Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 Dąbrowa, r. ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące wyboru wykonawcy usług doradczych w zakresie opracowania koncepcji wizerunku przedsiębiorcy na rynku niemieckim oraz usług doradczych w zakresie określenia potencjalnych partnerów handlowych, przygotowania ofert współpracy oraz negocjacji handlowych na rynku niemieckim i czeskim I. Zamawiający: ALGLOB Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Bukowska 41, Dąbrowa Dąbrowa REGON: NIP: II. III. Podstawa prawna: 1. Niniejsze zapytanie ofertowe nie podlega przepisom Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz z późn. zm.). 2. Udzielenie zamówienia publicznego następuje zgodnie z zasadą konkurencyjności. 3. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata w sprawie kwalifikowalności kosztów objętych dofinansowaniem ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Załącznik do Uchwały nr 925/2015 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 13 sierpnia 2015 r.). Informacje o zamawiającym Firma ALGLOB spółka z ograniczoną odpowiedzialnością na polskim rynku działa nieprzerwanie od 2001 r. i należy do grona czołowych dostawców produktów oraz rozwiązań w zakresie architektury metalu i szkła. Dzięki nowoczesnym technologiom przedsiębiorstwo jest w stanie spełnić najśmielsze wizje architektów oraz zapewnić swoim klientom optymalizację kosztów inwestycji. IV. Informacje o projekcie 1. Zamówienie jest realizowane w ramach projektu: Wsparcie rozwoju działalności firmy ALGLOB Sp. z o.o. na rynkach zagranicznych przez wdrożenie Planu Rozwoju Eksportu. Zamawiający jest Wnioskodawcą konkursu nr RPWP /15, oś priorytetowa 1: Innowacyjna i konkurencyjna gospodarka, Działanie: 1.4. Internacjonalizacja gospodarki regionalnej, Poddziałanie: Poddziałanie Kompleksowe wsparcie rozwoju działalności przedsiębiorstw na rynkach zagranicznych dla przedsiębiorstw posiadających plan rozwoju eksportu, którego organizatorem jest Zarząd Województwa Wielkopolskiego. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 2. Głównym założeniem realizacji projektu jest wdrożenie Planu Rozwoju Eksportu i rozwój działalności eksportowej w kierunku 2 rynków docelowych: Niemiec i Czech, w tym w szczególności: - pozyskanie odbiorców na rynkach docelowych - agencji reklamowych i producentów z różnych branż, - promocja produktów wśród potencjalnych odbiorców na rynkach docelowych,

2 - pozyskanie informacji o potencjalnych odbiorcach, - zakup usług w zakresie wyszukiwania i doboru partnerów handlowych na rynkach docelowych, - nawiązanie kontaktu z dwiema grupami odbiorców, - spotkania z potencjalnymi odbiorcami i prowadzenia rozmów handlowych V. Przedmiot zamówienia Wspólny Słownik Zamówień - Kody CPV: Usługi doradcze w zakresie analizy biznesowej; Usługi doradcze w zakresie zarządzania projektem; Usługi badania rynku; Usługi badań ekonomicznych. 1. Zadaniem Wykonawcy będzie wykonanie usług doradczych w zakresie opracowania koncepcji wizerunku przedsiębiorcy na rynku niemieckim oraz usług doradczych w zakresie określenia potencjalnych partnerów handlowych, przygotowania ofert współpracy oraz negocjacji handlowych na rynku niemieckim i czeskim: Lp. Przedmiot zamówienia 1 Opracowanie szczegółowego wzoru strategii wprowadzenia nowych produktów na rynki docelowe, w tym: analiza cyklu życia produktu na wybranych rynkach docelowych, analiza wyglądu produktu pod kątem potrzeb wybranych rynków docelowych, analiza wyglądu i bezpieczeństwa produktu oraz opakowania związane z wkroczeniem na rynek niemiecki (co najmniej 200 rbh). Zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia Wykonana analiza powinna zawierać co najmniej: I. Podstawy analizy a) Przedmiot analizy, strategia marketingowa b) Zakres czasowy i geograficzny analizy II. Strategiczna diagnoza mikrootoczenia przedsiębiorstwa a) Charakterystyka przedsiębiorstwa b) Analiza sektorowa 5 sił PORTERA III. Analiza rynku docelowego i konkurencji a) Analiza rynku produkcji fasad szklanych w Niemczech b) Główni konkurenci na rynku niemieckim c) Analiza cyklu życia produktu w branży d) Analiza wymagań dotyczących bezpieczeństwa produktów e) Analiza wymagań dotyczących opakowań produktów f) Przystosowanie produktu do oczekiwań nabywców IV. Strategiczna diagnoza makrootoczenia przedsiębiorstwa a) Metoda PEST b) Metoda prognozowania gospodarczego c) Bariery dostępu do rynku IV. Plan strategiczny wdrożenia działań związanych z realizacją celów eksportowych a) Dostosowanie koncepcji marketingu-mix do strategii wprowadzenia nowych produktów na rynek niemiecki b) Analiza SWOT/TOWS i macierz korelacji dot. wprowadzania nowych produktów na rynek niemiecki c) Wybór optymalnej strategii wprowadzania produktu (maxi-maxi, maxi-mini etc) Planowany maksymalny termin realizacji Do 15 grudnia 2016 r.

3 d) Etapy wdrażania strategii wprowadzania nowych produktów na rynek niemiecki. 2 Przeprowadzenie usług doradczych w zakresie określenia potencjalnych partnerów handlowych. Usługa będzie polegała na przygotowaniu ofert współpracy oraz negocjacji handlowych na rynku niemieckim i czeskim (co najmniej 290 rbh). Usługa będzie polegała na przygotowaniu ofert współpracy oraz negocjacji handlowych. Zakup usługi będzie miał za zadanie w istotny sposób zmniejszy ryzyko zawarcia kontraktu na warunkach, które mogłyby okazać się niekorzystne dla Spółki. Pozwoli także na odpowiednie przygotowanie się Spółki do przeprowadzenia negocjacji handlowych. Wykonana analiza powinna zawierać co najmniej: I. Negocjacje w biznesie międzynarodowym a) Charakterystyka negocjacji b) Przedmiot, strony, fazy negocjacji c) Techniki i strategie negocjacji d) Kulturowe uwarunkowania negocjacji e) Kultury negocjacyjne (kultura propartnerska protransakcyjna; ceremonialna nieceremonialna; monochroniczna polichroniczna; powściągliwa ekspresyjna) II. Charakterystyka wybranych rynków docelowych a) Charakterystyka rynku niemieckiego b) Charakterystyka rynku czeskiego c) Rynki docelowe w ujęciu kultur negocjacyjnych III. Selekcja docelowych partnerów na rynkach zagranicznych (obejmująca minimum 100 podmiotów) a) Potencjalni partnerzy handlowi z branż: - produkcja pojazdów samochodowych, przyczep i naczep; - produkcja mebli; - budownictwo; - wykończeniowe roboty budowlane; - pozostałe specjalistyczne roboty budowlane; - handel hurtowy i detaliczny, naprawa pojazdów samochodowych i motocykli; - handel hurtowy artykułami użytku domowego; - handel hurtowy maszyn, sprzętu i materiałów; - pozostała wyspecjalizowana i niewyspecjalizowana sprzedaż hurtowa; - sprzedaż detaliczna; - obsługa nieruchomości; - działalność w zakresie specjalistycznego projektowania; - biblioteki, archiwa, muzea i pozostała działalność kulturalna. IV. Przygotowanie oferty firmy Alglob dostosowanej do potrzeb rynków docelowych a) Przygotowanie oferty handlowej firmy ALGLOB skierowanej na rynki docelowe b) Przygotowanie indywidualnych ofert współpracy z potencjalnymi partnerami zagranicznymi V. Przygotowanie i opis sposobu prowadzenia negocjacji handlowych z wyselekcjonowanymi partnerami Do 31 stycznia 2017 r.

4 a) Zindywidualizowany proces negocjacji na rynku czeskim i niemieckim b) Wybór docelowej strategii negocjacji c) Opis sposobu prowadzenia negocjacji z kontrahentami z wybranych branż - produkcja pojazdów samochodowych, przyczep i naczep; - produkcja mebli; - budownictwo; - wykończeniowe roboty budowlane; - pozostałe specjalistyczne roboty budowlane; - handel hurtowy i detaliczny, naprawa pojazdów samochodowych i motocykli; - handel hurtowy artykułami użytku domowego; - handel hurtowy maszyn, sprzętu i materiałów; - pozostała wyspecjalizowana i niewyspecjalizowana sprzedaż hurtowa; - sprzedaż detaliczna; - obsługa nieruchomości; - działalność w zakresie specjalistycznego projektowania; - biblioteki, archiwa, muzea i pozostała działalność kulturalna. 2. Zamówienie będzie realizowane w oparciu o umowę zawartą między Zamawiającym, a wybranym Wykonawcą. Podpisanie umowy nastąpi w ciągu max. 2 dni roboczych liczonych od dnia ogłoszenia wyników postępowania ofertowego. 3. Usługa nr 1 musi zostać wykonana w terminie 10 dni roboczych liczonych od dnia podpisania umowy z Wykonawcą, lecz nie później niż do dnia 15 grudnia 2016 r. 4. Usługa nr 2 zostanie wykonana w terminie 10 dni roboczych liczonych od dnia przekazania Wykonawcy danych kontaktowych firm zainteresowanych podjęcie współpracy w ramach odbytych spotkań podczas międzynarodowych targów DOMOTEX 2017 HANNOVER ( r.), lecz nie później niż do dnia 31 stycznia 2017 r. 5. Zamawiający informuje, że istnieje możliwość wcześniejszego, częściowego dostarczenia przedmiotu zamówienia, natomiast jego ostateczny termin oddania nie może przekraczać terminu wskazanego w tabeli w punkcie V podpunkt Zamawiający informuje, że warunkiem dokonania zmiany planowanego terminu wykonania usługi (wskazanego w tabeli w punkcie V podpunkt 1) jest zmiana targów w jakich Zamawiający planuje wziąć udział. VI. Opis warunków udziału w postępowaniu 1. W postępowaniu mogą brać udział Wykonawcy, którzy wykażą, że spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące: a. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności; b. posiadania wiedzy i doświadczenia niezbędnego do prawidłowej realizacji zamówienia; c. znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej gwarantującej prawidłową i terminową realizację zamówienia; d. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz zasobami kadrowymi zdolnymi do wykonania zamówienia; e. posiadania zabezpieczenia na kwotę co najmniej ,00 PLN. 2. Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe i osobowe rozumie się wzajemne powiązania

5 między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, a Wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli; pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób. 3. Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych w niniejszym punkcie warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania oraz odrzuceniem jego oferty. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia przez Wykonawcę wykonania części usług zamówienia podwykonawcy. VII. Opis sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu 1. Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu określone w punkcie VI, podpunkcie 1a 1c, jeśli złoży oświadczenie (zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego). 2. Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu określone w punkcie VI, podpunkcie 1d, jeśli złoży oświadczenie (zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego) oraz przedłoży dokumenty potwierdzające kwalifikacje osób oddelegowanych do wykonania danej usługi (CV, zaświadczenia o odbytych kursach); 3. Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu określone w punkcie VI, podpunkcie 1e, jeśli przedłoży oświadczenie, w którym potwierdzi, że po zawarciu umowy z Zamawiającym w terminie 3 dni wpłaci kaucję gotówkową w wysokości ,00 zł na rachunek bankowy wskazany przez Zamawiającego. Wpłacona kaucja będzie w dyspozycji Zamawiającego do czasu wykonania i pozytywnego odbioru ostatniej usługi. Zaznaczamy, że niewpłacenie wymaganej kwoty w terminie 3 dni od zawarcia umowy spowoduje odstąpienie od realizacji zamówienia z winy Wykonawcy. 4. Celem potwierdzenia braku powiązań kapitałowych i osobowych, o których mowa w punkcie VI, podpunkcie 2 Wykonawca składa oświadczenie o braku powiązań (zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego). VIII. Opis kryteriów oraz sposób oceny ofert Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami i ich znaczeniem oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w poszczególnych kategoriach: Lp. Nazwa kryterium Maksymalna liczba punktów 1. Cena netto Termin płatności 20

6 3. Skrócenie terminu wykonania umowy 20 Razem 100 pkt. 1. Kryterium 1. Cena netto maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę netto za realizację przedmiotu zamówienia. Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalną do proponowanych kwot liczbę punktów. Ocena punktowa oferty dokonana zostanie zgodnie z formułą: P n= C min C n 60 C min cena minimalna w zbiorze C n cena oferty badanej P n - ilość punktów przyznana ofercie W przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie ww. projektu Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcą, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę. 2. Kryterium 2 Termin płatności punkty (wartość punktowa ofert) przyznaje się w skali od 1 do 20 w następujący sposób: Termin płatności do 14 dni 0 pkt Termin płatności od 15 do 29 dni 10 pkt Termin płatności 30 dni i więcej 20 pkt. 3. Kryterium 3 Skrócenie terminu wykonania umowy (wartość punktowa ofert) przyznaje się w skali od 1 do 20 w następujący sposób: oferta z najkrótszym terminem otrzymuje 20 punktów; pozostałe oferty są punktowane liniowo według następującej formuły arytmetycznej: T min najkrótszy termin T n - termin oferty badanej P n - ilość punktów przyznana ofercie P n= T min T n Zamawiający wybierze Wykonawcę, którego oferta uzyska łącznie największą liczbę punktów w ramach powyższych kryteriów. 5. Zamawiający niezwłocznie po wyborze oferty wskaże termin i miejsce podpisania umowy z Wykonawcą. W sytuacji gdy wyłoniony Wykonawca odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. 6. Informacja o wyniku postępowania zostanie wysłana do każdego Wykonawcy, który złożył ofertę oraz upubliczniona poprzez jej umieszczenie na stronie internetowej Zamawiającego oraz stronie: bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl.

7 7. Zamawiający zobowiązuje się do udostępnienia Wnioskodawcy protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, przy czym nie dotyczy to złożonych ofert. IX. Termin składania ofert oraz związania ofertą: 1. Ofertę należy składać w terminie od dnia r. do dnia r.: a) osobiście w siedzibie Zamawiającego, w godzinach pracy Zamawiającego, tj. od 8:00 do 16:00, pod adresem: ALGLOB sp. z o.o. ul. Bukowska Dąbrowa b) drogą pocztową lub kurierem na adres siedziby Zamawiającego: ALGLOB sp. z o.o. ul. Bukowska Dąbrowa 2. Oferta dostarczona po określonym powyżej terminie (decyduje data wpływu) nie zostanie rozpatrzona i podlega odrzuceniu. 3. Termin związania ofertą wynosi 60 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert tj. dnia r. X. Opis sposobu przygotowania ofert: 1. Ofertę należy złożyć obligatoryjnie w wersji papierowej na wzorach stanowiących załączniki do niniejszego zapytania ofertowego na adres Zamawiającego tj.: ALGLOB sp. z o.o. ul. Bukowska Dąbrowa 2. Ofertę należy umieścić w zamkniętym, nieprzejrzystym opakowaniu, w sposób gwarantujący poufność jej treści. 3. Ofertę należy sporządzić w języku polskim (zakres oferty - patrz punkt 5). Wszystkie załączniki powinny zostać sporządzone w języku polskim lub zostać przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego. 4. Cena powinna zostać wskazana obligatoryjnie w walucie polskiej (PLN). 5. Wykaz dokumentów składających się na ofertę: Formularz ofertowy załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego (składany w oryginale), Oświadczenie załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego (składane w oryginale), Dokumenty, o których mowa w punkcie VII (składane w kserokopiach potwierdzonych za zgodność z oryginałem). Dokument potwierdzający umocowanie prawne osoby reprezentującej Wykonawcę potwierdzony za zgodność z oryginałem. 6. Niespełnienie chociażby jednego z wymagań wskazanych w niniejszym punkcie skutkować będzie odrzuceniem oferty. XI. Opis sposobu udzielania wyjaśnień treści zapytania: 1. Osobą uprawnioną do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami jest: - imię i nazwisko: Marcin Dzieciuchowicz

8 - adres 2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego kierując ją na adres mailowy wskazany w podpunkcie Termin składania prośby o wyjaśnienie treści upływa dnia r. 4. Zamawiający będzie udzielał odpowiedzi na wpływające zapytania w ciągu dwóch dni roboczych od dnia upływu terminu składania prośby o wyjaśnienie treści zapytania. 5. Odpowiedzi na pytania, wyjaśnienia Zamawiającego lub modyfikację treści zapytania będą stanowiły integralną część niniejszego zapytania ofertowego oraz zostaną upublicznione w szczególności poprzez umieszczenie na stronie internetowej Zamawiającego. 6. Zamawiający oświadcza, że wszyscy potencjalni Wykonawcy mają taki sam dostęp do informacji dotyczących przedmiotowego zamówienia publicznego i żaden Wykonawca nie jest uprzywilejowany względem drugiego, a postępowanie prowadzone jest w sposób transparentny. XII. Postanowienia końcowe: 1. Oferta nie podlega zwrotowi. 2. Koszty opracowania i dostarczenia oferty ponosi Wykonawca i nie będą podlegały zwrotowi przez Zamawiającego. 3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych oraz wariantowych. 4. Zamawiający w toku oceny ofert jest uprawniony do poprawienia w tekście oferty oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych o czym informuje Wykonawcę oraz ma możliwość zwrócić się do Wykonawcy z prośbą o dokonanie wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty (w szczególności w przypadku rażąco niskiej ceny) lub uzupełnienie braków formalnych lub/i merytorycznych wyznaczając 2 dniowy termin na ich uzupełnienie. Zamawiający jest uprawniony do odrzucenia oferty w sytuacji, gdy Wykonawca nie złoży pełnych wyjaśnień lub nie uzupełni braków w wyznaczonym terminie. 5. Oferta oraz wszystkie załączniki i dokumenty muszą zostać podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. W związku z tym, do oferty należy obligatoryjnie załączyć umocowanie prawne osoby reprezentującej Wykonawcę (np. wydruk z CEiDG lub KRS). W przypadku pełnomocników do dokumentacji należy również dołączyć pełnomocnictwo potwierdzające umocowanie prawne. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania bez podania przyczyny lub zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru Wykonawcy. 7. Zamawiający ma prawo do niepodpisania umowy w sytuacji, gdy cena ofertowa jest rażąco niska lub gdy zaproponowana cena po negocjacjach przekracza kwoty zaplanowane w budżecie kwoty. 8. W przypadku rażąco niskiej ceny ofertowej (odbiegającej od szacunkowej wartości zamówienia) Zamawiający zwróci się do Wykonawcy o udzielenie dodatkowych wyjaśnień, w celu uzyskania potwierdzenia należytego wykonania zamówienia za podaną kwotę. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty Wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz ze złożonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia. 10. Zamawiający informuje, że w zawartej Umowie z Wykonawcą zostaną obligatoryjnie uwzględnione zapisy dotyczące zastosowania kar umownych związanych z terminową realizacją zamówienia przez Wykonawcę. 11. Z tytułu odrzucenia oferty oraz wyników postępowania Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. 12. Zamawiający zastrzega sobie możliwość modyfikacji treści zapytania ofertowego. 13. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnego aneksu i akceptacji obydwu Stron.

9 XIII. Załączniki: 1. Formularz ofertowy 2. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału i braku powiązań