Rektor Uniwersytetu Rzeszowskiego. prof. dr hab. Stanisław Uliasz

Transkrypt

1 PROCEDURA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W UNIWERSYTECIE RZESZOWSKIM zwana dalej procedurą Procedura udzielania zamówień publicznych określa wewnętrzne zasady planowania i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Rzeszowski na dostawy, usługi i roboty budowlane. Postępowania o zamówienia publiczne w Uniwersytecie Rzeszowskim, zwanym dalej UR są prowadzone w oparciu o obowiązujące akty prawne: ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U r., nr 113, poz. 759 z p.z.) zwaną dalej Pzp wraz z aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie (rozporządzenia), ustawę o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. (Dz. U. z 2005 r., nr 249, poz z p.z.). ustawę z dnia 19 sierpnia 2011 r. o zmianie ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 r. (Dz. U. z dnia 18 maja 1964 r.) kodeks cywilny inne, nie mające wpływu na zapisy niniejszej procedury, ale regulujące wiele czynności w odpowiednich postępowaniach o zamówienia publiczne (ustawa o cenach, ustawa Prawo budowlane i inne) Załącznikami do niniejszej procedury są: 1. Regulamin udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Rzeszowskim. 2. Regulamin powoływania członków komisji przetargowej w UR oraz trybu jej pracy. 3. Regulamin udzielania zamówień, których wartość roczna nie przekracza wyrażonej w polskich złotych równowartości kwoty euro netto (bez podatku VAT). 4. Wniosek o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne. 5. Druk Zapytanie ofertowe. 6. Druk Protokół z wyboru wykonawcy. Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych 1. Naruszenie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych rodzi odpowiedzialność przewidzianą przepisami ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. Nr 14, poz. 114 z dnia 25 stycznia 2005r. z późniejszymi zmianami). 2. Osoby winne naruszenia dyscypliny finansów publicznych w tym osoby wykonujące czynności w postępowaniach o zamówienie publiczne na podstawie upoważnienia Rektora UR - ponoszą odpowiedzialność zarówno w przypadku świadomego działania, jak i z winy nieumyślnej. Za przestrzeganie Procedury oraz zapoznanie z jej postanowieniami pracowników są odpowiedzialni kierownicy jednostek organizacyjnych UR. Rektor Uniwersytetu Rzeszowskiego prof. dr hab. Stanisław Uliasz

2 . ZAŁĄCZNIK NR 1 do Procedury udzielania zamówień publicznych w UR Regulamin udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Rzeszowskim Rozdział I PRZEPISY OGÓLNE 1 1. Podmiotem zamawiającym w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych jest Uniwersytet Rzeszowski w Rzeszowie, reprezentowany przez Rektora UR. 2. Posiadane środki, zgodnie z ustawą o finansach publicznych, wydatkowane są w sposób oszczędny i celowy, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów. 3. Wszystkie środki, wpływające na konto Uniwersytetu Rzeszowskiego stają się środkami publicznymi 2 1. Przepisy niniejszego regulaminu stosuje się do zamówień publicznych, zwanych dalej zamówieniami, udzielanych przez jednostki organizacyjne UR, na dostawy, usługi i roboty budowlane, które w całości lub części są finansowane ze środków ujętych w aktualnie obowiązującym w jednostce planie rzeczowo-finansowym: a) środków na bieżącą działalność jednostki, b) środków inwestycyjnych wydzielonych z funduszu zasadniczego, c) środków remontowych wydzielonych z dotacji dydaktycznej, d) środków remontowych wydzielonych z funduszu pomocy materialnej dla studentów, e) środków na granty aparaturowe i projekty badawcze, f) środków pomocy lub współpracy międzynarodowej nie podlegających zwrotowi, g) innych środków finansowych otrzymanych lub pozyskanych przez jednostkę, o których mowa w ustawie o finansach publicznych, h) zewnętrznych środków pomocowych (np. środki pozyskane z Unii Europejskiej). 2. Dysponenci środków finansowych ponoszą odpowiedzialność za gospodarowanie przydzielonymi im w planie finansowym UR środkami publicznymi, zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych i ustawy o finansach publicznych. 3. Wnioskodawcą zamówienia jest kierownik jednostki organizacyjnej UR. 4. Wniosek o uruchomienie postępowania o zamówienie, winien być podpisany przez jednego z

3 n/w dysponentów środków finansowych tj.: a) Prorektorów UR b) Kanclerza UR, c) Dziekana Wydziału, d) Kierownika jednostki międzywydziałowej, e) Kierownika jednostki pozawydziałowej, f) Dyrektora Biblioteki Głównej, g) Dyrektora Wydawnictwa, h) osoby, którym Rektor UR udzieli pełnomocnictw stałych lub okresowych. 5. Wniosek o uruchomienie postępowania o zamówienie musi zostać podpisany przez:: a) Kwestor UR i Dział nauki, które potwierdzą posiadanie środków finansowych b) W przypadku zakupu aparatury i sprzętu Specjalistę ds. Aparatury, który potwierdzi zgodność źródła finansowania. 6. Sporządzony wniosek winien być zatwierdzony do realizacji przez Rektora UR. 7. Za organizację, wdrożenie i nadzór nad prawidłowym stosowaniem w Uczelni przepisów dotyczących zamówień odpowiada Rektor UR. Rektor UR w szczególności: a) występuje w imieniu Uczelni do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej oraz innych instytucji w sprawach dotyczących zamówień, b) powołuje komisje przetargowe, c) zatwierdza dokumenty związane z postępowaniami, d) podpisuje umowy związane z postępowaniami o zamówienie. 8. Rektor może upoważnić pisemnie inne osoby do wykonywania w jego imieniu czynności ujętych w punkcie Postępowanie o udzielenie zamówienia kończy się prawomocnym ogłoszeniem o wyborze najkorzystniejszej oferty, po czym następuje podpisanie umowy z wybranym wykonawcą. 10. Zamówienia, wynikające z umów lub projektów finansowanych z udziałem środków przyznanych z funduszy Unii Europejskiej są traktowane odrębnie, zgodnie z postanowieniami umów lub wytycznymi instytucji pośredniczącej. 11. Nie można, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp, dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości.

4 Rozdział II DZIAŁ ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH zwany dalej DZP 1. DZP realizuje wszystkie postępowania o udzielenie zamówienia w zakresie: a) przyjęcia wniosku o przeprowadzenie zamówienia publicznego, 3 b) kierownik DZP lub jego zastępca podejmują decyzję w sprawie zastosowania odpowiedniego trybu w zgłoszonym postępowaniu (nie dotyczy zamówień finansowanych ze środków UE w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego PO KL), c) przedstawienia składu komisji przetargowej i jego zatwierdzenia przez Rektora UR w przypadkach określonych przepisami ustawy Pzp oraz przepisami niniejszej procedury. d) opracowania we współpracy z wnioskodawcą Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia i przekazanie jej do zatwierdzenia przez Rektora UR lub osobie upoważnionej, e) publikowania ogłoszeń wymaganych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych w Dzienniku Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, Biuletynie Zamówień Publicznych, na tablicy ogłoszeń w bud. A1 UR, na stronie www UR, f) przygotowania dokumentacji przetargowej, g) postępowania, do których nie powołuje się Komisji Przetargowej, prowadzi od jego wszczęcia do podpisania umowy na realizację przedmiotu zamówienia wyznaczony pracownik DZP przy współudziale reprezentanta wnioskodawcy, 2. DZP prowadzi zamówienia dla wszystkich jednostek organizacyjnych na podstawie zgłoszonych planów i składanych wniosków. 3. Na podstawie planów cząstkowych zgłoszonych przez jednostki organizacyjne UR, DZP opracowuje zbiorczy roczny plan zamówień UR, obowiązujący w danym roku. a) Jednostki organizacyjne UR zobowiązane są do złożenia planów zamówień na następny rok najpóźniej do dnia 15 grudnia roku poprzedniego. b) DZP sporządza zbiorczy plan zamówień najpóźniej do 31 grudnia. c) Dopuszcza się sporządzanie korekty planu zbiorczego, nie częściej niż raz na dwa miesiące, na wniosek jednostki organizacyjnej, który zawiera nową pozycję planu (co do rodzaju lub ilości) niemożliwą do przewidzenia w trakcie sporządzania rocznego planu jednostki. 4. W zakresie informacyjnym DZP jest zobowiązany do: a) prowadzenia korespondencji z Urzędem Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, Urzędem Zamówień Publicznych i innymi instytucjami, w tym przesyłania ogłoszeń do w/w Urzędów, wnioskowania o wydanie decyzji administracyjnych, przesyłania sprawozdań, b) ścisłej współpracy z instytucjami, kontrolującymi prawidłowość udzielania zamówień w UR

5 c) przekazywania na strony www UR informacji, zawierających ogłoszenia o wszczętych postępowaniach i ich rozstrzygnięciach, d) sporządzanie rocznych sprawozdań, zawierających informacje o prowadzonych postępowaniach, e) informowanie na stronie www UR o zmianach w przepisach istotnych dla wnioskodawców. 5. Postępowanie o zamówienie realizuje DZP na zlecenie jednostki organizacyjnej UR samodzielnie lub poprzez powołaną komisję. 6. Ogłoszenia o wszczętych postępowaniach i ich rozstrzygnięciach winny być publikowane: a) na tablicy ogłoszeń UR b) na stronie www UR 7. W DZP prowadzony jest centralny rejestr zamówień publicznych UR. 8. Udział DZP w postępowaniu o zamówienie kończy się z chwilą podpisania umowy z wybranym wykonawcą. Rozdział III DYSPONENT ŚRODKÓW FINANSOWYCH 2 ust.2 1. Uprawnienia dysponenta środków : 4 a) zgłoszenie postępowania do DZP poprzez złożenie zatwierdzonego przez Rektora wniosku o uruchomienie postępowania b) zgłoszenie członków do komisji przetargowej, reprezentujących dysponenta, o ile zachodzi potrzeba powoływania takiej komisji, c) określenie we wniosku warunków udziału w postępowaniu wymaganych od wykonawcy, dotyczących zarówno wykonawcy jak i przedmiotu zamówienia, d) określanie we wniosku rodzaju dokumentów, jakich należy żądać od Wykonawcy dla spełnienia w/w warunków jego udziału w postępowaniu, e) dokładne określanie kryteriów oceny ofert innych niż cena z podaniem ich znaczenia (%) nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a jedynie przedmiotu zamówienia nie dotyczy usług o charakterze niepriorytetowym. 2. Obowiązki dysponenta środków wnioskodawcy o przeprowadzenie postępowania o zamówienie: a) określenie źródła finansowania zamówienia, b) staranne opisywanie przedmiotu zamówienia zgodnie z art.29, 30, 31 ustawy Pzp, c) staranne szacowanie wartości zamówienia zgodnie a art.32, 33, 34, 35 ustawy Pzp. wraz z dołączeniem do wniosku dokumentów, potwierdzających tą czynność d) poprzez zgłoszonych we wniosku swoich przedstawicieli w komisji lub poza nią rozstrzyganie o zgodności przedmiotu zamówienia w złożonej przez wykonawcę ofercie ze złożonym przez siebie wnioskiem,

6 e) przy sporządzaniu wniosku o zamówienie publiczne należy korzystać z ustawy Pzp oraz słownika CPV, zamieszczonych na stronie zakładka przetargi, f) nadzór nad realizacją zamówienia od podpisania umowy z wybranym wykonawcą do przekazania opisanych dokumentów księgowych do kwestury UR. Rozdział IV 5 KOMISJA PRZETARGOWA 1. Komisja przetargowa jest powoływana przez Rektora UR obligatoryjnie w przypadkach przewidzianych w ustawie Pzp. 2. Dysponent środków finansowych proponuje kandydata(ów) na członka(ów) komisji przetargowej, reprezentującego(ych) daną jednostkę. 3. Komisja działa w oparciu o regulamin, stanowiący załącznik nr 2 do procedury. 4. Komisja uczestniczy w całym postępowaniu (od terminu jej powołania zarządzeniem Rektora UR do dnia podpisania umowy z wybranym wykonawcą), a jej skład nie może ulec zmianie w jego trakcie, w szczególności po otwarciu ofert, za wyjątkiem sytuacji przewidzianych w ustawie Pzp. Rozdział V PRZEPISY KOŃCOWE Za przestrzeganie i realizację powyższych zasad regulaminu udzielania zamówień publicznych odpowiedzialni są: dysponenci środków finansowych ( 2 ust. 2) oraz kierownicy jednostek organizacyjnych UR w zakresie spraw pozostających w ich kompetencjach. 6 Rektor Uniwersytetu Rzeszowskiego prof. dr hab. Stanisław Uliasz

7 . ZAŁĄCZNIK NR 2 do Procedury udzielania zamówień publicznych w UR Regulamin powoływania członków komisji przetargowej w UR oraz trybu jej pracy 1 1. Niniejszy regulamin obligatoryjnie stosuje się do powoływania i trybu pracy komisji przetargowych. 2. Komisja przetargowa może mieć charakter stały lub doraźny tzn. być powołana do przygotowania i przeprowadzenia określonego postępowania Członkami komisji mogą być wyłącznie pracownicy Uniwersytetu Rzeszowskiego. Inne osoby mogą uczestniczyć w pracach komisji jedynie w charakterze biegłych. 2. Członków komisji przetargowych powołuje i odwołuje Rektor UR. 3. Komisja przetargowa kończy swoje działania po podpisaniu umowy z wybranym oferentem lub unieważnieniu postępowania. 4. Komisja działa w oparciu o obowiązujące przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, procedury wprowadzonej zarządzeniem Rektora UR dotyczącej zasad prowadzenia postępowań o zamówienia publiczne w Uniwersytecie Rzeszowskim i niniejszego regulaminu. Pracami komisji kieruje przewodniczący, do którego zadań należą w szczególności: 1. Przestrzeganie zasad obowiązujących w niniejszym zarządzeniu Odebranie oświadczeń członków komisji o zaistnieniu lub braku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy Pzp. 3. Podział prac pomiędzy członków komisji i nadzorowanie ich wykonania. 4. Występowanie z wnioskami o powołanie biegłych. 5. Informowanie Rektora UR o problemach związanych z pracami Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

8 6. Przedłożenie do zatwierdzenia Rektorowi UR lub osobie upoważnionej dokumentów związanych z prowadzonym postępowaniem, jeżeli ich zatwierdzenie wymagane jest przez obowiązujące przepisy prawne lub ze względu na charakter dokumentu. Do zadań komisji przetargowej należy: 1. Potwierdzenie prawidłowości wyboru trybu zamówienia publicznego wraz z uzasadnieniem Przygotowanie projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) lub treści zaproszenia. 3. Przygotowanie stosownych ogłoszeń i przekazanie ich do publikacji (UOPWE, BZP, internet, tablice ogłoszeń) po zatwierdzeniu przez Rektora lub osobę upoważnioną. 4. Udzielanie wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszenia. 5. Przygotowanie projektów dokumentów do właściwych organów celem wydania decyzji wymaganych ustawą. 6. Dokonanie oceny spełnienia warunków wymaganych od wykonawców, biorących udział w postępowaniu. 7. Ocena ofert wg przyjętych kryteriów oceny ofert.. 8. Przedstawianie do zatwierdzenia Rektorowi lub osobie upoważnionej wniosków o wykluczenie wykonawców z postępowania, odrzucenie ofert lub unieważnienie postępowania. 1. Przed otwarciem ofert przewodniczący komisji podaje kwotę w PLN jaką zamawiający (UR) zamierza przeznaczyć na realizację przedmiotu zamówienia Otwarcie ofert jest jawne i dokonywane w miejscu i terminie przewidzianym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia i ogłoszeniu. 3. Członek komisji dokonuje komisyjnej kontroli nienaruszalności kopert z ofertami, ich otwarcia i odczytania następujących informacji zawartych w ofertach: a) nazwa i adres oferenta, b) cenę, termin wykonania zamówienia, okres gwarancji i warunki płatności zawarte w ofercie 6 1. Komisja dokonując oceny złożonych ofert decyduje w szczególności o: a) poprawieniu oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w ofercie zgodnie z art. 87 ust.2 ustawy Pzp, b) ocenie spełnienia warunków wymaganych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz w ustawie Pzp, c) ocenie przedmiotowego spełniania wymagań oferty zgodnie z wnioskiem,

9 d) ocenie złożonych ofert w oparciu o kryteria oceny ofert. 3. Rektor UR może na wniosek przewodniczącego komisji przetargowej, powołać biegłego w celu zasięgnięcia opinii o charakterze specjalnym. Biegły przedstawia opinię na piśmie, a na żądanie komisji bierze udział w jej pracach z głosem doradczym. W przypadku udziału biegłego w pracach komisji przetargowej sekretarz odnotowuje jego nazwisko w protokole postępowania. 4. Protokół dokumentujący całość postępowania sporządzony przez sekretarza komisji zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, podlega zatwierdzeniu przez Rektora UR lub osobę upoważnioną. 5. Dokumentację postępowania prowadzi sekretarz komisji lub w jego zastępstwie inny pracownik DZP, będący członkiem komisji przetargowej. 7 Członkowie komisji muszą działać zgodnie z niniejszym regulaminem, ustawą Pzp i związanymi z nią rozporządzeniami. 8 Do spraw nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się w przepisy ustawy Pzp oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie. Rektor Uniwersytetu Rzeszowskiego prof. dr hab. Stanisław Uliasz

10 . ZAŁĄCZNIK NR 3 do Procedury udzielania zamówień publicznych w UR Regulamin udzielania zamówień publicznych poniżej równowartości w złotych kwoty euro netto (bez podatku VAT) wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy na podst. art. 4 pkt 8 Prawo zamówień publicznych 1 Przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość szacunkowa roczna nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro netto (bez podatku VAT), według kursu wynikającego z Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. Wartość szacunkowa dostaw lub usług jest sumą wartości szacunkowych wszystkich dostaw lub usług rodzajowo tożsamych, możliwych do zrealizowania przez jednego wykonawcę planowanych do realizacji w danym roku kalendarzowym przez wszystkie jednostki organizacyjne UR łącznie. 2 Wyboru wykonawcy zamówienia dokonuje się tak, aby wydatek był poniesiony z uwzględnieniem gospodarnego, celowego i oszczędnego działania, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, a także w sposób umożliwiający terminową realizację przyjętych zadań oraz w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 3 Przed zleceniem realizacji zamówienia każda jednostka organizacyjna UR jest zobowiązana złożyć do Działu Zamówień Publicznych wniosek o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne zgodnie z załącznikiem nr 4.1 do procedury, z wyłączeniem przypadków wskazanych w 4 niniejszego regulaminu. 4 Nie jest wymagane składanie wniosków o uruchomienie postępowania o zamówienie publiczne do Działu Zamówień Publicznych dla zamówień: 1) o wartości nieprzekraczającej, wyrażonej w złotych, równowartości kwoty euro netto (bez podatku VAT) w zakresie: awarii sprzętu i aparatury uniemożliwiających ich dalszą eksploatację i wymagających natychmiastowego zlecenia, usług realizowanych przez własne jednostki organizacyjne UR (np. transport własny, poligrafia, wydawnictwo), najmu i dzierżawy nieruchomości, 2) o szacunkowej wartości rocznej nieprzekraczającej kwoty złotych brutto dla: zamówień okolicznościowych (np. kwiaty, artykuły spożywcze poczęstunek na uroczyste spotkania), ogłoszeń w prasie, usług kserowania i bindowania, usług fotograficznych, zakupów książek, opłat konferencyjnych, usług edukacyjnych i szkoleniowych, usług sportowych i rekreacyjnych, zakupów biletów komunikacji krajowej i międzynarodowej, przeglądów i serwisowania samochodów służbowych, innych niemożliwych do przewidzenia drobnych dostaw i usług,

11 5 Dla zamówień, których wartość szacunkowa roczna nie przekracza kwoty złotych brutto, jednostka zamawiająca udziela zamówienia po rozeznaniu rynku, poprzez porównanie cenników, katalogów, ofert internetowych, zapytań, prowadzenie negocjacji. 6 W przypadku zamówień, dla których wartość mieści się w przedziale kwotowym od złotych brutto do równowartości w złotych kwoty euro netto (bez podatku VAT), wybór wykonawcy zamówienia winien być poprzedzony zapytaniem ofertowym skierowanym do co najmniej 3 wykonawców. Formularz zapytania ofertowego, który należy wykorzystać do przeprowadzenia procedury stanowi załącznik nr 5 do Procedury. 7 Wybór wykonawcy zamówienia w drodze zapytania ofertowego należy przeprowadzić z uwzględnieniem zasad: uczciwej konkurencji, równego traktowania, bezstronności i obiektywizmu. Treść zapytania ofertowego (identyczna dla każdego zaproszonego wykonawcy) powinna zawierać: opis przedmiotu zamówienia i istotne warunki jego realizacji oraz termin przewidziany na składanie ofert. Zapytanie ofertowe można skierować do wykonawców w formie pisemnej, faksem, em lub zamieścić na stronie internetowej UR w zakładce przetargi - zapytania ofertowe. 8 Z czynności wyboru wykonawcy w procedurze zapytania ofertowego należy sporządzić protokół, zawierający porównanie ofert i uzasadnienie wyboru oferty uznanej za najkorzystniejszą. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 6 do Procedury. Protokół zatwierdza kierownik jednostki zamawiającej, a w przypadku wydatków ponoszonych w ramach projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z UE kierownik projektu. 9 Obowiązek przeprowadzenia procedury zapytania ofertowego nie dotyczy: 1) zamówienia, które może być wykonane tylko przez jednego wykonawcę ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, z przyczyn obiektywnych i gospodarczo uzasadnionych (np. ochrona praw wyłącznych, monopol, niezwłoczne usuniecie awarii, zamówienie może być zrealizowane w wyniku negocjacji na szczególnie korzystnych warunkach, a wykonawca nie jest zainteresowany złożeniem oferty), 2) usług w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych, które spełniają warunki art.4 pkt 3e ustawy Pzp. Dla udzielenia powyższych zamówień należy zachować zasady wskazane w 2 niniejszego regulaminu oraz sporządzić protokół (załącznik nr 6), zawierający uzasadnienie udzielenia zamówienia wskazanemu wykonawcy. 10 Dla zamówień, których szacunkowa roczna wartość przekracza kwotę złotych brutto, należy zawrzeć pisemną umowę z wybranym wykonawcą. Umowę podpisuje Rektor UR lub osoba przez niego upoważniona. 11 Umowę sporządza jednostka zamawiająca w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz umowy (parafowany przez radcę prawnego UR) po podpisaniu przez obie strony jednostka zamawiająca przechowuje w aktach sprawy, drugi przekazuje wykonawcy zamówienia. 12 Zawarcie pisemnej umowy bez względu na kwotę jest zalecane zawsze, gdy wynika to z okoliczności danego zamówienia, w celu zabezpieczenia interesów UR.

12 13 Forma pisemnej umowy obowiązuje dla zamówień, których przedmiotem jest wykonanie usług na podstawie umowy zlecenia i umowy o dzieło oraz wykonanie robót budowlanych, bez względu na kwotę. Umowę na wykonanie robót budowlanych sporządza Dział Inwestycji i Remontów. 14 Dokumenty z przeprowadzonych czynności wyboru wykonawcy zamówienia jednostka organizacyjna przechowuje przez okres 4 lat od daty jego udzielenia. 15 Dział Zamówień Publicznych ma prawo do przeprowadzania wyrywkowej kontroli zamówień udzielanych przez jednostki organizacyjne w drodze zapytania ofertowego. Na wniosek kierownika Działu Zamówień Publicznych jednostka organizacyjna zobowiązana jest przedstawić dokumenty z przeprowadzonych procedur. Stwierdzone rażące naruszenia i zaniedbania w tym zakresie będą przekazywane do wiadomości Rektora UR. 16 Realizacja zamówień odbywa się w ramach jednostki zamawiającej (z wyłączeniem robót budowlanych i usług na wykonanie prac projektowych dotyczących robót budowlanych). 17 W przypadku wystąpienia odstępstw zapisów niniejszego regulaminu od Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach programów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej należy stosować przepisy odpowiednich Wytycznych. Rektor Uniwersytetu Rzeszowskiego Prof. dr hab. Stanisław Uliasz