Załącznik Nr 3 do Regulaminu planowania i udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie

Transkrypt

1 Załącznik Nr 3 do Regulaminu planowania i udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie Nr sprawy: RF-II-WDW MK Zapytanie ofertowe w ramach zakupu dostaw, usług lub robót budowlanych o wartości przekraczającej 5000 zł (bez VAT) i nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty EURO (bez VAT) Zamawiający: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie, Departament Rozwoju Regionalnego i Funduszy Europejskich, Al. Solidarności 61, Warszawa zaprasza do składania oferty na organizację i kompleksową obsługę Posiedzenia Zespołu Eksperckiego ds. Europejskiej i Krajowej Polityki Strukturalnej ZW RP w dniach 3-4 października 2018 roku. 1. Przedmiot zamówienia: a) wynajem sal konferencyjnych, b) świadczenie usługi cateringowej, c) organizacja uroczystej kolacji, d) nocleg w hotelu o standardzie min. 4-gwiazdek 1, w dniu r. dla max. 9 osób (organizatorów) w trzech pokojach jednoosobowych i trzech dwuosobowych. Ostateczna liczba osób korzystających zostanie przekazana Wykonawcy w dniu 1 października br.; e) zapewnienie rezerwacji do 70 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania ze śniadaniem dla uczestników - z możliwością bezpłatnego anulowania. Wykonawca pokryje koszty noclegu ze śniadaniem organizatorów a uczestnicy opłacają nocleg samodzielnie. Ostateczna liczba uczestników spotkania zostanie przekazana Wykonawcy w dniu 1 października br.; f) bezpłatny parking g) propozycja usługi przewozu osób z i do Warszawy (do decyzji Zamawiającego) Opis przedmiotu zamówienia Warunki udziału w postępowaniu Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie) należycie wykonał co najmniej 3 usługi odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia. W przypadku nie załączenia rekomendacji - oferta zostanie odrzucona. a) Wynajem dwóch sal konferencyjnych w dniach 3-4 października 2018 roku w hotelu, w którym zapewniony będzie nocleg - sale muszą mieć standard min. 4-gwiazdek Lokalizacja: - województwo mazowieckie, z wyłączeniem miasta stołecznego Warszawy, do 50 km od Dworca 1 Hotel, który posiada decyzje właściwego Marszałka Województwa o zaszeregowaniu go do kategorii oznaczonej czterema gwiazdkami na podstawie art. 37 pkt 1 i art. 38 ust. 1 oraz art. 42 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (Dz. U. z 2017 poz z późn. zm.) i znajduje się w Centralnym Wykazie Obiektów Hotelarskich (

2 Centralnego - według Google maps (dojazd samochodem). Zamawiający wymaga, aby Posiedzenie odbywało się w jednym obiekcie konferencyjnym/hotelu lub innym obiekcie umożliwiającym zorganizowanie dwóch równoległych spotkań w oddzielnych salach (każde dla max. 45 osób), sale muszą być odpowiednio oddalone od źródeł hałasu uniemożliwiających swobodną rozmowę i zapewniać warunki dyskrecji (zamknięte), obiekt musi być dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnością, sale muszą pomieścić 45 osób przy stołach w ustawieniu U z adekwatną do przewidywanej liczby uczestników liczbą siedzeń, krzesła ustawione tylko po zewnętrznej stronie stołów, w każdej z sal musi być zapewniony dodatkowy stół dla osób obsługujących Posiedzenie, wyposażenie każdej z sal: ekran i projektor multimedialny o rozdzielczości min. 1024x768, umożliwiający swobodne wyświetlanie prezentacji i dobrą widoczność dla wszystkich uczestników spotkania, laptop z odpowiednim oprogramowaniem obsługującym ww. projektor, flipchart z papierem i markerami, sale muszą być klimatyzowane z dostępem do światła dziennego, z całodniowym dostępem do bezpłatnego wi fi dla wszystkich uczestników spotkania, sale muszą być przygotowane i udostępnione dla Zamawiającego na minimum 2 godziny przed rozpoczęciem spotkania, Wykonawca zapewni w każdej sali 2 mikrofony bezprzewodowe (na stole konferencyjnym) oraz inny sprzęt nagłaśniający (w tym głośniki, okablowanie i inne niezbędne wyposażenie). Wykonawca zapewni dodatkowo 1 zapasowy mikrofon przenośny, w salach musi być łatwy dostęp do sieci energetycznej (liczne gniazdka + przedłużacze) Wykonawca musi zapewnić darmowe miejsca parkingowe dla gości na parkingu strzeżonym na terenie przynależącym do budynku w którym umiejscowione będą sale konferencyjne. INNE WYMOGI DOTYCZĄCE ZAMAWIANEJ USŁUGI W ramach organizacji spotkania Wykonawca zobowiązany jest zapewnić pracownika, który będzie do stałej dyspozycji Zamawiającego w miejscu organizacji spotkania. Pracownik ten odpowiedzialny będzie za: współpracę z pracownikami Zamawiającego oraz Wykonawcy, przygotowanie sal konferencyjnych oraz obsługę techniczną sprzętów znajdujących się w salach. Dopuszcza się wyznaczenie do obsługi technicznej sprzętów innej osoby niż pracownik wymieniony w punkcie 1, co umożliwi szybką interwencję w sytuacji ewentualnych problemów technicznych ze sprzętem. Zamawiający będzie utrzymywał kontakt mailowy i telefoniczny z pracownikiem, o którym mowa w punktach powyżej. Osoba ta musi dysponować telefonem komórkowym z numerem dostępnym dla Zamawiającego co najmniej od dnia podpisania umowy do zakończenia spotkania (w dni powszednie w godzinach oraz przez cały czas trwania spotkania). Wykonawca zobowiązuje się do oznaczenia miejsca spotkania, a w szczególności: a) oznaczenia dojścia do sal konferencyjnych co najmniej nazwą organizatora, nazwą sali oraz numerem piętra, na którym się znajduje; b) oznaczenie sal konferencyjnych ma zawierać informacje z nazwą i datą spotkania Wykonawca zapewni zaplecze sanitarne usytuowane w niewielkiej odległości od sal konferencyjnych. Zmiana miejsca realizacji szkolenia jest możliwa wyłącznie w sytuacjach losowych, niezależnych od Wykonawcy. Zaproponowany hotel musi spełniać wszystkie wymogi określone w niniejszym zapytaniu ofertowym a ponadto musi uzyskać akceptację Zamawiającego. b) Usługa cateringowa

3 Zamówienie ma zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej i polegać będzie na przygotowaniu posiłków dla 80 osób oraz dostarczeniu i serwowaniu ich w oddzielnej sali/pomieszczeniu znajdującym się w tym samym budynku co sale, w których odbędą się Posiedzenia. Sale te mają być tylko do dyspozycji naszych uczestników. W dniach: 3 oraz 4 października 2018 r. w godzinach, kiedy odbywa się Posiedzenie - serwis kawowy ciągły: - napoje gorące: kawa z dwóch ekspresów ciśnieniowych, kawa mielona, rozpuszczalna, herbata (min. 3 rodzajów w tym czarna, zielona oraz owocowa), dodatki (cukier biały, cukier brązowy, mleko, cytryna pokrojona w plastry); - napoje zimne: 2 rodzaje soków owocowych, woda gazowana oraz niegazowana w butelkach do 0,5 l; - słodki bufet (min. 3 rodzaje ciast domowych oraz 3 rodzaje ciasteczek np. mini babeczek oraz świeże filetowane owoce); W dniu 3 października 2018 r. poranny bufet przekąskowy, zawierający między innymi dekoracyjne przekąski bankietowe np. kanapeczki, roladki lub tartinki. Minimalna liczba przekąsek 4 szt./os. Waga jednej przekąski minimum 60 gramów; W dniu 3 października 2018 r. obiad, który składać się ma: -z zupy, drugiego dania (do wyboru mięso lub wersja wegetariańska) oraz deseru: (zupa min. 250 gr/osobę, dania gorące: min. 450 gr/osobę, dwa dodatki skrobiowe i dwa rodzaje surówek/ sałat/ deser (min. 100 gr/osobę: co najmniej dwa rodzaje deseru i świeże filetowane owoce), - obiad podawany w formie bufetu, natomiast konsumpcja odbywać się ma na siedząco za stołami, w wydzielonym miejscu dla grupy. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską (co najmniej 2 osoby) w trakcie trwania przerw. Wszystkie produkty będą uzupełniane na bieżąco, a zastawa sprzątana i uzupełniana. Wszystkie dania oraz napoje gorące mają być podane w naczyniach ceramicznych. Do konsumpcji przygotowane mają być eleganckie sztućce metalowe. Soki mają być podane w szklanych dzbankach o pojemności od 0,7-1 litr (z przezroczystego szkła) lub szklanych butelkach firmowych. Zastawa ma być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana oraz utrzymana w tym samym wzornictwie. Wykonawca zobowiązany będzie także w ramach usługi cateringowej do: zapewnienia transportu, tj. dostarczenia usługi na miejsce jej świadczenia, obsługi technicznej w zakresie przygotowania cateringu, a następnie uprzątnięcia i odbioru pozostałości, zapewnienia obsługi kelnerskiej, zapewnienia stołów nakrytych obrusami wraz ze skirtingami (obrusy nie mogą być jednorazowe papierowe, mają być czyste i nieuszkodzone, wysterylizowane oraz wyprasowane). Wykonawca zapewni serwetki papierowe dwuwarstwowe stołowe z atestem PZH - min. 160 szt., uprzątnie i wywiezie wszystkie śmieci pozostałe po posiłkach. Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże, przyrządzone w dniu świadczenia usługi, charakteryzować się wysoką jakością oraz estetyką podania. c) Uroczysta kolacja w dniu 3 października dla max 90 osób: kolacja musi odbyć się w tym samym miejscu co hotel, w którym nocują uczestnicy spotkania, obiekt musi być dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnością, lokal musi być klimatyzowany,

4 kolacja musi być zasiadana, zastawa ceramiczna, sztućce metalowe, sprawna obsługa i uzupełnianie posiłków oraz napoi przez cały czas trwania kolacji, kolacja musi się składać z bufetu zimnego (min. 6 pozycji serwowanych na stołach), bufetu gorącego (min. 4 pozycje dań głównych, w tym dania wegetariańskie), napoi zimnych i gorących oraz deseru (min. 3 pozycje), oraz ew. dodatków (sosy, pieczywo itp.) Zamawiający przewiduje udział do 90 osób. Zamawiający zastrzega jednak, że liczba ta może się zmienić. Ostateczna kwota wynagrodzenia należnego Wykonawcy będzie uzależniona od liczby osób korzystających z ww. usługi cateringowej i kolacji i będzie stanowiła sumę kwot wynagrodzenia należnego obliczonego jako iloczyn kosztu świadczenia usługi dla jednej osoby oraz liczby osób faktycznie korzystających z usługi w danym dniu posiedzenia. Zamawiający zobowiązuje się do przekazania w terminie do 1 października przed terminem spotkania informacji dotyczącej przewidywanej liczby uczestników Posiedzenia w dniu świadczenia usługi gastronomicznej. d) nocleg w hotelu o standardzie min. 4-gwiazdek, w dniu r. dla max. 9 osób (organizatorów) w trzech pokojach jednoosobowych i trzech dwuosobowych w tym samym hotelu co uczestnicy spotkania. Ostateczna liczba osób zostanie przekazana Wykonawcy do dnia 1 października br.; e) zapewnienie uczestnikom spotkania (dla 70 osób) możliwości rezerwacji pokoi jednoosobowych w dniu 3 października 2018 r. ze śniadaniem wliczonym w cenę noclegu. Wykonawca wstępnie zarezerwuje miejsca noclegowe (1 noc) dla uczestników, w hotelu o standardzie min. 4 gwiazdki, zgodnie z informacją zawartą w Centralnym Wykazie Obiektów Hotelarskich. Przewidziana pula to max. 70 rezerwacji/miejsc, w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania. Uczestnicy spotkania będą rezerwować pokoje we własnym zakresie, na hasło: Mazovia we wskazanym przez Wykonawcę terminie lub poprzez dedykowany link. Uczestnicy spotkania indywidualnie pokrywają koszty noclegu. Zamawiający nie będzie ponosił żadnych kosztów, w szczególności kosztów noclegów, braku rezerwacji, rezygnacji z rezerwacji lub noclegu, a także innych kosztów związanych z korzystaniem przez uczestników spotkania z usług Wykonawcy. f) propozycja usługi przewozu osób (jeden autokar): - w dniu 3 października rano przewóz osób na odcinku: Pałac Kultury i Nauki hotel - w dniu 4 października około południa - przewóz osób na odcinku: hotel - Pałac Kultury i Nauki Zamawiający po zapoznaniu się z ofertą podejmie ostateczną decyzję co do zakupu tej usługi. 2. Termin i sposób realizacji zamówienia: - w dniu 3 października 2018 r. w godz Posiedzenie (w dwóch salach konferencyjnych), kolacja o godz w dniu 4 października 2018 r. w godzinach Posiedzenie (w dwóch salach konferencyjnych), 3. Miejsce lub sposób uzyskania informacji oraz dodatkowej dokumentacji określającej szczegółowe wymogi dotyczące przedmiotu zamówienia: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie, ul. Al. Solidarności 61, Warszawa, Urszula Mikołajczyk-Perz, tel

5 4. Kryteria oceny ofert: 50% - cena brutto, 30% - ocena oferty, dotyczącej wynajmu sal konferencyjnych 20% - ocena oferty gastronomicznej Zasady oceny kryterium cena 50 % Oferent, który zaproponuje najniższą cenę brutto otrzyma 50 punktów, natomiast pozostali oferenci odpowiednio mniej punktów wg wzoru: C min C = x 50 C x gdzie: C kryterium cena brutto C min - najniższa cena brutto C x - cena brutto oferty badanej Zasady oceny kryterium jakość oferty, dotyczącej wynajmu sal konferencyjnych - 30% Ocenie podlegać będzie powierzchnia Sali, wygląd i wyposażenie, zgodność z zapytaniem ofertowym. Punkty za kryterium dotyczącego wynajmu sal konferencyjnych zostaną przyznane w skali punktowej od 0 do 30 punktów. Ocenie podlegać będą poszczególne elementy w następujący sposób: 1) powierzchnia sal do 10 pkt: - każda sala ma powierzchnię pow.100 m2-10 pkt, - jedna z sal ma powierzchnię pow.100 m2-5 pkt 2) wygląd, estetyka, standard sal konferencyjnych do 10 pkt; 3) wyposażenie dodatkowe sal konferencyjnych, mające wpływ na jakość Posiedzenia do 10 pkt; W wyżej wymienionym podkryterium Wykonawca może uzyskać maksymalnie 10 punktów. Finalną liczbę punków stanowić będzie średnia arytmetyczna z punków przyznanych przez członków zespołu. Zasady oceny kryterium jakość oferty gastronomicznej - 20 % Ocenie podlegać będzie atrakcyjność menu, w tym różnorodność dań oraz ilość/gramatura potraw w zaproponowanym menu, ocena aranżacji stołów/ bufetów oraz propozycji podania dań. Punkty za kryterium jakość oferty gastronomicznej zostaną przyznane w skali punktowej od 0 do 20 punktów. Ocenie podlegać będą poszczególne elementy w następujący sposób: 1) kompleksowość oferty (wymagany dokładny opis menu, opis sposobu serwowania dań, czy są zdjęcia) do 5 pkt; 2) różnorodność i dobór menu (różnorodność potraw i ich dostosowanie do różnych stylów żywieniowych mięsne, wegetariańskie, propozycje dań dla diety bezglutenowej, bez laktozy, itp.) szczegółowość opisu - czy podana została gramatura lub liczba szt./os., jak opisany został sposób serwowania, dekoracji stołów, do 5 pkt. 3) menu rozszerzone względem zapisów w Zapytaniu ofertowym - liczba proponowanych potraw za każde dodatkowe danie (np. przystawka, deser, danie główne) po 2 pkt - max do 10 pkt; Finalną liczbę punków stanowić będzie średnia arytmetyczna z punków przyznanych przez członków zespołu. Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Najwyższa liczba punktów wyznaczy najkorzystniejszą ofertę.

6 5. Oferta musi zawierać: - ofertę cenową (cenę netto + VAT podaną w PLN) sporządzoną zgodnie z wymogami opisu przedmiotu zamówienia, uwzględniającą łącznie koszt całego zamówienia. - Dodatkowo ofertę zawierającą: cenę za osobę - usługa cateringowa (koszt za 1 dzień), cenę za osobę - kolacja cena za przewóz osób w dniach: 3 i r. - referencje potwierdzające, że Wykonawca w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie) należycie wykonał co najmniej 3 usługi, odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, - nazwę restauracji wraz z dokładnym menu zawierającym gramaturę dań na kolację, dodatkowo: zdjęcia: potraw, sposobu ich podania, przykładowych aranżacji stołów, opis sposobu serwowania, - link do strony internetowej obiektu lub folder, na podstawie którego oceniony zostanie wygląd sali konferencyjnej, ogólny standard obiektu. Wykonawca oświadcza, że zamówienie będzie realizowane zgodnie z zapytaniem ofertowym. 6. Sposób przygotowania oferty: Ofertę z podaniem ceny netto + VAT w PLN oraz informację o możliwości wykonania przedmiotu zamówienia w podanym terminie należy sporządzić w języku polskim, w następujący sposób: nazwa i adres zamawiającego, nazwa i adres dostawcy, z adnotacją Zapytanie ofertowe na organizację i kompleksową obsługę Posiedzenia Zespołu Eksperckiego ds. Europejskiej i Krajowej Polityki Strukturalnej ZW RP października 2018 roku. 7. Miejsce i termin złożenia ofert: ofertę należy złożyć do dnia roku do godziny 8.00 drogą elektroniczną na adres dsrr@mazovia.pl. W tytule a proszę wpisać: Posiedzenie Zespołu Eksperckiego - oferta. 8. Zamawiający informuje, iż oferty składane do Zapytania Ofertowego są jawne i podlegają udostępnieniu od chwili ich otwarcia, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeśli Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert, zastrzegł, że nie mogą one być udostępnione oraz wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jednolity: Dz. U. z 2018 r. poz. 419 rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. Zamawiający zaleca, aby informacje zastrzeżone jako tajemnica przedsiębiorstwa były przez Wykonawcę oznaczone w temacie wiadomości tajemnica przedsiębiorstwa. Wykonawca nie może zastrzec informacji dotyczących ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofercie. Marcin Wajda Dyrektor Departamentu Rozwoju Regionalnego i Funduszy Europejskich Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie