OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest zakup i dostawa materiałów eksploatacyjnych do urządzeń biurowych takich jak drukarki komputerowe (atramentowe, laserowe, igłowe), kopiarki, urządzenia wielofunkcyjne, faksy wraz z udostępnieniem systemu internetowego służącego do składania zamówień na dostawę oraz odbiór zużytych materiałów eksploatacyjnych przez okres 12 miesięcy. I. Wymagania w zakresie materiałów eksploatacyjnych: 1. Materiały eksploatacyjne dostarczone przez Wykonawcę będą fabrycznie nowe 1, wyprodukowane bez naruszenia praw właściciela marki towarowej, którą są sygnowane, nieuszkodzone, nienaprawiane, nieregenerowane, kompletne i wolne od wad z nienaruszonymi cechami pierwotnego opakowania. 2. Dostarczone przez Wykonawcę materiały eksploatacyjne będą zawierały instrukcję poprawnej instalacji oraz termin ważności i produkcji. 3. W przypadku materiałów eksploatacyjnych wyprodukowanych przez innego producenta (materiały równoważne ) niż producent danego urządzenia biurowego, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić kompatybilność, wydajność i jakość nie gorszą niż oryginalne materiały eksploatacyjne, a w przypadku urządzeń będących na gwarancji w razie jej utraty na skutek użycia wadliwych materiałów eksploatacyjnych zapewnić na własny koszt jej przywrócenie. 4. Jeżeli sposób instalacji jest odmienny niż w przypadku oryginalnego materiału wyprodukowanego przez producenta danego urządzenia biurowego, Wykonawca poinformuje o tym Zamawiającego w formie pisemnej najpóźniej w dniu dostawy materiału eksploatacyjnego, którego to dotyczy. W przypadku nie dochowania powyższego zobowiązania, Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne uszkodzenia urządzenia i materiału eksploatacyjnego powstałe w wyniku nieprawidłowej instalacji. 5. Materiały eksploatacyjne dostarczone przez Wykonawcę muszą być wyprodukowane nie wcześniej niż 6 miesięcy przed datą dostawy do Zamawiającego oraz muszą być objęte gwarancją na okres 12 miesięcy liczony od daty ich dostarczenia do siedziby Zamawiającego. 6. Materiały eksploatacyjne oferowane przez Wykonawcę muszą być zgodne z normami: ISO/IEC (w zakresie tonerów do laserowych urządzeń monochromatycznych), ISO/IEC (w zakresie tonerów do laserowych urządzeń kolorowych) oraz ISO/IEC 1 Pod pojęciem fabrycznie nowe należy rozumieć pełnowartościowe materiały eksploatacyjne, które w całym swoim procesie produkcyjnym są wytwarzane z elementów wcześniej nieużytkowanych, wyprodukowane zostały bez naruszenia praw własnościowych i patentowych ich właścicieli lub za ich zgodą oraz są bez jakichkolwiek śladów używania bądź uszkodzenia. Ich stosowanie nie może naruszać warunków gwarancji urządzenia. Za fabrycznie nowe nie uznaje się wyrobu, gdzie opakowanie pojemnik został jedynie wyczyszczony i ponownie napełniony. 1

2 24711 (w zakresie tuszy do drukarek atramentowych). Wykonawca, składając ofertę, w treści formularza ofertowego potwierdza zgodność oferowanych Materiałów eksploatacyjnych z wyżej wymienionymi normami. 7. Wykonawca zobowiązany jest do bezpłatnego odbioru zużytych materiałów eksploatacyjnych przekazanych przez Zamawiającego oraz zagospodarowania ich w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. 8. Odbiór zużytych materiałów odbywać będzie się na wniosek Zamawiającego przekazywany przedstawicielom Wykonawcy w formie pisemnej lub owej nie częściej niż: (i) raz w miesiącu dla Centrali BGK, (ii) raz na kwartał dla Oddziałów BGK/ Biur Regionalnych Departamentów Instrumentów Inżynierii Finansowej. Odbiór każdorazowo zostanie potwierdzony protokołem odbioru, podpisanym przez osoby uprawnione. We wniosku Zamawiający wskaże dokładny termin i miejsce odbioru oraz osoby uprawnione do kontaktów w sprawie jego realizacji. Wniosek zostanie przekazany Wykonawcy co najmniej na 5 dni roboczych przed planowaną datą odbioru. 9. Przedmiot zamówienia obejmuje dostawę nowych materiałów eksploatacyjnych do jednostek Zamawiającego na terenie Polski wymienionych w załączniku nr 3 do Umowy, wraz z wniesieniem do pomieszczenia/pokoju wskazanego w konkretnym zamówieniu. Aktualną listę jednostek Zamawiającego zawiera załącznik nr 3 do Umowy. Zamawiający zastrzega możliwość wprowadzenia modyfikacji w zakresie ilości oraz danych teleadresowych tych jednostek w okresie obowiązywania Umowy. 10. Zamówienie podstawowe obejmuje dostawę: Zakres I: a) w zakresie I materiałów eksploatacyjnych, dla których dopuszczona jest równoważność; specyfikacja jest podana w Formularzu cenowym w poz. od 1 do 40; b) w zakresie II materiałów eksploatacyjnych, dla których nie jest dopuszczona równoważność ze względu na strategiczną funkcję urządzeń oraz konieczność zachowania gwarancji produktu; specyfikacja jest podana w Formularzu cenowym w poz. od 41 do Zgodnie z art. 29 ust. 3 ustawy Prawo Zamówień Publicznych, Zamawiający dopuszcza zastosowanie produktów równoważnych na asortyment wyspecyfikowany w poz. od 1 do 40 Formularza cenowego stanowiący przedmiot zamówienia, tj. produktów innych producentów niż wymienione w Formularzu cenowym. W takim wypadku Wykonawca jest zobowiązany wykazać, że jest to produkt o parametrach jakościowych i użytkowych nie gorszych, niż parametry i cechy wskazanych produktów. W kolumnach 2, 3, 4 Formularza cenowego Wykonawca zobowiązany jest podać numer seryjny (Part Number), deklarowaną wydajność oraz nazwę producenta oferowanego materiału eksploatacyjnego. 2. Zaoferowane przez Wykonawców Materiały eksploatacyjne muszą posiadać pojemności odpowiadające minimalnym wymaganiom określonym w Formularzu cenowym. 3. Wykonawca przyjmuje na siebie odpowiedzialność za uszkodzenia sprzętu powstałe w wyniku używania zaoferowanych i dostarczonych materiałów eksploatacyjnych równoważnych w sytuacji, gdy dostarczone materiały eksploatacyjne spowodują awarię sprzętu, co zostanie potwierdzone przez serwis stwierdzający przyczynę uszkodzenia. Każdorazowo Wykonawca zostanie poinformowany o takim fakcie. 2

3 4. Ewentualne koszty diagnozy i napraw zostaną potrącone Wykonawcy z należnej, miesięcznej faktury VAT wraz z przedstawieniem potwierdzenia przyczyny awarii z serwisu dokonującego naprawy. 5. Wykonawca zobowiązuje się pokryć koszty diagnozy i naprawy uszkodzonego sprzętu poniesione przez Zamawiającego. 6. W przypadku zaoferowania przez Wykonawcę równoważnych materiałów eksploatacyjnych, o których mowa w pkt 10 lit. a), jeżeli Zamawiający stwierdzi w toku realizacji Umowy, iż wydajność, jakość lub niezawodność dostarczonych produktów niekorzystnie odbiega od parametrów produktu oryginalnego lub jeżeli dostarczony produkt nie sygnalizuje we właściwy sposób stanu zużycia tuszu lub tonera, Wykonawca na żądanie Zamawiającego wymieni materiał eksploatacyjny, którego żądanie dotyczy, na materiał pochodzący od producenta urządzenia, do którego materiał jest przeznaczony, bez zmiany ceny. 7. W przypadku wątpliwości na Wykonawcy ciąży obowiązek udokumentowania spełnienia powyższych warunków. Zakres II: 1. Materiały eksploatacyjne muszą być oryginalne, w przypadku produktów podanych w poz. od 41 do 48 Formularza cenowego - wyprodukowane przez producenta sprzętu, do którego przeznaczone są materiały eksploatacyjne fabrycznie nowe, nieregenerowane, nierefabrykowane, do produkcji których nie użyto żadnych elementów ani podzespołów wcześniej używanych (np.: kaseta, bęben światłoczuły, listwa podająca, listwa zbierająca, listwa czyszcząca, wałek grzewczy, wałek dociskowy, głowica drukująca, toner, atrament, tusz), wolne od jakichkolwiek wad fizycznych, jak również od jakichkolwiek wad prawnych i roszczeń osób trzecich. 2. Oryginalne materiały eksploatacyjne muszą posiadać znak firmowy producenta, etykiety zawierające numer katalogowy i termin jego ważności/produkcji. II. Wymagane cechy systemu internetowego 1. W terminie 5 dni roboczych od dnia podpisania Umowy Wykonawca w udostępni Zamawiającemu (koszt udostępnienia wliczony do oferty Wykonawcy) system internetowy służący do składania zamówień na materiały eksploatacyjne określone w Formularzu cenowym. System internetowy musi być udostępniony oraz obsługiwany w języku polskim. 2. Wykonawca zagwarantuje Zamawiającemu bezpieczeństwo operacji wykonywanych za pośrednictwem systemu internetowego: a) dostęp do systemu z wykorzystaniem przeglądarki Internet Explorer w wersji 9.0 lub nowszej, po protokole https, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania na komputerach Zamawiającego. b) uwierzytelnianie za pomocą unikalnego loginu i hasła użytkownika, możliwość zmiany hasła użytkownika. 3. Wykonawca zapewni ciągły dostęp do systemu oraz realizację elektronicznych zamówień co najmniej przez pięć dni w tygodniu tj. od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy), w godzinach od 7:00 do 18:00. 3

4 4. Każda jednostka lub komórka organizacyjna Zamawiającego zostanie zarejestrowana w systemie internetowym Wykonawcy w taki sposób, iż będzie posiadała odrębne konto, które będzie przypisane do grupy rodzajowej o nazwie: MATERIAŁY EKSPLOATACYJNE. Ilość jednostek/komórek organizacyjnych Zamawiającego ok Szczegółowa lista jednostek/komórek organizacyjnych zostanie przekazana Wykonawcy po podpisaniu Umowy. 5. System internetowy Wykonawcy zapewni ciągły dostęp do takich informacji jak: opis produktu, zdjęcie produktu, sposób pakowania, dostępność produktu, ceny netto lub brutto. W przypadku wyczerpania limitu określonego w Formularzu cenowym złożonym w postępowaniu o udzielenie zamówienia - na poszczególne produkty, Wykonawca w terminie 1 dnia roboczego poinformuje o tym fakcie Zamawiającego i jednocześnie usunie wyczerpany produkt z katalogu dostępnych do zamówienia. Wykonawca przywróci możliwość zamówienia wyczerpanego produktu na szczególne zlecenie Zamawiającego w przypadku skorzystania z prawa opcji opisanego części III OPZ. 6. Wykonawca udostępni Zamawiającemu wyłącznie asortyment tożsamy z Formularzem cenowym złożonym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Pozostały asortyment nie ujęty w Formularzu cenowym, a znajdujący się w Systemie internetowym Wykonawcy zostanie zablokowany dla Zamawiającego. 7. Zamawiający musi posiadać możliwość bieżącego kontrolowania wydatków poszczególnych komórek i jednostek organizacyjnych Zamawiającego zakupionych za pośrednictwem udostępnionego systemu internetowego. Wykonawca zobowiązany jest przekazywać Zamawiającemu wraz z fakturami cykliczne (co miesiąc kalendarzowy) edytowalne raporty (w formacie doc. lub xls.) zawierające ilości dotychczas zamówionych i pozostałych produktów zgodnych z Formularzem cenowym oraz dane określone w Załączniku nr 4 do Umowy. 8. Zamawiający musi posiadać możliwość składania zamówień przez dwóch użytkowników (wskazanych przez Zamawiającego) poprzez konta innych komórek/jednostek organizacyjnych bez konieczności przelogowywania się. 9. Zamawiający musi posiadać możliwość dokonywania bieżącej analizy aktualnych i poprzednio realizowanych zamówień przez poszczególne komórki i jednostki organizacyjne Zamawiającego za pośrednictwem systemu internetowego Wykonawcy. 10. Zamawiający musi posiadać możliwość składania zamówień przez osoby wyznaczone przez Zamawiającego tj. pracowników jednostek i komórek organizacyjnych Zamawiającego. III. Zamówienia w ramach Opcji: 1. W ramach Opcji Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa do poniżej przedstawionych Opcji. Prawo Opcji jest prawem Zamawiającego, z którego może, ale nie musi skorzystać. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca w ramach wykonywania przedmiotu zamówienia zobowiązany jest wykonać dostawy i usługi przedstawione w OPZ, a także posiadane przez Wykonawcę w ramach prowadzonej działalności. W przypadku nie skorzystania przez Zamawiającego z prawa Opcji w całości lub części Wykonawcy nie będzie przysługiwało dodatkowe wynagrodzenie, ani jakiekolwiek roszczenie. 4

5 2. Ze względu na możliwość wycofania z użytkowania części urządzeń biurowych posiadanych obecnie przez Zamawiającego, Zamawiający zastrzega sobie jednostronne prawo do rezygnacji (tj. braku dokonania zamówienia) z maksymalnie 80% ilości wszystkich materiałów eksploatacyjnych wymienionych w Formularzu cenowym w poz. od 1 do 48. W szczególności wycofanie z użytkowania może być spowodowane złym stanem technicznym urządzeń biurowych, do których mają być przeznaczone wymienione materiały eksploatacyjne lub zastąpieniem urządzeń innymi urządzeniami, z którymi wymienione materiały eksploatacyjne nie będą kompatybilne 3. Opcja Zakupu Dodatkowej Ilości Materiałów Eksploatacyjnych: W ramach niniejszej Opcji Zamawiający będzie posiadał możliwość zakupienia dodatkowej, większej ilości wybranych przez siebie zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem materiałów eksploatacyjnych w przypadku jeśli zostanie wyczerpany limit określony szczegółowo w Formularzu cenowym. Zakup dodatkowej ilości materiałów eksploatacyjnych będzie dotyczył jedynie produktów wyspecyfikowanych w Formularzu cenowym w pozycjach od 1 do 48. Zamawiający na wykorzystanie niniejszej Opcji przeznaczy maksymalnie kwotę ,00 zł brutto. 4. Opcja Zakupu Dodatkowych Materiałów Eksploatacyjnych (z wyłączeniem materiałów określonych szczegółowo w Formularzu Cenowym w pozycjach od 1 do 48 oraz określonych w pkt 3 powyżej) z katalogu dostaw produktów oferowanych przez Wykonawcę. W ramach niniejszej Opcji Zamawiający ma prawo wielokrotnie zakupić dostępne u Wykonawcy Dodatkowe Materiały Eksploatacyjne, w ramach prowadzonej przez niego działalności, w sytuacji gdy nie jest możliwe określenie przez Zamawiającego rodzaju materiałów eksploatacyjnych do urządzeń biurowych, które są w jego dyspozycji, a nie są możliwe do identyfikacji na dzień publikacji ogłoszenia o zamówieniu. Dodatkowe Materiały Eksploatacyjne będą użytkowane przez Zamawiającego w okresie obowiązywania Umowy zawartej w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego postępowania. Zamawiający zakupi Dodatkowe Materiały Eksploatacyjne do urządzeń biurowych, dla których materiały eksploatacyjne określone w pozycjach od 1 do 48 Formularza Cenowego nie będą kompatybilne z uwagi na posiadanie innych właściwości. Cena zakupu materiałów eksploatacyjnych będzie zgodna z aktualnym cennikiem Wykonawcy, w dniu złożenia zamówienia przez Zamawiającego lub w przypadku braku jego obowiązywania u Wykonawcy cena ta będzie każdorazowo określana w informacji cenowej uzyskiwanej od Wykonawcy w formie pisemnej na żądanie Zamawiającego. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca każdorazowo dostarczy w terminie do 3 dni roboczych od dnia przekazania takiego żądania, aktualne cenniki oraz wskaże adresy stron internetowych, na których zamieszczone są ww. cenniki. Zamawiający na wykorzystanie niniejszej Opcji przeznaczy maksymalnie kwotę ,00 zł brutto. 5