiej spełniającego zadane warunki. Po wybraniu zapisu na liście podpowiedzi klawisz <Enter> przeniesie jego dane do formularza faktury. Często się zdarza, że wystawiamy fakturę dla nowego kontrahenta. W takim przypadku będąc w polu kontrahent formularza faktury naciskamy klawisz <Shift+F4>, które podobnie jak w przypadku towaru otwierają nowy pusty formularz. Wprowadzone dane nowego kontrahenta zatwierdzamy klawiszami <Ctrl+Enter>. Strona 50 z 221

51 Kolejne naciskanie klawisza <Enter> na formularzu dokumentu przenosi kursor na pozycję faktury do kolumny towar. Towary podobnie jak w przypadku faktury zakupu wybieramy poprzez wpisanie kodu, nazwy, numeru katalogowego lub kodu kreskowego albo przy użyciu listy podpowiedzi wywoływanej klawiszem. Po wybraniu towaru naciskamy ponownie klawisz <Enter> przenoszący kursor do pola Ilość. W przypadku wprowadzania samej liczby program użyje jednostki wprowadzonej na karcie danego towaru. Uwaga! Dotyczy tylko modułu Handel Jeżeli sprzedawany towar nie znajduje się w magazynie, liczba wprowadzona w polu ilość nie zostanie zatwierdzona, kursor nie zostanie przeniesiony do kolejnego pola, a w linii statusu (na dole okna) zostanie wyświetlony stosowny komunikat na czerwonym tle o sprzedaży poniżej stanu. W konfiguracji programu możliwe jest takie ustawienie, żeby program zezwalał na sprzedaż poniżej stanu wyświetlając tylko odpowiednie ostrzeżenie. Za pomocą kolejnych naciśnięć klawisza <Enter> wprowadzany jest rabat pozycji oraz cena sprzedaży towaru, która jest automatycznie pobierana z karty towaru. Cena może być również wybrana z listy za pomocą klawisza. Formularz wyboru ceny towaru Uwaga! Dotyczy tylko modułu Handel Jeżeli cena sprzedaży towaru jest niższa niż cena zakupu (tzw. sprzedaż z ujemną marzą), to w linii statusu zostanie wyświetlony stosowny komunikat. Podczas zatwierdzania dokumentu zostanie również wyświetlone okno informujące o zaistniałej sytuacji. Klawisz pozwala wprowadzić kolejne pozycje faktury. Strona 51 z 221

52 Po wprowadzeniu wszystkich pozycji zatwierdzenie formularza następuje za pomocą klawiszy <Ctrl+Enter>. Spowoduje to wyświetlenie formularza zatwierdzania dokumentu handlowego. Uwaga! Po wprowadzeniu pozycji, a przed zatwierdzeniem formularza można w każdej chwili poprawić wpisane uprzednio dane. W tym celu należy wskazać pozycję dokumentu i zmodyfikować błędne dane. W oknie zatwierdzania (gdy faktura nie ma formy płatności odroczonej) możemy wybrać formę wpłaty oraz wpisujemy kwotę wpłacaną do kasy. Dozwolona jest wpłata do kasy za pomocą: Gotówki Karty płatniczej Czeku Przechodząc klawiszem <Enter> do kolejnych pól możemy również wprowadzić osobę odbierającą fakturę. Formularz zatwierdzania faktury sprzedaży <Ctrl+Enter> zatwierdza dokument sprzedaży i otwiera okno wydruku faktury. Kolejne naciśnięcie klawisza <Enter> wydrukuje dokument w formacie graficznym. System umożliwia również wydrukowanie niektórych dokumentów handlowych lub magazynowych (np. faktury sprzedaży) na drukarce tekstowej (igłowej). Wydruk wykonywany w ten sposób jest znacznie szybszy i realizowany jest w jednej kopii, umożliwiając wykorzystanie papieru składanki. Wystawiona w ten sposób faktura pojawi się na liście faktur (Następne dotyczy tylko modułu Handel). Jednocześnie z wystawieniem faktury został wygenerowany dokument WZ ściągający towary z magazynu. Przejście do dokumentu WZ z listy faktur sprzedaży możliwe jest za pomocą klawisza. Strona 52 z 221

53 Wydruk faktury w formacie graficznym Wystawianie dokumentu WZ i generowanie faktur sprzedaży Podobnie jak w przypadku dokumentów przyjęć (zakupów) również przy sprzedaży możliwe jest skorzystanie ze standardowych definicji w tzw. odwróconym obiegu dokumentów, czyli tworzenia najpierw dokumentu magazynowego, a dopiero później z tego dokumentu generowania w relacji dokumentu handlowego. Wprowadzanie dokumentów rozchodowych za pomocą dokumentów magazynowych WZ2 (w odwróconym obiegu dokumentów, dla rozróżnienia symbol dokumentu wydania magazynowego to WZ2) rozpoczynamy od wejścia na listę dokumentów magazynowych. Z menu wybieramy kolejno pozycje Handel Magazyn Dokumenty wg kategorii Wydania magazynowe. Następnie klawiszem dodającym lub klikając myszką na mały trójkącik rozwijający listę znajdujący się obok przycisku Nowy (WZ2 Wydanie magazynowe 2) otwieramy listę dostępnych typów dokumentów magazynowych. Z listy tej wybieramy (klawiszami strzałek lub klikając myszą) WZ2 wydanie magazynowe 2. Po wybraniu typu dokumentu dodawanego do listy nastąpi otwarcie pustego formularza dokumentu WZ2 przygotowanego do wprowadzania danych. Uwaga! Naciśnięcie na liście klawisza <Enter> spowoduje otwarcie formularza zawierającego zaznaczony na liście dokument magazynowy. Strona 53 z 221

54 Wprowadzanie danych rozpoczyna się w polu data wystawienia, w którym wprowadzamy datę wystawienia dokumentu WZ2. Następnie przy pomocy klawisza <Enter> przechodzimy do kolejnego pola Kontrahent, gdzie wprowadzamy kontrahenta od którego towar przyjmujemy. Do wyszukania kontrahenta można użyć kodu lub nazwy, bądź NIP-u kontrahenta, możliwy jest również wybór z listy podpowiedzi wszystkich kontrahentów zarejestrowanych w systemie, którą to listę otwieramy za pomocą klawisza lub na pustym polu naciskając klawisz <Enter>, listę można wywołać również klikając myszą w strzałkę przy polu Kontrahent. Uwaga! Na liście podpowiedzi również możemy używać szybkiego wyszukiwania danych (tzw. lokator) wpisując nazwę, kod lub NIP kontrahenta. Wpisywanie kolejnych znaków spowoduje przesuwanie kursora na kolejne zapisy najbardziej spełniające kryteria wyszukiwania. Kolejne dwukrotne naciśnięcie klawisza <Enter> powoduje przeniesienie kursora na listę pozycji, na której możemy wprowadzić pierwszą pozycję dokumentu. Wprowadzanie pozycji rozpoczynamy od wybrania towaru. W polu kolumny Towar wpisujemy nazwę, kod, numer katalogowy lub Kod kreskowy towaru, który wydajemy. Można się również posłużyć listą podpowiedzi, którą otwieramy przy pomocy klawisza lub na pustym polu naciskając klawisz <Enter>, listę można wywołać również klikając myszą w strzałkę przy polu. Lista zawiera wszystkie karty towarowe wprowadzone do programu. Na liście tej funkcjonuje tzw. lokator, którego działanie polega na szybkim wyszukiwaniu towaru w trakcie wpisywania nazwy, kodu, numeru katalogowego lub kodu kreskowego. Wpisywanie kolejnych znaków powoduje ustawienia kursora na towarach najlepiej spełniających kryteria wyszukiwania. Wybrany towar akceptujemy klawiszem <Enter> lub za pomocą myszy przyciskiem OK. Po wybraniu towaru będąc na liście pozycji naciskamy klawisz <Enter> przenoszący nas do kolumny Ilość, gdzie wpisujemy ilość wydawanego towaru do magazynu. Kolejne naciśnięcie klawisza <Enter> przenosi kursor do kolumny Cena. W kolumnie tej wprowadzamy cenę netto wydania. Po wprowadzeniu towaru, ilości oraz ceny, przy pomocy klawisza lub <Enter> będąc na ostatniej kolumnie możemy przejść do dodawania kolejnych pozycji. Wprowadzamy je analogicznie jak w przypadku pierwszej pozycji. Uwaga! Po wprowadzeniu pozycji, a przed zatwierdzeniem formularza można w każdej chwili poprawić wpisane uprzednio dane. W tym celu należy wskazać pozycję dokumentu i zmodyfikować błędne dane. Po wprowadzeniu wszystkich pozycji formularz zatwierdzamy za pomocą klawiszy <Ctrl+Enter> lub klikając myszą na belce narzędziowej przycisk. Powoduje to zakończenie wprowadzania dokumentu oraz wydanie towarów z magazynu. Z tak wystawionego dokumentu wydania magazynowego możemy wygenerować fakturę sprzedaży. Na liście dokumentów magazynowych zaznaczamy interesujący nas WZ2 i naciskamy klawisz lub w menu wybieramy kolejno Relacje Handlowy nowy (FV2 Faktura sprzedaży 2). (UWAGA: jeśli lista dokumentów jest pusta, to po dodaniu dokumentu, menu Relacje pojawia się dopiero po wyjściu i ponownym wejściu na listę). Spowoduje to wyświetlenie formularza faktury sprzedaży, który będzie automatycznie wypełniony danymi pochodzącymi z zaznaczonego wcześniej dokumentu WZ2. Strona 54 z 221

55 Wystarczy zatwierdzić cały dokument klawiszami <Ctrl+Enter>. Uwaga! Na fakturze sprzedaży nie należy wprowadzać zmian względem dokumentu magazynowego. Jeśli zachodzi potrzeba modyfikacji danych z dokumentu magazynowego należy wygenerować korektę do dokumentu magazynowego KWZ2, następnie w Relacji z korekty wygenerować fakturę. Po wygenerowaniu dokumentu handlowego do dokumentu magazynowego nie można już zrobić osobnej korekty dokumentu magazynowego, wówczas korekta będzie możliwa wyłącznie poprzez korygowanie dokumentu handlowego, który automatycznie wygeneruje korektę dokumentu magazynowego. Sprzedaż fiskalizowana W standardowej konfiguracji dokumentami rejestrującymi sprzedaż podlegającymi fiskalizacji są: Paragon PAR Faktura fiskalizowana FF Faktura zaliczkowa fiskalizowana FFZAL (opis w kolejnym punkcie) Wystawianie tych dokumentów jest podobne do wystawiania faktur. Podczas zatwierdzania formularza na drukarce fiskalnej drukowany jest paragon albo faktura. W przypadku faktur fiskalizowanych można wybrać jeden z następujących sposobów drukowania dokumentów: Na drukarce fiskalnej drukowany jest paragon, na zwykłej drukarce faktura. Na drukarce fiskalnej drukowana jest faktura (dotyczy drukarek, które umożliwiają wykonywanie wydruku faktur). System enova obsługuje drukarki fiskalne zgodnie z protokołami ELZAB i POSNET oraz ich wariantami wprowadzonymi przez różnych producentów drukarek. Uwaga! Fiskalizacja następuje poprzez zatwierdzenie formularza klawiszem Zatwierdź i zamknij lub klawiszami <Ctrl+Enter>. Dokument nie jest fiskalizowany, jeśli jest zatwierdzany z listy dokumentów. Sprzedaż zaliczkowa Sprzedaż zaliczkowa jest obsługiwana przez dokumenty: faktura zaliczkowa FZAL i faktura zaliczkowa fiskalizowana FFZAL. Cechą charakterystyczną tych dokumentów jest edytowalne pole wartości i standardowo podpowiadana forma płatności Gotówka. Po naniesieniu na formularz wszystkich pozycji klawiszem TAB dostajemy się do pola Wartość i wpisujemy w nie zaliczkowaną przez klienta kwotę (nie należy pomniejszać wartości pozycji). Faktura zaliczkowa nie generuje dokumentu magazynowego. Aby zakończyć transakcję należy fakturę zaliczkową przekształcić (menu Relacje) do faktury końcowej np. FV, która stworzy dokument magazynowy. (Uwaga: jeśli lista dokumentów jest pusta, to po dodaniu dokumentu, menu Relacje pojawia się dopiero po wyjściu i ponownym wejściu na listę). Strona 55 z 221

56 W transakcji można zastosować kilka dokumentów zaliczkowych. Kolejny dokument zaliczkowy dodajemy w menu Relacje do ostatniego dokumentu zaliczkowego w danej transakcji. W tej sytuacji przekształcenie do dokumentu końcowego np. FV następuję z ostatniej faktury zaliczkowej tej transakcji. Faktury zaliczkowe (FZAL) mogą być wystawiane ręcznie, a także w relacji z innego dokumentu, np. z zamówień od odbiorcy (ZO). Na formularzu faktury zaliczkowej należy dodać odpowiednią pozycję, a następnie w polu Wartość, w prawym dolnym rogu dokumentu, podać kwotę, jaką wpłacił kontrahent. Formularz faktury zaliczkowej z wprowadzoną kwotą zaliczki Jeśli fakturę zaliczkową wystawia się po otrzymaniu wpłaty na rachunek bankowy i ma się ona z tą wpłatą rozliczyć, to w trakcie edycji dokumentu należy kliknąć ikonę Wybierz zaliczki, a następnie wybrać odpowiednią wpłatę poprzez jej zaznaczenie i kliknięcie przycisku Dodaj. Strona 56 z 221

57 Okno wyboru rozliczanych wpłat Transakcję zaliczkową można zakończyć dokumentem faktury (FV) lub przekształcić FZAL do wielu faktur (FV), FZAL może być również przekształcona do kolejnych faktur zaliczkowych. W celu przekształcenia zaznaczonej na liście dokumentów faktury zaliczkowej do kolejnego dokumentu należy skorzystać z menu Relacje. Strona 57 z 221

58 Menu Relacje na liście dokumentów Podczas przekształcania faktury zaliczkowej pojawi się okno pośrednie, na którym można wybrać, które z zaliczek będą rozliczane. Okno wyboru rozliczanych faktur zaliczkowych Na dokumentach wygenerowanych z FZAL (FV lub kolejna FZAL) można edytować pozycje - zmienić ilość, cenę, rabat, towar (także na towar w innej stawce VAT); można także dodawać lub usuwać pozycje dokumentu. Strona 58 z 221

59 Formularz faktury końcowej Strona 59 z 221

60 Wydruk faktury końcowej wygenerowanej z FZAL Sprzedaż zaliczkowa fiskalizowana (Należy też zapoznać się z treścią rozdziału Sprzedaż zaliczkowa ). Do obsługi tego typu sprzedaży przeznaczony jest dokument Faktura zaliczkowa fiskalizowana FFZAL. Zatwierdzenie tego dokumentu powoduje wydruk faktury i paragonu fiskalnego. Paragon nie zawiera sprzedawanych pozycji, lecz kwoty zaliczki w poszczególnych stawkach VAT. Uwaga! Fiskalizacja następuje poprzez zatwierdzenie formularza klawiszem Zatwierdź i zamknij lub klawiszami <Ctrl+Enter>. Dokument nie jest fiskalizowany, jeśli jest zatwierdzany z listy dokumentów. Po utworzeniu dokumentu końcowego np. FF z faktury zaliczkowej możliwe jest edytowanie w nim pozycji, a więc zmiana ilości, rabatu, ceny. Faktury sprzedaży do UE (transakcje WDT) Strona 60 z 221

61 Dokumentem dedykowanym do rejestrowania takich transakcji jest faktura dostawy FD. Wystawianie dokumentu przebiega jak wystawianie krajowej faktury sprzedaży. W rozdziale zostaną omówione funkcje typowe dla dokumentu unijnego. Cena w walucie obcej Pierwszą różnicą może być konieczność wprowadzenia ceny w walucie obcej. Możliwości wprowadzenia takiej ceny są następujące: Wprowadzamy cenę z ręki dopisując po kwocie symbol waluty zarejestrowany w systemie Wybieramy cenę z listy podpowiedzi (klawisz F6), o ile została taka zdefiniowana w walucie obcej Jeśli podpowiadana jest właściwa cena w PLN, zaznaczamy cały zapis w kolumnie ceny i nadpisujemy go jednostką pożądanej waluty. Efektem, po naciśnięciu <Enter>, będzie przeliczenie ceny w PLN na tę walutę. Stawki VAT Jeśli w dokumencie wybrano kontrahenta unijnego (parametr karty kontrahenta przenoszony na dokument: Rodzaj VAT dla sprzedaży: Unijny), stawki VAT w pozycjach dokumentu zostaną ustalone według następujących reguł: 0% dla towarów 0% dla usług, które podnoszą koszt towarów, np. transport (parametr karty towaru przenoszony na pozycje dokumentu: Usługa podnosi koszt towarów: TAK) NP dla pozostałych usług Płatność w walucie obcej Po wprowadzeniu pozycji dokumentu klawiszem <Tab> możemy przejść do pola Wartość dokumentu. Pole to wyraża kwotę płatności w zdefiniowanej dla dokumentu walucie. Jeżeli chcemy zmienić walutę płatności i dokonać przeliczenia, należy w tym polu nadpisać wartość oraz domyślną walutę symbolem nowej pożądanej waluty. Po naciśnięciu <Enter> nastąpi przeliczenie na nową walutę, która stanie się walutą płatności. Domyślne ustalanie waluty pozycji i waluty płatności zależy od parametrów definicji dokumentu i podlega konfiguracji. Zakładka UE okna dokumentu Przed zatwierdzeniem dokumentu niezbędne jest wypełnienie danych na zakładce UE. Mają one zastosowanie podczas generowania deklaracji Intrastat. Wymaganymi danymi są: warunki dostawy (tylko dla pełnej wersji Intrastat), rodzaj transakcji, rodzaj transportu (tylko dla pełnej wersji Intrastat). Konieczne jest również wypełnienie pola Kod CN w pozycji dokumentu, które jest inicjowane na podstawie danych z karty towaru. Pozostałe dane są uzupełniane automatycznie, o ile poprawnie wypełnione są: karta kontrahenta, karta towaru lub pozycje dokumentu. Pełny obieg dokumentów dla transakcji WNT został opisany w rozdziale: Obieg dokumentów w transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Faktury sprzedaży poza UE (eksport) W celu zarejestrowania takiej transakcji można użyć jednej ze standardowych faktur sprzedaży (FV). W przypadku dla kontrahenta eksportowego w pozycjach zostaną ustalone stawki wat wg reguł opisanych dla faktury dostawy. Jeśli zachodzi taka potrzeba, do rejestrowania eksportu można zdefiniować specjalny dokument w oparciu do definicję FV lub FD. Strona 61 z 221

62 Faktury sprzedaży z odwrotnym obciążeniem Do zarejestrowania sprzedaży towarów w procedurze odwrotnego obciążenia (np. wyrobów stalowych) można użyć standardowego dokumentu FV. W pozycji tego dokumentu zastanie automatycznie zostanie ustalona stawka VAT (kreska), właściwa dla tej procedury, jeśli spełnione są następujące warunki: kontrahent jest podatnikiem VAT, w karcie towaru zaznaczono parametr Podatnik nabywca (odwrotne obciążenie). Wartość tego parametru zostanie skopiowana do pozycji dokumentu. W karcie towaru należy wpisać stawki VAT obowiązujące w obrocie tym towarem, (stawkę podstawową, a nie kreskę). Będą one mieć zastosowanie w innych dokumentach lub na FV w przypadku, gdy kontrahent nie jest podatnikiem VAT. Parametr Nabywca podatnik karty towaru Parametr Podatnik VAT karty kontrahenta Strona 62 z 221

63 Faktura sprzedaży z pozycjami objętymi odwrotnym obciążeniem Jeśli na fakturze FV wystąpią wyłącznie pozycje objęte odwrotnym obciążeniem, wydruk takiego dokumentu będzie miał specjalny wygląd. Zamówienia Wydruk faktury sprzedaży z odwrotnym obciążeniem Strona 63 z 221

64 Rodzaje zamówień Zamówienia sprzedaży mogą działać jednym z trzech następujących sposobów, zależnie od ustawień konfiguracyjnych: Rezerwują towar poprzez pobranie zasobów i zmniejszenie stanu magazynu Nie rezerwują towaru Rezerwują towar ilościowo (algorytmicznie), bez pobierania zasobów W pierwszym przypadku zamówienie działa jak dokument rozchodowy, tworzący obrót. W drugim przypadku zamówienie tworzy jedynie informację o zamówionej ilości, nie ma jednak żadnego skutku dla stanu towaru ani dla dostępnej do rozchodu ilości towaru. Trzeci rodzaj zamówień zastał omówiony szczegółowo rozdziale poniżej. Działanie zamówień algorytmicznych Zamówienia algorytmiczne mają następujące cechy: Rezerwują ilościowo zamówiony towar zmniejszając ilość dostępną. Rezerwacje są czasowe, w zamówieniu można określić zakres dat, w których obowiązują. Mają priorytety decydujące o możliwości ich realizacji (kolejności) w przypadku, gdy ilość towaru jest niewystarczająca do zrealizowania wszystkich zamówień Rezerwacje ilościowe W przypadku korzystania z zamówień algorytmicznych aktualny stan dostępnego do sprzedaży towaru jest wyliczany specjalnym algorytmem, uwzględniającym zamówione ilości. Zamówienia rezerwują towar ilościowo, nie powodują pobrania zasobów towaru z magazynu, tak jak ma to miejsce na dokumencie WZ. System blokuje możliwość wydania zarezerwowanego ilościowo towaru innym dokumentem rozchodowym niż utworzony z rezerwującego zamówienia. Warunkiem takiego blokowania jest włączenie odpowiedniego parametru na definicji dokumentu rozchodowego (parametr Weryfikuj ilość dostępną opis w rozdziale Konfiguracja). Zamówienia algorytmiczne mogą być wystawiane na ilość większą od dostępnej. O możliwości ich realizacji, a dokładniej o wyliczeniu ilości dostępnej dla konkretnego zamówienia, decyduje rzeczywista kolejność wystawiania zamówień oraz ich priorytety i daty obowiązywania rezerwacji. Na zatwierdzonym zamówieniu algorytmicznym można edytować rezerwowaną ilość niezależnie od ilości występującej w pozycji zamówienia. Zamówienia tego typu dają możliwość wprowadzania na dokument dowolnej ilości towaru, nawet jeśli nie jest on dostępny. Jeśli jakiegoś towaru nie było podczas tworzenia zamówienia, a został on przyjęty później, to będzie on również podlegał blokowaniu według podanych wcześniej zasad. Nie można łączyć działania zamówień algorytmicznych z zamówieniami tworzącymi obroty (pierwsze ustawienie w konfiguracji zamówień). Uwaga! Wyłączenie w definicji dowolnego dokumentu rozchodowego parametru Weryfikuj ilość dostępną spowoduje, że za pomocą tego dokumentu będzie można wydać rezerwowany za pomocą zamówień algorytmicznych towar. Wynika to ze sposobu działania całego mechanizmu. Priorytety zamówień algorytmicznych Strona 64 z 221

65 Priorytety zamówień algorytmicznych decydują o kolejności realizacji zamówień w przypadku, gdy dostępna ilość towaru jest niewystarczająca do zrealizowania wszystkich zamówień. Priorytety są uwzględniane przy wyliczaniu ilości dostępnej dla zamówienia. Operator może na formularzu zamówienia ustawić odpowiedni dla danego zamówienia priorytet. Okres ważności rezerwacji W zamówieniu można ustawić okres, w którym rezerwuje ono towar. Jeśli bieżąca data zawiera się w tym okresie, zamówione ilości są uwzględniane w wyliczeniu ilości dostępnej pomniejszając tę ilość. Stosowanie okresu ważności rezerwacji daje następujące korzyści: Eliminuje konieczność anulowania niezrealizowanych zamówień w celu zwolnienia rezerwacji. Pozwala na rezerwowanie towaru na potrzeby zamówienia w przyszłości, bez blokowania bieżących zasobów. Konfiguracja Zamówienia algorytmiczne można włączyć przez wybranie odpowiedniego parametru konfiguracji lub przez ręczne ustawienie odpowiednich parametrów definicji dokumentu. Pierwszy sposób polega na zaznaczeniu odpowiedniego typu zamówień w konfiguracji na zakładce Handel Definicje dokumentów Zamówienia - oferty. Należy wybrać opcję Zamówienia rezerwują towar ilościowo, bez pobierania zasobów. Wybranie jednego z typów zamówień powoduje odpowiednie zmiany ustawień parametrów w standardowej definicji dokumentu zamówienia (ZO). W przypadku zamówień algorytmicznych jest to włączenie parametru Rezerwacja ilościowa. W definicjach dokumentów rozchodowych następuje automatycznie włączenie parametru Weryfikuj ilość dostępną. Strona 65 z 221

66 Zakładka Zamówienia - oferty okna konfiguracji W konfiguracji zamówień dostępna jest lista definicji ich priorytetów. Zastosowanie priorytetów omówiono w dalszej części rozdziału. W standardowej konfiguracji zdefiniowano trzy priorytety z określeniem jednego domyślnego, który podpowiadany jest na tworzonych zamówieniach algorytmicznych: Niski Standardowy (domyślny) Wysoki Kolejne priorytety można dodawać, można także zmienić priorytet domyślny. Zamówienia algorytmiczne można również włączyć samodzielnie, ustawiając odpowiednie parametry w definicji dokumentu. Należy wówczas pamiętać o konieczności ręcznego włączenia parametru Weryfikuj ilość dostępną w definicjach dokumentów rozchodowych. Z wyjątkiem jednego parametru - Weryfikuj ilość dostępną, który należy ustawić na definicji dokumentów rozchodowych, wszystkie pozostałe parametry ustawia się na definicji dokumentu zamówienia, na zakładce Pozostałe. Poniżej przedstawiono schemat tych ustawień (szczegółowy opis parametrów znajduje się w rozdziale Konfiguracja modułu Handel Zaawansowane zmiany konfiguracji Parametry definicji dokumentu Pozostałe zakładka formularza definicji dokumentu). Strona 66 z 221

67 Ustawienia parametrów definicji dokumentu dla zamówienia algorytmicznego (zakładka Pozostałe): Sekcja Magazyn: Kierunek: Rozchód Typ partii: Zamówiony zasób Moment operacji: Podczas zatwierdzania Zmiana marży: Dozwolona Rezerwacja ilościowa TAK. Parametr ten zostaje automatycznie włączony po wybraniu typu zamówień algorytmicznych w konfiguracji zamówień i działa w połączeniu z parametrem Typ partii, ustawionym jak wyżej. Powoduje rezerwowanie odpowiedniej ilości towarów na potrzeby realizacji zamówienia algorytmicznego. Rezerwacja od parametr dotyczy wyłącznie zamówień algorytmicznych. Domyślne ustawienie daty, od której ważne będą rezerwacje ilościowe tworzone przez zamówienie. Według tego parametru ustawiana jest odpowiednia data na wystawianym zamówieniu. Dostępne opcje: Bez terminu Data wystawienia (+ n dni) Termin dostawy (+ n dni) Rezerwacja do domyślne ustawienie daty, do której ważne będą rezerwacje tworzone przez wystawiane zamówienie. Dostępne opcje jak w przypadku pola Rezerwacja od. Parametry definicji dokumentu związane z zamówieniami algorytmicznymi Ustawienie parametrów definicji dokumentów rozchodowych (zakładka Pozostałe): Sekcja Magazyn: Weryfikuj ilość dostępną TAK. Parametr ten zostaje automatycznie włączony po wybraniu typu zamówień algorytmicznych w konfiguracji zamówień i tylko z tym typem zamówień może być używany. Parametr decyduje o tym, czy można wykonać rozchód danym typem dokumentu mimo rezerwacji na zamówieniu algorytmicznym. Edycja parametrów na zamówieniu Na formularzu zamówienia algorytmicznego oraz jego pozycji znajduje się kilka dodatkowych pól typowych dla tego typu dokumentu. Zakładka Ogólne formularza dokumentu w sekcji Dostawa zawiera pola dające możliwość określania zakresu dat, w których zamówienie będzie rezerwować towar, a także pole z ustawieniem priorytetu realizacji decydujące o kolejności realizacji zamówień. Rezerwacja od data oraz godzina (domyślna wartość ustalana wg konfiguracji) Rezerwacja do (domyślna wartość ustalana wg konfiguracji) Priorytet wybór ze słownika, decyduje o kolejności realizacji w przypadku niewystarczających zasobów Strona 67 z 221

68 Pola formularza zamówienia algorytmicznego Podobne ustawienia dostępne są także na formularzu pozycji. W przypadku, gdy na poszczególnych pozycjach zostaną zapisane różniące się zakresy dat rezerwacji, czy też pozycje będą miały ustawione różne priorytety, na zakładce Ogólne formularza zamówienia zostanie wyświetlona odpowiednia informacja. W takiej sytuacji, przy użyciu polecenia Zmień, możliwa będzie globalna zmiana ustawień dla wszystkich pozycji. Zmienione ustawienia ogólne przeniosą się na pozycje dokumentu. Dzięki temu będzie można szybko ustawić jednakowy priorytet oraz takie same daty rezerwacji dla wszystkich pozycji. Pola formularza zamówienia algorytmicznego przy różnych ustawieniach dla pozycji Zamówienia algorytmiczne dają możliwość edytowania rezerwowanej ilości zamówionego towaru przy pozostawieniu informacji o ilości towaru, jaka była zamówiona. Edycji dokonuje się na formularzu pozycji (zakładka Ogólne, pole Ilość rezerwowana). Strona 68 z 221

69 Pola formularza pozycji zamówienia algorytmicznego Edycja dat rezerwacji, priorytetów oraz ilości rezerwowanej możliwa jest na dokumencie w buforze, a także na dokumencie zatwierdzonym. Jej dostępność zależy od praw operatora: Narzędzia Opcje Systemowe Rola Handel Dokument handlowy Simple Zmiana priorytetu rezerwacji jeśli operator ma to prawo, może edytować priorytet zarówno na zamówieniu w buforze, jak i na zatwierdzonym, jeśli go nie ma, nie może w ogóle zmienić priorytetu, który ustawił się domyślnie, również na niezatwierdzonym dokumencie. Narzędzia Opcje Systemowe Rola Handel Dokument handlowy Simple Zmiana ilości rezerwowanej i okresu ważności rezerwacji - jeśli operator ma to prawo, może edytować daty i ilość rezerwowaną na zatwierdzonym dokumencie, jeśli go nie ma, może to rozbić tylko na dokumencie w buforze. W sekcji Pozycje, w wierszu danej pozycji znaleźć można między innymi kolumnę Pozostało ilość przedstawiającą ilość, jaka pozostała jeszcze do realizacji z danego zamówienia oraz kolumnę Stan pokrycia pozycji informującą, czy dane zamówienie można zrealizować (kolumna wypełniana jest po użyciu polecenia Sprawdź pokrycie dostępnego na liście zamówień). Przy pomocy organizatora listy można dodać kolumnę Ilość dostępna, w której prezentowana będzie ilość dostępna na potrzeby realizacji tego zamówienia. Stan pokrycia pozycji na zamówieniach Rozchód zarezerwowanych towarów Towar blokowany przez zamówienie algorytmiczne dostępny jest wyłącznie na potrzeby realizacji danego zamówienia, nie ma natomiast możliwości pobrania go na inne dokumenty rozchodowe. Poniżej przykład: Strona 69 z 221

70 W magazynie znajduje się 10 szt. danego towaru, całe 10 szt. jest zarezerwowane przez zamówienie algorytmiczne. Podczas wystawiania dokumentu rozchodowego z ręki, nie w relacji z zamówienia, system nie pozwoli pobrać tego towaru. Zamówienie będzie natomiast można zrealizować generując dokument rozchodowy poprzez relacje. W wyliczeniu Ilości dostępnej dla danego zamówienia uwzględniany jest stan magazynu pomniejszony o wszystkie rezerwacje zamówień z wyższym priorytetem i rezerwacje wcześniejszych zamówień z tym samym priorytetem. W celu sprawdzenia możliwości realizacji zamówienia można użyć polecenia Sprawdź pokrycie dostępnego na liście zamówień (worker StanPokryciaPozycji). Ilość niezrealizowana (dla której sprawdzane jest pokrycie) w przypadku, gdy do zamówienia wygenerowane zostały dokumenty w rożnych relacjach (przykładowo ZO->FPRO, ZO->FV), wyliczana jest z pominięciem relacji, które nie posiadają w łańcuchu dokumentu magazynowego (od wersji 8.3). Poniżej przykład: W magazynie jest 10 szt. towaru. Wystawiono zamówienie algorytmiczne na 10 szt. tego towaru, z zamówienia wygenerowano fakturę proforma (FPRO) na pełną ilość. Po wykonaniu polecenia Sprawdź pokrycie dla zamówienia Stan pokrycia wskazuje na Pełne, (relacja ZO->FPRO nie kończy się dokumentem magazynowym, czyli nie realizuje zamówienia), ilość niezrealizowana wynosi 10 szt. Polecenie Sprawdź pokrycie i pole Stan pokrycia na liście zamówień Kolejny przykład obrazuje zachowanie systemu w przypadku zamówień algorytmicznych z różnymi priorytetami: W magazynie jest 10 szt. towaru. Wystawiono kolejno trzy zamówienia algorytmiczne dla różnych kontrahentów, każde na 10 szt. tego towaru. Przy standardowych priorytetach można przekształcić do faktury tylko jedno, najstarsze zamówienie. Jeśli jednak operator z odpowiednimi uprawnieniami dokona zmiany priorytetu na zamówieniu najnowszym, ustawiając priorytet na Wysoki, wówczas będzie można przekształcić zamiast najstarszego, to właśnie, najnowsze zamówienie. Jeśli na zamówieniu najstarszym priorytet zostanie zmieniony na Niski, będzie wówczas można przekształcić drugie, nowsze zamówienie (mające priorytet Standardowy). Informacja o końcowej realizacji zamówienia Jeśli realizacja zamówienia polega na wystawieniu z niego dokumentu sprzedaży, to wystarczającą informacją o jego realizacji jest zawartość kolumny Podrzędne. W przypadku, gdy dokumentem sprzedaży jest faktura, a ściślej, dokument utworzony w relacji o nazwie Faktura, w kolumnie będziemy mieć jedną z następujących informacji: Puste pole nie wystawiono dokumentu sprzedaży Faktura: Część wystawiono fakturę na część ilości lub wartości Faktura: Całość wystawiono fakturę na wszystkie pozycje w pełnej ilości (wartości) Strona 70 z 221

71 Realizacja zamówienia może się jednak odbywać w wielu etapach, którym odpowiadają kolejne dokumenty w sekwencji, np. faktura proforma, faktura zaliczkowa i na końcu faktura sprzedaży lub WZ. W takim przypadku informacja o utworzeniu dokumentu podrzędnego (np. faktury zaliczkowej) jest niewystarczająca do określenia stanu końcowej realizacji, gdyż interesuje nas to, czy wystawiono ostatni dokument w tej sekwencji. Wtedy można skorzystać z pola Podrzędne.Faktura.Koncowy.Rozliczanie, gdzie Faktura jest nazwą interesującej nas relacji, w której wystawiane są dokumenty podrzędne z zamówienia. Kolumnę z tym polem można dodać standardowo, korzystając z organizatora listy. Będzie w niej wyświetlona informacja podobna do tej z kolumny Podrzędne, ale dotycząca dokumentu końcowego w łańcuchu. Dokument końcowy to taki, który oznaczono odpowiednio w jego definicji (Okno definicji dokumentu, zakładka Relacje, parametr Dokument końcowy. Nie musi to więc być ostatni dokument w łańcuchu, np. w sekwencji ZO->FZAL->FV->WZ za dokument końcowy, czyli realizujący zamówienie, możemy uznać FV. Standardowo jako końcowe oznaczone są następujące dokumenty: FV, FF, FD, PAR, ZK, WZ2, PZ2. Informacja o końcowej realizacji na liście zamówień W przykładzie jak na powyższym rysunku widać wyświetlenie informacji o realizacji końcowej fakturą w następujących przypadkach: ZO bez żadnego dokumentu podrzędnego ZO->FZAL na wszystkie pozycje w pełnej ilości ZO->FZAL na całość -> FV na część ZO->FZAL na całość -> FV na całość Informacja o realizacji jest również dostępna dla każdej pozycji zamówienia jako ilość/wartość zrealizowana/pozostająca do realizacji. Podobnie jak w przypadku całego zamówienia, standardowo wyświetlane są informacje dotyczące najbliższej relacji, czyli pierwszego dokumentu wygenerowanego z zamówienia. Analogicznie jak w przypadku nagłówka można przy pomocy organizatora listy dodać odpowiednie kolumny na liście pozycji zamówień, pokazujące stan realizacji dokumentem końcowym. Informacja o realizacji końcowej na liście pozycji dokumentu Strona 71 z 221

72 W przykładzie jak wyżej pokazano ilość pozostałą do realizacji w następującym scenariuszu: ZO->FZAL na całość->fv na część ilości. Kolumna Pozostało ilość zawiera informację dotyczącą FZAL, którą wystawiono na pełną ilość, w kolumnie wyświetlane są więc zera. Kolumna Pozostało do realizacji zawiera informację o ilości pozostałej do realizacji fakturą końcową, którą wystawiono na część ilości, pozostała ilość jest więc niezerowa. Opisana funkcjonalność może być wykorzystana nie tylko w obsłudze zamówień, ale też każdego innego dokumentu, z którego wystawiane są kolejne w łańcuchu relacji. Fakturowanie na podstawie umów Włączenie funkcjonalności Fakturowanie na podstawie umów umożliwia przede wszystkim rejestrowanie w systemie umów na wielokrotne lub ciągłe świadczenie usług/dostaw, które można rozliczać fakturami cyklicznie, bądź umów realizowanych jednorazowo rozliczanych jedną fakturą. Umowy w systemie enova powstały w oparciu o standardowe obiekty definicje dokumentów, które rozszerzone zostały o nowe parametry. Aby korzystać z tej funkcjonalności należy ją włączyć w konfiguracji (Opcje Handel Definicje dokumentów Umowy). Opcje włączające fakturowanie na podstawie umów Włączenie tej opcji aktywuje definicje dokumentów: UC umowy usługi cyklicznej (przykład: wywóz śmieci), UD umowy dostawy (przykład: dostawa wody. Rozliczenia w oparciu o odczyt licznika), ZJ - Zlecenia jednorazowego oraz AC - aneksu do umowy usługi cyklicznej i AD aneksu umowy dostawy. Powoduje także pojawienie się w systemie w module Handel dodatkowej listy Umowy i Urządzenia, podzielonej następnie na odrębne listy Umów i Urządzeń. Ponadto uaktywnia się dodatkowa zakładka na kartotece kontrahenta o nazwie - Umowy. Lista na kontrahencie zawiera wszystkie umowy zarejestrowane na danego kontrahenta. Dodanie umowy Umowę dodajemy tak jak pozostałe dokumenty w module Handel z listy Umów, wypełniając kolejne pola i pozycje usługowe dokumentu. Umowę w stosunku do innych dokumentów charakteryzują w nagłówku trzy daty: zawarcia, rozpoczęcia i zakończenia oraz okres zawieszenia. Umowa tzw. wielokrotna ma tę właściwość, że można do niej wystawić wiele faktur, o ile nie została zakończona lub zawieszona. Określana jest także na umowie częstotliwość i moment fakturowania. Strona 72 z 221

73 Po uruchomieniu z poziomu umowy w funkcji Symulacja można zobaczyć moment fakturowania oraz sposób zachowania programu, jeśli cykl wystąpi w dzień wolny. Dodatkowo program przeprowadzi symulację częstości występowania cykli fakturowania w oparciu o wcześniej wprowadzone przez operatora informacje. Okno Symulacja dla umów Filtr Rozliczenie na liście umów Rozróżnienie umów rozliczonych od nierozliczonych odbywa się na podstawie porównania bieżącej daty z okresem rozliczonym. Jeśli bieżąca data zawiera się w rozliczonym (zafakturowanym) okresie to umowa traktowana jest jak rozliczona. Częstotliwość fakturowania Częstotliwość fakturowania wyrażona jest poprzez okres. W przypadku fakturowania dostaw okres nie jest elementem istotnym, a ważny staję się zapis realizacji dostawy. Data wystawienia faktury Data wystawienia zasadniczo związana jest z cyklem fakturowania, jego początkiem lub końcem. Ustawienie w cyklu fakturowania wartość Miesięczna na Dzień miesiąca zmienia wybór konfiguracji z dnia na konkretną datę. Należy ją traktować, jako datę pierwszej faktury, a dzień, jako dzień wystawiania kolejnych faktur. Jeśli dniem dla pierwszej faktury będzie 26, to kolejne będą naliczane z datą 26 każdego miesiąca. Uwaga! Na umowie tzw. wielokrotnej wybór konkretnej daty fakturowania oznacza w praktyce wybór dnia miesiąca, w którym będą wystawiane kolejne faktury. Datę wystawienia można wybrać na formularzu warunków generowania faktur uruchamianym z menu Relacji. Strona 73 z 221

74 Okno parametrów relacji do wystawiania faktury Pozycje umowy Pozycje umowy różnią się w zależności od wybranego dokumentu (UC, UD), czyli sposobu rozliczania umowy. Uwaga! Elementem różnicującym sposób wyliczenia pozycji na fakturze do umowy jest obiekt Urządzenie. Wypełnienie tego pola na pozycji umowy powoduje aktywację algorytmu liczącego w oparciu o zapis rzeczywistego zużycia dostarczanego towaru. Odpowiedni formularz dla stałych dostaw zawiera umowa dostawy UD. Umowa cyklicznej usługi UC bazuje na zapisach na pozycji umowy związanych z określeniem częstotliwości wykonywania usługi. Umowa usługi cyklicznej nie zawiera pola Urządzenie i nie należy go tam dodawać, gdyż jego wypełnienie przełączy algorytm rozliczeniowy. Pozycja umowy usługi cyklicznej Pozycje umowy zawierają parametry określające, w jaki sposób ma następować wyliczenie realizacji usług na fakturze. Właściwości te określa się uzupełniając na zakładce Umowa w sekcji Definicja cyklu definiując Rodzaj wzorca i dzień występowania. Jeśli nie wybierze się konkretnego dnia realizacji, a moment rozliczenia nie będzie pokrywał się z okresem naliczania pozycji, to przy zwiększonej precyzji jednostki, pozycja wyliczona zostanie proporcjonalnie do czasu wykonywania w niepełnym okresie i zapisana w postaci ułamka. Jeśli okres fakturowania wyznaczono miesięczny, a pozycja ma ustawiony własny okres np. dwutygodniowy oraz zarazem ustalony został konkretny dzień realizacji w tygodniu, to system na potrzeby faktury policzy pierwsze wystąpienie dnia tygodnia w zadanym okresie na pozycji i przemnoży to przez ilość wystąpień okresów w zadanym przedziale określonym przez częstotliwość fakturowania. Strona 74 z 221

75 Rozpoczęcie wyliczania następuje poprzez odszukanie pierwszego dnia wyznaczonego na pozycji umowy w zadanym na pozycji okresie licząc od daty rozpoczęcia. Gdy okres na pozycji jest dwutygodniowy i częstotliwość fakturowania jest miesięczna, wtedy pierwszy miesiąc np. z pięcioma szukanymi dniami tygodnia policzony zostaje jako trzy wystąpienia (pierwsze, trzecie i piąte wystąpienie), następny miesiąc może być z czterema szukanymi dniami tygodnia wtedy policzone zostaną dwa wystąpienia, ale będzie to wystąpienie drugie i czwarte (a nie pierwsze i trzecie), bo algorytm pamięta od którego dnia tygodnia w okresie zaczął liczyć. Pozycja umowy dostawy Pozycja umowy dostawy dostosowana jest do wprowadzania zapisów związanych ze zużytym przez klienta towarem np. wodą. Warunkiem jest wprowadzenie numeru urządzenia, określenie stanu początkowego, któremu odpowiada data rozpoczęcia oraz daty i stanu realizacji, co wyznaczy okres do zafakturowania. Uwaga! Dla umów dostawy, na pozycji dokumentu, niezbędne jest wypełnienie pola Urządzenie. Brak wpisu będzie powodował naliczanie faktur jak dla umów cyklicznego wykonywania usługi. Informacje te można też wskazywać na formularzu pozycji w sekcji Umowa. Uwaga! Wprowadzenie wartości stanu początkowego wymaga tymczasowo podania daty realizacji. Zapis ten może być zaktualizowany na pozycji zatwierdzonej umowy po otwarciu formularza pozycji (przycisk Otwórz). Pozycje obu typów umów posiadają zakładkę Kalendarz, która zawiera elementy rozliczeniowe danej pozycji. Kalendarz Pozycje zostały wyposażone w kalendarze, na których można sprawdzić okresy planowania, rozliczenia i zawieszenia świadczenia danej usługi. Uwaga: okres rozliczony jest wyświetlany także w okresie zawieszenia, ale usługa w tym czasie nie jest naliczana. Przeliczniki W sytuacjach, gdy pozycja fakturowana ma być wyrażona w innej jednostce niż pozycja umowy (np. na umowie kontener na śmieci, a fakturze pojemność), należy skorzystać z przelicznika jednostek. Przykład: Kartoteka usługowa o nazwie wywóz pojemnika na śmieci o pojemności 75 litrów posiada jednostkę szt. I tak rejestrowany jest na umowie. Kartoteka tego pojemnika posiada przeliczenie 1szt = 75l oraz jednostkę domyślną dla dokumentu sprzedaży: litr (ustawiana w tabeli cen na kartotece). W trakcie wystawiania faktury system sprawdzi ilość pojemników i krotność wywozu oraz na fakturze przeliczy wynik na litry. Ceny Strona 75 z 221

76 Do obsługi cen na umowach wykorzystano standardowe mechanizmy. Jeśli na umowie nie ma włączonej funkcji Cena z umowy to cena jest pobierana np. z kartoteki lub może być ceną indywidualną kontrahenta. Jeżeli z kolei opcja ta zostanie włączona możliwe staje się wprowadzenie indywidualnej ceny przez operatora. Jeśli użytkownik musi rejestrować zmienność cen w czasie, to należy skorzystać z mechanizmu przecen okresowych. Pomimo nieadekwatnej nazwy, rejestrują one ceny w określonych przedziałach czasu, w tym w otwartych. Ponieważ cena może być zmienna w czasie, na umowie nie podlega edycji. Cena widoczna na umowie może nie mieć znaczenia dla wyliczenia wartości pozycji na fakturze. Zmiany cen na umowach są również realizowane przez aneksy. Parametr "Ceny z umowy" na formularz umowy cyklicznej Urządzenia Urządzenia mają tylko jedno standardowe pole Numer, ale ich formularz jest definiowany. Dodatkowe pola definiowane są za pomocą cech, a sam ich układ określany jest w konfiguracji Opcje Handel Urządzenia użytkowane. Aneksy Do każdej umowy tzw. wielokrotnej może być zawarty aneks. W przypadku, gdy na aneksie opcja Cena z umowy jest odznaczona, dokumentem tym można dokonać zmian ilości lub rodzaju usługi. Jeśli z kolei opcja ta zostanie zaznaczona, na aneksie jest możliwość zmian dotychczasowych cen. Nowo dodane pozycje lub zmienione będą naliczane zgodnie z zapisami na aneksie, czyli od daty rozpoczęcia zarejestrowanej na tym dokumencie aneks dziedziczy okres z umowy. Strona 76 z 221

77 Aneks do umowy cyklicznej Funkcje dodatkowe Z menu Czynności W menu Czynności znajdują się funkcje dedykowane umowom. Umożliwiają one zbiorcze (dla zaznaczonych dokumentów) wprowadzanie okresów zawieszenia umów, naliczanie planu zużycia towarów i jego kasowanie, a także zakończenie umów. Z menu Relacje W menu Relacje wprowadzono funkcję Generowanie faktur oraz Pokazanie dotychczasowych faktur. Funkcje druga jak sama nazwa mówi pozwala na wyświetlenie dotychczasowo wystawionych faktur, natomiast pierwsza posiada kilka wariantów do wyboru, takich jak: generowanie nowej faktury do wybranej umowy, powoduje powstanie nowego dokumentu docelowego generowanie nowych dla wszystkich, powoduje fakturowanie wszystkich wskazanych dalej umów i powstanie nowych pojedynczych dokumentów docelowych generowanie zbiorczo nowych, powoduje powstanie nowego docelowego dokumentu zbiorczego generowanie zbiorczo nowych dla wszystkich, powoduje fakturowanie wszystkich wskazanych dalej umów i powstanie nowych zbiorczych dokumentów docelowych Fakturowanie Umowy połączono relacją ze standardową fakturą FV. Generowanie faktur odbywa się z menu Relacji dla zaznaczonych umów. Oznacza to konieczność skasowania wartości filtra Okres nad listą umów i wybrania odpowiedniej definicji w filtrze Definicja, by wyselekcjonować wszystkie żądane umowy. Pomocny może być też filtr statusu umowy. Strona 77 z 221

78 Parametry relacji do fakturowania Przed wystawieniem faktur do umów, operator do swojej dyspozycji posiada opcje, które wpłyną na wyliczenie późniejszego dokumentu końcowego. Okno wyboru parametrów przed wystawieniem faktury W polu Zakres fakturowania, jak sama nazwa mówi, można wybrać odpowiedni okres do fakturowania. Na liście Okres rozliczenia są do wyboru następujące opcje: Bieżący przy wystawianiu faktury program wybiera bieżący okres rozliczenia (jaki jest zaznaczony w oknie Data w bież. Okresie) Poprzedni przy wystawianiu faktury program wybiera poprzedni okres rozliczenia (poprzedni od daty, jaką wybraliśmy w oknie Data w bież. Okresie) Bieżący i poprzednie niefakturowane przy wyborze tej opcji program będzie szukał od początku okresu rozliczeniowego tych okresów, które nie są zafakturowane wliczając w to okres bieżący Poprzednie niefakturowane program prześledzi wszystkie okresy od samego początku umowy i wystawi tyle faktur, ile jest nierozliczonych wstecz okresów, nie biorąc jednak pod uwagę okresu bieżącego Pierwszy niefakturowany program przeszukuje wszystkie okresy i wystawi fakturę dla pierwszego niefakturowanego okresu Wydruki faktur do umów Wydruki do faktur generowanych z umów zostały zmodyfikowane i dodatkowo dla każdej pozycji drukowany jest okres rozliczenia i odbiorca usługi. Korygowanie faktur, zwrot towaru Korekta faktury sprzedaży Wystawianie faktur korygujących sprzedaży odbywa się w tym samym miejscu programu, gdzie wystawiamy faktury sprzedaży. Listę otwieramy z pozycji menu Handel Sprzedaż Faktury sprzedaży. Następnie na liście wyszukujemy fakturę, która będzie korygowana (szybkie wyszukanie dokumentu umożliwia lokator, wybierający fakturę przez proste wpisanie numeru faktury do korekty). Następnie w menu Relacje wybieramy funkcję Korekta nowy dokument lub naciskamy klawisze <Alt + F7>. Strona 78 z 221

79 Uwaga! Wybranie funkcji Relacje Korekta lub naciśnięcie klawiszy <Alt + F7> na fakturze, która już została wcześniej skorygowana, pozwala otworzyć odpowiednią fakturę korygującą lub wprowadzić kolejną korektę Jeśli lista dokumentów jest pusta, to po dodaniu dokumentu, menu Relacje pojawia się dopiero po wyjściu i ponownym wejściu na listę Opcje menu do wystawiania korekty faktury sprzedaży Bezpośrednio po wykonaniu tych czynności na ekranie pojawi się formularz faktury korygującej zainicjowany odpowiednimi danymi z faktury korygowanej. Korekta może być wystawiona do ilości, ceny, wartości lub stawki VAT. Kolumny Org.Ilość, Org.Cena oraz Org.Wartość wyświetlają dane z faktury przed korektą. Formularz faktury korygującej po dokonaniu korekty Strona 79 z 221

80 Dokonamy korekty faktury sprzedaży, polegającej na zwrocie jednej sztuki towaru BUT_NAR_45. W kolumnie Ilość wprowadzamy ilość pozycji po korekcie, którą ostatecznie klient zakupił (nie wpisujemy ilości, którą klient zwraca). Jeżeli poprzednio były sprzedane trzy sztuki, a chcemy zaewidencjonować zwrot jednej sztuki, to w kolumnie Ilość wprowadzamy liczbę dwa. W podsumowaniu faktury korygującej podane są wartości przed korektą, wartość korekty oraz po korekcie. Akceptacja korekty następuje jak w przypadku faktury klawiszami <Ctrl+Enter> lub myszą Zatwierdź i zamknij. Po zatwierdzeniu program automatycznie proponuje wydruk faktury korygowanej. Korekta sprzedaży fiskalizowanej Opis dotyczy tylko dokumentów paragon PAR i faktura fiskalizowana FF. Korektę faktury FF wystawia się identycznie jak korektę faktury FV. Natomiast do dokonania korekty paragonu niezbędne jest wystawienie faktury do paragonu FVP (system nie weryfikuje dat wystawienia dokumentów FVP). Po wystawieniu takiego dokumentu, przystępujemy do jego korekty zgodnie z zasadami korygowania faktur. Korekta faktury zaliczkowej sprzedaży lub zakupu Uwaga! Korektę faktury zaliczkowej należy przeprowadzić poprzez edycję wartości dokumentu. Ponieważ faktura zaliczkowa może mieć wartość niezgodną z wartością pozycji, jej korekta dokonywana jest poprzez bezpośrednią edycję wartości dokumentu, co odpowiada korekcie kwoty zaliczkowanej. Na korekcie faktury zaliczkowej edytujemy pole Wartość (zazwyczaj ze znakiem minus) Korekty faktur archiwalnych Strona 80 z 221

81 W celu dokonania korekt do dokumentów z okresu, gdy firma nie pracowała z systemem enova, należy aktywować definicje dokumentów archiwalnych. Czynność wykonujemy na formularzu Opcje (Opcje Handel Definicje dokumentów Korekty) poprzez zaznaczenie parametru: Możliwość korekt dokumentów archiwalnych. Po tej operacji wprowadzamy do systemu dokument archiwalny, który będziemy korygować. Dla faktur sprzedaży jest to dokument o symbolu FVARCH, dla faktur zakupu ZKARCH. Oba dokumenty stanowią podstawę korekty, natomiast nie wpływają na stan magazynu, ani na stan rozrachunków z klientami. Nie są również rejestrowane w Ewidencji Dokumentów. Uwaga! Dokumenty FVARCH i ZKARCH powinny być wystawiane z datą ich oryginałów, a przynajmniej nie po dacie, od której firma rozpoczęła pracę na systemie enova. W przeciwnym wypadku będą wpływały na wyniki raportów sprzedaży. Dokumenty korekt do dokumentów archiwalnych mają symbole KFVARCH i KZKARCH. Dokumenty te są rejestrowane w Ewidencji Dokumentów i wyliczają płatność wynikającą z korekty. Podobnie jak w przypadku korekt typowych dokumentów sprzedaży/zakupu (FV/ZK) na korektach archiwalnych w polu ilość należy wpisać ilość pozycji po korekcie, którą ostatecznie klient/(lub nasza firma) zakupił (nie wpisujemy ilości, którą klient/(lub my) zwraca). Uwaga! Korekty dokumentów archiwalnych nie wpływają na RKZ/KWS (Rozliczenie kosztów zakupu/koszt własny sprzedaży) Poprawki do wartości kosztu własnego sprzedaży z tytułu korekt archiwalnych należy wyliczyć samodzielnie. Korekty dokumentów archiwalnych nie wpływają na stan magazynu. Zmiany w stanie magazynu z tytułu korekt sprzedaży lub zakupu należy wprowadzić dokumentami magazynowymi. Producent zaleca by takie dokumenty miały odrębną numerację (bazowały na nowych definicjach dokumentów). Korekty faktur nabycia wewnątrzwspólnotowego Uwaga! Korygując transakcję nabycia wewnątrzwspólnotowego należy osobno skorygować fakturę FIUE oraz osobno dokumenty VAT naliczony i VAT należny. Wystawiając korektę KFIUE należy ustawić datę kursu waluty zgodną z datą na dokumencie FIUE. Powyżej opisany sposób korygowania transakcji nabycia wewnątrzwspólnotowego wynika z niezależności wartości dokumentów FIUE i PZN. Dokument FIUE nie musi odzwierciedlać wartości, według których towary są wprowadzane do magazynu, gdyż mogą być one powiększone o koszty dodatkowe. Stąd konieczność niezależnej korekty. Korekty faktur z płatnością w walucie obcej Strona 81 z 221

82 Wystawiając korektę do faktury płatnej w walucie obcej należy ustawić datę kursu zgodną z datą na dokumencie korygowanym (pierwszym dla danej transakcji przy wielu korektach). Korekty rabatowe Korekta rabatowa jest dokumentem, za pomocą którego rejestrujemy udzielenie kontrahentowi kwotowego rabatu (bonusu) za wybrany okres sprzedaży. Nie koryguje ona poszczególnych dokumentów sprzedaży, ma charakter faktury o ujemnej wartości, z pozycją typu usługa, o wartości odpowiadającej kwocie bonusu. Może być wystawiona ręcznie lub utworzona za pomocą czynności Generuj korekty rabatowe, dostępnej z poziomu listy kontrahentów. Wykonanie czynności powoduje utworzenie dokumentów dla zaznaczonych na liście kontrahentów. Ich wartość jest wyliczana zgodnie z ustawieniami w oknie parametrów. Wyliczenie kwoty rabatu polega na analizie pozycji dokumentów sprzedaży wystawionych w wybranym okresie, filtrowanych dodatkowo według wybranych kryteriów. Kwota rabatu jest sumą kwot cząstkowych wyliczonych dla pozycji dokumentów. Jest wyliczana osobno dla każdej stawki VAT występującej w analizowanych dokumentach. Czynność Generuj korekty rabatowe Parametry generowania korekt rabatowych Strona 82 z 221

83 W oknie pośrednim dostępne są następujące parametry: Okres okres sprzedaży, za który ma być naliczony rabat kwotowy. W wyliczeniu uwzględnione będą pozycje dokumentów sprzedaży wystawionych w tym okresie. Domyślna wartość parametru to poprzedni miesiąc. Towary lista wybranych towarów i usług, których sprzedaż będzie uwzględniona w wyliczeniu, brak wyboru oznacza uwzględnienie wszystkich. Definicje dokumentów lista definicji dokumentów sprzedaży, które mają być uwzględnione w wyliczeniu. Brak wyboru oznacza uwzględnienie wszystkich dokumentów sprzedaży. Pola nie należy pozostawiać bez wyboru w przypadku stosowania faktur zaliczkowych, gdyż ze względu na algorytm wyliczenia rabatu w oparciu o wartość pozycji transakcje zaliczkowe z fakturami końcowymi byłyby w takim przypadku uwzględnione podwójnie. Magazyny lista magazynów, do których będzie zawężona lista dokumentów uwzględnianych w wyliczeniu. Metoda liczenia standardowo cząstkowa kwota rabatu jest wyliczana jako procent wartości pozycji dokumentu, można jednak zamiast tego zastosować własny algorytm zawarty w cesze algorytmicznej zdefiniowanej dla pozycji dokumentu. Poniżej przedstawiono przykład algorytmu, który powoduje wyliczenie bonusu jako 2% wartości pozycji, ale tylko wtedy, gdy pierwotny rabat w pozycji dokumentu jest niższy niż 10%. Przykład cechy do wyliczenia kwoty rabatu Rabat procent rabatu stosowany, jeśli wyliczenie odbywa się jako % wartości netto pozycji. Definicja korekty definicja generowanego dokumentu. Standardowo jest to KFVR. Usługa karta towarowa, która będzie użyta w pozycji generowanej korekty rabatowej. Magazyn magazyn przypisywany do generowanych dokumentów. Opis opis przenoszony do generowanych dokumentów Wygenerowane korekty rabatowe zostają zapisane jako niezatwierdzone i są widoczne na liście faktur sprzedaży. Strona 83 z 221

84 Formularz korekty rabatowej Wygenerowana korekta rabatowa jest związana relacjami z dokumentami sprzedaży, które zostały uwzględnione w wyliczeniu rabatu. Jest to jednak wyłącznie powiązanie nagłówków dokumentów, o charakterze informacyjnym. Dokumenty źródłowe dla korekty rabatowej Automatyczne korekty kosztów (dokument KWPZ itp.) Dokument KWPZ jest tworzony i zatwierdzany przez system automatycznie. Uwaga! Nie należy dokonywać zmian na definicjach dokumentów KWPZ, KMMW, KMMP, KKPLW i KKPLP. Strona 84 z 221

85 Celem dokumentu jest korekta kosztu własnego sprzedaży (wartości rozchodu w cenach zakupu) wynikającego ze zmiany cen zakupu. Podlega on księgowaniu i tworzony jest dla każdego dokumentu rozchodowego osobno. Jego odmianami są dokumenty KMMW i KMMP (związane z przesunięciami międzymagazynowymi) oraz KKPLW i KKPLP (dla dokumentów kompletacji). Przykłady działania: Przykład 1: Kupujemy jedną sztukę towaru za 10PLN, następnie sprzedajemy ją. Koszt transakcji (koszt własny sprzedaży) wynosi 10PLN. Po pewnym czasie otrzymujemy od dostawcy korektę zakupu obniżającą cenę o 1PLN. Po zatwierdzeniu dokumentu korekty zakupu system dla transakcji sprzedaży generuje dokument KWPZ, który koryguje koszt własny transakcji o 1PLN, podnosząc o tę wartość marżę transakcji sprzedaży. Przykład 2: Dokonujemy dwóch zakupów w kolejnych partiach tego samego towaru. Pierwszy zakup jest za 10PLN, drugi za 12PLN. Następnie sprzedajemy towar z pierwszej dostawy, czyli z kosztem 10PLN. Otrzymujemy korektę zakupu, która polega na zwrocie towaru z pierwszej zakupionej partii. Jest ona możliwa, jeśli drugi zakup został zarejestrowany przed sprzedażą, a partia towaru z drugiego zakupu wciąż jest w magazynie. W tej sytuacji za pomocą dokumentu KWPZ transakcja wydania zostanie przekierowana na drugą dostawę i naliczona zostanie różnica kosztów dla tych dwóch dostaw, w tym przypadku koszt własny wzrośnie o 2PLN. Limity kredytowe, kontrola należności Działanie kontroli należności System umożliwia elastyczną obsługę limitów kredytowych przyznawanych kontrahentom (klientom) oraz przeterminowanych należności. Kontroli podlegają następujące zdarzenia, które mogą mieć miejsce podczas wystawiania dokumentu rozchodowego: Przekroczenie dopuszczalnego limitu kredytowego przyznanego kontrahentowi Przekroczenie dopuszczalnej kwoty zadłużenia przeterminowanego powyżej określonej ilości dni Jeśli wystąpi jedno z powyższych zdarzeń, system może zareagować w jeden z następujących sposobów: Brak dodatkowej reakcji (zignorowanie zdarzenia) Wyświetlenie ostrzeżenia Zablokowanie zatwierdzenia dokumentu Działanie systemu w tym zakresie zależne jest od ustawień konfiguracyjnych. Może ono być różne w zależności od rodzaju wystawianego dokumentu, albo w zależności od uprawnień zalogowanego operatora. Na przykład podczas wystawiania zamówienia wyświetlane jest tylko ostrzeżenie o przekroczeniu limitu, a przy wystawianiu faktury następuje blokada zatwierdzania w przypadku operatora A, a tylko wyświetlenie ostrzeżenia w przypadku operatora B. W oknie wystawianego dokumentu wyświetlane są informacje o kwocie, o którą został przekroczony limit oraz o kwocie, o którą zostało przekroczone dozwolone zadłużenie przeterminowane. Jeśli limit lub dozwolona kwota zastały przekroczone, wyświetlana jest informacja o tym fakcie. Kontrola limitu może dotyczyć kontrahenta głównego występującego w dokumencie albo jego płatnika, zależnie od ustawień konfiguracji. Strona 85 z 221

86 Kontrola należności podczas wystawiania dokumentu Limit w karcie kontrahenta W karcie kontrahenta można określić kwotę limitu kredytowego oraz dozwoloną kwotę należności przeterminowanych o określoną liczbę dni. Parametry te szczegółowo opisano w rozdziale Warunki płatności - zakładka karty kontrahenta. Kwoty limitu kredytowego i dopuszczalnej kwoty po terminie w karcie kontrahenta Konfiguracja Konfiguracja obsługi limitów kredytowych i należności przeterminowanych polega na ustawieniu następujących parametrów: Parametry konfiguracji ogólnej włączające kontrolę należności Parametry konfiguracji ogólnej określające sposób obliczania kwoty zadłużenia Strona 86 z 221

87 Dozwolona kwota przeterminowana w konfiguracji ogólnej Parametr konfiguracji ogólnej decydujący o tym, czy obliczanie zadłużenia ma być wykonywane dla kontrahenta głównego, czy płatnika Parametry definicji dokumentów decydujące o ich zachowaniu po przekroczeniu limitu/kwoty zadłużenia przeterminowanego Uprawnienia Włączenie kontroli należności Włączenie kontroli należności (limitu i zadłużenia przeterminowanego) następuje po zaznaczeniu parametrów dostępnych na zakładce Handel Limit kredytowy okna konfiguracji: Podczas zatwierdzania dokumentów handlowych kontroluj przekroczenie limitu kredytowego Podczas zatwierdzania dokumentów handlowych kontroluj wartość należności przeterminowanych Włączenie co najmniej jednego z tych parametrów powoduje zmiany ustawień odpowiednich parametrów w definicjach dokumentów rozchodowych, mających płatności. Zostały one omówione w dalszej części rozdziału. Sposób obliczania zadłużenia Na zakładce Handel Limit kredytowy okna konfiguracji dostępna jest sekcja Obliczanie zadłużenia, w której można ustawić parametry wpływające na sposób obliczania zadłużenia. W szczególności możliwe jest określenie, jakie elementy mają być uwzględniane w jego obliczaniu. Jeśli dostępne parametry są niewystarczające, w polu Własny algorytm obliczania zadłużenia można wpisać dowolny kod wykonujący te obliczenia. Wzorzec takiego kodu pojawi się po zaznaczeniu parametru. Ponadto w konfiguracji ogólnej można określić dopuszczalną kwotę przeterminowanych należności, która będzie mieć zastosowanie niezależnie od ustawień szczegółowych w kartach kontrahentów. Kontrola należności przeterminowanych będzie wtedy działać po przekroczeniu większej z tych kwot (ogólnej i szczegółowej w karcie kontrahenta). Parametr Obliczanie zadłużenia dla pozwala określić, czy ma ono być wykonywane dla kontrahenta głównego, czy jego płatnika. Zakładka Limit kredytowy okna konfiguracji Strona 87 z 221

88 Definicja dokumentu i uprawnienia W definicji dokumentu na zakładce Pozostałe dostępne są następujące parametry: Kontrola limitu kredytowego oraz Zatwierdzanie dokumentu po przekroczeniu limitu. Ustawienie pierwszego parametru na TAK powoduje, że podczas wystawiania dokumentu limit oraz kwota przeterminowanych należności będą kontrolowane. Zachowanie systemu podczas zatwierdzania dokumentu będzie wtedy zależne od ustawienia drugiego parametru według reguł: Dozwolone po zmianie wartości dokumentu, która spowoduje przekroczenie limitu lub dozwolonej kwoty przeterminowanej zostanie wyświetlona odpowiednia informacja, jednak dokument będzie mógł być zatwierdzony. Zabronione ostrzeżenie jw., przy czym dokument nie będzie mógł być zatwierdzony Według prawa operatora ostrzeżenie jw., przy czym dokument będzie mógł być zatwierdzony, jeśli operator posiada prawo Handel \Dokument handlowy \Simple \Sprzedaż poniżej limitu Parametry definicji dokumentu dotyczące kontroli limitu Prawo Handel\Dokument handlowy\simple\sprzedaż poniżej limitu Strona 88 z 221

89 Wybrane funkcje dostępne przy wystawianiu/dla wystawionych dokumentów Rozliczenie zarejestrowanej wpłaty w trakcie wystawiania faktury W celu pomniejszenia płatności do dokumentu w skutek rozliczenia zarejestrowanej w ewidencji Środków Pieniężnych wpłaty należy, po dodaniu wszystkich pozycji i określeniu ich wartości, przejść na zakładkę Płatności i wybrać rozliczaną wpłatę (przycisk: Wybierz zaliczki). Wybrana zaliczka, po potwierdzeniu, zostanie umieszczona na dokumencie poniżej tabelki z płatnością. Wartość zaliczki jest edytowalna i nie może przekroczyć płatności do dokumentu. Uwaga! Warunkiem rozliczenia zaliczki jest ustawienie Sposobu zapłaty płatności na płatność nieodroczoną, czyli Gotówka lub Karta. Jeśli zaliczka jest mniejsza niż płatność i chcemy by reszta była płacona np. przelewem należy płatność podzielić (wpisać w płatności kwotę równą wartości zaliczki i nacisnąć Enter. Pojawi się drugi wiersz płatności na równowartość różnicy). Pierwsza część płatności powinna mieć ustawienie Gotówka, a druga np. Przelew. Rozliczona kwota na wydruku będzie miała opis: Rozliczono zaliczkę ( + numer dokumentu wpłaty). Podział płatności ze względu na termin Na formularzu dokumentu jest dostępna czynność Podziel płatność. Czynność ta pozwala na podział płatności dokumentu z uwzględnieniem dwóch opcji: podział na netto i Vat - umozliwia podział i automatyczne wyliczenie płatności na netto i Vat. Czynność szczególnie przydatna przy płatności w walucie, gdzie kwota netto powinna być w walucie, a kwota Vat w PLN podział na raty - umożliwia podział płatności na raty miesięczne z uwzględnieniem dowolnej ilości rat lub wysokości raty. Uzupełnienie pola ilość rat powoduje automatyczne przeliczenie wysokości raty, a uzupełnienie wysokości raty powoduje automatyczne wyliczenie ilości rat Strona 89 z 221

90 Czynność Podziel płatność Okno z parametrami czynności Podziel płatność Faktura z wieloma płatnościami Strona 90 z 221

91 Podział zapłaty do dokumentu wpłata gotówką i kartą Przyjęcie zapłaty z kwotą podzieloną na rożne formy płatności (np. część gotówką, część kartą) wymaga włączenia widoku zaawansowanego okna zatwierdzania dokumentu. Służy do tego odpowiedni parametr umieszczony w tym oknie. Okno zatwierdzania z możliwością wyboru różnych sposobów zapłaty W celu podziału zapłaty do dokumentu handlowego na wpłatę gotówkową i zapłatę kartą należy w oknie Zatwierdzanie dokumentu handlowego rozpisać wpłaty na odpowiednie kolumny w sekcji Zapłaty przyjmowane. Pola Kwota do zapłaty inicjowane są według płatności dokumentu, które są nieodroczone. Uwaga! Zatwierdzenie dokumentu powoduje dodanie wpłaty kasowej, która nie jest usuwana wraz z wykasowaniem takiego dokumentu (po uprzednim przeniesieniu do bufora). Tak powstałą wpłatę dodatkową kasujemy w module Ewidencji Środków Pieniężnych. Zmień zatwierdzony dokument Na liście dokumentów oraz na samym formularzu dokumentu w menu Czynności dostępne jest polecenie Zmień zatwierdzony dokument (funkcję można również wywołać za pomocą skrótu klawiaturowego <Shift+F11>), dzięki której istnieje możliwość zmiany lub aktualizacji następujących danych: Kontrahenta Odbiorcę/dostawcę Numer obcy Opis Sposób zapłaty Termin zapłaty Strona 91 z 221

92 Czynność jest dostępna pod warunkiem, że dokument będzie zatwierdzony, nie będzie rozliczonej żadnej płatności do dokumentu, nie będzie to dokument z płatnością gotówkową, dokument w Ewidencji dokumentów będzie w buforze. Zmiana nie uruchamia żadnych mechanizmów przeliczających, które wywoływane są w przypadku zmiany na dokumencie znajdującym się w buforze. Użycie tej czynności spowoduje zmiany także na dokumencie w ewidencji dokumentów oraz płatnościach związanych z danym dokumentem pod warunkiem, że podmiotem płatności będzie ten sam kontrahent. Zmiana kontrahenta na tego samego, ale po modyfikacji danych na karcie kontrahenta spowoduje aktualizację danych na dokumencie. Pozostawienie danego pola bez wyboru spowoduje, że odpowiadające mu dane nie zostaną zmienione. Okno parametrów czynności Zmień zatwierdzony dokument Domyślnie prawo do czynności zmiany zatwierdzonego dokumentu jest zablokowane dla wszystkich ról z wyjątkiem Administratora. Uwaga. Zmiana danych na jednym dokumencie nie powoduje zmian na dokumentach powiązanych relacją. Przykładowo zmiana kontrahenta na fakturze nie spowoduje zmian na powiązanym relacją dokumencie magazynowym, podobnie nie zmieni się także w takiej sytuacji kontrahent na dokumencie zamówienia, jeśli z niego tworzona była faktura. Edycja daty dostawy na zatwierdzonym dokumencie System umożliwia edycję daty dostawy na zatwierdzonych dokumentach, dopóki w ewidencji (księgowej) mają one stan Bufor. Funkcjonalność taka jest dostępna po zmianie standardowej wartości parametru definicji dokumentu Wprowadzanie\Edycja daty dostawy na wartość Na zatwierdzonym. Strona 92 z 221

93 Parametr definicji dokumentu Edycja daty dostawy Ma to zastosowanie np. w sytuacji, gdy wystawiamy fakturę sprzedaży, wysyłamy towar, ale nie wiemy dokładnie, którego dnia zostanie dostarczony. Po otrzymaniu informacji od odbiorcy lub spedytora o dokonaniu dostawy można uzupełnić jej datę na dokumencie. W chwili jego wystawiania data dostawy może być inicjowana jako pusta (nieokreślona). Datę można edytować na zakładce Dodatkowe lub na zakładce Ogólne, jeśli w definicji dokumentu wybrano jako nagłówek jeden z tych, które zawierają tę datę (Prosty Data Dostawy, Prosty Trzy Daty, Dostawa). Edycja daty dostawy na zatwierdzonej fakturze Zmiana daty dostawy na zatwierdzonej fakturze skutkuje zmianą daty operacji w ewidencji księgowej, a tym samym daty ujęcia dokumentu w rejestrze VAT. Limity wartości dokumentu W definicji dokumentu można określać limity wartości dokumentu danego typu. Ma to następujące zastosowanie: Uzależnienie rodzaju wydruku od tego, czy wartość dokumentu przekracza limit. Pozwala to na drukowanie faktur uproszczonych. Blokada zatwierdzania dokumentu po przekroczeniu limitu wartości. Powyższe funkcje systemu można uzyskać włączając odpowiednie parametry konfiguracyjne Konfiguracja W definicji dokumentu pojawiły się nowe opcje: Lista limitów wartości w różnych walutach Zatwierdzanie po przekroczeniu limitu wartości Rodzaj wydruku W oknie definicji dostępny jest przycisk otwierający listę limitów wartości: Strona 93 z 221

94 Określanie limitu wartości w definicji dokumentu W oknie limitów można określić osobne wartości w każdej z walut zdefiniowanych w systemie oraz wybrać odpowiednią opcję parametru Zatwierdzanie po przekroczeniu limitu wartości spośród dwóch dostępnych: Dozwolone/Zabronione. Standardowo w definicji faktur FV i FF wprowadzono wartości 100 euro i 450 PLN, odpowiadające kwotom, do których faktura może mieć formę uproszczoną. Dotyczą one wartości brutto dokumentu. Na zakładce Wydruki okna definicji dostępny jest parametr Rodzaj wydruku: Strona 94 z 221

95 Dostępne są następujące opcje: Pełny Uproszczony Uproszczony, gdy wartość poniżej limitu Wybór rodzaju wydruku w definicji dokumentu Parametr standardowo ma zastosowanie w wydrukach faktur sprzedaży (Sprzedaż.aspx i pokrewne). Zawartość wydruku zmienia się w zależności od tego, czy ma on być pełny czy uproszczony. Wydruk uproszczony zawiera tylko te informacje, które są wymagane dyrektywą UE dotyczącą faktur. Na podstawie ustawień w konfiguracji i wartości dokumentu wyliczana jest właściwość dokumentu Wydruk.JestUproszczony, która decyduje o zawartości wydruku. Blokada zatwierdzania dokumentu Jeśli w definicji dokumentu ustalono limity wartości i włączono blokadę zatwierdzania po ich przekroczeniu, podczas zatwierdzania dokumentu jego kwota brutto zostanie porównana z limitem w definicji, przy czym w pierwszej kolejności zostanie uwzględniony limit w walucie dokumentu. Jeśli w definicji dokumentu nie określono limitu w tej walucie, ale określono limit w innej, wartość dokumentu zostanie z nim porównana przy zastosowaniu przeliczenia po kursach bieżących. Zatwierdzenie dokumentu o wartości brutto przekraczającej limit nie będzie możliwe. Strona 95 z 221

96 Blokada zatwierdzania dokumentu po przekroczeniu limitu wartości Wydruk uproszczony Uproszczony wydruk faktury nie zawiera danych nabywcy z wyjątkiem numeru NIP, nie ma też ilości i wartości pozycji, a w podsumowaniu przedstawia jedynie wartości brutto i kwoty VAT w poszczególnych stawkach. Uproszczony wydruk faktury Zamienniki towaru W celu korzystania z funkcjonalności zastępowania towaru zamiennikiem należy na kartotece towaru, na zakładce Zamówienia i zamienniki uzupełnić listę zamienników (czytaj: zamienniki). Jeżeli podczas dodawania pozycji na formularzu dokumentu rozchodowego (np. faktura sprzedaży) zostanie wybrany towar, którego brak w magazynie lub ilość nie pokrywa zapotrzebowania, a będzie on miał zdefiniowane zamienniki, to w momencie określania ilości towaru automatycznie pojawi się okno z dostępnymi zamiennikami. Za pomocą formularza zamienników będzie można wybrać odpowiednie z zaprezentowanych. Strona 96 z 221

97 Okno podpowiedzi zamienników Na formularzu z zamiennikami dostępne są między innymi pola: Ilość potrzebna - ilość z pozycji dokumentu lub jeśli lista jest otwierana bez kontekstu pozycji, np. z poziomu Cennika, to będzie wyświetlana ilość 1. Ilość dostępna - obliczona bez uwzględniania ilości pobranej przez pozycję dokumentu, czyli ilość wyliczona standardowo Ilość z zamiennikami - ilość dostępna + suma z kolumny Ilość zastępowana Ilość zastępowana ilość faktycznie wykorzystanego zamiennika. Ilość pobierana - zmienia się w stosunku do ilości zastępowanej w zależności od współczynnika. Przykładowo, jeśli dla towaru A jest ustawiony zamiennik B z ustawionym współczynnikiem 2:1, wówczas w przypadku wprowadzenia 10 szt. towaru A ilość pobierana towaru B wyniesie 5 szt. Na dole okna znajdują się dwa przełączniki: Uzupełnij do ilości potrzebnej parametr przełączany naprzemiennie z parametrem Zamień wszystko. Po wybraniu zamienników ustalona zostaje ilość w bieżącej pozycji dokumentu, a następnie dodawane są pozycje z zamiennikami, do uzupełnienia ilości potrzebnej. Przykładowo ilość potrzebna towaru A to 5 szt., stan dostępny to 2 szt., zamiennik B = 3 szt. Po zaakceptowaniu okna zamienników dokument będzie miał dwie pozycje: towar A - 2 szt., towar B - 3 szt. Zamień wszystko - parametr przełączany naprzemiennie z parametrem Uzupełnij do ilości potrzebnej. Na liście zamienników ilość pobierana ustalana jest w taki sposób, jakby ilość dostępna dla towaru zamienianego wynosiła 0. Przykładowo, ilość potrzebna towaru A to 5 szt., stan dostępny to 2 szt., zamiennik B = 5 szt. Po zaakceptowaniu okna zamienników dokument będzie miał jedną pozycję: towar B - 5 szt. Lista zamienników towaru uwzględnia także relacje zamienników do ich zamienników, czyli jeśli towar A ma zamiennik B, a towar B ma zamiennik C, to na liście zamienników towaru A będą widoczne towary B i C. Zmiana pozycji zatwierdzonego dokumentu Zmiana pozycji zatwierdzonego dokumentu dotyczy wybranych dokumentów (możliwość wykonania podlega ograniczeniom): Strona 97 z 221

98 magazynowych przyjęć zewnętrznych i wewnętrznych, które zostały wystawione bezpośrednio (nie powstały w relacji z fakturą zakupu), nie dodano do nich w relacji faktury, nie były korygowane i nie są zaksięgowane magazynowych wydań zewnętrznych, które zostały wystawione bezpośrednio (nie powstały w relacji z fakturą sprzedaży), nie dodano do nich w relacji faktury, nie były korygowane i nie są zaksięgowane zamówień do dostawców i odbiorców, ale tylko w zakresie ilości (dla zamówień częściowo zrealizowanych ilość można pomniejszyć do ilości zrealizowanej Wybór czynności Zmień pozycje Funkcja Zmień pozycje zatwierdzonego dokumentu dostępna jest z menu Czynności na różnych listach i jest aktywna, gdy kursorem zaznaczony jest jeden dokument, którego pozycje zamierzamy zmieniać. Zmianie podlega ilość, cena lub wartość (nie dotyczy zamówień tylko ilość). Wywołanie funkcji udostępnia okno z wszystkimi pozycjami wskazanego dokumentu. Pomimo jej dostępności zmiany mogą nie zostać zapisane ze względu na weryfikację poprawności zapisów związanych z zasobami i obrotami w magazynie. Zmiana jest możliwa, jeśli dokument ma w ewidencji księgowej stan Bufor. W przypadku wykonania czynności dla dokumentu przyjęcia (PZ/PW) sprawdzany jest dodatkowo stan wszystkich wydań (np. WZ) w ewidencji, które rozchodują zasoby utworzone przez dokument przyjęcia. One również muszą mieć stan Bufor. Zmiana pozycji zatwierdzonego dokumentu przychodu spowoduje odpowiednie zmiany ilości i wartości zasobów magazynowych oraz wartości obrotów, czyli kosztu własnego i marży na dokumentach rozchodowych. Uwaga! Zmiana pozycji zatwierdzonego dokumentu przyjęcia nie powoduje wygenerowania korekt kosztów (dokumentów KWPZ), jak w przypadku wystawienia korekty przyjęcia. Wartości w cenach zakupu w odpowiednich dokumentach rozchodu są zaktualizowane, dlatego muszą one mieć stan Bufor w ewidencji księgowej. Wykorzystanie czytników kodów kreskowych Obsługa kodów kreskowych w systemie przy użyciu czytników może odbywać się na trzy sposoby: Z użyciem czytnika klawiaturowego (PS2, USB z emulacją klawiatury) pełniącego wyłącznie rolę klawiatury. Strona 98 z 221

99 Z użyciem programowalnego klawiaturowego czytnika kodów kreskowych (PS2, USB z emulacją klawiatury). W czytniku takim można zaprogramować prefiks i sufiks, czyli znaki dodawane przez czytnik przed zeskanowanym kodem i po nim. Z użyciem kolektorów danych, czyli urządzeń posiadających pamięć zeskanowanych kodów, komunikujących się okresowo z systemem. Standardowo czytnik kodów kreskowych podłączony do komputera emuluje klawiaturę. Można więc wykorzystywać go do skanowania kodów, gdy użytkownik ustawi kursor w polu, w którym należy wpisać kod. Zeskanowany kod zostanie wpisany w edytowane pole tak samo, jak gdyby został wprowadzony z klawiatury. Takie wykorzystanie czytnika wymaga jedynie podłączenia go do komputera. W przypadku czytnika programowalnego można skorzystać z dodatkowej funkcjonalności oferowanej przez system, m.in. podczas wystawiania dokumentów. W tym celu należy w czytniku zaprogramować prefiks i sufiks oraz włączyć obsługę kodów kreskowych w konfiguracji systemu (Narzędzia Opcje Systemowe Skaner kodów). Jako prefix zalecamy zaprogramowanie w czytniku znaku tyldy (~), ponieważ jest to bardzo rzadko używany znak na klawiaturze, a to właśnie po nim system będzie rozpoznawał, że ma do czynienia z ciągiem znaków kodu kreskowego i dzięki temu uruchomione zostaną odpowiednie procedury. Jako sufiks należy zaprogramować Enter. Programowanie czytnika odbywa się poza systemem enova, szczegóły powinny być dostępne w dokumentacji urządzenia. Polega ono na skanowaniu odpowiednich kodów programujących. W tej sprawie należy się kontaktować się z dystrybutorem sprzętu. Na przykład zaprogramowanie tyldy jako prefiksu będzie najczęściej wymagało wykonania następujących czynności: Odszukanie w dokumentacji czytnika kodu znaku tyldy (1126). Zeskanowanie kodu programującego Scan Prefix. Zeskanowanie kolejno czterech kodów (w standardzie Code39) odpowiadających cyfrom 1, 1, 2, 6. Znaki zaprogramowane w czytniku należy ponadto wskazać w konfiguracji systemu poprzez kliknięcie przycisku Wprowadź prefiks oraz Wprowadź sufiks i naciśnięciu odpowiednich klawiszy). Enter i tylda są tam wartościami domyślnymi. Jeśli w czytniku zaprogramowano prefiks i sufiks zgodnie z ustawieniami w konfiguracji, skanowanie kodu kreskowego będzie mieć skutek następujący: Jeśli operator wystawia dokument, niezależnie od tego, w którym miejscu formularza ustawiony jest kursor, po zeskanowaniu kodu kreskowego przypisanego do towaru zostanie dodana pozycja dokumentu albo zostanie zwiększona ilość w istniejącej, po zeskanowaniu kodu kontrahenta zostanie on wybrany na dokument. Jeśli użytkownik nie wystawia dokumentu (formularz dokumentu nie jest otwarty), zeskanowanie kodu spowoduje odszukanie odpowiedniego zapisu i wyświetlenie okna z tym zapisem. Może to być towar, kontrahent albo inny obiekt, do którego przypisano odczytany kod kreskowy. Strona 99 z 221

100 Konfiguracja obsługi czytnika kodów kreskowych Użycie wagowych i cenowych kodów kreskowych GTIN-13 Kody wagowe/ilościowe GTIN (GS1) służą do zapisu kodu towaru wraz z ilością albo ceną. W skanowanym kodzie kreskowym zawarta jest informacja o towarze (w pierwszych 6 lub 7 znakach) oraz o cenie albo ilości (np. na wydrukowanej etykiecie z wagi elektronicznej), dzięki czemu po zeskanowaniu kodu kreskowego podczas wystawiania dokumentu tworzona jest pozycja z odpowiednim towarem oraz odczytaną jego ilością albo ceną. W celu uruchomienia obsługi kodów GTIN w systemie należy włączyć parametr Stosowanie kodów GTIN 13 w konfiguracji (Narzędzia Opcje Handel Towary) oraz wprowadzić na karcie towarowej pierwsze 6 (lub 7) znaków kodu w odpowiednim polu (zakładka Jednostki i kody karty towarowej). Przy stosowaniu 7 pierwszych znaków nie może być włączona weryfikacja pierwszej sumy kontrolnej. Kolektory danych Kolektory danych to autonomiczne urządzenia przechowujące we własnej pamięci listę odczytanych kodów i pozwalające na edycję np. ilości lub innych parametrów odczytu. Lista odczytanych kodów wraz z parametrami jest następnie transferowana do systemu (w postaci pliku) i na jej podstawie tworzone są pozycje dokumentu. Obecnie system obsługuje kolektory Denso dystrybuowane przez firmę SKK. Współpraca opiera się na wymianie plików w formacie xml, można więc wykorzystać również inne kolektory, o ile dostarczą one plików wymiany w tym samym formacie. Strona 100 z 221

101 W chwili obecnej z poziomu otwartego formularza dokumentu można zaimportować dane z kolektora, co spowoduje utworzenie pozycji dokumentu albo wyeksportować pozycje do kolektora, co pozwoli np. zrealizować dokument magazynowy utworzony w systemie na kolektorze. Aby uzyskać dostęp do tej funkcjonalności należy włączyć obsługę kolektorów w konfiguracji oraz określić lokalizację plików wymiany (Narzędzia Opcje Handel Kolektory danych). Po włączeniu obsługi kolektorów na formularzu dokumentu handlowego pojawią się dodatkowe przyciski: Przyciski obsługi kolektorów na formularzu dokumentu Wysyłanie dokumentów pocztą System umożliwia wysyłanie pliku pdf zawierającego wydruk dokumentu jako załącznika do wiadomości . Można to zrobić dla jednego dokumentu lub seryjnie dla wielu zaznaczonych na liście. System utworzy wiadomości według przygotowanego wzorca, wygeneruje wydruki do plików pdf i dołączy je do wiadomości. Aby skorzystać z tej funkcjonalności należy wykonać następujące czynności: Sprawdzić, czy zainstalowana jest drukarka enova PDF. Sprawdzić, czy zainstalowana drukarka jest wskazana w konfiguracji wydruków. Określić w konfiguracji parametry konta pocztowego, z którego wiadomości będą wysyłane. Stworzyć wzorzec wiadomości. Wpisać domyślne adresy w kartach kontrahentów, do których dokumenty będą wysyłane. Poniżej opisano szczegółowo sposób wykonania tych czynności. Drukarka PDF Podczas instalacji systemu enova standardowo instalowana jest Drukarka nova PDF. Należy sprawdzić, czy jest ona zainstalowana (powinna być widoczna w oknie Windows Urządzenia i drukarki). Jeśli nie, instalujemy ją uruchamiając program novapin.exe, umieszczony w katalogu \Program Files\Soneta\enova X.X.XXXX. Po zainstalowaniu drukarki sprawdzamy, czy jest ona wskazana w konfiguracji wydruków (Narzędzia Opcje Systemowe Wydruki Nazwa drukarki PDF). Strona 101 z 221

102 Wybór drukarki PDF w konfiguracji Parametry konta pocztowego W konfiguracji określamy parametry konta pocztowego, z którego wiadomości będą wysyłane (Narzędzia Opcje Systemowe Asystent Wysyłka maili). Wzorzec wiadomości Parametry konta w konfiguracji Strona 102 z 221

103 Aby stworzyć wzorzec wiadomości, należy otworzyć okno wydruku dokumentu (klikając w przycisk drukarki na formularzu dokumentu), wybrać w nim opcję Przygotuj wydruk dla Wyślij PDF, a następnie Definicja wysyłanej poczty Nowy wzór a. W oknie wzorca należy wypełnić odpowiednie pola. W temacie oraz treści maila można używać zmiennych (właściwości dokumentu), ujmując je w nawias klamrowy. Np. jeśli chcemy, aby temat maila wyglądał tak: Faktura nr FV/0002/12, w polu Temat definicji wzorca należy wpisać: Faktura nr {Numer.Pelny}. Okno parametrów wydruku Definicja wzorca wiadomości Po wykonaniu powyższych czynności konfiguracyjnych można będzie wysyłać dokumenty w postaci plików pdf. Aby to zrobić, należy otworzyć okno dokumentu albo zaznaczyć odpowiednie dokumenty na liście i kliknąć w przycisk lub menu drukarki, w tym drugim przypadku wybrać wydruk. W oknie wydruku wybrać opcję Wyślij PDF i wskazać zdefiniowany wzorzec wiadomości. System wygeneruje pliki pdf z wybranym wydrukiem, utworzy wiadomości i dołączy do nich pliki. Strona 103 z 221

104 Wysłanie wiadomości z załącznikiem w postaci pliku pdf realizowane jest poprzez utworzenie zadania systemowego (zwanego potocznie taskiem ). Stan realizacji takiego zadania można więc zobaczyć w oknie Asystenta zapisu otwartego dla faktury. Zielona fajka obok nazwy zadania oznacza, że zostało ono wykonane. Zadanie wysłania wiadomości Strona 104 z 221

105 RKZ/KWS (Rozliczenie kosztów zakupu/koszt własny sprzedaży) RKZ/KWS Raport RKZ znajduje się na liście Faktur sprzedaży (Handel Sprzedaż Faktury sprzedaży). Raport podaje koszt zakupu towarów zarejestrowanych na fakturach sprzedaży. Liczony jest za zadany okres dla wszystkich zatwierdzonych dokumentów z danego okresu. Raport RKZ uwzględnia korekty wartości zakupu dla towarów sprzedanych. Różnicę wyliczają dokumenty KWPZ, których wartość jest rejestrowana i uwzględniana w wyniku RKZ. Uwaga! Korekty dokumentów archiwalnych nie wpływają na RKZ/KWS (Rozliczenie kosztów zakupu/koszt własny sprzedaży) Poprawki do wartości kosztu własnego sprzedaży z tytułu korekt archiwalnych należy wyliczyć samodzielnie. Strona 105 z 221

106 Generator zamówień Na listach: Towary i usługi i Zamówienia od odbiorców dostępny jest mechanizm umożliwiający utworzenie zamówienia do dostawcy na brakujący towar, z uwzględnieniem różnych parametrów takich jak obroty danego towaru, stan maksymalny lub minimalny, czy zamówienia od odbiorców. Na wspomnianych listach w menu Czynności dostępna jest opcja Generuj zamówienia, uruchomienie generatora wywołuje okno z parametrami decydującymi o sposobie wygenerowania zamówienia do dostawcy na brakujące towary. Parametry zostały opisane poniżej: Okno generatora zamówień Uzupełnij ilość: Do stanu minimalnego - powoduje wyliczenie ilości do zamówienia w taki sposób, żeby uzupełnić stan magazynu do stanu minimalnego określonego w kartotece towaru w zakładce Zamówienia i zamienniki Do stanu maksymalnego - powoduje wyliczenie ilości do zamówienia w taki sposób, żeby uzupełnić stan magazynu do stanu maksymalnego określonego w kartotece towaru w zakładce Zamówienia i zamienniki Strona 106 z 221

107 Wg obrotów w okresie sprawdzany jest obrót w danym okresie. Okres, który jest sprawdzany, należy podać w polu W okresie. Jeśli w definicji dokumentu jest włączony parametr Uwzględniaj w generatorze zamówień (zakładka Wprowadzanie), to takie dokumenty są wówczas analizowane, ilość do zamówienia jest wyliczana na podstawie obrotu z uwzględnieniem Mnożnika Dla surowców do produkcji opcja związana z modułem Produkcja - ilość do zamówienia zostaje wyliczona na podstawie ilości surowców potrzebnych do zrealizowania zleceń produkcyjnych Dla zamówień generuje zamówienia do dostawcy na podstawie zarejestrowanych zamówień od odbiorców Do zera ilość do zamówienia jest wyliczana w taki sposób, aby pokryć ewentualny stan ujemny magazynu z uwzględnieniem rezerwacji. Przykładowo, jeśli w magazynie dostępny jest towar w ilości 100 szt., zamówienia od odbiorców (ZO) są na ilość 150 sztuk, zostanie wygenerowane zamówienie do dostawcy (ZD) na 50 sztuk. Jeśli wystąpią stany ujemne towarów, to zostaną wygenerowane zamówienia wyrównujące ilość towaru do zera W okresie: Okres, który jest analizowany przy generowaniu zamówień, jeżeli parametr Uzupełnij ilość został ustawiony na wartość Wg obrotów w okresie Mnożnik: Parametr określający w procentach, jaka część obrotu towaru w danym okresie ma zostać zamówiona, działa łącznie z opcją Wg obrotów w okresie Odrzuconych skrajnych: Ilość skrajnych wielkości obrotu z dołu i z góry, które nie będą brane pod uwagę przy wyliczaniu wielkości zamówienia. Eliminuje odchylenia statystyczne wynikające z pojedynczych nietypowo dużych, bądź nietypowo małych transakcji, dotyczy opcji Wg obrotów w okresie Uwzględnij obroty: informacja dla generatora zamówień o tym, jaki rodzaj obrotów ma być brany pod uwagę. Mogą to być tylko obroty zewnętrzne, tylko wewnętrzne albo wszystkie - Stan magazynu: zaznaczenie tego parametru powoduje odjęcie od wyliczonych ilości aktualnego stanu magazynu + Zamówienia odbiorcy: zaznaczenie tego parametru powoduje uwzględnienie przy generowaniu zamówienia do dostawcy ilości towaru zamówionego przez odbiorców na dokumentach ZO, czyli zwiększenie zamawianej ilości - Zamówienia dostawcy: zaznaczenie parametru powoduje pomniejszenie generowanego zamówienia do dostawcy o zamówienia do dostawcy wygenerowane wcześniej Produkty > Składniki zamówienie będzie wygenerowane nie na zaznaczone towary, lecz na ich składniki według listy z karty towaru, opcja ma zastosowanie dla produktów, dla których zdefiniowano listę składników Dostawca według: Karty towaru - jeżeli w kartotece towaru w zakładce: Zamówienia i zamienniki zostanie określony Dostawca, to wygenerowane zamówienie będzie wystawione na tego dostawcę Ostatnie zamówienie - zamówienie zostanie wygenerowane na tego samego kontrahenta. na którego zostało wystawione ostanie zamówienie Ostatni zakup - zamówienie zostanie wygenerowane dla tego samego kontrahenta, u którego ostatnio towar został zakupiony Najtańsza oferta zaakceptowana - zamówienie zostanie wygenerowane dla tego kontrahenta, którego ostania najniższa oferta została zaakceptowana Wybiorę później - wybór dostawcy następuje przy zatwierdzaniu zamówienia Dostawca z karty parametr ma zastosowanie w przypadku wybrania opcji Dostawca wg karty towaru. W karcie towaru mamy listę dostawców z przypisanymi czasami dostawy, z których jeden jest domyślny. Dostępne opcje: Domyślny Strona 107 z 221

108 Najkrótszy czas dostawy Uwzględnione definicje zamówień od odbiorcy: po ustawieniu parametru Uzupełnij ilość na wartość Dla zamówień można wybrać definicje zamówień od odbiorców, które będą uwzględniane w obliczeniu ilości do zamówienia. Dokument zamówienia - jeśli zdefiniowanych zostało więcej dokumentów zamówień do dostawcy, można wybrać jedną z definicji, według której zostanie wygenerowane zamówienie. Data zamówienia: określa, z jaką datą ma zostać wygenerowane zamówienie do dostawcy. Strona 108 z 221

109 Kompletacja Wystawienie nowego dokumentu Kompletacji rozpoczynamy na liście dokumentów magazynowych. Listę odnajdujemy wybierając w menu głównym programu kolejno pozycje Handel Magazyn Dokumenty razem (albo Handel Magazyn Dokumenty wg kategorii Kompletacje). Kompletacja może być realizowana dwiema metodami: wg procedury z karty produktu wg procedury z karty recepturowej Funkcjonalność kompletacji w umożliwia uproszczoną rejestrację procesów produkcyjnych, polegających na przekształceniu: Wielu składników w jeden produkt końcowy (kompletacja z kilku elementów składamy w jeden produkt/komplet) Jednego składnika w kilka produktów (dekompletacja jeden element wyjściowy rozkładamy na kilka produktów końcowych) Wielu składników do wielu produktów (taki proces najcelniej byłoby określić mianem przepakowanie z kilku elementów wejściowych otrzymujemy kilka produktów końcowych. Taki scenariusz może również odpowiadać powstawaniu odpadów czy produktów ubocznych w wyniku zadziałania kompletacji obok właściwego produktu powstają dodatkowe produkty uboczne). Wykonanie kompletacji polega na utworzeniu dokumentu KPL, na którym wskazujemy kartotekę: Produktu, który chcemy wykonać, Receptury, dla której chcemy wykonać kompletację. Kompletacja wg karty produktu Karta towarowa o typie Produkt ma zakładkę kompletacja, na której definiuje się skład produktu (Zakładka Kompletacja karty produktu). Jeżeli na dokument kompletacji KPL wprowadzony zostanie produkt, to proces kompletacji będzie przebiegał wg procedury z karty produktu. KPL nie wpływa bezpośrednio na stan magazynu, ale tworzy automatycznie dokumenty podrzędne wydania składników KPLW (Kompletacja wydanie) i przyjęcia produktów KPLP (Kompletacja przyjęcie). Dokumenty te mogą być modyfikowane (funkcja ta jest obecnie standardowo zablokowana) przed zatwierdzeniem kompletacji (wywołanie dokumentu w menu Relacje z poziomu dokumentu KPL) lub można je zmodyfikować po przesunięciu do bufora (np. wybrać partie składników) Uwaga! Modyfikacje dokumentów KPLW (Kompletacja wydanie) i KPLP (Kompletacja przyjęcie), po ich automatycznym utworzeniu, może doprowadzić do różnic ich wartości nawet przy standardowych ustawieniach systemu, które definiują wartość produktów wprowadzonych jako sumę wartości zakupowej składników. Kompletacja wymaga posiadania towarów służących do jej przeprowadzenia w magazynie. Wystawienie dokumentu KPL do bufora powoduje rezerwację niezbędnych towarów do realizacji kompletacji. Kompletacja wg karty recepturowej Strona 109 z 221

110 Karta towarowa o typie Receptura posiada zakładkę kompletacja, na której definiuje się skład receptury (Zakładka Kompletacja karty recepturowej) w postaci składników i produktów. Jeżeli na dokument kompletacji KPL wprowadzona zostanie receptura, to proces kompletacji będzie przebiegał wg procedury z karty recepturowej. Wtedy KPL określa wielokrotność wykorzystania receptury, a więc pobierane z magazynu lub wprowadzane do niego ilości są iloczynem zapisów na recepturze i ilości podanej dla receptury na dokumencie KPL. KPL potwierdza wykonanie czynności, nie wpływając bezpośrednio na stan magazynu. Tworzy automatycznie dokumenty podrzędne wydania składników KPLW (Kompletacja wydanie) i przyjęcia produktów KPLP (Kompletacja przyjęcie). Dokumenty te mogą być modyfikowane (funkcja ta jest obecnie standardowo zablokowana) przed zatwierdzeniem kompletacji (wywołanie dokumentu w menu Relacje z poziomu dokumentu KPL) lub można je zmodyfikować po przesunięciu do bufora (np. wybrać partie składników). Uwaga! Modyfikacje dokumentów KPLW (Kompletacja wydanie) i KPLP (Kompletacja przyjęcie), po ich automatycznej generacji, może doprowadzić do różnic ich wartości nawet przy standardowych ustawieniach systemu, które definiują wartość produktów wprowadzonych jako wartość zakupową składników produkcji. Kompletacja wymaga posiadania towarów służących do jej przeprowadzenia w magazynie. Wprowadzenie dokumentu KPL do bufora powoduje rezerwację niezbędnych towarów do realizacji produkcji. Dekompletacja Dekompletację opisano w punktach Kompletacja wg karty recepturowej oraz Zakładka kompletacja karty recepturowej. Dekompletacja jest procesem kompletacji realizowanym za pomocą dokumentu KPL w oparciu o kartę recepturową. Receptura dla dekompletacji powinna zawierać surowiec określony jako składnik i towary/produkty powstające z niego określone jako produkty. Szczegóły określające ilości i wartości poszczególnych produktów, relacje wartości między nimi definiowane są na karcie recepturowej lub w konfiguracji systemu. Ustalanie wartości produktu Wartość produktu (cena przyjęcia) może zostać ustalona na podstawie kosztów składników, lub jako stała cena ewidencyjna. Sposób ustalania ceny produktu zależny jest od ustalenia parametru Cena ewidencyjna produktów w Opcjach programu, w gałęzi Handel Definicje dokumentów Kompletacja. Strona 110 z 221

111 Ustalenie ceny ewidencyjnej produktów w Kompletacji Ceny wyliczane na podstawie rozchodu Jeżeli parametr Cena ewidencyjna produktu jest nieokreślony, wówczas koszt wytworzenia produktu będzie liczony na podstawie składników (suma kosztów składników liczonych w cenach zakupu będzie równa wartości przyjmowanych produktów). Przy czym szczególną rolę w wyliczeniu tego kosztu odgrywają usługi. Koszt wszystkich składników będących towarami liczony jest na podstawie rzeczywistych kosztów zakupu (oczywiście z uwzględnieniem partii magazynowej użytej na KPLW), natomiast usługi, które nie posiadają ceny zakupu, wliczane są do kosztu wytworzenia kompletu na podstawie ceny podanej w parametrze Cena kosztu usługi w opcjach programu. Ceny ewidencyjne Jeżeli w parametrze Cena ewidencyjna produktu jest wybrana definicja ceny, wówczas produkty na dokumentach KPLP będą przyjmowane nie w cenie wynikającej z kosztu poszczególnych składników, ale w cenie cennikowej produktu, zgodnie ze wskazaną definicją ceny (np. w cenie Hurtowa). W takim wypadku wartości dokumentów KPLW i KPLP nie muszą być sobie równe. Ustawienia indywidualne dla towaru Oprócz globalnej możliwości wskazania sposobu wyliczania cen przyjęcia produktu (wg cen ewidencyjnych lub wg kosztów składników), dla każdego produktu/receptury można ustalić ten parametr indywidualnie. Za zmianę sposobu wyliczania kosztów przyjęcia produktu odpowiadają dwa parametry na kartotece towarowej, na zakładce Kompletacja: Indywidualne ustawienia wartości produktu - jeżeli pole jest zaznaczone, wówczas dla danej kartoteki produktowej/receptury będą zastosowane inne ustawienia niż określono w konfiguracji programu. Strona 111 z 221

112 Cena ewidencyjna w tym polu określamy indywidualną cenę ewidencyjną dla danej kartoteki produktu/receptury. Znaczenie tego pola jest identyczne, jak pola w ogólnej konfiguracji programu jeżeli jest puste, to dla danego produktu/receptury będzie miała zastosowanie cena wyliczona na podstawie kosztu składników. Jeżeli pole zostało wypełnione zostanie zastosowana wskazana cena ewidencyjna. W przypadku receptur zastosowanie ceny ewidencyjnej dotyczy wszystkich produktów ujętych na recepturze. Z drugiej strony ten sam produkt na różnych recepturach może zostać przyjęty wg różnych cen ewidencyjnych. Wartość przyjęcia wielu produktów na recepturze Jeżeli w recepturze znajduje się kilka różnych produktów i cena produktu wyliczana jest na podstawie kosztów wytworzenia (kosztów składników), wówczas pojawia się problem jak podzielić sumę wartości składników pomiędzy kilka różnych produktów. W tym celu wykorzystuje się na liście produktów receptury kolumnę Wartość oraz Proporcja wartości. Określenie proporcji dla składników i produktów kompletacji Jeżeli pole Proporcja wartości jest zaznaczone, wówczas oznacza to, że liczba wpisana w polu Wartość jest współczynnikiem do proporcjonalnego podziału wartości. Przykładowo, jeśli na liście będą dwa produkty, każdy z wpisanym Wartość = 1 i zaznaczonym polem Proporcja wartości, wówczas przy wykonaniu kompletacji wartość składników zostanie podzielona równo na oba produkty. Jeżeli pole proporcja wartości nie zostanie zaznaczone, wówczas kwota wpisana w polu Wartość jest przyjmowana jako cena przyjęcia produktu. W takim wypadku należy pamiętać, że co najmniej jeden produkt powinien mieć zaznaczone pole Proporcja wartości w przeciwnym wypadku może się okazać, że suma wpisanych wartości dla produktów nie jest równa sumie kosztów składników. Przykładowo na załączonym obrazku (trzy produkty bez zaznaczonego pola Proporcja wartości i czwarty produkt z zaznaczonym polem) należy wpisane wartości zinterpretować tak: W wyniku zdekompletowania zestawu powstają cztery produkty, przy czym trzy pierwsze produkty (kije, narty, wiązania) zostaną wprowadzone na dokument KPLP w cenach podanych na recepturze, a wartość czwartego (buty) zostanie wyliczona jako różnica pomiędzy wartością całego zestawu a sumą wartości pozostałych produktów. Powyższe uwagi (proporcjonalne rozbijanie cen na produkty) nie ma oczywiście zastosowania w przypadku cen ewidencyjnych (bo tam cena produktu jest ściśle określona ceną ewidencyjną). Strona 112 z 221

113 Magazyn dla kompletacji Dokument kompletacji jest zawsze wykonywany na określonym magazynie. Powstaje pytanie, czy może on np. pobrać składniki z jednego magazynu (a więc utworzyć KPLW na magazynie składników), a przyjąć gotowy komplet (produkt) na innym magazynie (KPLP na magazynie produktów gotowych). Na zakładce Kompletacja, na liście składników/produktów można wskazać magazyn dla każdej pozycji (dla każdego składnika bądź produktu). Jeżeli pole magazyn jest niewypełnione, wówczas dokumenty KPLP i KPLW zostaną utworzone na tym samym magazynie, co dokument główny KPL. Jeżeli dla któregoś ze składników określimy inny magazyn, wówczas zawsze KPLW dla tego składnika będzie wykonywany ze wskazanego magazynu. Podobnie wygląda rzecz dla produktów. Ponieważ dla każdej pozycji na liście składników/produktów można wskazać inny magazyn oznacza to, że podczas wykonania jednej kompletacji (dla jednego dokumentu KPL) może powstać wiele dokumentów KPLW i KPLP (po jednym dla każdego magazynu wskazanego na liście składników/produktów). Edycja listy składników i produktów Często w trakcie kompletacji pojawia się konieczność jednorazowej zmiany listy składników. Wyobraźmy sobie przypadek, gdy składany jest zestaw komputerowy, składający się z tych samych podzespołów, ale dla jednego Klienta montowane jest w nim 2GB RAM, a dla innego 4GB w tym wypadku lista składników jest taka sama, ale zmienia się ilość jednego z użytych podzespołów. Inna różnica może dotyczyć np. wielkości dysku wówczas jeden ze składników będzie wskazywał na inną kartotekę towarową, lub w ogóle zestaw może mieć zainstalowaną dodatkową kartę a więc wydłuży się lista składników. Oczywiście w takim przypadku możliwe jest utworzenie wielu receptur, na których będą różne listy składników, a ten sam produkt Zestaw komputerowy. Jeśli jednak taka kompletacja tworzona jest za każdym razem ze specyficzną list składników, wówczas wygodniej posłużyć się możliwością edycji listy składników podczas kompletacji. Aby edycja podczas kompletacji była możliwa, konieczne jest włączenie parametru Sposób edycji składników/produktów Pozwól na edycję składników produktów w opcjach programu, w gałęzi Handel Definicje dokumentów Kompletacja. Jeżeli parametr edycji kompletacji jest włączony, przy wystawianiu dokumentu kompletacji możliwa jest edycja listy składników i/lub produktów. W tym celu należy otworzyć formularz pozycji na dokumencie KPL i na zakładce Kompletacja Rozchód lub Kompletacja Przychód odpowiednio zmodyfikować listę składników/produktów. Strona 113 z 221

114 Edycja składników w pozycji KPL Uwaga! Nie należy wykonywać takiej edycji poprzez bezpośrednią zmianę dokumentów KPLW i KPLP, ponieważ nie nastąpi wówczas poprawne przeliczenie ich wartości. Obsługa kompletacji przy brakach magazynowych W przypadku braków magazynowych dla składników niezbędnych w procesie kompletacji istnieje możliwość dokonania zmian w składzie substratów (czytaj: Edycja listy składników i produktów) W sytuacji braków lub częściowych braków dodany na pozycji dokumentu kompletacji produkt lub receptura nie uzyska w polu ilości liczby wpisanej przez operatora. Ilość zostanie wyzerowana, a na dole formularza pojawi się informacja o stanie ujemnym. W tej sytuacji należy otworzyć pozycję dokumentu kompletacji i dokonać ręcznej modyfikacji ilości na zakładkach Kompletacja Rozchód lub Kompletacja Przychód, jeśli pozycja dotyczy receptury albo na zakładce Kompletacja Rozchód, gdy pozycja dotyczy karty produktowej. Uwaga: Po takiej edycji, po zamknięciu formularza pozycji, wpisana ilości na pozycji dokumentu kompletacji będzie odnosiła się do wyedytowanych uprzednio ilości. Należy poprawnie wpisać ilość za pierwszym razem, ponieważ powtórna edycja ilości dokonuje przeliczeń ilości uprzednio zapisanych na zakładkach pozycji. Proponowane rozwiązanie to wprowadzenie ilości składników potrzebnych do wykonania kompletacji dla całej ilości składanych produktów oraz wpisanie docelowej ilości produktów na zakładce Kompletacja Przychód. W tej sytuacji należy na pozycji receptury wpisać ilość: jeden. Jej zmiana na wyższą liczbę analogicznie zwielokrotni ilości składników i produktów. Jeśli użytą kartoteką dla pozycji dokumentu kompletacji jest kartoteka produktowa, należy postąpić tak samo dla składników (zakładka Kompletacja Przychód nie występuje) i po powrocie na pozycję dokumentu KPL wpisać ilość produktu odpowiadającą planowanemu zużyciu. I w tym przypadku podniesienie liczby spowoduje przeliczenie ilości składników. Przykład: Po wprowadzeniu na pozycję dokumentu KPL receptury i wpisaniu ilości np. 5 z powodu braków w magazynie ilość została wyzerowana. Otwieramy pozycję dokumentu i na zakładce Kompletacja Rozchód wprowadzamy ilości umożliwiające wykonanie kompletacji (możemy również dokonać zmiany składników i nowym określić ilość), natomiast na zakładce Kompletacja Przychód wprowadzamy ilość jaką chcemy otrzymać. W tej sytuacji pomijamy początkową ilość 5 i w polu ilość pozycji receptury wprowadzamy ilość 1. Zatwierdzenie dokumentu KPL wygeneruje dokumenty KPLW i KPLP dla ilości składników i produktów wprowadzonych ręcznie. Strona 114 z 221

115 Kaucje (opakowania zwrotne) System wspiera obrót opakowaniami zwrotnymi. Umożliwia tworzenie schematów naliczania opakowań dla wydań i przyjęć towaru umożliwia wystawianie dokumentów pozwalających rozliczać opakowania (kaucje). Włączanie obsługi kaucji Zarządzanie obrotem opakowaniami jest dostępne po uprzednim włączeniu opcji Naliczanie opakowań i kaucji w konfiguracji systemu na zakładce Handel Towary. Włączenie obsługi kaucji Włączenie naliczania opakowań i kaucji spowoduje aktywowanie odpowiednich dokumentów pozwalających na obrót opakowaniami oraz uruchomienie ich automatycznego tworzenia, jeśli zdefiniowano schematy opakowań i przypisano je do towarów. Karta towaru typu opakowanie Wprowadzenie opakowania do cennika nie różni się niczym od wprowadzenia innego towaru. Aby system rozróżniał towar jako opakowanie, należy zaznaczyć opcję Opakowanie w karcie towaru, w sekcji Ogólne. Karta towaru określenie towaru jako opakowanie Schematy opakowań Po wprowadzeniu towarów będącymi opakowaniami można zdefiniować schematy, według których opakowania będą naliczane. W folderze Magazyn dostępna jest lista Schematy opakowań, z poziomu której można definiować schematy. Na zakładce Ogólne okna schematu należy wprowadzić towary, które będą tworzyć dany schemat opakowań. Strona 115 z 221

116 Formularz edycji schematu opakowania zakładka ogólne Na liście elementów (opakowań) widoczne są kolumny: Ilość towaru ilość towaru wypełniająca całkowicie opakowanie Ilość minimalna ilość mniejsza od ilości wypełniającej opakowanie, przy której zostanie ono wydane razem z towarem Przykładowo: opakowanie S-Skrzynka będzie naliczane w ilości 1 szt. dla każdych 6 jednostek towaru, jeśli pozostała ilość towaru wyniesie co najmniej 4, zostanie naliczona jeszcze jedna skrzynka Na zakładce Towary należy dodać te towary, dla których ma funkcjonować dany schemat opakowań. W tym miejscu należy również określić, czy schematy opakowań mają być domyślne dla przychodu i/lub rozchodu towaru. Jeden schemat opakowań można wykorzystać dla wielu towarów. Widok na poniższym rysunku. Strona 116 z 221

117 Formularz schematu opakowania zakładka towary Zdefiniowany schemat opakowań przypisany do towaru jest widoczny na karcie towaru w zakładce Opakowania. Widok na poniższym rysunku: Karta towaru widok schematów opakowań Z poziomu zakładki Opakowania karty towaru można dołączyć istniejący schemat opakowań, który jest wykorzystany dla innych towarów. Dokumenty służące do obsługi kaucji Do ewidencji obrotu opakowaniami służą następujące dokumenty PO, ZPO, WO, ZWO, których definicje są dostępne na zakładce Handel Definicje dokumentów Opakowania w oknie konfiguracji oraz dokumenty MMPO, MMWO, których definicje są dostępne na liście właściwej dla przesunięć magazynowych. Do fakturowania nierozliczonych kaucji służą dokumenty FVO i ZKO. Automatyczne tworzenie dokumentów kaucji podczas wystawiania dokumentów sprzedaży/zakupu Strona 117 z 221

118 Obrót towarami kaucjonowanymi następuje automatycznie podczas wystawiania dokumentów FV, FF, PAR, ZK, WZ2, PZ2 oraz ich korekt ilościowych. Powstają wtedy związane dokumenty kaucji, których pozycje są widoczne na zakładce Opakowania okna wystawianego dokumentu. Dzieje się tak wtedy, gdy w definicji dokumentu określono dokumenty w relacji kaucji. Widok na poniższym rysunku: Definicja dokumentu - relacja kaucji Przy tworzeniu dokumentów handlowych lub magazynowych, dla których została zdefiniowana relacja kaucji, będą automatycznie generowane dokumenty wydania/przyjęcia opakowań. System według zdefiniowanego schematu opakowań będzie automatycznie wyliczał ilość opakowań na podstawie ilości towaru z przypisanymi schematami opakowań. Wyliczone ilości opakowań widoczne są na dodatkowej zakładce Opakowania formularza wystawianego dokumentu. Wyliczone ilości są dostępne do edycji. Dokument sprzedaży z aktywną zakładką Opakowania Strona 118 z 221

119 Widok naliczonych opakowań podczas wystawiania dokumentu sprzedaży Podczas zatwierdzania dokumentu można przyjąć zapłatę wynikającą z łącznej kwoty naliczonych kaucji. Widok na poniższym rysunku: Strona 119 z 221

120 Okno zapłaty z podsumowaniem wartości kaucji Związany dokument WO utworzony podczas wystawiania FV jest widoczny na liście Wydań opakowań. Strona 120 z 221

121 Dokument WO utworzony podczas wystawiania dokumentu FV Automatyczne rozliczanie ilościowe dokumentów przyjęcia/zwrotu i wydania/zwrotu Zwrot wydanych (przyjętych) opakować można zarejestrować na 2 sposoby. Pierwszy z nich to wystawienie dokumentu ZWO do wskazanego WO (w relacji). Wystawianie ZWO w relacji do WO W tym przypadku ZWO będzie się zachowywać podobnie do korekty, czyli nie będzie można przyjąć zwrotu większej ilości niż wydana dokumentem WO. Kolejne ZWO w relacji uwzględniają ilość już ilość z poprzednich ZWO: Wybór pozycji w oknie pośrednim podczas wystawiania ZWO w relacji do WO Strona 121 z 221

122 Widok formularza ZWO z wybranymi pozycjami do zwrotu Drugi sposób zarejestrowania zwrotu opakowań to wystawienie odpowiedniego dokumentu (ZWO/ZPO) z ręki i dodanie pozycji ze zwracanymi ilościami. Pozycje dokumentu zwrotu zostaną przy tym automatycznie rozliczone ilościowo z pozycjami dokumentu wydania (przyjęcia), jeśli w konfiguracji włączono parametr Handel\Towary\Automatyczne rozliczanie przyjęć i wydań opakowań. Operator rejestrujący zwrot opakowań nie musi więc odszukiwać dokumentów wydania/przyjęcia, rejestruje jedynie dokument zwrotu, a jego powiązanie i rozliczenie ilościowe następuje automatycznie. Zachowana jest przy tym kontrola ilości w dokumencie zwrotu według następującej reguły: ilość zwracana danego opakowania nie może być większa do łącznej nierozliczonej ilości tego opakowania dla kontrahenta. Komunikat informujący o przekroczeniu ilości opakowania do zwrotu Strona 122 z 221

123 Automatycznie rozliczone dokumenty WO widać w menu relacje: Rozliczone dokumenty WO Fakturowanie nierozliczonych kaucji Kaucje, które nie zostały rozliczone w terminie, mogą być zafakturowane. Na liście dokumentów WO/PO można odfiltrować dokumenty nierozliczone w terminie. Z tych dokumentów w relacji można utworzyć faktury za nierozliczone kaucje. Tworzone są odpowiednie dokumenty FVO i ZKO widoczne na listach faktur sprzedaży i zakupu: Fakturowanie nierozliczonych kaucji Formularz FVO Bilans obrotu w karcie towaru i karcie kontrahenta Strona 123 z 221

124 W karcie kontrahenta oraz karcie towaru dostępne są zestawienia pokazujące podsumowanie ilościowe i wartościowe nierozliczonych wydań i przyjęć opakowań z wyszczególnieniem ilości i wartości po terminie rozliczenia. Kartoteka kontrahenta bilans opakowań W karcie kontrahenta dostępna jest lista obrotów opakowaniami. Wyświetlane są na niej pozycje dokumentów, czyli szczegółowe informacje od dacie przychodu lub rozchodu, jego ilości i wartości oraz numeru dokumentu. Widok listy obrotu opakowaniami z kontrahentem Strona 124 z 221

125 W karcie towaru będącego opakowaniem na zakładce Magazyn widoczne są dwie dodatkowe listy zawierające informacje dotyczące obrotu opakowaniem: Bilans obrotów zawiera informacje o saldzie ilościowym i wartościowym operacji przyjęcia i wydania opakowań (osobno dla przyjęć, osobno dla wydań). Bilans dla kontrahentów zawiera podsumowanie ilościowe i wartościowe nierozliczonych opakowań dla poszczególnych kontrahentów, z wyszczególnieniem ilości i wartości po terminie rozliczenia. Bilans obrotu opakowaniem Strona 125 z 221

126 Bilans dla kontrahentów z poziomu karty towaru Strona 126 z 221

127 Inwentaryzacja W systemie enova inwentaryzację można przeprowadzić według dwóch metod, zależnych od konfiguracji (patrz: Definicje dokumentów Magazynowe): W oparciu o stan magazynu z dnia zamknięcia ostatniego okresu magazynowego W oparciu o datę dokumentu inwentaryzacji (METODA ZALECANA) Uwaga! Zalecamy wybór metody inwentaryzacji na etapie konfiguracji, przed dokonaniem pierwszej inwentaryzacji. Zmiana konfiguracji inwentaryzacji po zarejestrowaniu w systemie dokumentów inwentaryzacji może wpłynąć na zmianę danych prezentowanych przez te dokumenty (Jeśli dokumenty INW nie będą przesuwane do bufora, taka sytuacja nie wpłynie np. na zmianę stanu magazynu). Informacje ogólne Inwentaryzacja w systemie jest rejestrowana za pomocą dokumentu Inwentaryzacja (INW) i stanowi porównanie spisu z natury ze stanem towarów zapisanym w systemie. Porównanie to może generować różnice ujemne i dodatnie, które w chwili zatwierdzania dokumentu inwentaryzacji przenoszone są odpowiednio na dokumenty Inwentaryzacja Strata (INWST) i Inwentaryzacja Nadwyżka (INWND). Po zatwierdzeniu inwentaryzacji wartość poinwentaryzacyjną magazynu sprawdzamy na liście Stan magazynu poprzez jej podsumowanie lub za pomocą raportu. Uwaga! Wartość dokumentu inwentaryzacji (lub suma wartości wielu dokumentów inwentaryzacji) nie stanowi wartości magazynu po inwentaryzacji. Wartość sprawdzamy na liście Stan magazynu. Inwentaryzacja w systemie enova jest inwentaryzacją ilościową. Wartość poinwentaryzacyjna wynika z wybranego typu obrotu towarowego w magazynie (zazwyczaj FIFO, co w tym przypadku oznacza, że strata zdejmuje ze stanu najstarsze dostawy) Inwentaryzacja może blokować inwentaryzowany towar. W tym celu należy na definicji dokumentu INW, na zakładce Pozostałe, w sekcji Magazyn włączyć parametr Blokada operacji na inwentaryzowanych towarach. Jeśli dany towar znajdował się będzie na formularzu niezatwierdzonej inwentaryzacji, to nie będzie możliwe wykorzystanie go na innym dokumencie przychodowym lub rozchodowym w magazynie, którego dotyczy inwentaryzacja. Dokument inwentaryzacji Wprowadzenie nowego dokumentu inwentaryzacji rozpoczynamy na liście dokumentów magazynowych. Listę tę wyświetlamy wybierając w menu głównym programu kolejno pozycje Handel Magazyn Dokumenty razem (albo Handel Magazyn Dokumenty wg kategorii Inwentaryzacja). Dokument Inwentaryzacji możemy też zainicjować z listy towarów i usług (Handel Towary i usługi) lub stanu magazynowego (Handel Magazyn Stany magazynowe) dla zaznaczonych towarów (np. dla grupy towarowej) z menu Czynności/Utwórz dokument. Strona 127 z 221

128 Tworzenie dokumentu inwentaryzacji z poziomu listy Towary i usługi Formularz dokumentu INW Dokument Inwentaryzacji INW dodawany tradycyjnie wymaga wprowadzania pozycji z listy. Jeśli chcemy wypełnić formularz automatycznie towarami, możemy posłużyć się importem pozycji z arkusza MS Excel (całej listy towarowej, grupy lub inaczej wybranych towarów). Towar może wystąpić wielokrotnie w danej inwentaryzacji, ale nie może wystąpić jednocześnie w dwóch niezatwierdzonych dokumentach inwentaryzacji. Wielokrotne umieszczenie tego samego towaru w inwentaryzacji ma zastosowanie np. w przypadku, gdy jest on umieszczony w różnych miejscach magazynu i dla każdego z tych miejsc chcemy osobno zliczyć ilość. Strona 128 z 221

129 Dwie pozycje z tym samym towarem w dokumencie inwentaryzacji W kolumnie Ilość łączna wyświetlana jest suma z kolumny Ilość dla wszystkich pozycji z tym samym towarem. Dotyczy to inwentaryzacji prowadzonej z dokładnością do towarów, nie zasobów (patrz kolejny rozdział). W przypadku jak na powyższym rysunku ilość łączna wynosi 5 szt. (3 + 2). W kolumnie Stan zamknięcia wyświetlany jest łączny stan danego towaru, będzie on taki sam dla wszystkich pozycji z tym samym towarem (w przykładzie 8 szt.). W kolumnie Różnica ilości wyświetlana jest różnica pomiędzy stanem zamknięcia a ilością łączną. Jest ona taka sama dla każdej pozycji zawierającej dany sam towar i jest podstawą do skorygowania ilości w magazynie. W przykładzie jw. ilość towaru AG003 zostanie zmniejszona o 3 szt. Dokument inwentaryzacji nie wpływa bezpośrednio na stan magazynu, ale generuje dokumenty INWST (Inwentaryzacja strata) i INWND (Inwentaryzacja nadwyżka ), które wprowadzają lub wyprowadzają towar z magazynu. Dokumenty te powstają podczas zatwierdzania INW. Jeśli ilość towaru wprowadzona na dokument INW jest mniejsza od stanu zamknięcia, to system w chwili zatwierdzania INW wygeneruje dokument INWST (Inwentaryzacja strata), który zarejestruje różnicę w ilości i wyprowadzi towar z magazynu w cenie zakupu poszczególnych partii, zgodnie z przyjętą metodą rozliczania magazynu. Cena pozycji na dokumencie INWST i jego wartość mają znaczenie pomocnicze, wyprowadzenie towaru z magazynu nastąpi zgodnie z zapisami na zakładce marża dokumentu INWST. Jeśli ilość towaru wprowadzona na dokument INW jest większa od stanu zamknięcia, to system w chwili zatwierdzania INW wygeneruje dokument INWND (Inwentaryzacja nadwyżka), który zarejestruje różnicę w ilości i wprowadzi towar do magazynu w tzw. cenie godziwej. Nie musi to być cena zarejestrowana na dokumencie INW. Uwaga! Ceną, która standardowo podpowiada się na dokumencie INW jest ostatnia cena zakupu, niemniej jednak w przypadku nadwyżek towaru nie musi to być cena, wg której towar jest wprowadzany do magazynu. Cena wprowadzenia umownie nazywana jest ceną godziwą. Strona 129 z 221

130 Sposób wyliczenia ceny godziwej Cena na dokumencie INW (domyślnie ostatnia zakupu) jest edytowalna. Można tę cenę wprowadzić z ręki, ale tylko w przypadku braku dostaw (lub stanu zerowego) danego towaru stanie się ona ceną dostawy na dokumencie INWND. W innych przypadkach cenę godziwą wyliczy system. Jeśli nadwyżka nie przekracza ilości z ostatniego rozchodu, do magazynu wprowadzony zostanie towar po cenie zakupu ostatniej rozchodowanej partii. Jeśli nadwyżka przekracza ilość z ostatniego rozchodu, do magazynu wprowadzony zostanie towar po średniej cenie zakupu ilości z ostatniej rozchodowanej partii i odpowiedniej części z partii z poprzedniego wydania. Jeśli towar nie był rozchodowany, nadwyżka zostanie wprowadzona po ostatniej cenie przyjęcia. Uwaga! Dokumenty INWST (Inwentaryzacja strata) i INWND (Inwentaryzacja nadwyżka ) rejestrowane są przez system z datą dokumentu inwentaryzacji INW. Jeśli chcemy zmienić ich daty, należy odszukać je na liście Handel Magazyn Dokumenty razem (albo Handel Magazyn Dokumenty wg kategorii Wewnętrzne), przesunąć do bufora, zmienić daty i ponownie zatwierdzić. Taka operacja nie jest zalecana. Inwentaryzacja z dokładnością do zasobów Standardowo inwentaryzacja jest prowadzona z dokładnością do towaru, czyli wszystkie dostawy danego towaru są inwentaryzowane łącznie. Ilość z poszczególnych dostaw jest sumowana i stanowi stan zamknięcia, z którym porównywana jest zliczona ilość. Inwentaryzacja może jednak być prowadzona z dokładnością do zasobów (dostaw). Każda dostawa danego towaru może być osobną pozycją inwentaryzacji. W celu przeprowadzenia inwentaryzacji w taki sposób należy dodać pozycję z danym towarem, a następnie dla tej pozycji wykonać czynność Dostawa towaru. Po otwarciu okna z zasobami towaru można wybrać te, które mają być inwentaryzowane. Spowoduje to zastąpienie jednej pozycji inwentaryzacji wieloma, przy czym każda będzie dotyczyć jednej dostawy. Wskazanie zasobów towaru w inwentaryzacji Strona 130 z 221

131 Pozycje inwentaryzacji z dokładnością do zasobów Przy wskazaniu zasobów zmienia się znaczenie kolumn Ilość łączna, Stan zamknięcia, Różnica ilości. Dotyczą one jednego zasobu, są więc różne dla poszczególnych pozycji. Każdy zasób jest inwentaryzowany osobno, dla każdej pozycji inwentaryzacji zastanie wygenerowana pozycja INWND albo INWST, jeśli wystąpią rozbieżności. W przypadku niedoboru rozchód nastąpi wyłącznie ze wskazanego zasobu. W przypadku nadwyżki towar zostanie przyjęty po takiej cenie, jak inwentaryzowany zasób (ale powstanie nowy zasób). Zostaną przy tym skopiowane wszystkie cechy przypisane do pierwotnego dokumentu, którym zasób został przyjęty. W przykładzie jw. zostanie utworzony nowy zasób o ilości 3 szt., drugi zostanie pomniejszony o 1 szt., a trzeci pomniejszony o 2 szt. Łączna ilość towaru w wyniku inwentaryzacji nie zmieni się. Drukowanie arkuszy inwentaryzacyjnych System pozwala na wydrukowanie dwóch typów arkuszy inwentaryzacyjnych z następujących miejsc: Z poziomu wydruków na liście Towary i usługi Z poziomu wydruków formularza dokumentu Inwentaryzacja INW. Pierwszy powstaje dla zaznaczonych towarów poprzez uruchomienie wydruku jak na rysunku: Strona 131 z 221

132 Wydruk arkusza spisowego z poziomu listy Towary i usługi Arkusz może być drukowany dla określonego magazynu, dla wszystkich lub tylko zaznaczonych towarów, z uwzględnieniem filtrów znajdujących się nad pozycjami cennika albo indywidualnie zdefiniowanych filtrów. Drugi rodzaj wydruku powstaje dla towarów wprowadzonych na dokument Inwentaryzacji INW poprzez uruchomienie wydruku jak na rysunku: Wydruk arkusza spisowego z poziomu formularza dokumentu Inwentaryzacji Metody prowadzenia inwentaryzacji Inwentaryzacja wg zamkniętego okresu magazynowego Inwentaryzacja wyliczana na podstawie ostatnio zamkniętego okresu magazynowego inwentaryzacja wykonywana jest w odniesieniu do stanu magazynu z dnia zamknięcia ostatniego okresu magazynowego. Data dokumentu nie jest istotna w procesie inwentaryzacji, niemniej powinna być późniejsza niż data zamknięcia okresu magazynowego, by dokumenty INWST (inwentaryzacja strata) i INWND (inwentaryzacja nadwyżka) mogły być zarejestrowane w systemie. Przy braku zamkniętego okresu magazynowego dokument INW wygeneruje INWND, wprowadzając cały zarejestrowany na INW towar do magazynu. Przy braku zamkniętego okresu stanem odniesienia dla inwentaryzacji są stany zerowe. Inwentaryzacja początkowa/bilans otwarcia magazynu (wg zamkniętego okresu) Strona 132 z 221

133 Inwentaryzację początkową wykonujemy przy braku zamkniętego Okresu magazynowego (po założeniu bazy danych i rozpoczęciu pracy, nie ma w systemie zamkniętych okresów magazynowych). Inwentaryzacja ta odnosi się do stanów zerowych (nawet jeśli istnieją dokumenty magazynowe wpływające na stan magazynu wprowadzające towar) i stanowi fakt rejestracji czynności inwentaryzacyjnych w określonej dacie, dla określonego magazynu i towarów. Dokument Inwentaryzacji początkowej generuje wyłącznie dokument INWND (Inwentaryzacja nadwyżka ), który wprowadza towar do magazynu. Jeśli w systemie nie ma zamkniętego Okresu magazynowego, to dokumenty Inwentaryzacji możemy wprowadzać wielokrotnie, dla dowolnych towarów (np. grup towarowych) i w dowolnych cenach. W tej sytuacji każda z zarejestrowanych Inwentaryzacji za pośrednictwem dokumentu INWND wprowadzi każdą z zarejestrowanych partii towaru w odpowiednich cenach (w cenach zapisanych na dokumentach INW) powiększając stan początkowy magazynu. Inwentaryzacja bieżąca (wg zamkniętego okresu) Do dokonania kolejnych Inwentaryzacji niezbędne jest zamknięcie okresu magazynowego. Operacji dokonujemy funkcją o tej nazwie na liście Handel Magazyn Okresy magazynowe. Uwaga! Jeśli konfiguracja dopuszcza istnienie ujemnych stanów magazynowych, to konieczne jest ich uzupełnienie przed zamknięciem okresu magazynowego. Producent bezwzględnie zaleca uzupełnienie stanów dokumentami z datami poprzedzającymi daty dokumentów powodujących stany ujemne. Okres magazynowy należy zamykać dopiero po wprowadzeniu wszystkich dokumentów magazynowych, których data poprzedza datę zamknięcia okresu. Zamknięcie okresu magazynowego nie musi być dokonywane w dniu spisu z natury, lecz może być dokonane później z datą wsteczną. Uwaga! Jeśli są w systemie zamknięte okresy magazynowe, to bez względu na datę dokumentu inwentaryzacji odnosi się on (porównuje swoje zapisy) do stanu na koniec dnia zamknięcia ostatniego okresu. Dokumenty INWST i INWND generują się z datą dokumentu inwentaryzacji INW. Nie wolno przesuwać dat dokumentów INWST i INWND w obręb dat zamkniętego okresu magazynowego. Sugerujemy pozostawienie daty dokumentów lub przesunięcia na pierwszy dzień nowego, otwartego okresu magazynowego. Dokument Inwentaryzacja weryfikuje tylko te towary, które zostały na nim zarejestrowane. Nie powoduje zmian w stanie magazynu, gdy stan wpisany na dokument inwentaryzacji jest zgodny ze stanem magazynu lub gdy towar nie został na nim zarejestrowany. Dokumentów Inwentaryzacji odnoszących się do ostatniego zamkniętego okresu magazynowego może być wiele w ramach jednego magazynu. Niemniej nie mogą one zawierać tych samych towarów. Uwaga! Spis z natury danego towaru musi być zapisany na jednym dokumencie Inwentaryzacji w ramach danego magazynu. Towar na danym dokumencie INW może być zapisany wielokrotnie. Strona 133 z 221

134 Inwentaryzacja wg daty dokumentu Inwentaryzacji Inwentaryzacja wg daty nie wymaga zamknięcia okresu magazynowego, a co za tym idzie, system nie dokonuje czynności weryfikacyjnych w bazie danych typowych dla funkcji zamykania okresu. Należą do nich: sprawdzenie czy w zamykanym okresie magazynowym znajdują się dokumenty w buforze oraz czy istnieją ujemne stany magazynowe. W związku z powyższym wymienione czynności należy wykonać we własnym zakresie. Uwaga! Przed rozpoczęciem inwentaryzacji operator powinien zweryfikować i uzupełnić stany ujemne w magazynach oraz sprawdzić, czy w okresie przedinwentaryzacyjnym występują dokumenty w buforze. Należy je zatwierdzić (także zamówienia). Inwentaryzacja wyliczana na podstawie stanu magazynu na koniec dnia inwentaryzacji dla tego ustawienia istotny jest stan z dnia dokumentu INW. Inwentaryzację rozpoczynamy od inicjacji dokumentu INW i ustawienia na nim daty. Dokument dla wprowadzanych pozycji wyświetli stan odniesienia na koniec danego dnia (daty inwentaryzacji). Dokonywanie kolejnych Inwentaryzacji w tym samym magazynie wg tej metody nie wymaga zamykania okresów magazynowych. Uwaga! Zalecane jest zamknięcie okresu magazynowego po wykonaniu tego typu inwentaryzacji. Mają tu zastosowanie informacje ogólne dotyczące inwentaryzacji zawarte w poprzednich działach (z wyjątkiem specyfiki obsługi i liczenia stanu związanych z metodą wg zamkniętego okresu). Jeśli Inwentaryzacja początkowa ma wprowadzić całość towaru na stan magazynu, musimy dobrać datę dokumentu w ten sposób, by nie istniały w bazie dokumenty magazynowe z datami wcześniejszymi. Strona 134 z 221

135 Deprecjacja/aprecjacja wartości/ilości zasobu magazynowego Do dokonania zmiany ilościowej lub wartościowej zasobów, niewynikającej z faktury korygującej zakupu, służy dokument magazynowy ZPZ zmiana parametrów zasobu. Przy jego pomocy można wykonać następujące operacje: Zmiana wartości zasobu towaru z zachowaniem jego ilości (np. deprecjacja) Zmiana ilości zasobu z zachowaniem jego wartości Deprecjacja wykonywana jest zazwyczaj w przypadku, gdy nastąpiła utrata wartości towaru. Przykładem zastosowania może być towar w branży odzieżowej, który z powodu sezonowości przestał być modny lub towar z branży technicznej, który stracił na wartości, gdyż pojawiły się nowsze modele. Zmiana ilości bez zmiany wartości wykonywana jest w przypadku, gdy pełnowartościowy towar zmienił swoją ilość wskutek warunków fizycznych, np. zboże zmieniło wagę wskutek zmiany wilgotności. Dokument jest dostępny w folderze Magazyn\Dokumenty wg kategorii\wewnętrzne. Jest wystawiany z ręki. Każda pozycja dokumentu dotyczy tylko jednej partii towaru, działa on zawsze z wyborem partii. Dodawanie pozycji dokumentu Strona 135 z 221

136 Edycja pozycji dokumentu Edycja dokumentu jest podobna do edycji korekty. Zmienić można cenę/wartość końcową albo końcową ilość. Nie można jednocześnie zmienić ilości i wartości. Wartość dokumentu jest równa różnicy pomiędzy wartością zasobów przed zmianą i po zmianie. ZPZ w buforze rezerwuje zasoby, jak dokument rozchodu, zmniejszając tym samym przejściowo stan towaru. Są one zwalniane po jego zatwierdzeniu. Zmieniony zasób towaru jest nadal powiązany z dokumentem przyjęcia. Wykonane operacje są widoczne na liście obrotów: ZPZ na liście obrotów towaru Po wykonaniu opisywanej operacji nie ma już możliwości wystawienia korekty (korekty zakupu) do dokumentu, którym przyjmowany był zasób. Dokument ZPZ podlega księgowaniu. Zatwierdzony ZPZ może być przeniesiony do bufora, ale tylko dopóki nie nastąpił rozchód żadnego ze zmienionych przy jego pomocy zasobów. Strona 136 z 221

137 Okresy magazynowe Lista okresów magazynowych znajduje się w folderze: Handel Magazyn Okresy magazynowe. Zamknięcie okresu dokonywane jest funkcją Zamknięcie okresu z menu Czynności. Zamknięcie może być dokonane także pod datą wsteczną (ale spoza zamkniętego okresu. Początkowo system nie posiada żadnego zamkniętego okresu. Czynność taką musi wykonać operator. Posiadając odpowiednie uprawnienia można otworzyć zamknięty okres magazynowy. Zastosowanie zamknięcia okresu magazynowego Zamknięcie okresu przygotowuje system do inwentaryzacji wg zamkniętego okresu magazynowego (#Inwentaryzacja). System w momencie zamykania okresu weryfikuje: czy w zamykanym okresie magazynowym znajdują się dokumenty rezerwacji w buforze czy istnieją ujemne stany magazynowe Uwaga! Okres nie zostanie zamknięty, dopóki operator nie uzupełni stanów ujemnych lub nie zatwierdzi dokumentów powiązanych z dokumentami rezerwującymi w zamykanym okresie (w tym zamówień). Zamknięcie okresu uniemożliwia wprowadzanie dokumentów magazynowych w zamkniętym okresie. Ten element jest istotny dla inwentaryzacji końcoworocznej. Jeśli firma nie prowadzi zapisów magazynowych w dniu można zamknąć okres na a inwentaryzację zapisać na Jeśli rejestrowany jest ruch magazynowy w dniu 31.12, a zarazem inwentaryzacja ma być na dzień to należy zmienić metodę inwentaryzacyjną na Wg daty dokumentu. Zalecane jest podanie daty na dokumencie inwentaryzacji na dzień następny po zamkniętym okresie w przypadku wykonywania inwentaryzacji wg zamkniętego okresu magazynowego. Uwaga! W zamkniętym okresie system nie dopuszcza do wprowadzania dokumentów magazynowych. Możliwe jest wystawianie korekt w bieżącym, otwartym okresie do dokumentów z okresu zamkniętego. Strona 137 z 221

138 Deklaracje Intrastat W konfiguracji systemu (Opcje Handel Deklaracje Intrastat ) przed rozpoczęciem wystawiania dokumentów należy określić typ deklaracji Intrastat: Pełna, Uproszczona albo Nie sporządzać. W konfiguracji można ustawić domyślne dane dla Zgłaszającego oraz osobno dla wypełniającego deklarację. Deklaracje Intrastat generowane są na listach (Handel Deklaracje Intrastat Przywóz oraz Handel Deklaracje Intrastat Wywóz), wymagane jest zarejestrowanie Urzędu Celnego (Lista Kontrahenci i Urzędy) Do Intrastatu trafiają (standardowo) informacje tylko o towarach (nie o usługach) z dokumentów FN (Intrastat dla przywozu) i FD (Intrastat dla wywozu) Formularz deklaracji Intrastat posiada zakładki: Ogólne Zobowiązany i zgłaszający Pozycje w ograniczonym zakresie, przed zatwierdzeniem dokumentu pozycje podlegają edycji (można edytować opis towaru, masę netto, ilość w jednostce uzupełniającej) Dokumenty Deklaracja Intrastat W celu wypełnienia formularza deklaracji danymi niezbędne jest użycie przycisku Przelicz znajdującego się na pasku narzędziowym. Usługi a deklaracja Intrastat dla przywozu Jeśli dokument FN ma pozycję usługową z włączonym parametrem Usługa podnosi koszt towarów, to jej wartość w PLN jest przepisywana w pola kosztów dodatkowych na zakładce UE dokumentu i proporcjonalnie podnosi wartość fakturową i statystyczną towarów. Korekty a deklaracja Intrastat Strona 138 z 221

139 Korekty dokumentów są uwzględniane w deklaracji według następującej reguły: Jeśli w pozycji korekty wybrano rodzaj transakcji: 21 Zwrot towaru, to taka korekta zostanie uwzględniona w deklaracji przeciwnej, czyli np. w przypadku korekty dokumentu sprzedaży zostanie uwzględniona w przywozie. Korekty z innym kodem rodzaju transakcji są uwzględniane w deklaracji odpowiadającej dokumentowi korygowanemu. Algorytm generowania deklaracji Zbierane są informacje do Intrastat z dokumentów, których definicje posiadają ustawienie odpowiedniego parametru Intrastat: Przywóz albo Wywóz. Zapisy z wielu dokumentów są agregowane. W przypadku deklaracji pełnej do agregacji wykorzystywany jest: kod kraju wysyłki/przeznaczenia, kod warunków dostawy, kod rodzaju transakcji, kod CN, kod rodzaju transportu, kod kraju pochodzenia (tylko dla przywozu). W przypadku deklaracji uproszczonej do agregacji wykorzystywany jest: kod kraju wysyłki/przeznaczenia, kod rodzaju transakcji, kod CN, kod kraju pochodzenia (tylko dla przywozu Do pełnej deklaracji Intrastat pobierana jest wartość fakturowa i statystyczna pozycji, do uproszczonej tylko fakturowa. System umożliwia utworzenie zapisu deklaracji w formie pliku xml zgodnego ze specyfikacją Urzędu Celnego (system nie tworzy wydruku deklaracji) Strona 139 z 221

140 Zdjęcia danych Opis ogólny Zdjęcia danych są dodatkowymi listami tworzonymi w enova przez użytkownika, zawierającymi określone dane odczytane w danym momencie, według zadanych kryteriów filtrowania. Zdjęcie jest więc statyczną listą analityczną, zawierającą obraz raz utworzony i zapisany, na który nie mają wpływu operacje wykonane w systemie po jego utworzeniu. Jest ono zapisane w bazie danych w dodatkowej tabeli, co zapewnia bardzo szybki dostęp do danych, gdyż podczas ich odczytywania nie są wykonywane żadne obliczenia ani inne procesy związane z logiką biznesową. Tworzenie i przeglądanie zdjęć danych wymaga licencji na moduł Analizy Wielowymiarowe. Tworzenie zdjęć Tworzenie widoku listy dla zdjęć danych Przed wykonaniem zdjęcia danych tworzymy nowy widok nowy widok (podlistę) tej listy, która będzie źródłem danych. W tym widoku będą wyświetlane i tworzone zdjęcia. Wybieramy więc odpowiednią listę (w przykładzie jest to Sprzedaż wg towarów), a następnie opcję Folder Nowy widok Zdjęcie danych. Tworzenie zdjęcia danych jako nowego widoku Spowoduje to otwarcie okna, w którym nadajemy nazwę nowo powstającej liście i wybieramy filtry, które umożliwią określenie zakresu utrwalanych do analiz danych. Zestaw dostępnych do wyboru filtrów jest zgodny z tymi, które występują na liście, z której wykonujemy zdjęcie. Strona 140 z 221

141 Okno nowego widoku dla zdjęć danych Po zakończeniu edycji w oknie jw. i naciśnięciu przycisku OK. pojawi się kolejne okno, w którym decydujemy o tym, dla których operatorów nowa lista będzie widoczna. Okno zapisu nowego widoku Strona 141 z 221

142 Wykonanie powyższych czynności spowoduje utworzenie odpowiedniego widoku (dodatkowej listy) o określonym typie, umożliwiającym tworzenie i wyświetlanie zdjęć danych. Widok ten nie zawiera jednak jeszcze żadnych danych. Dostęp do listy uzyskujemy poprzez podfolder, który zostaje automatycznie utworzony. Kolejną czynnością jest utworzenie zdjęć, które będą wyświetlane w tym widoku. Nowy widok listy do wyświetlania zdjęć danych Tworzenie i wyświetlanie zdjęć Wybieramy opcję Nowe zdjęcie danych wg aktualnych filtrów. Opcja Nowe zdjęcie danych Spowoduje to uaktywnienie filtrów oraz przycisku Wczytaj. Ustawiamy filtry naciskamy przycisk. Wczytywanie danych wg ustawień filtrowania Widok zdjęcia z wczytanymi danymi Strona 142 z 221

143 Zdjęcie danych zawiera informacje o ustawieniach filtra oraz dacie jego wykonania. Ustawienia filtrowania, przy których zdjęcie zostało wykonane, są wyświetlane nad listą (jako nieedytowalne). Układ kolumn zdjęcia odpowiada temu ze źródłowej listy, zawiera ponadto kolumny z danymi występującymi w edytowalnym filtrze danych (w przykładzie jest to okres). Opisaną powyżej metodą można wykonać kolejne zdjęcia wyświetlane w tym samym widoku, dla innych ustawień filtrowania. Wykonane zdjęcia są widoczne na liście rozwijanej, z której można wybrać zdjęcie do wyświetlenia: Lista wykonanych zdjęć Prezentowane powyżej menu zawiera również opcję Dane ze wszystkich zdjęć razem. Po jej wybraniu zostaną wyświetlone łącznie dane zapisane we wszystkich zdjęciach wykonanych dla tego widoku. Przy pomocy przycisku Wybierz można wskazać wiele wybranych zdjęć, które będą wyświetlone łącznie. Wybór zdjęć do łącznego wyświetlenia W takim przypadku w polu Zdjęcia danych zostaną wyświetlone opisy łączonych zdjęć oddzielone znakiem " ". Strona 143 z 221

144 Dane z wielu zdjęć wyświetlone łącznie Organizator listy Po utworzeniu lub wyświetleniu zdjęcia danych można zmienić prezentowany układ kolumn przy pomocy organizatora listy. Lista dostępnych w organizatorze pól jest jednak ograniczona do tych występujących w widoku źródłowej listy (tej, na podstawie której tworzony był widok do zdjęć) oraz pól występujących w filtrze. Pozostałe pola są niedostępne, gdyż zapisane zdjęcie nie zawiera odpowiadających im danych. Strona 144 z 221

145 Funkcje narzędziowe / Kontrola stanu bazy W rozdziale opisane zostały narzędzia weryfikacji i naprawy oraz nietypowe sytuacje, które mogą wymagać interwencji operatora. Urwane rezerwacje a stan magazynowy Wprowadzenie mechanizm rezerwacji Transakcyjność zapisów do bazy danych wymaga by doraźnie był tworzony dokument, który przed zatwierdzeniem lub wprowadzeniem faktury/wz do bufora zarezerwuje towar dla tej transakcji, by przy zamykaniu dokumentu nie okazało się, że nie ma pokrycia magazynowego dla tej transakcji. Oznacza to, że w bazie występuje dokument rezerwacji REZ, podczas gdy WZ nie jest jeszcze w niej zarejestrowany. Jest to sytuacja prawidłowa i obrazuje ją następujący stan zapisu na liście Handel Dokumenty razem i pozostałe Wewnętrzne (Lista Wewnętrzne przechowuje wyłącznie dokumenty rezerwacji tworzone automatycznie przez system). Poprawny zapis rezerwacji w trakcie tworzenia dokumentu WZ Uwaga! Rezerwacja pomniejsza stan ilościowy i wartościowy magazynu. Poprawny zapis rezerwacji po wystawieniu WZ do bufora Oba powyższe rysunki przedstawiają poprawne zapisy. Zwracamy uwagę na różnice w prezentacji danych. Przed zapisem dokumentu rozchodowego do bufora nie ma jeszcze informacji, z jakim dokumentem rezerwacja REZ jest powiązana (Kolumna Dokument rezerwujący jest pusta), natomiast jest informacja kto dokument tworzy (Kolumna Poprawiający). Po wprowadzeniu dokumentu rozchodowego do bufora występuje informacja w kolumnie Dokument rezerwujący, a usunięta zostaje informacja o poprawiającym, ponieważ przestał on modyfikować dokument. Strona 145 z 221

146 Uwaga! Po zatwierdzeniu dokumentu rozchodowego i ewentualnie odświeżeniu widoku listy, rezerwacja powinna zniknąć z listy Handel Pozostałe Wewnętrzne. Kiedy rezerwacja jest niepoprawna? W sytuacjach wylogowania operatora przez operatora, utraty łączności z bazą danych, podczas gdy był wystawiany dokument rozchodowy (niezapisany nawet do bufora) może dojść do oderwania się rezerwacji od dokumentu rezerwującego. Taka sytuacja jest niepoprawna. Pozostawiony dokument rezerwacji wpływa na stan i wartość magazynu. Uwaga! Urwany dokument rezerwacji należy niezwłocznie usunąć z bazy danych. Jaki rozpoznać niepoprawną rezerwację? Niepoprawny zapis rezerwacji Uwaga rysunki pierwszy i trzeci z tego rozdziału są identyczne. Jak w takim razie rozpoznać niepoprawną rezerwację? Jeśli mamy pewność, że w danej chwili nikt nie wystawia dokumentu rozchodowego albo gdy data dokumentu REZ jest miniona (najprawdopodobniej nikt nie wystawia dokumentu rozchodowego przez 2 lub więcej dni bez zapisania go do bufora), to rezerwacja jest niepoprawna. Automatyczne usuwanie przez system błędnych rezerwacji Enova posiada możliwość automatycznego usuwania błędnych rezerwacji. Co pewien czas operator Handlu, w przypadku istnienia błędnych rezerwacji, zobaczy poniżej przedstawione okno: Okno naprawy rezerwacji Po pojawieniu się powyższego okna należy wybrać pierwszą lub drugą opcję. Zalecana jest pierwsza. Strona 146 z 221

147 Uwaga! Jeśli nie można usunąć błędnych rezerwacji, aby uniknąć ciągłego pojawiania się okna Naprawa rezerwacji, dokument rezerwacji należy zatwierdzić, a zasoby, które dokument zdjął z magazynu uzupełnić dokumentem przychodowym. Inne metody naprawy rezerwacji Jeśli na liście dokument rezerwacji REZ posiada wypełnione dwa pola w kolumnach Dokument rezerwujący i Poprawiający możemy spróbować zatwierdzić dokument rezerwujący (np. FV czy RW). Taka operacja powoduje próbę naprawy dokumentu rezerwacji i jego skasowanie. Jeśli dokument rezerwujący (FV, RW, inne) musi być przechowywany w buforze, jego ponowne wprowadzenie do bufora, doprowadzi do powstania poprawnej rezerwacji REZ. Zmiana jednostki na karcie towarowej / zmiana jednostki zasobów magazynowych Zmiana jednostki, jeśli towar nie podlegał obrotowi (nie został zarejestrowany na żadnym dokumencie) nie stanowi problemu. W polu Jednostka na zakładce Ogólne karty towarowej wybieramy nową jednostkę z listy. Po zarejestrowaniu towaru, jako pozycji dokumentu i jego zatwierdzeniu pole Jednostka staje się nieaktywne. W tej sytuacji zmiana jednostki może nastąpić poprzez użycie funkcji z menu Czynności Narzędziowe Ustaw jednostkę dostępnej na liście towarów (Cennik, Stan magazynowy) i na karcie towaru. Formularz zmiany jednostki Na formularzu ustawiania jednostki wybieramy nową jednostkę i określamy wartość parametru Przelicz ilości. Ustawienie TAK powoduje, że zmiana jednostki pociąga za sobą jednoczesne przeliczenie ilości na nową jednostkę (np. 1kg na 100dkg). Do poprawnego działania tej funkcji konieczne jest zdefiniowane przeliczników ze starej na nową jednostkę (patrz: Zakładka Jednostki na karcie towarowej). Wyłączenie tego ustawienia (Przelicz ilości ustawienie NIE) powoduje przestawienie jednostek w ilościach bez zmiany liczby (np. 1kg na 1dkg). Weryfikacja stanu dokumentów / obrotów w magazynie Narzędzia weryfikacji wykorzystywane są do sprawdzenia stanu bazy w zakresie modułu Handel, w szczególności poprawności zapisu dokumentów magazynowych, a co za tym idzie poprawności obrotów i stanu magazynowego. Strona 147 z 221

148 Do niepoprawnych zapisów może dojść w skutek nietypowych operacji dokonywanych przez operatora, dokonywania antydatowania dokumentów, kasowania dokumentów zatwierdzonych po uprzednim przesunięciu ich do bufora. Są to sytuacje niezwykle sporadyczne, a system posiada mechanizmy zabezpieczeń i weryfikacji danych pozwalające skutecznie eliminować takie zdarzenia. Mechanizm może być również wykorzystywany do nadania nowego porządku powiązań dokumentów przyjęć z rozchodowymi, szczególnie w sytuacjach, gdy baza pracowała z ustawieniem umożliwiającym pracę na stanach ujemnych lub wprowadzano dokumenty niezgodnie z chronologią. Przykład: rozpoczynając pracę firma nie mogła określić stanu początkowego magazynu. Zaakceptowano pracę na stanach ujemnych, stan taki trwał ponad miesiąc. W tym czasie rejestrowano dokumenty przyjęć, a wskutek zaakceptowanej konfiguracji system łączył dokumenty wydań z przyjęciami z następnego miesiąca. Po wprowadzeniu inwentaryzacji z ponadmiesięcznym opóźnieniem, ale z datą wcześniejszą od momentu rozpoczęcia pracy z bazą danych, mechanizm weryfikacji pozwala nadać nowy porządek powiązań i przełączyć dokumenty wydań z późniejszych dostaw na wydania z wcześniejszego przyjęcia z inwentaryzacji. Uwaga! Nie zaleca się wykonywania powyższych operacji bez konsultacji z firmą wdrażającą system. Formularz naliczania obrotów Formularz naliczania obrotów jest dostępny na listach: Towary i usługi, Stan magazynu oraz na listach dokumentów w menu Czynności Narzędziowe Naliczanie obrotów towarów W zaprezentowanych na rysunku ustawieniach formularza, po potwierdzeniu klawiszem OK., następuje jedynie sprawdzenie poprawności zapisów. W trakcie tej czynności na dole ekranu może pojawić się okno z informacją o pozycjach do weryfikacji. Brak okna oznacza, że nie ma pozycji, ani dokumentów, które należy sprawdzić. Strona 148 z 221

149 Log z informacją o pozycjach dokumentów do weryfikacji Informację z loga warto przenieść do arkusza Excel i posortować wg dokumentów. Uwaga! Sprawdzenie dokumentów oraz ponowne naliczanie obrotów odbywa się wyłącznie dla zaznaczonych towarów lub dokumentów albo dla aktualnie otwartej kartoteki lub dokumentu, z którego uruchamiana jest funkcja. Sprawdzenie dokumentów oraz ponowne naliczanie obrotów dotyczy wyłącznie dokumentów znajdujących się w otwartym okresie magazynowym (patrz: Okresy magazynowe) oraz dokumentów o stanie Bufor w Ewidencji Dokumentów. Parametry formularza naliczania obrotów: Przelicz obroty towarów w zależności od ustawienia tego parametru uruchamia się funkcje sprawdzające albo naprawcze. Wartości parametru: Sprawdzić poprawność sprawdza poprawność naliczonych dla dokumentu rozchodu obrotów lub zasobów dla dokumentu przyjęcia. Podstawowe ustawienie dla weryfikacji. Sprawdzić obroty sprawdza poprawność naliczonych kolejnych obrotów, w sytuacjach, gdy występowały korekty. Weryfikuje czy obrót stornowany posiada obrót stornujący (i odwrotnie). Funkcja dotyczy także storna zasobu, czyli weryfikuje poprawność naliczania zasobów i korekt do nich z tytułu korekt przyjęć. Sprawdza także dla obrotów zgodność magazynu na dokumencie przyjęcia z magazynem dokumentu rozchodu. Poprawić obroty w przypadkach braku obrotu stornującego dla obrotu stornowanego lub na odwrót, mechanizm próbuje uzupełnić brakujące obroty, tak dla dokumentów rozchodu (obroty), jak i przyjęć (zasoby). Jest funkcją naprawczą w stosunku do funkcji weryfikującej Sprawdzić obroty. Poprawić tylko błędne próbuje odtworzyć obroty dla dokumentu rozchodu, który nie posiada obrotów. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy istnieją zasoby do pokrycia brakującego obrotu w odpowiedniej dacie przyjęcia. W przypadku braków zasobów, na takim dokumencie rozchodowych nie zostaną naliczone obroty, ale zostaną dla niego utworzone zasoby ujemne (z dokumentem powiązany zostanie zasób ujemny widoczny na liście Stan magazynowy oraz na zakładce Zasoby karty towarowej). Przyjęcie towaru w odpowiedniej dacie (zazwyczaj poprzedzającej rozchód) spowoduje pokrycie naliczonego w tej sposób stanu ujemnego, czyli zlikwidowanie zasobu ujemnego i zastąpienie go obrotem. Przeliczyć tylko niepoprawione próbuje naliczyć poprawny obrót dla dokumentu rozchodu, z którym powiązany jest błędny obrót, którego niepoprawność polega na tym, że do wydania użyto towaru z innego magazynu (stan został pomniejszony w niewłaściwym magazynie). Strona 149 z 221

150 Ponownie przeliczyć funkcja dostępna z poziomu listy towarów lub kartoteki towaru (niedostępna z listy dokumentów lub bezpośrednio z dokumentu), powoduje kasowanie obrotów i zasobów oraz ponowne chronologiczne ich naliczenie. Działa dla zaznaczonych towarów w otwartym okresie, pod warunkiem, że mają status Bufor w ewidencji dokumentów. Wszystkie magazyny parametr warunkowy TAK/NIE. Przy ustawieniu TAK sprawdzane albo naprawiane są obroty we wszystkich magazynach. Ustawienie TAK jest niezalecane, ze względu na znaczące spowolnienie działania funkcji w wielu magazynach. Sprawdzenie dwóch magazynów osobno może być szybsze niż łączne ich sprawdzenie. Sprawdź rozchód zero dla ustawień sprawdzających wartość TAK tego parametru powoduje raportowanie w logu dokumentów z marżą zerową, na których naliczona została marża (wartość pozycji niezgodna z wartością kosztu własnego). Przywracaj wartość dla ustawień naliczających obroty, w przypadku ustawienia TAK, system przy odtwarzaniu obrotów, mając możliwość wyboru z różnych partii, dla dokumentów z marżą zerową będzie próbował dobrać wartość kosztową towarów w taki sposób, by zgodziła się z wartością pozycji dla danego towaru na poprawianym dokumencie. Przy braku takiej możliwości naliczy marżę, a przy braku towaru utworzy zasób (stan) ujemny. Weryfikacja poprawności dokumentu w kontekście obrotów i zasobów Dla dokumentów niekorygowanych: Dokument rozchodu posiada poprawne obroty, jeśli ilość towaru dla danej pozycji na zakładce Ogólne dokumentu równa jest ilości (lub sumie, gdy towar pobierany z wielu partii) rozchodowanej obrotami widocznymi na zakładce Marża dokumentu. W przypadku stanu ujemnego dokument jest poprawny, jeśli ilość pozycji z zakładki Ogólne równa się sumie ilości na obrotach z zakładki Marża i zasobu ujemnego z zakładki Zasoby. Dokument przyjęcia jest poprawny w zakresie zasobów, jeśli ilość towaru dla danej pozycji na zakładce Ogólne dokumentu równa jest ilości rozchodów z zakładki Marża dla tej pozycji oraz pozostających zasobów w magazynie widocznych na zakładce Zasoby tego dokumentu. Przykłady typowych komunikatów wyświetlanych w logu Komunikat Pozycja dokumentu PZ/000001/09 BIKINI - Bikini - Strój kąpielowy damski wymaga przeliczenia. Ilość i wartość partii towaru niezgodna z pozycją dokumentu. Znaczenie komunikatu W procesie sprawdzania prawdopodobnie znaleziono dokument oraz towar na tym dokumencie, którego zasoby nie są zgodne z ilością przyjętą i ilością rozchodowaną z tego przyjęcia. Strona 150 z 221

151 Pozycja dokumentu RW/000001/09 BIKINI - Bikini - Strój kąpielowy damski wymaga przeliczenia. Istnieją partie towaru na zerowej pozycji. Poprawiono pozycję dokumentu: PZ/000001/09 BIKINI - Bikini - Strój kąpielowy damski Ilość i wartość partii towaru niezgodna z pozycją dokumentu. Poprawiono pozycję dokumentu: RW/000001/09 BIKINI - Bikini - Strój kąpielowy damski Istnieją partie towaru na zerowej pozycji. Pominięto pozycję na dokumencie przyjęcia PZ/000002/09, który jest korygowany. W procesie sprawdzania prawdopodobnie znaleziono dokument oraz towar na tym dokumencie, którego obroty z zakładki Marża nie są zgodne z ilością zapisaną na pozycjach tego dokumentu. W procesie naprawy poprawiono dokument oraz towar na tym dokumencie, którego zasoby nie były zgodne z ilością przyjętą i ilością rozchodowaną z tego przyjęcia. W procesie naprawy poprawiono dokument oraz towar na tym dokumencie, którego obroty z zakładki Marża nie były zgodne z ilością zapisaną na pozycjach tego dokumentu. Naliczono odpowiednie obroty lub wyliczono stan ujemny dla danego dokumentu w przypadku braku pokrycia towarowego. Tylko informacja oznacza, że ze względu na złożoność zapisów obrotów i zasobów dla dokumentów przyjęć, które są korygowane, weryfikacja lub poprawa nie miała miejsca. Zmiana ewidencji księgowej dokumentu Operacja wymaga zmian w konfiguracji. Związku z tym, w całym czasie wykonywania operacji, do bazy powinien być zalogowany tylko operator wykonujący zmiany ewidencji księgowej dokumentów. Większość dokumentów Handlowych ma przypisaną ewidencję księgową, do której trafia. Czynnikiem determinującym jest wybór ewidencji na definicji dokumentu rysunek poniżej. Strona 151 z 221

152 Fragment formularza definicji dokumentu FV ze wskazanym polem określającym ewidencję księgową dla dokumentu Przypisanie dokumentu do ewidencji powinno nastąpić przed rozpoczęciem pracy przez firmę. Zmiany ewidencji w trakcie działania powodują, że tylko nowe dokumenty trafiają do nowej ewidencji. Pozostaje problem starych dokumentów, które chcielibyśmy przesunąć do nowej ewidencji. Operację wykonujemy w dwóch etapach: Usunięcie dokumentów z ewidencji księgowej Wprowadzenie dokumentów do nowej ewidencji księgowej Usunięcie dokumentów z ewidencji księgowej Warunkiem powodzenia operacji jest posiadanie przez dokumenty statusu Bufor w Ewidencji Dokumentów. Następnym krokiem jest usunięcie definicji ewidencji z definicji dokumentu (definicje dokumentów znajdują się w Opcje Handel Definicje dokumentów). Innymi słowy należy pozostawić pusty parametr Definicja ewidencji księgowej przedstawiony na rysunku poniżej i zatwierdzić zmiany. Puste pole parametru Definicja ewidencji Po dokonaniu tej operacji należy zaznaczyć w module Handel dokumenty, które chcemy usunąć z ewidencji i wykonać dla nich funkcję z menu Czynności Narzędziowe Naprawa stanu dokumentu. Dokumenty zostaną usunięte z ewidencji np. SPT dla dokumentów FV, o czym poinformuje stosowny komunikat. Strona 152 z 221

153 Wywołanie czynności Naprawa stanu dokumentu dla zaznaczonych 2 dokumentów Wprowadzenie dokumentów do nowej ewidencji księgowej Postępujemy podobnie jak przy usunięciu dokumentów z ewidencji. Pierwszą czynnością jest wprowadzenie właściwego symbolu ewidencji na definicję dokumentu (np. SPT). Wprowadzenie ewidencji SPT na definicję dokumentu FV Dla zaznaczonych dokumentów powtarzamy czynność Naprawa stanu dokumentu (patrz: drugi rysunek powyżej). Dokumenty zostaną wprowadzone do ewidencji np. SPT dla dokumentów FV, o czym poinformuje stosowny komunikat. Strona 153 z 221

154 Konfiguracja modułu Handel Standardowa konfiguracja modułu Handel pozwala na rozpoczęcie pracy natychmiast po instalacji, założeniu bazy danych i wgraniu pliku licencyjnego. Zakładana baza jest wstępnie skonfigurowana przez producenta systemu enova. Standardowa konfiguracja i możliwości jej redefiniowania opisane są poniżej. Jeśli w treści zaznaczono, że inne zachowanie systemu wymaga zmian w konfiguracji, informacji należy szukać w rozdziale Zmiany konfiguracji. Strona 154 z 221

155 Konfiguracja (Opcje) Formularz konfiguracyjny systemu odnajdujemy po zalogowaniu do bazy danych w menu Narzędzia/Opcje. Może być też wywoływany klawiszami <Ctrl+F9>. Rozpoczęcie pracy z systemem zgodnie z ustawieniami standardowymi (Konfiguracja standardowa, nazywana też w treści rozdziału konfiguracją podstawową), zaproponowanymi przez producenta, nie wymaga ingerencji w konfigurację. Ustawienia - Opcje (Konfiguracja systemu) Strona 155 z 221

156 Podstawowe zmiany w konfiguracji Opisane w tym rozdziale zmiany pozwalają rozpocząć pracę z systemem enova zgodnie z podstawowymi potrzebami firmy. Należy zapoznać się z opisem standardowej konfiguracji systemu. Jeśli wraz z opisanymi w tym rozdziale zmianami okaże się ona niewystarczająca, należy zapoznać się z informacjami zawartymi w rozdziale Zmiany konfiguracji w celu dostosowania systemu do potrzeb firmy. Zaprezentowane w tym rozdziale zmiany dokonywane są na formularzu Opcje. Należą do nich: Dodanie operatora i przypisanie mu uprawnień Uzupełnienie danych w ewidencji Firmowy rachunek bankowy Definiowanie jednostek Dodanie magazynów i nadawanie uprawnień do nich Ustalanie metody pracy magazynu Sprzedaż/zakup w walutach Dodanie operatora i przypisanie mu uprawnień Operatora dodajemy na formularzu Opcje Systemowe Operatorzy. Lista operatorów Formularz nowego operatora otwieramy poprzez wciśnięcie klawisza Insert lub naciśnięcie przycisku Nowy (Operator). Strona 156 z 221

157 Formularz operatora Do zdefiniowania nowego operatora potrzebne jest wypełnienie dwóch pól z zakładki Ogólne: kod i nazwa. Oba pola są alfanumeryczne. Pole kod jest polem obowiązkowym. Zaleca się używanie krótkich kodów, gdyż mogą one być wykorzystywane w ciągach numerycznych dokumentów. Przykład: Kod: JK Nazwa: Jan Kowalski Samo nadanie nazwy i kodu nie wystarczy, by operator mógł się zalogować do systemu. Musi mieć jeszcze przydzielone uprawnienia do modułów oraz w zakresie modułów nadane prawa do określonych danych. W celu przypisania modułu i zestawu funkcji, które może operator wykonywać, musimy nadać mu Rolę. Role określamy na w oknie Uprawnienie na zakładce Role poprzez zaznaczenie odpowiednich pozycji. Przykłady ról: Sprzedaż ADM: funkcja administratora modułu Handel (zalecana wyłącznie dla osób posiadających wiedzę o konfiguracji i funkcjonalności systemu), przydziela moduł Handel i Ewidencję Środków Pieniężnych oraz możliwość wykonywania wszystkich funkcji włącznie z konfiguracją systemu w zakresie modułu Handel i EŚP. Przydzielenie roli Sprzedaż ADM nie wymaga dodatkowego włączania roli Kasjer do obsługi Ewidencji Środków Pieniężnych. Sprzedaż Dyrektor: rola zalecana osobom zarządzającym działami handlowymi, przydziela moduł Handel i Ewidencję Środków Pieniężnych oraz możliwość wykonywania wszystkich funkcji (bez konfiguracji). Przydzielenie roli Sprzedaż Dyrektor nie wymaga dodatkowego włączania roli Kasjer do obsługi Ewidencji Środków Pieniężnych. Rola uprawnia do przesuwania dokumentów do bufora z poziomu listy dokumentów oraz używania zestawu funkcji specjalnych (np. kasowanie bazy danych). Sprzedaż fakturzysta: rola przydziela moduł Handel i Ewidencję Środków Pieniężnych oraz możliwość wykonywania funkcji z wykluczeniem przesunięcia dokumentów do bufora, zestawu funkcji specjalnych (np. kasowanie bazy danych) i konfiguracji systemu. Przydzielenie roli Sprzedaż fakturzysta nie wymaga dodatkowego włączania roli Kasjer do obsługi Ewidencji Środków Pieniężnych. Strona 157 z 221

158 Kasjer: rola przydziela moduł Ewidencji Środków Pieniężnych oraz możliwość wykonywania funkcji z wykluczeniem przesunięcia dokumentów do bufora i konfiguracji systemu. Przykład przypisania ról Nowemu operatorowi należy nadać uprawnienia. W tym celu na zakładce Prawa danych zaznaczamy magazyny i ewidencje (środków pieniężnych), do których ma mieć dostęp operator. (Wydziały i Definicje Funduszy Pożyczkowych należą do modułu Kadry Płace i nie są istotne z punktu widzenia pracownika działu handlowego). Strona 158 z 221

159 Przykład ustalenia praw obiektowych Po dokonaniu właściwych wyborów zamykamy formularz przyciskiem OK lub klawiszami <Ctrl+Enter> i to samo robimy z całym formularzem Opcji. Uwaga! Operator nie uzyskuje automatycznie praw do nowo zakładanych magazynów i ewidencji środków pieniężnych. W sytuacji założenia np. nowego magazynu każdorazowo należy zmodyfikować jego prawa danych. W prawym górnym rogu umieszczono klawisz wywołujący formularz hasła operatora. System rejestruje operacje dokonywane przez operatorów. Istnieje możliwość weryfikacji kto i kiedy dokonał pewnych czynności, w związku z tym zalecane jest wprowadzenie hasła dla operatora. Po zalogowaniu w menu Narzędzia operator posiada możliwość zmiany swojego hasła. Uzupełnienie danych w ewidencji Firmowy rachunek bankowy Przed uzupełnieniem danych w ewidencji Firmowy rachunek bankowy należy założyć kartę banku, w którym posiadamy rachunek. W tym celu na liście Kontrahenci i urzędy/banki otwieramy nowy formularz i wypełniamy dwa niezbędne pola: Kod i Nazwa. Pozostałe pola nie są niezbędne. Strona 159 z 221

160 Uwaga! Zwracamy uwagę na odpowiednie nadanie kodu, wartość ta wchodzi w skład numeracji ewidencji bankowych i zapisanie kodu w postaci skrótu nazwy banku pozwoli w łatwiejszy sposób rozpoznawać ewidencję niż przy zastosowaniu kodu cyfrowego. Dalszym etapem uzupełniania danych jest wypełnienie formularza ewidencji Firmowy rachunek bankowy. W tym celu wchodzimy na listę Opcje Ewidencja ŚP Ewidencje i otwieramy formularz Firmowy rachunek bankowy. Na formularzu wypełniamy środkową sekcję Rachunek bankowy, a w niej pole Bank i Rachunek. Pole Bank wypełniamy wybierając uprzednio zarejestrowaną kartę banku, pole Rachunek uzupełniamy wpisując numer rachunku. Formularz definicji ewidencji bankowej Po dokonaniu właściwych wyborów zamykamy formularz przyciskiem OK lub klawiszami <Ctrl+Enter> i to samo robimy z całym formularzem Opcji. Prawidłowe wypełnienie formularza umożliwia rejestrowanie wyciągów bankowych, a na nich wpłat i wypłat oraz wydruk numeru konta na dokumentach np. fakturach. Definiowanie jednostek Dodawanie jednostek Dodawanie nowych jednostek odbywa się na liście Opcje Handel Jednostki. Strona 160 z 221

161 Formularz definicji jednostki Sekcja Ogólne. Parametry: Nazwa jest zarazem symbolem jednostki, stąd zalecenie by stosować minimalną ilość znaków. Np. p zamiast pacz dla oznaczenia paczki. Operatorzy wybierając jednostkę będą mogli użyć jednego znaku zamiast czterech. Sugerujemy stosowanie małych liter i brak znaku. (kropki). Typ rodzaj jednostki. Wybór z listy. Opis jest odpowiednikiem nazwy w ogólnym znaczeniu Precyzja ilość miejsc po przecinku dla danej jednostki Blokada wartość TAK nie dopuszcza do wykorzystywania jednostki na kartach towarowych Jednostka uzupełniająca deklaracji Intrastat parametr określa, czy dana jednostka może być wykorzystana na kartach towarowych, jako jednostka tego towaru na deklaracji Intrastat. Definiowanie przeliczników Sekcja Przeliczniki Strona 161 z 221

162 Formularz definicji jednostki z tabelą przeliczników Sekcja zawiera tabelę, w której rejestrujemy przeliczniki ogólne (dla wszystkich towarów, którym nie zarejestrowano przelicznika indywidualnego na karcie towaru). Zapis aktywujemy poprzez kliknięcie myszą w pierwsze pole w pierwszej kolumnie tabeli (Nagłówek Bazowa). Z rozwiniętej listy wybieramy jednostkę, która jest podstawą przeliczenia na definiowaną jednostkę. Współczynnik rejestrujemy w postaci ułamka zwykłego z wykorzystaniem znaku / (ukośnik). Wzór obrazuje przeliczenie. Uwaga! Zaleca się zapisanie przeliczników w dwóch kierunkach. Przelicznik w przeciwnym kierunku rejestrujemy na definicji jednostki, którą na innym formularzu definicji wybraliśmy jako bazową. Uwaga system nie weryfikuje poprawności współczynników dla przeciwnych kierunków przeliczenia. Tej weryfikacji musi dokonać operator systemu. Dodawanie magazynów i nadawanie uprawnień do nich Nowy magazyn definiujemy w konfiguracji systemu: Opcje/Handel/Magazyny. Otwieramy nowy formularz magazynu. Wypełniamy pola Symbol i Nazwa. Reszta pól z zakładki Ogólne wypełnia się automatycznie. Pole Symbol może wchodzić w skład numerów dokumentów, więc wskazane jest, by nie był to długi ciąg znaków. Strona 162 z 221

163 Formularz definicji magazynu Samo wypełnienie pól symbol i nazwa nie jest wystarczające by operatorzy mogli obsługiwać dany magazyn. Niezbędne jest nadanie praw operatorom. W tym celu przechodzimy na zakładkę Prawa danych formularza i nadajemy uprawnienia operatorowi do magazynu. Strona 163 z 221

164 Przykład nadania uprawnień operatorowi Administrator do magazynu Firma Po dokonaniu właściwych wyborów zamykamy formularz przyciskiem OK lub klawiszami <Ctrl+Enter> i to samo robimy z całym formularzem Opcji. Ustalanie metody obrotu towarowego w magazynie Ustalenie metody obrotu towarowego w magazynie wymaga dokonania właściwego wyboru w polu Algorytm obrotów na formularzu definicji magazynu w konfiguracji Opcje/Handel/Magazyny. Parametr może przybrać wartość: FIFO kolejka: metoda pierwsze przyszło, pierwsze wyszło LIFO stos: metoda ostatnie przyszło, pierwsze wyszło Od najdroższych: w pierwszej kolejności wydawany będzie towar najdroższy, Od najtańszych: w pierwszej kolejności wydawany będzie towar najtańszy, Wg cechy (kilka opcji): - po wybraniu któregoś z tych algorytmów, w polu Nazwa cechy należy wskazać cechę, wg której będzie ustalana kolejność pobieranych zasobów. Przykładowo, może to być cecha do pozycji data ważności towaru i wówczas można użyć algorytmu wg cechy pozycji malejąco. W algorytmie uwzględniane są wartości cech dokumentu przyjęcia albo pozycji dokumentu przyjęcia, które tworzą zasoby magazynowe. Inaczej mówiąc, zasoby są ustawiane do pobrania w kolejności wartości cech dokumentów, którymi zostały utworzone. Strona 164 z 221

165 Wg dostawy: to ustawienie wymusza wybór partii dla dokumentów rozchodowych podczas zatwierdzania dokumentu. Nie liczyć stanów: wyłącza liczenie stanów magazynowych. Wybranie tego algorytmu powinno się odbyć przed zarejestrowaniem pierwszych operacji magazynowych. Po wystąpieniu obrotów ustawienie Nie liczyć stanów nie będzie dostępne w konfiguracji. Formularz definicji magazynu wartości parametru algorytm obrotów Po dokonaniu właściwych wyborów zamykamy formularz przyciskiem OK lub klawiszami <Ctrl+Enter> i to samo robimy z całym formularzem Opcji. Blokowanie/usuwanie zbędnych definicji dokumentów Z poziomu listy faktur sprzedaży można wystawić wiele różnych rodzajów dokumentów sprzedaży. W firmie korzystającej z systemu nie wszystkie muszą być wykorzystywane, a tym samym ich wielość może przeszkadzać. Proponujemy zablokowanie niepotrzebnych definicji, co spowoduje, że nie będą się one pojawiać na liście dostępnych dokumentów. W przypadku, gdy lista podpowiedzi zostanie ograniczona do jednego typu dokumentu, wciśnięcie klawisza Insert wywoła natychmiast właśnie ten formularz. Blokowanie następuje poprzez ustawienie parametru Blokada na wartość TAK. Zmiany tej dokonujemy na definicji odpowiedniego dokumentu, na zakładce Ogólne. Definicje odszukujemy w konfiguracji Opcje/Handel/Definicje dokumentów. Ustalenie podstawowych parametrów wydruku Strona 165 z 221

166 Określenie nazwy dokumentu Dokumenty mają zaproponowane nazwy, które pojawiają się na wydrukach. Jeżeli użytkownik chciałby dokonać zmiany tej nazwy, należy na definicji odpowiedniego dokumentu, na zakładce Ogólne wpisać odpowiednie określenie w pole Tytuł na wydruku. Definicje odszukujemy w konfiguracji Opcje/Handel/Definicje dokumentów. Określenie nazw dat oraz ich obecności W definicjach dokumentów zaproponowano nazwy poszczególnych dat. Można je zmienić edytując odpowiednie pola definicji dokumentu na zakładce Wprowadzanie. Na zakładce Wydruki można z kolei określić, które z dat mają wystąpić na wydruku danego dokumentu. Sprzedaż/zakup w walutach W nowych bazach danych, standardowe, dostępne dokumenty tj. FV-faktura sprzedaży, FZAL-faktura sprzedaży zaliczkowej, FD-faktura dostawy wewnątrzwspólnotowej, FIUE-faktura zakupu wewnątrzwspólnotowego, ZK-faktura zakupu, ZZAL- faktura zakupu zaliczkowego, mają płatność w walucie zależnej od ustawień kontrahenta. Dla dokumentów nieposiadających takich ustawień, jeśli chcemy umożliwić tworzenie płatności w innej walucie, należy dokonać zmiany wartości parametru Edycja wartości dokumentu na definicji danego dokumentu z Zakaz zmiany na Pozwalaj na edycję. W tym celu aktywujemy pełne definicje dokumentów poprzez ustawienie wartości TAK dla parametru Rozszerzona konfiguracja definicji, znajdującego się w Opcje Handel Ogólne. Potem odszukujemy właściwą definicję w podlistach listy Opcje/Handel Definicje dokumentów i zmieniamy wartość parametru Edycja wartości dokumentu na czwartej zakładce Pozostałe definicji, w sekcji Księgowość i płatności. Powyżej opisana zmiana pozwoli na edycję pola Wartość formularza dokumentu np. sprzedaży; poprzez zaznaczenie całej jego wartości wraz z walutą i wpisanie na jej miejsce waluty, w której ma być dokonana płatność. System przeliczy płatność wg kursu z daty na zakładce Dodatkowe formularza dokumentu. Warunkiem jest uprzednie zdefiniowanie w systemie odpowiedniej waluty oraz nadanie jej kursu w tabeli kursowej Opcje Ewidencja ŚP. Definiowanie nowej ceny towaru Dodanie nowej ceny wiąże się z wypełnieniem formularza definicji nowej ceny. W tym celu otwieramy formularz na liście Opcje Handel Definicje cen (patrz: Definiowanie cen). Definiowanie omówimy na przykładzie ceny o nazwie Hurtowa 1, która będzie ceną występującą na karcie towarowej. Cena podobnie jak Hurtowa będzie zależna od ceny podstawowej i powiększona o określony procent. Przykład: Otwieramy formularz, nadajemy nazwę Hurtowa 1. Ustawiamy wartość pola Cena dodawana do towaru na TAK. Nadajemy Priorytet (znaczenie priorytetu patrz: Dodawanie nowej definicji ceny) niższy niż posiada cena Podstawowa, a więc np. 3 (ponieważ cena Hurtowa 1 ma być wyliczana w oparciu o Podstawową). W Algorytmie wyliczenia ceny wybieramy Na podstawie ceny bazowej netto. W następnym polu wybieramy cenę bazową: Podstawowa. Pozostaje dodanie i ustalenie wartości współczynnika. Uwzględnij współczynnik jako: +, rodzaj: Procent; procent: 10%. Ustawienie oznacza, że cena Hurtowa 1 dla każdego towaru będzie większa od ceny Podstawowej tego towaru o 10%. Cena została zdefiniowana, pozostaje jej zamieszczenie na wybranych kartach towarowych. Strona 166 z 221

167 Dodawanie nowej ceny do karty towarowej Zdefiniowanie ceny np. Hurtowa 1 (przykład powyżej) nie powoduje automatycznego dodania ceny na karcie towarowej. Dodanie nowej ceny do listy na karcie towarowej następuje po wykonaniu funkcji z menu czynności na liście cennika, dla zaznaczonych kart towarowych (menu Czynności Przeceny Przelicz wszystkie ceny). Strona 167 z 221

168 Konfiguracja standardowa Dokumenty systemowe Standardowe ustawienia systemu pozwalają na rejestrowanie dokumentów handlowych: FV - faktura sprzedaży FV2 - faktura sprzedaży powstająca w tzw. odwróconym obiegu dokumentów w relacji z WZ2 FF faktura fiskalizowana PAR paragon FVP faktura do paragonu FD faktura dostawy (stosowana w obrocie wewnątrzwspólnotowym), RACH rachunek (definicja jest zablokowana, korzystanie z tego dokumentu wymaga zdjęcia blokady) FZAL faktura zaliczkowa FPRO faktura pro forma KFVR korekta rabatowa ZK faktura zakupu ZZAL faktura zakupu zaliczkowego ZKOO zakup z odwrotnym obciążeniem FIUE faktura importowa UE (stosowana w obrocie wewnątrzwspólnotowym) FN faktura nabycia (stosowana w obrocie wewnątrzwspólnotowym), KDWN korekta dokumentów (jeden dokument dla DWNnz i DWNnc) (wymaga odblokowania definicji oraz relacji). Odpowiednie korekty faktur ZK2 - faktura zakupu powstająca w tzw. odwróconym obiegu dokumentów w relacji z PZ2 magazynowych: PZ przyjęcie zewnętrzne magazynowe PZ2 - przyjęcie zewnętrzne magazynowe dostępne w tzw. odwróconym obiegu dokumentów (wymaga włączenia w konfiguracji) PZN przyjęcie zewnętrzne dla nabycia (stosowane w obrocie wewnątrzwspólnotowym) ZPZ dokument magazynowy zmieniający ilość albo wartość zasobów, gdy zmiany nie wynikają z korekty zakupu, lecz z wewnętrznych decyzji w firmie WZ - wydanie zewnętrzne magazynowe WZD wydanie zewnętrzne dla dostawy (stosowane w obrocie wewnątrzwspólnotowym) WZ2 wydanie zewnętrzne magazynowe dostępne w tzw. odwróconym obiegu dokumentów (wymaga włączenia w konfiguracji) PW przyjęcie wewnętrzne RW rozchód wewnętrzny ST strata ND nadwyżka MM przesunięcie międzymagazynowe MMW wydanie przesunięcia Strona 168 z 221

169 MMP przyjęcie przesunięcia INW inwentaryzacja INWST inwentaryzacja strata INWND inwentaryzacja nadwyżka KPL kompletacja KPLW kompletacja wydanie KPLP kompletacja przyjęcie BO Bilans Otwarcia magazynu (wymaga odblokowania definicji), Oraz odpowiednie korekty dokumentów magazynowych w tym automatycznie powstający KWPZ (dokument koryguje wartość zakupu towarów wydanych w przypadku korekty wartościowej zakupu) obrotu opakowaniami: WO wydanie opakowań ZWO zwrot wydania opakowań PO przyjęcie opakowań ZPO zwrot przyjęcia opakowań MMWO wydanie opakowań MM MMPO przyjęcie opakowań MM ZKO faktura zakupu opakowań FVO faktura sprzedaży opakowań wewnętrznych (dokumenty związane z obrotem wewnątrzwspólnotowym): DWNnz dokument wewnętrzny VAT należny DWNnc dokument wewnętrzny VAT naliczony ofert i zamówień: ZO zamówienie od odbiorcy ZD zamówienie od dostawcy OO oferta dla odbiorcy OD oferta od dostawcy ZOO zapytanie ofertowe od odbiorcy ZOD zapytanie ofertowe do dostawcy umów: UC umowa usługi cyklicznej AC aneks umowy usługi cyklicznej UD umowa dostawy AD aneks umowy dostawy ZJ zlecenie jednorazowe Powyższe zestawienie dokumentów może być rozszerzone o nowe, definiowane przez użytkownika dokumenty i relacje między nimi. Możliwe jest też zmienianie zaproponowanych ustawień i relacji do innych dokumentów na definicjach dokumentów dostarczonych przez producenta (Patrz Zmiany konfiguracji, podrozdział Definicje dokumentów). Strona 169 z 221

170 Uwaga! System umożliwia definiowanie nowych dokumentów i tworzenie relacji między nimi. Standardowy obieg dokumentów Powyższe zestawienie dokumentów uwidacznia, że system jest wyposażony w odrębne listy dokumentów magazynowych i handlowych. W tej sytuacji dokumenty np. FV i WZ nie muszą być tożsame, choć standardowe ustawienia powielają zapisy z FV na WZ. Producent zaproponował następujący obieg dla dokumentów handlowych (FV, FF, PAR i ZK) i magazynowych (PZ i WZ): Dokumenty PZ i WZ powstają automatycznie na listach dokumentów magazynowych w chwili dodawania do dokumentów handlowych pierwszej pozycji towaru z magazynu (nie dotyczy usług). Z dokumentów handlowych na magazynowe nie są przenoszone usługi. Korekty dokumentów magazynowych następują automatycznie poprzez korekty dokumentów handlowych. Np. korekta faktury sprzedaży (KFV) generuje automatycznie korektę wydania magazynowego KWZ. Istnieje możliwość włączenia tzw. odwróconego obiegu dokumentów, czyli umożliwienia tworzenia najpierw dokumentów magazynowych (PZ2, WZ2), a dopiero później, w relacji z dokumentów magazynowych, generowania dokumentów handlowych (ZK2, FV2). Do momentu wygenerowania dokumentu handlowego do dokumentu magazynowego istnieje możliwość skorygowania dokumentów magazynowych. Po wygenerowaniu dokumentu handlowego korekty dokumentów magazynowych mogą już powstawać tylko przez korygowanie dokumentów handlowych. Jeśli użytkownik korzysta z faktur zaliczkowych (FZAL), to obieg dokumentów umożliwia przekształcenie FZAL do kolejnej FZAL lub do końcowego dokumentu FV, ewentualnie do wielu FV. Faktury zaliczkowe mogą powstać także w relacji np. z zamówień od odbiorcy (ZO). Faktury zaliczkowe powodują zobowiązania podatkowe VAT nie wpływając na obrót magazynowy. Dopiero wystawienie końcowej faktury FV do faktur zaliczkowych powoduje powstanie dokumentu magazynowego i obrót towarowy. Kolejna grupa dokumentów to oferty (w tym zapytanie ofertowe) i zamówienia. Kolejność ich przekształcania jest następująca: oferty przekształcamy do zamówień (z możliwością pominięcia ofert i bezpośredniej rejestracji zamówień), a te do faktur sprzedaży FV lub faktur zaliczkowych FZAL (możliwe przekształcenie do wydań magazynowych, ale wymaga zmian w konfiguracji). W przypadku zapytania klienta o ofertę, szczególnie przy braku odpowiedniej kartoteki towarowej, możemy zarejestrować zapytanie ofertowe odbiorcy (ZOO), który to dokument ma charakter opisowy i nie wymaga określania cen i wartości pozycji. Zapytanie posiada relacje do dokumentu oferta do odbiorcy. Uwaga! System automatycznie tworzy na odrębnych listach dokumenty WZ i PZ odpowiednio z dokumentów FV, FF, PAR i ZK. Dokumenty magazynowe są zatwierdzane wraz z zatwierdzeniem dokumentów handlowych (FV i ZK). Istnieje możliwość zmiany tych relacji. Obieg dokumentów w transakcjach wewnątrzwspólnotowych Transakcje wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) Strona 170 z 221

171 Faktura FIUE jest dodawana do listy handlowych dokumentów zakupowych. Jej celem jest, między innymi, rejestracja zobowiązania w transakcji z podmiotem unijnym. Z FIUE powstaje dokument przyjęcia magazynowego PZN (jego wartość powstaje z uwzględnieniem kosztu magazynowego, o ile wartość pola jest uzupełniona na FIUE patrz niżej), tworzący zasoby towarów. FIUE nie jest uwzględniany na deklaracji Intrastat. Faktura FN powstaje z przekształcenia FIUE (menu Relacje). Dokument FIUE i FN uwzględnia dodatkowe koszty nabycia na zakładce UE. Znajdują się tam 3 pola: Koszt fakturowy rejestruje w PLN wartość usługi wg kursu dokumentu, która podnosi koszt towarów i podnosi wartość fakturową. Wartość z pola kosztu fakturowego jest kopiowana do pól: koszt statystyczny i magazynowy. Wartość kosztu podlega także ręcznej edycji. Wartość fakturowa wykorzystywana jest: w deklaracji Intrastat i na dokumencie DWNnz. Koszt statystyczny jest kopiowany z kosztu fakturowego, podlega ręcznej edycji. Wartość statystyczna jest wykorzystywana do pełnej wersji Intrastat. Koszt magazynowy - jest kopiowany z kosztu fakturowego, podlega ręcznej edycji. Umożliwia rejestrację także dodatkowych kosztów krajowych związanych z transakcją. Wartość magazynowa kopiowana jest do dokumentu PZN. Zakładka UE na dokumencie FN W wyniku utworzenia dokumentu FN z FIUE (menu Relacje ), tworzy się również dokument DWNnz i w relacji do niego DWNnc. Do dokumentu DWNnz kopiowana jest wartość fakturowa pozycji. DWNnz nalicza VAT należny. Z faktury DWNnz uzyskujemy dokument DWNnc wyliczający VAT naliczony, równy VAT-owi należnemu. Strona 171 z 221

172 Schemat relacji pomiędzy dokumentami wewnątrzwspólnotowego zakupu Transakcje wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) Faktura dostawy FD należy do grupy faktur sprzedaży. Rejestruje wszelkie niezbędne informacje o transakcji z kontrahentem unijnym oraz automatycznie generuje dokument magazynowy WZD. Jeżeli dostawa towaru nie spełni warunków, które pozwalają ją zakwalifikować jako dostawę wewnątrzwspólnotową i zastosować zerowe stawki VAT, należy w oparciu o FD wystawić korektę (menu Relacje). Stawki VAT wszystkich pozycji można zmienić jednocześnie zmieniając rodzaj VAT na zakładce Kontrahent na Krajowy. Korekty dokumentów wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) W systemie standardowo zdefiniowane są korekty do dokumentów unijnych. Korygowane są FIUE, PZN, DWNnz i DWNnc. Zarówno korekta do dokumentu FIUE jak również PZN jest domyślnie włączona i podłączona w relacjach. Jeśli chodzi z kolei o korektę do dokumentów DWNnz i DWNnc, to definicja takiego dokumentu w systemie jest utworzona, jednakże standardowo jest zablokowana. Aby można było korzystać z korekty KDWN, należy jej definicję odblokować. Proces wystawiania korekt do dokumentów WNT Proces wystawiania korekt do dokumentów unijnych zaczynamy od dokumentu FIUE. Wraz z powstaniem dokumentu KFIUE (korekty do FIUE) powstaje korekta dokumentu magazynowego KPZN. Po utworzeniu korekty do dokumentu FIUE należy jeszcze skorygować dokumenty wewnętrzne DWNnz i DWNnc. Korektę wystawiamy w relacji ręcznie. Definicja korekty dla obu faktur jest taka sama i ma symbol KDWN. Schemat powiązań dat między dokumentami modułu Handel i Ewidencja dokumentów Schemat obrazuje mechanizm przenoszenia dat z dokumentów handlowych do dokumentów w ewidencji. Poprawne zdefiniowanie dat na dokumentach handlowych gwarantuje umieszczenie ich w odpowiednich okresach rozrachunkowych w ewidencji dokumentów, co przyśpiesza proces księgowania. Strona 172 z 221

173 Schemat powiązań dat między dokumentami handlowymi i ewidencji Parametry standardowej konfiguracji Ustawienia parametrów konfiguracji standardowej odszukujemy na formularzu Opcje/Handel na kolejnych zakładkach: Ogólne, Definicje cen, Definicje dokumentów, Deklaracja Intrastat, Drukarka fiskalna (standardowe ustawienie określa brak drukarki fiskalnej), Jednostki, Magazyny oraz Cechy (tylko najbardziej typowe dla modułu Handel. Resztę, np. cechy do kart kontrahentów, definiujemy w Opcje Systemowe Cechy). Strona 173 z 221

174 Konfiguracja modułu Handel Ogólne Zakładka Ogólne konfiguracji zawiera następujące parametry i ustawienia: sekcja Ogólne Mały podatnik parametr jest wyłączony. Jego włączenie powoduje nadruk na fakturach symbolu MP, Dodatkowe listy danych (Obroty, Pozycje, Zasoby) włącza dodatkowe listy analityczne: Zasoby, Rozchód zasobów, Pozycje dokumentów. sekcja Dokumenty Przypisanie definicji dokumentów do magazynu po włączeniu tego parametru konieczne będzie przypisanie poszczególnym definicjom dokumentów konkretnych magazynów, na których te dokumenty będą operować. Rozszerzona konfiguracja definicji dokumentów handlowych. Umożliwia dodawanie nowych typów dokumentów handlowych oraz szczegółowe definiowanie ich działania na dodatkowych zakładach: Pozostałe i Relacje. Aktywne prawa dostępu definicji dokumentu parametr włącza działanie mechanizmu uprawnień do danych definicji dokumentów. Po włączeniu tego parametru trzeba nadać poszczególnym operatorom uprawnienia do dokumentów. Strona 174 z 221

175 Po określeniu ilości towaru na pozycji dokumentu, dla dokumentów o kierunku magazynowym rozchód, następuje natychmiastowy zapis dokumentów do bazy ustawienie TAK powoduje zmianę ustawienia parametru 'Moment operacji' na definicji dokumentu na wartość 'Na bieżąco...'. Zmiana ta jest wykonywana tylko dla dokumentów o kierunku magazynowym Rozchód (z parametrem Marża zerowa : NIE), typie partii: Magazynowy lub Zamówiony, które mają moment magazynowy 'Za pomocą rezerwacji' i nie są dokumentami korekty. Parametr powoduje, że dokumenty np. FV i WZ, po umieszczeniu na nich pozycji z towarem i określeniu ilości, są zapisywane natychmiast do bazy danych w stanie bufor. Dzieje się tak po dodaniu każdej pozycji. Oznacza to, że wycofanie się z zapisu dokumentu wymaga jego skasowania ze stanu bufor (zwracamy uwagę na możliwość powstania luk w numeracji). Zaletą rozwiązania jest przypisanie obrotów bezpośrednio do dokumentu magazynowego (w tym wypadku WZ) z pominięciem dokumentu rezerwacji REZ. Wprowadzenie towaru na dokument w polu edycji tylko po wpisaniu pełnego ciągu znaków włączenie tego parametru spowoduje, że przy wprowadzaniu towaru na pozycje na formularzu dokumentu nie będą się pokazywały podpowiedzi, niezbędne będzie wprowadzenie pełnego ciągu znaków. Wprowadzenie kontrahenta na dokument w polu edycji tylko po wpisaniu pełnego ciągu znaków włączenie tego parametru spowoduje, że przy wprowadzaniu kontrahenta na formularzu dokumentu nie będą się pokazywały podpowiedzi, niezbędne będzie wprowadzenie pełnego ciągu znaków. sekcja Wyliczanie wartości pozycji na dokumencie Sposób zaokrąglania podczas wyliczania wartości z uwzględnieniem rabatu ustawienie szczególnie ważne dla cen o małych wartościach. Jeżeli używane są drukarki fiskalne zalecany jest Rabat jednostki parametr służy do wyboru sposobu uwzględniania rabatu w wyliczeniu wartości pozycji, dostępne są opcje: Wartość rabatu rabat jest obliczany na podstawie wartości pozycji i jest od niej odejmowany, następnie wyliczana jest cena po rabacie jako wartość / ilość. W takim przypadku może nie być spełnione równanie cena x ilość = wartość. Takie ustawienie ma zastosowanie w przypadku niskich cen jednostkowych. Rabat jednostki obliczana jest jednostkowa kwota rabatu na podstawie ceny początkowej, następnie jest ona odejmowana od tej ceny. Wartość pozycji jest obliczana jako cena po rabacie x ilość. Cena po rabacie obliczana jest cena po rabacie jako cena początkowa x 100-rabat%. Wartość pozycji jest obliczana jako cena po rabacie x ilość. Poniżej przedstawiono przykład wyliczenia wartości pozycji i ceny po rabacie dla tej samej ceny początkowej i rabatu procentowego przy rożnym ustawieniu parametru jw.: sposób zaokrąglania wartość rabatu cena po rabacie rabat jednostki cena podstawowa rabat ceny (kwotowy) rabat % cena z rabatem ilość wartość bez rabatu wartość % % % sekcja Obsługa firm wielooddziałowych Obsługa firm wielooddziałowych parametr umożliwia drukowanie faktur dla oddziałów. Jego włączenie powoduje dodanie nowej gałęzi - Oddziały firmy, w zakładce Firma Strona 175 z 221

176 konfiguracji, służącej do wprowadzania danych oddziału. W konfiguracji modułu Handel, w sekcji Magazyny, należy do danego Magazynu, na zakładce Ogólne, przypisać odpowiedni oddział. Faktura, która powstaje w magazynie z oddziałem Centrala, ma drukowany jeden adres. Na fakturach oddziałów drukowana jest najpierw nazwa i adres centrali, następnie oddziału. Sekcja Opiekun kontrahenta Funkcjonalność Opiekun kontrahenta. Zaznaczenie tego parametru na tak powoduje włączenie funkcjonalności Opiekun kontrahenta pozwalającej na przypisanie kontrahentom opiekunów. Sekcja Business Integrity Business Integrity - mechanizm osadzony w bazie danych (MS SQL Server), ma na celu utrzymanie integralności zapisów magazynowych, parametr domyślnie jest włączony dodatkowy weryfikator zasobów, obrotów oraz płatności działający na poziome serwera MS SQL. Definicje cen Podstawowa konfiguracja systemu rejestruje 6 cen: Dostawy towaru cena rejestrowana z każdą partią przychodu towaru, wykorzystywana do wyliczenia marży transakcji i kosztu własnego sprzedaży, Kontrahenta wyliczana w oparciu o rabat procentowy zapisany na karcie kontrahenta w stosunku do ceny przypisanej do definicji danego dokumentu (Tzn. jeśli dokument FV korzysta z ceny hurtowej, to cena hurtowa na tym dokumencie po wprowadzeniu kontrahenta będzie pomniejszona o jego rabat procentowy). Ostatnia zakupu cena związana jest z ostatnią ceną dostawy i uwidoczniona na karcie towarowej na zakładce Ogólne. Zmienia się (o ile jest różna) wraz z każdą nową partią dostawy. W standardowej konfiguracji cena ta nie jest powiązana z cenami zarejestrowanymi na karcie towarowej: Podstawową, Hurtową i Detaliczną. Uwaga! W standardowej konfiguracji ceny Podstawowa, Hurtowa i Detaliczna nie są zależne od ostatniej ceny zakupu. Powiązanie ww. cen wymaga zmian przynajmniej na formularzu definicji ceny Podstawowej. Pozostałe 3 ceny są przypisane kartom cennikowym/towarowym. Tzn. ich wartości są wyliczane lub nadawane na kartach towarowych. Są to: Podstawowa wartość ceny nadawana z ręki. W standardowej konfiguracji systemu stanowi podstawę wyliczenia ceny Hurtowej w oparciu o wartość narzutu i Detalicznej w oparciu o wartość marży, Hurtowa wyliczana automatycznie w oparciu o wartość narzutu po wprowadzeniu wartości ceny Podstawowej, liczona od stu, czyli jako narzut, Detaliczna wyliczana automatycznie w oparciu o wartość marży na bazie wartości ceny Hurtowej, liczona w stu, czyli jako marża. Uwaga! Parametry cen Podstawowej, Hurtowej i Detalicznej, zdefiniowanych przez producenta, mogą być zmieniane. Strona 176 z 221

177 Definicje standardowych dokumentów Definicje dokumentów zostały podzielone na grupy. Lokując kursor na nazwie wybranej grupy uzyskujemy dostęp do wybranych informacji dotyczących funkcjonowania danej grupy dokumentów, jak i do najbardziej podstawowych parametrów konfiguracyjnych tej grupy. Dostęp do dalszych ustawień konfiguracyjnych definicji danego dokumentu z grupy wymaga otworzenia jego formularza (poprzez kliknięcie w strzałkę obok nazwy danego dokumentu). Standardowe ustawienia udostępniają dwie pierwsze zakładki definicji dokumentu. Dotarcie do pozostałych trzech wymaga zmian konfiguracyjnych (włączenia parametru Rozszerzona konfiguracja definicji dokumentów: TAK.) Uwaga! Producent odradza ingerowanie w definicje dokumentów w szczególności w rozszerzone definicje. Zadania takie należy zlecić autoryzowanym partnerom z sieci integratorskiej producenta. Definicje dokumentów zostały podzielone na następujące grupy: Kompletacja Korekty Magazynowe Opakowania Przesunięcia magazynowe Sprzedaż UE Umowy Zakupy Zamówienia i oferty Kompletacja Sekcja: Definiowanie kompletacji W tej grupie zarejestrowano 3 dokumenty: KPL (Kompletacja) dokument posiada odrębną listę i jest dodawany z poziomu tej listy oraz z listy wszystkich dokumentów magazynowych. Rejestruje proces kompletacji, czego efektem jest automatyczne wygenerowanie dwóch dokumentów wpływających na stan magazynu KPLW i KPLP KPLW (Kompletacja wydanie) dokument pochodny z KPL, powstaje automatycznie, rejestruje i wyprowadza z magazynu towary użyte do procesu kompletacji w cenie zakupionych partii dostaw. Towary wydawane są zgodnie z procedurą kompletacyjną zarejestrowaną na karcie produktu KPLP (Kompletacja przyjęcie) dokument pochodny z KPL, powstaje automatycznie, rejestruje i wprowadza do magazynu produkty powstałe z procesu kompletacji. Wartość netto tego dokumentu powinna być równa wartości netto dokumentu KPLW. Sekcja: Cena ewidencyjna produktów Strona 177 z 221

178 Cena ewidencyjna produktów - Parametr nie posiada nadanej wartości. Oznacza to, że wartość netto dokumentu KPLW jest równa wartości netto dokumentu KPLW, czyli wartość produktu jest równa sumie wartości zakupowej towarów wykorzystanych przy kompletacji tego produktu. Wybór ceny powoduje wprowadzanie do magazynu produktów w określonej w parametrze cenie. Cena kosztu usługi umożliwia wybranie stałej ceny z Cennika podwyższającej koszt produktu, dodawanej każdorazowo do dokumentu kompletacji. Sposób edycji składników/ produktów umożliwia edycję składników kompletacji w samym dokumencie. Po wybraniu opcji "Pozwól na edycję składników i produktów" pojawi się możliwość edycji składników karty produktowej oraz składników i produktów karty recepturowej podczas edycji dokumentu kompletacji. W celu dokonania edycji należy otworzyć pozycję dokumentu kompletacji (KPL), następnie przejść na zakładkę Kompletacja Rozchód w przypadku karty produktowej, ewentualnie Kompletacja Rozchód lub Przychód w przypadku karty recepturowej. Sekcja: Korekty - dokumenty powstające automatycznie w wyniku korekt wartościowych przychodu składników kompletacji: KKPL (Korekta kompletacji) - korekta wartościowa do dokumentu KPL KKPLW (Korekta wydania kompletacji) - dokument korygujący wartość wydania kompletacji KKPLP (korekta przyjęcia kompletacji) - dokument korygujący wartość przyjęcia kompletacji Sekcja korekty zwiera też dwa parametry: Korekta ceny przychodu składników przenoszona na produkty parametr jest domyślnie włączony korekta wartości zakupu zostanie przeniesiona na wartość magazynową produktu. Po korekcie ceny na dokumencie przychodowym (PZ) składników kompletacji następuje odpowiednia korekta dokumentów KPL tak, że zmienia się cena produktów w magazynie. Zostaną wygenerowane dokumenty KKPL, KKPLP i KKPLW oraz odpowiednie dokumenty KWPZ, jeżeli produkt został już rozchodowany parametr włącza korekty kosztów Dokumenty KPL pozostają bez zmian po korekcie wartości przychodu - Korekta wartości zakupu składników nie wpływa na ceny magazynowe produktów. Po korekcie ceny na dokumencie przychodowym (PZ) składników dokumenty KPL nie zostaną zmodyfikowane. Składniki pozostają rozchodowane w cenie z przed korekty. Zostanie wygenerowany dokument KWPZ powiązany z dokumentem KPLW, który będzie zawierał odpowiednią różnicę (marżę) wynikającą z korekty ceny składników w magazynie parametr wyłącza korekty kosztów Korekty Zgodnie z opisanym powyżej obiegiem dokumentów, korekty dokumentów handlowych tworzą automatycznie korekty dokumentów magazynowych. Ten zespół definicji obejmuje dwie podgrupy dokumentów: aktywne (podstawowe definicje dokumentów korygujących) i zablokowane (definicje dokumentów archiwalnych). Sekcja: Dokumenty korygujące Definicje aktywne: KS (Korekta sprzedaży) definicja dokumentu wykorzystywanego do korekt FV, FVP, FF i PAR. Utworzenie korekty dokumentu handlowego powoduje automatyczne wygenerowanie korekty dokumentu magazynowego KWZ (o ile korygowane są pozycje magazynowe, a nie usługi), KWZ (Korekta wydania zewnętrznego) dokument korygujący WZ, powstający automatycznie z dokumentu korekty sprzedaży, Strona 178 z 221

179 KZ (Korekta zakupu) - definicja dokumentu wykorzystywanego do korekt dokumentów handlowych zakupu ZK. Utworzenie korekty dokumentu handlowego powoduje automatyczne wygenerowanie korekty dokumentu magazynowego KPZ i KWPZ dla korygowanych pozycji, jeśli były sprzedawane przed rejestracją korekty (o ile korygowane są pozycje magazynowe, a nie usługi), KPZ (Korekta przyjęcia zewnętrznego) dokument magazynowy powstały automatycznie na bazie korekty zakupu (dokumentu handlowego), rejestrujący zmiany dotyczące pozycji magazynowych, KWPZ (Korekta wydania dla przyjęcia zewnętrznego) dokument w grupie dokumentów magazynowych, niewpływający na stan magazynu, podlegający księgowaniu. Rejestruje zmianę kosztu własnego rozchodu i marży dla towarów wydanych w przypadku korekt zakupu (zmiana ceny, rabatu, wartości). Powstaje automatycznie w momencie zatwierdzenia korekt zakupu/przyjęcia do magazynu z datą otrzymania na dokumencie korekty. KFZAL (Korekta faktury zaliczkowej sprzedaży) definicja dokumentu dotycząca tylko korekt faktur zaliczkowych sprzedaży. Nie wpływa na stan magazynu, odnosi się tylko do płatności z faktury zaliczkowej. Uwaga! KPZ przejmuje wszystkie zasoby z PZ, także te, które nie były korygowane. Oznacza to, że po wystawieniu korekty do PZ wszystkie zasoby utworzone przez ten dokument będą widoczne jako utworzone przez KPZ. Parametry: Sekcja: Korekty faktur archiwalnych Definicje zablokowane (ich wykorzystywanie wymaga usunięcia blokady). Służą do rejestracji zdarzeń handlowych z okresu, w którym użytkownik nie wykorzystywał systemu enova. ZKARCH (Zakup archiwalny) dokument wykorzystywany do rejestracji zakupu archiwalnego w celu dokonania bieżącej korekty. ZKARCH nie wpływa na stan magazynu, płatności i nie jest dostępny w Ewidencji Dokumentów. FVARCH (Archiwalna faktura sprzedaży) - dokument wykorzystywany do rejestracji sprzedaży archiwalnej w celu dokonania bieżącej korekty. FVARCH nie wpływa na stan magazynu, płatności i nie jest dostępna w Ewidencji Dokumentów. Aktywacja korekt archiwalnych Parametr warunkowy TAK/NIE. Domyślna konfiguracja nie udostępnia dokumentów archiwalnych, ograniczając korekty tylko do okresu, w którym firma pracowała na systemie enova. Aktywacja wymaga zmiany parametru. Uwaga! Korekta ZKARCH lub FVARCH zapisując zmiany w stosunku do pozycji dokumentu archiwalnego rejestruje zobowiązanie lub należność. Nie jest dostępna w Ewidencji Dokumentów (to wymaga rekonfiguracji). Ponadto nie tworzy dokumentu magazynowego. Zmiany w stanie magazynu należy dokonać za pomocą dokumentów magazynowych. Magazynowe Grupa dokumentów magazynowych podzielona została na 2 sekcje: Dokumenty magazynowe Inwentaryzacja Strona 179 z 221

180 Sekcja: Dokumenty magazynowe PZ (Przyjęcie zewnętrzne magazynowe) powstaje automatycznie z dokumentu handlowego ZK WZ (Wydanie zewnętrzne magazynowe) - powstaje automatycznie z dokumentów handlowych: FV, FF, PAR PW (Przyjęcie wewnętrzne) dokument liczy wartość pozycji wg ostatniej ceny zakupu/dostawy, RW (Rozchód wewnętrzny) dokument liczy wartość pozycji wg ceny dostawy partii towaru (ceny zakupu), ST (Strata) dokument liczy wartość pozycji wg ceny dostawy partii towaru (ceny zakupu), ND (Nadwyżka) dokument liczy wartość pozycji wg ostatniej ceny zakupu/dostawy, Sekcja: Inwentaryzacja INW (Inwentaryzacja) spis towaru z natury. INW tworzy automatycznie dokumenty INWST i INWND, o ile istnieją rozbieżności w stanie towaru i spisie z natury. INWST (Inwentaryzacja strata) dokument wyprowadza towary z magazynu w ilości różnicy między stanem wg dokumentów a spisem z natury w cenie zakupu INWND (Inwentaryzacja nadwyżka) - dokument wprowadza towary do magazynu w ilości różnicy między spisem z natury a stanem wg dokumentów w tzw. cenie godziwej (w cenie zakupu z ostatnich wydawanych partii albo w cenie przyjęcia, jeśli nie było rozchodów albo w cenie wprowadzonej na dokumencie INW, o ile nie było przyjęć danego towaru lub stan jest zerowy) Parametry: Sekcja inwentaryzacja zwiera też dwa parametry określające metody inwentaryzacyjne dostępne w systemie: Inwentaryzacja wyliczana na podstawie ostatnio zamkniętego okresu magazynowego Inwentaryzacja robiona jest w odniesieniu do stanu magazynu z dnia zamknięcia ostatniego okresu magazynowego. Data dokumentu nie jest istotna w procesie inwentaryzacji, niemniej powinna być późniejsza niż data zamknięcia okresu magazynowego, by dokumenty INWST (inwentaryzacja strata) i INWND (inwentaryzacja nadwyżka) mogły być zarejestrowane w systemie. Przy braku zamkniętego okresu magazynowego dokument INW wygeneruje INWND, wprowadzając cały zarejestrowany na INW towar do magazynu. Przy braku zamkniętego okresu stanem odniesienia dla inwentaryzacji są stany zerowe. Inwentaryzacja wyliczana na podstawie stanu magazynu na koniec dnia inwentaryzacji dla tego ustawienia istotny jest stan z dnia dokumentu INW. Inwentaryzację rozpoczynamy od inicjacji dokumentu INW i ustawienia na nim daty. Dokument dla wprowadzanych pozycji wyświetli stan odniesienia na koniec danego dnia. Zalecane jest zamknięcie okresu magazynowego po wykonaniu tego typu inwentaryzacji. Uwaga! W inwentaryzacji wg pierwszego typu (Inwentaryzacja wyliczana na podstawie ostatnio zamkniętego okresu magazynowego) - problem może stanowić inwentaryzacja na dzień Zamknięcie okresu z tą datą oznacza, że dokumenty INW, INWST, INWND będą mogły powstać i dokonać zmian stanu magazynu dopiero z datą Inwentaryzacja dokonywana jest przez operatora ilościowo. Wartość dokumentów wynika z przyjętej metody obrotu w magazynie. Opakowania Strona 180 z 221

181 Zakładka formularza podzielona jest na dwie sekcje, dokumenty wydania i przyjęcia, oraz dokumenty sprzedaży i zakupu. Sekcja Dokumenty wydania i przyjęcia zawiera grupę dokumentów pozwalającą na rejestrowanie wydań i przyjęć opakowań oraz ich przesunięć pomiędzy magazynami: WO (Wydanie opakowań) powstaje automatycznie podczas wystawiania dokumentu sprzedaży na towary ze zdefiniowanym schematem opakowań, może też być wystawiany ręcznie, ZWO (Zwrot wydania opakowań) - można go stworzyć w relacji do dokumentu WO (w tym również z poziomu dokumentu źródłowego dla WO, np. FV), może też być wystawiany ręcznie. PO (Przyjęcie opakowań) - powstaje automatycznie podczas wystawiania dokumentu zakupu na towary ze zdefiniowanym schematem opakowań, może też być wystawiany ręcznie, ZPO (Zwrot przyjęcia opakowań) - można go stworzyć w relacji do dokumentu PO (w tym również z poziomu dokumentu źródłowego dla PO, np. ZK), może też być wystawiany ręcznie. Uwaga! W systemie nie zdefiniowano korekt do dokumentów WO, PO. Skorygowanie powyższych dokumentów możliwe jest poprzez wystawienie dokumentu przeciwnego, czyli dokumentu zwrotu. Dokumenty przeciwne automatycznie rozliczają się ilościowo. MMWO (Wydanie opakowań MM) rejestruje wydanie opakowań do towarów przesuwanych pomiędzy magazynami dokumentem MM, powstaje automatycznie podczas tworzenia dokumentu MM na towary ze zdefiniowanym schematem opakowań (w relacji do MMW), nie jest wystawiany ręcznie. MMPO (Przyjęcie opakowań MM) rejestruje przyjęcie opakowań do towarów przesuwanych pomiędzy magazynami dokumentem MM, powstaje automatycznie podczas tworzenia dokumentu MM na towary ze zdefiniowanym schematem opakowań (w relacji do MMP), nie jest wystawiany ręcznie. Przesunięcia międzymagazynowe towarów ze zdefiniowanymi schematami opakowań rejestruje się za pomocą dokumentów MM, przy czym powstają automatycznie dokumenty MMWO (w relacji do MMW) i MMPO (w relacji do MMP). Sekcja Dokumenty sprzedaży i zakupu zawiera dokumenty służące do rejestrowania zakupu i sprzedaży nierozliczonych opakowań (niezwróconych w terminie) FVO (Faktura sprzedaży opakowań) dokument służy do fakturowania wydanych i niezwróconych w terminie opakowań, jest wystawiany ręcznie w relacji do WO, jest prezentowany na liście faktur sprzedaży ZKO (Zakup opakowań) służy do rejestrowania zakupu opakowań niezwróconych w terminie, jest wystawiany ręcznie w relacji do PO, jest prezentowany na liście faktur zakupu Do dokumentów FVO i ZKO standardowo nie ma zdefiniowanych korekt. Standardowo dokumenty WO, PO, ZWO, ZPO, FVO, ZKO mają ustawione liczenie VAT metodą od brutto. Przy takim ustawieniu wartość brutto WO i wystawionej z WO faktury FVO będzie taka sama. Przesunięcia magazynowe Formularz podzielono na 3 sekcje: Przesunięcia międzymagazynowe, Korekty i Ustawienia. Sekcja Przesunięcia międzymagazynowe dokumenty: Strona 181 z 221

182 MM (Przesunięcie międzymagazynowe) - dokument posiada odrębną listę i jest dodawany z poziomu tej listy oraz z listy wszystkich dokumentów magazynowych. Rejestruje proces przesunięcia towaru między magazynami, czego efektem jest automatyczne wygenerowanie dwóch dokumentów wpływających na stan magazynu MMW i MMP. MMW (Wydanie przesunięcia) dokument pochodny z MM, powstaje automatycznie, rejestruje i wyprowadza z magazynu pierwotnego towary w cenie zakupionych partii dostaw. MMP (Przyjęcie przesunięcia) dokument pochodny z MM, powstaje automatycznie, rejestruje i wprowadza do magazynu docelowego towary w cenie zakupionych partii dostaw. Wartość netto tego dokumentu powinna być równa wartości netto dokumentu KPLW. Sekcja Korekty dokumenty (są to dokumenty powstające automatycznie w wyniku korekt wartościowych przychodu przesuwanych towarów): KMM (korekta przesunięcia międzymagazynowego) korekta wartościowa do dokumentu MM. Dokument nie podlega ewidencji księgowej. KMMW dokument korygujący wartość wydania przesunięcia międzymagazynowego KMMP dokument korygujący wartość przyjęcia przesunięcia międzymagazynowego Sekcja Ustawienia: Dokumenty MM są korygowane po zmianie wartości przychodu parametr włączony w standardowej konfiguracji. Powoduje automatyczną generację dokumentów KMM, KMMW i KMMP w skutek korekt wartościowych dokumentów przyjęć, jeżeli partie towaru z tych przyjęć podlegały przesunięciu międzymagazynowemu. Dokumenty MM pozostają bez zmian po zmianie wartości przychodu włączenie parametru powoduje brak korekt wartości przyjęcia. Dokumentem korygującym wydanie staje się KWPZ. Sprzedaż Zakładka formularza konfiguracyjnego Sprzedaż gromadzi definicje dokumentów dotyczących sprzedaży oraz definicję dokumentu wydania magazynowego WZ. Sekcja Dokumenty sprzedaży: FV (Faktura sprzedaży) dokument sprzedaży tworzący automatycznie WZ, jego ceną domyślną jest cena Hurtowa, wartość VAT liczona od netto. Podczas wystawiania dokumentu naliczane są kaucje (tworzony jest dokument WO), jeśli sprzedawany towar ma zdefiniowany schemat opakowań. FF (Faktura fiskalizowana) - dokument sprzedaży tworzący automatycznie WZ, jego ceną domyślną jest cena Detaliczna, wartość VAT liczona od brutto. Zatwierdzenie powoduje wydrukowanie paragonu na drukarce fiskalnej. Podczas wystawiania dokumentu naliczane są kaucje jak na FV. PAR (Paragon) dokument sprzedaży tworzący automatycznie WZ, nie wymaga kontrahenta, domyślną jest cena detaliczna brutto, VAT liczony od brutto, zatwierdzenie drukuje paragon z drukarki fiskalnej. Do dokumentu możemy wystawić fakturę FVP. Korekty możliwe tylko poprzez korektę FVP. Podczas wystawiania dokumentu naliczane są kaucje jak na FV. FVP (Faktura do paragonu) dokument jest kopią paragonu, wymaga wprowadzenia kontrahenta, posiada możliwość edycji daty wystawienia RACH (Rachunek) - definicja jest zablokowana, korzystanie z tego dokumentów wymaga zdjęcia blokady. Pozycje liczone w cenach brutto, nie liczy VAT, FZAL (Faktura zaliczkowa) dokument rejestrujący dane przyszłej transakcji, jego wartość może być pomniejszona do wartości zaliczki, VAT płacony tylko od wartości zaliczki. Nie tworzy WZ, posiada możliwość przekształcenia do FV, której wartość będzie stanowiła różnicę między wartością transakcji a wartością zaliczki. Dokument nie jest fiskalizowany. Strona 182 z 221

183 FPRO (Faktura pro forma) dokument pomocniczy dotyczący przyszłej transakcji. Nie jest dostępny w module Ewidencji Dokumentów, nie generuje płatności i nie wpływa na stan magazynu. Sekcja Dokumenty magazynowe: WZ (Wydanie zewnętrzne) - powstaje automatycznie z odpowiednich ww. dokumentów handlowych. W stosunku do nich jest dokumentem podrzędnym, co oznacza, że do niego kopiowane są pozycje (towarowe) dokumentów handlowych. Ceną dla pozycji jest cena z dokumentu handlowego (nadrzędnego). Uwaga! System umożliwia bezpośrednie wystawienie dokumentu WZ. Aby to udostępnić, należy dokonać odpowiedniej rekonfiguracji systemu włączając tzw. odwrócony obieg dokumentów (WZ2>FV2) w sekcji Konfiguracja sprzedaży. Sekcja Konfiguracja sprzedaży: Włączony obieg dokumentów sprzedaży, zaczynający się wydaniem magazynowym WZ2 z możliwością korekty KWZ2, a kończący późniejszym wystawieniem faktury FV2 - Włącza tzw. odwrócony obieg dokumentów sprzedaży (WZ2FV2). Umożliwia bezpośrednie wystawienie dokumentu magazynowego (WZ2) oraz jego skorygowanie za pomocą korekty (KWZ2), a następnie wygenerowanie faktury (FV2) jako dokumentu podrzędnego. UE dokumenty związane z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi Dokumenty podzielone zostały na dwie grupy - związane z nabyciem i dostawą wewnątrzwspólnotową. Opisu obiegu dokumentów w transakcjach WNT i WDT należy szukać w rozdziale Standardowy obieg dokumentów > Obieg dokumentów w transakcjach wewnątrzwspólnotowych) Nabycie wewnątrzwspólnotowe: FIUE (Faktura importowa) odpowiednik dokumentu od kontrahenta, tworzy wobec niego zobowiązanie. Pozycje mają stawkę VAT 0% (dla towarów) lub np. (dla usług). Automatycznie generuje dokument magazynowy. Trafia do ewidencji księgowej ZFIUE, KFIUE (Korekta do FIUE) - rejestruje zobowiązanie/należność z tytułu korekty. Automatycznie generuje korektę dokumentu magazynowego. Trafia do ewidencji księgowej ZFIUE, FN (Faktura nabycia) dokument powstaje z FIUE, umownie wprowadza towar w polską strefę gospodarczą, nie podlega księgowaniu. Dokument posiada możliwość rejestracji kosztów dodatkowych transakcji (na zakładce UE) tworząc wartość statystyczną, fakturową i magazynową. Liczy VAT w stawce 0%, jest podstawą do generowania deklaracji INTRASTAT, automatycznie generuje dokument DWNnz, co jest jego główną funkcją. PZN (Przyjęcie magazynowe dla nabycia) wprowadza towar do magazynu w wartości magazynowej powstałej z wartości pozycji dokumentu FIUE powiększonych o koszty dodatkowe rozrzucone proporcjonalnie do wartości pozycji. Powstaje automatycznie z FIUE. KPZN (Korekta do PZN) jest generowana automatycznie z dokumentem KFIUE. DWNnz (Dokument wewnętrzny nabycia VAT należny) nalicza VAT należny z transakcji wewnątrzwspólnotowej w oparciu o wartość statystyczną. Powstaje z FN. DWNnc (Dokument wewnętrzny nabycia VAT naliczony) - nalicza VAT naliczony z transakcji wewnątrzwspólnotowej w oparciu o wartość statystyczną. Powstaje z DWNnz. Dostawa wewnątrzwspólnotowa: Strona 183 z 221

184 FD (Faktura dostawy) faktura sprzedaży do krajów UE, rejestruje towary z 0% stawką VAT. Jest podstawą do generowania deklaracji INTRASTAT, automatycznie tworzy WZD. WZD (Wydanie zewnętrzne dla dostawy) wyprowadza towary z magazynu w transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Powstaje automatycznie z FD (jest dokumentem podrzędnym), Umowy Sekcja Definiowanie umów: UC Umowa usługi cyklicznej na podstawie tego dokumentu realizowane jest fakturowanie umów cyklicznych (np. opłaty czynszowe, opłaty za dostęp do Internetu i inne usługi) AC Aneks usługi cyklicznej do każdej umowy może być zawarty aneks, którego celem jest zmiana ilości lub rodzaju usługi.. UD Umowa dostawy na podstawie tego dokumentu realizowane jest fakturowanie umów dostaw (np. dostawy wody na podstawie wskazań licznika) AD Aneks dostawy do każdej umowy może być zawarty aneks, którego celem jest zmiana ilości, rodzaju usługi, czy urządzenia. ZJ Zlecenie jednorazowe służy do zarejestrowania umowy jednorazowej. Sekcja Ogólne: Fakturowanie umów cyklicznych parametr włącza mechanizm rejestrowania umów cyklicznych i wystawiania na ich podstawie faktur Fakturowanie umów dostaw parametr włącza mechanizm rejestrowania umów dostaw i wystawiania faktur na ich podstawie. Zakupy Na zakładce umieszczono 2 parametry decydujące o obiegu dokumentów i zgromadzono definicje 4 dokumentów: Sekcja Definicja standardowych dokumentów: ZK (Zakup) rejestruje zakup z płatnością w PLN i automatycznie tworzy PZ (dokument nadrzędny w stosunku do PZ). Podczas wystawiania dokumentu naliczane są kaucje (powstaje dokument PO), jeśli występujący na nim towar ma zdefiniowany schemat opakowań. ZKOO rejestruje zakup w procedurze odwrotnego obciążenia. Dokument nie liczy VAT, w jego pozycjach ustawiana jest stawka VAT (kreska). ZZAL (Zakupowa faktura zaliczkowa) rejestruje własną zaliczkę do transakcji zakupu. PZ (Przyjęcie zewnętrzne) wprowadza towar do magazynu, jest automatycznie tworzony przez ZK (dok. podrzędny w stosunku do ZK). Uwaga! System umożliwia bezpośrednie wystawienie dokumentu PZ. Aby to umożliwić, należy dokonać odpowiedniej rekonfiguracji systemu włączając tzw. odwrócony obieg dokumentów (PZ2ZK2) w sekcji Kierunek tworzenia dokumentów. Sekcja Kierunek tworzenia dokumentów: Strona 184 z 221

185 Włączony obieg dokumentów zakupu zaczynający się przyjęciem magazynowym PZ2 z możliwością korekty KPZ2, a kończący późniejszym wystawieniem faktury ZK2 - Włącza tzw. odwrócony obieg dokumentów zakupu (PZ2ZK2). Umożliwia bezpośrednie wystawienie dokumentu magazynowego (PZ2) oraz jego skorygowanie za pomocą korekty (KPZ2), a następnie wygenerowanie faktury (ZK2) jako dokumentu podrzędnego. Zamówienia i oferty W tej części formularza zgromadzono definicje sześciu dokumentów w trzech grupach: Zamówienia: ZD (Zamówienie do dostawcy) rejestracja wpływa na stan zamówień na liście stanu magazynu jako suma ZD i ZO ZO (Zamówienie od odbiorcy) rejestracja wpływa na stan zamówień na liście stanu magazynu jako suma ZD i ZO Oferty: OO (Oferta dla odbiorcy) dokument jest rejestracją propozycji dla odbiorcy, nie wpływa na listę stan magazynu, ani na stan zamówień, ani na zasoby w magazynie OD (Oferta od dostawcy) dokument jest rejestracją propozycji od dostawcy, nie wpływa na listę stan magazynu, ani na stan zamówień, ani na zasoby w magazynie Zapytania: ZOO (Zapytanie ofertowe od odbiorcy) dokument jest rejestracją zapytanie od odbiorcy, nie ma cen ani wartości, może nie mieć pozycji, a jedynie opis, nie wpływa na listę stan magazynu, ani na stan zamówień, ani na zasoby w magazynie ZOD (Zapytanie ofertowe do dostawcy) dokument jest rejestracją zapytanie do dostawcy, nie ma cen ani wartości, może nie mieć pozycji, a jedynie opis, nie wpływa na listę stan magazynu, ani na stan zamówień, ani na zasoby w magazynie Strona 185 z 221

186 Zakładka Zamówienia oferty Zachowanie (relacje) powyższych dokumentów zostało opisane w rozdziale Obieg dokumentów. O sposobie działania (rezerwowania towaru) decyduje wybór parametru w sekcji Konfiguracja zamówień od odbiorców (parametry dotyczą standardowych definicji zamówień, nie ofert/zapytań): Zamówienia rezerwują towar poprzez pobranie zasobów i pomniejszenie stanu magazynu tzw. zamówienia z obrotami, działają podobnie jak dokument WZ, tworzą obrót w magazynie i w ten sposób rezerwują towar. Standardowo nie można wprowadzić pozycji bez pokrycia magazynowego (możliwe po zmianie na definicji magazynu parametru Rezerwacje poniżej stanu. Nie mylić z dopuszczanymi Stanami ujemnymi) Zamówienia nie rezerwują towaru powoduje uwzględnienie zamówienia w kolumnie Stan zamówień na liście stanu magazynu, zamówienia nie rezerwują towaru i nie wpływają na stan magazynu Strona 186 z 221

187 Zamówienia rezerwują towar ilościowo, bez pobierania zasobów tzw. zamówienia algorytmiczne, w tym przypadku aktualny stan dostępnego do sprzedaży towaru jest wyliczany specjalnym algorytmem. System blokuje wydanie w ten sposób zarezerwowanego towaru innym dokumentem rozchodowym, pod warunkiem włączenia odpowiedniego parametru na definicji tego dokumentu rozchodowego (parametr Weryfikuj ilość dostępną patrz: Pozostałe Parametry formularza definicji dokumentu, Zakładka formularza definicji dokumentu). Nie ma tu faktycznej rezerwacji pobierającej towar z magazynu (obrotu), tak jak ma to miejsce na dokumencie WZ i analogicznie przy pierwszym typie zamówień (zamówienia z obrotami, z rezerwacją). W tym przypadku można edytować zamówione pozycje podbierając zamówiony towar z rezerwacji (pozostaje informacja jaka ilość towaru została zamówiona, ale można edytować ilość faktycznie rezerwowanych towarów) Parametr dodatkowy: Zamówienia ze wskazaniem do zasobów dzięki temu ustawieniu możliwe jest dokonanie rezerwacji do zasobów magazynowych lub zamówionych u dostawcy. Zamówienie ze wskazaniem do dostawy oczekuje na dostawę i pobiera z niej towar w trakcie przekształcania do dokumentu sprzedaży. Priorytety zamówień algorytmicznych: Lista priorytetów uwzględnianych w wyliczaniu ilości dostępnej przy zastosowaniu zamówień rezerwujących towar ilościowo. Ilość dostępna dla danego zamówienia to stan magazynu pomniejszony o wszystkie rezerwacje zamówień o wyższym priorytecie oraz rezerwacje wcześniejszych zamówień o tym samym priorytecie. Pozostałe parametry standardowej konfiguracji Deklaracja Intrastat Uwaga! Parametry deklaracji Intrastat należy ustawić przed rozpoczęciem pracy z systemem. Jest to spowodowane weryfikacją dokumentów do deklaracji Intrastat w chwili ich tworzenia. Dysponujemy trzema ustawieniami dla deklaracji przywozowych i wywozowych: Nie sporządzać Uproszczona Pełna ustawienie domyślne Drukarka fiskalna Podłączenie drukarki fiskalnej wymaga ustawienia odpowiednich parametrów w konfiguracji systemu. Strona 187 z 221

188 Zakładka Drukarka fiskalna okna konfiguracji Sekcja Drukarka fiskalna Protokół rozwijalne menu pozwalające na wybór protokołu, w którym enova będzie się komunikowała z drukarką fiskalną. Dostępne są następujące protokoły: ELZAB (nowy protokół) ELZAB FP600 lub Omega EMAR DUO EMAR DUO Pro INNOVA NOVITUS POSNET POSNET DF301 POSNET Thermal Strona 188 z 221

189 Port komunikacyjny pozwala na określenie, do którego portu jest podłączona drukarka fiskalna. Znajdź drukarkę przycisk uruchamiający automatyczne szukanie podłączonej drukarki. Test drukarki przycisk uruchamiający test połączenia z drukarką. Drukarka podłączona przez port USB parametr wymagany przy podłączaniu większości drukarek do komputera przez port USB. Podczas pracy przez Terminal Services używaj sterownika TSFP parametr używany przy pracy w środowisku usług terminalowych. Dotyczy przypadku, gdy drukarka jest podłączona do lokalnego komputera użytkownika pracującego przy użyciu usług terminalowych (np. pulpitu zdalnego) na aplikacji zainstalowanej na serwerze. W takim przypadku włączenie użycia sterowników TSFP powoduje znaczne przyspieszenie komunikacji serwera z lokalną drukarką. W przypadku pracy w trybie terminalowym, system enova wspiera wyłącznie drukarki zgodne z protokołem POSNET. Sterowniki TSFP są dedykowane dla systemów 32-bitowych, przy pracy terminalowej na takich systemach należy w konfiguracji włączyć obsługę TSFP. W przypadku 64-bitowych systemów operacyjnych należy tę obsługę wyłączyć. Obecnie zalecanym modelem obsługi drukarek fiskalnych w pracy terminalowej jest rozwiązanie oparte o Soneta Server i enova365 Helper (patrz poniżej). Sekcja Ustawienia serwera fiskalnego do pracy terminalowej Włączony włącza obsługę drukarki fiskalnej poprzez Soneta Server i enova365 Helper. Dotyczy pracy z enova w trybie terminalowym. Szczegóły tego rozwiązania opisano o osobnym dokumencie dostępnym na stronie w Strefie Partnera. IP adres IP Soneta Server, localhost w przypadku, gdy enova i Soneta Server pracują na tym samym komputerze. Port numer portu Soneta Server, przez który następuje komunikacja. Sekcja Konfiguracja Drukuj paragony również wtedy, gdy drukarka pracuje w trybie szkoleniowym parametr pozwalający na pracę mającą na celu szkolenie użytkowników i testowanie współpracy urządzenia z systemem przed jego fiskalizacją. Pozwala na drukowanie paragonów również wtedy, gdy drukarka pracuje w trybie szkoleniowym (niefiskalnym). Symbol drukarki fiskalnej symbol, wg którego zafiskalizowane dokumenty będą grupowane w raporcie fiskalnym w ewidencji dokumentów. Zapisywany w dokumencie. Zaleca się, aby symbol drukarki miał trzy znaki, aby były to cyfry i drukowane litery (np. A01). Zezwalaj na fiskalizację sprzedaży w stawce NP/Brak jako sprzedaży w stawce ZW po włączeniu tego parametru, gdy na pozycji dokumentu fiskalizowanego znajdzie się towar ze stawką NP lub (brak), zostanie ona zafiskalizowana ze stawką ZW. Sekcja Wygląd paragonu Ilość pierwszych znaków nazwy towaru wysyłana do drukarki fiskalnej decyduje ile znaków z nazwy towaru jest wysyłane na drukarkę fiskalną. Różne drukarki drukują różną ilość znaków na paragonach. Nazwa towaru na paragonie wg cechy pole, w którym wybieramy cechę, której wartość słownikowa przypisana do kartoteki towarowej będzie drukowana zamiast nazwy towaru na paragonie. Jeżeli wartość cechy na kartotece towaru nie będzie wybrana, na paragonie zostanie wydrukowana nazwa towaru z kartoteki. Dodawaj wartość stawki podatku VAT do nazwy towaru pole decydujące o tym, czy stawka VAT będzie dodana do nazwy towaru na wydruku paragonu. Drukuj cenę przed rabatem i rabat pozycji po włączeniu parametru na paragonie będzie drukowana cena przed rabatem i rabat kwotowy (jako liczba ujemna). Jeśli parametr jest wyłączony, na paragonie drukowana jest wyłącznie cena końcowa (po rabacie). Strona 189 z 221

190 Drukuj symbol jednostki miary na paragonie ilość będzie drukowana z symbolem jednostki miary. Drukuj sposób zapłaty w podsumowaniu paragonu w zależności od typu drukarki i protokołu komunikacyjnego istnieje możliwość drukowania sposobu zapłaty na paragonie. Drukuj numer dokumentu z systemu enova w zależności od modelu drukarki fiskalnej i protokołu ją obsługującego istnieje możliwość, aby numer dokumentu z systemu enova był drukowany na paragonie. Dodatkowy tekst drukowany w stopce paragonu w zależności o modelu drukarki i protokołu komunikacyjnego, który ją obsługuje, istnieje możliwość drukowania dowolnego tekstu na paragonie fiskalnym. Cecha tworząca tekst drukowany w stopce tekst drukowany w stopce paragonu może być tworzony dynamicznie za pomocą cechy algorytmicznej zdefiniowanej do dokumentu handlowego. Sekcja Parametry dla drukarek POSNET i zgodnych Minimalna ilość znaków w nazwie towaru parametr określający minimalną liczbę znaków w nazwie towaru. Krótsze nazwy będą uzupełnione spacjami podczas wysyłania ich do drukarki Minimalna ilość znaków w ilości towaru - określenie minimalnej ilości znaków określającej ilość towaru. Niektóre drukarki Posnet wymagają wysłania ilości w postaci złożonej z ciągu znaków nie mniejszej od założonej. Określenie tej liczby spowoduje uzupełnianie danych spacjami podczas wysyłania ich do drukarki. Uwaga! Ustawienia dotyczące drukarki fiskalnej zapisywane są lokalnie w pliku xml, nie w bazie danych i dotyczą stanowiska oraz operatora. Na każdym stanowisku może więc pracować inna drukarka. Dla prawidłowego działania drukarki fiskalnej NOVITUS należy w konfiguracji urządzenia wprowadzić następujące ustawienia: Menu Ustawienia -> Menu Konfiguracja -> Menu Komunikacja -> Menu Protokół komunikacyjny należy wybrać: protokół POSNET Menu Ustawienia -> Menu Konfiguracja -> Menu Zgodność -> Menu Źródło linii dodatkowych należy wybrać: STOPKA Menu Ustawienia -> Menu Konfiguracja -> Menu Zgodność -> Menu Linia nr systemowego paragonu należy wybrać: Pierwsza W przypadku drukarek Elzab współpracujących z komputerami pod kontrolą systemu MS Windows w wersji 64-bitowej system enova należy uruchamiać przy pomocy pliku SonetaExplorer32.exe Formularze Towar zakładka enovanet. Pozwala na zdefiniowanie, które pola karty towaru i w jakim układzie mają być wyświetlane w enovanet CRM Zamówienia na zakładce Dodatkowe karty towaru. Towar zakładka użytkownika. Pozwala na zdefiniowanie wyglądu pierwszej zakładki okna karty towaru. Jednostki Strona 190 z 221

191 W standardowej konfiguracji system umożliwia korzystanie z jednej ze zdefiniowanych jednostek, można jednak dodać dowolną ilość swoich własnych jednostek wraz z przelicznikami. Dodatkowo można ustalać indywidualne przeliczniki na poszczególnych kartach towarowych. Poniżej lista standardowo zdefiniowanych jednostek: szt. (sztuka) precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku), podstawowa jednostka ilości, para (para) - precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku), podstawowa jednostka ilości, t (tona) precyzja 3 (3 miejsca po przecinku), jednostka masy, posiada przeliczniki do innych jednostek wagowych, kg (kilogram) - precyzja 3 (3 miejsca po przecinku), posiada przeliczniki do innych jednostek wagowych, dkg (dekagram) - precyzja 1 (1 miejsce po przecinku), posiada przeliczniki do innych jednostek wagowych, gr (Gram) - precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku), posiada przeliczniki do innych jednostek wagowych, dzien (dzień) - precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku), jednostka czasu, godz (godzina) precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku), jednostka czasu, kpl (komplet) - precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku), l (litr) - precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku), posiada przeliczniki do innych jednostek objętości, m (metr) - precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku), jednostka długości, m2 (metr kwadratowy) - precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku), jednostka powierzchni, m3 (metr sześcienny) - precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku), posiada przeliczniki do innych jednostek objętości, mies (miesiąc) - precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku), jednostka czasu, opak (opakowanie) - precyzja 0 (nie posiada miejsc po przecinku). Kolektory danych Zakładka Kolektory danych okna konfiguracji Strona 191 z 221

192 Sekcja Kolektory danych: Włącz obsługę kolektorów danych ustawienie SKK powoduje włączenie obsługi kolektorów (Denso) dystrybuowanych przez Firmę SKK. Sekcja Import: Katalog, w którym znajdują się dane z kolektora należy wskazać katalog dla danych odczytanych z kolektora. Katalog - archiwum danych z kolektora do tego katalogu będą przenoszone pliki po imporcie. Powinien być różny od pozostałych zdefiniowanych katalogów. Sekcja Eksport: Katalog, w którym znajdują się dane dla kolektora należy wskazać katalog danych dla kolektora. Limit kredytowy Zakładka zawiera zestaw parametrów ogólnych służących do konfigurowania kontroli limitów kredytowych i należności przeterminowanych. Poza ustawieniami ogólnymi system pozwala na ustawienie parametrów szczegółowych w definicjach dokumentów. Parametry: Zakładka Limit kredytowy okna konfiguracji Sekcja Kontrola limitu i należności przeterminowanych: Strona 192 z 221

193 Podczas zatwierdzania dokumentów handlowych kontroluj przekroczenie limitu kredytowego ustawienie na TAK powoduje ustawienie odpowiednich parametrów definicji dokumentów sprzedaży tworzących płatności. Tym samym zostaje włączona kontrola limitu podczas ich wystawiania. Podczas zatwierdzania dokumentów handlowych kontroluj wartość należności przeterminowanych ustawienie na TAK powoduje, że podczas wystawiania dokumentów działać będzie kontrola należności przeterminowanych według ustawienia dozwolonej kwoty w karcie kontrahenta lub w konfiguracji ogólnej Zawsze dopuszczaj - parametr określa kwotę należności przeterminowanych, która jest zawsze dozwolona, niezależnie od ustawień szczegółowych w kartach kontrahentów (dozwolona jest zawsze większa z tych kwot) Sekcja Obliczanie zadłużenia: Ustawienie parametrów tej sekcji decyduje o tym, co będzie uwzględniane w obliczaniu kwoty należności do porównania z limitem. Jeśli zestaw tych parametrów okaże się niewystarczający, w polu Własny algorytm obliczania zadłużenia można wpisać kod wyliczający tę wartość. Wzorzec takiego kodu jest generowany po włączeniu parametru. Magazyny System enova po założeniu bazy danych oferuje dostęp do jednego magazynu o nazwie Firma. Ustawienia parametrów pracy tego magazynu są następujące: Definicja magazynu Strona 193 z 221

194 Parametry: Algorytm obrotów: domyślnie FIFO pierwsze przyszło, pierwsze wyszło. Szczegółowy opis parametru w sekcji Konfiguracja modułu enova Handel / Ustalanie metody obrotu towarowego w magazynie. Połącz rozchody tylko z wcześniejszymi przychodami - domyślnie włączony. Stany ujemne: domyślnie Zabraniaj brak zezwolenia na sprzedaż poniżej stanu. Towar musi być w magazynie by mógł być sprzedany. Nie zaleca się zmiany tego parametru. Modyfikacja dopuszczalna jest jedynie w wyjątkowych sytuacjach. Zastosowanie tego rozwiązania wiąże się z istotnymi konsekwencjami. Najważniejsza to konieczność wprowadzenia dostawy rozchodowanego na minus towaru z datą powstania rozchodu lub wcześniejszą. Kolejne, to niemożność wystawienia korekty do FV, która wygenerowała stany ujemne oraz niemożność zamknięcia okresu magazynowego. Utrzymywanie na stałe ujemnych stanów magazynowych jest niezgodne z konfiguracją i producent oprogramowania nie ponosi odpowiedzialności za błędy, które mogą powstać w konsekwencji takiego postępowania. Marża ujemna: domyślnie Ostrzegaj jeśli towar jest sprzedawany poniżej ceny zakupu - system umożliwia sprzedaż wyświetlając uprzednio ostrzegawczy komunikat. Rezerwacje poniżej stanu: domyślnie Zabraniaj w przypadku korzystania z zamówień z obrotami dzięki zmianie tego parametru będzie można wprowadzić na dokument zamówienia pozycję bez pokrycia magazynowego (Nie mylić z dopuszczanymi stanami ujemnymi). Oddział firmy po włączeniu obsługi firm wielooddziałowych w konfiguracji modułu Handel (zakładka Ogólne) i uzupełnieniu listy oddziałów (Narzędzia, Opcje, Firma, Oddziały firmy) można wskazać, do którego oddziału będzie przypisany dany magazyn. Filtr towaru: w celu przypisania danych towarów (grupy towarowej) do magazynu można wpisać wyrażenie filtrujące Uwzględnij w generatorze zamówień: domyślnie włączony. Parametr decyduje, czy podczas użycia Generatora zamówień dany magazyn będzie brany pod uwagę. Okres dostępności magazynu: domyślnie Wszystko. Można wybrać zakres dat tworzący okres, w którym nie będzie można wykonywać operacji w tym magazynie. Płatności Formularz zawiera ustawienia określające domyślną tabelę kursową oraz ewidencję bankową i kasową. Pozwala aktywować funkcje związane z limitami kredytowymi. Strona 194 z 221

195 Parametry: Zakładka Płatności w sekcji Handel okna konfiguracji Sekcja Płatności: Domyślna tabela kursowa w standardzie tabela średnich kursów NBP Sekcja Domyślne ewidencje : Kasa gotówkowa główna, domyślna ewidencja dla wpłat/wypłat gotówkowych dla firmy Rachunek bankowy główna, domyślna ewidencja bankowa dla wpłat/wypłat odroczonych dla firmy Zmiany wymagają uprzedniego zarejestrowania innych ewidencji. Sekcja Zatwierdzanie dokumentów: Włącz funkcjonalność zatwierdzania dokumentów w wielu kasach - włącza mechanizm rozliczeń umożliwiający rejestrowanie zapłaty w wielu walutach i do różnych ewidencji. System rozdziela poszczególne płatności wg waluty, ewidencji oraz sposobu zapłaty. Przykładowo, jeśli będą dwie płatności do tej samej ewidencji i z tym samym sposobem zapłaty, to zostaną one zsumowane. Sprawdzarka cen Sekcja pozwalająca na konfigurację sprawdzarki cen współpracującej z enova. Obecnie dostosowano system do współpracy wyłączne ze sprawdzarkami Elzab LL/LW/LF. Towary Strona 195 z 221

196 Zakładka Towary w sekcji Handel okna konfiguracji Sekcja Kody towarów nadawane automatycznie: Kod nadawany podczas zapisu transakcyjność zapisów w bazach typu SQL powoduje, że dane wprowadzane są do bazy dopiero przy zatwierdzaniu (lub zapisywaniu) formularza i wtedy nadawany jest kod dla danego obiektu. Kod niedostępny do edycji włączenie parametru powoduje zablokowanie możliwości edycji kodu na karcie towarowej. W przypadku tworzenia nowych kart towarowych kod zostaje nadany automatycznie (autonumerowanie). Kod kreskowy na podstawie kodu towaru po włączeniu parametru dodawany będzie nowy zapis o typie Alfanumeryczny, do pomocniczej tabeli z kodami kreskowymi, dzięki czemu możliwe będzie wyszukiwanie towaru po takim kodzie. Ilość znaków kodu towaru parametr o wartości 5 pozwoli zarejestrować kart towarowych w oparciu o automatyczną numerację. Strona 196 z 221

197 Uwaga! Producent umożliwił zmianę momentu nadawania kodu dla towarów, ale odradza zmianę tego parametru. Zmiana spowoduje nadawanie kodu w chwili wywołania formularza, ale może powodować problemy z jego zatwierdzeniem. Parametr o wartości 5, jako ilość znaków kodu towaru, może być niewystarczający przy wyższej ilości towarów w magazynie niż , jeśli użytkownik, ze względu na swoją specyfikę pracy, rejestruje nowe karty towarowe dla poszczególnych partii dostaw. Sekcja Domyślne wartości nadawane nowo dodawanym towarom: Typ kartoteki - domyślnie podpowiadany typ kartoteki przy zakładaniu nowej karty towarowej Jednostka miary domyślnie podpowiadana jednostka przy zakładaniu nowej karty towarowej Standardowy narzut i marża ceny towaru parametry mają wartość 0% przy zakładaniu bazy danych. Mają charakter pomocniczy przy ustalaniu cen Hurtowej i Detalicznej. W oparciu o wartość narzutu wyliczana jest automatycznie cena Hurtowa (liczona od stu, czyli jako narzut), a w oparciu o wartość marży wyliczana jest automatycznie cena Detaliczna (liczona w stu, czyli jako marża). Pomocniczy charakter parametrów oznacza, że są one propozycją i podlegają edycji na kartach towarowych, co umożliwia indywidualizację wartości parametru dla każdego towaru. Stawka VAT sprzedaży - domyślnie podpowiadana wartość przy zakładaniu nowej karty towarowej Stawka VAT zakupu - domyślnie podpowiadana wartość przy zakładaniu nowej karty towarowej Sekcja Weryfikacja powtórzeń: nazwy parametr umożliwia włączenie/wyłączenie ostrzeżenia przy dodawaniu nowego towaru, gdy wprowadzana nazwa już istnieje kodu EAN - do wyboru możliwe są trzy wartości, w zależności od wyboru, przy próbie wpisania kodu EAN identycznego jak na innej kartotece system zachowa się w następujący sposób: Brak - nie jest wyświetlany żaden komunikat Ostrzeżenie - jest wyświetlane "żółte" ostrzeżenie, można zaakceptować taki kod Zakaz - jest wyświetlany komunikat o błędzie i nie można zapisać kartoteki towaru numeru katalogowego - parametr umożliwia włączenie/wyłączenie ostrzeżenia przy dodawaniu nowego towaru, gdy wprowadzany numer katalogowy już istnieje Sekcja Zakres kodów EAN: Początek zakresu numerów EAN początkowa wartość graniczna zakresu kodów dla generatora kodów EAN. Uwaga. Ze względu na brak możliwości wprowadzenia ograniczenia ilości wprowadzanych w konfiguracji znaków należy zwracać szczególną uwagę na poprawność wprowadzanego zakresu. Nie należy kasować zawartości pól zakresu w konfiguracji, gdyż są one niezbędne do wygenerowania kodu. Koniec zakresu numerów EAN końcowa wartość graniczna zakresu kodów dla generatora kodów EAN. Sekcja Kody wagowe GTIN-13 (GS1): Stosowanie kodów GTIN-13 parametr włącza obsługę kodów GS1 (GTIN-13), kody te służą do jednoczesnego wyboru towaru z odczytem ilości/ceny za pomocą czytnika kodów kreskowych. Na kartotekach towarowych, na zakładce 'Jednostki i kody' wprowadzono pole dla pierwszych 6 lub 7 znaków kodu GTIN-13 (dla 7 nie może być włączona weryfikacja pierwszej sumy kontrolnej) Strona 197 z 221

198 Sprawdzanie pierwszej sumy kontrolnej GTIN-13 na 7 znaku - parametr włącza weryfikację pierwszej sumy kontrolnej na siódmym znaku kodu GTIN-13. Sekcja Opakowania kaucjonowane: Obsługa opakowań i kaucji parametr włączający obsługę opakowań kaucjonowanych Automatyczne rozliczanie wydań i przyjęć opakowań parametr umożliwia włączenie mechanizmu, który automatycznie tworzy relacje pomiędzy dokumentami wydań i przyjęć opakowań podczas ręcznego wystawiania takich dokumentów Stawka VAT kaucji domyślna stawka VAT dla opakowań kaucjonowanych Domyślny okres rozliczeń opakowań w dniach - domyślny okres po którym wydania opakowań będą fakturowane Urządzenie Na tej zakładce można definiować listę urządzeń służących do odczytu wskazań, wykorzystywanych w umowach dostaw. Sekcja Ogólne: W tej sekcji określa się symbol oraz nazwę Urządzenia, można również zablokować urządzenie za pomocą parametru Blokada Przycisk Definicja Formularza umożliwia dostosowanie wyglądu formularza Urządzenia do własnych potrzeb poprzez dodanie lub usunięcie różnych pól. Ustawienia operatora Definicja formularza urządzenia Strona 198 z 221

199 Zakładka Ustawienia operatora sekcji Handel okna konfiguracji Zakładka ustawienia operatora zawiera zestaw parametrów dla danego operatora: Domyślny magazyn wskazany w tym polu magazyn będzie standardowym magazynem wyświetlanym na listach Maksymalny procent rabatu udzielany przez operatora, zero oznacza brak ograniczenia określa, jaki maksymalny rabat może zastosować operator. Ograniczenie nie działa dla rabatów indywidualnych kontrahentów. W przypadku wybrania kontrahenta, który ma zdefiniowany rabat wyższy od wskazanego, będzie miał zastosowanie rabat indywidualny kontrahenta Domyślny okres dla list domyślne ustawienie filtrowania okresów na listach dokumentów i obrotów w module Handel dla danego operatora. Ręczna zmiana okresu w filtrze na liście zostanie zapamiętana w danej sesji, będzie miała priorytet nad ustawieniem operatora z konfiguracji Indywidualne zapamiętywanie filtrów na listach dokumentów w module Handel włączenie parametru powoduje niezależne zapamiętywanie ustawień filtrów na listach w module Handel dla danego Operatora. Zapamiętywanie działa w obrębie danej sesji, do momentu zamknięcia programu Indywidualne ustawienia filtrów pamiętane są po zamknięciu programu parametr umożliwiający trwałe zapisywanie indywidualnych ustawień filtrów na listach w module Handel dla danego operatora. Cechy Cechy mechanizm obejmujący cały system w wersji wyższej niż srebrna - definiowalne przez użytkownika/integratora pola, w których użytkownik zapisuje dodatkowe informacje. Dane te mogą być wykorzystane nie tylko do opisu właściwości obiektów, do których są przyłączone, ale do sortowania danych i raportowania wg nich. Na tej zakładce wymienione są nazwy obiektów (są zarazem listami cech do tych obiektów), dla których najczęściej definiowane są cechy w module Handel. Znalazły się tu listy cech do: Towarów Dokumentów Pozycji dokumentów Magazynów Definicji dokumentów Strona 199 z 221

200 Definiowanie cech w pełnym zakresie dostępne jest o oknie konfiguracji na zakładce Systemowe\Definicje cech. W standardowej konfiguracji nie zdefiniowano żadnych cech. Uwaga! Korzystanie z cech wymaga posiadania przynajmniej licencji złotej i ich zdefiniowania w konfiguracji. Wydruki Strona 200 z 221

201 Dołączanie nowego wydruku System enova wyposażony jest w standardowy zestaw wydruków i raportów. Można jednak przyłączyć do listy lub formularza nowy wydruk własny lub ukryty (Patrz: rozdział: Ukryte wydruki) Przedstawiony poniżej przykład przypięcia nowego wydruku będzie dotyczył sytuacji, w której występują standardowe ustawienia dotyczące zapisu wzorców wydruków. Domyślne ustawienie to zapis wzorca wydruku do bazy danych (Opcje Systemowe Ustawienia, włączony parametr Ustawienia przechowywane w bazie danych). Opis przypięcia nowego wydruku zostanie zademonstrowany na przykładzie ukrytego wydruku kwitu KP, który można dołączyć do dokumentu handlowego np. faktury FV, aby wydrukować kwit KP, gdy jest ona płacona gotówką. W celu przypięcia nowego wydruku otwieramy dowolny formularz (istniejący lub nowy), z poziomu którego będzie dokonywany wydruk (w tym wypadku jest to formularz faktury sprzedaży FV) i rozwijamy menu przy ikonie drukarki, klikając w mały, czarny trójkącik oraz wybieramy opcję Ustawienia raportów. Opcja Ustawienia raportów w menu wydruków Wybranie powyższej opcji otworzy okno Konfiguracja raportów, na którym korzystamy z klawisza Dodaj nowy i z lokalnego menu wybieramy Wzorzec wydruku, otwierający formularz definiowania wydruku. Strona 201 z 221

202 Dodawanie wydruku Po wykonaniu powyższej operacji otworzy się okno Definicja raportu. W polu Nazwa wpisujemy nazwę wydruku/raportu, pod którą operator będzie mógł dany raport odszukać (rozpoznać), a następnie odszukujemy wzorzec nowego wydruku poprzez kliknięcie klawisza Odczytaj z pliku. Dalsze postępowanie jest typowe dla czynności wyszukiwania i otwierania/zapisywania plików w systemie Windows. Strona 202 z 221

203 Okno definicji raportu (wydruku) Wybrany wzorzec wydruku znajduje się w katalogu C:\Program Files\Soneta\enova 10.?.???? \Aspx\handel i ma nazwę KPKW do dokumentu handlowego z nr faktury.aspx. Okno wyboru wzorca pliku wydruku Po wyborze wzorca wcześniej otwarte okna zamykamy klawiszem OK., potwierdzając w ten sposób wykonane poprzednie czynności i określając położenie wydruku względem innych wydruków. W ostatnim oknie określamy kto będzie miał prawo korzystać z wydruku poprzez zaznaczenie właściwej pozycji. Strona 203 z 221

204 Łączenie wydruków Poniżej opisano sposób uzyskiwania wielu różnych wydruków inicjowanych wywołaniem jednego wydruku. Opis przeznaczony jest dla osób wdrażających system. Łączenie wydruków polega na tym, że po zakończeniu wydruku głównego automatycznie uruchamiany jest kolejny wydruk. Przykładowo, po wydrukowaniu faktury można automatycznie wygenerować wydruk dokumentu wpłaty, albo wydruk WZ. Nie wymaga to od operatora wywoływania kilku różnych wydruków. Podstawowym warunkiem uzyskania tej funkcjonalności jest przyłączenie nowego wydruku (może to być standardowy wydruk enova, ale przyłączony do listy wydruków jako nowy). Dodawanie wydruku połączonego Aby dodać wydruk połączony, należy: Uruchomić Ustawienia raportów Na raporcie, który będzie raportem głównym (czyli tym, który uruchamia użytkownik) wybrać Konfiguruj, a następnie Dodatkowe ustawienia. W okienku Kolejne raporty wskazać (poprzez użycie przycisku Wybierz raport) jaki wzorzec ma być uruchomiony jako kolejny po wydrukowaniu raportu głównego. Przykładowo do wydruku faktur, chcemy dodać automatycznie drukowanie dowodu wpłaty. Wydruk Kasa/dowody wpłaty poziomo.aspx należy w tym celu zaimportować do bazy wydruków w enova i w konfiguracji wzorca wydruku dokumentu sprzedaży, wskazać ten raport jako raport powiązany. W ten sposób można z jednym wydrukiem głównym powiązać wiele wydruków połączonych (każdy kolejny wzorzec umieszczony w nowej linii). Przekazywanie parametrów do wydruku W opisanym przypadku sytuacja jest dość prosta. Wydruk Dowody wpłaty poziomo.aspx jest wydrukiem dostępnym z formularza faktury sprzedaży jest więc dostosowany do działania w kontekście faktury. Wcześniejszy zabieg z dodaniem wydruku powiązanego spowoduje jedynie automatyczne wywołanie kolejnego wydruku. Często jednak będziemy mieć do czynienia z przypadkiem, gdy do wydruku powiązanego trzeba przekazać informację, że jest on wywołany właśnie jako wydruk powiązany (a nie jako wydruk główny), żeby w kodzie wydruku odpowiednio oprogramować ten przypadek. W takim wypadku na końcu nazwy wzorca możemy dopisać pytajnik oraz nazwę i wartość parametru: Nazwa_wzorca.aspx nazwa_parametru=wartość W kodzie wydruku będzie można odwołać się wówczas do tego parametru poprzez: Request.QueryString.Get("nazwa_parametru") Wydruk faktury z WZ-ką Rozważmy przypadek wydruku faktury razem z WZ. Oba dokumenty (faktura sprzedaży i WZ) są obiektami klasy DokumentHandlowy. Gdybyśmy do wzorca wydruku faktury podpięli po prostu jako kolejny wydruk wzorzec magazyn.aspx, wówczas program wydrukowałby jako drugi wydruk fakturę wg wzorca WZ. Strona 204 z 221

205 Oczywiście nie o to nam chodzi my jako kolejny wydruk chcemy wydrukować powiązany dokument magazynowy (lub kilka dokumentów magazynowych bo przecież faktura może być związana z kilkoma WZ-kami). W związku z tym konieczna jest modyfikacja wzorca magazyn.aspx w taki sposób, żeby drukowany w kontekście faktury, zamiast bieżącego obiektu klasy DokumentHandlowy, wydrukował powiązane dokumenty magazynowe. Po pierwsze wykorzystamy możliwość przekazania parametru do wydruku żeby można było w kodzie wydruku warunkowo oprogramować przypadki: gdy jest to wydruk WZ robiony z formularza WZ gdy jest to wydruk związanych WZ-ek, robiony w kontekście faktury Do tego celu zostanie stworzony nowy wzorzec magazyn z fa.aspx i zostanie podłączony jako wydruk powiązany z parametrem wywolanie=fv: Handel/magazyn z fa.aspx?wywolanie=fv W kodzie wydruku badamy wartość parametru i zależnie od niego inaczej podstawiamy dane do Datarepeater-a: if (Request.QueryString.Get("wywolanie") == "fv") { // Tu musimy oprogramować podstawienie do DataRepeatera // listy powiązanych WZ-ek } else { // Tu standardowo podstawiamy dokument przekazany // w kontekście przez klasę parametrów DataRepeater1.DataSource = (IEnumerable)Parametry; } Dzięki temu będziemy mogli używać tego samego wzorca do drukowania WZ zarówno jako samodzielnego dokumentu (tzn. z formularza WZ), jak i jako dokumentu powiązanego z fakturą. Powyższy przykład ma na celu zobrazowanie wykorzystania parametrów przekazywanych do wydruków powiązanych. Ten konkretny problem (wydruk WZ do faktury) można by rozwiązać w inny sposób np. badając Kategorię bieżącego dokumentu handlowego: if (Parametry.Dokument.Kategoria == KategoriaHandlowa.Sprzedaż) { // Tu musimy oprogramować podstawienie do DataRepeatera // listy powiązanych WZ-ek } else { // Tu standardowo podstawiamy dokument przekazany // w kontekście przez klasę parametrów DataRepeater1.DataSource = (IEnumerable)Parametry; } Strona 205 z 221

206 Wydruki dostępne w module Handel Działanie filtrów przy drukowaniu list Prawie każdy wydruk listy może zostać sparametryzowany za pomocą ustawień filtra. Dzięki temu uzyskujemy raport tylko dla interesujących nas pozycji. Parametry filtrujące mogą być ustawiane wprost na liście lub w oknie parametrów wydruku. Parametry filtrowania wykorzystywane w module Handel: Cena filtr aktywny na liście Cennik kontrahenta, umożliwia wygenerowanie cennika wg zadeklarowanej ceny; Definicja zawęża listę wg wybranej definicji dokumentu; Dostawca wyświetla raport dla towarów, które na karcie towaru na zakładce Zamówienia mają wprowadzonego wskazanego dostawcę; Duplikaty - ukrywa/wyświetla dokumenty mające w definicji nadany status duplikatu (np. FV wystawiona do paragonu); Filtr wykorzystywany podczas tworzenia raportu Cennik kontrahenta, dodatkowo parametryzuje wydruk (Indywidualne ceny/bez indywidualnych cen/indywidualne rabaty/bez indywidualnych rabatów); Kontrahent ogranicza listę do dokumentów dla danego kontrahenta; Magazyn raport dla wskazanego magazynu; Na dzień pozwala wykonać raport na wskazany dzień; brak filtra (puste pole) wyświetla stan zgodny z historią transakcji; Niezerowe pozwala wyfiltrować pozycje, na których była sprzedaż; Okres pozwala ustalić zakres dat dla raportu; Okres mag. filtr aktywny dla bazy, w której dokonywane są operacje zamknięcia okresu magazynowego; Potwierdzenie filtr uwzględniający parametr z dokumentu oferty/zamówienia (potwierdzony/niepotwierdzony, zaakceptowany/niezaakceptowany); Pozycje - umożliwia wyświetlenie listy z dokumentami zawierającymi pozycje wskazanego typu (towary, usługi, tylko towary, tylko usługi lub dowolne); Relacje - pozwala zawęzić listę do dokumentów będących w relacji ze wskazanym innym dokumentem; Rodzaj VAT - filtruje listę pod kątem rodzaju VAT nadanego dla kontrahenta na dokumencie (krajowy, unijny itp.); Seria filtr dla dokumentów, które w numeracji zawierają wybraną serię; Stan stan dokumentu handlowego (bufor, zatwierdzony, anulowany); Stan mag. ogranicza raport do pozycji wg określonego stanu magazynowego (Dowolny, Dodatni, Dodatni i usługi, Zerowy, Nie zerowy, Ujemny); Typ filtr związany z parametrem na karcie pozycji (Towary, Usługi, Produkty, Towary UE); Wg filtr dla ofert/zamówień grupujący dokumenty wg daty lub wg terminu; pozwala również wyfiltrować dokumenty przeterminowane; Zakres związany z wartością parametru blokada na karcie towaru (aktywny/zablokowany); Wydruki list Strona 206 z 221

207 Poniżej przedstawiono zestawienie wydruków dostępnych z poziomu list modułu Handel z podziałem na poszczególne listy. Oferty do odbiorcy Dokumenty ofert Dokumenty z pozycjami Dokumenty wg dni Dokumenty wg serii Dokumenty wg towarów Podsumowanie dokumentów Podejrzane dokumenty Brakujące numery Dokument Dokument (txt) Dokument z rabatem Dokument z rabatem (txt) Zapotrzebowanie i koszt kompletacji wg dok. Zrzut formularza Oferty od dostawcy Dokumenty ofert Dokumenty z pozycjami Dokumenty wg dni Dokumenty wg serii Dokumenty wg towarów Podsumowanie dokumentów Podejrzane dokumenty Podejrzane numery Dokument Dokument (txt) Zrzut formularza Zamówienia od odbiorcy Dokumenty zamówień Zamówione towary Dokumenty z pozycjami Dokumenty wg dni Dokumenty wg serii Dokumenty wg towarów Podsumowanie dokumentów Podejrzane dokumenty Brakujące numery Dokument Strona 207 z 221

208 Dokument (txt) Dokument z rabatem Dokument z rabatem (txt) Zapotrzebowanie i koszt kompletacji wg dok. Zrzut formularza Zamówienia do dostawcy Dokumenty zamówień Zamówione towary Dokumenty z pozycjami Dokumenty wg dni Dokumenty wg serii Dokumenty wg towarów Podsumowanie dokumentów Podejrzane dokumenty Brakujące numery Dokument Dokument (txt) Zrzut formularza Faktury sprzedaży Dokumenty sprzedaży Rozliczenie płatności Raport sprzedaży wg kontrahentów Raport sprzedaży wg kontrahentów (cechy) Raport sprzedaży wg towarów i usług Raport sprzedaży wg kontrahentów i towarów Raport sprzedaży wg kontrahentów i towarów (cechy) Raport sprzedaży wg towarów i kontrahentów Raport porównawczy wg cech kontrahentów Raport porównawczy wg cech towarów Raport sprzedaży wg lokalizacji (cechy) Raport porównawczy wg kontrahentów Raport sprzedaży wg odbiorców i lokalizacji Raport porównawczy wg towarów Raport sprzedaży wg doku netów i magazynów Raport sprzedaży wg definicji dokumentów sprzedaży Raport sprzedaży wg kontrahentów i towarów plus-minus Dokumenty wg dni Dokumenty wg serii Dokumenty wg towarów Rozliczenie kosztów zakupu RKZ Raport marży szczegóły Strona 208 z 221

209 Raport marży wg kontrahentów Podsumowanie marży Raport marży wg towarów Raport kosztu i marży (SQL) Dokumenty z pozycjami Podsumowanie dokumentów Podejrzane dokumenty Brakujące numery Dokument sprzedaży Dokument sprzedaży z kodami kreskowymi Dokument sprzedaży PLN Dokument sprzedaży (txt) Dokument sprzedaży PLN (txt) Zwrot podatku dla podróżnych (Tax Free) Dokument sprzedaży English Dowody wpłaty (pionowo) Dowody wpłaty (poziomo) Faktury zakupu Dokumenty zakupu Rozliczenie dokumentów zakupu Raport marży zakupu szczegóły Raport marży zakupu wg kontrahentów Raport zakupów wg kontrahentów Raport zakupów wg kontrahentów (cechy) Raport zakupów wg kontrahentów i towarów Raport zakupów wg kontrahentów i towarów (cechy) Dokumenty wg dni Dokumenty wg serii Dokumenty wg towarów Raport kosztu i marży (SQL) Dokumenty z pozycjami Podsumowanie dokumentów Podejrzane dokumenty Brakujące numery Dokument zakupu Dokument zakupu (txt) Dokumenty i zestawienie VAT zakupu Zestawienie VAT zakupu wg stawek Zestawienie VAT zakupu wg typów Zrzut formularza Faktury wewnętrzne Strona 209 z 221

210 Dokumenty z pozycjami Dokumenty wg dni Dokumenty wg serii Dokumenty wg towarów Podsumowanie dokumentów Podejrzane dokumenty Brakujące numery Dokument wewnętrzny Faktura Faktura (txt) Dokument wewnętrzny (txt) Zrzut formularza Magazyn Dokumenty razem Wszystkie dokumenty Towary niezinwentaryzowane Dokumenty magazynowe Liczba dokumentów dla operatora Dokumenty z pozycjami Dokumenty wg dni Dokumenty wg serii Dokumenty wg towarów Podsumowanie dokumentów Podejrzane dokumenty Brakujące numery Dokument magazynowy Dokument magazynowy (txt) Dokument wewnętrzny Przyjęcie magazynowe Dokument magazynowy z kodami kreskowymi Przyjęcie magazynowe (txt) Dokument wewnętrzny (txt) Dokument magazynowy ilościowy Dokument magazynowy ilościowy (txt) Specyfikacja Transportowa Specyfikacja Transportowa tekst Dokument z rozliczeniem przychodu Dokument z ceną sprzedaży Przyjęcia magazynowe Przyjęcia magazynowe Przyjęcia zewnętrzne niezafakturowane Raport przyjęć wg kontrahentów Strona 210 z 221

211 Raport przyjęć wg kontrahentów (cechy) Raport przyjęć wg kontrahentów i towarów Raport przyjęć wg kontrahentów i towarów (cechy) Dokumenty wg dni Dokumenty wg serii Dokumenty wg towarów Dokumenty z pozycjami Podsumowanie dokumentów Podejrzane dokumenty Brakujące numery Dokument magazynowy Dokument magazynowy (txt) Dokument magazynowy z kodami kreskowymi Dokument magazynowy ilościowy Dokument magazynowy ilościowy (txt) Specyfikacja Transportowa Specyfikacja Transportowa - Tekst Dokument z ceną sprzedaży Zrzut formularza Wydania magazynowe Wydania magazynowe Dokumenty wg dni Dokumenty wg serii Dokumenty wg towarów Raport wydań wg odbiorców Raport wydań wg odbiorców i towarów Raport wydań wg kontrahentów Raport wydań wg kontrahentów (cechy) Raport wydań wg kontrahentów i towarów Raport wydań wg kontrahentów i towarów (cechy) Wydania zewnętrzne niezafakturowane Specyfikacja transportowa zbiorcza Dokumenty z pozycjami Podsumowanie dokumentów Podejrzane dokumenty Brakujące numery Dokument magazynowy Dokument magazynowy (txt) Dokument magazynowy z kodami kreskowymi Dokument magazynowy ilościowy Dokument magazynowy ilościowy (txt) Specyfikacja Transportowa Specyfikacja Transportowa - Tekst Strona 211 z 221

212 Dokument z rozliczeniem przychodu Dokument z ceną sprzedaży Zrzut formularza Przesunięcia międzymagazynowe Przesunięcia magazynowe Dokumenty z pozycjami Weryfikacja MM Podejrzane dokumenty Brakujące numery Dokumenty wg dni Dokumenty wg serii Dokumenty wg towarów Podsumowanie dokumentów Dokument magazynowy Dokument magazynowy (txt) Dokument magazynowy z kodami kreskowymi Dokument magazynowy ilościowy Dokument magazynowy ilościowy (txt) Specyfikacja Transportowa Specyfikacja Transportowa - Tekst Dokument z rozliczeniem przychodu Dokument z ceną sprzedaży Zrzut formularz Przyjęcia opakowań Dokumenty z pozycjami Dokumenty wg dni Dokumenty wg serii Dokumenty wg towarów Podsumowanie dokumentów Podejrzane dokumenty Brakujące numery Dokumenty wg dni Zrzut formularza Wydania opakowań Dokumenty z pozycjami Dokumenty wg dni Dokumenty wg serii Dokumenty wg towarów Podsumowanie dokumentów Podejrzane dokumenty Strona 212 z 221

213 Brakujące numery Dokumenty wg dni Zrzut formularza Opakowania razem Przesunięcia magazynowe Dokumenty z pozycjami Weryfikacja MM Podejrzane dokumenty Brakujące numery Dokumenty wg dni Inwentaryzacje Towary niezinwentaryzowane Inwentaryzacje Dokumenty z pozycjami Dokumenty wg dni Dokumenty wg serii Dokumenty wg towarów Podsumowanie dokumentów Podejrzane dokumenty Brakujące numery Inwentaryzacja (zagregowana) Inwentaryzacja Zmiany inwentaryzacji Arkusz inwentaryzacyjny Brak pokrycia strat inwentaryzacyjnych Zrzut formularza Kompletacje Dokumenty kompletacji Dokumenty z pozycjami Dokumenty wg dni Dokumenty wg serii Dokumenty wg towarów Podsumowanie dokumentów Podejrzane dokumenty Brakujące numery Dokument magazynowy Dokument magazynowy (txt) Dokument magazynowy z kodami kreskowymi Dokument magazynowy ilościowy Dokument magazynowy ilościowy (txt) Strona 213 z 221

214 Specyfikacja Transportowa Specyfikacja Transportowa Tekst Dokument z ceną sprzedaży Zapotrzebowanie i koszt kompletacji. Wewnętrzne Dokumenty wewnętrzne Dokumenty z pozycjami Dokumenty wg dni Dokumenty wg serii Dokumenty wg towarów Podsumowanie dokumentów Podejrzane dokumenty Brakujące numery Dokument magazynowy Dokument magazynowy (txt) Dokument magazynowy z kodami kreskowymi Dokument magazynowy ilościowy Dokument magazynowy ilościowy (txt) Specyfikacja Transportowa Specyfikacja Transportowa (txt) Dokument z rozliczeniem przychodu Dokument z ceną sprzedaży Zrzut formularza Sprzedaż wg towarów Sprzedaż-zakup wg towarów Sprzedaż-zakup wg towarów szczegóły Zrzut formularza Towary i usługi Cennik Cennik (txt) Towary z błędem PTU Podkładka inwentaryzacyjna Spis z natury arkusz inw Raport rotacji Stany minimalne Źródłowe dokumenty zasobów magazynowych Zrzut formularza Stany magazynowe Stany magazynowe Strona 214 z 221

215 Stany magazynowe (txt) Stany magazynowe szczegóły Stany magazynowe ujemne Stany magazynowe - ilościowo Stany magazynowe - wartościowo Stany wszystkich magazynów Stany magazynowe wg magazynów Podsumowanie stanów Wiekowanie Towarów (90, 180, 365, >365) Wiekowanie Towarów w magazynach (90, 180, 365, >365) Wiekowanie Towarów (7, 15, 30, >30) Wiekowanie Towarów w magazynach (7, 15, 30, >30) Spis z natury Spis z natury szczegóły Raport rotacji Źródłowe dokumenty zasobów magazynowych Zrzut formularza Obroty wg towarów Obroty wg towarów Marża wg towarów Marża wg towarów szczegóły Obroty towarów wg dokumentów Obroty wg kontrahentów szczegóły Raport rotacji Zrzut formularza Obroty wg kontrahentów Obroty wg kontrahentów Obory kontrahentów wg dokumentów Zrzut formularza Obroty wg dokumentów Obroty wg dokumentów Obroty wg dokumentów zmiana stanu Obroty w magazynach wg dokumentów Obroty definicji dokumentów wg dokumentów Obroty wg pozycji Dokumenty nierozliczone stany ujemne Obroty wg rozchodów szczegóły Obroty wg dni Obroty wg ewidencji księgowej Podsumowanie obrotów Strona 215 z 221

216 Dokumenty wg usług Dokumenty wg dni Dokumenty wg serii Dokumenty wg towarów Dokumenty z pozycjami Podejrzane dokumenty Brakujące numery Podsumowanie obrotów wg definicji dok. rozchod. Dokumenty z pozycjami Podejrzane dokumenty Brakujące numery Zrzut formularza Okresy magazynowe Zrzut formularza Cennik kontrahenta Cennik kontrahenta Indywidualny cennik kontrahenta Cennik kontrahenta tekst Ceny indywidualne Cennik grupowy Zrzut formularza Wydruki dokumentów Poniżej przedstawiono zestawienie wydruków dokumentów występujących w module Handel. Zapytanie ofertowe od odbiorcy Dokument ZOO Oferta do odbiorcy Dokument OO Dokument OO (txt) Dokument OO z rabatem Dokument OO z rabatem (txt) Zrzut formularza Zamówienie od odbiorcy Dokument ZO Dokument ZO (txt) Dokument ZO z rabatem Strona 216 z 221

217 Dokument ZO z rabatem (txt) Zapotrzebowanie i koszt kompletacji wg dok. Zrzut formularza Zapytanie ofertowe do dostawcy Dokument ZOD Oferta od dostawcy Dokument OD Dokument OD (txt) Dokument OD z rabatem Dokument OD z rabatem (txt) Zrzut formularza Zamówienie do dostawcy Dokument ZD Dokument ZD (txt) Zrzut formularza Faktura zakupu Dokument zakupu Dokument zakupu (txt) Dokumenty i zestawienie VAT zakupu Zestawienie VAT zakupu wg stawek Zestawienie VAT zakupu wg typów Zrzut formularza Faktura sprzedaży Dokument sprzedaży Dokument sprzedaży z kodami kresowymi Dokument sprzedaży PLN Dokument sprzedaży (txt) Dokument sprzedaży PLN (txt) Zwrot podatku dla podróżnych (Tax Free) Dokument sprzedaży English Dowody wpłaty (pionowo) Dowody wpłaty (poziomo) Zrzut formularza Faktura wewnętrzna Dokument wewnętrzny Strona 217 z 221

218 Wydanie magazynowe Dokument magazynowy Dokument magazynowy (txt) Dokument magazynowy z kodami kreskowymi Dokument magazynowy ilościowy Dokument magazynowy ilościowy (txt) Specyfikacja Transportowa Specyfikacja Transportowa (txt) Dokument z rozliczeniem przychodu Dokument z ceną sprzedaży Przyjęcie magazynowe Dokument magazynowy Dokument magazynowy (txt) Dokument magazynowy z kodami kreskowymi Dokument magazynowy ilościowy Dokument magazynowy ilościowy (txt) Specyfikacja Transportowa Specyfikacja Transportowa - Tekst Dokument z rozliczeniem przychodu Dokument z ceną sprzedaży Przesunięcie międzymagazynowe Dokument magazynowy Dokument magazynowy (txt) Dokument magazynowy z kodami kreskowymi Dokument magazynowy ilościowy Dokument magazynowy ilościowy (txt) Specyfikacja Transportowa Specyfikacja Transportowa - Tekst Dokument z rozliczeniem przychodu Dokument z ceną sprzedaży Zrzut formularza Dokument wewnętrzny Dokument z rozliczeniem przychodu Dokument magazynowy Dokument magazynowy ilościowy Dokument z ceną sprzedaży Inwentaryzacja Inwentaryzacja (zagregowana) Strona 218 z 221

219 Inwentaryzacja Zmiany inwentaryzacji Arkusz inwentaryzacyjny Brak pokrycia strat inwentaryzacyjnych Zrzut formularza Kompletacja Dokument magazynowy Dokument magazynowy (txt) Dokument magazynowy z kodami kreskowymi Dokument magazynowy ilościowy Dokument magazynowy ilościowy (txt) Specyfikacja Transportowa Specyfikacja Transportowa - Tekst Dokument z ceną sprzedaży Zapotrzebowanie i koszt kompletacji Zrzut formularza Przyjęcie opakowań Dokument magazynowy kaucji Zrzut formularza Wydanie opakowań Dokument magazynowy kaucji Zrzut formularza Zwrot wydania opakowań Dokument magazynowy kaucji Zrzut formularza Zwrot przyjęcia opakowań Dokument magazynowy kaucji Zrzut formularza Wydruki ukryte System enova zawiera wydruki, które nie są standardowo dołączone do list lub formularzy. Zamiarem producenta jest nieumieszczanie w standardzie elementów, z których korzysta wąskie grono użytkowników, stąd decyzja o ukryciu niektórych wydruków. Poniżej wymieniono tego typu wydruki i określono ich lokalizację. Mechanizm przypinania tych wydruków jest standardowy i został opisany w rozdziale: wego wydruku. Faktura z pozycjami zagregowanymi Strona 219 z 221

220 Jeśli na formularzu faktury występują pozycje o tym samym kodzie, nazwie i cenie to możliwe jest wydrukowanie faktury ze zagregowaniem tych pozycji do jednego zapisu. Plik wydruku umieszczono w katalogu instalacyjnym systemu enova w podkatalogu ASPX Handel pod nazwą Sprzedaż wg cen. Aby korzystać z tego wydruku należy go przyłączyć do dokumentu, którego pozycje na wydruku chcemy agregować, jak i do korekty tego dokumentu. Przyłączanie wydruków opisano w rozdziale Dołączanie nowego wydruku. Uwaga! O ile użyto wydruku agregującego pozycje, konieczne jest jego przypięcie także do dokumentu korekty. Kwit KP do faktury płatnej gotówką Plik wydruku umieszczono w katalogu ASPX Handel pod nazwą KPKW do dokumentu handlowego z nr faktury.aspx. Faktura RR Plik wydruku umieszczono w katalogu ASPX Handel pod nazwą Faktura RR.aspx. Wydruk wymaga dedykowanej definicji dokumentu na liście faktur zakupowych. Strona 220 z 221

221 last-page Pomoc techniczna , techniczne@enova.pl Pomoc Handel , handel@enova.pl Pomoc Księgowość , ksiegowosc@enova.pl Pomoc Kadry i płace , place@enova.pl Pomoc CRM , crm@enova.pl Pomoc Workflow , workflow@enova.pl Soneta Sp.z o.o. ul. Wadowicka 8A, Kraków, tel./fax , info@enova.pl,