P-II-11 P R O C E D U R A. Aplikacja samorządowa

Transkrypt

1 P-II-11 P R O C E D U R A Nr procedury Urząd Miasta SZCZECIN Aplikacja samorządowa P-II-11 Wydanie CEL Celem niniejszej procedury jest ustalenie zasad organizowania i odbywania aplikacji samorządowej przez nowozatrudnionych pracowników Urzędu Miasta Szczecin ZAKRES PROCEDURY Procedura swym zakresem obejmuje Wydział Organizacyjny Urzędu Miasta Szczecin TERMINOLOGIA 3.1. APLIKACJA SAMORZĄDOWA system przygotowania pracowników obejmujących pracę w Urzędzie Miasta Szczecin, który ma na celu teoretyczne i praktyczne przygotowanie takiego pracownika do prawidłowego wykonywania obowiązków urzędnika samorządowego, zgodnie z Zarządzeniem Nr 279/2005 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 31 maja 2005 r. W sprawie aplikacji samorządowej systemu przygotowana pracowników podejmujących pracę w Urzędzie Miasta Szczecin APLIKANT pracownik nowozatrudniony mający odbyć aplikację samorządową, zakwalifikowany zgodnie z wytycznymi zawartymi w Regulaminie aplikacji samorządowej w Urzędzie Miasta Szczecin, stanowiącym załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 279/05 Prezydenta Miasta, o którym mowa w pkt PROGRAM APILKACJI dokument, w oparciu o który przebiega aplikacja, określający zakres i formy aplikacji, opracowany zgodnie z wytycznymi zawartymi w Regulaminie, o którym mowa pkt REGULAMIN APLIKACJI KTO PODLEGA APLIKACJI, NA JAKICH ZASADACH, KTO JEST ZWOLNIONY I DLACZEGO, KTO O TYM MOśE DECYDOWAĆ, CO OBEJMUJE PROGRAM (SZCZEGÓŁOWO), KIEDY ODBYWAJA SIĘ ZAJĘCIA I EGZAMINY, TRYB ODWOŁAWCZY OD NIEZDANEGO EGZAMINU, KTO JEST W KOMISJI EGZAMINACYJNEJ Imię i Nazwisko Data Podpis OPRACOWAŁ Anetta Kieszkowska SPRAWDZIŁ Michał Kaczmarczyk ZATWIERDZIŁ Ryszard Słoka Strona 1 / 7

2 3.5. HARMONOGRAM APLIKACJI plan określający tematy, wykładowców prowadzących dane zajęcia oraz godziny i miejsce ich trwania, opracowany zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej procedury 3.6. DOKUMENTACJA ZWIĄZANA Z APLIKACJĄ 1) program aplikacji o którym mowa w pkt 3.3., 2) regulamin aplikacji o którym jest mowa w pkt 3.4., 3) harmonogram aplikacji, o którym mowa w pkt. 3.4., 4) skierowanie na aplikację samorządową, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej procedury, 5) karty aplikacji, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszej procedury, 6) wyciągi z protokołu egzaminacyjnego, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszej procedury, 7) protokół egzaminacyjny, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do niniejszej procedury AKCEPTACJA DOKUMENTACJI podpis i pieczątka Sekretarza Miasta, Dyrektora Wydziału Organizacyjnego (WO), Radcy Prawnego WO Wydział Organizacyjny 3.9. UM Urząd Miasta Szczecin KPA Kodeks postępowania administracyjnego BOI Biuro Obsługi Interesantów Strona 2 / 7

3 4.0. OPIS REALIZACJI / OPIS CZYNNOŚCI Algorytm postępowania przy aplikacji samorządowej. Aplikacja samorządowa Pracownik ds. aplikacji w Referacie Kadr i Szkolenia 1. Kwalifikuje pracowników do odbywania aplikacji samorządowej na podstawie danych uzyskanych ze stanowisk ds. kadrowych 2. Opracowuje program aplikacji lub wprowadza poprawki. 3. Przekazuje ww. program do akceptacji do Dyrektora WO. 4.1 Dyrektor WO 1. Akceptuje program, o którym mowa w pkt Przekazuje do akceptacji radcy prawnego i Sekretarza Miasta. 4.2 Radca prawny 4.3 Akceptuje program aplikacji. Sekretarz Miasta Akceptuje program aplikacji lub przekazuje do poprawy. 2. Przekazuje ww. program do Wydziału Organizacyjnego. Dyrektor WO 4.5 Zatwierdzony program aplikacji przekazuje do Referatu Kadr i Szkolenia. Pracownik ds. aplikacji w Referacie Kadr i Szkolenia Przechowuje program aplikacji. 2. Opracowuje harmonogram aplikacji, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej procedury. 3. Przygotowuje skierowanie na aplikację samorządową zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej procedury. 4. Przekazuje dokumentację, o której mowa w pkt 2 i 3 do akceptacji Dyrektora WO. 1 2 Strona 3 / 7

4 1 2 Dyrektor WO Akceptuje dokumentację, o której mowa w pkt W przypadku nie zaakceptowania przekazuje do uzupełnienia lub poprawy. 3. Przekazuje zaakceptowaną dokumentacje, o której mowa w pkt pracownikowi ds. aplikacji w Referacie Kadr i Szkolenia. Pracownik ds. aplikacji w Referacie Kadr i Szkolenia Przekazuje dokumentację o której mowa w pkt i Dyrektorom Wydziałów / Kierownikom Biur, w których zatrudnieni są aplikanci. 2. Sporządza karty aplikacji, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszej procedury. 3. Przygotowuje materiały niezbędne do prowadzenia aplikacji. 4. Przekazuje ww. materiały i karty o których mowa w pkt. 2 kaŝdemu aplikantowi. 5. Przygotowuje materiały niezbędne do poprowadzenia egzaminu z KPA. 6. Organizuje praktyki w BOI i szkolenie ze znajomości systemu REJESTR. 7. Organizuje końcowy egzamin aplikacyjny. 8. Sporządza protokół egzaminacyjny zgodnie ze wzorem stanowiącym zał. nr 5 do niniejszej procedury 9. Organizuje wręczenie świadectw ukończenia aplikacji. 10. Przekazuje po 1 egzemplarzu świadectwa, o którym mowa w pkt. 9, do akt osobowych. Strona 4 / 7

5 4.1 Pracownik ds. aplikacji w Referacie Kadr i Szkolenia WO Kwalifikuje nowozatrudnionych pracowników do odbycia aplikacji samorządowej na podstawie danych uzyskanych ze stanowisk ds. kadrowych Opracowuje program aplikacji zgodnie z wytycznymi zawartymi w Regulaminie aplikacji 279/05 Prezydenta Miasta Przekazuje ww. program do akceptacji Dyrektora WO, który zgodnie z Regulaminem, o którym mowa w pkt jest odpowiedzialny za jego opracowanie. 4.2 Dyrektor WO Akceptuje program aplikacji i ewentualnie dokonuje jego korekty Zaakceptowany program aplikacji przekazuje do akceptacji radcy prawnego i Sekretarza Miasta, którzy zgodnie z Zarządzeniem Nr 279/05 Prezydenta Miasta Szczecin, o którym mowa w pkt , wchodzą w skład Rady Programowej sprawującej nadzór nad planowaniem i realizacją treści programowych oraz organizacją egzaminów w Urzędzie Miasta Szczecin. 4.3 Radca prawny Akceptuje program aplikacji podpisując go i ewentualnie wprowadza pewne korekty. 4.4 Sekretarz Miasta Akceptuje program aplikacji i ewentualnie dokonuje ostatecznej jego korekty, jako przewodniczący Rady Programowej, o której mowa w pkt Zaakceptowany program aplikacji przekazuje do WO. 4.5 Dyrektor WO Zatwierdzony program aplikacji przekazuje do Referatu Kadr i Szkolenia na stanowisko ds. aplikacji celem realizacji. 4.6 Pracownik ds. aplikacji w Referacie Kadr i Szkolenia WO Przechowuje program aplikacji łącznie z pozostałą dokumentacją związaną z aplikacją W oparciu o ww. program aplikacji opracowuje harmonogram aplikacji, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej procedury, po wcześniejszym uzgodnieniu tematów poszczególnych przedmiotów z wykładowcami i dopasowaniu terminów do wolnych sal wykładowych Przygotowuje skierowanie na aplikację samorządową, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej procedury Przekazuje dokumentację, o której mowa w pkt i do akceptacji Dyrektora WO. 4.7 Dyrektor WO Akceptuje dokumentację, o której mowa w pkt W przypadku nie zaakceptowania przekazuje do uzupełnienia lub poprawy do pracownika ds. aplikacji w Referacie Kadr i Szkolenia Przekazuje ją do Referatu Kadr i Szkolenia do pracownika zajmującego się aplikacjami. 4.8 Pracownik ds. aplikacji w Referacie Kadr i Szkoleń WO Przekazuje dokumentację o której mowa w pkt i Dyrektorom Wydziałów / Kierownikom Biur, w których zatrudnieni są aplikanci Sporządza karty aplikacji do wpisów z poszczególnych przedmiotów, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszej procedury Przygotowuje materiały niezbędne do przeprowadzenia aplikacji takie jak: kopie Zarządzenia Nr 279/05 Prezydenta Miasta Szczecin oraz innych aktów przywołanych w pkt niniejszej procedury Przekazuje ww. materiały i karty, o których mowa w pkt kaŝdemu aplikantowi. Strona 5 / 7

6 4.8.5 W oparciu o materiały dostarczone przez wykładowców i w uzgodnieniu z nimi przygotowuje materiały niezbędne do przeprowadzenia egzaminów z KPA i Integracji Europejskiej oraz kontaktów międzynarodowych Organizuje praktyki w BOI i szkolenia REJESTR, zgodnie z wymaganiami zwartymi w Regulaminie aplikacji Organizuje końcowy egzamin aplikacyjny: - wyznacza terminy - dzieli zdających na grupy - informuje zdających o terminach egzaminów - przygotowuje protokoły egzaminacyjne, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszej procedury - informuje komisję egzaminacyjną o terminach egzaminów Sporządza protokół egzaminacyjny, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do niniejszej procedury Organizuje wręczenie świadectw ukończenia aplikacji: - przygotowuje świadectwa ukończenia aplikacji zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr 279/05 Prezydenta Miasta Szczecin. - wyznacza termin wręczenia świadectw - informuje aplikantów i osoby wręczające świadectwa o terminie Przekazuje jeden egzemplarz świadectwa ukończenia aplikacji do akt osobowych do pracownika ds. kadrowych. Ochrona treści procedur Procedury są własnością Urzędu Miasta Szczecin. Procedury udostępnione są w formacie uniemoŝliwiającym wnoszenie zmian przez osoby nieupowaŝnione. Odpowiedzialność Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. Strona 6 / 7

7 5.0. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW 5.1. Procedury / instrukcji Nr P-II-10 Szkolenie i dokształcanie pracowników Urzędu Miasta Szczecin. Nr P-II-04 Zasady organizacji szkolenia wyjazdowego Inne dokumenty: - Księga Jakości Urzędu Miasta Szczecin, - Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i polityki Socjalnej z dnia 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz.U. Nr 103, poz. 472 ze zm.), - Zarządzeniem Nr 279/2005 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 31 maja 2005 r. w sprawie aplikacji samorządowej systemu przygotowana pracowników podejmujących pracę w Urzędzie Miasta Szczecin - Program Aplikacji - Regulamin aplikacji samorządowej. Strona 7 / 7