OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA NA URUCHOMIENIE I OBSŁUGĘ SYSTEMU BONÓW SZKOLENIOWYCH DLA UCZESTNIKÓW PROJEKTU PN. KIERUNEK KARIERA ORAZ PROJEKTU PN

Transkrypt

1 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA NA URUCHOMIENIE I OBSŁUGĘ SYSTEMU BONÓW SZKOLENIOWYCH DLA UCZESTNIKÓW PROJEKTU PN. KIERUNEK KARIERA ORAZ PROJEKTU PN. KIERUNEK KARIERA ZAWODOWA Przedmiot zamówienia 2 Uruchomienie Systemu bonów szkoleniowych..4 Obsługa Systemu bonów szkoleniowych.... 6

2 PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest uruchomienie i obsługa Systemu bonów szkoleniowych dla uczestników Projektu pn. Kierunek Kariera (zwanego dalej KK) oraz Projektu pn. Kierunek Kariera Zawodowa (zwanego dalej KKZ). Projekt Kierunek Kariera jest realizowany od stycznia 2016 r. do czerwca W ramach powyższego Projektu został uruchomiony System bonów szkoleniowych, który obsługiwany jest obecnie i będzie nadal do dnia r. Przedmiot niniejszego zamówienia dotyczy przygotowania i obsługi systemu bonowego stanowiącego kontynuację systemu realizowanego dotychczas w ramach Projektu KK (w okresie od do ), jak również przygotowania i obsługi systemu bonowego w ramach Projektu KKZ, realizowanego od marca 2018 do czerwca 2023 (w okresie od do ). Istotą zamówienia jest stworzenie jednego Systemu bonów szkoleniowych dla klientów obu ww. Projektów, realizowanego zgodnie z poniższym schematem: 2017 I/ II kwartał 2018 III kwartał 2018 Uruchomi enie systemu IV kwartał 2018 Projekt Kierunek Kariera I/II/III kwartał 2019 IV kwartał 2019 Uruchomi enie systemu dla nowych uczestnik ów oraz przejęcie obsługi dotychcza sowych uczestnik ów, których bony nadal będą w okresie ważności I/II kwartał 2023 Obsługa systemu dla: max uczestników, w tym ok dotychczasowych uczestników, max elektronicznych bonów szkoleniowych Wynagrodzenie Wykonawcy za obsługę systemu w ramach Projektu KK w kwocie ryczałtowej za każdy miesiąc obsługi począwszy od I 2020 r. Projekt Kierunek Kariera Zawodowa Obsługa systemu dla: max uczestników, max elektronicznych bonów szkoleniowych Wynagrodzenie Wykonawcy za obsługę systemu w ramach Projektu KKZ w kwocie ryczałtowej za każdy miesiąc obsługi, począwszy od X 2018 r. Obydwa Projekty są współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Działania 10.3 (KK) oraz Działania 10.2 (KKZ) Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego Powyższe przedsięwzięcia skierowane są do osób dorosłych, w tym do osób niepełnosprawnych, które z własnej inicjatywy zainteresowane są podniesieniem, nabyciem lub potwierdzeniem nowych umiejętności/kompetencji w obszarach kluczowych (m. in. języki obce, kompetencje cyfrowe, prawo jazdy, zarządzanie projektami) w przypadku Projektu KK i/lub w obszarach zawodowych w przypadku Projektu KKZ. Pierwszą formą wsparcia wspólną zarówno dla uczestników Projektu Kierunku Kariera, jak i dla uczestników Projektu Kierunek Kariera Zawodowa jest uczestnictwo w usłudze planowania kariery zawodowej, realizowanej przez doradców zawodowych Wojewódzkiego 2

3 Urzędu Pracy w Krakowie w ramach Działania Efektem usługi doradczej jest opracowanie dokumentu pn. Bilans Kariery zawierającego określenie potrzeb rozwojowych uczestnika oraz wskazującego obszary wsparcia możliwe do realizacji w Projekcie KK i/lub w Projekcie KKZ. Drugą formą wsparcia, z jakiej po zakończeniu procesu doradczego mogą skorzystać uczestnicy Kierunku Kariera, jest realizacja usług szkoleniowych/usług potwierdzania kompetencji w zakresie kompetencji kluczowych w Projekcie KK i/lub realizacja usług szkoleniowych/potwierdzania kompetencji w zakresie kompetencji zawodowych w Projekcie KKZ. Oba projekty są względem siebie komplementarne tj. umożliwiają pełną realizację potrzeb i oczekiwań uczestników, zdiagnozowanych w ramach wsparcia udzielonego im w Projekcie Kierunek Kariera. Powyższe usługi finansowane będą za pomocą elektronicznych bonów szkoleniowych realizowanych w systemie podmiotowym, według modelu wypracowanego przez WUP Kraków, którego metodologia i sposób zarządzania są obecnie wykorzystywane przy organizacji wsparcia w projekcie Kierunek Kariera. 2. Przedmiot zamówienia stanowi część wskazanego powyżej podmiotowego systemu finansowania usług, w ramach którego połączone są trzy elementy: 1) Wsparcie uczestników przez doradcę zawodowego w zakresie określenia celu edukacyjno-zawodowego i opracowania Bilansu Kariery stanowiącego podstawę indywidualnej ścieżki rozwoju (działanie po stronie WUP Kraków). 2) Realizacja usług szkoleniowych przez instytucje gwarantujące wysoką jakość szkoleń, zgodnie z kryteriami jakościowymi określonymi w ogólnopolskiej Bazie Usług Rozwojowych (działanie po stronie Usługodawców). 3) Finansowanie usług szkoleniowych/usług potwierdzania kompetencji w zakresie kompetencji kluczowych i/lub zawodowych z wykorzystaniem elektronicznych znaków legitymacyjnych (bonów elektronicznych), zwane dalej Systemem bonów szkoleniowych. Uruchomienie i obsługa ww. systemu realizowane będą przez Operatora finansowego wyłonionego w niniejszym zamówieniu, w zakresie opisanym w OPZ. 3. Przedmiot zamówienia obejmuje: 1) Uruchomienie Systemu bonów szkoleniowych. 2) Obsługę Systemu bonów szkoleniowych. 4. Przedmiot zamówienia realizowany będzie etapami w następujących terminach: 1) Uruchomienie Systemu bonów szkoleniowych w ramach Projektu KKZ realizowane będzie w terminie do 45 dni roboczych od daty zawarcia Umowy z Wykonawcą. 2) Obsługa Systemu bonów szkoleniowych w zakresie finansowania usług szkoleniowych/usług potwierdzania kompetencji w obszarze kompetencji zawodowych (w ramach Projektu KKZ) realizowana będzie od dnia uruchomienia systemu, o którym mowa w pkt 1) maksymalnie do dnia ) Uruchomienie Systemu bonów szkoleniowych w ramach Projektu KK oraz przejęcie obsługi dotychczasowych uczestników, których bony nadal będą w okresie ważności, powinno zostać wdrożone do dnia , tak aby od dnia r. zapewnić kontynuację obsługi ww. systemu. 4) Obsługa Systemu bonów szkoleniowych w zakresie finansowania usług szkoleniowych/usług potwierdzania kompetencji w obszarze kompetencji kluczowych (w ramach projektu KK) realizowana będzie od dnia maksymalnie do dnia W okresie realizacji zamówienia szacuje się objęcie wsparciem w Systemie bonów szkoleniowych ok osób (w tym osób, dla których dotacja przyznana na realizację usług będzie stanowiła pomoc de minimis), tj. ok osób w ramach KKZ i ok osób w ramach KK. 3

4 URUCHOMIENIE SYSTEMU BONÓW SZKOLENIOWYCH 1. System bonów szkoleniowych oznacza zespół działań Wykonawcy (zwanego dalej Operatorem finansowym lub Operatorem) takich jak: przygotowanie elektronicznych bonów szkoleniowych w narzędziu informatycznym i dystrybuowanie ich do uprawnionych uczestników, prowadzenie obsługi telefonicznej i mailowej użytkowników systemu, rozliczanie bonów szkoleniowych i zrealizowanych umów o dofinansowanie, wystawianie korekt zaświadczeń o pomocy de minimis i przekazywanie sprawozdań w aplikacji SHRiMP (w przypadku, gdy uczestnikowi przyznano wsparcie stanowiące pomoc de minimis), prowadzenie sprawozdawczości na potrzeby Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie, realizowanych w ramach Projektu Kierunek Kariera oraz Projektu Kierunek Kariera Zawodowa. 2. Na uruchomienie Systemu bonów szkoleniowych składa się: 1) Przygotowanie zasobów kadrowych, organizacyjnych, infrastrukturalnych niezbędnych do obsługi Systemu bonów szkoleniowych tj.: a) Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia następujące czynności, których wykonanie polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy: koordynowanie realizacji całego zamówienia, koordynowanie procesu rozliczania bonów i zawartych z uczestnikami umów, bieżąca obsługa systemu bonowego, w tym obsługa klienta w zakresie informacji i rozliczeń, dokonywanie rozliczeń zrealizowanych/zwróconych bonów szkoleniowych, prowadzenie sprawozdawczości na potrzeby UOKiK w zakresie udzielonej pomocy de minimis oraz na potrzeby WUP Kraków (odrębnie w ramach Projektu KK i Projektu KKZ), bieżące wykonywanie zadań związanych ze sprawnym funkcjonowaniem narzędzia informatycznego z bonami elektronicznymi (reagowanie na pojawiające się problemy/potrzeby modyfikacji/potrzeby usprawnień). b) Zorganizowanie warunków pracy do wypełniania powyższych zadań (lokalowych, sprzętowych, szkoleniowych itp.). c) Zawarcia umów na usługi bankowe, telekomunikacyjne, pocztowe, kurierskie itp. w zakresie objętym zamówieniem. d) Podjęcie innych działań niezbędnych do sprawnej, przejrzystej i bezpiecznej obsługi Systemu bonów szkoleniowych. 2) Przygotowanie procedury dotyczącej obsługi Systemu bonów szkoleniowych tj. procedury w zakresie m. in. procesu obsługi zamówień na bony i dystrybucji bonów do uczestników Projektów, procesu rozliczania zrealizowanych bonów, procesu zwrotu wkładu własnego z tytułu niewykorzystanych bonów, procesu realizowania odwołań od nierozliczonych przez Operatora finansowego usług, rozpatrzonych pozytywnie przez WUP Kraków itp. Procedura zostanie uzgodniona pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym na etapie uruchamiania systemu w ramach Projektu KKZ w celu zapewnienia koordynacji i płynności współdziałania wszystkich uczestników systemu. Na życzenie Wykonawcy, na etapie realizacji zamówienia, Zamawiający udostępni analogiczne procedury, wykorzystywane obecnie w Projekcie Kierunek Kariera. 3) Przygotowanie do obsługi telefonicznej i mailowej użytkowników systemu, spełniającej następujące warunki: a) Operator będzie udzielał informacji uczestnikom Projektów co najmniej w zakresie: zasad uzyskania i dystrybucji bonów; wpłaty oraz ewentualnych zwrotów wkładu własnego; zasad rozliczania bonów; zasad obsługi narzędzia z elektronicznymi bonami szkoleniowymi. 4

5 b) Operator będzie udzielał informacji usługodawcom, co najmniej w zakresie: wymagań związanych z rozliczaniem bonów; działań operacyjnych związanych z rozliczaniem zrealizowanych usług takich jak: weryfikacja i poprawa dokumentów rozliczeniowych, wypłata środków itp.; zasad obsługi narzędzia z elektronicznymi bonami szkoleniowymi. c) Operator będzie dostępny dla użytkowników systemu w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach pracy Operatora, minimum przez 8 godzin dziennie. d) Operator udostępni co najmniej dwa numery telefonu do obsługi użytkowników Systemu bonów szkoleniowych. Połączenie i rozmowa z Operatorem finansowym będą opłacane przez osobę dzwoniącą zgodnie z cennikiem operatora sieci telefonicznej. e) Operator udostępni adres dedykowany do użytkowników Systemu bonów szkoleniowych. 4) Przygotowanie elektronicznych bonów szkoleniowych w narzędziu informatycznym: a) Podstawowym założeniem jest przygotowanie systemu z bonami elektronicznymi, który: zostanie zabezpieczony przed sfałszowaniem oraz defraudacją; umożliwi identyfikację osób korzystających ze wsparcia w obu Projektach przez usługodawcę; umożliwi uczestnikowi oraz usługodawcy bieżący monitoring zrealizowanej ilości godzin szkoleniowych i w konsekwencji ilości wykorzystanych bonów szkoleniowych; umożliwi przekazanie usługodawcy płatności za zrealizowane usługi po dokonaniu rozliczenia przez Operatora finansowego; zabezpieczy środki publiczne przed nadużyciami ze strony uczestników Projektów oraz usługodawców. b) Narzędzie informatyczne z bonami elektronicznymi powinno posiadać następujące elementy oraz funkcjonalności: logotypy: Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie, zgodne z wymaganiami Unii Europejskiej, Województwa Małopolskiego, Operatora finansowego (oznaczenie oraz kolorystyka narzędzia z bonami zostaną uzgodnione pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym na etapie realizacji zamówienia); dane identyfikacyjne uczestnika Projektu umożliwiające usługodawcy weryfikację właściciela bonów; informacje dotyczące bonów, w tym m. in.: okres ważności bonów, wartość bonów, limit ilości bonów dla jednego uczestnika w ramach Projektu KK oraz w ramach Projektu KKZ, max. wartość 1 godziny usługi szkoleniowej danej kategorii, max. wartość/wartości usług potwierdzania kompetencji; instrukcję rozliczania usług zrealizowanych w ramach Projektów KK i KKZ; instrukcję obsługi narzędzia z elektronicznymi bonami szkoleniowymi; możliwość rozliczania 1 godziny usługi szkoleniowej określoną wielokrotnością bonów, zależną od limitu kwotowego ustalonego dla 1 godziny usługi danej kategorii. Szczegóły dot. kategorii usług, opisane zostały w części Opisu Przedmiotu Zamówienia pn. Obsługa Systemu bonów szkoleniowych, w ust. 1 dotyczącym Rozliczania usług; możliwość rozliczania usługi potwierdzania kompetencji w zakresie kompetencji kluczowych oraz usługi potwierdzania kompetencji w zakresie kompetencji zawodowych do wysokości ustalonych limitów kwotowych. Szczegóły dot. limitów usług, opisane zostały w części Opisu Przedmiotu Zamówienia pn. Obsługa Systemu bonów szkoleniowych, w ust. 1 dotyczącym Rozliczania usług; 5

6 możliwość wykorzystania bonów przez uczestnika, wyłącznie na kategorie usług wskazane w umowie o dofinansowanie; mechanizm weryfikacji przed rozpoczęciem usługi przez uczestnika i wykorzystaniem przez niego bonów szkoleniowych, czy zapis na usługę w Bazie Usług Rozwojowych, został dokonany poprawnie tj. z wykorzystaniem ID wsparcia (nr identyfikacyjnego informującego usługodawcę o przyznaniu dofinansowania i w konsekwencji możliwości rozliczania usług za pomocą bonów); inne zabezpieczenia eliminujące możliwość popełnienia przez użytkowników błędów, skutkujących brakiem możliwości rozliczenia zrealizowanych usług związane np. z obowiązkami użytkowników przypisanymi im przez Operatora w narzędziu z bonami; możliwość bezpiecznego przesyłania przez usługodawców dokumentów rozliczeniowych zawierających dane osobowe uczestników Projektów oraz dokonywania rozliczeń (weryfikacja dokumentów i ich zatwierdzanie/odrzucanie); możliwość importu danych z Bazy Usług Rozwojowych (zwanej dalej BUR) dotyczących usług, na które zapisali się uczestnicy dysponujący bonami szkoleniowymi oraz danych WUP Kraków dotyczących umów zawartych z uczestnikami i usługodawcami. Dane z BUR Operator finansowy będzie pobierał bezpośrednio z BUR w formie dowolnych raportów ustalonych wcześniej z WUP Kraków i przygotowanych przez Administratora Bazy Usług Rozwojowych tj. Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości. Uprawnienia do korzystania z BUR Operator finansowy otrzyma na etapie uruchamiania systemu bonowego w ramach Projektu KKZ. Zakres poszczególnych danych zostanie uzgodniony na etapie realizacji zamówienia; dodatkowe funkcjonalności dla osób niepełnosprawnych, określone w obowiązujących na dzień wdrożenia systemu Wytycznych w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata , umożliwiające osobom niepełnosprawnym korzystanie z narzędzia z bonami szkoleniowymi; narzędzie z bonami powinno być intuicyjne i proste w obsłudze przez użytkowników (uczestników i usługodawców) oraz dostosowane do grupy docelowej obu Projektów, tj. osób po 50 roku życia oraz osób o niskich kwalifikacjach. c) Wykonawca przygotuje system gwarantujący płynną obsługę ok. 33 tysięcy uczestników i/lub bonów. OBSŁUGA SYSTEMU BONÓW SZKOLENIOWYCH 1. Założenia Systemu bonów szkoleniowych: Uczestnicy 1) Wsparcie skierowane jest do osób dorosłych mieszkających, pracujących lub uczących się na terenie Województwa Małopolskiego, które z własnej inicjatywy zainteresowane są podniesieniem, nabyciem lub potwierdzeniem nowych umiejętności/kompetencji. 2) Wsparcie skoncentrowane jest na następujących grupach docelowych: a) osobach pracujących powyżej 50 roku życia; b) osobach pracujących o niskich kwalifikacjach. 3) Wsparcie przyznane osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą na własny rachunek, może stanowić pomoc de minimis w projekcie KK (w zależności od 6

7 indywidualnej decyzji WUP Kraków) lub stanowi pomoc de minimis w projekcie KKZ. Procedura otrzymania dofinansowania Procedura otrzymania dofinansowania do usług szkoleniowych/usług potwierdzania kompetencji obejmuje: a) nabór zgłoszeń do Projektu Kierunek Kariera w systemie ciągłym (w ramach zadań WUP Kraków); b) weryfikację zgłoszeń (WUP Kraków); c) udział uczestnika w usłudze doradztwa zawodowego, zakończonej określeniem potrzeb rozwojowych w zakresie kompetencji kluczowych i/lub w zakresie kompetencji zawodowych (WUP Kraków); d) zawarcie Umowy dofinansowania usług szkoleniowych w zakresie kompetencji kluczowych i/lub Umowy dofinansowania usług szkoleniowych w zakresie kompetencji zawodowych (WUP Kraków); e) wpłatę wkładu własnego uczestnika na wydzielone przez Operatora subkonto bankowe, w kwocie stanowiącej nie więcej niż 13-20% wartości zamówionych bonów szkoleniowych (przyjęcie i weryfikacja wpłaty w ramach zadań Operatora finansowego). Wysokość wpłaty wkładu własnego uczestnika w ramach Projektu KK i Projektu KKZ zostanie przekazana Wykonawcy na etapie uruchamiania systemu w ramach KKZ. W trakcie realizacji zamówienia wysokość wkładu własnego może ulegać zmianie; f) przekazanie uczestnikom Projektów dostępu do elektronicznych bonów szkoleniowych (Operator finansowy). Znak legitymacyjny bon szkoleniowy 1) W Systemie bonów szkoleniowych wykorzystywany jest znak legitymacyjny posiadający zabezpieczenia, zgodne z opisem przedstawionym w części dotyczącej uruchomienia ww. systemu. 2) Zakup bonu finansowany jest w części ze środków publicznych (w ramach Projektu KK oraz Projektu KKZ) oraz w części ze środków prywatnych (wkład własny uczestnika). Dofinansowanie ze środków publicznych stanowi dla uczestnika dotację. Wkład własny może być wnoszony wyłącznie w formie gotówkowej tj. przelewem na wskazany rachunek Operatora finansowego. 3) Wartość 1 bonu szkoleniowego wynosi 15 zł, w tym część ze środków publicznych oraz część ze środków prywatnych. Wartość bonu szkoleniowego może ulegać zmianie w trakcie realizacji zamówienia. 4) Dla wszystkich kategorii usług realizowanych w ramach Projektu KK i Projektu KKZ zakłada się stosowanie jednego rodzaju bonu szkoleniowego o określonej wartości, która może ulegać zmianie w trakcie realizacji zamówienia. Ilość bonów przypadająca na jednego uczestnika 1) Każdemu uczestnikowi systemu bonowego przysługuje limit 180 bonów szkoleniowych w ramach Projektu KK i/lub limit 337 bonów w ramach Projektu KKZ, możliwy do wykorzystania w okresie trwania umowy dofinansowania tj. 1,5 roku od momentu jej zawarcia. Na wniosek uczestnika, w uzasadnionych przypadkach, istnieje możliwość wydłużenia okresu trwania umowy. Bony na wybrane lub planowane usługi w ramach każdego z Projektów można zamawiać jednorazowo (180 i/lub 337) lub w dwóch transzach (w dowolnej ilości bonów). Po upływie terminu trwania umowy (1,5 roku) wykupione bony tracą ważność. Limity bonów przypadających na jednego uczestnika mogą ulegać zmianie w trakcie realizacji zamówienia. 2) Bony elektroniczne wykupione (wpłata wkładu własnego) a niewykorzystane na realizację usług podlegają rozliczeniu przez Operatora finansowego. Rozliczenie wkładu własnego 7

8 nastąpi automatycznie, po upływie terminu trwania umowy i rozliczeniu wszystkich zrealizowanych przez uczestnika bonów szkoleniowych lub w okresie trwania umowy, na wniosek uczestnika przekazany Operatorowi finansowemu. Formy wsparcia 1) Po zakończeniu procesu doradczego realizowanego w projekcie Kierunek Kariera, uczestnik może skorzystać z następujących usług finansowanych za pomocą bonów szkoleniowych w ramach Projektu KK i/lub w ramach Projektu KKZ: a) usługi szkoleniowe, w tym m. in.: szkolenia językowe, szkolenia z zakresu kompetencji cyfrowych, szkolenia/kursy prawa jazdy kat. A, A2, B, szkolenia/kursy prawa jazdy kat. C, C+E (bez kwalifikacji wstępnych i szkoleń okresowych uprawniających do przewozu osób i rzeczy), szkolenia z zakresu innych kompetencji, w zakresie których możliwe jest uzyskanie potwierdzenia kompetencji ogólnie uznanym certyfikatem np. szkolenie z zakresu zarządzania projektami zakończone egzaminem PRINCE 2, studia podyplomowe, szkolenia/kursy zawodowe, szkolenia/kursy zawodowe specjalistyczne, b) usługi potwierdzania kompetencji, w tym m. in. usługi potwierdzania kompetencji w zakresie kompetencji kluczowych (np. egzamin językowy FCE, czy egzamin z zakresu kompetencji cyfrowych ECDL), usługi potwierdzania kompetencji w zakresie kompetencji zawodowych (np. egzamin mistrzowski w zawodzie kucharza). 2) W Systemie bonów szkoleniowych można realizować wyłącznie te usługi, które są zgodne z obszarami rozwoju wskazanymi przez doradcę zawodowego w Bilansie Kariery. 3) Realizacja usług szkoleniowych/usług potwierdzania kompetencji w ramach obu projektów odbywa się za pośrednictwem Bazy Usług Rozwojowych dostępnej pod adresem Uczestnik wybiera usługę/i spośród ofert firm szkoleniowych dostępnych w BUR, z którymi WUP Kraków zawarł stosowną umową w zakresie rozliczania bonów szkoleniowych i zapisuje się na nią z wykorzystaniem indywidualnego numeru ID wsparcia a następnie ją realizuje. Rozliczanie usług 1) Usługi realizowane w ramach Projektu KK i Projektu KKZ rozliczane są po kosztach rzeczywistych nie większych jednak, niż przyjęte dla nich limity kwotowe: a) w przypadku usług szkoleniowych limit kwotowy dotyczy wartości 1 godziny usługi danej kategorii np. 1 godzina szkolenia z języków obcych ma wartość 15 zł i rozliczana jest 1 bonem szkoleniowym a 1 godzina kursu z prawa jazdy kat. A, A2, B ma wartość 30 zł i rozliczana jest 2 bonami szkoleniowymi itd.; b) w przypadku usług potwierdzania kompetencji limity kwotowe dotyczą max. wartości 1 usługi np. 1 egzamin językowy może być rozliczony do wysokości 600 zł a 1 egzamin w zakresie kompetencji zawodowych do 800 zł. Informacje na temat kategorii usług możliwych do realizacji w Systemie bonów szkoleniowych wraz z przypisaną im ilością bonów za 1 godzinę szkoleniową oraz wysokość limitów określonych dla usług potwierdzania kompetencji w zakresie kompetencji kluczowych oraz dla usług potwierdzania kompetencji w zakresie kompetencji zawodowych, zostaną udostępnione Operatorowi na etapie uruchamiania systemu bonowego w ramach Projektu KKZ. W trakcie realizacji zamówienia kategorie usług szkoleniowych oraz limity określone dla 8

9 usług potwierdzania kompetencji mogą ulegać zmianie. Zakłada się, że ilość możliwych kategorii szkoleń mających wpływ na ilość wariantów rozliczeniowych nie powinna być większa niż 16, natomiast ilość możliwych limitów dla usług potwierdzania kompetencji nie powinna być większa niż 5. 2) Usługi rozliczane są według następujących algorytmów: a) rozliczenie usługi szkoleniowej = ilość zrealizowanych godzin usługi x ilość bonów określonych dla 1 godziny usługi danej kategorii (z uwzględnieniem rzeczywistego kosztu 1 godziny usługi) np. 60 godzin szkolenia z języków obcych rozlicza się jednokrotnością bonu szkoleniowego (60 godzin = 60 bonów) a 30 godzin kursu z prawa jazdy kat. A, A2, B rozlicza się dwukrotnością bonu szkoleniowego (30 godzin = 60 bonów). 1 godzina usługi danej kategorii rozliczana w Systemie bonów szkoleniowych wynosi 45 min; b) rozliczenie usługi egzaminacyjnej = całkowita wartość usługi / wartość 1 bonu szkoleniowego (z uwzględnieniem rzeczywistego kosztu usługi oraz przyjętego limitu) np. egzamin o wartości 750 zł i limicie nie więcej niż 600 zł jest rozliczany 40 bonami o wartości 15 zł, natomiast egzamin o wartości 450 zł i limicie 800 zł rozliczany jest 30 bonami o wartości 15 zł. 3) Rozliczenie usług zrealizowanych w Systemie bonów szkoleniowych dokonywane jest po weryfikacji przez Operatora finansowego spełnienia następujących warunków: a) usługa została zrealizowana zgodnie z Umową dofinansowania usług szkoleniowych zawartą pomiędzy uczestnikiem Projektu a WUP Kraków tj. w okresie obowiązywania umowy (1,5 roku od dnia jej zawarcia) oraz w zakresie określonym w dokumencie (dotyczącym np. możliwych obszarów wsparcia); b) wydatek został rzeczywiście poniesiony na zakup usługi (weryfikacja na podstawie faktury/rachunku od usługodawcy, kopii zaświadczenia o ukończeniu szkolenia oraz kopii dokumentu potwierdzającego zdanie egzaminu lub kopii dokumentu potwierdzającego przystąpienie do egzaminu); c) wydatek został prawidłowo udokumentowany (zgodnie z instrukcją rozliczania przygotowaną przez Operatora finansowego); d) usługa została zrealizowana zgodnie z ofertą zamieszczoną w Bazie Usług Rozwojowych tj. zgodnie z programem, formą, warunkami i w określonym wymiarze czasowym; e) zapisu na usługę w BUR dokonano z wykorzystaniem indywidualnego numeru uczestnika z dofinansowaniem tj. ID wsparcia ; f) usługa zakończyła się przystąpieniem do potwierdzenia kompetencji umożliwiającym uzyskanie certyfikatu (dotyczy szkoleń, dla których przystąpienie do egzaminu jest obligatoryjne i warunkuje rozliczenie zrealizowanej usługi szkoleniowej lub szkoleń, dla których przystąpienie do egzaminu jest elementem oferty szkoleniowej zamieszczonej w Bazie Usług Rozwojowych). Katalog usług, dla których przystąpienie do egzaminu jest obligatoryjne udostępniony zostanie Operatorowi na etapie uruchamiania systemu w ramach Projektu KKZ. Powyższy katalog może ulegać zmianie na etapie realizacji zamówienia. g) usługa została oceniona przez uczestnika w Bazie Usług Rozwojowych. 4) Rozliczenie powinno uwzględniać rzeczywiste koszty zrealizowanych usług tj. w przypadku, gdy: a) rzeczywisty koszt 1 godziny wybranej usługi szkoleniowej jest wyższy niż wartość bonu/bonów na 1 godzinę usługi danej kategorii uczestnik powinien wpłacić do usługodawcy zaliczkę, w kwocie stanowiącej różnicę pomiędzy wartością bonu/bonów na 1 godzinę usługi danej kategorii a rzeczywistym kosztem 1 godziny usługi, przemnożoną przez ilość godzin szkoleniowych; 9

10 b) rzeczywisty koszt wybranej usługi potwierdzania kompetencji jest wyższy niż dopuszczalny limit kwotowy na usługę uczestnik powinien wpłacić do usługodawcy zaliczkę, w kwocie stanowiącej różnicę pomiędzy limitem a rzeczywistym kosztem usługi; c) rzeczywisty koszt 1 godziny wybranej usługi szkoleniowej jest niższy niż wartość bonu/bonów na 1 godzinę usługi danej kategorii uczestnik powinien otrzymać od Operatora finansowego zwrot części wpłaconego wkładu własnego; d) rzeczywisty koszt wybranej usługi potwierdzania kompetencji nie jest wielokrotnością wartości 1 bonu szkoleniowego uczestnik powinien przekazać usługodawcy ilość bonów zaokrągloną w górę, a następnie w rozliczeniu powinien otrzymać od Operatora finansowego zwrot części wpłaconego wkładu własnego. 5) Przykłady rozliczenia usług szkoleniowych zróżnicowane z uwagi na cenę szkolenia, przy założeniu, że wartość 1 bonu wynosi 15 zł (w tym 13,05 zł ze środków publicznych i 1,95 zł ze środków prywatnych): Rzeczywista wartość szkolenia w BUR Ilość godz. szkolenia / ilość bonów Rzeczywista wartość 1 godz. szkolenia / ilość bonów Wartość szkolenia rozliczana bonami Wkład własny wpłacony na zakup bonów 13% Zaliczka wpłacona do usługoda wcy gdy 1 godz. szkolenia > np. 15/30/45 zł Rozliczona kwota dotacji 87% Rozliczona kwota wkładu własnego 13% Zwrot nadpłaconego wkładu własnego gdy 1 godz. szkolenia < np. 15/30/45 zł Usługa szkoleniowa np. językowa 1 godzina szkolenia = 1 bon szkoleniowy zł 60 godz. / 60 bonów 900 zł 60 godz. / 60 bonów 600 zł 60 godz. / 60 bonów 20 zł / 1 bon 900 zł 117 zł 300 zł 783 zł 117 zł 0 zł 15 zł / 1 bon 900 zł 117 zł 0 zł 783 zł 117 zł 0 zł 10 zł / 1 bon 600 zł 117 zł 0 zł 522 zł 78 zł 39 zł Usługa szkoleniowa np. z zakresu kompetencji cyfrowych 1 godzina szkolenia = 2 bony szkoleniowe zł 60 godz. / 120 bonów zł 60 godz. / 120 bonów zł 60 godz. / 120 bonów 40 zł / 2 bony zł 234 zł 600 zł zł 234 zł 0 zł 30 zł / 2 bony zł 234 zł 0 zł zł 234 zł 0 zł 20 zł / 2 bony zł 234 zł 0 zł zł 156 zł 78 zł Usługa szkoleniowa np. z zakresu kompetencji zawodowych 1 godzina szkolenia = 3 bony szkoleniowe zł 60 godz. / 180 bonów 60 zł / 3 bony zł 351 zł 900 zł zł 351 zł 0 zł zł 60 godz. / 180 bonów 45 zł / 3 bony zł 351 zł 0 zł zł 351 zł 0 zł 10

11 1 800 zł 60 godz. / 180 bonów 30 zł / 3 bony zł 351 zł 0 zł zł 234 zł 117 zł 6) Przykłady rozliczenia usług potwierdzania kompetencji, zgodnie z algorytmem: całkowita wartość usługi / wartość 1 bonu szkoleniowego tj. 15 zł z uwzględnieniem limitu w wysokości np. 600 zł, zróżnicowane z uwagi na cenę usługi: Rzeczywista wartość usługi potwierdzania kompetencji w BUR Wartość usługi rozliczana bonami do wysokości limitu 600 zł Ilość rozliczanych bonów do wysokości limitu 40 bonów Wkład własny wpłacony na zakup bonów na pokrycie kosztów usługi Zaliczka wpłacona do usługodawcy gdy wartość usługi > np. 600 zł Rozliczona kwota dotacji 87% Rozliczona kwota wkładu własnego 13% Zwrot nadpłaconego wkładu własnego gdy wartość usługi nie jest wielokrotnością wartości bonu tj. 15 zł Usługa potwierdzania kompetencji algorytm: całkowita wartość usługi/wartość bonu 900 zł 600 zł 40 bonów 78 zł 300 zł 522 zł 78 zł 0 zł 600 zł 600 zł 40 bonów 78 zł 0 zł 522 zł 78 zł 0 zł 250 zł 250 zł 16,67 bonów 17 bonów 33,15 zł 0 zł 217,50 zł 32,50 zł 0,65 zł 150 zł 150 zł 10 bonów 19,50 zł 0 zł 130,50 zł 19,50 zł 0 zł Pomoc de minimis 1) Pomoc de minimis przyznawana w systemie osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą na własny rachunek udzielana jest zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach krajowych i unijnych, w tym w szczególności w rozporządzeniu Komisji (UE) nr 1407/ ) Pomoc de minimis udzielana jest przez WUP Kraków oraz przez Operatora finansowego, działającego w imieniu Województwa Małopolskiego Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie, zgodnie z podziałem zadań w Systemie bonów szkoleniowych. Dysponent udziela pomocy de minimis zawierając Umowę dofinansowania usług szkoleniowych (wystawia zaświadczenia o udzielonej pomocy de minimis, przekazuje sprawozdania w aplikacji SHRiMP), natomiast Operator finansowy koryguje wartość udzielonej pomocy de minimis na etapie rozliczania zrealizowanych bonów szkoleniowych (wystawia korekty zaświadczeń o pomocy de minimis, przekazuje sprawozdania w aplikacji SHRiMP). Korekta zaświadczenia o pomocy de minimis konieczna jest wówczas, gdy wartość faktycznie rozliczonej pomocy de minimis jest inna, niż wartość pomocy wskazana w zaświadczeniu wydanym przez WUP Kraków. Operator finansowy w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia tego faktu, wydaje nowe zaświadczenie, w którym wskazuje właściwą wartość pomocy oraz stwierdza utratę ważności poprzedniego zaświadczenia. Przykładowo, korekta zaświadczenia o pomocy de minimis wystąpi w przypadku, gdy rzeczywista wartość 1 godziny szkolenia językowego będzie niższa niż wartość 1 bonu np. 15 zł lub w sytuacji zwrotu niewykorzystanych bonów lub w przypadku wygaśnięcia umowy na skutek nie dokonania przez uczestnika wpłaty wkładu własnego w wymaganym terminie. 3) Zadania Operatora finansowego związane z udzielaniem pomocy de minimis realizowane są na podstawie Pełnomocnictwa udzielonego Operatorowi przez Dysponenta środków po zawarciu Umowy. Podlogin i hasło dostępu do aplikacji SHRiMP zostaną przekazane 11

12 Operatorowi w oparciu o Protokół przekazania. 2. Główne zadania Operatora finansowego w ramach obsługi Systemu bonów szkoleniowych: 1) Pozostawanie w gotowości do obsługi Systemu bonów szkoleniowych w zakresie telefonicznej i mailowej obsługi użytkowników systemu, rozliczania bonów szkoleniowych (zrealizowanych, niewykorzystanych), wystawiania korekt zaświadczeń o pomocy de minimis i przekazywania sprawozdań w aplikacji SHRiMP, prowadzenia sprawozdawczości na potrzeby WUP Kraków. Usługa będzie realizowana niezależnie od liczby obsługiwanych osób oraz realizowanych bonów. 2) Przejęcie obsługi uczestników Projektu Kierunek Kariera korzystających z Systemu bonów szkoleniowych uruchomionego w 2017 roku, których bony będą jeszcze w okresie ważności. Szczegóły dotyczące realizacji zadania zostaną uzgodnione pomiędzy Wykonawcą a WUP Kraków na etapie realizacji zamówienia. 3) Współpraca z dotychczasowym Operatorem finansowym w ramach Projektu KK w zakresie umożliwiającym nieprzerwaną obsługę Systemu bonów szkoleniowych. 4) Prowadzenie obsługi telefonicznej i mailowej użytkowników systemu w zakresie opisanym w części dotyczącej uruchomienia systemu. 5) Informowanie usługodawców zarejestrowanych w Bazie Usług Rozwojowych, z którymi WUP Kraków zawarł stosowną umowę, dotyczącą rozliczania usług w Systemie bonów szkoleniowych, o zasadach i wymaganiach związanych z rozliczaniem bonów. 6) Przekazywanie WUP Kraków numerów rachunków bankowych do wpłaty wkładu własnego przez uczestników Projektów, w celu ujęcia ich w Umowach dofinansowania usług szkoleniowych (każdy uczestnik wpłaca wkład własny na indywidualne subkonto udostępnione przez Operatora finansowego, odrębne w ramach Projektu KK i Projektu KKZ). Forma przekazania subkont, zostanie uzgodniona pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym na etapie realizacji zamówienia. 7) Przyjmowanie od uczestników Projektów wpłat wkładu własnego oraz rozliczanie wpłaconych środków. Zwrot ewentualnego niewykorzystanego wkładu własnego, co do zasady, dokonywany jest na rachunek bankowy, z którego wpłynęła wpłata z wyjątkiem sytuacji, w której uczestnik dokonuje płatności za pomocą przekazu pocztowego. Wówczas, Operator zobowiązany jest do dokonania zwrotu, za pośrednictwem tej samej formy przekazu. 8) Udostępnianie uczestnikom zamówionych bonów szkoleniowych w sposób najbardziej dla nich bezpieczny i dogodny. Przekazanie bonów następuje po otrzymaniu od WUP Kraków informacji o zawarciu Umowy dofinansowania usług szkoleniowych oraz dokonaniu wpłaty wkładu własnego przez uczestnika. 9) Weryfikowanie dokumentów przedstawionych przez usługodawców w rozliczeniu za przeprowadzoną usługę pod względem: a) kompletności dokumentów tj. czy usługodawca przekazał dla każdej usługi przedstawionej do rozliczenia: odpowiednią ilość bonów szkoleniowych, rachunek/fakturę, kopię zaświadczenia o ukończeniu szkolenia i/lub kopię dokumentu potwierdzającego przystąpienie do potwierdzenia kompetencji (w przypadku, gdy przystąpienie do egzaminu jest obligatoryjne lub rozliczana jest usługa potwierdzania kompetencji), b) spójności dokumentów tj. czy dane dot. uczestnika, usługodawcy oraz przeprowadzonej usługi, widniejące na dokumentach, są ze sobą spójne, c) spełnienia warunków korzystania z podmiotowego systemu finansowania usług tj. m. in. czy usługodawca jest/był zarejestrowany w Bazie Usług Rozwojowych (na dzień realizacji usługi) oraz czy zawarł z WUP Kraków stosowną umowę, czy usługa przedstawiona do rozliczenia znajduje/znajdowała się w BUR (na dzień realizacji usługi), czy cena usługi jest zgodna lub niższa od oferty przedstawionej w BUR, czy uczestnik 12

13 był przypisany w BUR do rozliczanej usługi z uwzględnieniem indywidualnego ID wsparcia nadawanego uczestnikom w BUR przez WUP Kraków, po zawarciu Umowy dofinansowania usług szkoleniowych, czy uczestnik ocenił rozliczaną usługę w BUR itp. d) spełnienia warunków dofinansowania tj. czy uczestnik ukończył szkolenie (kopia zaświadczenia) i/lub czy przystąpił do potwierdzania kompetencji (kopia dokumentu potwierdzającego zdanie egzaminu lub kopia dokumentu potwierdzającego przystąpienie do egzaminu). Dokument dot. potwierdzania kompetencji wymagany jest w przypadku, gdy przystąpienie do egzaminu jest obligatoryjne lub rozliczana jest usługa potwierdzania kompetencji. 10) Rozliczanie bonów szkoleniowych dotyczących przeprowadzonej usługi, w tym: a) wyliczanie kwot, które winny zostać wpłacone do usługodawcy (w tym kwoty dofinansowania oraz wkładu własnego uczestnika) z uwzględnieniem ceny usługi, b) wyliczaniu kwot, które winny zostać zwrócone uczestnikowi z wpłaconego wkładu własnego, 11) Wypłacanie, do wysokości wartości bonu/bonów za 1 godzinę szkolenia danej kategorii w przypadku usług szkoleniowych, a do wysokości limitu usługi w przypadku usług potwierdzania kompetencji, za pośrednictwem dwóch odrębnych rachunków bankowych do obsługi Systemu bonów szkoleniowych (w ramach Projektu KK i Projektu KKZ): a) środków pieniężnych dla usługodawcy za przeprowadzoną usługę, w tym w imieniu Zamawiającego w części stanowiącej dofinansowanie (ze środków własnych do czasu otrzymania refundacji od Zamawiającego) oraz w części wpłaconej przez uczestnika, zgodnie z dokonanym przez Operatora finansowego rozliczeniem, b) środków pieniężnych dla uczestnika wynikających z dokonanego rozliczenia (zwrot ewentualnego nadpłaconego wkładu własnego). 12) Przesyłanie do uczestników Projektów potwierdzenia rozliczenia zrealizowanych usług. W przypadku osób fizycznych wystarczającym potwierdzeniem jest przesłanie drogą elektroniczną potwierdzenia dokonania przelewu do usługodawcy (bankowego potwierdzenie przelewu lub dokumentu wystawionego przez Wykonawcę potwierdzającego dokonanie płatności). W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą na własny rachunek, którym przyznano pomoc de minimis konieczne jest przesłanie również drogą elektroniczną dokumentu pn. Potwierdzenie realizacji dofinansowania (bez potwierdzenia dokonania przelewu). Wzór dokumentu zostanie uzgodniony pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym na etapie uruchamiania systemu w ramach KKZ. 13) Przestrzeganie w procesie obsługi Systemu bonów szkoleniowych następujących szczegółowych terminów: a) udostępnianie zamówionych bonów uczestnikowi 5 dni roboczych od daty uznania wpłaty wkładu własnego uczestnika na rachunku Operatora finansowego; b) weryfikacja dokumentów przedstawionych przez usługodawców do rozliczenia oraz w przypadku błędów informacja zwrotna do usługodawcy 5 dni roboczych od otrzymania dokumentów; c) rozliczanie bonów dotyczących przeprowadzonej usługi (w tym wypłacanie usługodawcy środków finansowych za przeprowadzoną usługę oraz wypłacanie uczestnikowi środków wynikających z dokonanego rozliczenia zwrot nadpłaconego wkładu własnego) 10 dni roboczych od daty otrzymania poprawnych dokumentów od usługodawcy. 14) Rozliczanie wkładu własnego z tytułu niewykorzystanych bonów automatycznie, po upływie terminu trwania umowy i rozliczeniu wszystkich zrealizowanych przez uczestnika bonów szkoleniowych lub na wniosek uczestnika przekazany Operatorowi finansowemu w okresie trwania umowy dofinansowania. 15) Informowanie WUP Kraków, o bonach niewykorzystanych przez uczestników, za które zwrócono wkład własny. 13

14 16) Informowanie WUP Kraków, w uzgodniony z nim sposób, o braku wpłaty wkładu własnego przez uczestnika, pomimo upływu 14 dni roboczych od dnia podpisania Umowy dofinansowania usług szkoleniowych pomiędzy WUP Kraków a uczestnikiem (liczy się data uznania rachunku Operatora finansowego). 17) Wystawianie na etapie dokonywania rozliczeń korekt zaświadczeń o pomocy de minimis i przesyłanie ich oryginału w wersji papierowej do osób prowadzących działalność gospodarczą na własny rachunek oraz prowadzenie rejestru wydawanych korekt zaświadczeń. 18) Sporządzanie i przekazywanie sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej i informacji o nieudzieleniu takiej pomocy z wykorzystaniem aplikacji SHRIMP udostępnionej przez Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. 19) Sporządzanie i przekazywanie WUP Kraków Sprawozdań z działań zrealizowanych w ramach obsługi Systemu bonów szkoleniowych odrębnych w ramach Projektu KK i projektu KKZ, dotyczących w szczególności: obsługi zamówień i dystrybucji bonów, rozliczenia bonów, udzielonej pomocy de minimis, obsługi telefonicznej i mailowej użytkowników systemu, niewykorzystanych bonów. Sprawozdanie składane będzie w okresach miesięcznych, w wersji papierowej i elektronicznej. Załącznikiem do niego będą m. in. zestawienia danych szczegółowych, na podstawie których sporządzono Sprawozdanie z działań, przygotowane w pliku excel pozwalającym na sortowanie i filtrowanie, wyciągi z rachunków bankowych (odrębne w ramach Projektu KK i Projektu KKZ), dokumenty potwierdzające zdanie egzaminu lub dokumenty potwierdzające przystąpienie do egzaminu (jeśli są wymagane). 20) Użytkowanie Bazy Usług Rozwojowych w zakresie niezbędnym do realizacji zadań powierzonych Wykonawcy przez WUP Kraków. 21) Archiwizowanie dokumentów rozliczeniowych tj. dokumentów przekazanych Operatorowi finansowemu przez usługodawcę oraz dokumentów wytworzonych przez Operatora, do dnia Oryginalne dokumenty w formie papierowej (np. korekta zaświadczenia o pomocy de minimis) należy archiwizować w formie papierowej, a oryginały elektroniczne w formie elektronicznej, natomiast kserokopie dokumentów papierowych oraz skany przesłane elektronicznie (np. zaświadczeń o ukończeniu szkolenia) na nośnikach elektronicznych. Archiwizacji elektronicznej podlegają również zrealizowane bony szkoleniowe. 14

15 3. Opis obiegu bonu szkoleniowego: 1) Informacje dotyczące możliwości skorzystania z bonów szkoleniowych dostępne będą w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Krakowie, Tarnowie i Nowym Sączu, u usługodawców uprawnionych w systemie do przyjęcia uczestnika z bonami szkoleniowymi oraz na stronie internetowej WUP Kraków lub innej wskazanej przez Zamawiającego. 2) Uczestnik zamawia ilość bonów potrzebną do realizacji indywidualnej ścieżki rozwoju (z dostępnego limitu 180 bonów na usługi z zakresu kompetencji kluczowych i/lub 337 bonów na usługi z zakresu kompetencji zawodowych) za pomocą systemu elektronicznego udostępnionego przez WUP Kraków. W przypadku konieczności domówienia bonów, uczestnik wypełnia Formularz zamówienia dostępny w ww. systemie. Zamówienie jest weryfikowane a następnie zatwierdzane przez WUP Kraków. 3) WUP Kraków zawiera z uczestnikiem Projektu/ów Umowę dofinansowania usług szkoleniowych w ramach Projektu KK i/lub w ramach Projektu KKZ zawierającą numer rachunku bankowego założonego u Operatora finansowego, na który uczestnik wpłaca wkład własny. 4) W przypadku, gdy przyznane dofinansowanie stanowi pomoc de minimis, WUP Kraków wystawia zaświadczenie o udzielonej pomocy de minimis i przekazuje je wraz z zawartą umową osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą na własny rachunek. 5) Uczestnik, w ciągu maksymalnie 14 dni roboczych od dnia zawarcia umowy, dokonuje wpłaty wkładu własnego na rachunek Operatora finansowego wskazany w umowie, wpisując w tytule przelewu ilość bonów, których dotyczy płatność oraz nr zawartej z WUP Kraków umowy. Za wpłatę w terminie przyjmuje się dzień uznania rachunku Operatora finansowego. 6) Operator finansowy weryfikuje, czy kwota wpłaconego wkładu własnego została przekazana 15

16 w terminie oraz czy jest poprawna. Jeśli: a) przelew wykonano po terminie, wówczas Umowa dofinasowania usług szkoleniowych automatycznie wygasa; b) przelew wykonano w terminie i kwota jest poprawna, wówczas Operator udostępnia uczestnikowi elektroniczne bony szkoleniowe, c) kwota nie jest poprawna tj. nie jest wielokrotnością określonego % wartości zamówionych bonów, wówczas Operator przesyła uczestnikowi informację o konieczności dopłaty brakującej kwoty (w terminie umożliwiającym dopłatę) lub zwraca nadpłacone środki. Maksymalny termin wpłaty wkładu własnego przez uczestnika, łącznie z ewentualną dopłatą wynosi 14 dni roboczych od dnia zawarcia umowy do dnia uznania rachunku Operatora finansowego. 7) Od momentu otrzymania przelewu od uczestnika Operator ma 5 dni roboczych na udostępnienie bonów szkoleniowych. 8) Uczestnik wybiera spośród ofert dostępnych w Bazie Usług Rozwojowych usługę szkoleniową i/lub usługę potwierdzania kompetencji adekwatną do potrzeb określonych w Bilansie Kariery i zapisuje się na nią za pośrednictwem BUR, z wykorzystaniem ID wsparcia (nr identyfikacyjnego informującego usługodawcę o przyznaniu dofinansowania i w konsekwencji możliwości rozliczania usług za pomocą bonów). 9) Uczestnik realizuje usługę a następnie ocenia ją w Bazie Usług Rozwojowych. 10) Usługodawca wystawia fakturę/rachunek dla uczestnika, sprawdzając uprzednio, czy istnieje podstawa do uznania zrealizowanej usługi za zwolnioną z podatku od towarów i usług. W przypadku realizacji przez uczestnika zarówno usługi szkoleniowej, jak i usługi potwierdzania kompetencji, usługodawca na fakturze wykazuje koszty tych usług w dwóch odrębnych wierszach (z uwagi na różny sposób rozliczania). Na fakturze/rachunku za usługę, znajdują się co najmniej następujące informacje: imię i nazwisko uczestnika korzystającego z usług/i, nawa usług/i, data i miejsce prowadzenia, ilość zrealizowanych godzin szkoleniowych, kwota rozliczana bonami, kwota rozliczana bezpośrednio z uczestnikiem, dane płatnika tj. Operatora finansowego. 11) Usługodawca przekazuje uczestnikowi egzemplarz faktury/rachunku. 12) Usługodawca w narzędziu elektronicznym z bonami przesyła do Operatora finansowego dokumenty konieczne do rozliczenia bonów tj.: a) jeden egzemplarz faktury/rachunku za zrealizowaną/e usługę/i, b) zrealizowane bony szkoleniowe, c) kopię zaświadczenia o ukończeniu szkolenia i/lub kopię dokumentu potwierdzającego zdanie egzaminu lub kopię dokumentu potwierdzającego przystąpienie do egzaminu (jeśli dotyczy). Warunkiem rozliczenia usługi jest przesłanie do Operatora kompletu poprawnych i spójnych dokumentów dotyczących danej usługi. W przypadku, gdy dokumenty rozliczeniowe nie są kompletne, spójne i poprawne, a błędy mogą zostać poprawione/uzupełnione, wówczas Operator za pomocą narzędzia informatycznego informuje usługodawcę o konieczności dokonania poprawy. Usługodawca w ciągu nie więcej niż 5 dni roboczych dokonuje poprawy/uzupełnienia dokumentów. Możliwa jest więcej niż jedna poprawa/uzupełnienie. 13) Operator finansowy weryfikuje dokumenty przedstawione przez usługodawców w rozliczeniu za przeprowadzoną usługę pod względem kompletności, spójności, spełnienia warunków korzystania z podmiotowego systemu finansowania usług, spełnienia warunków dofinansowania. 14) Operator finansowy na podstawie otrzymanych dokumentów: a) dokonuje rozliczenia bonów szkoleniowych biorąc pod uwagę w szczególności cenę usługi oraz obowiązujące dla poszczególnych usług limity kwotowe; b) przelewa na konto usługodawcy kwotę wynikającą z rozliczenia; 16

17 c) zwraca uczestnikowi ewentualny nadpłacony wkład własny (jeśli dotyczy); d) w przypadku, gdy dofinansowanie na zakup bonów jest udzielane osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą na własny rachunek zgodnie z regułami pomocy de minimis, a ostateczna kwota pomocy różni się od tej wskazanej na pierwszym zaświadczeniu o pomocy de minimis, dokonuje korekty zaświadczenia o pomocy de minimis oraz sprawozdaje wysokość wypłaconej pomocy przy użyciu aplikacji SHRiMP. 4. Obsługa Systemu bonów szkoleniowych w ramach Projektu KK oraz Projektu KKZ realizowana będzie do dnia r. lub do wyczerpania limitu max bonów szkoleniowych. 17