Warszawa, 6 marca 2014 r. ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 Warszawa, 6 marca 2014 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. ogłasza informację o wszczęciu postępowania o wartości do EUR prowadzonego w trybie KC na wykonanie dwóch usług: 1. CZĘŚĆ I - kompleksowa spedycja eksponatów z Polski do Dubaju (Zjednoczone Emiraty Arabskie) w związku z organizacją targów ANNUAL INVESTMENT MEETING (AIM) odbywających się w terminie 8-10 kwietnia 2014 r. (i z powrotem) 2. CZĘŚĆ II - kompleksowa spedycja materiałów informacyjno-promocyjnych do Dubaju (Zjednoczone Emiraty Arabskie) w związku z organizacją targów ANNUAL INVESTMENT MEETING (AIM) odbywających się w terminie 8-10 kwietnia 2014 r. Niniejszy wydatek jest realizowany i finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej w ramach realizacji Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej Działania I.4, Komponent Promocja I Priorytetu Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej. I. ZAMAWIAJĄCY Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. ul. Bagatela 12, Warszawa, II. MIEJSCE I TERMIN REALIZACJI USŁUGI: 1. spedycja tam: Dubaj (Zjednoczone Emiraty Arabskiej), stoisko nr C3, w kompleksie DUBAI INTERNATIONAL CONVENTION AND EXHIBITION CENTRE w Dubaju (potocznie zwane DWTC - Dubai World Trade Centre ) miejsce odbywania się targów ANNUAL INVESTMENT MEETING (AIM), 7 kwietnia 2014 r. do godz. 14: spedycja z powrotem: Lublin (Urząd Miasta Lublin, Plac Litewski 1, Lublin), Białystok (dokładny adres zostanie podany po podpisaniu umowy) i Warszawa (PAIiIZ S.A., ul. Bagatela 12, Warszawa), 31 maja 2014 r. Dotyczy CZĘŚCI I - Termin realizacji usługi zaczyna się od ustalonego w dniu podpisania Umowy dnia godziny odbioru eksponatów z siedziby Zamawiającego poprzez ich dostarczenie do Dubaju, na miejsce odbywania się targów AIM 2014, na stoisko nr C3, w kompleksie DUBAI INTERNATIONAL CONVENTION AND EXHIBITION CENTRE do godz. 13:00 7 kwietnia 2014 r., poprzez - po zakończeniu targów AIM - ich odbiór z ww. stoiska 10 kwietnia br., (o godz. 17:00) aŝ do 31 maja br., kiedy eksponaty powinny znaleźć się w Polsce (miejsce dostarczenia eksponatów będzie tym samym, co miejsce ich odbioru z wyłączeniem makiety, która ma zostać odebrana z Lublina, przewieziona do Dubaju, a następnie być z powrotem do Lublina dostarczona). Spedycja eksponatów do Dubaju powinna odbywać się drogą lotniczą, a z Dubaju do Polski drogą morską. Dotyczy CZĘŚCI II - Termin realizacji usługi zaczyna się od ustalonego w dniu podpisania Umowy dnia odbioru materiałów informacyjno-promocyjnych z siedziby Zamawiającego aŝ do ich dostarczenia do Dubaju, na miejsce odbywania się targów AIM 2014, na stoisko nr C3, w kompleksie DUBAI INTERNATIONAL CONVENTION AND EXHIBITION CENTRE 1

2 do godz. 13:00 7 kwietnia 2014 r. Materiały informacyjno-promocyjne nie będą spedytowane z powrotem do Polski. III. WARUNKI PODMIOTOWE O zamówienie nie mogą ubiegać się podmioty powiązane z Zamawiającym w rozumieniu art. 6c ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 z późn. zm.), które w szczególności: - pełnią wobec Zamawiającego funkcję członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostają z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który moŝe budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze Wykonawcy zamówienia, w szczególności pozostają w związku małŝeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. IV. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA CZĘŚĆ I - kompleksowa spedycja eksponatów do Dubaju (Zjednoczone Emiraty Arabskie) w związku z organizacją targów ANNUAL INVESTMENT MEETING (AIM) odbywających się w terminie 8-10 kwietnia 2014 r. (i z powrotem) Zakres usługi: 1) Zamawiający informuje, iŝ na targach ANNUAL INVESTMENT MEETING (AIM) 2014 Zamawiający, jako wystawca, wynajął stoisko o powierzchni 70 m 2 u organizatora targów ANNUAL INVESTMENT MEETING (AIM). Stoisko ma numer C 3. Stoisko posłuŝy promocji potencjału gospodarczego Polski Wschodniej. Zamawiający przewiduje uczestnictwo łącznie 17 firm z Polski Wschodniej oraz 8 przedstawicieli Jednostek Samorządu Terytorialnego (tj. współwystawców na stoisku), którzy łącznie z Zamawiającym będą prezentować swoje oferty. Stoisko jest zlokalizowane w centrum targowo-wystawienniczym DUBAI INTERNATIONAL CONVENTION AND EXHIBITION CENTRE w Dubaju (potocznie zwane DWTC - Dubai World Trade Centre ). Zamawiający oczekuje, iŝ Wykonawca wyspedytuje eksponaty drogą lotniczą do Dubaju, a z powrotem do Polski - drogą morską. 2) Zamawiający przewiduje spedycję niŝej wymienionych eksponatów: a) Makieta promocyjna, spakowana w pudło o wym. szerokość 102 cm, długość 135 cm, 38 cm, waga ok. 50 kg odbiór po 17 marca br., z Lublina (dokładny adres do ustalenia z Zamawiającym) b) Makieta jachtu, bardzo delikatna, spakowana w pudło o wym. szerokość 100 cm, długość 110 cm, 40 cm, waga ok. 3 kg odbiór z Białegostoku (dokładny adres do ustalenia z Zamawiającym) c) Stojaki na zdjęcia 20 sztuk o wym. 10 cm na 5 cm, łączna waga ok. 15 kg d) Mini stoliki szklane 2 szt., łączna waga ok. 6 kg e) Statuetki szklane 2 szt., łączna waga ok. 3 kg f) Szkło laminowane - próbki 2 szt., łączna waga ok. 3 kg g) Lusterka 3 szt., łączna waga ok. 3 kg h) śele i szampony 20 szt., łączna waga ok. 15 kg i) Próbniki z tkaninami 4 szt., łączna waga ok. 7,2 kg j) Makieta z fotografią naroŝnika o wym. 0,8 x 1,5 mb; na stelaŝu waga ok. 4,5 kg 2

3 k) Miniatury mebli 3 szt., łączna waga ok. 2,1 kg l) Próbniki z tkaninami w pudle o wym. 50x50x50 cm, łączna waga ok. 15 kg m) Eksponaty drewniane 3 szt., o wym. 35x60 cm kaŝdy; łączna waga ok. 12 kg n) Eksponat drewniany 1 szt., o wym. 20x40 cm; łączna waga ok. 2 kg 3) Wykonawca zobowiązany jest do odebrania eksponatów wymienionych w punktach od c. do n. z siedziby Zamawiającego przy ul. Bagatela 12, Warszawa oraz eksponatów wymienionych w punktach a. i b. odpowiednio Lublina i Białegostoku (dokładne adresy do uzgodnienia z Zamawiającym) w terminie, który zostanie ustalony z Zamawiającym w dniu podpisania umowy. Zamawiający informuje, iŝ powyŝsze eksponaty na trasie Polska Zjednoczone Emiraty Arabskie, zostaną wstępnie zapakowane i zabezpieczone przez współwystawców, ale to Wykonawca jest całkowicie odpowiedzialny za zabezpieczenie przesyłek w celu nieuszkodzenia przy spedycji drogą lotniczą do Dubaju (Zjednoczone Emiraty Arabskie). Po odbiorze eksponatów Wykonawca pozostanie w nieustannym kontakcie z Zamawiającym oraz współwystawcami i będzie na bieŝąco przekazywał Zamawiającemu oraz współwystawcom informacje związane ze spedycją eksponatów. 4) Szacowana wartość planowanej przesyłki ,00 zł. 5) Ponadto Wykonawca ubezpieczy całą przesyłkę i jej zawartość na cały czas trwania spedycji (tj. od momentu odebrania do momentu dostarczenia na stoisko W Dubaju w dniu 7 kwietnia 2014 r., oraz od momentu odbioru ze stoiska, tj. w dniu 10 kwietnia 2014 r., do momentu dostarczenia z powrotem do Polski). 6) Wykonawca dokona wszelkich czynności, w tym czynności formalno-prawnych oraz wszelkich innych niezbędnych do dostarczenia eksponatów w wyznaczone miejsce w wymaganym czasie zgodnych z obowiązującymi przepisami dot. spedycji i wymogami organizatora targów ANNUAL INVESTMENT MEETING (AIM). 7) Wykonawca pokrywa wszelkie opłaty celne oraz inne związane z przewozem dotyczące spedycji eksponatów do Dubaju i z powrotem. 8) Eksponaty oclone przez Wykonawcę powinny zostać prawidłowo i zabezpieczone i oznakowane, wyspedytowane drogą lotniczą, a następnie, po przybyciu do Zjednoczonych Emiratów Arabskich (i po dokonaniu wszelkich czynności formalnych, prawnych i celnych) dostarczone na miejsce odbywania się targów, czyli na stoisko nr C3 w Dubaju w kompleksie DUBAI INTERNATIONAL CONVENTION AND EXHIBITION CENTRE (potocznie zwanym DWTC Dubai World Trade Centre ). 9) Wykonawca będzie takŝe odpowiedzialny za kompleksowe, bezpieczne i zgodne z wymogami organizatora targów ANNUAL INVESTMENT MEETING (AIM), rozpakowanie i wyładunek eksponatów na stoisku Polski Wschodniej (stoisko C3). Wykonawca zapewni ewentualny wynajem maszyn/ urządzeń, niezbędnych do prawidłowego wwiezienia na halę i prawidłowego ustawienia eksponatów na stoisku oraz pokryje ich koszt. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania wszelkich regulacji miejscowych, tj. Wykonawca ustali szczegółowo wszystkie wymagania dotyczące spedycji eksponatów do Dubaju (ZEA) oraz na teren tragów ANNUAL INVESTMENT MEETING (AIM), tj. DUBAI INTERNATIONAL CONVENTION AND EXHIBITION CENTRE, a takŝe pozostanie w stałym kontakcie z Zamawiającym, organizatorem targów i koordynatorem stoiska PAIiIZ na miejscu w Dubaju w celu sprawnego uzyskania przez Wykonawcę wszelkich ewentualnie wymaganych zezwoleń i certyfikatów. 10) Wykonawca dostarczy eksponaty na stoisku w dniu 7 kwietnia 2014 r. do godz. 14:00. Na miejscu będzie reprezentant Zamawiającego, który będzie nadzorował prawidłowe ustawienie i rozładunek eksponatów. Wykonawca zapewni na dzień 7 kwietnia 2014 r. odpowiednią ekipę (pracowników minimum dwie osoby), którzy będą do dyspozycji Zamawiającego na miejscu na stoisku C3 w tym dniu i będą, zgodnie z instrukcjami reprezentanta Zamawiającego, ustawiać eksponaty odpowiednio według wskazania. Ekipa pracownicza musi posługiwać się językiem angielskim w stopniu swobodnej komunikacji oraz powinna profesjonalnie podchodzić do wykonywania swoich zadań, a takŝe być dostępna pod telefonem komórkowym, w razie problemów i w razie gdyby reprezentant Zamawiającego 3

4 musiał na miejscu wcześniej się z ekipą skontaktować, umówić czy ustalić szczegóły. To samo tyczy się dnia odebrania eksponatów ze stoiska (10 kwietnia 2014 r. godzina do ustalenia po podpisaniu Umowy), ich załadunku i zabrania ze stoiska i centrum targowego. 11) W celu sprawnego przekazania eksponatów Wykonawca zapewni takŝe bezpośrednio kontakt (w tym owy i telefoniczny) do osoby, która na miejscu w Dubaju będzie koordynowała przesyłkę i która będzie odpowiedzialna za dostarczenie przedmiotów na stoisko i ich wypakowanie (a takŝe nadzorowała ww. ekipę pracowniczą). Osoba, która na miejscu w Dubaju w kompleksie wystawienniczym, będzie odpowiedzialna za przyjazd i rozładunek eksponatów, winna znać j. angielski (mile widziany takŝe j. polski) w stopniu swobodnej komunikacji oraz pozostawać w ciągłym kontakcie z przedstawicielem Zamawiającego, będącym na miejscu w Dubaju w celu nadzoru nad właściwym rozładunkiem i ustawieniem eksponatów. To samo tyczy się dnia odebrania eksponatów ze stoiska (10 kwietnia 2014 r. godzina do ustalenia po podpisaniu Umowy), ich załadunku i zabrania ze stoiska i centrum targowego. 12) Po zakończeniu targów ANNUAL INVESTMENT MEETING (AIM), Wykonawca w dniu 10 kwietnia 2014 r. (godziny popołudniowe konkretna godzina do ustalenia po podpisaniu umowy) odbierze ze stoiska wszystkie eksponaty, dokona ich prawidłowego przetransportowania, zapakowania, oznakowania, zabezpieczenia, załadunku, odprawy, oclenia, załadunku na fracht morski i dostarczy do Polski do siedziby Zamawiającego (eksponaty wymienione w pkt. od c. do n.) oraz pod adresy wskazane przez Zamawiającego w Lublinie i Białymstoku (dot. eksponatów wymienionych w pkt. a. oraz b.). Termin dostarczenia eksponatów do Polski jest uzaleŝniony od przewoźnika morskiego, ale ma nastąpić nie później niŝ do 31 maja 2014 r. 13) Wykonawca dokona wszelkich czynności, w tym czynności formalno-prawnych oraz wszelkich innych niezbędnych do odbioru eksponatów z wyznaczonego miejsca w wymaganym czasie zgodnych z obowiązującymi przepisami dot. spedycji i wymogami organizatora targów ANNUAL INVESTMENT MEETING (AIM). 14) Wykonawca zajmie się, zorganizuje i pokryje wszelkie koszty związane z wszystkimi kwestiami celnymi, kwestiami odprawy, oclenia, opodatkowania i innymi wymogami formalno-prawnymi związanymi ze spedycją eksponatów i ich wwozem na teren Zjednoczonych Emiratów Arabskich i na teren targów do wyznaczonej hali (stoisko C 3). Ponadto Wykonawca zsynchronizuje cały proces spedycji ze wszystkimi uczestnikami wyjazdu, Zamawiającym oraz organizatorem targów tak, aby wszystkie eksponaty i materiały promocyjne mogły zostać dostarczone w wyznaczone miejsce w określonym czasie. Wykonawca pokryje teŝ wszystkie opłaty związane z ewentualnymi procedurami celnymi i wwozem (i wywozem) eksponatów i artykułów informacyjno-promocyjnych na teren Zjednoczonych Emiratów Arabskich (i z powrotem) np. opłaty celne, certyfikaty, upowaŝnienia, uprawnienia, dane techniczne, etc. Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania do wysyłki wszystkich eksponatów równieŝ tych, które muszą być przewoŝone w specjalnych warunkach. 15) Wykonawca dokona wszelkich starań, aby przedmioty zostały odpowiednio oznakowane tak, aby bez przeszkód dotarły na stoisko Polski Wschodniej (Dubai International Convention & Exhibition Centre; stoisko C 3) oraz z powrotem do Polski oraz Ŝe zostaną dostarczone w obie strony w stanie nienaruszonym. 16) Zamawiający informuje, Ŝe uzupełnieniem do niniejszego opisu oferty jest Regulamin Wystawcy (tzw. Manual ) przygotowany przez Organizatora targów ANNUAL INVESTMENT MEETING (AIM) 2014, z którym Wykonawca ma obowiązek zapoznać się na stronie Organizatora targów przed złoŝeniem oferty oraz stosować się do określonych w nim zasad dotyczących spedycji i dostarczania eksponatów i materiałów informacyjnopromocyjnych podczas wykonywania zamówienia. Wyliczając ofertę na spedycję Zamawiający, winien jest zatem wziąć pod uwagę wszelkie jej koszty i najwaŝniejsze czynniki, jakimi będą: 4

5 Przygotowanie niezbędnej dokumentacji na potrzeby kompleksowej odprawy, na potrzeby celne (wymagane zarówno przez urzędników w Polsce jak i w Emiratach) i inne wymagane (dane techniczne eksponatów, ich przeznaczenie, faktury pro-forma, etc); Dokonanie odprawy, oclenia i uiszczenia wszelkich innych wymaganych opłat zarówno w Polsce, jak i w ZEA; Opakowanie i oznakowanie przesyłki w prawidłowy sposób; Spedycja lotnicza do Dubaju oraz frachtem morskim z powrotem do Polski; Załadunek i rozładunek, a następnie przewiezienie na stoisko; Załadunek i rozładunek na stoisku wystawienniczym; Koszty wejścia wyjścia z portów morskich i inne koszty związane z frachtem morskim; Transport na miejsce trwania targów, na stoisko, rozpakowanie i prawidłowe ustawienie eksponatów na stoisku. Wykonawca zapewni ewentualny wynajem maszyn/urządzeń, niezbędnych do prawidłowego ustawienia eksponatów na stoisku; Odbiór eksponatów ze stoiska, ich prawidłowy załadunek, zapakowanie, oznaczenie. Wykonawca zapewni ewentualny wynajem maszyn/urządzeń, niezbędnych do prawidłowego odebrania eksponatów ze stoiska; Wszelkie powyŝsze dotyczy transportu zarówno na trasie Polska ZEA oraz ZEA- Polska; Osoba koordynująca wszelkie działania na terenie ZEA i Dubaju, mówiąca po angielsku i pozostająca w stałym kontakcie z przedstawicielem Zamawiającego; Ubezpieczenie transportu podczas całego trwania spedycji (z Polski do ZEA i z ZEA do Polski); Oraz wszelkie inne niewymienione szczegółowo, a powiązane z kompleksową spedycją; CZĘŚĆ II - kompleksowa spedycja materiałów informacyjno-promocyjnych do Dubaju (Zjednoczone Emiraty Arabskie) w związku z organizacją targów ANNUAL INVESTMENT MEETING (AIM) odbywających się w terminie 8-10 kwietnia 2014 r. 1) Zamawiający przewiduje spedycję lotniczą materiałów informacyjno-promocyjnych (ulotki, foldery, gadŝety promocyjne, kalendarze, torby ze skóry eko, broszki, kubki etc.) o łącznej wadze ok. 300 kg: 2) Zamawiający informuje, iŝ materiały te nie wracają z powrotem do Polski. 3) Wykonawca odbierze powyŝsze materiały z siedziby Zamawiającego w Warszawie w terminie uzgodnionym z Zamawiającym w dniu podpisania Umowy, zapakuje, zabezpieczy, ubezpieczy, ocli i dokona wszelkich innych czynności formalno-prawnych w celu dopuszczenia do ich wywozu z Polski drogą lotniczą, a następnie, po przybyciu do Zjednoczonych Emiratów Arabskich (i po dokonaniu wszelkich czynności formalnych, prawnych i celnych w porcie dostarczenia) dostarczy je na miejsce odbywania się targów, czyli na stoisko nr C3 w Dubaju w kompleksie DUBAI INTERNATIONAL CONVENTION AND EXHIBITION CENTRE (potocznie zwanym DWTC Dubai World Trade Centre ). w dniu 7 kwietnia 2014 r. do godz. 14:00 4) Ponadto Wykonawca ubezpieczy całą przesyłkę i jej zawartość na cały czas trwania spedycji. Szacowana wartość przesyłki to 5 000,00 zł. 5) Odebrane przez Wykonawcę materiały powinny być prawidłowo i bezpiecznie zapakowane, zabezpieczone i oznakowane, wyspedytowane drogą lotniczą. 6) Wykonawca będzie takŝe odpowiedzialny za kompleksowe, bezpieczne i zgodne z wymogami organizatora targów ANNUAL INVESTMENT MEETING (AIM), rozpakowanie i wyładunek eksponatów na stoisku Polski Wschodniej (stoisko C 3). Wykonawca zapewni 5

6 ewentualny wynajem maszyn/ urządzeń, niezbędnych do prawidłowego wwiezienia na halę i prawidłowego ustawienia materiałów na stoisku. 7) Na miejscu będzie reprezentant Zamawiającego, który będzie nadzorował prawidłowe ustawienie i rozładunek eksponatów. Wykonawca zapewni na dzień 7 kwietnia 2014 r. odpowiednią ekipę (pracowników minimum 1 osobę), która będzie do dyspozycji Zamawiającego na miejscu w tym dniu i będzie, zgodnie z instrukcjami reprezentanta Zamawiającego, ustawiać materiały odpowiednio według wskazania. Osoba ta musi posługiwać się językiem angielskim w stopniu swobodnej komunikacji oraz powinna profesjonalnie podchodzić do wykonywania swoich zadań, a takŝe być dostępna pod telefonem komórkowym, w razie problemów i w razie gdyby reprezentant Zamawiającego musiał na miejscu wcześniej się z nią skontaktować, umówić czy ustalić szczegóły. 8) Przez cały okres realizacji usługi Wykonawca pozostanie w nieustannym kontakcie z Zamawiającym i będzie na bieŝąco informował i monitorował odbiór materiałów, Zamawiający zaś przekaŝe Wykonawcy wszelkie informacje niezbędne do dokonania ww. czynności. 9) Wykonawca dokona wszelkich czynności, w tym czynności formalno-prawnych oraz wszelkich innych niezbędnych do dostarczenia eksponatów i materiałów informacyjnopromocyjnych w wyznaczone miejsce w wymaganym czasie zgodnych z obowiązującymi przepisami dot. spedycji i wymogami organizatora targów ANNUAL INVESTMENT MEETING (AIM). 10) Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania wszelkich regulacji miejscowych, tj. Wykonawca ustali szczegółowo wszystkie wymagania dotyczące spedycji eksponatów do Dubaju (ZEA) oraz na teren tragów ANNUAL INVESTMENT MEETING (AIM), tj. DUBAI INTERNATIONAL CONVENTION AND EXHIBITION CENTRE, a takŝe pozostanie w stałym kontakcie z Zamawiającym, organizatorem targów i koordynatorem stoiska PAIiIZ na miejscu w Dubaju w celu sprawnego uzyskania przez Wykonawcę wszelkich ewentualnie wymaganych zezwoleń i certyfikatów. 11) Wykonawca zajmie się, zorganizuje i pokryje wszelkie koszty związane z wszystkimi kwestiami celnymi, kwestiami odprawy, oclenia, opodatkowania i innymi wymogami formalno-prawnymi związanymi ze spedycją materiałów informacyjno-promocyjnych oraz ich wwozem na teren Zjednoczonych Emiratów Arabskich i na teren targów do wyznaczonej hali (stoisko C 3). Ponadto Wykonawca zsynchronizuje cały proces spedycji z Zamawiającym oraz organizatorem targów tak, aby wszystkie materiały promocyjne mogły zostać dostarczone w wyznaczone miejsce w określonym czasie. Wykonawca pokryje teŝ wszystkie opłaty związane z ewentualnymi procedurami celnymi i wwozem artykułów informacyjnopromocyjnych na teren Zjednoczonych Emiratów Arabskich np. opłaty celne, certyfikaty, upowaŝnienia, uprawnienia, dane techniczne, etc. Wyliczając ofertę na spedycję, Zamawiający winien jest zatem wziąć pod uwagę wszelkie jej koszty i najwaŝniejsze czynniki, jakimi będą: Przygotowanie niezbędnej dokumentacji na potrzeby kompleksowej odprawy, na potrzeby celne (wymagane zarówno w Polsce jak i w Emiratach) i inne wymagane dokumenty (faktury pro-forma, etc); Dokonanie odprawy, oclenia i uiszczenia wszelkich innych wymaganych opłat zarówno w Polsce, jak i w ZEA; Opakowanie i oznakowanie przesyłki w prawidłowy sposób; Spedycja lotnicza do ZEA z powrotem materiały informacyjno-promocyjne nie wracają; Załadunek i rozładunek na lotnisku; Załadunek i rozładunek na stoisku wystawienniczym; 6

7 Transport na miejsce trwania targów, na stoisko, rozpakowanie i prawidłowe ustawienie eksponatów na stoisku. Wykonawca zapewni ewentualny wynajem maszyn / urządzeń, niezbędnych do prawidłowego ustawienia eksponatów na stoisku; Osoba koordynująca wszelkie działania na terenie ZEA i Dubaju, mówiąca po angielsku i pozostająca w stałym kontakcie z przedstawicielem Zamawiającego; Ubezpieczenie transportu podczas całego trwania spedycji (z Polski do ZEA); Oraz wszelkie inne niewymienione szczegółowo, a powiązane z kompleksową spedycją. DOTYCZY CZĘŚCI I i II ZAMÓWIENIA: Wykonawca dokona wszelkich starań, aby przedmioty zostały odpowiednio oznakowane tak, aby bez przeszkód dotarły na stoisko Polski Wschodniej (Dubai International Convention & Exhibition Centre; stoisko C 3) oraz z powrotem do Polski oraz jest zobowiązany do dostarczenia wszystkich przedmiotów w obie strony w stanie nienaruszonym. Zamawiający informuje, Ŝe uzupełnieniem do niniejszego opisu oferty jest Regulamin Wystawcy (tzw. Manual ) przygotowany przez Organizatora targów ANNUAL INVESTMENT MEETING (AIM) 2014, z którym Wykonawca ma obowiązek zapoznać się na stronie Organizatora targów przed złoŝeniem oferty oraz stosować się do określonych w nim zasad dotyczących spedycji i dostarczania eksponatów i materiałów informacyjnopromocyjnych podczas wykonywania zamówienia. Zamawiający wymaga, aby na kaŝdym etapie realizacji zamówienia, Wykonawca wykazywał się naleŝytą starannością i dbałością w wykonywaniu zadań, a takŝe profesjonalizmem i dokładał wszelkich starań do wysokiego poziomu realizacji zamówienia. V. INFORMACJE DODATKOWE 1. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. 2. Za terminowe i naleŝyte wykonanie Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie przelewem w ciągu 30 dni od daty dostarczenia faktury VAT do siedziby PAIiIZ S.A. Ustalone wynagrodzenie Wykonawcy obejmuje wszelkie koszty, jakie Wykonawca poniesie w związku z wykonaniem przedmiotu umowy, jest wynagrodzeniem ryczałtowym i nie podlega zmianom. Płatność nastąpi po wykonaniu zamówienia na podstawie podpisanego bez zastrzeŝeń protokołu odbioru usługi. Płatność będzie realizowana w polskich złotych, przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze, na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę. Wzór protokołu stanowi Załącznik nr 1 do Umowy. 3. Zamawiający zastrzega sobie moŝliwość negocjacji z wybranymi Wykonawcami, którzy złoŝyli oferty, w zakresie szczegółów wykonania usługi oraz ewentualnie wysokości ceny w zakresie jej zmniejszenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawców do wyjaśnienia treści złoŝonej oferty. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niedokonania rozstrzygnięcia postępowania i niedokonania wyboru oferty bez podawania przyczyny i zwrotu ewentualnych kosztów sporządzenia oferty. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rozstrzygnięcia postępowania tylko jednej części z zapytania ofertowego i do wyboru oferty dotyczącej I lub II Części Zamówienia. 6. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy na całym etapie realizowania Zamówienia naleŝytej staranności, wysokiej jakości świadczonych usług oraz profesjonalnego podejścia do jego wykonania. 7

8 VI. KRYTERIA OCENY OFERTY 1) Ocenie podlega wyłącznie oferta przygotowana wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Do oferty naleŝy załączyć: kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru (KRS lub CEIDG), jeŝeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawionego nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. referencje potwierdzające naleŝyte wykonanie co najmniej 2 usług odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia 1 w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności przez Wykonawcę jest krótszy w tym okresie. 2) Oferty złoŝone bez wymienionych załączników nie będą podlegały ocenie. 3) Jedynym kryterium oceny jest cena brutto za organizację kaŝdej części usługi = 100%. 4) Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta spełniająca wymagania Zamawiającego, która uzyskała najwyŝszą liczbę punktów wg podanego kryterium. VII. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT Termin złoŝenia ofert 11 marca 2014 r. decyduje data wpływu oferty do PAIiIZ). Oferty złoŝone niekompletnie oraz oferty złoŝone po terminie nie zostaną dopuszczone do rozpatrywania. Ofertę naleŝy złoŝyć na formularzu załączonym do niniejszego zapytania pod adresem: mariola.chmielewska@paiz.gov.pl lub: Mariola Chmielewska, Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A., ul. Bagatela 12, Warszawa z dopiskiem: Spedycja ANNUAL INVESTMENT MEETING (AIM) Osobą do kontaktu jest: Mariola Chmielewska mariola.chmielewska@paiz.gov.pl ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO: Załącznik nr 1 Formularz ofertowy Załącznik nr 2 Wzór umowy Załącznik nr 3 Wzór protokołu odbioru 1 Tj. z czego Zamawiający wymaga, aby minimum 1 wykazane doświadczenie obejmowało spedycję poza Unię Europejską. 8