Załącznik nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia LO-2/260/2/12/2015

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia LO-2/260/2/12/2015 I. Informacje ogólne 1. Zamawiającym w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest Izba Skarbowa w Bydgoszczy, natomiast usługa wykonywana jest na potrzeby Naczelników Urzędów Skarbowych województwa kujawsko-pomorskiego (dalej: Naczelników Urzędów) podlegających Zamawiającemu, w niżej wymienionych jednostkach, z podziałem na części, tj.: CZĘŚĆ I: I.1. Pierwszy Urząd Skarbowy w Bydgoszczy, ul. Fordońska 77, I.2. Drugi Urząd Skarbowy w Bydgoszczy, ul. Wojska Polskiego 20B, I.3. Trzeci Urząd Skarbowy w Bydgoszczy, ul. Tadeusza Rejtana 5; CZĘŚĆ II: II.1. Urząd Skarbowy w Tucholi, Plac Zamkowy 4, II.2. Urząd Skarbowy w Sępólnie Krajeńskim, ul. Tadeusza Kościuszki 22, II.3. Urząd Skarbowy w Nakle nad Notecią, ul. Sądowa 8; CZĘŚĆ III: III.1.Urząd Skarbowy w Inowrocławiu, al. Niepodległości 5, III.2. Urząd Skarbowy w Mogilnie, ul. 900-lecia 20, III.3. Urząd Skarbowy w Żninie, ul. Klemensa Janickiego 18; CZĘŚĆ IV: IV.1. Urząd Skarbowy we Włocławku, ul. Stefana Okrzei 72B, IV.2. Urząd Skarbowy w Lipnie, ul. Staszica 4, IV.3. Urząd Skarbowy w Radziejowie, ul. Rolnicza 6, IV.4. Urząd Skarbowy w Aleksandrowie Kujawskim, ul. Kościelna 18; CZĘŚĆ V: V.1. Pierwszy Urząd Skarbowy w Toruniu, ul. Szosa Chełmińska 34/36, V.2. Drugi Urząd Skarbowy w Toruniu, ul. Mazowiecka 63; CZĘŚĆ VI: VI.1. Urząd Skarbowy w Golubiu-Dobrzyniu, ul. Dr. J. G. Koppa 1A, VI.2. Urząd Skarbowy w Rypinie, ul. Dojazdowa 10, VI.3. Urząd Skarbowy w Brodnicy, ul. Sikorskiego 19, VI.4. Urząd Skarbowy w Wąbrzeźnie, ul. Rataja 2; CZĘŚĆ VII: VII. Urząd Skarbowy w Grudziądzu, ul. Droga Łąkowa 23. Dane adresowe zawarto w załączniku nr 1 do Opisu przedmiotu zamówienia. 2. Zamawiający umożliwi Wykonawcom biorącym udział w postępowaniu dokonanie wizji lokalnej

2 obiektów, po wcześniejszym uzgodnieniu terminu z pracownikiem Izby Skarbowej w Bydgoszczy Łukaszem Chmielewskim [tel. (52) ] oraz upoważnionymi pracownikami Naczelników Urzędów. Wizja lokalna odbędzie się w godzinach pracy urzędów skarbowych, z udziałem przedstawiciela danej jednostki. 3. Zamawiający informuje, że przejęcie stanowisk w poszczególnych obiektach będzie możliwe 2 stycznia 2016 r. (sobota). Zakończenie prac techniczno-organizacyjnych w zakresie przygotowania stanowisk kasowych może odbyć się w dniach 4-5 stycznia 2016 r. z koniecznością zagwarantowania obsługi ww. stanowisk w tych dniach, w pełnym zakresie wynikającym z Opisu przedmiotu zamówienia. II. Zakres zamówienia: Izba Skarbowa w Bydgoszczy zleca, a Wykonawca przyjmie do wykonania obsługę stanowisk kasowych w siedzibach Naczelników Urzędów. Obsługa kasowa świadczona będzie w siedzibach urzędów skarbowych, w pomieszczeniach odpłatnie udostępnionych przez Zamawiającego Wykonawcy na podstawie umowy najmu, której wzór stanowi zał. nr 8b do SIWZ. Zamawiający dopuszcza możliwość realizacji usługi w punkcie obsługi klienta prowadzonym przez Wykonawcę, zlokalizowanym w odległości nie większej niż 300 m od siedzib Naczelników Urzędów (dane adresowe zawarte w załączniku nr 1 do Opisu przedmiotu zamówienia). W zakres obsługi, będącej przedmiotem postępowania, wchodzą: a) przyjmowanie gotówkowych wpłat dotyczących podatkowych i niepodatkowych należności budżetowych bez prowizji bankowej dla wpłacających podatników i płatników właściwych miejscowo dla Naczelników Urzędów, jak również podlegających innym Naczelnikom Urzędów województwa kujawsko-pomorskiego, z tytułu: zryczałtowanego podatku dochodowego od przychodów osób duchownych, karty podatkowej oraz podatku od towarów i usług wpłacanego przez tych podatników, podatku od czynności cywilnoprawnych (z wyjątkiem podatku pobieranego przez płatników tj. notariuszy, komisantów, przewoźników itp.), podatku od spadków i darowizn, podatku dochodowego od osób fizycznych, wynikających z rozliczenia rocznego tego podatku, podatników nieprowadzących działalności gospodarczej (PIT-37), zaliczek i podatku dochodowego od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej z tytułu rent i emerytur, sprzedaży akcji i obligacji, wynajmu lokali, sprzedaży nieruchomości, podatku dochodowego od osób fizycznych wpłacanego przez podatników opodatkowanych zryczałtowanym podatkiem dochodowym od przychodów ewidencjonowanych,

3 oraz podatku od towarów i usług wpłacanego przez tych podatników, podatku dochodowego od osób fizycznych wpłacanego przez podatników opodatkowanych zryczałtowanym podatkiem dochodowym od przychodów ewidencjonowanych i nieprowadzących działalności gospodarczej na podstawie deklaracji PIT-4, PIT-8A, PIT-8B, opłaty skarbowej od duplikatu decyzji NIP, opłaty skarbowej od potwierdzenia zgłoszenia rejestracyjnego w podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym, wpłaty mandatów kredytowanych Naczelników Urzędów, podatku płaconego przez mikroprzedsiębiorców w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, i innych, których regulowanie w formie gotówkowej dopuszczają obowiązujące przepisy. b) przyjmowanie bez prowizji bankowej wpłat gotówkowych od poborców skarbowych, będących pracownikami Naczelników Urzędów, c) dokonywanie wypłat gotówkowych bez prowizji bankowej z tytułu nadpłat podatku dochodowego od osób fizycznych, w szczególności wynikających z zeznań rocznych w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych, zwrotów niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym, a także w zakresie podatku od czynności cywilnoprawnych i podatku od spadku i darowizn. d) zabezpieczenie gotówki w kasie oraz jej przewożenie (konwój). III. Zasady ogólne wykonywania usługi 1. Wypłata gotówki będzie mogła nastąpić tylko i wyłącznie podatnikom oraz płatnikom wymienionym na imiennych listach przekazywanych Wykonawcy przez Naczelników Urzędów. Środki pieniężne mogą zostać wypłacone osobie upoważnionej przez podatnika, na podstawie pełnomocnictwa notarialnego. Kserokopię pełnomocnictwa Wykonawca przechowuje wraz ze swoim egzemplarzem dowodu wypłaty, umieszczając na egzemplarzu dowodu wypłaty zwracanego Naczelnikom Urzędów adnotację z numerem pełnomocnictwa. 2. Wykonawca będzie przyjmował wpłaty na właściwe rachunki Naczelników Urzędów (wykaz rachunków zawarto w załączniku nr 3 do Opisu przedmiotu zamówienia). 3. Wykonawca nie będzie pobierał prowizji od podatników z tytułu wypłat gotówkowych z rachunków Naczelników Urzędów. 4. Wpłaty przyjęte w stanowiskach kasowych będą przekazywane przez Wykonawcę

4 na rachunki Naczelników Urzędów, prowadzone w Narodowym Banku Polskim, najpóźniej w pierwszej sesji następnego dnia roboczego po ich dokonaniu. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości i numerów obsługiwanych rachunków bankowych. O powyższych zmianach Zamawiający poinformuje Wykonawcę pisemnie. Zmiana ta nie będzie wymagała aneksu do umowy. 6. Prognozowana wielkość transakcji w skali roku podana w załączniku nr 1 do Opisu przedmiotu zamówienia ma charakter wyłącznie szacunkowy. 7. Wykonawca w dniu podpisania umowy przekaże Zamawiającemu numer rachunku bankowego, na który Naczelnicy Urzędów będą przekazywali środki na zwrot nadpłat. 8. Wykonawca zapewni wyposażenie stanowisk kasowych w druki dowodów wpłat niezbędnych do wykonywania usługi. Wykonawca zobowiązuje się do stosowania - przy realizacji wpłat podatkowych - reguł, wzorów i norm prawnych zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru formularza wpłaty gotówkowej oraz polecenia przelewu na rachunek organu podatkowego (Dz. U. z 2008 r. Nr 236, poz. 1636). 9. W szczególnych przypadkach godziny pracy stanowisk kasowych na wniosek Zamawiającego mogą ulec zmianie (np. zmiana godzin pracy Zamawiającego, wydłużony czas pracy jednostki w końcowym okresie składania zeznań rocznych, dni otwarte itp.). Łączna ilość dodatkowych godzin dla każdego stanowiska nie przekroczy 60 roboczogodzin w okresie realizacji zamówienia. Wykorzystanie dodatkowych godzin z ww. limitu nie powoduje podwyższenia ryczałtowej opłaty miesięcznej za miesiąc. 10. Zamawiający zastrzega sobie prawo przeprowadzenia cyklicznych kontroli sposobu wykonywania przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę. W tym celu Wykonawca, w terminie wskazanym przez Zamawiającego, zobowiązany będzie przedłożyć Zamawiającemu żądane przez niego dokumenty. 11. Wykonawca zobowiązuje się przestrzegać przepisów BHP, przeciwpożarowych i innych obowiązujących w siedzibach Zamawiającego. 12. Wykonawca zobowiązuje się do zorganizowania i prowadzenia stanowisk kasowych na własny koszt i ryzyko, w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność materialną za zgromadzone środki pieniężne oraz inne składniki majątkowe znajdujące się w stanowiskach kasowych. 13. Zamawiający na okres obowiązywania umowy wynajmie Wykonawcy pomieszczenia przeznaczone do świadczenia przez Wykonawcę przedmiotowych usług. Pomieszczenie zostanie przekazane protokołem potwierdzonym przez Zamawiającego i Wykonawcę po uprzednim uzyskaniu przez Zamawiającego stosownych zgód.

5 14. Po wygaśnięciu umowy Wykonawca zobowiązany jest do pozostawienia wynajmowanego pomieszczenia w stanie technicznym w jakim zostało ono przekazane do dyspozycji przez Zamawiającego, poza zmianami wynikającymi z naturalnego zużycia. 15. Zamawiający zobowiąże Wykonawcę do uzyskania każdorazowo akceptacji ze strony Zamawiającego, w przypadku zamiaru umieszczenia ogłoszeń na stanowiskach kasowych. Poprzez ogłoszenie należy rozumieć plakaty, banery, tablice informacyjne, pisma, ulotki, broszury, itd. IV. Szczegółowe warunki realizacji wpłat i wypłat 1. Wpłaty z tytułu podatków i opłat oraz pozostałych należności budżetowych, o których mowa w sekcji II pkt 1 lit. a: 1) przyjmowane będą przez Wykonawcę na bankowych dowodach wpłat z nadrukiem Podatki, wypełnionych przez osobę wpłacającą zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru formularza wpłaty gotówkowej oraz polecenia przelewu na rachunek organu podatkowego (Dz. U. Nr 236, poz. 1636) lub na bankowym dowodzie wpłaty generowanym z systemu księgowego; 2) dla każdego rodzaju podatku lub innej należności wypełniony będzie oddzielny druk dowodu wpłaty; Dowód wpłaty powinien zawierać następujące informacje: identyfikator podatkowy podatnika, imię i nazwisko podatnika (nazwę podmiotu), adres podatnika, rodzaj płaconego podatku ze wskazaniem okresu jakiego wpłata dotyczy, kwotę podatku i kwotę ewentualnych odsetek za zwłokę; 3) Wykonawca na własny koszt zapewni zaopatrzenie punktu kasowego w dowody wpłaty; 4) za datę dokonania wpłaty uważa się dzień faktycznej wpłaty kwoty podatku, opłaty oraz pozostałych należności budżetowych na stanowisku kasowym; 5) przekazanie przyjętych wpłat nastąpi najpóźniej w pierwszej sesji następnego dnia roboczego po dniu dokonania wpłaty; 6) Wykonawca przekaże Naczelnikom Urzędów wykazy dokonanych wpłat w formie elektronicznej oraz papierowej wraz z jednym odcinkiem wpłaty w następnym dniu roboczym po dniu dokonania wpłaty. 2. Wpłaty gotówkowe własne, o których mowa w sekcji II pkt 1 lit. b: 1) przyjmowane będą przez Wykonawcę na bankowych dowodach wpłat, wypełnionych przez osobę wpłacającą lub na bankowym dowodzie wpłaty generowanym z systemu

6 księgowego; 2) Wykonawca na własny koszt zapewni zaopatrzenie punktu kasowego w dowody wpłaty; 3) za datę dokonania wpłaty uważa się dzień faktycznej wpłaty w punkcie kasowym; 4) przekazanie przyjętych wpłat na konta bankowe będzie następować nie później niż w pierwszej sesji następnego dnia roboczego po dniu dokonania wpłaty. 3. Wypłaty z tytułu nadpłat podatków i niepodatkowych należności budżetowych, o których mowa w sekcji II pkt 1lit. c: 1) odbywać się będą w oparciu o wykazy wypłat na dany dzień roboczy, przekazane przez Naczelników Urzędów, podpisane przez osoby upoważnione (dotyczy formy papierowej), zgodnie z kartą wzorów podpisów, która zostanie przekazana Wykonawcy, po uprzednim przekazaniu przez Naczelników Urzędów kwot wynikających z wykazów na wyodrębniony rachunek Wykonawcy; 2) wykazy, o których mowa w pkt 1, będą zawierać następujące dane: a) identyfikator podatkowy (PESEL lub NIP), b) nazwisko i imię podatnika, c) adres zamieszkania podatnika, d) tytuł wypłaty; 3) jeżeli do odbioru środków pieniężnych będą uprawnione dwie osoby, w wykazie zostaną umieszczone dane obydwu uprawnionych osób; 4) wykazy wypłat przekazywane będą Wykonawcy przez pracowników Naczelników Urzędów w formie papierowej w dwóch egzemplarzach oraz dodatkowo w formie elektronicznej, najpóźniej na dwa dni robocze przed planowanym terminem wypłaty; 5) Wykonawca potwierdzi fakt otrzymania przelewu, o którym mowa w pkt 1, zwracając podpisany egzemplarz wykazu wypłat; 6) Naczelnicy Urzędów we własnym zakresie zawiadomią podatników o terminie odbioru środków pieniężnych ze stanowisk kasowych; 7) dokonanie wypłaty zostanie potwierdzone na dokumentach KW przez pracownika Wykonawcy pieczęcią z datownikiem i podpisem oraz przez podatnika podpisem; Wykonawca dokonuje wypłaty gotówkowej po okazaniu przez podatnika dowodu tożsamości. Podatnik kwituje odbiór zwrotu kwoty na trzech egzemplarzach dowodu wypłaty, które przekazywane są: jeden egzemplarz podatnikowi, jeden egzemplarz Wykonawcy, jeden egzemplarz właściwemu Naczelnikowi Urzędu;

7 8) na dowodzie wypłaty pracownik Wykonawcy wpisze numer dowodu osobistego lub paszportu podatnika; 9) wypłata środków pieniężnych może być dokonana wyłącznie podatnikowi lub osobie upoważnionej przez podatnika w formie pełnomocnictwa notarialnego; 10) po upływie terminu do realizacji zwrotu środków pieniężnych (tj. 7-go dnia roboczego po wyznaczonym terminie zwrotu), jednak nie później niż ostatniego dnia danego miesiąca, Wykonawca zwraca środki pieniężne z tytułu niezrealizowanych wypłat na odpowiednie rachunki Naczelników Urzędów; 11) Wykonawca przekaże Naczelnikom Urzędów w terminach, o których mowa w pkt 10: a) wykaz niepodjętych zwrotów, z podaniem identyfikatorów podatkowych oraz imion i nazwisk podatników, niepodjętych kwot i symbolu podatku; b) jeden egzemplarz dowodu wypłaty (KW) zwrotów zrealizowanych; 12) Wykonawca będzie odpowiedzialny za błędnie lub nieterminowo zrealizowanie zwroty; odpowiedzialność dotyczy również zapłaty odsetek podatkowych w wysokości ustalonej w trybie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz. 613). 4. Zamawiający zastrzega, że w okresie realizacji umowy (za zgodą obu stron) możliwa będzie modyfikacja zasad realizacji wpłat i wypłat, określonych w niniejszym Opisie przedmiotu zamówienia, mająca na celu usprawnienie obsługi klientów lub wymiany informacji pomiędzy Wykonawcą a Naczelnikami Urzędów. 5. Informacje dotyczące ilości oraz wartości minimalnych i maksymalnych transakcji zawierających się w zakresie usługi przedstawiono w załączniku nr 2 do Opisu przedmiotu zamówienia. V. Opis warunków funkcjonowania stanowisk kasowych 1. Stanowiska kasowe będą czynne: 1) w dniach pracy urzędów skarbowych, od poniedziałku do piątku, od godziny 7:30 do godziny 15:00; 2) w soboty wyznaczone przez Ministerstwo Finansów jako dni otwarte w urzędach skarbowych (do pięciu dni w roku). 2. Wymagania określone w ust. 1 stanowią warunki minimalne; po poinformowaniu

8 Zamawiającego możliwe jest ustalenie szerszego zakresu czasu pracy punktu kasowego, jednakże w przypadku jego zlokalizowania w siedzibie urzędu skarbowego nie może on wykraczać poza czas pracy urzędów skarbowych. 3. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wraz z podpisaniem umowy imienne wykazy pracowników wykonujących przedmiot zamówienia oraz będzie na bieżąco, na piśmie, informować o wszystkich zmianach w składzie pracowników wykonujących przedmiot zamówienia. 4. Wykonawca przyjmie od pracowników skierowanych do realizacji zamówienia oświadczenia o obowiązku ochrony danych osobowych oraz o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących urzędów skarbowych, powziętych w związku z wykonywaniem czynności objętych umową, a uwierzytelnione kopie tych oświadczeń przedłoży Zamawiającemu przed przystąpieniem pracowników do realizacji zamówienia. 5. Zamawiający dopuszcza możliwość wykorzystania przez Wykonawcę posiadanego wyposażenia stanowisk kasowych stanowiącego własność Zamawiającego, tj. mebli (opis w załączniku nr 4 do Opisu przedmiotu zamówienia) oraz zapewnia prawo do korzystania z ciągów komunikacyjnych, sanitariatów i pomieszczeń socjalnych. 6. Zamawiający informuje, iż obiekty objęte są bezpośrednią ochroną fizyczną. Jednocześnie informuje, że nie zapewnia szczególnej ochrony stanowisk kasowych. Wykaz objęcia stanowisk kasowych działaniem dodatkowych zabezpieczeń (m.in. systemów sygnalizacji włamania) zawarto w załączniku nr 4 do Opisu przedmiotu zamówienia. 7. Zamawiający nie zapewnia usługi konwojowania wartości pieniężnych. Konwojowanie i transport gotówki Wykonawca zabezpieczy na własny koszt, z zachowaniem obowiązujących w tym przepisów. 8. Z Wykonawcą zostanie podpisana umowa najmu dotycząca pomieszczeń stanowisk kasowych, której wzór stanowi załącznik nr 8b do SIWZ. 9. Zamawiający nie dopuszcza możliwości podłączenia do istniejącej instalacji telefonicznej. 10. Zamawiający nie zapewnia wyposażenia stanowisk kasowych w sprzęt komputerowy i urządzenia peryferyjne oraz dostępu do Internetu. Ewentualnie zainstalowane przez Wykonawcę urządzenia muszą funkcjonować niezależnie od sieci komputerowej Zamawiającego. Podłączenie do Internetu wymaga zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie wydanej na podstawie wniosku Wykonawcy. 11. Wykonawca zobowiązany jest do zainstalowania na własny koszt atestowanego sejfu bądź

9 szafy przystosowanej do przechowywania środków pieniężnych. 12. Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczenia informacji wizualnej na stanowisku kasowym informującej o realizacji obsługę kasowej na rzecz Zamawiającego. 13. Zamawiający zobowiąże Wykonawcę do uzyskania każdorazowo akceptacji ze strony Zamawiającego, w przypadku zamiaru umieszczenia ogłoszeń na stanowiskach kasowych. Poprzez ogłoszenie należy rozumieć plakaty, banery, tablice informacyjne, pisma, ulotki, broszury, itd. 14. Zamawiający dopuszcza możliwość realizowania przez Wykonawcę w stanowiskach kasowych wpłat i wypłat innych niż wymienione w sekcji II Opisu przedmiotu zamówienia, jeżeli nie wpłyną one na czas obsługi podatników oraz poborców skarbowych, realizujących wpłaty i wypłaty, wykazanych w ww. katalogu. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego, że dokonywane przez Wykonawcę czynności nie zawarte w sekcji II Opisu przedmiotu zamówienia wpływają na wydłużenie czasu obsługi klientów realizujących rozliczenia wynikające z ww. katalogu, Zamawiający ma prawo zażądać zaniechania ich prowadzenia przez Wykonawcę. 15. Zamawiający nie dopuszcza możliwości realizowania przez Wykonawcę usług pocztowych i kurierskich w ramach prowadzonej działalności.