DBA-2/240-60/2013 Warszawa, 6 listopada 2013 r.

Transkrypt

1 Monika Bronkau - Ługowska Dyrektor Generalny Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów DBA-2/240-60/2013 Warszawa, 6 listopada 2013 r. Wszyscy uczestnicy postępowania W nawiązaniu do prowadzonego postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów informuję, że wpłynęły zapytania dotyczące zapisów Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia o następującej treści: Pytanie Nr 1 W treści pkt. 4 załącznika Nr 1 do SIWZ jest wskazane, że Wykonawca ma odbierać przesyłki z siedziby głównej Zamawiającego. Odbioru dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Odbiór przesyłek przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w zestawieniu przesyłek nadanych (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych). Odbioru dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Odbiór przesyłek przygotowanych do nadania będzie każdorazowo potwierdzony przez Wykonawcę na egzemplarzu Zestawienia przesyłek przekazanych do przewozu w ramach usługi Poczta Firmowa, który zostanie sporządzony w 3 egz. (Oryginał Zestawienia otrzymuje Zamawiający). Do w/w Zestawienia Wykonawca zobowiązany jest do przekazania uporządkowanych przesyłek wraz z stosowną dokumentacją dla przesyłek rejestrowanych - 2 egz. pocztowej książki nadawczej, natomiast dla przesyłek nierejestrowanych 2 egz. zestawienia ilościowo-wartościowego, które potwierdzone przez Wykonawcę (pieczęć, podpis i data w pocztowej książce nadawczej oraz na zestawieniu ilościowo-wartościowym) zostaną zwrócone do Zamawiającego przez Wykonawcę dnia następnego. Wzory Zestawienia przesyłek przekazanych do przewozu w ramach usługi Poczta Firmowa, książki nadawczej oraz zestawienie ilościowo-wartościowe zostaną uzgodnione z Wykonawcą. Czy po wyborze oferty Poczty Polskiej S.A, Zamawiający dopuszcza możliwość dodania do umowy załączników uwzględniających placówki nadawcze oraz oddawcze odpowiadające jednostkom Zamawiającego? Pisemna wymiana załączników posiada moc wiążącą i nie powoduje konieczności sporządzania aneksu do umowy. Zamawiający informuje, że nie przewiduje wprowadzenia do SIWZ zapisu zaproponowanego przez Wykonawcę. 1

2 W zakresie dołączenia do umowy załączników uwzględniających placówki nadawcze oraz oddawcze odpowiadające jednostkom Zamawiającego, Zamawiający informuje iż dopuszcza taką możliwość. Pytanie Nr 2 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu zawartego w pkt. 6 w Załączniku nr 1 do SIWZ : Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w zestawieniu przesyłek nadanych dla przesyłek rejestrowanych) określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, najszybszej kategorii, czy ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru ZPO) oraz umieszczania nadruki (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na przesyłce listowej lub paczce adresu nadawcy i adresata; umieszczenia oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu/nadruku OPŁATA POBRANA TAXE PERÇUE-POLOGNE umowa Nr. ;umieszczeniu na każdej przesyłce nalepki/napisu/druku określającego rodzaj przesyłki (zwykła, priorytet, ZPO) - zgodnie z wymogami Wykonawcy. Zasady adresowania i opakowania przesyłek zostaną szczegółowo opisane w załączniku do umowy. Zamawiający informuje, że dokonuje zmiany w pkt. 6 w Załączniku nr 1 do SIWZ: Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w zestawieniu przesyłek nadanych dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, najszybszej kategorii czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru ZPO), umieszczania nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki oraz oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę. Pytanie Nr 3 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość odstąpienia od zapisów zawartych w pkt. 12 w Załączniku nr 1 do SIWZ? Proponujemy odnieść się zapisów zawartych w pkt. 17 Załącznika Nr 1 do SIWZ : W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie i inne roszczenia, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz.U. z 2012 r., poz.1529). Zamawiający informuje, że nie przewiduje możliwości odstąpienia od zapisów zawartych w pkt. 12 w Załączniku nr 1 do SIWZ. Pytanie Nr 4 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu zawartego w 3 pkt. 1.2 Załącznika Nr 8 do SIWZ : Usługi pocztowe, o których mowa w 1 realizowane będą na zasadach określonych w : 1) ustawie z 23 listopada 2012r - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529) 2

3 2) innych aktach prawnych związanych z realizacja usług będących przedmiotem umowy.. wydanych na podstawie ustawy i rozporządzenia, oraz postanowień Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.. Proponujemy zapis: Usługa realizowana będzie na zasadach określonych w : a) ustawy z dnia 23 listopada 2012r Prawo pocztowe (Dz.U. z 2012r. poz.1529) b) rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z r (Dz.U. z 2013r, poz.545) c) rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003r w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz.U. Nr 183, poz.1795 z późn. zm.) d) ustawy z dnia 14 czerwca 160r Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000r Nr 98, poz.1071 z późn. zm) e) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2012r poz.749) f) innych aktach prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem umowy, wydanych na podstawie ustawy i rozporządzenia) Zamawiający informuje, iż pozostaje przy zapisach SIWZ. Pytanie Nr 5 W 5 pkt. 4 oraz w 6 pkt. 1 Załącznika Nr 8 do SIWZ Zamawiający pisze : Do obliczania należności za usługi Wykonawcy stosowane będą ceny usług świadczonych przez Wykonawcę wynikające z Formularza asortymentowo-cenowego zamieszczonego w ofercie, stanowiącego Załącznik Nr 2 do umowy (tożsamy z Załącznikiem Nr 6 do SIWZ). Podstawą rozliczeń finansowych jest suma opłat za usługę odbioru przesyłek pocztowych nadane i zwrócone przesyłki oraz zlecone usługi komplementarne, stwierdzona na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych w okresie rozliczeniowym, zgodnie z cennikami usług pocztowych obowiązujących w dniu nadania przesyłek. W związku z powyższymi zapisami bardzo prosimy o doprecyzowanie czy do obliczania należności za usługi Wykonawcy stosowane będą ceny wynikające w Formularza asortymentowo-cenowego czy też ceny wynikające z aktualnych cenników usług pocztowych Zamawiającego? Zamawiający informuje, że dokonuje zmiany w 6 pkt. 1 Załącznika nr 8 do SIWZ: Podstawą rozliczeń finansowych jest suma opłat za usługę odbioru przesyłek pocztowych, nadane i zwrócone przesyłki oraz zlecone usługi komplementarne, stwierdzona na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych w okresie rozliczeniowym, zgodnie z cenami zawartymi w Formularzu asortymentowo-cenowym, a w przypadku przesyłek niewymienionych w Formularzu, zgodnie z cennikiem usług pocztowych obowiązujących u Wykonawcy w dniu nadania przesyłek. W związku z powyższym do obliczania należności za usługi Wykonawcy stosowane będą ceny wynikające z Formularza asortymentowo-cenowego. Jednocześnie Zamawiający wyraża zgodę aby przesyłki pocztowe nie ujęte w Formularzu asortymentowo-cenowym były rozliczane zgodnie z cennikami usług pocztowych Wykonawcy obowiązujących w dniu nadania przesyłek. 3

4 Pytanie Nr 6 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu zawartego w 6 pkt. 3 Załącznika Nr 8 do SIWZ : Wyplata wynagrodzenia nastąpi w terminie 14 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT, przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę. Zamawiający zobowiązuje się do regulowania należności na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę w fakturach VAT w terminie 14 dni od dnia jej wystawienia. Na przelewie Zamawiający zobowiązany jest określić tytuł wpłaty Umowa nr.. z dnia.. wpłata za fakturę nr z dnia.. Zamawiający informuje, że nie przewiduje możliwości zmiany zapisów zawartych w 6 pkt. 3 Załącznika nr 8 do SIWZ. Pytanie Nr 7 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu zawartego w 6 pkt. 4 Załącznika nr 8 do SIWZ : Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Wykonawcy kwotą wpłaty Zamawiający informuje, iż nie przewiduje możliwości zmiany zapisów zawartych w 6 pkt. 4 Załącznika nr 8 do SIWZ. Pytanie Nr 8 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu zawartego w 7 pkt. 5 Załącznika nr 8 do SIWZ : Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% brutto opłaty miesięcznej za usługę odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego, za każde jednodniowe opóźnienie w odbiorze przesyłek pocztowych. Z tytułu niewykonania usługi odbiór korespondencji z siedziby głównej Zamawiającego, Zamawiającemu przysługuje prawo reklamacji oraz odszkodowania zgodnie z obowiązującymi Regulaminami Wykonawcy, przepisami Kodeksu cywilnego oraz Prawa pocztowego.. Zamawiający informuje, iż nie przewiduje możliwości zmiany zapisów zawartych w 7 pkt. 5 Załącznika nr 8 do SIWZ. Pytanie Nr 9 Z uwagi na zawarte zapisy w 7 pkt.1, w którym określone są kary, w przypadku odstąpienia od umowy w całości lub w części z powodu okoliczności, za które odpowiada 4

5 Wykonawca lub w przypadku gdy Wykonawca odstąpi od umowy w całości lub części z winy własnej, proponujemy wykreślenie zapisów zawartych w 7 pkt.9., które się pokrywają. Ponadto proponujemy modyfikację zapisów zawartych 7 pkt.1 Załącznika Nr 8 do SIWZ, które brzmią następująco : Zamawiający obciąży Wykonawcę karą umowną w wysokości 0,5% wartości danej usługi z Formularza asortymentowo-cenowego stanowiącego Załącznik nr 6 do SIWZ, w razie niewykonania lub nienależytego wykonania postanowień zawartej umowy. Zamawiający informuje, iż nie przewiduje możliwości zmiany zapisów zawartych w 7 pkt 1 Załącznika nr 8 do SIWZ. Jednocześnie Zamawiający informuje, że 7 ust. 9 otrzymuje brzmienie: W sytuacji o której mowa w ust. 8, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 4 ust. 1. Pytanie Nr 10 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu zawartego w 8 pkt. 2 Załącznika nr 8 do SIWZ : Umowa ulega wcześniejszemu rozwiązaniu w przypadku zapłaty wynagrodzenia do kwoty, o której mowa w 4 ust. 1 niniejszej umowy. Umowa ulega wcześniejszemu rozwiązaniu w przypadku zapłaty wynagrodzenia do kwoty, o której mowa w 4 ust. 1 niniejszej umowy. Kontrola stanu tej kwoty leży po stronie Zamawiającego. Zamawiający informuje, iż dokonuje zmiany zapisu zawartego w 8 pkt. 2 w Załącznika nr 8 do SIWZ: Umowa ulega wcześniejszemu rozwiązaniu w przypadku zapłaty wynagrodzenia do kwoty, o której mowa w 4 ust. 1 niniejszej umowy. Kontrola stanu tej kwoty leży po stronie Zamawiającego Pytanie Nr 11 W Formularzu asortymentowo-cenowym brak jest zapisów uwzględniających : a) odbioru korespondencji z siedziby głównej Zamawiającego, b) zwrotów niezrealizowanych usług (zwrot przesyłek listowych, paczek i przesyłki pocztowej na warunkach szczególnych) oraz niezreazlizowanych usług zwrotne potwierdzenia odbioru ZPO (pobrana opłata za usługę zostaje zwrócona do Zamawiającego). Czy w związku z powyższym Zamawiający skoryguje Formularz asortymentowo-cenowy o wymienione powyżej rzeczy? Zamawiający informuje, iż: 5

6 a) usługa odbioru korespondencji z siedziby głównej Zamawiającego zostanie uwzględniona w Formularzu asortymentowo-cenowym. W związku z powyższym zmianie ulega Formularz asortymentowo-cenowy. b) w 5 ust. 3 Istotnych postanowień umowy wskazuje, iż Podstawę rozliczeń pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą stanowić będą ceny jednostkowe brutto za przesyłki pocztowe, o których mowa w ust. 4 niniejszego paragrafu oraz faktyczna ilość przesyłek nadanych i zwróconych w okresie rozliczeniowym od Zamawiającego, wynikająca z rejestrów Zamawiającego, o których mowa w 1 ust. 5 oraz dokumentów oddawczych Wykonawcy Nie ma więc podstaw do ujmowania w formularzu asortymentowo-cenowym dodatkowej pozycji Zwroty Pytanie Nr 12 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia zmian do Formularza asortymentowo-cenowego stanowiącego załącznik nr 6 do SIWZ, a mianowicie doprecyzowanie miejsca przeznaczenia listu nierejestrowanego najszybszej kategorii (poz ), listu poleconego najszybszej kategorii (poz ) oraz listu poleconego najszybszej kategorii ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (poz )? Powyższa zmiana podyktowana jest koniecznością zastosowania postanowień Regulaminu Świadczenia Usług Powszechnych. Ustawa Prawo Pocztowe oraz Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji zobowiązuje Pocztę Polską S.A., jako Operatora wyznaczonego do stosowania zapisów Regulaminu zatwierdzonego przez Prezesa UKE. W związku z tym wnosimy o zmianę zapisów SIWZ, gdyż są sprzeczne z art.7 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych, tj. zasadą przeprowadzania postępowania w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji. Mając na uwadze powyższe prosimy o doprecyzowanie miejsca przeznaczenia w sposób następujący: - Europa-łącznie z Cyprem, cała Rosją i Izraelem - Ameryka Północna, Afryka - Ameryka Południowa, Środkowa i Azja - Australia i Oceania Brak doprecyzowania o poszczególne strefy geograficzne zmusza nas do podania najwyższej ceny. Czy Zamawiający zatem uwzględni podział na w/w strefy dla przesyłek listowych w obrocie zagranicznym? Dodatkowo pod Formularzem asortymentowo-cenowym Zamawiający pisze : przesyłki zagraniczne obejmować muszą swoim zasięgiem cały świat. Przedziały wagowe paczek zagranicznych ekonomicznych oraz priorytetowych uwzględniać mają przesyłki od g do maksymalnej wagi g w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego. W Formularzu asortymentowo-cenowym niestety nie ma pozycji uwzględniających paczki w obrocie zagranicznym oraz ich ewentualnych zwrotów. Czy w związku z powyższym Zamawiający wyraża zgodę aby przesyłki pocztowe nie ujęte w Formularzu asortymentowo-cenowym były rozliczane zgodnie z cennikami usług pocztowych Wykonawcy obowiązujących w dniu nadania przesyłek? Zamawiający informuje, iż pozostaje przy zapisach SIWZ. Podstawą rozliczeń finansowych jest suma opłat za usługę odbioru przesyłek pocztowych, nadane i zwrócone przesyłki oraz zlecone usługi komplementarne, stwierdzona na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych w okresie rozliczeniowym, zgodnie z cenami 6

7 zawartymi w Formularzu asortymentowo-cenowym, a w przypadku przesyłek niewymienionych w Formularzu, zgodnie z cennikiem usług pocztowych obowiązujących w dniu nadania przesyłek. W związku z powyższym do obliczania należności za usługi Wykonawcy stosowane będą ceny wynikające z Formularza asortymentowo-cenowego. Zamawiający wyraża zgodę aby przesyłki pocztowe nie ujęte w Formularzu asortymentowo-cenowym były rozliczane zgodnie z cennikami usług pocztowych Wykonawcy obowiązujących w dniu nadania przesyłek. Pytanie Nr 13 Czy nadawanie przesyłek każdorazowo dokumentowane przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) ma posiadać moc dokumentu urzędowego? Zamawiający informuje, iż nadawanie przesyłek dokumentowane przez Wykonawcę nie musi posiadać mocy dokumentu urzędowego. Pytanie Nr 14 Czy Zamawiający w związku z tym, iż umożliwia wykonanie zamówienia przez podwykonawców dopuszcza sytuację, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurować inny podmiot niż Zamawiający, natomiast na podstawie zawartej umowy będzie możliwość wykazania, że nadanie przesyłki zlecił Zamawiający? Zamawiający informuje, iż dopuszcza sytuację, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurować inny podmiot niż Zamawiający, natomiast na podstawie zawartej umowy będzie możliwość wykazania, że nadanie przesyłki zlecił Zamawiający Powyższe wyjaśnienia stanowią zmianę treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, dotychczasowy termin składania oraz otwarcia ofert ulega zmianie. Oferty należy składać do dnia 12 listopada 2013 r. do godz. 10:00. Termin otwarcia ofert 12 listopada 2013 r. godz. 10:30. Ponadto Zamawiający informuje, że na stronie znajduje się uaktualniony Formularz asortymentowo-cenowy stanowiący Załącznik nr 6 do SIWZ. Dyrektor Generalny Urzędu Monika Bronkau-Ługowska 7