ZAPYTANIE OFERTOWE. Montaż paneli podłogowych w pomieszczeniach biurowych Okręgowego Inspektoratu Pracy w Poznaniu oddział w Koninie

Transkrypt

1 SO-225-6/2014 Poznań, dnia 8 października 2014 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Państwowa Inspekcja Pracy Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu z siedzibą przy ul. Św. Marcin 46/50, Poznań informuje, że prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo Zamówień Publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.) pn: Montaż paneli podłogowych w pomieszczeniach biurowych Okręgowego Inspektoratu Pracy w Poznaniu oddział w Koninie 1. Nazwa oraz adres zamawiającego: Państwowa Inspekcja Pracy Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu ul. Św. Marcin 46/50, Poznań Telefon: 61/ , faks: 61/ Godziny urzędowania: poniedziałek -piątek 7:30-15:30 2. Opis przedmiotu zamówienia: 2.1 Opróżnienie pomieszczeń objętych remontem z mebli biurowych. Pokoje, w których należy wymienić podłogę zaznaczono na rzucie pomieszczeń oddziału zał. nr 2 (pokój nr 5,7,14 oraz korytarz I piętra pomieszczenie nr 6). Łączna powierzchnia wskazanych pomieszczeń wynosi ok. 52,87 m 2 w tym: pok. nr 5 ok. 12 m 2, pok. nr 7 ok. 12,11 m 2, pok. nr 14 ok. 22,54 m 2, korytarz nr 6 ok. 6,22 m Demontaż istniejących w pokojach 5,7,14 i na korytarzu I piętra paneli podłogowych oraz listew. 2.3 Utylizacja materiałów z demontażu. 2.4 Zakup, transport oraz montaż nowych paneli laminowanych podłogowych wraz z odpowiednim podkładem z foli i pianki, montaż nowych listew przypodłogowych, listew progowych, narożników, łączników i zakończeń. 2.5 Listwy przypodłogowe (ok. 51 metrów), narożniki, zakończenia, łączniki wzorniczo i kolorystycznie dopasowane do paneli, listwy powinny umożliwiać poprowadzenie i ukrycie okablowania np. sieciowego.

2 2.6 Montaż 8 listew progowych wyrównujących (profili podłogowych) 7 szt. długość 80cm, 1 szt. długość 90cm. Listwy kolorystycznie dopasowane do paneli. 2.7 Panele powinny spełniać poniższe wymogi: klasa ścieralności min. 33/AC5 panele powinny być przeznaczone do pomieszczeń w obiekcie użyteczności publicznej; grubość paneli min. 8 mm; kolor odcień dąb; struktura: gładka; wysoka odporność na detergenty i zarysowania; klasa ogniotrwałości: trudno zapalna; gwarancja na panele co najmniej 15 lat. 2.8 Wzornictwo, kolorystyka i rodzaj paneli zostaną uzgodnione z przedstawicielem Zamawiającego na podstawie przedłożonych przez Wykonawcę propozycji paneli odpowiadającym powyższym parametrom. 2.9 Po zakończeniu prac remontowych Wykonawca wniesie do opróżnionych pomieszczeń meble i pozostałe elementy wyposażenia stanowisk pracy Wszelkie użyte do montażu podłóg panelowych materiały i wyroby powinny być fabrycznie nowe oraz muszą posiadać odpowiednie deklaracje, zgodności, certyfikaty i atesty, umożliwiające ich stosowanie w obiekcie użyteczności publicznej Wykonawca zobowiązany jest wykonywać wszelkie prace remontowe w sposób niepowodujący uszkodzeń elementów budynku. Wykonawca zobowiązany jest wykonać prace z należytą starannością według najlepszej wiedzy fachowej, zgodnie z zasadami wiedzy technicznej, budowlanej, obowiązującymi normami i przepisami w tym w szczególności przepisami p.poż. i bhp. Wykonawca zobowiązany będzie do naprawy w sposób przywracający poprzedni stan techniczny i estetyczny wszelkich uszkodzeń powstałych z jego winy w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia w terminie nie dłuższym niż 7 dni kalendarzowych. Zamawiający informuje, że montaż odbywać się będzie w czynnym obiekcie urzędu Podstawą zakończenia realizacji przedmiotu zamówienia jest podpisany przez obie strony protokół odbioru prac remontowych Wykonawca zobowiązany jest udzielić gwarancji na wykonane roboty montażowe na okres 12 m-cy od daty protokolarnego odbioru prac montażowych. Koszty dojazdu Wykonawcy oraz materiałów zużytych w wyniku dokonanych w

3 okresie gwarancji napraw/wymian pokrywa Wykonawca. Wykonawca zobowiązany będzie dokonywać wszelkich napraw w terminie 10 dni roboczych (przez dni robocze rozumie się dni od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych wskazanych w ustawie z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz. U. Nr 4, poz. 28 ze zm.) od zgłoszenia przez Zamawiającego usterki na wskazany przez Wykonawcę w ofercie numer faksu lub Zamawiający zaleca przeprowadzenie wizji lokalnej obiektu, dla potrzeb przygotowania oferty. Wykonawcy mogą uzgodnić termin przeprowadzenia oględzin budynku z osobą, wymienioną w pkt 10 lit. b niniejszego zapytania W ofercie należy przewidzieć wykonanie wszelkich robót niezbędnych do prawidłowej i kompleksowej realizacji zamówienia. 3 Wymagane dokumenty i oświadczenia: 3.1 Pełnomocnictwo w przypadku gdy osoba podpisująca ofertę nie jest osobą wskazaną w KRS/CEIDG jako osoba uprawniona do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy. Pełnomocnictwo powinno być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie. 3.2 Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż na 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 3.3 Potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia opłaconej polisy a w przypadku jej braku, inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, suma ubezpieczenia nie może być niższa od kwoty zł. 3.4 Kosztorys ofertowy zgodnie z pkt. 5.3 zapytania. 4 Termin wykonania zamówienia: Całość zadania Wykonawca wykona w ciągu 21 dni od dnia podpisania umowy. 5 Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej: 5.1 Cena 100% (łączna cena z podatkiem VAT). Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta z najniższą ceną brutto za wykonanie całości zamówienia oraz która spełnia wszystkie warunki określone w zapytaniu ofertowym w tym zawiera wszystkie wymagane dokumenty. 5.2 Cena oferty ma obejmować wszystkie koszty jakie zamawiający zobowiązany będzie ponieść w związku z realizacją przedmiotu zamówienia.

4 5.3 Wykonawca dołączy do oferty kosztorys ofertowy zawierający kalkulację cenową określającą elementy składające się na cenę oferty (poszczególne materiały, robocizna). 5.4 Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. 5.5 W przypadku nie stawienia się, upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie na zawarcie umowy, Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu uprawniony jest dokonać ponownego wyboru oferty najkorzystniejszej z pominięciem oferty uprzednio wybranej. 6 Zasady uzupełnianie ofert, poprawiania omyłek w ofertach oraz odrzucania ofert: 6.1 W przypadku braku wymaganych dokumentów, o których mowa w pkt 3 zapytania a także w przypadku złożenia dokumentów zawierających błędy Zamawiający zwróci się do Wykonawcy o ich uzupełnienie w określonym terminie. Jeżeli wykonawca nie uzupełni prawidłowo dokumentów w terminie wskazanym przez Zamawiającego, jego oferta nie będzie podlegała ocenie (zostanie odrzucona). 6.2 W toku badania i oceny ofert Zamawiający może wezwać Wykonawcę do złożenia w wyznaczonym przez siebie terminie wyjaśnień dot. dokumentów, o których mowa w pkt 3 zapytania lub dot. treści złożonej oferty. 6.3 Zamawiający uprawniony będzie do poprawy drobnych omyłek nie mających wpływu na treść złożonej oferty (np. uzupełnienie numeru telefonu, faksu, poprawa oczywistych omyłek pisarskich). 6.4 Zamawiający odrzuci ofertę niezgodną z opisem przedmiotu zamówienia. 7 Termin związania ofertą: Okres związania ofertą 30 dni od upływu terminu składania ofert. 8 Istotne zasady realizacji zamówienia: 8.1 Miejscem wykonania przedmiotu umowy jest: Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu Oddział w Koninie, ul. Obrońców Westerplatte Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem w terminie 21 dni od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT, na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy.

5 8.3 Strony umowy postanawiają, że wiążącą je formą odszkodowania będą kary umowne. 8.4 W przypadku opóźnienia w realizacji przedmiotu umowy w stosunku do terminu określonego w pkt 4 zapytania Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5 % całości wynagrodzenia umownego brutto za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia. 8.5 Jeżeli opóźnienie w wykonaniu realizacji umowy przekroczy 15 dni, Zamawiający ma prawo odstąpić od zawartej umowy w jej niewykonanej części, a Wykonawca jest zobowiązany do zapłaty kary umownej w wysokości 10% całości wynagrodzenia umownego brutto. 8.6 W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od umowy z innych niż wskazane w pkt 8.5 przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Wykonawca, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10 % całości wynagrodzenia umownego brutto. 8.7 W przypadku odstąpienia przez Wykonawcę od umowy z przyczyn, za które ponosi on odpowiedzialność Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10 % całości wynagrodzenia umownego brutto. 8.8 W przypadku opóźnienia w usuwaniu wad/usterek w okresie gwarancji oraz w usuwaniu napraw o których mowa w pkt 2.11 zapytania Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5 % całości wynagrodzenia umownego brutto za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia. 8.9 Jeżeli szkoda poniesiona przez Zamawiającego przewyższy kwotę kar umownych będzie on uprawniony do dochodzenia od Wykonawcy na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego odszkodowania uzupełniającego do wysokości rzeczywistej szkody Zamawiający uprawniony jest do potrącenia kar umownych z jakiejkolwiek należności przysługującej Wykonawcy od Zamawiającego. O naliczeniu kary umownej Zamawiający poinformuje Wykonawcę pisemnie Umowa może zostać rozwiązana za pisemnym porozumieniem Stron - w każdym czasie W przypadku opóźnienia w zapłacie należności w stosunku do terminu określonego w pkt 8.2 Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki ustawowe. 9 Termin, miejsce i sposób składania ofert: 9.1 Ofertę należy złożyć do dnia 17 października 2014 r. do godziny w siedzibie Zamawiającego, kancelaria, piętro IX.

6 9.2 Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na formularzu zgodnym z dołączonym wzorem stanowiącym załącznik nr 1, oraz ma być podpisana przez osobę wskazaną w dokumentach rejestrowych (KRS/CEIDG). W przypadku podpisania oferty przez inną osobę należy do oferty załączyć stosowne pełnomocnictwo. 9.3 Oferta ma znajdować się w kopercie zaklejonej i opisanej: Montaż paneli podłogowych w pomieszczeniach biurowych Okręgowego Inspektoratu Pracy w Poznaniu oddział w Koninie. Nie otwierać przed dniem r., godz. 10:00. Dla ułatwienia ewidencji przyjmowanych ofert przez zamawiającego koperta powinna być oznaczona także pieczątką firmową wykonawcy. Zamawiający może potwierdzić przyjęcie oferty na kopii pisma wykonawcy składającego ofertę. 9.4 W przypadku, gdy wykonawca chce wysłać ofertę pocztą, należy ofertę umieścić w zaklejonej i opisanej w sposób jak wyżej kopercie, następnie zaklejoną kopertę włożyć do kolejnej koperty i ostemplować zgodnie z wymogami dotyczącymi wysłania listu pocztą oraz dodatkowo umieścić napis: Montaż paneli podłogowych w pomieszczeniach biurowych Okręgowego Inspektoratu Pracy w Poznaniu oddział w Koninie. Nie otwierać przed dniem r., godz. 10:00. W razie braku ww. informacji Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z tego braku, np. przypadkowe otwarcie oferty przed wyznaczonym terminem otwarcia, a w przypadku składania oferty pocztą lub pocztą kurierską za jej nie otwarcie w trakcie sesji otwarcia ofert. 9.5 Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 10 Osoby wyznaczone do kontaktów z Wykonawcami: a) Agnieszka Andrzejewska, Monika Pawłowska tel b) Jerzy Jankowski tel Zamawiający zastrzega, iż może odwołać postępowanie o udzielenie zamówienia w każdym czasie bez podania przyczyn, a wykonawcy nie przysługują wobec zamawiającego w takim przypadku żadne roszczenia. 12 Do zapytania ofertowego załączono: a) Formularz ofertowy załącznik nr 1; b) Schemat pomieszczeń budynku - rzut piętra i poddasza załącznik nr 2

7 (pieczęć Wykonawcy) Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego FORMULARZ OFERTOWY Odpowiadając na skierowane przez Okręgowy Inspektorat Pracy w Poznaniu zapytanie ofertowe pn. Montaż paneli podłogowych w pomieszczeniach biurowych Okręgowego Inspektoratu Pracy w Poznaniu oddział w Koninie oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia oraz zawarcie umowy z zamawiającym, jeżeli oferta nasza zostanie uznana za najkorzystniejszą. Dane Wykonawcy: Nazwa:.... Adres:.. NIP:.. Nr telefonu:. adres .. Nr faksu:. Oświadczam, że cena naszej oferty wynosi... zł brutto słownie:. za wykonanie całości przedmiotu zamówienia określonego w zapytaniu ofertowym nr SO-225-6/2014 zgodnie z dołączonym kosztorysem ofertowym. 1) Oświadczam, że powyższa cena uwzględnia wszystkie koszty wykonania zamówienia i realizacji przyszłego świadczenia umownego oraz że cena nie zostanie zmieniona w trakcie wykonywania przedmiotu zamówienia. 2) Oświadczam, że zapoznałem/am się z treścią zapytania ofertowego oraz jego załącznikami i nie wnoszę do niego zastrzeżeń oraz uzyskałem/łam informacje niezbędne do przygotowania oferty. 3) Akceptuje warunki płatności, wysokość i rodzaj kar umownych oraz oświadczam, że w przypadku wyboru mojej oferty do realizacji zamówienia zobowiązuje się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. 4) Oświadczam, że Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. 5) Oświadczam, że posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie wymagane do realizacji przedmiotu zamówienia... (miejscowość, data, podpis, pieczątka Wykonawcy)