Z komentarzem [BS1]: Doprecyzowano znaczenie tego pojęcia. Z komentarzem [BS2]: Skorzystano z tego rozwiązania.

Transkrypt

1 Informacja dotycząca przebiegu dialogu technicznego w ramach zamówienia na uruchomienie i obsługę systemu bonów szkoleniowych dla osób indywidualnych oraz stworzenie narzędzia informatycznego wspierającego obsługę ww. systemu Dialog techniczny w zakresie planowanego zamówienia na uruchomienie i obsługę systemu bonów szkoleniowych dla osób indywidualnych oraz stworzenie narzędzia informatycznego wspierającego obsługę ww. systemu ogłoszono 18 stycznia 2016 roku na stronie internetowej WUP Kraków. Dialog był prowadzony w formie spotkań oraz korespondencji drogą elektroniczną. Dialog techniczny rozpoczął się , następnie w dniu został przedłużony do dnia , w którym formalnie się zakończył. W dniu deklarację uczestnictwa w dialogu technicznym złożyła jedna firma: Sodexo Benefits and Rewards Services Polska Sp. o. o. Została ona dopuszczona do dialogu technicznego. Wraz z informacją o dopuszczeniu do dialogu przesłano do firmy materiał pn. Założenia podmiotowego Systemu Finansowania szkoleń dla osób indywidualnych w ramach projektu Kierunek Kariera będący podstawą do dyskusji w ramach dialogu. Stanowi on Załącznik nr 1 do Informacji. W dniu w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Krakowie odbyło się spotkanie, podczas którego Sodexo odniosło się do przesłanego wcześniej materiału oraz do pytań przedstawionych w dniu spotkania. Poniżej przedstawiono zagadnienia, które podlegały dialogowi technicznemu (opis zagadnienia WUP i odniesienie się do niego uczestnika dialogu w formie przytoczonej odpowiedzi lub uwag). W komentarzach zamieszczono informację na temat decyzji w sprawie wykorzystania lub nie przedstawionych propozycji. Zagadnienia w ramach dialogu technicznego: W oparciu o Państwa doświadczenie w realizacji systemów motywacyjnych proszę o odniesienie się do założeń planowanego w ramach projektu Kierunek Kariera systemu bonów szkoleniowych oraz wskazanie ewentualnych uwag, sugestii, rekomendacji. 1. Istnieje konieczność doprecyzowania znaczenia pojęcia godzina usługi (czy chodzi o 60 minut, czy o godzinę dydaktyczną 45 min). Właściwe rozumienie tego sformułowania ma wpływ na poprawność dokonywanych przez Operatora rozliczeń. 2. Rekomendujemy, aby w przypadku wpłaty wkładu własnego przez uczestnika w błędnej wysokości Operator nie zwracał przelewu do nadawcy, tylko wzywał go do dopłaty brakującej kwoty. Przy obsłudze wpłat wkładu własnego w dużej skali (przez wielu użytkowników systemu), cofanie przelewów może spowodować znaczne wydłużenie tego procesu, doprowadzając niekiedy do przekroczenia terminu na wpłatę wkładu własnego i konieczności usunięcia uczestnika z systemu (wygaśnięcie/rozwiązanie umowy dotacyjnej). Ponadto, w oparciu o doświadczenie z obsługi systemu bonowego w ramach pilotażowego projektu PFK, rekomendujemy również uznanie, że umowa dofinansowania została zawarta z chwilą wpływu wkładu własnego od uczestnika do Operatora. W takim przypadku nie byłoby konieczne rozwiązywanie umowy i korekta zaświadczenia o pomocy de minimis w przypadku braku wpłaty w określonym terminie. 3. W zakresie funkcjonowania Telefonicznego Biura Obsługi Klienta rekomendujemy pełne zautomatyzowanie tego procesu w oparciu o Interactive Voice Response (automatyczne komunikaty powitalne, tonowy wybór tematu rozmowy przez Z komentarzem [BS1]: Doprecyzowano znaczenie tego pojęcia. Z komentarzem [BS2]: Skorzystano z tego rozwiązania. Z komentarzem [BS3]: Rekomendacja dotyczy zapisów umowy dofinansowania szkoleń, która nie stanowi dokumentacji przetargowej. Z komentarzem [BS4]: W związku z tym, że dla Zamawiającego istotna jest realizacja celów TBOK a nie sposób, w jaki cele te zostaną osiągnięte dopuszczono automatyzację TBOK, o ile będzie spełniała warunki określone w Opisie Przedmiotu Zamówienia.

2 użytkownika). Zastosowanie tego typu rozwiązania pozwali na lepszą obsługę oraz zmniejszenie kosztów, ponieważ na zapytania można odpowiedzieć bez konieczności angażowania czasu pracy konsultanta lub od razu tak przekierować połączenie, by trafiło do zespołu z odpowiednimi kompetencjami. Jeśli dzwoniący nie uzyska odpowiedzi na swoje pytanie lub będzie potrzebował bardziej szczegółowej informacji, połączenie z nim może zostać przekierowane do innego konsultanta. Główną zaletą wprowadzenia tego typu rozwiązania będzie możliwość: a) kolejkowania oczekujących na połączenie; b) automatycznego raportowania statystycznego dotyczącego obsługi telefonicznej uczestników i usługodawców; c) nagrywania rozmów i udostępniania nagrań dysponentowi środków. Ponadto, konieczne jest doprecyzowanie założeń w zakresie funkcjonowania TBOK. 4. Istnieje konieczność doprecyzowania oczekiwań Zamawiającego w zakresie jednego z zadań Operatora finansowego, jakim jest archiwizacja dokumentów (w papierze czy na nośnikach elektronicznych, w jakim terminie itp.). 5. W związku z założeniem przez Zamawiającego możliwości zmiany wartości bonu w okresie obsługi systemu bonowego przez Operatora, konieczne jest określenie zasad dokonywania takiej zmiany. Wartość bonu wpływa na wysokość wpłaty wkładu własnego przez uczestnika i całą logistykę związaną z obsługą systemu. W umowie z Operatorem można wskazać, że w przypadku takiej zmiany np. na 2 tygodnie zostanie wstrzymany proces rozliczania w celu dostosowania systemu bonów szkoleniowych do nowych zasad lub podjęte zostaną inne działania uzgodnione pomiędzy Operatorem a Zamawiającym. 6. Personalizacja bonów szkoleniowych nie jest możliwa przy założeniu Zamawiającego, że termin dostarczenia bonów do uczestnika wynosi 5 dni roboczych. Nadruk na bonie oznaczeń indywidualnych dla każdego uczestnika wymaga wydłużenia tego terminu co najmniej do 10 dni roboczych. 7. Ilość odbiorów dokumentacji rozliczeniowej od usługodawców wpływa na kosztochłonność obsługi systemu. W związku z powyższym rekomendujemy odbiór dokumentów 1 raz w miesiącu, a nie jak założono w projekcie Kierunek Kariera 2 razy w miesiącu. 8. W związku z założeniem przez Zamawiającego zmiany Operatora finansowego w 2019 roku, konieczne jest określenie dat granicznych umożliwiających zamknięcie obsługi przez Operatora, takich jak: termin dystrybucji bonów, termin przesyłania dokumentów rozliczeniowych do Operatora, termin rozliczenia zrealizowanych usług, termin zwrotu niewykorzystanych bonów szkoleniowych itp. 9. Wskazane jest doprecyzowanie, czy Zamawiający dopuszcza możliwość wysyłania przez Operatora bonów do uczestników przesyłką pocztową a nie kurierską. 10. Rekomendujemy, aby zwrot bonów po terminie obowiązywania umowy dofinansowania nie skutkował koniecznością zwrotu wkładu własnego i naliczania opłaty manipulacyjnej (potencjalnie w przypadku osób fizycznych istnieje konieczność naliczania podatku VAT, wystawiania dodatkowych dokumentów (faktura, paragon) i ich dostarczania). 11. W zakresie stworzenia narzędzia informatycznego rekomendujemy: a) Rejestrację w narzędziu podmiotów świadczących usługi szkoleniowe przez Zamawiającego, a nie jak pierwotnie założono przez usługodawców (rozwiązanie bezpieczniejsze, dające Zamawiającemu większą kontrolę nad wprowadzanymi danymi); Z komentarzem [BS5]: Doprecyzowano wymagania dot. TBOK. Z komentarzem [BS6]: Doprecyzowano zasady archiwizacji dokumentacji. Z komentarzem [BS7]: W umowie z operatorem finansowym uwzględniono zapis umożliwiający wprowadzenie zmian dotyczących pojawienia się nowych okoliczności lub wiedzy, które wpływają na konieczność modyfikacji przebiegu Projektu. Z komentarzem [BS8]: Nie skorzystano z tego rozwiązania, z uwagi na założenie, że uczestnik systemu podmiotowego ma mieć możliwość realizacji usług szkoleniowych niezwłocznie po zawarciu umowy dofinansowania. Z komentarzem [BS9]: Nie skorzystano z tego rozwiązania, z uwagi na założone przez Zamawiającego terminy płatności dla usługodawców oraz ryzyko kumulowania się rozliczeń. Z komentarzem [BS10]: Nie określono dat granicznych, ale w umowie z operatorem finansowym przewidziano działania konieczne do realizacji w sytuacji zmiany operatorów. Z komentarzem [BS11]: Dopuszczono możliwość wysyłania bonów do uczestników przesyłką pocztową. Z komentarzem [BS12]: Skorzystano z tego rozwiązania, z uwagi na niską wartość jednostkową bonu (15 zł, w tym 1,95 zł wkładu własnego) i jednocześnie wysokie koszty obsługi tego procesu. Z komentarzem [BS13]: Skorzystano z tego rozwiązania, z uwagi na stosunkowo niewielką ilość usługodawców (ok. 300 usługodawców). 2

3 b) Określenie przez Zamawiającego, na czyim serwerze ma być utrzymywane narzędzie oraz jaka ma być jego przepustowość tj. liczba jednoczesnych połączeń (prób logowania się); c) Uruchomienie funkcjonalności dotyczącej anonsowania rozliczeń online polegającego na weryfikacji i akceptacji przez Operatora dokumentów rozliczeniowych przedstawianych przez usługodawców przed otrzymaniem ich w wersji papierowej. W przypadku dokumentów wymagających korekty, skróciłoby to czas oczekiwania przez Operatora na poprawne dokumenty, a w konsekwencji również czas rozliczenia zrealizowanych usług; d) Integrację systemów informatycznych Operatora i Zamawiającego w celu przekazywania sobie różnorodnych danych dotyczących systemu bonów szkoleniowych (zrzut danych z bazy a następnie importowanie ich do własnego systemu jest niedrogi i umożliwia generowanie odpowiednich raportów w określonych jednostkach czasowych); e) Określenie przez Zamawiającego sposobu realizacji narzędzia, tj. wskazanie, czy system ma zostać rozbudowany w oparciu o dotychczasową technologię, czy też ma stanowić odrębny byt aplikację. Rozwój funkcjonującego już kodu źródłowego jest droższy niż stworzenie odrębnej aplikacji. Jaki jest minimalny czas przygotowania i wydruku bonów? Jaki jest minimalny czas uruchomienia systemu bonów szkoleniowych? Minimalny czas potrzebny do uruchomienia systemu bonów szkoleniowych, w tym: stworzenie procedur, przygotowanie projektu graficznego bonów i ich wydruk oraz uruchomienie Telefonicznego Biura Obsługi Klienta wynosi 1,5 miesiąca (ok. 30 dni roboczych). Proszę o zaproponowanie rozwiązań związanych z określeniem terminu ważności bonów w okresie w kontekście ich rozliczania przy założeniu, że termin obowiązywania Umowy dofinansowania usług szkoleniowych wynosi 1,5 roku od dnia jej zawarcia (z uwagi na rekrutację do projektu w systemie ciągłym, termin obowiązywania umowy jest różny dla poszczególnych uczestników)? Nie jest możliwe drukowanie bonów pod każdą pojedynczą umowę z uwagi na czas i sposób druku bonów oraz kosztochłonność tego procesu. Najlepiej byłoby drukować bony bez daty ważności a w rozliczeniu przez Operatora zestawić dane dot. okresu ważności z umowy z danymi dotyczącymi okresu realizacji rozliczanej usługi. Inną alternatywą dla określenia terminu ważności na bonie jest wskazanie uniwersalnej informacji np. data ważności bonu jest zgodna z datą obowiązywania umowy. Proszę o informację, czy istnieje możliwość przekazania do WUP Kraków określonej ilości nr rachunków bankowych do wpłaty wkładu własnego dla uczestników, w celu przydzielania ich wraz z zawieraniem umowy dofinansowania? Proszę o zaproponowanie innych alternatywnych rozwiązań. Tak istnieje taka możliwość, optymalne jest przekazywanie numerów kont do wpłaty wkładu własnego za bony za pośrednictwem usługi internetowej (web service) polegającej na wymianie informacji pomiędzy bazami danych Operatora i Zamawiającego (przekazanie danych o zakwalifikowanych użytkownikach oraz otrzymanie przyporządkowanych numerów subkont). Z komentarzem [BS14]: Uzupełniono dokumentacje przetargową o wskazane informacje. Z komentarzem [BS15]: Nie skorzystano z tego rozwiązania z uwagi na jego kosztochłonność oraz możliwość wyłonienia operatora, który posiada własny system do anonsowania rozliczeń. Z komentarzem [BS16]: Nie skorzystano z tego rozwiązania, z uwagi na planowaną w projekcie zmianę operatorów i potrzebę uniezależnienia narzędzia od jednego Wykonawcy. Z komentarzem [BS17]: Uzupełniono dokumentacje przetargową o wskazane informacje. Z komentarzem [BS18]: W dokumentacji przetargowej założono maksymalny czas uruchomienia systemu wynoszący 45 dni, z możliwością jego skrócenia. Z komentarzem [BS19]: Skorzystano z ostatniej propozycji. Z komentarzem [BS20]: W dokumentacji przetargowej uwzględniono zadanie operatora polegające na przekazywaniu Zamawiającemu numerów subkont. Założono, że forma przekazania zostanie uzgodniona pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym na etapie realizacji zamówienia. 3

4 Proszę o informację, jaki wpływ na koszt obsługi systemu ma kredytowanie środków dotacji? Przy zakładanym przez Zamawiającego modelu rozliczeń, okres kredytowania świadczeń (na podstawie doświadczeń z projektu pilotażowego PFK Podmiotowe finansowanie kształcenia ) bez zaliczkowych wpłat - do momentu zwrotu środków przez Zamawiającego może wynosić 60 dni i oznacza dla operatora duże zaangażowanie środków własnych, co w znacznym stopniu wpływa na kosztochłonność procesu. W związku z powyższym finansowanie świadczeń i przepływów pieniężnych przez operatora powinno zostać przed rozpoczęciem projektu zabezpieczone środkami uzyskanymi od Zamawiającego. Może się to odbyć w formie np. zaliczki, przedpłaty lub wpłaty na rachunek powierniczy środków przeznaczonych na działalność celową i wypłaty z tego rachunku miesięcznych zaliczek w kwocie wyemitowanych bonów, po przyjęciu przez Zamawiającego zestawień i raportów od Operatora. W ten sposób przekazane środki pokrywałyby wartość bonów w obrocie (u uczestnika i usługodawcy) i redukowały ryzyka, jakie mogą wystąpić w procesie (zatory, niewypłacalność Zamawiającego). Kredytowanie środków dotacji stanowi ok. 3-3,5% kosztów w stosunku do udzielonej wartości dofinansowania. Ponadto, kosztochłonne i ryzykowne z perspektywy operatora jest założenie, że termin płatności w określonych przypadkach każdorazowo może zostać wydłużony do 60 dni roboczych. Skrócenie tego terminu wpłynęłoby na zmniejszenie kosztów związanych z obsługą systemu bonowego. Proszę wskazać, które z funkcjonalności narzędzia informatycznego są najbardziej czasochłonne a które najbardziej kosztochłonne. Jaki jest minimalny czas przygotowania narzędzia informatycznego? Najbardziej kosztochłonnym elementem narzędzia jest możliwość samodzielnego decydowania przez Zamawiającego o zakresie generowanych raportów. W związku z powyższym rekomendujemy określenie zamkniętej listy zdefiniowanych raportów i ewentualnie dodawanie nowych raportów (w ramach dodatkowych kosztów). Ponadto, narzędzie można oddawać etapami np. formularz zgłoszeniowy oraz możliwość wydruku z systemu umowy dofinansowania usług szkoleniowych można przygotować stosunkowo szybko. Rekomendowany harmonogram stworzenia i wdrożenia narzędzia: 1. Przygotowanie Operatora w zakresie: a) Przeprowadzenia analizy funkcjonalnej systemu w nowej wersji; b) Przygotowanie modułu dla użytkownika (tylko autokwalifikacja, bez umawiania spotkań z Doradcą) oraz zmian w karcie usługi na c) Zapewnienia usługodawcą możliwości weryfikacji bonów szkoleniowych tygodni tj. 2,5-3 miesiące (od podpisania umowy). 2. Dostarczenie przez Operatora: a) Modułu Doradcy (w tym możliwość umawiania wizyt w kalendarzu przez użytkownika); b) Elektroniczny anons rozliczenia przez usługodawcę tygodni tj. 4,5-5 miesięcy (od podpisania umowy). 3. Dostarczenie przez Operatora wszystkich pozostałych funkcjonalności dla tygodni tj. 6,5-7 miesięcy (od podpisania umowy). Z komentarzem [BS21]: Nie skorzystano z tego rozwiązania, z uwagi na potencjalne ryzyko niewłaściwego wydatkowania środków publicznych. Z komentarzem [BS22]: Nieznacznie skrócono termin ewentualnego wydłużenia płatności w przypadku niedostępności środków na rachunku bankowym Zamawiającego (do 50 dni roboczych) oraz ograniczono możliwą liczbę wystąpienia takich zdarzeń. Z komentarzem [BS23]: Nie skorzystano z tego rozwiązania. Z komentarzem [BS24]: Nie skorzystano z propozycji, z uwagi na inne potrzeby Zamawiającego w zakresie wdrażania poszczególnych etapów narzędzia. 4

5 Załączniki: 1. Założenia Podmiotowego Systemu Finansowania szkoleń dla osób indywidualnych w ramach projektu pn. Kierunek Kariera. Sporządziła: Beata Sikora, r. Zatwierdził: Kierownik Projektu Małgorzata Dudziak, r. 5