ZAPYTANIE OFERTOWE. dla zamówienia publicznego o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro

Transkrypt

1 Zamawiający: Muzeum Łazienki Królewskie w Warszawie ul. Agrykoli Warszawa Dział IT Warszawa, dnia r. ZAPYTANIE OFERTOWE dla zamówienia publicznego o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro Muzeum Łazienki Królewskie zaprasza do złożenia oferty na Dzierżawę i kompleksową obsługę serwisową dla 7 (siedmiu) sztuk urządzeń wielofunkcyjnych Konica Minolta BIZHUB C 224e wraz z oprogramowaniem OCR, 4 (czterech) sztuk urządzeń Lexmark XC 2132 oraz 1 (jednej) sztuki Lexmark XC 4140 dla Muzeum Łazienki Królewskie w Warszawie na okres Status podmiotu: Państwowa Instytucja Kultury Numer rejestru: RIK 108/2018. Organ prowadzący rejestr: Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego. I. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest dzierżawa i kompleksowa obsługa serwisowa dla siedmiu sztuk urządzeń wielofunkcyjnych Konica Minolta BIZHUB C 224e wraz z oprogramowaniem OCR, cztery sztuki urządzeń Lexmark XC 2132 oraz jednej sztuki Lexmark XC 4140 w okresie r. Inne wymagania dotyczące sprzętu: 1. W przypadku urządzeń formatu A3 czyli KM Bizhub C224e dostarczone urządzenia nie mogą mieć większych liczników całkowitych niż ,00 wydruków stron A4. 2. Oprogramowanie OCR dołączone do każdego urządzenia A3 musi umożliwiać pozyskiwanie treści z dokumentów papierowych i przetwarzać je do formatów edytowalnych takich jak CSV i DOC oraz przysłanie ich w formie elektronicznej do użytkowników, jako wiadomości oraz do katalogów sieciowych. Powyższy zapis dotyczy minimum 500 zeskanowanych stron /miesiąc. Zarządzanie użytkownikami w/w systemu, uprawnieniami grup użytkowników, funkcjami skanowania ( , katalog), silnik przetwarzający OCR musi znajdować się na zewnętrznym komputerze (serwerze). System musi umożliwiać zasilanie bazy użytkowników również z zewnętrznych źródeł m.in. ActiveDirectory. Wybór użytkownika, miejsca docelowego (katalog, mail) musi odbywać się z poziomu panelu urządzenia MFP. Oprogramowanie ma pozwalać na

2 rozdzielenie zeskanowanych dokumentów po pustych stronach tzn. pojawienie się w skanowanym dokumencie pustych stron skutkować będzie rozdzieleniem tego dokumentu na osobne pliki. 3. dzierżawy urządzeń A3 kolor musi zawierać koszt wymienionego oprogramowanie OCR jako jednolita wartość dzierżawy. 4. Stawka za pojedynczy wydruk pokrywa wszelkie koszty eksploatacji z wyjątkiem papieru, nie powinno być żadnych innych opłat związanych z normalnym działaniem sprzętu, oprócz kwestii np. dokładania jakichś akcesoriów do drukarki. 5. Sprzęt musi być dowieziony oraz zainstalowany z siedzibie Muzeum w dniu Termin związania ofertą 30 dni. Oznaczenie przedmiotu zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień CPV: II. Warunki udziału: O udzielenie przedmiotowego zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który: 1) posiadają aktualną Autoryzację Serwisową Producenta sprzętu, którą Zamawiający wymienił w swoim zapytaniu potwierdzoną na piśmie przez jego oficjalnego przedstawiciela w Polsce. Nie dopuszcza się realizacji usług serwisowych przez podwykonawców. 2) posiadają ubezpieczenie OC w całym zakresie przedmiotu zamówienia, z uwzględnieniem OC za wadliwie wykonane prace lub usługi oraz szkody wyrządzone w powierzonym do naprawy mieniu w wysokości minimum ,00 zł (słownie: dziewięćdziesiąt tysięcy złotych) 3) w zakresie posiadania wiedzy i doświadczenia, wykaże że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, zrealizował jedną usługę, której przedmiotem była dzierżawa i kompleksowa obsługa serwisowa minimum 4 urządzeń wielofunkcyjnych (typu Konica Minolta BIZHUB C 224e) wraz z oprogramowaniem OCR w ciągu minimum 6 miesięcy. Do ofert należy załączyć wykaz zrealizowanych usług, o których mowa powyżej, zawierający informacje o: podmiocie, dla którego zrealizowano usługę, data realizacji usługi, dowody potwierdzające należyte wykonanie zamówienia; W celu potwierdzenia spełniania niniejszego warunku należy załączyć dokumenty potwierdzające posiadane uprawnienia, wykaz usług. Ocena spełniania warunków wymaganych od Wykonawców nastąpi wg formuły: spełnia nie spełnia. III. Dokumenty niezbędne do złożenia oferty: Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną, zgodnie z formą reprezentacji określoną we właściwym rejestrze lub innym dokumencie z którego wynika umocowanie danej osoby.

3 Oferta składana drogą elektroniczną musi być opatrzona skanem podpisu osoby/osób uprawnionych do reprezentacji oferenta. Oferta musi zawierać następujące elementy i dokumenty: 1) Wypełniony formularz ofertowy posiadający: nazwę i adres Wykonawcy, ofertę cenową, potwierdzenie terminu ważności oferty; potwierdzenie terminu wykonania usług, 2) aktualny wypis z rejestru przedsiębiorców lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert (ewentualnie inny dokument, z którego wynika umocowanie do działania w imieniu Wykonawcy), 3) dokument opłaconej polisy, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej 4) Dokument potwierdzający Autoryzację Serwisową Producenta sprzętu którą zamawiający wymienił w swoim zapytaniu potwierdzoną na piśmie przez jego oficjalnego przedstawiciela w Polsce. IV. Kryteria wyboru ofert: Kryterium wyboru oferty najkorzystniejszej jest cena oferty brutto (dalej: cena ) ma znaczenie 100%, co oznacza, że Wykonawca może otrzymać maksymalnie 100 punktów w tym kryterium. Sposób oceny ofert: Cena oferty zostanie wyliczona wg wzoru Cena najniższa wśród złożonych ofert C (Ilość punktów) = x 100% Cena oferty badanej gdzie: a) cena najniższa wśród złożonych ofert - to najniższa cena oferty, spośród ofert ważnych i nie podlegających odrzuceniu, b) cena oferty badanej - to cena ocenianej oferty. Cena każdej oferty zostanie wyliczona według tabeli poniżej

4 za kopię mono A4 średnia prognozowana ilość kopii na miesiąc Prognozowany koszt kopii mono za kopię kolor A4 średnia prognozowana ilość kopii na miesiąc Prognozowany koszt kopii kolor wynajmu danego modely urządzenia Ilość urządzeń miesięczne za wynajem urządzeń Suma Konica Minolta C224e Lexmark XC 2132 Lexmark XC , ,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 7,00 0,00 0,00 0,00 850,00 0,00 0, ,00 0,00 0,00 4,00 0,00 0,00 0,00 580,00 0,00 0,00 610,00 0,00 0,00 1,00 0,00 0,00 cena oferty 0,00 Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która otrzyma największą liczbę punktów. Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty oraz odstąpienie od wyboru oferty, bez podania przyczyny i ponoszenia jakichkolwiek skutków prawnych i finansowych. V. Miejsce, sposób i termin składania ofert: Oferty należy składać drogą elektroniczną na adres mailowy: michal.pachnik@lazienkikrolewskie.pl, do dnia 24 stycznia 2018 r. do godz. 12:00. Oferty złożone po upływie terminu nie podlegają rozpatrzeniu. VI. Rozstrzygnięcie postępowania i zlecenie realizacji zamówienia: Postępowanie ofertowe zostanie rozstrzygnięte niezwłocznie. O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani w ciągu 3 dni od rozstrzygnięcia. W tym samym terminie do podmiotu wybranego w wyniku rozstrzygnięcia postępowania zostanie skierowane zaproszenie do zawarcia umowy na realizację zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie możliwość pozostawienia postępowania ofertowego bez rozstrzygnięcia. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. VII. Osoby uprawnione do udzielania informacji: Michał Pachnik, Koordynator działu IT, tel , Michal.Pachnik@lazienkikrolewskie.pl

5 Wykonawca: (nazwa i adres) Reprezentowanym przez: Formularz ofertowy Zamawiający: Muzeum Łazienki Królewskie ul. Agrykoli Warszawa.. (imię, nazwisko, stanowisko/podstawa do reprezentacji) Dotyczy: Dzierżawa i kompleksowa obsługa serwisowa dla siedmiu sztuk urządzeń wielofunkcyjnych Konica Minolta BIZHUB C 224e wraz z oprogramowaniem OCR, czterech sztuk urządzeń Lexmark XC 2132 oraz jednej sztuki Lexmark XC 4140 w okres Oświadczam(y), że: Model urządzenia Konica Minolta C224e Lexmark XC 2132 Lexmark XC ) zapoznałem się z treścią zapytania ofertowego dla niniejszego zamówienia; 2) akceptuję w pełni i bez zastrzeżeń postanowienia: zapytania ofertowego oraz programu prac; 3) cena mojej oferty wynosi: mono A4 mono A4 kolor A4 kolor A4 wynajmu danego modelu urządzenia wynajmu danego modelu urządzenia 4) Termin realizacji zamówienia: do r. do r. 5) jestem związany z ww. ofertą przez okres 30 dni; 6) posiadam adres .. oraz nr telefonu do kontaktu z Zamawiającym w czasie trwania postępowania. PODPIS(Y):... (miejscowość, data, podpis(y)) Podpis(y) i pieczątka(i) imienna(e) osoby(osób) umocowanej(ych) do reprezentowania wykonawcy.