Regulamin inicjatywy pn. Liderzy Programu PROJEKTOR wolontariat studencki

Transkrypt

1 Regulamin inicjatywy pn. Liderzy Programu PROJEKTOR wolontariat studencki Założenia ogólne 1. Liderzy Programu PROJEKTOR - wolontariat studencki to nowa inicjatywa skierowana do najbardziej aktywnych studentów wolontariuszy. Łączy ona dwa cele: z jednej strony pozwala studentom zdobywać nowe umiejętności i doświadczenia przydatne w ich zawodowej karierze; z drugiej umożliwia młodym ludziom udział w ciekawych, bezpłatnych projektach edukacyjnych. Inicjatywa zwiększy liczbę projektów realizowanych przez studentów-wolontariuszy w szkołach z małych miejscowości (do mieszkańców), tj. projektów edukacyjnych realizowanych w ramach programu PROJEKTOR wolontariat studencki. 2. W ramach tej inicjatywy realizowane będą dwie ścieżki: a. Ambasador Projektora, w ramach której zostanie wybranych 30 najbardziej aktywnych wolontariuszy, którzy przygotowani będą do pełnienia roli Ambasadorów Programu PROJEKTOR wolontariat studencki. Zadaniem Ambasadorów będzie prowadzenie działań informacyjnych nt. Programu, organizacja różnorodnych wydarzeń popularyzujących markę Programu oraz jego ideę wśród studentów, szkół, mediów lokalnych, m.in. poprzez: organizowanie i prowadzenie spotkań ze studentami, wspieranie działań studentów wolontariuszy w realizacji projektów, informowanie lokalnych partnerów (szkół, mediów) o projektach prowadzonych przez studentów wolontariuszy;

2 inicjowanie wymiany pomiędzy studentami-wolontariuszami realizującymi ciekawe pomysły. b. Animator Socialmedia, w ramach której stworzony zostanie zespół 15 wolontariuszy będących animatorami Programu w socialmediach. Ich zadaniem będzie popularyzacja marki PROJEKTOR wolontariat studencki i idei Programu wśród studentów, szkół, mediów lokalnych w Internecie. Oferta dla uczestników 1. Dla Ambasadorów Programu zorganizowane zostaną: a. dwa szkolenia, z których każde potrwa 18 godzin dydaktycznych i będzie poświadczone certyfikatem. Organizatorzy pokrywają koszty noclegu i wyżywienia. Daty i tematyka szkoleń: I szkolenie 2-4 czerwca 2016r. w Lublinie (termin i dokładne miejsce szkolenia zostaną potwierdzone do 10 maja 2016r.),tematyka: zarządzanie zespołem studentów wolontariuszy (w tym umiejętności liderskie, praca w grupie, komunikacja); II szkolenie października 2016 roku w Lublinie lub okolicy, tematyka: budowanie partnerstw i pozyskiwanie środków. b. 8 miesięczny proces mentoringu, którego zadaniem będzie wsparcie uczestników Inicjatywy przez Mentorów. Mentorem będzie osoba posiadająca praktyczne doświadczenie w programie PROJEKTOR - wolontariat studencki oraz niezbędne kompetencje w prowadzeniu doradztwa w zakresie realizacji projektów społecznych. Każdy uczestnik będzie miał przypisanego Mentora, z którym rozpocznie

3 pracę na I zjeździe szkoleniowym i będzie ją kontynuował w trybie telefonicznym lub przez Internet przez 8 kolejnych miesięcy. Wymiar wsparcia to 2 godziny dydaktyczne w miesiącu i 1 (w czasie całego procesu) spotkanie w miejscu działania uczestnika (bądź innym ustalonym przez obie strony). c. Możliwość udziału w webinariach. d. Możliwość udziału w ogólnopolskich wydarzeniach promocyjnych, np. targach, festiwalach, w czasie których uczestnicy mogą współpracować w działaniach promujących Program (zgodnie z punktem Dofinansowanie działań Ambasadorów Projektora). e. Możliwość ubiegania się o dofinansowanie autorskich działań w ośrodku akademickim uczestnika. 2. Dla Animatorów Socialmedia zorganizowane zostaną: a. Dwa szkolenia, z których każde potrwa 16 godzin dydaktycznych i będzie poświadczone certyfikatem (organizatorzy pokrywają koszty noclegu i wyżywienia). Daty i tematyka szkoleń: I szkolenie 2-4 czerwca 2016r. w Lublinie (termin i dokładne miejsce szkolenia zostaną potwierdzone do 10 maja 2016r.), tematyka: zarządzanie informacją i komunikacją o Programie w Socialmediach; II szkolenie października 2016r. roku w Lublinie lub okolicy, tematyka: wykorzystanie potencjału mediów społecznościowych. b. Współpraca z Mentorem, który będzie udzielał konsultacji on-line. Wszyscy uczestnicy tej ścieżki mają jednego Mentora, z którym

4 rozpoczną pracę na pierwszym zjeździe szkoleniowym i wspólnie ustalą zasady dalszej współpracy, w tym tryb konsultacji on-line; c. Inne form wsparcia w postaci tematycznych prasówek i udziału w webinariach. d. Możliwość udziału uczestników ścieżki w branżowych targach i konferencjach (zwrot kosztów dojazdu do 200 zł na uczestnika). 3. Nie przewiduje się możliwości udziału w obu ścieżkach jednocześnie. 4. Nie przewiduje się zwrotu kosztów dojazdu dla uczestników szkoleń. Rekrutacja uczestników 1. Uczestnikami Inicjatywy będą aktywni wolontariusze programu PROJEKTOR wolontariat studencki, którzy zrealizowali co najmniej 10 projektów edukacyjnych. a. Wszyscy kandydaci muszą pobrać, wypełnić i wysłać drogą mailową na adres liderzy@projektor.org.pl formularze zgłoszeniowe dostępne na stronie i profilu Facebook Programu. b. Kandydaci na Ambasadorów Projektora muszą pamiętać o dołączeniu do formularza dwóch rekomendacji. Rekomendacje mogą pochodzić od organizacji zaangażowanych w realizację programu PROJEKTOR wolontariat studencki (szkół, uczelni), jak i organizacji, z którymi uczestnik do tej pory współpracował (koło naukowe, samorząd studencki); c. Kandydaci na Animatorów Socialmedia do formularza dołączają linki do swoich profili w mediach społecznościowych, np.: na Facebooku, Twitterze, Instagramie, LinkedIn czy YT (to może być prywatny profil lub strona, którą kandydat prowadzi).

5 2. Terminy rekrutacji: a. Nadsyłanie zgłoszeń: do 22 maja 2016r. b. Ogłoszenie wyników: 25 maja 2016r. 3. Wyboru uczestników dokona komisja złożona z: przedstawicieli PAFW, Zarządu Fundacji Rozwoju Wolontariatu oraz Mentorów. Wybranych zostanie: a. Do programu Ambasadorów Projektora 30 uczestników; b. Do programu Animatorów Socialmedia 15 uczestników. 4. Przy wyborze Ambasadorów Programu komisja kierować się będzie następującymi kryteriami: atrakcyjność pomysłów na działania służące promocji programu PROJEKTOR - wolontariat studencki ; stopień rozpoznania lokalnych potrzeb, na które może odpowiedzieć program PROJEKTOR - wolontariat studencki. dotychczasowe zaangażowanie w działania o charakterze społecznym. Przy wyborze Animatorów Socialmedia komisja kierować się będzie następującymi kryteriami: atrakcyjność pomysłów na działania służące promocji Programu Projektor Wolontariat Studencki; sposób prowadzenia stron i kanałów socialmedia (wg załączonych linków do profili osobistych) pod kątem aktywności, różnorodności zamieszczanych materiałów, osiąganej popularności. Obowiązki uczestników 1. Udział w zjazdach szkoleniowych.

6 2. Podczas trwania Inicjatywy prowadzenie aktywnej działalności w ramach swojej ścieżki. 3. W przypadku Ambasadorów Programu realizacja eventów i wydarzeń promujących Projektor, w tym możliwość sfinansowania kosztów ich działań przez Organizatora. Dofinansowanie działań Ambasadorów Programu 1. W ramach ścieżki Ambasadorów Programu Fundacja może dofinansować na zasadach refundacji koszty do wysokości zł netto poniesione przez uczestnika w związku z prowadzeniem różnorodnych wydarzeń popularyzujących markę programu PROJEKTOR - wolontariat studencki oraz jego ideę wśród studentów, szkół, mediów lokalnych w wybranym ośrodku akademickim. W wyjątkowej sytuacji Organizator może przystać na opłacenie faktury przelewowej o długim terminie płatności, po wcześniejszym ustaleniu tego ze Specjalistą ds. Rozliczeń finansowych i sprawozdawczości FRW. 2. Planowane są trzy tury konkursu na sfinansowanie inicjatyw uczestników: a. Terminy dla poszczególnych tur: Etapy I tura II tura III tura Ogłoszenie 2 4 czerwca konkursu września listopada 2016 Nabór wniosków konkursowych 4-8 czerwca września listopada 2016 Ogłoszenie 17 listopada 14 czerwca września 2016 wyników 2016 Realizacja inicjatyw 14 czerwca 17 lipca września 6 listopada listopada

7 Rozliczenie inicjatyw stycznia 2017 Każdorazowo 14 dni od zakończenia danej inicjatywy b. Cele poszczególnych tur: I tura: działania promujące Program w danym mieście, wsparcie startu działania w danym mieście, promocja nakierowana na projekty wakacyjne; II tura: wsparcie rekrutacji nowych wolontariuszy, wzrost znajomości marki wśród studentów, promocja na uczelniach, zachęcenie do realizacji projektów systematycznych; III tura: działania podsumowujące edycje Projektora, promocja projektów feryjnych, działania mające na celu podziękowanie wolontariuszom w poszczególnych miastach za całoroczną pracę. b. Łącznie, we wszystkich turach, przyznanych zostanie 20 dofinansowań, każde na kwotę 3000 zł netto. 3. We wskazanych terminach naboru wniosków uczestnicy zgłaszają wypełnione wnioski konkursowe z opisem pomysłów, zawierające m.in.: a. Opis planowanych działań zgodnych z tematyką danej tury konkursowej, zgodnie z harmonogramem działania. b. Cel i okres realizacji działania. c. Planowane rezultaty (w tym wskaźniki ilościowe ich realizacji) d. Szczegółowy budżet w podziale na koszty działania i koszty administracji oraz zarządzania w kwotach netto. 4. W każdej turze zwycięskie wnioski wybiera komisja złożona z: przedstawiciela Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności, przedstawiciela

8 zarządu Fundacji Rozwoju Wolontariatu, przedstawiciela zespołu promocji Fundacji, oraz Mentorów programu Ambasadorów. 5. Kryteria wyboru zwycięskich wniosków będą następujące: a. Atrakcyjność i innowacyjność pomysłu; b. Zgodność z celami danej tury; c. Zasięg pomysłu do ilu osób pozwoli on dotrzeć z informacją o Programie; d. Potencjał mobilizacyjny pomysłu na ile dany pomysł może się przełożyć na wzrost liczby wolontariuszy i realizowanych projektów programu PROJEKTOR wolontariat studencki ; e. Doświadczenie uczestnika w realizacji podobnych działań. 6. W ramach jednego działania może być zorganizowane kilka wydarzeń/spotkań czy eventów. 7. Wydatki ponad kwotę 3000 zł netto nie będą refundowane. Powyższa kwota może być przeznaczona wyłącznie na realizację działań niezbędnych do właściwej realizacji zadania i zgodnie ze szczegółowym budżetem zaakceptowanym przez komisję oraz zgodnie z harmonogramem działania. 8. Komisja ma prawo wnosić poprawki i uwagi do wniosków konkursowych i oczekiwać uzupełnień. 9. Komisja ma prawo zmienić liczbę finansowanych inicjatyw i ich wysokość. 10. W ramach zadania mogą być finansowane koszty, które są bezpośrednio związane z realizowanym działaniem i są niezbędne do prawidłowej realizacji zakładanych celów, między innymi: - zakup materiałów biurowych, artykułów plastycznych i innych materiałów;

9 - koszt administracji oraz zarządzania (udział kosztów administracji i zarządzania stanowią 20% otrzymanego dofinansowania zadania); - koszty podróży krajowych - podróż musi odbywać się w klasie 2 pociągu, busem lub autobusem; bilety powinny być zakupione z przysługującą ulgą ustawową studencką (studenci do ukończenia 26 roku życia); w przypadku przejazdu grupy wolontariuszy prywatnym samochodem, przysługuje pokrycie kosztów przejazdu w wysokości 50% kosztów ustalanych na podstawie odrębnych przepisów (Dz. U nr 236, poz. 1990); - wynagrodzenia specjalistów, honoraria; - wynajem sal, sprzętu, transportu, nagłośnienia; - koszty druku; - zakup sprzętu, jeżeli jest to merytorycznie uzasadnione; - materiały i gadżety promocyjne; - zakup reklam. 11. Z otrzymanego grantu nie można finansować: - zakupu środków trwałych i wyposażenia, które nie jest merytorycznie uzasadnione; - zakupu napojów alkoholowych i tytoniowych; - wszelkich innych wydatków nie uzgodnionych i nie wpisanych w szczegółowy kosztorys zadania; Zadania będą rozliczane na podstawie opłaconych przez uczestników programu faktur (zwrot wydatków) lub dokumentów przelewowych o długich terminach płatności (po wcześniejszym ustaleniu tego faktu ze Specjalistą ds. Rozliczeń finansowych i sprawozdawczości FRW;

10 - w przypadku kosztów administracji i zarządzania, możliwe jest także podpisanie umowy zlecenia. Takie sytuacje muszą być szczegółowo omówione ze Specjalistą ds. rozliczeń FRW przed realizacją działań. 12. Dokumenty finansowe powinny być wystawione na Fundację Rozwoju Wolontariatu, ul. 3 Maja 18/1, Lublin, NIP Każdy dokument finansowy powinien na odwrocie zawierać następujące informacje: - Wydatek realizowany w ramach programu LIDERZY PROJEKTORA. Programu rozwoju Liderów Wolontariatu - PROJEKTOR - wolontariat studencki _ nazwa działania ; - imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za realizację grantu; - dane dotyczące konta, na które zostaną przelane środki finansowe (tj. imię i nazwisko właściciela konta, numer konta bankowego). 13. Po realizacji działań uczestnicy w terminie 14 dni kalendarzowych od daty zakończenia realizacji dofinansowanych działań uczestnik zobowiązany jest do przesłania do biura Fundacji Rozwoju Wolontariatu sprawozdania merytorycznego i finansowego ze zrealizowanych działań w ramach przyznanego dofinansowania. Po tym terminie Fundacja Rozwoju Wolontariatu może odmówić refundacji poniesionych kosztów. 14. Sprawozdanie finansowe z realizacji działania będzie obejmowało zestawienie dokumentów finansowych w podziale na pozycje przedstawione w szczegółowym budżecie działania (koszty działania i koszty administracji oraz zarządzania) oraz opis zrealizowanych działań. 15. Po przyznaniu dofinansowania a przed jego rozliczeniem uczestnicy podpisują zobowiązanie do przesłania do Biura Fundacji środków trwałych nabytych w ramach grantów.

11 16. Właścicielem zakupionych w ramach grantu materiałów, przedmiotów etc. jest Fundacja Rozwoju Wolontariatu. Postanowienia końcowe 17. Sprawy nieuregulowane niniejszym Regulaminem rozstrzygane będą przez Organizatora. 18. Organizator tj. Fundacja Rozwoju Wolontariatu zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. 19. Regulamin wchodzi w życie z dniem r. 20. Więcej informacji przekazują: a. Agnieszka Duda-Jastrzębska, Specjalistka ds. promocji i organizacji szkoleń, a.jastrzebska@frw.org.pl, b. Agnieszka Gomółka-Ziemba, Specjalistka ds. Rozliczeń finansowych i sprawozdawczości FRW, a.gomolka@frw.org.pl,