MATERIAŁY SZKOLENIOWE

Transkrypt

1 MATERIAŁY SZKOLENIOWE Rozliczanie projektów współfinansowanych z RPOWP na lata w systemie SL2014 EFS Witamy serdecznie na szkoleniu! Zanim rozpoczniemy mamy dla Ciebie łamigłówkę. Znajdź 9 ukrytych słów związanych z funduszami. Powodzenia! P A P T E A M W K N I J R A S H F S E K N C I L Y T P K S U N A O O N R R A O D O U R R E W O Ź I O W L Y T R A D N N T A A T N G Ł U I W A C W E O I O K K N C J E T K A Ś T Z V J A B W A P Ć G X V A

2 Szanowni Państwo, Dziękujemy za udział w szkoleniu. Przedstawiamy krótką informację opisową nt. systemu SL2014 zawierającą podsumowanie najważniejszych informacji nt. pracy w systemie SL2014. Przedstawiamy je w formie najczęściej zadawanych pytań przez uczestników/czki szkoleń, wyciągu z umowy oraz z podręcznika beneficjenta. Pamiętajmy najważniejszą lekturą oraz pomocą w trakcie pracy z systemem SL2014 jest wydany przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego Podręcznik Beneficjenta. Z poważaniem, Mirosław Ciołek Trener, CEO IP Inkubator Progress TEST WSTĘPNY/KOŃCOWY 1. Funkcja systemu Złóż wniosek oznacza także a) sprawdzenie b) zapisanie c) edytowanie 2. Jaka jest maksymalna wielkość załączników w systemie? a) 1 GB b) 20 MB c) 25 MB 3. Sprzedaż drewna pochodzącego z wycinki wykazywana jest w systemie jako a) dochód b) przychód c) jako zwrot d) jako dokument księgowy 4. Pole Wydatki ogółem obejmuje a) wydatki kwalifikowalne b) wydatki niekwalifikowalne c) wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne 5. Czy jeden dokument księgowy może być wykazywany w kilku zadaniach projektowych? a) Tak b) Nie 6. Wskaźniki produktu dotyczą efektów realizacji projektu. Jakich? a) niematerialnych b) materialnych 7. Loginem do systemu SL2014 jest a) login z LSI b) Pesel c) dowolny ciąg znaków wcześniej ustalony 8. Kolor pomarańczowy oznacza w systemie SL2014 a) błąd, ale możliwe jest złożenie wniosku b) błąd, ale niemożliwe jest złożenie wniosku 9. Wniosek o płatność podpisywany jest a) profilem zaufanym b) tylko przez kierownika jednostki c) pisemnie na wersji drukowanej 10. Do pisma tworzonego w SL2014 możliwe jest dodanie a) tylko 1 załącznika b) nieograniczonej liczby załączników 11. W przypadku projektu partnerskiego a) partnerzy nie obsługują SL2014 b) tylko partner wiodący obsługuje SL2014 c) żadna odpowiedź nie jest prawidłowa Strona 2

3 Co to jest system SL2014? System SL2014 jest systemem (stroną internetową) służącym rozliczaniu projektów dofinansowanych z funduszy europejskich w perspektywie finansowej Oficjalna jego nazwa to aplikacja głównego centralnego systemu teleinformatycznego. Zastąpił on tzw. Generatory Wniosków o Płatność. Poza możliwością składania wniosków o płatność służy prowadzeniu korespondencji z instytucją odpowiedzialną za weryfikację wniosków o płatność (Twoim opiekunem), a także przekazywaniu danych dotyczących planowanego harmonogramu płatności w projekcie, informacji o uczestnikach/czkach projektów miękkich, informacji o zamówieniach publicznych oraz zgłaszania personelu zaangażowanego w realizację Twojego projektu. Jeżeli realizujesz projekt dofinansowany z innego Programu Operacyjnego lub Regionalnego Programu Operacyjnego to jest ten sam system. Dlaczego muszę korzystać z systemu SL2014? Obowiązek stosowania z systemu SL2014 wynika z rozporządzeń Unii Europejskiej nakładających na instytucje wdrażające środki europejskie obowiązek stworzenia systemu informatycznego, a także z ustawy o zasadach realizacji programów operacyjnych polityki spójności dofinansowanych w perspektywie finansowej , wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata i wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS i FS. Obowiązek korzystania z SL2014 zapisany jest przede wszystkim w treści Twojej umowy o dofinansowanie projektu Czy jest instrukcja obsługi systemu SL2014? Tak. Wejdź na stronę wybierz ikonę Paragraf Zapoznaj się z prawem i dokumentami i wyszukaj dokument o nazwie Centralny system teleinformatyczny SL Podręcznik Beneficjenta. Jest to plik formatu PDF który jest instrukcją obsługi systemu SL2014. Celem dokumentu jest przybliżenie funkcjonalności SL2014 użytkownikom będącym osobami upoważnionymi przez beneficjentów do pracy w systemie. Niniejszy podręcznik to wersja horyzontalna przygotowana przez Departament Koordynacji Wdrażania Funduszy Unii Europejskiej w Ministerstwie Rozwoju. Poza podręcznikiem masz możliwość przetestowania funkcji systemu za pomocą interaktywnego pliku PDF tzw. Instrukcji Multimedialnej Beneficjenta dostępnego na stronie instrukcja.sl2014.gov.pl PAMIĘTAJ! Sprawdź także czy Twoja instytucja nie wydała swojej wersji Podręcznika Beneficjenta uszczegółowienia podręcznika sprofilowanego do danego Programu Operacyjnego. W przypadku projektów współfinansowanych z EFS RPO WP Uszczegółowienie do Podręcznika Beneficjenta SL dokument jest dostępny na stronie Strona 3

4 Jacy użytkownicy mają dostęp do systemu SL2014? System jest dostępny tylko i wyłącznie dla osób upoważnionych. Przy podpisywaniu umowy o dofinansowanie zostałeś zobowiązany zgłosić listę osób uprawnionych, które będą mogły wykonywać w imieniu Twojej instytucji czynności związane z realizacją projektu/projektów. W celu uzyskania dostępu do SL2014 przez Ciebie, bądź osoby upoważnione przez Ciebie do obsługi systemu należy wypełnić tzw. Wniosek o nadanie/zmianę/wycofanie dostępu dla osoby uprawnionej do SL2014. Strona 4

5 Uzupełniony i wydrukowany Wniosek podpisywany jest przez Osobę/Osoby uprawnione do reprezentowania Beneficjenta (np. burmistrz, wójt, rektor, prokurent, członek zarządu, itd.). Nie ma możliwości nadania uprawnień tylko do wybranych zakładek systemu. Należy zwrócić szczególną uwagę na fakt, iż osoby którym zostaną nadanie uprawnienia w systemie nabywają uprawnienie podejmowania w imieniu i na rzecz Beneficjenta decyzji, bez konieczności ich akceptacji przez przełożonych/zwierzchników. Jak zalogować się w systemie? System SL2014 dostępny jest pod adresem: Logowanie do systemu odbywa się z wykorzystaniem: Profilu Zaufanego (epuap) lub bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem. Strona 5

6 Posiadanie któregoś z powyższych narzędzi uwierzytelniających jest niezbędne do zalogowania się do systemu. Darmowym sposobem na uzyskanie dostępu osób upoważnionych przez Beneficjenta do działania w jego imieniu i na jego rzecz za pośrednictwem SL2014 jest założenie konta na platformie epuap oraz potwierdzenie Profilu Zaufanego przez osoby, które będą fizycznie przygotowywać wnioski o płatność. Pierwszym krokiem, jaki należy wykonać w tym celu, jest wejście na stronę i kliknąć na przycisk Zarejestruj się, aby rozpocząć proces rejestracji konta. Po przekierowaniu na kolejną stronę zostaniemy poproszeni o podanie danych osobowych takich jak: imię, nazwisko, login, hasło, e mail oraz numer PESEL. Po wybraniu Zarejestruj się użytkownik zostaje automatycznie zalogowany do systemu. Na podany przy zakładaniu konta adres zostaje wysłane powiadomienie informujące o tym, że użytkownik zarejestrował konto na platformie epuap. Następnie należy złożyć wniosek o utworzenie profilu zaufanego i w terminie 14 dni należy zgłosić się, z ważnym dowodem osobistym albo paszportem, do wybranego przez siebie Punktu Potwierdzającego w celu potwierdzenia tożsamości i Profilu Zaufanego. Możliwe jest także potwierdzenie tożsamości przez bankowość internetową. Po prawidłowym potwierdzeniu Profilu Zaufanego konto na epuap jest aktywne i może być wykorzystywane przez użytkownika do prawidłowego logowania i pracy w systemie SL2014. Więcej informacji na temat Profilu Zaufanego, a także aktualny wykaz Punktów Potwierdzających znajdują się pod adresem: W tym przypadku loginem i hasłem do Systemu SL2014 jest Twój login i hasło z platformy epuap. Nie udostępniaj nigdy i nikomu tych danych. Przed przystąpieniem do pracy w SL2014 upewnij się, czy korzystasz z aktualnej wersji przeglądarki. SL2014 gwarantuje prawidłowe wyświetlanie danych na najwyższych stabilnych wersjach (tj. w wersjach aktualnych oraz dwóch wersjach poprzedzających wersję aktualną) przeglądarek: Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer. Strona 6

7 Do czego służy przycisk Login i hasło na stronie głównej systemu? Ten przycisk wykorzystywany jest wyjątkowo i bardzo rzadko. Jeśli logowanie do systemu za pomocą profilu zaufanego jest niemożliwe z powodu niedostępności platformy epuap, w systemie uruchamiana jest alternatywna ścieżka logowania przy wykorzystaniu funkcji Login i hasło. Loginem jest Twój numer PESEL. System przeprowadzi Cię wtedy przez proces stworzenia hasła. Co z systemem SL2014 jeżeli realizuję/będę realizowała kilka różnych projektów UE? System SL2014 jest systemem ogólnopolskim. Jest taki sam dla wszystkich programów krajowych oraz 16 Regionalnych Programów Operacyjnych. Po zalogowaniu się do systemu będziesz miał/a do wyboru projekt na którym chcesz pracować. Dlaczego system sam się wylogował? Ze względów bezpieczeństwa system automatycznie wylogowuje użytkownika po upływie 20 minut jego bezczynności. Po zalogowaniu, po lewej stronie ekranu cały czas jest dostępny licznik pokazujący upływający czas do końca sesji pracy z przyciskiem umożliwiającym odświeżenie - wydłużenie czas pracy ponownie do 20 minut. Jak wygląda system po zalogowaniu? Po poprawnym nadaniu uprawnień, zalogowaniu otrzymujesz widok z listą Twoich projektów. Dostępne masz tutaj opcje dotyczące wielkości czcionki, języka, Twoich Danych, filtrowania projektów, ustawiania kolumn. Widoczny jest przede wszystkim Pasek Narzędzi. Są to kolorowe ikony odpowiadające modułom SL2014. Po najechaniu kursorem myszy na każdą z nich zobaczysz podpowiedź z nazwą modułu. Strona 7

8 Jak przejść do mojego projektu? Ekran Projekt jest to centralne miejsce Twojego projektu, poprzez który masz dostęp do wybranych zakładek odpowiadających różnym funkcjonalnościom systemu. W całym systemie, funkcję dostępną w tabeli możesz wybrać na dwa sposoby: Zaznaczenie danej pozycji w tabeli lewym klawiszem myszy, a następnie wybór określonej funkcji z paska narzędzi Zaznaczenie danej pozycji w tabeli prawym klawiszem myszy a następnie wybór określonej funkcji z menu kontekstowego Aby przejść do tego ekranu, wybierz funkcję Przejdź do wniosków. Gdzie mogę znaleźć listę osób uprawnionych do obsługi mojego projektu w systemie SL2014? Lista takich osób znajduje się w podglądzie Twojej umowy o dofinansowanie projektu. Dane z podpisanej umowy są wprowadzane do systemu przez pracownika instytucji, z którą ją zawarłeś. Stanowią one podstawę dla wniosków o płatność, które będziesz składać. Umowę/decyzję o dofinansowaniu, którą zawarłeś/aś z instytucją, możesz zobaczyć w systemie. Aby to zrobić, wybierz funkcję Podgląd umowy widoczną w wierszu z wersją umowy/decyzji o dofinansowaniu którą chcesz zobaczyć. W osobnym oknie przeglądarki otwarty zostanie podgląd Twojej umowy. Jednym z elementów umowy jest sekcja "Informacje o beneficjencie" gdzie widoczne są wszystkie Twoje dane oraz informacja o osobach wyznaczonych przez Ciebie do wykonywania czynności związanych z realizacją projektu - zakładka "Osoby uprawnione". Nie możesz samodzielnie z tego poziomu edytować informacji. Do tego służy Wniosek o nadanie/zmianę uprawnień opisany na początku skryptu. Strona 8

9 Jakie rodzaje wniosków o płatność występują w systemie? W systemie występują następujące rodzaje wniosków o płatność: Wniosek o zaliczkę (Ubieganie się o zaliczkę na realizację zadań projektu), Wniosek o refundację (Refundacja poniesionych wydatków, Wniosek rozliczający zaliczkę (Rozliczenie wcześniej otrzymanej zaliczki), Wniosek sprawozdawczy (Przekazanie informacji o postępie rzeczowym projektu), Wniosek o płatność końcową (Ostatni wniosek rozliczający projekt Beneficjent nie wnioskuje o zaliczkę). Aby zaznaczyć poszczególne rodzaje wniosku musisz zaznaczyć checkbox przy danej nazwie wniosku. W systemie obowiązują zasady. Możesz jednocześnie: ubiegać się o zaliczkę i refundację kosztów (zaznacz Wniosek o zaliczkę i Wniosek o refundację), rozliczać zaliczkę i ubiegać się o kolejną zaliczkę (zaznacz Wniosek rozliczający zaliczkę i Wniosek o zaliczkę), rozliczać zaliczkę i ubiegać się o refundację kosztów (zaznacz Wniosek rozliczający zaliczkę i Wniosek o refundację), rozliczać zaliczkę, wnioskować o jej kolejną transzę a także ubiegać się o refundację kosztów (zaznacza Wniosek o zaliczkę, Wniosek rozliczający zaliczkę i Wniosek o refundację), ubiegać się o refundację kosztów, jak również składać wniosek o płatność końcową (zaznacz Wniosek o refundację i Wniosek o płatność końcową), łączyć wszystkie rodzaje wniosków o płatność z wnioskiem sprawozdawczym, o ile inne rodzaje się wzajemnie nie wykluczają (zaznacz Wniosek sprawozdawczy oraz inny/inne rodzaje wniosków). Nie możesz: ubiegać się o zaliczkę i jednocześnie składać wniosek o płatność końcową projektu, utworzyć kolejnego wniosku, jeżeli złożyłeś/aś już wniosek o płatność końcową i został on zatwierdzony przez instytucję. Wniosek o płatność beneficjenta składany jest niezależnie od tego, czy beneficjent deklaruje w nim wydatki czy przedstawia jedynie postęp rzeczowy projektu (wówczas przedkładany jest wniosek z wypełnioną częścią dotyczącą przebiegu realizacji projektu). Strona 9

10 Kto rozlicza projekt partnerski w systemie SL2014? Za rozliczenie projektu odpowiedzialny jest beneficjent - Partner Wiodący. Podstawowa różnica między standardowym projektem a projektem rozliczanym w formule partnerskiej polega na tym, że w projekcie rozliczanym w formule partnerskiej występują: - partnerzy co najmniej 2: Partner wiodący odpowiedzialny za kontakty z instytucją odpowiedzialną za weryfikację wniosków oraz inny partner/partnerzy, - tzw. częściowe wnioski o płatność służące wyłącznie agregacji danych na potrzeby zbiorczego wniosku o płatność, - tzw. zbiorcze wnioski o płatność (wnioski o płatność beneficjenta) tworzone i przesyłane do instytucji przez beneficjenta (Partnera wiodącego). Obowiązek tworzenia częściowych wniosków o płatność mają wszyscy partnerzy w projekcie, również Partner wiodący. Partnerzy tworzą i przesyłają częściowe wnioski o płatność do Partnera wiodącego. Partner wiodący, po zatwierdzeniu wszystkich częściowych wniosków (łącznie z tym, który utworzył sam) tworzy zbiorczy wniosek o płatność. Wszystkie pola i funkcjonalności są takie same dla częściowych wniosków o płatność, z tym że dane uzupełniane są w kontekście zadań przypisanych do danego partnera. Do czego służy moduł "Korespondencja"? Moduł Korespondencji jest nowością w porównaniu do poprzedniej perspektywy finansowej. W ramach SL2014 zaimplementowano rozwiązania umożliwiające prowadzenie korespondencji oraz wymianę dokumentów z instytucją, która jest odpowiedzialna za weryfikację Twoich wniosków o płatność. Ten element systemu przypomina swoim działaniem standardową e-skrzynkę pocztową, jednak korzystając z tego modułu systemu, masz zawsze pewność, że Twoje pisma oraz wiadomości docierają do właściwego adresata. Zakres tej korespondencji i dokumentów przekazywanych w ramach systemu określa instytucja z którą podpisywałeś/aś umowę o dofinansowanie. W tym module masz możliwość przygotowywania pisma (jest to oficjalne pismo, które jest podpisywane elektronicznie poprzez profil zaufany epuap lub certyfikat kwalifikowany) oraz wiadomości (to luźna forma wymiany korespondencji tzw. bieżącej, można ją wykorzystywać do prowadzenia ewentualnej korespondencji roboczej z opiekunem Twojego projektu). Strona 10

11 Co to jest "Harmonogram płatności"? Instytucja odpowiedzialna za weryfikację wniosków o płatność oczekuje od Beneficjentów, aby przekazywali informacje na temat planowanych wydatków w projekcie. Jest to tzw. zakładka równoległa, wypełniania przed złożeniem pierwszego wniosku o płatność, może być on później zmieniany. Funkcjonuje on oddzielnie od wniosków od płatność, które masz w zakładce "Wnioski o płatność". Informacje przekazywane w harmonogramie dotyczą planowanych wydatków kwalifikowalnych oraz wartości dofinansowania, może obejmować różne przedziały czasowe: kwartały i miesiące. Harmonogram może obejmować najbliższe cztery kwartały, cały okres realizacji projektu założony w umowie, a także wykraczać poza ten okres. Aby rozpocząć tworzenie harmonogramu, wybierz funkcję Przygotuj harmonogram pola edytowalne. Uzupełniony harmonogram należy przesłać elektronicznie do Instytucji. oraz uzupełnij Ponowne edytowanie i przesłanie harmonogramu płatności możliwe jest tylko po jego wycofaniu przez instytucję na Twój wniosek lub przez Instytucję w celu jego poprawienia. Co jest Monitorowanie uczestników projektu? Monitorowanie uczestników projektu to funkcjonalność systemu umożliwiająca monitorowanie uczestników projektów realizowanych ze środków UE. Gromadzone dane dotyczą osób fizycznych oraz instytucji objętych wsparciem. Jeżeli instytucja odpowiedzialna za weryfikację Twojego wniosku wymaga od Ciebie przesyłania tego typu informacji, powinieneś skorzystać z tej funkcjonalności. Co do zasady funkcjonalność jest wykorzystywana w ramach projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego tzw. projekty miękkie. Ta zakładka zastąpiła tzw. formularz PEFS z poprzedniej perspektywy finansowej. W przypadku projektów współfinansowanych środkami EFRR funkcjonalność jest wykorzystywana tylko w sytuacji zawarcia stosownych zapisów umownych a dostępność pól na formularzu jest ograniczona w stosunku do projektów w ramach EFS. Co jest "Baza personelu"? Baza personelu to funkcjonalność systemu umożliwiająca gromadzenie wszelkich danych dotyczących osób zaangażowanych do pracy w projekcie, m.in. formy zaangażowania czy jego wymiaru. Beneficjent po uzyskaniu zgody osób zatrudnionych do realizacji Projektu na przetwarzanie ich danych osobowych jest zobowiązany do wprowadzania do SL2014 danych dotyczących angażowania personelu Projektu (o ile koszty osobowe są kosztami kwalifikowalnymi projektu): Beneficjent ma obowiązek wypełniania bazy personelu wynikający z umowy o dofinansowanie oraz Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności w okresie programowania Strona 11

12 W bazie personelu powinny znaleźć się dane osób zaangażowanych do realizacji zadań lub czynności w ramach projektu, które wykonują osobiście zgodnie z aktualną definicją personelu projektu w Wytycznych. Zaleca się uzupełnianie danych na bieżąco, nie później niż przed przekazaniem do instytucji wniosku o płatność zawierającego wydatki danego personelu. W projektach współfinansowanych z EFS do bazy wprowadza się tylko dane personelu rozliczanego w ramach kosztów bezpośrednich, które nie są rozliczane ryczałtowo. Nie wprowadza się tu danych osób rozliczanych w ramach kosztów pośrednich, np. Koordynatora projektu, kwot ryczałtowych i stawek jednostkowych. Sekcja personelu projektu zawiera numery PESEL. Formy zaangażowania znajdują się w liście rozwijalnej. Możliwe do wyboru wartości to: Inna forma zaangażowania, Kontrakt, Oddelegowanie, Stosunek pracy, Stosunek pracy - dodatek, Samozatrudnienie, Umowa o dzieło, Umowa zlecenie. Po zapisaniu informacji o personelu jest możliwe uzupełnienie szczegółowych informacji o czasie pracy danej osoby. Do czego służy zakładka "Zamówienia publiczne"? Zamówienia publiczne to funkcjonalność systemu umożliwiająca gromadzenie wszelkich danych dotyczących zamówień publicznych w ramach realizowanego projektu, oraz zawartych w ramach tych zamówień kontraktów i ich wykonawców. Zakładka dotyczy Beneficjentów zobowiązanych do stosowania Prawa Zamówień Publicznych, a wartość zamówień i konkursów przekracza próg EUR (zgodnie z art. 4 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Za pomocą tej funkcjonalności przekazujemy informacje o wszystkich zamówieniach niezależnie od trybu ich ogłoszenia (przetarg nieograniczony, negocjacje bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki, itd.). Informacje powinniśmy wprowadzić niezwłocznie po rozstrzygnięciu postępowania przetargowego i zawarciu umowy z wykonawcą. Bez wprowadzonej informacji o podpisanej umowie z wykonawcą nie powinniśmy rozliczać wydatków związanych z tym zamówieniem we wniosku o płatność. Sekcja Lista zamówień" zawiera numery zamówień publicznych dotychczas zarejestrowanych w systemie. Po przesłaniu informacji o zamówieniu możliwe jest dodanie informacji o kontrakcie w ramach tego zamówienia. Jeśli w ramach jednego zamówienia publicznego podpisałeś/aś więcej niż jedną umowę z wykonawcą, powinieneś/aś zarejestrować informację o każdej z nich. Strona 12

13 Jakie kolumny znajdują się w pliku, który później ułatwi mi import listy dokumentów księgowych? Wykaz kolumn, które należy wypełnić w pliku Microsoft Excel w celu zaimportowania gotowej listy dokumentów znajdziesz poniżej. Pamiętaj, nie twórz samodzielnie pliku, użyj pliku pobranego z systemu SL2014. Aby uzyskać wzór pliku, wybierz funkcję Eksport pliku Wprowadź ręcznie jeden dokument finansowy, uzupełnienie kolejnych pozycji będzie dużo prostsze. WNP za okres od do Nr wniosku: ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH PONIESIONE WYDATKI Numer zadania Nr dokumentu Nr księgowy lub ewidencyjny Rodzaj identyfikatora NIP wystawcy/ PESEL Data wystawienia dokumentu Data zapłaty Data zapłaty od Data zapłaty do Nazwa towaru lub usługi Numer kontraktu Kwota dokumentu brutto Kwota dokumentu netto Faktura korygująca Nazwa pliku załącznika Uwagi KATEGORIE KOSZTÓW W RAMACH DOKUMENTÓW Kategoria kosztów Nazwa kosztu Wydatki ogółem Wydatki kwalifikowalne w tym VAT Dofinansowanie KATEGORIE PODLEGAJĄCE LIMITOM Kategoria podlegająca limitom Wydatki w ramach limitu Strona 13

14 WYCIĄG PRZYKŁADOWYCH ZAPISÓW Załącznik nr 6a do Regulaminu Konkursu RPPD IZ /18 - Wzór minimalnego zakresu umowy o dofinansowanie projektu ze środków EFS (KWOTY RYCZAŁTOWE) 3 PUNKT 2 (...) IZ RPOWP zobowiązuje się powiadomić Beneficjenta o wszelkich zmianach przedmiotowych Wytycznych za pośrednictwem systemu SL2014 lub mailowo. 9 PUNKT 2 podpunkt 4 Beneficjent może dokonywać zmian w Projekcie pod warunkiem ich zgłoszenia IZ RPOWP za pośrednictwem SL2014 nie później niż na 1 miesiąc przed planowanym zakończeniem realizacji Projektu, uzyskania pisemnej akceptacji IZ RPOWP oraz przekazania (w wyznaczonym przez IZ RPOWP terminie) aktualnego wniosku, z zastrzeżeniem regulacji zawartych w dziale Zmiany w Umowie i Projekcie Ogólnych warunków umów o dofinansowanie projektów ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata Akceptacja, o której mowa w zdaniu pierwszym, dokonywana jest w formie pisemnej i nie wymaga formy aneksu do niniejszej Umowy. 1 PUNKT 1 podpunkt 15 SL2014 należy przez to rozumieć aplikację główną działającą w ramach Centralnego Systemu Teleinformatycznego, wykorzystywaną w procesie rozliczania Projektu oraz komunikacji między stronami umowy; 1 PUNKT 1 podpunkt 17 wniosku o płatność - należy przez to rozumieć dokument, sporządzony przez Beneficjenta za pośrednictwem aplikacji SL2014, który służy wnioskowaniu o refundację poniesionych wydatków kwalifikowalnych, wnioskowaniu o zaliczkę lub jej rozliczeniu lub raportowaniu postępu rzeczowego i/lub finansowego. 4 PUNKT 1 1. Dofinansowanie, o którym mowa w 2 Umowy, na realizację Projektu jest wypłacane w formie: 1) zaliczek, 2) refundacji w wysokości określonej w harmonogramie płatności stanowiącym załącznik do Umowy, z zastrzeżeniem ust. 2 niniejszego paragrafu i 5 ust. 2 OWU. 4 PUNKT 2 Beneficjent sporządza harmonogram płatności w uzgodnieniu z IZ RPOWP, w podziale na okresy rozliczeniowe nie dłuższe niż 3 miesiące, z wyjątkiem sytuacji gdy data rozpoczęcia realizacji Projektu jest wcześniejsza niż data podpisania Umowy - wówczas możliwe jest złożenie pierwszego wniosku nie będącego wyłącznie wnioskiem o zaliczkę obejmującego okres dłuższy niż 3 miesiące. 4 PUNKT 8 Beneficjent jest zobowiązany do aktualizacji harmonogramu płatności, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, w porozumieniu z IZ RPOWP, na zasadach określonych w niniejszym paragrafie, wyłącznie w wersji elektronicznej za pośrednictwem SL2014. Strona 14

15 5 PUNKT Beneficjent przedkłada wniosek o płatność w wersji elektronicznej za pośrednictwem SL2014, na zasadach określonych w 24 OWU. 7. Beneficjent zobowiązuje się do przedkładania wraz z wnioskiem o płatność: 1) informacji o wszystkich uczestnikach Projektu, na wzorze określonym w dokumencie Zakres danych osobowych uczestników biorących udział w projektach realizowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata koniecznych do wprowadzenia do SL2014, stanowiącym Załącznik nr 6 do Umowy; 2) Zestawienia wszystkich dokumentów księgowych dotyczących realizowanego projektu, zgodnie z zakresem określonym we wzorze stanowiącym Załącznik nr 7 do Umowy (dotyczy Umów innych niż rozliczane kwotami ryczałtowymi); 3) dokumentów, o których mowa w 5 ust. 2 Umowy lub 5 ust. 4 Umowy (dot. projektów rozliczanych ryczałtem). 4) skanów wyciągów bankowych przedstawiających saldo na dzień dokonania zwrotu oszczędności w Projekcie lub w przypadku braku konieczności zwrotu środków przedstawiających saldo na dzień sporządzenia końcowego wniosku o płatność 5) informacji o wykonaniu wskaźnika efektywności społecznej i efektywności zatrudnieniowej, zgodnie z metodologią zawartą w Regulaminie konkursu. 11. Wraz z końcowym wnioskiem o płatność Beneficjent jest zobowiązany do ponownego złożenia Oświadczenia o kwalifikowalności VAT, stanowiącego Załącznik nr 4a do umowy oraz przedstawienia zbiorczej informacji o Oświadczeniach o kwalifikowalności VAT pozyskanych od ostatecznych odbiorców na zakończenie ich udziału w projekcie (jeśli dotyczy). 12. Za termin złożenia wniosku o płatność do IZ RPOWP uznaje się termin wpływu za pośrednictwem SL Na wezwanie IZ RPOWP Beneficjent przedkłada poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów związanych z realizacją Projektu, w tym w szczególności wskazanych dokumentów księgowych, wyciągów z rachunku bankowego, o którym mowa w 2 ust. 4 i 5 Umowy lub historii z tego rachunku bankowego oraz wyciągów bankowych z innych rachunków bankowych potwierdzających poniesienie wydatków ujętych we wniosku o płatność, a w przypadku płatności gotówkowych poświadczone za zgodność z oryginałem kopie raportów kasowych (bez załączników) lub podpisanych przez Beneficjenta zestawień płatności gotówkowych objętych wnioskiem o płatność. 6 PUNKT 1,2 1. Beneficjent składa pierwszy wniosek o płatność, będący podstawą wypłaty pierwszej transzy dofinansowania, zgodnie 5 ust. 1 pkt 1 OWU, w terminie: a) w przypadku zaliczki w terminie 10 dni od dnia podpisania umowy o dofinansowanie lub w terminie 10 dni od dnia rozpoczęcia realizacji projektu; b) w przypadku refundacji w terminie 10 dniu od zakończenia pierwszego okresu rozliczeniowego. 2. Beneficjent składa drugi i kolejne wnioski o płatność zgodnie z harmonogramem płatności, stanowiącym Załącznik do Umowy oraz harmonogramem płatności w SL2014, w terminie do 10 dni roboczych, a w przypadku projektów partnerskich do 15 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego, z zastrzeżeniem, że końcowy wniosek o płatność przy jednoczesnym zwrocie niewykorzystanych transz dofinansowania na rachunek Strona 15

16 IZ RPOWP, składany jest w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji Projektu. W przypadku niedokonania zwrotu w ww. terminie, stosuje się odpowiednio zapisy 8 OWU. Okres, za który składany jest wniosek o płatność powinien zawierać pełne miesiące / kwartały, z uwzględnieniem okresu realizacji Projektu. 8 PUNKT 10 W przypadku nieprawidłowego zarządzania projektem IZ RPOWP może obniżyć stawkę ryczałtową kosztów pośrednich. Stawka ryczałtowa kosztów pośrednich może ulec zmianie w szczególności gdy: (...) 7) Beneficjent nie wprowadza danych do systemu teleinformatycznego SL2014 lub wprowadza te dane z błędami lub ze znacznym opóźnieniem Beneficjent zobowiązuje się do wykorzystywania SL2014 w procesie rozliczania Projektu oraz komunikowania z IZ RPOWP, zgodnie z aktualną instrukcją Użytkownika udostępnioną przez IZ RPOWP na stronie internetowej RPOWP oraz Portalu. Wykorzystanie SL2014 obejmuje co najmniej przesyłanie: 1) wniosków o płatność, 2) dokumentów potwierdzających kwalifikowalność wydatków ponoszonych w ramach Projektu i wykazywanych we wnioskach o płatność, 3) danych uczestników Projektu, 4) danych personelu Projektu, 5) harmonogramu płatności, 6) korespondencji, w tym zgłaszania zmian dotyczących realizacji Projektu, 7) innych dokumentów związanych z realizacją Projektu, w tym niezbędnych do przeprowadzenia kontroli Projektu, 8) zmian w zakresie nadania/zmiany/wycofania dostępu dla osób uprawnionych do SL2014, o których mowa w ust. 4 (w formie zeskanowanych wniosków o nadanie/zmianę/wycofanie dostępu dla osób uprawnionych do SL2014). Przekazanie dokumentów, o których mowa w pkt 2, 3, 4, 7 i 8 drogą elektroniczną nie zdejmuje z Beneficjenta i Partnerów obowiązku przechowywania oryginałów dokumentów i ich udostępniania podczas kontroli na miejscu. 2. Beneficjent i IZ RPOWP uznają za prawnie wiążące przyjęte w Umowie rozwiązania stosowane w zakresie komunikacji i wymiany danych w SL2014, bez możliwości kwestionowania skutków ich stosowania. 3. W przypadku projektu realizowanego w partnerstwie Beneficjent i Partnerzy deklarują, czy projekt będzie rozliczany w formule partnerskiej. Informację na temat sposobu rozliczania projektu należy zawrzeć w porozumieniu lub umowie o partnerstwie. W przypadku projektu rozliczanego w formule partnerskiej każdy z podmiotów rozliczających przekazuje do partnera wiodącego częściowe wnioski o płatność w systemie SL2014, a następnie Partner wiodący (Beneficjent) tworzy zbiorczy wniosek o płatność. W przypadku tej formuły obowiązki partnerów obejmują także przygotowanie częściowych harmonogramów płatności oraz rejestrowania danych w zakresie personelu projektu. W przypadku projektu, który nie jest rozliczany w formule partnerskiej wnioski o płatność i harmonogramy płatności w systemie SL2014 przygotowuje tylko Partner wiodący. Strona 16

17 4. Beneficjent i Partnerzy/Realizatorzy wyznacza/ją osoby uprawnione do wykonywania w jego/ich imieniu czynności związanych z realizacją Projektu i zgłasza/ją je IZ RPOWP do pracy w SL2014. Zgłoszenie osób, o których mowa w zdaniu poprzednim, zmiana ich uprawnień lub wycofanie dostępu jest dokonywane na podstawie formularza określonego w Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata , zgodnie z Porozumieniem w sprawie przetwarzania danych osobowych, stanowiącym Załącznik nr 5 do Umowy. W przypadku projektu, który nie jest rozliczany w formule partnerskiej, osoby uprawnione do pracy w SL2014 wyznaczane są przez Beneficjenta, nawet jeśli są one przedstawicielami Partnera/Realizatora. 5. Beneficjent zapewnia, że osoby, o których mowa w ust. 4, wykorzystują profil zaufany epuap lub bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w ramach uwierzytelniania czynności dokonywanych w ramach SL W przypadku gdy z powodów technicznych wykorzystanie profilu zaufanego epuap nie jest możliwe, IZ RPOWP informuje o tym Beneficjenta na adres poczty elektronicznej wskazany we Wniosku o nadanie dostępu do SL2014 lub w formie komunikatu zamieszczonego na stronie internetowej Po uruchomieniu w systemie alternatywnej ścieżki logowania, uwierzytelnianie następuje przez wykorzystanie loginu i hasła wygenerowanego przez SL2014, gdzie jako login stosuje się PESEL danej osoby uprawnionej albo adres poczty elektronicznej w przypadku Beneficjenta nie mającego siedziby na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. 7. Beneficjent zapewnia, że wszystkie osoby, o których mowa w ust. 4, przestrzegają regulaminu bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w SL2014 oraz instrukcji użytkownika udostępnionej przez IZ RPOWP. 8. Beneficjent zobowiązuje się do każdorazowego informowania IZ RPOWP o nieautoryzowanym dostępie do danych Beneficjenta w SL W przypadku niedostępności SL2014 Beneficjent zgłasza IZ RPOWP zaistniały problem na adres poczty elektronicznej amiz.rppd@wrotapodlasia.pl IZ RPOWP dokonuje potwierdzenia awarii SL2014 informując Beneficjenta na adres wskazany we Wniosku o nadanie dostępu do SL2014 lub w formie komunikatu zamieszczonego na stronie internetowej W przypadku potwierdzenia przez IZ RPOWP awarii SL2014, proces rozliczania Projektu oraz komunikowania z IZ RPOWP odbywa się drogą pisemną. Wszelka korespondencja papierowa, aby została uznana za wiążącą, musi zostać podpisana przez osoby uprawnione do składania oświadczeń w imieniu Beneficjenta. O usunięciu awarii SL2014 IZ RPOWP informuje Beneficjenta na adres poczty elektronicznej wskazany we Wniosku o nadanie dostępu do SL2014 lub w formie komunikatu zamieszczonego na stronie internetowej Beneficjent zaś zobowiązuje się uzupełnić dane w SL2014 w zakresie dokumentów przekazanych drogą pisemną w terminie 5 dni roboczych od otrzymania tej informacji. 10. Beneficjent zobowiązuje się do wprowadzania do SL2014 danych dotyczących angażowania personelu Projektu zgodnie z zakresem określonym w Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata pod rygorem uznania związanych z tym wydatków za niekwalifikowalne. 11. Nie mogą być przedmiotem komunikacji wyłącznie przy wykorzystaniu SL2014: 1) zmiany treści Umowy, z wyłączeniem harmonogramu płatności, 2) kontrole na miejscu przeprowadzane w ramach Projektu, 3) dochodzenie zwrotu środków od Beneficjenta, w tym prowadzenie postępowania administracyjnego w celu wydania decyzji o zwrocie środków. Strona 17

18 PRZYKŁAD DOWODU KSIĘGOWEGO Strona 18

19 WYCIĄG NAJWAŻNIEJSZYCH ZAPISÓW Z USZCZEGÓŁOWIENIA PODRĘCZNIKA BENEFICJENTA RPO WP W RAMACH EFS STRONA 55 PODRĘCZNIKA BENEFICJENTA SYSTEM SL2014 EFS RPOWP W przypadku gdy pierwszy wniosek o płatność jest wyłącznie wnioskiem o zaliczkę, IZ RPOWP zaleca, aby okres za jaki składany będzie wniosek o płatność, obejmował tylko pierwsze dwa dni realizacji projektu, np. od do STRONA 62 PODRĘCZNIKA BENEFICJENTA SYSTEM SL2014 EFS RPOWP Kwota zaliczki musi wynikać z harmonogramu płatności, stanowiącego załącznik do Umowy o dofinansowanie. STRONA 66 PODRĘCZNIKA BENEFICJENTA SYSTEM SL2014 EFS RPOWP Należy odnieść się do wszystkich działań przewidzianych w projekcie w odniesieniu do zaplanowanego harmonogramu z sekcji V.3 wniosku o dofinansowanie. Opis powinien zawierać w szczególności informacje o terminach, miejscach, czasie trwania poszczególnych działań, liczbie uczestniczących osób. W przypadku zadań rozliczanych etapami, na bieżąco należy przedstawiać informacje dotyczące postępu rzeczowego w odniesieniu do prezentowanego postępu finansowego, w tym wydatków rozliczanych na podstawie zapłaconych faktur. Jeżeli w bieżącym wniosku o płatność beneficjent nie rozlicza zadania, zobowiązany jest przedstawić informację o stanie jego realizacji. Należy także wskazać tryby postępowania (o których mowa w Wytycznych), jakie zostały zastosowane w odniesieniu do wydatków we wniosku o płatność. W opisie poszczególnych zadań/działań realizowanych w projekcie należy podać informacje na temat działań równościowych zaplanowanych we wniosku o dofinansowanie, które zostały zrealizowane/podjęte w okresie rozliczeniowym, a także do wskazania (o ile wystąpiły) problemów lub trudności w realizacji zasady równości szans kobiet i mężczyzn w projekcie. W opisie poszczególnych zadań realizowanych w projekcie należy wykazać i opisać, które działania z zakresu realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami przewidziane we wniosku o dofinansowanie, zostały zrealizowane oraz w jaki sposób, a także w jaki sposób realizacja projektu wpłynęła na sytuację osób z niepełnosprawnościami. Opis podjętych działań powinien być zgodny z tym, co założono we wniosku o dofinansowanie projektu. Opis nie musi dotyczyć każdego z realizowanych w projekcie zadań, a jedynie tych, w ramach których działania na rzecz zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz na rzecz równości szans kobiet i mężczyzn, zostały podjęte i zrealizowane w danym okresie rozliczeniowym. W sytuacji, gdy beneficjent napotkał problemy w realizacji działań na rzecz równości szans kobiet i mężczyzn i niedyskryminacji, informację na ten temat powinien przedstawić również w zakładce Problemy napotkane w trakcie realizacji projektu. W zakresie stosowania uproszczonych metod rozliczania wydatków, tj. stawek jednostkowych i kwot ryczałtowych: W przypadku zadań rozliczanych ryczałtowo (kwoty ryczałtowe/stawki jednostkowe) beneficjent powinien opisać szczegółowo działania, jakie podjął w toku realizacji zadań oraz wymienić dokumenty, które stanowią dowód rozliczenia kwoty ryczałtowej/stawki jednostkowej, zgodnie z informacją w tym zakresie zawartą w umowie o dofinansowanie projektu. Jednocześnie należy uzupełnić opis postępu rzeczowego bez względu na to, czy wskaźniki w ramach zrealizowanych zadań zostały już osiągnięte (a tym samym, czy wydatki są wykazywane we wniosku o płatność), czy też nie. STRONA 80 PODRĘCZNIKA BENEFICJENTA SYSTEM SL2014 EFS RPOWP Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej: 1. Numer umowy/decyzji o dofinansowanie w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata Tytuł projektu. 3. Nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu, w ramach którego wydatek jest ponoszony. Strona 19

20 4. Kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania. 5. Informację, czy wydatki ponoszone są z dofinansowania czy w ramach wkładu własnego, wraz z podaniem odpowiednich wartości (kwot). 6. Na fakturze/dokumencie księgowym o równoważnej wartości dowodowej powinna znaleźć się adnotacja Ujęto we wniosku o płatność za okres od do (nie dotyczy wniosków o płatność składanych w ramach Pomocy Technicznej RPOWP) 7. Informację o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej. 8. Adnotację, iż wydatki zamieszczone na fakturze są poniesione zgodnie z: - ustawą Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 roku, (Dz. U. z. r. Nr, poz.., art. z późn. zm.) - należy pamiętać o wskazaniu artykułu określającego rodzaj zastosowanego na dzień rozpoczęcia postępowania trybu zamówienia/ artykułu mówiącego o zwolnieniu z ustawy; - zgodnie z zastosowaniem zasady konkurencyjności, o której mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata (o ile dotyczy); - zgodnie z rozeznaniem rynku, o którym mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata (o ile dotyczy). Pozostałe elementy opisu dokumentu księgowego beneficjent powinien stosować zgodnie z polityką rachunkowości beneficjenta. Beneficjent zobowiązany jest do stosowania prawa krajowego i wspólnotowego. STRONA 114 PODRĘCZNIKA BENEFICJENTA SYSTEM SL2014 EFS RPOWP W przypadku projektów rozliczanych ryczałtem (kwoty ryczałtowe/stawki jednostkowe) należy załączyć skany dokumentów wymaganych Umową o dofinansowanie realizacji Projektu, o ile w składanym wniosku o płatność wykazane jest rozliczenie. Należy mieć na uwadze, aby na załączonych wyciągach bankowych przy każdej rozliczanej w danym wniosku kwocie, dopisana została pozycja z zestawienia dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (wymóg nie dotyczy wniosków o płatność w ramach Pomocy Technicznej RPOWP ). STRONA 169 PODRĘCZNIKA BENEFICJENTA SYSTEM SL2014 EFS RPOWP Nie mniej jednak zalecane jest przedstawienie planowanych wydatków w ujęciu miesięcznym. Harmonogram powinien obejmować cały okres realizacji projektu założony w umowie, przy czym może także wykraczać poza ten okres. Aktualizacji harmonogramu (w module SL2014) należy dokonać przed złożeniem wniosku o płatność za okres rozliczeniowy którego dotyczy aktualizacja, przy czym wymóg ten nie dotyczy w przypadku harmonogramów składanych w ramach Pomocy Technicznej RPOWP STRONA 249 PODRĘCZNIKA BENEFICJENTA SYSTEM SL2014 EFS RPOWP Dane dotyczące personelu należy przekazać nie później niż przed przekazaniem do instytucji wniosku o płatność zawierającego wydatki danego personelu. Nie oznacza to konieczności przesyłania szczegółowych informacji o czasie pracy za kolejne okresy zaangażowania danego personelu. Należy pamiętać, iż Beneficjent nie ma możliwości edycji danych, które zostały już wysłanie do instytucji. Może natomiast wystąpić do instytucji z prośbą o wycofanie personelu o danym numerze PESEL (w zakresie czasu pracy i/lub części ogólnej) w celu edycji/uzupełnienia danych. Strona 20

21 ĆWICZENIE 1 Szkolenie wspófinansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego oraz budżetu województwa w ramach W ramach wniosku o płatność Gmina x wykazała dwa dokumenty księgowe wskazane w tabeli poniżej: Uzupełnij dwie poniższe sekcje wniosku o płatność. A. SEKCJA PROJEKT B. SEKCJA POSTĘP FINANSOWY -> ŹRÓDŁA FINANSOWANIA WYDATKÓW Strona 21

22 ĆWICZENIE 2 Szkolenie wspófinansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego oraz budżetu województwa w ramach Do czego służą te ikony w systemie SL2014? Strona 22