REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIASTA SIEDLCE

Transkrypt

1 Tekst ujednolicony wprowadzono zmiany: Zarządzeniem Nr 41/W/2015 z dn r. Zarządzeniem Nr 9/W/2016 z dn r. Zarządzeniem Nr 14/W/2016 z dn r. Zarządzeniem Nr 33/W/2017 z dn r. Zarządzeniem Nr 13/W/2018 z dn r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIASTA SIEDLCE Załącznik do Zarządzenia Nr 14/W/2014 Prezydenta Miasta Siedlce z dnia 22 kwietnia 2014 r. ROZDZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Siedlce określa jego organizację i zasady działania. 1 2 Ilekroć w Regulaminie, bez bliższego określenia, mowa jest o: 1) Mieście należy przez to rozumieć miasto Siedlce, będące gminą w rozumieniu ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym oraz miastem na prawach powiatu w rozumieniu ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym, 2) Radzie należy przez to rozumieć Radę Miasta Siedlce, 3) Prezydencie należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Siedlce, 4) Zastępcy Prezydenta należy przez to rozumieć Zastępcę Prezydenta Miasta Siedlce, 5) Sekretarzu należy przez to rozumieć Sekretarza Miasta Siedlce, 6) Skarbniku należy przez to rozumieć Skarbnika Miasta Siedlce, 7) Urzędzie należy przez to rozumieć Urząd Miasta Siedlce, 8) Wydziałach należy przez to rozumieć komórki organizacyjne Urzędu o tej nazwie oraz inne komórki organizacyjne działające na prawach wydziału, w tym Urząd Stanu Cywilnego, 9) referatach należy przez to rozumieć referaty Urzędu działające w strukturach Wydziału, 10) komórkach organizacyjnych należy przez to rozumieć: wydziały, referaty, stanowiska pełnomocnika Prezydenta, Miejskiego Rzecznika Konsumentów, Zespół Radców Prawnych, 11) naczelnikach należy przez to rozumieć naczelników wydziałów lub komórek organizacyjnych o innej nazwie działających na prawach wydziału, w tym kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, 12) miejskich jednostkach organizacyjnych należy przez to rozumieć: samorządową jednostkę budżetową, samorządową instytucję kultury, publiczny zakład opieki zdrowotnej - utworzone przez Miasto w celu realizacji jego zadań, nie wchodzącą w skład Urzędu i nie będącą spółką prawa handlowego. 1. Prezydent, jako organ wykonawczy Miasta realizuje zadania: 3

2 1) własne gminy i powiatu, 2) zlecone z zakresu administracji rządowej, 3) wynikające z porozumień zawartych z jednostkami samorządu terytorialnego lub administracji rządowej, 4) wynikające z ustaw szczególnych. 2. Prezydent wykonuje uchwały Rady i zadania Miasta przy pomocy Urzędu a także spółek z udziałem miasta i miejskich jednostek organizacyjnych Urząd jest jednostką organizacyjną Miasta działającą w formie jednostki budżetowej, działającą z mocy ustawy. 2. Siedzibą Urzędu jest Miasto Siedlce. 5 Urząd zapewnia Radzie warunki do wypełniania funkcji organu stanowiącego i kontrolnego Miasta Urząd dba o dobro mieszkańców, ustala i stosuje czytelne, jednoznaczne procedury, zapewnia terminową i profesjonalną realizację usług. 2. W swoich działaniach Urząd kieruje się Polityką Jakości Urzędu zgodną z normą PN-EN ISO 9001: , określoną zarządzeniem Prezydenta. 3. Jakość pracy Urzędu, jego zgodność z wymogami wynikającymi ze stosowanego systemu zarządzania jakością, skuteczność jego wdrażania i utrzymania stanowi przedmiot planowych audytów wewnętrznych a także oceny zewnętrznej. ROZDZIAŁ II ZASADY KIEROWANIA URZĘDEM 7 1. Kierownikiem Urzędu jest Prezydent, którym kieruje przy pomocy Zastępców Prezydenta, Sekretarza i Skarbnika. 2. Organem opiniodawczo doradczym Prezydenta jest Kolegium Prezydenta, którego zasady działania określa odrębne zarządzenie. 3. Zastępcy Prezydenta, Sekretarz i Skarbnik wykonują swoje kompetencje i zadania w granicach określonych niniejszym Regulaminem, odrębnymi zarządzeniami oraz imiennych pełnomocnictw i upoważnień. 4. W czasie nieobecności Prezydenta jego obowiązki pełni wyznaczony przez niego Zastępca Prezydenta lub Sekretarz. 5. Wykonywanie zadań Miasta przez Zastępcę Prezydenta w zastępstwie drugiego Zastępcy Prezydenta odbywać się może tylko w drodze powierzenia zadań przez Prezydenta odrębnym zarządzeniem lub imiennym pełnomocnictwem albo upoważnieniem. 6. Nadzór nad miejskimi jednostkami organizacyjnymi oraz spółkami z udziałem Miasta sprawuje Prezydent przy pomocy Zastępców Prezydenta, Sekretarza oraz właściwych wydziałów.

3 7. Bezpośrednie wskazanie nadzorów nad jednostkami oraz spółkami, o których mowa w ust. 6, określa Prezydent w Regulaminie oraz w odrębnych zarządzeniach. 8. Sprawowanie nadzoru nad miejskimi jednostkami organizacyjnymi obejmuje: 1) sprawowanie nadzoru merytorycznego nad działalnością, a w szczególności: a) realizację zadań statutowych, regulaminowych oraz określonych uchwałami Rady, b) realizację gospodarki finansowej pod względem gospodarności, celowości i rzetelności, c) wykonanie budżetu, d) prawidłowość gospodarowania powierzonym mieniem, e) zgodność wykonywanych zadań z obowiązującymi przepisami, f) realizację zaleceń i wniosków pokontrolnych z przeprowadzanych kontroli zewnętrznych, g) realizację zarządzeń Prezydenta, h) monitorowanie prawidłowości realizacji procesu inwestycyjnego w zakresie rzeczowym, na etapie projektu i realizacji zadania inwestycyjnego, na każdym etapie realizacji tego procesu, 2) przeprowadzanie kontroli zarządczej zgodnie z zasadami określonymi w odrębnym zarządzeniu Prezydenta. 9. Prezydent w drodze odrębnego zarządzenia, określi szczegółowe zasady nadzoru właścicielskiego nad spółkami z udziałem Miasta. 8 Do zadań Zastępców Prezydenta należy w szczególności: 1) współpraca z Radą i jej komisjami, 2) współdziałanie z innym Zastępcą Prezydenta, Sekretarzem, Skarbnikiem oraz komórkami organizacyjnymi w zakresie powierzonych spraw, 3) reprezentowanie Urzędu w roboczych kontaktach zewnętrznych, w tym prowadzonych negocjacjach w obrocie cywilno-prawnym, 4) nadzór i koordynacja pracy podległych im wydziałów, 5) wydawanie decyzji administracyjnych w imieniu Prezydenta w granicach upoważnienia oraz nadzorowanie wydawania takich decyzji przez podległych pracowników, posiadających upoważnienia Prezydenta, 6) zapewnianie prawidłowego, terminowego i zgodnego z prawem wykonywania zadań przez podległe wydziały, 7) organizowanie i nadzorowanie przygotowania materiałów i projektów rozstrzygnięć dla Rady, jej komisji i Prezydenta, 8) odpowiedzi na interpelacje radnych, w zakresie udzielonych przez Prezydenta pełnomocnictw lub upoważnień, 9) efektywne, oszczędne i celowe gospodarowanie środkami budżetu Miasta i składnikami mienia komunalnego, 10) przyjmowanie i podpisywanie korespondencji w sprawach niezastrzeżonych do właściwości Prezydenta, 11) sprawowanie bieżącego nadzoru nad wydziałami i podległymi miejskimi jednostkami organizacyjnymi w zakresie pozyskiwania środków z programów pomocowych krajowych i zagranicznych,

4 12) zabieganie w uzgodnieniu ze Skarbnikiem o należne Miastu i możliwe do otrzymania: dotacje celowe z budżetu państwa, dotacje z funduszów celowych, pożyczki i kredyty preferencyjne, granty i środki finansowe z innych źródeł, 13) uczestnictwo w przeglądach systemu zarządzania jakością i podejmowanie działań zmierzających do zapewnienia prawidłowej realizacji Polityki Jakości Urzędu, 14) składanie oświadczeń woli w imieniu Miasta w zakresie udzielonych pełnomocnictw, 15) reprezentowanie Miasta w czasie uroczystości i spotkań oficjalnych w zakresie uzgodnionym z Prezydentem, 16) udzielanie wywiadów i informacji dotyczących Miasta w zakresie ustalonym przez Prezydenta, 17) przyjmowanie interesantów w sprawach będących w zakresie działania nadzorowanych wydziałów oraz w sprawach skarg i wniosków Sekretarz organizuje i nadzoruje funkcjonowanie Urzędu oraz prowadzi sprawy Miasta powierzone przez Prezydenta. 2. Do zadań Sekretarza należy w szczególności: 1) ustalanie szczegółowych zasad organizacji pracy Urzędu, 2) nadzorowanie realizacji uchwał Rady i zarządzeń Prezydenta dotyczących Urzędu, 3) dokonywanie wspólnie z Prezydentem i właściwym zastępcą Prezydenta ocen pracy naczelników, 4) kształtowanie sprawnego systemu komunikacji wewnętrznej oraz zapewnienie właściwego obiegu dokumentów i informacji, 5) nadzorowanie prawidłowości i terminowości załatwiania w Urzędzie indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej oraz skarg i wniosków, 6) zapewnienie prawidłowego przebiegu procesów legislacyjnych w Urzędzie, 7) rozwijanie i koordynowanie procesu informatyzacji Urzędu, 8) nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy w Urzędzie, 9) organizacyjno-techniczne przygotowanie na szczeblu Miasta wyborów Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, do Sejmu i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej, do Parlamentu Europejskiego, do organów samorządu terytorialnego oraz referendów. 3. Sekretarz administruje funduszem socjalnym w Urzędzie Skarbnik, jako Główny Księgowy Budżetu, organizuje i nadzoruje bieżącą działalność finansową Miasta oraz uczestniczy w tworzeniu programów rozwoju Miasta w zakresie finansów. 2. Do zadań Skarbnika należy w szczególności: 1) proponowanie założeń do polityki finansowej Miasta, 2) nadzorowanie prac dotyczących przygotowania i realizacji budżetu Miasta, zapewnienie bieżącej kontroli jego wykonania, 3) zapewnienie prowadzenia prawidłowej sprawozdawczości budżetowej, 4) wykonywanie powierzonych przez Prezydenta obowiązków głównego księgowego Urzędu,

5 5) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, udzielanie innym osobom upoważnień do wykonywania kontrasygnaty, 6) sprawowanie nadzoru nad służbami finansowymi Urzędu. ROZDZIAŁ III ORGANIZACJA URZĘDU Urząd dzieli się na wydziały. 2. W wydziałach mogą być tworzone referaty, stanowiska zastępcy naczelnika oraz samodzielne stanowiska pracy jedno- i wieloosobowe. 3. Strukturę wewnętrzną wydziałów i innych komórek organizacyjnych, ich szczegółowe zakresy działania oraz liczbę stanowisk pracy niezbędnych do realizacji zadań określa odrębne zarządzenie. 4. Na czas niezbędny do przeprowadzenia określonego rodzaju spraw może być utworzone stanowisko pełnomocnika. 5. Stanowisko pełnomocnika może być utworzone w ramach wydziału lub poza strukturą wydziałową. W przypadku utworzenia takiego stanowiska w ramach wydziału, pełnomocnik w sprawach realizacji powierzonych zadań podlega Prezydentowi, a w sprawach organizacyjno-kadrowych naczelnikowi. W przypadku utworzenia stanowiska poza strukturą wydziałową, pełnomocnik w sprawach realizacji powierzonych zadań podlega Prezydentowi, a w sprawach organizacyjno-kadrowych Sekretarzowi. 6. Zakres zadań pełnomocnika w ramach wydziału określa naczelnik. W przypadku utworzenia stanowiska poza strukturą wydziałową zakres jego czynności określa zarządzenie o utworzeniu stanowiska pełnomocnika. 7. Do rozwiązywania szczególnych problemów związanych z funkcjonowaniem Miasta, Prezydent tworzy doraźne lub stałe zespoły zadaniowe. 8. W skład zespołów mogą wchodzić pracownicy Urzędu oraz osoby (eksperci) spoza Urzędu. 9. Pracę zespołów zadaniowych organizują i za jej wyniki odpowiadają przewodniczący zespołów. 10. Pracownicy wyznaczeni do pracy w zespołach, w zakresie zadań powierzonych zespołowi podlegają przewodniczącemu zespołu W skład Urzędu wchodzą następujące wydziały: 1) Gabinet Prezydenta, 2) Wydział Edukacji, 3) Wydział Finansowy, 4) Wydział Audytu i Kontroli, 5) Wydział Organizacyjny, 6) Wydział Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa, 7) Wydział Spraw Obywatelskich, 8) Wydział Gospodarki Komunalnej, 9) Wydział Programów Rozwojowych, 10) Wydział Polityki Społecznej,

6 11) Wydział Dróg, 12) Wydział Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami, 13) Urząd Stanu Cywilnego, 14) Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego. 2. W Urzędzie poza strukturą wydziałową działają, bezpośrednio podporządkowani Prezydentowi: 1) Miejski Rzecznik Konsumentów, który wykonuje zadania samorządu powiatowego w zakresie ochrony praw konsumentów; 2) Zespół Radców Prawnych, w skład którego wchodzą samodzielne stanowiska radców prawnych. 3) W Urzędzie funkcjonują następujące stanowiska Pełnomocnika Prezydenta: 1) ds. Ochrony Informacji Niejawnych, 2) ds. Systemu Zarządzania Jakością, 3) ds. rozwiązywania problemów uzależnień. 4) Kierownik Referatu Geodezji Geodeta Miasta jest bezpośrednio podporządkowany Prezydentowi. 5) Schemat organizacyjny Urzędu przedstawia załącznik do niniejszego Regulaminu. 13 Do podstawowych zadań komórek organizacyjnych Urzędu należą w szczególności sprawy z zakresu: 1) Gabinet Prezydenta a) obsługi organizacyjnej działalności Prezydenta i Zastępców Prezydenta, b) kreowania wizerunku i promocji Miasta, c) koordynacji i prowadzenia współpracy w zakresie kontaktów z miastami partnerskimi, d) kontaktów ze środkami masowego przekazu, e) współorganizacji imprez z udziałem władz Miasta, f) współpracy ze związkami i stowarzyszeniami, których Miasto jest członkiem, g) pozyskiwania i obsługi inwestorów; 2) Wydział Edukacji a) zakładania i prowadzenia miejskich jednostek oświatowo-wychowawczych, b) ustalania sieci publicznych szkół i przedszkoli, c) udzielania dotacji niepublicznym przedszkolom, szkołom i placówkom, d) nadzoru nad miejskimi jednostkami oświatowo-wychowawczymi w zakresie spraw organizacyjnych i administracyjnych, e) dofinansowania doskonalenia zawodowego nauczycieli oraz organizacji systemu doradztwa zawodowego, f) obsługi systemów pomocy materialnej o charakterze socjalnym i motywacyjnym, g) obsługi projektów edukacyjnych; 3) Wydział Finansowy a) planowania budżetu i gospodarki finansowej Miasta, b) prowadzenia zadań z zakresu sprawozdawczości budżetowej, c) podatków i opłat lokalnych, d) prowadzenia rachunkowości budżetowej Miasta,

7 e) udzielania pomocy publicznej dla przedsiębiorców, f) udzielania zamówień publicznych; 4) Wydział Audytu i Kontroli a) realizacji działań kontrolnych w Urzędzie i miejskich jednostkach organizacyjnych, b) prowadzenia audytu wewnętrznego, c) koordynacji kontroli zarządczej, d) nadzorowania wykonania zaleceń pokontrolnych kontroli zewnętrznych; 5) Wydział Organizacyjny a) organizacji i funkcjonowania Urzędu, b) obsługi administracyjno-gospodarczej Urzędu, c) organizacji obsługi interesantów, d) organizacyjno technicznego przygotowana wyborów do organów przedstawicielskich i referendów, e) informatyzacji Urzędu oraz koordynacji informatyzacji miejskich jednostek organizacyjnych, f) zapewnienia obsługi kancelaryjno-biurowej Rady i jej Komisji, g) udzielania radnym pomocy w wykonywaniu ich mandatu, h) spraw kadrowych, i) prowadzenia kancelarii ogólnej, j) opracowywania, zabezpieczania i udostępniania zasobu archiwalnego; 6) Wydział Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa a) studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego miasta Siedlce, b) miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, c) warunków zabudowy i zagospodarowania terenu, d) ustalenia lokalizacji inwestycji celu publicznego, e) ochrony zabytków i opieki nad zabytkami, f) wykonywania zadań administracji architektoniczno budowlanej; 7) Wydział Spraw Obywatelskich a) ewidencji ludności i meldunków, b) wydawania dowodów osobistych, c) prowadzenie kwalifikacji wojskowej, d) rejestracji pojazdów i wydawania praw jazdy, e) nadzoru nad ośrodkami szkolenia kierowców i stacjami kontroli pojazdów, f) ewidencji działalności gospodarczej, g) wydawania zezwoleń na sprzedaż alkoholu, h) wydawania uprawnień w zakresie krajowego transportu drogowego, i) wydawanie zezwoleń na linie komunikacyjne; 8) Wydział Gospodarki Komunalnej a) infrastruktury komunalnej, b) gospodarowania mieszkaniowym zasobem Miasta oraz lokalami użytkowymi, c) utrzymania czystości i porządku, d) cmentarzy miejskich, e) ochrony środowiska i przyrody oraz gospodarki wodnej, f) zieleni miejskiej i zadrzewień,

8 g) odpadów komunalnych, h) zaopatrzenia w energię elektryczną i cieplną oraz gaz, i) lokalnego transportu zbiorowego, j) koordynacji rozkładów jazdy w transporcie drogowym, k) targowisk, l) zabezpieczenia interesów Miasta w spółkach z udziałem Miasta; 9) Wydział Programów Rozwojowych a) integracji europejskiej, b) programów gospodarczych Miasta oraz Strategii Miasta, c) pozyskiwania i rozliczania zewnętrznych środków pomocowych, d) planowania i prowadzenia inwestycji komunalnych; 10) Wydział Polityki Społecznej a) kultury, w tym organizacji instytucji kultury i bibliotek, b) kultury fizycznej i turystyki, w tym terenów rekreacyjnych i urządzeń sportowych, c) ochrony zdrowia, w tym organizacji samodzielnego publicznego zakładu opieki zdrowotnej, d) pomocy społecznej, w tym organizacji jednostek organizacyjnych pomocy społecznej, e) rehabilitacji zawodowej osób niepełnosprawnych, f) polityki prorodzinnej, g) współpracy z organizacjami pozarządowymi, h) nadzoru nad miejskimi instytucjami kultury i SPZOZ; 11) Wydział Dróg a) zarządzania drogami na terenie Miasta, b) organizacji ruchu drogowego, c) sporządzana koncepcji i projektów budowlanych dróg, d) wykonywania inwestycji drogowych; e) uzgadniania dokumentacji projektowej obiektów drogowych planowanych do realizacji, f) inżynierii ruchu, g) oświetlenia ulicznego i kanalizacji deszczowej, h) zimowego utrzymania dróg, i) wydawania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego, j) prowadzenia ewidencji dróg, k) utrzymanie nawierzchni drogi, chodników, drogowych obiektów inżynierskich, urządzeń zabezpieczających ruch i innych urządzeń związanych z drogą, 12) Wydział Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami a) gospodarowania nieruchomościami Miasta, miasta na prawach powiatu i Skarbu Państwa, b) nabywania nieruchomości, c) podziałów nieruchomości, d) scalania i podziałów nieruchomości, e) wywłaszczania nieruchomości, f) zwrotów nieruchomości, g) opłat adiacenckich,

9 h) prowadzenia zasobu geodezyjnego i kartograficznego, w tym ewidencji gruntów i budynków, i) koordynacji usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu, j) prowadzenia ewidencji miejscowości, ulic i adresów, k) komunalizacji mienia; 13) Urząd Stanu Cywilnego a) sporządzania aktów stanu cywilnego, b) rejestracji urodzeń, małżeństw i zgonów, c) organizowania uroczystości jubileuszowych urodzeń i małżeństw, d) zmiany imion i nazwisk oraz ustalania ich pisowni, e) prowadzenia archiwum aktów stanu cywilnego; 14) Zespół Radców Prawnych wykonywania obsługi prawnej w rozumieniu art. 4 i 6 ustawy o radcach prawnych, a w szczególności: a) udzielania porad i konsultacji prawnych, b) sporządzania opinii prawnych, c) opiniowania projektów aktów prawnych oraz umów i porozumień zawieranych przez Miasto, d) zastępstwa prawnego Miasta, Skarbu Państwa, Prezydenta oraz Urzędu przed sądami i urzędami oraz innymi organami orzekającymi, e) prowadzenie sądowych postępowań egzekucyjnych, f) sygnalizowania nowych uregulowań prawnych; 15) Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego a) obrony cywilnej, b) zarządzania kryzysowego, c) porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli, d) ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej, e) planu operacyjnego funkcjonowania Miasta w okresie zagrożenia państwa i wojny, f) przygotowania Urzędu i spółek miejskich do działania w warunkach zagrożenia bezpieczeństwa państwa kryzysu i wojny, g) przygotowania służby zdrowia do funkcjonowania w warunkach zagrożenia bezpieczeństwa państwa (kryzysu) i wojny; 16) Miejski Rzecznik Konsumentów a) zapewnienia konsumentom bezpłatnego poradnictwa i informacji prawnej w zakresie ochrony ich interesów, b) prowadzenia edukacji konsumenckiej, c) występowania do przedsiębiorców w sprawach ochrony praw i interesów konsumenta, d) wytaczania powództw na rzecz konsumentów, e) współdziałania z właściwymi Urzędami oraz organizacjami konsumenckimi w sprawach dotyczących ochrony konsumentów. 17) Pełnomocnik Prezydenta Miasta ds. Ochrony Informacji Niejawnych ochrony informacji niejawnych; 18) Pełnomocnik Prezydenta Miasta ds. Systemu Zarządzania Jakością

10 doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością i nadzór nad jego prawidłowym funkcjonowaniem; 19) Pełnomocnik Prezydenta Miasta ds. rozwiązywania problemów uzależnień profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz zapobiegania narkomanii. ROZDZIAŁ IV ZASADY KIEROWANIA KOMÓRKAMI ORGANIZACYJNYMI Wydziałami kierują naczelnicy. 2. Urzędem Stanu Cywilnego kieruje kierownik. 3. Zastępcy naczelnika nadzorują bezpośrednio pracę wyodrębnionego zakresu działania wydziału. 4. W wydziałach, w których nie utworzono stanowiska zastępcy naczelnika, na czas nieobecności naczelnika zastępstwo pełni wyznaczony przez niego pracownik. 5. Pracą referatów kierują kierownicy. 6. Pracę Zespołu Radców Prawnych koordynuje wyznaczony przez Prezydenta Radca prawny Koordynator Naczelnicy zapewniają wykonywanie zadań wydziałów zgodnie z przepisami prawa i wymaganiami normy PN-EN ISO 9001: z uwzględnieniem interesów Miasta, miejskich jednostek organizacyjnych oraz indywidualnych interesów obywateli. 2. Do zadań naczelników należy w szczególności: 1) w zakresie programowania i planowania zadań: a) opracowanie planów finansowych do projektu budżetu, b) opracowywanie propozycji do planu pracy Rady, c) opracowywanie wniosków do projektów programów gospodarczych Miasta; 2) w zakresie organizacji i jakości pracy: a) ustalanie zadań i dokonywanie ich podziału między stanowiska pracy, w sposób gwarantujący równomierne ich obciążenie i właściwe wykorzystanie, b) sprawowanie bieżącej kontroli postępu prac powierzonych referatom i stanowiskom pracy, c) zapewnienie pełnego i szybkiego obiegu informacji wewnątrz wydziału, d) sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem przez pracowników wydziału przepisów dotyczących zamówień publicznych i ustawy ofinansach publicznych, e) utrzymanie i doskonalenie systemu zarządzania jakością; 3) w zakresie realizacji merytorycznych zadań wydziału: a) realizacja uchwał Rady oraz zarządzeń i poleceń Prezydenta, b) przygotowywanie projektów aktów prawnych wydawanych przez Prezydenta i Radę oraz innych opracowań wnoszonych pod obrady Rady i jej komisji, c) rozpatrywanie i przygotowywanie projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wnioski komisji Rady oraz na interpelacje i zapytania poselskie, d) rozpatrywanie i udzielanie wyjaśnień w sprawach skarg i wniosków z zakresu wydziału,

11 e) uczestnictwo w sesjach Rady i posiedzeniach komisji Rady zgodnie z dyspozycją Prezydenta, Zastępcy Prezydenta, Sekretarza lub Skarbnika, f) sprawowanie nadzoru nad miejskimi jednostkami organizacyjnymi w zakresie zleconym przez Prezydenta, g) załatwianie indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej, należących do zakresu zadań wydziału, h) ustalenie i stosowanie w wydziałach jednoznacznych procedur załatwiania spraw oraz zapewnienie jednolitej i wyczerpującej informacji o sposobie i terminach załatwiania spraw, i) zapewnienie prawidłowego i terminowego dekretowania spraw w elektronicznym obiegu dokumentów, j) prowadzenie dokumentacji zgodnie z instrukcją kancelaryjną; k) realizacja planu finansowego wydziału, l) wykonywanie kontroli wewnętrznej i zewnętrznej, m) prawidłowe stosowanie przez pracowników pieczęci urzędowych i pieczątek, n) udostępnianie informacji publicznej z zakresu działania wydziału, o) ochrona danych osobowych i informacji niejawnych, p) prowadzenie i aktualizacja baz danych w postaci zapisów elektronicznych według właściwości rzeczowej oraz współpraca z Referatem Informatyki w tym zakresie, q) wykonywanie zadań w zakresie obronności kraju i ochrony ludności, r) współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w celu realizacji zadań wymagających wzajemnych uzgodnień, s) współdziałanie z organami administracji publicznej, organizacjami społecznymi i pozarządowymi oraz zespolonymi służbami, strażami i inspekcjami, w zakresie działania swojego wydziału, t) współpraca z Biurem Obsługi Interesanta, w szczególności, w zakresie funkcjonowania systemu rejestracji i obiegu dokumentów oraz kompetentnej i kulturalnej obsługi interesantów; 4) w zakresie spraw pracowniczych i dyscypliny pracy: a) udzielanie urlopów wypoczynkowych i nadzór nad ich wykorzystaniem zgodnie z przepisami prawa pracy, b) ustalanie potrzeb szkoleniowych pracowników wydziału, c) dokonywanie okresowych ocen podległych pracowników, d) zapewnienie przestrzegania przez pracowników postanowień regulaminów obowiązujących w Urzędzie, e) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych. 3. Zakres zadań kierownika referatu, określa bezpośredni przełożony w zakresie czynności. 16 Naczelnicy są uprawnieni do: 1) określania w karcie opisu stanowiska pracy wymogów dla danego stanowiska oraz zakresów czynności podległych pracowników, 2) wydawania poleceń podległym pracownikom i kontrolowania sposobu ich wykonywania,

12 3) wnioskowania o nagradzanie lub karanie pracowników Jeżeli sprawa należy do właściwości dwóch lub więcej wydziałów bądź nie jest przypisana żadnemu z wydziałów, odpowiedzialnym za jej załatwienie jest wydział wyznaczony przez Sekretarza w porozumieniu z nadzorującym bądź nadzorującymi: Prezydentem, Zastępcą Prezydenta lub Skarbnikiem. 2. W przypadku gdy wydział uznaje się za niewłaściwy do załatwienia sprawy, zobowiązany jest do ustalenia w sposób nie budzący wątpliwości, wydziału właściwego rzeczowo do załatwienia sprawy. Jeżeli ustalenie takie nie jest możliwe, sprawę w terminie 3 dni należy przekazać Sekretarzowi, który w trybie ust. 1 wyznacza wydział właściwy do załatwienia sprawy. ROZIAŁ V ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI 18 Prezydent osobiście podpisuje: 1) pisma kierowane do Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Sejmu i Senatu, Prezesa Rady Ministrów i Ministrów oraz przedstawicielstw dyplomatycznych i organów miast innych państw, 2) pisma i dokumenty kierowane do kierowników administracji rządowej i samorządowej, 3) pisma kierowane do posłów i senatorów, 4) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wnioski Komisji Rady, 5) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące Zastępców Prezydenta oraz naczelników, 6) każdorazowo zastrzeżone przez Prezydenta do jego podpisu, 7) inne pisma i decyzje zastrzeżone do bezpośredniej kompetencji Prezydenta odrębnymi przepisami lub mające ze względu na swój charakter specjalne znaczenie. 19 Zastępcy Prezydenta, Sekretarz i Skarbnik podpisują: 1) korespondencję kierowaną do zastępców kierowników terenowej administracji rządowej i samorządowej w sprawach powierzonych im przez Prezydenta, 2) korespondencję kierowaną do kierowników miejskich jednostek organizacyjnych, których zakres działania związany jest z merytorycznym nadzorem, wykonywanym w ramach udzielonych przez Prezydenta upoważnień, 3) decyzje i inną korespondencję w ramach odrębnych upoważnień udzielonych przez Prezydenta oraz dokonują wstępnej aprobaty korespondencji i dokumentów wymienionych w 18, a dotyczących nadzorowanych problemów. 20 Naczelnicy podpisują: 1) decyzje administracyjne, postanowienia i zaświadczenia z zakresu administracji publicznej w ramach upoważnienia udzielonego przez Prezydenta,

13 2) korespondencję w sprawach prowadzonych przez wydział, kierowaną do podmiotów zewnętrznych, a nie zastrzeżoną do kompetencji i podpisu Prezydenta i Zastępców Prezydenta oraz wstępnie aprobują korespondencję i decyzje przedkładane do podpisu Prezydenta i Zastępców Prezydenta. ROZDZIAŁ VI PODSTAWOWE ZASADY PLANOWANIA PRACY Organizacja pracy Urzędu i kontrola wykonania zadań odbywa się na podstawie: 1) planów pracy Rady i Komisji Rady; 2) uchwał Rady i zarządzeń Prezydenta, a w szczególności dotyczących: - budżetu Miasta, - programów gospodarczych, 3) realizacji zadań własnych Miasta służących zaspokajaniu zbiorowych potrzeb wspólnoty określonych ustawą o samorządzie gminnym i innymi ustawami szczególnymi oraz zadań zleconych i powierzonych Miastu, 4) załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej. 2. Sposób przygotowania i opiniowania projektów uchwał Rady z inicjatywy Prezydenta określa odrębne zarządzenie W celu zapewnienia pełnej i terminowej realizacji zadań oraz zachowania wzajemnych relacji z innymi komórkami organizacyjnymi i miejskimi jednostkami organizacyjnymi, naczelnicy w porozumieniu z tymi jednostkami mogą opracować plany pracy wydziałów. 2. Plany pracy opracowuje się na okresy roczne lub półroczne, w zależności od zakresu rzeczowego i charakteru zadań. 3. Plan pracy winien służyć naczelnikowi do nadzoru i kontroli wykonania zadań wyznaczonych poszczególnym stanowiskom oraz do ustalenia i realizacji zakresu współdziałania z innymi komórkami organizacyjnymi i miejskimi jednostkami organizacyjnymi w sprawach objętych planem. ROZDZIAŁ VII ORGANIZACJA PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIA I ZAŁATWIANIA INDYWIDUALNYCH SPRAW 23 Porządek wewnętrzny i rozkład czasu pracy Urzędu, w sposób zapewniający interesantom dogodne załatwianie spraw, określa Regulamin Pracy Urzędu Pracownicy Urzędu zobowiązani są przyjmować interesantów codziennie w obowiązującym czasie pracy Urzędu. 2. W kontaktach z interesantami pracowników obowiązuje zachowanie uprzejmości i życzliwości oraz rzetelne wyjaśnianie trybu i sposobu załatwiania ich spraw.

14 3. Przy rozpatrywaniu i załatwianiu indywidualnych spraw interesantów, pracownicy obowiązani są przestrzegać zasad określonych Kodeksem postępowania administracyjnego. 4. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie, określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. 5. W Urzędzie stosuje się jednolity rzeczowy wykaz akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki. 6. Komórki organizacyjne rejestrują pisma przy użyciu oprogramowania informatycznego, ilustrującego obieg dokumentów w Urzędzie. 7. Zasady postępowania z dokumentacją niejawną określają przepisy szczególne. ROZDZIAŁ VIII ZASADY ORGANIZACJI, PRZYJMOWANIA, ROZPATRYWANIA I ZAŁATWIANIA SKARG I WNIOSKÓW Rozpatrywanie oraz załatwianie skarg i wniosków odbywa się zgodnie z postanowieniami Kodeksu postępowania administracyjnego oraz przepisami szczególnymi. 2. Nadzór nad przyjmowaniem, rozpatrywaniem i załatwianiem skarg i wniosków sprawuje Sekretarz z wyłączeniem spraw dotyczących kierowników miejskich jednostek organizacyjnych. 3. Skargi i wnioski podlegają obowiązkowej rejestracji w centralnych rejestrach skarg i wniosków prowadzonych przez Wydział Organizacyjny. 4. Szczegółowy tryb postępowania ze skargami i wnioskami składanymi do Urzędu a także przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków określa odrębne zarządzenie. ROZDZIAŁ IX ORGANIZACJA DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ 26 Głównym celem kontroli wykonywanej przez Urząd jest sprawdzanie prawidłowości i sprawności działania, badanie zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa, gospodarności i celowości wydatkowania środków finansowych oraz ujawnianie niewykorzystanych rezerw w gospodarce mieniem System kontroli w Urzędzie obejmuje: 1) samokontrolę, 2) kontrolę wewnętrzną, 3) kontrolę zewnętrzną, 4) kontrolę finansową 5) audyt wewnętrzny, 6) nadzór nad miejskimi jednostkami organizacyjnymi oraz spółkami z udziałem Miasta, 7) nadzór sprawowany przez Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Skarbnika, Sekretarza zgodnie z podziałem kompetencji i zadań.

15 2. Kontrole zewnętrzne prowadzone są w Urzędzie i miejskich jednostkach organizacyjnych jako: 1) kompleksowe obejmujące realizację całokształtu zadań kontrolowanych jednostek, 2) problemowe obejmujące ocenę realizacji wybranego zagadnienia lub grupy zagadnień, 3) doraźne obejmujące ocenę całokształtu lub wycinka działalności kontrolowanych jednostek, w przypadku stwierdzenia zaniedbań, uzasadniających natychmiastową ingerencję, 4) sprawdzające obejmujące ocenę stopnia realizacji zaleceń i wniosków wydanych w wyniku przeprowadzonych uprzednio kontroli. 28 Kontrolę zewnętrzną w miejskich jednostkach organizacyjnych sprawują: 1) wydziały wykonujące zadania w zakresie nadzoru, 2) wydział Audytu i Kontroli, 3) zespoły powoływane doraźnie w zakresie ustalonym przez Prezydenta Zakres i sposób wykonania kontroli oraz uprawnienia kontrolne, każdorazowo ustala Prezydent w drodze zarządzenia. 2. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się materiały pokontrolne, protokół kontroli oraz projekt oceny wyników kontroli wraz z zaleceniami pokontrolnymi lub innymi wnioskami, które przedstawia się Prezydentowi. 3. Koordynację kontroli sprawuje Naczelnik Wydziału Audytu i Kontroli - Audytor wewnętrzny. 4. Naczelnicy obowiązani są współdziałać z Wydziałem Audytu i Kontroli w zakresie planowania i wykonywania kontroli oraz oceny wyników przeprowadzonych kontroli. 30 Organizację kontroli zarządczej w Urzędzie i miejskich jednostkach organizacyjnych określa odrębne zarządzenie. ROZDZIAŁ X PRZEPISY KOŃCOWE Sprawy nieuregulowane w niniejszym Regulaminie, Statucie Miasta oraz odrębnymi ustawami, a dotyczące funkcjonowania oraz wykonywania zadań przez Urząd, zasad nadzoru, kontroli i współdziałania z miejskimi jednostkami organizacyjnymi określa się odrębnymi zarządzeniami. 2. W drodze odrębnych zarządzeń Prezydent określi w szczególności: 1) zakresy działania wydziałów i równorzędnych komórek organizacyjnych Urzędu, 2) Regulamin Pracy Urzędu, 3) podział zadań pomiędzy Prezydenta i Zastępców Prezydenta, 4) Kolegium Prezydenta, 5) Politykę Jakości Urzędu, 6) sposób prowadzenia czynności kancelaryjnych,

16 7) Regulamin wynagradzania pracowników Urzędu zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, 8) procedurę naboru na wolne stanowiska urzędnicze, 9) Regulamin przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę, 10) Regulamin przeprowadzania okresowej oceny pracowników samorządowych, 11) zasady ułatwiania podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników, 12) procedury szkoleń pracowników Urzędu, 13) pieczęci stosowanych w Urzędzie oraz przez miejskie jednostki organizacyjne, 14) zasady udostępniania informacji publicznej będącej w posiadaniu Urzędu oraz zasady anonimizacji udostępnianych danych, 15) koszty wykonania kopii dokumentów, 16) Regulamin udzielania zamówień publicznych, 17) sposób przeprowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie i miejskich jednostkach organizacyjnych, 18) rozpatrywania skarg i wniosków oraz przyjęć obywateli w sprawie skarg i wniosków, 19) instrukcję postępowania przy udzielaniu pracownikom upoważnień do przetwarzania danych osobowych oraz do wydawania decyzji administracyjnych, 20) wykaz miejskich jednostek organizacyjnych, 21) szczegółowe zasady nadzoru właścicielskiego nad spółkami z udziałem Miasta, 22) Regulamin gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Urzędzie.