Struktura zarządzania złożonymi projektami ekologicznymi

Transkrypt

1 Struktura zarządzania złożonymi projektami ekologicznymi Polskie Stowarzyszenie Budownictwa Ekologicznego Polish Green Building Council (PLGBC) Kraków, ul.wadowicka MAJ 2009 ROMAN HATOSSY * International Project Management Association Switzerland certyfikat nr 178/2007/SPMP ** PRINCE2 certyfikat APM Group England nr P2R/287072

2 1 Struktura zarządzania projektem Projekt Faza planistyczna Faza realizacyjna Procesy zarządcze Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Koordynacja projektu Zamknięcie projektu Przygotowanie projektu Inicjowanie projektu Śledzenie i sygnał zwrotny Zamknięcie projektu Mianowanie Przewod. KS Mianowanie KP Projektowanie Zespołu Zarz. Mianowanie członków ZZ Przygotowanie PZP Określenie formuły real. Planowanie etapu inicjowania Planowanie jakości Planowanie projektu (harm.) (planowanie planowania) Doprecyzowanie uzasad. i ryz. Ustanowienie el. sterowania Ustanowienie systemu dokum. Zestawienie DIP Ocena projektu Koordynacja i ocena Kontrola kompletności dostarczanych prod. oraz akceptacji klienta Udokumentowanie działań niezbednych do podjecia przez grupy utrzymania i eksploat. Zaplanowanie terminu oceny stopnia osiągnięcia korzyści oczekiwanych Rejestr. i raportowanie dośw ZPZP Formalny początek Projektu - PZP DIP Zezwolenie na real. etapu/zamknięcie Zatwierdzenie zamknięcia projektu Kompletowanie informacji o zakończeniu etapu Planowanie kolejnego etapu lub planu nadzwyczajnego Sprawdzenie czy zmieniły się: uzasadnienie bizn. lub zagroż. Wytwarzanie produktów technicznych Zarządzanie Projektem Ekologicznym/ Zrównoważonym Procesy główne i pomocnicze

3 Podstawowe Założenia Projektu Project Brief Przygotowane przez właściciela uzasadnienia biznesowego(przewodniczącego komitetu sterującego) oraz kierownika projektu Mają udzielić odpowiedzi na pytanie czy projekt jest wykonalny i opłacalny Razem z planem etapu inicjowania projektu stanowią podstawę do decyzji o ustanowieniu projektu (formalny początek projektu) Zawierają opis celów projektu, zakresu, produktów, organizacji, kosztów, czasu, pracochłonności, ograniczeń, sposobu realizacji, wymagań jakościowych klienta, kryteriów akceptacji oraz wstępną analizę korzyści (uzasadnienie biznesowe) i analizę ryzyka. Struktura zarządzania

4 Wydziela projekt z otoczenia, stanowi statut projektu Wynika z niego: dlaczego robimy projekt co mamy osiągnąć jak zamierzamy to zrealizować Powinien przekonać członków Komitetu Sterującego aby stali się właścicielami projektu Wraz z planem pierwszego etapu stanowi podstawę do decyzji o realizacji projektu Jest kontraktem między Kierownikiem Projektu, a Komitetem Sterującym Jest pierwszą wersją planu bazowego projektu tworząc w przyszłości punkt odniesienia przy ocenie projektu Dokument Inicjujący Projekt Project Initiation Document Cykl Struktura życia zarządzania projektu

5 Zespół zarządzania projektem Kierownictwo firmy lub programu Grupa ekspertów o unikatowych kompetencjach np. LEED AP Główny Użytkownik Komitet sterujący Przewodniczący Nadzór Projektu Główny Dostawca Kierownik projektu Kierownik Zespołu Wsparcie projektu PMO Zespoły i zasoby projektu Cykl Struktura życia zarządzania projektu

6 Podstawowe Założenia Projektu Spis zawartości 1. Cel dokumentu 2. Tło projektu 3. Cele projektu 4. Zakres, wyłączenia, interfejsy 5. Najważniejsze produkty 6. Ograniczenia i założenia 7. Formuła realizacyjna 8. Struktura organizacyjna 9. Ogólne uzasadnienie biznesowe 10. Wstępna ocena ryzyka 11. Wymagania jakościowe klienta 12. Ogólny plan projektu 13. Tolerancje dla projektu Cykl Struktura życia zarządzania projektu

7 Dokument Inicjujący Projekt Spis zawartości (elementy obligatoryjne) 1. Cel dokumentu 2. Tło projektu 3. Cele projektu 4. Zakres, wyłączenia, interfejsy 5. Produkty i kryteria akceptacji 6. Ograniczenia i założenia 7. Formuła realizacyjna 8. Organizacja projektu 9. Uzasadnienie biznesowe 10. Rejestr ryzyka + plan zarządzania ryzykiem 11. Plan jakości 12. Plan projektu 13. Elementy sterowania, przeglądy i raportowanie 14. Obsługa problemów 15. Plan komunikacji 16. Plany rezerwowe (awaryjne) Cykl Struktura życia zarządzania projektu

8 LEED AP Polska Zespół zarządzania

9 Wykres Gantta Zespół Cykl Struktura życia zarządzania projektu

10 1.)DOKUMENTACJA ZARZĄDCZA (1.1.)TECZKA PROJEKTU Struktura gromadzenia dokumentacji projektu (1.1.1.) Zlecenie Przygotowania Projektu (1.1.2.) Założenia Projektu (1.1.3.) Struktura organizacyjna projektu (1.1.4.) Funkcje zakresy odpowiedzialności (1.1.5.) Formuła Realizacji Projektu (1.1.6.) Zezwolenie Komitetu Sterującego na zainicjowanie projektu (1.1.7.) Dokument Inicjujący Projekt z planem bazowym (1.1.8.) Struktura gromadzenia dokumentacji (1.1.9.) Zezwolenie Komitetu Sterującego na realizację projektu ( ) Dokumentacja Ocen końcowych etapów ( ) Dokumentacja Ocen nadzwyczajnych ( ) Lista Kontrolna Produktów (projektu) ( ) Raporty Okresowe ( ) Raporty o Istotnych Odchyleniach (projektu ( ) Powiadomienie o zamykaniu projektu ( ) Uzasadnienie Biznesowe (początkowe i uaktualnienia) ( ) Plan Projektu (pierwotny i uaktualnienia) ( ) Rejestr Ryzyka ( ) Rejestr Doświadczeń ( ) Raport o Doświadczeniach ( ) Rekomendacja zamknięcia projektu ( ) Plan Przeglądu Poprojektowego ( ) Raport Końcowy Projektu ( ) Plan Komunikacji (1.2)TECZKA ETAPU (1.2.2.) Role i zakresy odpowiedzialności dla etapu (1.2.2.) Struktura organizacyjna etapu (1.2.3.) Plan Etapu (bieżącego) (1.2.4.) Zezwolenie Komitetu Sterującego na realizację etapu (1.2.5.) Zgody na wykonanie Grup Zadań (kontrakty) (1.2.6.) Raporty z Punktów Kontrolnych (1.2.7.) Raporty o istotnych Odchyleniach (poziom etapu) (1.2.8.) Lista Kontrolna Produktów (poziom etapu) (1.2.9.) Raport Końcowy Etapu ( ) Dziennik ( ) Korespondencja (1.3.) TECZKA JAKOŚCI (1.3.1.) Oryginały Opisów Produktów (1.3.2.) Dokumentacja ocen jakości ( ) Zatwierdzenia i wyniki ( )Działania naprawcze ( ) Lista zastrzeżeń ( )Zaproszenia (1.3.3.)Zagadnienia Projektowe ( ) Odstępstwa ( ) Wnioski o Wprowadzenie Zmian ( ) Zgłoszenia Zagadnień ( ) Rejestr Zagadnień (1.3.4.) Plan Jakości Projektu (1.3.5.) Plan Jakości Etapu (1.3.6.) Rejestr Jakości Zespół Cykl Struktura życia zarządzania projektu

11 Projekt/podprojekt: WNIOSEK O ZMIANĘ NR Nr umowy: Data zgłoszenia zmiany: Wnioskujący zmianę (imię, nazwisko, firma, rola w projekcie): Opis zmiany (czego dotyczy zmiana): Źródła (przyczyny) zmiany: Wstępna ocena wpływu zmiany na projekt: Uzasadnienie wprowadzenia zmiany: I.1 Szacunkowy koszt analizy zmiany: I. AKCEPTACJA KOSZTU ANALIZY ZMIANY I.2 Decyzja o przekazaniu do analizy: II.1 Planowana data zakończenia analizy: II.2 Data ukończenia analizy: II. ANALIZA (data, podpis) II.3 Autorzy analizy: cd

12 III. PODSUMOWANIE WYNIKÓW ANALIZY - WPŁYW ZMIANY NA: III.1 Zakres produktu III.2 Zakres projektu III.3 Harmonogram III.4 Koszty III.5 Jakość III.6 Ryzyko TAK TAK TAK TAK TAK TAK NIE NIE NIE NIE NIE NIE DECYZJA O WPROWADZENIU ZMIANY Akceptacja Odrzucenie Zawieszenie Uzasadnienie: (data, podpis) Ekologiczne Drogi.pl Sp. z o.o Bytom, ul. Szyby Rycerskie 22 r.hatossy@ekologicznedrogi.pl Krajowy Rejestr Sądowy prowadzony przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach Wydział VIII Gospodarczy numer KRS NIP kapitał zakładowy: PLN

13 Zmiana modelu decyzyjnego KOSZT JAKOŚĆ CZAS STARY MODEL DECYZYJNY ZAKRES EKOLOGIA ZDROWIE, BEZPIECZEŃSTWO, KOMFORT CZAS JAKOŚĆ KOSZT ZAKRES NOWY MODEL DECYZYJNY Zarządzanie Projektem Ekologicznym/ Zrównoważonym

14 Kontekst i rekomendacje 1. Większa złożoność 2. Trudniejszy dostęp do zasobów specjalistycznych - częstokroć o profesjach mało znanych pozostałym członkom 3. Wysoki koszt expertów 4. Przy procesach certyfikacji nowe bardzo kosztowne ryzyko 1. Rozbudowana faza planistyczna 2. Wyjątkowy nacisk na precyzyjne definicje produktów 3. Plan komunikacji (wariant dokumenty i spotkania) 4. Zarządzanie ryzykiem (dla kluczowych ryzyk np. niedotrzymanie podstaw dla certyfikatu - wg. rozbudowanego modelu M_o_R) 5. Bezwględne zarządzanie zagadnieniami oraz zmianami (mapy procesów BPMN + narzucone szablony) 6. Obowiązkowy rejestr doświadczeń + strukt. gromadzenia dok. metod. Cykl Podsumowanie życia projektu

15 DZIĘKUJĘ ZA Polskie Stowarzyszenie Budownictwa Ekologicznego Polish Green Building Council (PLGBC) Kraków, ul.wadowicka 6 UWAGĘ Roman Hatossy, MScEE, IPMA, PRINCE2 Vice Prezydent ds. Ekologii Vice President of Ecology PLGBC Polskie Stowarzyszenie Budownictwa Ekologicznego Polish Green Building Council (PLGBC) Kraków, ul.wadowicka 6 tel (sekretariat): kom.: