PRAKTYCZNE ASPEKTY NOWELIZACJI USTAWY O NARODOWYM ZASOBIE ARCHIWALNYM I ARCHIWACH ORAZ INNE AKTUALNE PROBLEMY PRAWA ARCHIWALNEGO

Transkrypt

1 Konferencja: PRAKTYCZNE ASPEKTY NOWELIZACJI USTAWY O NARODOWYM ZASOBIE ARCHIWALNYM I ARCHIWACH ORAZ INNE AKTUALNE PROBLEMY PRAWA ARCHIWALNEGO 14 stycznia 2016 r, Warszawa (centrum), Millenium Plaza Regulacje prawne istotne dla prowadzenia działalności podlegają ostatnio licznym i ważnym zmianom. Wchodząca w życie 1 listopada 2015 r. nowelizacja ustawy z 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach jest jedną z największych modyfikacji tego aktu prawnego od początku jego obowiązywania. Dotyczy ona wielu obszarów prawa archiwalnego i dokumentacyjnego, przede wszystkim narastania dokumentacji oraz kształtowania narastającego zasobu archiwalnego i uwzględnia coraz szersze stosowanie dokumentacji elektronicznej. Z tych powodów nowelizacja przepisów istotnie wpływa przede wszystkim na zarządzanie dokumentacją we wszystkich publicznych jednostkach organizacyjnych oraz w ich archiwach zakładowych i składnicach akt. Treść zmienionej ustawy muszą mieć na uwadze także archiwa państwowe oraz archiwa wyodrębnione. Inne z kolei zmiany w regulacjach prawnych dotyczą szeroko rozumianego udostępniania dokumentacji przechowywanej w archiwach. Do tzw. utworów osieroconych i szczególnych uprawnień przysługujących archiwom w zakresie korzystania z nich odnosi się nowelizacja ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, która wejdzie w życie 20 listopada 2015 r. Stale aktualna jest dla bardzo wielu archiwów problematyka stosowania w ich działalności przepisów o ochronie danych osobowych oraz o dostępie do informacji publicznej. Harmonizacja prawa polskiego z aktami prawa unijnego, także i w tym zakresie może przynieść niebawem istotne zmiany. PROGRAM 10:00 Wykład: Zadania koordynatora czynności kancelaryjnych po zmianach w ustawie 1. wprowadzenie: gdzie przebiega granica między zadaniami archiwisty zakładowego a zadaniami koordynatora czynności kancelaryjnych? 2. udział koordynatora czynności kancelaryjnych we wprowadzaniu normatywów kancelaryjno-archiwalnych w podmiocie i w jednostkach podległych 3. uzupełnianie (rozbudowa) jednolitego rzeczowego wykazu akt w urzędach stosujących przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia r. oraz innych podmiotach jako zadanie koordynatora czynności kancelaryjnych

2 4. wsparcie koordynatora czynności kancelaryjnych dla komórek organizacyjnych podmiotu w razie (realizowanej przez archiwa państwowe) kontroli postępowania z przechowywanymi w nich materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną 5. udział koordynatora czynności kancelaryjnych we wdrażaniu systemu EZD oraz możliwości wykorzystywania tego systemu do realizacji zadań koordynatora 6. realizacja obowiązku zapewnienia klasyfikowania i kwalifikowania materiałów archiwalnych i dokumentacji nie Jarosław Orszulak, Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie 10:40 Wykład: Współpraca archiwum zakładowego z archiwum państwowym w świetle znowelizowanej ustawy i aktów wykonawczych 1. Przekazywanie dokumentacji do archiwum państwowego - zawiadomienie archiwum państwowego o rozpoczęciu procesu przygotowania archiwaliów do przekazania - opracowanie dokumentacji - etapy procesu przekazywania materiałów archiwlanych do archiwum państwowego 2. Brakowanie dokumentacji niearchiwlanej - przegląd dokumentacji, której okres przechowywania upłynął - opracowanie wniosku o wyrażenie zgody na brakowanie - elementy zgody na brakowanie - postępowanie z dokumentacją niearchiwalną po uzyskaniu zgody na brakowanie 3. Rola ekspertyzy w przygotowaniu dokumentacji do przekazania do archiwum państwowego lub brakowania dr Elżbieta Wróblewska, Kuratorium Oświaty w Warszawie 11:20 Sesja konsultacyjna, możliwość zadawania pytań prelegentom 11:35 Przerwa na kawę 11:50 Wykład: Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w świetle znowelizowanej ustawy 1. Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji w systemie EZD oraz kompletowanie akt sprawy 2. JRWA w systemie EZD 3. Narzędzia systemowe usprawniające wykonywanie czynności kancelaryjnych oraz pracę koordynatora czynności kancelaryjnych w systemie EZD Magdalena Sawicka, Kierownik Oddziału Obsługi i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych i Szkoleń w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku

3 12:30 Wykład: Znaczenie zmian w prawie autorskim dla archiwów 1. relacje pomiędzy prawem autorskim a ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (ocena materiałów archiwalnych w kontekście prawa autorskiego; własność egzemplarza a podstawy prawne eksploatacji materiałów archiwalnych; wykonywanie praw autorskich w odniesieniu do utworów wchodzących w skład zasobu archiwalnego) 2. nowelizacja art. 28 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych a zasoby archiwalne (zakres wykorzystania - m.in. użyczanie, zwielokrotnianie, udostępnianie zbiorów; liczba egzemplarzy; wynagrodzenie; warunki eksploatacji) 3. nowelizacja ustawy w zakresie wprowadzenia dozwolonego użytku utworów osieroconych a archiwa (pojęcie utworu osieroconego; zakres przedmiotowy nowelizacji; staranne poszukiwania; warunki eksploatacji; baza danych utworów osieroconych; rekompensata za korzystanie z utworu osieroconego) 4. nowelizacja ustawy w zakresie wprowadzenia korzystania z utworów niedostępnych w obrocie handlowym (pojęcie utworu niedostępnego w obrocie handlowym; wykaz utworów niedostępnych w obrocie handlowym; zakres i warunki wykorzystania utworów niedostępnych w obrocie handlowym) adw. Piotr Łada 13:10 Sesja konsultacyjna, możliwość zadawania pytań prelegentom 13:25 Lunch 14:10 Wykład: Przebieg kontroli i jej przedmiot według znowelizowanej ustawy 1. Organy uprawnione do kontroli oraz cel kontroli archiwalnych. 2. Podmioty kontrolowane 3. Przedmiot kontroli 4. Uprawnienia kontrolera 5. Przebieg i warunki kontroli 6. Protokół kontroli - jego zawartość i tryb uzgadniania oraz podpisywania 7. Wystąpienie pokontrolne - jego zawartość i tryb uzgadniania 8. Realizacja zaleceń pokontrolnych i ich egzekwowanie. dr Ewa Perłakowska, ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów EZD 14:50 Wykład: Prawo dostępu do informacji publicznej w działalności 1. Regulacje prawne dotyczące dostępu do informacji publicznej mające zastosowanie do archiwów 2. Działalność archiwalna w kontekście dostępu do informacji publicznej przegląd problematyki 3. Dostęp do materiałów archiwalnych jako forma dostępu do informacji publicznej

4 4. Ponowne wykorzystywanie informacji publicznej a działalność archiwalna dr Marek Konstankiewicz, Zakład Archiwistyki i Nauk Pomocniczych Historii Uniwersytetu Marii Curie Skłodowskiej w Lublinie 15:30 Wykład: Udostępnienie materiałów archiwalnych a ochrona danych osobowych 1. udostępnianie danych osobowych czym jest i jak jest regulowane w ustawie o ochronie danych osobowych? 2. procedura udostępniania materiałów archiwalnych 3. prawa osób, których dane zostały udostępnione 4. działalność w zakresie prowadzenia archiwów a reforma europejskiego prawa ochrony danych osobowych dr Paweł Litwiński, BartaLitwiński Kancelaria Radców Prawnych i Adwokatów 16:10 Sesja konsultacyjna, możliwość zadawania pytań prelegentom 16:30 Zakończenie

5 1 osoba DANE UCZESTNIKÓW 2 osoba 3 osoba DANE OSOBY ZGŁASZAJĄCEJ (DO KONTAKTU) DANE FIRMY Nazwa Adres NIP /fax Oświadczam, że zapoznałem się z Regulaminem określającym warunkami uczestnictwa i akceptuję zobowiązanie do zapłaty całości kwot wynikających z niniejszego zgłoszenia. Jednocześnie oświadczam, że jestem osobą upoważnioną do zaciągania wynikających z niniejszego zgłoszenia zobowiązań wobec Nova Skills sp. z o.o. Zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 1997r. Nr 133 poz. 833) Nova Skills sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie (dalej NS), informuje, że jest administratorem danych osobowych. Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach promocji i marketingu działalności prowadzonej przez NS, świadczonych usług oraz oferowanych produktów, a także w celu promocji ofert klientów i partnerów NS. Zgodnie z ustawą z dnia r. (Dz. Ust. 144 poz. 1204) o świadczeniu usług drogą elektroniczną wyrażamy zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną ofert oraz informacji handlowych dotyczących NS oraz partnerów i klientów NS. Wyrażającemu zgodę na przetwarzanie danych osobowych przysługuje prawo kontroli przetwarzania danych, które jej dotyczą, w tym także prawo ich poprawiania. Zgodnie z 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2010 r. Nr 249 poz. 1661), oświadczam, iż zgadzam się na wystawianie oraz przesyłanie mi faktur elektronicznych na adres księgowości wskazany w formularzu zgłoszeniowym. FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY Konferencja: PRAKTYCZNE ASPEKTY NOWELIZACJI USTAWY O NARODOWYM ZASOBIE ARCHIWALNYM I ARCHIWACH ORAZ INNE AKTUALNE PROBLEMY PRAWA ARCHIWALNEGO 14 stycznia 2016 r, Warszawa (centrum), Millenium Plaza PLN + VAT (do 31 grudnia 2015 r) PLN + VAT (od 1 stycznia 2016 r) W ramach uczestnictwa zapewniamy również: materiały drukowane, obiad, nielimitowany bufet kawowy (kawa, herbata, soki, woda, ciastka) oraz certyfikat ukończenia szkolenia. REGULAMIN ZGŁOSZENIA 1. Warunkiem uczestnictwa w szkoleniu jest przesłanie do organizatora zgłoszenia oraz dokonanie wpłaty przed rozpoczęciem szkolenia na konto NS wskazane w potwierdzeniu. 2. Po otrzymaniu formularza zgłoszeniowego najpóźniej na 7 dni przed szkoleniem prześlemy Państwu oficjalne potwierdzenie uczestnictwa w szkoleniu na adres osoby do kontaktu wskazanej w formularzu. 3. W przypadku wycofania zgłoszenia w terminie późniejszym niż 14 dni przed szkoleniem uczestnik zostanie obciążony kosztem w wysokości 50% wartości zamówienia. Wycofanie zgłoszenia w terminie późniejszym niż 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia powoduje powstanie zobowiązania do zapłaty 100 % wartości zamówienia. Odwołanie zgłoszenia musi być dokonane w formie pisemnej. Możliwe jest zgłoszenie zastępstwa uczestnika inną osobą. NS zastrzega sobie prawo do zmiany ekspertów, miejsca szkolenia lub jego odwołania z przyczyn niezależnych. PODPIS OSOBY UPOWAŻNIONEJ DATA I PIECZĘĆ