Podręcznik użytkownika

Transkrypt

1 Podręcznik użytkownika Część pierwsza Finanse i Księgowość dla DOS Część druga Dokumentacja techniczna RAKS Spółka z o.o., Warszawa 2010 Oprogramowanie dla małych i średnich firm

2

3 WARUNKI LICENCJI NA UŻYTKOWANIE OPROGRAMOWANIA RAKSDOS 1. Warunki Licencji stanowią prawnie wiążącą umowę pomiędzy osobą fizyczną lub prawną (Licencjobiorcą) i firmą RAKS Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (Licencjodawca) z siedzibą w Warszawie przy ul. Kamionkowska 51, Warszawa zarejestrowaną przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS Przedmiotem Warunków Licencji jest oprogramowanie RAKSDOS (zwane dalej Oprogramowaniem ). Przez instalowanie, kopiowanie lub użycie Oprogramowania Licencjobiorcą zgadza się przestrzegać postanowień niniejszych Warunków Licencji. 3. Jeśli Licencjobiorca nie zgadza się z postanowieniami Warunków Licencji, nie może instalować, kopiować ani używać Oprogramowania. 4. Postanowienia niniejszych Warunków Licencyjnych stosuje się do wszelkich udostępnionych form wyrażenia Oprogramowania, w tym odpowiednio do wersji ewaluacyjnej Oprogramowania oraz do poszczególnych składowych produktu tj. do instrukcji obsługi, jak i również do wszelkich udostępnionych zmian i uzupełnień, w tym ulepszeń i aktualizacji Oprogramowania. ZAKRES LICENCJI 5. Licencja upoważnia Licencjobiorcę do korzystania z Oprogramowania na polu eksportacji polegającej na: wprowadzaniu danych do pamięci komputera i zwielokrotnianiu Oprogramowania w pamięci komputera, dostosowanie Oprogramowania bez naruszenia kodów źródłowych do platformy sprzętowej i konfiguracji używanej przez Licencjobiorcę. 6. Warunkiem uzyskania licencji oraz kodu aktywacji jest zakup Oprogramowania tj. uregulowanie w całości należności, wraz z podatkiem VAT oraz skuteczne doręczenie do Licencjodawcy wypełnionej Kary Rejestracyjnej. Po spełnieniu powyższych warunków licencja jest udzielana bezterminowo chyba, że inne warunki zakupu danej wersji Oprogramowania stanowią inaczej. 7. Cena obejmuje wyłącznie podane w ofercie: typ systemu, ilość obsługiwanych firm, funkcjonalności oraz liczbę stanowisk na których dana funkcjonalność może być równocześnie uruchomiona. 8. Licencjobiorca może rozbudować Oprogramowanie o dodatkowe funkcjonalności, stanowiska, liczbę obsługiwanych firm tylko pod warunkiem posiadania obowiązującego Pakietu Aktualizacyjnego na używaną do tej pory wersję Oprogramowania. 9. Jeżeli zakres licencji nie stanowi inaczej, Oprogramowanie może być używany w jednej jednostce organizacyjnej przedsiębiorstwa, której adres zostanie wskazany w karcie rejestracyjnej, wyłącznie dla przetwarzania własnych danych i tylko na potrzeby jednej, określonej jednostki organizacyjnej przedsiębiorstwa 10. Oprogramowanie, może być używane poza jednostką organizacyjną przedsiębiorstwa Licencjobiorcy wskazaną w karcie rejestracyjnej (np. na komputerze przenośnym lub z wykorzystaniem technologii zdalnego dostępu) wyłącznie w przypadku, gdy dane przetwarzane w ten sposób, są danymi tej jednostki organizacyjnej Licencjobiorcy. 11. Licencjobiorca uprawniony jest do wykorzystania Oprogramowania w celu odpłatnego lub nieodpłatnego świadczenia usług na rzecz innych podmiotów, pod warunkiem że nabędzie specjalny typ Oprogramowania z przeznaczeniem do użytku w Biurach Rachunkowych i będzie miał prawo do prowadzenia takiej działalności lub wykupi licencje z możliwością obsługi Dodatkowych Firm. 12. Licencja na dokumentacje towarzyszącą Oprogramowaniu jest udzielana tylko na wewnętrzny, niekomercyjny użytek. 13. Licencjobiorca obowiązany jest do zachowania w tajemnicy kodów licencyjnych i kodów aktywacyjnych, które są nadawane i przekazywane Licencjobiorcy na jego koszt i ryzyko. 14. Licencjobiorca umożliwi Licencjodawcy dostęp do zainstalowanego Oprogramowania w celu zweryfikowania zgodności jego użytkowania z zakresem udzielonej Licencji.

4 OPIS INNYCH PRAW I OGRANICZEŃ 15. Odtwarzanie, dekompilacja i deasemblacja Oprogramowania są zabronione. 16. Licencjobiorca nie może Oprogramowania wynajmować, wypożyczać, wydzierżawiać ani świadczyć za jego pośrednictwem usług komercyjnego udostępniania. 17. Treść instrukcji użytkownika do Oprogramowania nie może stanowić podstawy do jakichkolwiek roszczeń w stosunku do Licencjobiorcy 18. Licencjobiorca może przenieść prawa i obowiązki wynikające z Warunków Licencji na osoby trzecie wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody Licencjodawcy i dokonaniu opłaty manipulacyjnej zgodnie z aktualnym cennikiem Licencjodawcy. Licencjobiorca przyjmuje do wiadomości i wyraża na to zgodę, że Licencjodawca zastrzega sobie prawa do nie udzielenia zgody do przeniesienia praw i obowiązków wynikających z Warunków Licencji osobom trzecim. 19. Licencjodawca nie gwarantuje spełnienia wszystkich oczekiwań Licencjobiorcy w konkretnym zastosowaniu Oprogramowania. W interesie Licencjobiorcy leży zapoznanie się w wersją ewaluacyjną Oprogramowania i jego możliwościami. 20. Licencjodawca dokłada wszelkich starań w celu uzyskania maksymalnie poprawnego algorytmu Oprogramowania, jednak nie gwarantuje jego pełnej bezbłędności. 21. Licencjobiorca zgadza się, że Licencjodawca może wykorzystywać informacje techniczne otrzymane od Licencjobiorcy i wykorzystywać je wyłącznie w ramach oferowanego Pakietu Aktualizacyjnego lub w celu usprawniania swoich produktów lub udostępniania Licencjobiorcy niestandardowych usług lub technologii i nie będzie ujawniać tych informacji w formie pozwalającej na identyfikację ich źródła. WARUNKI PAKIETU AKTUALIZACYJNEGO 22. Zakup Pakietu Aktualizacyjnego możliwy jest wyłącznie na wszystkie stanowiska, funkcjonalności oraz dodatkowe firmy zainstalowane i użytkowane przez Licencjobiorcę, na określony w momencie zakupu okres. 23. W przypadku gdy Licencjobiorca zakupił Oprogramowanie u Autoryzowanego Partnera Handlowego, usługi w ramach Pakietu Aktualizacynego świadczone są przez Autoryzowanego Partnera Handlowego w innych przypadkach przez Licencjodawcę. 24. W okresie, który obejmuje Pakiet Aktualizacyjny, Licencjobiorca ma prawo do: uzyskania wsparcia w zakresie korzystania z Oprogramowania poprzez następujące kanały komunikacji: , telefon, fax, pobrania ze strony internetowej Licencjodawcy nowych wersji Oprogramowania. 25. Licencjodawca lub Autoryzowany Partner Handlowy może odmówić świadczeń w ramach Pakietu Aktualizacyjnego w przypadku stwierdzenia przeterminowanych należności Licencjobiorcy. 26. Licencjodawca zastrzega sobie prawo nie oferowania Pakietu Aktualizacyjnego dla Oprogramowania w wersji dla Samodzielnych Przedsiębiorców. ZASTRZEŻENIE PRAW I WŁASNOŚCI 27. Firma RAKS Sp. z o.o. zastrzega sobie wszystkie prawa nie udzielone Licencjobiorcy w sposób wyraźny na mocy niniejszych Warunków Licencji. Oprogramowanie jest chronione prawem autorskim oraz innymi ustawami i umowami o ochronie własności intelektualnej. Prawa własności, prawa autorskie i inne prawa własności intelektualnej do Oprogramowania należą do firmy RAKS Sp. z o.o. lub jej dostawców. Oprogramowanie jest licencjonowane a nie sprzedawane. Na mocy niniejszych Warunków Licencji nie udziela się Licencjobiorcy żadnych praw do znaków towarowych. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 28. Naruszenie warunków licencji powoduje utratę praw licencyjnych i gwarancyjnych przez Licencjobiorcę,

5 a ponadto Licencjodawca może dochodzić swoich roszczeń z tytułu tego naruszenia, w zakresie i w sposób zgodny z polskim prawodawstwem. 29. W terminie 7 dni od wygaśnięcia, w tym od rozwiązania licencji, Licencjobiorca ma obowiązek zniszczyć wszystkie kopie Oprogramowania i wszystkie jego składniki, z zachowaniem prawa do Licencjodawcy do wynagrodzenia. 30. Licencjodawca uprawniony jest do powierzania wykonania Umowy osobom trzecim. 31. Sprawy sporne rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Licencjodawcy. 32. Prawem właściwym jest prawo polskie. W sprawach nieuregulowanych w Umowie Licencyjnej mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Niniejsze warunki licencji stanowią prawnie wiążącą umowę pomiędzy UŻYTKOWNIKIEM a PRODUCENTEM.

6

7 Spis treści Część pierwsza: Finanse i księgowość dla DOS Rozdział 1 Wprowadzenie Wymagania sprzętowe i konfiguracja systemu operacyjnego Wymagania sprzętowe Konfiguracja systemu operacyjnego Rozdział 2 Instalacja programu Instalacja Rozdział 3 Uruchamianie programu Uaktualnienie daty Lista firm Wprowadzanie nowej firmy Kasowanie firmy Kopiowanie planu kont Indeksowanie baz danych Wybór firmy Menu główne Lista opcji głównego menu Grupa Grupa Operacje Grupa Stany kont Grupa Raporty Grupa Rozrachunki Grupa Deklaracje+VAT Grupa Administrator Rozdział 4 Administrator Zmiana firmy Parametry programu Parametry podstawowe Parametry zaawansowane Parametry podatku VAT Parametry drukowania Katalogi Stawki podatku dochodowego Stopy odsetek za zwłokę Kursy walut Wzorce księgowań Daty ograniczające rok Dane firmy Zmiana roku obrachunkowego Użytkownicy Wprowadzanie użytkownika Korekta nazwiska Kasowanie użytkowników Zmiana kodu Zmiana uprawnień Archiwum Archiwizacja danych Odtworzenie danych Edytor tekstu Kontrola i korekta danych Odtworzenie indeksów Naprawa zbiorów danych Odtworzenie indeksów Przenumerowanie dokumentów Rozdział 5 Operacje Plan kont Przeglądanie planu kont Pozostałe dane o koncie Wyszukiwanie kont według numerów Wyszukiwanie kont według nazw Wprowadzanie nowego konta Poprawianie danych konta Kasowanie konta Kopiowanie kont analitycznych Kartoteka kontrahentów Wprowadzanie nowego kontrahenta Poprawianie danych kontrahenta Wybór kontrahenta Wyszukiwanie kontrahentów Kasowanie kontrahenta Kopiowanie list kontrahentów między firmami Bilans otwarcia Wprowadzanie sald Wyświetlanie planu kont w czasie przeglądania i wprowadzania bilansu otwarcia Zatwierdzenie bilansu otwarcia Import bilansu zamknięcia jako bilans otwarcia Wprowadzanie Wybór dziennika Wprowadzanie operacji księgowych do wybranego dziennika Wprowadzanie danych do rejestrów VAT Przeglądanie i księgowanie Zakres dat przeglądania operacji Przeglądania wybranego dziennika Wyszukiwanie operacji Zaznaczanie operacji na liście i wykorzystanie zaznaczonych operacji Kasowanie operacji Drukowanie wybranych operacji Sumowanie wybranych operacji Eksport pozycji listy Zaksięgowanie operacji Poprawianie wprowadzonych operacji Import operacji ze zbioru zewnętrznego Przeglądanie z filtrem Korekta bilansu Automaty księgowe Definiowanie automatu

8 Generowanie księgowań automatycznych Rozdział 6 Stany kont Obroty pojedynczego konta Drukowanie, raporty kasowe i bankowe Wyszukiwanie operacji Sumowanie obrotów konta Przeglądanie dziennika i wprowadzanie operacji Wyświetlanie stanu kont dwusaldowych Sumowanie zaznaczonych operacji Rozdział 7 Raporty Zestawienie obrotów i sald Parametry bilansowania Wyświetlanie zestawienia Drukowanie zestawienia Przeglądanie stanu konta podczas wyświetlania zestawienia obrotów i sald Wprowadzanie i poprawianie operacji Eksport zestawień do zbiorów w standardzie dbase Obroty i salda wybranych kont Tabela bilansowa Rachunek zysków i strat Zapamiętanie stanu rachunku zysków i strat Analiza finansowa Generator raportów Tabele raportów Przeglądanie raportu Wprowadzanie nowej pozycji raportu Funkcje obliczeniowe Funkcja warunkowa Funkcje daty Funkcje tekstowe Poprawianie pozycji raportu Kasowanie pozycji raportu Wstawianie pozycji raportu Edycja formularza wydruku raportu Poprawianie raportu Skasowanie raportu Generowanie raportu Eksport pozycji raportu do zbioru dbase Zamknięcie miesiąca Zamknięcie kont wynikowych Rozdział 8 Rozrachunki Import pozycji nie rozliczonych z zeszłego roku Import sald z bilansu otwarcia Parametry obliczeń rozrachunków Wszystkie pozycje Tabela zestawienia nie rozliczonych operacji Podsumowanie pozycji nie rozliczonych Przeglądanie i poprawianie operacji Sumowanie, wyliczanie odsetek za zwłokę, rozliczanie zaznaczonych pozycji Wyszukiwanie operacji Pojedyncze konto Kompensowanie wybranych operacji Wydruki uzyskiwane w rozrachunkach Wydruk zestawienia z odsetkami Wydruk przelewu Nadrukowywanie na formularzach przelewów Wydruk przelewu podatkowego Wydruk wezwania do zapłaty Wystawienie noty odsetkowej Wydruk potwierdzenia sald Wydruk wiekowania rozrachunków Naliczanie odsetek za zwłokę Rozliczanie operacji Ręczne rozliczanie operacji Wyświetlanie pozycji rozliczonych Wydruk seryjny (kartoteka) kont Rozdział 9 Deklaracje + VAT Drukowanie deklaracji Deklaracja podatku dochodowego CIT Deklaracja podatku dochodowego od osób fizycznych Deklaracja podatku od towarów i usług Druk F Ewidencje zakupów i sprzedaży Sumowanie kwot netto i podatków VAT Poprawianie danych w rejestrach VAT Kasowanie Kontrola zgodności rejestrów VAT z księgowaniami podatku VAT Dodawanie pozycji do rejestru Edytowanie i poprawianie operacji podczas przeglądania rejestrów Wyszukiwanie pozycji rejestrach VAT Ewidencje (rejestry) zakupów/sprzedaży Tabela ewidencji Ewidencja dotycząca pojedynczego konta Ewidencja dotycząca grupy kont Wydruk seryjny z zakresu kont Ewidencje zakupów/sprzedaży oczekującej Import dokumentów oczekujących z ubiegłego roku Rejestracja dokumentów oczekujących w ewidencji VAT

9 Rozdział 10 Co zrobić gdy? Zmiana firmy Parametry drukowania Użytkownicy Archiwum Wprowadzanie operacji Przeglądanie i księgowanie Przeglądanie z filtrem Plan kont Bilans otwarcia Stany kont Raporty Rozrachunki Deklaracje podatkowe Ewidencje VAT Komunikaty o błędach Rozdział 11 Klawisze funkcyjne Rozdział 12 Import danych do programu RAKS Uwagi Część druga: Dokumentacja techniczna Rozdział 1 Informacje ogólne Język programowania Funkcje modułu Administrator Wykaz zbiorów danych zakładanych w programie RAKS Rozdział 2 Opis zbiorów danych programu RAKS Zbiory stanowiące księgi rachunkowe GLOWNY##.DAT VAT##.DAT ROZR##.DAT KONTO##.DAT KONTR##.DAT LISTY##.DAT Pomocnicze zbiory z danymi dotyczącymi księgowanej firmy KURSY##.DAT WSP##.DAT DATY##.DAT FIRMA.DAT RAKS.DAT, RAKS##.DAT USERS.DAT KONKTR.INF CIT2!!##.DAT VAT7!!##.DAT P5$$!!##.DAT STOPY_UM.INF WZORCE.DAT Rozdział 3 Opis działania programu RAKS Wprowadzanie operacji Zapisy automatyczne Przeglądanie i księgowanie Import i eksport danych Księgowanie operacji Plan kont Wprowadzanie i edycja kont Przypadki automatycznego wprowadzenia konta Bilans otwarcia Stany kont Obroty pojedynczego konta Sumowanie grupy kont Wydruk seryjny (kartoteka) kont Raporty Zestawienia obrotów i sald Tabela bilansowa i rachunek zysków i strat Generator raportów Zamknięcie miesiąca Rozrachunki Wszystkie pozycje Pojedyncze konto Wydruk seryjny (kartoteka) kont Deklaracje + VAT Deklaracje podatku dochodowego CIT-2 i PIT Deklaracje VAT Ewidencje VAT Rozdział 4 Ochrona danych Dostęp do danych Archiwizacja i odtworzenie danych Autokontrola i naprawa danych Rozdział 5 Przystosowanie programu do wymagań ustawy o rachunkowości Art.13 ust Art.13 ust Art.13 ust Art.13 ust Art.13 ust Art.13 ust Art.14 ust Art.14 ust Art.14 ust Art.14 ust Art.15 ust Art.15 ust

10 Art Art.20 ust Art.23 ust Art.23 ust Art.23 ust Art.23 ust Art.24 ust Art.25 ust Spis tabel Klawisze funkcyjne listy firm Księgowanie kręgu kosztów Dostępne miejsca skierowania wydruku Dostępne standardy drukarek Dostępne jakości wydruków Dostępne rodzaje ramek tabel Kolumny tabeli stawek podatkowych Klawisze obsługi tabeli stawek podatkowych Kolumny tabeli stóp odsetek za zwłokę Kolumny tabeli kursów walut Klawisze obsługi tabeli kursów walut Kolumny tabeli wzorców księgowań Klawisze obsługi tabeli użytkowników Klawisze obsługi edytora tekstu Kolumny tabeli planu kont Dostępne rodzaje statusu konta Dostępne typy kont Dostępne rodzaje kont Kolumny tabeli kontrahentów Kolumny tabeli bilansu otwarcia Kolumny tabeli dziennika księgowań Dostępne rodzaje operacji rozrachunkowych Dostępne sposoby ujęcia dokumentów w ewidencji VAT Dostępne rodzaje sprzedaży Najczęstsze problemy występujące przy wprowadzaniu operacji księgowych Kryteria filtru przeglądania dzienników Klawisze zmian okresów obliczeniowych Wykaz pól zbioru eksportowego dbase Klawisze obsługi tabeli bilansowej Opis dostępnych wskaźników analizy finansowej Opis dostępnych wskaźników analizy finansowej Kolumny tabeli raportu Elementy formuł raportów Dostępne formaty liczb wyników raportów Parametry strona, okresy) Parametry stawka, rodzaj_faktury, okres) Parametry przedmiot, odliczenie, stawka, rodzaj_faktury, okres) Parametry podstawa) Parametry wyn1, wyn2) Znaki relacji stosowane w raportach Parametry okres) Numery pozycji tabeli bilansowej Numery pozycji tabeli bilansowej Parametry okres) Numery pozycji tabeli rachunku zysków i strat Numery pozycji tabeli rachunku zysków i strat Numery pozycji tabeli rachunku zysków i strat Numery pozycji tabeli rachunku zysków i strat Wykaz pól zbioru eksportowego dbase Dostępne rodzaje charakteru wymagalności operacji rozrachunkowych Kolumny tabeli rozrachunków Rodzaje wydruków generowanych w opcjach rozrachunków Kolumny wydruku zestawienia z odsetkami Sposoby wypełniania formularzy przelewów Algorytmy obliczeń pozycji druku F Kolumny tabeli ewidencji sprzedaży / zakupów Podstawowe klawisze funkcyjne Klawisze edycji danych Dodatkowe klawisze funkcyjne Tabela pól zbioru eksportowego dbase

11 Część pierwsza Finanse i Księgowość dla DOS

12

13 ROZDZIAŁ 1 Wprowadzenie Miło nam powitać Państwa w gronie Użytkowników programu Finansowo-Księgowego RAKS. RAKS oferuje w jasny, przejrzysty i łatwy do opanowania sposób prowadzenie skomputeryzowanej księgowości. Jest to nowoczesny system, szczególnie przydatny dla firm przechodzących z ręcznego sposobu prowadzenia księgowości na komputerowy. Zastosowana w programie technika menu pozwala w prosty sposób wywoływać wszystkie dostępne funkcje, co oszczędza wielu kłopotów początkującym użytkownikom. W każdym momencie działania programu można skorzystać z tekstu pomocy, który jest wyświetlany na ekranie po wciśnięciu klawisza [F1]. Zawarte są w nim informacje z poniższej instrukcji w odniesieniu do aktualnie wykonywanej opcji systemu RAKS. Program pracuje na zasadzie połączenia tabelarycznej i "przebitkowej" formy księgowości. Dzięki temu zapisów na kontach dokonuje się tylko raz na najniższym poziomie agregacji. Wszystkie przeniesienia dekretów z ksiąg analitycznych do księgi głównej dokonywane są automatycznie. Do podstawowych zalet tej techniki można zaliczyć: przejrzystość i łatwość zapisów; proste i szybkie wyszukiwanie błędów; szybki dostęp do informacji. Podstawowe cechy użytkowe programu RAKS: możliwość prowadzenia księgowości stu niezależnych firm, zakładanie planu kont zgodnego z indywidualnymi potrzebami, dowolnie rozszerzanego w każdym momencie, zawierającego syntetykę i dwa poziomy analityki, z możliwością określenia kont jako jedno- lub dwusaldowe, możliwość wprowadzania i wielokrotnego poprawiania bilansu otwarcia, przenoszenie bilansu zamknięcia poprzedniego roku jako bilansu otwarcia roku aktualnego, Wprowadzenie 1-1

14 wprowadzanie operacji gospodarczych z całego miesiąca w dowolnej kolejności, z możliwością poprawiania błędnych zapisów i przenoszenia danych z dowolnej operacji, bądź wzorców księgowań do aktualnego księgowania, nadawanie numerów dokumentów ręcznie lub automatycznie przez program), możliwość niezależnej numeracji dokumentów w poszczególnych dziennikach oraz przenumerowania dokumentów, zaznaczanie wybranych operacji w dzienniku księgowań, które następnie mogą być zsumowane, wydrukowane, przeniesione na inny komputer i tam dołączone do dziennika, przeglądanie i wydruk stanów pojedynczych kont lub należących do wybranej grupy numerów, w wybranym okresie czasu, oraz za kolejne miesiące, które upłynęły od początku roku do końca wybranego okresu czasu, kontrolowanie nie rozliczonych należności i zobowiązań Przedsiębiorstwa z możliwością kojarzenia ze sobą wielu operacji rozrachunkowych, wyliczanie odsetek za zwłokę, wydruk wezwania do zapłaty, przelewów potwierdzeń sald, możliwość dopisania do rozrachunków nie rozliczonych pozycji rozrachunkowych z zeszłego roku obrachunkowego, lub przeniesienia do rozrachunków sald z bilansu otwarcia, pełna obowiązująca tabela bilansowa i rachunku zysków i strat z możliwością pracy w układzie kalkulacyjnym lub porównawczym, podgląd w tabeli bilansowej i rachunku zysków i strat kont oraz ich obrotów i sald składających się na wybraną pozycję tabeli, zestawienia obrotów i sald wszystkich kont lub ich wybranej grupy, wbudowany generator dowolnych raportów finansowych na przykład w obcych językach, opracowywanych na podstawie wybranych sald i obrotów kont, pozycji tabeli bilansowej i rachunku wyników, wbudowanych funkcji obliczeniowych, wypełnianie deklaracji na zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych i prawnych, generowanie druku F-01, możliwość wypełniania standardowych druków deklaracji podatkowych, prowadzenie rejestrów sprzedaży i zakupu z automatycznym księgowaniem podatku oraz wypełnianie deklaracji na podatek VAT, prowadzenie zapisów i rozliczeń w walucie obcej, wyliczanie różnic kursowych oraz możliwość automatycznego ich księgowania, sporządzanie raportów finansowych w obcych walutach, drukowanie raportów kasowych i bankowych, wskaźnikowa analiza finansowa przedsiębiorstwa, możliwość wydłużenia roku obrachunkowego do 24 miesięcy, oraz otwarcia i zamknięcia roku w dowolnym miesiącu, jeśli nasz rok obrachunkowy nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym, wbudowany edytor do pisania dowolnych tekstów, 1-2 Wprowadzenie

15 zabezpieczenie dostępu do programu kodami użytkowników, którzy mogą mieć ograniczane uprawnienia do uruchamiania poszczególnych elementów programu, prowadzenie tabeli wzorców księgowań, wymiana danych z innymi programami poprzez zbiory w standardowym formacie dbase (*.dbf). Wymagania sprzętowe i konfiguracja systemu operacyjnego Niniejszy rozdział zawiera informacje pomocne w odpowiednim doborze sprzętu oraz wprowadzeniu niezbędnych zmian w jego konfiguracji. Zmiany te są konieczne do uruchomienia programu. Wymagania sprzętowe Program RAKS pracuje w środowisku DOS i przeznaczony jest do użytkowania na komputerach osobistych klasy IBM PC. Minimalne wymagania sprzętowe dla wersji 5.x to: Komputer typu IBM PC 386 4MB RAM pamięci operacyjnej, 2 MB wolnego miejsca na dysku do zainstalowania programu i 1kB pamięci na każdy zapis ( przykładowo dla firmy, która przewiduje 100 tys. zapisów potrzebne jest 100 MB wolnego miejsca na dysku) Dowolna drukarka Możliwość pracy w sieci opartej na standardzie SHARE (Novell, Windows, Lantastic itp.) Konfiguracja systemu operacyjnego RAKS w wersji 5.X pracuje w trybie chronionym (tzw. protected mode) i korzysta z pamięci: DPMI (Dos Protected Mode Interface) XMS (extended Memory Standard). Aby ją zainstalować, należy wpisać w pliku CONFIG.SYS linię: DEVICE= C:\DOS\HIMEM.SYS W przypadku wystąpienia problemów w trakcie pracy z programem w trybie chronionym, w pliku autoexec.bat można dopisać linię: SET DPMIMEM= MAXMEM 2048 Wprowadzenie 1-3

16 Uwaga Uwaga W zbiorze konfiguracyjnym AUTOEXEC.BAT i CONFIG.SYS musi być wpisane wywołanie programu SHARE z parametrami L:200 i F:8192. Przykładowo plik AUTOEXEC.BAT powinien zawierać linie: SHARE /L:200 /F:8192 Nie dotyczy to komputerów wyposażonych w Windows od wersji 95 OSR2, gdzie program SHARE jest wbudowany do systemu. Plik CONFIG.SYS musi zawierać linie: FILES= Wprowadzenie

17 ROZDZIAŁ 2 Instalacja programu Instalacja Poniższy opis dotyczy instalacji programu na pojedynczym i wolnostojącym komputerze. Instalacja programu w sieci komputerowej powinna być dokonywana przez wykwalifikowanego pracownika firmy autorskiej lub dealerskiej. W celu zainstalowania programu na twardym dysku komputera: 1 Włóż płytę do napędu 2 Program instalacyjny powinien uruchomić się automatycznie, gdyby tak się nie stało należy uruchomić program INSTALUJ.EXE z płyty. 3 Uruchomione zostanie okno, w którym należy wprowadzić w pola formularza na ekranie wszystkie niezbędne dane instalacyjne. Przejście do kolejnego pola formularza następuje po naciśnięciu klawisza [Enter] lub [ ]. Do poprzedniego pola można wrócić przyciskając [Esc] lub [ ]. Naciśnięcie [Esc] na pierwszym polu powoduje wycofanie się z wypełniania formularza. Jeżeli chcemy szybko zatwierdzić zawartość wszystkich pól do końca ekranu, to możemy użyć kombinacji klawiszy [Ctrl]+[Enter] i program przejdzie do następnych procedur. W kolejnych polach formularza należy wpisywać informacje: Instalacja programu 2-1

18 Nazwa dysku i katalogu, w którym program będzie zainstalowany Program przeszukuje twardy dysk komputera, na którym odbywa się instalacja i jeżeli była już zainstalowana jakaś kopia programu w wersji 5.x, to wyświetla nazwę znalezionego katalogu. Jeżeli to pierwsza instalacja, program proponuje nazwę katalogu \RAKS5\. W związku z tym przykładowy zapis w wypełnianym polu może wyglądać następująco: C:\RAKS5\ Jeżeli chcemy zmienić oznaczenie dysku, to zamiast C: należy wpisać np. D: Również za nazwę \RAKS5\ możemy wpisać dowolną inną. Nie można podać nazwy katalogu, w którym była zainstalowana któraś z poprzednich wersji programu. Uwaga Nazwa Użytkownika W pole wpisuje się nazwę firmy użytkującej program. Nazwa ta może mieć do 35 znaków i musi zostać koniecznie wprowadzona. Od momentu wpisania będzie się ona pojawiać na wszystkich wydrukach i w winiecie programu. Nazwę Użytkownika można wpisać tylko podczas pierwszej instalacji programu w systemie. Zarówno kolejne instalacje jak i uaktualnienia do kolejnych wersji programu nie dają możliwości modyfikacji tej nazwy. W nazwie nie należy używać polskich znaków diakrytycznych. Numer licencji W tym miejscu wpisujemy numer licencji widniejący na karcie rejestracyjnej Użytkownika i warunkach licencji, które znajdują się w nabytym pakiecie z programem. Numer licencji należy podawać przy każdym kontakcie z firmą autorską, aby można było zidentyfikować Użytkownika. 2-2 Instalacja programu

19 Rok obrachunkowy Rok obrachunkowy oznacza rok, od którego chcemy zacząć prowadzenie księgowości firmy. Nie musi to być rok aktualny. Standard polskich znaków na ekranie W programie możliwe jest wyświetlanie napisów zawierających polskie znaki alfabetu. Jednak aby tak się działo, komputer, na którym pracuje program, musi mieć te znaki zaprogramowane i wprowadzone do pamięci ekranu monitora. Do tego należy posiadać bądź specjalny program sterownika polskich liter (dla kart graficznych VGA/SVGA), bądź bezpośrednio przeprogramowany układ pamięci (dla kart Hercules/CGA). Programu RAKS instaluje w pamięci kart VGA/SVGA polskie znaki w standardzie Latin2 lub Mazovii. W polu formularza możemy wybrać jeden z trzech standardów polskich liter: Mazovia Latin 2 Bez polskich znaków W polu wyboru standardu znaków uruchamiany jest element programu zwany listą do wyboru. Świadczy o tym znak odwróconego trójkąta ( ) umieszczony po prawej stronie. Aby wyświetlić listę elementów do wyboru należy w pole formularza wpisać jakikolwiek znak (wystarczy jeden) i wcisnąć [Enter]. W tym momencie zostanie wyświetlona lista. Poruszając się do dołu i do góry (klawisze ze strzałkami), podświetlamy interesujący nas tekst i zatwierdzamy klawiszem [Enter]. Lista do wyboru znika, a wybrany tekst jest wyświetlany w okienku formularza. Ponowne naciśnięcie [Enter] spowoduje zatwierdzenie go i przejście do następnego pola. Czy modyfikować zbiory config.sys i autoexec.bat Do prawidłowej pracy programu niezbędne jest wpisanie pewnych parametrów do zbiorów konfiguracyjnych komputera: CONFIG.SYS i AUTOEXEC.BAT. W zbiorze CONFIG.SYS musi zostać umieszczona linia: FILES=150 natomiast w AUTOEXEC.BAT linia: SHARE.EXE /L:200 /F:8192 (wyłącznie dla systemu DOS i Windows 95 OSR 1) Jeżeli chcemy, aby program dokonał tej modyfikacji automatycznie, to z listy (jak wyżej) wybieramy odpowiedź "tak", w przeciwnym wypadku "nie". Wskazówka Ustawienie tego parametru nie ma znaczenia w systemach Windows NT, Me, 2000 i dalszych. Dla tych nich parametr FILES jest wprowadzany w sposób opisany w rozdziale dotyczącym konfiguracji systemu operacyjnego. Instalacja programu 2-3

20 Oznaczenie dysku systemowego Należy wpisać literę oznaczającą podstawowy dysk twardy komputera, na którym zostały zainstalowane zbiory CONFIG.SYS i AUTOEXEC.BAT. Zwykle jest to litera C. Czy tworzyć plik startowy (*.bat)? Należy zadecydować, czy w katalogu głównym dysku twardego ma zostać umieszczony mini program, który wywołuje zasadniczą część systemu RAKS. Nazwa pliku startowego. Należy podać (do ośmiu znaków, bez spacji) nazwę pliku, który będzie wywoływać zasadniczy system. Po zainstalowaniu programu RAKS będziemy mogli go uruchomić poprzez podanie tej nazwy. Domyślnie program podstawia w tym miejscu nazwę raks5. Jeżeli program instalacyjny wykrył, że system RAKS w wersji 5.x był już uprzednio zainstalowany na komputerze Użytkownika, to na ekranie pojawi się dodatkowo pytanie: Uwaga Czy wyzerować dane już wprowadzone do programu? Odpowiedź [Tak] wybieramy, jeżeli chcemy całkowicie wymienić istniejący program na nowy i rozpocząć pracę od początku. Jeżeli tylko aktualizujemy system RAKS do nowej wersji, wybieramy odpowiedź: [Nie]. 4 Po prawidłowym wprowadzeniu i zatwierdzeniu wszystkich danych instalacyjnych program poprosi o wprowadzenie danych licencyjnych. 2-4 Instalacja programu