KSIĘGA PROCEDUR AUDYTU WEWNĘTRZNEGO W URZĘDZIE GMINY W LUBINIE

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia Nr 72/2009 Kierownika Urzędu Gminy w Lubinie z dnia 01 lipca 2009 roku KSIĘGA PROCEDUR AUDYTU WEWNĘTRZNEGO W URZĘDZIE GMINY W LUBINIE Opracował: audytor wewnętrzny Mirosława Nowicka 1

2 SPIS TREŚCI I. Wstęp str. 3 II. Definicja, cele i zadania audytu wewnętrznego str. 4 III. Zasady etyki zawodowej audytora wewnętrznego str. 6 IV. Organizacja audytu wewnętrznego str. 7 V. Planowanie str Identyfikacja obszarów ryzyka str Analiza ryzyka str Roczny plan audytu str Strategiczny plan audytu str. 15 VI. Zadania audytowe str Techniki przeprowadzania zadań audytowych str Etapy realizacji zadań zapewniających str Czynności doradcze str. 25 VII. Monitorowanie wykonania zaleceń str Wykonanie zaleceń zawartych w sprawozdaniu str Czynności sprawdzające wykonanie zaleceń str. 26 VIII.Dokumentacja audytu wewnętrznego str Akta stałe str Akta bieżące str Najczęściej stosowane dokumenty robocze str Zasady gromadzenia bieżących akt audytu wewnętrznego str. 32 IX. Program zapewnienia i poprawy jakości str. 32 X. Procedura zmian Księgi procedur audytu wewnętrznego str. 34 2

3 I. Wstęp Księga procedur audytu wewnętrznego w Urzędzie Gminy w Lubinie stanowi podstawowe źródło informacji w zakresie zagadnień związanych z organizacją stanowiska audytu wewnętrznego, jak i jego prowadzeniem. Księga obejmuje zbiór procedur audytu wewnętrznego stosowanych w Urzędzie Gminy w Lubinie i pozostałych jednostkach organizacyjnych Gminy Lubin, które umożliwiają realizowanie zadań audytu w sposób standardowy, przy wykorzystaniu jednolitych wzorów dokumentów i jednolitej formy sprawozdań. Księga procedur określa: zasady i metodykę audytu służące zapewnieniu właściwej organizacji pracy audytora wewnętrznego oraz jednolitej praktyki prowadzenia i dokumentowania czynności audytowych podczas przeprowadzania zadania audytowego, wzory dokumentów roboczych, obowiązki i terminy przekazywania przez audytora wewnętrznego planów, sprawozdań i innych informacji związanych z zakresem działania audytu wewnętrznego uprawnionym jednostkom i osobom, zasady dokonywania zmian w procedurach audytu wewnętrznego. Księga procedur audytu wewnętrznego została opracowana na podstawie: 1. rozdziału V ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz ze zmianami), 2. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz. U. z 2008 r. Nr 66, poz. 406), 3. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 04 kwietnia 2008 r. w sprawie trybu sporządzania oraz wzoru sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni (Dz. U. z 2008 r. Nr 61, poz. 378), 4. komunikatu nr 1 Ministra Finansów z dnia 19 lutego 2009 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 2, poz.12), 5. komunikatu nr 16 Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie ogłoszenia "Kodeksu etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych" i "Karty audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych" (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 9, poz. 70), 6. podręcznika audytu wewnętrznego w administracji publicznej opracowanego przez Ministerstwo Finansów, 3

4 7. zarządzenia nr 45/2009 Kierownika Urzędu Gminy w Lubinie z dnia 20 maja 2009 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu audytu wewnętrznego w Urzędzie Gminy w Lubinie. Ilekroć w niniejszej Księdze procedur audytu wewnętrznego będzie mowa o: Urzędzie należy przez to rozumieć Urząd Gminy w Lubinie, Wójcie należy przez to rozumieć Wójta Gminy Lubin, jednostce należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne Gminy Lubin wymienione w zał. nr 3 do Statutu Gminy Lubin, jednostce audytowanej należy przez to rozumieć podlegające audytowi jednostki wymienione w zał. nr 3 do Statutu Gminy Lubin, a w przypadku Urzędu komórki organizacyjne wymienione w 12 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu. II. Definicja, cele i zadania audytu wewnętrznego Zgodnie z art. 48 ustawy o finansach publicznych audytem wewnętrznym jest ogół działań obejmujących: niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce, w tym procedur kontroli finansowej, w wyniku którego kierownik jednostki uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności tych systemów, czynności doradcze, w tym składanie wniosków, mające na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki. Definicję audytu wg ustawy o finansach publicznych należy postrzegać poprzez pryzmat Międzynarodowych Standardów Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego opracowanych przez The Institute of Internal Auditors, a przetłumaczonych i przyjętych jako standardy audytu wewnętrznego obowiązujące w jednostkach sektora finansów publicznych w Polsce. Standardy te definiują audyt wewnętrzny następująco: audyt wewnętrzny jest niezależną, obiektywną działalnością o charakterze zapewniającym i doradczym, prowadzoną w celu wniesienia do organizacji wartości dodanej oraz usprawnienia jej funkcjonowania. Audyt wewnętrzny wspiera organizację w osiąganiu wytyczonych celów poprzez systematyczne i konsekwentne działanie służące ocenie i poprawie efektywności zarządzania ryzykiem, systemu kontroli oraz procesu zarządzania organizacją. 4

5 Niezależny i obiektywny audyt wewnętrzny w Urzędzie Gminy w Lubinie powinien być dla Wójta Gminy Lubin źródłem informacji o podległych jednostkach. Na podstawie informacji uzyskiwanych od audytora wewnętrznego będzie mógł ocenić czy wdrożony przez niego system kontroli wewnętrznej spełnia swe zadania. Audyt wewnętrzny jest zatem narzędziem zarządzania, służącym Wójtowi Gminy Lubin do uzyskania racjonalnego zapewnienia, że: cele i zadania postawione przed jednostkami podległymi są realizowane, istotne ryzyka zostały zidentyfikowane i ocenione, a istotne informacje o ryzyku są identyfikowane i w odpowiednim czasie przekazywane Wójtowi, procedury wynikające z przepisów prawa są wdrażane i przestrzegane, mechanizmy i procedury stanowiące system kontroli wewnętrznej są adekwatne i skuteczne dla prawidłowego działania jednostek. Celami audytu wewnętrznego prowadzonego w jednostce są; identyfikacja i analiza ryzyka związanego z działalnością jednostki, a w szczególności ocena efektywności zarządzania ryzykiem oraz systemu kontroli wewnętrznej, wyrażanie opinii na temat skuteczności mechanizmów kontrolnych w badanym systemie, dostarczanie, w oparciu o ocenę systemu kontroli wewnętrznej, racjonalnego zapewnienia że jednostka działa prawidłowo, składanie sprawozdań z poczynionych ustaleń oraz przedstawianie zaleceń i wniosków dotyczących poprawy skuteczności działania jednostki w danym obszarze. Audyt wewnętrzny może być przeprowadzany w formie: badania wiarygodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu przez sprawdzenie: przestrzegania zasad rachunkowości, zgodności zapisów w księgach rachunkowych z dowodami księgowymi, zgodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu z zapisami w księgach rachunkowych (audyt finansowy), oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, zarządzania ryzykiem i kierowania jednostką sektora finansów publicznych (audyt systemu), oceny przestrzegania zasady celowości i oszczędności w dokonywaniu wydatków, uzyskiwania możliwie najlepszych efektów w ramach posiadanych środków oraz przestrzegania terminów realizacji zadań i zaciągniętych zobowiązań (audyt gospodarności). 5

6 Audyt wewnętrzny obejmuje wszelkie działania prowadzone przez Urząd Gminy w Lubinie oraz pozostałe jednostki organizacyjne Gminy wymienione w zał. nr 3 do Statutu Gminy Lubin. III. Zasady etyki zawodowej audytora wewnętrznego Zgodnie z Kodeksem etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych audytor wewnętrzny powinien przestrzegać następujących zasad: uczciwość Audytor wewnętrzny przy wykonywaniu swoich obowiązków powinien postępować uczciwie tj. w zgodzie ze swoimi przekonaniami, według najlepszej woli i wiedzy oraz z należytą starannością tak, by nie dawać powodów do podważania prezentowanych przez niego ocen i opinii. Ponadto powinien przestrzegać prawa oraz przepisów obowiązujących w jednostce, uznawać i wspierać realizację etycznych i zgodnych z prawem celów jednostki oraz przedkładać dobro publiczne nad interesy własne i swojego środowiska. Audytor wewnętrzny nie powinien angażować się w działania sprzeczne z prawem, które mogłyby podważyć zaufanie do zawodu audytora wewnętrznego lub do jednostki. obiektywizm Audytor wewnętrzny powinien zachować obiektywizm podczas przeprowadzania audytu wewnętrznego, w szczególności przy zbieraniu, ocenianiu i przekazywaniu informacji na temat badanej działalności lub procesu. Powinien on dokonywać wyważonej oceny, biorąc pod uwagę wszystkie istotne okoliczności związane z przeprowadzanym zadaniem audytowym. Formułując swoją ocenę nie powinien kierować się własnym interesem, ani nie ulegać wpływom innych osób. poufność Audytor wewnętrzny powinien szanować wartość i własność informacji, którą otrzymuje i nie ujawniać jej bez odpowiedniego upoważnienia, chyba że istnieje prawny lub zawodowy obowiązek jej ujawnienia. Powinien rozważnie wykorzystywać i chronić informacje uzyskane w trakcie wykonywania swoich obowiązków oraz nie wykorzystywać ich dla uzyskania osobistych korzyści lub w jakimkolwiek innym celu, który byłby sprzeczny z prawem lub przynosiłby szkodę dla etycznych i zgodnych z prawem celów jednostki. profesjonalizm Audytor wewnętrzny powinien wykorzystywać posiadaną wiedzę, umiejętności oraz doświadczenie do możliwie najbardziej profesjonalnego przeprowadzania audytu wewnętrznego. Nie powinien podejmować się zadań audytowych, do wykonania których nie posiada 6

7 wystarczającej wiedzy, umiejętności i doświadczenia. Powinien wówczas wystąpić o wsparcie merytoryczne lub pomoc do innych pracowników jednostki albo wystąpić z wnioskiem o powołanie rzeczoznawcy. Audytor wewnętrzny powinien stale podwyższać swoje kwalifikacje zawodowe oraz efektywność i jakość wykonywanych zadań audytowych. postępowanie i relacje pomiędzy audytorami wewnętrznymi Audytor wewnętrzny postępuje w sposób sprzyjający umacnianiu zawodowej współpracy i dobrych stosunków z innymi audytorami. Swoim postępowaniem umacnia rangę i znaczenie audytu wewnętrznego dla właściwego funkcjonowania jednostki. W stosunkach z innymi audytorami wewnętrznymi postępuje w sposób godny i uczciwy. konflikt interesów Audytor wewnętrzny nie powinien brać udziału w zadaniu audytowym, które może prowadzić do powstania konfliktu interesów. Powinien: upewnić się, że zalecenia sformułowane w wyniku przeprowadzenia zadania audytowego nie przenoszą na niego żadnych kompetencji ani odpowiedzialności w zakresie zarządzania jednostką, dbać o ochronę swojej niezależności i unikać konfliktu interesów, odmawiając przyjmowania jakichkolwiek korzyści, które mogłyby naruszać jego niezależność, uczciwość lub obiektywizm w wykonywanej pracy lub mogłyby być postrzegane w ten sposób, unikać powiązań, które mogą powodować ryzyko korupcji lub mogą być źródłem wątpliwości co do obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego. IV. Organizacja audytu wewnętrznego Stanowisko audytora wewnętrznego w Urzędzie powołano z dniem 1 maja 2009 r. Zarządzeniem Kierownika Urzędu Gminy Lubin z dnia 7 kwietnia 2009 r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Lubinie. Dla zapewnienia niezależności w sferze organizacyjnej audytor wewnętrzny jest zatrudniony w Urzędzie na wyodrębnionym organizacyjnie stanowisku pracy, podległym bezpośrednio Wójtowi. Niezależność zarówno w sferze organizacyjnej, jak i operacyjnej ma umożliwiać audytorowi wewnętrznemu dokonywanie bezstronnych ocen, które są nieodzowne do właściwego przeprowadzania zadań audytowych. Audytor wewnętrzny powinien być wolny od jakichkolwiek prób narzucania mu obcych poglądów 7

8 lub innego wpływania na dokonywanie przez niego oceny. Audytor wewnętrzny planuje działania w taki sposób, aby efektywnie wykorzystać umiejętności i czas pracy oraz materiały potrzebne do wykonania zadania audytowego, biorąc pod uwagę w szczególności: ilość zadań, rozwój zawodowy, w tym potrzeby szkoleniowe, działalność organizacyjną stanowiska oraz urlopy i inne nieobecności. Do podstawowych zadań i obowiązków audytora wewnętrznego należy: przestrzeganie podstawowych zasad wynikających ze standardów audytu wewnętrznego oraz kodeksu etyki w jednostkach sektora finansów publicznych, w trakcie przeprowadzania czynności audytowych rzetelne, obiektywne i niezależne ustalanie stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania jednostki, określanie przyczyn i skutków uchybień oraz przedstawianie uwag i wniosków w sprawie usunięcia uchybień i wprowadzenia usprawnień audytowanej działalności, zgodnie z uznawanymi standardami oraz przyjętą metodyką, dokonywanie przeglądu działań operacyjnych i programów, aby ustalić stopień, w jakim ich wykonanie jest zgodne z wytyczonymi celami i zadaniami oraz określić czy działania operacyjne i programy zostały wdrożone i są wykonywane zgodnie z zamierzeniami, badanie wiarygodności sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z wykonania planu finansowego, dokonywanie oceny przestrzegania adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, w tym przestrzegania procedur kontroli zarządzania ryzykiem i kierowania jednostką, dokonywania oceny przestrzegania zasady celowości i oszczędności w dokonywaniu wydatków, uzyskiwania możliwie najlepszych efektów w ramach posiadanych środków oraz przestrzegania terminów realizacji zadań i zaciągniętych zobowiązań. Do podstawowych praw audytora wewnętrznego należy: prawo wglądu do wszelkich informacji, danych, dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki, w tym zawartych na elektronicznych nośnikach informacji, jak również do wykonywania z nich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej, prawo dostępu, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych, do wszystkich pracowników oraz wszelkich innych źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzania audytu wewnętrznego i związanych z funkcjonowaniem jednostki audytowanej, 8

9 prawo dostępu do obiektów i pomieszczeń jednostki w zakresie niezbędnym do prowadzenia audytu wewnętrznego, prawo uzyskiwania od kierownika i pracowników jednostki audytowanej informacji oraz wyjaśnień w celu zapewnienia efektywnego i wydajnego przeprowadzania audytu wewnętrznego, prawo żądania potwierdzeń na sporządzonych kopiach, odpisach, wyciągach, zestawieniach lub wydrukach. V. Planowanie Pierwszym procesem audytu jest planowanie prac audytowych. Proces planowania rocznego i strategicznego w audycie składa się z dwóch zasadniczych etapów: analizy potrzeb audytu, której celem jest identyfikacja obszarów ryzyka, czyli potencjalnych zadań audytowych, analizy ryzyka, tj. oceny podatności zidentyfikowanych obszarów ryzyka na określone kategorie czynników ryzyka Identyfikacja obszarów ryzyka Audytor wewnętrzny ma zagwarantowaną niezależność w zakresie planowania. Przystępując do procesu planowania audytor wewnętrzny identyfikuje obszary występowania ryzyka, czyli procesy, zjawiska lub problemy wymagające przeprowadzenia audytu w oparciu o własną profesjonalną ocenę, biorąc pod uwagę w szczególności: a) cele i zadania jednostek, w których prowadzony jest audyt wewnętrzny, b) istotne ryzyka wpływające na realizację celów i zadań jednostek, c) istniejące w jednostkach systemy kontroli i zarządzania, d) przepisy prawne (oraz ich zmiany) regulujące działalność jednostki, e) zmiany organizacyjne, f) złożoność lub zmienność prowadzonej przez jednostki działalności, g) liczbę, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych, h) liczbę i kwalifikacje zawodowe pracowników jednostek, i) wyniki wcześniejszych kontroli i audytów, j) uwagi i informacje uzyskane od kierownika jednostki lub pracowników, k) możliwość dysponowania przez jednostkę środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych, 9

10 l) wielkość majątku oraz sytuację finansową jednostek, m) działania jednostki, które mogą wpływać na opinię publiczną, n) sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z wykonania budżetu. Rozpoznanie obszarów ryzyka jest zależne od wiedzy i intuicji audytora wewnętrznego, a przede wszystkim znajomości celów, działań, struktury jednostki, zakresów odpowiedzialności pracowników, itp. W celu uzyskania wiedzy niezbędnej do przeprowadzania analizy potrzeb audytu audytor wewnętrzny winien na bieżąco śledzić wszelkie zmiany w organizacji i zakresie działania jednostki oraz zbierać i analizować wewnętrzne i zewnętrzne informacje dotyczące jej funkcjonowania Analiza ryzyka Ryzyko jest konsekwencją występowania niepewności co do kształtowania się przyszłości. Można je określić jako prawdopodobieństwo wystąpienia zagrożeń, których skutki dla jednostki są istotne. Analiza ryzyka jest podstawową metodą stosowaną w audycie wewnętrznym służącą ocenie podatności obszarów audytu na czynniki sprzyjające powstawaniu w ich obrębie ryzyk. Wykorzystywana jest ona na każdym etapie pracy audytora wewnętrznego, a w szczególności na etapie planowania długoterminowego (rocznego i strategicznego) oraz na etapie programowania zadania audytowego. W procesie analizy ryzyka można wyróżnić 3 etapy: 1. identyfikacja ryzyka, 2. pomiar ryzyka, 3. hierarchizacja ryzyka. Identyfikacja ryzyka jest procesem, w którym rozpoznaje się zagrożenia oraz obszary i czynniki ryzyka. Obszary ryzyka to procesy lub problemy, w których mogą wystąpić istotne zagrożenia, a czynniki ryzyka to zdarzenia, działania lub zaniechania, które zwiększają prawdopodobieństwo wystąpienia zagrożeń (zmaterializowania się ryzyka) lub wpływają na zwiększenie potencjalnej straty w przypadku wystąpienia zagrożenia. Nie istnieje uniwersalny zbiór obszarów ryzyka. Audytor wewnętrzny identyfikuje je wedle własnej zawodowej wiedzy: znajomości celów, zadań, struktury organizacyjnej, zakresu odpowiedzialności itp. oraz własnej intuicji. Ważne jest, żeby audytor wewnętrzny miał zapewniony dostęp do istotnych źródeł informacji o wszystkim tym, co dotyczy jednostki. 10

11 W Urzędzie wyodrębnia się obszary audytu i obszary ryzyka odpowiadające zakresowi działań, zadań i obowiązków Gminy. Katalog obszarów audytu i wyodrębnionych w nich obszarów ryzyka zawiera załącznik nr 1 do niniejszej Księgi procedur audytu wewnętrznego. Pomiar ryzyka to zasadnicza faza właściwej analizy ryzyka, w której audytor wewnętrzny w sposób obiektywny i wymierny kwantyfikuje poziom ryzyka dla poszczególnych obszarów ryzyka. Do pomiaru ryzyka w Urzędzie wykorzystuje się technikę matryc ważonych ryzyka. Procedura pomiaru ryzyka dokonywana jest w 5 etapach: 1. wybór liczby czynników (kategorii) ryzyka - najlepiej w liczbie 3-7 W Urzędzie dokonuje się grupowania czynników w następujące kategorie: istotność (wpływ finansowy), jakość zarządzania, kontrola wewnętrzna, czynniki zewnętrzne, czynniki operacyjne. W kategoriach tych wyróżnia się następujące podkategorie: Kategorie ryzyka Istotność Jakość zarządzania Kontrola wewnętrzna Czynniki zewnętrzne Podkategorie ryzyka Wartość i liczba operacji Rodzaj operacji (typowe i nietypowe) Dysponowanie środkami ze źródeł zagranicznych Sprawozdawczość Ewidencja Organizacja Kadry Lokalizacja, sprzęt Zarządzanie ryzykiem Planowanie Przepisy prawne Procedury Kontrola wewnętrzna Zawierane umowy Działalność prawodawcza/decyzyjna Współpraca z innymi jednostkami Czynniki polityczne Znaczenie dla opinii publicznej Czynniki ekonomiczne Wymagania UE 11

12 Działalność operacyjna Wiedza Jakość Złożoność Etyka Przepływ informacji wyżej wyszczególnione kategorie i podkategorie, choć stanowią wytyczne, mogą być w zależności od potrzeb przeprowadzanego audytu uzupełnione o inne, nie wymienione kategorie, ale pozostające w ocenie audytora jako niezbędne do zastosowania, 2. wybór skali ocen, wyrażających siłę danej kategorii ryzyka w danym obiekcie przyjmuje się skalę 4-stopniową, 3. ocena każdego obiektu (obszaru) pod względem obecności lub siły danej kategorii ryzyka i przypisanie wyniku (punkty przyznawane są przez audytora na podstawie jego profesjonalnego osądu w ramach zidentyfikowanych podkategorii ryzyka. Każda ocena w danej kategorii ryzyka może zostać skorygowana ze względu na istotność zidentyfikowanego czynnika ryzyka. Ponadto może być zastosowana korekta w przypadku braku czynników ryzyka w danej kategorii (tzw. korekta techniczna - w celu uniknięcia błędnego równania zawierającego iloczyn z liczbą 0), 4. przyjęcie wagi dla każdej z wybranych kategorii ryzyka, czyli określenie znaczenia poszczególnych kategorii ryzyka dla działalności Urzędu. Suma wag musi być równa jeden, 5. obliczanie ważonej wartości ryzyka, która jest iloczynem wartości wagi danej kategorii i wartości skali ocen przypisanej tej kategorii w danym obiekcie, wg następującego wzoru: ryzyko (1) = [(waga istotności x liczba punktów) + (waga jakości zarządzania x liczba punktów) + (waga kontroli wewnętrznej x liczba punktów) + (waga czynników zewnętrznych x liczba punktów) + (waga działalności operacyjnej x liczba punktów)] : 4, Hierarchizacja ryzyka to etap, w którym szereguje się (malejąco) obszary ryzyka ze względu na poziom ryzyka jakim są one obarczone. Ryzyko szereguje się wg istotności: ryzyko niskie mała istotność, która występuje w przypadkach pojedynczych błędów i braków w dokumentacji lub procedurach (regulacjach wewnętrznych), mająca w konsekwencji nieznaczny wpływ na funkcjonowanie badanego systemu (procesu), ryzyko średnie umiarkowana istotność, która może doprowadzić lub doprowadziła do zakłócenia funkcjonowania badanego systemu (procesu), w szczególności na skutek niepełnych, nieadekwatnych lub nieaktualnych procedur, braku odpowiednich kontroli albo 12

13 niewłaściwie prowadzonej dokumentacji, ryzyko wysokie - duża istotność, która może doprowadzić lub doprowadziła do istotnych negatywnych skutków dla badanego systemu, a jego wynikiem może być w szczególności poważne zakłócenie funkcjonowania systemu, nieefektywne lub niecelowe wykorzystanie zasobów, straty finansowe, naruszenie obowiązujących przepisów, w szczególności prowadzące do odpowiedzialności prawnej, nierzetelna ewidencja lub sprawozdawczość. Ryzyko wysokie wiąże się z istotnymi lukami (brakami) w systemie zarządzania i kontroli wewnętrznej. Przyjmuje się, że: końcowa ocena ryzyka mieszcząca się w przedziale 75%-100% oznacza ryzyko wysokie, końcowa ocena ryzyka mieszcząca się w przedziale 50%-74% oznacza ryzyko średnie, końcowa ocena ryzyka mieszcząca się w przedziale 0%-49% oznacza ryzyko niskie. To, który obszar zostanie wybrany do badania zależy od przyjętej metody wyboru. Wyróżnia się następujące metody: a) cykliczna - w przyjętym cyklu badane są wszystkie obszary, b) oparta na analizie ryzyka: model zasobów szereguje się obszary według ryzyka (malejąco), a następnie wybiera do realizacji tyle z nich (począwszy od góry listy), ile jest w stanie zrealizować audytor wewnętrzny, model ryzyka każdemu obszarowi przypisuje się wartość ryzyka, jaką otrzymał podczas wyliczeń, sumuje się całość ryzyk wszystkich obszarów, która tworzy 100%. Obszary do planu wybiera się według kryterium procentowego ustala się próg powyżej którego obszary wybierane są do badania (nie niższy niż 50%), c) metoda cykliczna oparta na analizie ryzyka jest połączeniem modelu zasobów opartego na analizie ryzyka oraz metody cyklicznej, z uwzględnieniem próbkowania. Pozwala ona na skoncentrowanie się na obszarach o najwyższym zagrożeniu ryzykiem przy jednoczesnym proporcjonalnym zainteresowaniu obszarami średniego i niskiego ryzyka. Zakłada ona, że co roku badany jest cały obszar wysokiego ryzyka, ½ obszaru średniego ryzyka oraz ¹/3 obszaru niskiego ryzyka. Dodatkowymi kryteriami są: priorytet kierownictwa (wysoki, średni i niski) oraz czas od ostatniego audytu (im dłuższy okres przerwy tym większa waga, a w konsekwencji zwiększone ryzyko. 13

14 Zadania do realizacji w Urzędzie w danym roku będą wybierane metodą zasobów opartą na analizie ryzyka. Sposób dokumentowania oraz pełen opis przyjętej w Urzędzie metody analizy ryzyka zawiera załącznik nr 2 do niniejszej Księgi procedur audytu wewnętrznego. Metoda ta wymaga wykorzystania arkusza kalkulacyjnego, którego wzór stanowi załącznik 2a do niniejszej Księgi procedur audytu wewnętrznego Plan roczny audytu Audyt wewnętrzny w Urzędzie Gminy w Lubinie przeprowadza się na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach może on być przeprowadzony poza planem audytu. Roczny plan audytu sporządza audytor wewnętrzny, w porozumieniu z Wójtem, do końca miesiąca października każdego roku na rok następny. Plan ten przedstawia ogólny opis działań audytora wewnętrznego w ciągu roku i podlega zatwierdzeniu przez Wójta w drodze zarządzenia. Może on być zmieniany jedynie w szczególnie uzasadnionych okolicznościach. Wprowadzenie zmian do rocznego planu wymaga uzasadnienia i zatwierdzenia przez Wójta w tym samym trybie co plan roczny. Zadania audytowe ustala się w oparciu o wyniki analizy ryzyka oraz uwzględniając priorytet kierownictwa Urzędu (Wójta, Sekretarza i Skarbnika). Przygotowując roczny plan audytu ustala się kolejność poddania obszarów ryzyka audytowi wewnętrznemu, biorąc pod uwagę głównie wyniki analizy obszarów ryzyka oraz czynniki organizacyjne, w szczególności: czas niezbędny do przeprowadzenia zadań audytowych, dostępne zasoby ludzkie i rzeczowe, czas przeznaczony na szkolenie, rezerwę czasową na nieprzewidziane, pozaplanowe działania. Roczny plan audytu wewnętrznego sporządza się wg wzoru ustalonego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 10 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego. Po zakończeniu roku audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie z wykonania planu w minionym roku i przedstawia je Wójtowi w terminie do dnia 31 marca. Wzór sprawozdania został określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 kwietnia 2008 r. w sprawie trybu sporządzania oraz wzoru sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni. 14

15 5. 4. Strategiczny plan audytu Minister Finansów w swoim komunikacie nr 16 dotyczącym ogłoszenia Kodeksu etyki i Karty audytu wewnętrznego zaleca opracowywanie długoterminowego planu, który nakreśla zasadnicze cele i obszary pracy audytora wewnętrznego w perspektywie długookresowej. Plan ten powinien zawierać: cele długookresowe audytu wewnętrznego, zasoby kadrowe i materialne niezbędne do realizacji zaplanowanych celów, opis planowanych działań, planowane obszary audytu, które mogą być poddane audytowi, uszeregowane według stopnia priorytetu na podstawie oceny ryzyka, częstotliwość audytów w poszczególnych obszarach, możliwość usprawnienia systemów zarządzania ryzykiem i kontroli w audytowanych obszarach. Strategiczny plan audytu podlega corocznemu przeglądowi i aktualizacji, której dokonuje audytor wewnętrzny przy sporządzaniu rocznego planu audytu. Podlega on zatwierdzeniu przez Wójta w drodze zarządzenia. VI. Zadania audytowe Zadania audytowe przeprowadza audytor wewnętrzny zgodnie z zatwierdzonym rocznym planem audytu wewnętrznego. Do jego przeprowadzenia upoważnia imienne upoważnienie, którego wzór ustalono w załączniku do Regulaminu audytu wewnętrznego w Urzędzie. W przypadku zadań wymagających specjalnych kwalifikacji audytor wewnętrzny może, w uzgodnieniu z Wójtem, powołać rzeczoznawcę. Wzór wniosku o powołanie rzeczoznawcy stanowi załącznik nr 3 do niniejszej Księgi procedur audytu wewnętrznego. Na sposób wykonania oraz dokumentowania przebiegu i wyników audytu wewnętrznego może mieć wpływ charakter przeprowadzanego zadania audytowego (zadanie zapewniające czy czynności doradcze). Przeprowadzenie każdego zadania zapewniającego można podzielić na następujące etapy: 1. wstępny przegląd i dokumentowanie informacji dokonywany w celu zapoznania się z badaną działalnością jednostki, identyfikacji istniejących mechanizmów kontroli oraz pozyskania informacji ułatwiających przeprowadzenie zadania, 2. przygotowanie programu zadania, 15

16 3. przeprowadzenie narady otwierającej, 4. wykonywanie czynności audytowych, w tym: a) wstępna ocena systemu kontroli wewnętrznej, b) testowanie, c) stwierdzenie stanu istniejącego, d) analiza i ocena wyników przeprowadzonych badań, 5. przeprowadzenie narady zamykającej, 6. sporządzenie i przekazanie sprawozdania z przeprowadzonego audytu wewnętrznego, 7. analiza i podjęcie dodatkowych czynności wyjaśniających w przypadku wniesienia przez kierownika jednostki audytowanej dodatkowych wyjaśnień i umotywowanych zastrzeżeń dotyczących treści sprawozdania, 8. czynności sprawdzające. Przeprowadzenie czynności doradczych nie wymaga realizacji etapów, których mowa w ust. 2, 3, 4 lit.e) oraz ust. 7 i Techniki przeprowadzania zadań audytowych Przeprowadzając zadanie audytowe audytor wewnętrzny może stosować różne techniki. Opisane poniżej techniki i narzędzia stosuje audytor wewnętrzny na etapie planowania zadania audytowego, jak również w trakcie wykonywania czynności w jednostce audytowanej. Winien stosować tylko te techniki, które są potrzebne do realizacji konkretnego programu lub działalności stanowiącej przedmiot badania. Należy dążyć do opracowywania nowych i bardziej efektywnych technik. Przy dokonywaniu wyboru najlepszej metody badania danej działalności, audytor wewnętrzny stosuje takie techniki, które doprowadzą do pożądanego wyniku, uwzględniając związane z tym koszty. a) testy przeglądowe (walk-through) testy te oznaczają wstępne badanie systemu, które pozwala audytorowi wewnętrznemu potwierdzić, że dobrze rozumie zasady jego funkcjonowania. Testy te prowadzone są w pierwszej kolejności, gdyż pozwalają audytorowi zrozumieć system i zidentyfikować kontrole, które w następnej kolejności będą testowane przy pomocy testów zgodności. Audytor przygotowując się do testu przeglądowego zapoznaje się z opisem (diagramem) audytowanego systemu, jeśli takiego dokumentu brak, wykonuje go sam. Zrozumienie systemu możliwe jest dzięki kombinacji obserwacji, wywiadów z pracownikami jednostki audytowanej oraz badaniu dokumentów. Audytor wewnętrzny musi brać pod uwagę konieczność przeprowadzenia testów, które wykażą czy system w rzeczywistości funkcjonuje tak, jak to jest opisane. 16

17 Podstawowym celem testów przeglądowych jest znalezienie dowodów potwierdzających istnienie kontroli. Można ten cel zrealizować poprzez badanie różnych transakcji na kolejnych etapach ich rejestrowania albo poprzez prześledzenie jednej transakcji od początku do końca. Celem wykonania testu tego rodzaju jest obserwacja funkcjonowania systemu na poszczególnych etapach, by potwierdzić, że kontrole na tych etapach funkcjonują prawidłowo. b) diagram diagram (flowchart) jest jedną z podstawowych technik stosowanych w audycie wewnętrznym. Może być on wykonany przez jednostkę audytowaną, jak i przez audytora wewnętrznego. Audytor wewnętrzny może wykorzystać diagram wykonany przez jednostkę audytowaną ale jego obowiązkiem jest zweryfikowanie czy diagram jest poprawny, kompletny i aktualny. Diagramy wykonywane są w początkowych fazach audytu, na ogół na etapie wstępnego przeglądu. W analizie ryzyka diagramy wykorzystywane są do oceny systemu kontroli wewnętrznej oraz do identyfikacji i ilustracji kontroli. c) testy zgodności testy zgodności przeprowadza się w celu zidentyfikowania ryzyka, na jakie wystawiona jest jednostka audytowana w wyniku słabości systemu kontroli wewnętrznej. Testy zgodności mają na celu uzyskanie wystarczających dowodów na skuteczność działania procedur kontrolnych (testy kontroli) oraz procedur operacyjnych (testy zgodności procedur operacyjnych). W przypadku testów kontroli sprawdza się: koncepcję systemów kontroli wewnętrznej tj. czy są one tak zaprojektowane, by zapobiegały lub wykrywały i korygowały istotne nieprawidłowości, działanie kontroli wewnętrznej. W przypadku testów zgodności procedur operacyjnych weryfikuje się zgodność działania audytowanej procedury z przepisami prawa i przyjętymi wytycznymi, a także ich skuteczność. d) testy wiarygodności testy wiarygodności nazywane są także testami rzeczywistymi lub rzeczowymi. Przeprowadza się je po wykonaniu testów zgodności. W zależności od wyniku testów zgodności audytor wewnętrzny określa zakres testów wiarygodności. Pozytywny wynik testów zgodności pozwala audytorowi wewnętrznemu zrezygnować lub ograniczyć zakres testów wiarygodności. Są to testy przeprowadzane w celu sprawdzenia, czy informacje zawarte w dokumentacji są kompletne, dokładne i czy odzwierciedlają stan faktyczny. Wyróżnia się 2 rodzaje testów wiarygodności: szczegółowe badania transakcji i sald oraz procedury analityczne. 17

18 e) procedury uzyskiwania dowodów badania obserwacja obserwacja polega na przyglądaniu się czynnościom lub zadaniom wykonywanym przez pracowników jednostki audytowanej. Audytor może dokonywać obserwacji w trakcie przeprowadzania innych czynności audytowych lub też specjalnie w tym celu przypatruje się pracy pracowników, np. audytor wewnętrzny obserwuje przeprowadzany poprzez pracowników jednostki audytowanej spis z natury. Obserwacja może dostarczyć cennych informacji na temat kultury organizacyjnej w jednostce, środowiska kontroli, przestrzegania procedur, prawdziwości danych przekazywanych w trakcie rozmów, wywiadów i zawartych w kwestionariuszach oraz organizacji pracy i poszanowania obowiązków pracowniczych. inspekcja polega na zbadaniu zapisów, dokumentów lub aktywów trwałych. Stopień wiarygodności dowodów badania uzyskanych drogą inspekcji zapisów i dokumentów zależy od ich rodzaju, źródeł oraz skuteczności kontroli wewnętrznych nad ich przetwarzaniem. Inspekcja składników aktywów trwałych dostarcza wiarygodnych dowodów badania co do ich istnienia, ale niekoniecznie prawa ich własności, czy wartości. zapytania, potwierdzenia oraz wywiad (rozmowa) zapytania polegają na zasięganiu informacji u osób pracujących w jednostce audytowanej lub u źródeł zewnętrznych wobec jednostki. Zapytania mogą przyjmować różnorodne formy: od formalnego pisemnego zapytania po nieformalne zasięgnięcie ustnych informacji u osób pracujących w jednostce. W wyniku zapytań audytor wewnętrzny może uzyskać informacje, których wcześniej nie posiadał lub dowody badania o charakterze potwierdzającym. Potwierdzenie polega na uzyskaniu odpowiedzi na zapytanie mające na celu potwierdzenie prawidłowości informacji zawartych w dokumentacji księgowej. Z wywiadu (rozmowy) audytor wewnętrzny sporządza protokół według schematu przedstawionego w załączniku nr 4 do niniejszej Księgi procedur audytu wewnętrznego. przeliczanie przeliczanie polega na sprawdzeniu arytmetycznej poprawności dokumentów źródłowych i zapisów księgowych lub przeprowadzeniu niezależnych obliczeń. procedury analityczne na procedury analityczne składa się analiza znaczących wskaźników i trendów łącznie z badaniem wykrytych wahań wartości i zależności, które są niespójne z innymi informacjami lub różnią się od przewidywanych wielkości. 18

19 f) badania wyrywkowe w toku realizacji zadań audytowych audytor często ma do czynienia z bardzo dużymi zbiorami danych. Zbadanie wszystkich elementów takiej populacji jest zbyt pracochłonne i zazwyczaj, ze względu na ograniczony czas audytu, niemożliwe. Stąd też duże znaczenie mają badania wyrywkowe, które pozwalają na ograniczenie czasu audytu i na podjęcie z wystarczającą pewnością decyzji, co do poprawności badanego systemu. Podczas badań wyrywkowych wykorzystuje się wybór celowy, jak i losowy. Wybór celowy polega na określeniu przez audytora wewnętrznego, na podstawie zawodowego doświadczenia i dotychczasowych wyników audytu, kryteriów wyboru elementów do badania. Takimi kryteriami mogą być: zwiększone ryzyko błędu zawarte w badanych elementach, bezwzględne lub względne znaczenie elementu, przypadki nietypowe przy operacjach typowych. Badania oparte na wyborze celowym charakteryzują jedynie zbadane elementy, a więc próbkę. Brak jest podstaw do rozciągnięcia rezultatów badania na pozostałe, nie poddane badaniu elementy zbiorowości. Wybór losowy jest metodą badania polegającą na zastosowaniu procedur audytowych do mniej niż 100% populacji w taki sposób, aby umożliwić uzyskanie i oszacowanie dowodów charakteryzujących wybrane pozycje, co pozwoli sformułować wnioski dotyczące całej populacji. Polega on na: ustaleniu niezbędnej wielkości próbki, wylosowaniu próbki, zbadaniu elementów tworzących próbkę, uogólnieniu wyników uzyskanych w próbce na całą populację. Zakres stosowania tej metody powinien być przy tym ograniczony do dużych populacji, liczących co najmniej 100 elementów Etapy realizacji zadań zapewniających a) wstępny przegląd i dokumentowanie informacji wstępny przegląd polega na zbieraniu informacji o badanej działalności, bez ich szczegółowej weryfikacji. Do głównych celów wstępnego przeglądu należą: zrozumienie badanej działalności, 19

20 wyodrębnienie istotnych obiektów audytu wymagających szczególnej uwagi w trakcie zadania audytowego, zidentyfikowanie istniejących mechanizmów kontroli, uzyskanie informacji ułatwiających przeprowadzenie zadania audytowego, ustalenie, czy konieczne jest przeprowadzanie zadania aaudytowego w danym obszarze ryzyka. Wstępny przegląd pozwala zaplanować i przeprowadzić zadanie audytowe w sposób efektywny. Do podstawowych technik wykorzystywanych w tym etapie realizacji zadania należą: przegląd dokumentacji, rozmowy z pracownikami jednostki audytowanej, rozmowy z osobami, na które audytowana działalność wywiera wpływ, obserwacja, oględziny, analiza sprawozdań i innych dokumentów przygotowywanych dla kierownictwa jednostki audytowanej, procedury analityczne, schematy i wykresy, testy przeglądowe, kwestionariusze kontroli wewnętrznej. Zebrane na tym etapie informacje stanowią dla audytora wewnętrznego podstawę do opisania procesu, który ma być poddany badaniu w trakcie zadania audytowego. Dokumentacja w postaci opisowej lub analizy graficznej procesu może ulec dalszym modyfikacjom na etapie oceny systemu kontroli wewnętrznej. Ostateczna wersja dokumentacji procesu jest włączona zarówno do akt stałych, jak i bieżących. b) przygotowanie programu zadania zapewniającego po zakończeniu wstępnego przeglądu i zgromadzeniu dokumentacji dla danego zadania, a przed przystąpieniem do jego realizacji, audytor wewnętrzny przygotowuje program zadania zapewniającego. Program zadania jest podstawowym dokumentem, w którym audytor wewnętrzny przedstawia wyniki wstępnego przeglądu oraz określa planowane czynności audytowe. Stanowi on szczegółowy plan pracy do wykonania w toku danego zadania. Opracowując program zadania zapewniającego audytor wewnętrzny uwzględnia: cele i zadania jednostki, istotne ryzyka, 20

21 systemy zarządzania ryzykiem i kontroli, możliwość wprowadzenia usprawnień systemów zarządzania i kontroli, datę rozpoczęcia i przewidywany czas trwania zadania. Program zadania zapewniającego określa w szczególności: oznaczenie zadania ze wskazaniem jego numeru i tematu (audytor prowadzi własną ewidencję zadań, dokumentów i upoważnień, cele zadania, podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania, istotne ryzyka w obszarze objętym zadaniem, sposób przeprowadzania zadania. Schemat programu zadania zapewniającego zawiera załącznik nr 5 do niniejszej Księgi procedur audytu wewnętrznego. Dobrze skonstruowany program umożliwia: systematyczne planowanie każdego etapu pracy, które można zaprezentować wszystkim zainteresowanym i uprawnionym osobom, uzyskanie potwierdzenia na istnienie narzędzi samooceny działań własnych audytora, sprawdzenie i porównywanie wyników pracy z planami, dokumentowanie rzeczywiście wykonanych prac. c) przeprowadzenie narady otwierającej na zakończenie fazy wstępnej zadania, a przed przystąpieniem do realizacji czynności audytowych na miejscu w jednostce audytowanej, audytor wewnętrzny przeprowadza naradę otwierającą z udziałem kierownika jednostki audytowanej lub upoważnionego przez niego pracownika. Podczas narady otwierającej audytor przedstawia cel, tematykę i założenia organizacyjne zadania zapewniającego w celu minimalizacji możliwych zaburzeń w pracy w jednostce audytowanej. Wszelkie ewentualnie występujące zastrzeżenia i sprzeciwy ze strony kierownika jednostki audytowanej muszą być bezwzględnie zamieszczone w aktach audytu. Z przebiegu narady otwierającej sporządza się protokół, który umieszczany jest w aktach bieżących audytu. Schemat protokołu z narady otwierającej przedstawia załącznik nr 6 do niniejszej Księgi procedur audytu wewnętrznego. 21

22 d) wykonywanie czynności audytowych Ocena systemu kontroli wewnętrznej Ocena systemu kontroli wewnętrznej może być przeprowadzona jako część oceny ryzyka występującego w Urzędzie na etapie sporządzania rocznego planu audytu, jak również w trakcie różnych faz planowania i realizacji danego zadania audytowego. Powinna ona dostarczyć rozsądnego, choć nie absolutnego zapewnienia, że podstawowe elementy systemu są adekwatne, efektywne i wystarczające do osiągnięcia zamierzonych celów jednostki. Ocena winna być wystarczająco udokumentowana oraz poparta wynikami testów, obserwacji, weryfikacji i badań szczegółowych. Badając system kontroli wewnętrznej audytor może posłużyć się kwestionariuszami kontroli wewnętrznej lub listami kontrolnymi. Stanowią one dla audytora pomoc w uzyskaniu od pracowników jednostki audytowanej potrzebnych informacji na temat mechanizmów kontroli wewnętrznej. Narzędziami wspomagającymi pracę audytora są notatki opisowe oraz graficzna analiza procesów, opracowywane na etapie wstępnego przeglądu. W ocenie mechanizmów kontroli wewnętrznej audytor bierze pod uwagę następujące czynniki: typy błędów i nieprawidłowości oraz czynniki ryzyka, które mogą występować, procedury kontroli służące zapobieganiu i wykrywaniu takich błędów i nieprawidłowości, czy stosowne procedury zostały opracowane, wdrożone, zakomunikowane pracownikom i są przestrzegane, słabe strony systemu kontroli wewnętrznej, które mogłyby umożliwiać występowanie błędów i nieprawidłowości, pomimo istniejących mechanizmów kontroli, wpływ tych słabych stron na charakter, rozłożenie w czasie i stopień nasilenia technik audytu, które trzeba zastosować. Funkcje mechanizmów kontroli wewnętrznej, które zostaną uznane za krytyczne albo ważne są testowane i oceniane. Testowanie Testowanie to technika zbierania materiału dowodowego, która polega na wykonaniu szeregu uporządkowanych czynności. Istnieją dwa podstawowe rodzaje testów: testy zgodności i testy wiarygodności. Testy przygotowuje audytor wewnętrzny i przeprowadza testowanie, które ma potwierdzić funkcjonowanie kontroli wewnętrznej zgodnie lub nie z wdrożonymi procedurami oraz dostarczyć dowodów na ewentualne nieprawidłowości. Polegają one na określeniu i doborze reprezentatywnej próbki operacji, zbadaniu ich, porównaniu wyników z oczekiwaniami oraz dokonaniu rozciągnięciu wyników na badaną populację. 22

23 Stwierdzenie stanu istniejącego oraz analiza i ocena wyników Obowiązkiem audytora wewnętrznego jest rzetelne, obiektywne i niezależne: ustalenie stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania jednostki, określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień, przedstawienie zaleceń w sprawie usunięcia uchybień lub wprowadzenia usprawnień. Dobrze opracowane ustalenia audytu to takie, które opisują: kryteria (wg jakich norm dokonano stwierdzenia?) stwierdzenie stanu (gdzie jest błąd?), przyczyna (dlaczego tak się stało?), skutek (jakie skutki wywołują stwierdzone błędy?), zalecenie (co należy zrobić by zlikwidować lub ograniczyć ryzyko?). e) przeprowadzenie narady zamykającej po zakończeniu zadania zapewniającego, w celu przedstawienia wstępnych wyników audytu wewnętrznego, audytor wewnętrzny przeprowadza naradę zamykającą z udziałem kierownika jednostki audytowanej. W naradzie mogą uczestniczyć także osoby sprawujące nadzór nad działalnością jednostki audytowanej oraz wskazani przez kierownika jednostki audytowanej pracownicy w niej zatrudnieni. Celem narady jest poinformowanie kierownika jednostki poddanej audytowi o wynikach audytu i o procesie sprawozdawczym, osiągnięcie porozumienia na temat ustaleń oraz zapoznanie się z działaniami naprawczymi zaplanowanymi lub już podjętymi w celu poprawy ewentualnych uchybień ujawnionych przez audyt. Należy również przedstawić pozytywne mechanizmy kontroli wewnętrznej i zarządzania, zidentyfikowane podczas audytu. Z przeprowadzonej narady zamykającej audytor wewnętrzny sporządza protokół, wg schematu stanowiącego załącznik nr 7 do niniejszej Księgi procedur audytu wewnętrznego. f) sprawozdania z przeprowadzonego audytu wewnętrznego Sprawozdanie wstępne Po naradzie zamykającej audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie wstępne z przeprowadzonego audytu. Celem opracowania sprawozdania wstępnego z audytu jest: upewnienie się, że audytor wewnętrzny prawidłowo zrozumiał części składowe badanego obszaru, 23

24 zapewnienie kierownikowi jednostki audytowanej możliwości ustosunkowania się i oceny tego sprawozdania, możliwość wyrażenia przez kierownika jednostki audytowanej własnej oceny i opinii na temat treści zawartych w sprawozdaniu. Sprawozdanie wstępne powinno być sporządzone zgodnie z zasadami obowiązującymi przy sporządzaniu sprawozdania końcowego z audytu i powinno odpowiednio obejmować te same elementy co sprawozdanie końcowe. Sprawozdanie wstępne audytor wewnętrzny przedstawia kierownikowi jednostki audytowanej po przeprowadzeniu narady zamykającej, nie później niż po upływie 14 dni. Sprawozdanie końcowe Sprawozdanie z przeprowadzonego audytu wewnętrznego stanowi wynik końcowy każdego zadania audytowego. Za jego sporządzenie odpowiedzialny jest audytor wewnętrzny. Przedstawia w nim w sposób jasny, rzetelny i zwięzły ustalenia i zalecenia poczynione w trakcie audytu wewnętrznego. Jasne określenie celu zadania audytowego jest konieczne dla prawidłowej oceny jego wyników. W ustaleniach stwierdza się te fakty, które są konieczne dla sformułowania wniosków i zaleceń przez audytora wewnętrznego. Ustalenia powinny zawierać następujące czynniki: kryteria, stan, przyczyny i skutki. Natomiast uwagi i ustalenia w sprawie stwierdzonych uchybień stanowią zalecenia wprowadzenia ulepszeń oraz plan działań naprawczych. Zalecenia mogą mieć charakter ogólny lub szczegółowy i powinny wynikać z ustaleń audytora wewnętrznego. Wszystkie sprawozdania powinny posiadać następujące cechy: dokładność sprawozdania muszą być poparte faktami. Jest niezmiernie ważnym dla wiarygodności audytora wewnętrznego, aby zachować najwyższy poziom rzeczowej, bezstronnej i obiektywnej sprawozdawczości, jasność sprawozdania muszą być jasne, zrozumiałe i nie powinny wymagać konieczności ich interpretowania, ani ustnych wyjaśnień, kwantyfikacja uwagi powinny mieć podany w maksymalnie możliwym stopniu wymiar ilościowy, aby pozwolić na ustalenie wagi i skutków oddziaływania wskazanych punktów, zwięzłość sprawozdania muszą być trafne i dotyczyć przedmiotu audytu, rzetelność sprawozdania winny zachować równowagę, biorąc pod uwagę wrażliwość klientów audytu. Nacisk należy położyć na warunki poprawy, a nie na krytykę osób lub zdarzeń z przeszłości, 24

25 terminowość wszelkie sprawozdania muszą być sporządzane bezpośrednio po zakończeniu danego zadania audytowego i przekazane nie później niż po upływie 14 dni od dnia odbycia narady zamykającej, przypisanie odpowiedzialności do konkretnych osób w sprawozdaniu należy określić kto, jak i kiedy powinien podejmować działania naprawcze. Sprawozdanie winno zawierać w szczególności: 1) temat zadania, 2) cele zadania, 3) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania, 4) datę jego sporządzenia, 5) termin, w którym przeprowadzono zadanie, 6) nazwę i adres jednostki audytowanej, 7) imię i nazwisko audytora wewnętrznego, 8) podjęte czynności i zastosowane techniki przeprowadzania zadania, 9) zwięzły opis działań jednostki w obszarze objętym zadaniem, 10) ustalenia stanu faktycznego wraz z określeniem kryteriów dokonania ich oceny, 11) określenie oraz analizę przyczyn uchybień, 12) skutki lub ryzyka wynikające z uchybień, 13) zalecenia, 14) opinię audytora wewnętrznego w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności systemu zarządzania i kontroli w obszarze objętym zadaniem, 15) podpis audytora wewnętrznego przeprowadzającego zadanie Czynności doradcze Audytor wewnętrzny może na wniosek Wójta lub z własnej inicjatywy, w zakresie uzgodnionym z Wójtem, wykonywać czynności doradcze. Jeśli uzna on, że zakres lub cel tych czynności nie jest zgodny z celami audytu może odmówić wykonywania czynności doradczych. Audytor wewnętrzny nie powinien podejmować czynności doradczych, których wykonywanie doprowadziłoby do przyjęcia przez niego zadań lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania jednostką audytowaną. O odmowie wykonania czynności doradczych i jej przyczynach audytor wewnętrzny zawiadamia pisemnie Wójta. Wójt może wydać audytorowi wewnętrznemu pisemne polecenie ich wykonania. 25

26 W wyniku czynności doradczych audytor wewnętrzny przedstawia opinie lub wnioski dotyczące usprawnienia funkcjonowania jednostki audytowanej. Również z własnej inicjatywy audytor wewnętrzny może składać wnioski mające na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki audytowanej. Kierownik jednostki audytowanej nie jest związany wnioskami i opiniami z czynności doradczych. Sposób wykonania i dokumentowania czynności doradczych oraz forma i zawartość sprawozdania z ich wykonania powinny być odpowiednie do rodzaju i charakteru działań podjętych przez audytora wewnętrznego. Nie ma potrzeby przekazywania szczegółowych sprawozdań z przeprowadzonych czynności doradczych ani konkretnych wyników i zaleceń ale należy przedstawić odpowiedni opis tych zadań oraz wynikające z nich istotne zalecenia. VII. Monitorowanie wykonania zaleceń Wykonanie zaleceń zawartych w sprawozdaniu Kierownik jednostki audytowanej na podstawie sprawozdania z przeprowadzonego audytu wewnętrznego podejmuje działania mające na celu usunięcie uchybień oraz usprawnienie funkcjonowania jednostki w zakresie gospodarki finansowej. W tym celu wyznacza osoby odpowiedzialne za ich wykonanie oraz wskazuje termin ich realizacji, informując o tym audytora wewnętrznego. Jeżeli w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania sprawozdania z przeprowadzonego audytu nie zostaną podjęte działania mające na celu usunięcia uchybień, Wójt ma obowiązek poinformowania o tym fakcie Ministra Finansów oraz audytora wewnętrznego, uzasadniając brak podjęcia działań Czynności sprawdzające wykonanie zaleceń Czynności sprawdzające to zespół czynności wykonywanych przez audytora wewnętrznego w celu sprawdzenia czy i w jakim stopniu podjęto kroki zmierzające do wprowadzenia w życie zaleceń udzielonych w wyniku audytu lub czy kierownik jednostki audytowanej ocenił ryzyko związane z nie wdrożeniem danego zalecenia. Przeprowadzenie czynności sprawdzających nie jest obligatoryjne, przeprowadza je audytor w razie potrzeby. Przed przystąpieniem do wykonania czynności sprawdzających audytor wewnętrzny przeprowadza rozmowę z kierownikiem jednostki poddawanej sprawdzeniu lub z wyznaczonym przez niego pracownikiem. Przedmiotem rozmowy powinno być ustalenie sposobu wykorzystania zaleceń, stopnia zaawansowania prac nad wdrożeniem zaleceń oraz ewentualne efekty osiągnięte 26