MATERIAŁY SZKOLENIOWE

Transkrypt

1 MATERIAŁY SZKOLENIOWE Rozliczanie projektów współfinansowanych z RPOWP na lata w systemie SL2014 EFRR Witamy serdecznie na szkoleniu! Zanim rozpoczniemy mamy dla Ciebie łamigłówkę. Znajdź 9 ukrytych słów związanych z funduszami. Powodzenia! P A P T E A M W K N I J R A S H F S E K N C I L Y T P K S U N A O O N R R A O D O U R R E W O Ź I O W L Y T R A D N N T A A T N G Ł U I W A C W E O I O K K N C J E T K A Ś T Z V J A B W A P Ć G X V A

2 Szanowni Państwo, Dziękujemy za udział w szkoleniu. Przedstawiamy krótką informację opisową nt. systemu SL2014 zawierającą podsumowanie najważniejszych informacji nt. pracy w systemie SL2014. Przedstawiamy je w formie najczęściej zadawanych pytań przez uczestników/czki szkoleń, wyciągu z umowy oraz z podręcznika beneficjenta. Pamiętajmy najważniejszą lekturą oraz pomocą w trakcie pracy z systemem SL2014 jest wydany przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego Podręcznik Beneficjenta. Z poważaniem, Mirosław Ciołek Trener, CEO IP Inkubator Progress TEST WSTĘPNY/KOŃCOWY 1. Funkcja systemu Złóż wniosek oznacza także a) sprawdzenie b) zapisanie c) edytowanie 2. Jaka jest maksymalna wielkość załączników w systemie? a) 1 GB b) 20 MB c) 25 MB 3. Sprzedaż drewna pochodzącego z wycinki wykazywana jest w systemie jako a) dochód b) przychód c) jako zwrot d) jako dokument księgowy 4. Pole Wydatki ogółem obejmuje a) wydatki kwalifikowalne b) wydatki niekwalifikowalne c) wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne 5. Czy jeden dokument księgowy może być wykazywany w kilku zadaniach projektowych? a) Tak b) Nie 6. Wskaźniki produktu dotyczą efektów realizacji projektu. Jakich? a) niematerialnych b) materialnych 7. Loginem do systemu SL2014 jest a) login z LSI b) Pesel c) dowolny ciąg znaków wcześniej ustalony 8. Kolor pomarańczowy oznacza w systemie SL2014 a) błąd, ale możliwe jest złożenie wniosku b) błąd, ale niemożliwe jest złożenie wniosku 9. Wniosek o płatność podpisywany jest a) profilem zaufanym b) tylko przez kierownika jednostki c) pisemnie na wersji drukowanej 10. Do pisma tworzonego w SL2014 możliwe jest dodanie a) tylko 1 załącznika b) nieograniczonej liczby załączników 11. W przypadku projektu partnerskiego a) partnerzy nie obsługują SL2014 b) tylko partner wiodący obsługuje SL2014 c) żadna odpowiedź nie jest prawidłowa Strona 2

3 Co to jest system SL2014? System SL2014 jest systemem (stroną internetową) służącym rozliczaniu projektów dofinansowanych z funduszy europejskich w perspektywie finansowej Oficjalna jego nazwa to aplikacja głównego centralnego systemu teleinformatycznego. Zastąpił on tzw. Generatory Wniosków o Płatność. Poza możliwością składania wniosków o płatność służy prowadzeniu korespondencji z instytucją odpowiedzialną za weryfikację wniosków o płatność (Twoim opiekunem), a także przekazywaniu danych dotyczących planowanego harmonogramu płatności w projekcie, informacji o uczestnikach/czkach projektów miękkich, informacji o zamówieniach publicznych oraz zgłaszania personelu zaangażowanego w realizację Twojego projektu. Jeżeli realizujesz projekt dofinansowany z innego Programu Operacyjnego lub Regionalnego Programu Operacyjnego to jest ten sam system. Dlaczego muszę korzystać z systemu SL2014? Obowiązek stosowania z systemu SL2014 wynika z rozporządzeń Unii Europejskiej nakładających na instytucje wdrażające środki europejskie obowiązek stworzenia systemu informatycznego, a także z ustawy o zasadach realizacji programów operacyjnych polityki spójności dofinansowanych w perspektywie finansowej , wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata i wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS i FS. Obowiązek korzystania z SL2014 zapisany jest przede wszystkim w treści Twojej umowy o dofinansowanie projektu Czy jest instrukcja obsługi systemu SL2014? Tak. Wejdź na stronę wybierz ikonę Paragraf Zapoznaj się z prawem i dokumentami i wyszukaj dokument o nazwie Centralny system teleinformatyczny SL Podręcznik Beneficjenta. Jest to plik formatu PDF który jest instrukcją obsługi systemu SL2014. Celem dokumentu jest przybliżenie funkcjonalności SL2014 użytkownikom będącym osobami upoważnionymi przez beneficjentów do pracy w systemie. Niniejszy podręcznik to wersja horyzontalna przygotowana przez Departament Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej w Ministerstwie Rozwoju. Poza podręcznikiem masz możliwość przetestowania funkcji systemu za pomocą interaktywnego pliku PDF tzw. Instrukcji Multimedialnej Beneficjenta dostępnego na stronie instrukcja.sl2014.gov.pl PAMIĘTAJ! Sprawdź także czy Twoja instytucja nie wydała swojej wersji Podręcznika Beneficjenta uszczegółowienia podręcznika sprofilowanego do danego Programu Operacyjnego. W przypadku projektów współfinansowanych z EFRR RPO WP: Podręcznika Beneficjenta SL2014, załączniki do Podręcznika Beneficjenta SL2014 (m.in. zasady opisu faktur), dokumenty dostępne na stronie Strona 3

4 Jacy użytkownicy mają dostęp do systemu SL2014? System jest dostępny tylko i wyłącznie dla osób upoważnionych. Przy podpisywaniu umowy o dofinansowanie zostałeś zobowiązany zgłosić listę osób uprawnionych, które będą mogły wykonywać w imieniu Twojej instytucji czynności związane z realizacją projektu/projektów. W celu uzyskania dostępu do SL2014 przez Ciebie, bądź osoby upoważnione przez Ciebie do obsługi systemu należy wypełnić tzw. Wniosek o nadanie/zmianę/wycofanie dostępu dla osoby uprawnionej do SL2014. Strona 4

5 Uzupełniony i wydrukowany Wniosek podpisywany jest przez Osobę/Osoby uprawnione do reprezentowania Beneficjenta (np. burmistrz, wójt, rektor, prokurent, członek zarządu, itd.). Nie ma możliwości nadania uprawnień tylko do wybranych zakładek systemu. Należy zwrócić szczególną uwagę na fakt, iż osoby którym zostaną nadanie uprawnienia w systemie nabywają uprawnienie podejmowania w imieniu i na rzecz Beneficjenta decyzji, bez konieczności ich akceptacji przez przełożonych/zwierzchników. Jak zalogować się w systemie? System SL2014 dostępny jest pod adresem: Logowanie do systemu odbywa się z wykorzystaniem: Profilu Zaufanego (epuap) lub bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem. Strona 5

6 Posiadanie któregoś z powyższych narzędzi uwierzytelniających jest niezbędne do zalogowania się do systemu. Darmowym sposobem na uzyskanie dostępu osób upoważnionych przez Beneficjenta do działania w jego imieniu i na jego rzecz za pośrednictwem SL2014 jest założenie konta na platformie epuap oraz potwierdzenie Profilu Zaufanego przez osoby, które będą fizycznie przygotowywać wnioski o płatność. Pierwszym krokiem, jaki należy wykonać w tym celu, jest wejście na stronę i kliknąć na przycisk Zarejestruj się, aby rozpocząć proces rejestracji konta. Po przekierowaniu na kolejną stronę zostaniemy poproszeni o podanie danych osobowych takich jak: imię, nazwisko, login, hasło, e mail oraz numer PESEL. Po wybraniu Zarejestruj się użytkownik zostaje automatycznie zalogowany do systemu. Na podany przy zakładaniu konta adres zostaje wysłane powiadomienie informujące o tym, że użytkownik zarejestrował konto na platformie epuap. Następnie należy złożyć wniosek o utworzenie profilu zaufanego i w terminie 14 dni należy zgłosić się, z ważnym dowodem osobistym albo paszportem, do wybranego przez siebie Punktu Potwierdzającego w celu potwierdzenia tożsamości i Profilu Zaufanego. Możliwe jest także potwierdzenie tożsamości przez bankowość internetową. Po prawidłowym potwierdzeniu Profilu Zaufanego konto na epuap jest aktywne i może być wykorzystywane przez użytkownika do prawidłowego logowania i pracy w systemie SL2014. Więcej informacji na temat Profilu Zaufanego, a także aktualny wykaz Punktów Potwierdzających znajdują się pod adresem: W tym przypadku loginem i hasłem do Systemu SL2014 jest Twój login i hasło z platformy epuap. Nie udostępniaj nigdy i nikomu tych danych. Przed przystąpieniem do pracy w SL2014 upewnij się, czy korzystasz z aktualnej wersji przeglądarki. SL2014 gwarantuje prawidłowe wyświetlanie danych na najwyższych stabilnych wersjach (tj. w wersjach aktualnych oraz dwóch wersjach poprzedzających wersję aktualną) przeglądarek: Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer. Do czego służy przycisk Login i hasło na stronie głównej systemu? Ten przycisk wykorzystywany jest wyjątkowo i bardzo rzadko. Jeśli logowanie do systemu za pomocą profilu zaufanego jest niemożliwe z powodu niedostępności platformy epuap, w systemie uruchamiana jest Strona 6

7 alternatywna ścieżka logowania przy wykorzystaniu funkcji Login i hasło. Loginem jest Twój numer PESEL. System przeprowadzi Cię wtedy przez proces stworzenia hasła. Co z systemem SL2014 jeżeli realizuję/będę realizowała kilka różnych projektów UE? System SL2014 jest systemem ogólnopolskim. Jest taki sam dla wszystkich programów krajowych oraz 16 Regionalnych Programów Operacyjnych. Po zalogowaniu się do systemu będziesz miał/a do wyboru projekt na którym chcesz pracować. Dlaczego system sam się wylogował? Ze względów bezpieczeństwa system automatycznie wylogowuje użytkownika po upływie 20 minut jego bezczynności. Po zalogowaniu, po lewej stronie ekranu cały czas jest dostępny licznik pokazujący upływający czas do końca sesji pracy z przyciskiem umożliwiającym odświeżenie - wydłużenie czas pracy ponownie do 20 minut. Jak wygląda system po zalogowaniu? Po poprawnym nadaniu uprawnień, zalogowaniu otrzymujesz widok z listą Twoich projektów. Dostępne masz tutaj opcje dotyczące wielkości czcionki, języka, Twoich Danych, filtrowania projektów, ustawiania kolumn. Widoczny jest przede wszystkim Pasek Narzędzi. Są to kolorowe ikony odpowiadające modułom SL2014. Po najechaniu kursorem myszy na każdą z nich zobaczysz podpowiedź z nazwą modułu. Strona 7

8 Jak przejść do mojego projektu? Ekran Projekt jest to centralne miejsce Twojego projektu, poprzez który masz dostęp do wybranych zakładek odpowiadających różnym funkcjonalnościom systemu. W całym systemie, funkcję dostępną w tabeli możesz wybrać na dwa sposoby: Zaznaczenie danej pozycji w tabeli lewym klawiszem myszy, a następnie wybór określonej funkcji z paska narzędzi Zaznaczenie danej pozycji w tabeli prawym klawiszem myszy a następnie wybór określonej funkcji z menu kontekstowego Aby przejść do tego ekranu, wybierz funkcję Przejdź do wniosków. Gdzie mogę znaleźć listę osób uprawnionych do obsługi mojego projektu w systemie SL2014? Lista takich osób znajduje się w podglądzie Twojej umowy o dofinansowanie projektu. Dane z podpisanej umowy są wprowadzane do systemu przez pracownika instytucji, z którą ją zawarłeś. Stanowią one podstawę dla wniosków o płatność, które będziesz składać. Umowę/decyzję o dofinansowaniu, którą zawarłeś/aś z instytucją, możesz zobaczyć w systemie. Aby to zrobić, wybierz funkcję Podgląd umowy widoczną w wierszu z wersją umowy/decyzji o dofinansowaniu którą chcesz zobaczyć. W osobnym oknie przeglądarki otwarty zostanie podgląd Twojej umowy. Jednym z elementów umowy jest sekcja "Informacje o beneficjencie" gdzie widoczne są wszystkie Twoje dane oraz informacja o osobach wyznaczonych przez Ciebie do wykonywania czynności związanych z realizacją projektu - zakładka "Osoby uprawnione". Nie możesz samodzielnie z tego poziomu edytować informacji. Do tego służy Wniosek o nadanie/zmianę uprawnień opisany na początku skryptu. Strona 8

9 Jakie rodzaje wniosków o płatność występują w systemie? W systemie występują następujące rodzaje wniosków o płatność: Wniosek o zaliczkę (Ubieganie się o zaliczkę na realizację zadań projektu), Wniosek o refundację (Refundacja poniesionych wydatków, Wniosek rozliczający zaliczkę (Rozliczenie wcześniej otrzymanej zaliczki), Wniosek sprawozdawczy (Przekazanie informacji o postępie rzeczowym projektu), Wniosek o płatność końcową (Ostatni wniosek rozliczający projekt Beneficjent nie wnioskuje o zaliczkę). Aby zaznaczyć poszczególne rodzaje wniosku musisz zaznaczyć checkbox przy danej nazwie wniosku. W systemie obowiązują zasady. Możesz jednocześnie: ubiegać się o zaliczkę i refundację kosztów (zaznacz Wniosek o zaliczkę i Wniosek o refundację), rozliczać zaliczkę i ubiegać się o kolejną zaliczkę (zaznacz Wniosek rozliczający zaliczkę i Wniosek o zaliczkę), rozliczać zaliczkę i ubiegać się o refundację kosztów (zaznacz Wniosek rozliczający zaliczkę i Wniosek o refundację), rozliczać zaliczkę, wnioskować o jej kolejną transzę a także ubiegać się o refundację kosztów (zaznacza Wniosek o zaliczkę, Wniosek rozliczający zaliczkę i Wniosek o refundację), ubiegać się o refundację kosztów, jak również składać wniosek o płatność końcową (zaznacz Wniosek o refundację i Wniosek o płatność końcową), łączyć wszystkie rodzaje wniosków o płatność z wnioskiem sprawozdawczym, o ile inne rodzaje się wzajemnie nie wykluczają (zaznacz Wniosek sprawozdawczy oraz inny/inne rodzaje wniosków). Nie możesz: ubiegać się o zaliczkę i jednocześnie składać wniosek o płatność końcową projektu, utworzyć kolejnego wniosku, jeżeli złożyłeś/aś już wniosek o płatność końcową i został on zatwierdzony przez instytucję. Wniosek o płatność beneficjenta składany jest niezależnie od tego, czy beneficjent deklaruje w nim wydatki czy przedstawia jedynie postęp rzeczowy projektu (wówczas przedkładany jest wniosek z wypełnioną częścią dotyczącą przebiegu realizacji projektu). Kto rozlicza projekt partnerski w systemie SL2014? Za rozliczenie projektu odpowiedzialny jest beneficjent - Partner Wiodący. Podstawowa różnica między standardowym projektem a projektem rozliczanym w formule partnerskiej polega na tym, że w projekcie rozliczanym w formule partnerskiej występują: Strona 9

10 - partnerzy co najmniej 2: Partner wiodący odpowiedzialny za kontakty z instytucją odpowiedzialną za weryfikację wniosków oraz inny partner/partnerzy, - tzw. częściowe wnioski o płatność służące wyłącznie agregacji danych na potrzeby zbiorczego wniosku o płatność, - tzw. zbiorcze wnioski o płatność (wnioski o płatność beneficjenta) tworzone i przesyłane do instytucji przez beneficjenta (Partnera wiodącego). Obowiązek tworzenia częściowych wniosków o płatność mają wszyscy partnerzy w projekcie, również Partner wiodący. Partnerzy tworzą i przesyłają częściowe wnioski o płatność do Partnera wiodącego. Partner wiodący, po zatwierdzeniu wszystkich częściowych wniosków (łącznie z tym, który utworzył sam) tworzy zbiorczy wniosek o płatność. Wszystkie pola i funkcjonalności są takie same dla częściowych wniosków o płatność, z tym że dane uzupełniane są w kontekście zadań przypisanych do danego partnera. Do czego służy moduł "Korespondencja"? Moduł Korespondencji jest nowością w porównaniu do poprzedniej perspektywy finansowej. W ramach SL2014 zaimplementowano rozwiązania umożliwiające prowadzenie korespondencji oraz wymianę dokumentów z instytucją, która jest odpowiedzialna za weryfikację Twoich wniosków o płatność. Ten element systemu przypomina swoim działaniem standardową e-skrzynkę pocztową, jednak korzystając z tego modułu systemu, masz zawsze pewność, że Twoje pisma oraz wiadomości docierają do właściwego adresata. Zakres tej korespondencji i dokumentów przekazywanych w ramach systemu określa instytucja z którą podpisywałeś/aś umowę o dofinansowanie. W tym module masz możliwość przygotowywania pisma (jest to oficjalne pismo, które jest podpisywane elektronicznie poprzez profil zaufany epuap lub certyfikat kwalifikowany) oraz wiadomości (to luźna forma wymiany korespondencji tzw. bieżącej, można ją wykorzystywać do prowadzenia ewentualnej korespondencji roboczej z opiekunem Twojego projektu). Co to jest "Harmonogram płatności"? Instytucja odpowiedzialna za weryfikację wniosków o płatność oczekuje od Beneficjentów, aby przekazywali informacje na temat planowanych wydatków w projekcie. Jest to tzw. zakładka równoległa, wypełniania przed złożeniem pierwszego wniosku o płatność, może być on później zmieniany. Funkcjonuje on oddzielnie od wniosków od płatność, które masz w zakładce "Wnioski o płatność". Informacje przekazywane w harmonogramie dotyczą planowanych wydatków kwalifikowalnych oraz wartości dofinansowania, może obejmować Strona 10

11 różne przedziały czasowe: kwartały i miesiące. Harmonogram może obejmować najbliższe cztery kwartały, cały okres realizacji projektu założony w umowie, a także wykraczać poza ten okres. Aby rozpocząć tworzenie harmonogramu, wybierz funkcję Przygotuj harmonogram pola edytowalne. Uzupełniony harmonogram należy przesłać elektronicznie do Instytucji. oraz uzupełnij Ponowne edytowanie i przesłanie harmonogramu płatności możliwe jest tylko po jego wycofaniu przez instytucję na Twój wniosek lub przez Instytucję w celu jego poprawienia. Co jest "Baza personelu"? Baza personelu to funkcjonalność systemu umożliwiająca gromadzenie wszelkich danych dotyczących osób zaangażowanych do pracy w projekcie, m.in. formy zaangażowania czy jego wymiaru. Beneficjent po uzyskaniu zgody osób zatrudnionych do realizacji Projektu na przetwarzanie ich danych osobowych jest zobowiązany do wprowadzania do SL2014 danych dotyczących angażowania personelu Projektu (o ile koszty osobowe są kosztami kwalifikowalnymi projektu): Beneficjent ma obowiązek wypełniania bazy personelu wynikający z umowy o dofinansowanie oraz Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności w okresie programowania W bazie personelu powinny znaleźć się dane osób zaangażowanych do realizacji zadań lub czynności w ramach projektu, które wykonują osobiście zgodnie z aktualną definicją personelu projektu w Wytycznych. Zaleca się uzupełnianie danych na bieżąco, nie później niż przed przekazaniem do instytucji wniosku o płatność zawierającego wydatki danego personelu. W projektach współfinansowanych z EFS do bazy wprowadza się tylko dane personelu rozliczanego w ramach kosztów bezpośrednich, które nie są rozliczane ryczałtowo. Nie wprowadza się tu danych osób rozliczanych w ramach kosztów pośrednich, np. Koordynatora projektu, kwot ryczałtowych i stawek jednostkowych. Sekcja personelu projektu zawiera numery PESEL. Formy zaangażowania znajdują się w liście rozwijalnej. Możliwe do wyboru wartości to: Inna forma zaangażowania, Kontrakt, Oddelegowanie, Stosunek pracy, Stosunek pracy - dodatek, Samozatrudnienie, Umowa o dzieło, Umowa zlecenie. Po zapisaniu informacji o personelu jest możliwe uzupełnienie szczegółowych informacji o czasie pracy danej osoby. Do czego służy zakładka "Zamówienia publiczne"? Zamówienia publiczne to funkcjonalność systemu umożliwiająca gromadzenie wszelkich danych dotyczących zamówień publicznych w ramach realizowanego projektu, oraz zawartych w ramach tych zamówień kontraktów i ich wykonawców. Zakładka dotyczy Beneficjentów zobowiązanych do stosowania Prawa Zamówień Publicznych, a wartość zamówień i konkursów przekracza próg EUR (zgodnie z art. 4 ust. 8 ustawy Prawo zamówień Strona 11

12 publicznych. Szkolenie wspófinansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego oraz budżetu województwa w ramach Za pomocą tej funkcjonalności przekazujemy informacje o wszystkich zamówieniach niezależnie od trybu ich ogłoszenia (przetarg nieograniczony, negocjacje bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki, itd.). Informacje powinniśmy wprowadzić niezwłocznie po rozstrzygnięciu postępowania przetargowego i zawarciu umowy z wykonawcą. Bez wprowadzonej informacji o podpisanej umowie z wykonawcą nie powinniśmy rozliczać wydatków związanych z tym zamówieniem we wniosku o płatność. Sekcja Lista zamówień" zawiera numery zamówień publicznych dotychczas zarejestrowanych w systemie. Po przesłaniu informacji o zamówieniu możliwe jest dodanie informacji o kontrakcie w ramach tego zamówienia. Jeśli w ramach jednego zamówienia publicznego podpisałeś/aś więcej niż jedną umowę z wykonawcą, powinieneś/aś zarejestrować informację o każdej z nich. Strona 12

13 Jakie kolumny znajdują się w pliku, który później ułatwi mi import listy dokumentów księgowych? Wykaz kolumn, które należy wypełnić w pliku Microsoft Excel w celu zaimportowania gotowej listy dokumentów znajdziesz poniżej. Pamiętaj, nie twórz samodzielnie pliku, użyj pliku pobranego z systemu SL2014. Aby uzyskać wzór pliku, wybierz funkcję Eksport pliku Wprowadź ręcznie jeden dokument finansowy, uzupełnienie kolejnych pozycji będzie dużo prostsze. WNP za okres od do Nr wniosku: ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH PONIESIONE WYDATKI Numer zadania Nr dokumentu Nr księgowy lub ewidencyjny Rodzaj identyfikatora NIP wystawcy/ PESEL Data wystawienia dokumentu Data zapłaty Data zapłaty od Data zapłaty do Nazwa towaru lub usługi Numer kontraktu Kwota dokumentu brutto Kwota dokumentu netto Faktura korygująca Nazwa pliku załącznika Uwagi KATEGORIE KOSZTÓW W RAMACH DOKUMENTÓW Kategoria kosztów Nazwa kosztu Wydatki ogółem Wydatki kwalifikowalne w tym VAT Dofinansowanie KATEGORIE PODLEGAJĄCE LIMITOM Kategoria podlegająca limitom Wydatki w ramach limitu Strona 13

14 WYCIĄG PRZYKŁADOWYCH ZAPISÓW Załącznik III.1.2 Wzór umowy o dofinansowanie projektu Regulaminu Konkursu RPPD IZ /18 1 PUNKT 1 PODPUNKT 16 SL2014 należy przez to rozumieć aplikację główną Centralnego Systemu Teleinformatycznego wykorzystywaną w procesie rozliczania Projektu oraz komunikowania się z IZ RPOWP. 8 PUNKT 7 i 8 7. Zaliczka może być przekazana w jednej lub kilku transzach, przy czym wypłata kolejnej transzy uzależniona jest od rozliczenia 100% dotychczas otrzymanej zaliczki. Warunkiem przekazania dofinansowania w formie zaliczki jest: 1) złożenie przez Beneficjenta poprawnego wniosku o płatność zaliczkową za pośrednictwem SL2014; 2) wniesienie zabezpieczenia, o którym mowa w 5 ust. 2, na kwotę nie mniejszą niż wysokość wnioskowanej transzy zaliczki; 3) dostępność środków określonych w Upoważnieniu ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego i/lub na rachunku bankowym IZ RPOWP. 8. Beneficjent ma obowiązek rozliczenia kwoty zaliczki w całości w terminie 40 dni licząc od dnia uznania rachunku bankowego Beneficjenta. Rozliczenie zaliczki rozumiane jest jako złożenie przez Beneficjenta wniosku o płatność, w którym wykazane zostały wydatki kwalifikowalne i/lub zwrot niewykorzystanej części zaliczki. W przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie 14 dni od dnia upływu 40 dniowego terminu, naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę lub do dnia zwrotu środków nierozliczonych w terminie. 8 PUNKT Warunkiem przekazania dofinansowania, z wyłączeniem wniosku o zaliczkę, na rachunek bankowy Beneficjenta jest spełnienie następujących warunków: 1) złożenie przez Beneficjenta poprawnego i kompletnego wniosku o płatność za pośrednictwem SL2014, spełniającego wymogi formalno-rachunkowe i merytoryczne, 2) złożenie w terminie 3 dni od złożenia wniosku o płatność wymaganych przez IZ RPOWP kserokopii dokumentów potwierdzających kwalifikowalność wydatków ponoszonych w ramach Projektu, a w szczególności: a) faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, b) umów i/lub zamówień i/lub zleceń w przypadku, gdy obowiązek sporządzania tych dokumentów wynika z przepisów prawa, c) dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń, z podaniem miejsca ich składowania/przechowywania lub wykonanie prac - w przypadku, gdy obowiązek sporządzenia tych dokumentów wynika z Umowy z wykonawcą lub przepisów prawa, d) w przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane protokołów odbioru urządzeń lub przyjęcia materiałów, z podaniem miejsca ich składowania/przechowywania w przypadku, gdy obowiązek sporządzenia tych dokumentów wynika z Umowy z wykonawcą lub przepisów prawa, e) wyciągów bankowych potwierdzających poniesienie wydatków, f) innych dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację Projektu. Strona 14

15 9 PUNKT 1 i 2 1. Beneficjent składa wniosek o płatność zgodnie z Harmonogramem płatności (stanowiącym zał. nr 2 do Umowy)zamieszczonym w SL2014, nie rzadziej niż raz na trzy miesiące i nie częściej niż raz w miesiącu. Beneficjent pomimo braku ponoszonych wydatków zobowiązany jest do przedkładania wniosku o płatność z wypełnioną częścią dotyczącą przebiegu realizacji Projektu. 2. Wniosek o płatność obejmuje: 1) refundację poniesionych wydatków, 2) zaliczkę, 3) refundację i zaliczkę, 4) rozliczenie zaliczki, 5) rozliczenie zaliczki, refundację i wypłatę kolejnej transzy zaliczki, 6) postęp rzeczowy Projektu i/lub finansowy Projektu (wniosek sprawozdawczy). 10 PUNKT Beneficjent jest zobowiązany do: 1) udostępniania wszelkich dowodów dotyczących udzielania zamówienia publicznego na żądanie IZ RPOWP lub innych upoważnionych organów Beneficjent zobowiązuje się do wykorzystywania SL2014 w procesie rozliczania Projektu oraz komunikowania się z IZ RPOWP, zgodnie z aktualną instrukcją Użytkownika B udostępnioną przez IZ RPOWP. Wykorzystanie SL2014 obejmuje co najmniej przesyłanie: 1) wniosków o płatność, 2) harmonogramu płatności, 3) innych dokumentów związanych z realizacją Projektu, w tym niezbędnych do przeprowadzenia kontroli Projektu. Przekazanie dokumentów, o których mowa w pkt 2-3, drogą elektroniczną nie zdejmuje z Beneficjenta i Partnerów obowiązku przechowywania oryginałów tych dokumentów i ich udostępniania podczas kontroli na miejscu. 2. Beneficjent i IZ RPOWP uznają za prawnie wiążące przyjęte w Umowie rozwiązania stosowane w zakresie komunikacji i wymiany danych w SL2014, bez możliwości kwestionowania skutków ich stosowania. 3. W przypadku projektu realizowanego w partnerstwie Beneficjent i Partnerzy (w tym podmioty realizujące) deklarują, czy projekt będzie rozliczany w formule partnerskiej, czy też nie. Informację na temat sposobu rozliczania projektu należy zawrzeć w porozumieniu lub umowie o partnerstwie. W przypadku projektu rozliczanego w formule partnerskiej każdy z podmiotów rozliczających przekazuje do partnera wiodącego częściowe wnioski o płatność w systemie SL2014, a następnie Partner wiodący tworzy zbiorczy wniosek opłatność. W przypadku projektu, który nie jest rozliczany w formule partnerskiej tylko Partner wiodący przygotowuje wnioski o płatność w systemie SL Beneficjent i Partnerzy wyznacza/ją osoby uprawnione do wykonywania w jego/ich imieniu czynności związanych z realizacją Projektu i zgłasza/ją je IZ RPOWP do pracy w SL2014. Zgłoszenie osób, o których mowa w zdaniu poprzednim, zmiana ich uprawnień lub wycofanie dostępu jest dokonywane na podstawie formularza Strona 15

16 określonego w Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata , zgodnie z Porozumieniem stanowiącym załącznik nr 3 do Umowy. W przypadku projektu, który nie jest rozliczany w formule partnerskiej Partnerzy nie wyznaczają osób uprawnionych do pracy w SL Beneficjent zapewnia, że osoby, o których mowa w ust. 4, wykorzystują profil zaufany epuap lub kwalifikowany podpis elektroniczny w ramach uwierzytelniania czynności dokonywanych w ramach SL W przypadku gdy z powodów technicznych wykorzystanie profilu zaufanego epuap nie jest możliwe, o czym IZ RPOWP informuje Beneficjenta na adres wskazany we Wniosku o nadanie uprawnień lub w formie komunikatu zamieszczonego na stronie internetowej uwierzytelnianie następuje przez wykorzystanie loginu i hasła wygenerowanego przez SL2014, gdzie jako login stosuje się PESEL danej osoby uprawnionej albo adres w przypadku Beneficjenta nie mającego siedziby na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. 7. Beneficjent zapewnia, że wszystkie osoby, o których mowa w ust. 4, przestrzegają regulaminu bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w SL2014 oraz instrukcji użytkownika udostępnionej przez IZ RPOWP. 8. Beneficjent zobowiązuje się do każdorazowego informowania IZ RPOWP o nieautoryzowanym dostępie do danych Beneficjenta w SL W przypadku niedostępności SL2014 Beneficjent zgłasza IZ RPOWP o zaistniałym problemie na adres .iz RPOWP dokonuje potwierdzenia awarii SL2014 informując Beneficjenta na adres wskazany we Wniosku o nadane uprawnień lub w formie komunikatu zamieszczonego na stronie internetowej W przypadku potwierdzenia awarii SL2014 przez IZ RPOWP proces rozliczania Projektu oraz komunikowania z IZ RPOWP odbywa się drogą pisemną. Wszelka korespondencja papierowa, aby została uznana za wiążącą, musi zostać podpisana przez osoby uprawnione do składania oświadczeń w imieniu Beneficjenta. O usunięciu awarii SL2014 IZ RPOWP informuje Beneficjenta na adres wskazany we Wniosku o nadane uprawnień lub w formie komunikatu zamieszczonego na stronie internetowej, Beneficjent zaś zobowiązuje się uzupełnić dane w SL2014 w zakresie dokumentów przekazanych drogą pisemną w terminie 5 dni roboczych od otrzymania tej informacji. 10. Beneficjent zobowiązuje się do wprowadzania do SL2014 danych dotyczących angażowania personelu Projektu zgodnie z zakresem określonym w Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata pod rygorem uznania związanych z tym wydatków za niekwalifikowalne. 11. Nie mogą być przedmiotem komunikacji wyłącznie przy wykorzystaniu SL2014: 1) zmiany treści Umowy, z wyłączeniem harmonogramu płatności, o którym mowa w 9 ust. 1; 2) kontrole na miejscu przeprowadzane w ramach Projektu; 3) dochodzenie zwrotu środków od Beneficjenta, w tym prowadzenie postępowania administracyjnego w celu wydania decyzji o zwrocie środków. Strona 16

17 PRZYKŁAD DOWODU KSIĘGOWEGO Strona 17

18 WYCIĄG NAJWAŻNIEJSZYCH ZAPISÓW Z USZCZEGÓŁOWIENIA PODRĘCZNIKA BENEFICJENTA RPO WP W RAMACH EFRR Załącznik nr 1 do Podręcznika Beneficjenta SL2014_EFRR Strona 18

19 ĆWICZENIE 1 Szkolenie wspófinansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego oraz budżetu województwa w ramach W ramach wniosku o płatność Gmina x wykazała dwa dokumenty księgowe wskazane w tabeli poniżej: Uzupełnij dwie poniższe sekcje wniosku o płatność. A. SEKCJA PROJEKT B. SEKCJA POSTĘP FINANSOWY -> ŹRÓDŁA FINANSOWANIA WYDATKÓW Strona 19

20 ĆWICZENIE 2 Szkolenie wspófinansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego oraz budżetu województwa w ramach Do czego służą te ikony w systemie SL2014? Strona 20