SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA W POSTĘPOWANIU O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

Transkrypt

1 nr ref.: DOA-ZP-VII Załącznik nr 1 do Opisu Przedmiotu Zamówienia SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA W POSTĘPOWANIU O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO na doradztwo i realizację działań w zakresie budowania międzynarodowego poparcia dla kandydatury Rzeczpospolitej Polskiej

2 Spis treści 1. Wstęp Informacje o International EXPO 2022 Łódź Polska Informacje ogólne Informacje o Łodzi w kontekście EXPO Definicje przyjęte w Zamówieniu Informacje o Przedmiocie Zamówienia Informacje wprowadzające Głównie działania do podjęcia przez Wykonawcę Wydarzenia informacyjno-promocyjne planowane w ramach projektu EXPO 2022 Łódź Polska Zasady współpracy Zamawiającego z Wykonawcą Harmonogram i raportowanie Zestawienie dokumentów przekazywanych Wykonawcy

3 1. Wstęp 1.1. Informacje o International EXPO 2022 Łódź Polska Informacje ogólne Rzeczpospolita Polska i Miasto Łódź ubiegają się o organizację Wystawy International EXPO w 2022 roku w temacie kompleksowej rewitalizacji obszarów miejskich. EXPO to największa światowa wystawa organizowana cyklicznie, prezentująca dorobek kulturowy, naukowy i techniczny narodów świata. Pierwsza wystawa EXPO, zorganizowana przez Międzynarodowe Biuro Wystaw Światowych (franc. Bureau International des Expositions, dalej: BIE), została otwarta w 1851 roku w Londynie. Szczegółowe regulacje dotyczące organizacji EXPO i oddawania głosów poparcia dla organizacji EXPO w danym kraju zawarte są w regulaminie wewnętrznym BIE. Więcej informacji pod adresem: Mianem EXPO określa się dwa rodzaje wystaw. Co pięć lat organizowana jest wystawa światowa tzw. World EXPO, która trwa maksymalnie 6 miesięcy, nie ma ograniczeń w zakresie obszaru wystawy i jej tematyka jest ogólna. Ostatnie World EXPO odbyło się w Mediolanie w terminie 1 maja do 31 października 2015 roku, a jego tematem przewodnim było Wyżywienie Planety, Energia dla Życia. Drugim rodzajem są wystawy tematyczne, czyli tzw. International EXPO, organizowane pomiędzy wystawami światowymi. Najbliższa taka wystawa zostanie zorganizowana w Astanie (Kazachstan) w 2017 roku. Polska jak dotąd nie gościła jeszcze wystawy EXPO. International EXPO, czyli tzw. małe EXPO to wystawa organizowana cyklicznie, prezentująca cywilizacyjny i techniczny dorobek regionu. International EXPO trwa od trzech tygodni do maksymalnie trzech miesięcy, odbywa się na obszarze maksymalnie 25 ha (nie wliczając parkingów) i ma tematykę zawężoną do jednego konkretnego zagadnienia. Rzeczpospolita Polska i Miasto Łódź zdecydowały, że chcą zorganizować Wystawę w 2022 roku, której tematyką będzie szeroko pojmowana rewitalizacja obszarów miejskich. Termin otwarcia Wystawy zależy od organizatora, jednak zwyczajowo przyjmuje się, że są to miesiące turystyczne: czerwiec październik. Wystawę otwiera i zamyka ceremonia przypominająca ceremonię olimpijską, jednak zorganizowana na mniejszą skalę. Główną atrakcją Wystawy są pawilony przygotowane przez różnych uczestników, głównie kraje, ale także organizacje międzynarodowe, organizacje pozarządowe oraz korporacje i firmy (komercyjni uczestnicy Wystawy). EXPO towarzyszy program kulturalno-rekreacyjny, który podnosi atrakcyjność turystyczną m.in. miasta-organizatora, poprzez imprezy towarzyszące takie jak mecze, pokazy, koncerty, turnieje itp. Część punktów tego programu zapewniana jest przez organizatorów International EXPO, a część przez uczestników ekspozycji (wystawców). 3

4 Informacje o Łodzi w kontekście EXPO 2022 Łódź jest miastem niezwykłym w skali europejskiej. XIX wiek przyniósł jej niesamowity rozwój cywilizacyjny i to właśnie Łódź była miejscem zmaterializowania się awangardy, postępu technicznego i społecznego XIX wieku. Dynamiczny rozwój Łodzi można porównać jedynie do rozwoju miast na wschodnim wybrzeżu Stanów Zjednoczonych. Obecnie Łódź stanowi swoisty poligon prac rewitalizacyjnych, w ramach których podejmowany jest szereg działań mających na celu przywrócenie dawnej świetności centrum Miasta. Przykładami nowoczesnej rewitalizacji przestrzennej w Łodzi są m.in.: kompleks dawnej fabryki Izraela Poznańskiego, Program Nowe Centrum Łodzi rewitalizacja ponad 100-letniej elektrociepłowni EC1, czy rewitalizacja kamienic w centrum Miasta. Zrewitalizowane obszary są przestrzenią, której nadaje się nową funkcjonalność społeczną, ekonomiczną, kulturową i architektoniczną, powstają nowe lokale mieszkaniowe, przestrzeń biznesowa, komercyjna czy miejsca dla rozwoju kultury i sztuki. Łódź, jako pierwsze miasto w Polsce, podjęła się wypracowania mechanizmów umożliwiających kompleksowe rozwiązywanie problemów społecznych, gospodarczych i przestrzennych w ramach jednego, spójnego programu rewitalizacji obszarowej, skoncentrowanego na zdegradowanym obszarze o wysokim potencjale rozwojowym. W Łodzi, dzięki współpracy z administracją rządową, powstanie pierwsze w Polsce Lokalne Łódzkie Centrum Wiedzy w zakresie Rewitalizacji, w ramach którego inne samorządy będą mogły korzystać z doświadczeń Łodzi dotyczących przygotowania i prowadzenia procesów kompleksowej rewitalizacji obszarów miejskich. Problem zdegradowanych obszarów miejskich dotyka wielu miast na całym świecie, które nie wykorzystują w sposób optymalny swojego potencjału rozwojowego, co w efekcie wpływa negatywnie na jakość życia ich mieszkańców. Prezentacja dokonań Łodzi podczas EXPO 2022 będzie znakomitą okazją do przedstawienia najlepszych rozwiązań umożliwiających wyzwalanie potencjałów zdegradowanych obszarów miejskich, a także budowania miast obywatelskich opartych na współpracy i partnerstwie. Zamiarem jest także wyeksponowanie podczas EXPO w Łodzi dokonań innych polskich miast w zakresie rewitalizacji, tak aby podkreślić kompleksowe i zintegrowane podejście do kształtowania przestrzeni miejskich w Polsce Definicje przyjęte w Zamówieniu Użyte w niniejszym OPZ pojęcia i sformułowania mają następujące znaczenie: 1. BIE Biuro Wystaw Międzynarodowych (franc. Bureau International des Expositions); 2. OPZ Opis Przedmiotu Zamówienia w Postępowaniu, stanowiący Załącznik do SIWZ; 3. Postępowanie postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na doradztwo i realizację działań w zakresie budowania międzynarodowego poparcia dla 4

5 kandydatury Rzeczpospolitej Polskiej do organizacji Wystawy International EXPO 2022 w Łodzi; 4. Projekt wszystkie czynności związane z wykonywanymi działaniami w zakresie doradztwa i realizacji budowy międzynarodowego poparcia dla kandydatury Rzeczpospolitej Polskiej ; 5. RP Rzeczpospolita Polska; 6. SIWZ Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia w Postępowaniu; 7. Strony Zamawiający i Wykonawca łącznie; 8. UMŁ Urząd Miasta Łodzi; 9. Wystawa Wystawa International EXPO 2022 Łódź Polska; 10. Wytyczne BIE zapisy Konwencji Paryskiej z 1928 roku (z późn. zm.) oraz regulacje, wytyczne i wymogi BIE, a także zapisy innych dokumentów formalnych dotyczących organizacji wystaw; 11. Zamawiający Urząd Miasta Łodzi Informacje o Przedmiocie Zamówienia Przedmiotem Zamówienia jest przygotowanie, doradztwo i realizacja działań zmierzających do promowania i. Z uwagi na fakt, iż głosowanie nad przyznaniem praw do organizacji Wystawy odbędzie się w listopadzie 2017 r., zakłada się, że Wykonawca będzie prowadził działania od momentu podpisania Umowy do dnia 1 grudnia 2017 r Informacje wprowadzające Rzeczpospolita Polska i Miasto Łódź ubiegają się o prawa do organizacji Wystawy International EXPO w 2022 roku. Wystawa będzie poświęcona odnowie miejskiej i związanymi z nią uniwersalnymi wyzwaniami, z którymi muszą się zmierzyć miasta na całym świecie. Zaproponowany temat Wystawy to City Re: Invented. Wystawa odbędzie się w terminie między 15 czerwca a 15 września 2022 roku i potrwa 3 miesiące. O uzyskanie prawa do organizacji EXPO 2022/23, oprócz Polski, starają się również (zwani dalej kontrkandydatami ): USA, Minneapolis termin Wystawy: 15 maja 15 sierpnia 2023 r., temat: Wellness and Well Being for All: Healthy People, Healthy Planet, Argentyna, Buenos Aires termin Wystawy: 15 stycznia - 15 kwietnia 2023 r., temat: Science, Innovation, Art and Creativity for the Human Development. Grupą docelową działań będących Przedmiotem Zamówienia są przedstawiciele krajów członkowskich Międzynarodowego Biura Wystaw (BIE, 169 członków włącznie z Rzeczpospolitą Polską) odpowiedzialni za przygotowywanie rekomendacji lub też podejmowanie decyzji w 5

6 zakresie wykonywania prawa głosu na forum BIE, w tym w szczególności delegaci państw członkowskich akredytowani przy BIE, przedstawiciele korpusów dyplomatycznych państw członkowskich, przywódcy państw i rządów lub też inne osoby w administracji publicznej w danym państwie, które podejmują decyzje (osoby decyzyjne) lub też mają wpływ na podjęcie decyzji co do oddania głosu na kandydaturę do organizacji EXPO 2022/23 lub osoby bądź podmioty mające pośredni wpływ na decyzje władz państwowych w przedmiotowym zakresie (zwani dalej Grupą Docelową ). Wykonawca będzie realizował Przedmiot Zamówienia z zachowaniem zasad efektywności, skuteczności, pomocniczości oraz z poszanowaniem zasad prawa krajowego, międzynarodowego i utrwalonych zwyczajów dyplomatycznych Głównie działania do podjęcia przez Wykonawcę Rolą Wykonawcy będzie prowadzenie działań w trzech segmentach: I. Segment I strategiczne doradztwo w zakresie formy i zakresu działań właściwych do podjęcia w procesie budowania poparcia dla kandydatury EXPO 2022 Łódź Polska. W ramach tego segmentu rolą Wykonawcy będzie w szczególności: 1. dookreślenie i wylistowanie Grupy Docelowej: Zamawiający informuje, iż w ramach dotychczas prowadzonych działań we współpracy ze stroną rządową oraz polskimi placówkami dyplomatycznymi, dla części krajów członkowskich BIE zidentyfikowana została Grupa Docelowa. Stosowne informacje przekazane zostaną Wykonawcy po podpisaniu Umowy. Informacje pozyskiwane przez Zamawiającego w trackie trwania współpracy z Wykonawcą będą udostępniane na bieżąco. zadaniem Wykonawcy będzie weryfikacja oraz uzupełnienie przekazanych przez Zamawiającego informacji (o których mowa powyżej) w zakresie identyfikacji Grupy Docelowej, ze szczególnym uwzględnieniem państw z Europy, Afryki, Bliskiego Wschodu i Azji. Zważywszy na kontrkandydatów Rzeczpospolitej Polskiej a także mając na uwadze uwarunkowania geopolityczne zakłada się, że wskazane rejony świata dadzą większe pole do pozyskania głosów na rzecz kandydatury EXPO 2022 Łódź Polska. Wykonawca dokona weryfikacji oraz aktualizacji Grupy Docelowej, w sposób który pozwoli na pozyskanie i ustrukturyzowanie następujących informacji dotyczących krajów członkowskich BIE: nazwa danego kraju, 6

7 delegaci danego kraju przy BIE (imiona i nazwiska delegatów oraz dane kontaktowe, a także linki do dostępnych profili społecznościowych danych osób), relacje danego kraju z Polską (określone w skali np.: złe, poprawne, dobre), poziom intensywności dotychczasowych relacji danego kraju z Polską (określone w skali np.: silne, średnie, słabe), silne i słabe strony kandydatury EXPO 2022 Łódź Polska, które mogą mieć wpływ na dany kraj oraz sposoby wykorzystania stron silnych i mitygowania stron słabych w stosunku do danego kraju. możliwość oddania przez dany kraj głosu na kandydaturę EXPO 2022 Łódź Polska (określona w skali np.: odda głos; możliwe że odda głos; możliwe że odda głos i dodatkowo wymaga szczególnej uwagi z racji oddziaływania międzynarodowego; nie odda głosu), z uwzględnieniem dwóch tur głosowania. Wykonawca będzie miał na uwadze, iż głosowanie podczas Zgromadzenia Ogólnego BIE przebiega zgodnie z następującymi zasadami: - jeśli w pierwszym głosowaniu kandydatura otrzyma 2/3 głosów, kandydatura zwycięża, - jeśli w pierwszym głosowaniu kandydatura nie otrzyma 2/3 głosów, odbywa się drugie głosowanie. W tym wypadku kandydatura, która otrzymała najmniejszą liczbę głosów podczas pierwszego głosowania odpada i nie będzie uwzględniona w drugiej turze głosowania. Jeśli jedna z pozostałych kandydatur otrzyma 2/3 głosów, wtedy ta kandydatura zwycięża, - powyższą procedurę stosuje się do czasu, gdy liczba kandydatur jest większa niż dwie. W przypadku gdy są dwie kandydatury zwycięża ta, która otrzymała zwykłą większość głosów. osoby oraz podmioty władz publicznych decyzyjne w zakresie udzielenia poparcia danego kraju (imiona i nazwiska osób lub nazwy podmiotów oraz dane kontaktowe, a także linki do dostępnych profili społecznościowych danych osób lub podmiotów) ze wskazaniem łańcucha decyzyjnego i określeniem trybu podejmowania decyzji w danym państwie wraz ze wskazaniem aspektów istotnych w danym państwie na etapie podejmowania decyzji, osoby, które mają lub mogą mieć wpływ na pozyskanie poparcia danego kraju (imiona i nazwiska osób oraz dane kontaktowe, a także linki do dostępnych profili społecznościowych danych osób), określenie liderów regionu, jeśli występują oraz ocena wpływu danego kraju na inne kraje ze wskazaniem nazw 7

8 tych krajów, na które relacje z analizowanym krajem mogą mieć wpływ (np. w kontekście ewentualnego głosowania blokowego), identyfikacja wydarzeń międzynarodowych (np. Olimpiada, EXPO, Mundial), o które ubiega się dany kraj w kontekście udzielenia ewentualnego wzajemnego poparcia, wskazanie planu działań (w oparciu o zidentyfikowane informacje), które należy podjąć w ramach pozyskania poparcia danego kraju dla EXPO 2022 Łódź Polska, ze wskazaniem czasu właściwego dla takiego działania oraz podmiotu/podmiotów, które owe działania winny podjąć z zaznaczeniem kilku alternatywnych wariantów rozwiązań w celu utrzymania elastyczności realizacji celu. Wykonawca dokona identyfikacji innych interesariuszy (w tym prywatnych), którzy nie podejmują ostatecznych decyzji, ale mają wpływ na decydentów w zakresie oddania głosu na daną kandydaturę do organizacji EXPO 2022/2023, w tym m.in. kluczowych polskich podmiotów, które mają relacje gospodarcze w krajach członkowskich BIE. Zamawiający wskaże Wykonawcy po podpisaniu umowy podmioty, które dotychczas zostały zidentyfikowane w tym zakresie i powinny zostać uwzględnione w ramach włączania biznesu w proces budowania poparcia na rzecz Wystawy. Wykonawca dokona identyfikacji opiniotwórczych gremiów międzynarodowych oraz międzynarodowych spotkań (np. Africa Week at UNESCO) oraz organizacji (np. OIF - Organisation Internationale de la Francophonie), które byłyby dobrą platformą do budowania poparcia dla kandydatury EXPO 2022 Łódź Polska. Zamawiający wskazuje, iż chodzi o zidentyfikowanie tylko tych wydarzeń, które dają realne szanse na dotarcie do Grupy Docelowej. 2. przygotowanie planu działań: Wykonawca opracuje plan działań mając na względzie właściwe dotarcie do Grupy Docelowej (informacje wypracowane w ramach 1. punktu). Wykonawca zbada podejście zastosowane w procesie budowania poparcia przy poprzednich EXPO dla tych krajów, które wygrały prawo do organizacji Wystawy (Zamawiający wskazuje, że chodzi o dobre praktyki z EXPO Mediolan, EXPO Dubaj, EXPO Astana). Następczo powzięte informacje istotne dla EXPO 2022 Łódź Polska zostaną wykorzystane przez Wykonawcę w planie działań dedykowanym dla Rzeczpospolitej Polskiej. 8

9 Wykonawca przeprowadzi rekonesans oraz zbierze informacje niezbędne do określenia formy i zakresu działań właściwych dla uzyskania poparcia dla kandydatury EXPO 2022 Łódź Polska. Zamawiający oczekuje, że Wykonawca wykorzysta swoje doświadczenie oraz posiadane relacje z ekspertami do spraw zagranicznych, którzy biorą udział w różnych procesach decyzyjnych wagi międzynarodowej i potrafią zidentyfikować działania dedykowane Grupie Docelowej. Zakłada się, że plan działań powinien zostać opracowany w taki sposób, aby uwzględnić nadanie priorytetów poszczególnym działaniom. Plan powinien adresować działania do krajów członkowskich BIE, zgodnie z następującymi priorytetami: Priorytet najwyższy kraje, które zidentyfikowano jako te, które możliwe że oddadzą głos i dodatkowo wymagają szczególnej uwagi z racji oddziaływania międzynarodowego, Priorytet wysoki kraje, które zidentyfikowano jako te, które możliwe, że oddadzą głos, Priorytet średni kraje, które zidentyfikowano jako te, które oddadzą głos, Priorytet najniższy kraje, które zidentyfikowano jako te, które nie oddadzą głosu. Rolą Wykonawcy jest opracowanie planu działań, zgodnie z poniższymi założeniami: dla krajów objętych priorytetem najwyższym minimum 4 działania, dla krajów objętych priorytetem wysokim minimum 3 działania, dla krajów objętych priorytetem średnim minimum 2 działania, dla krajów objętych priorytetem najniższym liczba działań będzie zależna od ustaleń oraz informacji powziętych przez Wykonawcę i będzie ustalana sukcesywnie i elastycznie pomiędzy Wykonawcą, a Zamawiającym w zależności od potrzeb lub zmian w bieżącym stanie relacji politycznodyplomatycznych. Plan działań będzie zawierał co najmniej następujące informacje: kraj, którego działanie dotyczy, wariantowane rodzaje równoważnych działań pozwalające osiągnąć zamierzony efekt, proponowane daty (harmonogram) realizacji poszczególnych rodzajów działań, proponowane miejsce realizacji danego działania, 9

10 osoby rekomendowane do przeprowadzenia / do udziału w działaniu ze strony Wykonawcy i/lub Zamawiającego, w tym strony Rządu Rzeczpospolitej Polskiej. Katalog możliwych podstawowych form kontaktu zidentyfikowanych przez Zamawiającego, które Wykonawca wedle zidentyfikowanych potrzeb winien rozszerzyć: - działanie z udziałem Rządu Rzeczpospolitej Polskiej i UMŁ, - działanie z udziałem Rządu Rzeczpospolitej Polskiej i UMŁ oraz Wykonawcy, - działanie z udziałem Ambasadora RP lub polskich dyplomatów, - działanie z udziałem Ambasadora RP lub polskich dyplomatów oraz Wykonawcy, - działanie z udziałem kierowników projektu EXPO 2022 Łódź Polska po stronie UMŁ i/lub Ministerstwa Rozwoju, działanie z udziałem z kierowników projektu EXPO 2022 Łódź Polska po stronie UMŁ i/lub Ministerstwa Rozwoju oraz Wykonawcy, - działanie własne Wykonawcy, - inne, które winien zidentyfikować Wykonawca. osoby rekomendowane do udziału w działaniu ze strony kraju, którego działanie dotyczy, tezy oraz zagadnienia do rozmów/działań dostosowane do relacji RP z danym krajem, silnych i słabych stron idei EXPO 2022 Łódź Polska oraz nastawione na budowanie przewag konkurencyjnych w stosunku do kontrkandydatów, zagadnienia o charakterze politycznym, gospodarczym, kulturalnym, naukowym i innym, pozwalające stworzyć grunt pod budowę poparcia międzynarodowego dla kandydatury Rzeczpospolitej Polskiej, ze wskazaniem w poszczególnych pozycjach minimów niezbędnych do właściwej realizacji celu, co do których decyzję podjąć powinny Rząd RP lub władze samorządowe, określenie materiałów informacyjno-promocyjnych (np. foldery, notesy, ulotki, gadżety), które winien przygotować Zamawiający na potrzeby danego działania, tak aby zapewnić właściwy przekaz dla odbiorców działań, określenie sekwencji działań w kontekście ogólnym (dotyczy logiki realizacji działań w ramach całej Grupy Docelowej) oraz w kontekście szczególnym (dotyczy logiki realizacji działań w ramach jednego kraju, logiki postępowania w danym przypadku). 10

11 II. Segment II realizacja działań na rzecz budowania poparcia dla kandydatury EXPO 2022 Łódź Polska. W ramach tego segmentu rolą Wykonawcy będzie w szczególności: 1. wdrożenie planu działań - rolą Wykonawcy jest w szczególności: wdrożenie i koordynowanie dedykowanego, co do formy i zakresu, planu działań, zidentyfikowanych w ramach segmentu I, które to działania przyczynią się do uzyskania poparcia dla kandydatury Rzeczpospolitej Polskiej do organizacji EXPO wdrożenie planu działań zgodnie z poniższymi założeniami: dla krajów objętych priorytetem najwyższym: - realizacja minimum 4 działań dla minimum 30% zidentyfikowanych w ramach tego priorytetu krajów, - realizacja minimum 2 działań dla minimum 50% zidentyfikowanych w ramach tego priorytetu krajów, dla krajów objętych priorytetem wysokim: - realizacja minimum 3 działań dla minimum 30% zidentyfikowanych w ramach tego priorytetu krajów, - realizacja minimum 2 działań dla minimum 50% zidentyfikowanych w ramach tego priorytetu krajów dla krajów objętych priorytetem średnim: - realizacja minimum 2 działań dla minimum 30% zidentyfikowanych w ramach tego priorytetu krajów, - realizacja minimum 1 działania dla minimum 50% zidentyfikowanych w ramach tego priorytetu krajów dla krajów objętych priorytetem najwyższym - realizacja minimalnej liczby działań będzie zależna od ustaleń pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym wynikających ze zidentyfikowanych potrzeb. Wykonawca przy wdrażaniu planu działań zgodnie z powyższymi założeniami będzie nadawał pierwszeństwo w realizacji działań państwom z Europy, Afryki, Bliskiego Wschodu i Azji, z uwagi na geopolityczne uwarunkowania w stosunku do kontrkandydatów. przetwarzanie informacji napływających sukcesywnie z polskich placówek dyplomatycznych, ze struktur rządowych, ze strony Zamawiającego i elastyczne dostosowywanie planu działań do występujących zmiennych z zachowaniem zasady wyboru metody stwarzającej najwyższe szanse powodzenia w realizacji celu, efektywne, systematyczne i realizowane w porozumieniu z Rządem RP wspieranie budowania relacji międzynarodowych, a także prowadzenie ciągłej aktywności komunikacyjno-informacyjnej wśród Grupy Docelowej i przedstawicieli BIE oraz władz BIE, w tym w 11

12 szczególności Sekretariatu i Komitetu Wykonawczego BIE (Executive Committee). Działania takie obejmują m.in. przekazywanie kluczowych informacji oraz materiałów promocyjnych pokazujących atuty kandydatury EXPO 2022 Łódź Polska, a także organizację i uczestnictwo w spotkaniach bilateralnych na różnych poziomach procesu decyzyjnego (np. seria spotkań z ambasadorami w Paryżu). wykorzystanie zagranicznych placówek Wykonawcy, a także sieci powiązań oraz kanałów kontaktowych na arenie międzynarodowej do gromadzenia i analizowania wiedzy, informacji oraz budowania poparcia celem uzyskania przez Polskę praw do organizacji EXPO prowadzenie obserwacji oraz zbieranie informacji dotyczących kontrkandydatów RP oraz działań przez nich podejmowanych, które pozwolą na zbudowanie tzw. przewag konkurencyjnych w procesie ubiegania się o EXPO 2022/23. Ponadto, Wykonawca poinformuje Zamawiającego, w sytuacji gdy posiądzie wiedzę, że w działaniach prowadzonych przez kontrkandydatów nastąpiło jakiekolwiek pogwałcenie zasad ustalanych z BIE co do prowadzenia kampanii budowania poparcia. Zasady, o których mowa zostaną przekazane Wykonawcy po podpisaniu umowy. 2. monitorowanie planu działań: Wykonawca po każdym działaniu zobowiązany jest do opracowania notatki/podsumowania danego działania, która zawierać będzie: informacje podstawowe dotyczące działania (zgodnie z Segmentem I, pkt 2, tiret 6), kluczowe ustalenia z przeprowadzonych działań, określenie skłonności danego kraju do oddania głosu na kandydaturę RP po przeprowadzonym działaniu, wytyczne/ rekomendacje co do dalszych działań jakie powinny zostać podjęte w stosunku do danego kraju na dalszych etapach prac celem zwiększenia szans na pozyskanie głosu na korzyść kandydatury EXPO 2022 Łódź Polska. Wzór notatki zostanie opracowany przez Wykonawcę w uzgodnieniu z Zamawiającym. Wykonawca jest zobowiązany do bieżącego monitorowania planu działań oraz jego ewentualnej weryfikacji i aktualizacji minimum raz w miesiącu, tak aby mieć pewność iż zaproponowane działania są właściwe i dobrane odpowiednio do zmieniających się czynników na arenie międzynarodowej (m.in. politycznych, gospodarczych, społecznych), a także do działań podejmowanych przez 12

13 kontrkandydatów i działań podejmowanych oraz tych już podjętych przez Wykonawcę i Zamawiającego, które to działania mogą warunkować działania przyszłe. Wykonawca jest zobowiązany do reagowania na zmiany, tj. weryfikacji i aktualizacji planu działań w ciągu tygodnia od powzięcia informacji mającej kluczowy wpływ na plan, tj. np. w sytuacji kiedy rozpocznie się silna kampania jednego z kontrkandydatów lub też okaże się, że zmniejszyła się liczba kontrkandydatów. III. Segment III koordynacja komunikacji oraz działań podejmowanych przez podmioty zaangażowane w proces budowania poparcia dla kandydatury EXPO 2022 Łódź Polska. W ramach tego segmentu rolą Wykonawcy będzie w szczególności: 1. Zarządzanie projektem w charakterze Biura Zarządzania Projektami (tzw. PMO Project Management Office), w tym: zarządzanie dokumentacją projektu, koordynacja działań pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym oraz kluczowymi instytucjami/podmiotami zaangażowanymi w proces starań o przyznanie praw do organizacji EXPO 2022/23 oraz wykonawcami, z którymi współpracuje Zamawiający, w tym w szczególności z Wykonawcą wyłonionym w Postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na realizację działań promujących kandydaturę Rzeczpospolitej Polskiej do organizacji Wystawy International EXPO 2022 w Łodzi (zwanym dale Postępowaniem Odrębnym). Wykonawca będzie miał na uwadze, żeby w toku koordynacji prac uwzględnić wydarzenia informacyjnopromocyjne realizowane odrębnie przez Zamawiającego, o których mowa w punkcie OPZ. koordynacja przepływu informacji, w tym bieżące przekazywanie rekomendacji w zakresie działań jakie winien podjąć Rząd RP, polskie placówki dyplomatyczne oraz Zamawiający, tak aby skutecznie wdrożyć plan działań, prowadzenie uzgodnień z Zamawiającym wszystkie działania w ramach projektu prowadzone będą przez Wykonawcę w uzgodnieniu z Zamawiającym, a także w szczególnie uzasadnionych przypadkach z właściwymi ministerstwami oraz placówkami dyplomatycznymi Rzeczpospolitej Polskiej. Zamawiający gwarantuje ścisłą współpracę w tym zakresie, priorytetyzacja działań, raportowanie, monitorowanie postępu prac, 13

14 identyfikowanie i ocena ryzyka, zarządzanie zmianą. 2. Prowadzenie obsługi logistycznej w ramach działań oraz wyjazdów zagranicznych niezbędnych dla wdrożenia planu działań. Koszty organizacyjno-operacyjne związane z udziałem Wykonawcy w działaniach pokrywa Wykonawca. Koszty związane z wyjazdami zagranicznymi dotyczącymi Zamawiającego, w tym strony Rządu RP w ramach wdrażania planu działań pokrywa Zamawiający. Rolą Wykonawcy będzie ponadto koordynacja wyjazdów zagranicznych, tak aby były one spójne dla Wykonawcy i Zamawiającego. 3. Mając na uwadze konieczność zachowania jednego, spójnego przekazu dotyczącego idei EXPO 2022 Łódź Polska wśród Grupy Docelowej rolą Wykonawcy będzie współpraca z Zamawiającym oraz Wykonawcą Postępowania Odrębnego, w szczególności: w zakresie promocji kandydatury EXPO 2022 Łódź Polska podczas Zgromadzenia Ogólnego BIE w Paryżu w czerwcu 2017 i jesienią 2017 roku (w okresie głosowania) oraz podczas wydarzeń towarzyszących w Paryżu: Zamawiający w ramach Postępowania Odrębnego zleci przygotowanie koncepcji prezentacji polskiej kandydatury podczas dwóch Zgromadzeń Ogólnych BIE oraz wydarzeń towarzyszących dedykowanych Grupie Docelowej, Wydarzenia towarzyszące w Paryżu to: wydarzenie przy okazji Dnia Narodowego Polski w Ambasadzie RP w Paryżu z okazji 3 maja 2017 roku, wydarzenie przy okazji Zgromadzenia Ogólnego BIE w czerwcu 2017, trzy inne wydarzenia w kolejnych miesiącach (lipiec lub sierpień, wrzesień, październik) realizowane w postaci np.: forum, seminarium, panelu, warsztatu, Rolą Wykonawcy będzie jedynie wsparcie konsultacyjnodoradcze. Wykonawca zapozna się z koncepcjami prezentacji RP na dwa Zgromadzenia Ogólne BIE i koncepcjami towarzyszących wydarzeń promocyjnych w Paryżu (maksymalnie 7 koncepcji) oraz zgłosi uwagi i sugestie co do pokazywanych treści oraz przekazu informacyjno-promocyjnego, mając na uwadze dobre praktyki, swoje doświadczenie i wiedzę zdobytą w toku realizacji niniejszego zamówienia. w zakresie innych działań promocyjno-komunikacyjnych wskazanych poniżej: Zamawiający w ramach Postępowania Odrębnego zleci: - opracowywanie bieżących treści na stronę EXPO 2022 Łódź Polska w zakresie właściwym dla Grupy Docelowej, 14

15 - prowadzenie oficjalnych profili społecznościowych EXPO 2022 Łódź Polska w zakresie właściwym dla Grupy Docelowej, - opracowywanie koncepcji działań promujących ideę EXPO 2022 Łódź Polska w trakcie EXPO 2017 Astana w Kazachstanie w zakresie właściwym dla Grupy Docelowej, - opracowywanie koncepcji gadżetów w zakresie właściwym dla Grupy Docelowej, - inne działania promocyjno-komunikacyjne nie wykraczające poza zamówienie Postępowania Odrębnego, których na etapie tworzenia niniejszego OPZ Zamawiający nie był w stanie zidentyfikować jako niezbędne do konsultacji z odrębnym Wykonawcom, a mające wpływ na prawidłową realizację przedmiotu zamówienia w zakresie właściwym dla Grupy Docelowej. Rolą Wykonawcy będzie jedynie wsparcie konsultacyjnodoradcze. Wykonawca zapozna się z koncepcjami powyższych działań i będzie zgłaszał do nich uwagi,a także zidentyfikowane dla siebie potrzeby, rekomendacje i sugestie, co do pokazywanych treści oraz przekazu informacyjno-promocyjnego, mając na uwadze dobre praktyki, swoje doświadczenie i wiedzę zdobytą w toku realizacji niniejszego zamówienia, a także skuteczność działań podejmowanych przez siebie w zakresie budowania poparcia międzynarodowego. Zamawiający zakłada, że Wykonawca będzie realizował prace w ramach wszystkich segmentów przez cały okres obowiązywania umowy, z tym zastrzeżeniem, że w ramach Segmentu I określenie Grupy Docelowej nastąpi nie później niż w ciągu 2 tygodni od podpisania Umowy, a przygotowanie planu działań nastąpi nie później w ciągu 3 tygodni od podpisania umowy Wydarzenia informacyjno-promocyjne planowane w ramach projektu EXPO 2022 Łódź Polska W toku prac związanych z ubieganiem się o przyznanie praw do organizacji Wystawy EXPO 2022 Łódź Polska planowane są działania oaz wydarzenia informacyjno-promocyjne, które mogą mieć istotne znaczenie dla Wykonawcy. Są to działania oraz wydarzenia nieobjęte niniejszym zamówieniem i będą realizowane w ramach innego zamówienia. Należą do nich między innymi: działania informacyjno-promocyjne na terenie Łodzi oraz Polski, w tym działania online, zarządzanie stroną www i social media, działania PR, promocja kandydatury podczas wydarzeń lokalnych, regionalnych i krajowych, prowadzenia kampanii wizerunkowych, wsparcie wydarzeń związanych z kandydaturą EXPO 2022 Łódź Polska, promocja kandydatury w trakcie 15

16 wydarzeń międzynarodowych, promocja kandydatury podczas Zgromadzeń Ogólnych Międzynarodowego Biura Wystaw oraz podczas EXPO 2017 w Astanie. Działania te są kontynuacją działań dotychczas prowadzonych przez Zamawiającego. Wykonawca nie będzie realizował tychże zadań, jednakże Wykonawca musi mieć wiedzę co do ich podejmowania przez Zamawiającego w ramach odrębnego zamówienia, w tym w szczególności działań online i social media, a także działań promocyjnych skierowywanych do grona międzynarodowego. Ma to na celu zachowanie spójności przekazu oraz koordynacji prac pomiędzy różnymi podmiotami. Obowiązkiem Wykonawcy będzie stałe śledzenie metod i narzędzi komunikacji stosowanych przez Zamawiającego (np.: strona www, Facebook, Tweeter i inne narzędzia), a także działań podejmowanych przez Zamawiającego w tym zakresie. Zamawiający gwarantuje pełną współpracę w tym zakresie. Ponadto Wykonawca będzie mógł: posługiwać się narzędziami opracowanymi przez Zamawiającego w ramach odrębnego zamówienia, w tym np. materiałami promocyjnymi, stroną WWW, komunikatami w social mediach. Pełna lista narzędzi zostanie udostępniona Wykonawcy po podpisaniu umowy. prowadzić proces pozyskiwania poparcia dla EXPO 2022 Łódź Polska podczas wydarzeń informacyjno-promocyjnych realizowanych odrębnie przez Zamawiającego, a skierowywanych do grona międzynarodowego, jeśli uzna to za skuteczną platformę do takiej aktywności. Zamawiający przedkłada listę wydarzeń informacyjno-promocyjnych, która ma za zdanie przybliżyć Wykonawcy działania skierowywane do grona międzynarodowego które podejmowane będą przez Zamawiającego, zarówno na terenie Łodzi i Polski, jak i Paryża oraz Kazachstanu w związku z EXPO Astana Wydarzenia zidentyfikowane są na moment ogłoszenia postępowania. Zamawiający zastrzega, że lista ta może ulegać zmianom, o czym Zamawiający będzie informował Wykonawcę na bieżąco. Lista wydarzeń informacyjno-promocyjnych skierowanych do grona międzynarodowego, planowanych do realizacji przez Zamawiającego w ramach projektu EXPO 2022 Łódź Polska: Termin wydarzenia Rodzaj wydarzenia 3-7 kwietnia 2017 Misja ewaluacyjna BIE w Łodzi, w Polsce Wizyta przedstawicieli BIE w Łodzi, mająca na celu bliższe poznanie kandydatury Polski i Łodzi kwietnia 2017 Światowy Kongres Etyki w Turystyce UN WTO (Kraków) Wydarzenie organizowane przez organizację wyspecjalizowaną ONZ. 16

17 Maj 2017 Dzień Narodowy Polski w Paryżu Wydarzenie przy okazji Dnia Narodowego Polski w Ambasadzie RP w Paryżu. 7-8 czerwca 2017 Konferencja ABSL (Łódź) ABSL - Stowarzyszenie Liderów Usług Biznesowych. Największa konferencja branżowa w Europie Środkowo- Wschodniej 10 czerwca 10 września 2017 EXPO 2017 Astana Intensywna promocja kandydatury EXPO 2022 Łódź Polska w ramach Pawilonu Polski z częścią ekspozycji dedykowaną Łodzi i idei EXPO 2022 Łódź Polska 12 czerwca 2017 Wydarzenie w Paryżu Wydarzenie towarzyszące prezentacji kandydatury EXPO 2022 Łódź Polska przy okazji Zgromadzenia Ogólnego BIE czerwca 2017 Zgromadzenie Ogólne BIE w Paryżu Prezentacja kandydatury EXPO 2022 Łódź Polska 2-12 lipca Sesja Komitetu Światowego Dziedzictwa UNESCO (Kraków) Lipiec i/lub sierpień 2017 wrzesień 2017 październik 2017 Wydarzenie(a) w Paryżu Wydarzenie towarzyszące promujące kandydaturę EXPO 2022 Łódź Polska (np. forum, panel, warsztat, seminarium) Wydarzenie w Paryżu Wydarzenie towarzyszące promujące kandydaturę EXPO 2022 Łódź Polska (np. forum, panel, warsztat, seminarium) Wydarzenie w Paryżu Wydarzenie towarzyszące promujące kandydaturę EXPO 2022 Łódź Polska (np. forum, panel, warsztat, seminarium) 22 listopada 2017 Zgromadzenie Ogólne BIE w Paryżu Prezentacja kandydatury EXPO 2022 Łódź Polska Głosowanie nad przyznaniem praw do organizacji EXPO 2022/

18 2. Zasady współpracy Zamawiającego z Wykonawcą 1. Komunikacja w trakcie realizacji Zamówienia odbywać się będzie co do zasady w języku polskim, chyba, że strony uzgodnią inaczej. 2. W ramach realizacji Zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do ścisłej współpracy z Zamawiającym, w tym do udziału w spotkaniach projektowych oraz posiedzeniach koordynacyjnych, mających na celu dokonanie uzgodnień istotnych dla realizacji przedmiotu Zamówienia. 3. W spotkaniach projektowych oraz posiedzeniach koordynacyjnych uczestniczyć będą przedstawiciele administracji rządowej w zależności od potrzeb. 4. Spotkania projektowe i posiedzenia koordynacyjne polegające na osobistym uczestnictwie przedstawicieli stron, będą się odbywać w siedzibie Zamawiającego, w dni robocze, w godzinach pracy Urzędu Miasta Łodzi. Za zgodą Zamawiającego spotkania mogą odbywać się w innym miejscu. 5. W terminie 7 dni po podpisaniu umowy Wykonawca i Zamawiający wezmą udział w spotkaniu otwierającym projekt. 6. Posiedzenia koordynacyjne odbywać się będę w zależności od potrzeb, w terminach uzgodnionych przez strony. 7. Spotkania projektowe odbywać się będą w zależności od potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz na dwa tygodnie, w terminach uzgodnionych przez strony. 8. Terminy spotkań projektowych oraz posiedzeń koordynacyjnych zostaną określone w harmonogramie uzgodnionym i zaakceptowanym przez Zamawiającego, który Wykonawca przedłoży na trzy dni robocze przed spotkaniem otwierającym projekt. 9. Przewiduje się możliwość koordynowania i uzgadniania wszelkich zagadnień oraz kwestii problemowych za pośrednictwem telekonferencji, bądź w zależności od potrzeb, za pośrednictwem rozmów telefonicznych i korespondencji przy wykorzystaniu poczty elektronicznej. 10. Przed każdym spotkaniem, bądź zaplanowaną telekonferencją Wykonawca prześle Zamawiającemu drogą elektroniczną plan, założenia oraz wszelkie materiały będące podstawą do rozmów w trakcie spotkania/telekonferencji. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania notatki po każdym spotkaniu bądź telekonferencji w terminie 3 dni roboczych po zakończeniu spotkania (telekonferencji) i przesłania jej do uczestników spotkania celem zgłoszenia uwag. 11. Zamówienie obejmuje udział w spotkaniach i prezentacje wyników prac uzyskanych na poszczególnych etapach Zamówienia (np. prezentacja Grupy Docelowej, prezentacja planu działań). W tym celu Wykonawca będzie opracowywał prezentacje (Power Point) lub w inny przystępny sposób przedstawi wyniki prac lub zagadnienia do omówienia na danym spotkaniu. 3. Harmonogram i raportowanie 1. Wykonawca najpóźniej na trzy dni robocze przed spotkaniem otwierającym projekt, przedłoży szczegółowy harmonogram prac, obejmujący wszystkie punkty z OPZ 18

19 z uwzględnieniem proponowanych terminów spotkań projektowych i posiedzeń koordynacyjnych. W harmonogramie Wykonawca uwzględni akceptacje kierunkowe, jeśli po zapoznaniu się z OPZ uzna takowe akceptacje za konieczne na poszczególnych etapach prac. Harmonogram zostanie omówiony na spotkaniu otwierającym projekt i wymaga akceptacji Zamawiającego. 2. Jeśli w trakcie realizacji Zamówienia zaistnieją okoliczności powodujące konieczność aktualizacji harmonogramu, Wykonawca przedłoży jego aktualizację Zamawiającemu wraz z uzasadnieniem wprowadzanych zmian oraz oceną ich wpływu na termin wykonania poszczególnych etapów Zamówienia. 3. Wykonawca, aby zapewnić Zamawiającemu uczestnictwo w monitorowaniu i ocenie postępu prac związanych z wykonaniem Zamówienia, ich ewentualną korektę, itp., jest zobowiązany do przygotowania i przesyłania Zamawiającemu: raportów tygodniowych, zawierających zwięzłe informacje co do działań podjętych w mijającym tygodniu oraz działań planowanych do realizacji w kolejnym tygodniu, raportów miesięcznych, zawierających informacje co do działań podjętych w mijającym miesiącu oraz działań planowanych do realizacji w kolejnym miesiącu, raportów ad hoc, dotyczących konkretnego dnia lub działania, jedynie na wyraźną prośbę Zamawiającego, raportu końcowego zawierającego informacje co do działań podjętych w ramach realizacji Zamówienia. Raporty, o których mowa powyżej zostaną przygotowane przez Wykonawcę zgodnie ze wzorem uzgodnionym z Zamawiającym. 4. Zestawienie dokumentów przekazywanych Wykonawcy 1. Zamawiający udostępni Wykonawcy dokumenty i opracowania związane z realizacją Zamówienia, którymi dysponuje. 2. Wykaz dokumentów i opracowań, które Zamawiający przekaże Wykonawcy przy podpisaniu Umowy: Dokumentacja Aplikacyjna EXPO 2022 Łódź Polska, której elementy składowe stanowią: Aplikacja, Studium Wykonalności oraz Strategia Promocji. Strategia Budowania Poparcia dla kandydatury EXPO 2022 Łódź Polska opracowana przez firmę consultingową Deloitte Consulting SA w 2015 r., Informacje zebrane przez polską dyplomację w zakresie pozyskiwania poparcia dla EXPO 2022 Łódź Polska, Badanie opinii publicznej o EXPO 2022 Łódź Polska. Badanie wykonane na poziomie Łodzi i Polski w 2015 r., Informacje dot. Grupy Docelowej zidentyfikowane przez Zamawiającego we współpracy ze stroną rządową oraz polskimi placówkami dyplomatycznymi, Zasady i wytyczne BIE co do prowadzenia kampanii budowania poparcia, Identyfikacja Wizualna EXPO 2022 Łódź Polska, 19

20 Materiały promocyjne jakimi dysponuje Zamawiający w tym filmy, foldery, prezentacje kandydatury EXPO 2022 Łódź Polska, Plan operacyjny promocji międzynarodowej Wystawy EXPO 2022 Łódź Polska, Opis przedmiotu zamówienia w Postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na realizację działań promujących kandydaturę Rzeczpospolitej Polskiej. Plan pomocy dla krajów rozwijających się 3. Ww. dokumenty lub ich kopie zostaną przekazane na cyfrowym nośniku danych lub w wersji papierowej. 4. Zamawiający przekaże również inne dokumenty i materiały mające znaczenie dla wykonania przedmiotu Zamówienia, którymi będzie dysponował w trakcie wykonywania przedmiotu umowy. Nie zwalnia to Wykonawcy z poszukiwania innych źródeł informacji, które służyć będą realizacji Zamówienia. 5. Zamawiający wystawi na wniosek Wykonawcy, z którym podpisze Umowę, upoważnienie do wglądu w dokumenty związane z realizowanym Zamówieniem będące w posiadaniu Miasta Łodzi (Urzędu Miasta Łodzi, miejskich jednostek organizacyjnych, instytucji kultury, itd.), jeśli zajdzie taka potrzeba. 6. Ze względu na wagę oraz rodzaj Zamówienia, które dotyczy realizacji działań w zakresie do organizacji Wystawy International EXPO 2022 w Łodzi, Wykonawca zobowiązany jest uwzględniać przy opracowywaniu przedmiotu Zamówienia również informacje i dokumenty na poziomie regionalnym, krajowym i międzynarodowym, służące realizacji Zamówienia, a także najbardziej aktualne zasady, założenia, dokumenty i wytyczne BIE. 7. Zamawiający wskazuje, iż mogą istnieć inne dokumenty mogące mieć znaczenie dla realizacji Zamówienia, które winien w razie potrzeby zidentyfikować i uwzględnić Wykonawca. 20