Przygotowanie formalno-prawne jednostek inspekcyjnych do nadzoru nad bezpieczeństwem żywności

Transkrypt

1 Dorota Jendza * Przygotowanie formalno-prawne jednostek inspekcyjnych do nadzoru nad bezpieczeństwem żywności Wstęp Podstawową cechą wprowadzanej do obrotu żywności powinno być jej bezpieczeństwo warunkujące zdrowie konsumentów. Bezpieczeństwo żywności to warunki i działania, które muszą być podejmowane i spełniane na wszystkich etapach produkcji i/lub obrotu żywnością w celu zapewnienia zdrowia i życia człowieka. Te warunki i działania ustalone są w wymaganiach higienicznych i wymaganiach zdrowotnych dotyczących żywności. Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady nr 178/2002 (ustanawiającym ogólne zasady i wymagania prawa żywnościowego) każde państwo członkowskie UE zobowiązane jest do ustanowienia zasad monitorowania i nadzorowania przestrzegania wymagań prawa żywnościowego przez kompetentne jednostki inspekcyjne na wszystkich etapach łańcucha żywnościowego. Jednocześnie jednostki inspekcyjne właściwe do przeprowadzania urzędowej kontroli żywności powinny spełniać określone wymagania, aby zapewnić skuteczność oraz bezstronność inspekcji. W Polsce za nadzór nad bezpieczeństwem żywności na wszystkich etapach łańcucha żywnościowego odpowiedzialnych jest sześć typów jednostek inspekcyjnych. Są to: Państwowa Inspekcja Sanitarna, Inspekcja Weterynaryjna, Państwowa Inspekcja Ochrony Roślin i Nasiennictwa, Inspekcja Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych oraz Inspekcja Handlowa i Okręgowe Inspektoraty Rybołówstwa. Jednostki te przeprowadzają inspekcje w celu sprawdzenia zgodności jakości żywności z wymaganiami prawa żywnościowego, dlatego też powinny być właściwie przygotowane do realizacji zadań określonych w przepisach dotyczących ich organizacji i zarządzania. * Dr inż., Instytut Organizacji i Zarządzania, Wydział Zarządzania, Uniwersytet Gdański, dorota.jendza@wp.pl

2 Przygotowanie formalno-prawne jednostek inspekcyjnych do nadzoru 133 Przygotowanie jednostki inspekcyjnej do wykonywania zadań jest walorem dobrej roboty, jako że każde działanie wymaga przygotowania lub wprawienia się do działania. Przygotowywanie jednostek inspekcyjnych do nadzoru nad bezpieczeństwem żywności można rozpatrywać w różnych aspektach: instytucjonalnym, formalno-prawnym, czynnościowym, itp. Niniejszy artykuł dotyczy formalno-prawnego przygotowania jednostek inspekcyjnych rozumianego jako ustanawianie w dokumentacji organizacyjnej standardów postępowania wymagań, reguł i zasad, które obowiązują w poszczególnych jednostkach inspekcyjnych. Są to zarówno przepisy prawne ustanawiane przez centralne organy administracji rządowej, jak również dokumenty wewnętrzne opracowywane przez poszczególne jednostki inspekcyjne. Celem artykułu jest przedstawienie wyników z badań z zakresu porównania dokumentacji organizacyjnej jednostek inspekcyjnych (przepisów prawnych i dokumentów wewnętrznych) z wymaganiami normy PN- EN ISO/IEC (w dalszej części pracy ISO/IEC 17020) określającej kryteria działania różnych rodzajów jednostek inspekcyjnych. Jest to ustanowiony standard międzynarodowy, na podstawie którego w każdym państwie niezależna krajowa jednostka akredytująca poświadcza formalnie, że jednostki inspekcyjne posiadają kompetencje do wykonywania swoich zadań. W Polsce akredytację Polskiego Centrum Akredytacji na zgodność z normą ISO/IEC posiadają jedynie trzy na 1099 jednostki inspekcyjne nadzorujące bezpieczeństwo żywności na różnych szczeblach zarządzania. Stanowi to więc tylko 0,3% wszystkich jednostek inspekcyjnych nadzorujących bezpieczeństwo żywności w Polsce (zarówno na szczeblu wojewódzkim, jak i powiatowym). Nasuwa się więc pytanie: czy dokumentacja określająca organizację i zarządzanie w organach i jednostkach inspekcyjnych nadzorujących bezpieczeństwo żywności nie posiadających wdrożonego systemu zarządzania jakością jest zgodna z wymaganiami zarządzania jakością i czy te jednostki są przygotowane do wykonywania swoich zadań zgodnie z międzynarodowymi wymaganiami opracowanymi dla jednostek inspekcyjnych. Badaną dokumentację organizacyjną podzielono na dwie grupy. Pierwszą grupę stanowiły zewnętrzne przepisy prawne ustawy i rozporządzenia ustanowione przez Prezesa Rady Ministrów lub właściwych ministrów, które obejmowały:

3 134 Dorota Jendza 1. Ogólne zagadnienia organizacyjne dotyczące jednostek administracji publicznej. 2. Wymagania organizacyjne dla jednostek inspekcyjnych nadzorujących bezpieczeństwo żywności 1. Do tej grupy zaliczono także rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE dotyczące organizacji i zasad przeprowadzania urzędowej kontroli żywności. Drugą grupę dokumentacji organizacyjnej stanowiły dokumenty wewnętrzne dotyczące struktury organizacyjnej i realizowanych procesów, czyli: 1. Dokumenty ustanawiane przez centralne organy jednostek inspekcyjnych (Głównych Inspektorów i Głównego Lekarza Weterynarii). 2. Dokumenty opracowywane i/lub zatwierdzane przez organy jednostek inspekcyjnych szczebla wojewódzkiego. Badania przeprowadzono w latach w jednostkach inspekcyjnych nadzorujących bezpieczeństwo żywności szczebla wojewódzkiego. 1. Przeznaczenie normy ISO/IEC Normę ISO/IEC opracował Europejski Komitet Techniczny w celu zwiększenia zaufania klientów i innych stron zainteresowanych do czynności wykonywanych przez jednostki kontrolujące. Norma dotyczy jednostek, których zakres działalności obejmuje sprawdzanie oraz ustalanie zgodności z wymaganiami: materiałów, wyrobów, instalacji, urządzeń, procesów, procedur roboczych lub usług, a następnie przekazywanie wyników tych działań właściwym podmiotom oraz jednostkom administracji publicznej 2. Wymagania normy są podstawą do zaprojektowania systemu zarządzania przydatnego w jednostce kontrolującej; pomagają w sposób uporządkowany udokumentować stan faktyczny jednostki kontrolującej jako 1 Na stronie Sejmu RP wyróżniono kilkadziesiąt rodzajów aktów prawnych takich jak: akt, apel, decyzja, dekret, deklaracja, dokument wypowiedzenia, informacja, instrukcja, interpretacja, karta, komunikat, konwencja, lista, obwieszczenie, ogłoszenie, okólnik orzeczenie, oświadczenie rządowe, oświadczenie, pismo okólne, porozumienie, postanowienie, protokół, przepisy, raport, regulamin, rezolucja, rozkaz, rozporządzenie, sprostowanie, stanowisko, statut, traktat, uchwała, układ, umowa międzynarodowa, ustawa, wyjaśnienie, wykaz, wytyczne, zalecenie, zarządzenie, zawiadomienie, nie podając wyjaśnienia tych aktów prawnych. Do badań dobrano te, które dotyczą jednostek inspekcyjnych nadzorujących bezpieczeństwo żywności oraz te, które są aktualne [ stan na dzień ]. 2 Zgodnie z p. 2.1 normy PN-EN ISO/IEC 17020:2006 jednostka kontrolująca traktowana jest zamiennie z jednostką inspekcyjną, dlatego w dalszej części artykułu autorka będzie również wykorzystywać terminu jednostka inspekcyjna

4 Przygotowanie formalno-prawne jednostek inspekcyjnych do nadzoru 135 systemu i umożliwiają skonstruowanie narzędzia skutecznego i efektywnego zarządzania, podnoszącego jakość świadczonych usług przez jednostki inspekcyjne. Wymaganiami normy ISO/IEC objęte są wszystkie elementy systemu zarządzania jakością, to jest: 1. Struktura organizacyjna określająca podział odpowiedzialności, uprawnień i powiązań między ludźmi (służbowe, funkcjonalne, informacyjne, techniczne). 2. Procesy realizowane w jednostce. 3. Stosowane procedury określające sposób wykonania czynności lub procesu, odpowiedzialność za poszczególne działania oraz dokumenty związane z wykonywanymi zadaniami. 4. Wykorzystywane zasoby umożliwiające zarządzanie jakością, a w szczególności: kwalifikacje, praktyka i umiejętności, wyposażenie kontrolno-pomiarowe wraz z oprogramowaniem urządzeń i komputerów oraz warunki, w jakich wykonywane są czynności. Wymagania normy ISO/IEC można podzielić na dwie grupy: 1. Pierwsza grupa to wymagania z zakresu: administracji, bezstronności, niezależności, rzetelności, poufności, organizacji i zarządzania, systemu jakości oraz personelu. 2. Druga grupa zawierająca wymagania techniczne związane z funkcjonowaniem jednostki kontrolującej są to: wymagania dotyczące środków i wyposażenia, metod i procedur kontroli, postępowania z próbkami, nadzoru nad zapisami, podwykonawstwa, reklamacji i odwołań, jak również współpracy z innymi jednostkami (rysunek 1). Jest to dokument zawierający ogólne kryteria kompetencji bezstronnych jednostek kontrolujących działających w różnych dziedzinach- może być stosowana przez jednostki inspekcyjne, akredytujące jednostki kontrolujące oraz inne jednostki zainteresowane uznawaniem kompetencji jednostek inspekcyjnych, jednakże wymagania w niej zawarte nie są przeznaczone dla laboratoriów badawczych, jednostek certyfikujących ani dostawców wydających deklaracje zgodności 3. 3 Kryteria dla tych form działalności są zawarte w innych normach serii ISO/IEC Laboratoria badawcze norma PN-EN ISO/IEC 17025:2005, jednostki przeprowadzające audytowanie i certyfikację systemów zarządzania PN-EN ISO/IEC 17021:2011, jednostki certyfikujące personel PN-EN ISO/IEC 17024:2004.

5 136 Dorota Jendza Rysunek 1. Wymagania normy ISO/IEC 17020:2006 Wymagania administracyjne(p. 3) Poufność(p. 5) System jakości(p. 7) Środki i wyposażenie(p. 9) Niezależność, bezstronność i rzetelność (p. 4) Organizacja i zarządzanie (p. 6) Personel(p.8) Ogólne kryteria działania różnych rodzajów jednostek inspekcyjnych Metody i procedury inspekcji (p. 10) Zapisy (p. 12) Podwykonawstwo(p.14) Skargi i odwołania(p. 15) Postępowanie z próbkami obiektami inspekcji(p. 11) Sprawozdania z inspekcji świadectwa inspekcji(p. 13) Współpraca(p. 16) Źródło: Opracowanie własne numerami oznaczono poszczególne punkty normy Dokumentacja organizacyjna jednostek inspekcyjnych nadzorujących bezpieczeństwo żywności Zasady organizacji i zarządzania w jednostkach inspekcyjnych nadzorujących bezpieczeństwo żywności określono w dokumentacji organizacyjnej obejmującej zarówno przepisy prawne (UE i krajowe), jak i dokumenty wewnętrzne opracowywane w jednostkach inspekcyjnych (rysunek 2). W dokumentacji organizacyjnej ustanowione są cele, zadania, zakres działalności kontrolnej oraz środki niezbędne do realizacji sformułowanych celów. Dokumentacja ta przedstawia także wewnętrzną strukturę organizacyjną, podległość służbową, podział zadań, obieg dokumentów oraz zagadnienia związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi, takie jak: zatrudnianie personelu, wymagania dotyczące kompetencji, przeszkoleń i opisywania stanowisk pracy oraz sposoby komunikacji wewnętrznej. Dokumenty organizacyjne określają także metody przeprowadzania kontroli, sposoby dokumentowania wyników z badań, tryb rozpatrywania skarg i odwołań, jak również zasady nadzoru i kontroli na każdym szczeblu zarządzania oraz ustalenia dotyczące współdziałania z innymi jednostkami. Dokumenty te stanowią podstawę prawnych działań jednostek nadzorujących wobec podmiotów kontrolowanych, a spełnienie wymagań 4 Warto dodać, że p. 1 i p. 2 normy ISO dotyczy zakresu normy i definicji stosowanych w normie, dlatego pominięto je w dalszych badaniach.

6 Przygotowanie formalno-prawne jednostek inspekcyjnych do nadzoru 137 w nich zawartych warunkuje przygotowanie formalno-prawne jednostek inspekcyjnych do nadzoru nad bezpieczeństwem konsumenta żywności. Rysunek 2. Dokumentacja organizacyjna jednostek inspekcyjnych nadzorujących bezpieczeństwo żywności Dokumentacja organizacyjna jednostek inspekcyjnych nadzorujących bezpieczeństwo żywności Przepisy prawne Dokumenty wewnętrzne Przepisy prawne UE Przepisy krajowe: Konstytucja RP, ustawy i rozporządzenia dotyczące organizacji i zarządzania w jednostkach inspekcyjnych Statut, Regulamin organizacyjny Regulaminy pracy Schemat organizacyjny Uchwały, Zarządzenia, Wytyczne Polecenia, Pisma okólne Opisy stanowisk Zakres czynności Zakres obowiązków Dokumentacja systemu zarządzania jakością: procedury instrukcje, formularze do zapisów Źródło: Opracowanie własne. Elementem dokumentacji organizacyjnej w jednostkach inspekcyjnych posiadających wdrożony system zarządzania jakością jest również dokumentacja systemu zarządzania jakością. Dokumentacja ta obejmuje politykę jakości, cele i zobowiązania dotyczące jakości, księgę jakości, procedury, instrukcje, zapisy, a także inne dokumenty stosowane w codziennej działalności jednostki inspekcyjnej. Norma ISO/IEC jednoznacznie określa, jakie dokumenty jednostka inspekcyjna powinna opracować, aby spełnić formalne wymagania normy określającej kryteria organizacji i zarządzania w tych jednostkach (rysunek 3). Opracowywanie dokumentów wewnętrznych ma na celu zapewnienie ładu wewnętrznego w wyniku precyzyjnego podziału zadań i odpowiedzialności między komórki i stanowiska organizacyjne, weryfikację zgodności wykonywanych czynności z określonymi wymaganiami, harmonizację czasu, miejsca i sposobu działania poszczególnych komórek i stanowisk organizacyjnych. Formalizacja ma również na celu zapewnienie powtarzalności i identyfikowalności warunków i sposobu działania poszczególnych komórek organizacyjnych [Rutka, 2003, s , PN-EN ISO 9000:2006, p ].

7 138 Dorota Jendza Rysunek 3. Wymagana dokumentacja zgodnie z wymaganiami normy ISO/IEC 17020:2006 Dokumentacja systemu zarządzania jakością wymagana przez normę PN-EN ISO/IEC 17020:2006 dotycząca jednostek inspekcyjnych Procedury Instrukcje Zapisy Procedury gwarantujące niezależność i bezstronność personelu Nadzór nad dokumentacją Audit wewnętrzny Sprzężenia zwrotne i działania korygujące Przegląd systemu zarządzania jakością Konserwacja wyposażenia Postępowanie z wadliwym wyposażeniem Zasady stosowania nieznormalizowanych metod Zabezpieczenie próbek pobranych do kontroli w czasie Postępowanie z reklamacjami Rozpatrywanie i rozstrzyganie odwołań od wyników kontroli Źródło: Opracowanie własne. Konserwacja wyposażenia Planowanie kontroli Znormalizowane zasady pobierania próbek Stosowane techniki kontrolne Zasady stosowania nieznormalizowanych metod Bezpieczeństwo wykonywania kontroli Wyniki z przeglądów Szkolenia pracowników Zapisy dot. wykształcenia i praktyki pracowników Zapisy dotyczące wyposażenia: oznaczanie, wzorcowanie i konserwacja Zapisy dot. nieznormalizowanych metod kontroli Zapisy z kontroli Zapisy dot. próbek Sprawozdanie lub świadectwo kontroli Dane potwierdzające kompetencje podwykonawców Zapisy dot. odwołań i reklamacji Dlatego niezmiernie ważnym aspektem jest to, aby dokumentacja organizacyjna jednostek inspekcyjnych wyczerpująco określała zasady organizacji i zarządzania, jak również właściwie przygotowywała te jednostki do wykonywania określonych ustawowo zadań. 3. Ocena zgodności dokumentacji organizacyjnej jednostek inspekcyjnych z wymaganiami normy ISO/IEC W wyniku analizy i oceny dokumentacji organizacyjnej jednostek inspekcyjnych nadzorujących bezpieczeństwo żywności - przepisów prawnych i dokumentów wewnętrznych (pod względem spełnienia wymagań systemu zarządzania jakością zgodnego z normą ISO 17020) stwierdzono, że dokumentacja ta nie zapewnia właściwego przygotowania formalnoprawnego tych jednostek inspekcyjnych do nadzoru nad bezpieczeństwem żywności. Z uwagi na to, że przepisy prawne określają wymagania dotyczące

8 Przygotowanie formalno-prawne jednostek inspekcyjnych do nadzoru 139 organizacji i zarządzania w jednostkach inspekcyjnych nadzorujących bezpieczeństwo żywności powinny być one kompletne, jasne, zrozumiałe, spójne i wyczerpujące, a przeprowadzone badania wykazały, że tak nie jest. W wyniku badań stwierdzono, że przepisy prawne oraz wewnętrzne dokumenty określają wyczerpująco jedynie wymagania dotyczące: 1. Określenia statusu prawnego. 2. Identyfikacji jednostek inspekcyjnych. 3. Opisu funkcji jednostek. 4. Sprawdzania księgowości i gospodarowania publicznymi środkami finansowymi przez niezależne jednostki. 5. Ubezpieczenia od odpowiedzialności za działania jednostki. 6. Zachowania poufności. 7. Zapewnienia bezstronności, niezależności i rzetelności. 8. Ustanowienia i udokumentowania struktury organizacyjnej. 9. Nadzoru nad dokumentacją w zakresie przyjmowania, rejestrowania, znakowania, przechowywania i archiwizowania (z wyłączeniem aktualizacji). 10. Określenia wykształcenia pracowników jednostek inspekcyjnych. 11. Ustanowienia i wdrożenia systemu szkoleń. 12. Dokumentowania wyników z inspekcji. 13. Zawartości sprawozdania/świadectwa/ protokołu. 14. Zasad wprowadzania zmian w sprawozdaniu/ świadectwie/ protokole z inspekcji. 15. Rozpatrywania i rozstrzygania odwołań od wyników inspekcji. 16. Przechowywania zapisów dotyczących odwołań. W tych obszarach nie stwierdzono niezgodności w dokumentacji organizacyjnej jednostek inspekcyjnych wynikających z niespełnienia wymagań systemu zarządzania jakością zawartych w normie ISO (dla jednostek inspekcyjnych). W wyniku analizy przepisów prawnych stwierdzono również, że przepisy prawne ustanawiają też inne wymagania dotyczące zarządzania, jednak ze względu na ich wysoki stopień ogólności wymagają ich dookreślenia i uszczegółowienia w wewnętrznych dokumentach organizacyjnych opracowywanych przez poszczególne jednostki inspekcyjne. Są to wymagania, których spełnienie zależy od specyfiki poszczególnych jednostek inspekcyjnych i określenie ich wyłącznie w zewnętrznych aktach normatywnych (w sposób ogólny) nie przyczynia się do prawidłowego przygotowania formalno-prawnego tych jednostek do ich realizacji. Są to:

9 140 Dorota Jendza 1. Wymagania dotyczące organizacji i zarządzania w jednostkach inspekcyjnych w odniesieniu do: opisu kategorii stanowisk mających wpływ na jakość, 2. Wymagania dotyczące nadzoru nad środkami technicznymi i wyposażeniem dotyczące: posiadania odpowiednich środków technicznych i wyposażenia, wzorcowania wyposażenia, spójności pomiarowej wzorców, nadzoru nad dostawcami (nie w pełni), nadzoru nad wyposażeniem informatycznym i oprogramowaniem komputerowym; 4. Wymagania dotyczące stosowania udokumentowanych instrukcji planowania inspekcji i przeprowadzania inspekcji metodami i według określonych procedur. 5. Wymagania dotyczące stosowania określonych technik kontrolnych. 6. Wymagania dotyczące zasad sprawowania nadzoru nad umowami i zleceniami. 7. Wymagania dotyczące zapewnienia zasad bezpieczeństwa podczas wykonywania inspekcji. 8. Wymagania dotyczące postępowania z próbkami w zakresie: pobierania i identyfikacji próbek, ustalenia i udokumentowania zasad zapobiegania uszkodzeniom lub pogorszeniu próbek. 9. Wymagania dotyczące postępowania ze skargami i odwołaniami od wyników z badań. 10. Wymagania dotyczące współpracy z innymi jednostkami inspekcyjnymi nadzorującymi bezpieczeństwo żywności. W dokumentacji organizacyjnej jednostek inspekcyjnych nie ujęto w ogóle wymagań dotyczących: 1. Personelu w zakresie: dostarczania pracownikom wytycznych dotyczących postępowania na każdym stanowisku, ustalania stanu osobowego i uniezależnienia wynagrodzenia od ilości i wyników inspekcji. 2. Nadzoru nad wyposażeniem i środkami technicznymi w odniesieniu do: określenia zasad dostępu,

10 Przygotowanie formalno-prawne jednostek inspekcyjnych do nadzoru 141 utrzymywania w gotowości eksploatacyjnej, oznakowania wyposażenia, konserwacji wyposażenia, zapewnienia spójności pomiarowej, stosowania wzorców odniesienia, okresowego sprawdzania środków technicznych i wyposażenia, oceniania warunków przechowywania, postępowania z wyposażeniem niespełniającym wymagań, utrzymywania zapisów dotyczących środków technicznych i wyposażenia. 3. Przeprowadzania inspekcji według określonych metod i procedur w zakresie: dokumentowania nieznormalizowanych metod inspekcji, sprawdzania przenoszonych danych z jednego źródła na inne, aktualizacji dokumentacji dotyczącej czynności inspekcyjnych. 4. Postępowania z próbkami w zakresie: właściwego przygotowywania próbek, oceny przydatności próbek do przeprowadzenia inspekcji, 5. Organizacji i zarządzania, w tym: utrzymanie zdolności do działań inspekcyjnych, wyznaczenie kierownika technicznego, zapewnienie skutecznego nadzoru nad realizacją czynności inspekcyjnych, określenie zastępstw dla pracowników mających wpływ na jakość. 6. Ustalenia zasad zatwierdzania sprawozdań/świadectw/protokołów. 7. Współpracy z konsultantami/specjalistami. Na podstawie przeprowadzonych badań stwierdzono też, że jednostki inspekcyjne opracowują wewnętrzne dokumenty organizacyjne tylko w oparciu o przepisy prawne dotyczące ich organizacji i zarządzania i to w takim tylko zakresie, w jakim wymagają tego zewnętrzne akty normatywne. Stwierdzone niezgodności (między wymaganiami dokumentów organizacyjnych jednostek inspekcyjnych a wymaganiami systemu zarządzania jakością ISO 17020) mogą być spowodowane wcześniejszym wydaniem przepisów prawnych dotyczących organizacji i zarządzania w jednostkach inspekcyjnych nadzorujących bezpieczeństwo żywności (niektóre ustanowiono jeszcze kilkadziesiąt lat temu z późniejszymi zmianami) niż norma ISO międzynarodowy standard postępowania dla jednostek

11 142 Dorota Jendza inspekcyjnych (2006 rok); mogło to spowodować nieadekwatność przepisów w stosunku do wymagań systemu zarządzania jakością. Zakończenie Podstawowe znaczenie dla zapewnienia jakości usług i jednolitości działań jednostek inspekcyjnych nadzorujących bezpieczeństwo konsumenta żywności ma wdrożenie systemu zarządzania jakością, gdyż sprzyja: 1. Określeniu i decentralizacji odpowiedzialności oraz uprawnień do podejmowania decyzji i samokontroli. 2. Określeniu i decentralizacji zadań. 3. Systemowym powiązaniom wewnętrznym i zewnętrznym, zapobiegającym autonomizacji celów. 4. Strukturalizacji celów i zadań oraz depersonalizacji /obiektywizacji/ funkcji i zadań. Standaryzacja dokumentacji systemu zarządzania formalizuje cele, kryteria, zadania oraz umożliwia obiektywną ocenę prawidłowości realizowanych procesów i ich wyników z określonymi wymaganiami (rysunek 4). Rysunek 4. Korzyści ze znormalizowanej dokumentacji systemu zarządzania Źródło: [Dendura, 2003, s. 59]. Ze względu na to, iż jednostki inspekcyjne nadzorujące bezpieczeństwo żywności są jednostkami administracji publicznej, nie chcą dostosowywać swoich działań do wymagań systemów zarządzania jakością [Kożuch, 2004, s ]. Główną barierą związaną z wdrażaniem systemu zarządzania jakością w tych jednostkach jest:

12 Przygotowanie formalno-prawne jednostek inspekcyjnych do nadzoru Brak konkurencji w jednostkach inspekcyjnych realizowane są zadania z zakresu administracji rządowej i tzw. zadania własne, które wynikają z podziału kompetencji między poszczególnymi szczeblami zarządzania w związku z tym trudno doszukiwać się konkurencyjności w przypadku tych jednostek klient zewnętrzny nie ma wyboru. 2. Nadmierna biurokratyzacja spowodowana istnieniem zbyt dużej ilości przepisów prawnych dotyczących ich organizacji i funkcjonowania. 3. Hierarchiczna struktura organizacyjna typową strukturą występującą w jednostkach administracji jest struktura funkcjonalna, z wieloma szczeblami zarządzania. często zadania jednostek wydzielane są w sposób specjalistyczny, co w efekcie daje efekt rozdrobnienia struktury i zadań. 4. Kadencyjność sprawowania władzy w jednostkach administracji wraz ze zmianą władzy zmieniają się osoby odpowiedzialne za zarządzanie jednostkami; to niestety powoduje brak ciągłości w realizacji zadań z zakresu zarządzania [Bugdol, 2001]. Oprócz czynników wyżej wymienionych na brak zainteresowania wdrażaniem systemu zarządzania jakością zgodnego z wymaganiami normy ISO/IEC wpływa też koszt przeprowadzenia procesu akredytacyjnego. Akredytacja jest to formalne uznanie przez Polskie Centrum Akredytacji, że dana jednostka inspekcyjna jest kompetentna do wykonywania określonych działań i dotyczy tylko określonej jednostki. W związku z tym przeprowadzenie procesu akredytacji wszystkich szczebli zarządzania w jednostkach inspekcyjnych byłoby kosztowne - jest to zasadniczy czynnik hamujący ten proces. Niekiedy jednostki inspekcyjne podejmują decyzję jedynie o wdrożeniu systemu zarządzania, nie poddając formalnej ocenie systemu przez Polskie Centrum Akredytacji. Literatura 1. Bugdol M., (2001), Podstawowe problemy zarządzania jakością w krajowych urzędach administracji samorządowej, Ekonomia i Organizacja Przedsiębiorstw, nr Decyzja Komisji Europejskiej z r. w sprawie wytycznych dla pomocy państwom członkowskim w sporządzeniu jednolitego zintegrowanego wieloletniego planu kontroli przewidzianego w rozporządzeniu nr 882/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady. 3. Dendura K. (2003), Normy systemów zarządzania jako narzędzie dostosowania organizacji do wymagań, [w:] Dostosowanie polskich przedsiębiorstw i instytucji do wymogów gospodarki rynkowej. Relacje z otocze-

13 144 Dorota Jendza niem, R. Rutka (red.), Zeszyty naukowe Uniwersytetu Gdanskiego nr 17, Organizacja i Zarządzanie, Fundacja Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego, Gdańsk. 4. Korzycka-Iwanow M. (2005), Prawo żywnościowe. Zarys prawa polskiego i wspólnotowego, LexisNexis, Warszawa. 5. Kożuch B. (2004), Zarządzanie publiczne w teorii i praktyce polskich organizacji, Placet, Warszawa. 6. Rutka R. (2003), Jak tworzyć dokumentację organizacyjną przedsiębiorstwa, ODDK, Gdańsk. 7. Norma PN-EN ISO/IEC 17020:2006 Ogólne kryteria działania różnych rodzajów jednostek inspekcyjnych. 8. PN-EN ISO/IEC 17025:2005 Ogólne wymagania dotyczące kompetencji laboratoriów badawczych i wzorcujących. 9. PN-EN ISO/IEC 17021:2011 Ocena zgodności wymagania dotyczące jednostek prowadzących audytowanie i certyfikację systemów zarządzania. 10. PN-EN ISO/IEC 17024:2004 Ocena zgodności ogólne wymagania dotyczące jednostek certyfikujących osoby. 11. PN-EN ISO 9000:2006 Systemy zarządzania jakością. Podstawy i terminologia. 12. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 178/2002 z dnia 28 stycznia 2002 roku ustanawiające ogólne zasady i wymagania prawa żywnościowego, powołujące Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności oraz ustanawiające procedury w sprawie bezpieczeństwa żywności. 13. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 882/2004 z r. w sprawie kontroli urzędowych przeprowadzanych w celu sprawdzenia zgodności z prawem paszowym żywnościowym oraz regułami dotyczącymi zdrowia zwierząt i dobrostanu zwierząt. 14. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 854/2004 z r. ustanawiające szczególne przepisy dotyczące organizacji urzędowych kontroli w odniesieniu do produktów pochodzenia zwierzęcego przeznaczonych do spożycia przez ludzi. 15. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 853/2004 z r. ustanawiające szczególne przepisy dotyczące higieny w odniesieniu do żywności pochodzenia zwierzęcego. 16. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 852/2004 z r. w sprawie higieny środków spożywczych.

14 Przygotowanie formalno-prawne jednostek inspekcyjnych do nadzoru Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z r. w sprawie sposobu przeprowadzania kontroli ilości towaru paczkowanego (Dz.U. Nr 33 poz. 296). 18. Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z r. w sprawie sposobu przeprowadzania kontroli niektórych roślin, produktów roślinnych lub przedmiotów, które stanowią szczególne zagrożenie dla środowiska (Dz. U. Nr 164, poz. 1724). 19. Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z r. w sprawie przeprowadzania urzędowej kontroli roślin, produktów roślinnych lub przedmiotów w celu ustanowienia i utrzymania strefy ochronnej (Dz. U. Nr 38, poz. 360). 20. Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z r. w sprawie procedur urzędowej kontroli produktów pochodzenia zwierzęcego przeprowadzanych przez organy IW (Dz.U. Nr 143, poz. 895). 21. Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu wykonywania kontroli przez pracowników IW (Dz.U. Nr 61, poz. 547). 22. Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru zakładów produkujących produkty pochodzenia zwierzęcego (Dz.U. Nr 2, poz. 18). 23. Rozporządzenie MZ z r. w sprawie wymagań dotyczących pobierania próbek żywności oraz metod analitycznych stosowanych w badaniach dioksyn i polichlorowanych bifenyli o właściwościach podobnych do dioksyn w ramach urzędowej kontroli żywności (Dz.U. Nr 122, poz. 1287). 24. Rozporządzenie MPiPS z w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 129, poz. 844). 25. Rozporządzenie MPiPS z r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. Nr 148, poz. 973). 26. Ustawa z r. Kodeks pracy (Dz.U. Nr 24, poz. 141 z późn. zm.). 27. Ustawa z r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz.U. Nr 171, poz. 1225). 28. Ustawa z r. o jakości handlowej artykułów rolno spożywczych (Dz.U. Nr 5, poz. 44 z późn. zm.). 29. Ustawa z r. o Inspekcji Handlowej (Dz.U. Nr 4, poz. 25 z późn. zm.).

15 146 Dorota Jendza 30. Ustawa z r. o ochronie roślin (Dz.U. Nr 11, poz. 94 z późn. zm.). 31. Ustawa z r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej (Dz.U. Nr 122, poz. 851 z późn. zm.). 32. Ustawa z r. o nasiennictwie (Dz.U. Nr 41, poz. 271 z późn. zm.). 33. Ustawa z r. o Inspekcji Weterynaryjnej (Dz.U. Nr 33 poz. 287). 34. Ustawa z r. o produktach pochodzenia zwierzęcego (Dz.U. Nr 17 poz. 127). 35. Ustawa z r. o kontroli weterynaryjnej w handlu (Dz.U. Nr 16 poz. 145). 36. Ustawa o systemie identyfikacji i rejestracji zwierząt z (Dz.U. Nr 91, poz. 872 z późn. zm.). Streszczenie Bezpieczeństwo konsumentów ma coraz większe znaczenie, dlatego też powinno być ono wspierane i weryfikowane działaniem właściwych organów nadzorujących. Organy nadzorujące bezpieczeństwo konsumenta żywności przeprowadzają ocenę zgodności procesów lub ich wyników z normami prawnymi oraz innymi dokumentami odniesienia. Jednostki te przeprowadzają inspekcje w celu sprawdzenia zgodności jakości żywności z wymaganiami prawa żywnościowego, dlatego też powinny być właściwie przygotowane do realizacji zadań określonych w przepisach dotyczących ich organizacji i zarządzania. Niniejszy artykuł dotyczy formalno-prawnego przygotowania jednostek inspekcyjnych do nadzoru nad bezpieczeństwem żywności. Owo przygotowanie zbadano poprzez porównanie dokumentacji organizacyjnej jednostek inspekcyjnych (przepisów prawnych i dokumentów wewnętrznych) z wymaganiami normy ISO/IEC określającej kryteria działania różnych rodzajów jednostek inspekcyjnych. Słowa kluczowe inspekcja, wymagania ISO 17020, dokumentacja organizacyjna, bezpieczeństwo żywności The formal preparing of the inspection bodies to supervise the food safety in Poland (Summary) The consumers safety is becoming more and more important and therefore it should be supported and examined by the appropriate inspection bodies. The consumers food safety supervising bodies demonstrate conformity to law regulations and to other requirements. The inspection bodies supervising food

16 Przygotowanie formalno-prawne jednostek inspekcyjnych do nadzoru 147 safety check the conformity of the food quality with the requirements of the food law since they should be prepared to realize their tasks. The article presented below deals with formal preparation of the inspection bodies supervising food safety in Poland. This issue was researched and analysed with the use of comparison of organizational documentation of these inspection bodies with the requirements of ISO including the general criteria for the operation of various types of inspection bodies. Keywords inspection, ISO requirements, organizational documentation, food safety