Przygotowanie prezentacji technicznej. dr inż. Michał Michna

Transkrypt

1 Przygotowanie technicznej

2 Plan Mity i fakty dotyczące technicznych Zasady przygotowania dobrej Przygotowanie technicznej 2

3 Jednym z najważniejszych aspektów, umożliwiających osiągnięcie sukcesu w pracy i karierze naukowej, zawodowej jest umiejętność komunikacji słownej i pisemnej Prof. Sherman Frankel 3

4 Prezentacja techniczna - MITY Mit 1 Słuchacze specjaliści wymagają wielu szczegółów technicznych do oceny przedstawianego pomysłu / idei less is more mniej znaczy więcej Słuchacze oczekują prostego przekazu, dobrze zorganizowanej i łatwej do śledzenia 5

5 Prezentacja techniczna - MITY Mit 1 Słuchacze specjaliści wymagają wielu szczegółów technicznych do oceny przedstawianego pomysłu / idei less is more mniej znaczy więcej Badania wykazały, że przedstawienie w prosty sposób oraz powtarzania głównych idei zwiększa i podtrzymuje uwagę słuchaczy 6

6 Prezentacja techniczna - MITY Mit 2 Najważniejsza jest treść. Styl jest nieistotny. Zapał/entuzjazm prelegenta jest irytujący/obraźliwy dla słuchaczy Badania wykazały, że słuchacze się nudzą 7

7 Prezentacja techniczna - MITY Mit 2 Najważniejsza jest treść. Styl jest nieistotny. Zapał/entuzjazm prelegenta jest irytujący/obraźliwy dla słuchaczy Badania wykazały, że słuchacze się nudzą Oczekujemy Większego entuzjazmu ze strony prelegenta Wykorzystania pomocy technicznych, wizualnych Nudna prelekcja osłabia skuteczność przekazu 8

8 Prezentacja techniczna - MITY Mit 2 Najważniejsza jest treść. Styl jest nieistotny. Zapał/entuzjazm prelegenta jest irytujący/obraźliwy dla słuchaczy Albert Mehrabian dominacja przekazu niewerbalnego i brzmienia głosu nad treścią komunikacja niewerbalna ; 55% treść wypowiedzi; 7% brzmienie głosu; 38% 9

9 Prezentacja techniczna - MITY Mit 3 Tekst na slajdach jest ważniejszy od tekstu mówionego zbyt dużo informacjami na slajdach slajdy są nieczytelne irytacja słuchaczy i rozproszenie uwagi Prelegent jest centralnym punktem Ważne jest co i jak mówi 10

10 Prezentacja techniczna - MITY Mit 3 Tekst na slajdach jest ważniejszy od tekstu mówionego zbyt dużo informacjami na slajdach slajdy są nieczytelne irytacja słuchaczy i rozproszenie uwagi Wizualne środki techniczne mają pomagać utrzymać tempo / rytm prezentować przepływ / kolejność informacji 11

11 Prezentacja techniczna - MITY Mit 4 Nie jest istotna organizacja / plan przemówienia Prelegenci uważają, że wystarczy przedstawić szczegóły rozwiązania, by słuchacze sami wyciągnęli właściwe wnioski Pominięcie wstępu i bezpośrednie przejście do omawiania głównych treści / danych / szczegółów Cel pozostaje niejasny, aż do jej końca Należy zrozumieć różnice pomiędzy różnymi rodzajami i dobierać odpowiednie środki oraz strategie przedstawiania informacji 12

12 Prezentacja techniczna - MITY Mit 4 Nie jest istotna organizacja / plan przemówienia Prelegenci uważają, że wystarczy przedstawić szczegóły rozwiązania, by słuchacze sami wyciągnęli właściwe wnioski Pominięcie wstępu i bezpośrednie przejście do omawiania głównych treści / danych / szczegółów Cel pozostaje niejasny, aż do jej końca Prelegent nie powinien polegać na wiedzy słuchaczy 13

13 Prezentacja techniczna FAKTY Krzywa uwagi słuchaczy 14

14 Prezentacja techniczna FAKTY Efektywność Długość wykładu 15 minut Słuchacz może zapamiętać 40% informacji Długość wykładu 45 minut Słuchacz może zapamiętać 20% informacji źródło: H.R. Mills: Techniques of Technical Training, Macmillan, London,

15 Prezentacja techniczna CEL przedstawić swoje pomysły, argumenty, rozwiązania Przekonać słuchaczy, że moje pomysły są interesujące, argumenty ważne, rozwiązania prawidłowe Prezentacje prowadzić w sposób interesujący dla słuchaczy 16

16 dobre przygotowanie wybór, selekcja i opracowanie materiału próby i praktyka dobra zawartość przemyślany i dobrze opracowany tekst umiejętnie zaprojektowane pomoce techniczne dobre wykonanie ciekawa wypowiedź i dobra mowa ciała zaangażowanie prelegenta 17

17 18

18 zmierzaj do celu wyznacz cel znaj swoja publiczność przygotuj się 20

19 zmierzaj do celu wyznacz cel znaj swoja publiczność przygotuj się mów zrozumiale mów ludzkim językiem stosuj środki retoryczne pracuj nad głosem 21

20 zmierzaj do celu wyznacz cel poznaj swoja publiczność przygotuj się mów zrozumiale mów ludzkim językiem stosuj środki retoryczne pracuj nad głosem bądź zaangażowany szanuj swoją publiczność przeżywaj swoje wystąpienie myśl pozytywnie 22

21 Mów zrozumiale powoli wyraźnie dobrym słownictwem poprawnie gramatycznie i stylistycznie niezbyt złożonymi zdaniami Używaj czasowników 23

22 Dobrze rozpocznij wejście postawa wzrok oddech spokój Pierwszych trzech zdań można nauczyć się na pamięć 24

23 Dobrze zakończ zakończ według planu z przekonaniem o czasie z uśmiechem Ostatnie zdanie to Twój testament może Cię pogrążyć 25

24 Bądź zaangażowany mów do ludzi!!! przeżywaj swoją wypowiedź opowiadaj, nie recytuj rozmawiaj, nie przemawiaj uśmiechaj się Publiczność jest nastawiona pozytywnie 26

25 Rozkładaj akcenty zacznij mocnym wejściem podkreślaj ważne myśli i spostrzeżenia akcentuj wnioski zakończ z przekonaniem skupiaj uwagę słuchaczy Ważne rzeczy trzeba powtórzyć 3 razy 27

26 Nie ucz się na pamięć dobrze opracuj swoje wystąpienie bądź świadom jego konstrukcji zapamiętuj idee, nie słowa przeprowadź próby rys. Corbis Tekst można sobie napisać, ale nie należy się go uczyć na pamięć Pamiętaj: Język pisany jest inny niż mówiony 28

27 Wykorzystaj pomoce Pomoce wizualne Eksponaty Filmy, audycje Pomoce mają pomagać a nie przeszkadzać Jeden obraz jest wart 1000 słów 29

28 30

29 Schemat sformułuj problem przedstaw plan przedstaw swoje rozumowanie i rozwiązanie przedyskutuj je zalety wady możliwości zastosowań podaj kierunki dalszych badań podsumuj 32

30 Schemat OIBCC Basic Formula Opening rozpoczęcie przykuć uwagę Introduction wstęp dlaczego wybrano ten temat Body część główna argumenty na poparcie głównych tez Conclusion podsumowanie przypomnienie najważniejszych tez Close zamknięcie ostatnie zdanie, które zostanie w pamięci słuchaczy 33

31 Schemat PREPY Harvard School Formula Point of View punkt widzenia Palenie jest szkodliwe dla życie Reasons przyczyna Palenie powoduje raka Examples/Evidence przykład, dowód ludzi rocznie umiera na raka Point of view restated ponownie punkt widzenia Jeśli chcesz długo żyć rzuć palenie You oriented zwróć się do słuchaczy Zrób pierwszy krok dzisiaj i zapisz się do klubu już nie palę 34

32 Przygotowanie do zbieraj więcej materiałów niż wykorzystasz możliwie szybko zdecyduj jaki będzie styl bądź świadom celu dowiedz się jak najwięcej o publiczności przeprowadź próby bądź gotów na zmiany Znajdź czas na przygotowanie 35

33 Tekst tytuł wprowadzenie cześć główna zakończenie Wyróżnienia 36

34 Cechy stopniowanie wrażenia zmiany intensywności przekazu (dynamika) operowanie zaskoczeniem, humorem, dowcipem, ironią umiejętnie stosowane powtórzenia i podsumowania 37

35 Cechy rzeczowość zwięzłość jasność poglądowość Świadomość celu 38

36 Określenie stylu jak długo będziesz mówił jakich pomocy użyjesz plansze jakie (przeźrocza, folie, komputer) i ile czy będziesz pokazywać eksponaty jak rozpoczniesz i zakończysz jaki będzie charakter 39

37 Przyswajanie tekstu nie ucz się na pamięć zapamiętuj idee a nie słowa dobrze opanuj początek i koniec przyswajaj konstrukcję a nie dosłowną jego treść 40

38 Otwarcie i zamknięcie formalne czego dotyczy prezentacja jaka jest konkluzja wzniosłe pytanie retoryczne czego dotyczy prezentacja jaka jest konkluzja pytanie retoryczne 41

39 Otwarcie i zamknięcie literackie cytat czego dotyczy prezentacja jaka jest konkluzja cytat powtórzenie, odpowiedź, zaprzeczenie aktorskie scenka, demonstracja, film, nagranie czego dotyczy prezentacja jaka jest konkluzja 42

40 Dobra prezentacja dobre przygotowanie wybór, selekcja i opracowanie materiału próby i praktyka dobra zawartość przemyślany i dobrze opracowany tekst umiejętnie zaprojektowane pomoce techniczne dobre wykonanie ciekawa wypowiedź i dobra mowa ciała zaangażowanie prelegenta 43

41 44

42 Notatki uporządkowane zrozumiałe z krótkim czasem dostępu Notatki to notatki a nie tekst 46

43 Konspekt jest mapą pokazuje drogę, ważne punkty, kierunki wyznacza kolejność omawiania zagadnień Konspekt to konspekt a nie tekst 47

44 Pomoce wizualne uzupełniają przekaz słowny ilustrują wywód pomagają publiczności śledzić tok rozumowania Pomoce wizualne to pomoce a nie tekst 48

45 Pomoce wizualne tablica czarna, zielona biała magnetyczna filcowa, papierowa rzutnik + ekran do folii do przeźroczy do komputera komputer + akcesoria 49

46 Siła różnych sygnałów wizualnych czas utajenia [s] siła [%] obiekt naturalny 0,4 100 rysunek barwny 0,9 77 rysunek biało-czarny 1,2 55 rysunek schematyczny 2,5 28 ekwiwalent słowny 2,8 16 Czas utajenia czas od przyczyny do zaistnienia skutku Źródło: Jan Młodkowski: Aktywność wizualna człowieka, PWN Warszawa

47 Zasady przygotowywania plansz elementy graficzne to jest to ilustracje schematy wykresy jak najmniej tekstu duże czytelne czcionki, najwyżej 2 rodzaje wyrównanie do lewej ostrożnie z wersalikami kolory umiar i estetyka przede wszystkim czytelność 51

48 Czas obserwacji plansz 40 % 20% 25% 15% źródło: Jan Młodkowski: Aktywność wizualna człowieka, PWN Warszawa

49 Kierunek obserwacji 53

50 Kierunek obserwacji 54

51 Rola elementów wizualnych pomagać w przekazaniu informacji wzmacniać przekaz słowny nie odciągać uwagi od prezentera pokazywać, ilustrować, wyjaśniać, niekoniecznie bawić 55

52 56

53 Elementy wypowiedź głos pauzy postawa gestykulacja kontakt wzrokowy obserwacja publiczności pomoce wizualne i eksponaty inne (przerywniki, dowcipy, dygresje) 58

54 Strach przed wystąpieniem publicznym objawy nerwowość, drżenie rąk, przyspieszone bicie serca przezwyciężanie lęku przeprowadź próby w domu zapomnij o zapominaniu oddychaj spokojnie i głęboko odpręż się 59

55 Strach przed wystąpieniem publicznym objawy nerwowość, drżenie rąk, przyspieszone bicie serca przezwyciężanie lęku naucz się pierwszego i ostatniego zdania nie spiesz się nie baw się ołówkiem/zegarkiem/telefonem mów powoli 60

56 Cechy dobrej wypowiedzi obrazowość 61 przykład, porównanie, ilustracja, metafora, narracja dobitność powtórzenie, wzmocnienie, cząstkowe podsumowanie, cytat budowanie napięcia stopniowanie, kontrast, zaskoczenie, zapowiedź potęgowanie wrażeń estetycznych gra słów, aluzja, określenie pośrednie, zamierzona przesada komunikatywność wtrącenie, uprzedzenie zarzutów, pytanie retoryczne

57 Jak nie mówić zwroty z nadmiarem dwie równe połowy autentyczny fakt całkowity monopol krótki moment zwroty nadużywane to znaczy po prostu tak naprawdę więc de facto eee, hmmm, yyy, tego, no 62

58 Typowe błędy w wymowie głos zbyt wysoki lub stłumiony, bezdźwięczny wymowa niewyraźna, bełkotliwa seplenienie połykanie końcówek dodawanie głosek (eee, yyy ) nadmierna krzykliwość 63

59 Mowa ciała kinetyka mimika gestykulacja postawa proksemika położenie względem innych osób poruszanie się strefy: intymna, prywatna, społeczna, publiczna 64

60 Mowa ciała oczy patrz na ludzi śmiej się oczami nie uciekaj wzrokiem nie wpatruj się w: sufit, ściany, podłogę komputer, ekran prezesa, przyjaciela 65

61 Mowa ciała reszta twarzy uśmiechaj się mów wyraźnie rób miny kiedy trzeba nie krzyw się nie okazuj znudzenia lub zniecierpliwienia 66

62 Mowa ciała ręce otwarte dłonie otwarte gesty nie chowaj nie wiatrakuj nie myłnkuj 67

63 Mowa ciała nogi stój spokojnie spaceruj kiedy trzeba nie łaź nie kołysz się nie stój jak skała 68

64 Mowa ciała postawa spokojna wyprostowana pogodna nie czaj się w kącie nie chowaj się nie stój jak skała 69

65 Mowa ciała gesty spokojne zrównoważone potrzebne uzasadnione wzmacniaj przekaz słowny pokazuj, demonstruj 70

66 Podsumowanie - wskazówki 71

67 Ucz się na błędach cudzych uczestnicz w prezentacjach oceniaj, dyskutuj o cudzych prezentacjach obserwuj sytuacje prezentacyjne identyfikuj skuteczne i nieskuteczne mechanizmy komunikacyjne 73

68 Doświadczenia prezentacyjne po udanej dlaczego się udało co można poprawić po nieudanej dlaczego się nie udało? jak można to poprawić ćwiczenia biblioteka pomysłów 74

69 Najczęstsze błędy brak kontaktu wzrokowego z publicznością mała dynamika głosu, monotonny przekaz zbyt szybkie mówienie nadmierna ruchliwość prezentera bezradność wobec pomocy technicznych 75

70 Najczęstsze błędy zbyt wiele informacji umieszczonej w przeładowanie slajdów informacjami zbyt dużo tekstu brak jasno określonego celu 76

71 zmierzaj do celu wyznacz cel znaj swoja publiczność przygotuj się 77

72 zmierzaj do celu wyznacz cel znaj swoja publiczność przygotuj się mów zrozumiale mów ludzkim językiem stosuj środki retoryczne pracuj nad głosem 78

73 zmierzaj do celu wyznacz cel poznaj swoja publiczność przygotuj się mów zrozumiale mów ludzkim językiem stosuj środki retoryczne pracuj nad głosem bądź zaangażowany szanuj swoją publiczność przeżywaj swoje wystąpienie myśl pozytywnie 79

74 Dobre rady mów zrozumiale dobrze rozpocznij dobrze zakończ bądź zaangażowany rozkładaj akcenty wykorzystuj pomoce 80

75 Przygotowanie technicznej PowerPoint 81

76 Czytelność Duża sala (wykład, konferencja) Większa czcionka Większe odstępy między elementami Mniej treści Kontrast między tłem a treścią Nagłośnienie Pilot 82

77 Czcionka Czcionki bezszeryfowe Czcionki bezszeryfowe Arial, Verdana, Corbel Rozmiar 20,24,28,32 Stosujemy sprawdzone szablony przykład 83

78 Czcionka formatowanie Unikaj wersalików Strefy bezpiecznego wyświetlania uwaga na brzegi Podkreślanie ważności Rozmiar, pogrubienie Nie pogrubiaj (bold) wszystkiego 84

79 Kolory Jednolity szablon Tło skontrastowane z tekstem Charakter Spokojna kolory pastelowe Dynamiczna kolor czerwony Ograniczenia techniczne projektor, folie 85

80 Szblony 86

81 Animacje nie przesadzać nie przeszkadzać przejścia między slajdami 87

82 Animacje Animacja niestandardowa 88

83 Animacje Animacja SmartArt 89

84 Animacja Ścieżki ruchu 90

85 Efekty dźwiękowe Nie przesadzać nie przeszkadzać Upewnij się, że plik dźwiękowy można odtworzyć 91

86 Efekty dźwiękowe 92

87 Efekty dźwiękowe Pliki osadzone Plik jest częścią Pliki wav do 100kB ( kb) Pliki połączone Nie jest zawarty w W wskazywany jest za pomocą łącza Pliki wav > 100kB Inne typy plików Zalecaną metodą jest skopiowanie i wklejenie plików dźwiękowych do folderu zawierającego prezentację przed wstawieniem ich do programu PowerPoint. 93

88 Efekty dźwiękowe Muzyka z dysku CD Dysk CD nie będzie automatycznie odtwarzany na wszystkich slajdach. Są używane te same ustawienia dźwięku co w przypadku odtwarzania plików dźwiękowych 94

89 Wideo 95

90 Stałe elementy slajdu Nagłówek i stopka 96

91 Wzorzec slajdu Układ slajdu Slajd tytułowy Tytuł zawartość Wzorzec slajdu Miniatura wzorca slajdów Miniatury układów Wzorzec slajdów w głównym obszarze slajdu 97

92 Układ niestandardowy Wstaw układ Dodaj elementy/symbole zastępcze Zmień nazwę Dodawanie obrazów Szablony 98

93 Podgląd wydruku 99

94 Literatura 100

95 Literatura Murzyn P.: Prezentacje publiczne Pakuła A.: Prezentacja o Nahrstedt K.: Excellence in Oral Presentation for Technical Speakers Presenting with PowerPoint: 10 dos and don'ts (link) Tips for a Successful Technical Presentation (link) 101