Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej, podpisanego dnia 19 czerwca 2009r.

Transkrypt

1 Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie ( ) , , Fax. RIO Adres, ul. Koszykowa 6a, Warszawa Wydz. Kontroli ( ) , , Fax. RIO RIO-II-0913/237 /2009 Warszawa, dn r. Pan Jan Grabiec Starosta Powiatu Legionowskiego ul. gen. Władysława Sikorskiego Nr Legionowo Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej, podpisanego dnia 19 czerwca 2009r. Wystąpienie pokontrolne Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. Nr 55, poz. 577 z 2001r.) i Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. Nr 167, poz. 1747) przeprowadzona została w dniach od 09 kwietnia do 18 czerwca 2009 roku kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrolą objęto okres od dnia do dnia r., zgodnie z programem kontroli. Kontrola wykazała nieprawidłowości i niedociągnięcia, dlatego w celu ich wyeliminowania w przyszłości, na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy wnioskuję co następuje: I. Ustalenia ogólno - organizacyjne 1. Stwierdzono: Starosta Powiatu Legionowskiego w okresie od dnia 24 lutego 2005r. do 31 grudnia 2008r. nie wydał zarządzenia w sprawie organizacji i trybu kontroli wewnętrznej, którego obligatoryjny obowiązek wynikał z zapisu 47 Regulaminu Organizacyjnego

2 Starostwa Powiatowego w Legionowie, przyjętego Uchwałą Nr 176/XXVII/2005 Rady Powiatu w Legionowie z dnia 24 lutego 2005r. - (str. 6 i 7 protokołu kontroli). W przyszłości bezwzględnie przestrzegać zapisów zawartych w uchwałach Rady Powiatu, zgodnie z którymi cyt.: wykonanie uchwały powierza się Staroście Legionowskiemu. II. Księgowość i sprawozdawczość budŝetowa 2. Stwierdzono: drukom ścisłego zarachowania pn. dowód wpłaty kasa przyjmie (KP) oraz dowód wypłaty kasa wypłaci (KW) kolejne numery ewidencyjne nadawane są przez kasjera w momencie ich wykorzystywania, zaś ich ewidencja w Księdze Druków Ścisłego Zarachowania dokonywana jest z pominięciem numeracji poszczególnych jednostkowych druków stanowiących integralną część całego bloczku KP i KW - (str. 10, 11 i 12 protokołu kontroli). Przestrzegać zapisów zawartych w 3 Zarządzenia Nr 17/99 Starosty Legionowskiego z dnia 27 lipca 1999r., zgodnie z którym dokładna ewidencja i kontrola obrotu drukami ścisłego zarachowania polega na: oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię. Ponadto oznaczenie druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadanych przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się w poniŝszy sposób: a) kaŝdy egzemplarz druku oznaczyć zastrzeŝoną do tego celu pieczątką według wzoru DRUK ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA (nazwa jednostki), b) kaŝdy egzemplarz naleŝy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym, c) obok numeru druku ścisłego zarachowania odpowiedzialny za ewidencję druków pracownik stawia swój podpis. III. Wykonanie budŝetu W zakresie dochodów budŝetowych 3. Stwierdzono: dochody z tytułu opłaty komunikacyjnej klasyfikowane były w dziale 750 Administracja Publiczna, rozdz Starostwa powiatowe, wpływy za wydane licencje i wypisy z licencji klasyfikowane były w 0420 Wpływy z opłaty komunikacyjnej, opłata za wydanie decyzji o nr 159/08 za zajęcie pasa drogowego zaklasyfikowana została w 0420 Wpływy z opłaty komunikacyjnej - (str. 32 i 36 protokołu kontroli). Przestrzegać zapisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2006r. Nr 107, poz. 726 ze zm.), zgodnie z którym: dochody z tytułu opłaty komunikacyjnej klasyfikować w dziale 756 Dochody od osób prawnych, od osób fizycznych i od innych jednostek nieposiadających osobowości prawnej oraz wydatki związane z ich poborem, rozdz

3 Wpływy z innych opłat stanowiących dochody jednostek samorządu terytorialnego na podstawie ustaw, wpływy za wydane licencje i wypisy z licencji klasyfikować w 0590 Wpływy z opłat za koncesje i licencje, wpływy z opłat z tytułu zajęcia pasa drogowego klasyfikować w 0490 Wpływy z innych lokalnych opłat pobieranych przez jednostki samorządu terytorialnego na podstawie odrębnych ustaw W zakresie stosowania ustawy o zamówieniach publicznych 4. Stwierdzono: członkowie Komisji Przetargowej wykonujący czynności w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych pn.: przebudowa ul. Kard. S. Wyszyńskiego w Legionowie (nr sprawy /08), termomodernizacja budynku Starostwa Powiatowego w Legionowie, ul. Gen. Wł. Sikorskiego 11 (nr sprawy /08), przebudowa mostu na Kanale Królewskim w ciągu drogi powiatowej Nr 1815W na terenie Gminy Nieporęt (nr sprawy /05), nie złoŝyli pisemnych oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności, wymienianych w art. 17 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych - (str. 42, 44, 45 protokółu kontroli). przestrzegać zasad określonych w art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz ze zm.), zgodnie z którym osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia składają pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zaznania, pisemne oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności określonych w art. 17 ust. 1 powyŝszej ustawy. W zakresie wydatków budŝetowych 5. Stwierdzono: do rozliczenia delegacji zagranicznej przyjęto godziny wyjazdu miejsca, w którym znajduje się siedziba pracodawcy, tj. z Legionowa, - dokonano jednoczesnego zwrotu kosztów zakupu biletu miejskiego dziennego po Berlinie oraz wypłaty ryczałtu w wysokości 10% diety na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej - (str. 53, 54, 55 protokołu kontroli). Przestrzegać zapisów: 3 pkt. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002r. Nr 236,poz ze zm.), zgodnie z którym czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróŝy odbywanej środkami komunikacji lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju; 3

4 13 pkt. 4 powyŝszego rozporządzenia, zgodnie z którym w przypadku diet oraz wydatków objętych ryczałtami do rozliczenia kosztów podróŝy pracownik nie załącza dokumentów (rachunków) potwierdzających poszczególne wydatki. 6. Stwierdzono: w 2008r. nie został zachowany termin wystawienia not obciąŝeniowych za korzystanie z samochodu słuŝbowego do celów prywatnych oraz przekazania ich do Wydziału Księgowości - (str. 55 i 56 protokołu kontroli). przestrzegać zapisów 3 umowy uŝyczenia Nr OS /07 samochodu osobowego do celów słuŝbowych, zawartej w dniu 27 marca 2007r., zgodnie z którym odpowiedzialnym jest Wydział Obsługi Starostwa za miesięczne rozliczenie kosztów w zakresie prywatnego uŝytkowania samochodu w formie wystawienia noty oraz zobowiązany jest w terminie 14 dni od zakończenia miesiąca do przekazania jej do Wydziału Księgowości (w terminie 14 dni od zakończenia miesiąca). 7. Stwierdzono: nieterminowe wprowadzenie na majątek Powiatu zakończonych inwestycji: wykonanie przebudowy ul. Kardynała Wyszyńskiego w Legionowie na łączną kwotę ,60zł (umowa Nr IDR /08 z dnia r.), odebrana przez Komisję w dniu r. została wprowadzona na majątek powiatu dopiero w dniu 31 grudnia 2008r. na podstawie dokumentu OT - przyjęcie środka trwałego Nr 284/08 - (str. 62, 63 i 64 protokołu kontroli), wykonanie termomodernizacji budynku Powiatowego Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych w Serocku na łączną kwotę ,91zł (umowa Nr IDR /08 z dnia r.), odebrana przez Komisję w dniu r. została wprowadzona na majątek powiatu dopiero w dniu 31 grudnia 2008r. na podstawie dokumentu OT - przyjęcie środka trwałego Nr 280/08 - (str. 62, 64 i 65 protokołu kontroli), przestrzegać zasad i zapisów zawartych w art. 20 ust. 1 oraz w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), zgodnie z którymi do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego naleŝy wprowadzić w postaci zapisu kaŝde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym oraz księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeŝeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. W celu wyeliminowania ww. nieprawidłowości zapewnić właściwy przepływ informacji i dokumentów pomiędzy komórką merytoryczną a Wydziałem Księgowości. IV Mienie komunalne 8. Stwierdzono: nieprawidłowe zastosowanie stawki amortyzacyjnej dla środków trwałych, tj. samochodu osobowego oraz niszczarki (str. 72 protokołu kontroli). stosować stawki umorzeniowe określone w załączniku nr 1 pn. Wykaz rocznych stawek amortyzacyjnych do ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000r., Nr 54, poz. 654 ze zm.), 4

5 Powiatowy Fundusz Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym 9. Stwierdzono: w Informacjach o wysokości przychodów funduszu powiatowego, przekazywanych kwartalnie marszałkowi województwa wykazane zostały kwoty niezgodne z ewidencją księgową Starostwa, tj. w ww. Informacjach wykazano za 2008r. kwotę w wys ,16zł, natomiast łączne przychody Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym wyniosły ,66zł, w tym m.in. wykonanie przychodów w zakresie wpływów z usług (sprzedaŝ odbitek map, wyrysy i wypisy z ewidencji gruntów) zaklasyfikowanych w 0830 wyniosło ,79zł. Na podstawie ww. Informacji zostały przekazane środki finansowe odprowadzone (20%) w okresach kwartalnych na rachunek Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego na Centralny (10%) i Wojewódzki Fundusz Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym (10%) w wysokości ,24zł, zamiast w wys ,99zł róŝnica wynosi ,24zł - (str. 91, 92 i 93 protokołu kontroli).. 1. Przestrzegać zasad określonych w: art. 41 ust. 2, 3 i 3a ustawy z dnia 17 maja 1989r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jedn. Dz. U. z 2005r. Nr 240, poz ze zm.), zgodnie z którymi: Przychodami funduszu centralnego są wpłaty z funduszy wojewódzkich i powiatowych w wysokości 10 % ich wpływów, Przychodami funduszy wojewódzkich są wpłaty z funduszy powiatowych w wysokości 10 % ich wpływów, Przychodami funduszy powiatowych są wpływy ze sprzedaŝy map, danych z ewidencji gruntów i budynków oraz innych materiałów i informacji z zasobów powiatowych, z opłat za czynności związane z prowadzeniem tych zasobów i uzgadnianiem usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu, a takŝe inne wpływy. 9. Rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym (Dz. U. z 2006r. Nr 142, poz. 1019), zgodnie z którymi: starosta przekazuje marszałkowi województwa w terminie 20 dni od zakończenia kwartału informacje zawierające dane o wysokości przychodów funduszy powiatowych, uzyskanych w zakończonym kwartale, stanowiącej podstawę obliczenia wpłat. 2. Dokonać korekty danych w Informacji o wysokości przychodów funduszu powiatowego za 2008r. oraz rocznego sprawozdania Rb-33 z wykonania planów finansowych funduszy celowych nie posiadających osobowości prawnej za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2008 roku, uwzględniając rzeczywiste kwoty wynikające z ewidencji księgowej Starostwa Powiatowego. Powiatowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej 10. Stwierdzono: odsetki bankowe naliczone przez Bank ING Bank Śląski w dniu 07 lipca 2008r. w wys. 404,64zł nie zostały odprowadzone na rachunek budŝetu do dnia 31 grudnia 2008r. - (str. 94 i 95 protokołu kontroli). 5

6 przestrzegać zasad i zapisów zawartych w art. 20 ust. 1 oraz w art. 24 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), zgodnie z którymi: do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego naleŝy wprowadzić w postaci zapisu kaŝde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym, księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeŝeli wprowadzono do nich wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe. Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest: Starosta Powiatu (Kierownik Starostwa), Skarbnik Powiatu i p.o. Główny Księgowy Starostwa Powiatowego. Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Tekst jednolity Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 z 2001r. z późn. zm.) Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje w (w 2 egz.) zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Przekazując powyŝsze, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia pokontrolnego Radnych na najbliŝszej sesji Rady Powiatu. Zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy jw. do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Staroście Powiatu prawo zgłoszenia zastrzeŝenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Podstawą zgłoszenia zastrzeŝenia moŝe być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej /-/ mgr Jerzy Urbaniak Do wiadomości: Rada Powiatu 6