Polityka bezpieczeństwa ochrony danych osobowych. Głogowskie Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie

Transkrypt

1 Polityka bezpieczeństwa ochrony danych osobowych Głogowskie Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie

2 Podstawa prawna: 1. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 1997, Nr 133, poz. 883 z późn. zm.). 2. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004, Nr 100,poz. 1024). 1 Tworzy się Politykę bezpieczeństwa ochrony danych osobowych celem zabezpieczania w sposób fizyczny dostępu do informacji będących w posiadaniu pracowników Głogowskiego Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie oraz polegających na zwiększeniu świadomości pracowników o wartości posiadanych i przetwarzanych danych osobowych. 2 Wykaz pomieszczeń w Głogowskim Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie, w których przetwarza się dane osobowe W budynku Głogowskiego Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie mieszczącego się przy ul. Piaskowa Głogów znajdują się następujące pomieszczenia w których przetwarza się dane osobowe pracowników oraz uczniów: 1. Pokój Księgowość znajdujący się na parterze budynku, 2. Pokój nauczycielski znajdujący się na parterze budynku, 3. Pokój Biblioteka znajdujący się na parterze budynku, 4. Pokój Wicedyrektor Wojciech Nowak i Wicedyrektor Adam Bogusz znajdujący się na pierwszym piętrze budynku, 5. Pokój Dział kadr znajdujący się na pierwszym piętrze budynku, 6. Pokój Sekretariat znajdujący się na pierwszym piętrze budynku, 7. Pokój Dyrektor Adam Stępniak znajdujący się na pierwszym piętrze. 3 Wykaz zbiorów danych osobowych oraz programów komputerowych stosowanych do przetwarzania tych danych w Głogowskim Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie oraz opis struktury zbioru i zawartości W Głogowskim Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie znajdują się następujące zbiory danych przetwarzane przez pracowników administracji oraz nauczycieli:

3 Zbiór nr 1 Księga druków ścisłego zarachowania. Zbiór nr 2 Akta osobowe pracowników. Zbiór nr 3 Ewidencja zwolnień lekarskich pracowników. Zbiór nr 4 Księga zastępstw nauczycieli. Zbiór nr 5 - Protokoły Rady Pedagogicznej. Zbiór nr 6 Ewidencja urlopów pracowników niepedagogicznych. Zbiór nr 7 - Ewidencja osób korzystających z księgozbioru bibliotecznego. Zbiór nr 8 Ewidencja legitymacji pracowniczych. Zbiór nr 9 Ewidencja legitymacji ubezpieczeniowych Zbiór nr 10 Ewidencja wydawanej pracownikom odzieży ochronnej. Zbiór nr 11 - Rejestr delegacji służbowych. Zbiór nr 12 Ewidencja osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych osobowych. Zbiór nr 13 - Ewidencja osób korzystających ze świadczeń Funduszu Socjalnego. Zbiór nr 14 - Listy płac pracowników. Zbiór nr 15 - Księga ewidencji uczniów. Zbiór nr 16 - Dzienniki lekcyjne i pozalekcyjne. Zbiór nr 17 Rejestr pedagoga szkolnego. Zbiór nr 18 - Arkusze ocen wszystkich uczniów. Zbiór nr 19 - Protokoły egzaminów klasyfikacyjnych i poprawkowych. Zbiór nr 20 - Ewidencja wydanych legitymacji szkolnych. Zbiór nr 21 Ewidencja wydanych świadectw ukończenia szkoły. Zbiór nr 22 - Ewidencja duplikatów świadectw ukończenia szkoły. Zbiór nr 23 Ewidencja uczniów i nauczycieli zbiór elektroniczny. Zbiór nr 24 Rejestr wypadków uczniów. Zbiór nr 25 - Zbiór upoważnień. Zbiór nr 26 - Archiwum ( akta osobowe pracowników, listy płac, księgi arkuszy ocen, dzienniki lekcyjne). Zbiór nr 27 - Arkusz organizacji roku szkolnego. Zbiór nr 28 - Akta osobowe pracowników rejestr elektroniczny. Zbiór nr 29 - Ewidencja umów z kontrahentami. Poszczególne stanowiska pracowników administracyjnych są wyposażone w programy komputerowe służące do przetwarzania danych osobowych firmy Vulcan 1) Stanowisko Kadr Głogowskiego Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie przetwarza dane osobowe wykorzystując program Vulcan- Kadry. Program ten zawiera wszystkie dane osobowe pracowników Głogowskiego Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie. Stanowią one odzwierciedlenie pracowniczych akt osobowych prowadzone w formie elektronicznej. Zawierają one: - Wszystkie dane personalne pracowników - Wszelkie dane kadrowe wynikające ze stosunku pracy Ponadto na stanowisku tym wykorzystuje się pragramy: Program E-PFRON który zawiera informacje o osobach niepełnosprawnych pracujących w Głogowskim Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie. Program SIO, który zawiera informacje dotyczące nauczycieli, ich kwalifikacji oraz wynagrodzeń. 2) Stanowisko Płac Głogowskiego Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie wyposażone jest w następujące programy:

4 Vulcan-Płace, w którym przetwarza się wszelkie dane dotyczące wynagrodzeń za płacę pracowników oraz wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych, Płatnik, w którym dokonuje się przetwarzania danych dotyczących składek pracowniczych przekazywanych do ZUS, 3) Stanowisko Głównego Księgowego wyposażone jest w program: Vulcan-Finanse, który zawiera następujące bazy danych: Główną bazę danych, która zawiera definicje struktury kont, wykaz kont przeciwstawnych, wykaz placówek, parametry pracy programu, definicję kont sprzedaży i zakupów, definicję automatów księgowych. Baza danych kontrahentów Baza danych pracowników Baza rejestrów księgowych 4) Stanowiska pracowników w Księgowości wyposażone są w programy: Vulcan- Intendentura, który przetwarza wszelkie dane dotyczące magazynu placówki, Vulcan- Inwentarz, który przetwarza dane dotyczące majątku placówki. 5) Stanowisko wicedyrektora wyposażone jest w program Vulcan- Organizacja, który przetwarza wszystkie dane dotyczące organizacji pracy placówki, 6) Stanowisko pracownika biblioteki wyposażone jest w program Biblioteka stanowiący część programu Inwentarz, w którym umieszczane i przetwarzane są dane uczniów oraz pracowników szkoły niezbędne do udostępniania księgozbioru stanowiącego własność Głogowskiego Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie. Sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami 4 1) W Głogowskim Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie we wszystkich programach komputerowych przepływ informacji pomiędzy zbiorem danych a systemem informatycznym jest dwukierunkowy (do odczytu i do zapisu). 2) Następuje przesyłanie danych za pomocą teletransmisji przy wykorzystaniu funkcji eksport/import danych w obrębie następujących programów: Vulcan Płatnik

5 Głogowskie Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie posiada połączenie sieciowe pomiędzy komputerami znajdującymi się w Księgowości oraz w Kadrach. Wszelkie informacje, jakie są pozyskiwane bądź tworzone przez poszczególnych pracowników administracji są udostępniane w sposób pisemny bądź w sposób ustny na wyraźne polecenie dyrektora szkoły danych, bądź na prośbę osób zainteresowanych za wyraźną zgodą dyrektora szkoły zgodnie z zasadami uregulowanymi Ustawą o ochronie danych osobowych Dz. U. 1997, Nr 133 poz. 883 tekst jednolity). 5 Środki techniczne i organizacyjne niezbędnych dla zapewnienia poufności, bezpieczeństwa, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych Wszystkie komputery zawierające zbiory danych w Głogowskim Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie zaopatrzone są w indywidualne licencjonowane programy do przetwarzania danych oraz programy antywirusowe, które gwarantują bezpieczeństwo danych znajdujące się na dyskach twardych komputerów przed dostępem do nich osób nieupoważnionych. Ponadto centralny komputer chroniony jest dodatkowo przed swobodnym przepływem informacji z zewnątrz (poprzez internet). Celem takiego działania jest zabezpieczenie baz danych przed zniszczeniem, skopiowaniem i przekazem ich do wiadomości osób nieupoważnionych. Bazy danych znajdujące się w pokoju Dział Kadr tj: dane personalne znajdujące się w teczkach osobowych pracowników umieszczone są w szafie zamykanej na klucz, który znajduje się w posiadaniu Specjalisty ds. kadr i administracji. Zapasowy klucz zdeponowany jest w Sekretariacie. Bazy dotyczące spraw księgowych i płacowych znajdują się w specjalnie opisanych segregatorach umieszczonych w szafach zamykanych na klucz, które zdeponowane są w Dziale Księgowości. Dostęp do danych na papierze ma dyrektor szkoły oraz pracownicy: Główny Księgowy Specjalista ds. płac Specjalista ds. kadr i administracji Specjalista ds. administracyjno- finansowych Wicedyrektor Nauczyciele.

6 Pracownicy ci w sposób pisemny obowiązani są do zachowania tajemnicy i ochrony danych osobowych. W Głogowskim Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie jest opracowany wewnętrzny system kontroli danych. Każdorazowe przekazywanie danych personalnych i ich przetwarzanie podlega kontroli przez Głównego Księgowego głogowskiego Centrum Edukacji Zawodowej w Głogowie w ten sposób dane zastrzeżone czy dane poufne nie mogą trafić do odbiorcy nieupoważnionego.... podpis dyrektora szkoły