WYJAŚNIENIE TREŚCI SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Zespół Opieki Zdrowotnej Pl. Rydygiera Chełmno Tel NIP: REGON: sekretariat@zoz.chelmno.pl Chełmno, dnia r. N/znak: ZOZ.II/ZP/29/2014 WYJAŚNIENIE TREŚCI SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Zespół Opieki Zdrowotnej w Chełmnie działając na podstawie: art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r., poz. 907 z poźn. zm.) wyjaśnia treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia sporządzonej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pn. Dostawa odczynników laboratoryjnych dla Zespołu Opieki Zdrowotnej w Chełmnie, nr postępowania 13/2014. Pytanie nr 1 Dotyczy: SIWZ, Rozdział I, Część 7., pkt 7.2, ppkt 2: Czy Zamawiający wyraża zgodę, aby Wykonawca zamiast aktualnego odpisu z właściwego rejestru w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt. 2 ustawy, przedstawił informację odpowiadającą odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców pobranej na podstawie art. 4 ust. 4a ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym? Departament Informatyzacji i Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości uruchomił w dniu 28 czerwca 2012 roku internetową usługę pozwalającą na pobranie wydruku komputerowego aktualnych informacji o podmiotach wpisanych do KRS. Wydruki te mają moc zrównaną z mocą dokumentów wydawanych przez Centralną Informację. Odpowiedź: W obecnym stanie prawnym wydruki z CEIDG oraz wydruki KRS ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości mają moc dokumentów i będą one uznawane przez Zamawiającego. Pytanie nr 2 Dotyczy: 1 ust. 2 Czy Zamawiający wyrazi zgodę na zmniejszenie wartości dotyczącej zmian wielkości zamówień z 30 % na 20 %? Odpowiedź: Nie wyrażamy zgody na zaproponowaną zmianę. Pytanie nr 3 Dotyczy: 2 ust. 2 Prosimy o doprecyzowanie zapisu dotyczącego składania zamówień. Proponujemy następujący zapis: Dostawy Odczynników realizowane będą na podstawie prawidłowo wypełnionego pisemnego zamówienia Zamawiającego przesłanego faksem (na numer...), em (na adres...) lub pocztą na adres Zamawiającego. Minimalne dane niezbędne do prawidłowego zamówienia Odczynników to: nazwa i adres Zamawiającego, nazwa handlowa i numer katalogowy zamawianych produktów, ilość, cena lub wskazanie właściwej umowy handlowej, miejsce dostawy oraz oczekiwana data dostawy. W przypadku materiału kontrolnego, niezbędną informacją jest również numer zamawianej serii (LOT), zgodnie z harmonogramem dostaw. Czas realizacji zamówienia biegnie od momentu jego skutecznego dotarcia do Wykonawcy. Powyższy zapis umożliwia zapewnienie pod względem technicznym ciągłości dostaw do Zamawiającego. Nieprecyzyjne wskazanie przedmiotu zamówienia wymaga dodatkowego kontaktu z

2 Zamawiającym. Ze względu na dyspozycyjność osoby upoważnionej do składania zamówień przez Zamawiającego, może prowadzić w konsekwencji do opóźnień dostaw. Powyższy zapis stanowi gwarancję Wykonawcy do rzetelnego wywiązania się z zobowiązań dotyczących dostaw Odczynników względem Zamawiającego umożliwia precyzyjne planowanie oraz zapewnia pewność dostaw, pogłębiając wzajemne zaufanie obu stron umowy. Pytanie nr 4 Dotyczy: 2 ust. 7 Czy Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę wyrażenia: W dniu podpisania umowy na Najpóźniej do dnia podpisania umowy? Odpowiedź: Zamawiający wyraża zgodę na zmianę 2 ust. 7 umowy. W związku z powyższym 2 ust. 7 umowy otrzymuje brzmienie: "Najpóźniej do dnia podpisania umowy Wykonawca dostarczy nieodpłatnie aktualne karty charakterystyki substancji/preparatu wyłącznie w przypadku zakwalifikowania produktu jako produkt niebezpieczny /na płycie CD/DVD bądź w wersji papierowej/. W przypadku aktualizacji kart charakterystyki w momencie pojawienia się jakichkolwiek nowych danych w trakcie obowiązywania umowy Wykonawca winien dostarczyć karty charakterystyki nieodpłatnie ww. formie do Zamawiającego." Pytanie nr 5 Dotyczy: 3 ust. 1 Prosimy o zmianę użytego sformułowania od daty otrzymania faktury na zwrot od daty wystawienia faktury. Dotychczasowy zapis powoduje, iż niemożliwe jest bezpośrednie ustalenie daty powstania obowiązku podatkowego oraz dokładne określenie początku biegu terminu płatności. Ponadto zgodnie z art. 8 ust. 5 ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych z dnia 8 marca 2013 r. w sytuacji gdy nie jest możliwe ustalenie daty otrzymania faktury za dostawę towaru, termin zapłaty może być liczony od dnia otrzymania przez towaru, co może wpłynąć na skrócenie biegu terminu płatności. Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody Pytanie nr 6 Dotyczy: 4 ust. 3 dotyczy pakietu nr 14 Uprzejmie prosimy o modyfikację ww. zapisu poprzez dodanie zdania: Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia Odczynników o jakości i ważności zgodnych z obowiązującymi producenta normami z terminem ważności nie krótszym niż 6 miesięcy skalkulowanymi w ilości zapewniającej ciągłość pracy i pełne ich wykorzystanie, z wyłączeniem krwi kontrolnej, dla której termin ważności wynosi do 5 tygodni, w przypadku, gdy ta będzie rozdysponowana wg harmonogramu dostaw materiału kontrolnego. Powyższa zmiana jest podyktowana czasem dostawy odczynników bezpośrednio od producenta z zagranicy (ich transportem i dystrybucją). Ponadto powyższa zmiana zwiększy przepustowość oraz powierzchnię magazynową Zamawiającego. Odpowiedź: Zamawiający nie wyraża zgody na zaproponowaną zmianę 4 ust. 3 umowy. Równocześnie Zamawiający wskazuje, że przepis ten jest rozbudowany i w zdaniu 2 wprowadza możliwość ustalenia pomiędzy stronami krótszych terminów dostaw. Pytanie nr 7 Dotyczy: 7 ust. 4 Prosimy o uzupełnienie zapisu o zwrot Naliczanie kar umownych przez Zamawiającego oraz obowiązek ciągłości dostaw przez Wykonawcę nie dotyczy przekroczenia terminów zapłaty przez Zamawiającego za zamówiony i dostarczony przedmiot umowy ponad 60 dni. Zamawiający dokonał ograniczeń praw Wykonawcy przynależnych mu w przypadku nie wykonania zobowiązania Zamawiającego. Mianowicie, w przypadku braku zapłaty za dostarczoną część

3 przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest nieprzerwanie realizować kolejne zamówienia, mimo, iż za poprzednie nie otrzymał zapłaty w umówionym terminie. Skoro Zamawiający zapisuje cały szereg sankcji wobec Wykonawcy za niewłaściwą realizację umowy, to tym bardziej nie powinien pozbawić Wykonawcy części jego ustawowych praw przysługujących w przypadku niewłaściwego wykonania umowy wzajemnej przez Zamawiającego. Zastosowanie w praktyce treści tego zapisu może zagrażać płynności finansowej Wykonawcy. Ponadto dotychczasowy zapis, sugeruje iż karę umowną zamawiający mógłby zastosować także wówczas gdyby odmowa wykonania dostawy nastąpiła z powodów innych niż leżące po stronie wykonawcy (np. spowodowanych siłą wyższą). Pytanie nr 8 Dotyczy: wzoru umowy Na postawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r o ochronie danych osobowych prosimy o uzupełnienie wzoru umowy poprzez dodanie postanowień w brzmieniu: 1. W celu realizacji umowy Zamawiający powierza przetwarzanie danych osobowych ze zbioru danych osobowych.. w trybie art. 31 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zmian.) zwanej dalej ustawą o ochronie danych osobowych a Wykonawca zobowiązuje się do ich przetwarzania w zakresie niezbędnym do wykonania niniejszej umowy. 2. Zamawiający oświadcza, że jest administratorem danych osobowych w rozumieniu przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. 3. Wykonawca oświadcza, że zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w niniejszej umowie. Przetwarzanie danych obejmuje w szczególności utrwalanie, przechowywanie i usuwanie danych. 4. Przekazywanie przetwarzania danych osobowych osobom trzecim Wykonawca nie jest uprawniony do przekazywania swoim podwykonawcom lub innym osobom danych osobowych uzyskanych od Zamawiającego w trybie powierzenia bez uprzedniej zgody Zamawiającego. 5. Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r., w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100 poz. 1024) zwanego dalej rozporządzeniem. 6. Wykonawca zobowiązuje się do zastosowania przy przetwarzaniu danych osobowych, środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych, w zakresie określonym w art a ustawy o ochronie danych osobowych i rozporządzenia. 7. Wykonawca oświadcza, że dostęp do powierzonych danych osobowych mają wyłącznie pracownicy/współpracownicy Wykonawcy, którym nadano imienne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, w tym celu Zamawiający upoważnia Wykonawcę do udzielenia w/w upoważnień. Upoważnienia mogą być ważne tylko do dnia odwołania lub ustania zatrudnienia, nie dłużej jednak niż do końca obowiązywania niniejszej umowy. Wykonawca jest zobowiązany przedstawić upoważnienia wystawione swoim pracownikom/ współpracownikom na każde żądanie Zamawiającego. 8. Wykonawca oświadcza, że prowadzi ewidencję pracowników / współpracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. 9. Wykonawca oświadcza, że osoby upoważnione przez niego do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w ust. 3 zostały zobowiązane do zachowania tych danych w tajemnicy. Tajemnica ta obejmuje również wszelkie informacje dotyczące sposobów zabezpieczenia powierzonych do przetwarzania danych osobowych. 10. Wykonawca odpowiada za szkody jakie powstały wobec Zamawiającego lub osób trzecich w wyniku niezgodnego z umową o powierzenie przetwarzania danych osobowych. Odpowiedzialność, o której mowa w niniejszym ustępie wynika z przepisów ustawy o ochronie danych osobowych oraz przepisów Kodeksu cywilnego. 11. Wykonawca po zakończeniu przetwarzania danych osobowych zobowiązany jest do

4 niezwłocznego usunięcia (jeśli jest w ich posiadaniu) powierzonych mu danych. Pytanie nr 9 Dotyczy: pakiet nr 15, poz. 5 Czy Zamawiający w Pakiecie nr 15, poz. 5 w celu uzyskania wiarygodnych wyników wymaga dostarczenia kontroli dodatniej w postaci płynnej do zestawu do wykrywania krwi utajonej w kale? Pytanie nr 10 Dotyczy: pakiet nr 13 Czy Zamawiający wymaga zaoferowania odczynników i krwi kontrolnej jednego producenta w celu zapewnienia kompatybilności oferowanego asortymentu? Pytanie nr 11 Dotyczy: pakiet nr 13 Czy Zamawiający wymaga dołączenia do oferty certyfikatu jakości ISO producenta oferowanych odczynników, obejmującego projektowanie, wytwarzanie i dystrybucję odczynników do diagnostyki in vitro dla laboratoriów medycznych, oraz sprzedaż i serwis aparatów medycznych? Pytanie nr 12 Dotyczy: pakiet nr 13 (Załącznik nr 1 do SIWZ) Czy w ramach umowy odczynnikowej Zamawiający wymaga zapewnienia bezpłatnego autoryzowanego serwisu analizatora (wraz z przeglądami), potwierdzonego certyfikatem producenta aparatu nie starszym niż 2014 roku? Pytanie nr 13 Dotyczy: pakiet nr 13 (Załącznik nr 1 do SIWZ) Czy Zamawiający wymaga, aby wszystkie oferowane odczynniki do analizatora Micros 60 były zgodne z instrukcją obsługi analizatora lub posiadały pisemną akceptację producenta analizatora, że oferowane odczynniki nie powodują uszkodzenia układu pomiarowego analizatora? Pytanie nr 14 Dotyczy: pakiet nr 13 (Załącznik nr 1 do SIWZ) Czy Zamawiający wymaga aby odczynniki oraz krew kontrolna pochodziły od jednego producenta tego samego, co aparat?

5 Pytanie nr 15 Dotyczy: pakiet nr 13 (Załącznik nr 1 do SIWZ) poz. 6 i 7 Czy Zamawiający w pozycjach 6 i 7 dopuści krew kontrolną konfekcjonowaną w opakowaniu = 2,5 ml? Odpowiedź: Tak, Zamawiający dopuści. Zamawiający akceptuje konfekcjonowanie w inne opakowania niż opisane w załączniku nr 1 pod warunkiem, że sumaryczna ilość oferowanych towarów zgodna będzie z ilością wymaganą. W przypadku, gdy opakowania proponowanego asortymentu są niepodzielne należy oferowaną ilość zaokrąglić w górę, do pełnych opakowań. Pytanie nr 16 Dotyczy: projekt umowy, 2 ust. 7 Czy Zamawiający wyrazi zgodę na to, by dokumenty, o których mowa w par. 2 ust. 7 zostały dostarczone wraz z pierwszą dostawą asortymentu? Odpowiedź: Zamawiający zmienił postanowienia 2 ust. 7 udzielając odpowiedzi na pytanie nr 4. Pytanie nr 17 Dotyczy: projekt umowy, 3 ust. 1 Czy Zamawiający wyrazi zgodę na to aby termin płatności był liczony od daty wystawienia faktury? Uzasadnienie: Utrzymanie zapisu w obecnej postaci spowoduje, iż niemożliwe będzie dokładne określenie płatności oraz powstania zobowiązania podatkowego. Pytanie nr 18 Dotyczy: projekt umowy, 4 ust. 3 Czy Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę 12 miesięcy na 3 miesiące? Odpowiedź: Zgodnie z SIWZ dostawa produktów z krótszymi terminami będzie każdorazowo uzgadniana z Zamawiającym a ewentualne zastrzeżenia Zamawiającego dotyczące tych terminów będą uwzględniane przez Wykonawcę. W związku z powyższym Zamawiający pozostawia zapisy projektu umowy bez zmian. Pytanie nr 19 Dotyczy: projekt umowy, 6 ust. 3 Czy Zamawiający wyrazi zgodę na usunięcie par. 6 ust. 3? Pytanie nr 20 Dotyczy: projekt umowy, 6 Czy Zamawiający wyrazi zgodę, aby uprawnienie do odstąpienia umowy przysługiwało po bezskutecznym pisemnym wezwaniu Wykonawcy do należytego wykonania umowy z wyznaczeniem dodatkowego terminu, nie krótszego niż 3 dni robocze? Pytanie nr 21 Dotyczy: projekt umowy, 7 Czy Zamawiający wyrazi zgodę na dodanie ustępu o brzmieniu Całkowita wartość kar umownych nie może przekroczyć 4,95% wartości umowy.? Uzasadnienie: Kara umowna ma na celu naprawienie szkody poniesionej przez Zamawiającego, ale nie może być nadmierna oraz prowadzić do konieczności nieuzasadnionego ponoszenia przez Wykonawcę nieproporcjonalnych obciążeń.

6 Pytanie nr 22 Dotyczy: projekt umowy, 7 Prosimy o dodanie zapisu o brzmieniu: Zamawiający może w każdym czasie odstąpić od żądania zapłaty przez Wykonawcę kary umownej. Odpowiedź: Zamawiający wyraża zgodę. Po ustępie 4 par. 7 dodaje się ustęp 5 w następującym brzmieniu: Zamawiający może w każdym czasie odstąpić od żądania zapłaty przez Wykonawcę kary umownej. Zamawiający informuje, również, iż nie zmienia terminu składania ofert. Załączniki: 1. Modyfikacja projektu umowy.