Obsługa klienta magazynu części. ASoft System. Wersja materiałów

Transkrypt

1 programu komputerowego Wersja materiałów Zakres ćwiczeń: A. Przygotowanie B. Sprzedaż prosta C. Korekta sprzedaży D. Rabaty dla klientów E. Kontrola zapłaty F. Klienci wewnętrzni G. Wydania częściowe i zwroty H. Obsługa zamówień od klientów I. Pro forma J. Obsługa zaliczek K. Naprawianie pomyłek L. Komunikacja i informacja ASoft SYSTEMY INFORMATYCZNE Warszawa, ul. Zagójska 7 tel , fax , NIP , Bank

2 Dołożono wszelkich starań, aby informacje zawarte w instrukcji były użyteczne w procesie szkolenia użytkownika oprogramowania. Ze względu na charakter produktu, jego możliwości adaptacyjne i zmienność technologiczną, nie jest możliwe przedstawienie ścisłych i pełnych opisów produktu. Dane techniczne zawarte w niniejszej instrukcji szkoleniowej są aktualne w momencie ukończenia edycji. Udoskonalenie oprogramowania jest stałym dążeniem producenta, dlatego zastrzegamy możliwość zmian bez uprzedniego powiadomienia Użytkownika i bez żadnych zobowiązań ze strony firmy ASoft. Jednak w przypadku zauważenia jakichkolwiek błędów lub pominięć będziemy wdzięczni za poinformowanie o nich przedstawiciela ASoft (adres podany osobno). Firma ASoft nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne szkody spowodowane użytkowaniem, nieprawidłowym działaniem lub niemożliwością użytkowania oprogramowania. 2

3 A. Przygotowanie Celem ćwiczeń jest opanowanie umiejętności posługiwania się katalogami i słownikami używanymi podczas obsługi klienta. 1. Dopisanie kontrahenta. Otwórz zestaw danych Kontrahenci. Dopisz kontrahenta używając tabeli (narzędzie Dodaj ) lub formatki (narzędzie Nowy ). Wypełnij pola formatki. Zapisz na serwerze. 2. Wyszukanie towaru, modyfikacja ceny. Sprawdzenie stanu, cen zakupu na kartach magazynowych. Dopisanie towaru. Otwórz zestaw danych Katalog towarów. Skorzystaj z filtra aby znaleźć towar. Wpisz identyfikator lub nazwę, możesz ograniczyć do stanów dyspozycyjnych. Zobacz formatkę towaru. Zobacz zakładki przeznaczone do wykorzystania w firmie, jak zamienniki, komórki, zastosowania i inne. Wykonaj drążenie do kart magazynowych. Dopisz towar używając tabeli (narzędzie Dodaj ) lub formatki (narzędzie Nowy ). Wypełnij pola formatki. Zapisz na serwerze. 3. Poznanie innych słowników typu cennik. Otwórz zestaw danych Usługi magazynu. Odśwież dane. Zapoznaj się z pakietami usługowo towarowymi (opcja). 3

4 B. Sprzedaż prosta Celem ćwiczeń jest nauczenie obsługi klientów zewnętrznych. W bieżącej części zajmujemy się sprzedawaniem towarów, które są na stanie dyspozycyjnym. 4. Zapoznanie z menu użytkownika w Dziale Części. 5. Sprzedaż bez faktury (paragon). Otwórz zestaw danych Obsługa klientów części. Dodaj aby rozpocząć obsługę klienta. Na zakładce Pozycje zamówień Dodaj, wpisz identyfikator towaru wstaw ilość. Upewnij się, że towar jest na stanie. W tym celu odczytaj ilość w kolumnie Stan dyspozycyjny bieżącego magazynu. Wykonaj operację Sprzedaż. Możesz wpisać komentarz do wydrukowania na dowodzie sprzedaży. Potwierdź opcje Paragon i Gotówka. Wydruk następuje automatycznie. Jeśli chcesz zobaczyć fakturę wykonaj drążenie Rachunki. Pojawi się zestaw danych Sprzedaż. Wykonaj podgląd wydruku. 4

5 6. Inne sposoby dodawania pozycji do zamówienia. Otwórz zestaw danych Obsługa klientów części. Dodaj aby rozpocząć obsługę klienta. Na zakładce Pozycje zamówień Dodaj. W kolumnie Identyfikator skorzystaj z podpowiedzi (...) i wstaw towar. Otwórz zestaw danych Towary. Z katalogu towarów przeciągnij towar na zakładkę Pozycje zamówień w :Obsłudze klientów części. Otwórz zestaw danych Towary. Ustaw kursor na wybranym towarze. Wykonaj operację Do specyfikacji. W okienku dialogowym wpisz ilość. Otwórz zestaw danych Towary. W kolumnie Ilość do specyfikacji wpisz ilości przy kilku wybranych towarach. Wykonaj operację Do specyfikacji. 5

6 Dla chętnych. Otwórz arkusz kalkulacyjny. W dwóch kolumnach umieść identyfikatory towarów i ilość. Skopiuj obszar do schowka. Ustaw kursor na zakładce Pozycje zamówień Skorzystaj z narzędzia Wklej dane. 6

7 C. Korekta sprzedaży Celem ćwiczeń jest nauczenie postępowania przy wystawianiu korekt do sprzedaży towarów. 7

8 7. Korekta sprzedaży anulowanie transakcji z klientem. Znajdź fakturę w zestawie danych Sprzedaż lub znajdź obsługę klienta i wykonaj drążenie do sprzedaży lub znajdź kontrahenta i wykonaj drążenie do ostatnich sprzedaży. W zestawie danych Sprzedaż, na znalezionej fakturze wykonaj operację Generowanie korekty. Forma płatności korekty zazwyczaj pozostanie taka sama jak na fakturze sprzedaży. Do wyboru są dwa tryby korygowania. Wybierz Anulowanie transakcji jeśli chcesz całkowicie skorygować sprzedaż. W przeciwnym przypadku wybierz Zmiany. Wybierz opcję Anulowanie transakcji. Program wygeneruje fakturę korygującą na całą sprzedaż. W magazynie powstanie zwrot rozchodu. 8

9 Jeśli włączono regułę, że magazyn musi potwierdzić zwrot części, to otrzymasz komunikat. Uprawniony pracownik magazynu musi potwierdzić zwrot przed potwierdzeniem faktury korygującej. Wygenerowana automatycznie faktura korygująca ma status Z (zamknięty). Po potwierdzeniu zwrotu części do magazynu wykonaj potwierdzenie faktury korygującej. W tym celu wykonaj operację Potwierdzenie. Jeżeli zwroty powstają automatycznie, to faktura jest od razu potwierdzona. 9

10 8. Korekta sprzedaży zmiana ilości i cen. W zestawie danych Sprzedaż, na znalezionej fakturze wykonaj operację Generowanie korekty. Wybierz opcję Zmiany. Program wygeneruje otwartą fakturę korygującą i zostanie ona pokazana na ekranie. W otwartej fakturze korygującej zmień cenę usługi. Jeżeli zmienisz ilość towaru, to przy potwierdzaniu korekty nastąpi zwrot. Wykonaj operację Potwierdzenie. Na podglądzie wydruku porównaj korekty z tytułu anulowania transakcji z korektą z tytułu zmian ilości i ceny. 10

11 D. Rabaty dla klientów Celem ćwiczeń jest przećwiczenie różnych form udzielania rabatu zarówno automatycznie jak i ręcznie. 9. Zapoznanie z przywilejami handlowymi w katalogu kontrahentów. W zestawie danych Kontrahenci znajdź klienta. Zapoznaj się z polami, które wpływają na warunki płatności i rabaty. Wygodnie jest skorzystać z formatki. Te same wartości mogą być pokazane w odpowiednio przygotowanym widoku. Przywileje płatnicze są w polach: forma płatności, liczba dni kredytu, limit kwoty kredytu, blokada przelewu. Przywileje rabatowe są w polach: grupa rabatowa, rabat na towary (jeśli pusta grupa), rabat na usługi. W formatce kontrahenta, tabela po lewej stronie zawiera wyjątki z grupy rabatowej przypisanej w polu Grupa rabatowa. 11

12 Drążenie Grupa rabatowa z formatki kontrahenta pokazuje wynikowe rabaty klienta na poszczególne grupy towarów. W wierszach zaznaczonych widać, że rabat dla klienta jest inny niż standardowo wynika z tabeli rabatowej w danej grupie. Więcej na temat grup rabatowych znajdziesz w Internetowym Serwisie Pomocy i w szkoleniu specjalistycznym na temat cen. 10. Zapoznanie cennikami towarów. W zestawie danych Katalog towarów znajdź towary. Zapoznaj się z polami, których nazwy zaczynają się od słowa Cena. Każda kolumna to jeden cennik. Niektóre ceny są dostępne w instalacjach standardowych. Wiele innych kolumn do cenników jest wprowadzanych na zamówienie w procesie wdrożenia. Więcej na temat cen znajdziesz w Internetowym Serwisie Pomocy i w szkoleniu specjalistycznym na temat cen. 12

13 11. Zapoznanie z cenami kontraktowymi dla klienta. W zestawie danych Katalog towarów znajdź towary. Zapoznaj się z zakładką Ceny kontraktowe. W niektórych instalacjach są włączone cenniki zależne od zamawianej ilości. Widać je w zakładce Cennik ilościowy. Więcej na temat cen znajdziesz w Internetowym Serwisie Pomocy i w szkoleniu specjalistycznym na temat cen. 12. Zapoznanie z umowami handlowymi na przykładzie umowy serwisowej. Otwórz zestaw danych Umowy serwisowe. Zapoznaj się z zakładką Ceny kontraktowe i z kolumnami rabatowymi z nagłówka. W niektórych instalacjach stosuje się umowy do określania cen dla klienta Umowy ograniczają zasięg przywilejów do spraw określonego typu. Więcej na temat cen znajdziesz w Internetowym Serwisie Pomocy i w szkoleniu specjalistycznym na temat cen. 13. Sprzedaż z udzieleniem rabatu automatycznego i ręcznego. W katalogu kontrahentów przygotuj klienta z rabatem na towary lub przypisaną grupą rabatową. W katalogu towarów przygotuj ceny towarów oraz ceny kontraktowe. Otwórz zestaw danych Obsługa klientów Części. Załóż nową obsługę dla wybranego klienta. Dopisz pozycje z katalogu towarów. Wybieraj wcześniej przygotowane towary. Zaobserwuj jakie program zastosuje poziomy ceny katalogowej i rabaty. Zwróć uwagę na kolumny ze wspólnym nagłówkiem Rabat i Bez rabatu. Rabat % zostaje wyliczony automatycznie, podobnie jak cena katalogowa bez rabatu. 13

14 14. Kontrola ceny sprzedaży. W powyższym przykładzie zmień ręcznie rabat %. Następnie zmień cenę netto i brutto. Zwróć uwagę na kolumny Cena kontrolna i Odchylenie %. Cena kontrolna jest kopiowana z katalogu towarów w chwili wstawiania pozycji. Zmieniaj cenę i rabat tak, aby uzyskać odchylenie dodatnie, zerowe i ujemne. Odchylenie % zmienia się zależnie od wyliczonej aktualnie ceny transakcji względem ceny kontrolnej. Porównywane są ceny netto. Jeśli wskaźnik odchylenia jest żółty lub czerwony, to użytkownik bez uprawnień nie dokona sprzedaży, a użytkownik uprawniony musi potwierdzić sprzedaż hasłem. Więcej na temat cen znajdziesz w Internetowym Serwisie Pomocy i w szkoleniu specjalistycznym na temat cen. 14

15 E. Kontrola zapłaty Celem ćwiczenia jest nauczenie, jak sprawdzić stan zapłaty za sprzedaż. 15. Kontrola zapłaty za sprzedaż w obsłudze klienta części. W systemie są połączone informacje o sprzedaży z dowodami zapłaty wprowadzanymi przez kasę lub bank. Możesz zobaczyć jaki jest stan zapisów elektronicznych. Przy ocenie, czy faktury są rzeczywiście zapłacone zawsze stosuj zasady obowiązujące w firmie. Materiał szkoleniowy pokazuje tylko możliwości programu komputerowego i nie opisuje zasad obowiązujących w firmie. Otwórz zestaw danych Obsługa klientów części. Znajdź sprawę, do której jest zarejestrowana sprzedaż. Wykonaj drążenie Rozliczenie płatności. Program pokaże zestaw danych o tej samej nazwie przefiltrowany do rozliczeń powiązanych z daną sprawą. Płatności zrealizowane mają stan realizacji równy P (potwierdzony) i kolumny Dowody zapłaty, Numer oraz Data potwierdzenia nie są puste. 15

16 W zestawie danych Obsługa klientów części ukaż zakładkę Rozliczenie płatności. Na zakładce są widoczne te same płatności, które widać po drążeniu. Z obsługi klienta lub płatności wykonaj drążenie Rachunki. Program pokaże zestaw danych Sprzedaż do dokumentów powiązanych z daną sprawą. Faktury zapłacone mają pustą kolumnę Saldo. W zestawie danych Obsługa klientów części ukaż zakładkę Rachunki. Na zakładce są widoczne te same faktury, które widać po drążeniu. 16

17 F. Klienci wewnętrzni Celem ćwiczeń jest nauczenie obsługi klientów wewnętrznych takich, jak serwis lub inny dział firmy. 16. Wydanie części do istniejącego zamówienia wewnętrznego. System może być połączony z serwisami, salonami sprzedaży pojazdów i innymi działami. Pracownicy innych komórek mogą wysyłać zamówienia na części do magazynu. Zadaniem pracownika magazynu jest wydanie odpowiednich części. W zestawie danych Obsługa klientów Części znajdź zamówienie do zlecenia. Dobierz filtr odpowiednio do sytuacji. Możesz skorzystać z filtrów Nr zlecenia Nr Zam. Sam. Samochody, Nr rejestracyjny. Jeśli serwis zamówił części i w chwili zamawiania były na stanie, to program je automatycznie zarezerwował. Dopisz potrzebne pozycje. Oceń możliwość wydania części. Dla uproszczenia przykładu zakładamy, że części są na stanie. Inne przypadki są opisane w tej instrukcji. Na zakładce Pozycje zamówień wykonaj operację Wydanie. 17

18 Jeśli wiadomo, że nie będzie więcej wydań do zlecenia, to wykonaj operację Potwierdzenie. Niepotwierdzona obsługa klienta części blokuje potwierdzenie powiązanego zlecenia w serwisie lub salonie pojazdów. Potwierdzenie zamówienia klienta wewnętrznego kończy jego obsługę. Jeżeli będą potrzebne kolejne części, to należy otworzyć kolejne zamówienie wewnętrzne. 17. Otwarcie nowej obsługi do zlecenia serwisowego. Jeżeli istnieje potrzeba wydania części do zlecenia serwisowego i nie ma otwartej obsługi w magazynie, to należy ją otworzyć. Otwórz zestaw danych Obsługa klientów Części. Wykonaj operację Nowe zamówienie serwisu. Otworzy się okno ze zleceniami. W zestawie danych Zlecenia wyszukaj potrzebne zlecenie i kliknij przycisk Użyj w prawym dolnym rogu okna. Możesz kontynuować obsługę klienta wewnętrznego, jak w poprzednim ćwiczeniu. 18

19 G. Wydania częściowe i zwroty Celem ćwiczeń jest nauczenie częściowych wydań towarów i dokonywanie zwrotów. 18. Wydanie wybranych pozycji. Zależnie od ustawienia, system może wymagać, aby kontrahent zewnętrzny miał do wykorzystania limit kredytu kupieckiego. W razie trudności możesz ćwiczyć na zamówieniu wewnętrznym. Otwórz zestaw danych Obsługa klientów części. Dodaj nową obsługę. W specyfikacji wpisz co najmniej 3 pozycje. Przynajmniej jedna z ilością większą niż 1. W kolumnie selekcji zaznacz pozycję z ilością większą niż 1 i wykonaj operację Wydanie. Na pytanie o zakres odpowiedź Zaznaczone. Odczytaj zawartość kolumny Ilość wydana na zakładce Pozycje zamówień. 19

20 19. Częściowy zwrot wydania. W zestawie danych Obsługa klientów części wykonaj drążenie Dowody magazynowe. W zestawie danych Dowody magazynowe wykonaj operację Generowanie zwrotu. W otwartym dowodzie zwrotu zmniejsz ilość towaru o 1. Wykonaj operację Potwierdzenie. 20

21 Przed potwierdzeniem zwrotu Po potwierdzeniu zwrotu N zakładce Pozycje dowodów magazynowych wykonaj drążenie Karty magazynowe. Po otwarciu karty magazynowej odczytaj listę wydań i zwrotów. 21

22 Otwórz zestaw danych Obsługa klientów części. Odśwież dane. Na zakładce odczytaj wartość z kolumny Ilość zwrócona. 20. Fakturowanie wybranych pozycji. Zależnie od ustawienia, system może wymagać, aby kontrahent zewnętrzny miał do wykorzystania limit kredytu kupieckiego. W razie trudności możesz ćwiczyć na zamówieniu wewnętrznym. Otwórz zestaw danych Obsługa klientów części. Powróć do przykładu z poprzedniego ćwiczenia lub wykonaj nowe podobne. W kolumnie selekcji zaznacz dwie pozycja i wykonaj operację Sprzedaż. Na pytanie o zakres odpowiedź Zaznaczone. Ponownie wykonaj operację Sprzedaż. Tym razem kolumna selekcji ma być pusta. Zwróć uwagę, że program sprzedał wszystkie pozostałe pozycje w ilościach dostępnych. 22

23 H. Obsługa zamówień od klientów Celem ćwiczeń jest nauczenie czynności wykonywanych, jeśli w magazynie nie ma zamawianego towaru. 21. Przyjęcie zamówienia na brakujący towar. Otwórz zestaw danych Obsługa klientów części. Dodaj nową obsługę, wstaw id. kontrahenta. W specyfikacji wpisz towar, którego nie ma na stanie dyspozycyjnym. Zależnie od ustawień systemu i danych, program może wykonać akcję: o Podpowiedzieć zamienniki, to znaczy otworzyć zestaw danych Towary. o Podpowiedzieć towary na stanie, do których dany jest towarem wiodącym. o Zaproponować zarejestrowanie sprzedaży utraconej. Konsekwentnie wstaw do specyfikacji towar, którego nie ma na stanie. Pojawi się informacja o braku towaru. Wpisz ilość. Następnie wykonaj operację Wysłanie zamówienia do dostawcy. 23

24 Program zadziała zależnie od ustawienia systemu. Może wykonać: o Nie umieści towaru w zamówieniu jeśli nie zostanie ustalony dostawca. o Umieści pozycję w istniejącym otwartym zamówieniu do dostawcy. o Otworzy nowe zamówienie otwarte i umieści pozycję z towarem. o W przypadku magazynu podrzędnego może zatrzymać akcję lub przenieść automatycznie pozycję do zamówienia w magazynie głównym. Odczytaj informacje z kolumn z nagłówkami Kwalifikacja do zamówienia, Zam. dost. I Zewnętrzny dostawca. 24

25 W kolumnach pozycji jest informacja o stanie realizacji zamówienia do dostawcy Wykonaj wydruk (lub podgląd wydruku) zamówienia. 25

26 I. Pro forma Celem ćwiczeń jest nauczenie tworzenia dokumentu pro forma do zamówienia. 22. Wystawienie pro formy Wykonaj specyfikację zamówienia. W tym celu na zakładce Pozycje zamówień dodaj potrzebne pozycje i określ ceny, które będą obowiązywały przy sprzedaży. Wykonaj operację Pro forma. Zostanie wygenerowany dokument pro forma i zapis płatności, który można obserwować i obsługiwać tak samo, jak płatności do faktur. Zwykle jest ustawiony automatyczny wydruk. Aby zobaczyć dokument wykonaj drążenie Pro formy. 23. Sprzedaż w kontekście pro formy Doprowadź do zapłaty za pro formę. Możesz poprosić osobę z uprawnieniami do pracy w kasie. Sprawdź, czy pro forma została zapłacona. Doprowadź do stanu, w którym można dokonać sprzedaży zamówienia. Wykonaj operację Sprzedaż. Program wygeneruje fakturę. Płatności z proformy zostaną dołączone do faktury. Różnica pomiędzy pro formą a fakturą zostanie uwzględniona w płatnościach do realizacji. 26

27 J. Obsługa zaliczek Celem ćwiczeń jest nauczenie tworzenia dokumentu Faktura VAT zaliczka do zamówienia oraz rozliczenie zaliczki przy sprzedaży. 24. Wystawienie faktury zaliczkowej z zamówienia Otwórz obsługę klienta. Wprowadź pozycje. Wstaw kwotę do kolumny Wartość zaliczki. Wykonaj operację Faktura zaliczkowa. Zwykle jest ustawiony automatyczny wydruk. Aby zobaczyć dokument wykonaj drążenie Rachunki. 27

28 25. Sprzedaż z rozliczeniem zaliczki Doprowadź do zapłaty za zaliczkę. Możesz poprosić osobę z uprawnieniami do pracy w kasie. Sprawdź, czy faktura została zapłacona. Doprowadź do stanu, w którym można dokonać sprzedaży. Wykonaj operację Sprzedaż. Podczas sprzedaży wartość zaliczki do rozliczenia pojawi się w oknie kreatora. Program wygeneruje fakturę. Kwota zaliczki zostanie rozliczona w specyfikacji faktury. Wykonaj drążenie Rachunki. Jeśli nie widać ostatniej faktury, to odśwież. 28

29 29

30 K. Naprawianie pomyłek Celem ćwiczeń jest przetrenowanie sposobów radzenia sobie ze skutkami pomyłek. 26. Poprawienie danych klienta lub samochodu. Wybrane dane klienta i samochodu przenoszą się na zamówienie i fakturę. Jeśli klient zmieni adres, to należy zmienić dane w katalogu kontrahentów. Nie zmienią się dane na fakturach i zleceniach, które powstały wcześniej. To samo dotyczy numeru rejestracyjnego samochodu. System umożliwia poprawienie danych klienta i samochodu na fakturach i zleceniach. Administrator może ograniczyć dostęp do operacji. Administrator może włączyć śledzenie zmian. W zestawie danych Sprzedaż. Zrób podgląd wydruku i zapamiętaj adres nabywcy. Na znalezionej fakturze wykonaj drążenie do katalogu kontrahentów. W katalogu kontrahentów zmień adres klienta na aktualny. Zapisz zmiany. Powróć do zestawu danych Sprzedaż. Na fakturze wykonaj operację Aktualizacja kth. W zestawie danych Sprzedaż. Zrób podgląd wydruku i porównaj z zapamiętanym. 27. Anulowanie pomyłkowo wystawionej sprzedaży. System umożliwia obsłużenie pomyłki bez korygowania sprzedaży. Ponowna sprzedaż następuje pod tym samym numerem dokumentu sprzedaży. Istnieje ograniczenie wynikające z rejestracji fiskalnej zgodność kwot zarejestrowanych. Nie można anulować sprzedaży zaksięgowanej w systemie. Administrator systemu może wprowadzić ograniczenia dostępu do operacji Anulowanie i ograniczenie czasu na wykonanie anulowania. W zestawie danych Sprzedaż, na znalezionej fakturze wykonaj operację Anulowanie. 30

31 Wykonaj drążenie do powiązanego zlecenia. W obsłudze klienta wykonaj operację Otwieranie. Pozwoli to na dokonanie zmian treści zamówienia klienta. Zmień treść pozycji. Możesz zwracać części do magazynu, pobierać inne części, zmieniać ceny, dopisywać pozycje, anulować je lub usuwać, zmienić samochód, kontrahenta. W obsłudze klienta wykonaj operację Sprzedaż. 31

32 L. Komunikacja i informacja Celem ćwiczeń jest poinformowanie o możliwościach wysyłania i otrzymywania komunikatów. 28. Przyjmowanie komunikatów. Omówienie na przykładzie funkcji Skutki rozpisania dostawy. Możliwe jest takie skonfigurowanie systemu, że sprzedawca otrzymuje komunikat, jeśli w magazynie nastąpiło przyjęcie towarów i w wyniku przyjęcia części rozpisały się na zamówienia klientów i zlecenia w serwisie. Rozpisanie dostawy odbywa się automatycznie i polega na dokonaniu rezerwacji części do odpowiedniego zlecenia. Komunikat jest po to, żeby sprzedawca wiedział, że może zrealizować zamówienie klienta. Jeśli otrzymasz komunikat, to odczytaj treść. W tym celu kliknij w ikonie informującą o oczekujących komunikatach. Jeśli na pasku drążenia jest aktywna ikona Identyfikator z lupką, to po kliknięciu otworzy się odpowiedni zestaw danych z filtrem, który spowoduje pobranie dokumentu w tym przypadku zlecenia. 32

33 29. Wysyłanie komunikatów. Możesz ręcznie wysłać komunikat do innego użytkownika. Komunikat może zawierać odnośnik do bieżącego dokumentu, na przykład zamówienia, faktury lub danych katalogowych. Aby wysłać komunikat z odnośnikiem do bieżącego rekordu, ustaw kursor na dokumencie i kliknij prawy przycisk myszy. Z menu podręcznego wybierz narzędzie Wyślij wiadomość Ctrl+M. Wpisz treść, określ nadawcę, zdecyduj czy chcesz pozostawić odnośnik (załącznik) i kliknij OK. aby wysłać. 33

34 30. Możliwości automatycznego przypominania i nadzorowania transakcji. Istnieje wiele zastosowań komunikatów wysyłanych w systemie. Automaty mogą przeglądać sprawy i na przykład wysyłać przypomnienia o zamówieniach zbyt długo czekających na obsługę. Zastosowanie tego systemu w dużej części zależy od potrzeb pracowników odpowiedzialnych za funkcjonowanie serwisu. Możesz przedyskutować w grupie i zgłosić do osoby koordynującej wdrożenie, potrzeby w zakresie komunikacji automatycznej. 31. Odczytywanie komunikatów powiązanych. Liczba komunikatów powiązanych ze zleceniem jest widoczna w kolumnie SMS. Aby zobaczyć wszystkie powiązane komunikaty, skorzystaj z drążenia. Komunikaty są widoczne tylko dla nadawcy i odbiorcy. Nie widać komunikatów przeznaczonych dla innych użytkowników. Powyższe zasady wysyłania i przyjmowania komunikatów obowiązują w całym systemie. Można korzystać z komunikatów w różnych zestawach danych, nie tylko w zamówieniach. 34