PRZEWODNIK. Dla wykonawców

Transkrypt

1 PRZEWODNIK Dla wykonawców

2 Spis treści DOSTARCZANIE ZLECEŃ 3 ROZPOCZĘCIE PRACY (CHECK-IN) 4 ZAKOŃCZENIE PRACY (CHECK-OUT) 6 KONSOLA WYKONAWCY 8 ZLECENIA 9 DODAWANIE UWAG 10 ZAŁĄCZNIKI DO ZLECEŃ 11 OFERTY 14 FAKTURY 18 INFORMACJE KONTAKTOWE 21 2 Przewodnik ServiceChannel

3 Dostarczanie zleceń Gdy do wykonawcy lub jego organizacji zostanie wysłane zlecenie, otrzyma on wiadomość z następującym załącznikiem: Numer monitorowania zlecenia 2. Lokalizacja (jej numer i adres) 3. Priorytet, limit kosztów i zaplanowana data na podstawie priorytetu 4. Opis problemu i urządzeń (jeśli dotyczy) 5. Numer IVR i kod PIN 6. Dodatkowe ważne informacje o miejscu wykonywania zlecenia Aby zaakceptować lub odrzucić zlecenie, należy postępować zgodnie z instrukcjami podanymi na końcu wiadomości . Odpowiedzenie na nią angielskim słowem OK potwierdzi zaakceptowanie zlecenia, natomiast słowo NO spowoduje jego odrzucenie. Ostatnio zmieniono: 31 lipca :11 3

4 Rozpoczęcie pracy (check-in) Poprzez IVR O rozpoczęciu pracy (procedura check-in) wykonawca może powiadomić, wykonując połączenie telefoniczne. W tym celu należy postępować zgodnie z poniższymi instrukcjami. Aby skorzystać z aplikacji ServiceChannel GPS Check-In, należy zapoznać się z informacjami podanymi na następnej stronie. Funkcja GPS Check-In musi zostać najpierw aktywowana w danym miejscu przez Subskrybenta. Aby powiadomić o rozpoczęciu pracy, należy: 1. Zadzwonić pod numer telefonu IVR podany w wiadomości i wydrukowany na zleceniu. 2. Wprowadzić przydzielony kod PIN do IVR podany w wiadomości i wydrukowany na zleceniu. 3. Wprowadzić numer monitorowania zlecenia podany w wiadomości i wydrukowany na zleceniu. Zlecenie serwisowe zostanie automatycznie zaktualizowane, odzwierciedlając to, że wykonawca znajduje się w miejscu jego realizacji i rozpoczął naprawę lub konserwację. 4 Przewodnik ServiceChannel

5 Poprzez aplikację GPS Check-In Alternatywnie, procedurę check-in można wykonać na urządzeniu mobilnym przy użyciu aplikacji ServiceChannel GPS Check-In, która jest dostępna na urządzenia z systemem Android i ios, pod warunkiem, że Subskrybent włączył tę funkcję w swoich lokalizacjach. Aby pobrać aplikacje, należy wyszukać ServiceChannel GPS Check-In we właściwym sklepie z aplikacjami. Aby powiadomić o rozpoczęciu pracy, należy: 1. Upewnić się, że na urządzeniu przenośnym włączona jest funkcja GPS. 2. Otworzyć aplikację i po wyświetleniu odpowiedniego polecenia wprowadź kod PIN do IVR. 3. Wprowadź numer monitorowania zlecenia, gdy pojawi się takie polecenie. 4. Nacisnąć przycisk Check In, gdy pojawi się na ekranie. Zlecenie serwisowe zostanie automatycznie zaktualizowane, odzwierciedlając to, że wykonawca znajduje się w miejscu jego realizacji i rozpoczął naprawę lub konserwację. Wkrótce dodamy możliwość dodawania zdjęć sprzed i po zakończeniu pracy. Ostatnio zmieniono: 31 lipca :11 5

6 Zakończenie pracy (check-out) Poprzez IVR Aby zgłosić zakończenie pracy (procedura check-out), należy zadzwonić pod numer telefonu IVR i wprowadzić kod PIN do IVR oraz numer monitorowania zlecenia. Wykonawca zostanie poproszony o naciśnięcie jednej z następujących liczb, aby wskazać aktualny status zlecenia: 1. Zlecenie zostało wykonane. 2. Zlecenie nie zostało wykonane, z uwagi na jedną z następujących kwestii: W przypadku zleceń z określonymi wymaganiami zadanie wymaga uzyskania zezwolenia. W przypadku zleceń konserwacji zapobiegawczej wymagana jest dodatkowa praca. 3. Zlecenie nie zostało wykonane i potrzebne są dodatkowe części. 4. Zlecenie nie zostało wykonane i wymaga kolejnej wizyty. Jeśli jest co najmniej dwóch wykonawców, po dokonaniu powyższego wyboru możliwe będzie podanie ich liczby. Prosimy pozostać na linii wystarczająco długo, aby dokonać wyboru. System IVR poda datę i godzinę zakończenia pracy oraz numer autoryzacji potwierdzający opuszczenie obiektu. Zlecenie serwisowe zostanie automatycznie zaktualizowane w celu odzwierciedlenia tego, że wykonawca opuścił miejsce pracy przy wskazanych okolicznościach. Jeśli zadanie nie zostało ukończone i wykonawca do niego powróci, należy ponownie zgłosić rozpoczęcie pracy, tak jak poprzednio. 6 Przewodnik ServiceChannel

7 Poprzez aplikację GPS Check-In Alternatywnie, zgłoszenie zakończenia pracy można dokonać przy użyciu aplikacji ServiceChannel GPS Check-In, pod warunkiem, że Subskrybent włączył tę funkcję w swoich lokalizacjach. Aby powiadomić o zakończeniu pracy, należy: 1. Wprowadzić numer zlecenia, gdy pojawi się takie polecenie. 2. Stuknąć menu rozwijane obok pozycji Status. 3. Wybrać odpowiedni status i nacisnąć przycisk CheckOut. 4. Dodać uwagi w polu pod nagłówkiem Add your resolution below i nacisnąć przycisk Submit (Wyślij). Treść zostanie automatycznie dodana do uwag do zlecenia, a zlecenie serwisowe zostanie zaktualizowane w celu odzwierciedlenia tego, że wykonawca opuścił miejsce pracy. Ostatnio zmieniono: 31 lipca :11 7

8 Konsola wykonawcy Aby zalogować się na stronie ServiceChannel, należy przejść pod adres login.servicechannel.com i podać dane do swojego konta. Wyświetlona zostanie Konsola wykonawcy: Zlecenia w bieżącym roku: Liczba zleceń zrealizowanych w bieżącym roku przez wykonawcę lub jego organizację. 2. Historia: Menu rozwijane, które umożliwia wybranie przedziału czasowego, którego mają dotyczyć poniższe sekcje. 3. My Fixxbook: Zawiera informacje, które organizacja wykonawcy może otrzymać z Fixxbook, internetowego katalogu, który umożliwia innym wyszukiwanie oferowanych usług. (Aby otrzymać te informacje, należy posiadać konto Fixxbook). 4. Topline View: Zestawienie ilości i statusów zleceń obsługiwanych przez organizację. 5. My Scorecard: Contractor Scorecard (Karta wyników wykonawcy) to znormalizowana karta wyników, która zawiera kluczowe wskaźniki biznesowe i wskaźniki efektywności. Dodawanie użytkowników Aby dodać użytkowników do Konsoli wykonawcy, należy wykonać następujące kroki: 1. Z górnego menu, kliknąć more > Admin (więcej > Admin). 2. Kliknąć przycisk CREATE NEW USER (Utwórz nowego użytkownika). 3. Wprowadzić informacje o użytkowniku i kliknąć przycisk SAVE (Zapisz). 8 Przewodnik ServiceChannel

9 Zlecenia Wskaźnik Zlecenia składa się z trzech sekcji: Negatywne: Całkowita liczba negatywnych opinii, które Twoja organizacja otrzymała w ankietach po zakończeniu zleceń. Do poprawy: Liczba zleceń, przy których zażądano ich ponownego wykonania przez organizację. Dotyczy to sytuacji, kiedy pierwotna praca jest niezadowalająca. Otwarte: Liczba otwartych i wykonywanych zleceń, którymi obecnie zajmuje się organizacja. Za każdym razem, gdy organizacja otrzyma zlecenie, do wykonawcy wysyłana jest wiadomość i zostaje to odzwierciedlone także na tym wskaźniku. Kliknij przycisk View Details (Pokaż szczegóły), aby otworzyć okno wyszukiwania umożliwiające filtrowanie istniejących zleceń według różnych kryteriów. Po zakończeniu określania parametrów wyszukiwania należy kliknąć przycisk Retrieve Report (Pobierz raport), aby przejrzeć aktualne zlecenia przesłane do organizacji. Ostatnio zmieniono: 31 lipca :11 9

10 Dodawanie uwag Aby dodać notatki podczas połączenia serwisowego, należy zalogować się na stronie ServiceChannel za pomocą komputera lub urządzenia mobilnego. Aby to zrobić, należy przejść pod adres login.servicechannel.com i zalogować się przy użyciu danych swojego konta ServiceChannel. Uwagi mogą także zostać dodane do systemu poprzez odpowiedzenie na wiadomość dotyczącą uwag. Uwagi są widoczne dla wszystkich po stronie Subskrybenta, dlatego należy podać jak najwięcej szczegółów. W górnym menu należy kliknąć przycisk Track WO/PO (Monitoruj zlecenia/zamówienia), wprowadzić numer monitorowania w dolnym polu wyszukiwania i kliknąć Find (Znajdź). Na liście wyników należy wykonać następujące czynności: 1. Znaleźć właściwe zlecenie i kliknąć link Notes (Uwagi). 2. W wyświetlonym okienku należy kliknąć przycisk Add Note/Update Sched Date (Dodaj notatkę / Zaktualizuj zaplanowaną datę). 3. W polu Note (Uwaga) wprowadzić uwagi związane z połączeniami serwisowymi i kliknąć przycisk Submit (Wyślij). Dodana uwaga pojawi się na górze listy uwag. 10 Przewodnik ServiceChannel

11 Załączniki do zleceń Podpisane zlecenia lub inne dokumenty można przesłać na stronę na trzy sposoby za pomocą linku Attachments (Załączniki) na stronie internetowej, przy wprowadzaniu faktury poprzez link Create Invoice (Tworzenie faktury) na stronie internetowej lub poprzez . Każdy załącznik musi mieć mniej niż 4 MB. Przykłady dokumentów, które mogą zostać przesłane: Zlecenia Oferty Faktury Zdjęcia Inne Można je pobrać na trzy sposoby: 1. Wybranie opcji Attachments (Załączniki) na zleceniu (aby przejść do zlecenia, należy kliknąć link Track WO/PO (Monitoruj zlecenia/zamówienia) w menu głównym lub wygenerować Report (Raport)). A. Pojawi się nowe okienko: Należy kliknąć Upload File (Prześlij plik). B. Na kolejnym ekranie kliknąć Browse (Przeglądaj), aby wybrać plik. C. Podać krótki opis dokumentu (np. zlecenie). D. Kliknąć Upload File (Prześlij plik) i Close (Zamknij). E. Kliknąć Odśwież w swojej przeglądarce, aby zobaczyć załącznik dodany do zlecenia. W zaktualizowanym raporcie pojawi się nowy załącznik. Ostatnio zmieniono: 31 lipca :11 11

12 2. Dołączenie dokumentu przy wysyłaniu faktury poprzez kliknięcie linku Create Invoice (Utwórz fakturę) (aby przejść do zlecenia, należy kliknąć link Track WO/PO (Monitoruj zlecenia/zamówienia) w menu głównym lub wygenerować raport). F. Kliknąć Create Invoice (Utwórz fakturę); więcej informacji o fakturowaniu na str. 18. G. Kliknąć Attach Your Document (Załącz dokument). Gdy pojawi się nowe okienko, należy wykonać kroki od B do E. 3. Wysłanie zeskanowanego zlecenia (lub innego dokumentu) poprzez ; ta opcja umożliwia wysłanie załącznika i jego automatyczne dołączenie do zlecenia. 12 Przewodnik ServiceChannel

13 A. Zeskanować dokumenty; do tej samej wiadomości można załączyć wiele załączników, jednak muszą one dotyczyć tego samego numeru monitorowania; innymi słowy, na każdy numer monitorowania musi przypadać jedna wiadomość ; należy utworzyć nową wiadomość i wstawić załączniki. B. W polu Do należy wpisać: attachments@servicechannel.net. C. W polu Temat wpisać wyłącznie numer monitorowania zlecenia (np. Temat: ); Jeśli temat jest nieprawidłowy, dokument nie zostanie dodany; nie jest wysyłane żadne potwierdzenie. D. Potwierdzić, że załącznik jest wyświetlany. E. Nie wpisywać nic w treści wiadomości . F. Kliknąć Wyślij. UWAGI: Jeżeli dokument nie zostanie wyświetlony, nie pojawi się żaden komunikat o błędzie. Zalecane formaty dokumentów:.jpg,.gif,.doc,.xls i.pdf 4. Załącznik zostanie przesłany w ciągu kilku minut. Można to zweryfikowane na stronie (aby przejść do zlecenia, należy kliknąć link Track WO/PO (Monitoruj zlecenia/zamówienia) w menu głównym lub wygenerować Report (Raport)). 5. Aby zweryfikować wiele załączników, można wygenerować raport według różnych parametrów; poniżej przedstawiono sposób wygenerowania raportu faktur z załącznikami. Najpierw należy zalogować się na stronie G. Kliknąć pozycję Invoices (Faktura), a następnie Review invoices (Weryfikacja faktur). Pojawi się ekran wyszukiwania. H. Upewnić się, że w opcjach Category (Kategoria) i Priority (Priorytet) wybrano All (Wszystkie). I. Wybrać zakres dat, którego mają dotyczyć faktury. J. Zaznaczyć pole Report with Attachments Only ( Raport tylko z załącznikami ). K. Wybrać Report Type (Typ raportu), aby wyświetlić raport w preferowanym formacie. L. Wybrać transakcję albo pozostawić pole All Trades ( Wszystkie transakcje ) zaznaczone. M. Kliknąć Retrieve report (Pobierz raport). N. Wyniki obejmą jedynie faktury, które zawierają załączniki. UWAGI: Pole Report with Attachments Only ( Raport tylko z załącznikami ) może być także zaznaczone podczas generowania raportów dotyczących zleceń. Raport może być również wygenerowany, aby otrzymać listę zleceń lub faktur BEZ załączników. Ostatnio zmieniono: 31 lipca :11 13

14 Oferty Wskaźnik Oferty w Konsoli wykonawcy składa się z trzech sekcji: Oczekujące zapytania ofertowe: Liczba zapytań ofertowych, które oczekują na odpowiedź od organizacji. Otwarte: Liczba otwartych ofert. Zatwierdzone: Liczba zatwierdzonych ofert. Po kliknięciu przycisku View Details (Widok szczegółów) wyświetlone zostanie okno wyszukiwania podobne do wyszukiwarki Zleceń, które umożliwia filtrowanie istniejących ofert według różnych opcji. Tworzenie oferty na podstawie zlecenia Aby utworzyć nową ofertę dotyczącą istniejącego zlecenia, należy wykonać następujące kroki w Konsoli wykonawcy: 1. W górnym menu kliknąć opcję WO Reports (Raporty zleceń). 2. Wyszukać określone zlecenie na podstawie statusu lub innych pożądanych kryteriów. 3. Kliknąć Create Proposal (Utwórz ofertę). 4. Kliknąć Next (Dalej) na dole strony ze szczegółami. 5. Wprowadzić ofertę w kreatorze tworzenia ofert (patrz następna strona), upewniając się, że szczegółowo wypełniło się sekcję PROJECT NAME & DESCRIPTION (NAZWA I OPIS PROJEKTU). 6. Następnie należy kliknąć przycisk Preview Proposal (Podgląd oferty), zaznaczyć pole potwierdzenia i kliknąć przycisk Submit Proposal (Wyślij ofertę). 14 Przewodnik ServiceChannel

15 Kreator ofert Rozpoczęcie: Podstawowe informacje dotyczące oferty. Krok 1: Czy przed złożeniem oferty zostały poniesione jakiekolwiek koszty? Krok 2: Tutaj należy zamieścić informacje o materiałach. W razie potrzeby można dodać więcej pozycji. Ostatnio zmieniono: 31 lipca :11 15

16 Kreator ofert Krok 3: Koszty instalacji w zależności od rodzaju wykonywanej pracy. Krok 4: Inne rodzaje kosztów, takie jak przejazdy, opłaty i inne koszty pracy niezwiązanej z instalacją. Krok 5: Tutaj należy zawrzeć wszelkie koszty transportu. 16 Przewodnik ServiceChannel

17 Kreator ofert Podsumowanie: Tutaj można przejrzeć podsumowanie oferty. Kliknięcie przycisku Preview Proposal ( Podgląd oferty ) spowoduje przejście do poniższego ekranu potwierdzenia. Po zakończeniu należy kliknąć Submit Proposal ( Wyślij ofertę ), aby zakończyć proces kreatora. Ostatnio zmieniono: 31 lipca :11 17

18 Faktury Wskaźnik Faktury w Konsoli wykonawcy składa się z trzech sekcji: Gotowe do faktury: Liczba zakończonych zleceń, do których można wystawić faktury, ale organizacja jeszcze tego nie zrobiła. Otwarte: Liczba faktur, które zostały przedstawione przez Twoją organizację, ale jeszcze nie zostały zatwierdzone. Zatwierdzone: Liczba zatwierdzonych faktur. Za każdym razem, gdy zlecenie zostanie zamknięte jako zakończone i rozpocznie się proces fakturowania, zostanie to odzwierciedlone na tym wskaźniku. Po kliknięciu przycisku View Details (Pokaż szczegóły), wyświetlone zostanie okno wyszukiwania podobne do wyszukiwarki Zleceń, które umożliwia filtrowanie istniejących faktur według różnych opcji. 18 Przewodnik ServiceChannel

19 Proces wystawiania faktury formularz internetowy Gdy wykonawca oznaczy zlecenie jako wykonane poprzez IVR lub aplikację GPS, przejdzie ono w etap Oczekiwanie na potwierdzenie, podczas którego osoby odpowiedzialne za miejsce wykonywanej pracy będą mogły ocenić jej jakość poprzez krótką ankietę. Po jej wypełnieniu lub po upływie limitu czasowego określonego dla subskrybenta zlecenie jest oficjalnie klasyfikowane jako ukończone i może zostać wystawiona faktura. Aby przesłać fakturę, należy zalogować się na stronie ServiceChannel i wyszukać zlecenie, jak opisano w części Dodawanie uwag w tym przewodniku. Na liście wyników należy wykonać następujące czynności: 1. Znaleźć zlecenie i kliknąć link Create Invoice (Utwórz fakturę). Jeśli link ten nie jest widoczny, oznacza to, że zlecenie nie może być jeszcze rozliczane, ponieważ jest jeszcze na etapie oczekiwania na potwierdzenie lub nie zostało zakończone. 2. W polu tekstowym opisu należy wpisać informacje dotyczące faktury, w tym Invoice Number (Numer faktury), opis pracy w zakładce podsumowanie oraz zestawienie kosztów w odpowiednich zakładkach dotyczących pracy i materiałów. 3. Aby dołączyć do faktury dodatkową dokumentację, należy kliknąć zakładkę Załączniki, a następnie przycisk Upload file (Wyślij plik). 4. Aby przesłać fakturę, na karcie podsumowania należy klikniąć przycisk Send Invoice (Wyślij fakturę). Ostatnio zmieniono: 31 lipca :11 19

20 Proces wystawiania faktury szablon Excel Faktury można również wystawiać za pomocą szablonu Excel. Zaprojektowaliśmy szablon ułatwiający obsługę i wystawianie jednej lub wielu faktur. Wymagane informacje można uzupełnić w programie MS Excel i jednocześnie w tym samym czasie wysłać jedną lub kilka faktur. Do każdej wiadomości można dołączyć tylko jeden plik. Szablon programu Excel znajduje się na stronie: Template. Jest to plik I12_Updated.xls znajdujący się na dole strony. Wypełnienie kolumn Nr wersji szablonu (Template Version #), Identyfikator użytkownika (User ID) i PIN jest obowiązkowe, a ich zawartość ZAWSZE będzie taka sama; po ich wypełnieniu można je skopiować i wkleić do kolejnych wierszy. Informacje te MUSZNA zostać skopiowane w każdym wierszu zawierającym informacje o fakturze; każda faktura powinna znajdować się w osobnym wierszu w szablonie bez pozostawiania między nimi pustych wierszy. Wpisać nr faktury (Invoice #). Każdy wykonawca może zastosować dany numer faktury tylko raz. Wpisać datę wystawienia faktury (Invoice Date) w formacie MM/DD/RRRR. Wpisać numer monitorowania zlecenia (Tracking Number). To pole jest wymagane. Numer monitorowania składa się z ośmiu cyfr i jest przydzielany przez ServiceChannel. Wpisać łączną opłatę za pracę (Labor Total), opłatę za przejazdy (Trip Charge), materiały (Material Total), transport (Freight Charge), opis innych opłat (Other Charges Description) i ich sumę (Other Charges - Amount), podatek (Invoice Tax) oraz wartość całkowitą faktury (Invoice Total). Uwaga: wartość całkowita faktury powinna być sumą wszystkich kwot z pozostałych kolumn danego wiersza. Wpisać komentarz do faktury (Invoice Text); jest to szczegółowy opis wykonanej pracy. Należy pamiętać, aby zapisać plik w trybie zgodności z formatem XLS. Po wypełnieniu szablonu z fakturami należy przesłać plik na adres: invoices@servicechannel.net. ServiceChannel prześle zwrotne potwierdzenie . Każdy wiersz w pliku potwierdzenia będzie zawierał wartość OK z identyfikatorem rekordu, jeśli faktura została przesłana pomyślnie. Jeśli się to nie udało, zamieszczone zostanie informacja o tym, co należy poprawić. Przesłać ponownie należy wyłącznie poprawione faktury. Aby przesłać poprzez dodatkowe załączniki poza szablonem, należy wysłać je na adres attachments@servicechannel.net. Jako temat wiadomości należy podać numer zlecenia. 20 Przewodnik ServiceChannel

21 Kontakt z ServiceChannel dalsze pytania Wykonawcy mogą uzyskać pomoc pod adresem contractorsupport@servicechannel.com lub dzwoniąc pod numer (w Stanach Zjednoczonych). Wykonawcy mają również bezpośredni dostęp do Działu Wsparcia Wykonawców po zalogowaniu się do ServiceChanel po prawej stronie menu głównego należy kliknąć nazwę swojej firmy, a następnie Help ( Pomoc ). Po zalogowaniu się informacje o krajowych infoliniach można znaleźć na stronie: Telephone-Listing Ostatnio zmieniono: 31 lipca :11 21