VIKA-SYSTEM Instrukcja Obsługi

Transkrypt

1 VIKA-SYSTEM Instrukcja Obsługi 1/45

2 Spis treści Wstęp...3 Podstawowe informacje...4 Logowanie do systemu...4 Ustawienia użytkownika...5 Wybieranie modułu...7 Moduł Kontakty...8 Menu Kontakty...9 Importowanie kontaktów...10 Moduł Menedżer Plików...12 Menu...12 Przesyłanie...13 Edytowanie Właściwości...14 Moduł Kalendarz...15 Menu główne...15 Wspólne Kalendarze...24 Moduł System Śledzenia...25 Dodawanie Czynności...26 Moduł Poczta...28 Dodawanie kont pocztowych...30 Menu Poczty...33 Tworzenie nowej wiadomości...34 Moduł Dziennik Zadań...35 Dodawanie zadań...37 Moduł Czas Pracy...38 Moduł Menedżer Projektów...40 Tworzenie Projektów...40 Moduł Zasoby ludzkie...42 Dodawanie Pracowników /45

3 Wstęp Przedstawiamy Państwu innowacyjny VIKA - system wspomagający pracę w firmie. Do korzystania z VIKA - system potrzebujemy jedynie połączenie z internetem. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, gdyż użytkownik nie musi instalować dodatkowego oprogramowania. Dzięki technologii, jaką są aplikacje internetowe użytkownik uzyskuje pełną mobilność pracy, niezależnie gdzie się w danej chwili znajduje. Dodatkowym atutem VIKA - system jest możliwość synchronizacji wybranych modułów z telefonem komórkowym. Wśród nich możemy wymienić takie moduły jak: Kontakty, Telefon, Menedżer Plików, Kalendarz, System Śledzenia, Poczta, Dziennik Zadań, Czas Pracy, Menedżer Projektów, Zasoby, Baza Wiedzy. Funkcjonalność VIKA - system pozwala na przemyślane rozplanowanie czasu pracy, oraz efektywne zarządzanie firmą. Zapewniamy Państwu wysoki standard bezpieczeństwa, poprzez szyfrowanie danych oraz otrzymanie unikatowego loginu i hasła. Czytając podręcznik dowiesz się, jak korzystać z dostępnych modułów oraz poznasz pełną funkcjonalność systemu. 3/45

4 Podstawowe informacje Logowanie do systemu Aby zalogować się do VIKA - system musimy otworzyć naszą przeglądarkę, i wejść na stronę budujemy-domy-vika.pl. Okno logowania wygląda tak: W okienku pośrodku wybieramy nasz język, wpisujemy nazwę użytkownika i hasło, a po wykonaniu tych czynności wybieramy opcję Zaloguj się. 4/45

5 Ustawienia użytkownika Po zalogowaniu się do naszego systemu powinniśmy dostosować nasz profil do własnych zapotrzebowań, aby tego dokonać otwieramy menu główne klikając w ikonkę w lewym górnym rogu: Po wykonaniu tej czynności powinno nam się pokazać takie menu: 5/45

6 W tym menu wybieramy opcję Edytuj profil. Okno edytowania profilu wygląda tak: W tym miejscu mamy możliwość zmiany ustawień naszego profilu, np. zmiana języka, ale możemy także zmieniać ustawienia każdego z modułów. 6/45

7 Wybieranie modułu Aby wybrać moduł otwieramy menu główne, I wybieramy moduł który chcemy otworzyć po lewej stronie menu. 7/45

8 Moduł Kontakty Moduł Kontakty VIKA - system to narzędzie zintegrowane z innymi modułami VIKA - system, między innymi z modułem Poczty. Dzięki integracji tych modułów łatwo możemy wysłać wiadomość do poszczególnych osób z modułu Kontakty. Dodatkową funkcjonalnością jest synchronizacja kontaktów z tego modułu z kontaktami w telefonie. Moduł ten służy do przechowywania informacji o osobach i instytucjach, z którymi utrzymujemy kontakty. Oprócz podstawowych danych (imię, nazwisko, numery telefonu, nazwa firmy, dane adresowe firmy i prywatne itp.) można tu umieścić informacje o zajmowanym stanowisku służbowym czy dacie urodzin. Ponadto dla każdego kontaktu można wprowadzić krótki opis czy załączyć plik np. z ofertą czy umową. W ten sposób tworzona jest obszerna baza teleadresowa, zawierająca także historie kontaktów z daną osobą czy instytucją. Dany kontakt można przypisać do wcześniej zdefiniowanych kategorii, np. kontrahenci, dostawcy, pracownicy. Można również określić prawa dostępu grup użytkowników do określonych wpisów. 8/45

9 Menu Kontakty U góry strony mamy menu kontaktów Do funkcji menu wliczamy: -Dodaj- Dodawanie kontaktów -Edytuj- Edytowanie kontaktów -Usuń- Usuwanie kontaktów -Drukuj stronę- Drukowanie informacji o danym kontakcie -Wywołaj kontakt- Połączenie z kontaktem Kontakty mogą być sortowane i filtrowane ze względu na początkową literę nazwy pełnej. Służy do tego alfabet w górnej części okna. Naciśnięcie wybranej litery powoduje wyświetlenie tylko tych rekordów, które zaczynają się na tę właśnie literę. Kontakty można również wyszukiwać, podając frazę (np. imię, nazwisko czy ulicę) i wciskając przycisk Szukaj. Istnieje możliwość sortowania w kolejności alfabetycznej, zarówno rosnąco jak i malejąco. Zakres informacji na temat osoby kontaktowej, które mogą być przechowywane jest daleko większy. 9/45

10 Importowanie kontaktów VIKA - system wyposażono w narzędzia wymiany informacji z innymi programami. Bardzo przydatna jest funkcja importu kontaktów z innych systemów. Wywołuje się ją przyciskiem Importuj kontakty. Opcja Importuj kontakty pozwala na zaimportowanie kontaktów z innych systemów (np. MS Outlook) przy pomocy uprzednio zdefiniowanych schematów, charakterystycznych dla poszczególnych systemów. Po wskazaniu na dysku twardym pliku z którego mają być importowane kontakty i kliknięciu na przycisk Wprowadź, zacznie się proces importu. Opcja Importuj kontakty pozwala na import kontaktów z systemów dla których nie przygotowano schematów importu. W tym celu, z innego systemu należy wyeksportować kontakty z www. pliku do modułu Kontakty VIKA - system. Przed zaimportowaniem danych należy wskazać plik CSV, z którego będą one importowane, określić, jaki jest separator pól w rekordach w pliku CSV (zwykle jest to średnik) oraz standard kodowania znaków narodowych (polskich). Po wciśnięciu przycisku Importuj pokazuje się Strona dopasowania nagłówków kolumn z pliku CSV do nazw pól zdefiniowanych w module Kontakty. W tym miejscu należy dopasować odpowiadające sobie pola. Po dopasowaniu pól można przystąpić do importu próbnego. W tym celu należy zaznaczyć opcję Import testowy (pokaż importowane rekordy tylko w przeglądarce) i wcisnąć przycisk Importuj. Wynik importu testowego ukaże się na kolejnej stronie. Można na niej sprawdzić, czy import przebiegł poprawnie czy wszystkie dane trafiły na swoje miejsce. Jeśli wszystko jest w porządku, należy nacisnąć przycisk Powrót i dokonać właściwego importu, tym razem oznaczonego opcją Import testowy (pokaż importowane rekordy tylko w przeglądarce). Spowoduje to wyświetlenie tej samej strony z wynikami, lecz tym razem zaimportowane dane pojawiają się również w widoku głównym modułu Kontakty. Można również wyeksportować kontakty z VIKA - systemu, w celu zaimportowania ich do innych 10/45

11 systemów. Służy do tego przycisk Eksportuj kontakty. Na stronie Eksport z książki adresowej wybieramy typ konwersacji (możemy wyeksportować kontakty w formatach szeregu systemów np. MS Outlook, Netscape, Mozilla), nazwę pliku z wyeksportowanymi danymi, kategorię kontaktów. Odznaczenie opcji Zapisz plik na dysku (jeśli nie odznaczysz, wynik będzie pokazany wyłącznie w oknie przeglądarki) spowoduje testowy eksport rekordów z bazy Kontakty. Zaznaczenie tej opcji i wciśnięcie przycisku Wprowadź spowoduje wyeksportowanie danych do pliku. 11/45

12 Moduł Menedżer Plików Moduł Menedżer Plików umożliwia przechowywanie dowolnych plików (oferty, cenniki, wzory dokumentów, bazy danych o Klientach etc.) na serwerze. Dane mogą być umieszczane na naszym serwerze, i będą wtedy dostępne przez internet z każdego miejsca na świecie. Dane mogą być również umieszczane na serwerze użytkownika, wtedy tylko on będzie miał do nich dostęp. Przechowywane dane są całkowicie bezpieczne. Menu W lewym górnym rogu mamy menu modułu, które wygląda tak: W tym menu mamy opcje takie jak: -Przesyłanie- Przesyłanie plików na serwerze. -Edytuj właściwości- Edytowanie właściwości pliku na serwerze. -Usuń- Usuwanie pliku z serwera. -Utwórz katalog- Tworzenie katalogu na serwerze -Katalog nadrzędny- Przejście do katalog nadrzędnego. Czyli katalogu w którym się znajdujemy. -Zapisz lokalnie- Pobranie pliku z serwera i zapisanie go na dysku -Publikuj- Stworzenie linka do pobrania, jest to prosty sposób przekazania komuś pliku. 12/45

13 Przesyłanie Aby przesłać plik musimy wybrać opcję przesyłanie z menu modułu. Jak już to zrobimy powinno nam się pojawić takie okienko. W tym oknie znajdujemy plik który chcemy wysłać, zaznaczamy go i klikamy Otwórz. Po wykonaniu tej czynności plik powinien się znaleźć na serwerze i wyglądać tak. 13/45

14 Edytowanie Właściwości Aby edytować właściwości pliku, zaznaczamy go i klikamy prawym przyciskiem myszy Edytuj Właściwości z menu modułu. Po wykonaniu tej czynności powinno nam się pojawić takie okienko: U góry mamy do wyboru: -Plik- Informacje o pliku. -Historia- Historia pliku, kto modyfikował i kiedy. -Dowiązania publiczne- Po opublikowaniu pliku znajdziemy tutaj linki, i termin wygaśnięcia tychże linków. -Notatki- Notatki do pliku -Relacje- Powiązanie z innymi plikami czy modułami 14/45

15 Moduł Kalendarz Moduł Kalendarz to dobrej klasy organizer elektroniczny. Umożliwia on komunikację z pracownikami (delegowanie zadań poprzez wpisy do ich kalendarzy) i kontrolowanie czasu ich pracy. Użytkownik może zaplanować swój dzień i na bieżąco kontrolować realizowane zadania. Za pomocą kalendarza możemy planować wszystkie wydarzenia i zadania. Użytkownik ma możliwość wyświetlania terminarza w czterech widokach: dziennym, tygodniowym, miesięcznym i rocznym. Nadchodzące wydarzenia można zapisywać w kalendarzu nie tylko dla siebie, ale również dla innych użytkowników systemu, np. zebrania firmowe, prezentacje, szkolenia itp. Dla każdego spotkania można określić przewidywany czas trwania, lokalizację lub ustawić powiadomienia o zbliżającym się czasie zdarzenia. Jeśli jakieś wydarzenie powtarza się regularnie, można wpisać je do terminarza z określeniem jego powtarzalności. Menu główne Strona główna modułu Kalendarz wygląda następująco: 15/45

16 Menu główne modułu Kalendarz pozwala na: a) dodanie: - karty czasu pracy, - zadania, - wiadomości pocztowej, - zapytania, - terminu, - kontaktu. b) edycję lub usunięcie istniejących wpisów c) wydruk strony d) napisanie wiadomości na temat danego wpisu Kalendarza. Użytkownik ma również możliwość decydowania o wyglądzie swojego kalendarza: Moduł Kalendarz pozwala również na szybkie wyszukanie istniejącego wpisu na podstawie filtrów: 16/45

17 System pozwala na szybkie przełączanie pomiędzy różnymi widokami kalendarza: Widok dzienny modułu Kalendarz: Widok tygodniowy: 17/45

18 Widok miesięczny: Widok roczny: 18/45

19 Opcja widoku dziennego pozwala również na szybkie wybranie interesującego nas dnia w kalendarzu: W widoku tygodniowym natomiast w łatwy sposób możemy przejść do tygodnia, który nas interesuje: Widok miesięczny umożliwia szybkie przejście do żądanego miesiąca: 19/45

20 W lewym górnym rogu ekranu widoczne są takie nagłówki jak: - Ulubione, - Kalendarze, - Uczestnik, - Mini Kalendarz. Opcja Ulubione pozwala na wyświetlenie odpowiedniej kategorii wpisów. Są to następujące wpisy: - użytkownik jest ich organizatorem / twórcą, - oczekujące na odpowiedź, - odrzucone, - wszystkie terminy użytkownika. Użytkownik sam może dodać bieżący widok kalendarza do kategorii Ulubione: 20/45

21 Nadajemy tutaj tytuł do widoku kalendarza, możemy dodać także jego opis. Zaznaczenie opcji Współdzielone Ulubione pozwala na wybranie użytkowników systemu, którzy także będą mieli wgląd w dany widok kalendarza. Możemy również określić zakres dostępu innych użytkowników do widoku kalendarza odczyt, edycja, usuwanie. Opcja Kalendarze pozwala na wyświetlenie następujących kategorii kalendarzy: - wszystkie kalendarze, - kalendarze użytkownika, - kalendarze wspólne, - kalendarze innych użytkowników. W opcji Moje kalendarze można utworzyć kilka rodzajów kalendarzy poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy i skorzystania z opcji Dodaj: Okno dodawania rodzaju kalendarza wygląda następująco: 21/45

22 Po wpisaniu nazwy kalendarza, np. osobisty i kliknięciu OK pojawi się on jako jeden z rodzajów kalendarza użytkownika: Aby określić uprawnienia dostępu do konkretnego kalendarza należy kliknąć na niego prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję Edytuj uprawnienia dla Kalendarz: 22/45

23 Możemy określać uprawnienia dostępu innych użytkowników odnośnie: - odczytu uprawnienia odczytu zdarzeń w kalendarzu, - dodawania uprawnienia dodawania zdarzeń do kalendarza, - edycji edycja zdarzeń kalendarza, - usuwania usuwanie zdarzeń w kalendarzu, - eksportu uprawnienia eksportu zdarzeń z kalendarza, - synchronizacji synchronizacja zdarzeń z kalendarza, - dostęp / zajęty uprawnienia dostępu do informacji o terminach w tym kalendarzu, - osobiste uprawnienia dostępu do informacji oznaczonych jako osobiste. Kliknięcie prawym przyciskiem myszy na dany rodzaj kalendarza umożliwia również: - usunięcie rodzaju kalendarza, - zmianę nazwy kalendarza, - podgląd właściwości danego kalendarza, - ustawienie koloru kalendarza: Kalendarz z wybranym kolorem: 23/45

24 Wspólne Kalendarze Wspólne kalendarze widoczne dla wszystkich użytkowników. Jest to łatwy sposób na rozszerzenie danej informacji do jednej grupy, np.: - budowlanka, - informatyka, - koordynacja (koordynacja działań w budownictwie), - prawne, - biuro. Sposób dodawania kalendarzy w opcji Wspólne kalendarze jest identyczny jak w opcji Moje kalendarze. - opcja ta pozwala na wyświetlenie kalendarzy ze względu na uczestników danych zdarzeń / wpisów. - umożliwia łatwe przechodzenie pomiędzy widokami poszczególnych dni: 24/45

25 Moduł System Śledzenia Moduł System Śledzenia pozwala na zarządzanie relacjami z klientami w zorganizowanej strukturze. Po wybraniu Modułu System Śledzenia powinno pojawić się nam menu główne. 25/45

26 Dodawanie Czynności Aby dodać czynność wybrać opcję Dodaj. 26/45

27 Następnie powinno nam się pokazać takie okienko: Menu dodawania czynności jest dość złożone: U góry wpisujemy nazwę danej czynności, która będzie widniała w menu głównym, tuż poniżej możemy wyszukać kontakty, które chcemy dodać do tej czynności. Po środku mamy miejsce na wpisanie informacji o czynności. Możemy wybrać czy jest to oczekiwanie na odpowiedź, zapłatę, jaki jest oczekiwany obrót, początek oraz koniec tej czynności oraz typ i źródło zapytania. Na samym dole mamy menu zadań, w którym możemy tworzyć zadania i przydzielać do nich pracowników. A po prawej stronie możemy wprowadzić opis. Na samej górze widnieją opcje dodatkowe takie jak: -Historia- Historia czynności. -Załączniki- Pliki powiązane z tą czynnością. -Notatki- Notatki do czynności. -Relacje- Powiązanie z innymi plikami,zadaniami,czynnościami z różnych modułów. 27/45

28 Moduł Poczta Moduł Poczta VIKA - system to narzędzie poczty elektronicznej (multipoczty - wiele kont pocztowych) przy zachowaniu pełnej mobilności. Moduł ten został zintegrowany z modułem Kontakty, Kalendarz, Dziennik Zadań i Anty Acta VIKA system. Dzięki temu Poczta jest integralną częścią funkcjonalności całego systemu. Wiadomości mogą być przez nas zapisywane jako zadanie Dziennika (większa grupa osób może mieć dostęp do tej wiadomości). Wszystkie te mechanizmy ułatwiają komunikację między osobami w firmie. Dzięki funkcji mobilności, wiadomości w swojej skrzynce pocztowej można sprawdzać również przy pomocy telefonu, nie będąc w biurze (z dowolnego miejsca). Moduł ten został zintegrowany z modułem Kontakty, dzięki czemu m.in. za jednym razem można wysłać do grupy kontaktów. Możemy także definiować i zmieniać sygnatury oraz załączać pliki i nadawać odpowiednie priorytety wiadomościom. Nie jest wymagany żaden specjalny program do obsługi poczty elektronicznej. Dostęp do poczty uzyskujemy zaraz po zalogowaniu się. 28/45

29 Strona główna modułu Poczta wygląda następująco: Dużą zaletą modułu jest jego elastyczność, przejawiająca się w możliwości podłączenia do modułu więcej niż jednego konta pocztowego, oraz szeroki zakres obsługiwanych protokołów poczty elektronicznej (SMTP, POP3, IMAP). Pozwala to na podłączenie skrzynek pocztowych oferowanych przez liczne portale internetowe, jak i na podłączenie skrzynek przechowywanych na korporacyjnych serwerach . 29/45

30 Dodawanie kont pocztowych Moduł Poczta programu VIKA - system umożliwia dodawanie kont pocztowych utworzonych na różnych portalach internetowych. Aby dodać konto należy będąc w module Poczta wybrać opcję Dodaj Konto Pojawi się okno dodawania konta pocztowego: 30/45

31 Okno dodawania konta pocztowego składa się z 5 części:- konto;- serwer poczty przychodzącej(imap); - serwer poczty wychodzącej(smtp); - filtr; - inne ustawienia. W zakładce konto wpisujemy: - nazwę to, co tu wpiszemy pojawiać nam się będzie przed adresem mailowym w wiadomości, którą ktoś od nas otrzyma np. imię i nazwisko: Jan Kowalski, - organizację np. firma: FIRMA (to, co tu wpiszemy też będzie się pojawiać przed adresem mailowym). - adres pocztowy użytkownika wpisujemy tu adres mailowy poczty, którą chcemy dodać do modułu Poczta, - podpis gdy nie mamy ustawionych żadnych sygnatur pojawiają nam się 2 opcje podpis systemowy i brak podpisu. W dalszej części Podręcznika użytkownik znajdzie opis jak ustawić podpis. Na tym etapie możemy poprzestać na podpisie systemowym. Kolejnymi etapami dodawania konta są: serwer poczty przychodzącej i serwer poczty wychodzącej. Aby wpisać tu dane, trzeba wiedzieć jakie są ustawienia naszego konta założonego na portalu internetowym. Dla przykładu opiszemy sytuację, gdy użytkownik ma założone konto Gmail. Będąc zalogowanym na koncie Gmail wchodzimy w Ustawienia, a następnie Przekazywanie i POP/IMAP. Na samym dole jest temat Jak skonfigurować? - klikamy na to, następnie w Klientach poczty wybieramy: Inny klient. Wyświetla się strona na temat konfigurowania innych klientów poczty. Bardzo istotna jest tu tabelka, która zawiera wszystkie brakujące nam informacje: 31/45

32 Dzięki temu możemy uzupełnić dane w dwóch kolejnych częściach okna dodawania konta pocztowego: 1. Serwer poczty przychodzącej: - adres domenowy / adres IP imap.gmail.com, - port 993, - nazwa użytkownika wpisujemy tu adres mailowy konta, które chcemy dodać, - hasło wpisujemy hasło do tego konta, - połączenie szyfrowane zaznaczamy SSL, - nie sprawdzaj poprawności certyfikatu zaznaczamy. Nic więcej nie musimy już tu zaznaczać, możemy przejść do kolejnego etapu. 2. Serwer poczty wychodzącej: - adres domenowy / adres IP smtp.gmail.com, - port 587, - wymagane jest uwierzytelnianie zaznaczamy, - nazwa użytkownika wpisujemy adres konta pocztowego, - hasło wpisujemy hasło do konta pocztowego. Gdy wszystko zostanie uzupełnione zatwierdzamy Zapisz. Wyświetli nam się adres dodanego konta. 32/45

33 Następnie zmień ustawienia w poczcie gmail, by zezwolić mniej bezpiecznym aplikacjom na dostęp do konta. Wykonaj te czynności: - Otwórz stronę Moje konto i przejdź do sekcji Mniej bezpieczne aplikacje - Obok opcji Dostęp do mniej bezpiecznych aplikacji, wybierz Włącz. Następnie należy kliknąć w moduł Poczty, a w Menu po lewej stronie na konto, które dodaliśmy i w Odebrane pojawią nam się wszystkie wiadomości, które mamy na koncie założonym na Gmailu. Konto zostało założone możemy już odbierać i wysyłać wiadomości. Z każdym kolejnym kontem, jakie użytkownik zechce dodać w module Poczta programu VPM postępujemy tak samo. Jeśli użytkownik zechce dodać konto utworzone na portalu innym niż Gmail wystarczy sprawdzić ustawienia adresu domeny i portu na jakim ma konto (zalogować się, a następnie wejść w Ustawienia). Menu Poczty U góry widoczne jest menu poczty Do wyboru mamy opcje takie jak: -Napisz- Tworzenie i wysyłanie wiadomości. -Usuń- Usuwanie wiadomości -Odpowiedz- Odpowiadanie na odebraną wiadomość -Odpowiedz wszystkim- Odpowiadanie na odebraną wiadomość wszystkim kontaktom -Prześlij dalej- Przesyłanie dalej odebranej wiadomości -Drukuj wiadomość- Drukowanie wiadomości -Podświetlenie- Podświetlenie interesującej nas wiadomości -Oznacz jako (nie)przeczytanie- Oznacza wiadomości nie przeczytane jako przeczytane i przeczytane jako nie przeczytane. 33/45

34 Tworzenie nowej wiadomości Aby utworzyć nową wiadomość trzeba w menu poczty wybrać ikonkę Napisz. Po wybraniu ikonki pojawia się okno tworzenia nowej wiadomości, w którym jest dużo ciekawych funkcji. Na uwagę zasługuje górny pasek funkcji: Mamy tu możliwość: - wysłania wiadomości Wyślij, - zapisania wiadomości jako szkic, - łatwego dodania adresatów wiadomości Adresy, kontakty Kliknięcie tej ikonki spowoduje wyświetlenie się okna ze wszystkimi kontaktami, które mamy w module Adresy, kontakty. Dzięki temu możemy łatwo i szybko dodać wszystkie adresy mailowe na które chcemy przesłać wiadomość. - dodania załączników Po kliknięciu na tą ikonkę pojawi nam się okno dodawania załącznika. - Zapisania jako szablon - Zapisania w notatce - potwierdzenia przeczytania - Oraz wiele funkcji edytora tekstu takich jak: Pogrubienie, kursywa, podkreślenie, zmiana czcionki, zmiana koloru itd. 34/45

35 Moduł Dziennik Zadań Moduł Dziennik Zadań VIKA - system służy do zgrupowania zadań i różnego typu wiadomości w jednym miejscu, razem z ich opisami. Umożliwia ewidencję kontaktów z klientami i kontrahentami, z opcją powiązania z wpisami z modułów: Kalendarz i Kontakty. Jest to także moduł zarządzający zadaniami. Umożliwia opisywanie zadań, monitorowanie ich postępu oraz ich rozliczanie. Dzięki niemu użytkownik efektywnie zarządza swoim czasem, skutecznie planuje wszystkie cele i powierzone zadania, teraz i w przyszłości. Za pomocą Dziennika Zadań wprowadza się do systemu trzy rodzaje zadań do wykonania, są to: - zadanie wpis zadań do wykonania o różnym charakterze; - telefon zadanie związane z wykonaniem telefonu; - notatka służąca do zachowania jakiejś informacji tak, aby nie została on pominięta w czasie pracy. Dziennik doskonale sprawdza się jako proste i nieskomplikowane narzędzie dla handlowców pracujących z klientami. W połączeniu z Kalendarzem VIKA - system pozwala on skutecznie zarządzać kontaktami z klientem, wyznaczać zadania dla poszczególnych handlowców, ustalać ważność (priorytet) zadania oraz co bardzo istotne, sprawdzić status zadania: 35/45

36 Strona modułu (na rysunku powyżej) przedstawia wszystkie aktywne zadania do wykonania, a w szczególności informacje takie jak: - status zadania (rozwijany wybór określenia statusu zadania); - datę początkową i planowaną datę zakończenia; - kto jest osobą odpowiedzialną za wykonanie. 36/45

37 Dodawanie zadań Aby dodać zadanie musimy wybrać opcję Dodaj Po wykonaniu tej czynności powinno pojawić się takie okienko W tym okienku wpisujemy wszystkie informacje związane z zadaniem: -Streszczenie- Krótki opis samego zadania -Notatki- Dokładny opis zadania. -Data ukończenia- Data ukończenia zadaniami -Priorytet- Priorytet zadania, może być: niski,normalny,wysoki lub pilny. -Procentowo- Procentowe ukończenie zadania -Status- Status zadania, może być:anulowane, w opracowaniu, albo zakończone dnia. -Zakończone dnia- Przy zaznaczeniu opcji Zakończone dnia w statusie zadania, tutaj wybieramy datę w której zadania zostało zakończone. 37/45

38 Moduł Czas Pracy Moduł Czas Pracy VIKA - system służy do rozliczania czasu pracy pracowników. Aby skutecznie rozliczać czas pracy potrzebna jest jego kompleksowa rejestracja. Rejestracja czasu pracy w VIKA - system jest dość łatwym zadaniem. Strona główna modułu Czas Pracy wygląda następująco: Aby dodać kartu czasu pracy musimy wybrać opcję Dodaj: 38/45

39 Po wykonaniu tej czynności powinno pojawić się takie okienko: W tym okienku wpisujemy wszystkie informacje związane z czasem pracy: -Konto godzin- wybieramy konto pracownika -Czas trwania -Opis- Dokładny opis pracy -Data - Data -Początek- o której godzinie rozpoczęta praca 39/45

40 Moduł Menedżer Projektów Moduł Menedżer Projektów to narzędzie do profesjonalnego prowadzenia projektów, z możliwością planowania i monitoringu ich kosztów, dołączenia powiązanych z projektem bieżących zadań np. z kalendarzy; dzięki niemu kompleksowo na bieżąco kontrolujesz stopień postępu prac. Tworzenie Projektów Aby utworzyć nowy projekt musimy wybrać opcję Dodaj w menu głównym 40/45

41 Jak już to zrobimy to powinno nam się pojawić takie okno: W tym oknie określamy tytuł naszego projektu, ilość(na przykład ilość produktów), jego status oraz dodajemy uczestników biorących udział w jego realizacji. 41/45

42 Moduł Zasoby ludzkie Celem Modułu Zasoby ludzkie jest umożliwienie firmom, przetwarzania informacji związanej z jej pracownikami w nawiązaniu do wymagań biznesowych, w efektywnej strukturze. W Module możemy umieścić informacje o naszych pracownikach, a następnie odpowiednio je grupować i segregować, co pozwala nam na dużo łatwiejszą pracę. Dodawanie Pracowników Aby dodać pracownika, najpierw musimy wejść do głównego menu modułu, aby to zrobić klikamy w ten przycisk. 42/45

43 Jak już znajdziemy się w głównym menu modułu, wybieramy opcję dodaj, aby rozpocząć dodawanie nowego pracownika. 43/45

44 Po zaznaczeniu tej opcji powinno nam się pojawić takie okienko. W tym okienku wpisujemy informacje o pracowniku: -Numer- Numer przypisany do naszego pracownika, będzie pokazany w głównym menu -Konto- Konto naszego pracownika w platformie -Forma grzecznościowa- Forma grzecznościowa np. Pan -Tytuł naukowy- Tytuł naukowy np. Doktor -Przełożony- Przełożony pracownikach -Oddział- Oddział w którym pracownik jest zatrudniony -Ubezpieczenie zdrowotne- Numer ubezpieczenia zdrowotnego -Początek/Koniec zatrudnienia- Data początku i końca zatrudnienia -Zawód- Zawód pracownika -Stanowisko-Stanowisko pracownika 44/45

45 Po uzupełnieniu powinien nam się wyświetlić nasz nowy pracownik w głównym menu. 45/45