S P R A W O Z D A N I E

Transkrypt

1 Nr KW /05 Radlin, dnia S P R A W O Z D A N I E z kntrli prawidłwści funkcjnwania przewdnika p usługach działająceg w parciu ZarządzenieNr B /05 Burmistrza Radlina z dnia 2 marca 2005r. Sprawzdanie z kntrli bieżącej przeprwadznej na zasadach uprszczneg pstępwania kntrlneg na pdstawie 9 Regulaminu przeprwadzania kntrli w miejskich jednstkach rganizacyjnych, raz kntrli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Radlin stanwiąceg załącznik d Zarządzenia Burmistrza Radlina Nr B /04 z dnia r., raz w parciu upważnienie nr AK/1023/17/2005 z dnia wydane przez Burmistrza Radlina. Kntrlę przeprwadził Andrzej Hajm - Pdinspektr kntrli wewnętrznej Cel kntrli: Celem pstępwania kntrlneg był zbadanie prawidłwści funkcjnwania przewdnika p usługach usługi świadcznej w parciu Zarządzenie Nr B /05 Burmistrza Radlina z dnia 2 marca 2005r. Wyjaśnień w tku kntrli udzielał Beata Dziwisz, Anna Rtkegel Bgumiła Jamrzik, Anna Życzyńska Helena Piecha, Jlanta Szymiczek Zfia Krypczyk Aleksandra Cnta Halina Krznek - Biur Rady Miejskiej - Referat Administracyjn-Kadrwy - Referat Gspdarki Nieruchmściami, Rlnictwa i Leśnictwa - Referat Księgwści Pdatkwej - Referat Prawny i Zamówień Publicznych - Referat Spraw Obywatelskich 1

2 Anna Skiba Anna Bujak Urszula Szpyra, Marcin Król - Referat Urbanistyki i Rzwju - Stanwisk ds. Działalnści Gspdarczej - Wydział Inwestycji i Infrastruktury Miejskiej Zakres kntrli: Pstępwanie kntrlne bjęł prawidłwść funkcjnwania działająceg w Urzędzie Miasta Radlin przewdnika p usługach, składająceg się z kart usług świadcznych przez Urząd. Zadaniem kntrli był kreślenie stanu faktyczneg w zakresie bjętym badaniem, przyjęcie wzrca służąceg za pdstawę prównań, prównanie stanu faktyczneg ze wzrcem i ustalenie tzw. dchyleń. Jak wzrzec psłużył wspmniany na wstępie regulamin kreślający zasady funkcjnwania przewdnika. Pnadt zwrócn uwagę na aspekt praktyczny wykrzystania przewdnika ze szczególnym uwzględnieniem pdstawweg celu jeg funkcjnwania, którym jest ułatwienie mieszkańcm dstępu d świadcznych przez Urząd Miasta usług. Przewdnik dstępny jest w wersji papierwej na terenie Urzędu Miasta, raz w wersji elektrnicznej na strnie internetwej Urzędu w wydrębninej pddmenie Kntrli pddan bie wersje. Ustalenia kntrli: Szczegóły funkcjnwania przewdnika p usługach kreśla Regulamin wprwadzania, aktualizacji, kntrli i ceniania przewdnika p usługach stanwiący załącznik nr 2 d Zarządzenia Nr B /05 Burmistrza Radlina z dnia 2 marca 2005 r. W mmencie kntrli przewdnik bejmwał następujące karty usług: Biur Rady Miejskiej Przyjęcie interesantów przez Burmistrza Radlina Przyjęcie interesantów przez Przewdnicząceg Rady Miejskiej Przyjęcia skarg i wnisków mieszkańców Udstępnianie mieszkańcm dkumentów Rady Miasta Radlin i jej kmisji Ptwierdzenie własnręcznści pdpisu 2

3 Referat Administracyjn-Kadrwy Udstępnianie materiałów archiwalnych bywatelm w celach naukwbadawczych Referat Gspdarki Nieruchmściami, Rlnictwa i Leśnictwa Sprzedaż i ddawanie nieruchmści w użytkwanie wieczyste Oznaczanie nieruchmści numerem prządkwym Oddawanie nieruchmści w dzierżawę Wydawanie decyzji zatwierdzających pdział nieruchmści Referat Księgwści Pdatkwej Ustalenie wymiaru łączneg zbwiązania pieniężneg Wydanie decyzji kreślającej wyskść zbwiązania w pdatku rlnym d sób prawnych Wydanie decyzji kreślającej wyskść zbwiązania w pdatku leśnym d sób prawnych Wydawanie decyzji kreślających wyskść zbwiązania w pdatku d śrdków transprtwych d sób fizycznych Wydanie decyzji kreślających wyskść zbwiązania w pdatku d śrdków transprtwych sób prawnych Wydawanie decyzji kreślających wyskść zbwiązania w pdatku d nieruchmści d sób prawnych Wystawianie zaświadczeń nie zaleganiu w pdatkach i płatach lkalnych d sób prawnych Zwrt mylnie wypłacnych kwt Wystawianie zaświadczeń nie zaleganiu w pdatkach i płatach lkalnych d sób fizycznych Wydawanie zaświadczeń stanie majątkwym mieszkańców Radlina Wydawanie decyzji w sprawie ulg pdatkwych Ustalanie wymiaru pdatku d nieruchmści d sób fizycznych Ustalanie wymiaru pdatku leśneg d sób fizycznych Ustalanie wymiaru pdatku rlneg d sób fizycznych Pdwyższanie wartści weksla 3

4 Dknywanie zmian w rcznym wymiarze pdatków d sób fizycznych: d nieruchmści, rlnym, leśnym, łącznym zbwiązaniu pieniężnym Wydawanie zaświadczeń psiadaniu gspdarstwa rlneg Referat Prawny i Zamówień Publicznych Przyjmwanie fert przetargwych Referat Spraw Obywatelskich Zameldwanie cudzziemca na pbyt czaswy pnad 2 miesiące Zameldwanie na pbyt czaswy d dwóch miesięcy Pstępwanie zameldwanie na pbyt stały Pstępwanie wymeldwanie z pbytu stałeg Pstępwanie zameldwanie na pbyt czaswy trwający pnad dwa miesiące Zameldwanie cudzziemca na pbyt stały Zameldwanie na pbyt stały Wydanie dwdów sbistych - wymiana Wydanie dwdów sbistych p raz pierwszy Wydanie zaświadczenia z akt dwdów sbistych Znalezienie dwdu sbisteg Zgłszenie wyjazdu za granicę na pbyt czaswy pnad dwa miesiące Wydawanie dwdów sbistych - utracnych Pstępwanie anulwanie zameldwania Wydawanie zaświadczeń utracie dwdu sbisteg Wydawanie zaświadczeń z akt ewidencji ludnści Udstępnianie danych ze zbirów meldunkwych, ze zbirów Pesel ewidencji wydanych i utracnych dwdów sbistych Pświadczenie życia sbm pbierającym rentę zagraniczną Wymeldwanie z pbytu stałeg Wymeldwanie cudzziemca z miejsca pbytu stałeg Wymeldwanie z pbytu czasweg pnad 2 miesiące Wymeldwanie cudzziemca z pbytu czasweg pnad 2 miesiące Wydawanie decyzji zwrcie utracneg wynagrdzenia za dbyte ćwiczenia wjskwe 4

5 Przeprwadzenie rejestracji przedpbrwych Nadawanie numeru ewidencyjneg PESEL na wnisek sby Reklamacje na nieprawidłwści w spisie wybrców Wydawanie decyzji wpisaniu d rejestru wybrców Referat Urbanistyki i Rzwju Wypis i wyrys Opinia zgdnści prjektu pdziału nieruchmści z ustaleniami miejscweg planu zagspdarwania przestrzenneg raz przepisami szczególnymi Wnisek sprządzanie lub zmianę miejscweg planu zagspdarwania przestrzenneg Wydawanie duplikatów decyzji administracyjnych Wnisek d miejscweg planu zagspdarwania przestrzenneg składamy p głszeniu przystąpieniu d sprządzania planu Stanwisk ds. Działalnści Gspdarczej Zaświadczenia wpisie i zmianie wpisu d ewidencji działalnści gspdarczej, decyzja wykreśleniu z ewidencji działalnści gspdarczej, zaświadczenie prwadzeniu działalnści przez przedsiębirców wpisanych d ewidencji działalnści gspdarczej Zaświadczenie zgdnści lkalizacji magazynu brtu hurtweg napjami alkhlwymi z miejscwym planem zagspdarwania przestrzenneg. Wydanie zaświadczenia dknaniu płat za krzystanie z zezwleń na sprzedaż napjów alkhlwych Zezwlenie na sprzedaż napjów alkhlwych Urząd Stanu Cywilneg Wydawanie dpisów aktów stanu cywilneg Wydawanie zaświadczeń niefigurwaniu aktu stanu cywilneg w tutejszym Urzędzie Stanu Cywilneg Pświadczenie kpii aktu nie mającej mcy dkumentu urzędweg Zaświadczenie d ślubu knkrdatweg i sprządzenie aktu dla małżeństwa 5

6 knkrdatweg (ze skutkami cywiln-prawnymi) Sprządzenie aktu zgnu Przyjmwanie świadczeń pwrcie p rzwdzie d pprzednieg nazwiska Zaświadczenie zdlnści prawnej d zawarcia małżeństwa za granicą przez bywatela plskieg Sprstwanie błędu pisarskieg w treści aktu małżeństwa, urdzenia, zgnu Wpisanie d plskich ksiąg aktu urdzenia, małżeństwa lub zgnu sprządzneg za granicą Uzupełnienie aktu małżeństwa, urdzenia, zgnu Zawarcie małżeństwa z cudzziemcem w plskim USC Ptwierdzenie własnręcznści pdpisu Wydział Inwestycji i Infrastruktury Miejskiej Zgłszenie przydmwych czyszczalni ścieków Zezwlenia na prwadzenie na terenie gminy Radlin działalnści w zakresie dbierania dpadów kmunalnych, późniania zbirników bezdpływwych i transprtu nieczystści ciekłych Wycinka drzew i krzewów - zezwlenia Dfinanswanie zadań preklgicznych - Gminny Fundusz Ochrny Śrdwiska i Gspdarki Wdnej Remnty, remnty zabezpieczające, zabezpieczenia i rzbiórki budynków: gminy, skarbu państwa, prywatnych, z nieuregulwanym stanem prawnym Zezwlenie na utrzymanie psa rasy uznanej za agresywną Zajęcie pasa drgweg, usunięcie awarii sieci w pasie drgwym Zgdnie ze wspmnianym wyżej regulaminem kierwnik kmórki merytrycznie dpwiedzialnej za wybraną sprawę wyznacza pracwnika dpwiedzialneg za systematyczny (nie rzadziej niż raz na kwartał) przegląd kart usług. W przypadku zmian prawnych w dziedzinie dtyczącej karty wyznaczny pracwnik niezwłcznie dknuje przeglądu kart usług. P stwierdzeniu nieaktualnych danych zawartych w karcie kierwnik kmórki rganizacyjnej przekazuje infrmatykwi wzór nwej karty w frmie elektrnicznej (plik) w terminie d 7 dni rbczych d chwili stwierdzenia nieaktualnści danych wraz 6

7 z pisemnym wniskiem kreślającym uzasadnienie wprwadzenia zmiany. D chwili becnej a więc p 4 miesiącach funkcjnwania przewdnika nie dknan żadnych aktualizacji kart. Wniski: W pszczególnych kmórkach rganizacyjnych w znacznej większści zstali wyznaczeni pracwnicy dpwiedzialni za ckwartalny przegląd kart. Wyznaczenie pracwników nastąpił w frmie ustnej na zasadzie plecenia służbweg. Wzry i kserkpie kart spraw, raz stanwiące ich integralną część druki i wniski nie są w dpwiednim stpniu prmwane wśród klientów. Pdkreślenia wymaga fakt, że pewna część pracwników nie rientuje się w badanej prblematyce, a wręcz jest nieświadma istnienia przewdnika. Pzytywnie wyróżniający się kmórką rganizacyjną w względzie pwszechneg stswania przewdnika p usługach jest Referat Gspdarki Nieruchmściami, Rlnictwa i Leśnictwa. Również kancelaria Urzędu Miasta, raz Ref. Spraw Obywatelskich psiadały w mmencie rzpczęcia kntrli infrmatry przygtwane d rzpwszechnienia wśród zaintereswanych. Pzstałe kmórki rganizacyjne nie przywiązują należytej uwagi zarówn d sameg przewdnika jak i treści w nim zawartych. Dknując kntrli zwracan uwagę pracwnikm dpwiedzialnym za ewentualne nieprawidłwści, c w znacznej mierze skutkwał usunięciem błędów jeszcze w trakcie trwania kntrli. Karty spraw, wniski i druki zstały skserwane i przygtwane d rzpwszechnienia wśród zaintereswanych. Zgdnie z pkt. 5 Regulaminu wprwadzania, aktualizacji, kntrli i ceniania przewdnika p usługach crcznie należy przeprwadzić ankietę na strnie WWW nt. pinii przewdniku p usługach a jej wyniki pdać d publicznej wiadmści. Pstępwanie ankietwe zstał przeprwadzne, a wyniki zstały udstępnine na strnie internetwej. D chwili pisania prtkłu w badaniu udział wzięł 186 respndentów a wyniki kształtwały się następując: 7

8 Czy uważasz, że Wirtualne Biur jest ptrzebne? Zdecydwanie tak: 130 Raczej tak: 15 Nie mam zdania: 7 Raczej nie: 4 Zdecydwanie nie: 30 Zbadan pnadt zaintereswanie (ilść dwłań) wersją elektrniczną przewdnika. W dniu zantwan kł 20 niepwtarzalnych dsłn strny głównej przewdnika, raz kł 180 wywłań pszczególnych kart spraw, druków i wnisków. Mżna wniskwać, iż średni pnad 500 sób miesięcznie krzysta z przewdnika w wersji elektrnicznej. Wspmniany na wstępnie regulamin kreślający zasady działania przewdnika precyzuje pnadt kniecznść archiwizwania wersji elektrnicznej na kniec każdeg kwartału i przekazanie materiału d archiwum zakładweg. Wymagane kpie zstały wyknane zgdnie z harmngramem i przekazanie archiwiście. Zauważn pnadt rzbieżnści występującą między wykazem spraw bjętych przewdnikiem zgdnie z Zarządzeniem a stanem faktycznym. Stwierdzn, że w przewdniku nie występuje sprawa Remnty, remnty zabezpieczające, zabezpieczenia i rzbiórki budynków: gminy, skarbu państwa, prywatnych, z nieuregulwanym stanem prawnym. Z wyjaśnień pracwnika Wydziału Inwestycji i Infrastruktury Miejskiej wynika iż teg typu sprawy nie są bsługiwane w UM Radlin. Sprawa zstała usunięta w pczątkwej fazie funkcjnwania przewdnika, w mmencie gdy zawierał n jeszcze wiele błędów i nieprawidłwści. Nie dpełnin jednak frmalnści związanych z ewentualną zmianą treści Zarządzenia. Sprawzdanie sprządzn w jednym egzemplarzu. Na tym sprawzdanie zakńczn. Pdpisał: Andrzej Hajm Zatwierdzam: Barbara Magiera Burmistrz Radlina 8