Mapa ryzyk w realizacji e-projektu - metody zapobiegania i scenariusze działań w przypadku wystąpienia ryzyka

Transkrypt

1 2012 Mapa ryzyk w realizacji e-projektu - metody zapobiegania i scenariusze działań w przypadku wystąpienia ryzyka Jarosław Petz Piotr Biernat E-usługa utrzymanie Kraków, 23 października 2012

2 Trudna prawda o strategicznych projektach IT Wg badań Gartner Group 80% projektów wdrożeniowych systemów ERP kończy się niepowodzeniem. Nie oznacza to bynajmniej, że systemy nie zostały w ogóle wdrożone. Jako niepowodzenie traktowane było w tych badaniach przekroczenie zaplanowanego czasu wdrożenia lub budżetu. W każdym z tych przypadków powodem niepowodzenia nie był system (technologia) czy stosowana metodyka wdrożenia lecz tzw. czynnik ludzki. Badania Standish Group wykazały oszałamiające wyniki, że aż 72% przedsiębiorstw wdrażających nowe rozwiązania IT jest niezadowolona z tych wdrożeń. Powodem jest to, że nie zostały wykonane odpowiednie badania i w efekcie wdrożone rozwiązania nie odpowiadają problemom i potrzebom.... wszystkie projekty się kończą, tylko dlaczego nie tak, jak byśmy chcieli?

3 Czym jest Zarządzanie Ryzykiem, jak jest zintegrowane z innymi obszarami PM Zarządzanie ryzykiem projektu jest usuwaniem przeszkód w drodze do osiągnięcia celów. Zarządzanie ryzykiem to realizacja zadań, których nie ma w harmonogramie projektu, a które są konieczne do osiągnięcia celu projektu. Zarządzanie ryzykiem projektu jest systemem metod i działań zmierzających do zidentyfikowania, oszacowania i reagowania na zagrożenia pojawiające się w całym cyklu życia projektu tak, aby cele projektu zostały osiągnięte. Gdzie należy spodziewać się zagrożeń, jaki jest zakres zarządzania ryzykiem? Opór przed zmianą Kompetencje dostawcy/integratora Szkolenia Brak wsparcia kierownictwa Wybór dostawcy Terminy Przekroczenie kosztów Zmiana wymagań

4 Czym jest Zarządzanie Ryzykiem, jak jest zintegrowane z innymi obszarami PM Zarządzanie projektem Zakres Cykl życia i zmiany otoczenia Komunikacja Zmiana zakresu aby osiągnąć cele Pomysły, Dyrektywy, wymiana danych Jakość Wymagania, standardy Zarządzanie ryzykiem Dostępność, produktywność Zasoby Ludzkie Czas/ Terminy Ograniczenia czasowe Ograniczenia kosztowe Koszty Usługi, produkty, materiały Kontrakt/ Dostawcy

5 Elementy zarządzania ryzykiem 1. Planowanie Określenie polityki, metod, technik i standardów zarządzania ryzykiem 2. Identyfikacja Dostrzeganie zagrożeń i szans 3. Analiza jakościowa Określanie zakresu ryzyka 4. Analiza ilościowa Określanie wielkości ryzyka 5. Planowanie akcji zapobiegawczych Określanie sposobu reakcji na poszczególne ryzyka 6. Monitorowanie i kontrola ryzyka

6 Ryzyko Strata E-usługa utrzymanie, Kraków, Wpływ ryzyka na projekt Każdy 1 $ wydany w fazie definicji wymagań to 5 $ zaoszczędzonych w fazie implementacji Całkowity czas życia projektu AMR Research Planowanie Realizacja Koncepcja (SM) Analiza (SW) Wdrożenie Zakończenie Okres, kiedy powstają największe zagrożenia Okres największego wpływu zagr. na proj. Czas

7 Identyfikacja ryzyka w projekcie

8 Identyfikacja ryzyka Ustalenie, które ryzyka mogą wpływać na projekt i opisanie ich cech charakterystycznych Narzędzia i techniki Spotkania planistyczne Analizy (TOWS-SWOT, PEST, analiza 5 sił Portera, KSC) Wywiady z udziałowcami projektu, Burze mózgów Listy kontrolne (specyficzne dla projektu i branży) Audyty produktu i procesów projektu Indywidualne zgłoszenia (zaangażowanie każdego członka zespołu w zarządzanie ryzykiem) rejestry zagadnień projektowych i ryzyka Metoda delficka Rezultaty Rejestr ryzyka Czynniki wyzwalające

9 Kategorie ryzyka

10 Zewnętrzne - Legislacja, sytuacja gospodarcza, kurs walut, konkurencja, lobbing Wewnętrzne - Fluktuacja kadry, konflikty w zespole, brak poparcia kierownictwa Techniczne - Uwarunkowania budowlane, przepisy i normy, certyfikaty, wybór technologii Technologiczne - Nieopanowane i niesprawdzone technologie montażu, wdrożenia, eksploatacji Finansowe - Za mały budżet, modyfikacje zakresu

11 Prawne - Odwołania, roszczenia Czasowe - Opóźnienia, brak synchronizacji etapów Zasobów - Brak lub ograniczone zasoby ludzkie, techniczne, lokalowe, transportowe Kontraktu - Wadliwie podpisany kontrakt, współdziałanie stron, Organizacyjne - Uprawnienia, kompetencje, odpowiedzialność, struktura organizacyjna

12 Ryzyko techniczne Zakres (produktu i projektu) Harmonogram prac Struktura podziału prac Zależności pomiędzy zadaniami Oszacowanie nakładu prac Efektywność pracy Procedury i technologie Nieznane lub nieuzgodnione normy i standardy Jakość sprzętu, maszyn, urządzeń Jakość prac badawczych i rozwojowych Ryzyko techniczne identyfikowane jest głównie podczas analizy problemu, celów, jakości, działań i zasobów.

13 Wynik identyfikacji ryzyka Identyfikator ryzyka Nazwa (opis) ryzyka Kategoria Symptomy ryzyka Wpływ na poszczególne elementy projektu Zależność od innych ryzyk (wykluczanie, wzmacnianie, przenoszenie) Właściciel ryzyka

14 Jakościowa analiza ryzyka mapa ryzyka

15 prawdopodobieństwo E-usługa utrzymanie, Kraków, Mapa ryzyka jako zapis wyniku analizy jakościowej Bardzo wysokie R3 Wysokie R4 Średnie R2 Niskie Bardzo niskie R1 Bardzo małe Małe Średnie Duże Bardzo duże skutki oddziaływania

16 Wynik jakościowej analizy ryzyka Ogólny ranking projektu pod kątem ryzyka Lista hierarchii ryzyk Lista ryzyk do dalszej analizy Trendy wynikające z jakościowej analizy ryzyk Mapa ryzyk projektu

17 Ilościowa analiza ryzyka

18 Wynik ilościowej analizy ryzyka Lista zmierzonych ilościowo ryzyk uszeregowanych według priorytetu Lista obejmująca ryzyka stwarzające największe zagrożenia lub oferujących największe możliwości dla projektu wraz ze zmierzoną wartością skutków ich wystąpienia. Analiza probabilistyczna projektu Prognozy potencjalnych wyników harmonogramowych i kosztowych projektu przedstawiające możliwe daty zakończenia (lub czas trwania projektu) oraz koszt - dla przyjętych poziomów ufności. Prawdopodobieństwo osiągnięcia celów kosztowych i czasowych Wielkości prawdopodobieństwa osiągnięcia celów projektu w ramach bieżącego planu oraz przy bieżącej wiedzy na temat ryzyk związanych z projektem można oszacować za pomocą ilościowego pomiaru ryzyka.

19 Planowanie reakcji na ryzyko

20 Planowanie reakcji na ryzyko Na jakiej podstawie? Plan zarządzania ryzykiem Lista hierarchii ryzyk Ranking projektu pod kątem ryzyka Lista zmierzonych ilościowo ryzyk uszeregowanych według priorytetu Analiza probabilistyczna projektu Prawdopodobieństwo osiągnięcia celów kosztowych i czasowych Lista potencjalnych metod reakcji Progi ryzyka Dysponenci ryzyk Wspólne przyczyny ryzyk Trendy charakteryzujące wyniki ilościowej analizy ryzyka.

21 Reakcje na ryzyko przeniesienie łagodzenie akceptacja unikanie ryzyko Plan rezerwowy

22 Reakcje na ryzyko - unikanie Unikanie polega na zmianie projektu w taki sposób, by wyeliminować dane ryzyko albo uwarunkowania z nim związane, lub by uchronić cele projektu od ewentualnych skutków wystąpienia tego ryzyka: doprecyzowanie wymagań, pozyskanie dodatkowych informacji, usprawnienie komunikacji zlecenie specjalistycznych analiz zmniejszenie zakresu projektu w celu uniknięcia działań obarczonych wysokim ryzykiem przyjęcie sprawdzonych metod realizacji zamiast nowatorskich rozwiązań unikanie niesprawdzonych wykonawców (czasem: zwiększenie czasu przeznaczonego na realizację projektu zwiększenie zasobów)

23 Reakcje na ryzyko - przeniesienie Przeniesienie to transfer skutków wystąpienia ryzyka - i tym samym konieczności sformułowania odpowiedniej metody reakcji na to ryzyko - na inny podmiot. Przeniesienie ryzyka nie eliminuje go, jedynie przekazuje konieczność zarządzania nim na inny podmiot. Działania i koszt związany z przeniesieniem ryzyka wchodzą włączane są do planu i budżetu projektu. Ubezpieczenia Gwarancje Poręczenia Kontrakty

24 Reakcje na ryzyko - łagodzenie Łagodzenie to zmniejszanie prawdopodobieństwa lub skutków wystąpienia niekorzystnego zdarzenia ryzyka do akceptowalnego poziomu. Podjęcie odpowiednio wczesnych działań mających na celu zmniejszenie prawdopodobieństwa lub skutków wystąpienia ryzyka dla projektu jest znacznie bardziej skuteczne, aniżeli próby naprawienia szkód po fakcie. Koszty łagodzenia powinny być dostosowane do szacowanego prawdopodobieństwa oraz skutków wystąpienia ryzyka. Działania podejmowane w ramach łagodzenia ryzyka włączane są do planu projektu a ich budżet staje się częścią budżetu projektu.

25 Reakcje na ryzyko - akceptacja Akceptacja, aby nie wprowadzać zmian w planie projektu w związku z określonym ryzykiem, lub wynikająca z faktu, że nie udało się znaleźć odpowiedniej strategii reakcji na ryzyko. Akceptacja aktywna Stworzenie planu awaryjnego na wypadek, gdy dojdzie do wystąpienia ryzyka, stworzenie rezerw na wykonanie planu. Wprowadzenie planu awaryjnego do planu zarządzania ryzykiem. Akceptacja bierna Nie podejmowanie żadnych działań do chwili, gdy wystąpi ryzyko i gdy problemem tym będzie musiał zająć się na bieżąco zespół projektu. Monitorowanie czynników wyzwalających ryzyko Plan rezerwowy i plan odwrotu

26 Wynik planowania reakcji na ryzyko Plan reakcji na ryzyka (rejestr ryzyk) Zidentyfikowane ryzyka, ich opisy, obszary projektu, których one dotyczą (na przykład określone elementy struktury podziału pracy), ich przyczyny oraz sposób, w jaki mogą wpływać na cele projektu. Ryzyka rezydualne Ryzyka, które pozostają w projekcie po wdrożeniu strategii unikania, przeniesienia lub łagodzenia ryzyka. Ryzyka wtórne Ryzyka, które powstają bezpośrednio w wyniku wdrożenia strategii reakcji na ryzyko. Postanowienia kontraktowe Wymagane kwoty rezerw projektowych. Materiały wejściowe do zmodyfikowanego planu projektu i innych procesów.

27 Monitorowanie i kontrola ryzyka

28 Monitorowanie i kontrola ryzyka Celem monitorowania i kontroli ryzyka jest ustalenie, czy: wdrożono zgodnie z planem strategie reakcji na ryzyka, działania podejmowane w ramach tych strategii przynoszą oczekiwane rezultaty, czy też konieczne jest opracowanie nowych strategii, założenia projektu pozostają aktualne, w międzyczasie nie doszło do zmiany ekspozycji na ryzyko, zgodnie z analizą trendów, wystąpiły czynniki wyzwalające ryzyko, przestrzegane są odpowiednie procedury i zalecenia, wystąpiły lub ujawniły się ryzyka, których nie zidentyfikowano wcześniej.

29 Monitorowanie i kontrola ryzyka Na jakiej podstawie? Plan zarządzania ryzykiem Plan reakcji na ryzyka Komunikacja w projekcie Dodatkowa identyfikacja i analiza ryzyk Zmiany zakresu

30 Monitorowanie i kontrola ryzyka Narzędzia i techniki Audyty reakcji na ryzyka w projekcie Okresowe przeglądy ryzyka w projekcie Analiza wartości wypracowanej Pomiar wyników technicznych Dodatkowe planowanie reakcji na ryzyka

31 Monitorowanie i kontrola ryzyka Rezultaty: Plany improwizowane Działania korygujące Żądania zmian w projekcie Uaktualnienia planu reakcji na ryzyka Baza danych o ryzykach Uaktualnienia list kontrolnych identyfikacji ryzyk

32 Monitorowanie i kontrola ryzyka Audyty reakcji na ryzyka w projekcie Badanie i dokumentacja skuteczność strategii reakcji na ryzyko w unikaniu, przenoszeniu oraz łagodzeniu ryzyk, a także efektywność działań podmiotu odpowiedzialnego za wdrażanie tych strategii. Audyty ryzyka przeprowadza się w czasie cyklu życia projektu w celu kontroli ryzyka.

33 Monitorowanie i kontrola ryzyka Okresowe przeglądy ryzyka w projekcie Regularne przeprowadzanie ocen ryzyka w projekcie, które powinno stanowić punkt programu wszystkich spotkań zespołu projektu. Oceny ryzyk oraz ich istotności mogą zmieniać się w trakcie realizacji projektu, a wszelkie zmiany mogą wymagać dodatkowej analizy jakościowej i ilościowej. Analiza wartości wypracowanej Monitorowania ogólnego postępu w realizacji projektu względem planów bazowych. Wyniki analizy wartości wypracowanej mogą wskazywać na możliwość odchylenia końcowych wskaźników projektu od zakładanych poziomów kosztowych i harmonogramowych. Jeśli te odchylenia od planów bazowych są znaczne, powinno się przeprowadzić aktualizującą identyfikację i analizę ryzyk.

34 Wnioski Stosuj się do przyjętej w firmie polityki ryzyka. Wstępnie oszacuj ryzyko uzasadnienia biznesowego projektu. Wykonaj analizę środowiska, udziałowców, problemu i celów projektu. Wykorzystaj wyniki analizy do wstępnej identyfikacji ryzyka. Zaplanuj działania i zasoby. Przeprowadź sesje identyfikacji ryzyka z zespołem projektowym. Powołaj ekspertów.

35 Wnioski Określ sposób obserwacji ryzyka. Sporządź wstępny rejestr ryzyka Zidentyfikuj ryzyka związane z określonymi pakietami prac. Przypisz ryzyka do określonych kategorii. Sporządź mapę ryzyka. Oblicz wartość ryzyka projektu. Zidentyfikuj ryzyka o akceptowalnym poziomie. Przeprowadź ilościową analizę ryzyka.

36 Wnioski Zaktualizuj rejestr ryzyka. Zidentyfikuj ryzyka o wartości przekraczającej ustalony poziom akceptacji. Skorzystaj z mapy ryzyka. Dla każdego z nich zaplanuj reakcję na ryzyko. Określ rezerwę budżetową projektu wynikającą z wprowadzenia planów rezerwowych. Zaktualizuj harmonogram i budżet projektu poprzez wprowadzenie zadań związanych z unikaniem, przeniesieniem oraz łagodzeniem ryzyka. Oblicz wartość ryzyka projektu po redukcji. Wykorzystaj metodę punktową. Określ ryzyka rezydualne i ryzyka wtórne.

37 Wnioski Monitoruj ryzyko razem z monitorowaniem projektu. Korzystaj z wartości wypracowanej i trendu kamieni milowych. Zaplanuj okresowe przeglądy ryzyka w projekcie. Włącz je do harmonogramu i budżetu. Powołaj cykliczne audyty ryzyka. Planuj dodatkowe reakcje na ryzyko. Uaktualniaj rejestr ryzyka.

38 38 E-usługa utrzymanie, Kraków, Dlaczego nie zarządzamy ryzykiem w projekcie? zarządzamy intuicyjnie i wierzymy, że intuicyjne zarządzanie ryzykiem wystarczy brak dedykowanych zasobów jeśli zarządzanie ryzykiem jest jednym z obowiązków kierownika projektu w zwykle ma ono najniższy priorytet nie mamy wymaganych kompetencji liczymy na to, że zrobią to za nas inni Kiedy intuicyjne zarządzanie ryzykiem nie wystarcza? Gdy zespół projektowy jest duży (kilkadziesiąt osób) Gdy członkowie zespołu pochodzą z różnych firm (kultur organizacyjnych) Gdy znaczna część zespołu realizuje tego typu projekt po raz pierwszy

39 39 E-usługa utrzymanie, Kraków, Jarosław Petz, Dyrektor Działu Doradztwa Piotr Biernat, Dyrektor Działu IT DZIĘKUJĄ ZA UWAGĘ