Trzy wymiary rozwiązań HCM: czy Twój dział HR działa efektywnie?

Transkrypt

1 Trzy wymiary rozwiązań HCM: czy Twój dział HR działa efektywnie?

2 Wprowadzenie Istnieje wiele form outsourcingu i modeli systemów dostarczania usług. Niektóre są proste, ale dają niepełną perspektywę. Inne oferują całościowe podejście do prowadzonej działalności biznesowej. Proces Technologia Ogólnie rzecz ujmując, na rynku rozwiązań HCM (Zarządzanie Kapitałem Ludzkim) istnieją trzy typy rozwiązań: jednowymiarowe (1D), dwuwymiarowe (2D) i trójwymiarowe (3D). Jedne z nich skupiają się na ludziach, inne na procesach, jeszcze inne na technologii. Gotowe, jednowymiarowe rozwiązania oferują tylko minimum funkcjonalności obejmujących listy płac, korzyści pozapłacowe czy rekrutację, jakby były to elementy oprogramowania niemające wiele wspólnego z innymi działami firmy. To jest właśnie podejście jednowymiarowe (1D). Lepsze wyniki można uzyskać, łącząc dwa elementy ze sobą jest to podejście dwuwymiarowe (2D). Ludzie Wprowadzenie do 3 wymiarów Zarządzania Kapitałem Ludzkim Należy jednak postawić pytanie: czy można zaprojektować i wdrożyć odpowiednią strategię HR bez dogłębnej znajomości ludzi, procesów i technologii? Odpowiedź Tak oznacza, że taka firma będzie przeżywać ciężkie chwile w globalnej wojnie o talenty. Jeśli odpowiedź brzmi Nie, to należy rozważyć wdrożenie outsourcingu procesów biznesowych (BPO). Jest to jedyne trójwymiarowe (3D) rozwiązanie na rynku, które łączy ludzi, procesy i technologie. Dzięki niemu można w efektywny sposób połączyć wydajność i strategię. Aby dowiedzieć się, jak to zrobić, przeczytaj dalej. Czy można zaprojektować odpowiednią strategię HR bez dogłębnej znajomości ludzi, procesów i technologii? 3

3 Dlaczego zarządy potrzebują okularów 3D? Dlaczego zarządy potrzebują okularów 3D? Wszystkim może się podobać rysunek na kartce papieru, ale oglądanie filmu w technologii imax 3D to zupełnie inne wrażenia. Pokazanie rysunku zarządowi może sprawić, że będzie pod wrażeniem przez minutę. Pokazanie filmu 3D sprawi, że już zawsze będzie pod wrażeniem. Raport CEO Challenge przygotowany przez Conference Board umieszcza kapitał ludzki i sprawność operacyjną na czele listy wyzwań, przed którymi stoją liderzy biznesu 1. Technologia i rozwiązania outsourcingowe są obecnie ważniejsze niż kiedykolwiek dla dyrektorów, którzy pociągają za budżetowe sznurki. Trzeba im tylko przedstawić odpowiednie rozwiązania. Jednak wiele rozwiązań outsourcingowych w branży HR może kosztować firmę więcej niż modele wewnętrzne. Niektóre z nich umożliwiają osiągnięcie krótkoterminowych oszczędności na pojedynczych procesach, ale nie można ich zintegrować z innymi systemami i działami w organizacji. W takiej sytuacji firma traci zarówno pieniądze, jak i możliwości, ponieważ nie ma nikogo, kto by dobrze rozumiał działania jej pracowników oraz je nadzorował. Dyrektorzy Generalni są pod ciągłą presją, ponieważ muszą wprowadzać zmiany, dbać o konkurencyjność, zwiększać zysk i zapewnić udziałowcom długoterminowy wzrost. Dlatego każda inwestycja musi się zwrócić w ciągu 6 miesięcy, a nie w ciągu 6 lat. Gdy pojawi się możliwość osiągnięcia łatwego sukcesu na polu kosztów i wydajności, wybór jest prosty. Model 1D, taki jak model oprogramowania jako usługi (SaaS), stanowi atrakcyjną propozycję, dzięki której można zmniejszyć presję i koszty przy jednoczesnym pozytywnym wpływie na procesy, takie jak instalacja systemu czy bezpośredni nakład pracy. Jest to proste i łatwe do zrozumienia tak jak rysunek 3D na kartce papieru. Działy HR muszą często zajmować się nieefektywnymi procesami, poświęcając 50% czasu na zadania administracyjne 2. Procesy HR, które powszechnie uważa się za odpowiednie do outsourcingu, to procesy transakcyjne, takie jak lista płac, korzyści pozapłacowe i opieka zdrowotna oraz zarządzanie emeryturami. Outsourcing jednego z tych procesów wydaje się prostą decyzją, którą kierownictwo firmy może podjąć bez zastanawiania się. 50% Działy HR muszą często zajmować się nieefektywnymi procesami, poświęcając 50% czasu na zadania administracyjne 2. Jednak koszty widoczne stanowią tylko 37% wszystkich kosztów posiadania systemów HCM i zarządzania nimi. Pozostałe 63% kosztów jest niewidoczne i obejmuje konserwację systemu, jego integrację z istniejącymi systemami, aktualizacje i związaną z tymi zadaniami pracę. Tylko wykonanie kroku naprzód i przejście na rozwiązania 3D w ramach usług BPO będzie miało realny wpływ na ludzi i procesy oraz umożliwi określenie 100% kosztów 3. Wszystkie systemy zostaną zintegrowane, ponieważ będą zarządzane przez jednego zewnętrznego dostawcę, który będzie się również zajmował ich konserwacją. Dyrektorzy generalni są pod ciągłą presją, ponieważ muszą wprowadzać zmiany, dbać o konkurencyjność, zwiększać zysk i zapewnić udziałowcom długoterminowy wzrost. 1. The Conference Board CEO Challenge (2013) 2. Lawler, E. & Boudreau, J. (2010) Center for Effective Organizations at the University of Southern California. 3. PwC, Exposing the hidden cost of Payroll and HR Administration: A total cost of ownership study,

4 Integracja w różnych firmach Wszyscy dyrektorzy ds. informatycznych wiedzą, że każde nowe rozwiązanie IT musi automatyzować kluczowe procesy, ułatwiać bieżącą działalność firmy, zmniejszyć zależność od sprzętu i nadawać się do integracji. Jednocześnie nie może zagrażać bezpieczeństwu. Każda nowa inwestycja IT musi jednocześnie wspierać nowoczesne, mobilne i elastyczne sposoby pracy. Sukces oznacza mniej pracy działów IT przy wdrażaniu inwestycji i brak wpływu na bieżącą pracę innych systemów informatycznych. Wiele rozwiązań firmowych można zastąpić jednym rozwiązaniem dostarczonym przez jednego dostawcę, obsługiwanym samodzielnie przez pracowników i z łatwym dostępem dla menedżerów. Dzięki temu zmniejszy się również obciążenie działu IT. Technologia SaaS i oprogramowanie są istotnymi komponentami każdej oferty BPO. Nie są one jednak jedynymi narzędziami, jakie są do dyspozycji. Technologie oparte na chmurze odgrywają ważną role w optymalizacji procesów zlecanych podmiotom zewnętrznym. Ponadto samoobsługa pracowników (ESS) i samoobsługa menedżerów (MSS) oznacza, że każdy pracownik i menedżer ma dostęp do spraw HR za pośrednictwem urządzenia mobilnego lub tabletu. Od pracowników oczekuje się nie tylko, że będą zarządzać wszystkimi swoimi sprawami HR, ale w razie wątpliwości będą także mogli skontaktować się z ekspertami HR dostawcy rozwiązań BPO. Rozwiązania BPO zapewniają transakcyjne oprogramowanie HR oraz doradców i ekspertów dostępnych 24 godziny na dobę gotowych udzielić potrzebnego wsparcia. 41% Rozwiązania 3D BPO obejmują wszystkie działy firmy Liderzy IT muszą zrozumieć powiązania między systemami i procesami funkcjonującymi w obszarze HR. Muszą również wiedzieć, jak dużo firma wydaje na te procesy, jak dużo wydają konkurenci i jaki zwrot z inwestycji w nowe rozwiązania jest możliwy. Bez udzielenia odpowiedzi na te pytania istnieje ryzyko, że koszty procesów w obszarze HR zostaną tylko przesunięte z jednego działu firmy do drugiego z działu HR do działu IT. Technologia SaaS i oprogramowanie są istotnymi komponentami każdej oferty BPO. Nie są one jednak jedynymi narzędziami, jakie są do dyspozycji. 41% firm uważa, że ulepszenie procesów pozwoli im na pokonanie konkurencji 4 Biznesowym problemem numer jeden jest efektywność działania: 41% firm uważa, że ulepszenie procesów pozwoli im na pokonanie konkurencji 4. Rozwiązania BPO zapewnią firmie elastyczność w działaniu w zmieniającym się środowisku biznesowym: podczas koniunktury, dekoniunktury czy w okresie stabilizacji. 4. Aberdeen Group HCM Trends,

5 SaaS BPO Wizja świata 1D Film w technologii Imax 3D Oprogramowanie jako usługa (SaaS) to przykład rozwiązania technologicznego, które jest bardziej atrakcyjne niż starzejące się rozwiązania wewnątrzfirmowe. Dostawca usługi SaaS zapewnia infrastrukturę IT klienci w tej usłudze nie płacą za posiadanie oprogramowania, ale za korzystanie z niego, zwykle w ramach rozwiązań opartych na chmurze. Sama w sobie usługa SaaS jest klasycznym przykładem rozwiązania jednowymiarowego (1D), które może rozwiązać tylko część problemów związanych z zarządzaniem kapitałem ludzki (HCM). Outsourcing pojedynczych elementów infrastruktury IT lub zarządzania aplikacjami to na pewno krok w dobrym kierunku, ale stanowi dopiero jedną trzecią drogi firmy do całościowego rozwiązania w obszarze HR. Jeśli celem jest znalezienie rozwiązania, które zmieni zupełnie pracę działu HR, wtedy takie funkcjonalne i transakcyjne rozwiązanie nie wystarcza. Partnerzy dostarczający rozwiązania BPO w obszarze HR idą znacznie dalej niż tradycyjny outsourcing zarządzania listami płac. Ich celem jest całościowe wsparcie swojego klienta w obszarze HR. Inne modele 1D obejmują: Outsourcing rozwiązań informatycznych (ITO) dostawca usług zapewnia infrastrukturę IT, klienci kupują usługę instalacji, uruchomienia i konserwacji aplikacji. Outsourcing zarządzania aplikacjami (AMO) dostawca zapewnia infrastrukturę i aplikacje oraz gwarantuje ich dostępność i konserwację. Klient korzysta z aplikacji, ale jest odpowiedzialny za wszystkie działania operacyjne. Outsourcing jednego procesu (SPO) klient przekazuje zarządzanie jednym procesem i jego realizacją, np. listy płac, a dostawca dostarcza oddzielny system zazwyczaj bez połączenia z powiązanymi procesami ani bez dostępu do nich. Aktualizacje gotowych rozwiązań 1D mogą być bardzo skomplikowane i kosztowne nie tylko dla działu HR, ale również dla działu IT. Na przykład trzeba będzie jednorazowo zapłacić dostawcy za instalację oraz zarządzanie procesem i istnieje ryzyko, że z czasem dostawca może przestać dostarczać wsparcie techniczne dla produktu, co spowoduje konieczność zainwestowania w inne rozwiązania. Rozwiązania BPO umożliwią firmom uniknięcie tych problemów i wykorzystanie wiedzy specjalistycznej swojego partnera. Usługa BPO Pełna usługa i wiedza Proces Pełen zakres SaaS Tylko technologia Ograniczony zakres Ryzyko Przeniesione Nieprzeniesione Model BPO w odróżnieniu od modelu SaaS to jedyne całościowe, trójwymiarowe rozwiązanie HCM obejmujące ludzi, procesy i technologie. Zamiast niepełnego, pojedynczego obrazu, otrzymujemy jasny i klarowny film 3D (odtwarzany w czasie rzeczywistym) na temat całego obszaru HR firmie. Partnerzy dostarczający rozwiązania BPO w obszarze HR idą znacznie dalej niż tradycyjny outsourcing zarządzania listami płac. Ich celem jest całościowe wsparcie swojego klienta w obszarze HR. Rozwiązania BPO obejmują: aktywności w ramach front office, takie jak bezpośredni kontakt z klientem i wsparcie dla pracowników w ramach centrum rozwiązań dla pracowników; ciągle aktualizowane rozwiązania techniczne oparte na wskaźnikach rynkowych obsługujące listy płac i transakcje HR; hostowane rozwiązania przeznaczone do wykonywania podstawowych zadań HR, do zarządzania talentami i samoobsługi (zarówno dla menedżerów, jak i dla pracowników); zespoły ekspertów z dziedziny HR dostępnych lokalnie i globalnie z najbardziej aktualną wiedzą na temat przepisów, wynagrodzeń, rekrutacji i zarządzania Ryzyko / Zmniejszenie kosztów SaaS 1D Technologia Technologia i Back office 2D + Proces HR BPO 3D + Ludzie wydajnością. 5. Deloitte, Global Outsourcing and Insourcing Survey, PwC, How much is your organization really spending on Payroll and HR Administration?, marzec 2012 Kompleksowe rozwiązanie HCM BPO oparte na pięciu filarach (korzyści, administracja HR, płace, zarządzanie talentami, zarządzanie czasem pracy i urlopami) jest konieczne do stworzenia skutecznej strategii w obszarze HR i zbudowania atrakcyjności marki pracodawcy. Rozwiązania BPO sprawiają, że procesy HR stają się bardziej nakierowane na ludzi. Aby to osiągnąć, trzeba zacząć od wprowadzenia elastycznych, solidnych i łatwych w użyciu rozwiązań technicznych umożliwiających zarządzanie wszystkimi podstawowymi zadaniami w obszarze HR i płacami. BPO to jedyne trójwymiarowe (3D) rozwiązanie na rynku, które łączy ludzi, procesy i technologie. W badaniu na temat outsourcingu i rozwiązań wewnętrznych (Global Outsourcing and Insourcing Survey) przeprowadzonym przez firmę Deloitte w 2014 roku napisano: Klienci nie koncentrują się już na przeniesieniu usług do firmy, ale na optymalizacji kontaktów z dostawcami i ulepszeniu elastyczności operacyjnej, aby móc reagować na potencjalne zmiany w przepisach i technologiach 5. Dzięki rozwiązaniom BPO staje się to prostym procesem wymagającym niewielkiego zaangażowania ze strony działu HR poza samym szkoleniem na temat zmian i ich wpływu na firmę oraz pracowników. Organizacje HR, które w ramach rozwiązań BPO przekazują podmiotom zewnętrznym wszystkie funkcje, takie jak płace, zarządzanie czasem pracy, zarządzanie danymi HR, opieka zdrowotna i korzyści pozapłacowe, poświęcają na nie średnio 25% 31% mniej czasu niż firmy zajmujące się wszystkimi tymi procesami wewnętrznie 6. Koszt rozwiązań wewnętrznych jest więc znaczący. Dzięki outsourcingowi tych rutynowych procesów transakcyjnych w codziennej pracy firmy nie tylko oszczędzają pieniądze, ale odciążają dział HR, który może stać się prawdziwym partnerem biznesowym. 8 9

6 Zaangażowanie Trójwymiarowe rozwiązania BPO dla Twojej firmy Trójwymiarowe rozwiązania BPO dla wszystkich rodzajów biznesu Niezależnie od tego, czy jest to mała firma z ograniczeniami budżetowymi, średnie przedsiębiorstwo znajdujące się w pułapce już wdrożonych systemów i procesów czy też korporacja z wieloma globalnymi platformami, które nie są ze sobą zintegrowane wszystkie firmy potrzebują partnera, który potrafiłby je wesprzeć. Poniżej znajdują się historie firm, które odniosły korzyści dzięki rozwiązaniom 3D BPO. Duże przedsiębiorstwa często posiadają wiele globalnych platform, które nie są ze sobą zintegrowane. Nikt nie zarządza całym systemem, w wyniku czego nie można w pełni zarządzać pracownikami ani poznać ich motywacji. Globalni dostawcy usług BPO mogą pomóc w rozwiązaniu tego problemu, dostarczając całościowe rozwiązania. Duże firmy tworzą długotrwałe relacje ze swoim dostawcą. W ten sposób BPO to nie tylko oprogramowanie, ale całościowa usługa. Compass Group firma zatrudniająca pracowników zintegrowała wiele systemów HCM w jedno rozwiązanie, które umożliwiło jej szybki wzrost do wysokości około 1 mld dolarów rocznie. KLIKNIJ, ABY ODTWORZYĆ Firma ADP dużo inwestuje w technologie, dzięki czemu dokładnie wie, co jest potrzebne kierownictwu działów HR. Bob Kovacs, Wiceprezes Total Rewards, Compass Group USA Średnie firmy mogą zostać schwytane w pułapkę już wdrożonych systemów i procesów, które kiedyś były niezbędne, ale teraz są kosztowe oraz stanowią poważne obciążenie. Utrzymywanie różnych systemów pochodzących od różnych dostawców powoduje wzrost kosztów i nakładu pracy. Z drugiej strony jeden dostawca BPO pozwala odzyskać swobodę manewru i daje dostęp do danych pracowników w czasie rzeczywistym. Rozwiązanie BPO oferuje również dane, które inaczej byłyby poza zasięgiem średnich przedsiębiorstw: duże firmy dostarczające rozwiązania BPO dysponują danymi umożliwiającymi identyfikację trendów i możliwych problemów. McGraw Hill jak ADP umożliwia tej firmie skoncentrowanie się na wyszukiwaniu najbardziej wartościowych menedżerów wyższego szczebla i na mobilności swoich pracowników. KLIKNIJ, ABY ODTWORZYĆ Firma ADP nie tylko dysponuje oryginalnymi rozwiązaniami technicznymi, ale jest dla nas prawdziwym partnerem. To partnerstwo zaczęło się od razu w pierwszym dniu naszej współpracy i trwa nadal. Bradley Arnold, dyrektor w dziale pozyskiwania talentów, McGraw Hill Financial Małe firmy często mają ograniczony budżet, co sprawia, że najnowsze rozwiązania technologiczne są poza ich zasięgiem. Jednak usługi oparte na chmurze sprawiają, że rozwiązania BPO są teraz także dostępne dla właścicieli małych firm. Nawiązanie partnerstwa z globalną firmą, która posiada wszystkie procesy, systemy i wiedzę ekspercką, jest dużo prostsze niż projektowanie i wdrażanie wszystkiego od podstaw. Rozwiązania BPO są korzystniejszym wyborem dla małych firm pozwalającym uniknąć kosztownych pomyłek i niepotrzebnych procesów, które obciążają duże firmy. Raw Talent Academy gdy firma zatrudniająca 26 pracowników zaczyna się szybko rozwijać, pojawia się potrzeba stworzenia procesów dotyczących HR, listy płac i zarządzania talentami. KLIKNIJ, ABY ODTWORZYĆ Pracując z ADP, nie ma się wrażenia, że współpracuje się z dużą organizacją, ale z lokalnym partnerem. Pracujemy z zespołem, który zajmuje się małymi firmami, i byłem zdziwiony tym, że oferowane rozwiązania mają tak korzystne ceny. Lee McQueen, właściciel, Raw Talent Academy 10 11

7 Zaangażowanie Gotowi? W rozwiązaniach BPO kładzie się przede wszystkim nacisk na polepszenie funkcjonowania firmy poprzez wdrożenie, adaptację technologii samoobsługowych i korzystanie z nich oraz zastosowanie lepszych praktyk w obszarze usług, ograniczania ryzyka i redukcji kosztów. Nie są więc to rozwiązania doraźne mające na celu obsługę procesów transakcyjnych w obszarze HR. Poniższe korzyści oferowane przez rozwiązania BPO zostały połączone w jeden całościowy pakiet, który zmniejsza presję na biznesowe działy firmy: Standaryzacja wszystkich systemów i procesów Im dłużej firmy zlecają zadania dostawcy rozwiązań BPO, tym mniejszy staje się koszt procesów transakcyjnych 7 Analiza przeprowadzona przez Sourcing Analysis pokazuje, że im dłużej firmy zlecają zadania dostawcy rozwiązań BPO, tym mniejszy staje się koszt procesów transakcyjnych 7. Na przykład klienci firmy ADP stwierdzili, że pięć lat po przejściu na rozwiązania BPO oszczędności w stosunku do procesów wewnętrznych mogą sięgnąć 62% 8. Oznacza to, że dłuższy okres trwania partnerstwa firmy z dostawcą rozwiązań BPO przekłada się na optymalizację oszczędności. Z tego powodu ważne jest zarządzanie tym partnerstwem i ciągłe jego ulepszanie. Zmniejszenie całkowitego kosztu posiadania (TCO) Elastyczność i zdolność adaptacji Natychmiastowa aktualizacja technologii Przewidywanie ryzyka związanego z regulacjami prawnymi i ze zgodnością z przepisami Rozwiązania BPO to lepiej działająca firma: Gotowi na oglądanie filmu w technologii 3D? Partnerstwo z lokalnymi i globalnymi ekspertami Dział HR mający czas, aby. projektować i wdrażać strategie Lepsza kontrola nad procesami dotyczącymi pracowników Samoobsługa pracowników oraz menedżerów zmniejszająca biurokrację i zwiększająca zaangażowanie Outsourcing umożliwia organizacjom zmniejszenie obciążenia mało ważnymi zadaniami i skupienie się na działaniach w celu sprostania zmieniającym się wyzwaniom biznesowym. Zwiększa on również marżę i przepływ gotówkowy, umożliwia firmom inwestowanie i zajęcie lepszej pozycji w zmiennych warunkach ekonomicznych, a także zostanie liderem. Lokalna i globalna wiedza HR Ludzie Nowe możliwości Proces Mniejsze koszty, standaryzacja i elastyczność Technologia Awangardą outsourcingu są rozwiązania 3D BPO: nowe możliwości technologiczne, hosting podstawowej technologii, lokalna i globalna wiedza w obszarze HR, ponowne zaprojektowanie procesów pozostawionych na uboczu. Wybierz prawdziwie globalnego partnera z doświadczeniem lidera rynku i odpowiednią wiedzą. Dzięki temu ujrzysz swoją firmę niczym na filmie 3D. 7. Sourcing Analysis, The Hidden Benefits of Human Resource Business Process Outsourcing (HR BPO), Aberdeen Group HCM Trends,

8 O ADP (NASDAQ-ADP) Potężna technologia o ludzkim wymiarze. Firmy różnej wielkości z całego świata polegają na oprogramowaniu w chmurze i eksperckiej wiedzy oferowanej przez ADP, dzięki której mogą odblokować potencjał swoich pracowników. HR. Talent. Korzyści. Płace. Zgodność z przepisami. Wspólna praca nad rozwojem pracowników. Więcej informacji można uzyskać w witrynie ADP.pl. O CorporateLeaders CorporateLeaders to wyjątkowa, niezależna sieć inspirująca firmy i ich kierownictwo dzięki utworzeniu zaufanego forum, na którym można wspólnie pracować, dzielić się pomysłami i doświadczeniami oraz popychać firmy naprzód w ciągle zmieniającym się środowisku. Koncentrujemy się na zapewnieniu wyjątkowych usług dla członków, organizowaniu interesujących kameralnych spotkań, badaniach i doradzaniu w zakresie transformacji biznesowej. To wszystko robimy w odpowiedzi na konkretne zapotrzebowanie liderów biznesu Logo ADP i ADP to zarejestrowane znaki handlowe ADP, LLC. Pozostałe znaki handlowe są własnością poszczególnych firm. Copyright 2016 ADP, LLC.