Przygotowanie prezentacji technicznej. dr inż. Michał Michna

Transkrypt

1 Przygotowanie prezentacji technicznej

2 Plan prezentacji Mity i fakty dotyczące prezentacji technicznych Zasady przygotowania dobrej prezentacji Planowanie wystąpienia Środki techniczne Prowadzenie prezentacji Wskazówki 2

3 Jednym z najważniejszych aspektów, umożliwiających osiągnięcie sukcesu w pracy i karierze naukowej, zawodowej jest umiejętność komunikacji słownej i pisemnej Prof. Sherman Frankel 3

4 Plan prezentacji Mity i fakty dotyczące prezentacji technicznych Zasady przygotowania dobrej prezentacji Planowanie wystąpienia Środki techniczne Prowadzenie prezentacji Wskazówki 4

5 Prezentacja techniczna - MITY Mit 1 Słuchacze specjaliści wymagają wielu szczegółów technicznych do oceny przedstawianego pomysłu / idei less is more mniej znaczy więcej Słuchacze oczekują prostego przekazu, dobrze zorganizowanej i łatwej do śledzenia prezentacji 5

6 Prezentacja techniczna - MITY Mit 1 Słuchacze specjaliści wymagają wielu szczegółów technicznych do oceny przedstawianego pomysłu / idei less is more mniej znaczy więcej Badania wykazały, że przedstawienie w prosty sposób oraz powtarzania głównych idei zwiększa i podtrzymuje uwagę słuchaczy 6

7 Prezentacja techniczna - MITY Mit 2 Najważniejsza jest treść. Styl prezentacji jest nieistotny. Zapał/entuzjazm prelegenta jest irytujący/obraźliwy dla słuchaczy Badania wykazały, że słuchacze się nudzą 7

8 Prezentacja techniczna - MITY Mit 2 Najważniejsza jest treść. Styl prezentacji jest nieistotny. Zapał/entuzjazm prelegenta jest irytujący/obraźliwy dla słuchaczy Badania wykazały, że słuchacze się nudzą Oczekujemy Większego entuzjazmu ze strony prelegenta Wykorzystania pomocy technicznych, wizualnych Nudna prelekcja osłabia skuteczność przekazu 8

9 Prezentacja techniczna - MITY Mit 2 Najważniejsza jest treść. Styl prezentacji jest nieistotny. Zapał/entuzjazm prelegenta jest irytujący/obraźliwy dla słuchaczy Albert Mehrabian dominacja przekazu niewerbalnego i brzmienia głosu nad treścią komunikacja niewerbalna ; 55% treść wypowiedzi; 7% brzmienie głosu; 38% 9

10 Prezentacja techniczna - MITY Mit 3 Tekst na slajdach jest ważniejszy od tekstu mówionego zbyt dużo informacjami na slajdach slajdy są nieczytelne irytacja słuchaczy i rozproszenie uwagi Prelegent jest centralnym punktem prezentacji Ważne jest co i jak mówi 10

11 Prezentacja techniczna - MITY Mit 3 Tekst na slajdach jest ważniejszy od tekstu mówionego zbyt dużo informacjami na slajdach slajdy są nieczytelne irytacja słuchaczy i rozproszenie uwagi Wizualne środki techniczne mają pomagać utrzymać tempo / rytm prezentacji prezentować przepływ / kolejność informacji 11

12 Prezentacja techniczna - MITY Mit 4 Nie jest istotna organizacja / plan przemówienia Prelegenci uważają, że wystarczy przedstawić szczegóły rozwiązania, by słuchacze sami wyciągnęli właściwe wnioski Pominięcie wstępu i bezpośrednie przejście do omawiania głównych treści / danych / szczegółów Cel prezentacji pozostaje niejasny, aż do jej końca Należy zrozumieć różnice pomiędzy różnymi rodzajami prezentacji i dobierać odpowiednie środki oraz strategie przedstawiania informacji 12

13 Prezentacja techniczna - MITY Mit 4 Nie jest istotna organizacja / plan przemówienia Prelegenci uważają, że wystarczy przedstawić szczegóły rozwiązania, by słuchacze sami wyciągnęli właściwe wnioski Pominięcie wstępu i bezpośrednie przejście do omawiania głównych treści / danych / szczegółów Cel prezentacji pozostaje niejasny, aż do jej końca Prelegent nie powinien polegać na wiedzy słuchaczy 13

14 Prezentacja techniczna FAKTY Krzywa uwagi słuchaczy 14

15 Prezentacja techniczna FAKTY Efektywność prezentacji Długość wykładu 15 minut Słuchacz może zapamiętać 40% informacji Długość wykładu 45 minut Słuchacz może zapamiętać 20% informacji źródło: H.R. Mills: Techniques of Technical Training, Macmillan, London,

16 Prezentacja techniczna CEL wystąpienia przedstawić swoje pomysły, argumenty, rozwiązania Przekonać słuchaczy, że moje pomysły są interesujące, argumenty ważne, rozwiązania prawidłowe Prezentacje prowadzić w sposób interesujący dla słuchaczy 16

17 Zasady dobrej prezentacji dobre przygotowanie wybór, selekcja i opracowanie materiału próby i praktyka dobra zawartość przemyślany i dobrze opracowany tekst umiejętnie zaprojektowane pomoce techniczne dobre wykonanie ciekawa wypowiedź i dobra mowa ciała zaangażowanie prelegenta 17

18 Zasady dobrej prezentacji 18

19 Plan prezentacji Mity i fakty dotyczące prezentacji technicznych Zasady przygotowania dobrej prezentacji Planowanie wystąpienia Środki techniczne Prowadzenie prezentacji Wskazówki 19

20 Zasady dobrej prezentacji zmierzaj do celu wyznacz cel prezentacji znaj swoja publiczność przygotuj się 20

21 Zasady dobrej prezentacji zmierzaj do celu wyznacz cel prezentacji znaj swoja publiczność przygotuj się mów zrozumiale mów ludzkim językiem stosuj środki retoryczne pracuj nad głosem 21

22 Zasady dobrej prezentacji zmierzaj do celu wyznacz cel prezentacji poznaj swoja publiczność przygotuj się mów zrozumiale mów ludzkim językiem stosuj środki retoryczne pracuj nad głosem bądź zaangażowany szanuj swoją publiczność przeżywaj swoje wystąpienie myśl pozytywnie 22

23 Zasady dobrej prezentacji Mów zrozumiale powoli wyraźnie dobrym słownictwem poprawnie gramatycznie i stylistycznie niezbyt złożonymi zdaniami Używaj czasowników 24

24 Zasady dobrej prezentacji Dobrze rozpocznij wejście postawa wzrok oddech spokój Pierwszych trzech zdań można nauczyć się na pamięć 25

25 Zasady dobrej prezentacji Dobrze zakończ zakończ według planu z przekonaniem o czasie z uśmiechem Ostatnie zdanie to Twój testament może Cię pogrążyć 26

26 Zasady dobrej prezentacji Bądź zaangażowany mów do ludzi!!! przeżywaj swoją wypowiedź opowiadaj, nie recytuj rozmawiaj, nie przemawiaj uśmiechaj się Publiczność jest nastawiona pozytywnie 27

27 Zasady dobrej prezentacji Rozkładaj akcenty zacznij mocnym wejściem podkreślaj ważne myśli i spostrzeżenia akcentuj wnioski zakończ z przekonaniem skupiaj uwagę słuchaczy Ważne rzeczy trzeba powtórzyć 3 razy 28

28 Zasady dobrej prezentacji Nie ucz się na pamięć dobrze opracuj swoje wystąpienie bądź świadom jego konstrukcji zapamiętuj idee, nie słowa przeprowadź próby rys. Corbis Tekst wystąpienia można sobie napisać, ale nie należy się go uczyć na pamięć Pamiętaj: Język pisany jest inny niż mówiony 29

29 Zasady dobrej prezentacji Wykorzystaj pomoce Pomoce wizualne Eksponaty Filmy, audycje Pomoce mają pomagać a nie przeszkadzać Jeden obraz jest wart 1000 słów 30

30 Planowanie wystąpienia 31

31 Plan prezentacji Mity i fakty dotyczące prezentacji technicznych Zasady przygotowania dobrej prezentacji Planowanie wystąpienia Środki techniczne Prowadzenie prezentacji Wskazówki 32

32 Schemat wystąpienia sformułuj problem przedstaw plan prezentacji przedstaw swoje rozumowanie i rozwiązanie przedyskutuj je zalety wady możliwości zastosowań podaj kierunki dalszych badań podsumuj 33

33 Schemat wystąpienia OIBCC Basic Formula Opening rozpoczęcie przykuć uwagę Introduction wstęp dlaczego wybrano ten temat Body część główna argumenty na poparcie głównych tez Conclusion podsumowanie przypomnienie najważniejszych tez Close zamknięcie ostatnie zdanie, które zostanie w pamięci słuchaczy 34

34 Schemat wystąpienia PREPY Harvard School Formula Point of View punkt widzenia Palenie jest szkodliwe dla życie Reasons przyczyna Palenie powoduje raka Examples/Evidence przykład, dowód ludzi rocznie umiera na raka Point of view restated ponownie punkt widzenia Jeśli chcesz długo żyć rzuć palenie You oriented zwróć się do słuchaczy Zrób pierwszy krok dzisiaj i zapisz się do klubu już nie palę 35

35 Przygotowanie do prezentacji zbieraj więcej materiałów niż wykorzystasz możliwie szybko zdecyduj jaki będzie styl prezentacji bądź świadom celu prezentacji dowiedz się jak najwięcej o publiczności przeprowadź próby bądź gotów na zmiany Znajdź czas na przygotowanie 36

36 Tekst wystąpienia tytuł wprowadzenie cześć główna zakończenie Wyróżnienia 37

37 Cechy wystąpienia stopniowanie wrażenia zmiany intensywności przekazu (dynamika) operowanie zaskoczeniem, humorem, dowcipem, ironią umiejętnie stosowane powtórzenia i podsumowania 38

38 Cechy wystąpienia rzeczowość zwięzłość jasność poglądowość Świadomość celu 39

39 Określenie stylu prezentacji jak długo będziesz mówił jakich pomocy użyjesz plansze jakie (przeźrocza, folie, komputer) i ile czy będziesz pokazywać eksponaty jak rozpoczniesz i zakończysz jaki będzie charakter prezentacji 40

40 Przyswajanie tekstu nie ucz się na pamięć zapamiętuj idee a nie słowa dobrze opanuj początek i koniec przyswajaj konstrukcję wystąpienia a nie dosłowną jego treść 41

41 Otwarcie i zamknięcie formalne czego dotyczy prezentacja jaka jest konkluzja wzniosłe pytanie retoryczne czego dotyczy prezentacja jaka jest konkluzja pytanie retoryczne 42

42 Otwarcie i zamknięcie literackie cytat czego dotyczy prezentacja jaka jest konkluzja cytat powtórzenie, odpowiedź, zaprzeczenie aktorskie scenka, demonstracja, film, nagranie czego dotyczy prezentacja jaka jest konkluzja 43

43 Dobra prezentacja dobre przygotowanie wybór, selekcja i opracowanie materiału próby i praktyka dobra zawartość przemyślany i dobrze opracowany tekst umiejętnie zaprojektowane pomoce techniczne dobre wykonanie ciekawa wypowiedź i dobra mowa ciała zaangażowanie prelegenta 44

44 Środki techniczne 45

45 Plan prezentacji Mity i fakty dotyczące prezentacji technicznych Zasady przygotowania dobrej prezentacji Planowanie wystąpienia Środki techniczne Prowadzenie prezentacji Wskazówki 46

46 Notatki uporządkowane zrozumiałe z krótkim czasem dostępu Notatki to notatki a nie tekst wystąpienia 47

47 Konspekt jest mapą prezentacji pokazuje drogę, ważne punkty, kierunki wyznacza kolejność omawiania zagadnień Konspekt to konspekt a nie tekst wystąpienia 48

48 Pomoce wizualne uzupełniają przekaz słowny ilustrują wywód pomagają publiczności śledzić tok rozumowania Pomoce wizualne to pomoce a nie tekst wystąpienia 49

49 Pomoce wizualne tablica czarna, zielona biała magnetyczna filcowa, papierowa rzutnik + ekran do folii do przeźroczy do komputera komputer + akcesoria 50

50 Siła różnych sygnałów wizualnych czas utajenia [s] siła [%] obiekt naturalny 0,4 100 rysunek barwny 0,9 77 rysunek biało-czarny 1,2 55 rysunek schematyczny 2,5 28 ekwiwalent słowny 2,8 16 Czas utajenia czas od wystąpienia przyczyny do zaistnienia skutku Źródło: Jan Młodkowski: Aktywność wizualna człowieka, PWN Warszawa

51 Zasady przygotowywania plansz elementy graficzne to jest to ilustracje schematy wykresy jak najmniej tekstu duże czytelne czcionki, najwyżej 2 rodzaje wyrównanie do lewej ostrożnie z wersalikami kolory umiar i estetyka przede wszystkim czytelność 52

52 Czas obserwacji plansz 40 % 20% 25% 15% źródło: Jan Młodkowski: Aktywność wizualna człowieka, PWN Warszawa

53 Kierunek obserwacji 54

54 Kierunek obserwacji 55

55 Rola elementów wizualnych pomagać w przekazaniu informacji wzmacniać przekaz słowny nie odciągać uwagi od prezentera pokazywać, ilustrować, wyjaśniać, niekoniecznie bawić 56

56 Prowadzenie prezentacji 57

57 Plan prezentacji Mity i fakty dotyczące prezentacji technicznych Zasady przygotowania dobrej prezentacji Planowanie wystąpienia Środki techniczne Prowadzenie prezentacji Wskazówki 58

58 Zasady dobrej prezentacji Elementy prezentacji wypowiedź głos pauzy postawa gestykulacja kontakt wzrokowy obserwacja publiczności pomoce wizualne i eksponaty inne (przerywniki, dowcipy, dygresje) 59

59 Strach przed wystąpieniem publicznym objawy nerwowość, drżenie rąk, przyspieszone bicie serca przezwyciężanie lęku przeprowadź próby w domu zapomnij o zapominaniu oddychaj spokojnie i głęboko odpręż się 60

60 Strach przed wystąpieniem publicznym objawy nerwowość, drżenie rąk, przyspieszone bicie serca przezwyciężanie lęku naucz się pierwszego i ostatniego zdania nie spiesz się nie baw się ołówkiem/zegarkiem/telefonem mów powoli 61

61 Cechy dobrej wypowiedzi obrazowość przykład, porównanie, ilustracja, metafora, narracja dobitność powtórzenie, wzmocnienie, cząstkowe podsumowanie, cytat budowanie napięcia stopniowanie, kontrast, zaskoczenie, zapowiedź potęgowanie wrażeń estetycznych gra słów, aluzja, określenie pośrednie, zamierzona przesada komunikatywność wtrącenie, uprzedzenie zarzutów, pytanie retoryczne 62

62 Jak nie mówić zwroty z nadmiarem dwie równe połowy autentyczny fakt całkowity monopol krótki moment zwroty nadużywane to znaczy po prostu tak naprawdę więc de facto eee, hmmm, yyy, tego, no 63

63 Typowe błędy w wymowie głos zbyt wysoki lub stłumiony, bezdźwięczny wymowa niewyraźna, bełkotliwa seplenienie połykanie końcówek dodawanie głosek (eee, yyy ) nadmierna krzykliwość 64

64 Mowa ciała kinetyka mimika gestykulacja postawa proksemika położenie względem innych osób poruszanie się strefy: intymna, prywatna, społeczna, publiczna 66

65 Mowa ciała oczy patrz na ludzi śmiej się oczami nie uciekaj wzrokiem nie wpatruj się w: sufit, ściany, podłogę komputer, ekran prezesa, przyjaciela 67

66 Mowa ciała reszta twarzy uśmiechaj się mów wyraźnie rób miny kiedy trzeba nie krzyw się nie okazuj znudzenia lub zniecierpliwienia 68

67 Mowa ciała ręce otwarte dłonie otwarte gesty nie chowaj nie wiatrakuj nie myłnkuj 69

68 Mowa ciała nogi stój spokojnie spaceruj kiedy trzeba nie łaź nie kołysz się nie stój jak skała 70

69 Mowa ciała postawa spokojna wyprostowana pogodna nie czaj się w kącie nie chowaj się nie stój jak skała 71

70 Mowa ciała gesty spokojne zrównoważone potrzebne uzasadnione wzmacniaj przekaz słowny pokazuj, demonstruj 72

71 Komunikacja niewerbalna wzmacnia przekaz słowny pomaga dotrzeć do publiczności ilustruje, ubarwia, wyjaśnia niekoniecznie bawi 73

72 Podsumowanie - wskazówki 74

73 Plan prezentacji Mity i fakty dotyczące prezentacji technicznych Zasady przygotowania dobrej prezentacji Planowanie wystąpienia Środki techniczne Prowadzenie prezentacji Wskazówki 75

74 Ucz się na błędach cudzych uczestnicz w prezentacjach oceniaj, dyskutuj o cudzych prezentacjach obserwuj sytuacje prezentacyjne identyfikuj skuteczne i nieskuteczne mechanizmy komunikacyjne 76

75 Doświadczenia prezentacyjne po udanej prezentacji dlaczego się udało co można poprawić po nieudanej prezentacji dlaczego się nie udało? jak można to poprawić ćwiczenia biblioteka pomysłów 77

76 Najczęstsze błędy brak kontaktu wzrokowego z publicznością mała dynamika głosu, monotonny przekaz zbyt szybkie mówienie nadmierna ruchliwość prezentera bezradność wobec pomocy technicznych 78

77 Najczęstsze błędy zbyt wiele informacji umieszczonej w prezentacji przeładowanie slajdów informacjami zbyt dużo tekstu brak jasno określonego celu prezentacji 79

78 Zasady dobrej prezentacji zmierzaj do celu wyznacz cel prezentacji znaj swoja publiczność przygotuj się 80

79 Zasady dobrej prezentacji zmierzaj do celu wyznacz cel prezentacji znaj swoja publiczność przygotuj się mów zrozumiale mów ludzkim językiem stosuj środki retoryczne pracuj nad głosem 81

80 Zasady dobrej prezentacji zmierzaj do celu wyznacz cel prezentacji poznaj swoja publiczność przygotuj się mów zrozumiale mów ludzkim językiem stosuj środki retoryczne pracuj nad głosem bądź zaangażowany szanuj swoją publiczność przeżywaj swoje wystąpienie myśl pozytywnie 82

81 Dobre rady mów zrozumiale dobrze rozpocznij dobrze zakończ bądź zaangażowany rozkładaj akcenty wykorzystuj pomoce 83

82 Przygotowanie prezentacji technicznej PowerPoint

83 Czytelność Duża sala (wykład, konferencja) Większa czcionka Większe odstępy między elementami Mniej treści Kontrast między tłem a treścią Nagłośnienie Pilot 85 Gdańsk 2011

84 Czcionka Czcionki bezszeryfowe Arial, Verdana, Corbel Rozmiar 20,24,28,32 Stosujemy sprawdzone szablony prezentacji przykład 86 Gdańsk 2011

85 Czcionka formatowanie Unikaj wersalików Strefy bezpiecznego wyświetlania uwaga na brzegi Podkreślanie ważności Rozmiar, pogrubienie Nie pogrubiaj (bold) wszystkiego 87 Gdańsk 2011

86 Kolory Jednolity szablon prezentacji Tło skontrastowane z tekstem Charakter prezentacji Spokojna kolory pastelowe Dynamiczna kolor czerwony Ograniczenia techniczne projektor, folie 88 Gdańsk 2011

87 Szblony 89 Gdańsk 2011

88 Animacje nie przesadzać nie przeszkadzać przejścia między slajdami 90 Gdańsk 2011

89 Animacje Animacja niestandardowa 91 Gdańsk 2011

90 Animacje Animacja SmartArt 92 Gdańsk 2011

91 Animacja Ścieżki ruchu 93 Gdańsk 2011

92 Efekty dźwiękowe Nie przesadzać nie przeszkadzać Upewnij się, że plik dźwiękowy można odtworzyć 94 Gdańsk 2011

93 Efekty dźwiękowe 95 Gdańsk 2011

94 Efekty dźwiękowe Pliki osadzone Plik jest częścią prezentacji Pliki wav do 100kB ( kb) Pliki połączone Nie jest zawarty w prezentacji W prezentacji wskazywany jest za pomocą łącza Pliki wav > 100kB Inne typy plików Zalecaną metodą jest skopiowanie i wklejenie plików dźwiękowych do folderu zawierającego prezentację przed wstawieniem ich do programu PowerPoint. 96 Gdańsk 2011

95 Efekty dźwiękowe Muzyka z dysku CD Dysk CD nie będzie automatycznie odtwarzany na wszystkich slajdach. Są używane te same ustawienia dźwięku co w przypadku odtwarzania plików dźwiękowych 97 Gdańsk 2011

96 Wideo 98 Gdańsk 2011

97 Stałe elementy slajdu Nagłówek i stopka 99 Gdańsk 2011

98 Wzorzec slajdu Układ slajdu Slajd tytułowy Tytuł zawartość Wzorzec slajdu Miniatura wzorca slajdów Miniatury układów Wzorzec slajdów w głównym obszarze slajdu 100 Gdańsk 2011

99 Układ niestandardowy Wstaw układ Dodaj elementy/symbole zastępcze Zmień nazwę Dodawanie obrazów Szablony prezentacji 101 Gdańsk 2011

100 Podgląd wydruku 102 Gdańsk 2011

101 Literatura 103

102 Literatura Murzyn P.: Prezentacje wystąpienia publiczne Pakuła A.: Prezentacja o prezentacji Nahrstedt K.: Excellence in Oral Presentation for Technical Speakers Presenting with PowerPoint: 10 dos and don'ts (link) Tips for a Successful Technical Presentation (link) 104