SPECTRUM 4.0. Brytyjski Standard Zarządzania Zbiorami Muzealnymi. Budowa

Transkrypt

1

2 SPECTRUM 4.0 Brytyjski Standard Zarządzania Zbiorami Muzealnymi Budowa

3 O Collections Trust Niezależna brytyjska organizacja współpracująca z instytucjami pamięci (biblioteki, archiwa, muzea i galerie sztuki) w celu rozwoju zarządzania zbiorami. Kilka faktów: 1977 (The Museum Documentation Association) CEO Nick Poole Zespół: 13 osób Internetowa strona Collections Link < Społeczność online Członkowie grupy Collections Management w LinkedIn: 7,433 < Collections- Management /about> Konferencja Open Culture Collections Trust <

4 Collections Trust i SPECTRUM Organizacja jest zaangażowana w ciągły rozwój SPECTRUM Publikacje SPECTRUM: 4 wersje (1994, 1997, 2005, 2011,?) Wspiera wdrażanie SPECTRUM w Wielkiej Brytanii i na świecie Współpraca z całym sektorem przy rozwijaniu standardu Collections Trust działa w imieniu instytucji pamięci

5 Krótka historia SPECTRUM Rozpoczęcie prac Pierwsza edycja SPECTRUM SPECTRUM SPECTRUM SPECTRUM SPECTRUM SPECTRUM 5.0? SPECTRUM DAM SPECTRUM Standard, Collections Link < standard> Alex Dawson, SPECTRUM Roadmap < roadmap- by- alex- dawson>

6 Czym jest SPECTRUM? Otwarty, międzynarodowy standard Zestaw reguł oparty na dobrych praktykach w zakresie zarządzania zbiorami W wersji 4.0 używany przez ok 8000 muzeów w 40 krajach Stworzony w oparciu o doświadczenie muzealników z Wielkiej Brytanii i innych krajów Udzielono licencji na tłumaczenie i użycie w ponad 100 krajach muzeów korzysta z systemu zgodnego ze SPECTRUM ( SPECTRUM Compliant TM ) Spectrum, SPECTRUM 4.0, Collections Link < Nick Poole, Welcome to the Collections Trust < trustpublic- nov2013> Nick Poole, Welcome to the SPECTRUM Community < welcome- to- the- spectrum- community>

7 Społeczność SPECTRUM SPECTRUM National Partner / Narodowy Partner SPECTRUM Champion / Mistrz SPECTRUM User / Użytkownik SPECTRUM Partner / Partner Nick Poole, Welcome to the Spectrum Community < to- the- spectrum- community>

8 Społeczność SPECTRUM Podpisanie krajowej umowy o partnerstwie? Ściąganie & bezpłatna dystrybucja SPECTRUM Narodowy Partner Tłumaczenie & lokalizacja (licencja Share Alike)? Dystrybucja w celach komercyjnych? Potwierdzenie pod kątem zgodności (lub zgłoszenie do sprawdzenia)? SPECTRUM Mistrz SPECTRUM Użytkownik SPECTRUM Partner Źródło: Nick Poole, Welcome to the Spectrum Community, to- the- spectrum- community

9 Cel standardu Poprawa jakości dokumentacji zbiorów Rozwój dokumentacji zbiorów, np. Using SPECTRUM to sustain collections. Case studies in collections management, Collections Link < resources/1840- using- spectrum- to- sustain- collections> Standaryzacja działań muzeów Ułatwienie współpracy między muzeami Wykorzystanie SPECTRUM do oceny własnych praktyk Rozwinięcie systemów do zarządzania zbiorami

10 Struktura standardu Standard SPECTRUM 4.0 składa się z dwóch zasadniczych dokumentów: 1. Procedury 2. Załącznika 1: Grupy i jednostki informacji Uzupełnienie stanowią materiały dostępne online na stronie <

11 Struktura standardu Procedury służą do opisania procesu dokumentacji zabytku jak również działań związanych z zarządzaniem kolekcją w muzeum. Grupy informacji zestawy jednostek informacji pogrupowane w celu umożliwienia zapisu danych o: zabytku, wydarzeniach, podmiotach, społecznościach i osobach powiązanych z zabytkami i wydarzeniami. Jednostki informacji stanowią najniższy poziom informacji tzn. nazwy elementów standardu jak i jego wartości (np. dane w polu bazy danych lub/i nazwy tych pól).

12 Struktura dokumentu SPECTRUM 4.0 Polityka zarządzania zbiorami i kontekst prawny Jak wprowadzić procedurę? Akredytacja i SPECTRUM Procedury

13 Procedury 21 procedur, w tym osiem podstawowych: Procedura poprzedzająca wejście obiektu Procedura wejścia obiektu Procedura brania w wypożyczenie Procedura nabycia Procedura kontroli inwentarza Procedura kontroli lokalizacji i przemieszczenia Procedura transportu Procedura katalogowania Procedura kontroli stanu i oceny technicznej obiektu Procedura konserwacji i opieki nad zbiorami Procedura zarządzania ryzykiem Procedura ubezpieczeń i gwarancji Procedura kontroli wyceny Procedura audytu Procedura zarządzania prawami Procedura użytkowania zbiorów Procedura wyjścia obiektu Procedura wypożyczenia Procedura braku i uszkodzenia Procedura deakcesji i zbycia ze zbiorów Procedura dokumentacji retrospektywnej

14 SPECTRUM a struktura zarządzania zbiorami Diagram pokazujący, jak mapować procedury SPECTRUM do struktury zarządzania zbiorami PAS 197. Podstawowe procedury wyróżnione są kursywą. Źródło: SPECTRUM 4.0, str. 8.

15 Co zawiera procedura? Każda procedura SPECTRUM 4.0 przedstawiona jest w formie następującej struktury: Definicja: Wyjaśnia zakres procedury i wszelkie niejednoznaczne terminy. Minimalny standard: Określa, co powinno zostać osiągnięte, bez względu na sposób wprowadzania procedury. Może funkcjonować jako skrótowy wykaz wykorzystywany do oceny stosowanych procedur. Diagram przebiegu pracy SPECTRUM: graficzna ilustracja przebiegu pracy.

16 Diagram przebiegu pracy (workflow) Proces przebiegu pracy ilustruje relacje między ludźmi zaangażowanymi w proces samym procesem, powiązanymi z nim procedurami, informacjami potrzebnymi do zebrania w trakcie procesu oraz całościowym systemem zarządzania zbiorami. Połączone i wdrożone elementy składają się na procedurę SPECTRUM 4.0.

17 Diagram przebiegu pracy (workflow) Diagram przebiegu pracy. Źródło: SPECTRUM 4.0, str. 10.

18 Przykład: procedura poprzedzająca wejście

19

20

21 Szczegóły dotyczące jednostek informacji wymaganych w tej procedurze znajdują się w SPECTRUM 4.0 Załącznik 1, Wymagania informacyjne (SPECTRUM 4.0, Appendix 1, Information Requirements), dostępnym w Collections Link.

22 Procedury Informacje związane z procedurami zapisywane są w jednostkach informacji zgromadzonych w Grupach informacji dotyczących procedur w Załączniku 1 standardu SPECTRUM.

23 Grupy i jednostki informacji załącznik 1 Struktura dokumentu 1. Grupy informacji Grupy dotyczące obiektu Grupy dotyczące procedur Grupy zarządzania rekordem 2. Lista preferowanych i niepreferowanych nazw jednostek informacji 3. Jednostki informacji

24 Grupy i jednostki informacji załącznik 1 Grupy dotyczące obiektu Informacje o audycie obiektu Informacje o zebraniu obiektu Informacje o stanie zachowania i ocenie technicznej obiektu Informacje o konserwacji i zabiegach, którym poddano obiekt Informacje opisujące obiekt Informacje o historii i powiązaniach obiektu Informacje identyfikujące obiekt Informacje o lokalizacji obiektu Informacje o obiekcie udzielone przez właściciela Informacje o wytworzeniu obiektu Informacje o wymaganiach dotyczących obiektu Informacje o prawach do obiektu Informacje o uzyskiwaniu praw do obiektu Informacje o udzielaniu praw do obiektu Informacje o użytkowaniu obiektu Informacje o wycenie obiektu Informacje o obiekcie udzielone przez widza

25 Grupy i jednostki informacji załącznik 1 Grupy dotyczące procedur Wspólne jednostki proceduralne Informacje o nabyciu Informacje o audycie Informacje o kontroli stanu zachowania/ocenie technicznej Informacje o konserwacji i zabiegach Informacje o zbyciu Informacje o ubezpieczeniu Informacje o braniu w wypożyczenie Informacje o dawaniu w wypożyczenie Informacje o braku/uszkodzeniu Informacje o przemieszczeniu Informacje o wejściu obiektu Informacje o wyjściu obiektu Informacje o procesie Informacje o wycenie Informacje o użytkowaniu zbiorów Informacje o adresie Informacje o dacie Informacje o lokalizacji Informacje o organizacji Informacje o społeczności Informacje o osobie Informacje o miejscu

26 Grupy i jednostki informacji załącznik 1 Historia zmian Wykorzystanie i udostępnianie informacji Informacje o rekordzie Informacje o referencji Grupy dotyczące rekordu

27 Grupy i jednostki informacji załącznik 1 Budowa jednostki informacji Nazwa jednostki informacji (w nawiasie podany zapis w oryginale) Charakterystyka (opis) jednostki informacji

28 Grupy i jednostki informacji załącznik 1 Budowa grupy informacji Nazwa grupy informacji (w nawiasie podany zapis w oryginale) Opis zastosowania grupy informacji Nazwy jednostek informacji wchodzących w skład grupy informacji

29 Grupy i jednostki informacji załącznik 1 Informacje o obiekcie udzielone przez właściciela (Object owner s contribution information) Użyj w celu zapisania informacji o obiekcie udzielonych przez poprzedniego właściciela. W celu dokumentacji procesu użyj grupy Informacje o użytkowaniu zbiorów. Powiąż z odnośnymi Informacjami o użytkowaniu zbiorów, korzystając z jednostki informacji Badanie/użycie obiektu numer referencyjny lub Wystawa numer referencyjny. Jednostki informacji: Właściciel osobiste doświadczenie (Owner s personal experience) Właściciel stosunek osobisty (Owner s personal response) Właściciel referencje (Owner s reference) Właściciel nota o wkładzie (Owner s contribution note)

30 Grupy i jednostki informacji załącznik 1 Właściciel osobiste doświadczenie (Owner's personal experience) Definicja: Opis, jak i dlaczego konkretny obiekt bądź grupa obiektów są bądź były według posiadanej wiedzy szczególnie ważne dla poprzedniego właściciela. Jak zapisywać: Zastosuj normalną gramatykę i interpunkcję. Zapis może zawierać: powód dla którego obiekt był szczególnie istotny dla ich życia powód dla którego właściciel pozyskał obiekt lub zdecydował się go sprzedać, darować bądź zapisać (przekazać potomności); wspomnienie wydarzenia, sytuacji lub inne wspomnienie przywoływane przez obiekt. Jeśli doświadczenie wynika z refleksji bądź przypuszczeń odnośnie do znaczenia obiektu, stanowi opis stosunku emocjonalnego do obiektu lub znaczenia osobistego obiektu, zapisz te informacje w jednostce informacji Właściciel stosunek osobisty. Przykłady: używany do zabawy w dzieciństwie; ubrany w chwili przybycia do Wielkiej Brytanii Użycie: Zapisz tylko raz dla informacji o obiekcie od właściciela. Grupa informacji: Informacje o obiekcie udzielone przez właściciela.

31 Grupy i jednostki informacji załącznik 1 Właściciel stosunek osobisty (Owner s personal response) Definicja: Opis sposobu, w jaki poprzedni właściciel reagował intuicyjnie na obiekt. Jak zapisywać: Zastosuj normalną gramatykę i interpunkcję. Może zawierać jeden lub więcej typów osobistego stosunku, w tym: uczuć związanych z obiektem poza osobistym empirycznym poznaniem obiektu; dlaczego właściciel czuje się związany z obiektem lub traktuje go osobiście, jako specjalnie ważny; szerszy kontekst kulturowy, który wiąże z obiektem; aspekty obiektu, które jego zdaniem miały szczególne znaczenie artystyczne, historyczne bądź kulturowe; stosunek właściciela do obiektu z odmiennego kulturowego punktu widzenia, bądź przypuszczenia, co do tego, jakie obiekt mógł mieć znaczenie dla innej osoby z nim związanej, np. twórcy lub innego właściciela. Jeśli doświadczenie wynika z refleksji bądź domniemania nad ważnością obiektu, opisem emocji lub osobistego związku z zabytkiem, zapisz te informacje w Właściciel stosunek osobisty. Przykłady: Reprezentuje ostatnie pozostałości zapomnianego świata Użycie: Zapisz tylko raz dla informacji o obiekcie od właściciela. Grupa informacji: Informacje o obiekcie udzielone przez właściciela.

32 Grupy i jednostki informacji załącznik 1 Właściciel referencje (Owner s reference) Definicja: Dokumentacja wszelkich dodatkowych referencji do obiektu dostarczonych przez poprzedniego właściciela, dotyczących np.: wydarzenia, przedmiotu, dokumentu, osoby bądź organizacji. Jak zapisywać: Zastosuj normalną gramatykę i interpunkcję. Przykłady: Widoczna z obiektem na fotografii ślubnej Użycie: Zapisz tyle razy, ile jest to wymagane dla informacji o obiekcie od właściciela. Po weryfikacji może zostać opisane dokładniej przez personel organizacji. Grupa informacji: Informacje o obiekcie udzielone przez właściciela.

33 Grupy i jednostki informacji załącznik 1 Właściciel nota o wkładzie (Owner s contribution note) Definicja: Wszelkie obserwacje i spostrzeżenia do informacji o obiekcie od poprzedniego właściciela, które organizacja zamierza zapisać, np. sposób, w jaki informacja została uzyskana, lub wszelkie odnotowane rozbieżności. Jak zapisywać: Zastosuj normalną gramatykę i interpunkcję. Przykłady: Informacje pozyskane z nagranego na taśmę wywiadu Użycie: Zapisz tylko raz dla informacji o obiekcie od właściciela. Grupa informacji: Informacje o obiekcie udzielone przez właściciela.

34 Grupy i jednostki informacji załącznik 1 Informacje o obiekcie uzyskane od widza (Object viewer s contribution information) Użyj w celu zapisania informacji o obiekcie udzielonych przez osobę, która go ogląda. W celu dokumentacji szczegółów procesu użyj grupy Informacje o użytkowaniu zbiorów. Powiąż z odnośnymi Informacjami o użytkowaniu zbiorów przy użyciu jednostki informacji Badanie/użycie obiektu numer referencyjny lub Wystawa numer referencyjny. Jednostki informacji: Widz rola (Viewer s role) Widz osobiste doświadczenie (Viewer s personal experience) Widz stosunek osobisty (Viewer s personal response) Widz referencje (Viewer s reference) Widz nota o wkładzie (Viewer s contribution note)

35 Grupy i jednostki informacji załącznik 1 Widz rola (Viewer s role) Definicja: Rola widza w relacji do obiektu. Jak zapisywać: Użyj pojedynczego pojęcia, bez interpunkcji i wielkich liter. Prowadź listę standardowych pojęć. Przykłady: użytkownik; badacz; gość Użycie: Tyle razy, ile jest to konieczne dla Widz nota o wkładzie. Grupa informacji: Informacje o obiekcie uzyskane od widza.

36 Grupy i jednostki informacji załącznik 1 Widz osobiste doświadczenie (Viewer s personal experience) Definicja: Opis sposobu, w jaki widz reagował intuicyjnie na obiekt. Jak zapisywać: Zastosuj normalną gramatykę i interpunkcję. Może zawierać: powód dla którego obiekt był szczególnie istotny w życiu widza; wspomnienie wydarzenia, sytuacji lub inne wspomnienie przywoływane przez obiekt. Jeśli doświadczenie wynika z refleksji bądź przypuszczeń odnośnie do znaczenia obiektu, stanowi opis stosunku emocjonalnego do obiektu lub znaczenia osobistego obiektu, zapisz te informacje w jednostce informacji Widz stosunek osobisty. Przykłady: Dokładnie jak obiekt, który posiadał mój dziadek, kiedy byłem chłopcem w starym kraju. Użycie: Zapisz tylko raz dla informacji o obiekcie od widza. Grupa informacji: Informacje o obiekcie uzyskane od widza.

37 Grupy i jednostki informacji załącznik 1 Widz stosunek osobisty (Viewer s personal response) Definicja: Opis sposobu, w jaki odbiorca reagował intuicyjnie na obiekt. Jak zapisywać: Zastosuj normalną gramatykę i interpunkcję. Może zawierać: uczucia związane z obiektem poza osobistym empirycznym poznaniem obiektu; dlaczego widz czuje się związany z obiektem lub traktuje go jako specjalnie dla niego ważny; szerszy kontekst kulturowy, który wiąże z obiektem; aspekty obiektu, które jego zdaniem miały szczególne znaczenie artystyczne, historyczne bądź kulturowe; jego stosunek do obiektu z punktu widzenia innego kulturowego punktu widzenia bądź przypuszczenia, co do tego, jakie obiekt mógł mieć znaczenie dla innej osoby z nim związanej, np. twórcy lub innego właściciela. Przykłady: Ważny przykład sztuki afrykańskiej. Użycie: Zapisz tylko raz dla informacji o obiekcie od widza. Grupa informacji: Informacje o obiekcie uzyskane od widza.

38 Grupy i jednostki informacji załącznik 1 Widz referencje (Viewer s reference) Definicja: Dokumentacja wszelkich dodatkowych referencji do obiektu dostarczonych przez odbiorcę, dotyczących np.: wydarzenia, przedmiotu, dokumentu, osoby bądź podmiotu. Jak zapisywać: Zastosuj normalną gramatykę i interpunkcję. Przykłady: Używał w trakcie pracy dla przedsiębiorstwa górniczego. Użycie: Zapisz tyle razy, ile jest to konieczne dla informacji o obiekcie od odbiorcy. Gdy zweryfikowane, może zostać opisane dokładniej przez personel organizacji. Grupa informacji: Informacje o obiekcie uzyskane od widza.

39 Grupy i jednostki informacji załącznik 1 Widz nota o wkładzie (Viewer s contribution note) Definicja: Wszelkie obserwacje i spostrzeżenia widza dotyczące informacji o obiekcie, które organizacja zamierza zapisać, np. sposób, w jaki informacja została uzyskana lub wszelkie odnotowane rozbieżności. Jak zapisywać: Zastosuj normalną gramatykę i interpunkcję. Przykłady: Widz uczestniczył w wydarzeniu Coming to Britain Użycie: Zapisz tylko raz dla informacji o obiekcie od widza. Grupa informacji: Informacje o obiekcie uzyskane od widza.