7 kroków do wybrania agencji incentive. Wybranie właściwego partnera do zbudowania motywacji w firmie nie jest takie trudne.

Transkrypt

1 7 kroków do wybrania agencji incentive Wybranie właściwego partnera do zbudowania motywacji w firmie nie jest takie trudne. Kilka rad, które pomogą podjąć decyzję o wyborze właściwego organizatora programu incentive. 1. Zdecyduj czego potrzebujesz Jeśli zorganizowałeś już szereg programów incentive, to z pewnością wiesz czego potrzebujesz od agencji incentive. Przy dzisiejszych potrzebach zleceniodawców nie będzie to już biuro podróży, tylko firma specjalizująca się w skutecznym motywowaniu poprzez wyjazdy motywacyjne, czyli agencja incentive. Na przykład firma, która co roku realizuje program incentive travel dla swoich kluczowych sprzedawców lub klientów, potrzebuje pomocy tylko przy planowaniu i koordynacji logistyki. Firmy, które dysponują ograniczonymi wewnętrznymi zasobami mogą zdecydować się zlecić na zewnątrz cały proces tworzenia programu incentive od wstępnej koncepcji i planowania po realizację. Większość firm będzie przynajmniej starała się zlecić realizację nagrody. Określenie jakich usług będziemy potrzebować pomoże nam lepiej się skoncentrować na kluczowych czynnikach przy wyborze partnera do programu incentive. Obecnie coraz częściej oczekiwania Klientów wykraczają dużo bardziej poza organizację samego wyjazdu. Coraz częściej w skutecznym motywowaniu znaczenie ma nie tylko nagroda, lecz odpowiednie komunikowanie je. Poniżej przedstawiamy listę czynników, które należy rozważyć czy podejmowaniu decyzji które z usług możemy wykonać przy użyciu wewnętrznych zasobów, a do których będziemy potrzebowali firmy incentive: Planowanie / Koncepcja Programu Incentive - Cele jakie zachowanie lub wyniki chcemy promować? - Co chcemy mierzyć sprzedaż, zamówienia, jakość, bezpieczeństwo? - Zasady kwalifikacji w jaki sposób można się zakwalifikować do programu i wygrać nagrodę? - Koszty i budżet - ROI w jaki sposób tworzymy program, aby uzyskać zadowalający zwrot na inwestycji (ROI z j. ang. Return On Investment)?

2 Projekt nagrody Czy potrzebujemy pomocy w określeniu jakiego typu nagroda (podróż, produkt, karta debetowa) jest właściwa, biorąc pod uwagę odbiorcę, cele, budżet, czas, poprzednie doświadczenia i ustawodawstwo czy inne regulacje? Promocja - Rozwój kampanii promocyjnej, projekt, teksty, grafika - Produkcja i opakowanie poszczególnych elementów - Interaktywności, wysyłka bezpośrednia, lub inne formy dystrybucji Program zarządzania i administrowania - Wyniki, kwalifikacja, śledzenie rankingu - Informacja zwrotna i komunikacja z uczestnikami - Zarządzanie komunikacją Satysfakcja (zrealizowanie obietnicy) realizacja nagrody dostarczenie jej zwycięzcom. Ocena realizacji analiza mocnych / udanych punktów programu, dostarczenie nagrody, satysfakcja uczestników, ocena działań podwykonawcy i analiza opłacalności inwestycji (ROI). 2. Określ najbardziej prawdopodobnych kandydatów Stowarzyszenia branżowe takie jak Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel czy Stowarzyszenie Firm Incentive SITE (The Society of Incentive & Travel Executives), dostarczą wam listę swoich członków realizujących usługi incentive i dysponujących odpowiednią wiedzą i kompetencjami w tym zakresie. Warto też poprosić o referencje z branży. 3. Zrób wstępną selekcję kandydatów Wiele firm popełnia błąd rozsyłając swoje szczegółowe zapytania ofertowe do kilkunastu kandydatów zanim odstrzelą większość pozostawiając sobie tylko kilka kwalifikujących się firm. Powoduje to konieczność przedzierania się przez piętrzące się stosy informacji. Lepszym podejściem jest rozesłania prośby do firm w formie zwięzłego briefu o przedstawienie swojego portfolio możliwości, które pokazują czym firma się zajmuje i jakie usługi może świadczyć. Zapytanie o portfolio powinno dotyczyć pytania o referencje, świadczone usługi, procesy, jakim podlega tworzenie programów i doświadczenie. Efektem tego będzie nie tylko krótsza, ale i lepsza lista kandydatów. A teraz parę użytecznych wskazówek, które pomogą w wyborze potencjalnych dostawców programów incentive: Poproś firmę o przedstawienie struktury swoich przychodów (przynajmniej procentowo) ze względu na rodzaj działalności. Jaką cześć ich biznesu stanowią podróże typu incentive, jaką promocja, jaką inne nagrody, komunikacja, szkolenie

3 itd? Zapytaj o podział pracowników na działy i stanowiska. Odpowiedź na te dwa pytania da ci obraz tego w jakim sektorze naprawdę firma działa. Odwiedź ich stronę internetową. Tam wszystko widać. Jeśli firma opisuje się jako specjalizująca się w "poprawie wyników", a większość strony dostarcza informacji o podróżach incentive, oznacza to, że firma z pewnością świadczy usługi realizacji nagród w postaci programów incentive. Napisz na pół strony brief typu case study dotyczący realizacji programu incentive. Poproś firmy incentive o przedstawienie ich proponowanego rozwiązania i uzasadnienia tej decyzji. Odpowiedź na takie zapytanie pozwoli odsiać prawdziwe firmy incentive od firm zajmujących się realizacją programów nagrodowych Zadaj pytania, które umożliwią wyłonienie liderów. Przykład: Co wyróżnia Państwa firmę spośród innych firm incentive? Jeśli zdecydowalibyśmy się na współpracę z Państwa firmą czy otrzymalibyśmy gwarancję zwrotu pieniędzy w zależności od jakości realizacji programu lub w zależności od wyników programu? Uzasadnij. Dziś, bardziej niż kiedykolwiek technologia jest kluczowym elementem w uzyskiwaniu najlepszych rezultatów. Warto zwrócić uwagę na następujące elementy: Czy firma może dostarczyć dostęp on-line do: - danych o wynikach uczestników - liczbie zbieranych punktów /ich dacie (terminie) realizacji - zasad programu, przekazywania informacji czy komunikacji promocyjnej - metod rejestracji - odbierania nagród / realizowania lub dokonywania zakupów on-line - dostarczania raportów o statusie (w programach promocyjnych produktów) Poproś o kopie raportów wygenerowanych przez programy incentive śledzenia wyników. Poproś o wersję demo strony internetowej tak, abyś mógł zweryfikować technologię internetową, która proponuje Ci firma incentive. Bardzo istotnym dla wyboru właściwego partnera są wymagania formalne. W Polsce jest to wpis do rejestru organizatorów i pośredników turystycznych oraz posiada wymagane prawem ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej organizatora. Jest to absolutne minimum, którego brak dyskwalifikuję firmę. 4. Spotkaj się z wyłonionymi kandydatami (ze ścisłej czołówki) Obiegowe sądy podpowiadają, że kolejnym krokiem powinno być rozesłanie szczegółowego zapytania (RFP request for proposal). Takie myślenie oparte jest na błędnym przekonaniu, że wydajniejsze jest analiza dokumentów niż spotkania z ludźmi. Wiele osób z działu zakupów obawia się "bycia kupionym". Spójrzmy jednak prawdzie w oczy kiedy kupujemy usługi, kupujemy ludzi, wiedze, doświadczenie i sposób w jaki

4 zajmują się naszą sprawą. Dlatego ważne jest spotkanie z kluczowymi osobami z firm, które bierzemy pod uwagę. Zaproś ich do siebie do biura i przedstaw sytuację. Można dzięki temu szybko się przekonać czy istnieje jakaś między wami dobre porozumienie (jakaś chemią?), wspólny styl prowadzenia biznesu i zaufanie, które jest krytyczne w długoterminowym partnerstwie. A to może być ustalone tylko w bezpośrednim spotkaniu. Ponadto, spotkanie dostarczy wam cennych obserwacji i ułatwi wzajemne zrozumienie obu stronom. Dobry kandydat może pomóc Ci przeanalizować najtrudniejsze czy najbardziej złożone zagadnienia i uzyskać jasność co do prawdziwych wymagań projektu. Zorganizuj takie spotkanie na wczesnym etapie, a oszczędzisz sobie wiele czasu w długiej perspektywie. A tutaj lista doskonałych pytań pogłębiających do zadania potencjalnemu partnerowi incentive: Jak zmierzyliby Państwo zwrot nakładów (ROI) w naszym programie? Jakie są zalety i wady programów otwartych w stosunku do programów zamkniętych? Które Państwo polecają w naszym przypadku? Czy powinniśmy stosować sztywne czy elastyczne podejście przy budżetowaniu nagrody motywacyjnej? Jakich sposób Państwo używają, żeby nie dopuścić do tego, że nagrody nabierają formalnego charakteru i są postrzegane jako coś co się pracownikom należy? Każdy mówi, że ma najlepszych ludzi, najwyższej próby, oferuje najwyższą jakość za najlepszą cenę i klienci są zadowoleni. Proszę mnie przekonać, że Państwa hasło firmowe jest prawdziwe. Po serii spotkań twoja lista firm będzie jeszcze krótsza. Jak tylko dokonasz cięć, zaproś pozostałe firmy do złożenia propozycji. 5. Przygotuj zapytanie ofertowe Zapytanie może dotyczyć przypadku, o który pytałeś w czasie rozmów lub być realnym zapytaniem, na które potrzebujesz oferty. Jeśli zdecydujesz się na zapytanie ofertowe proszę pamiętać o prostej zasadzie: Jakość propozycji, którą otrzymasz zależy i jest wypadkową informacji, które ty dostarczysz. Twoje zapytanie o oferty powinno zawierać opis twoich potrzeb, wymagania i oczekiwania dotyczące twoich szczegółowych celów, wielkości grupy odbiorców i ich charakterystyki, dotychczasowych programów i czasu. Jeśli znasz wielkość budżetu, podziel się tą informacją. Chcesz się przekonać kto jest w stanie dostarczyć najlepszą jakość za tą samą cenę, nie kto zaproponuje najniższą cenę. Nie popełnij błędu myśląc, że przygotowanie zapytania ofertowego jest łatwe. Tej iluzji ulęgają również firmy z listy 100 najlepszych wg magazynu Fortune. Zapytania ofertowe są najczęściej źle napisane, pytają o nieistotne szczegóły, nie pytają lub nie przedstawiają

5 ważnych kwestii, i nakładają na odbiorców nieracjonalne oczekiwania. Jeśli firma incentive ma dostęp do ludzi z odpowiednią / dobrą informacją company, nie potrzebuje zapytania ofertowego, żeby przygotować dobrą ofertę. 6. Ocena Porównując usługi, charakterystykę i koszty, upewnij się, że twoja ocean bierze pod uwagę procesy operacyjne, technologię i relację z firmą incentive. W jaki sposób firma incentive wykonuje zadania jest równie ważne jak to co robi. Np. czy program od najmniejszych szczegółów do całościowej koncepcji nadzoruje 1 osoba? Jeśli tak, to twój program może być zagrożony, jeśli ta osoba odejdzie, a projekt nie będzie dobrze udokumentowany. Czy firma jest elastyczna czy to ty musisz się do nich dostosowywać? Czy próbuje ci sprzedać produkt (np. podróż, promocję produktu, certyfikaty uczestnictwa, karty debetowe/ lojalnościowe) czy proponują ci swoje usługi i rozwiązania? Z jakim powodzeniem zatrzymują swoich klientów i pracowników? Czy lubisz tych ludzi? Najlepszym sposobem zrozumienia tych ulotnych elementów jest odwiedzenie każdej z tych firm osobiście. To co zobaczysz, powie Ci dużo więcej, niż to co możesz wyczytać. Upewnij się, że spotykasz się z osobami odpowiedzialnymi za dostarczenie / realizację Twojego programu. Analiza jest ważna, ale to wewnętrzne przekonanie i komfort pracy jest absolutnym wymogiem. 7. Sprawdź referencje Poproś agencje o referencje i zweryfikuj je.