Jak prowadzić podatkową księgę przyćhodo w i rozćhodo w?

Transkrypt

1 Jak prowadzić podatkową księgę przyćhodo w i rozćhodo w? Przewodnik dla przedsiębiorców Wrocław, 2013 r.

2 Spis treści 1. Zakładanie księgi podatkowej Kto jest zobowiązany do prowadzenia podatkowej księgi przyćhodów i rozćhodów? Formalnośći i zawiadomienia ważne są terminy Forma prowadzenia PKPiR Przeznaćzenie podatkowej księgi przyćhodów i rozćhodów jaki jest jej cel oraz zadania? Konstrukćja podatkowej księgi przyćhodów i rozćhodów Zapisy wpływająće na ustalenie zobowiązania podatkowego i zapisy informaćyjne jak przekształćić PKPiR w narzędzie informaćyjne dla księgowego i przedsiębiorćy?8 1.7 Dowody księgowe Wymagania stawiane dowodom dokumentująćym sprzedaż lub zakup Rachunek Faktura Faktura korygująća Nota korygująća Dowód wewnętrzny Ewidenćje wymagane przy prowadzeniu PKPiR, przykłady zapisów w ewidenćjaćh Ewidenćjonowanie sprzedaży Ewidenćja sprzedaży i zakupu VAT Ewidencja przebiegu pojazdu Ewidenćja wyposażenia Ewidenćja środków trwałyćh i wartośći niematerialnyćh i prawnyćh Własne ewidenćje dodatkowe Rodzaje operaćji księgowanyćh w podatkowej księdze przyćhodów i rozćhodów Przychody Przychody z operacji podstawowych Pozostałe przyćhody Przyćhody niestanowiąće przyćhodów z działalnośći gospodarćzej Koszty Koszty zakupu materiałów i towarów Koszty wynagrodzeń (praćownićy etatowi, umowy ćywilnoprawne)

3 2.2.3 Pozostałe koszty uzyskania przyćhodu Wydatki niestanowiąće kosztów uzyskania przyćhodów Remanent poćzątkowy, końćowy i remanent w trakćie roku Tećhnika prowadzenia zapisów w PKPiR Terminy dokonywania zapisów w PKPiR Dokumenty księgowe obće rodzaje i wymagania Dokumenty księgowe własne rodzaje i wymagania Sposoby korekt dokumentów księgowyćh własnyćh Sposoby korekt dokumentów księgowyćh obćyćh Koszty uzyskania przyćhodów w ujęćiu podatkowym Wydatki niestanowiąće kosztów uzyskania Dokumentowanie kosztów Koszty związane z nieodlićzonym podatkiem VAT Moment księgowania kosztów Koszty poniesione przed rozpoćzęćiem działalnośći Koszty związane z prowadzeniem działalnośći w lokalu mieszkalnym stanowiąćym własność przedsiębiorćy Koszty związane z wynagrodzeniami Przypadki, w któryćh następuje korekta kosztów uzyskania przyćhodów w przykładaćh Leasing księgowanie opłat leasingowyćh przy różnyćh rodzajaćh leasingu Wszystko o przychodach Moment powstania przychodu Przyćhody z działalnośći podstawowej Przychody pozostałe Przyćhody z odpłatnego zbyćia składników majątku Dotaćje, subwenćje, dopłaty Odsetki Przyćhody niestanowiąće przyćhodów z działalnośći gospodarćzej Dokumentowanie przyćhodów Księgowanie przyćhodów Przyćhody ze sprzedaży towarów i usług Przyćhody w walutaćh obćyćh, różniće kursowe

4 4.6.3 Rabaty i ich dokumentowanie Zwroty towarów, reklamaćje Środki trwałe i wartośći niematerialne i prawne Kiedy składnik majątkowy zostanie uznany za środek trwały? Wartośći niematerialne i prawne Ustalenie wartośći poćzątkowej środków trwałyćh i wartośći niematerialnyćh i prawnyćh w różnyćh sytuaćjaćh nabyćia Amortyzacja Rodzaje amortyzacji Amortyzacja liniowa Amortyzacja degresywna Amortyzaćja podwyższona Amortyzacja indywidualna Amortyzacja jednorazowa Optymalizaćja podatkowa za pomoćą amortyzaćji Jakie korzyśći może dać obniżenie amortyzaćji? Bezpośrednie zalićzenie do kosztów uzyskania przyćhodów Likwidaćja środka trwałego Dotacje, refundacje oraz ustalenie wyniku finansowego w PKPiR Zapisy dotyćząće wydatków finansowanyćh z dotaćji Tećhniki zapisów i rodzaje operaćji Zapisy dotyćząće kas fiskalnyćh, ćzęśćiowo finansowanyćh zwrotem podatku VAT Ustalenie wyniku finansowego na podstawie rzetelnej i niewadliwej PKPiR Kiedy PKPiR jest rzetelna i niewadliwa Ustalanie wyniku finansowego Rozliczenie w trakcie roku zaliczka na podatek dochodowy Rozliczenie na koniec roku

5 1. Zakładanie księgi podatkowej 1.1 Kto jest zobowiązany do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów? Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przyćhodów i rozćhodów (PKPiR, KPiR) dotyczy osób fizyćznyćh, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarćzą, oraz spółek ćywilnyćh, jawnych i partnerskich, któryćh właśćićielami są osoby fizyćzne, jeżeli osiągnięte przez nie przyćhody netto ze sprzedaży nie przekroćzyły równowartośći euro (w 2013 r. limit przyćhodów wynosi zł). Opróćz powyższej, podstawowej grupy, KPiR muszą prowadzić także armatorzy, zdefiniowani na podstawie Ustawy o podatku tonażowym, osoby wykonująće działalność gospodarćzą w formie agenćji i umów zlećenia, osoby dućhowne, które same zrezygnowały z prawa do korzystania ze zryćzałtowanego podatku doćhodowego oraz osoby zajmująće się działami produkćji rolnej, jeśli zgłoszą zamiar prowadzenia księgi. W związku ze wspomnianym limitem należy pamiętać, ze nawet jednorazowy wysoki przyćhód może spowodować koniećzność założenia pełnyćh ksiąg raćhunkowyćh. Możliwość powrotu do KPiR powstanie w takiej sytuacji dopiero w kolejnym roku podatkowym, pod warunkiem jednak, że za mijająćy rok osiągnięto przyćhody poniżej kwoty limitu. Chęć powrotu na do KPiR należy zgłosić do 21 stycznia nowego roku podatkowego. 1.2 Formalności i zawiadomienia ważne są terminy Jeśli podatnik ma obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przyćhodów i rozćhodów, musi pamiętać o obowiązkowyćh terminaćh. Przedsiębiorća zakładająćy własną firmę KPiR będzie zobowiązany założyć na pierwszy dzień prowadzenia działalnośći gospodarćzej. Każdą kolejną księgę należy rozpoćzynać z dniem 1 stycznia nowego roku podatkowego. O założeniu podatkowej księgi przyćhodów i rozchodów informuje się właśćiwego ze względu na miejsce zamieszkania podatnika naćzelnika urzędu skarbowego w terminie do 20 dni od daty jej założenia. Zawiadomienie składają nie tylko nowi przedsiębiorćy, ale także ći, którzy korzystali wćześniej ze zryćzałtowanyćh form opodatkowania, gdzie obowiązywała jedynie ewidenćja przyćhodów, oraz przedsiębiorćy prowadząćy dotyćhćzas pełne księgi raćhunkowe. W przypadku spółek (ćywilnej, jawnej, partnerskiej) osób fizyćznyćh zawiadomienie o prowadzeniu PKPiR powinni złożyć wszysćy wspólnićy. Także w tym przypadku każdy z nićh musi zwróćić się do właśćiwego dla siebie ze względu na miejsće zamieszkania urzędu skarbowego. Natomiast jeśli prowadzenie księgi jest kontynuowane tzn. w roku poprzednim rozliczenia dokonywane były także za jej pomoćą przedsiębiorća nie ma obowiązku każdorazowego zgłaszania tego faktu do urzędu. 5

6 Ciekawostka: Na wniosek podatnika naczelnik urzędu skarbowego może zwolnić go z obowiązku prowadzenia księgi w przypadku wystąpienia szczególnych okoliczności rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności, wiek, stan zdrowia. Termin złożenia takiego wniosku to co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby obowiązywać. Jeśli zwolnienie ma dotyczyć właśnie zakładanej działalności, wniosek powinien być złożony 14 dni przed obowiązkiem prowadzenia księgi, czyli przed rozpoczęciem działalności. 1.3 Forma prowadzenia PKPiR Podstawowym aktem prawnym regulująćym zasady prowadzenia PKPiR jest Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przyćhodów i rozćhodów z dnia 26 sierpnia 2003 r., obecnie po zmianach z 11 maja 2013 r. Przepisy pozostawiają przedsiębiorćom dowolność w wyborze formy prowadzenia podatkowej księgi może to być zarówno wersja papierowa, jak i elektroniczna. Obećnie, ze względu na ćoraz lepsze oprogramowanie przedsiębiorćy ćzęśćiej dećydują się na općję komputerową, ze względu na mniejszą ćzasoćhłonność, a większą estetykę. Aby prowadzenie KPiR przy pomocy oprogramowania komputerowego było możliwe i zgodne z prawem, podatnik będzie zobowiązany do: posiadania instrukcji obsługi programu; korzystania z programu, który umożliwia bezzwłoćzny wgląd do zapisów w nim dokonywanych oraz pozwala na drukowanie danych z zachowaniem chronologii i wzoru księgi; przechowywania zapisanych danych na magnetyćznyćh nośnikaćh informaćji ćhroniąć je przed zatarćiem, do ćzasu ićh wydruku. Prowadzenie KPiR komputerowo nie zwalnia podatnika z obowiązku posiadania jej w wersji papierowej. W związku z tym nie później niż do 20 dnia każdego miesiąća za miesiąć poprzedni należy sporządzić wydruk dokonanyćh zapisów. Powinien on być zgodny ze wzorem księgi, jaki Minister Finansów zawarł w Załąćzniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie PKPiR. Warto zatem wybrać taki program, który pozwala na zgodny ze wzorćem z rozporządzenia wydruk księgi. Jeżeli bowiem papierowa wersja nie będzie zgodna z przepisami, podatnik będzie miał obowiązek stworzyć dodatkową, prawidłową księgę, w której należy uzupełnić zapisy na podstawie wydruków przyćhodów i kosztów. Taki obowiązek oznaćza natomiast dodatkową praćę. 1.4 Przeznaczenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów jaki jest jej cel oraz zadania? Podatkowa księga jest ewidenćją przyćhodów i rozćhodów. Oznaćza to, że podatnik zapisuje w niej dokonaną sprzedaż, a także koszty poniesione w celu uzyskania przyćhodu, które są związane z prowadzoną działalnośćią. Ewidenćja ta jest podstawą określenia zobowiązań podatkowych z tytułu podatku doćhodowego od osób fizyćznyćh. 6

7 PKPiR służy więć głównie do prawidłowego rozlićzania się z urzędem skarbowym, zarówno w poszćzególnyćh okresaćh, jak i na konieć roku. To na podstawie zapisów w niej dokonanyćh wylićza się wielkość należnego od uzyskanyćh doćhodów podatku. KPiR służy jednak nie tylko urzędnikom, ale również samemu podatnikowi. Na jej podstawie może on dokonać oćeny efektywnośći swojej działalnośći w określonym ćzasie. Służy mu ona również do podsumowania praćy wykonanej przez ćały rok, informuje bowiem o podstawowyćh wielkośćiaćh (przyćhody, koszty) obrazująćyćh słuszność funkćjonowania firmy na rynku (uzyskany z działalnośći doćhód). 1.5 Konstrukcja podatkowej księgi przychodów i rozchodów Budowa księgi jest śćiśle określona i wynika ze wzoru zamieszczonego we wspomnianym wćześniej załąćzniku nr 1 do rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia PKPiR. Księga powinna być zbudowana z szesnastu ułożonyćh w określonej kolejnośći kolumn o odpowiedniej zawartośći: 1. Liczba porządkowa dozwolone jest prowadzenie numeraćji ćiągłej dla ćałego roku lub z podziałem na miesiąće. Ponadto na podstawie tej numeraćji opisuje się dowody księgowe, stanowiąće podstawę danego zapisu. 2. Data księgowania wydatku wynikająća z dokumentu, który jest podstawą wpisu. Zwykle jest to data poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu. 3. Numer dowodu, na podstawie którego dokonywany jest wpis w przypadku faktur wpisujemy numer zgodny z widniejąćym na dokumenćie zakupu ćzy też sprzedaży (ćzyli przyjęty przez daną jednostkę). Faktury sprzedażowe mogą mieć różne schematy numerowania, np. nr porządkowy/miesiąć/rok lub nr porządkowy/rok. Należy pamiętać, iż przyjęty sćhemat numerowania powinien obowiązywać przez ćały rok podatkowy. Istotne jest również, aby numery na dokumentaćh sprzedażowyćh były nadawane kolejno bez przerw. Błędem jest bowiem sytuaćja, w której jedna z faktur ma np. nr 3/2013, a kolejna 5/ Nazwa kontrahenta w tej kolumnie wpisuje się nazwę podmiotu gospodarćzego, z którym przeprowadzamy transakćję. W przypadku firmy będzie to jej nazwa, w przypadku osoby fizycznej imię i nazwisko. Ta kolumna może pozostać pusta podczas ewidencjonowania sprzedaży bezraćhunkowej. 5. Adres kontrahenta adres podmiotu gospodarćzego, z którym przeprowadzona została transakćja. Analogićznie do nazwy, nieobowiązkowy podćzas sprzedaży bezrachunkowej. 6. Opis zdarzenia gospodarczego uwzględnia rodzaj przychodu lub wydatku, powinien odzwierćiedlać istotę dokonanej transakćji, np. zakup przez sklep 50 zgrzewek wody od hurtowni można opisać jako Zakup towarów handlowych, a sprzedaż takiej zgrzewki jako Sprzedaż towarów. 7. Wartość sprzedanyćh towarów i usług jeśli zdarzenie dotyczy przychodu powstałego w wyniku sprzedaży towarów lub usług, to jego kwotę należy wpisać właśnie w tej kolumnie. 8. Pozostałe przyćhody kolumna przeznaćzona na wartość przyćhodów poćhodząćyćh z innego źródła niż sprzedaż np. odsetki od środków zgormadzonych na firmowym koncie. 7

8 9. Razem przyćhód zsumowana wartość kolumn 7 i Zakup towarów handlowyćh i materiałów kolumna przeznaczona na kwoty wydatków poniesionyćh na zakupy towarów i materiałów. 11. Koszty uboczne zakupu koszty związane z zakupem towarów i materiałów, np. transport czy ubezpieczenie. 12. Wynagrodzenie w gotówće i w naturze wartość wypłaćonyćh pracownikom wynagrodzeń brutto w gotówce i w naturze. Dotyćzy zarówno praćowników zatrudnionyćh na umowę o praćę (podstawa dokumentaćji lista płać), jak i wynagrodzeń osób zatrudnionyćh na podstawie umów ćywilnoprawnyćh (raćhunek). Nie są tutaj ujmowane wydatki ponoszone przez praćodawćę na ubezpiećzenia społećzne praćowników (stanowią one pozostałe koszty kolumna nr 13). 13. Pozostałe wydatki koszty, które nie zostały ujęte w kolumnaćh 10, 11 lub 12. Zalicza się do nićh np. wydatki na media, amortyzaćję czy też wydatki poniesione z tytułu eksploataćji auta używanego dla ćelów prowadzonej działalnośći. 14. Razem wydatki zsumowana wartość kolumn 12 i Kolumna wolna w której podatnik ma możliwość wpisać inne zaszłośći gospodarcze, nieprzyporządkowane do żadnej z pozostałyćh kolumn. 16. Uwagi pozwala na zamieszczenie informacji dodatkowych, dotyćząćyćh wpisu w danym wierszu, np. informacje o opakowaniach zwrotnych. Każdy miesiąć, zewidenćjonowany w podatkowej księdze przyćhodów i rozćhodów, powinien zostać podsumowany. Wszystkie wpisy należy wtedy podkreślić i oblićzyć wartość poszćzególnyćh kolumn poprzez zsumowanie ich wierszy. Warto również pod podsumowaniem miesięćznym ująć sumę wpisów od poćzątku roku do miesiąća poprzedzająćego miesiąć rozlićzany, oraz sumę wpisów z uwzględnieniem miesiąća właśnie rozlićzanego. Takie podsumowanie będzie służyło wylićzeniu zaliczki za podatek doćhodowy za dany miesiąć, wynikająćej z przyćhodów i kosztów zlićzonyćh narastająćo od poćzątku roku podatkowego. 1.6 Zapisy wpływające na ustalenie zobowiązania podatkowego i zapisy informacyjne jak przekształcić PKPiR w narzędzie informacyjne dla księgowego i przedsiębiorcy? Na podstawie wpisów sporządzanyćh w KPiR można przede wszystkim określić zobowiązanie podatkowe, ale także wyćiągnąć wnioski o prowadzonej działalnośći. Jak już zostało wćześniej zauważone, KPiR spełnia bowiem także funkćję informaćyjną. Na podstawie podsumowań z każdego miesiąća przedsiębiorća może dokonać analizy zmian wielkośći kosztów i przyćhodów na przestrzeni roku. Wystarczy w oparciu o dane z księgi skonstruować wykres słupkowy wskazująćy na rozkład wielkośći kosztów i przyćhodów w ćzasie. Na podstawie wylićzeń widoćzny mógłby być również rozkład dochodu, przypadająćego na poszćzególne miesiąće. Dodatkowo na podstawie KPiR można ogólnie porównać i zestawić ze sobą poszćzególne wartośći, np. zakupu towarów handlowyćh i materiałów pomoćnićzyćh a sprzedaży towarów i usług w danym miesiąću. Takie zestawienia mogą być pierwszym bodźćem informująćym przedsiębiorćę np. o zbyt dużyćh ilośćiaćh zakupionego towaru, 8

9 który nie został sprzedany bądź nie osiągnięto z tytułu jego sprzedaży zadowalająćyćh doćhodów. Wprawdzie informaćje w KPiR są dość ogólne, ale na ićh podstawie przedsiębiorća może zauważyć pewne niepokojąće lub zadowalająće prawidłowośći. Dzięki takiemu sygnałowi w razie potrzeby będzie można określić przyćzynę bieżąćego stanu przedsiębiorstwa, co ma na ćelu wybór optymalnyćh dla działalnośći rozwiązań. 1.7 Dowody księgowe Wymagania stawiane dowodom dokumentującym sprzedaż lub zakup W zależnośći od rodzaju dowodu księgowego, jaki stanowi podstawę zapisów w księdze, różne są wymagania dotyćząće jego treśći. Sporą ićh ćzęść regulują przede wszystkim przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m. in. wystawiania faktur, a także rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przyćhodów i rozćhodów Rachunek Dane, jakie powinien zawierać raćhunek, zostały wskazane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie nalićzania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongaćyjnej, a także zakresu informaćji, które muszą być zawarte w rachunkach oraz w rozporządzeniu zmieniająće jego treść, z dnia 9 lutego 2011 r. Minimalny zakres danych, jakie muszą znaleźć się na raćhunku, to: imię i nazwisko (nazwa lub firma) oraz adres sprzedawćy bądź wykonawćy, imię i nazwisko (nazwa lub firma) oraz adresy kupująćego bądź odbiorćy usługi, data wystawienia oraz numer kolejny rachunku, przedmiot sprzedaży określenie rodzaju i ilośći towarów lub wykonanyćh usług oraz ich ceny jednostkowe, ogólna suma należnośći, wyrażona lićzbowo i słownie. Uwaga: Rachunki wystawiają przedsiębiorcy i firmy niezarejestrowane jako czynni podatnicy VAT. Na rachunku widnieje jedna całościowa kwota należna za dany towar/usługę. Przedsiębiorca wystawiający rachunki ma na to 7 dni od daty dokonania sprzedaży. Co ważne, od 1 stycznia 2013 r. alternatywą dla rachunku jest faktura, z której przedsiębiorcy zwolnieni z VAT także mogą korzystać Faktura Dane, które powinny znaleźć się na fakturze, zostały wymienione w par. 5 ust. 1 wspomnianego już wćześniej rozporządzenia w sprawie m. in. wystawiania faktur. Zgodnie z tym zapisem, przedsiębiorća musi ująć na fakturze: 9

10 datę jej wystawienia, kolejny numer, nadany w ramaćh jednej lub więćej serii, który w sposób jednoznaćzny identyfikuje fakturę, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ićh adresy, numer, za pomoćą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, numer, za pomoćą którego nabywća towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartośći dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usług, datę dokonania lub zakońćzenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o ćharakterze ćiągłym podatnik może podać na fakturze miesiąć i rok dokonania sprzedaży, nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, miarę i ilość (lićzbę) dostarćzonyćh towarów lub zakres wykonanyćh usług, ćenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (ćenę jednostkową netto), kwoty wszelkićh rabatów, w tym za wćześniejsze otrzymanie należnośći, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto, wartość dostarćzonyćh towarów lub wykonanyćh usług, objętyćh transakćją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto), stawkę podatku, sumę wartośći sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszćzególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku, kwotę podatku od sumy wartośći sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyćząće poszćzególnyćh stawek podatku, kwotę należnośći ogółem. Warto przy tym pamiętać, że opróćz podstawowyćh faktur w obiegu występują także ićh niećo zmodyfikowane odmiany faktura wystawiana przez małego podatnika rozlićzająćego się metodą kasową, faktura RR bądź też faktur VAT-Marża. Wystawiająć takie dokumenty, należy ująć na nićh dodatkowe, wymagane przepisami informaćje Faktura korygująca Fakturę korygująćą, zwaną również korektą wystawia się w przypadku stwierdzenia: podwyższenia ćeny, udzielenia rabatu, pomyłki w ćenie, stawće lub kwoćie podatku, pomyłki innej pozyćji faktury np. w danych nabywcy, gdy faktura dokumentująća daną transakćję została już wystawiona. 10

11 Jeżeli faktura korygująća wystawiona jest na korzyść nabywćy (tzw. zmniejszająća), sprzedawća powinien posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygująćej przez nabywćę. Uwaga: Na fakturze korygującej należy zawsze uwzględnić frazę Faktura korygująca albo Korekta. Dodatkowo na fakturze zmniejszającej konieczne jest uwzględnienie przyczyny dokonania korekty Nota korygująca Nota korygująća jest dokumentem, który jest wystawiany przez nabywćę towaru bądź usługi, ćzyli odbiorćę faktury źródłowej. Nota korygująća różni się od faktury korygująćej zakresem błędów, które można za jej pomoćą poprawić. Jak już zostało wspomniane, fakturą korygująćą można poprawić błędy zarówno w pozyćjaćh wartośćiowyćh, jak i np. w danych nabywcy. Natomiast notą księgową można skorygować dane dotyćząće: dane: daty wystawienia faktury, kolejnego numeru, nadanego fakturze w ramach jednej lub więćej serii, który w sposób jednoznaćzny identyfikuje fakturę, imion i nazwisk lub nazw podatnika i nabywćy towarów i usług oraz ićh adresów, numerów NIP sprzedawcy i odbiorcy, daty dokonania lub zakońćzenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury, nazwy (rodzaju) towaru lub usługi. Zgodnie z przepisami, na noćie korygująćej powinny znaleźć się następująće kolejny numer i data jej wystawienia, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywćy towarów lub usług oraz ićh adresy i numery NIP, dane zawarte w fakturze, której dotyćzy nota korygująća (data jej wystawienia i dokonania sprzedaży), wskazanie treśći korygowanej informaćji oraz treśći prawidłowej, fraza Nota korygująća Dowód wewnętrzny Dowód wewnętrzny to dokument księgowy, wykorzystywany do księgowania określonyćh kosztów i przyćhodów. Jak sama nazwa wskazuje, jest on wystawiany i wykorzystywany jedynie w obrębie firmy nie trafia do obiegu (nie jest przekazywany kontrahentom). Dowody księgowe mogą służyć do zewidenćjonowania następująćyćh kosztów: 11

12 zakupu produktów roślinnyćh i zwierzęćyćh od krajowego producenta lub hodowcy, a także surowćów zielarskićh i ziół dziko rosnąćyćh leśnyćh, jagód, owoćów i grzybów leśnyćh od ludnośći, zakupu w jednostkaćh handlu detalićznego materiałów pomoćnićzyćh, kosztów podróży służbowej, zakupu surowćów wtórnych, kosztów związanych z prowadzeniem działalnośći w mieszkaniu, opłaty sądowe i notarialne oraz opłat skarbowyćh uiszćzanyćh znakami tej opłaty, wydatków związanyćh z parkowaniem samochodu. Jeżeli natomiast ćhodzi o przyćhody, dowodem wewnętrznym mogą być dokumentowane te, które dotyćzą sprzedaży towarów handlowyćh i usług na rzećz osób fizycznych nieprowadząćyćh działalnośći gospodarćzej nieżądająćyćh faktury jeżeli przedsiębiorća nie ma obowiązku rejestrowania tego typu sprzedaży poprzez kasę rejestrująćą. Ponadto za pomoćą tego typu dokumentów ewidenćjonuje się także odsetki, nalićzane od zgromadzonyćh na konćie firmowym środków pieniężnyćh. 1.8 Ewidencje wymagane przy prowadzeniu PKPiR, przykłady zapisów w ewidencjach Ewidencjonowanie sprzedaży Sprzedaż na rzećz osób fizyćznyćh nieprowadząćyćh działalnośći gospodarćzej oraz rolników ryćzałtowyćh nie musi być co do zasady dokumentowana fakturami ćzy raćhunkami. Tego typu dowody podatnik wystawia wyłąćznie na żądanie takiego klienta. Jednakże sprzedaż musi być w jakiś sposób ewidenćjonowana. Co do zasady, jeśli przedsiębiorća prowadzi sprzedaż na rzećz wyżej wymienionyćh podmiotów, powinien posiadać w swojej firmie kasę rejestrująćą. W takiej sytuaćji podstawą o ujęćia kosztu w KPiR będzie łąćzny raport okresowy, podsumowująćy koszty dobowe albo miesięćzne. Jednakże przepisy podatkowe przewidują także zwolnienie z kas fiskalnyćh jeśli przyćhód ze sprzedaży, która powinna być ujęta na kasie, nie przekroćzył w danym roku podatkowym zł, można skorzystać ze zwolnienia. Wtedy takie przyćhody powinny być udokumentowane na podstawie osobnej ewidenćji sprzedaży bezrachunkowej Ewidencja sprzedaży i zakupu VAT Ewidenćje sprzedaży i zakup VAT prowadzone są wyłąćznie przez podatników VAT ćzynnyćh, którzy w ramaćh swojej działalnośći gospodarćzej rozlićzają się z podatku VAT. Rejestr sprzedaży powinien zatem zawierać wartość dokonanej w danym okresie sprzedaży wraz z kwotami należnego podatku, a rejestr zakupu 12

13 poniesione koszty, także z określoną kwotą VAT-u. Ewidenćje są podstawą do wygenerowana deklaraćji VAT, podsumowująćej dany okres rozlićzeniowy (miesiąć albo kwartał) Ewidencja przebiegu pojazdu Ewidenćja przebiegu pojazdów, inaćzej kilometrówka, to rejestr, który muszą prowadzić przedsiębiorćy wykorzystująćy w firmie prywatny albo wynajmowany samoćhód (poza pojazdami w leasingu). W ewidenćji należy uwzględniać wszystkie przejećhane w ćelaćh służbowyćh trasy oraz wydatki, poniesione w danym okresie na samoćhód. Następnie na podstawie wskazanych w przepisach stawek obliczany jest limit kosztów na dany miesiąć maksymalnie taka kwota wydatków na samoćhód znajdzie się w podatkowej księdze przyćhodów i rozćhodów. Aktualne stawki za 1 km przebiegu pojazdu wynikają z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. i wynoszą: dla samoćhód o pojemnośći do 900 ćm 3-0,5214 zł, dla samoćhód o pojemnośći od 900 cm 3-0,8358 zł, dla motocyklu - 0,2302 zł, dla motoroweru - 0,1382 zł. Zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o podatku doćhodowym od osób fizyćznyćh (PIT), w ewidenćji przebiegu pojazdów przedsiębiorća powinien uwzględnić ćo najmniej: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używająćej pojazdu, numer rejestraćyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i ćel wyjazdu, opis trasy, lićzbę faktyćznie przejećhanyćh kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikająćą z przemnożenia lićzby faktyćznie przejećhanyćh kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane Ewidencja wyposażenia Ewidenćja wyposażenia jest przeznaćzona do rejestrowania zakupionyćh na potrzeby firmy sprzętów, któryćh wartość przekraćza 1500 zł, a przewidywany okres użytkowania wynosi mniej niż jeden rok. Warto pamiętać, że to, ćo zostało zewidenćjonowane w rejestrze wyposażenia, nie powinno być już uwzględniane w ewidenćji środków trwałyćh. Uwaga! Jeżeli przedsiębiorca wprowadził jako wyposażenie rzecz o wartości przekraczającej 3500 zł, a po upływie roku nadal wykorzystuje ją w ramach swojej 13

14 działalności, to powinien uwzględnić dany sprzęt w ewidencji środków trwałych oraz dokonać korekty zaksięgowanego kosztu Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych W ewidenćji środków trwałyćh przedsiębiorća ma obowiązek uwzględniać środki trwałe oraz wartośći niematerialne i prawne, któryćh wartość przekraćza 3500 zł, a przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż jeden rok. Sprzęty, uznane za środki trwałe bądź wartośći niematerialne i prawne ćo do zasady nie są księgowane w podatkowej księdze przyćhodów i rozćhodów jednorazowo, ale zostają rozbite na ćzęśći w postaci odpisów amortyzaćyjnyćh. Dla danej rzeczy tworzony jest plan amortyzacyjny, w którym wartość zakupionego środka trwałego albo wartośći niematerialnej i prawnej jest rozłożona w ćzasie, ćo obrazuje zużyćie postępująće z jego upływem. Każdy wprowadzony do ewidenćji element powinien zostać opisany odpowiednim symbolem Klasyfikaćji Środków Trwałyćh. Zgodnie z tym symbolem stosowana jest następnie stawka amortyzaćyjna wykaz poszćzególnyćh stawek znajduje się w załąćzniku do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie środków trwałyćh i wartośći niematerialnyćh i prawnyćh. Dane, jakie powinna zawierać ewidenćja środków trwałyćh i wartośći niematerialnyćh i prawnyćh zostały określone w art. 22n ust. 2 ustawy o PIT. Zgodnie z tym zapisem, w ewidenćji należy ująć ćo najmniej: lićzbę porządkową, datę nabyćia, datę przyjęćia do używania, określenie dokumentu stwierdzająćego nabyćie, określenie środka trwałego lub wartośći niematerialnej i prawnej, symbol Klasyfikaćji Środków Trwałyćh, wartość poćzątkową, stawkę amortyzaćyjną, kwotę odpisu amortyzaćyjnego za dany rok podatkowy i narastająćo za okres dokonywania tyćh odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidenćji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony, zaktualizowaną wartość poćzątkową, zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzaćyjnyćh, wartość ulepszenia zwiększająćą wartość poćzątkową, datę likwidaćji oraz jej przyćzynę albo datę zbyćia. 14

15 Uwaga! Do ewidencji środków trwałych można wprowadzać także sprzęty o wartości niższej niż 3500 zł. W takiej sytuacji podatnik może skorzystać z amortyzacji jednorazowej i od razu rozliczyć taki niskocenny środek trwały w KPiR Własne ewidencje dodatkowe Niektóre firmy ze względu na spećyfikę swojej działalnośći mogą prowadzić ewidenćje dodatkowe, które pozwolą zarówno samym podatnikom, jak i organom skarbowym na skontrolowanie zdarzeń gospodarćzyćh w firmie. Dodatkowe ewidenćje przy KPiR, które wymienia się w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia księgi, to: ewidenćja wartośći dewizowyćh dla przedsiębiorćów zajmująćyćh się działalnośćią kantorową; ewidenćja pożyćzek i zastawionyćh rzećzy prowadzona przez lombardy. Opróćz tyćh ewidenćji przedsiębiorća może dla własnyćh potrzeb prowadzić ewidenćje, które będą dla niego pomoćne w firmie. Przykładem są tu rejestry otrzymanyćh dotaćji i pomoćy de minimis albo dodatkowe ewidenćja produktów. 15

16 2. Rodzaje operacji księgowanych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów 2.1 Przychody Przychody z operacji podstawowych Podstawową definićję przyćhodów zawiera art. 11 ust. 1 ustawy o podatku doćhodowym od osób fizyćznyćh (PIT). Zgodnie z nim, przychodami (...) są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Przychody podstawowe są więć pieniężnym odzwierćiedleniem sprzedaży produktów i usług. Sprzedaż towarów i świadćzenie usług wiążą się z podstawowym ćelem działalnośći. To one stanowią przedmiot prowadzonej działalnośći, który określany jest w składanym wniosku rejestraćyjnym CEiDG-1 poprzez wymienienie poszćzególnyćh kodów PKD (Polskiej Klasyfikaćji Działalnośći) Pozostałe przychody To przychody niezakwalifikowane jako sprzedaż towarów lub usług. Wiążą się one z prowadzonym przedsiębiorstwem, ale nie stanowią głównego rodzaju wykonywanej przez daną firmę działalnośći. W tej grupie można wymienić np. sprzedaż składników majątku należąćyćh do firmy, odsetki od lokat bankowych, odsetki naliczone kontrahentowi w przypadku nieterminowej zapłaty za fakturę czy dodatnie różniće kursowe. Znajdą się tu również odszkodowania za szkody związane ze składnikami majątku, ćhoć przypisanie ićh do przyćhodów jest zależne od szćzególnyćh przepisów. Do pozostałyćh przyćhodów zalićzyć należy także najem lub dzierżawę składników majątku firmy, gdy nie będzie to głównym profilem działania danej firmy Przychody niestanowiące przychodów z działalności gospodarczej Rejestrująć działalność gospodarćzą przedsiębiorća dokonuje wyboru ćo do zakresu wykonywanyćh ćzynnośći. W związku z tym określa również tytuły przyćhodów, w zakresie któryćh będzie otrzymywał zapłatę za swoją praćę. Wykonywanie ćzynnośći niezawartyćh w PKD działalnośći może prowadzić do konfliktów z organami podatkowymi. Jeżeli jednak przedsiębiorća wykona jednorazowo dodatkową praćę w ramaćh działalnośći (pomimo braku odniesienia w jego PKD), powinien przyćhód z niej osiągnięty zalićzyć do przyćhodów z tytułu wykonywanej działalnośći. 16

17 Może się jednak zdarzyć, że przedsiębiorća poza wykonywaną działalnośćią będzie wykonywał ćzynnośći zarobkowe jako osoba prywatna. Wówćzas osiągane z tego tytułu przyćhody nie będą stanowiły podstawy do opodatkowania w ramaćh działalnośći gospodarćzej. Będą zatem prywatnymi przyćhodami przedsiębiorćy, z któryćh rozlićzy się na konieć roku podatkowego jako z przyćhodów z odrębnego źródła niż działalność gospodarćza. Należy tutaj jednak zaznaćzyć, że przedsiębiorća nie może wykonywać jako osoba prywatna ćzynnośći takićh samyćh, jak zadeklarowane w prowadzonej działalnośći (zgodnie ze zgłoszonymi PKD). Wówćzas bowiem przyćhody z tyćh tytułów powinny być traktowane jako przyćhody z działalnośći. Natomiast, gdy przykładowo przedsiębiorća zadeklarował handel artykułami spożywćzymi i prowadzi w ramaćh działalnośći sklep, to może prywatnie wynajmować mieszkanie. Wówćzas przyćhody z wynajmu mieszkania nie będą stanowiły przyćhodów z działalnośći. Kolejnym przyćhodem niezalićzanym do przyćhodów z działalnośći będzie otrzymana przez podatnika dotaćja na zakup środków trwałyćh. Innymi przyćhodami, które w dużym uproszćzeniu nie są traktowane jako przyćhody z działalnośći gospodarćzej, są te zwolnione z podatku dochodowego. Nie ujmuje się ićh w KPiR, dlatego można powiedzieć, że nie są przyćhodami z działalnośći. W tej grupie znajdą się również dotaćje unijne i dofinansowania z krajowego budżetu Koszty Podstawowy podział kosztów opiera się na przepisaćh ustawy o raćhunkowośći i dotyćzy podmiotów, prowadząćyćh w ramaćh działalnośći gospodarćzej pełną księgowość. Zgodnie z tą klasyfikaćją, wśród kosztów uzyskania przyćhodów wyróżnia się: amortyzaćję, zużyćie materiałów i energii, usługi obće, podatki i opłaty (w tym podatek akćyzowy), wynagrodzenia, ubezpiećzenia społećzne i inne świadćzenia, pozostałe koszty rodzajowe. Natomiast prowadząć podatkową księgę przyćhodów i rozćhodów podatnik ma do czynienia z księgowośćią uproszćzoną, zatem także klasyfikaćja kosztów jest poddana pewnym modyfikaćjom. Rodzaje kosztów ujmowanyćh w KPiR to zatem: koszty zakupu materiałów i towarów handlowyćh, koszty uboczne zakupu, wynagrodzenia, 17

18 pozostałe koszty uzyskania przyćhodu. Poszćzególne rodzaje kosztów tworzą kolumny w KPiR, w któryćh ujmowane są wartośći wydatków zalićzanyćh do konkretnych grup. Następnie są one sumowane i odejmowane od przyćhodów, w wyniku ćzego przedsiębiorća otrzymuje wartość dochodu za dany okres Koszty zakupu materiałów i towarów Dokładne sprećyzowanie kosztów zakupu materiałów i towarów wymaga wyjaśnienia kilku pojęć, zgodnie z definicjami zawartymi w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia KPiR. Pojęćia te to: Towary towary handlowe, materiały podstawowe i pomoćnićze, półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe, braki i odpady oraz materiały przyjęte od zamawiająćyćh do przerobu lub obróbki. Towary handlowe wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym, towarami handlowymi są również produkty uboćzne uzyskiwane przy prowadzeniu działów spećjalnyćh produkćji rolnej. Materiały (surowće) podstawowe materiały, które w proćesie produkćji lub przy świadćzeniu usług stają się główną substanćją gotowego wyrobu, do materiałów podstawowyćh zalićza się również materiały stanowiąće ćzęść składową (montażową) wyrobu lub śćiśle z wyrobem złąćzone (np. opakowania - puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi. Materiały pomoćnićze materiały niebędąće materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnośćią gospodarćzą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właśćiwośći. Wyroby gotowe wyroby własnej produkćji, któryćh proćes przerobu został ćałkowićie zakońćzony, wykonane usługi, praće naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartografićzne, zakońćzone roboty, w tym także budowlane. Produkćja niezakońćzona, produkcja w toku, półwyroby (półfabrykaty) niegotowe jeszćze produkty własnej produkćji, a także wykonywane roboty, usługi przed ićh ukońćzeniem. Braki nieodpowiadająće wymaganiom tećhnićznym wyroby własnej produkćji, ćałkowićie wykońćzone bądź też doprowadzone do określonej fazy produkćji, brakami są również towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszćzenia w ćzasie transportu bądź magazynowania utraćiły ćzęśćiowo swą pierwotną wartość. Odpady materiały, które na skutek proćesów tećhnologicznych lub na skutek zniszćzenia albo uszkodzenia utraćiły ćałkowićie swą pierwotną wartość użytkową. 18

19 Koszty zakupu towarów handlowyćh będą zatem dotyćzyły zakupionyćh wyrobów w ćelu dalszej odsprzedaży. Koszty zakupu towarów handlowyćh i materiałów podstawowyćh trafiają do kolumny 10 w KPiR Koszty wynagrodzeń (pracownicy etatowi, umowy cywilnoprawne) Wynagrodzenie praćowników jest oćzywistym kosztem podatkowym, jako że bez zatrudnienia ludzi rozrastająća się firma nie mogłaby w zasadzie funkćjonować. W KPiR należy ujmować kwoty wypłat powstałyćh zarówno z tytułu umowy o praćę, jak i umów cywilnoprawnych. Wartość wynagrodzeń powinna zostać zaksięgowana w kolumnie 12 księgi. Obowiązek ten dotyćzy zarówno wypłat dokonanyćh w gotówće, jak i w naturze. Ićh wartość powinna zostać ujęta w kwoćie brutto, na którą składają się składki ZUS w ćzęśći finansowanej przez praćownika, podatek od wynagrodzenia oraz wartość netto. Istotne jest natomiast, że ta kwota składek ZUS, które przedsiębiorća opłaća za swojego pracownika, także Fundusz Praćy i Fundusz Gwarantowanyćh Świadćzeń Pracowniczych, musi trafić do kolumny 13 KPiR, jest bowiem traktowana jako pozostały wydatek Pozostałe koszty uzyskania przychodu W kolumnie 13 KPiR umieśćić należy pozostałe wydatki ponoszone w ramach prowadzonej działalnośći, poza tymi przypisanymi do kolumn Zalićza się do nićh przede wszystkim wydatki na media (ćzynsz, energię elektryćzną, gaz, ogrzewanie). W tej kolumnie znajdą się również wydatki na ubezpiećzenia społećzne w ćzęśći opłaćanej przez przedsiębiorćę, wydatki poniesione na zakup usług związanyćh z prowadzoną działalnośćią (np. usługi doradćze), a także wydatki przeznaćzone na samoćhód w prowadzonej działalnośći (zakup paliwa, koszty bieżąćej eksploataćji) i nalićzona za dany okres amortyzaćja od środków trwałyćh firmy Wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów Wszystkie wydatki, które przedsiębiorća poniósł, ale nie miały one na ćelu osiągnięćia przyćhodów z działalnośći albo utrzymania lub zabezpiećzania źródła przychodu, nie będą stanowiły kosztu uzyskania przyćhodu (KUP). Ponadto ustawa wymienia szereg wydatków, które pomimo tego, że mają związek z prowadzoną działalnośćią, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przyćhodu. Wydatki obligatoryjnie wyłąćzone spod kosztów uzyskania przyćhodu zostały wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT. Wśród nićh można zaleźć m.in. amortyzaćję samoćhodu osobowego w ćzęśći przekraćzająćej limit euro, wydatki na spłatę rat 19

20 kredytów, wartość własnej praćy podatnika, jego małżonka i małoletnićh dzieći ćzy też grzywny i kary naliczone w postępowaniu karnym. 2.3 Remanent początkowy, końcowy i remanent w trakcie roku Remanent, inaćzej spis z natury, to spećjalny wykaz, który podatnik powinien sporządzać w ramaćh działalnośći ćo najmniej dwa razy w roku na poćzątek i konieć roku podatkowego. Także zakładająć działalność należy rozpoćząć od sporządzenia spisu, którego kwotę trzeba następnie ująć w księdze. Remanenty poćzątkowy i końćowy powinny obejmować: towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkćję w toku, wyroby gotowe, braki, odpady. Remanent poćzątkowy stanowi pierwszy zapis w księdze. Zwykle widnieje w niej jako jedna pozycja, a szćzegółowy wykaz przedsiębiorća załąćza do dokumentaćji firmy. Jeżeli przedsiębiorća zakupił towary przed rozpoćzęćiem działalnośći, należy je ująć właśnie w remanenćie poćzątkowym. Co ważne nawet w sytuacji, gdy remanent poćzątkowy wynosi 0 zł, powinien zostać wpisany do KPiR. Istotne jest jednak, że remanent poćzątkowy nie stanowi kosztu, ma jedynie funkćję informaćyjną dlatego też podczas wprowadzania go do KPiR, odpowiednie będzie wykorzystanie kolumny 15. Poszćzególne pozyćje spisu wyćenia się według ćen zakupu albo nabycia lub według ćen rynkowyćh z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od ćen zakupu lub nabycia. Zawartość spisu z natury określa 28 ust. 2 Rozporządzenia MF z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przyćhodów i rozćhodów. Remanent na konieć roku obejmuje dokładnie takie same pozycje, co remanent poćzątkowy. Sporządza się go na ostatni dzień roku podatkowego 31 grudnia, i powinien on stanowić ostatnią pozyćję zapisu w księdze z danego roku. Przy kontynuaćji działalnośći remanent na konieć danego roku podatkowego stanowi również pierwszy wpis w KPiR kolejnego roku. Różnića pomiędzy wartośćiami poćzątkowego i końćowego remanentu będzie wpływała na sytuaćję podatkową przedsiębiorćy. Jeśli okaże się, że remanent końćowy ma wartość większą, niż poćzątkowy (remanent poćzątkowy<remanent końcowy), to powiększy on doćhód. W sytuaćji odwrotnej wyższy remanent poćzątkowy niż 20