Poznawanie Graffiti Poznawanie Graffiti

Transkrypt

1 Poznawanie Graffiti Poznawanie Graffiti Spis treści podręcznik użytkownika

2 SYSTEM GRAFFITI JEST CHRONIONY PRAWEM AUTORSKIM, POSTANOWIENIAMI UMÓW MIĘDZYNARODOWYCH ORAZ INNYM USTAWODAWSTWEM I UMOWAMI MIĘDZYNARODOWYMI O OCHRONIE PRAW WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ. NINIEJSZA DOKUMENTACJA JEST CHRONIONA PRAWEM AUTORSKIM, POSTANOWIENIAMI UMÓW MIĘDZYNARODOWYCH ORAZ INNYM USTAWODAWSTWEM I UMOWAMI MIĘDZYNARODOWYMI O OCHRONIE PRAW WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ. COPYRIGHT (C) 2004 PC GUARD SA

3 3 Informacje zawarte w niniejszym podręczniku dotyczą Zintegrowanego Systemu Wspomagającego Zarządzanie Graffiti. System Graffiti dystrybuowany jest w dwóch wersjach: Graffiti Platinum oraz Graffiti.lite. Graffiti Platinum jest wersją Systemu, która daje dostęp do zestawu funkcjonalności umożliwiającego zamknięcie pętli ERP (wg specyfikacji MRP). Graffiti w wersji Platinum jest odnośnikiem wyznaczania zakresu funkcjonalnego systemu Graffiti, ponieważ zawiera komplet dostępnych w nim narzędzi. Graffiti.lite jest wersją pozbawioną niektórych rozbudowanych narzędzi, jak np. planowania i kontrolingu czy obsługi wielooddziałowości. Z punktu widzenia specyfikacji MRP, Graffiti.lite spełnia wymogi stawiane systemom MRP i zamyka pętlę MRPII. Jednocześnie, w odróżnieniu od Graffiti Platinum, Graffiti.lite nie posiada niektórych mechanizmów zamykających pętlę ERP. Dzięki temu jest rozwiązaniem tańszym, które nie ustępuje jednak Graffiti w wersji Platinum ani poziomem integracji składników, ani zaawansowaniem technologicznym. Opisu specyfikacji MRP i jej realizacji w systemie Graffiti należy szukać w serwisie internetowym PC Guard SA pod adresem Opisy funkcjonalności zawarte w podręczniku odnoszą się zarówno do Graffiti Platinum jak i Graffiti.lite. Przy opisie funkcjonalności dostępnych wyłącznie w wersji Platinum umieszczana jest ikona zamknięcia pętli ERP (widoczna obok).

4 Część 1 Poznawanie Graffiti Katalog indeksów materiałów i towarów Cenniki, polityka rabatowa i akcje promocyjne Kartoteka kontrahentów Unie kontrahenckie Sprzedaż (moduł SML) Magazyn (moduł SML) Logistyka (moduł SML) CRM (moduł SML) CRM Graffiti widoki, formularze, wątki Terminarz CRM-a Zakupy (moduł SML) Księgowość (moduł Ekonom) Plan kont (Definicje) Makra księgowe (Definicje > Makro-konta) Słowniki kont i Widoki dynamiczne generowanie kont księgowych (Definicje > Makro-konta) Rodzaje dokumentów ręcznych (Definicje) Szablony dekretacji (Definicje) Księgowanie równoległe Związki parametrów i kont Matryce dekretów (Definicje) Formuły kontroli księgowań (Definicje) Matryce analiz ekonomicznych (Definicje) Księgowanie Rozrachunki pulpit rozrachunkowy

5 5 Kadry (moduł Wypłata) Umowy pracownicze wprowadzanie i drukowanie Ewidencja czasu pracy Płace (moduł Wypłata) Składniki płacowe (Wzorce) Wzorce list płac (Wzorce) Wzorce PIT (Wzorce) Deklaracje formularzy ZUS (Wzorce) Definicja kartotek (Wzorce) Generowanie list płac, deklaracji PIT i ZUS i.in Produkcja (moduł Fabryka) Technologia produktu Plany produkcji Zlecenia i analizy Produkcji Część 2 Planowanie i Controlling Graffiti Planowanie (moduł Fabryka) Budowanie długoterminowego planu sprzedaży Naliczanie długoterminowego planu sprzedaży Długoterminowy plan produkcji Krótkoterminowy plan produkcji Controlling (moduł Fabryka) Konfiguracja dla analiz Technicznego kosztu wytworzenia Klucze podziałowe Analiza kosztów wytwarzania Zestawienia Tkw

6 Część 3 Administracja Systemu Dodawanie firm i ich konfiguracja Użytkownicy Systemu i uprawnienia Definiowanie funkcji Systemu Definiowanie Słowników Systemu Konfiguracja Systemu Terminarz wywołań automatycznych Podstawy administrowania Graffiti Monitoring Narzędzia Import i eksport danych Import i eksport szablony i konwersja danych Przeprowadzanie importu i eksportu

7 Część 1 Poznawanie Graffiti

8 Graffiti jest rozbudowanym systemem. Oznacza to między innymi, że opisanie wszystkich albo choćby większości sytuacji, które mogą w nim wystąpić jest praktycznie niemożliwe. W ogólności zależą one bowiem od przyjętych w przedsiębiorstwie procedur obiegu informacji, które wyrażają się wieloma szczegółowymi ustawieniami. Dopiero ich kombinacja wyznacza zachowanie Systemu podczas rejestracji konkretnych zdarzeń. Administracja Systemu Administracja Systemu zawiera opcje wyznaczające zachowanie Graffiti w wielu szczegółowych sytuacjach. Z punktu widzenia konstrukcji Systemu, tam zaczyna się wszelka praca: dopisywanie użytkowników i określanie ich uprawnień, przydzielanie im słowników systemowych i rejestrów (sprzedaży, ofert, kontaktów i.in. nieprzydzielone są niewidoczne dla użytkownika), konfiguracja modułów i systemu wymiany danych z oprogramowaniem zewnętrznym (import i eksport) itd. Znajomość Administracji jest niezbędna do pełnego zrozumienia działania Graffiti szczegółowy opis znajduje się w 2 części podręcznika. Na początek jednak lepiej jest zapoznać się z podstawowymi funkcjonalnościami Systemu, co z kolei pomoże w lepszym zrozumieniu Administracji. Poznawanie Graffiti Niniejsza publikacja nie ma na celu opisania wszystkich ewentualnych modeli zachowania Graffiti. To byłoby po prostu niemożliwe. W miejsce tego proponuje systematyczny przegląd funkcjonalności, które mają fundamentalne znaczenie dla wspomaganych pracą Systemu obszarów przedsiębiorstwa.

9 9 Dostęp do wszystkich funkcjonalności zapewniany jest przez menu, a tylko niektóre z nich są również osiągalne przez ikony. To, jakie opcje są aktualnie wyświetlane, dostosowywane jest do uprawnień użytkownika Graffiti C D E F A Menu główne Graffiti. B Menu Moduły rozwija się dając dostęp do kolejnych podmenu. C Administracja Systemu dostępna jest bezpośrednio z menu głównego. D Opcja Zmiana firmy pozwala przełączać się pomiędzy różnymi firmami i użytkownikami zdefiniowanymi w Graffiti. E Zmiana roku dla danych. F Informacje o aktywnej wersji Graffiti i danych kontaktowych PC Guard SA. B A 1 Katalog indeksów towarów i materiałów. 2 Cenniki, polityka rabatowa, promocje. 3 Kartoteka kontrahentów. 4 Magazyn (kartoteka dokumentów magazynowych). 5 Sprzedaż (fakturowanie). 6 Kartoteka dokumentów zakupu. 7 Prowadzenie kas i Raporty kasowe. 8 Ewidencja wyciągów bankowych Ofertowanie. 10 Ewidencja kontaktów. 11 Ewidencja zamówień klienckich. 12 Ewidencja zamówień od dostawców. 13 Administracja Systemu. 14 Jeżeli Graffiti zostało skonfigurowane do pracy wielooddziałowej, obok ikon wyświetlana jest informacja o tym, czy przeglądane dane związane są z centralą (zielona ikona z literą C) czy oddziałem (czerwona ikona z numerem oddziału). Przełączanie pomiędzy danymi centrali i oddziałów następuje automatycznie na podstawie konfiguracji Systemu. 1. Poznawanie Graffiti

10 Wywołanie Katalogu indeksów: Moduły > Kartoteki główne > Katalogi (CTRL + K). A Klasyfikacja indeksu, określana podczas jego wprowadzania, może stać się filtrem dla przeglądania list. Możliwe jest też dodatkowe filtrowanie wg wprowadzonego fragmentu indeksu lub maski. Maska jest schematem budowy indeksu. B Możliwe jest określenie wielu masek. Są one wykorzystane do uściślenia listy wyświetlanych indeksów. C Słowniki Gospodarki Magazynowej. D Cennik dla indeksu. E Statystyka dla indeksu związane z nim oferty i zamówienia klienta, zamówienia dostaw, faktury, dokumenty magazynowe i rabaty. F Sortowanie listy określane jest przez wybór zakładki. Ten system występuje w całym Graffiti. G Filtr na część nazwy pozwala ograniczyć obszar wyświetlanych indeksów do tych, których nazwa zawiera określoną frazę. H Indeksy z ikonką klucza oznaczone są jako zestaw naturalny (na zakładce Uwagi w oknie definiowania parametrów indeksu). A Katalog indeksów materiałów i towarów Katalog indeksów zawiera informacje o wyrobach własnych i obcych, półwyrobach, materiałach i usługach. Informacje dotyczące indeksu wprowadzane są częściowo na podstawie konfiguracji Graffiti, która może determinować m.in. wygląd (konstrukcję) indeksu oraz konieczność zdefiniowania pewnych parametrów. Te ostatnie wprowadzane są albo na podstawie słowników podstawowych Graffiti (np. przypisanie do rodzajów artykułów, jednostka miary i jej przeliczniki i.in.), albo ręcznie. Informacje uzupełniane są o stany magazynowe, indeksy odbiorców i listę dostawców oraz dostępne zamienniki. Dane indeksu wykorzystywane są podczas wystawiania dokumentów systemowych. Informacje o zaopatrzeniu mogą być wykorzystane podczas automatycznego generowania zamówień dostaw. C D E B F G H

11 11 Belka przycisków Cennika: Moduły > Kartoteki główne > Cenniki (CTRL + L). Cenniki, polityka rabatowa i akcje promocyjne Cenniki pozwalają określić kilka rodzajów cen dla każdego indeksu. Ceny są niezależnie definiowane dla wszystkich i wybranych kontrahentów, wskazanych grup rabatowych i grup cenowych. Waluty określane są na podstawie słowników wprowadzonych w Słownikach Systemu (Administracja). D 1. Poznawanie Graffiti A A Globalna zmiana cen pozwala modyfikować ceny wielu indeksów w oparciu o przyjęte warunki. B Wybór rodzaju wyświetlanych cen: ceny sprzedaży, marże, narzuty, stawki dla operacji technicznych, ceny dla cech dostaw. C Dla kogo mają być wyświetlane/dopisywane ceny: wszyscy, kontrahent, grupa rabatowa, grupa cenowa. D Jakie ceny mają być widoczne obok nazwy indeksu. B C Polityka rabatowa umożliwia tworzenie trzech rodzajów rabatów: strukturalnych, standardowych i incydentalnych. Rabaty strukturalne to narzędzie dynamicznego naliczania rabatów w oparciu o zestaw parametrów. Oznacza to, że naliczanie rabatów za każdym

12 razem odwołuje się do aktualnych, zmiennych wartości wyliczanych przez Graffiti, np. wartość obrotu dla wybranego asortymentu albo jego ilość. Dzięki parametryzacji możliwe jest osiągnięcie dużego stopnia szczegółowości przy naliczaniu rabatów. Rabaty standardowe opierają się na kontrahenckich i towarowych grupach rabatowych. Do pierwszych przydziela się kontrahentów, do drugich indeksy. Potem wiąże się grupy kontrahenckie z towarowymi i określa wartość rabatu dla takiej kombinacji. Możliwe jest też wybranie okresu, w którym rabat ma obowiązywać. Rabaty incydentalne służą do określenia specyficznych sytuacji podczas wystawiania dokumentów. Jeżeli warunki zostaną spełnione, przydzielony zostanie odpowiedni rabat. A C A Lista kontrahenckich grup rabatowych. B Kontrahenci dla wybranej grupy rabatowej. Im będzie przysługiwał rabat. C Lista towarowych grup rabatowych. Podana wartość rabatu przy grupie odnosi się do kombinacji tej grupy z aktualnie wybraną kontrahencką grupą rabatową. Rabaty mogą być procentowe lub wartościowe, naliczane od wartości albo ceny. D Indeksy przydzielone do wybranej towarowej grupy rabatowej. Przy zakupie tych indeksów przydzielany będzie rabat. B D

13 13 A Akcje promocyjne pozwalają w elastyczny sposób przydzielać i przeliczać punkty promocyjne zakupom wybranych artykułów. Możliwe jest określenie czasu trwania promocji, kontrahentów nią objętych, listy indeksów i wartości punktów dla każdego z nich. Wartości mogą być zmienne w zależności od okresu i sposobu płatności, a przyznanie punktów zależne od spełnienia dodatkowych warunków np. nieprzekroczenia progu niedopłaty, zapłaty poprzednich faktur związanych z kontrahentem itp. 1. Poznawanie Graffiti B C D A Akcje promocyjne ewidencjonowane są w trzech etapach: W edycji, W realizacji (aktywne), Zamknięte. B Lista nagród przyznanych za zdobyte punkty dla wybranego kontrahenta. C Opcja definiowania zwiększenia ilości punktów w zależności od sposobu płatności i okresu. D Zestawienia dotyczące promocji: indeksy objęte promocjami, ranking punktów (na podstawie wyliczonych punktów), sprzedaż i odebrane nagrody itp.

14 Wywołanie Kartoteki kontrahentów: Moduły > Kartoteki główne > Kartoteka kontrahentów (CTRL + D). A Jeżeli wskazany kontrahent znajduje się w systemie CRM, z tego poziomu możliwa jest zmiana dotyczących go danych i informacji. W innym wypadku możliwe byłoby dopisanie kontrahenta do CRM-a. Więcej informacji o systemie CRM w dalszej części podręcznika. B Słowniki kontrahenckie. C Statystyka dla aktualnie podświetlonego kontrahenta. D Na kolejnych zakładkach (Info I, Info II, Indeksy) dostępne są podstawowe informacje o kontrahencie. A Kartoteka kontrahentów Kartoteka kontrahentów to komplet informacji o kontrahentach, m.in. ich dane kontaktowe, rachunki bankowe, przypisani handlowcy, dostarczane przez nich towary (indeksy dostawcy), kontrahenckie nazwy odpowiedników towarów z baz Graffiti (indeksy odbiorcy) oraz informacje dodatkowe. Informacje dodatkowe, dzięki oparciu na słownikach systemowych Graffiti, stają się pewnym źródłem stałych informacji o kontrahencie i mogą być wykorzystane podczas tworzenia dokumentów i generowania zestawień. Przykładową informacją dodatkową może jest limit kupiecki, który może być szczegółowo kontrolowany (w oparciu o informacje wprowadzone w kartotece) podczas wystawiania faktur. B C D

15 15 Statystyka dostępna z poziomu kartoteki daje dostęp do dokumentów posiadających związek z wybranym kontrahentem. Dodatkowo możliwe jest przeglądanie obrotów na kontach oraz naliczenie statystyki dodatkowej w oparciu o dokumenty sprzedaży: średni obrót dla okresu, opóźnienia płatności, ostatnia płatność itp. Słowniki kontrahenckie dostępne z okna kartoteki kontrahentów i z poziomu Administracji Systemu (Administracja Systemu > Słowniki Systemu > Kontrahenci) pozwalają definiować podział struktury kontrahentów i kontrahenckie grupy rabatowe, handlowców oraz regiony. Unie kontrahenckie Jedną z funkcjonalności związanych z kartoteką kontrahencką jest obsługa unii kontrahenckich. Najogólniej unia to skojarzenie kilku kontrahentów z jednym, nadrzędnym. Określenia dotyczące unii definiowane są w parametrach kontrahenta, na zakładce Inne. Kojarzenie w unie ma wpływ m.in. na wybór kontrahenta podczas wystawiania dokumentów. Nadrzędny kontrahent z unii będzie podpowiadany jako alternatywa za każdym razem, kiedy użytkownik wskaże któregoś z kontrahentów podrzędnych. Jeżeli natomiast podrzędny zostanie zablokowany, to nawet jeśli użytkownik go wskaże, automatycznie podstawiany będzie kontrahent nadrzędny. Relacje z unii brane są pod uwagę podczas generowania zestawień i statystyk dla każdego z kontrahentów znajdujących się w jej strukturze zarówno nadrzędnego, jak i podrzędnych. 1. Poznawanie Graffiti Konfiguracja Kartoteki kontrahentów Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Kartoteka kontrahentów.

16 Sprzedaż (moduł SML) Wywołanie obszaru Sprzedaży: Moduły > SML > Sprzedaż (CTRL + S). Okno zmiany faktury: A Rodzaj tworzonej faktury (tutaj F.VAT) oraz rejestr sprzedaży (SpdM) wybierane są na poziomie listy faktur. Wciśnięcie przycisku Dopisz powoduje wówczas inicjację dopisywania wybranego typu dokumentu we wskazanym rejestrze. B Mały czerwony przycisk z literką D spowoduje wyświetlenie wyłącznie pozycji dodatkowych dla faktury. C Różne rodzaje pozycji i wykorzystanych rabatów oznaczane są odpowiednimi ikonami. D Zdefiniowane w Administracji rodzaje pozycji mogą być wykorzystane podczas dopisywania. E Dostęp do rabatów: strukturalnego, incydentalnego i edycyjnego, jednorazowego rabatu dla pojedynczych pozycji lub całego dokumentu. F Dopisanie pozycji dodatkowej. A B C Faktury sprzedaży wystawiane są w ramach zdefiniowanych wcześniej rejestrów sprzedaży (Administracja Systemu > Słowniki Systemu > Słowniki podstawowe). Te ostatnie mają częściowy wpływ na wystawianie faktur decydują m.in. o przydziale do centrali lub oddziału, zaokrągleniach, dostępnych magazynach, dostępnych rodzajach pozycji i dokumentów itp. Rejestry sprzedaży, żeby mogły być wykorzystywane przez użytkownika, muszą mu zostać przypisane w Administracji (Administracja Systemu > Użytkownicy Systemu/Uprawnienia, przycisk Dostępne słowniki). F E D

17 17 Pozycje dodatkowe Oprócz zwykłych pozycji faktur, Graffiti pozwala też definiować pozycje dodatkowe, które mogą wprowadzać na dokument stałą kwotę lub procent od wartości dotychczas dopisanych pozycji. Możliwe jest określenie różnych kwot dla różnych okresów w ramach tej samej pozycji dodatkowej lub pozostawienie użytkownikowi możliwości wpisania wartości podczas wystawiania dokumentu. Pozycje dodatkowe mogą podlegać warunkom, przykładowo być naliczane tylko dla wskazanego rodzaju pozycji faktur, dla faktury wystawianej w określonym rejestrze sprzedaży i w zadanym przedziale dat. Wystawianie faktur i tworzenie zapłat Faktury umieszczone w rejestrach Pro Forma mogą być przenoszone, na podstawie definicji rejestru, do rejestrów faktur przez ich potwierdzenie. Z kolei potwierdzenie faktur sprzedaży umożliwia zatwierdzenie lub zmianę kwoty zapłaty (dotyczy wyłącznie dokumentów płaconych gotówką) lub powiązanie faktury z zaliczką. 1. Poznawanie Graffiti Korekty dokumentów sprzedaży Korekty tworzone są na podstawie osobnych rodzajów faktur. Definiując rodzaj dokumentu określa się, jaki (inny) rodzaj dokumentu będzie korektą, a tworząc rodzaj dokumentu korygującego określa się, jaki dokument może być nim korygowany. Faktury korygujące można wystawiać wyłącznie do dokumentów zatwierdzonych (zakładka Przeglądanie). Konfiguracja Sprzedaży Szczegółowe definicje dotyczące rodzajów faktur, pozycji dokumentów, pozycji dodatkowych, wydruków, zestawień sprzedaży i.in. definiowane są w Administracji: Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Sprzedaż.

18 Magazyn (moduł SML) Magazyn (inaczej Gospodarka Magazynowa) jest tożsamy z kartoteką dokumentów magazynowych. Wprowadzane dokumenty magazynowe opierają się na rodzajach dokumentów zdefiniowanych w Administracji (Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Gospodarka Magazynowa/Zakupy). Żeby rozpocząć dopisywanie dokumentu trzeba otworzyć okno dokumentów magazynowych, kliknąć Dopisz, wybrać typ dokumentu i dopiero w oknie dopisywania skonkretyzować jego rodzaj. Belka przycisków Magazynu: Moduły > SML > Magazyn (CTRL + M). A B Okno zmiany dokumentu magazynowego: A Wybór rodzaju dokumentu. B Dostępne magazyny określane są niezależnie dla każdego rodzaju dokumentu. C Cenniki systemowe umożliwiają wskazanie cen dla dostawy. C Alternatywne definicje importu i eksportu dla Magazynu: Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Gospodarka Magazynowa/Zakupy > Profilowanie exportu/importu danych. Pozycje dokumentów magazynowych mogą być dopisywane ręcznie lub importowane, a następnie eksportowane. Import i eksport dokumentów z Graffiti opiera się na definicjach Administracji (Administracja Systemu > Import/Export).

19 19 Podczas ręcznego dopisywania pozycji, artykuły wprowadzane są na podstawie aktualnego stanu magazynowego dla wskazanego magazynu. Możliwe jest jednocześnie dopisanie do magazynu nowego artykułu w oparciu o katalog indeksów, który z tego poziomu może być modyfikowany przez dopisanie lub zmianę indeksów. Makra dekretacji dokumentów magazynowych Graffiti pozwala tworzyć makra, które powiążą zdarzenia systemowe z określonymi kontami z planu kont. Dotyczy to makr, które mają zaznaczone pole Makro jako słownik cech dokumentu. W istocie makra są swojego rodzaju słownikami, których kolejne pozycje powiązane są z konkretnymi kontami z planu kont. Użytkownik wprowadzający do Systemu dokument wskazuje pozycję makra, a tym samym pomimo braku wiedzy z obszaru księgowości określone konto z planu kont. W ten sposób zdarzenie systemowe opisywane dokumentem jest kojarzone z kontem. W przypadku dokumentów magazynowych, lista dostępnych makr ustalana jest dla rodzaju dokumentu (Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Gospodarka Magazynowa/Zakupy > Rodzaje dokumentów magazynowych; w oknie dopisywania/zmiany rodzaju dokumentu zakładka Makra dekrety). 1. Poznawanie Graffiti Korekty dokumentów magazynowych Korekty dokumentów magazynowych powstają inaczej niż korekty dokumentów sprzedaży, które oparte były na osobnych rodzajach dokumentów. W przypadku dokumentów magazynowych, żeby wygenerować dokument korygujący, trzeba rozpocząć edycję wystawionego dokumentu (przycisk Edycja) i wybrać zakładkę Korekty dokumentu. Znajdujące się tam opcje pozwolą generować dokumenty zwrotu całości lub części, korektę całości lub części oraz korektę cenową całości lub części.

20 Stany magazynowe i kartoteka ilościowo-wartościowa Stany magazynowe przede wszystkim pozwalają przeglądać aktualne stany materiałowe w wybranych magazynach, ale oferują też kilka innych opcji, m.in. przeglądanie dostaw i statystyk dla towarów, przeglądanie (i zmianę ręcznych) rezerwacji, globalne zmiany cen dostaw, generowanie przesunięć stanów pomiędzy indeksami itp. Kartoteki ilościowo-wartościowe generowane są w oparciu o zadane przez użytkownika warunki: dla wybranych magazynów, w określonym zakresie dat, na podstawie wyznaczonych dokumentów magazynowych. A B A Kartoteka ilościowo-wartościowa może być naliczana dla kilku wybranych magazynów jednocześnie. B Możliwe jest korzystanie z filtrów w celu ograniczenia zakresu wyświetlanych indeksów. Dostępne są m.in. maski definiowane w katalogu indeksów.

21 21 Logistyka (moduł SML) Belka przycisków Logistyki: Moduły > SML > Logistyka (CTRL + O). Opcje Indeksy oraz Dostawcy dają dostęp do list indeksów i dostawców, udostępniając informacje związane z logistyką np. indeksy dostarczane przez wskazanych dostawców i wysłane do nich zapytania cenowe. Logistyka obejmuje obsługę łańcucha operacji związanych z zapewnieniem odpowiednich stanów magazynowych oraz późniejszym nimi zarządzaniem. Oferty Pierwszym elementem łańcucha logistyki są zapytania ofertowe i oferty wysyłane do klientów. Są one tworzone w ramach rejestrów ofert definiowanych w Administracji (Administracja Systemu > Słowniki Systemu > Słowniki podstawowe). Rejestry ofert wpływają m.in. na przydzielenie do centrali lub oddziału, ilość etapów dla ofert, możliwości ich edytowania. Podobnie jak w przypadku rejestrów sprzedaży, rejestry ofert muszą zostać przypisane użytkownikowi, żeby mógł z nich korzystać (Administracja Systemu > Użytkownicy Systemu/Uprawnienia, przycisk Dostępne słowniki). Etap przygotowywania ofert wyposażony jest w mechanizmy blokowego dopisywania kontrahentów, do których będzie wysyłana oferta. Mechanizm ten pozwala wybierać więcej niż jednego kontrahenta jednocześnie korzystając z katalogu kontrahentów. Ponieważ ten ostatni udostępnia wiele filtrów zaznaczania i wyświetlania pozycji, ułatwia to znacznie generowanie ofert dla wielu kontrahentów spełniających zadane kryteria. Oferty mogą być wysyłane pocztą elektroniczną ( ). Na potrzeby takiej wysyłki Graffiti generuje plik w formacie *.wmf (windows meta file). Jest to format grafiki wektorowej, gwarantujący automatyczną skalowalność tekstu i innych elementów, dostosowany do wyświetlania we wszystkich systemach windowsowych, niezależnie od rozdzielczości ekranu. Pliki *.wmf mogą być otwierane m.in. przeglądarkami internetowymi (np. Internet Explorer, Netscape Navigator, Mozilla itp.). Informacje zawarte w takim pliku nie mogą być zmieniane w edytorze tekstu. 1. Poznawanie Graffiti

22 Zamówienia klienta, zapotrzebowania produkcyjne, zapytania cenowe Pozycje zamówień klienta mogą być wprowadzane na podstawie pozycji wysłanych do klienta ofert lub niezależnie. Zapotrzebowania mogą być generowane na podstawie planu produkcji. Zapytania cenowe służą do obsługi wymiany informacji z dostawcami i są ewidencjonowane w kilku etapach: edycji, wysłanych, potwierdzonych i zamkniętych. Odpowiedzi dostawców mają wpływ na wypełnienie procesu zapytania cenowego przeniesienie zapytania z wysłanych do potwierdzonych możliwe jest tylko wtedy, kiedy każda z pozycji zapytania zostanie uzupełniona o cenę pochodzącą z odpowiedzi dostawcy. Zamówienia dostawy i produkcji Zamówienia dostawy i produkcji mogą być wprowadzane ręcznie albo generowane automatycznie. W drugim przypadku zamówienia mogą być naliczane w oparciu o kilka źródeł: Niezrealizowane zamówienia klienta (w realizacji) i zapotrzebowania produkcji. Stany magazynowe i rotacja towarów. Udostępniane opcje analizy stochastycznej mogą korzystać z definicji wprowadzonych dla indeksów materiałowych, być stosowane w przypadku ich braku albo zamiast nich. Zapytania cenowe posiadające odpowiedzi dostawcy i znajdujące się w etapie wysłanych. Ostatnia opcja dostępna jest w oknie pozycji zamówienia. Pozostałe realizowane są przez opcję automatycznego generowania zamówień, która dostępna jest zarówno w oknie pozycji zamówienia, jak w głównym oknie zamówień dostaw i produkcji. Konfiguracja Logistyki Administracja Systemu > Konfiguracja Systemu > Logistyka. Znajdują się tam m.in. parametry podstawowe, opcje definiowania wydruków zamówień dostaw, tekstów stałych na oferty, zamówienia i potwierdzenia zamówień.

23 23 A 1. Poznawanie Graffiti B C A Generowanie zamówień dostaw i produkcji może opierać się na wielu źródłach informacji. B Jeżeli generowanie bazuje na stanach magazynowych i rotacji towarów, udostępniana jest dodatkowa zakładka z parametrami analizy stochastycznej. C Ustawienia parametrów mogą być zapisywane w postaci makiet i wykorzystane podczas następnych generowań dostaw.

24 CRM (moduł SML) Wywołanie CRM-a: Moduły > CRM. CRM Customer Relationship Management tłumaczy się jako Zarządzanie Relacjami z Klientem. Najczęściej określa się tak zintegrowane ze sobą aplikacje, których zadaniem jest optymalizacja wymiany informacji z klientami. Tak rozumiany system klasy CRM jest częścią systemu Graffiti. Filozofia położenia większego nacisku na kontakt z klientem rozkwitła kilka lat temu. Efektem było wyewoluowanie systemów klasy CRM, które w krótkim czasie zdobyły wielu propagatorów. Obecnie sprawne operowanie całością wiedzy o kontrahentach jest uznawane za jeden z najistotniejszych elementów nowoczesnej polityki marketingowo-handlowej. Centralnym punktem CRM-a jest baza informacji o kontrahentach. Zawiera ona dane na temat firm, obszaru i specyfiki ich działalności, kanałach komunikacyjnych, osobach odpowiedzialnych itd. Materiały te są uzupełniane informacjami o działaniach handlowca celami kontaktów i sposobami ich pozyskania, stopniem realizacji, ogólną oceną kontaktu itp. CRM Graffiti widoki, formularze, wątki Podstawą pracy w CRM-ie Graffiti są widoki i formularze. Widoki to zapisane definicje użytkownika określające jacy kontrahenci mają być wyświetlani na listach kontrahentów dostępnych w CRM-ie. Możliwe jest utworzenie dowolnej ilości widoków. Zdefiniowane widoki są następnie wykorzystywane do generowania list kontrahentów spełniających określone warunki. Na tak generowanych listach pracuje użytkownik korzystając z formularzy. Formularze to tworzone przez użytkownika Graffiti zbiory pól wypełnianych podczas kontaktu z klientem. Pola mogą posiadać przypisany słownik dopuszczalnych odpowiedzi (do wyboru podczas wypełniania) i korzystać z algorytmów przekładających wartości liczbowe na zamienniki tekstowe. W ramach formularza pola po-