Wniosek. Uzasadnienie. 1. Widząc potrzebę i możliwość poprawienia istniejącej praktyki udostępniania przez Urząd

Transkrypt

1 F u n d a c j a I n s t y t u t M y ś l i O b y w a t e l s k i e j im. S t a ń c z y k a z siedzibą w K r a k o w i e Biuro Fundacji: ul. Sławkowska 12, oficyna III p., Kraków, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie Wydział XI Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KR , NIP ; REGON ; stanczyk@stanczyk.org.pl, Kraków, dnia 29 maja 2015 r. Prezydent Miasta Krakowa Pan Jacek Majchrowski Pl. Wszystkich Świętych ¾ Kraków [nasza sygn FIMO/KKPMJS/PŻJN] Wniosek Na podstawie art. 241 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeksu postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r., poz.267 z późn. zm.) składam w imieniu Fundacji Instytut Myśli Obywatelskiej im. Stańczyka w Krakowie wniosek o: I. wprowadzenie zmian jakościowych dotyczących formatu udostępnianego już tzw. rejestru umów oraz zamówień dot. Urzędu Miasta Krakowa prowadzonego na podstawie Uchwały Rady Miasta Krakowa z dnia 18 grudnia 2013 r. sygn. XCIV/1404/13, a dostępnego na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta Krakowa oraz uzupełnienia strony wykazów o informację wyjaśniającą zakres publikowanych informacji, II. zrealizowanie ww. Uchwały Rady Miasta Krakowa w zakresie miejskich jednostek organizacyjnych. Uzasadnienie 1. Widząc potrzebę i możliwość poprawienia istniejącej praktyki udostępniania przez Urząd 1 Miasta Krakowa tzw. rejestru umów i zamówień, w ramach Programu Prawnego prowadzonego przez Fundację Instytut Myśli Obywatelskiej im. Stańczyka, zwracamy się do Pana Prezydenta z wnioskiem o udostępnienie w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu 1 zob. 1/6

2 Miasta Krakowa (dalej UMK) ww. rejestru nie tylko w formacie PDF ale też w formacie pozwalającym na zapoznawanie się i przeszukiwanie ich w aplikacjach arkuszy kalkulacyjnych jak xlsx lub ods, albo uniwersalny format csv, za czym poniżej przedstawiamy stojące argumenty. 2. Wskazujemy również potrzebę uzupełnienia informacji na stronie wykazów o wyjaśnienie wskazujące w szczególności jakie rodzaje umów (wg jakich kryteriów) są w nim publikowane, w tym czy obejmują wszystkie umowy zawarte przez UMK. 3. Wnioskujemy też o przyśpieszenie prac i zrealizowanie wymienionej w petitum uchwały kierunkowej Rady Miasta Krakowa w zakresie publikacji zestawień umów i zamówień publicznych z szczególnym priorytetem dla tego pierwszego rejestru. 4. Fundacja Stańczyka jest niezależną, niedochodową organizacją pozarządową, której misją jest działanie na rzecz jawności, otwartości i kontroli obywatelskiej w życiu publicznym oraz rozwoju świadomości obywatelskiej i kultury prawnej, a także budowy zaufania społecznego do instytucji publicznych. Dlatego realizacja przedstawionych postulatów leży w obszarze naszego zainteresowania. Uwagi ogólne 5. W pierwszej kolejności pragniemy podkreślić, iż zasada jawności gospodarki finansowej gminy jest jedną z kardynalnych zasad, w oparciu o którą funkcjonuje samorząd terytorialny, jak również pochodną zasady jawności i przejrzystości finansów publicznych. Wątpliwości nie podlega, iż zamieszczenie na Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Krakowa rejestru umów jest urzeczywistnianiem wyżej wymienionych zasad, i wyrażamy dużą radość z powodu realizacji tego standardu nie zależnie od tego czy z własnej inicjatywy czy w związku z wskazaniami Rady Miasta. Każdy przejaw wychodzenia przez władze samorządowe do mieszkańców ponad minimalne standardy narzucane przez ustawodawcę jako obligatoryjne jest cenny i budujący. 6. Niemniej zauważamy pewne wady aktualnego rejestru, których usunięcie leży w interesie społecznym oraz usprawni funkcjonalność tego działania UMK, co też postaramy się wykazać wraz z propozycjami rozwiązań w poniższym uzasadnieniu do wniosku oraz dodatkowymi korzyściami na które warto zwrócić uwagę. 7. Zauważamy też, że pozostaje bardzo ujemnym czynnikiem dla wizerunku władz Miasta oraz budowania zaufania do władz sytuacja w której od półtorej roku nie znać postępu prac miejskich jednostek organizacyjnych nad realizacją wymienionej w petitum uchwały i żadnej informacji o ww. zestawieniach tych jednostek nie ma na stronie wykazów. 2/6

3 I. Postulat publikacji w innym formacie wykazu umów i zamówień oraz uzupełnienia informacji o nim. 8. Według naszej najlepszej wiedzy powinna istnieć możliwość technologiczna po stronie Urzędu sprawnego zapisu danych eksportowanych z baz danych Miasta w zakresie umów i zamówień do innego niż PDF formatu. 9. Bez wątpienia format PDF jest znany, powszechnie stosowany i łatwy w obsłudze. Zastosowanie przez Urząd formatu PDF dla istniejącego rejestru z jednej strony zapewniło jego niezmienność, ale z drugiej utrudniło podstawowe możliwości pracy z tym dokumentem w związku z słabą stroną tego formatu jakim są jego tabele i ograniczone możliwości skalowania jak i przeszukiwania danych w tym ich sortowania i zestawiania. Problemy praktyczne 10. Mała czcionka oraz szerokie wiersze tabeli sprawiają, że przy powiększeniu dokumentu obraz nie jest skalowany i trzeba ciągłego, manualnego przeglądania poszczególnych wierszy. Brak możliwości edytowania formatu PDF sprawia, że osoba zapoznająca się z dokumentem i poszukująca konkretnej informacji może korzystać jedynie z podstawowych narzędzi wyszukiwania. Z uwagi na to, że nie jest znany system, w oparciu o który uporządkowane są poszczególne umowy, przeszukiwanie polega jedynie na mozolnym zapoznaniu się z każdą umową lub jedynie wyszukaniem konkretnego słowa czy liczby, za pomocą oprogramowania odczytującego format PDF. Brak zaś objaśnienia do wykazów skazuje korzystających na niepewność co do zakresu wykazu, jego kompletności oraz zasad doboru umów do udostępnienia. Zgodność rekomendacji z prawem 11. Jesteśmy przekonani, że postulowane formaty dający uniwersalną funkcjonalność odczytu dla korzystających niezależnie od oprogramowania przez siebie stosowanego.csv, albo charakterystyczne dla konkretnych programów jak.xlsx albo.ods są możliwe do zastosowania w zgodzie z prawem. 12. W ocenie Fundacji działanie UMK i miejskich jednostek organizacyjnych odbywa się z uzwzględnieniem Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2012, poz. 526), który w 18 stanowi, że systemy teleinformatyczne podmiotów realizujących zadania publiczne udostępniają zasoby 3/6

4 informacyjne co najmniej w jednym z formatów danych określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia. 13. Załącznik nr 2 do rozporządzenia w pkt A.1. wskazuje na formaty danych zawierających m.in. dokumenty tekstowe, gdzie rekomendowane przez nas formaty są wymienione (dokumenty w postaci sformatowanego tekstu jako pliki typu.docx) lub.xlsx (dokumenty w postaci sformatowanego arkusza kalkulacyjnego), czy też w ppkt csv. 14. Tak szeroki dobór możliwych do użycia formatów pozwala na dostosowanie ich do różnych potrzeb zastosowania w BIP, na co warto zwrócić uwagę. 15. Pamiętać też należy, że zarówno wymieniony par. 18 (zob. pkt 12) jak i pkt A1 zał. 2 do rozporządzenia posługują się wyraźnym wskazaniem legislatora co najmniej w jednym z formatów, które zawiera klarowny komunikat rekomendacji udostępniania danych również w innych formatach. Niezależnie więc od dalszej publikacji w formacie PDF prawnie możliwym a nawet rekomendowanym jest publikacja w innych formatach. Korzyści dla użytkowników 16. Bez wątpienia udostępnienie rejestru umów jest więc oznaką jawności działania Gminy, ale w przypadku tego dokumentu potrzeba również zwrócić uwagę na jego dostępność. Udostępnienie rejestru również w innych formatach jak wyżej zaproponowane mogłoby przełożyć się na rozwiązanie problemów, które zostały już zarysowane ( zob. pkt 10) uzasadnienia, a mianowicie znacząco poprawiłaby się możliwość jego przeszukiwania, gdyż tabele tworzone w dokumentach o formatach.xlsx (albo też wersjach otwartych jak.ods), czy też wogóle udostępnianie w.csv umożliwia łatwe edytowanie i pozwala je uporządkować według potrzeb użytkownika. 17. Ponadto rekomendowane formaty są kompatybilne z tzw. wolnym oprogramowaniem likwiduje to też więc barierę w postaci ewentualnych problemów z ich użyciem przez użytkowniów nieposługujących się komercyjnym oprogramowaniem MS Office. Takie działanie byłoby również odpowiedzią na dziesiejsze standardy posługiwania się dokumentacją w sieci. Ułatwienia dla osób niewidomych i niedowidzących 18. Podkreślić należy również, że argumentem przemawiającym na korzyść wymienionych powyżej formatów jest ich lepsza kompatybilność z programami do odczytywania tekstu z dokumentów, których używają osoby niewidome i niedowidzące. Format PDF tworzy jedynie obraz dokumentu, a programy takie potrzebują odczytywać tekst pierwotny. Zastosowanie formatów.xlsx.ods ewentualnie umożliwienie importowania danych z pliku.csv byłoby pewnym wyjściem na przeciw potrzebom takich osób, co zaświadczyłoby o dalekowzrocznym 4/6

5 działaniu Urzędu i jego przystosowaniu do potrzeb osób z problemami wzroku, którym również należy się przestrzeń w sieci. 19. Ułatwienie dla osób niewidomych i niedowidzących wprowadzone przez Pana Prezydenta wpisałyby się też w realizację Konwencji (zob. pkt 20 uzasadnienia) ONZ o Prawach Osób Niepełnosprawnych przyjętą przez Zgromadzenie Ogólne Narodów Zjednoczonych 13 grudnia 2006 roku, a która została ratyfikowana przez Sejm zgodą wyrażoną w ustawie (Dz. U. z dnia 25 października 2012 r., poz. 1169). Warto pamiętać, że powyższa ratyfikacja wprowadziła Konwencję do systemu prawa powszechnie obowiązującego w Polsce. 20. W naszej ocenie rekomendacje z niniejszego wniosku znajdują podstawę w postulacie realizacji standardu dostępności z art. 9 ust. 1 lit. b) oraz lit. g), standardu z art. 19 lit. c ww Konwencji (prowadzenie samodzielnie życia i włączanie w społeczeństwo), a co najważniejsze standardu z art. 21 lit. a dotyczącego dostarczania osobom niepełnosprawnym informacji przeznaczonych dla ogółu społeczeństwa, w dostępnych dla nich formach i technologiach, odpowiednio do różnych rodzajów niepełnosprawności, na czas i bez dodatkowych kosztów. Potrzeba pewności kompletności wykazu 21. Zwrócić uwagę należy na to, iż aby móc mówić o transparentności wydatkowania publicznych pieniędzy w pełnym tego słowa znaczeniu należy mieć pewność, iż udostępnione rejestry są kompletne. Niestety obecnie nie jesteśmy w stanie jednoznacznie stwierdzić czy dostępny na stronie BIP rejestr umów zawiera wszelkie zawarte przez gminę w danym okresie umowy. Jest to spowodowane tym, że nie jest znane w oparciu o jakie kryteria został sporządzony przedmiotowy rejestr. Można mieć wrażenie, iż zaszeregowanie umów ma charakter przypadkowy. Niemniej jednak, jeżeli istnieje logiczny klucz, w oparciu o który powstał rzeczowy rejestr, warto go wskazać, a tym samym ułatwić korzystanie z niego obywatelom. 22. Dobrym rozwiązaniem byłoby krótkie wyjaśnienie wskazujące wszystkie rodzaje podstaw prawnych, z których wynikające zobowiązania są ujawniane w wykazie, w tym wyraźne wskazanie, czy dotyczy on wszystkich czy też są a jeśli tak, to jakie zdarzenia prawne rodzące zobowiązania finansowe, których w wykazie się nie znajdzie. 23. Wyjaśnienie powinno zawierać również legendę, ułatwiającą zrozumienie wykazów w tym głównie użytych w nich skrótów jednostek realizujących. II. Postulat zrealizowania Uchwały Rady Miasta Krakowa z dnia 18 grudnia 2013 r. sygn. XCIV/1404/13 w zakresie ujawniania wykazów umów miejskich jednostek organizacyjnych. 24. Uchwała w sposób nie budzący wątpliwości zobowiązała Prezydenta do zapewnienia powstania wykazów publikowanych na stronie BIP, dotyczących nie tylko UMK ale też 5/6

6 miejskich jednostek organizacyjnych. Tymczasem tak się nie stało pomimo upływu już blisko 1,5 roku od wejścia w życie uchwały lutego 2014 r. Radny Adam Kalita zwrócił się z interpelacją do Prezydenta ws. realizacji przedmiotowej uchwały. Pismem z 12 marca 2014 r. Prezydent odpowiedział m.in., że Dyrektor Magistratu wystąpi do miejskich jednostek organizacyjnych ws. realizacji przez nie zadania udostępniania wykazów, a jednocześnie że opublikowane będą linkowane na dedykowanej stronie BIP MK. Jest to zdecydowanie dobre rozwiązanie i popieramy ten pomysł Prezydenta, postulując jednocześnie o dopilnowanie jego realizacji w określonym terminie w tym roku. 26. W odpowiedzi Prezydenta znajduje się też deklaracja powstania linku na BIP MK w prawym menu na skróty nazwanego wykazy przetargów i umów jednakże nie można aktualnie takowego znaleźć. Doceniając to ułatwienie dla obywateli wnosimy, by zrealizować zapowiedź Prezydenta również w tym zakresie. Podsumowanie 27. Podsumowując, należy wskazać, iż zarówno postulowana powyżej zmiana formatu rejestru umów, uzupełnienie o wyjaśnienie z legendą, jak i dopilnowanie realizacji uchwały Rady Miasta Krakowa tej sprawie przez miejskie jednostki organizacyjne pozwolą na ugruntowanie idei przejrzystości i transparentności działania jednostek samorządu terytorialnego w naszym Mieście. Przede wszystkim dzięki ułatwieniu następczej kontroli gospodarki finansowej gminy przez opinię publiczną. 28. Wyrażamy też nadzieję, że zgłoszone uwagi i argumenty okażą się pomocne Panu Prezydentowi w podjęciu działań w przedmiotowym zakresie, a jednocześnie ich realizacja przyczyni się do umacniania zaufania obywateli do krakowskich instytucji publicznych, co w świetle znaczenia samorządu gminnego dla budowy lokalnego społeczeństwa obywatelskiego jest niezwykle istotne. 6/6