SYSTEM DLA GASTRONOMII

Transkrypt

1 Zarządzanie restauracją 1 SYSTEM DLA GASTRONOMII eboss

2 Spis treści 2 Instalacja komponentów... 4 Pierwsze uruchomienie programu... 6 Licencja Pierwsze logowanie do programu Kartoteki Magazyn Raporty Analizy Produkty Karty Definicje Catering Konfiguracja Narzędzia

3 3 Instalacja komponentów

4 Instalacja komponentów Instalację programu rozpoczynamy od umieszczenia płyty DVD z programem w napędzie. 4 Menu instalacyjne powinno pojawić się automatycznie. Jeśli nie uruchamiamy program instalacyjny STARTER.EXE, który wykona niezbędne operacje na komputerze użytkownika. Pojawi się menu instalacji. Ingerencja użytkownika ogranicza się do 1) określenia czy instalator ma zainstalował dedykowany serwer SQL dla potrzeb systemu epos. Zaawansowani użytkownicy mogą użyć własnej instancji serwera MS SQL. Zalecamy jednak zainstalowanie wersji dedykowanej. 2) określenia folderu docelowego dla instalacji 3) określenia folderu w MENU START systemu Windows w której umieszone mają byd skróty do programu. W trakcie instalacji możemy zostać poproszeni o zrestartowanie systemu, należy wykonać ten krok. Instalator zostanie ponownie uruchomiony automatycznie po restarcie. Instalator automatycznie zainstaluje elementy:.net Framework 3.5 MS SQL 2005 Express (po potwierdzeniu chęci użytkownika) epos.boss epos.pos

5 5 Pierwsze uruchomienie programu

6 Pierwsze uruchomienie programu PIerwsze uruchomienie programu spowoduję uruchomienie kreatora instalacji oprogramowania firmy Foodsoft. 6 Aby kontynuować należy wybrać przycisk Dalej. Kolejny okno instalatora to Umowa licencyjna W tym oknie należy przeczytać uważnie warunki licencjonowania oprogramowania. Jeśli zgadzamy się postanowieniami licencji wybieramy checkbox Akceptuję warunki umowy Aby kontynuować należy wybrać przycisk Dalej. W kolejnym oknie wybieramy dysk oraz katalog w którym zainstalowane będzie oprogramowania firmy Foodsoft. Domyślnie jest to dysk C katalog Foodsoft. Na dole okna jesteśmy informowani jaka przestrzeń dyskowa będzie nam potrzebna do pełnego oraz poprawnego przeprowadzenia instalacji. Jeśli nie zmieniamy domyślnych ustawień instalatora należy wybrać przycisk Dalej.

7 W kolejnym oknie będziemy proszeni o wybranie komponentów instalacji. Do wyboru mamy : Instalacja pełna Foodsoft epos i Foodsoft eboss w przypadku kompletnej instalacji, Instalacja Foodsoft epos w przypadku instalacji środowiska sprzedażowego, Foodsoft eboss w przypadku instalacji środowiska managerskiego. 7 Aby kontynuować należy wybrać przycisk Dalej. W kolejnym oknie proszeni będziemy o podanie lokalizacji w Menu Start gdzie mają znajdować się skróty do oprogramowania firmy Foodsoft. Jeśli nie chcemy tworzyć skrótów w Menu Start należy wybrać checkox Nie twórz folderu w Menu Start Aby kontynuować należy wybrać przycisk Dalej. W kolejnym oknie instalator zapyta nas czy chcemy zainstalować silnik baz danych, serwer replikacji opcja dla klientów sieciowych oraz sterowniki drukarek fiskalnych producentów Posnet oraz Novitus Po wciśnięciu przycisku Dalej wyświetli się krótkie podsumowanie instalacji kolejnym etapem będzie wybranie przycisku Instaluj.

8 Po zakończeniu instalacji komponentów uruchomi się kreator tworzenia bazy danych na której pracował będzie program. W przypadku instalacji w które użytkownik wybrał instalację dedykowanego serwera MS SQL, program sam ustawi niezbędne parametry. 8 Aby kontynuować należy wybrać przycisk Dalej. W tym kroku decydujemy o tym czy chcemy skorzystać z zaawansowanej konfiguracji dostępu do bazy danych czy też, chcemy skorzystać z domyślnych ustawień serwera dedykowanego. Zalecamy wybór domyślnych ustawień o ile serwer dedykowany został zainstalowany. Aby kontynuować należy wybrać przycisk Dalej. W przypadku wyboru ustawień domyślnych program sam uzupełni parametry dedykowanego serwera. W przypadku wyboru własnych ustawień należy wpisać parametry połączenia z istniejącym serwerem MS SQL. Należy pamiętać o tym aby uprawnienia wybranego użytkownika pozwalały na zakładanie baz danych. Aby kontynuować należy wybrać przycisk Dalej.

9 Rozpoczyna się proces tworzenia nowej bazy danych. Po jego zakończeniu wybieramy przycisk Dalej. 9

10 10 Licencja

11 Licencja Oprogramowanie epos oraz Boss posiadają oddzielne licencjonowanie tzn. że dla każdego z tych programów jest generowany inny klucz licencyjny. 11 Aby sprawdzić \ zmienić kod licencyjny w oprogramowaniu eboss należy uruchomić program eboss zalogować się na użytkownika z uprawnieniami administratora a następnie przejść do Wstążki Narzędzia a następnie wybrać opcję Licencja Boss Pojawi się okno informacji licencyjnej gdzie w zakładce Klucze licencyjne będziemy mieli między innymi informację o kodzie instalacji Do firmy FOODSOFT.PL należy przesłać kod instalacyjny znajdujący się w polu Kod instalacyjny. W mailu zwrotnym otrzymamy kod licencyjny który należy wpisać w wyznaczonym miejscu a następnie wybrać przycisk Rejestruj. Konieczne będzie jeszcze zrestartowanie aplikacji aby zmiany mogły być zastosowane.

12 Aby sprawdzić \ zmienić kod licencyjny w oprogramowaniu epos należy uruchomić program epos zalogować się na użytkownika z uprawnieniami administratora wybrać przycisk OPCJE. Znajdujący się w prawym dolnym ekranie oprogramowania a następnie wybrać przycisk USTAW. 12 Pojawi się okno informacji licencyjnej gdzie w zakładce Klucze licencyjne będziemy mieli między innymi informacje o kodzie instalacji Do firmy FOODSOFT.PL należy przesłać kod instalacyjny znajdujący się w polu Kod instalacyjny. W mailu zwrotnym otrzymamy kod licencyjny który należy wpisać w wyznaczonym miejscu a następnie wybrać przycisk Rejestruj. Konieczne będzie jeszcze zrestartowanie aplikacji aby zmiany mogły być zastosowane.

13 Część pierwsza zarządzanie lokalem aplikacja epos.boss Pierwsze logowanie do programu 13 Po instalacje w systemie tworzy jest domyślny użytkownik o nazwie admin. Hasło użytkownika domyślnie jest puste. Użytkownik ten posiada również przypisany kod PIN dla potrzeb logowania w systemie POS : 1111 Jako pierwszy należy uruchomić program epos.boss, który umożliwi skonfigurowanie niezbędnych elementów do pracy z systemem epos.

14 14 Kartoteki

15 Kartoteki Jedna z podstawowych wstążek w oprogramowaniu znajdują się tu miedzy innymi dane kontrahentów jak i wszystkie rejestry związane z prowadzeniem restauracji. Wstążka Kartoteki została podzielona na poszczególne grupy tak aby w sposób intuicyjny wyszukiwać interesujących nas opcji. 15 Główne grupy wstążki Kartoteki to: Program, Kontrahenci,Zamówienia, Rachunki, Faktury, Kasa, Pracownicy, Rezerwacje, każda z tych grup została w sposób szczegółowy opisana poniżej. Kartoteki Program Zakończ Wybranie opcji powoduje zamknięcie używanej wersji oprogramowania. Możliwe jest uruchomienie tylko jednej kopii oprogramowania na jednym komputerze. Kartoteki Program Wyloguj Wybranie opcji oraz potwierdzenie spowoduje wylogowanie obecnie zalogowanego użytkownika. Opcja stosowana wówczas gdy konieczne jest podniesienie uprawnień użytkownika bez konieczności zamykania oprogramowania.

16 Kartoteki Kontrahenci Klienci Kartoteka zawiera listę oraz podstawowe informacje o kontrahentach dotyczące danych korespondencyjnych jak i udzielanych rabatów. Umożliwia w prosty i przejrzysty sposób odnaleźć pożądanego kontrahenta poprzez zaimplementowane wyszukiwanie po kodzie klienta, jego nazwie lub numerze NIP. 16 Dane klienta możemy edytować poprzez zaznaczenie klienta i wybranie przycisku MODYFIKUJ lub do wykonanie operacji dwukliku na kliencie. Pojawi się okno edycji klienta, pola w których wyświetlane są informacje staną się wówczas dostępne do edycji. Zmiany należy zatwierdzić przyciskiem ZAPISZ. Okno edycji klientów podzielone zostało na poszczególne kategorie. Dane klienta: zawierające podstawowe informacje teleadresowe Cechy: pole definiowalne Telefony: zawierające dodatkowe numery telefonów Adresy dostaw: określające adresy dostaw towarów Karty: zawierające numery kart przypisanych klientowi (kart magnetyczne)

17 Dodawanie nowego klienta Aby dodać nowego klienta należy w pierwszej kolejności uruchomić moduł zarządzający danymi kontrahentów Kartoteki Klienci a następnie wybrać należy wypełnić formularz zawierający wszystkie dane określające klienta. Możemy również ustalić imię i nazwisko osoby upoważnionej do zakupów i odbioru dokumentów oraz określić czy dany kontrahent jest dostawcą. Przy określeniu niektórych właściwości takich jak miasto dostępne będą dane słownikowe. 17 Zakładka Cechy Zawiera informacje z pól definiowanych opisujących klienta np. o terminach płatności za wystawiane faktury. W polach definiowalnym możemy wybrać dowolny format reprezentowanych danych np. za pomocą tekstu, wartości logicznej czy listy wyboru. Zakładka Telefony Opcja umożliwia wpisanie dodatkowych numerów telefonów kontaktowych oraz odpowiednich uwag.

18 Zakładka Adresy dostaw 18 Opcja zawiera informacje dotyczące adresów dostaw produktów \ usług szczególnie przydatna w momencie kiedy dostarczany towar jest pod inny adres niż siedziba firmy. Zakładka Karty W tej opcji możemy dowiązywać istniejące w systemie karty rabatowe / lojalnościowe / karty limitowe do klienta. Aby umożliwić klientowi korzystanie z karty należy nacisnąć przycisk DODAJ widoczny po prawej stronie zakładki a następnie przeciągnąć wcześniej zdefiniowaną kartę przez czytnik magnetyczny. Po zakończeniu wpisywania kontrahenta należy wybrać przycisk OK dostępny na każdej z zakładek. Nie ma konieczności przechodzenia przez wszystkie opcje edycję klienta możemy zakończyć w dowolnym momencie.

19 Kartoteki Zamówienia Rejestr zamówień W opcji REJESTR ZAMÓWIEŃ dostępne są informacje o aktualnych zamówieniach składanych zarówno na sprzedaż szybką jak i na stoliki. Istnieje również możliwość widoczności stornowanych zamówień. 19 Nagłówki kolumn są również filtrami po których możemy sortować zamówienia. Dodatkowo w górnej lewej części ekranu możliwe jest wyszukiwanie wg dat z. Dodatkową opcją programu jest możliwość wyszukiwania zamówień ze względu na jego status rodzaj czy operatora który zajmował się zamówieniem. Udogodnieniem jest również wyszukiwanie po numerze zamówienia lub numerze stolika na którym było realizowane. Dodatkowo w numerze zamówienia wprowadzono link po kliknięci którego pokazuje się zawartość zamówienia. Aby szybko odnaleźć żądane zamówienie w twórcy oprogramowania wprowadzili kolorowanie zamówień wg statusu. I tak kolorem żółtym oznaczone są zamówienia otwarte, kolorem niebieskim zamówienia zakończone, kolorem czerwonym zamówienia stornowane. Kolory odpowiednich statusów można dowolnie zmieniać. Opis kolumn : Data : dzień w którym otwarto zamówienie Numer: kolejny numer zamówienia Klient: nazwa klienta na którego jest realizowane zamówienie Kelner: nazwa kelnera realizującego zamówienie Rodzaj : rodzaj zamówienia, dostępne rodzaje to na wynos, dostawa, na stolik, na grupę oraz zamówienia szybkie Status: stan realizacji zamówienia, dostępne są trzy stany otwarty, zamknięty oraz storno Rabat: rabat udzielony na zamówienie Wartość: wartość brutto zamówienia Otwarto: godzina otwarcia zamówienia Zamknięto: godzina zamknięcia zamówienia Pod prawym przyciskiem myszy dostępne jest podręczne menu zawierające funkcje: Eksport do pliku umożliwia eksport do zewnętrznych typów plików Drukuj widok umożliwia podgląd wydruku

20 Kartoteki Zamówienia Zamówienia specjalne W oknie Zamówienia specjalne dostępne są informacje o aktualnych zamówieniach specjalnych. Podobnie jak w rejestrze zamówień istnieje tutaj wykaz wszystkich zamówień z tą różnicą że są to zamówienia realizowane w szczególny sposób np. z odbiorem w innym lokalu 20 Opis kolumn : Data: data stworzenia zamówienia Numer: numer zamówienia Klient: nazwa klienta dla którego ma być zrealizowane zamówienie Odbiór: sposób realizacji zamówienia dostępne są dwie opcje na miejscu w lokalu lub dowóz Rabat: rabat udzielony na zamówienia Wartość: wartość brutto zamówienia Zaliczka: zaliczka pobrana na poczet wykonania zamówienia Realizacja: określa szczególne ramy czasowe w których ma zostać zrealizowane zamówienie Podobnie jak w przypadku rejestru zamówień możliwe jest wyszukiwania za pomocą dat. Widoczną różnicą jest inny rodzaj statusów zamówień. w przypadku zamówień specjalnych mamy zamówienia o statusie: nieodebrane, odebrane, otwarte, zapłacone, wystornowane.

21 Kartoteki Rachunki Rejestr rachunków operatora. Rejestr rachunków zawiera wszystkie informacje o wystawionych w systemie rachunka ch. Główna część okna zawiera listę paragonów, podając dla każdego z nich takie informacje jak: data wystawienia, data i godzina rozpoczęcia i zakończenia transakcji, numer rachunku, jego wartość, stanowisko POS, z którego został wystawiony, dane 21 Rachunki możemy wyszukiwać po zakresie dat. Jaki i po formie płatności, operatorze oraz po typie płatności na jaki został zamknięty rachunek. Opis kolumn: Data: data otwarcia zamówienia POS: POS na którym zostało zamknięte zamówienie OTW: godzina otwarcia zamówienia ZAM: godzina zamknięcia zamówienia Numer: numer systemowy zamówienia Numer zam: numer dzienny zamówienia Klient: nazwa klienta dla którego realizowano zamówienie Otwierający: nazwa kelnera rozpoczynającego zamówienie Zamykający: nazwa kelnera zamykającego zamówienie Rabat: rabat kwotowy zamówienia Wartość bez rabatu: wartość zamówienia bez rabatu Wartość: wartość zamówienia uwzględniająca rabat Serwis: kwota serwisu doliczona do rachunku Koszt netto Płatność : forma płatności na jaką zamknięto rachune

22 Wciśnięcie prawego przycisku myszy na wybranej pozycji umożliwia dostęp do podręcznego menu, w którym dostępne są jeszcze funkcje: 22 Wystaw fakturę : wystawia fakturę VAT do paragonu Anuluj rachunek: anulacja zafiskalizowanego rachunku powiązana z automatycznym wystawieniem dokumentu KW Aktualizuj opis fiskalny: aktualizacja opisu fiskalnego produktów Fiskalizuj ponownie : umożliwia wydruk paragon na drukarce fiskalnej, w przypadku gdy paragon nie został zafiskalizowany (np. awaria drukarki, brak papieru) Eksport do pliku : eksport do zewnętrznego formatu Drukuj widok: wydruk widoku rachunków Drukuj rachunek: wydruk rachunku na wskazanej drukarce Na dole okna są dodatkowe przyciski takie jak POKAŻ POZYCJĘ, WYSTAW FAKTURĘ, ANULUJ DOKUMENT. Wybranie paragonu i wciśnięcie przycisku POKAZ POZYCJĘ spowoduje wyświetlenie listy produktów które wchodzą w skład paragonu. Działanie pozostałych dwóch przycisków jest identyczne jak przy użyciu menu kontekstowego. Dodatkową funkcją mało rozpowszechnioną w podobnym typie oprogramowania są linki na numerze paragonu oraz numerze zamówienia. Po wybraniu linku numeru paragonu pojawi się nam okno zawierające 3 zakładki. Pierwsza z nich Pozycje pokazuje wszystkie pozycje znajdujące się na wskazanym paragonie, łacznie z ilościami jednstką miary, ceną, wartoscią podatku VAT oraz rabatem. Druga z nich Płatności pokazuje nam form pałatności na jakią został finalnie zamknięty rachunek. Trzecia wyświetla jakie Surowce powinny być rozchodowane z danego paragonu (opcja konfiguacyjna dla restauratorów prowadzących pełną obsługę magazynową, w przypadku braku obslugi magazynowej to okno może pozostać puste )

23 Kartoteki Rachunki Rejestr serwisów Rejestr serwisów zawiera spis wszystkich napiwków które zostały pobrane oraz zafiskalizowane w systemie.(informacja o napiwku zafiskalizowanym od którego należy odprowadzić podatek VAT) 23 Rachunki do których były zarejestrowane napiwki możemy wyszukiwać po zakresie dat jaki i po operatorze który otrzymał napiwek.

24 Kartoteki Faktury Rejestr faktur 24 REJESTR FAKTUR zawiera zbiór wszystkich faktur, faktur korygujących oraz anulowanych faktur wystawionych w systemie. W środkowej części okna znajduje się spis wszystkich dokumentów odpowiadających zadanym kryteriom. Zawiera on takie informacje jak numer, datę wystawienia dokumentu, dane kontrahenta, wartość czy dokument został już rozliczony. W lewej części okna znajdują się opcję wyszukiwania faktur wg zadanej daty. Dodatkowo można wyszukać dokumenty po rodzaju : faktura, korekta, anulowana faktura. Po stanie rozliczenia : rozliczona, nierozliczona. Po dostępnych typach płatności. Dodatkowo można wyszukać dokumenty po numerze oraz po nazwie klienta na którego zostały wystawione. Pod prawym przyciskiem myszy dostępne jest menu kontekstowe zawierające funkcje: Wystaw korektę : umożliwia wystawienie dokumentu korekty ilościowego oraz kwotowego wraz z podaniem przyczyny korekty Wystaw duplikat: umożliwia wystawienie duplikatu dokumentu Anuluj rachunek: umożliwia anulowanie dokumentu oraz wystawienie powiązanego z nim dokumentu kasowego Drukuj fakturę : umożliwia wydruk dokumentu Popraw fakturę: umożliwia edycje dokumentu ale jedynie dane teleadresowe oraz termin płatności Eksport do pliku: umożliwia eksport do zewnętrznego programu Drukuj widok: wydruk widoku rejestru W dolnej części okna REJESTRU FAKTUR, znajdują się przyciski które odpowiadają funkcjonalnością opcją z menu kontekstowego. Dodatkowo pojawiła się opcja ROZLICZ umożliwiająca wystawienie odpowiedniego kwitu kasowego pozwalającego na pełne rozliczenie dokumentu sprzedażowego.

25 Kartoteki Faktury Faktura do paragonu Faktury można również wystawiać do dokumentów fiskalnych takich jak paragony w naszym oprogramowaniu służy do tego funkcja Faktura do paragonu. 25 Korzystając z tej funkcji można wystawić fakturę do jednego lub wielu paragonów. Paragony do faktury możemy dodawać na dwa sposoby. Pierwszy poprzez podanie numeru żądanego paragonu. Wybór przycisku DODAJ RACHUNEK Drugi sposób poprzez wybór paragonów ze spisu paragonów który zawiera datę, numer paragonu, wartość zadany rabat, nazwę klienta do którego wystawiona będzie faktura oraz nazwę operatora który wystawiał rachunek. Wybór przycisku WYBIERZ Z LISTY

26 26 Po wyborze rachunku należy nacisnąć przycisk OK. Spowoduje to dodanie pozycji rachunków do faktury oraz pozwoli nam na uzupełnienie danych potrzebnych do wystawienia faktury. Pozycje możemy również usuwać służy do tego przycisk USUŃ POZYCJE Po uzupełnieniu podstawowych danych takich jak nazwa kontrahenta, termin płatności do wyboru pozostają nam jeszcze dwie opcje pozostawić fakturę z widocznymi pozycjami rachunku lub wybrać opcję Grupuj wg stawek VAT i pogrupować produkty wg stawek wcześniej zdefiniowanych.

27 Kartoteki Faktury Faktura dowolna Opcja ta służy do wystawiania faktur niezwiązanych z paragonami. W oknie uzupełniania dokumentu należy wpisać wszystkie dane klienta, rejestr datę sprzedaży, termin płatności oraz formę płatności. 27 Produkty do faktury dodaje się poprzez wciśnięcie przycisku DODAJ lub przycisku na klawiaturze INSERT. Pojawia się wówczas lista dostępnych produktów. Usuwanie produktów z faktury odbywa się poprzez wybór produktu oraz wciśnięcie przycisku USUŃ lub skrótów na klawiaturze CTR+DEL Kartoteki Faktury Rejestr duplikatów Rejestr duplikatów jest to opcja zwierająca spis wszystkich dokumentów sprzedażowych do których został wystawiony i zarejestrowany duplikat W lewej części okna znajdują się opcję wyszukiwania faktur wg zadanej daty. Dodatkowo istnieje możliwość wyszukiwania duplikatów po operatorze który taki duplikat wystawił.

28 Kartoteki Kasa Rejestr kasowy Rejestr kasowy jest to zestawienie wszystkich przychodów (KP) oraz rozchodów (KW) w zadanym okresie czasu. System oferuje rozliczanie dokumentów sprzedażowych automatycznie przy sprzedaży gotówkowej lub ręcznie na zakończenie dnia. Istnieje również możliwość ręcznego generowania dokumentów kasowych wg potrzeb użytkownika. 28 Rejestr kasowy składa się z poszczególnych elementów składowych w lewej części okna znajdują się opcję wyszukiwania dokumentów wg zadanej daty dodatkowo mamy możliwość wyszukiwania dokumentów po odpowiednim symbolu kasy oraz ze względu na typ dokumentu kasowego. Pod kolumnami rozchód, przychód pojawia się podsumowanie wartości w zadanym okresie. Natomiast w dolnej części tabeli pokazana jest podsumowanie wszystkich wartości kwitów kasowych uwzględniając stan początkowy kasy.

29 Kartoteki Kasa Wystaw kwit kasowy KP 29 Opcja pozwala zaksięgować ręcznie dokument KP (Kasa Przyjęła). Wpłacającego można wybrać z kartoteki kontrahentów każdy dokument KP systemie jest numerowany. Prócz podstawowych informacji takich jak data księgowania dokumentu oraz kwota możliwe jest również wpisanie dodatkowego opisu oraz wybranie kasy na którym ba być zaksięgowana jeśli używamy więcej niż jednej kasy. W tym oknie istnieje również możliwość rozliczania kierowców z dowozów. Atutem oprogramowania jest możliwość konfiguracji w taki sposób aby podczas generowania paragonów z płatnością gotówka generowany był automatycznie dokument KP. Kartoteki Kasa Wystaw kwit kasowy KW Opcja pozwala zaksięgować ręcznie dokument KW (Kasa Wydała) Jest to dokument odwrotny do dokumentu kasowego KP. Dodatkowa różnica polega również na w przypadku anulacji paragonu. Oprogramowanie e.pos zapyta czy wystawić kwit kasowy KW czy nie.

30 Kartoteki Kasa Rejestr bankowy Rejestr bankowy jest to zestawienie wszystkich przelewów przychodzących (PP) oraz wszystkich przelewów wychodzących (PW) w zadanym okresie czasu. Prowadzenie rejestru bankowego umożliwia ewidencje rozliczeń dokumentów wystawionych na formę płatności przelew. 30 Kartoteki Kasa Rejestr bankowy Przelew przychodzący PP Opcja pozwala zaksięgować ręcznie dokument PP (Przelew Przychodzący). Wpłacającego można wybrać z kartoteki kontrahentów każdy dokument PP systemie jest numerowany. Prócz podstawowych informacji takich jak data księgowania dokumentu oraz kwota możliwe jest również wpisanie dodatkowego opisu oraz wybranie rejestru bankowego na którym ba być zaksięgowana jeśli używamy więcej niż jednego rejestru bankowego. Aby dodać nowy dokument przelewu wychodzącego należy wybrać Wstążkę Kartoteki grupę Kasa a następnie submenu Przelew przychodzący PP

31 Kartoteki Kasa Rejestr bankowy Przelew wychodzący PW Opcja pozwala zaksięgować ręcznie dokument PW (Przelew Wychodzący ) Jest to dokument odwrotny do dokumentu bankowego PP. Wystawiamy ten dokument jeśli chcemy rejestrować własne rozliczenia przelewowe. Aby dodać nowy dokument przelewu wychodzącego należy wybrać Wstążkę Kartoteki grupę Kasa a następnie submenu Przelew wychodzący PW 31

32 Kartoteki Pracownicy Rejestr RCP (Realny Czas Pracy) 32 W oprogramowaniu firmy Foodsoft zaimplementowano moduł RCP (Realny Czas Pracy) tłumaczony również na Rejestracja Czasu Pracy służy do rozliczenia czasu pracy użytkowników sytemu epos. Każdorazowe logowanie użytkownika do programu e.pos jest zapisywane w systemie. Pierwsze logowanie każdego dnia odnotowywane jest jako godzina rozpoczęcia pracy Zakończenie pracy następuje po wybraniu odpowiedniej funkcji w oprogramowaniu e.pos lub jako godzinę końca pracy ustawiona jest godzina zamknięcia dnia. Możliwym jest również określenie i wybranie opcji Przerwa które nie jest wliczane do czasu pracy. Dodatkowo programie epos.boss możliwe jest przeglądanie i aktualizowanie danych dotyczących czasu pracy. W lewej części znajdują się opcje umożliwiające wyszukiwanie użytkowników w zadanym okresie czasu oraz stwierdzenie czy dany użytkownik prawidłowo rozliczył dzień jeśli nie będzie to oznaczone stosownym kolorem widoku rejestru.

33 Kartoteki Pracownicy Rozliczenia kierowców Opcja służy do rozliczania kierowców w module Delivery. W tej opcji możemy sprawdzić rozliczenia kierowców na zadany dzień. Ilość oraz wartość zrealizowanych zamówień oraz stan rozliczenia kierowców z restauracją. 33 W lewej części programu znajdują się opcje umożliwiające wyszukać konkretnego kierowcę w zadanym przedziale czasu. Dodatkowe opcje takie jak Pokaż zamówienia wyświetlają nam listę wszystkich pobranych przez kierowcę zamówień. Natomiast opcja pokaż płatności wyświetla listę wszystkich typów płatności na realizowanych zamówieniach wraz z ich wartościami.

34 Kartoteki Rezerwacje Kalendarz rezerwacji Opcja służy do składania rezerwacji stolików w lokalu. Po wybraniu tej opcji wyświetli się nam kalendarz ze złożonymi rezerwacjami stolików. W tym menu możemy: wyszukiwać, dodawać, usuwać oraz edytować rezerwację. 34 Opcja Kalendarz rezerwacji posiada również poręczne submenu po kliknięciu w strzałkę znajdującą się z prawej strony rozwiną nam się dodatkowe opcje Po wybraniu opcji nowa rezerwacja pojawi nam się okno zakładania rezerwacji w którym pozostaje do uzupełnienia data, godzina rezerwacji preferowany stolik oraz liczba osób

35 Program umożliwia również w prosty sposób zmieniać widok rezerwacji w stosunku, dziennym, tygodniowym, miesięcznym za pomocą umieszczonego z lewej strony comboboxu. Dla ułatwienia opcje tę również przeniesiono do menu kontekstowego umieszczonego pod prawym przyciskiem myszy. 35 W oprogramowaniu e.pos jest również możliwe zakładanie rezerwacji oraz dodatkowo z widoku rezerwacji możemy przejść bezpośrednio do realizacji rachunku.

36 36 Magazyn

37 Magazyn Kolejną bardzo ważną opcją jest wstążka Magazyn.(Dostępna po wykupieniu modułu Magazyn). Wstążka MAGAZYN w celu ułatwienia nawigacji dzieli się na cztery działy. Dział pierwszy Dokumenty magazynowe Dział drugi Zamówienia Dział trzeci Produkcja Dział czwarty Ustawienia 37 Opcja Magazynu pomaga wprowadzać dokumenty związane z obrotem towarów a co za tym idzie prowadzić gospodarkę magazynową. Poniżej zostaną opisane poszczególne funkcje dostępne w module Magazyn Magazyn Dokumenty magazynowe Nowy dokument Opcja umożliwia dodanie dowolnego dokumentu magazynowego zdefiniowanego w systemie do obsługi magazynu. W oprogramowaniu firmy FoodSoft możliwe jest definiowanie własnych typów dokumentów magazynowych jednakże istnieje pewien szablon już zdefiniowanych dokumentów które pozwalają w pełni prowadzić gospodarkę magazynową. Poniżej znajduje się lista dostępnych dokumentów magazynowych z ich krótkim opisem. BO bilans otwarcia M- - dokument przesunięcia między magazynowego na minus z reguły jest on automatycznie skojarzony z dokumentem M+. ML- - dokument przyjęcia między lokalowego na - PZ dokument przyjęcia zewnętrznego, rejestrowane są wszystkie nowe przyjęcia na stan magazynowy. Zakupy towarów oraz surowców ( faktura zakupu )

38 RW dokument rozchodu wewnętrznego WZ dokument wydania zewnętrznego 1 ZS dokument zniszczenia PR- dokument produkcyjny tworzony w momencie dekompletacji 38 Wprowadzanie dokumentów magazynowych w oprogramowaniu eposboss może nieznacznie różnić się miedzy sobą zależności od rodzaju dokumentu. Dokument BO jest dokumentem wewnętrznym, czyli podczas jego wprowadzania nie wskazuje się zewnętrznego kontrahenta. Służy do jednorazowego, pierwszego zasilenia nowego magazynu. Aby wystawić dokument BO należy przejść do wstążki Magazyn a następnie w grupie Dokumenty magazynowe wybrać przycisk Nowy dokument z submenu wybieramy BO Pozycje dodajemy przyciskiem Dodaj lub INS. Wprowadzanie dokumentu magazynowego możemy w każdej chwili przerwać wybierając opcję Zawieś dokument zostanie on wówczas zawieszony i oznaczony w Rejestrze dokumentów odpowiednim kolorem. Zawieszenie dokumentu oznacza odłożenie go na listę dokumentów oczekujących do zaksięgowania taki dokument możemy w każdym momencie dowolnie edytować.

39 Dokument M- jest podstawowym dokumentem służącym do przesuwania produktów pomiędzy magazynami. Aby wystawić dokument M- należy przejść do wstążki Magazyn a następnie w grupie Dokumenty magazynowe wybrać przycisk Nowy dokument z submenu wybieramy M- Dokument jest dokumentem wewnętrznym, czyli podczas jego wprowadzania nie wprowadza się kontrahenta tylko określa z jakiego na jaki magazyn i z jaką datą przenosimy produkty. 39 Pozycje dodajemy przyciskiem Dodaj lub INS. Wprowadzanie dokumentu magazynowego możemy w każdej chwili przerwać wybierając opcję Zawieś dokument zostanie on wówczas zawieszony i oznaczony w Rejestrze dokumentów odpowiednim kolorem. Zawieszenie dokumentu oznacza odłożenie go na listę dokumentów oczekujących do zaksięgowania taki dokument możemy w każdym momencie dowolnie edytować. Dokument ML- jest dokumentem służącym do przesuwania produktów pomiędzy lokalami. Aby wystawić dokument ML- należy przejść do wstążki Magazyn a następnie w grupie Dokumenty magazynowe wybrać przycisk Nowy dokument z submenu wybieramy ML- Dokument jest dokumentem wewnętrznym, czyli podczas jego wprowadzania nie wprowadza się kontrahenta tylko określa z jakiego magazynu i z jaką datą przenosimy produkty na inny lokal. Dokument tworzy się identycznie jak M-. Lokal, który otrzyma dokument transferowy sam decyduje, na który magazyn przyjmuje dostawę. Wprowadzanie dokumentu magazynowego możemy w każdej chwili przerwać wybierając opcję Zawieś dokument zostanie on wówczas zawieszony i oznaczony w Rejestrze dokumentów odpowiednim kolorem. Zawieszenie dokumentu oznacza odłożenie go na listę dokumentów oczekujących do zaksięgowania taki dokument możemy w każdym momencie dowolnie edytować. Dokument PZ jest podstawowym dokumentem służącym do wprowadzania produktów na stan magazynowy. Dokument jest dokumentem zewnętrznym, czyli podczas jego wprowadzania należy wskazać zewnętrznego kontrahenta, od którego towar jest wprowadzany na magazyn. Dokument magazynowy PZ zwiększa stan oraz wartość magazynu na plus. Aby wystawić dokument PZ należy przejść do wstążki Magazyn a następnie w grupie Dokumenty magazynowe wybrać przycisk Nowy dokument z submenu wybieramy pierwszą z opcji dokument magazynowy PZ (zakup towarów )

40 40 Wyświetli się nam formularz dokumentu który należy odpowiednio uzupełnić. Po wyświetleniu się formularza koniecznym jest określenie kilku parametrów. Po pierwsze data dokumentu magazynowego ustalamy ją za pomocą rozwijanego comboboxu z opisem Data dokumentu i jest to data z jaką księgować będziemy dokument Kolejnym krokiem jest wybór magazynu na który będzie przyjmowany towar. W przypadku instalacji jedno magazynowych magazyn domyślny będzie wyświetlony w combobox z opisem Magazyn. W sekcji Dokument od należy wybrać sposób wprowadzania dokumentów czy od cen brutto czy od cen netto. W sekcji Nr źródłowy będziemy wprowadzać numer dokumentu zakupowego na podstawie którego tworzymy dokument PZ. Pozostałe sekcje takie jak Data źródło (data wystawienia dokumentu źródłowego), Data wpływu (data otrzymania dokumentu źródłowego ),Termin płatności (termin płatności za dokument źródłowy), Forma płatności (forma płatności za dokument magazynowy) są sekcjami pomocniczymi i nie jest koniczne ich uzupełnianie jednakże uzupełnienie ich może nam pomóc w przyszłości zidentyfikować dokument zakupowy z dokumentem PZ. Aby wprowadzić surowiec na magazyn trzeba wybrać przycisk Dodaj lub użyć klawisza skrótu w tym przypadku klawisz [INS] insert. Pojawi się okno wyboru produktów. W oknie tym możemy dodawać

41 nowe produkty, edytować już istniejące lub usuwać już niepotrzebne. Wybieramy surowiec z listy poprzez zaznaczenie go i wciśnięcie przycisku OK lub dwukrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszy na nazwie surowca. 41 Informacje wybranego surowca zostaną wpisane do dokumentu. Aby w pełni zakończyć dodawanie produktu należy uzupełnić pole Ilość a następnie uzupełnić pole JM przyjęcia. Jeśli produkt przyjmowany jest w podstawowych jednostkach miary to nie ma koniczności zmiany jednostki. Jeśli jednak przyjmujemy towar w innych jednostkach musimy użyć przelicznika. Poniżej opis jak korzystać z przeliczników jednostek miar. Zakładając że jednostką podstawową są litry. Przyjmujemy towar w butelkach z których każda butelka to 0,7 l cieczy. To w polu Ilość wpisujemy ilość butelek wprowadzanych na stan w polu JM przyjęcia wybieramy jednostkę pomocniczą w tym przypadku but. butelki w polu Zawartość wpisujemy zawartość jednej butelki w jednostce podstawowej po wciśnięciu przycisku ENTER lub przejściu do kolejnej opcji program automatycznie przeliczy ilość przyjmowanego surowca w jednostce podstawowej. Do uzupełnienia dokumentu należy również wpisać CENA NETTO lub CENE BRUTTO w zależności od ustawień. Program podpowie nam czy cena od ostatniego zakupy się zwiększyła lub zmniejszyła o zadany procent wartości zaznaczając taką pozycję odpowiednim kolorem (opcja konfigurowalna). Aby dodać kolejną pozycję na dokumencie należy wcisnąć przycisk Dodaj Natomiast do usuwania pozycji służy przycisk Usuń lub kombinacja klawiszy CTR+ DEL. Jeśli jesteśmy pewni ze wszystkie konieczne dane zostały uzupełnione i chcemy przyjąć towar na stan wybieramy przycisk Księguj. Spowoduje to wystawienie dokumentu PZ w określonym przez nas terminie i zwiększenie magazynu ilościowo i wartościowo na plus. Wprowadzanie dokumentu magazynowego możemy w każdej chwili przerwać wybierając opcję Zawieś dokument zostanie on wówczas zawieszony i oznaczony w Rejestrze dokumentów odpowiednim kolorem. Zawieszenie dokumentu oznacza odłożenie go na listę dokumentów oczekujących do zaksięgowania taki dokument możemy w każdym momencie dowolnie edytować. Możliwe jest usunięcie ostatniego zaksięgowanego dokumentu PZ pod warunkiem że pozycje z tego dokumentu nie zostały już rozchodowane.

42 Dokumenty RW i ZS służą do ręcznego zdejmowania produktów magazynaowych ze stanów... Dokument jest dokumentem wewnętrznym, czyli podczas jego wprowadzania nie wskazuje się zewnętrznego kontrahenta, tylko istnieje możliwość dopisania uwagi do poszczególnej pozycji i /lub całego dokumentu. Dokumenty magazynowy RW i ZS zmieniają stan oraz wartość magazynu na minus. Aby wystawić dokumenty RW i ZS należy przejść do wstążki Magazyn a następnie w grupie Dokumenty magazynowe wybrać przycisk Nowy dokument z submenu wybieramy odpowiedni dokument. 42 Pozycje dodajemy przyciskiem Dodaj lub INS. Dokument WZ służy do ręcznego zdejmowania produktów magazynowych ze stanów... Dokument jest dokumentem zewnętrznym, czyli podczas jego wprowadzania należy wskazać kontrahenta, któremu zostaje wydany towar z magazynu. Dokument zmienia stan oraz wartość magazynu na minus. Aby wystawić dokument WZ należy przejść do wstążki Magazyn a następnie w grupie Dokumenty magazynowe wybrać przycisk dokument z submenu dokument WZ.

43 43 Pozycje dodajemy przyciskiem Dodaj lub INS. Istnieje również możliwość wydawania gotowych potraw. Zgodnie z zasadą, że wydawać z magazynu można tylko produkty, które znajdowały się na magazynie to możemy posługiwać się tylko surowcami. Posiadając jednak bazę receptur możemy wykorzystać ten fakt do zdejmowania również gotowych dań. Aby więc wydać np. produkt tortilla z kebabem, który nie jest magazynowany ale ma recepturę klikamy przycisk INS lub Dodaj i na otwartym oknie zaznaczamy pole Pokazuj receptury. Pozwoli na to na wybieranie produktów z recepturami.

44 Po wybraniu odpowiedniego dania na dokument WZ przeniosą się składniki magazynowane z jego receptury. Dodatkowo po Księgowaniu dokumentu możemy z listy dokumentów magazynowych w łatwy sposób wystawić do WZ fakturę VAT. Aby wystawić fakturę do WZ należy przejść do wstążki Kartoteki a następnie w grupie faktury wybrać przycisk Faktura do WZ. 44 Magazyn Dokumenty magazynowe Rejestr dokumentów Opcja Rejestr dokumentów zawiera zbiór wszystkich dokumentów magazynowych wystawionych w wybranym okresie dla wybranego magazynu. Pol lewej stronie okna znajdują się funkcję pozwalające na: wybór zakresu dat, na który chcemy wystawić dokument wyświetlanie dokumentów w zależności od stanu ich rozliczenia w kasie (zaksięgowane, zawieszone, wszystkie) wybór magazynu, którego dokumenty chcemy wyświetlić wybór typu dokumentu, który chcemy wyświetlić wyświetlanie dokumentów w zależności od ich stanu rozliczenia (rozliczone, nierozliczone, wszystkie).

45 45 W środkowej części okna znajduje się wykaz wszystkich dokumentów odpowiadających żądanym przez nas kryteriom. Zawiera on takie informacje jak numer dokumentu, datę wystawienia, termin płatności, numer źródłowy, nazwę kontrahenta, wartość brutto i netto, termin zapłaty, kontrahenta, wartość dokumentu która pozostała do rozliczenia, nazwę użytkownika która księgowała dokument oraz symbol dokumentu. Kolumny w programie można dowolnie przenosić, aby uporządkować dane. Można na przykład przenieść kolumnę na lewą stronę, aby była zawsze widoczna i łatwo dostępna. Kolumny przenosi się, przeciągając je. Aby przenieść jedną kolumnę, kliknij jej nagłówek, a następnie kliknij ponownie nagłówek i przeciągnij kolumnę w nowe miejsce. Dwie zwrócone ku sobie strzałki wskazują, gdzie zostanie umieszczona kolumna po upuszczeniu. W każdym z rejestrów zaimplementowano również menu kontekstowe tzn. wybraniu dokumentu i kliknięciu na niego prawym klawiszem myszki pojawi się nam menu które umożliwi : wydruk wskazanego dokumentu, eksport dokumentu do pliku XML, eksport do wskazanego typu plików i tu możliwy jest wybór PDF, TXT, XML, oraz wydruk widoku rejestru. Bezpośrednio pod tym zestawieniem po kliknięciu prawym przyciskiem myszy znajduje się kolejne menu kontekstowe które umożliwia nam uzyskanie dodatkowych informacji takich jak: suma wszystkich dokumentów znajdujących się na liście, minimalna oraz maksymalna wartość dokumentów, liczba wyświetlanych dokumentów, oraz średnia wartość dokumentu. Magazyn Dokumenty magazynowe Rozchoduj sprzedaż Moduł Rozchoduj sprzedaż pokazuje spis produktów sprzedanych w czasie od ostatniego rozchodu. Ewentualne produkty na różowym tle są produktami, których system aktualnie nie zdejmie bo pomimo sprzedaży nie ma ich na stanie magazynowym.

46 Sytuacja może się pojawić gdy prowadzona jest sprzedaż a nie zostały wprowadzone wszystkie dostawy dokumentami PZ lub gdy dostawa jest wprowadzona na inny magazyn. Po lewej stronie listy produktów czekających do rozchodu znajduje się okno z narzędziami opisanymi poniżej. 46 Narzędzie pozwala na użycie innych produktów do rozchodu niż wynikających ze sprzedaży. Następuje włączenie dodatkowych kolumn gdzie można wybrać inne produkty do rozchodu. (jeden z przykładów zastosowania: W magazynie brakuje czarnych oliwek ale są jeszcze zielone. Przed rozchodem możemy określić jakie zamienniki maja zejść ze stanów magazynowych za standardowe składniki wynikające z receptur) Po określeniu zamienników należy uruchomić rozchód przyciskiem się z lewej strony znajdującym Narzędzie pozwala na odświeżenie listy produktów do rozchodu w po zmianie receptur. (jeden z przykładów zastosowania: Po sprzedaży stwierdzono, że źle były zrobione receptury i na liście do rozchodowania są niewłaściwe surowce. Przed rozchodem można poprawić receptury na produktach i ponownie przeliczyć je według sprzedaży)

47 Narzędzie pozwala na usuwane pozycji z listy produktów oczekujących na rozchód. (jeden z przykładów zastosowania: W recepturze znajdują się produkty, które tego dnia nie zostały użyte do dania. Istnieje możliwość usunięcia tych surowców z listy przed wykonaniem rozchodu) Narzędzie uruchamia rozchód produktów z listy na określony dzień. 47 Narzędzie pozwala na rozchodowanie wszystkich braków z jednoczesnym po automatycznym przyjęciu ich na stan magazynowy. Funkcja tworzy dokumenty dostawy i rozchodu PWS i RWS Narzędzie ogranicza listę produktów oczekujących na rozchód od daty ostatniego rozchodu do określonego dnia. Funkcja pozwalająca na odświeżenie aktualnej listy produktów oczekujących na rozchód. Magazyn Dokumenty magazynowe Rejestr Inwentaryzacji Opcja Rejestr inwentaryzacji zawiera moduł z przeprowadzonymi inwentaryzacjami magazynowymi. W oprogramowaniu firmy Foodsoft.PL możliwe jest wygenerowanie dwóch typów inwentaryzacji. Sprawdzająca której skutkiem nie jest wygenerowanie dokumentów korygujących stan oraz wartość magazynu oraz rozliczająca której skutkiem jest wygenerowanie dokumentów magazynowo księgowych korygujących wartość i stan magazynu. W obu przypadkach inwentaryzację, można wykonać w dowolnym momencie ale zaksięgować uda się ją tylko gdy: 1. do daty na jaką księgujemy inwentaryzację wykonano pełny rozchód sprzedaży (nie składników których nie udało się rozchodować) 2. po dacie księgowania inwentaryzacji nie zaksięgowano żadnego dokumentu magazynowego (oczywiście mogą istnieć dokumenty zawieszone)

48 48 Inwentaryzacje można wykonać dla wszystkich produktów lub tylko ich części w drugim przypadku, podczas księgowania, program zapyta czy produktom nie uwzględnione w arkuszu należy wyzerować stan magazynowy czy też pozostawić ich obecny stan bez zmian. Ogranicza to też ilość pomyłek związanych z pominięciem spisania jakiegoś produktu. Jeżeli podczas księgowania inwentaryzacji program stwierdzi, że po dacie na jaką następuje księgowania istnieją dokumenty magazynowe to zaproponuje automatyczne ich odksięgowanie i przeniesienie do rejestru dok. zawieszonych. To samo dotyczy braku rozchodów surowców sprzedażowych. Jeżeli do dnia księgowania inwentaryzacji jakieś surowce nie zostały rozchodowane to system zaproponuje wykonanie automatycznego rozchodu. Jeżeli się uda wszystko rozchodować to pozawala zaksięgować inwentaryzację, jeżeli nie to przerywa proces aż do uzgodnienia rozchodów przez użytkownika. Samo wprowadzanie inwentaryzacji możliwe jest w podstawowych jednostkach magazynowych danego produktu oraz w opakowaniach zbiorczych, które wykorzystywane były do tej pory na dokumentach magazynowych. Czyli jeżeli jednostką podstawową wody mineralnej jest 1 litr, a przyjmowaliśmy ją na magazyn w jednostkach butelka 0.5l butelka 1.5l to wprowadzając inwentaryzację możemy podać że mamy na stanie: 17 butelek 0.5l 8 butelek 1.5l 5 litrów program sam przeliczy wszystko do jednostki podstawowej. Proces inwentaryzacji może być wykonywany automatycznie przy pomocy wagi przypiętej do komputera (protokół Angel) Aby przeprowadzić inwentaryzację w oprogramowaniu epos boss należy wybrać wstążkę Magazyn a następnie wybrać opcję Rejestr inwentaryzacji. Pojawi nam się ono z rejestrem przeprowadzonych

49 inwentaryzacji które możemy wyświetlać dowolnie w zależności od statusu oraz rodzaju przeprowadzanych inwentur. Aby rozpocząć inwentaryzację należy w pierwszej kolejności zadecydować czy będziemy tworzyć inwentaryzację Sprawdzającą czy Rozliczającą. Aby rozpocząć wybieramy przycisk Dodaj. 49 Pojawi nam się okno kreatora który pomoże nam zadecydować jaki rodzaj inwentaryzacji będziemy przeprowadzać. I tak w opcji Na dzień wybieramy na jaki dzień będzie generowana inwentaryzacja. W opcji Magazyn będziemy decydować na którym magazynie przeprowadzamy inwentaryzację (opcja domyślnie jeden magazyn). W kolejnym kroku decydujemy czy jest to Inwentaryzacja Rozliczająca czy Sprawdzająca. Jeśli chodzi o inwentaryzację Rozliczającą wykonujemy ją na wszystkich produktach znajdujących się w magazynie. W przypadku inwentaryzacji Sprawdzającej możemy skorzystać ze zdefiniowanych wcześniej szablonów inwentaryzacji zawierających szczególny typ produktów np. tylko alkohole. Kolejna opcja umożliwia nam odfiltrowanie tych produktów na których były jakiś ruchy magazynowo sprzedażowe od poprzedniej inwentaryzacji lub od początku prowadzenia magazynu oraz jeśli produkty posiadały jakiś stan na poprzedniej inwenturze. Po wciśnięciu przycisku Utwórz pojawi się na ekranie dokument inwentaryzacji gdzie w polu ilość wpisujemy stany spisane podczas inwentaryzacji. Dokument możemy zawiesić, usunąć lub księgować. Po wciśnięciu przycisku Księguj dokument system przyjemnie na stan magazynowy produkty w ilościach takich jak zostały wpisane do dokumentu inwentaryzacji.

50 50 Magazyn Zamówienia Zamówienia od dostawców Funkcja tworzy dokument dostawy. Przy wybraniu przycisku DODAJ włącza się kreator pytający czy uwzględnić surowce których stan minimalny magazynowy został przekroczony. Stworzony dokument można zaimportować do dostawy poprzez kliknięcie na niego prawym klawiszem myszy i wybraniu dokumentu dostawy. Magazyn Zamówienia zamówienie z lokali Dokument generuje zamówienie dla magazynu centralnego dla sieci lokali. Może zostać wysłany i automatycznie pojawić się na programie epos Boss w magazynie centralnym.

51 Magazyn Zamówienia Rejestr dokumentów transferowych Spis wygenerowanych dokumentów transferowych podczas komunikacji z innej lokalizacji. Dokumenty można filtrować i przyjmować do realizacji. 51 Magazyn Produkcja Rejestr produkcji Moduł pozwalający na przyjmowanie na stan magazynu wyprodukowanych produktów z jednoczesnym zdjęciem ze stanów surowców z receptury. Warunkiem koniecznym takiej operacji jest określenie produktu jako mogący się pojawić na magazynie i mający recepturę. Przykładem może być produkcja pierogów, tortów, deserów, półproduktów do innych dań itp. Moduł dzieli się na Produkcję jednostkową i zbiorczą. W pierwszym przypadku możemy wprowadzić na stan jeden rodzaj produktu określając tylko jego wielokrotność. Po wybraniu Produkcja jednostkowa wypełniamy lewą stronę ekranu określając jaki produkt wyprodukowaliśmy. Po wybraniu Produkcja zbiorcza możemy poprzez klawisz DODAJ (lub INS z klawiatury) dodawać wiele produktów które zostały wyprodukowane. W takim przypadku podgląd składników jest widoczny w zakładce składniki. Magazyn Produkcja Dekompletacja Moduł pozwalający na przyjmowanie na stan magazynu składników powstałych w wyniku dekompletacji - rozbioru z jednoczesnym zdjęciem surowca dekompletowanego. Warunkiem koniecznym takiej operacji jest określenie produktu jako mogący się pojawić na magazynie i mający recepturę. Przykładem może być dekompletacja surowca kurczak cały. Po przyjęciu go na stan magazynowy możemy przy pomocy moduły Dekompletacja zamienić go nastanie magazynowym na: pierś z kurczaka + udko z kurczaka + porcja rosołowa itd. - wybierając ręcznie składniki z odpowiednimi jednostkami powstałe w wyniku rozbioru. Po lewej stronie dokumentu określamy datę dekompletacji magazyny i produkt. Po prawej stronie, na liście dodajemy (klawiszem INS lub Dodaj) surowce, które pojawią się na magazynie w wyniku tej operacji.

52 Magazyn Ustawienia Szablony 52 Magazyn Ustawienia Ustawienia magazynu Część programu gdzie ustawiamy sposób działania dokumentów magazynowych. Wszystkie ustawienia ustawiamy w zakładkach. W zakładce Ogólne określamy: kontrolę cen zakupu kolorami (na dokumentach dostawy pozycje będą się odpowiednio podświetlały), obsługę sprzedaży i obrót dokumentów magazynowych w wyniku sprzedaży.

53 W zakładce Inwentaryzacja ustawia się kolor dla inwentaryzacji sprawdzającej i dokumenty magazynowe dla wykonywanych korekt stanów magazynowych. 53 W zakładce Produkcja i Generator dokumentów ustawiamy odpowiednio dokumenty produkcyjne i automatycznie generowane dokumenty przesunięć centralnych (przyjęcia produkcyjnego i przesunięcia magazynowego do lokalu. Dodatkowo w stawieniach magazynu możemy zdefiniować dokumenty magazynowe, magazyny i kolektory danych. System posiada już podstawowe dokumenty magazynowe. Jeśli istnieje konieczność dodania nowych to w części Dokumenty dodajemy nowy dokument określając jego parametry:

54 54 Podczas dodawania nowego magazynu koniecznie jest określenie symbolu, nazwy oraz rodzaju:

55 System pozwala na obsługę kolektorów danych czyli przenośnych urządzeń zbierających informację o ilości danego surowca na stanie magazynowym. Kolektor ułatwia pracę szczególnie w dużych lub bardzo dużych magazynach gdzie zliczenie stanów magazynowych zabiera dużo czasu. Zgromadzone dane o stanie magazynowym można szybko przesłać z kolektora do programu. Aby ustawić kolektor z programem należy określić jego rodzaj i sposób podłączenia do komputera: 55 Szerszy opis tej funkcjonalności znajdować się będzie w instrukcji dla Dystrybutorów oraz partnerów firmy FOODSOFT.

56 56 Raporty

57 Raporty Raporty to standardowy moduł programu pozwalający na tworzenie i drukowane gotowych raportów lub tworzenie z nich plików PDF, XLS lub TXT. Sposób tworzenia raportów opisany został na końcu tego działu. Raporty podzielone są na następujące grupy: 57 Księgowe 1. Rejestry VAT Rachunki (po ustawieniu zakresu dat i w zależności od wybranej zakładki spis wszystkich rachunków z wyliczonymi kwotami netto i brutto lub zbiorczo) Faktury (po ustawieniu zakresu dat spis faktur z danymi kontrahentów i kwotami netto, brutto i VAT) Zakupy (po ustawieniu zakresu dat podgląd wprowadzonych dokumentów dostaw) 2. Rozliczenia Dokumenty (po ustawieniu zakresu dat podgląd wystawionych dokumentów do których nie zostały wystawione potwierdzenia zapłaty) Kontrahenci (po ustawieniu zakresu dat spis klientów, którym nie zostały wystawione dokumenty potwierdzające zapłatę Sprzedażowe 1. Sprzedaż kartoteki Kartoteka sprzedażowa (raport pokazujący spis produktów sprzedawanych w określonych grupach towarowych) Cennik na dzień (po ustawieniu zakresu dat i wybraniu odpowiedniej zakładki raport pokazuje odpowiednie ceny sprzedażowej, maksymalny rabat i ilość punktów doliczonych do programu lojalnościowego przy zakupie poszczególnego produktu 2. Sprzedaż Płatności (po ustawieniu zakresu dat, kasjerów i wybraniu odpowiedniej zakładki spis wartościowy z podziałem na formy płatności, operatorów lub posy) Operatorzy (po ustawieniu zakresu dat, kasjerów i rodzaju dokumentu spis rachunków z podziałem na poszczególnych kasjerów) POSy (po ustawieniu zakresu dat i określeniu stanowiska sprzedaży informacja o sprzedaży rachunków ze średnimi wartościami na osobę i na rachunek) Stoliki po ustawieniu zakresu dat i określeniu stanowiska sprzedaży informacja o sprzedaży rachunków na konkretnych stolikach ze średnimi wartościami na osobę i na rachunek) Zestawy (po ustawieniu zakresu dat i określeniu stanowiska sprzedaży informacja o sprzedaży zestawów) Stawki VAT (po ustawieniu zakresu dat i określeniu stanowiska sprzedaży informacja o wartości sprzedaży w cenach netto, brutto i wyliczonej wartości podatku VAT) Pizza rozmiary (po ustawieniu zakresu dat i określeniu stanowiska sprzedaży informacja o ilości sprzedaży artykułów pizza w zależności od wielkości placka)

58 58 Alkohole (po ustawieniu zakresu dat informacja o obrocie przy sprzedaży alkoholu z podziałem na koncesje każdego typu) Klienci (po ustawieniu zakresu dat informacja o aktywnych klientach w zdefiniowanym zakresie dat) Godzinowy (po ustawieniu zakresu dat i określeniu stanowiska sprzedaży informacja o obrotach sprzedażowych w zależności od godzin) Podpowiedzi (po ustawieniu zakresu dat i określeniu stanowiska sprzedaży informacje o podpowiedziach dla poszczególnych operatorów) Grupy kosztowe (po ustawieniu zakresu dat i określeniu stanowiska sprzedaży raport pokazuje sprzedaż w zależności od grup kosztowych zdefiniowanych wcześniej w słownikach i przypisanych do poszczególnych produktów) Różnice kasowe (po ustawieniu zakresu dat i określeniu stanowiska sprzedaży raport pokazuje wartość jaką wprowadzono na otwarcie dnia, utarg, rozchód i sumę) 3. Sprzedaż produkty Produkty (po ustawieniu zakresu dat i określeniu stanowiska sprzedaży spis sprzedanych produktów) Grupy (po ustawieniu zakresu dat i określeniu stanowiska sprzedaży raport przedstawia sprzedaż wg grup produktów) Dodatki (po ustawieniu zakresu dat i określeniu stanowiska sprzedaży raport przedstawia sprzedaż wg dodatków) Operatorzy (po ustawieniu zakresu dat i określeniu stanowiska sprzedaży raport przedstawi udział w sprzedaży poszczególnych kasjerów) Pory dnia (po ustawieniu zakresu dat i określeniu stanowiska sprzedaży raport przedstawia sprzedaż z podziałem na zdefiniowane pory dnia) Realizacja sprzedaży (po ustawieniu zakresu dat raport przedstawia porównanie otwartych rachunków z zamkniętymi uwzględniając storna i anulacje) Czas przygotowania (po ustawieniu zakresu dat i określeniu stanowiska sprzedaży raport pokazuje czas przygotowania potrawy licząc od daty wydania zaznaczonej przez kasjera na stanowisku POS) Zawartość zestawów (po ustawieniu zakresu dat i określeniu stanowiska sprzedaży raport pokazuje sprzedaż pozycji zestawów) Zamówienia specjalne(po ustawieniu konkretnej daty system pokazuje spis zamówień specjalnych do realizacji sprzedaży) 4. Storna i anulacje Storna rachunków (po ustawieniu zakresu dat i określeniu stanowiska sprzedaży raport pokazuje storna rachunków poszczególnych kasjerów) Storna pozycji (po ustawieniu zakresu dat i określeniu stanowiska sprzedaży raport pokazuje storna pozycji rachunków poszczególnych kasjerów) Storna surowców (po ustawieniu zakresu dat i określeniu stanowiska sprzedaży raport pokazuje storna rachunków i jednocześnie surowców) Anulowane rachunki (po ustawieniu zakresu dat i określeniu stanowiska sprzedaży raport pokazuje rachunki, które zostały anulowane)

59 59 Rachunki wstępne (po ustawieniu zakresu dat i określeniu stanowiska sprzedaży raport pokazuje spis rachunków wstępnych drukowanych ze stanowisk kasowych) 5. Rabaty i napiwki Rabaty i promocje (po ustawieniu zakresu dat i określeniu stanowiska sprzedaży raport pokazuje użyte rabaty i promocje) Serwisy /Napiwki (po ustawieniu zakresu dat i określeniu stanowiska sprzedaży raport pokazuje serwisy i napiwki) Magazynowe 1. Magazyn stany Stan bieżący (raport pokazuje bieżący stan magazynowy) Stan na dzień (po ustawieniu zakresu dat raport pokazuje stan magazynu ma poszczególny dzień) Analiza stanów (po ustawieniu zakresu dat raport pokazuje przychody rozchody i stan końcowy) Analiza różnic (po ustawieniu zakresu dat raport pokazuje różnice uwzględniając stan spisany i stan po rozchodach) Obrót wg produktu (po ustawieniu zakresu dat raport pokazuje historię magazynową wg produktu) Zużycie wg surowca (po ustawieniu zakresu dat raport pokazuje historią zużycia surowca) Prognoza zużycia (raport pokazuje prognozę zużycia surowców na kolejne tygodnie znając ostatnie operacje magazynowe) Użycie zamienników (po ustawieniu zakresu dat raport pokazuje użycie zamienników do surowców) 2. Magazyn kartoteki Kartoteka magazynowa (po ustawieniu zakresu dat raport pokazuje historię cen surowców) Food Cost (po ustawieniu zakresu dat raport pokazuje koszt wyprodukowania potraw oraz marżę) Receptury bieżące (raport aktualnych receptur) Receptury na dzień (raport receptur na poszczególny dzień) Pracownicze 1. Pracownicy Aktywność operatorów (po ustawieniu zakresu dat raport pokazuje operacje wykonane przez operatorów) Rozliczenie kierowcy zbiorcze (raport rozliczenia kierowców) 2. RCP Przegląd RCP (przegląd Raportu Czasu Pracy) Raport tygodniowy (Raport Czasu Pracy w rozbiciu na dni tygodnia) Statystyka czasu pracy (RCP dla poszczególnych pracowników wyrażone na wykresie) Kosztowe

60 60 1. Bilans kosztów (po ustawieniu zakresu dat raport pokazuje sumarycznie koszty i marże) Inne 1. Obroty Porównawczy (po ustawieniu zakresu dat raport porównuje obroty z określonych okresów) 2. Dostawy Dowozy (po ustawieniu zakresu dat raport pokazuje historię dowozów) 3. KDS Czas przygotowania potraw (raport pokazujący czas przygotowania potraw na podstawie danych z KDS) Czas obsługi zamówienia raport pokazujący czas obsługi zamówienia na podstawie danych z KDS) Wszystkie raporty tworzymy według następującego schematu: Ze wstążki raporty wybieramy interesujący nas raport. Zaczynamy od ustawienia daty i pozostałych filtrów znajdujących się obok daty (na poniższym schemacie pozycja 1) Po ustawieniu filtrów wybieramy Pokaż (na poniższym schemacie pozycja 2) Niektóre raporty maja kilka widoków, które możemy przełączać na zakładkach (na poniższym schemacie pozycja 3) Raporty są w formie tekstowej i graficznej. Aby wydrukować raport lub stworzyć z niego plik XLS lub PDF należy kliknąć drukuj w lewym dolnym rogu ekranu.

61 61 Analizy

62 Analizy Analizy to moduł programu pozwalający na dowolne tworzenie zaawansowanych raportów w zależności od potrzeb. W przypadku gdy podstawowe raporty nie pokazują danych w takiej postaci jaka byłaby potrzebna lub wygodna dla kierownika, można własnoręcznie zdefiniować potrzebny raport. 62 Dane do analiz podzielone są na: Sprzedaż Storna Magazyn Ankiety Obciążenie Dostawy Karty Żywienie Moduł ten oparty jest na przesuwnych kostkach olapowych, które możemy dowolnie wstawiać jako kolumny lub wiersze naszego raportu. Dzięki takiemu rozwiązaniu można tworzyć wiele tysięcy dowolnych raportów dla określonego ściśle czasu. Zasada tworzenia raportu: Po wybraniu odpowiedniej analizy określamy odpowiedni zakres dat i podstawowe parametry raportu klikając na przycisk Filtry w górnym prawym rogu ekranu analizy Pod filtrami znajdują się kostki olapowe, które możemy metodą złap przenieść puść wstawić jako kolumnę dla tworzonego raportu. Łapiąc poszczególną kostkę lewym klawiszem myszy przenosimy na raport i puszczamy w odpowiednim dla siebie miejscu. Aby kostka przeniosła się na raport należy trafić nią na odpowiednie miejsce. Miejsca te ujawniają się podczas przeciągania kostek i są anonsowane dwoma białymi strzałkami jak na poniższym

63 schemacie. W momencie pojawienia się strzałek możemy puścić kostkę. Kostki możemy przenosić dowolnie z góry na raport oraz z raportu na górę. Podświetlając dodatkowo kolumnę lub wiersz uzupełni się raport graficzny na dole ekranu. 63 Po poustawianiu odpowiednio dla siebie raportu możemy zapisać szablon klikając Zapisz jako (przycisk znajduje się w górnym prawym rogu ekranu) nadając mu własną nazwę i tworząc własną grupę raportów. Wygenerowany raport z modułu analiz można eksportować do pliku PDF lub XLS skąd można je drukować. Wszystkie raporty w modle analizy wykonuje się analogicznie. Każdy poszczególny operator może tworzyć własne raporty. Dzięki tej technologii można tworzyć w nieograniczony sposób raporty dla poszczególnych analiz działania firmy.

64 64 Produkty

65 Produkty Jedna z podstawowych wstążek w oprogramowaniu. W tym miejscu definiujemy grupy towarowe kartoteki produktów, cenniki i promocje, zestawy i dodatki oraz produkty złożone (pizze zestawy itp.) 65 Produkty Kartoteka produktów Produkty Klawisz produkty dzieli się na dwie części. Górna z obrazkiem uruchamia słownik gdzie możemy zdefiniować grupy towarowe i produkty a dolna cześć rozwija podmenu z dodatkowymi funkcjami: Edycja uproszczona, Przywróć usunięte i Kolejnośc wyświetlania. Wprowadzanie asortymentu powinno odbywać się według następującej kolejności: 1. Założyć grupy towarowe dla produktów sprzedawanych ( alkohole, napoje, zupy, pizze itd.). 2. Założyć grupy towarowe dla surowców (warzywa, mięsa, przyprawy itd.). 3. Utworzyć surowce do potraw przypisując je do konkretnych grup surowców. 4. Utworzyć potrawy przypisując je do konkretnych grup produktów i określić im receptury. Ad1 i Ad2. Aby założyć grupę należy: Ze wstążki produkty wybrać górną część klawisza produkty i poprzez klawisz Dodaj zdefiniować grupy

66 66 Po wybraniu Dodaj otworzy się okno w którym należy wpisać nazwę grupy określając jej kolor i w zależności czy to jest grupa zawierająca surowce do przygotowania potraw czy produkty sprzedażowe określamy aby była niewidoczna lub widoczna na ekranie sprzedaży dla kasjera. Przykład: grupę surowców warzywa ustawiamy jako niewidoczna na POS ach bo składniki jakie będą się w niej pojawiać (ziemniaki, pomidory, fasola czerwona itd.) nie będą bezpośrednio sprzedawane. Grupę towarową sałatki ustawiamy widoczna na POS ach bo pozycje jakie będą się w niej pojawiać (sałatka grecka, sałatka wiosenna, sałatka z pomidorów itp.) będą sprzedawane w określonych cenach. Ad 3. Aby założyć surowce należy: Wybrać z lewej strony z drzewka z grupami odpowiednią grupę z surowców poprzez kliknięcie na nią i podświetlenie. Wybrać klawisz Dodaj z prawej strony ekranu Otworzy się kreator dodawania produktu. Po lewej stronie kreatora znajdują grupy z danymi poszczególnych produktów. Przechodzenie między poszczególnymi grupami możemy wykonać albo poprzez kliknięcie na odpowiednią grupę albo poprzez klawisze Dalej i Cofnij umieszczone na dole kreatora.

67 67 W grupie Opis wpisujemy symbol wewnętrzy dania (ono niewymagane), nazwę ( np. ziemniaki ), Kod PLU jeśli chcemy identyfikować surowce po kodach i Kod kreskowy jeśli chcemy identyfikować surowiec po kodach kreskowych np. dla inwentaryzatora. W grupie podstawowe określamy: 1. Stawkę VAT jaka nałożona jest na produkt,

68 68 2. Jednostkę, dokładność z jaką produkt ma być liczony i dzielony (wprowadzona cyfra określa dokładność do ilości miejsc po przecinku dla określonej jednostki), 3. PKWiU symbol określający rodzaj artykułu, 4. domyślny rodzaj dania (funkcja pozwoli na przypisanie dania do odpowiedniej kolejności podawania. Pomaga to w uszeregowaniu w odpowiedniej kolejności zamawianych produktów tak, że na drukace kuchennej wydrukują się wszystkie pozycje wg kolejności serwowania), 5. grupowanie wg stawek VAT na fakturze (funkcja określa czy na fakturze sprzedażowej zezwolić na połączenie tej pozycji z innymi w tej samej stawce VAT pod wspólną nazwą np. jako konsumpcja czy usługa gastronomiczna), 6. Czy produkt dostępny w sprzedaży (określenie czy ma się pojawić na ekranie sprzedaży w programie epos.pos), 7. Czy produkt dostępny w obrocie magazynowym (określenie czy będzie można go wprowadzać, zdejmować i liczyć na stanach magazynowych, 8. Czy produkt jest kosztem nie magazynowym (określenie czy jest to usługa lub produkt nie magazynowy godzina parkingowa, bilet wstępu itp.), 9. Czy produkt jest dostępny w cateringu, 10. Czy produkt ważony (jeśli tak to określamy w którym momencie podajemy wagę produktu, przy zamawianiu lub po przygotowaniu), 11. Rodzaj koncesji (w przypadku sprzedaży alkoholu określenie tego pola pomoże w obliczeniu sprzedaży i stworzeniu odpowiedniego raportu do GUSu), 12. Czy produkt jest pizzą lub produktem złożonym (potwierdzenie tego pola uaktywni kolejne pytania), 13. Typ produktu złożonego (określamy tutaj odpowiedni typ produktu pizza, zestaw itp) 14. Ilośc bezpłatnych dodatków 15. Czy dopuszczalna wymiana dodatków 16. Czy jest dodatkiem zwykłym 17. Czy jest dodatkiem do pizzy lub produktu złożonego 18. Współczynnik krotności dla receptur 19. Czy produkt jest zestawem 20. Czy drukować zestaw wg stawek VAT (potwierdzenie tej opcji pozwoli na drukowanie na paragonie ogólnej nazwy np. zestaw hot dog 23% i zestaw hot dog 8% zamiast hot dog, duża cola, frytki, itp)

69 W grupie magazyn i koszty określamy: Grupę kosztową, 2. Koszt produkcji Netto 3. Kontrola stanu przy sprzedaży (zatwierdzenie tego okna spowoduje zablokowanie sprzedaży danego produktu jeśli okaże się że nie ma go już na magazynie) 4. Minimalny zapas produktu (określenie stanu minimalnego o zbliżaniu się tego stanu może zostać poinformowany sprzedawca na programie epos.pos) 5. Maksymalny zapas produktu 6. Termin ważności 7. Składowanie 8. Subkonto księgowe 9. Indeks 10. Kategorię

70 W grupie hotel określamy: Rodzaj dostępności na spisie usług w hotelu, W grupie bonowanie określamy: 1. W sekcji Kierunek wydruku bonu określamy czy w ogóle i na jakiej drukarce ma się wydrukować bom z zamówieniem, 2. Możemy określić dodatkowa kopie bonu na innej drukarce, 3. Kiedy ma się pojawić ankieta z pytaniem dla kupującego o dany produkt.

71 W grupie cennik określamy ceny cennika podstawowego (inne cenniki zależne od dnia tygodnia, godziny czy innego interwału czasowego określić możemy dodatkowo cennikach w zakładce Produkty Cenę sprzedaży w lokalu, 2. Cenę sprzedaży dla zamówień na wynos, 3. Możliwość ustalania dowolnej ceny sprzedaży przez sprzedawcę, 4. Doliczony serwis (napiwek) do danej pozycji, 5. Procent maksymalnego rabatu dla określonej pozycji, 6. Punkty za zakup (określenie ile punktów ma się doliczyć do salda punktowego klienta przy zakupie tego produktu opcja dostępna jeśli zdefiniowane są programy lojalnościowe) W grupie dodatki określamy: 1. Jakie dodatki mają się pojawić do wyboru przy zamawianiu danego dania

72 W grupach określamy gdzie jeszcze ma się pojawić dany produkt oraz dodatkowo: Pokazuj (określamy co ma się pojawić na ekranie bonowania Nazwa i ikona, tylko nazwa, tylko obrazek), 2. Kolor (kolor klawisza danego produktu na programie epos), 3. Szybki wybór (możemy zrobić skrót do najczęściej używanych pozycji, pojawi się on na ekranie z grupami towarowymi), 4. Kolejność (opcja do ustawienia kolejności produktu w grupie rowarowej) 5. Ikona produktu (miejsce gdzie możemy wprowadzić obrazek - zdjęcie towaru sprzedawanego dla łatwiejszej identyfikacji przez np. osoby obcojęzyczne). W grupie receptura określamy: 1. Recepturę (poprzez wciśnięcie klawisza DODAJ SKŁADNIK lub INS dodajemy składniki wchodzące w skład danej potrawy w określonej ilości, jednostce i na ile porcji są one wyliczone), 2. Nie rozchoduj (określenie czy dany składnik receptury ma schodzić ze stanu po sprzedaży definiowanego dania np. składnik sezonowy itp.) 3. Tylko wynos (składnik zaliczany do rozchodu w przypadku sprzedaży na wynos np. opakowanie, sztućce jednorazowe, itp.)

73 W grupie wartości odżywcze (w przypadku żywienia w szpitalach, ośrodkach rehabilitacyjnych itp.) określamy: 1. Kalorie, 2. Białko, 3. Tłuszcze, 4. Węglowodany, 5. Opisujemy alergeny i inne uwagi Mając wprowadzone menu można dodatkowo z okna produktów szybko sprawdzić: 73 recepturę potraw, użycie w jakich innych receptur wchodzi ten produkt, zamienniki jakie inne składniki mają być uwzględnione w rozchodach w momencie gdy nie ma na stanie danego produktu. Produkty Kartoteka produktów Produkty Edycja uproszczona Okno Edycji uproszczonej ułatwia w szybki sposób edytować produkty bez przechodzenia przez wszystkie okna kreatora. Na liście produktów można wprowadzać zmiany nazw i stawek VAT.

74 Produkty Kartoteka produktów Produkty Przywróć usunięte 74 Po usunięciu pozycji dowolnego artykułu pojawia się on na liście dokumentów usuniętych. Wchodząc do tej listy można przywrócić pozycje usunięte klikając na napis Przywróć znajdujący się na końcu linijki na liście z produktami usuniętymi. Produkty Kartoteka produktów Produkty Kolejność wyświetlania Okno z listą wszystkich produktów sprzedawanych gdzie można ustawić kolejność wyświetlania na programie epos produktów w grupach i grupy. Aby uaktywnić edycję kolejności należy n dole ekranu wybrać MODYFIKUJ i ustawić kolejność (liczbę porządkową) konkretnych pozycji lub grup towarowych. Produkty Kartoteka produktów Rodzaje dań Ze względu, że często klienci zamawiają wilele dań ale chcą aby podawać je w odpowiedniej kolejności a nie wszystkie razem system epos umożliwia określenie rodzajów dań. W momencie tworzenia zamówienia kasjer może okrelić jakie dania są zupami(pierwsze dania), deserami itd. Po stworzeniu zamówienia na programie epos i przypisaniu wszystkim produktom odpowiednich rodzajów zamówienie wydrukuje się w kolejności wg serwowania czyli najpierw dania pierwsze potem drugie itd. Każdy rodzaj dań będzie w zależności od wybranego szablonu wydruku oddzielony

75 napisem lub szlaczkiem na wydrukowanym bonie dla obsługi. Nazwę rodzaju dań, kolejność na wydruku i kolor tworzymy po wciśnięciu klawisza DODAJ na dole ekranu. 75 Produkty Kartoteka produktów Widoczność grup Miejsce gdzie określamy widoczność grup towarowych na poszczególnych stanowiskach sprzedazy. Widoczność grup możemy ustalić różnie na różnych stanowiskach sprzedaży w zależności od tego co sprzedajemy na danym stanowisku.

76 Produkty Magazyn Rozchodowanie produktów Miejsce gdzie ustalamy kierunki rozchodów poszczególnych produktów sprzedawanych na poszczególnych stanowiskach. 76 W przypadku gdy mamy kilka magazynów i chcemy aby poszczególne dania rozchodowywały się z różnych magazynów lub rozchody z poszczególnego magazyny mają być uzależnione od sprzedaży na poszczególnym stanowisku to te wszystkie przypadki ustawiamy w tej części.

77 Produkty Magazyn Wagi magazynowe 77 System epos Boss współpracuje z wagami elektronicznymi. Współdziałanie to ułatwia liczenie stanów magazynowych szczególnie produktów w opakowaniach zbiorczych lub np. płynów liczonych na litry (alkohole, oliwa, soki itp.) W systemie możemy zdefiniować wagę netto danego surowca. (przykład obliczenia zawartości beczki piwa KEG: ważymy pustą beczkę, tarujemy wagę i ważymy pełną. System zapamięta wartości i przy remanencie wystarczy określić rodzaj piwa położyć na wadze beczkę z piwem. System obliczy wagę netto przeliczając ją na litry. Podobnie ze wszystkimi alkoholami magazynowanymi w butelkach a liczonymi w litrach). Jeśli klient nie posiada wagi, którą da się podłączyć do sytemu to wartości wagowe może wpisać ręcznie w odpowiednie pola. Produkty Cenniki i promocje Cenniki Ceny sprzedawanych produktów mogą automatycznie zmieniać się w zależności od określonego w systemie czasu. Ikona cenników składa się z dwóch części górnej i dolnej. Kliknięcie w górną część (z obrazkiem) włączy edycję cenników, dolna część włącza edycję świąt, gdzie definiujemy dni świąteczne w które mogą obowiązywać specjalne cenny. Po włączeniu edycji cenników pojawią się produkty ze standardowymi cenami określonymi podczas definiowania. Pierwszym stsndardowym cennikiem jest cennik podstawowy. Aby zdefiniować nowy cennik klikamy na obrazek na ikonie cenniki, rozwijamy okno z napisem NOWY CENNIK i na nowo otwartym oknie Klikamy DODAJ (jak na rysunku).

78 78 Nowy cennik pojawi się na otwartej liście cenników. Można określić jego obowiązywanie w zależności od konkretnej daty, dnia tygodnia i godziny. Te paramety umożliwiają całkowitą automatykę przełączania cen w dowolnym czasie i godzinie. W nowym cenniku należy tylko zdefiniować ceny, które się zmieniają w stosunku do cennika o wyższym priorytecie ponieważ produkty nie mające zdefiniowanych cen w nowym cenniku przejmą je z cennika o wyższym priorytecie. Na oknie z cennikami należy następnie uzupełnić dane nowego cennika: Akt. określa czy cennik jest aktywny i ma działac określonym dla niego interwale czasowym, Nazwa określa umowną nazwę dla cennika, Priorytet określa ważność cennika w przypadku gdy co najmniej dwa pokryłyby się datami, Dni tygodnia określa w jakie dni tygodnia ma dany cennik obowiązywać, Św. określa czy dany cennik ma obowiązywać w zdefiniowane wcześniej święta, Data od określa od jakiego dnia ma zacząć obowiązywać cennik, Data do określa w jakim dniu ma zakończyć działanie określony cennik, Godzina od określa od jakiej godziny ma zacząć obowiązywać cennik, Godzina do - określa o jakiej godzinie ma zakończyć działanie określony cennik, Aby przejść do definiowana konktetnych cen w danym cemmiku należy z opisanego wcześniej okna cenników wybrać cennik i nacisnąć POKAŻ. Poniżej z lewej strony określamy grupę towarową, w której chcemy edytować ceny lub w przypadku kliknięcia na pozychę menu (na samej górze drzewka z grupami towarowymi) będziemy widzieć wszystkie produkty i możemy w nich edytować ceny. Jeśli jakiejś pozycji nie ma na liście w nowym cenniku dodajemy ją poprzek kliknięcie MODYFIKUJ. W każdym cenniku na produktach możemy zdefiniować wartości na polach:

79 79 Cena Na miejscu cena obowiązująca na rachunkach wewnętrznych w lokalu, Cena Na wynos cena obowiązująca na rachunkach na wynos, Rabat Max maksymalny procent rabatu jaki można udzielić na dany produkt podczas obowiązywania edytowanego cennika, Punkty za zakup ilość punktów, obowiązująca na danym produkcie i podczas działania edytowanego cennika, jakie zostaną doliczone do salda klienta biorącego udział w zdefiniowanym programie lojalnościowym, Serwis Wartość wartość serwisu (napiwku) jaka ma zostać doliczona do produktu, Serwis Naliczanie jednostka w jakiej ma zostać naliczana zdefiniowana wcześniej wartość serwisu (waluta lub %) Po zakończeniu definiowania cennika klikamy ZAPISZ dla zapamiętania ustawień. Produkty Cenniki i promocje Kalkulacja cen Kalkulacja cen pozwoli ustalić koszt wyprodukowania potraw i jednocześnie zaproponuje ceny sprzedaży po określeniu zakładanej marży. Aby określić zakładaną marżę należy: wpisać procent marży w polu MARŻA OPTYMALNA, zaznaczyć grupy towarowe, na których ta marża ma obowiązywać i wcisnąć przycisk PRZELICZ\POKAŻ System zaproponuje ceny sprzedaży i pokaże aktualny Food-cost. Food-cost jest systemem rozliczeń, który od wielu lat cieszy się popularnością i jest powszechnie stosowany w zakładach zbiorowego żywienia na całym świecie. Nazwa ta pochodzi z języka angielskiego i znaczy nic innego jak koszt surowca. Stąd też nie trudno odgadnąć co się pod nią kryje. Food cost określa koszt surowca użytego do przygotowania oferowanych posiłków, wyrażony w procentach w stosunku do cen sprzedaży. Wskaźnik ten może dotyczyć zarówno pojedynczych dań, jak i całej produkcji w zakładzie gastronomicznym. W tym miejscu wyraźnie trzeba zaznaczyć że food cost nie oznacza kosztów

80 operacyjnych takich jak prąd, gaz, pensje czy marża. Chcąc zobrazować równanie słowami, food cost liczymy dzieląc koszt netto przygotowania posiłków w danym przedziale czasowym przez cenę netto ich sprzedaży, po czym otrzymany wynik mnożymy przez sto procent. System operacje te wykonuje automatycznie. 80 Produkty Cenniki i promocje Definicja rabatów Jest to miejsce w programie gdzie definiujemy rabaty na poszczególne produkty sprzedawane. Aby zdefiniować nowy rabat wchodzimy w definicje rabatów i klikamy przycisk DODAJ na dole ekranu. Pojawi się nowe okno ułatwiające definiowanie: W polu NAZWA wpisujemy nazwę dla tworzonego rabatu, W polu AKTYWNY określamy czy dany rabat działa czy nie, Z drzewka z lewej strony wybieramy grupę towarowa, którą ma dotyczyć rabat, Po prawej stronie stronie na zakładkach określamy jakie typy produktów ma obejmować rabat,

81 81 Z listy produktów wybieramy te, którym chcemy przypisać konkretny rabat. Rabaty dla poszczególnych produktów dzielą się na 4 rodzaje: 1. Cena zł (rabat będzie zmieniał cenę danego produktu na konkretnie ustaloną), 2. Rabat % (cena końcowa zostanie zmieniona o podaną wartość procentową) ujemny rabat system uzna za narzut, 3. Rabat zł (cena końcowa zostanie zmieniona o podaną wartość kwotową) ujemny rabat system uzna za narzut, 4. Dowolny % (cena końcowa zostanie zmieniona o wartość procentowa wpisaną przez kasjera podczas udzielania rabatu). Rabaty można kopiować na inne produkty klikając na wartość prawym klawiszem myszy i wybierając odpowiednia opcję z rozwiniętego menu. Produkty Cenniki i promocje Definicja promocji System pozwala na definiowanie promocji z warunkami JEŻELI TO WTEDY. Promocje można zdefiniować dowolnie np. po zakupie jakiś produktów lub po przekroczeniu określonej kwoty na rachunku inny produkt będzie z rabatem lub w innej cenie. Ze względu na dużą złożoność i różnorodność promocji przedstawiony zostanie jeden przykład jej zastosowania. Przykładowa promocja: PRZY ZAKUPIE WEWNĄTRZ LOKALU DWÓCH DOWOLNYCH PRODUKTÓW Z GRUPY PIZZA LUB ZAMÓWIENIU NA CONAJMNIEJ 40 ZŁOTYCH KOLEJNA PIZZA I DOWOLNY NAPÓJ BĘDĄ ZA PÓŁ CENY. PROMOCJA MA DZIAŁAC W KAŻDY CZWARTEK W ROKU Definiowanie promocji zaczynamy od wejścia w Definicje promocji i kliknięcia przycisku Dodaj na dole ekranu. Następnie w oknie promocji wypełniamy górne pola: Nazwa (nazwa danej promocji) Status (czy aktywna czy nie) Dotyczy (przy jakich rachunkach ma działać: na miejscu, na wynos, na wynos z dostawą, wszystkie zamówienia) Ważna od (od jakiej daty ma działać promocja) Ważna do (do jakiej daty ma działać promocja) W godzinach od (od jakiej godziny ma zacząć działać promocja) W godzinach do (do jakiej godziny ma zacząć działać promocja) Priorytet (w przypadku gdy promocje nałożą się czasowo o ważności promocji decyduje wyższy priorytet) Dni tygodnia i święta(w jakie dni tygodnia ma działać promocja i czy w święta)

82 82 Skrajnie z lewej strony znajdują się zakładki pozwalające wybierać produkty lub parametry. Tworząc założoną wcześniej promocję zaczynamy od wyborów produktów do założenia JEŻELI przy zakupie dwóch produktów z grupy pizza wybieramy więc z drzewka z grupami grupę pizza, łapiemy ją lewym klawiszem myszy, przenosimy na warunek JEŻELI oraz puszczamy przenosząc ja na sąsiednie pole. Musimy jeszcze określić ilość (w omawianym przypadku wpisujemy 2). Nasza promocja ma dwa założenia JEŻELI więc dodajemy kolejne lub zamówienie na co najmniej 40 zł wybieramy więc z zakładki Parametry WARTOŚC ZAMÓWIENIA NIE MNIEJSZA NIŻ i przeciągamy bezpośrednio pod pierwszym założeniem. Przeniesienie drugiego warunki nieco niżej spowodowałoby, że parametry miałyby łącznik ORAZ a nie LUB więc promocja działałaby inaczej bo musiałyby być spełnione 2 warunki a nam zależy na co najmniej jednym. Po przeniesieniu drugiego warunku określamy jego wartość ( w naszym przypadku 40 zł). Mając warunki JEŻELI przechodzimy do definiowania warunku TO WTEDY - kolejna pizza i napój za pół ceny- W naszym przypadku w oknie rodzaj promocji wybieramy z listy opcję: RABAT NA KOLEJNY PRODUKT Z GRUPY i przeciągamy grupę pizza i napoje poniżej rodzaju promocji określając procentowy rabat na te grupy. Po Zakończeniu klikamy na przycisk OK na dole okna promocji dla zapisania promocji.

83 Promocje mogą działać w trybie automatycznym (po spełnieniu warunków) lub ręcznym (po spełnieniu warunków i kliknięciu na promocję) Można to ustawić wchodząc w: Konfiguracja -> Opcje programu -> Pos 2/2 -> Promocje Można tam również włączyć podpowiedzi, które mogą się pojawiać przy okazji kończenia rachunku. Podpowiedzi pokażą brakujące warunki jakie trzeba spełnić aby promocja miała skutek. Produkty Cenniki i promocje Podpowiedzi 83 Podpowiedzi to funkcja która, może pozwala aby kasjer nie zapomniał zaproponować klientowi zakup niektórych produktów. Podpowiedzi ułatwiają tym samym tworzenie zamówień klientom. Pojawiają się one przy okazji zamknięcia rachunku. Ze względu na dużą złożoność i różnorodność podpowiedzi przedstawiony zostanie jeden przykład jej zastosowania. Przykładowa podpowiedź: W przypadku złożenia zamówienia, w którym nie ma niczego do picia zaproponuj jedną z kaw lub herbat z menu. Podpowiedź ma działać na wszystkich rachunkach w latach Definiowanie podpowiedzi zaczynamy od wejścia w okno Podpowiedzi i kliknięcia przycisku Dodaj na dole ekranu. Następnie w oknie promocji wypełniamy górne pola: Nazwa (nazwa danej podpowiedzi) Status (czy aktywna czy nie) Dotyczy (przy jakich rachunkach ma działać: na miejscu, na wynos, na wynos z dostawą, wszystkie zamówienia) Ważna od (od jakiej daty ma działać podpowiedź) Ważna do (do jakiej daty ma działać podpowiedź) W godzinach od (od jakiej godziny ma zacząć działać podpowiedź) W godzinach do (do jakiej godziny ma zacząć działać podpowiedź) Dni tygodnia i święta(w jakie dni tygodnia ma działać podpowiedź i czy w święta) Podpowiedzi ustalamy tak aby zadziałała gdy zostanie spełniony warunek: JEŻELI NIE WYBRANO TO ZAPROPONUJ Tworząc założoną wcześniej podpowiedź zaczynamy od wyborów produktów do założenia JEŻELI NIE WYBRANO Łapiąc, przenosząc i puszczając odpowiednie grupy towarowe lub towary w oknie JEŻELI NIE WYBRANO tworzymy listę produktów, które mają wymusić podpowiedź gdy nie zostaną wybrane na rachunku. Na oknie TO ZAPPROPONUJ w podobny sposób tworzymy listę proponowanych produktów.

84 Po zakończeniu tworzenia podpowiedzi klikamy OK na dole okna dla zapisania. 84 Produkty Dodatki i zestawy Dodatki Podczas sprzedawania dań często pojawia się konieczność wyboru dodatków. Najwygodniej gdy dodatki pojawiają się przy okazji wyboru konkretnego dania. Ze względu na dużą złożoność i różnorodność dodatków przedstawiony zostanie jeden przykład tworzenia dania z dodatkami. Przykładowe danie kotlet schabowy z frytkami lub bułką i surówkami: Aby stworzyć danie z dodatkami należy: Zdefiniować produkt (kotlet schabowy) jako dostępny w sprzedaży. W Dodatki -> Grupy zdefiniować dodać nowe grupy dodatków (surówki i dodatki skrobiowe) Dodatkom można określić krotność wybierania: 1. Pojedyńczy (tylko jeden dodatek z listy do wyboru) 2. Wielokrotny (możliwość dodania kilku dodatków) 3. Wielokrotny z ilością (możliwość dodania kilku dodatków w różnych ilościach np. kilka razy ten sam) Dodatkom można określić również rodzaj wyboru obowiązkowy lub nieobowiązkowy.

85 85 Następnie w Dodatki -> Dodatki dodać nowy zestaw dodatków. W polu nazwa określić nazwę dodatków, określić do czego to są dodatki (do potraw, do pizzy), wybrać dodatek przypisując go do konkretnej grupy dodatków, określić czy jest standardowo wybrany i jaką ma mieć ewentualną dodatkową cenę) Następnie wracając do produktu określamy jego dodatki (z drzewka z lewej stony wybieramy dodatki i w polu Zestaw dodatków wybieramy zdefiniowaną grupę.

86 86 Tak zdefiniowany produkt pojawi się na programie epos jako produkt z dodatkami. Produkty Dodatki i zestawy Zestawy Zestawy w systemie epos definiuje się dosyć podobnie jak dodatki z tą różnicą że zestaw można drukować na paragonie jako jedną pozycję. Aby stworzyć zestaw należy: Zdefiniować produkt jako zestaw określając czy na dokumencie kasowym drukować zestaw wg stawek VAT. W przypadky wybrania TAK za dokumencie kasowym wydrukuje się nazwa zestawu z VAT-em A i ewentualnie ponownie nazwa zestawu z VAT-em B itd. W przypadku wybrania NIE wydrukują się wszystkie osobne składniki zestawu ze swoimi cenami.

87 87 W Dodatki -> Zestawy zdefiniować dodać nowe grupy zestawów. Produktom w grupie można określić krotność wybierania: 1. Pojedyńczy (tylko jeden dodatek z listy do wyboru) 2. Wielokrotny (możliwość dodania kilku dodatków) Następnie w Zestawy -> Składniki dodać składniki

88 Następnie wracając do produktu określamy jego dodatki (z drzewka z lewej stony wybieramy dodatki i w polu Zestaw wybieramy zdefiniowaną grupę 88 Tak zdefiniowany produkt pojawi się na programie epos jako zestaw ze składnikami. Produkty Dodatki i zestawy Zestawy System epos w prosty sposób ułatwia sprzedaż pizzy niezależnie od wielkości, ilości dodawanych lub odejmowanych dodatków czy dzielenia jej na części. Sprzedaż pizzy w systemie epos wymaga odpowiednio skonfigurowania i ustawienia produktów. Aby wprowadzić menu z pizzą należy: W Pizza - > Rozmiary pizzy wprowadzić odpowiednie rozmiary (po wejściu do okna rozmiarów należy kliknąć przycisk NOWY na dole ekranu i wprowadzić dane w nowym oknie. W polu NAZWA wprowadzamy nazwę rozmiaru pizzy, w polu KOLEJNOŚĆ określamy kolejność wyświetlania rozmiarów na ekranie sprzedaży, w polu DOMYSLNY określamy czy ma być wybrany automatycznie czy nie).

89 89 W Pizza -> Grubość ciast wprowadzić nazwy odpowiednich grubości (po wejściu do okna z grubościami ciast należy kliknąć przycisk NOWY na dole ekranu i wprowadzić dane w nowym oknie. W polu NAZWA wprowadzamy nazwę grubości ciasta, w polu KOLEJNOŚĆ określamy kolejność wyświetlania rozmiarów na ekranie sprzedaży, w polu DOMYSLNA określamy czy ma być wybrana automatycznie czy nie). W Pizza - > Receptury ciast wprowadzić odpowiednie receptury (mając wcześniej przygotowaną recepturę na poszczególne wielkości i grubości ciast wprowadzamy je jako półprodukt do konkretnej wielkości ciasta) oraz odpowiednie opakowania (w zakładce opakowania wprowadzamy odpowiednie opakowanie dla wielkości i grubości ciasta). W Pizza -> Ustawienie wymiarów ustawić parametry dla określenia wymiarów pizzy zgodnie z poniższym schematem.

90 90 Zdefiniować grupę towarową dla dodatków pizzy (nazwa grupy np. pizza-dodatki) i stworzyć w niej wszystkie poszczególne dodatki (sery, owoce, warzywa, mięsa itd.). Każdy dodatek należy określić jak na schemacie poniżej (Czy dostępny w sprzedaży i w obrocie magazynowym- NIE, Czy jest dodatkiem do pizzy- TAK). Dodatkowo należy określić jego recepturę zakładając że domyślnie jest to dodatek do określonej wielkości pizzy (np. największej, w recepturze podajemy że na jedną największą pizzę idzie określona ilość danego dodatku). Wszystkie dodatki określamy analogicznie.

91 W Dodatki -> grupy zdefiniować grupy dodatków (np. dodatki mięsne, warzywne, owoce morza, sery) W Dodatki -> Dodatki określić zestaw dodatków podobnie jak na schemacie poniżej: 91 Zdefiniować grupę towarową dla pizzy i stworzyć konkretne pizze wg poniższego schematu:

92 92 Po określeniu nazwy w kolejnym kroku określamy czy jest możliwość wymiany składników i ile ma bezpłatnych dodatków. W kroku Cennik określamy ceny dla poszczególnej wielkości pizzy i dla określonej grubości cista. W kroku Dodatki wskazujemy przygotowany wcześniej zestaw dodatków i określamy dodatkowo które z dodatków wchodzą standardowo w skład tworzonej pizzy:

93 W kroku receptury określamy ile jakiego składnika zużywane będzie na wskazane wielkości ciast (jeśli receptury dla dodatków określone były wg największej pizzy to największa ma 1 składnik a mniejsze odpowiednio mniej: 93 Wartości receptur można kopiować z innej pizzy klikając na link górnym prawym rogu Kopiuj z innego produktu. Inne kroki nieopisane przy okazji pizzy (Opis, Magazyn i Koszty itd.. ) wypełniamy tak jak dla zwykłych produktów.

94 94 Karty

95 Karty Wstążka umożliwiająca zaawansowaną konfigurację oraz obsługę kart klienckich. 95 Karty Karty Typ Kart Typ kart to dział gdzie określamy rodzaj kart. Mamy do wyboru karty rabatowe, lojalnościowe i limitowe. Karty rabatowe to rodzaj kart, którym możemy przypisać zdefiniowany wcześniej rabat lub promocję. Karty lojalnościowe to rodzaj kart, którym możemy przypisać określony wcześniej program lojalnościowy i dokument kończący (paragon, fakturę, rachunek itp.) Karty limitowe to takie, którym przypisujemy limity (całkowity, dzienny i do transakcji), określamy użycie (wielokrotna, jednokrotna) i jakim typem płatności ma się zakończyć rachunek.

96 Karty Karty Rejestr Kart Miejsce gdzie definiujemy konkretne karty rozdawane dla klientów. 96 Dodajemy kartę klikając Dodaj. W otwartym oknie wybieramy zdefiniowany wcześniej typ karty, wpisujemy jej własny numer, ustalamy aktywność i datę ważności oraz przypisujemy konkretnego klienta. Do pola Kod katy wczytujemy kod, który został wygenerowany z karty poprzez czytnik. Karty Karty Programy lojalnościowe Jest to dział gdzie określamy jak ma działać program lojalnościowy. Ogólnie wszystkie programy lojalnościowe opierają się na zbieraniu punktów za zakupy i płaceniu lub dopłacaniu punktami za inne produkty. Po wybraniu klawisza Programy lojalnościowe dodajemy (poprzez Dodaj lun INS) nowy program lojalnościowy.

97 97 W określonym oknie ustalamy 3 paramerty: Parametr ogólne nazywamy nasz program Naliczanie punktów określamy w jaki sposób mają się doliczać punkty klientowi, który otrzyma kartę z tym programem. Mamy do wyboru dwie opcje: Użyj cennika punktowego (wybranie tej opcji spowoduje, że system będzie naliczał tyle punktów za poszczególne produkty sprzedane ile zdefiniujemy w cennikach) [rysunek poniżej] W przypadku gdy nie wybierzemy tej opcji konieczne będzie określenie ilości punktów otrzymanych za każdą złotówkę wydaną przy zakupie dowolnego produktu. W przypadku gdy produkt okazałby się tańszy niż 1zł punkty nie będą doliczone! Realizacja punktów określamy sposób realizacji punktów czy mają się automatycznie zdejmować przy okazji transakcji, czy klient ma decydować o czasie realizacji, czy punkty maja być wymieniane na talony. W pierwszym przypadku system przy okazji transakcji sprawdza czy na karcie są jakieś punkty i rozlicza je zmniejszając wartość rachunku o iloczyn punktów i wartości w złotówkach za jeden punkt wg wzoru: Ck = Wr IPNK x WJP gdzie: Ck - cena końcowa, Wr - wartość rachunku, IPNK - ilość punktów na karcie, WJP - wartość jednego punktu)

98 W przypadku gdy wybierzemy opcję O realizacji punktów decyduje klient to kasjerowi podczas użycia karty wyskoczy pytanie czy realizować punkty czy doliczać kolejne. W przypadku realizacji system ustali cenę końcową wg powyższego wzoru. W ostatnim przypadku gdy punkty maja być wymieniane na talony system nie pozwoli na zmianę ceny końcowej rachunku tylko spowoduje zbieranie punktów bez pytania. Punkty będzie można zamienić na talony. Sposób tworzenia talonów jest opisany poniżej. 98 Karty Rejestry Rejestr transakcji W tym miejscu możemy sprawdzić spis transakcji kart. Po prawej stronie ekranu możemy filtrować listę ograniczając widok do konkretnego roku, miesiąca, zakresu dat, konkretnego klienta lub konkretnej karty. Otrzymany raport możemy dla celów analitycznych wydrukować lub zapisać jako plik XLS, PDF lub TXT.

99 Karty Rejestry Rejestr punktów 99 W tym miejscu możemy sprawdzić ilość punktów na kartach zebranych przez klientów. Po prawej stronie ekranu określamy na jaki dzień interesuje nas saldo punktów. Otrzymany raport możemy dla celów analitycznych wydrukować lub zapisać jako plik XLS, PDF lub TXT. Karty Rejestry Limity na dzień W tym miejscu możemy sprawdzić limity jakie mają karty klienckie w konkretnym dniu i w jakim stopniu są wykorzystane. Po prawej stronie ekranu określamy na jaki dzień interesuje nas raport. Otrzymany raport możemy dla celów analitycznych wydrukować lub zapisać jako plik XLS, PDF lub TXT. Karty Rejestry Limity za okres W tym miejscu możemy sprawdzić limity jakie mają karty klienckie w zadanym przedziale czasu i w jakim stopniu są wykorzystane. Po prawej stronie ekranu określamy na jaki dzień interesuje nas raport. Otrzymany raport możemy dla celów analitycznych wydrukować lub zapisać jako plik XLS, PDF lub TXT.

100 100 Karty Bony/talony Typy bonów W tym miejscu tworzymy typ bonów/ talonów. Po wybraniu klawisza Dodaj lub INS wpisujemy do pojawionego się okna nazwę dla nowego typu bonów/talonów, rodzaj wartościowy lub rabatowy i określamy czy wymaga podpisu. W przypadku rodzaju rabatowy należy wybrać rabat z listy istniejących rabatów. W przypadku rodzaju wartościowy określamy wartość bonu w złotówkach, czy bon pokrywa ewentualny koszt dowozu i jaką formą płatności ma się zakończyć rachunek.

101 Karty Bony/talony Import bonów Tu możemy zaimportować bony do bazy danych programu epos. Aby zaimportować bony musimy określić rodzaj pliku źródłowego i wskazać plik źródłowy. 101 Dopuszczalne formaty plików: Numer_karty1 Numer_karty2 Numer_karty3 Lub Numer_karty1;Kod_karty Numer_karty2; Kod_karty Numer_karty3; Kod_karty

102 102 Karty Bony/talony Rejestr bonów W tym miejscu możemy sprawdzić stan bonów czyli czy są zrealizowane czy nie. Po prawej stronie ekranu określamy na jaki dzień interesuje nas raport. Otrzymany raport możemy dla celów analitycznych wydrukować lub zapisać jako plik XLS, PDF lub TXT.

103 103 Definicje

104 Definicje Wstążka Definicje została podzielona na poszczególne grupy tak aby w sposób intuicyjny wyszukiwać interesujących nas opcji. 104 Główne grupy wstążki Definicje to: Lokal (definiujemy tu stanowiska sprzedaży, a w nich formy płatności, szablony wydruków dokumentów, stoliki), Ankiety (pytania jakie mają się pojawiać przy okazji zamykania rachunku, które sprzedawca ma zadać i uzyskać odpowiedź od klienta), dostawy (dane konieczne dla modułu delivery) Definicje Lokal Dane lokalu W tym miejscu umieszczamy dane firmy. Dale na wydrukach faktur brane są z pól oznaczonych jako Dane lokalu i Bank w zakładce Opis podstawowy. Zakładka Dodatkowe służy do umieszczenia plików JPG z grafiką, która może się pojawiać na ekranie startowym POSa i na wydrukach.

105 105 Definicje Lokal Stanowiska sprzedaży Tutaj definiujemy swoje stanowiska sprzedaży POS. Aby dodać nowe stanowisko sprzedaży klikamy przycisk Dodaj i postępujemy zgodnie z otwartym kreatorem. Na pierwszym oknie określamy: Symbol stanowiska (np. POS1), Opis, Moduł startowy czyli określamy jakim ekranem na się rozpocząć praca na programie epos.pos, Domyślna sekcja (w przypadku sprzedaży stolikowej możemy określić na jakiej narysowanej Sali ma się rozpocząć praca na programie), Prefiks numeru dok. (czyli jaki symbol maja mieć dokumenty generowane z tego stanowiska)

106 106 Następne okno kreatora pomaga przypisać odpowiednią drukarkę do faktur. Ważne aby drukarka była wcześniej zainstalowana na komputerze i posiadała nazwę. Kolejne okna kreatora w podobny sposób pomagają przypisać drukarki bomów, rachunków wstępnych, paragonów. Po zdefiniowaniu drukarek przypiętych do tego stanowiska określamy kasę, która będzie rejestrować obrót gotówki na tym stanowisku.

107 107 Jako ostatnie definiujemy dodatkowe urządzenia zewnętrzne podłączone do odpowiednich portów COM. Określamy tu odpowiedni czytnik kart, wagę lub ekran VFT z danymi wyświetlanymi dla klienta. Po ewentualnym określeniu dodatkowych urządzeń pojawia się okno podsumowujące i zakończy działanie kreator. W analogiczny sposób definiujemy wszystkie stanowiska.

108 Definicje Lokal Drukarki W przypadku gdy nie zostały zdefiniowane drukarki podczas definiowana stanowiska sprzedaży to w tym miejscu można je definiować. Aby dodać drukarkę klikamy DODAJ na dole ekranu definicji drukarek i w nowym oknie w zakładce ustawienia wprowadzamy: 108 Symbol nazwę drukarki Rodzaj czy to drukarka bonów, rachunków wstępnych, faktur czy uniwersalna Tryb KDS - Kitchen Display System: zamówienia kelnerskie mogą się drukować na drukarce w miejscu przygotowania dań lub wyświetlać na ekranie Kitchen Display System i tu określamy czy ten parametr drukarki będzie powiązany z fizyczną drukarka czy z KDS Opis miejsce na pełniejszy opis drukarki Lokalizacja tu powiązujemy ten parametr z konkretną drukarka zainstalowaną wcześniej na systemie operacyjnym Wydruk w trybie tekstowym w zależności od drukarki określamy czy wydruki maja wychodzić w trybie tekstowy czy graficznym Dodatkowe parametry określamy czy zamówienie ma być anonsowane sygnałem dźwiękowym o ile drukarka ma możliwość podłączenia dzwonka lub brzeczyka. POS w przypadku definiowania rodzaju drukarki jako fiskalna należy podac na którym stanowisku pos jest zainstalowana Typ drukarki w przypadku drukarki fiskalnej określamy model Port w przypadku drukarki fiskalnej określamy do którego portu COM (gniazda) jest podłączona

109 Zakładce szablony wydruków określamy szablon dla poszczególnych wydruków z systemu: 109 Definicje Lokal Szablony wydruków Dla różnych dokumentów możemy wybrać różne szablony wydruków (w zależności od szerokości papieru w drukarce, wyglądu graficznego itd ).

110 Dla poszczególnego wydruku z sytemu możemy własnoręcznie edytować szablon jednak taka operacja wymaga znajomości systemu fast-report i opis edycji szablonu został opisany w instrukcji dla instalatorów. Definicje Lokal Kasy 110 W części kasa definiujemy rodzaje kas (czy kasa czy bank) i szuflady kasowe przypisane do poszczególnej kasy. Dodajemy kasy poprzez klikniecie DODAJ i określamy czy jet kasa czy bankiem. Szuflady podobnie dodajemy poprzez DODAJ i przypisujemy je do konkretnych kas. Definicje Lokal Typy płatności Miejsce, w którym definiujemy formy i typy płatności. Dodawanie nowrgo typu płatności odbywa się po naciśnięciu przycisku DODAJ i uzupełnieniu poszczególnych pól: Nazwa nazwa Typu płatności Czy aktywna Czy na gotówkę Czy na talon Czy na klienta Czy otwiera szufladę Automatyczny wydruk określamy wybierając z rozwijalnej listy jakim dokumentem ma zakończyć się transakcja Rozchoduj dokumentem określamy jakim dokumentem ma rozchodować się sprzedaż przy kończeniu rachunku tym typem płatności Czy płatna Czy na przelew Czy waluta Czy do faktury Czy fisklna

111 111 Definicje Lokal Typy płatności W systemie można zdefiniować układ graficzny sali co ułatwia obsługę kelnerską. Lista stolików to miejsce gdzie możemy zdefiniować stoliki (numer i ilość miejsc) jeśli stolików jest wiele można zrobić to seryjnie klikając prawyn klawiszem myszy w otwartym oknie listy stolików i ustawić jednocześnie wiele stolików. Sekcje stołów to obszary gdzie się one znajdują (np. sale, piętra, balkony itp.) Sekcję dodajemy poprzez DODAJ w otwartym oknie sekcji. Układ sali to odzwierciedlenie graficzne wyglądu lokalu. Stoły można dodawać i ustawiać na ekranie w taki sposób aby przypominały układ w lokalu. Do tego służą klawisze na górze okna.

112 112 Po lewej stronie znajdują się informacje o sekcji, ilości miejsc i kolorze stolika. Stoliki ustawiamy przeciągając je myszką. W zależności od rozdzielczości ekranu z programem sprzedażowym stoły należy umieścić w odpowiednich prostokątach na ekranie stołów. Po zakończeniu klikamy OK i zamykamy. Definicje Ankiety Szablony pytań Podczas kończenia rachunków w systemie może się pojawić pytanie które kasjer powinien zadać klientowi. Po wejściu w szablony pytań klikamy DODAJ i wpisujemy w: Treść pytanie jakie ma zostać zadane dla klienta Typ wartości 1. Tekst po pytaniu pojawi się klawiatyra do wpisania odpowiedzi 2. Data po pytaniu pojawi się kalendarz do wyboru daty 3. Wartość logiczna po pytaniu pojawi się odpowiedź do wyboru ( TAK, NIE) 4. Liczba po pytaniu pojawi się klawiatura numeryczna do wpisania odpowiedzi numerycznej 5. Lista wyboru po pytaniu pojawi się lista do wyboru Uwagi wewnętrzna uwaga do pytania Domyślna odpowiedź

113 Wymuś udzielenie po zaznaczeniu opcji system będzie wymuszał odpowiedź i nie będzie możliwości ignorowania pytania Opcje odpowiedzi 113 Definicje Ankiety Szablony ankiet Zdefiniowane wcześniej pytania możemy przypisać do ankiety której możemy określić czas działania. Po dodaniu poprzez DODAJ wypełniamy Nazwę, Opis i daty ważności oraz przypisujemy konkretne pytanie zdefiniowane wcześniej.

114 114 Definicje Ankiety Ustawienia ankiet Mając wcześniej zdefiniowane pytania i ankiety należy przypisać w jakich rachunkach jakie ankiety mają się pojawiać. Po kliknięciu DODAJ na otwartym oknie ustawienia ankiet wypełniamy informacje o rodzaju ankiet w zależności od rodzaju rachunku.

115 115 Definicje Dostawy Miejscowości Dla prawidłowego działania dostaw potrzeba zdefiniować miasta i kody pocztowe. Definiujemy to poprzez wejście w miejscowości i kliknięcie DODAJ. Po wpisaniu miejscowości i kody zatwierdzamy przyciskiem OK. W przypadku gdy nie zdefiniujemy miejscowości i kodów będzie możliwość dopisywani ich podczas tworzenia zamówienia na systemie epos.pos. Wprowadzenie tych danych wcześniej ułatwi i przyspieszy jednak pracę kasjerom obsługującym system sprzedaży. Definicje Dostawy Strefy dowozu Strefy dowozu to część programu gdzie definiujemy automatycznie dodawane doliczane ceny za dowóz w zależności od adresu dostawy. Na początek należy zdefiniować strefy i w tym celu po wejściu w STREFY DOWOZU klikamy klawisz DODAJ z dolnego prawego rogu i w zakładce PODSTAWOWE definiujemy nazwę strefy, czy strefa jest aktywna, czy obsługiwane adresy poza strefami (tą opcję zaznaczamy na strefie gdzie chcemy zezwolić na dopisywanie adresów przez kasjerów, np. w przypadku gdy wiemy, że będzie tam jeszcze nowa ulica lub, że może jeszcze być. Oznaczając NIE oznaczać będzie, że nie dopuszczamy do dowozu w tej strefie poza zdefiniowanymi ulicami) oraz sposób naliczania za dowóz. Chcąc zautomatyzować naliczanie dla strefy należy cenę za dowóz w odpowiednim przedziale godzinowym zdefiniować w zakładce CENNIK. W zakładce PODSTAWOWE możemy już dodawać ulice i numery domów dla poszczególnych stref. Dodajemy ulice po kliknięciu na przycisk ZMIEN ULICE /CENY.

116 116 Definicje Dostawy Godziny dowozu Podczas dodawania cen należy określić w jakich godzinach dowożone są produkty. Dla określonej pory można zdefiniować odpowiednie ceny przypisane do konkretnych stref. Godziny dowozu dodajemy poprzez kliknięcie DODAJ i określeniu nazwy i przedziału godzin.

117 117 Catering

118 Catering 118

119 119 Konfiguracja

120 Konfiguracja Konfiguracja Użytkownicy Użytkownicy 120 Grupa Użytkownicy zawiera konfigurację użytkowników systemu e.boss. Program został tak zaprojektowany aby w sposób intuicyjny uprościć zarządzanie kontami użytkowników którzy pracują z oprogramowaniem. Główne menu podzielone zostało na 3 części. Pierwsza z nich to lista wszystkich użytkowników zdefiniowanych w oprogramowaniu. W kolumnie Użytkownik znajduje się login a w kolumnie Pełna nazwa znajdują się informację o imieniu i nazwisku użytkownika. Druga część to to uprawnienia do poszczególnych modułów aplikacji. Dostęp do poszczególnych modułów oprogramowania umożliwia nam wybór kombinacji dostępnych praw dostępu. W oprogramowaniu e.boss zastosowano cztery rodzaje praw : dostęp, dodawania. edycja, usuwania. Aby w prosty sposób można było zarządzać dostępem użytkownika do odpowiednich funkcji programu podzielono uprawnienia na kilka kategorii.

121 Uprawnienia : Podstawowe zawierają listę modułów oraz praw dostępowych programu e.boss Ustawienia POS zawierają listę modułów oraz praw dostępowych programu e.pos Formy płatności zawierają pełną listę zdefiniowanych form płatności oraz dostęp do nich Rabaty zdefiniowane zawierają pełną listę zdefiniowanych rabatów oraz dostęp do nich Magazyny zawierają listę dostępnych magazynów oraz dostęp do nich Dokumenty magazynowe zawierają listę dostępnych dokumentów magazynowych którymi między innymi będą przyjmowane \ lub wydawane produkty z magazynu. 121 Trzecia część grupy użytkownicy to pola edycyjne. W tej części wpisywać konfigurować będziemy miedzy innymi login, hasło użytkownika oraz pozostałe dane identyfikacyjne takie jak karta id. Ważnymi elementami tej części okna są opcję takie jak konto administracyjne po wybraniu którego stajemy się administratorem systemu niezależnie od ustawień dostępu, maksymalny rabat który domyślnie ustawiony pozostaje na 100% oraz opcja kierowca po wybraniu której pojawia nam się dodatkowe okno konfiguracji stawek za dowóz Konfiguracja Użytkownicy Zmiana hasła Kolejna z opcji grupy konfiguracja to zmiana hasła obecnie zalogowanego użytkownika. Aby zmienić hasło należy podać stare hasło użytkownika a następnie dwukrotnie wpisać nowe hasło i wybór zatwierdzić przyciskiem OK.

122 Konfiguracja Ustawienia Opcje programu Zakładka Ogólne: Grupa ustawienia Opcje programu to jedno z najważniejszych narzędzi w oprogramowaniu eboss Narzędzie to służy do określenia podstawowych ustawień programu. Opcje programu zostało podzielone na kolejne zakładki pogrupowane tematycznie aby w intuicyjny sposób można było odnaleźć interesujące nas opcje. 122 Godzina zamknięcia dnia i końca doby hotelowej za pomocą tego parametru określamy godzinę o której zamykany jest lokal. Np. Jeżeli lokal pracuje do godziny 4:00 w nocy, to wprowadzanie tej godziny jako godziny zamknięcia dnia spowoduje, iż cała sprzedaż która będzie odbywać się po północy aż do godziny 4:00 będzie zaliczona kalendarzowo do dnia poprzedniego (jako ciąg dalszy pracy) Rozpoczęcie hotelowej parametr określający godzinę rozpoczęcia doby hotelowej (opcja przy module hotelowym ) Pomiń drukarkę fiskalną funkcja umożliwiająca przetestowanie pracy systemu bez fiskalizacji wystawianych paragonów. Zakończ otwarte zmiany kończąc dzień określa czy moment zamknięcia dnia powinien automatycznie kończyć także niezakończone jeszcze zmiany pracowników (nie dotyczy to osoby zamykającej dzień, chyba że zamknięcie odbywa się już po ustawionej godzinie zamknięcia dnia) Podaj stan gotówki przed rozpoczęciem zmiany wymusza na operatorze wprowadzanie aktualnego stanu gotówki w szufladzie podczas rozpoczynania pracy. Funkcja ta przydatne jest w lokalach w których każdy operator odpowiada za swoją szufladę. Numer pierwszego dokumentu opcja numeracji faktur oraz korekt zależna od maski numeracji dokumentów Maksymalny numer zamówienia określa maksymalną numeracje zamówień w ciągu dnia pracy po przekroczeniu tej wartości numery zamówień będą resetowane i ponownie numerowane Maski numeracji określają sposób formatowania numerów dokumentów. Zmiana maski będzie miała wpływ wyłącznie na nowowstawione dokumenty, nie wpłynie na dokumenty historyczne. Dodatkowo istnieje możliwość wyboru numeracji rocznej lub miesięcznej

123 Zakładka POS 123 Wyloguj automatycznie po sekundach ilość sekund po jakich użytkownik zostanie automatycznie wylogowany jeżeli nie będzie wykonywał żadnych czynności na stanowisku POS Wyloguj po zamknięciu rachunku wymusza wylogowanie po zamknięciu rachunku paragonem. Wyloguj po wyjściu ze sprzedaży szybkiej wymusza wylogowanie operatora po wyjściu ze sprzedaży szybkiej Oznacz stolik jako bezczynny określa ilość minut po jakich stolik zostanie oznaczony jako wymagający podejścia kelnera ze względu na długi czas bezczynności. Widok stolików umożliwia określanie metody prezentacji stolików na ekranie POS (w formie graficznej w postaci układu sali, czy też w formie prostej listy) Elementy graficzne umożliwia włączenie lub wyłączenie dodatkowego funkcji graficznych komunikatów e.pos dla słabych sprzętowo terminali zaleca się użycie opcji Minimalne. Domyślne wyszukiwanie Umożliwia wybór domyślnego kryterium wyszukiwania klientów na ekranie POS. Każdorazowo można nadal zmieniać tryb wyszukiwania bezpośrednio na ekranie wyboru klienta Dostępność zaliczek (zamówienia specjalne) Określa w jakim trybie dostawy dozwolone jest tylko czesiowe opłacenia zamówienia za pomocą zaliczki Domyślny odbiór (zamówienia specjalne) określa domyślny podpowiadany sposób odbioru zamówienia specjalnego. Opis klienta (zamówienia specjalne) określa jakie informacje opisujące klienta są obowiązkowe przy przyjmowaniu zamówienia. Czy storno wymaga podania powodu określa konieczność podania dodatkowego powodu storna. Niezależnie od ustawienia tej opcji program zawsze zapyta o rodzaj storna. Czy rabat wymaga podania powodu określa konieczność podania dodatkowego powodu dania rabatu. Niezależnie od ustawienia tej opcji program zawsze zapyta o rodzaj rabatu. Czy anulacja wymaga podania powodu określa konieczność podania powodu anulowania paragonu. Czy kwit kasowy do sprzedaży gotówkowej ustawia tryb tworzenia kwitów kasowych dla sprzedaży gotówkowej. TAK każda sprzedaż gotówkowa generuje własny kwit kasowy, NIE wystawiany jest zbiorczy kwit kasowy na całą, dzienną sprzedaż gotówką podczas zamykania dnia. Formy niepłatne tylko dla klientów VIP w przypadku ustawienia TAK, formy niepłatne (podczas wystawienia paragonu) będą dostępne TYLKO dla klientów typu VIP. Opcja ta jest nadrzędną względem uprawnień operatorów do form płatności.

124 124 Domyślna forma płatności podpowiada wybraną formę płatności za rachunek Użyj rabatów predefiniowanych włączenie tej opcji spowoduje dopuszczenie udzielania rabatów TYLKO z wcześniej przygotowanej listy. Opóźnij okienko PŁAĆ umożliwia wprowadzenie dodatkowego opóźnienia do zamknięcia okna PŁAĆ aby sprzedawca zdążył wydać resztę widząc kwotę cały czas na ekranie. Domyślna ilość gości opcja statystyczna domyślnie ustawiana na 1 możliwa do zmiany podczas zamykania zamówienia w zależności od charakterystyki funkcjonowania lokalu Obsługa wydań potraw po zamknięciu rachunku opcja rejestracji wydawanych potraw na stolik lub\i zamówienia. Dodatki w kolumnach definicja ilości kolumn dodatków przy produktach złożonych Domyślnie pokaż standardowe przy produktach złożonych pokazuje domyśle dodatki Potwierdzaj wymiary przed dodaniem - opcja wyświetlania podsumowanie produktu złożonego przed dodaniem takiego produktu do zamówienia Zakładka BOSS Dodaj cechy Dodaj opis i zdjęcie Definicja receptury Edycja dopuszczalnych ilości sprzedaży Inwentaryzacja Dokument magazynowy Dokument transferowy Dokument zamówienia

125 Zakładka Dodatkowe 125 Metoda naliczania Stawka VAT Pokazuj zamówienie klientowi Slajdy podczas zamówienia Czas wyświetlania slajdu Efekt Fade In out Informuj o rezerwacji [min] wcześniej Stawka VAT Domyślna forma płatności dla delivery Formy niepłatne zawsze dostępne Sposób zamykania rachunku Oznacz adresy jako nie aktywne po [dniach] Domyślna miejscowość dostawy Zmiana koloru zamówienia po [min] Obowiązkowy stan kilometrów Drukuj rachunek wstępny przy podjęciu Zakładka Wydruki:

126 126 Ilość kopii FV/FV KOR określa ilość kopii faktury oraz faktury korekty przy wudruku Ilość kopii KP/KW określa ilość kopi dokumentów kasowych kasa przyjęła kasa wydała podczas przyjmowania dokumentów Ilość kopii BON określa ilość kopi bonów drukowanych na drukarkach zamówień Ilość kopii rachunku wstępnego określa ilość kopii podczas wystawiania rachunku wstępnego dla klienta. Nagłówek bonu własny tytuł dla drukowanego bonu kuchennego Drukuj domyślne ciasto pizzy określa, czy domyślna nazwa ciasta powinna być drukowana na bonie, Drukuj pizzę na początku określa, czy produkty typu pizza powinny być drukowane jako pierwsze na bonie. Grupuj identyczne pozycje określa czy przy zamówieniu kilku jednakowych produktów na zamówieniu grupować je na wydruku bonów. Automatyczny wydruk bonu Drukuj bon dla zamówienia na godzinę Drukuj dodatki płatne na rachunku wstępnym określa czy dodatkowe dodatki płatne mają być drukowane na rachunku wstępnym Rozbij dodatki produktów zwykłych Opóźnienie wątku wydruku (ms) Kolejność pozycji Ukryj PKWiU przy najwyższej stawce Zakładka KDS Ostrzegaj o przekroczeniu -

127 Zakładka Bezpieczeństwo 127 Folder dla kopii danych folder w którym mają być składowane kopie wykonywane przez aplikacje FoodSoft Zapisuj archiwuj określa czy kopia danych ma być zapisywana zawsze w nowym pliku, czy też powinna być zapisywana tylko z podziałem na dzień tygodnia - zawsze zapisane będzie dokładnie 7 plików, które będą cyklicznie nadpisywane. Automatyczna kopia danych określa czy POS powinien automatycznie wykonywać kopię danych przy otwieraniu dnia. Wymuszaj potwierdzenie daty przy starcie aplikacji określa czy podczas startu aplikacji pojawi się okno monitorujące z informacją o dacie otwarcia dnia Zakładka Urządzenia Oprogramowanie umożliwia współdziałanie z dodatkowymi urządzeniami takimi jak czytniki kart oraz wagi (zgodne z protokołem angel). Czytaj ścieżki

128 Zakładka Kolory 128 Opcja umożliwia dowolny dobór kolorów oprogramowania e.pos w najbardziej odpowiadający ergonomiczny sposób dla operatora. Zmianie kolorów podlegają zmówienia wydawane na :stolik, na wynos, na dostawę, na grupę oraz zamówienia szybkie. Dodatkowo w oprogramowaniu możliwa jest zmiana statusów zamień, statusów dostaw oraz kartoteki klientów. Konfiguracja Ustawienia Słowniki W programie możliwe jest definiowanie słowników które będą wykorzystywane w innych modułach oprogramowania. Do słowników możemy wpisać między innymi: miasta, ulice, jednostki miar, powody rabatów.

129 Konfiguracja Ustawienia Stawki VAT Opcja umożliwia podgląd wszystkich zdefiniowanych w oprogramowaniu stawek VAT ich symbol oraz właściwości. Zdefiniowane stawki możemy modyfikować. 129 Konfiguracja Ustawienia Pola definiowane Opcja umożliwia dodanie dodatkowych pól definiowalnych które określają np. dodatkowe cechy produktu. Istnieje możliwość wykonywania szczegółowych analiz na podstawie pól definiowanych. Dodatkowe pola mogą określać cechy np. klienta, produktu itp Konfiguracja Ustawienia Opisy specjalne Opcja umożliwia dodanie specjalnych produktów które sprzedawane będą w specyficzny sposób np. w opcji dowozu delivery. Poniżej przykładowa domyślna konfiguracja

130 130 Konfiguracja Parametry Lokal Umożliwia wpisanie danych kontaktowych firmy które będą drukowane na dokumentach sprzedażowych. Umożliwia również identyfikację lokalu przy instalacjach sieciowych Oprócz podstawowych danych dotyczących firmy takich jak dane teleadresowe, NIP możliwe jest wprowadzenie numeru rachunku bankowego, który będzie pojawiał się na fakturach oraz wczytanie z pliku graficznego obrazu przedstawiającego logo firmy, które będzie wykorzystywane na dokumentach firmowych lub widoczne w menu startowym oprogramowania epos. Konfiguracja Parametry Rejestr sprzedaży Parametr pozwalający na dodawanie kolejnych rejestrów sprzedaży. Osobny rejestr wiąże się z nową numeracją faktur i z nowym symbolem w ich oznaczeniu.

131 Konfiguracja Parametry Rodzaje koncesji 131 Sprzedaż alkoholu w lokalu gastronomicznym wiąże się z posiadaniem przez restauratora odpowiedniego typu koncesji. W oprogramowaniu możliwe jest definiowanie typów koncesji do których przypisujemy produkty o odpowiedniej zawartości oprocentowania. Po ich sprzedaży w prosty sposób uzyskujemy raport sprzedaży alkoholi od których należne będzie odprowadzenie podatku. Najpierw we wstążce Konfiguracja opcje Rodzaje koncesji ustawiamy rodzaj koncesji do odpowiadającej jej procentowej zawartości alkoholu a następnie przy definiowaniu produktu wybieramy odpowiedni typ koncesji. Konfiguracja Parametry Poziomy jakości klientów Określenie tych parametrów pozwala na szybkie identyfikowanie klientów w zależności od wielkości zakupów w lokalu. Klientom można określić kolor odpowiadający ich intensywności zakupów.

132 Konfiguracja Parametry Grupowanie stawek VAT Podczas wystawiania faktur VAT istnieje możliwość scalenia pozycji sprzedawanych do jednej ogólnej usługi/towaru przypisanego do konkretnej stawki VAT. W tym miejscu podajemy nazwy i symbole PKWiU pod jakimi pozycje sprzedawane mogą się wydrukować na fakturze. 132 Konfiguracja Parametry Powody storn Program pozwala na określenie powodów stornowania. Dodatkowo każde storno określa się czy wiąże się z rozchodem magazynowym czy nie. Konfiguracja Parametry Pory dnia Po ustawieniu pór dnia system pozwoli na szybsze sprawdzenie obrotów i dostaw w określonym czasie dnia.

133 Konfiguracja Parametry Czas realizacji KDS Opcja pozwalająca na określenie stanu zamówienia na ekranach kuchennych. Kolor zamówień może zmieniać się w zależności od czasu oczekiwania na przygotowanie potrawy. 133

134 134 Narzędzia

135 Narzędzia Wstążka umożliwiająca zaawansowaną konfigurację oraz obsługę oprogramowania służy również poprawie bezpieczeństwa składowanych danych. W oprogramowaniu FOODSOFT.PL zaimplementowano mechanizmy tworzenia kopii bazy danych bez znajomości skomplikowanych poleceń. Wszystkie dostępne dodatkowe narzędzia opisano poniżej 135 Narzędzia Administracja Kopia danych Oprogramowanie e.boss zaprojektowane jest tak, aby maksymalnie uprościć administrację oraz bezpieczeństwo użytkownika końcowego. Użytkownik może sam bez znajomości skomplikowanych narzędzi wykonać kopię bezpieczeństwa bazy danych poprzez wybranie wstążki Narzędzia> Kopia danych. Po wybraniu tej opcji oprogramowanie zakomunikuje czy ma być wykonana kopia bazy danych. Jeśli zostanie wybrany przycisk Tak zostanie wykonana kopia baz danych do wcześniej skonfigurowanego katalogu. Po prawidłowym wykonaniu operacji pojawi się komunikat. W przypadku rezygnacji z kopii program przejdzie do ostatniego aktywnego okna. Narzędzia Administracja Wymiana danych Opcja konfiguracyjna do wymiany danych między lokalami lub panelem WWW. Szerszy opis tej funkcji znajdować się będzie w instrukcji dla Dystrybutorów oraz w instrukcji konfiguracji trybu Offline.

136 Narzędzia Pulpit Skróty Opcja umożliwia w prosty sposób umieszczenie najbardziej używanych funkcji programu na pulpicie oprogramowania. Po wciśnięciu funkcji pojawi się nam drzewko skrótów, z którego należy wybrać interesującą nas funkcję i przeciągnąć na puste miejsce na pulpicie oprogramowania. 136 Tą samą funkcjonalność otrzymamy klikając prawym przyciskiem myszy na puste pole panelu oprogramowania i wybierzemy opcję Utwórz skrót W celu usunięcia niechcianego skrótu z pulpitu klikamy prawym przyciskiem myszy na interesujący nas skrót i wybieramy opcję Usuń skrót W ten sposób możemy utworzyć w sposób jasny i przejrzysty interesujące skróty, aby przyśpieszyć wyszukiwanie interesujących nas opcji.

137 Narzędzia Pulpit Skóra Opcja umożliwia kolorystyczną zmianę wszystkich elementów oprogramowania e.pos. BOSS z pośród wielu domyślnie zaimplementowanych rodzajów szablonów kolorów. Narzędzia Pulpit Język 137 Opcja umożliwiać będzie zmianę domyślnego języka oprogramowania. W chwili obecnej dostępny domyślne ustawienie to wybój języka polskiego. Narzędzia Różne Zmiana stawek VAT Funkcja umożliwia seryjną zmianę zdefiniowanych stawek VAT w systemie bez konieczności wzywania serwisu. W tej funkcji wyświetlone zostaną wszystkie stawki VAT zdefiniowane w systemie Aby zmienić stawkę VAT na produktach należy w lewej strony wybrać stawkę do zmiany a z prawej nowo obowiązującą. Po wybraniu przycisku OK. Stawki VAT zostaną zmienione automatycznie na wszystkich wybranych produktach.

138 Narzędzia Różne Licencja Boss Aby sprawdzić \ zmienić kod licencyjny w oprogramowaniu eboss należy uruchomić program eboss zalogować się na użytkownika z uprawnieniami administratora a następnie przejść do Wstążki Narzędzia a następnie wybrać opcję Licencja Boss 138 Pojawi się okno informacji licencyjnej gdzie w zakładce Klucze licencyjne będziemy mieli między innymi informację o kodzie instalacji. Do firmy FOODSOFT.PL należy przesłać kod instalacyjny znajdujący się w polu Kod instalacyjny. W mailu zwrotnym otrzymamy kod licencyjny, który należy wpisać w wyznaczonym miejscu a następnie wybrać przycisk Rejestruj. Konieczne będzie jeszcze zrestartowanie aplikacji, aby zmiany mogły być zastosowane. Narzędzia Różne Połączenia za bazą danych Ustawienie służy do sprawdzenia ewentualnie zmienienia silnika baz danych. Opcja przydatna również w momencie, kiedy ze względów bezpieczeństwa został zmieniony domyślny użytkownik oraz hasło do serwera baz danych MS SQL

139 Narzędzia Różne Narzędzia serwisowe 139 Opcja konfiguracyjna do specyficznej interwencji pracowników firmy FOODSOFT.PL Szerszy opis tej funkcjonalności wraz z hasłami dostępowymi znajdować się będzie w instrukcji dla Dystrybutorów oraz partnerów firmy FOODSOFT. Nieautoryzowane użycie tej funkcji może spowodować uszkodzenie danych a co za tym idzie dodatkowe koszty związane z naprawą bazy danych Narzędzia Różne Narzędzia serwisowe Funkcja umożliwia przywrócenie domyślnych widoków kolumn w oprogramowaniu. Po wybraniu tej funkcji pojawi nam się okno z zapytaniem czy aby na pewno chcemy przywrócić ustawienia fabryczne programu. Po wybraniu opcji TAK domyślne widoki zostaną ustawione.