Zarządzenie Nr 2/2011 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Wodyniach z dnia 01 lutego 2011 roku

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 2/2011 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Wodyniach z dnia 01 lutego 2011 roku w sprawie ustalenia dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości Na podstawie przepisów art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.), przepisów ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity Dz.U. Nr 13 z 2001 r. poz. 123 z późn. zm.) oraz 21 ust. 7 Regulaminu Organizacyjnego Gminnego Ośrodka Kultury w Wodyniach zarządzam, co następuje: 1 Wprowadzam do stosowania dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości (politykę rachunkowości) dotyczące: 1. Określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych oraz zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych i zapisów księgowych załącznik nr 1 2. Metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego załącznik nr 2 3. Sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym: zakładowego planu kont ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont pomocniczych oraz ich powiązanie z kontami księgi głównej załącznik nr 3 4. Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych oraz opis systemu przetwarzania danych, opis systemu informatycznego zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a także określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji załącznik nr 4 5. Systemu ochrony danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywania w nich zapisów oraz zasad archiwizacji ksiąg rachunkowych i dokumentów księgowych załącznik nr 5 2 Zarządzenie wchodzi z życie z dniem podpisania.

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia nr 2/2011 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Wodyniach z dnia 01 lutego 2011 r. OKREŚLENIE ROKU OBROTOWEGO I WCHODZOĄCYCH W JEGO SKŁAD OKRESÓW SPRAWOZDAWCZYCH ORAZ ZASAD PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH I ZAPISÓW KSIĘGOWYCH 1. Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych Rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego, czyli rok kalendarzowy od dnia 1 stycznia do 31 grudnia. Najkrótszym okresem sprawozdawczym są poszczególne miesiące, za które sporządza się deklarację ZUS do 5 dnia każdego miesiąca Za okresy kwartalne sporządza się sprawozdania : sprawozdania Rb Z- o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń, sprawozdania Rb N -o stanie należności, Rb-un, Rb-uz za 4 kwartał i zbiorczo. oraz za okres półroczny sporządza się sprawozdanie opisowe z wykonania budżetu. Na koniec roku sporządza się sprawozdania finansowe: Rb-WS bilans z wykonania budżetu rachunek zysków i strat opisówka do wykonania budżetu Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, stosując odpowiednie zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. 2. Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowe prowadzi się: w języku polskim i w walucie polskiej, przy użyciu licencjonowanego oprogramowania komputerowego, Księgi rachunkowe prowadzi się zgodnie z ustawą o rachunkowości w sposób: a) bieżący, Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli: pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, w terminie, o którym mowa w pkt 1, a za rok obrotowy -nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym,

3 ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. b) rzetelny Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. c) bezbłędny Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. d) sprawdzalny Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych, w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych, zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. Księgi rachunkowe otwiera się na początek każdego roku obrotowego, Księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy. Zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje poprzez nieodwracalne wyłączenie możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach danych tworzących zamknięte księgi rachunkowe. Księgi rachunkowe prowadzi się w celu uzyskania odpowiednich danych wykorzystywanych do sporządzania sprawozdań budżetowych, finansowych, statystycznych i innych oraz rozliczeń z budżetem państwa i z ZUS do których jednostka została zobowiązana. Do prowadzenia ksiąg rachunkowych wykorzystywany jest program komputerowy Budżet WIN Program komputerowy zapewnia powiązanie poszczególnych zbiorów ksiąg rachunkowych w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. Szczegóły dotyczące systemy przetwarzania danych, wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych,zasady przechowywania i archiwizowania zostały zawarte w dokumentacji użytkownika, która również określa wersję oprogramowania.

4 Księgi rachunkowe Gminnego Ośrodka Kultury w Wodyniach prowadzone są w siedzibie jednostki Wodynie, ul. Siedlecka 41. Księgi rachunkowe jednostki obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald które tworzą: - dziennik, - księgę główną, - księgę pomocniczą - zestawienia: obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, - wykaz składników aktywów i pasywów. Dziennik prowadzony jest w sposób następujący: zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nim chronologicznie, zapisy są kolejno numerowane w okresie roku, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, sumy zapisów /obroty/ liczone są w sposób ciągły, jego obroty są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Księga główna /konta syntetyczne/ prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady: podwójnego zapisu, systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową, powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku. Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis podwójny, który nie podlega uzgodnieniu z dziennikiem ani innym urządzeniem ewidencyjnym. Ujmowane są na nich zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych okresów. Konta ksiąg pomocniczych czyli konta analityczne prowadzi się w szczególności dla: -środków trwałych, -wartości niematerialnych i prawnych, -pozostałych środków trwałych w używaniu objęte ewidencją ilościowo-wartościową, -rozrachunków z kontrahentami /dostawcami/, -rozrachunków z pracownikami /imienne karty wynagrodzeń pracowników, świadczeń z tytułu ubezpieczenia społecznego oraz podatków/ -rozrachunków publiczno-prawnych, -odpisów amortyzacyjnych, Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzane jest na koniec roku obrotowego dla składników objętych inwentaryzacją na dzień inwentaryzacji.

5 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia nr 2/2011 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Wodyniach z dnia 01 lutego 2011 r. METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW ORAZ USTALANIA WYNIKU FINANSOWEGO Stosowane przez jednostkę zasady wyceny aktywów i pasywów wynikają z: ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości, tj Dz. U. z 2002r.Nr76,poz.694 z późn. zm., ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych /Dz.U.nr 249, poz.2104 z późn. zm./ rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 kwietnia 2008r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych /Dz. U. Nr 72, poz.422 z 2008r./ rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006r. w sprawie sposobu i trybu umarzania,odraczania lub rozkładania na raty spłat należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, /Dz. U. Nr 117, poz. 791 z 2006r./ rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym, zakładom budżetowym i gospodarstwom pomocniczym, Dz. U. Nr.191, poz Obowiązujące zasady wyceny aktywów i pasywów 1.Zasady ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych Do środków trwałych zalicza się rzeczowe aktywa trwałe o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby Gminnego Ośrodka Kultury o wartości początkowej określonej ustawą z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. Są to w szczególności: sprzęt komputerowy, meble, inny sprzęt -wyposażenie. Odpisów umorzeniowych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia środka trwałego do używania. Umorzenie ujmowane jest na koncie 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Amortyzacja obciąża konto 400 Amortyzacja na koniec roku obrotowego. W jednostce przyjęto metodę liniową dla wszystkich środków trwałych. Dla środków trwałych nie dokonuje się odpisów z tytułu trwałej utraty wartości.

6 Aktualizacji wartości początkowej i dotychczasowego umorzenia środków trwałych dokonuje się wyłącznie na podstawie odrębnych przepisów, a wyniki takiej aktualizacji odnosi się na fundusz jednostki w zakresie aktywów trwałych. Podstawowe środki trwałe ewidencjonuje się na koncie 011 Ewidencja środków trwałych prowadzona jest w księdze inwentarzowej środków trwałych. Każdy środek trwały klasyfikowany jest zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych /KST/. Składniki majątkowe, których cena nabycia jest wyższa niż 50 zł a okres używania wynosi co najmniej 1 rok zalicza się do pozostałych środków trwałych w użytkowaniu. Pozostałe środki trwałe w użytkowaniu to środki trwałe wymienione w paragrafie 5 ust.3 rozporządzenia, które finansuje się ze środków na bieżące wydatki. Pozostałe środki trwałe ujmuje się w ewidencji ilościowo-wartościowej na koncie 013 Pozostałe środki trwałe w używaniu i umarza się je w 100% w miesiącu przyjęcia do używania, a umorzenie to ujmowane jest na koncie 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w korespondencji z kontem 401 Koszty według rodzajów. Dla pozostałych środków trwałych prowadzona jest ewidencja ilościowo-jakościowa w Księdze Inwentarzowej. Księga Inwentarzowa prowadzona jest w sposób chronologiczny dla wszystkich środków trwałych z podziałem na grupy i zawiera następujące informacje: datę przyjęcia do użytkowania,numer i rodzaj dowodu, numer inwentarzowy obiektu, nazwę środka trwałego specyfikację wszystkich części składających się na zespół komputerowy lub inny składający się z określonych części złożony środek trwały, wartość początkową środka trwałego i wartości poszczególnych części składowych. Ewidencja szczegółowa pozostałych środków trwałych prowadzona jest w postaci księgi inwentarzowej. Pozostałym środkom trwałym o wysokiej wartości początkowej albo szczególnie ważnym dla jednostki nadaje się indywidualne numery inwentarzowe i ujmuje w księdze inwentarzowej w oddzielnych pozycjach. Pozostałe mniej wartościowe środki ujmuje się w ewidencji zbiorczo w grupach podobnych środków trwałych,podając ich łączną ilość i wartość. Ewidencja ilościowa dotyczy następujących grup rodzajowych środków trwałych o wartości powyżej 50 zł.i okresie używalności dłuższym niż 1 rok: I- krzesła II- telefony III- inne wyposażenie biur IV- szafy V- wieszaki VI biurka,stoły, stoliki VII urządzenia komputerowe Za wartości niematerialne i prawne uznaje się nabyte,nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania: - licencje do programów komputerowych o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż rok nabyte na potrzeby centrum.

7 Urządzenia ewidencji szczegółowej podstawowych środków trwałych obejmują księgę inwentarzową i tabele amortyzacyjne. Wartość początkową środków trwałych podwyższa się jeżeli uległy ulepszeniu w wyniku modernizacji, przebudowy, rekonstrukcji o sumę wydatków na ich ulepszenie. Środki trwałe w dniu przyjęcia do użytkowania wycenia się : w przypadku zakupu według ceny nabycia lub ceny zakupu, jeśli koszty zakupu nie stanowią istotnej wartości, w przypadku ujawnienia w trakcie inwentaryzacji według posiadanych dokumentów z uwzględnieniem zużycia, a przy ich braku według wartości godziwej, w przypadku spadku lub darowizny według wartości godziwej z dnia otrzymania, niższej wartości określonej w umowie o przekazaniu lub według wartości księgowej z poprzedniego miejsca użytkowania, w przypadku otrzymania w sposób nieodpłatny od Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego w wysokości określonej w decyzji o przekazaniu, w przypadku zaś środka trwałego otrzymanego w trybie paragrafu 38 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004r. według wartości początkowej z poprzedniego miejsca użytkowania, w przypadku otrzymania środka na skutek wymiany środka niesprawnego w wysokości wynikającej z dowodu dostawcy, z podaniem cech szczególnych nowego środka. w przypadku otrzymania środka w ramach kontraktu finansowanego z funduszy unijnych- według posiadanych dokumentów /protokół przekazania/ przeliczając wartość wyrażoną w EURO na walutę polską po średnim kursie ustalonym przez Narodowy Bank Polski na dzień przyjęcia środka. Na dzień bilansowy środki trwałe wycenia się w wartości netto, tj z uwzględnieniem odpisów umorzeniowych ustalonych na dzień bilansowy. Należności krótkoterminowe to należności o terminie spłaty krótszym od jednego roku od dnia bilansowego. Wyceniane są w wartości nominalnej łącznie z podatkiem VAT, a na dzień bilansowy w wysokości wymaganej zapłaty,czyli łącznie w wymagalnymi odsetkami z zachowaniem zasady ostrożnej wyceny, tj. w wysokości netto, czyli po pomniejszeniu o wartość ewentualnych odpisów aktualizujących dotyczących należności wątpliwych /art.35 b ust.1 ustawy o rachunkowości/. Odsetki od należności ujmuje się w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału. Środki pieniężne na rachunkach bankowych wycenia się według wartości nominalnej. Zobowiązania z tytułu dostaw wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty, czyli łącznie z odsetkami naliczonymi na podstawie not odsetkowych otrzymanych od kontrahentów. Ustalanie wyniku finansowego jednostki o wysokości osiągniętego wyniku finansowego decydują zaewidencjonowane według zasady memoriałowej przychody i koszty. Wynik finansowy ustalany jest na koncie 860 Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy. Biorąc pod uwagę specyfikę działalności jednostek budżetowych, ich wynik finansowy jest z reguły ujemny. Ewidencja kosztów działalności podstawowej prowadzona jest w zespole 4 na koncie 400- Amortyzacja,401- tj. według podziałek klasyfikacji budżetowej wydatków oraz z uwzględnieniem amortyzacji ujmowanej na koncie.

8 Załącznik Nr 3 do Zarządzenia nr 2/2011 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Wodyniach z dnia 01 lutego 2011 r. SPOSÓB PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH Zakładowy plan kont Jednostka prowadzi księgi rachunkowe w oparciu o zakładowy plan kont Zakładowy plan kont zawiera wykaz kont księgi głównej i wykaz ksiąg pomocniczych oraz opis przyjętych przez jednostkę zasad klasyfikacji zdarzeń, a także zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Księga główna zakładowego planu kont obejmuje następujące konta: Zespół 0 Majątek trwały 011 Środki trwałe 013 Pozostałe środki trwałe 020 Wartości niematerialne i prawne 071 Umorzenie środków trwałych 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych, zbiorów bibliotecznych oraz wartości niematerialnych i prawnych Zespół 1 Środki pieniężne i rachunki bankowe 101 Kasa 131 Rachunek bieżący 135 Rachunek środków Funduszu Świadczeń Socjalnych 140 Gotówka za zajęcia taneczne 141 Gotówka w drodze Zespół 2 Rozrachunki i roszczenia 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 225 Rozrachunki z budżetem 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne - Ubezpieczenie zdrowotne 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne - ZUS 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne - PZU 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne PKZP 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne ZFM 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami 240 Pozostałe rozrachunki Zespół 4 Koszty według rodzajów 400 Amortyzacja 401 Koszty według rodzajów Zespół 7 Przychody i koszty ich uzyskania 740 dotacje otrzymane z budżetu samorządu

9 750 Przychody i koszty finansowe Zespół 8 Fundusze, rezerwy i wynik finansowy 800 Fundusze jednostki 851 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 860 Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy Konta pozabilansowe 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego 999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat Zespół 0 Majątek trwały Konta zespołu 0 Majątek trwały służy do ewidencji: 1) rzeczowego majątku trwałego, 2) wartości niematerialnych i prawnych, 3) umorzenie majątku, 4) inwestycje. Konto 011 Środki trwałe Konto 011 służy do ewidencji stanu oraz zwiększenia i zmniejszenia środków trwały związanych z wykonywaną działalnością jednostki, które nie podlegają ujęciu na kontach Na stronie Wn konta 011 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma zmniejszenia stanu i wartości początkowej środków trwałych, z wyjątkiem umorzeni, które ujmuje się na koncie 071. Na stronie Wn konta 011 ujmuje się: 1) przychody nowych i używanych środków trwałych pochodzących z zakupu gotowych lub inwestycji oraz wartości ulepszeń zwiększających wartość początkową środków trwałych, 2) przychody środków nowo ujawnionych, 3) nieodpłatne przyjęcie środków trwałych, 4) zwiększenie wartości początkowej środków trwałych dokonane na skutek aktualizacji ich wyceny. Na stronie Ma konta 011 ujmuje się: 1) wycofanie środków trwałych z używania na skutek ich likwidacji, z powodu zniszczenia lub zużycia, sprzedaży oraz nieodpłatnego przekazania, 2) ujawnione niedobory środków trwałych, 3) zmniejszenie wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 011 umożliwia: 1) ustalenia wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych, 2) ustalenie osób odpowiedzialnych, którym powierzono środek trwały, 3) należyte obliczanie umorzenia i amortyzacji. Konto 011 wykazuje saldo Wn, które oznacza stan środków trwałych w wartości początkowej. Konto 013 Pozostałe środki trwałe Konto 013 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych, nie podlegających ujęciu na kontach 011, 014, wydanych do używania na potrzeby działalności podstawowej jednostki, które podlegają umorzeniu w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania.

10 Na stronie Wn konta 013 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma zmniejszenia stanu i wartości początkowej pozostałych środków trwałych znajdujących się w używaniu, z wyjątkiem umorzenia ujmowanego na koncie 072. Na stronie Wn konta 013 ujmuje się: 1) środki trwałe przyjęte do używania z zakupu lub inwestycji, 2) nadwyżka środków trwałych w używaniu, 3) nieodpłatne otrzymanie środków trwałych. Na stronie Ma konta 013 ujmuje się: 1) wycofanie środków trwałych z używania na skutek likwidacji, zniszczenia lub zużycia, sprzedaży, nieodpłatnego przekazania oraz zdjęcia z ewidencji syntetycznej, 2) ujawnione niedobory środków trwałych w używaniu. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 013 umożliwia ustalenie wartości początkowej środków trwałych oddanych do używania oraz osób, u których znajdują się środki trwałe. Konto 013 wykazuje saldo Wn, które wyraża wartość środków trwałych w używaniu w wartości początkowej. Konto 020 Wartości niematerialne i prawne Konto 020 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych. Na stronie Wn konta 020 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma wszelkie zmniejszenia stanu wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych, z wyjątkiem umorzenia ujmowanego na koncie 072. Konto 020 wykazuje saldo Wn, które oznacza stan wartości niematerialnych i prawnych w wartości początkowej. Konto 071 Umorzenie środków trwałych Konto 071 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę. Odpisy umorzeniowe są dokonywane w korespondencji z kontem 401. Na stronie Ma konta 071 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn zmniejszenia umorzenia wartości początkowej środków trwałych. Ewidencja szczegółowa do konta 071 prowadzi się wspólnie z ewidencją szczegółową do konta 011. Konto 071 wykazuje saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości środków trwałych. Konto 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych, zbiorów bibliotecznych oraz wartości niematerialnych i prawnych Konto 072 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, zbiorów bibliotecznych oraz wartości niematerialnych prawnych, podlega umorzeniu jednorazowo w pełnej wartości, w miesiącu wydania ich do używania. Umorzenie księgowane jest w korespondencji z kontem 400. Na stronie Ma konta 072 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn zmniejszenia umorzenia. Na stronie Wn konta 072 ujmuje się umorzenie zlikwidowanych z powodu zużycia lub zniszczenia, sprzedanych, przekazanych nieodpłatnie oraz zdjętych z ewidencji syntetycznej, a także stanowiących niedobór lub szkodę. Na stronie Ma konta 072 ujmuje się odpisy umorzenia nowych, wydanych do używania obciążających odpowiednie koszty, dotyczące nadwyżek oraz otrzymanych nieodpłatnie.

11 Konto 072 wykazuje saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości początkowej środków trwałych, zbiorów bibliotecznych oraz wartości niematerialnych i prawnych umorzonych w pełnej wartości w miesiącu wydania ich do używania. Zespół 1 Środki pieniężne i rachunki bankowe Konto zespołu 1 Środki pieniężne i rachunki bankowe służy do ewidencji: 1) krajowych i zagranicznych środków pieniężnych, przechowywanych w kasach, 2) krótkoterminowe papiery wartościowe, 3) krajowe i zagraniczne środki pieniężne, lokowanych na rachunkach w banku, 4) inne krajowe i zagraniczne środki pieniężne. Konto zespołu 1 mają odzwierciedlać operacje pieniężne oraz obroty i stany środków pieniężnych oraz krótkoterminowe papiery wartościowe. Konto 101 Kasa Konto 101 służy do ewidencji krajowej i zagranicznej gotówki znajdującej się w kasie jednostki. Na stronie Wn konta 101 ujmuje się wpływy gotówki oraz nadwyżki kasowej, a na stronie Ma rozchody gotówki i niedobory kasowe. Wartość konta 101 koryguje się o różnice kursowe dotyczące gotówki w obcej walucie. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 101 powinna umożliwić ustalenie: 1) stanu gotówki w walucie polskiej, 2) wyrażone w walucie polskiej i obcej stanu gotówki w walucie zagranicznej z podziałem na poszczególne waluty obce, 3) wartości gotówki powierzonej poszczególnym osobom za nią odpowiedzialnych. Konto 101 wykazuje saldo Wn, które oznacza stan gotówki w kasie. Konto 131 Rachunek bieżący Konto 131 służy do ewidencji stanu środków budżetowych oraz obrotów na rachunku bankowym jednostki budżetowej z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym. Na stronie Wn konta 131 ujmuje się wpływy środków budżetowych: 1) otrzymanych na realizację wydatków budżetowych w korespondencji z kontem 223, 2) z tytułu zrealizowanych przez jednostkę budżetową dochodów budżetowych. Na stronie Ma konta 130 ujmuje się: 1) zrealizowane wydatki budżetowe zgodnie z planem finansowym jednostki budżetowej, w tym również środki pobrane do kasy na realizację wydatków budżetowych w korespondencji z kontami zespołu 1,2,3,4,7 lub 8 2) okresowe przelewy dochodów budżetowych do budżetu w korespondencji z kontem 222. Zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie wyciągów bankowych w związku z czym zachodzi pełna zgodność zapisów między jednostką a bankiem. Konto 130 służy ewidencji dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu. Konto 131 wykazuje saldo Wn, które oznacza stan środków budżetowych na rachunku bieżącym jednostki budżetowej. Saldo konta 130 równe jest saldu wynikających z ewidencji szczegółowej prowadzonej do konta.

12 Konto 135 Rachunek środków Funduszu Świadczeń Socjalnych Konto 135 służy do ewidencji środków funduszu świadczeń socjalnych, którymi dysponuje jednostka. Na stronie Wn konta 135 ujmuje się wpływy środków na rachunek bankowy, a na stronie Ma wypływy środków z rachunku bankowego. Konto 135 wykazuje saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunku bankowym funduszu socjalnego. Zespół 2 Rozrachunki i roszczenia Konta zespołu 2 Rozrachunki i roszczenia służą do ewidencji rozliczeń środków budżetowych, wynagrodzeń, rozliczenia niedoborów, szkód i nadwyżek oraz wszelkich innych rozliczeń związanych z rozrachunkami i roszczeniami spornymi. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta zespołu 2 umożliwia wyodrębnienie poszczególnych grup rozrachunków, rozliczeń i roszczeń spornych, ustalenia przebiegu ich rozliczeń oraz stanu należności, rozliczeń, roszczeń spornych i zobowiązań z podziałem na kontrahentów. Konto 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami Konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych. Na koncie 201 nie ujmuje się należności jednostki budżetowej zaliczanych do dochodów budżetowych, które ujmuje się na koncie 221. Konto 201 obciąża się za powstałe należności i roszczenia oraz spłaty i zmniejszenia zobowiązań, a uznaje za powstałe zobowiązania oraz spłaty i zmniejszenia należności i roszczeń. Ewidencja szczegółowa prowadzona według poszczególnych kontrahentów. Konto 201 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma stan zobowiązań. Konto 225- Rozrachunki z budżetem Konto 225 służy do ewidencji rozrachunków z budżetem z tytułu podatków, dotacji, nadpłat w rozliczeniach z budżetem. Na stronie Wn konta 225 ujmuje się nadpłaty oraz wpłaty do budżetu, a na stronie Ma zobowiązania wobec budżetu i wpłaty do budżetu. Konto 225 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma stan zobowiązań wobec budżetu. Konto 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne Konto 229 służy do ewidencji, innych niż z budżetami, rozrachunki publicznoprawne, a w szczególności z tytułu: - ubezpieczeń społecznych, - ubezpieczeń zdrowotnych, - składka na ubezpieczenie PZU, - pożyczki z PKZP, - pożyczki na ZFM, - inne tytuły.

13 Na stronie Wn konta 229 ujmuje się należności oraz spłatę i zmniejszenia zobowiązań, a na stronie Ma zobowiązania, spłatę i zmniejszenia należności z tytułu rozrachunków publicznoprawnych. Ewidencja na poszczególnych tytułach umożliwia ustalenie stanu należności i zobowiązań. Konto 229 wykazuje dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, saldo Ma stan zobowiązań. Konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami jednostki i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczanych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do wynagrodzeń, a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej. Na stronie Wn konta 231 ujmuje się: 1) wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń, 2) wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń, 3) wartości wydanych świadczeń rzeczowych zaliczanych do wynagrodzeń, 4) potrącenia wynagrodzeń obciążające pracownika. Na stronie Ma konta 231 ujmuje się zobowiązanie jednostki z tytułu wynagrodzeń. Konto 231 wykazuje dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma stan zobowiązań jednostki z tytułu wynagrodzeń. Konto 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami Konto 234 służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia. Na stronie Wn konta 234 ujmuje się: 1) wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydatki obciążające jednostkę, 2) należności od pracowników z tytułu dokonanych przez jednostkę świadczeń odpłatnych, 3) należności i roszczenia od pracowników z tytułu niedoborów i szkód, 4) zapłacone zobowiązania wobec pracowników. Na stronie Ma konta 234 ujmuje się: 1) wydatki wyłożone przez pracownika w imieniu jednostki, 2) rozliczenie zaliczki i zwrot środków pieniężnych, Ewidencja szczegółowa do konta 234 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności, roszczeń i zobowiązań z poszczególnymi pracownikami według tytułu rozrachunku. Konto 234 wykazuje dwa salda. Saldo wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma stan zobowiązań wobec pracowników. Konto 240 Pozostałe rozrachunki Konto 240 służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201 do 234. Na stronie Wn konta 240 ujmuje się powstałe należności i roszczenia oraz spłaty i zmniejszenia zobowiązań, a na stronie Ma powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenia należności i roszczeń. Ewidencja szczegółowa do konta 240 zapewnia ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z poszczególnych tytułów. Konto 240 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma stan zobowiązań.

14 Zespół 4 Koszty według rodzajów Konta zespołu 4 Koszty według rodzajów służy do ewidencji kosztów w układzie rodzajowym zgodnie z planem finansowym w przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analiz i sprawozdawczości. Nie księguje się na kontach zespołu 4 kosztów inwestycyjnych, pozostałych kosztów operacyjnych, kosztów operacji finansowych i strat nadzwyczajnych. Konto 400 Amortyzacja Konto 401 służy do ewidencji amortyzacji od środków trwałych od których są dokonywane odpisy według stawek amortyzacyjnych. Na stronie Wn konta 400 ujmuje się odpisy amortyzacyjne, a na stronie Ma przeniesienie kosztów na wynik finansowy. Konto 400 wykazuje w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów amortyzacji. Saldo konta 400 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860. Konto 401 Koszty według rodzajów Konto 401 służy do ewidencji kosztów prostych według rodzaju. Na Stronie Wn konta 401 ujmuje się poniesione koszty. Ewidencję szczegółową prowadzi się według pozycji planu finansowego oraz w przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analiz i sprawozdawczości. Konto 401 wykazuje saldo Wn w ciągu roku obrotowego, które wyraża wysokość poniesionych kosztów. Saldo konta 401 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860. Zespół 7 Przychody i koszty ich uzyskania Konta zespołu 7 Przychody i koszty ich uzyskania służą do ewidencji przychodów i kosztów finansowych oraz pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych. Ewidencja szczegółowa prowadzi się według pozycji planu finansowego oraz stosownie do potrzeb planowania, analiz i sprawozdawczości. Konto 750 Przychody i koszty finansowe Konto 750 służy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych oraz operacji finansowych i kosztu operacji finansowych. Na stronie Wn konta 750 ujmuje się odpisy przychodów z tytułu dochodów budżetowych oraz koszty operacji finansowych, ujemnych różnic kursowych. Na stronie Ma konta 750 ujmuje się przychody z tytułu dochodów budżetowych oraz kwoty należne z tytułu operacji finansowych, dodatnie różnice kursowe. W końcu roku obrotowego przenosi się przychody z tytułu dochodów budżetowych, koszty operacji finansowych oraz przychodów finansowych na stronę Ma konta 860 (Wn konto 750). Na koniec roku konto 750 nie wykazuje salda. Zespół 8 Fundusze, rezerwy i wynik finansowy Konta zespołu 8 służą do ewidencji funduszy, wyniku finansowego i jego rozliczenia, dotacji z budżetu, rezerw i rozliczeń międzyokresowych przychodów. Konto 800 Fundusz jednostki Konto 800 służy do ewidencji równowartości majątku trwałego i obrotowego jednostki i ich zmian.

15 Na stronie Wn konta 800 ujmuje się: 1) przeksięgowanie w roku następnym pod data przyjęcia sprawozdania finansowego, straty bilansowej roku ubiegłego z konta 860, 2) przeksięgowanie, pod datą sprawozdania budżetowego, zrealizowanych dochodów budżetowych n konta 222, 3) pokrycie amortyzacji podstawowych środków trwałych, 4) wartości sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych podstawowych środków trwałych. Na stronie Ma konta 800 ujmuje się: 1) przeksięgowanie, w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, zysku bilansowego roku ubiegłego z konta 860, 2) przeksięgowanie, pod datą sprawozdania finansowego, zrealizowanych wydatków budżetowych z konta 223, 3) wpływy dotacji i środków przeznaczonych na finansowanie inwestycji, 4) wpływ dotacji środków przeznaczonych na finansowanie inwestycji, 5) nieodpłatne otrzymanie środków trwałych i inwestycji. Konto 800 wykazuje na koniec roku saldo Ma, które oznacza stan funduszu jednostki. Konto 851 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych Konto 851 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Środki pieniężne tego funduszu wyodrębnione na specjalnym rachunku bankowym, ujmuje się na koncie 135/1 Rachunek środków fundusz świadczeń socjalnych. Ewidencja szczegółowa do konta 851 zawiera: 1) stanu, zwiększenia i zmniejszenia zakładowego funduszu socjalnego z podziałem według źródeł zwiększeń i zmniejszeń, 2) wysokości poniesionych kosztów i wysokości uzyskanych przychodów przez poszczególne rodzaje działalności socjalnej. Saldo Ma konta 851 wyraża stan zakładowego funduszu socjalnego. Konto 860 Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy Konto 860 służy do ustalenia wyniku finansowego jednostki oraz bieżącej ewidencji strat i zysków nadzwyczajnych. W końcu roku obrotowego na stronie Wn konta 860 ujmuje się sumę: 1) poniesionych kosztów, w korespondencji z kontem 400,401, 2) kosztów operacji finansowych w korespondencji z kontem 750 oraz pozostałych kosztów operacyjnych, w korespondencji z kontem 760. Na stronie Ma konta 860 ujmuje się: 1) uzyskanych przychodów, w korespondencji z poszczególnymi kontami zespołu 7. Saldo konta 860 wyraża na koniec roku obrotowego wynik finansowy jednostki, saldo Wn stratę netto, saldo Ma zysk netto. Saldo przenoszone jest w roku następnym pod data przyjęcia sprawozdania finansowego na konto 800. Konta pozabilansowe Konto 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego Konto 998 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego.

16 Na stronie Wn konta 998 ujmuje się: 1) równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym, 2) równowartość zaangażowania wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego. Na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków,czyli wartości umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym. Ewidencja szczegółowa do konta 998 prowadzona jest według podziału klasyfikacji planu finansowego. Na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda. Konto 999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat Konto 999 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat. Na stronie Wn konta 999 ujmuje się równowartość zaangażowania wydatków budżetowych w latach poprzednich, a obciążających plan finansowy roku bieżącego jednostki budżetowej. Na stronie Ma konta 999 ujmuje się wysokość zaangażowania wydatków lat przyszłych. Ewidencja szczegółowa do konta 999 prowadzona jest według podziałek klasyfikacji planu finansowego. Na koniec roku konto 999 może wykazywać saldo Ma oznaczające zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych. Księgi pomocnicze tworzy się do następujących kont księgi głównej: środków trwałych pozostałych środków trwałych wartości niematerialnych i prawnych umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych rachunku środków funduszy specjalnego przeznaczenia rachunku środków pomocowych / według źródeł finansowania/ innych rachunków bankowych rozrachunków z dostawcami i odbiorcami rozrachunków z budżetami rozrachunków z tytułu wynagrodzeń pozostałych rozrachunków z pracownikami pozostałych rozrachunków kosztów wg rodzajów odpisów amortyzacyjnych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przychodów i kosztów finansowych /według paragrafów klasyfikacji budżetowej dochodów/ Księgi pomocnicze mają różną postać: zbiorów kont, kartotek, tabel, komputerowych zbiorów danych i innych urządzeń szczegółowo charakteryzujących przedmiot ewidencji konta głównego /m.in. dla składników rzeczowych jego: dane techniczne, wartość z dnia przyjęcia do ewidencji, dokonane odpisy umorzeniowe, miejsce użytkowania-pole spisowe, dla rozrachunków: osoby transakcji, stan należności i zobowiązań wobec poszczególnych stron, dokonane odpisy z tytułu utraty wartości/.

17 Załącznik Nr 4 do Zarządzenia nr 2/2011 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Wodyniach z dnia 01 lutego 2011 r. WYKAZ ZBIORÓW DANYCH KSIĘGI RACHUNKOWE NA KOMPUTEROWYCH NOŚNIKACH DANYCH Księgi rachunkowe prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego Budżet WIN zakupionego w firmie Przedsiębiorstwo Technik Komputerowych RECORD S.C. z siedzibą w Siedlcach, ul. Warszawska 22 przy użyciu oprogramowania U.I. INFO SYSTEM. Użytkowanie odbywa się na podstawie umowy sprzedaży nr 4/2011 zawartej pomiędzy Gminą Wodynie a Przedsiębiorstwem Technik Komputerowych RECORD S.C. z siedzibą w Siedlcach w dniu r. której przedmiotem jest udostępnienie licencji na użytkowanie systemów Budżet WIN. Ustawa o rachunkowości nakłada poniższą strukturę ksiąg rachunkowych oraz ich powiązania: Biorąc pod uwagę sposób organizacji zbiorów danych, obejmuje on : 1) plan budżetowy- zapisywany w zbiorze B_PLAN 2) wykaz jednostek organizacyjnych zapisywany w zbiorze B_JEDNOST 3) bilans otwarcia zapisywany w zbiorze B_BILANS 4) zapisy w dzienniku stanową zbiór B_KSIĘGA 5) zbiory danych księgi głównej i pomocniczej przedstawia tabela poniżej Konta Zbiór Konta Zbiór Sposób tworzenia

18 syntetyczne danych analityczne danych kolejnych kont analitycznych B_KONTA B_KSIEGA B_KKONTA B_KONTA NR_KONTRAH+1 KONTO_KONTRAH=nazwa Poszczególne operacje w systemie umożliwiają równoczesne wykonywanie określonych czynności (różnych dla różnych kartotek) dla wybranych danych. Operacjom tym można poddawać wszystkie pozycje kartoteki, bądź tylko wybrane ich grupy. Operacje grupowe umożliwiają grupowe tworzenie, wystawianie i drukowanie dokumentów, ułatwiają pracę w przypadku powtarzalnego wystawiania dużej liczby dokumentów. Na podstawie zbioru zaksięgowanych danych sporządza się zestawienia analityczne obrotów i sald, zestawienia sald kont analitycznych i zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz kont ksiąg pomocniczych które wykazują pełną zgodność danych pomiędzy sobą, jak i w porównaniu z dziennikiem. W procesie przetwarzania danych dokonuje się zestawienia danych dziennika (w okresach miesięcznych). Zapisy dokonane na kontach księgi głównej i na kontach ksiąg pomocniczych oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych są drukowane w Urzędzie Gminy w celu uzgodnień księgowych i dokonania niezbędnych rozliczeń księgowych i podatkowych. Powyższe zbiory będą na bieżąco i na koniec każdego okresu archiwizowane w sposób umożliwiający zapewnienie odtworzenia tych ksiąg w formie wydruku oraz przechowywane przez okres nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych. Funkcje poszczególnych zbiorów danych są zgodne z zapisami ustawy o rachunkowości.

19 Załącznik Nr 5 do Zarządzenia nr 2/2011 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Wodyniach z dnia 01 lutego 2011 r. SYSTEM OCHRONY DANYCH I ICH ZBIORÓW Ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych zapewniają zabezpieczenia pomieszczeń w których przechowuje się zbiory księgowe, są to zamki zamontowane w drzwiach. Szczególnie ochronie są poddane dokumenty księgowy system informatyczny, kopie zapisów księgowych, dowody księgowe, dokumentacja inwentaryzacyjna, sprawozdania budżetowe, zgromadzone w szafach posiadających zamki. Do prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosuje się regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa lokalnych w każdy poniedziałek, środę i piątek o godz oraz kopie na serwer zapasowy w każdy poniedziałek, środę i piątek o godz systemy podtrzymywania napięcia w razie awarii sieci energetycznej /UPS/. Kompletne księgi rachunkowe drukowane są nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy niż 5 lat. W sposób trwały - nie krótszy niż 50 lat przechowywane są: zatwierdzone sprawozdania finansowe, dokumentacja płacowa /listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty/, licząc od dnia, w którym pracownik przestał pracować u danego płatnika składek na ubezpieczenie społeczne /art.125 a ust.4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998r. o emeryturach i rentach z FUS, tj. Dz.U.z 2004r.Nr 39, poz 353 z późniejszymi zmianami/. Okresowemu przechowywaniu podlegają: dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu ich ważności, księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz pozostałe dowody księgowe i dokumenty przez okres 5 lat. Powyższe terminy oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory (dokumenty) dotyczą. Udostępnienie sprawozdań finansowych i budżetowych oraz dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów z zakresu rachunkowości jednostki ma miejsce w siedzibie jednostki Wodynie, ul. Siedlecka 41 po uzyskaniu zgody Dyrektora lub upoważnionej przez niego osoby.