Metodyka PRINCE2: 2009 OGC Office of Government Commerce

Transkrypt

1 : 2009 OGC Office of Government Commerce PRINCE2 Skuteczne Zarządzanie Projektami (edycja 2009, V wydanie) Cel i organizacja zajęć

2 Omówienie metodyki PRINCE2 na poziomie Foundation wraz z przykładami ilustrującymi omawiane zagadnienia Zwrócenie uwagi na rolę Kierownika Projektu w rozumieniu PRINCE2 Ćwiczenia ze stosowanie Tematów oraz technik Prince2 Wskazówki dotyczące ce przygotowania się do egzaminu Prince2 Foundation Próbny egzamin na poziomie Prince2 Foundation jako forma zaliczenia zajęć 16h wykładowych Pytania i ryzyka Cel i organizacja zajęć

3 Poziom Foundation Celem egzaminu jest ocena kompetencji członka zespołu projektowego Znajomość zasad i terminologii metodyki (procesów, tematów, pryncypiów) Określenie produktów zarządczych Przestawienie powiązań między procesami, produktami oraz rolami i strukturą zarządczą Cel i organizacja zajęć

4 Egzamin PRINCE2 Foundation Test wyboru jednokrotnego 75 pytań, z czego 5 pytań to pytania próbne, nie wyróŝnione w Ŝaden sposób Pytania próbne nie są punktowane Do zdania egzaminu wymagane jest udzielenie co najmniej 35 prawidłowych odpowiedzi (50%) Brak moŝliwości korzystania z podręcznika Czas na rozwiązanie testu 1h mgr inż. Jacek Widuch, P2P, PMP Cel i organizacja zajęć

5 Poziom Practitioner Celem egzaminu jest ocena biegłości kandydata w zastosowaniu metodyki do zarządzania projektami Wykazanie się znajomością metodyki i umiejętnością jej zastosowania oraz dostosowania do konkretnego scenariusza Wymagany poziom Foundation Nie wymagane doświadczenie w zarządzaniu projektami Cel i organizacja zajęć

6 Cechy charakterystyczne metodyki Wiodące na rynku podejście do zarządzania projektami Wywodzi się z kręgów rządowych i samorządowych Oparta na najlepszych praktykach DuŜa skalowalność i moŝliwości wykorzystania Szerokie zastosowanie w sektorze prywatnym Wzrastające międzynarodowe uznanie Cel i organizacja zajęć

7 Wprowadzenie do metodyki PRINCE2

8 Akronim PRINCE2 PRojects IN Controlled Environment Projekty w kontrolowanym(sterowanym) środowisku Projekt to organizacja tymczasowa, powołana w celu dostarczenia jednego lub więcej produktów biznesowych według uzgodnionego Uzasadnienia Biznesowego. Zarządzanie projektem to planowanie, delegowanie, monitorowanie i kontrolowanie wszystkich aspektów projektu oraz motywowanie zaangaŝowanych osób, aby osiągnąć cele projektu w granicach docelowych wskaźników wykonania dla czasu, kosztów, jakości, zakresu, korzyści i ryzyk. Wprowadzenie do metodyki PRINCE2

9 Terminy Planuj Deleguj Korzyści Zakres Koszty Jakość Kontroluj Monitoruj Ryzyko Wprowadzenie do metodyki PRINCE2

10 Co wyróŝnia projekty Zmiany Tymczasowość Wielofunkcyjność Unikalność Niepewność Wprowadzenie do metodyki PRINCE2

11 Struktura PRINCE2 Cztery zintegrowane elementy: Pryncypia (zasady), Tematy, Procesy i Środowisko Projektu Wprowadzenie do metodyki PRINCE2

12 PRINCE2 nie obejmuje Aspektów specjalistycznych działalność specjalistyczną dla danego przemysłu czy branŝy, konkretne techniki, cykle Ŝycia projektu Szczegółowych technik w zakresie planowania i kontroli analiza ścieŝki krytycznej, analiza wartości dodanej Umiejętności interpersonalne, zdolności przywódcze, motywowanie zespołów, zarządzanie ludźmi Zarządzania Programami Wprowadzenie do metodyki PRINCE2

13 Produkt i projekt Obejmuje cykl Ŝycia projektu oraz niektóre działania przedprojektowe Okres życia produktu Idea Analiza Zlecenie Specyfikacja Plan Realizacja Monitorowanie WdroŜenie Cykl życia projektu Busniess As Usuall Wycofanie z eksploatacji Wprowadzenie do metodyki PRINCE2

14 Ćwiczenie 1 Przyczyny niepowodzeń projektów

15 Przyczyny niepowodzeń projektów Proszę wymienić znane przyczyny niepowodzeń projektów: Ćwiczenie 1

16 Tematy PRINCE2

17 Tematy PRINCE2 opisują te aspekty zarządzania projektami, którymi naleŝy ciągle zajmować się w trakcie trwania projektu. Tematy Prince2 łączą się ze sobą, integralność jest mocną stroną metodyki. Kierownik Projektu poświęcając c tematom naleŝytą uwagę spełni profesjonalnie swoją rolę. Wszystkie siedem tematów musi zostać zastosowanych w projekcie ale muszą być one dostosowane do skali, charakteru oraz złoŝoności danego projektu Tematy PRINCE2

18 Siedem Tematów Prince2 Organizacja Kto? Uzasadnienie Biznesowe Dlaczego? Jakość Co? Plany Jak? Za ile? Kiedy? Ryzyko Co, jeŝeli? Zmiana Jaki jest wpływ? Postępy Gdzie jesteśmy? Dokąd zmierzamy? Tematy PRINCE2

19 Tematy PRINCE2 Organizacja

20 zakłada,ŝe projekt realizowany jest wśrodowisku Klient-Dostawca KaŜdy projekt wymaga efektywnego zarządzania strategicznego, operacyjnego, kontroli oraz komunikacji. Cel ten jest uzyskiwany przez ustalenie optymalnej struktury zespołu zarządzania projektem, który powinien: Mieć reprezentantów interesów biznesu, uŝytkownika oraz dostawcy Zapewniać odpowiedni ład projektu Przeprowadzać przeglądy ról w trakcie jego trwania Posiadać efektywną strategię zarządzania komunikacją Tematy PRINCE2 Organizacja

21 Trzy strony interesów w projekcie Biznes produkty projektu powinny zaspokajać potrzebę biznesu, która uzasadnia potrzebę inwestycji. Projekt powinien dostarczyć korzyści leŝące u podstaw jego powołania. Przewodniczący dba o interesy biznesu UŜytkownik zapewnia odróŝnienie interesów biznesu od wymagań przyszłych uŝytkowników produktów projektu. Główny UŜytkownik reprezentuje uŝytkowników Dostawca zapewnia zasoby, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne, wymagane do wytworzenia produktów projektu. Punkt widzenia dostawcy reprezentuje Główny Dostawca Tematy PRINCE2 Organizacja

22 Cztery poziomy zarządzania projektem 1. Kierownictwo organizacji lub programu nie wchodzi w skład zespołu zarządzania projektem, definiuje tolerancje na poziomie projektu, w granicach których będzie pracował Komitet Sterujący 2. Komitet Sterujący Zarządzanie strategiczne projektem Odpowiada za sukces projektu Zatwierdza wszystkie główne plany i zasoby Rozpatruje istniejące lub przewidywane odchylenia wychodzące poza tolerancję etapu Komunikuje się z pozostałymi interesariuszami Tematy PRINCE2 Organizacja

23 3. Kierownik Projektu Zarządzanie Operacyjne Odpowiedzialny jest za codzienne zarządzanie projektem w granicach wyznaczonych przez Komitet Sterujący. Zapewnienie aby projekt wytworzył wymagane produkty zgodnie z ustalonymi wcześniej wskaźnikami wykonania. 4. Kierownik Zespołu Dostarczanie Produktów Przejmuje uprawnienia i obowiązek planowania wytworzenia pewnych produktów oraz zarządzania zespołem specjalistów w celu wytworzenia tych produktów. Kierownik Projektu deleguje część swojej odpowiedzialności do Kierownika Zespołu. Tematy PRINCE2 Organizacja

24 \Kierownictwo organizacji lub programu Główny UŜytkownik (-cy) Komitet Sterujący Przewodniczący Główny Dostawca(-cy) Nadzór Projektu Kierownik Projektu Obsługa zmian Kierownik (-cy) Zespołu (-ów) Wsparcie Projektu Członkowie zespołu Zespół zarządzania projektem Tematy PRINCE2 Organizacja

25 W strukturze zespołu zarządzania projektem współdzielone NIE mogą być obowiązki: a) Przewodniczącego i Kierownika Projektu b) Przewodniczącego i Głównego UŜytkownika c) Nadzoru Projektu i Głównego UŜytkownika d) Kierownika Projektu i Wsparcia Projektu Tematy PRINCE2 Organizacja

26 W strukturze zespołu zarządzania projektem współdzielone NIE mogą być obowiązki: a) Przewodniczącego i Kierownika Projektu b) Przewodniczącego i Głównego UŜytkownika c) Nadzoru Projektu i Głównego UŜytkownika d) Kierownika Projektu i Wsparcia Projektu e) Nadzoru Projektu i Wsparcia Projektu Tematy PRINCE2 Organizacja

27 Kluczowe cechy Komitetu Sterującego: Uprawnienia Wiarygodność Zdolność delegowania Dostępność Strategia Zarządzania Komunikacją definiuje częstotliwość i poziom szczegółowości komunikacji wymaganej przez Komitet Sterujący. Dobrą Praktyką jest utworzenie jak najmniejszego Komitetu Sterującego, który reprezentuje wszystkie interesy. Tematy PRINCE2 Organizacja

28 Zarządzanie interesariuszami Osoby lub grupy osób, niebędące w zespole zarządzania projektem, z którymi projekt powinien utrzymywać kontakt lub na które rezultat projektu będzie miał wpływ. Rodzaje interesariuszy Wspierać lub negować projekt Zyskać lub stracić w skutek realizacji projektu Postrzegać projekt jako zagroŝenie lub czynnik umacniający ich pozycję Być aktywnymi zwolennikami projektu lub blokować projekt i utrudniać jego postępy Tematy PRINCE2 Organizacja

29 Przykład angaŝowania interesariuszy Identyfikowanie interesariuszy (kto?) Stworzenie i przeanalizowanie profili interesariuszy (co?) Określenie strategii zaangaŝowania interesariuszy (jak?) Planowanie angaŝowania (kiedy?) AngaŜowanie interesariuszy (wykonać) Pomiar efektywności (rezultaty) Strategia Zarządzania Komunikacją zawiera opis środków i częstotliwości komunikowania się ze stronami zarówno wewnątrz jak i za zewnątrz projektu. Ustala ona angaŝowanie interesariuszy poprzez ustanowienie kontrolowanego i dwukierunkowego przepływu informacji. Tematy PRINCE2 Organizacja

30 Ćwiczenie 2 Wielka przeprowadzka organizacja projektu

31 Wielka przeprowadzka organizacja projektu Na podstawie scenariusza Wielka przeprowadzka proszę zdefiniowanie: Struktury zespołu zarządzania projektem Strategii Zarządzania Komunikacją (Tabela 1 i 2) Czas potrzebny na ukończenie ćwiczenia 20 min Ćwiczenie 2

32 \Kierownictwo organizacji lub programu Główny UŜytkownik (-cy) Komitet Sterujący Przewodniczący Główny Dostawca(-cy) Nadzór Projektu Kierownik Projektu Obsługa zmian Kierownik (-cy) Zespołu (-ów) Wsparcie Projektu Członkowie zespołu Zespół zarządzania projektem Tematy PRINCE2 Organizacja

33 Tematy PRINCE2 Uzasadnienie Biznesowe

34 Projekt musi mieć ciągłą zasadność biznesową Uzasadnienie Biznesowe jest powodem podjęcia projektu, bez niego nie powinien rozpocząć się Ŝaden projekt JeŜeli projekt traci swoją zasadność biznesową w trakcie jego realizacji powinien zostać przerwany lub zmieniony Uzasadnienie Biznesowe opisuje powody podjęcia projektu oparte na szacunkowych kosztach, ryzyku oraz oczekiwanych korzyściach Uzasadnienie Biznesowe opracowywane jest na samym początku projektu i utrzymywane przez cały czas jego trwania Komitet Sterujący weryfikuje Uzasadnienie Biznesowe w kaŝdym kluczowym punkcie decyzyjnym, a korzyści są potwierdzane w miarę ich osiągnięcia Projekt moŝe być zainicjowany z istniejącym juŝ wcześniej Uzasadnieniem Biznesowym, które zostanie doprecyzowane w trakcie inicjowania projektu Tematy PRINCE2 Uzasadnienie Biznesowe

35 Kto jest właścicielem Uzasadnienia Biznesowego? a) Kierownik Projektu b) Przewodniczący (Komitetu Sterującego) c) Nadzór Projektu d) Sponsor Projektu Tematy PRINCE2 Uzasadnienie Biznesowe

36 Kto jest właścicielem Uzasadnienia Biznesowego? a) Kierownik Projektu b) Przewodniczący Komitetu Sterującego c) Nadzór Projektu d) Sponsor Projektu Tematy PRINCE2 Uzasadnienie Biznesowe

37 Kto jest właścicielem Uzasadnienia Biznesowego? Przewodniczący Komitetu Sterującego Za Uzasadnienie Biznesowe odpowiada Przewodniczący. cy. Nie oznacza to, Ŝe e sam je opracowuje. Przewodniczący jest odpowiedzialny za zapewnienie, iŝ Uzasadnienie Biznesowe zostanie opracowane i zatwierdzone. Tematy PRINCE2 Uzasadnienie Biznesowe

38 Wynik projektu jest to dowolny produkt specjalistyczny (materialny lub niematerialny) Nowy system CRM Rezultat jest to efekt zmiany spowodowanej wykorzystaniem wyników projektu Pełna informacja o klientach jest zebrana w jednym miejscu Korzyścią jest mierzalna poprawa osiągnięta dzięki rezultatowi uznawana przez jednego lub więcej interesariuszy za zaletę Wzrost szybkości obsługi o 20%, zwiększenie sprzedaŝy o 10%, redukcja kosztu obsługi danych o 5% Tematy PRINCE2 Uzasadnienie Biznesowe

39 Rodzaje Uzasadnienia Biznesowego Projekt obligatoryjny Projekty realizowany nie dla zysku (non-profit) Projekt ewoluujący Projekt realizowany w środowisku Klient/Dostawca Projekt realizowany przez wiele organizacji Korzyści mogą być finansowe, mierzone jako zwrot z inwestycji, lub niefinansowe (szczególnie projekty obligatoryjne czy non-profit). Ustalanie korzyści pozwala priorytetyzować projekty, czy wstrzymywać te bezzasadne. Tematy PRINCE2 Uzasadnienie Biznesowe

40 Opracowanie Uzasadnienia Biznesowego Zarys Uzasadnienia Biznesowego wywodzi się ze Zlecenia Przygotowania Projektu. Powstaje ono w procesie Zarządzanie Strategiczne Projektem w celu uzyskania zezwolenia Komitetu Sterującego na zainicjowanie projektu. Rozwój Uzasadnienia Biznesowego ma charakter iteracyjny. Tematy PRINCE2 Uzasadnienie Biznesowe

41 Weryfikowanie Uzasadnienia Biznesowego Przegląd Uzasadnienia Biznesowego odbywa się: Na końcu procesu Przygotowanie Projektu zgoda na zainicjowanie projektu Na końcu procesu Inicjowanie Projektu zgoda na realizację projektu Jako część wpływu oceny zagadnień czy ryzyk przez Kierownika Projektu W powiązaniu z Planem Nadzwyczajnym Na końcu kaŝdego etapu przez Kierownika Projektu i Komitet Sterujący W trakcie ostatniego etapu przez Kierownika Projektu w celu oceny wykonanie projektu z postawionymi wymaganiami Jako element Przeglądu Korzyści realizowanego przez kierownictwo organizacji lub programu Tematy PRINCE2 Uzasadnienie Biznesowe

42 Potwierdzanie Korzyści Określenie korzyści (Główny UŜytkownik) Wybraniu obiektywnych miar, które wiarygodnie dowiodą osiągnięcie korzyści Zebraniu miar i wielkości odniesienia Zdecydowanie jak, kiedy i kto dokona pomiarów korzyści Plan Przeglądu Korzyści jest opracowywany przez Kierownika Projektu na etapie inicjowania projektu i jest aktualizowany pod koniec kaŝdego etapu. Plan Przeglądu Korzyści powinien być wyodrębniony od Planu Projektu i Planu Etapu Poza pewnymi wyjątkami Przewodniczący jest odpowiedzialny za zaplanowanie i przeprowadzenie przeglądów korzyści. Tematy PRINCE2 Uzasadnienie Biznesowe

43 Zawartość Uzasadnienia Biznesowego Podsumowanie Powody podjęcia projektu MoŜliwe rozwiązania biznesowe Oczekiwane korzyści Przewidywane niepoŝądane skutki Terminy Koszty Ocenę inwestycji Główne ryzyka Tematy PRINCE2 Uzasadnienie Biznesowe

44 Ćwiczenie 3 Wielka przeprowadzka Uzasadnienie Biznesowe

45 Wielka przeprowadzka Uzasadnienie Biznesowe Na podstawie scenariusza Wielka przeprowadzka proszę o zbudowanie pełnego Uzasadnienia Biznesowego korzystając ze wzoru dokumentu. Czas potrzebny na ukończenie ćwiczenia 15 min Ćwiczenie 3

46 Tematy PRINCE2 Jakość

47 Celem stosowania Tematu Jakość jest zapewnienie, Ŝe produkty projektu spełniają oczekiwania biznesowe a w rezultacie umoŝliwiają uzyskanie poŝądanych korzyści. Oszacowanie całkowitych kosztów i terminów wykonania projektu jest moŝliwe dopiero po ustaleniu kryteriów jakości dla produktów i działań dotyczących cych zarządzania jakością. Zagadnienie jakości obejmuje równieŝ ciągłe ulepszanie w trakcie trwania projektu jego produktów oraz samego systemu zarządzania projektem. Tematy PRINCE2 Jakość

48 Planowanie Jakości Obejmuje zdefiniowanie produktów, których wytworzenie jest wymagane od projektu, z odpowiednimi kryteriami, metodami oraz obowiązkami zaangaŝowanych osób w całość zagadnienia. Ustanowienie nadzoru jakości jest obowiązkiem organizacji lub kierownictwa programu, więc pozostaje niezaleŝny ny i zewnętrzny w stosunku do projektu. Nadzór jakości kontroluje zarządzanie projektem na poziomie strategicznym i operacyjnym. Kontrola jakości w projekcie leŝy w gestii Nadzoru Projektu. Tematy PRINCE2 Jakość

49 Celem Planowania Jakości: Zrozumienie oczekiwań Klienta Uzgodnienie na poziomie Komitetu Sterującego całościowych oczekiwań jakościowych względem produktów, środków oceny i kryteriów akceptacji Udokumentowanie i zakomunikowanie tych uzgodnień interesariuszom Kontrola wraz z ustaleniem tolerancji jakości Stworzenie klarownych Opisów Produktów Sformułowanie Strategii Zarządzania Jakością i załoŝenie Rejestru Jakości Tematy PRINCE2 Jakość

50 Oczekiwania Jakościowe Klienta są formułowane w procesie Przygotowania Projektu i umieszczane w Opisie Produktu Końcowego Projektu. Obejmują one: Kluczowe wymagania jakościowe Standardy i procesy, które naleŝy zastosować Wszelkie pomiary przydatne do oceny produktu końcowego Warto ustalić priorytety jakościowe, które są podstawą do zdefiniowania tolerancji dla produktów projektu. Przegląd oczekiwań powinien nastąpić na koniec kaŝdego etapu zarządczego. Tematy PRINCE2 Jakość

51 Kryteria akceptacji projektu to lista mierzalnych definicji atrybutów z określonymi priorytetami dla głównych interesariuszy. Kryteria akceptacji powinny zostać uzgodnione w procesie Przygotowanie Projektu pomiędzy klientem i dostawcą i udokumentowane jako część Opisu Produktu Końcowego Projektu. Kryteria akceptacji mogą być doprecyzowane w trakcie trwania projektu, ale kaŝda ich zmiana wymaga zgody Komitetu Sterującego i podlega sterowaniu zmianami w Opisie Produktu Końcowego Projektu. Tematy PRINCE2 Jakość

52 Opis Produktu Końcowego Projektu obejmuje: Ogólne przeznaczenie produktu Jego zawartość, czyli zestaw produktów rozumiany jako końcowy Oczekiwania jakościowe klienta Kryteria akceptacji Tolerancje dla jakości na poziomie produktu Tworzony jest w procesie Przygotowanie Projektu Uszczegóławiany podczas tworzenia Planu Projektu w procesie Inicjowania Projektu Podlega ocenie w procesie Zarządzanie Końcem Etapu Wykorzystywany jest w procesie Zamykanie Projektu Tematy PRINCE2 Jakość

53 Opisy Produktów Powstają dla wszystkich produktów projektu Jest obowiązkowe Stopień szczegółowości jest kwestią indywidualnej oceny. Zbyt szczegółowe mogą prowadzić do niepotrzebnego wzrostu kosztów jakości. Nieprecyzyjne mogą prowadzić do sporów związanych z akceptacją produktu Zawierają Kryteria jakości Tolerancje jakości Metody jakości Obowiązki dotyczące jakości Tematy PRINCE2 Jakość

54 WskaŜ wszystkie prawdziwe sformułowania dotyczące Rejestru Jakości (2 z 4 odpowiedzi są prawidłowe) a) Rejestr Jakości to sumaryczne zestawienie wszystkich planowanych i zakończonych działań dotyczących jakości b) Format i zawartość Rejestru Jakości jest określony w Opisie Produktu Końcowego Projektu c) Rejestr Jakości zapewnia ewidencję Oczekiwań Jakościowych Klienta d) Plan testów moŝe być elementem Rejestru Jakości Tematy PRINCE2 Jakość

55 WskaŜ wszystkie prawdziwe sformułowania dotyczące Rejestru Jakości a) Rejestr Jakości to sumaryczne zestawienie wszystkich planowanych i zakończonych działań dotyczących jakości b) Format i zawartość Rejestru Jakości jest określony w Opisie Produktu Końcowego Projektu c) Rejestr Jakości zapewnia ewidencję Oczekiwań Jakościowych Klienta d) Plan testów moŝe być elementem Rejestru Jakości Tematy PRINCE2 Jakość

56 Ćwiczenie 4 Wielka przeprowadzka Opis Produktu Końcowego Projektu

57 Wielka przeprowadzka OPKP Na podstawie scenariusza Wielka przeprowadzka proszę przygotowanie Opisu Produktu Końcowego Projektu korzystając ze wzoru dokumentu. Czas potrzebny na ukończenie ćwiczenia 15 min Ćwiczenie 4

58 Tematy PRINCE2 Plany

59 Podstawą skutecznego zarządzania projektami są plany. Zapewniają one wszystkim osobom zaangaŝowanym w realizację projektu informacji o tym: Co jest wymagane Jak zostanie to osiągnięte i przy wykorzystaniu jakich zasobów Kiedy wystąpią określone zadania Czy planowane wartości docelowe są osiągalne Planowanie to proces tworzenia i utrzymywania planu. Plan to nie tylko diagram Gantta. To dokument opisujący jak, kiedy i przez kogo ma być osiągnięty konkretny cel lub zbiór celów projektu. Planowanie jest niezbędne niezaleŝnie od rodzaju czy wielkości projektu i ma kluczowe znaczenie dla jego powodzenia. Tematy PRINCE2 Plany

60 W metodyce PRINCE2 wyróŝniamy trzy poziomy planów: Plan Projektu Plany Etapów Plany Zespołów oraz dodatkowo Plany Nadzwyczajne oraz Plan Przeglądu Korzyści. wymaga, by planowanie było oparte na produktach. Planowanie ma charakter iteracyjny, szczegółowe plany są tworzone wtedy kiedy są potrzebne. Tematy PRINCE2 Plany

61 Plan Projektu Określa główne produkty, działania i zasoby potrzebne do realizacji projektu Dostarcza informację o planowanych kosztach i terminach projektu Definiuje etapy zarządcze i kamienie milowe Jest wykorzystywany przez Komitet Sterujący jako obiekt odniesienia przy monitorowaniu postępów projektu Powinien być zgodny z planem kierownictwa organizacji lub programu Tematy PRINCE2 Plany

62 Plan Etapu Jest wymagany dla kaŝdego etapu zarządczego Zapewnia większy poziom szczegółowości niŝ Plan Projektu Plan następnego etapu jest tworzony pod koniec bieŝącego etapu zarządczego, co zapewnia: Skraca horyzont planowania Przygotowywany jest w momencie niezbyt odległym od czasu jego realizacji Pozwala wykorzystać doświadczenia poprzednich etapów zarządczych Tematy PRINCE2 Plany

63 Plany Zespołów Przygotowywany przez Kierownika Zespołu w celu realizacji Grupy Zadań Nie są obowiązkowe i mogą mieć róŝny standardy Mają na celu ułatwienie realizacji zadań a Kierownikowi Projektu umoŝliwiają sprawowanie kontroli na poziomie operacyjnym Tematy PRINCE2 Plany

64 Plany Nadzwyczajne Przestawia działania wymagane do wyjścia z sytuacji, w której doszłoby do odchylenia wychodzącego poza tolerancję Zastępuje plan, którego dotyczyła sytuacja nadzwyczajna i jest opracowywany na tym samym poziomie szczegółowości Zastąpienie Planu Etapu przez Plan Nadzwyczajny wymaga zgody Komitetu Sterującego Zastąpienie Planu Projektu przez Plan Nadzwyczajny wymaga zgody kierownictwa organizacji lub programu, jeŝeli zakres zmian wykracza poza uprawnienia Komitetu Sterującego. Nie jest sporządzany dla Planów Zespołów Tematy PRINCE2 Plany

65 Kierownik Projektu zarządzający projektem zgodnie z metodyką PRINCE2 jest zobowiązany do stworzenia: a) Planu Projektu i Planów Etapów b) Planów Zespołów c) Planów Nadzwyczajnych d) Odpowiedzi a), b) i c) są prawidłowe Tematy PRINCE2 Plany

66 Kierownik Projektu zarządzający projektem zgodnie z metodyką PRINCE2 jest zobowiązany do stworzenia: a) Planu Projektu i Planów Etapów b) Planów Zespołów c) Planów Nadzwyczajnych d) Odpowiedzi a), b) i c) są prawidłowe Tematy PRINCE2 Plany

67 Kierownik Projektu zarządzający projektem zgodnie z metodyką PRINCE2 jest zobowiązany do stworzenia: a) Planu Projektu i Planów Etapów b) Planów Zespołów c) Planów Nadzwyczajnych d) Odpowiedzi a), b) i c) są prawidłowe Tematy PRINCE2 Plany

68 Tematy PRINCE2 Ryzyko

69 Zarządzanie ryzykiem powinno mieć charakter ciągły i systematyczny przez cały okres Ŝycia projektu. Miarą ryzyka jest iloczyn prawdopodobieństwa jego wystąpienia i wielkości jego wpływu na cele projektu. Ryzyka moŝemy podzielić na zagroŝenia i szanse. Aby skutecznie zarządzać ryzykiem naleŝy kaŝde ryzyko: Zidentyfikować Ocenić Sterować Tematy PRINCE2 Ryzyko

70 KaŜdy projekt powinien posiadać własną Strategię Zarządzania Ryzykiem, która wynika z zasad, polityk, procesów i wytycznych zarządzania ryzykiem organizacji lub programu. Celem strategii jest: Określenie sposobu, w jaki zarządzanie ryzykiem zostanie włączone w działania zarządzania projektem Ustalenie tolerancji ryzyka Podejście Komitetu Sterującego do podejmowania ryzyka Opis procedury rejestrowania ryzyk i prowadzenia Rejestru Ryzyk Określenie mechanizmu kontroli i dostępu do budŝetu ryzyka Tematy PRINCE2 Ryzyko

71 Rejestr Ryzyk Przeznaczony jest do rejestrowania i przechowywania informacji dotyczących wszystkich zidentyfikowanych zagroŝeń i szans dotyczących projektu. Kto i kiedy zgłosił ryzyko Kategoria ryzyka Opis ryzyka Prawdopodobieństwo, wpływ i wartość (bliskość) Kategoria reakcji na ryzyko Działania dotyczące reakcji na ryzyko Status ryzyka Właściciel ryzyka Wykonawca reakcji na ryzyko Zazwyczaj Wsparcie Projektu prowadzi Rejestr Ryzyk w imieniu Kierownika Projektu Tematy PRINCE2 Ryzyko

72 Procedura zarządzania ryzykiem obejmuje pięć następujących kroków: Identyfikuj (rejestracja ryzyka) Oceniaj (szacowanie i ewaluacja) Planuj (moŝliwe reakcje minimalizujące wpływ ryzyka) WdraŜaj (realizacja, właściciel, wykonawca) Komunikuj (na kaŝdym etapie, w postaci raportów zarządczych) Wszystkie kroki mają charakter iteracyjny Przekroczenie tolerancji ryzyka skutkuje sporządzeniem Raportu Nadzwyczajnego w celu powiadomienia Komitetu Sterującego o zaistniałej sytuacji. Tematy PRINCE2 Ryzyko

73 Reakcje na ryzyko ZagroŜenia Unikanie Redukowanie Plan rezerwowy Przeniesienie Akceptowanie Współdzielenie Szanse Wykorzystanie Wzmocnienie Odrzucenie Tematy PRINCE2 Ryzyko

74 Strategia Zarządzania Ryzykiem NIE wywodzi się z a) ZałoŜeń Projektu b) Rejestru Ryzyk c) Uzasadnienia Biznesowego d) Polityki zarządzania ryzykiem organizacji Tematy PRINCE2 Ryzyko

75 Strategia Zarządzania Ryzykiem NIE wywodzi się z a) ZałoŜeń Projektu b) Rejestru Ryzyk c) Uzasadnienia Biznesowego d) Polityki zarządzania ryzykiem organizacji Tematy PRINCE2 Ryzyko

76 Ćwiczenie 5 Wielka przeprowadzka Analiza Ryzyk

77 Wielka przeprowadzka Analiza Ryzyk Na podstawie scenariusza Wielka przeprowadzka proszę o wykonanie analizy ryzyk projektu i udokumentowanie ich w postaci Rejestru Ryzyk, korzystając ze wzoru dokumentu. Czas potrzebny na ukończenie ćwiczenia 15 min Ćwiczenie 5

78 Tematy PRINCE2 Zmiana

79 Celem wprowadzenia procedur zarządzania zagadnieniami i zmianami nie jest zapobieganie zmianom, lecz zapewnienie sterowania zmianami poprzez ustanowienie systemu Zarządzania konfiguracją. Zagadnie projektowe to zdarzenie, które wystąpiło, nie było planowane i wymaga podjęcia czynności zarządczych. Rodzaje zagadnień projektowych: Wniosek o wprowadzenie zmiany Odstępstwo Problem/obawa Zarządzanie zmianą ma charter ciągły przez cały okres trwania projektu. Tematy PRINCE2 Zmiana

80 Strategia Zarządzania Konfiguracją obejmuje m. in.: Procedurę zarządzania konfiguracją Procedurę sterowania zagadnieniami i zmianami Role i obowiązki Skalę pozwalającą uzgodnić priorytety i wagę zagadnień Podejście do Obsługi Zmian Wykorzystanie BudŜetu Zmian Tematy PRINCE2 Zmiana

81 Procedura Sterowania Zagadnieniami i Zmianami Rejestrowanie zagadnień (Rejestr Zagadnień) Analizowanie wpływu Proponowanie rozwiązań Podejmowanie decyzji WdraŜanie (Plan Nadzwyczajny lub aktualizacja/wydanie nowej Grupy Zadań) PRINCE2 definiuje Dziennik Projektu jako narządzie Kierownika Projektu do rejestrowania problemów i obaw, które mogą być obsłuŝone w sposób nieformalny oraz rejestrowania zdarzeń i działań nie objętych przez inne rejestry. Tematy PRINCE2 Zmiana

82 Tematy PRINCE2 Zmiana

83 Przykład priorytetu i wagi na podstawie reguły MoSCoW Must musi być wprowadzona, ma znaczenie krytyczne Should powinna być prowadzona, jej brak powoduje osłabienie Uzasadnienia Biznesowego Could moŝe być wprowadzona, ale jej brak nie osłabia Uzasadnienia Biznesowego Won t na razie moŝemy poczekać z wprowadzeniem zmiany Tematy PRINCE2 Zmiana

84 Tematy PRINCE2 Postępy

85 Postępy są miarą osiągnięcia celów planu. Mogą one być monitorowane na poziomie Grupy Zadań, etapu i projektu. Postępy określają mechanizmy na poziomie wszystkich szczebli zarządczych umoŝliwiające monitorowanie i kontrolowanie oraz ocenę zasadności projektu przy uwzględnieniu tolerancji. Tolerancje określają stopień swobody działania jaki posiada dany szczebel zarządzania bez potrzeby zatwierdzenia jego działań przez wyŝszy szczebel zarządzania. Z sytuacją nadzwyczajną mamy do czynienia gdy moŝna prognozować, Ŝe nastąpi odchylenie poza uzgodnione tolerancje. Tematy PRINCE2 Postępy

86 Obszary Tolerancji Czas (Plan Projektu, Plan Etapu, Grupa Zadań) Koszt (Plan Projektu, Plan Etapu, Grupa Zadań) Zakres (Plan Projektu, Plan Etapu, Grupa Zadań) Ryzyko (Strategia Zarządzania Ryzykiem, Plan Etapu) Jakość (Opis Produktu Końcowego Projektu, Opis Produktu) Korzyści (Uzasadnienie Biznesowe) Tematy PRINCE2 Postępy

87 Delegowanie tolerancji oraz raportowanie faktycznych i prognozowanych postępów Tolerancje Projektu Kierownictwo organizacji lub programu Projekt postępy/sytuacje nadzwyczajne Komitet Sterujący Tolerancje Etapu Etap postępy/sytuacje nadzwyczajne Kierownik Projektu Tolerancje Grupy Zadań Grupa Zadań postępy/sytuacje nadzwyczajne Kierownik Zespołu Tematy PRINCE2 Postępy

88 Mechanizmy sterowania na poziomie Komitetu Sterującego Zezwolenia Przygotowanie Projektu przejście do etapu inicjowania Inicjowanie Projektu realizacja projektu poprzez akceptację Dokumentu Inicjującego Projekt Zarządzanie Końcem Etapu przejście do następnego etapu, przedwczesne zamknięcie projektu Zamykanie Projektu przegląd Raportu Końcowego Projektu i zakończenie projektu Aktualizacja informacji o postępach (Raporty Okresowe i Raporty Końcowe Etapów) Obsługa sytuacji nadzwyczajnych i zmian (Raporty Nadzwyczajne i Raporty o Zagadnieniach) Tematy PRINCE2 Postępy

89 Mechanizmy sterowania na poziomie Kierownika Projektu Zezwolenia Sterowanie Etapem - rozpoczęcie Grupy Zadań Aktualizacja informacji o postępach Raporty z Punktów Kontrolnych Obsługa sytuacji nadzwyczajnych i zmian Wykorzystanie rejestrów projektu i dzienników Tematy PRINCE2 Postępy

90 Etapy Zarządcze Części projektu wyznaczone przez zarządcze punkty decyzyjne. Etap zarządczy jest zbiorem działań i produktów, których realizacją i dostarczeniem zarządza się jako całością. Określają punkty, w których prowadzone są przeglądy oraz podejmowane są decyzje Kluczowe decyzje są podejmowane przed szczegółowymi pracami Ułatwiają stosowanie zarządzania z wykorzystaniem tolerancji Tematy PRINCE2 Postępy

91 W procesie Zarządzanie Końcem Etapu Kierownik Projektu dokonuje przeglądu Uzasadnienia Biznesowego i Planu Projektu opracowuje Raport Końcowy Etapu aktualizuje dokumentację projektową Opracowuje Plan Etapu dla następnego Etapu Zarządczego Komitet Sterujący kaŝdorazowo wydaje zezwolenie na realizację jednego etapu zarządczego. KaŜdy projekt zgodny z PRINCE2 składa się z minimum dwóch etapów zarządczych: Etap inicjowania Etap realizacji Metodyka nie określa długości trwania etapów Tematy PRINCE2 Postępy

92 Etapy zarządcze, a etapy techniczne Etap zarządczy 1 Etap zarządczy 2 Etap zarządczy 3 Etap zarządczy 4 Zbieranie wymagań Programowanie Testy Szkolenie uŝytkowników Walidacja Tematy PRINCE2 Postępy

93 Przeglądy Postępów Odbywają się na podstawie Raportów z Punktów Kontrolnych w ramach procesu Sterowania Etapem. Produkty zarządcze: Dziennik Projektu Rejestr Zagadnień Zestawienie Statusu Produktów Rejestr Jakości Rejestr Ryzyk Tematy PRINCE2 Postępy

94 Raportowanie Postępów Wykorzystywane Produkty zarządcze: Raport z Punktu Kontrolnego (Kierownik Zespołu, dot. Grupy Zadań) Raport Okresowy (Kierownik Projektu na potrzeby Komitetu Sterującego zgodnie z Strategią Zarządzania Komunikacją) Raport Końcowy Etapu (Kierownik Projektu pod koniec kaŝdego etapu zarządczego) Raport Końcowy Projektu (Kierownik Projektu w procesie Zamykania Projektu), P2P Tematy PRINCE2 Postępy

95 Ćwiczenie 6 Wielka przeprowadzka Etapy techniczne i zarządcze

96 Wielka przeprowadzka Postępy Na podstawie scenariusza Wielka przeprowadzka proszę o zdefiniowane etapów technicznych i zarządczych, zgodnie z wytycznymi metodyki PRINCE2, i przedstawienie ich w postaci graficznej. Czas potrzebny na ukończenie ćwiczenia 15 min Ćwiczenie 6

97 Etapy zarządcze, a etapy techniczne Etap zarządczy 1 Etap zarządczy 2 Etap zarządczy 3 Etap zarządczy 4 Zbieranie wymagań Programowanie Testy Szkolenie uŝytkowników Walidacja Tematy PRINCE2 Postępy